Học phần Hệ thống thông tin kế toán Chương 6: Chu trình doanh thu TS. Nguyễn Quốc Trung Prepared by Trung Nguyen Updated 1 1 Mục tiêu chương Sau khi kết thúc chương, SV có thể: − Mô tả các hoạt động kinh doanh cơ bản và các hoạt động xử lý thông tin liên quan − Thảo luận các quyết định quan trọng và các thông tin cần thiết hỗ trợ ra quyết định − Xác định các rủi ro và các thủ tục kiểm soát thích hợp (trong chu trình doanh thu) 2 2 Nội dung 1. Khái niệm 2. Quyết định và nhu cầu thông tin 3. Các hoạt động chính 4. Rủi ro và kiểm soát 3 3 1 Các thuật ngữ Accounts receivable aging schedule Báo cáo NPT theo tuổi nợ Back order Lệnh bổ sung hàng Balance-forward method Phương pháp chuyển số dư Bill of lading Vận đơn hàng hải Cash flow budget Dự toán dòng tiền Credit limit Hạn mức tín dụng Credit memo Bản ghi nhớ tín dụng Customer relationship management Hệ thống quản trị mối quan hệ (CRM) systems khách hàng Cycle billing Chu kỳ lập hóa đơn Electronic data interchange (EDI) Trao đổi dữ liệu điện tử 4 4 Các thuật ngữ Electronic funds transfer (EFT) Chuyển tiền điện tử Hộp thư trong ngân hàng dạng Electronic lockbox điện tử Financial electronic data Trao đổi dữ liệu điện tử tài chính interchange (FEDI) Freight bill Hóa đơn vận chuyển Lockbox Hộp khóa (ở ngân hàng) Monthly statement Báo cáo (NPT) hàng tháng Open-invoice method Phương pháp hóa đơn mở Packing slip Bảng kê chi tiết đóng gói Picking ticket Phiếu xuất kho Remittance advice Thông báo chuyển tiền 5 5 Các thuật ngữ Remittance list Danh sách chuyển tiền Revenue cycle Chu trình doanh thu Sales invoice Hóa đơn bán hàng Sales order Lệnh bán hàng Universal payment identification Mã xác nhận thanh toán chung code (UPIC) 6 6 2 6.1 Chu trình doanh thu • Hoạt động của 1 doanh nghiệp thường có tính lặp theo chu kỳ 7 7 6.1 Chu trình doanh thu Khái niệm • Là một tập hợp các hoạt động kinh doanh và hoạt động xử lý thông tin lặp đi lặp lại liên quan đến quá trình: − Cung cấp hàng hóa và dịch vụ − Thu tiền • Mục tiêu hoạt động: cung cấp sản phẩm đúng đến đúng địa điểm vào đúng thời gian quy định với mức giá đúng theo thỏa thuận, Mục tiêu? 8 8 6.2 Quyết định và nhu cầu thông tin • Điều chỉnh sản phẩm theo yêu cầu của KH? • Khả năng cung ứng và địa điểm lưu trữ? • Phương thức vận chuyển hàng? • Giá bán tối ưu? • Chính sách tín dụng đối với khách hàng? • Phương thức thu tiền từ khách hàng? 9 9 3 6.3 Các hoạt động chính Xử lý đặt hàng Xuất kho và gửi hàng Lập hóa đơn và ghi nhận NPT Thu tiền 10 10 6.3 Các hoạt động chính • DFD khái quát 11 11 6.3 Các hoạt động chính • Phân cấp DFD 12 12 4 6.3.1 Xử lý đặt hàng • DFD 1.1 Take Order Orders Customer Customer Inquiries Response Orders 1.2 Approve Credit Customer 1.4 Resp. to Cust. Inq. Approved 1.3 Orders Check Inv. Avail. Sales Order Sales Order Shipping Sales Order Billing Inventory Packing List Warehouse Purchasing 13 13 6.3.1 Xử lý đặt hàng Nhận đặt hàng Xét duyệt tín dụng Kiểm tra hàng tồn kho Phản hồi yêu cầu của khách hàng 14 14 6.3.1.1 Nhận đặt hàng Truyền thống Ứng dụng CNTT Đầu vào Đơn đặt hàng của Đơn đặt hàng của khách khách hàng (Giấy) hàng (Điện tử) (customer order) Xử lý Nhân viên nhập dữ KH nhập dữ liệu đặt hàng liệu đặt hàng trên website Sử dụng hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử (EDI) Sử dụng mã QR (Lệnh bán hàng Chứng từ được tạo ra trong quá trình nhập đặt hàng, liệt kê số lượng, chất lượng, giá của từng mặt hàng và các điều khoản bán hàng) 15 15 5 6.3.1.1 Nhận đặt hàng Hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử (EDI) Việc sử dụng truyền thông tin bằng máy tính và một chương trình mã hóa tiêu chuẩn để gửi các tài liệu kinh doanh bằng điện tử theo một định dạng có thể được xử lý tự động bởi hệ thống thông tin của người nhận 16 16 6.3.1.1 Nhận đặt hàng Mã QR Mã QR là các mã vạch hai chiều, có thể quét bằng điện thoại thông minh 17 17 6.3.1.2 Xét duyệt tín dụng KH hiện hành có lịch sử KH mới hoặc KH hiện tại thanh toán tốt có lịch sử thanh toán xấu Xét duyệt theo chính sách ủy Xét duyệt từng trường hợp quyền Dựa vào hạn mức tín dụng Công thức: HMTD ≥ Giá trị ĐĐH + NPT Thông tin cần sử dụng: • Chính sách tín dụng • Số dư NPT hiện hành • Thông tin nợ quá hạn • Lịch sử thanh toán • Tình hình tài chính của đơn vị 18 18 6 6.3.1.3 Kiểm tra hàng tồn kho Trường hợp đủ hàng Trường hợp thiếu hàng Lập lệnh bổ sung Đầu vào Hoàn tất lệnh bán hàng Cập nhật dữ liệu số lượng hàng hàng (back có thể giao order): yêu cầu Thông tin đến các bộ phận bộ phận sản xuất khác: giao nhận, kho và lập hóa hoặc mua hàng đơn về lượng hàng Gửi xác nhận đến khách hàng cần bổ sung Thông tin cần sử dụng: • Số lượng sẵn sàng để bán • Số lượng đặt hàng của khách hàng 19 19 6.3.1.3 Kiểm tra hàng tồn kho • Lệnh bổ sung hàng (back order) Chứng từ yêu cầu mua hoặc sản xuất thêm các mặt hàng, được tạo ra khi hàng tồn kho không đủ để đáp ứng yêu cầu của khách hàng • Phiếu xuất kho (Picking ticket) Chứng từ liệt kê các mặt hàng và số lượng được xét duyệt và ủy quyền cho chức năng kiểm soát hàng tồn kho tiến hành xuất kho chuyển hàng hoá đó đến bộ phận giao nhận 20 20 6.3.1.4 Phản hồi yêu cầu của KH • • Có thể xảy ra trước hoặc sau khi đặt hàng Nên sử dụng hệ thống quản trị quan hệ KH (CRM) CRM: Phần mềm tổ chức thông tin về khách hàng theo một cách thức tạo điều kiện cho dịch vụ khách hàng hiệu quả và được cá nhân hóa 21 21 7 6.3.1 Xử lý đặt hàng 22 6.3.2 Xuất kho và gửi hàng Sales Order Entry Picking List Sales Order Bill of Lading & Packing Slip 2.1 Pick & Pack Goods & Packing List Sales Order 2.2 Ship Goods Goods, Packing Slip, & Bill of Lading Billing & Accts. Rec. Inventory Shipments Carrier 23 23 6.3.2 Xuất kho và gửi hàng Xuất kho và đóng gói hàng hóa Gửi hàng 24 24 8 6.3.2.1 Xuất kho và đóng gói hàng hóa • Căn cứ vào phiếu xuất kho (picking ticket) nhận được từ hoạt động xử lý đặt hàng • Ghi bổ sung thông tin trên PXK về số lượng hàng thực xuất • Chuyển PXK đến hoạt động vận chuyển 25 25 6.3.2.2 Gửi hàng • Cần so sánh giữa − Số lượng kiểm đếm − Số lượng trên PXK − Số lượng trên lệnh bán hàng • Nguyên nhân chênh lệch − Lưu trữ mặt hàng không đúng vị trí − Thông tin HTK không chính xác • Cập nhật: Số ĐĐH, số mặt hàng được đặt và số lượng vận chuyển − Lập bảng kê chi tiết đóng gói (packing slip) liệt kê số lượng và mô tả của từng mặt hàng được vận chuyển 26 26 6.3.2.2 Gửi hàng • Cập nhật: Số ĐĐH, số mặt hàng được đặt và số lượng vận chuyển (tiếp theo) − Lập vận đơn hàng hải (bill of lading) Vận đơn hàng hải là hợp đồng pháp lý, xác định trách nhiệm đối với hàng hóa trong quá trình vận chuyển, đơn vị vận chuyển, nơi xuất hàng, nơi nhận hàng, các hướng dẫn vận chuyển đặc biệt, bên thanh toán phí vận chuyển. Nếu khách hàng thanh toán chi phí vận chuyển, có thể phát sinh chứng từ hóa đơn vận chuyển (freight bill) • Các quyết định quan trọng: − Lựa chọn phương pháp giao hàng − Xác định địa điểm đặt trung tâm phân phối 27 27 9 6.3.2 Xuất kho và gửi hàng 28 6.3.3 Lập hóa đơn, theo dõi nợ phải thu Sales Order Entry Sales Order 3.1 Billing Shipping Invoice Sales General Ledger & Rept. Sys. Customer Sales 3.2 Maintain Accts. Rec. Remittance List Customer Mailroom 29 29 6.3.3 Lập hóa đơn, theo dõi nợ phải thu Lập hóa đơn Theo dõi nợ phải thu 30 30 10 6.3.3 Lập hóa đơn, theo dõi nợ phải thu • Lập hóa đơn: Tạo ra hóa đơn bán hàng (sales invoice) để thông báo cho khách hàng nghĩa vụ trả tiền • Theo dõi nợ phải thu − Nhiệm vụ: Ghi tăng NPT khi phát hành hóa đơn, ghi giảm NPT khi KH thanh toán − Phương pháp theo dõi NPT : phương pháp hoá đơn mở (Open-invoice method), phương pháp chuyển số dư (Balance forward method) 31 31 6.3.3 Lập hóa đơn, theo dõi nợ phải thu • Theo dõi nợ phải thu − Phương pháp theo dõi NPT: Phương pháp hoá đơn mở (phương pháp theo dõi nợ phải thu theo từng hóa đơn): KH thanh toán theo từng hóa đơn, hai liên của hóa đơn được gửi đến KH, KH được yêu cầu trả lại một liên hóa đơn khi thanh toán, liên này là chứng từ luân chuyển được sử dụng như một thông báo chuyển tiền (remittance advice) ▪ Phương pháp chuyển số dư (phương pháp theo dõi NPT theo số dư): KH thanh toán theo số dư trên báo cáo tháng (Monthly statement), báo cáo NPT hàng tháng liệt kê các giao dịch trong kỳ và số dư hiện hành được lập thành 2 liên gửi khách hàng, một liên được gửi lại cho doanh nghiệp khi thanh toán. ▪ 32 32 6.3.3 Lập hóa đơn, theo dõi nợ phải thu • Theo dõi nợ phải thu − Điều chỉnh giảm NPT và xóa nợ Giảm giá hay hàng bán bị trả lại Xóa nợ khi không thu hồi được − Hàng bán bị trả lại: ▪ ▪ Nhận được xác nhận từ BP kho rằng hàng hóa đã thực sự được trả lại ▪ Lập bản điều chỉnh công nợ (credit memo) cho phép ghi có NPT KH ▪ Giảm giá hàng bán: Lập bản điều chỉnh công nợ (credit memo) cho phép ghi có NPT KH ▪ 33 33 11 6.3.3 Lập hóa đơn, theo dõi nợ phải thu 34 6.3.4 Thu tiền Giấy báo trả tiền, bảng kê Nhận tiền, chuyển khoản Ghi sổ 35 35 6.3.4 Thu tiền • Phương thức thanh toán Chứng từ luân chuyển Sử dụng hộp khóa (ngân hàng) (lockbox) Hộp thư điện tử dùng trong ngân hàng Chuyển tiền điện tử (EFT) Trao đổi dữ liệu điện tử tài chính (FEDI) Chấp nhận thẻ tín dụng hoặc thẻ mua sắm 36 36 12 6.3.4 Thu tiền 37 6.4 Rủi ro và kiểm soát • Kiểm soát đạt mục tiêu thông tin tin cậy − Nguồn dữ liệu và ghi chép xử lý nghiệp vụ kinh tế − Kiểm soát việc sử dụng và công bố thông tin • Kiểm soát đạt mục tiêu hoạt động − An toàn tài sản, thông tin − Đảm bảo các nghĩa vụ được ủy quyền đúng − Cung cấp thông tin hữu ích để giúp hoạt động KD được thực hiện hiệu năng và hiệu quả • Kiểm soát đạt mục tiêu tuân thủ 38 38 6.4 Rủi ro và kiểm soát Rủi ro Thủ tục kiểm soát Dữ liệu không chính xác • Kiểm soát tính toàn vẹn (xử lý hoặc không hợp lệ dữ liệu) • Ngăn chặn truy cập vào dữ liệu • Xem xét tất cả các thay đổi của dữ liệu Tiết lộ trái phép thông • Kiểm soát truy cập tin nhạy cảm • Mã hóa Dữ liệu bị mất hoặc bị • Sao lưu dữ liệu và phục hồi hủy hoại sau thiệt hại Thành quả hoạt động • Báo cáo quản trị kém 39 39 13 6.4 Rủi ro và kiểm soát Xử lý đặt hàng Rủi ro Thủ tục kiểm soát Lệnh bán hàng không • Kiểm soát nhập liệu đầy đủ/ không chính xác • Kiểm soát truy cập Lệnh bán hàng không • Xác thực bằng chữ ký hợp lệ • Thiết lập hạn mức tín dụng Không thu được tiền • Xét duyệt trong từng trường hợp cụ thể • Đánh giá tuổi nợ 40 40 6.4 Rủi ro và kiểm soát Xử lý đặt hàng Rủi ro Thủ tục kiểm soát Hàng tồn kho dư • Hệ thống kê khai thường xuyên thừa hoặc thiếu hàng tồn kho • Sử dụng mã vạch • Huấn luyện • Kiểm kê định kỳ HTK • Dự báo bán hàng và báo cáo hoạt động Mất khách hàng • Hệ thống CRM, trang web có khả năng hỗ trợ và đánh giá dịch vụ KH 41 41 6.4 Rủi ro và kiểm soát Giao hàng Rủi ro Thủ tục kiểm soát Xuất sai mặt • Kỹ thuật mã vạch hàng hoặc sai • Đối chiếu giữa bảng kê xuất kho với số lượng chi tiết của lệnh bán hàng Mất cắp hàng • Hạn chế tiếp cận vật lý với HTK tồn kho • Lập chứng từ với tất cả trường hợp luân chuyển HTK • Kỹ thuật mã vạch • Kiểm đếm HTK định kỳ và đối chiếu với sổ sách 42 42 14 6.4 Rủi ro và kiểm soát Giao hàng Rủi ro Thủ tục kiểm soát Lỗi trong gửi • Đối chiếu chứng từ giao hàng với lệnh hàng (gửi trễ bán hàng, bảng kê xuất kho và phiếu hoặc không gửi đóng gói được, sai số • Nhập dữ liệu qua máy quét mã vạch lượng, sai mặt • Kiểm soát nhập liệu (nếu dữ liệu vận hàng, sai địa chuyển được nhập trên các thiết bị đầu chỉ, trùng lặp) cuối) • Sử dụng hệ thống ERP để hạn chế xuất trùng 43 43 6.4 Rủi ro và kiểm soát Lập hóa đơn Rủi ro Thủ tục kiểm soát Lập • Phân chia trách nhiệm giữa chức năng lập hóa hóa đơn và gửi hàng đơn • Đối chiếu định kỳ hóa đơn với lệnh bán hàng, sai PXK và chứng từ gửi hàng • Cấu hình hệ thống để lấy giá bán tự động • Hạn chế truy cập dữ liệu về giá • Kiểm soát nhập liệu • Đối chiếu chứng từ giao hàng (PXK, vận đơn hàng hải và phiếu đóng gói) với lệnh bán hàng 44 44 6.4 Rủi ro và kiểm soát Lập hóa đơn Rủi ro Thủ tục kiểm soát Lỗi cập nhật • Kiểm soát nhập liệu dữ liệu nợ • Đối chiếu tổng lô phải thu • Gửi báo cáo tháng đến KH • Đối chiếu sổ chi tiết NPT với sổ cái Bản điều • Phân chia nhiệm vụ giữa chức năng xét chỉnh công duyệt bản điều chỉnh công nợ và chức nợ không năng nhập liệu đặt hàng và với chức chính xác năng quản lý khách hàng hoặc không • Cấu hình hệ thống để ngăn điều chỉnh hợp lệ công nợ khi chưa đủ chứng từ từ hợp lệ 45 45 15 6.4 Rủi ro và kiểm soát Thu tiền Rủi ro Thủ tục kiểm soát Mất • Phân chia trách nhiệm – thủ quỹ nên tách biệt tiền với (1) người ghi nhận DL thanh toán, (2) người lập hoặc xét duyệt bản điều chỉnh công nợ, (3) Đối chiếu với tài khoản ngân hàng • Sử dụng các phương thức thanh toán không dùng tiền mặt • Lập danh sách tất cả các khoản thanh toán của KH đã nhận • Cân nhắc và hạn chế việc chuyển nhượng các séc thanh toán • Gửi tiền vào ngân hàng hàng ngày với các khoản tiền mặt nhận được 46 46 6.4 Rủi ro và kiểm soát Thu tiền Rủi ro Thủ tục kiểm soát Các vấn đề về • Sử dụng thẻ tín dụng dòng tiền • Chiết khấu thanh toán cho khách hàng • Lập dự toán dòng tiền 47 47 48 48 16