PERHITUNGAN KEBUTUHAN PEGAWAI BERBASIS BEBAN KERJA

FORUM MANAJEMEN
Vol. 03 No. 3
PERHITUNGAN KEBUTUHAN PEGAWAI
BERBASIS BEBAN KERJA
Oleh : Dwi Heri Sudaryanto, S. Kom *)
ABSTRAK
Beban kerja yang harus ditanggung dalam suatu unitorganisasi erat kaitannya dengan
efisiensi dan efektivitasdi unit organisasi tersebut.Hal ini dikarenakan beban kerja tersebut
termasukpada pengaturan sumber daya manusia yang merupakan sumberdaya penting unit
organisasi. Banyak cara yang dapatdilakukan dalam hal efisiensi sumber daya manusia,
antara lainadalah dengan lebih mengoptimalkan jumlah karyawan agarmelakukan aktivitas
secara tepat.
Dalam menghitung formasi pegawai perlu memperhatikan 3 (tiga) aspek pokok yaitu beban
kerja, standar kemampuan rata-rata dan waktu kerja efektif (dalam hal ini hari kerja efektif
dan jam kerja efektif) yang dibutuhkan.Berdasarkan Keputusan Presiden Nomor 68 tahun
1995, Tentang Hari Kerja Di Lingkungan Lembaga Pemerintah ditetapkan bahwa hari kerja
formal adalah 5 hari dan 6 hari, dimana masing-masing total hari kerja efektif dalam 1 tahun
adalah 235 hari dengan total jam kerja efektif dalam 1 minggu adalah 37 jam 30 menit (untuk
5 hari kerja formal) dan 287 hari kerja efektif dalam 1 tahun (untuk 6 hari kerja formal)
dengan total jam kerja efektif dalam 1 minggu disesuaikan dengan Peraturan Kepala Daerah
setempat.
Di dalam Kep.Men.PAN. Nomor: KEP/75/M.PAN/7/2004, waktu kerja yang hilang karena
tidak bekerjaallowance diperkirakan rata-rata sekitar 30 % dari jumlah jam kerja formal.
Kata Kunci : Beban Kerja, Hari kerja efektif, Jam kerja efektif.
I. PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Di dalam Kep.Men. PAN Nomor :
KEP/75/M.PAN/7/2004, mengamanatkan
bahwa Dalam rangka penyelenggaraan
pemerintahan yang efektif dan efisien,
Pegawai Negeri Sipil (PNS) dituntut untuk
bekerja secara professional. Namun, pada
kenyataannya,
profesionalisme
yang
diharapkan belum sepenuhnya terwujud.
Penyebab
utamanya
karena
terjadi
ketidaksesuaian
antara
kompetensi
pegawai dengan jabatan yang didudukinya.
Ketidaksesuaian tersebut, disebabkan oleh
komposisi keahlian atau keterampilan
pegawai
yang
belum
proporsional.Demikian pula pendistribusian
PNS saat ini masih belum mengacu pada
kebutuhan organisasi yang sebenarnya,
dalam arti belum didasarkan pada beban
kerja yang ada. Menumpuknya pegawai di
satu unit lain tanpa pekerjaan yang jelas
dan kurangnya pegawai di unit lain
merupakan suatu contoh yang nyata dari
permasalahan tersebut.
Untuk mengatasi permasalahan tersebut,
diperlukan perbaikan dalam pelaksanaan
manajemen kepegawaian kearah yang
lebih baik, terarah, mempunyai pola yang
jelas,
serta
berkesinambungan
(sustainable).Salah satu komponen yang
sifatnya mendesak untuk ditata saat ini
adalah perencanaan pegawai, utamanya
perencanaan
untuk
formasi
pegawai.Selama ini perencanaan formasi
PNS
sebagai
bagian
manajemen
kepegawaian belum sepenuhnya dilakukan
untuk memenuhi kebutuhan organisasi.
Dalam kaitannya dengan perencanaan
formasi PNS, ketentuan Undang-undang
nomor 8 tahun 1974 tentang pokok-pokok
Kepegawaian sebagaimana telah diubah
dalam Undang-undang nomor 43 tahun
1999 menyebutkan yaitu:
 Pasal 1 ayat 1 : “ Pegawai Negeri Sipil
adalah setiap warga Negara Republik
FORUM MANAJEMEN
Indonesia yang telah memenuhi syarat
yang ditentukan, diangkat oleh pejabat
yang berwenang dan diserahi tugas
dalam suatu jabatan negeri, atau
diserahi tugas Negara lainnya, dan
digaji
berdasarkan
peraturan
perundang-undangan yang berlaku.
 Pasal 15 ayat 1: “ Jumlah dan susunan
pangkat Pegawai Negeri Sipil yang
diperlukan ditetapkan dalam formasi”.
 Sedangkan dalam ayat 2: “ Formasi
sebagaimana dimaksud dalam ayat (1),
ditetapkan untuk jangka waktu tertentu
berdasarkan jenis, sifat, dan beban kerja
yang harus dilaksanakan”.
 Pasal 17 ayat 1: “ pegawai Negeri Sipil
diangkat dalam jabatan dan pangkat
tertentu”.
Ketiga pasal diatas mengamanatkan
bahwa seorang PNS adalah:
 Seseorang yang duduk dalam suatu
jabatan;
 Dibutuhkan karena adanya beban kerja
organisasi;
 Ditempatkan dan dikembangkan untuk
melakukan tugas sebagaimana yang
uraian tugas jabatan;
 Didayagunakan untuk memperoleh hasil
kerja sebagaimana yang ditargetkan
oleh jabatan tersebut.
Oleh karena itu, perencanaan formasi
harus didasarkan pada hasil perhitungan
beban kerja organisasi sehingga formasi
pegawai yang telah disusun dapat
memenuhi kebutuhan organisasi untuk
pelaksanaan tugas organisasi dalam
mendukung pencapaian visi dan misinya.
B. Maksud dan Tujuan
Penulisan
ini
dimaksudkan
untuk
memberikan gambaran cara perhitungan
kebutuhan pegawai sesuai dengan beban
kerja yang ada di suatu instansi. Adapun
tujuan
penulisan
adalah
untuk
meningkatkan
kualitas
perencanaan
pegawai, khususnya penyusunan formasi
yang rasioanal dalam rangka mewujudkan
penyelenggaraan
pemerintahan
yang
efektif dan efisien.
Vol. 03 No. 3
II. DASAR TEORI
A. Pengertian
Dalam perhitungan beban kerja pegawai
terdapat beberapa pengertian, yaitu :
1. Formasi adalah jumlah dan susunan
pangkat PNS yang diperlukan dalam
suatu satuan organisasi Negara untuk
mampu melaksanakan tugas pokok
dalam jangka waktu tertentu.
2. Persediaan pegawai adalah jumlah PNS
yang dimiliki saat ini. Persediaan
pegawai disebut juga dengan Bezetting.
3. Analisis kebutuhan pegawai adalah
proses yang dilakukan secara logic,
teratur, dan berkesinambungan untuk
mengetahui
jumlah
dan
kualitas
pegawai yang diperlukan. Analisis
kebutuhan pegawai dilakukan agar
pegawai memiliki pekerjaan yang jelas
sehingga pegawai secara nyata terlihat
sumbangan
tenaganya
terhadap
pencapaian
misi
organisasi
atau
program yang telah ditetapkan.
4. Standar kemampuan Rata-rata pegawai
adalah standar kemampuan yang
menunjukkan ukuran enerji rata-rata
yang diberikan seorang pegawai atau
sekelompok pegawai untuk memperoleh
satu satuan hasil. Standar kemampuan
rata-rata pegawai disebut standar
prestasi rata-rata pegawai.
5. Beban kerja adalah sejumlah target
pekerjaan atau target hasil yang harus
dicapai dalam satu satuan waktu
tertentu.
6. Analisis Beban Kerja adalah suatu
teknik untuk menentukan jumlah dan
jenis pekerjaan suatu unit organisasi
yang dilakukan secara sistematis
menggunakan teknik analisis jabatan
dengan memperhatikan, atau teknik
manajemen lainnya
B. Perencanaan Sumber Daya Manusia
Perencanaan sumber daya manusia
merupakan proses pengambilankeputusan
dalam menyewa dan menempatkan staf
dalam perusahaan(Mangkuprawira, 2003).
Perencanaan SDM merupakan langkah
awal dalam menyiapkan SDM yang
FORUM MANAJEMEN
berkompeten sesuai bidangnya sehingga
efisiensi dan efektifitas kerja dapat
terwujud dan tujuan perusahaan dapat
tercapai.
Salah satu definisi klasik tentang
perencanaan
yaitu
perencanaan
padadasarnya merupakan pengambilan
keputusan sekarang tentang hal-hal yang
akandilaksanakan
di
masa
depan.
Perencanaan SDM dengan demikian
memiliki focus perhatian pada langkahlangkah tertentu yang diambil oleh
manajemen gunamenjamin tersedianya
SDM yang tepat untuk menduduki berbagai
kedudukan,jabatan dan pekerjaan yang
tepat pada waktu yang tepat pula. Hal
tersebutdilakukan
dalam
rangka
pencapaian tujuan dan berbagai sasaran
yang telah danakan ditetapkan (Rivai dan
Sagala, 2009).
Berdasarkan
informasi
dari
analisis
pekerjaan
dan
desainnya,
makaperencanaan
SDM
perusahaan
dalam hal permintaan dan persediaan
karyawanatau tenaga kerja untuk masa
yang akan datang dapat diramal secara
sistematis.
Hal ini memungkinkan para manajer dan
departemen SDM untukmengembangkan
perencanaan penyusunan staf, didukung
oleh strategi organisasiyang memberikan
kesempatan untuk bertindak secara
proaktif daripada reaktif(Rivai dan Sagala,
2009).
Suatu
perusahaan
tanpa
didukung
karyawan yang sesuai baik segikuantitatif,
kualitatif,
strategi,
operasional,
dan
fungsional maka perusahaan itutidak akan
mampu mempertahankan keberadaan,
mengembangkan, danmemajukannya di
masa mendatang. Menurut Rivai (2006),
ada beberapakeuntungan bagi perusahaan
besar yang menggunakan perencanaan
SDM, yaitu :
1. Integrasi
yang
strategis
antara
permintaan dan jumlah staf yang ada.
2. Pemanfaatan SDM yang tersedia
secara efektif.
3. Persaingan
SDM
dan
sasaran
perusahaan masa depan secara tepat
guna.
Vol. 03 No. 3
4. Hemat
secara
ekonomi
dalam
penerimaan para pegawai baru.
5. Memperluas informasi SDM sesuai
dengan kegiatan SDM dan unit
6. organisasi lain.
7. Permintaan dalam jumlah besar pada
pasar tenaga kerja lokal akan
terpenuhi.
8. Koordinasi
program
SDM
dan
kebutuhan yang tersedia.
C. Analisis Pekerjaan
Suatu organisasi perlu menetapkan
identifikasi atau uraian suatu pekerjaandan
pengetahuan dan keterampilan yang
dibutuhkan
untuk
melakukan
pekerjaantersebut.Hal
ini
dilakukan
sebelum seorang karyawan ditetapkan
untukmelaksanakan
suatu
pekerjaan
tertentu.
Penetapan
uraian
dan
pengetahuan
sertaketerampilan
suatu
pekerjaan akan memberikan kejelasan
dalam hal prosespelaksanaan pekerjaan
dan juga bermanfaat dalam penentuan
jumlah karyawan.
Analisis pekerjaan adalah prosedur yang
dilalui untuk menentukantanggung jawab
posisi-posisi dan karakteristik orang yang
bekerja untuk posisitersebut. Beberapa
terminologi tentang analisis pekerjaan
salahsatunya yaitu analisis pekerjaan
merupakan
kegiatan
atau
proses
menghimpun
danmenyusun
berbagai
informasi yang berkenaan dengan setiap
pekerjaan, tugastugas,jenis pekerjaan,
dantanggung jawabnya secara operasional
untukmewujudkantujuan organisasi atau
bisnis sebuah perusahaan.
Berdasarkan pengertian tentang analisis
pekerjaan dapat diketahui bahwaanalisis
pekerjaan tidak terlepas dari dua hal
penting
yaitu
uraian
pekerjaan
danspesifikasi
pekerjaan.Data
yang
dikumpulkan dari analisis pekerjaan
dapatdigunakan untuk bermacam-macam
tujuan salah satunya adalah untuk
menulisdeskripsi dan spesifikasi pekerjaan.
Istilah-istilah yang berhubungan dengan
pekerjaan atau job diantaranyaadalah
element (unsur), dan task (tugas).Istilahistilah dalam analisis pekerjaanperlu untuk
FORUM MANAJEMEN
dibedakan agar analisis pekerjaan dapat
dibicarakan secara jelas(Moekijat, 2008).
• Element (unsur)
Kesatuan paling kecil yang digunakan
dalam kebanyakan analisis pekerjaan
atau suatu aspek khusus dari suatu
tugas
tertentu
disebut
unsur
atauelemen.
Contohnya
adalah
mengeluarkan kertas dari laci meja
adalah unsur dari tugas mempersiapkan
suatu kuliah.
• Task (tugas)
Tugas dapat didefinisikan sebagai
komponen dari suatu pekerjaan. Tugas
dapat pula diartikan sebagai gabungan
dari dua unsur (element) atau lebih
sehingga menjadi suatu kegiatan yang
lengkap. Misalnya tugas-tugas untuk
pekerjaan mengajarkan mata kuliah
terdiri dari membuat ikhtisar mata kuliah,
mempersiapkan kuliah, dan menilai
ujian.
D. Beban Kerja
Beban kerja seseorang sudah ditentukan
dalam bentuk standar kerja perusahaan
menurut jenis pekerjaannya. Apabila
sebagian besar karyawan bekerja sesuai
dengan standar perusahaan, maka tidak
menjadi
masalah.
Sebaliknya,
jika
karyawan bekerja di bawah standar maka
beban kerja yang diemban berlebih.
Sementara jika karyawan bekerja di atas
standar, dapat berarti estimasi standar
yang ditetapkan lebih rendah dibanding
kapasitas
karyawan
itu
sendiri.
KebutuhanSDM dapat dihitung dengan
mengidentifikasikan
seberapa
banyak
output perusahaan pada divisi tertentu
yang ingin dicapai. Kemudian hal itu
diterjemahkan dalam bentuk lamanya (jam
dan hari) karyawan yang diperlukan untuk
mencapai output tersebut, sehingga dapat
diketahui pada jenis pekerjaan apasaja
yang terjadi deviasi negatif atau sesuai
standar. Analisis beban kerja sangat erat
kaitannya dengan fluktuasi permintaan
pasar akan barang dan jasa perusahaan
sekaligus dengan pemenuhan SDM yang
diperlukan untuk memenuhi permintaan
pasar komoditi. Semakin tinggi permintaan
Vol. 03 No. 3
pasar
terhadap
komoditi
tertentu,
perusahaan akan segera memenuhinya
dengan meningkatkan produksinya.
Sejalan dengan itu jumlah tenaga kerja
yang
dibutuhkan
semakin
banyak
(Mangkuprawira, 2003). Moekijat (2008)
menyatakan bahwa prosedur yang sering
digunakan untuk menentukan berapa
jumlah tenaga kerja yang diperlukan
adalah dengan menganalisis pengalaman.
Catatan-catatan tentang hasil pekerjaan
dapat menunjukkan volume hasil rata-rata
yang dicapai oleh setiap tenaga kerja.
Rata-rata tersebut selanjutnya dapat
digunakan untuk menaksir kebutuhan
tenaga kerja.
III. PERHITUNGAN ANALISIS BEBAN
KERJA
A. Aspek-aspek dalam perhitungan
Dalam menghitung formasi pegawai
terdapat 3 (tiga) aspek pokok yang harus
diperhatikan. Ketiga aspek tersebut adalah:
1. Beban kerja
Beban kerja merupakan aspek pokok
yang menjadi dasar untuk perhitungan.
Beban kerja perlu ditetapkan melalui
program-program unit kerja yang
selanjutnya dijabarkan menjadi target
pekerjaan untuk setiap jabatan.
2. Standar Kemampuan Rata-rata
Standar kemampuan rata-rata dapat
berupa standar kemampuan yang diukur
dari satuan waktu yang digunakan atau
satuan hasil. Standar kemampuan dari
satuan waktu disebut dengan Norma
Waktu. Sedangkan standar kemampuan
dari satuan hasil disebut dengan Norma
Hasil.
Norma waktu adalah satu satuan waktu
yang dipergunakan untuk mengukur
berapa hasil yang dapat diperoleh.
Rumusnya adalah:
Norma Waktu 
orang x waktu
hasil
FORUM MANAJEMEN
Contoh:
Pengetik dalam waktu 30 menit dapat
menghasilkan berapa lembar ketikan
(misalnya 2 lembar ketikan).
Norma Waktu 
1 orang pengetik x 30 menit
2 lembar ketikan
Dari contoh tersebut dapat ditetapkan
bahwa rata-rata standar kemampuan
seorang pengetik adalah 30 menit
menghasilkan 2 lembar ketikan.
Norma hasil adalah satu satuan hasil
dapat diperoleh dalam waktu berapa
lama. Rumusnya adalah:
Norma Hasil 
Hasil
Orang x Waktu
Vol. 03 No. 3
 Untuk 5 hari kerja, total hari
dalam 1 tahun = 235 hari
 Untuk 6 hari kerja, total hari
dalam 1 tahun = 287 hari
• Jam kerja efektif adalah jumlah jam
kerja formal dikurangi dengan waktu
kerja yang hilang karena tidak
bekerja (allowance) seperti buang
air, melepas lelah, istirahat makan,
dan
sebagainya.
Allowance
diperkirakan rata-rata sekitar 30 %
dari jumlah jam kerja formal. Dalam
menghitung jam kerja efektif
sebaiknya digunakan ukuran 1
minggu.
Berdasar
Keputusan
Presiden Nomor 68tahun 1995, total
jam kerja efektif dalam 1 minggu
adalah 37 jam 35 menit (37,5 jam)
Contoh:
Analisis jabatan untuk menghasilkan 1
uraian jabatan diperlukan waktu
berapa lama untuk menyelesaikannya
(misalnya 90 menit).
1Uraian Jabatan
Norma Hasil 
1 Analis Jabatan x 90 menit
Dari contoh tersebut dapat ditetapkan
bahwa rata-rata standar kemampuan
seorang
analis
Jabatan
untuk
menghasilkan
1
uraian
jabatan
diperlukan waktu 90 menit.
3. Waktu kerja
Waktu kerja yang dimaksud di sini
adalah waktu kerja efektif, artinya
waktu kerja yang secara efektif
digunakan untuk bekerja.Waktu kerja
Efektif terdiri atas HARI KERJA
EFEKTIF dan JAM KERJA EFEKTIF.
• Hari kerja efektif adalah jumlah hari
dalam kalender dikurangi hari libur
dan
cuti. Perhitungannya adalah
sebagai berikut:
Berdasarkan Keputusan Presiden
Nomor 68tahun 1995, ditetapkan
bahwa hari kerjaformal adalah 5
hari
kerja
dan
6
hari
kerja.Perhitungan Hari Kerja Efektif
adalah :
B. Prinsip Penyusunan Formasi
Dalam penyusunan formasi hendaknya
diperhatikan prinsip-prinsip sebagai berikut:
1. Setiap
jenjang
jabatan
jumlah
pegawainya sesuai dengan beban
kerjanya.
2. Setiap perpindahan dalam posisi
jabatan yang baik karena adanya
mutasi atau promosi dapat dilakukan
apabila tersedia posisi jabatan yang
lowong.
3. Selama beban kerja organisasi tidak
berubah komposisi jumlah pegawai
tidak berubah.
C. Perhitungan Kebutuhan Pegawai
1. Perhitungan dengan Metoda Umum
Perhitungan dengan metoda umum adalah
perhitungan untuk jabatan fungsional
umum dan jabatan fungsional tertentu yang
belum ditetapkan standar kebutuhannya
oleh
instasi
Pembina.Perhitungan
kebutuhan pegawai dalam jabatan tersebut
menggunakan acuan dasar data pegawai
yang ada serta peta dan uraian
jabatan.Oleh karena itu, alat pokok yang
dipergunakan
dalam
menghitung
kebutuhan pegawai adalah uraian jabatan
yang tersusun rapi. Pendekatan yang
dapat
dilakukan
untuk
menghitung
FORUM MANAJEMEN
Vol. 03 No. 3
kebutuhan
pegawai
adalah
mengidentifikasi beban kerja melalui:
 Hasil kerja
 Objek kerja
 Peralatan kerja
 Tugas per tugas jabatan
a. Pendekatan Hasil Kerja
Hasil kerja adalah produk atau output
jabatan. Metoda dengan pendekatan
hasil kerja adalah menghitung formasi
dengan mengidentifikasi beban kerja
dari hasil kerja jabatan.Metoda ini
dipergunakan untuk jabatan yang hasil
kerjanya fisik atau bersifat kebendaan,
atau hasil kerja non fisik tetapi dapat
dikuantifisir. Perlu diperhatikan, bahwa
metoda ini efektif dan mudah digunakan
untuk jabatan yang hasil kerjanya hanya
satu jenis.
Dalam menggunakan metoda
informasi yang diperlukan adalah:
ini,
b. Pendekatan Objek Kerja
Objek kerja yang dimaksud disini adalah
objek yang dilayani dalam pelaksanaan
pekerjaan. Metoda ini dipergunakan
untuk jabatan yang beban kerjanya
bergantung dari jumlah objek yang
harus
dilayani.
Sebagai
contoh,
Administrasi seritifikasi melayani peserta
sertifikasi, maka objek kerja jabatan
Administrasi seritifikasi adalah peserta
sertifikasi. Banyaknya volume pekerjaan
Administrasi
seritifikasi
tersebut
dipengaruhi oleh banyaknya peserta
sertifikasi.
Metode ini memerlukan informasi:
 wujud objek kerja dan satuan;
 jumlah beban kerja yang tercemin
dari banyaknya objek yang harus
dilayani;
 standar kemampuan rata-rata untuk
melayani objek kerja.
 wujud hasil kerja dan satuannya;
Rumus menghitung dengan pendekatan
metoda ini adalah:
 jumlah beban kerja yang tercemin
dari target hasil kerja yang harus
dicapai;
Objek kerja
x 1 orang
S tan dar kemampuanRata - rata
 standar kemampuan rata-rata untuk
memperoleh hasil kerja.
Contoh:
Rumus menghitung dengan pendekatan
metoda ini adalah:
 Beban Kerja
Stndar kemampuan Rata - rata
Objek kerja : Peserta sertifikasi
Beban kerja : 80 peserta per hari
x 1 orang
Contoh:
Jabatan : Pengentri Data
Hasil kerja : Data entrain
Beban kerja/ Target Hasil : 200 data
entrain setiap hari
Standar kemampuan pengentrian : 30
data per hari
Perhitungannya adalah:
200 data entrian
x 1 orang  6,67 orang
30 data entrian
dibulatkan menjadi 7 orang
Jabatan : Administrasi sertifikasi
Standar kemampuan pelayanan : 25
peserta per hari
Perhitungannya adalah :
80 peserta
x 1 orang  3,2 orang administrasi
25 peserta
dibulatkan menjadi 3 orang
c. Pendekatan peralatan kerja
Peralatan kerja adalah peralatan yang
digunakan dalam bekerja. Metoda ini
digunakan untuk jabatan yang beban
kerjanya bergantung pada peralatan
kerjanya. Sebagai contoh, pengemudi
beban kerjanya bergantung pada
kebutuhan operasional kendaraan yang
harus dikemudikan.
FORUM MANAJEMEN
Vol. 03 No. 3
Dalam menggunakan metoda
informasi yang diperlukan adalah:
ini,
Informasi yang diperlukan untuk dapat
menghitung dengan metoda ini adalah:
 uraian tugas beserta jumlah beban
untuk setiap tugas;
 satuan alat kerja
 jabatan yang diperlukan
pengoperasian alat kerja;
untuk
 waktu penyelesaian tugas (WPT);
 jumlah alat kerja yang dioperasikan;
 jumlah waktu kerja efektif per hari
rata-rata (WKE).
 rasio jumlah pegawai per jabatan
per alat kerja (RPK);
Rumus perhitungan tugas per tugas
jabatan adalah:
Rumus perhitungannya adalah:
Perala tan kerja
x 1 orang
Rasiopenggunaanalat kerja
 Waktu penyelesaian tugas
 Waktu kerja efektif
Contoh :
Contoh :
Satuan alat kerja : Bis
Jabatan
yang
diperlukan
pengoperasian alat kerja :
Jabatan: Pengadministrasi Umum
untuk
- Pengemudi bis
N
o.
1
1
- Kernet bis
- Montir bis
Jumlah alat kerja yang dioperasikan :
20 bis
Rasio pengopersian alat kerja :
- 1 pengemudi, 1 bis
2
3
4
5
- 1 kernet, 1 bis
- 1 montir, 5 bis
Jumlah pegawai yang diperlukan :
• Pengemudi Bis :
20 bis
x 1 pengengemudi  20 pengemudi
1bis
• Kernet Bis:
20 bis
x 1 kernet bis i  20 kernet bis
1bis
• Montir Bis:
20 bis
x 1 montir  4 montir bis
5 bis
d. Pendekatan Tugas per tugas jabatan
Metoda ini adalah metoda untuk
menghitung kebutuhan pegawai pada
jabatanyang hasil kerjanya abstrak atau
beragam.Hasil beragam artinya hasil
kerja dalamjabatan banyak jenisnya.
6
7
URAIAN
TUGAS
2
Mengetik
surat
Mengagenda
surat
Mengarsip
surat
Melayani
tamu
Menyusun
laporan daftar
hadir
Mengadminist
rasi
kepegawaian
Dan
seterusnya
BEBAN
TUGAS
3
70 lbr/hari
SKR
WTP
24 surat
/hari
24 surat
/hari
4 tamu
/hari
1 laporan
/hari
4
12 menit
/lbr
6 menit
/surat
5 menit
/surat
6 menit
/tamu
30 menit
/lap.
5 (3x4)
840
menit
144
menit
120
menit
24 menit
16 data
/hari
90 menit
/data
1.440
menit


n menit
 WTP
2.598 +
n menit
30 menit
Jumlah waktu kerja rata-rata per hari
yang ditetapkan sebagai waktu efektif
adalah 270 menit. Jadi jumlah pegawai
yang
dibutuhkan
untuk
jabatan
pengadministrasi umum adalah:
2,598  n menit
x 1 orang  ........ orang
270 menit
Kebutuhan formasi yang telah dihitung,
selanjutnya
diperbandingkan
dengan
persediaan (bezetting) pegawai yang ada.
Perbandingan antara kebutuhan dengan
persediaan
akan
memperlihatkan
FORUM MANAJEMEN
kekurangan, kelebihan, atau kecukupan
dengan jumlah yang ada.
IV. KESIMPULAN
Perencanaan formasi pegawai didasarkan
pada hasil perhitungan beban kerja
organisasi sehingga formasi pegawai yang
telah disusun dapat memenuhi kebutuhan
organisasi untuk pelaksanaan tugas
organisasi dalam mendukung pencapaian
visi dan misinya.
Dalam menghitung formasi pegawai perlu
memperhatikan 3 (tiga) aspek pokok yaitu
beban kerja, standar kemampuan rata-rata
dan waktu kerja efektif (dalam hal ini hari
Vol. 03 No. 3
kerja efektif dan jam kerja efektif) yang
dibutuhkan.
Pendekatan yang dapat dilakukan untuk
menghitung kebutuhan pegawai adalah
mengidentifikasi beban kerja melalui hasil
kerja, objek kerja, peralatan kerja dan
tugas per tugas jabatan.
Hasil perhitungan kebutuhan formasi
selanjutnya
dibandingkan
dengan
persediaan (bezetting) pegawai yang ada.
Perbandingan antara kebutuhan dengan
persediaan
akan
memperlihatkan
kekurangan, kelebihan, atau kecukupan
dengan jumlah yang ada.
DAFTAR PUSTAKA
Keputusan Presiden Republik IndonesiaNomor 68 Tahun 1995, TentangHari Kerja Di
Lingkungan Lembaga Pemerintah.
KeputusanMenteri Pendayagunaan Aparatur NegaraNomor : KEP/75/M.PAN/7/2004,
TentangPedoman Perhitungan Kebutuhan Pegawai BerdasarkanBeban Kerja
Dalam Rangka Penyusunan FormasiPegawai Negeri Sipil.
Peraturan Pemerintah Nomor 97 Tahun 2000 tentang FormasiPegawai Negeri Sipil
sebagaimana telah diubah dengan PeraturanPemerintah Nomor 54 Tahun 2003;
Undang-undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokokkepegawaian sebagaimana telah
diubah dengan Undang-undangNomor 43 Tahun 1999;
*) Penulis adalah Fungsional Widyaiswara Pusdiklat Migas.