Perancangan Sistem Pengolahan Data Pada CV Ikhsan Pratama

BAB II
LANDASAN TEORI, PENELITIAN YANG RELEVAN,
DAN KERANGKA BERPIKIR
A. Landasan Teori
1. Teori Dasar Sistem
Dalam mendefinisikan sistem, ada dua kelompok pendekatan yaitu
pendekatan yang menekankan pada prosedurnya dan pendekatan yang
menekankan pada komponen atau elemennya. Pendekatan sistem yang
menekankan pada prosedurnya didefinisikan oleh Jogiyanto (2005:1) sebagai
berikut :
“Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedurprosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama
untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan
suatu sasaran tertentu.”
Pendekatan sistem yang merupakan jaringan kerja dari prosedur lebih
menekankan urutan-urutan operasi di dalam sistem. Sedangkan, pendekatan
sistem yang menekankan pada komponen atau elemennya didefinisikan oleh
Jogiyanto (2005:2) bahwa sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang
berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Suatu sistem dapat terdiri
dari sistem–sistem bagian (subsistem) yang saling berinteraksi, sebagai akibat
adanya input yang diproses menjadi output/informasi, misalnya sebuah
komputer terdiri dari beberapa komponen. Apabila salah satu bagian dari
8
9
sistem
tidak
ada
maka
sistem
tersebut
tidak
akan
berfungsi
sebagaimanamestinya.
Karakteristik sistem terdiri dari :
a.
Komponen Sistem
Komponen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian
dari sistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk
menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem
secara keseluruhan.
b.
Batasan Sistem
Batasan sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu
sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya.
Batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu
sistem menunjukan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.
c.
Lingkungan Luar Sistem
Lingkungan luar dari sistem adalah apapun di luar batas dari sistem
yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat
bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem
tersebut.
d.
Penghubung Sistem
Penghubung sistem merupakan media penghubung atau subsistem
dengan subsistem lainnya. Dengan subsistem dapat berintegrasi dengan
subsistem lainnya membentuk satu kesatuan.
10
e.
Masukan Sistem
Masukan sistem dapat berupa masukan perawatan (maintenance
input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input berupa
sebuah program komputer, pada komputer data merupakan signal input
untuk diolah menjadi informasi
f.
Pengolahan Sistem
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolahan yang akan
merubah input menjadi output.
g.
Keluaran Sistem
Keluaran sistem merupakan hasil dari pengolahan sistem dan
mengklasifikasikan masukan menjadi keluaran.
h.
Sasaran Sistem (objectives)
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Sasaran sistem
sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan dan keluaran yang
akan dikatakan berhasil bila mengenai sasran dan tujuannya.
2. Teori Sistem Informasi
Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung
operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan
menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
(Jogiyanto, 2005:11).
Menurut Gordon B. Davis (1984) dalam buku Analisis dan Sistem
Informasi (Jogiyanto, 2005:15) mengemukakan bahwa sistem informasi
11
adalah suatu sistem yang menghubungkan pengguna (individu dan
organisasi) dengan komputer yang dirancang secara integrasi guna
menyediakan informasi yang mendukung fungsi operasional, manajemen,
analisis serta fungsi pengambilan keputusan dalam suatu organisasi.
3. Pengolahan Data
Proses pengolahan data terdiri dari 3 tahapan dasar yang di sebut dengan
siklus pengolahan data (data processing cycle) yaitu input, processing,
dan output. (Al Bahra Bin Ladjamudin : 2005)
PROCESSING
(Pengolahan Data)
INPUT
(Data)
OUTPUT
(Informasi)
Gambar 2.1 Siklus Pengolahan Data (Al Bahra Bin Ladjamudin : 2005)
Tiga tahap dasar dari siklus pengolahan data tersebut dapat dikembangkan
lebih lanjut. Siklus pengolahan data yang dikembangkan (expanded data
processing cycle) dapat ditambahkan 3 atau lebih tahapan lagi, yaitu
origination, storage, dan distribution.
Input
Origination
Processing
Output
Distribution
Gambar 2.2 Pengembangan Siklus Pengolahan Data
(Jogiyanto : 2005)
Origination : Tahap ini berhubungan dengan proses dari pengumpulan
data
yang
biasanya
merupakan
(recording) data ke dokumen standar.
proses
pencatatan
12
Input
: Tahap ini merupakan proses pemasukkan data kdalam
proses komputer melalui alat input (Input Device).
Processing : Tahap ini merupakan proses pengolahan dari data yang
sudah dimasukkan yang dilakukan oleh alat pemroses
(Processng
menghitung,
Device),
yang
dapat
membandingkan,
berupa
proses
mengklasifikasikan,
mengurutkan, mengendalikan atau mencari di storage.
Output
: Tahap ini merupakan menghasilkan output dari hasil
pengolahan data ke alat output (Output Device), yang
berupa informasi.
Distribution : Tahap ini merupakan proses dari distribusi outputkepada
pihak yang berhak dan membutuhkan informasi.
Storage
: Tahap ini merupakan proses perekaman hasil pengolaha
kesimpanan luar (Storage). Hasil pengolahan data yang
disimpan di storage dapat dipergunakan sebagai bahan
input untuk pruses selanjutnya.
4. Home Industry
Menurut Santoso (2002) dalam bukunya “Pendidikan Keterampilan
Wirausaha Home Industry” mengemukakan bahwa industri adalah suatu
usaha atau kegiatan pengolahan bahan mentah atau barang setengah jadi
menjadi barang jadi barang jadi yang memiliki nilai tambah untuk
mendapatkan keuntungan. Usaha perakitan atau assembling dan juga
13
reparasi adalah bagian dari industri. Hasil industri tidak hanya berupa
barang, tetapi juga dalam bentuk jasa.
5. Diagram Aliran Data (DAD)
Menurut Al Bahri Bin Ladjamudin (2005), DAD merupakan
penggambaran
sistem
yang menggunakan
bentuk
simbol
untuk
menggambarkan aliran data dalam suatu proses yang saling berhubungan.
Diagram Aliran Data (DAD) merupakan model dari sistem untuk
menggambarkan pembagian sistem ke modul yang lebih kecil. Salah satu
keuntungan menggunakan DAD adalah memudahkan pemakai atau user
yang kurang menguasai bidang komputer untuk mengerti sistem yang
akan
dikerjakan.
Beberapa
simbol
yang
dipergunakan
untuk
menggambarkan sistem antara lain :
a.
External Entity (Entitas)/ Terminator, merupakan simbol yang
mewakili elemen yang berada di luar sistem, tetapi memiliki
hubungan interaksi dengan sistem.
b.
Process/ Proses, merupakan simbol yang mewakili kegiatan untuk
mengubah data menjadi informasi atau masukan untuk data lain.
c. Data Store/ Penyimpanan Data, merupakan simbol yang
mewakili tempat penyimpanan dari data dan dapat dipergunakan
bila dibutuhkan.
d. Data flow/ Arus Data, merupakan simbol yang mewakili arah
aliran data yang berasal dari satu proses, data store atau elemen
14
lingkungan menuju ke satu proses, data store atau enviromental
element lainnya.
Pemodelan sistem dengan menggunakan DFD memiliki level yang
menandai penggambaran sistem mulai dari umum hingga detail. Level
yang menandai hubungan yang paling umum dan menggambarkan sistem
secara keseluruhan disebut context diagram. Dari context diagram
selanjutnya
dapatdiuraikan ke dalam DFD level 0, 1, hingga level
dimana proses dianggap cukup detail dan jelas serta tidak bisa diuraikan
lebih detail.
Dalam penggambaran proses, perlu diberikan penomoran, demikian
juga dengan level uraian dari proses tersebut. Contohnya proses dengan
nomor “1“ pada DFD level “0” bila diuraikan pada DFD level “1”, maka
penomoran proses perlu didahului dengan nomor proses yang diuraikan,
yaitu “1.1”, “1.2”, “1.3” dan seterusnya. Hal yang sama juga akan
berlaku pada penomoran DFD level selanjutnya.
6. Entity Relationship Diagram (ERD)
Menurut Al Bahri Bin Ladjamudin (2005), mengemukakan bahwa
ERD adalah suatu model jaringan yang menggunakan susunan data yang
disimpan dalam sistem secara abstrak. Entity Relationship Diagram
(ERD) berfungsi untuk menggambarkan relasi dari dua file atau dua tabel
yang dapat digolongkan dalam tiga macam bentuk relasi, yaitu satu-satu,
satu-banyak, dan banyak-banyak. Penggambaran ini akan membantu
15
analis dalam melakukan perancangan proses yang kelak akan dituangkan
dalam bentuk baris-baris program.
Komponen-komponen dari ERD yaitu :
1.
Entity/ Entitas, adalah sesuatu yang dapat dibedakan dalam dunia
nyata, dimana informasi yang berkaitan dengannya dikumpulkan.
Entity set adalah kumpulan dari entity yang sejenis.
2.
Relationship/ Relasi, adalah hubungan yang terjadi antara satu atau
lebih entity. Relationship set adalah kumpulan relationship yang
sejenis.
3.
Atribut, merupakan item data yang menjadi bagian dari entitas.
Istilah lain dari atribut adalah properti.
4.
Kekangan, digunakan untuk melindungi integritas data, misalnya
melindungi kesalahan waktu pengisian data.
5.
Domain, merupakan nilai yang berlaku pada suatu atribut. Kekangan
domain mendefinisikan nama, tipe, format, panjang, serta nilai dari
masing-masing item data. Misalnya tipe data char, numeric, atau
jenis lainnya pada perangkat lunak sistem basis data. Char
menyatakan tipe karakter, dapat berupa gabungan beberapa huruf,
simbol, dan angka numeric menyatakan tipe bilangan.
6.
Integritas referensi, merupakan aturan-aturan yang mengatur
hubungan antara kunci primer dengan kunci tamu milik tabel-tabel
yang terdapat pada suatu sistem basis data relasional untuk menjaga
konsistensi data. Tujuan dari integritas referensi adalah untuk
16
menjamin elemen dari suatu tabel yang menunjukkan ke suatu
pengenal unik pada suatu baris pada tabel lain yang benar-benar
menunjuk ke nilai yang ada itu.
7.
Pemrograman Java
Java
adalah
sebuah
teknologi
yang
diperkenalkan
oleh
Sun
Microsystems pada pertengahan tahun 1990. Menurut definisi dari Sun, Java
adalah nama untuk sekumpulan teknologi untuk membuat dan menjalankan
perangkat lunak pada komputer standalone ataupun pada lingkungan jaringan.
Kita lebih suka menyebut Java sebagai sebuah teknologi dibanding hanya
sebuah bahasa pemrograman, karena Java lebih lengkap dibanding sebuah
bahasa pemrograman konvensional.
Sistem Operasi Java biasanya ditulis dalam sebuah kombinasi dari kode
bahasa C dan assembly, terutama disebabkan oleh kelebihan performa dari
bahasa tersebut dan memudahkan komunikasi dengan perangkat keras. Satu
kesulitan dalam merancang sistem basis bahasa adalah dalam hal proteksi
memori, yaitu memproteksi sistem operasi dari pemakai program yang
sengaja memproteksi pemakai program lainnya. Sistem operasi tradisional
mengaharapkan pada tampilan perangkat keras untuk menyediakan proteksi
memori. Sistem basis bahasa mengandalkan pada tampilan keamanan dari
bahasa. Sebagai hasilnya, sistem basis bahasa menginginkan pada alat
perangkat keras kecil, yang mungkin kekurangan tampilan perangkat keras
yang menyediakan proteksi memori.
17
Dasar Pemrograman Java 2 adalah generasi kedua dari Java platform
(generasi awalnya adalah Java Development Kit). Java berdiri di atas sebuah
mesin interpreter yang diberi nama Java Virtual Machine (JVM). JVM inilah
yang akan membaca bytecode dalam file .class dari suatu program sebagai
representasi langsung program yang berisi bahasa mesin. Oleh karena itu,
bahasa Java disebut sebagai bahasa pemrograman yang portable karena dapat
dijalankan pada berbagai sistem operasi, asalkan pada sistem operasi tersebut
terdapat JVM. Platform Java terdiri dari kumpulan library, JVM, kelas- kelas
loader yang dipaket dalam sebuah lingkungan rutin Java, dan sebuah
compiler, debuger, dan perangkat lain yang dipaket dalam Java Development
Kit (JDK).
8. MySQL
MySQL adalah salah satu dari sekian banyak sistem database yang
merupakan terobosan solusi yang tepat dalam aplikasi database. MySQL
merupakan turunan salah satu konsep utama dalam database sejak lama yaitu
SQL (Structured Query Language).
MySQL dikembangkan pada tahun 1994 oleh sebuah perusahaan
pengembang software dan konsultan database di Swedia bernama TcX Data
Konsult
AB.
Tujuan
awal
dikembangkan
MySQL
adalah
untuk
mengembangkan aplikasi web pada client. Saat ini MySQL dapat di
download secara gratis di www.mysql.com.
Sebagai database server yang memiliki konsep database modern,
MySQL memiliki banyak sekali keistimewaan antara lain:
18
a.
Portabilitas, dapat berjalan stabil pada berbagai sistem operasi,
seperti Windowx, Linux, MacOS dan lain-lain.
b.
Open Source, di distribusikan secara gratis di bawah lisensi GPL
(General Public License).
c.
Multiuser, dapat digunakan oleh beberapa user dalam waktu yang
bersamaan tanpa mengalami masalah.
d.
Performance Tuning, memiliki kecepatan yang menakjubkan dalam
menangani query yang sederhana, dapat memproses lebih banyak
SQL persatuan waktu.
e.
Security, memiliki beberapa lapisan security seperti level subnet
mask, nama host, izin akses user dengan sistem perizinan yang
mendetail serta password yang terenskripsi.
f.
Scalability and Limits, mampu menangani database dalam skala
besar, dengan jumlah record lebih dari 50 juta dan 60.000 tabel serta
5 miliar baris. Selain itu batas indeks yang dapat ditampung
mencapai 32 indeks pada tiap tabelnya.
g.
Connectivity, dapat melakukan koneksi dengan client menggunakan
protocol TCP/IP, Unix socket (Unix) atau Named pipes (NP)
h.
Localication, dapat mendeteksi pesan kesalahan pada client dengan
menggunakan lebih dari 20 bahasa.
i.
Interface, memiliki antar muka (interface) terhadap beberapa
aplikasi dan bahasa pemrograman dengan menggunakan fungsi API
(Aplication Programming Interface).
19
j.
Client and Tools, dilengkapi dengan berbagai tool yang dapat
digunakan untuk administrasi database, dan pada setiap tool yang
ada disertakan petunjuk online.
B. Penelitian yang Relevan
1. Skripsi :
Bunbun Drajat pada tahun 2008 menulis dalam skripsi dengan judul
: “Perancangan Sistem Informasi Pengolahan Data Pemasukan dan
Pengeluaran Barang di Koperasi Mahasiswa Universitas Siliwangi,
Tasikmalaya.”
Dari hasil analisis di lapangan, proses Pengolahan Data pemasukan
dan pengeluaran Barang di Koperasi Mahasiswa Universitas Siliwangi
belum terlihat optimal. Hal tersebut terjadi karena semua proses
pengolahan masih menggunakan proses manual.
Sistem Informasi Pengolahan Data Pemasukan dan Pengeluaran
Barang yang berbasis komputer merupakan penyelesaian dari masalah
yang terjadi saat ini dalam hal pengolahan data Pemasukan dan
Pengeluaran Barang di Koperasi Mahasiswa Universitas Siliwangi. Hal
tersebut bisa dilihat pada setiap proses yang terkomputerisasi. Contohnya
dalam data barang masuk dan keluar yang tersimpan dalam sebuah basis
data yang bisa mengetahui persediaan barang, transaksi pembayaran
kepada
supplier
dengan
bukti
transaksi
yang
dibuat
secara
terkomputerisasi dan pembuatan laporan dari pemasukan, pengeluaran
dan persediaan barang yang diberikan perhari, perminggu dan perbulan
20
dibuat secara terkomputerisasi sehingga tidak perlu mengecek langsung
dari persediaan barang.
Maka dari itu dengan dirancangnya Sistem Informasi Pengolahan
Data
Pemasukan
dan
Pengeluaran
Barang
diharapkan
dapat
mempermudah dan mempercepat dalam proses pengolahan data tersebut.
2. Skripsi :
Andri Susanto menulis dalam skripsi dengan judul : “Perancangan
Sistem Pengolahan Data Piutang Pada PT Sinar Sosro, KP. Bandar
Lampung.”
Sistem kerja yang diterapkan pada PT SINAR SOSRO Kantor
Penjualan Bandar Lampung, khususnya pada bagian administrasi
pengolahan data piutang dagang dalam proses kerjanya masih
menggunakan program excel dimana dalam penggunaan program
tersebut masih kurang efektif dan efisien, sehingga diperlukan analisis
atas pengolahan data piutang dagang pada PT SINAR SOSRO agar dapat
menghasilkan sistem baru yang lebih baik. Uraian Prosedur Perancangan
Sistem Pengolahan Data Piutang Pada PT. Sinar Sosro KP Bandar
Lampung :
1. Pelanggan membeli produk sosro melalui salesman dengan
menggunakan faktur 4 rangkap yang berwarna putih, merah, biru,
dan kuning.
2.
Faktur kuning diarsip oleh sales berdasarkan nomor, dan faktur biru
diberikan kepada pelanggan, sedangkan faktur merah diberikan
21
kepada admin penjualan dan faktur putih diberikan kepada admin
piutang.
3.
Setelah menerima faktur merah dari sales kemudian admin penjualan
menginputkan data penjualan ke dalam database serta mencetak
laporan penjualan, sedangkan faktur merah diarsip oleh admin
penjualan berdasarkan nomor.
4.
Selanjutnya admin piutang menerima faktur putih dari sales dan
kemudian menginputkan data piutang ke dalam database serta
mencetak
laporan
piutang,
sedangkan
faktur
putih
diarsip
berdasarkan nomor oleh admin piutang.
5.
Laporan Penjualan dan Laporan Piutang selanjutnya diberikan
kepada pimpinan untuk diperikasa dan diotorisasi yang kemudian
laporan piutang dan laporan penjulan diarsip berdasarkan tanggal.
22
C. Kerangka Berpikir
Aturan/Prosedur :
1. UU No. 9 tahun 1995 tentang Usaha Kecil
2. Perda Kab. Bogor No.17 Tahun 2010 Tentang
Industri Rumah Tangga
3.
Kondisi saat ini :
1. Proses stock
barang masih
dilakukan secara
manual.
2. Pendataan stok
jenis barang
belum efektif.
3. Laporan stok
tidak akurat
Sistem
Aplikasi
Pendataan
Stock Barang
Faktor Pendukung :
1. Produk
2. Karyawan
3. Administrasi Penjualan
4. Aplikasi Sistem Administrasi Penjualan
5. Perangkat Komputer
Tujuan sistem :
1. Membuat sistem
pendataan stock barang
yang menunjang proses
usaha.
2. Pengolahan data jenis
dan jumlah barang
secara efektif dan
efisien
3. Mengembangkan
proses-proses
komputerisasi melalui
implementasi sistem
aplikasi berorientasi
objek.
4. Menerapkan sistem
dalam kegiatan
transaksi penjualan
5. Mempermudah proses
monitoring pemilik
usaha.
Gambar 2.3 Kerangka Berfikir
Penjelasan :
1.
Aturan/tata kerja
Undang-Undang Republik Indonesia No. 9 tahun 1995 tentang Usaha Kecil
menjelaskan tentang pengertian usaha kecil, usaha menengah, usaha besar,
dan iklim usaha. Usaha kecil merupakan kegiatan ekonomi rakyat yang
berskala kecil dan memenuhi kriteria kekayaan bersih atau hasil penjualan
23
tahunan serta kepemilikan. Sedangkan Peraturan Daerah Kabupaten Bogor
No.17 Tahun 2010 Tentang Industri Rumah Tangga mengatur tentang tata
cara, persyaratan, dan perijinan industri rumah tangga.
2.
Kondisi saat ini
Kondisi yang terjadi saat ini dimana segala aktivitas usaha dilakukan secara
manual sehingga terjadi beberapa masalah dalam pelaksanaannya. Beberapa
masalah yang umumnya terjadi antara lain :
a. Pendataan stok barang masih secara manual.
b. Tidak adanya penanggung jawab (kepala gudang) yang mengatur
persediaan stok barang.
c. Laporan stok tidak akurat.
3. Faktor Pendukung
Faktor pendukung merupakan faktor-faktor yang menunjang proses
perancangan sistem administrasi penjualan sesuai yang diharapkan. Faktorfaktor tersebut adalah :
a. Produk yang beraneka ragam
b. Jumlah karyawan (saat ini mencapai 30 orang)
c. Administrasi keuangan yang berhubungan dengan pembayaran kepada
karyawan dan pembayaran dari pihak pelanggan lancar.
d. Aplikasi sistem informasi penjualan yang didukung oleh perangkat lunak
seperti Java dan MySQL.
e. Perangkat komputer yang saat ini menjadi pendukung utama dalam
aktivitas kegiatan usaha.
24
4. Tujuan sistem
Tujuan yang ingin dicapai untuk meningkatkan usaha pada masa yang akan
datang. Tujuan ini antara lain :
a.
Membuat sistem pendataan stock barang yang menunjang proses usaha.
b.
Pengolahan data jenis dan jumlah barang secara efektif dan efisien
c.
Mengembangkan proses-proses komputerisasi melalui implementasi
sistem aplikasi berorientasi objek.
d.
Menerapkan sistem dalam kegiatan transaksi penjualan
e.
Mempermudah proses monitoring pemilik usaha secara rutin dan
membantu
pemilik
dalam
pengembangan usahanya.
mengambil
sebuah
keputusan
untuk