Disini - aLdiNo SuPrImA - Universitas Sebelas Maret

ALAT DAN TEKNIK PERENCANAAN
 Teknik untuk Meninjau Lingkungann:
1. Pengamatan Lingkungan
Pengamatan lingkungan (environmental scanning) yaitu mengamati sejumlah besar
informasi untuk mengantisipasi dan menafsirkan perubahan-perubahan di dalam
lingkungan. Riset telah menunjukkan bahwa perusahaan dengan sistem pengamatan
lingkungan yang canggih mampu meningkatkan pertumbuhan laba dan pendapatan
mereka, sedangkan organisasi yang tidak mencermati perubahan lingkungan cenderung
akan menghadapi situasi sebaliknya.
Salah satu bidang pengamatan lingkungan yang paling cepat berkembang adalah
intelijen pesaing, yaitu proses yang digunakan oleh organisasi untuk mengumpulkan
informasi tentang para pesaing mereka dan mencari tahu sejauh mana aktifitas yang
mereka kerjakan itu akan mampu mempengaruhi organisasi tersebut.. Intelijen pesaing
tidak harus terlibat dalam kegiatan mata-mata organisasi. Iklan, bahan-bahan promosi,
pernyataan pers, laporan yang diarsip oleh lembaga pemerintah, laporan tahunan, iklan
lowongan, laporan surat kabar, dan kajian industri merupakan contoh sumber informasi
yang mudah diperoleh.. Banyak perusahaan bahkan secara teratur membeli produkproduk pesaing dan menyuruh para insinyur mereka sendiri mempelajari produk-produk
itu melalui proses yang disebut perekayasaan terbalik, untuk mempelajari berbagai
inovasi teknik terbaru. Selain itu, internet telah membuka sumber intelijen pesaing
melalui informasi produk baru dan siaran pers lainnya. Intelijen pesaing dikatakan
melanggar hukum ketika tindakan tersebut melibatkan pencurian bahan-bahan yang
hanya boleh diketahui oleh orang dalam atau rahasia dagang dengan cara apa saja,
karena hal tersebut melanggar Undang-undang spionase ekonomi yang disahkan oleh
kongres di tahun 1996. Keputusan yang sulit antara intelijen kompetitif muncul karena
kadang-kadang ada garis yang tak jelas antara apa yang dianggap sah dan etis serta apa
yang dianggap sah tapi tak etis.
Jenis lain pengamatan lingkungan yang sangat penting adalah pengamatan global.
Karena pasar dunia itu rumit dan dinamis, para manajer telah memperluas jangkauan
usaha pengamatan mereka uantuk mendapat invormasi vital mengenai kekuatankekuatan global yang dapat mempengaruhi organisasi mereka. Nilai pengamatan global
bagi para manajer, tetu saja sangat tergantung pada sejauh mana kegiatan internasional
organisasi itu.
Sumber-sumber yang digunakan oleh para manajer untuk mengamati lingkungan
domestic terlampau terbatas untuk pengamatan global. Para manajer harus
mengglobalkan sudut pandang dan sumber informasi mereka. Misalnya, mereka dapat
berlangganan jasa kliping informasi yang menelaah Koran dan majalah bisnis di seluruh
dunia dan memberikan rangkuman
tentang informasi yang diingankan. Juga ada
beragam jasa elektronik yang menyediakan pencarian topic bahkan menyajikan
pembaharuan otomatis terhadap berbagai bidang minat khusus global bagi para manajer.
2. Peramalan
Peramalan (forecasting) yaitu memperkirakan hasil atau kejadian di masa depan secara
efektif dan tepat waktu.
Tenik peramalan digolongkan ke dalam dua kategori: kuantitatif dan kualitatif.
Peramalan kuantitatif menerapkan serangkaian kaidah matematis pada serangkaian data
masa lalu untuk meramalkan hasil masa depan. Teknik itu lebih disukai jika para
manajer mempunyai data “mentah” yang memadai yang dapat digunakan. Sebaliknya,
peramalan kualitatif menggunakan pertimbangan dan pendapat para pakar yang sangat
ahli untuk memperkirakan hasil. Teknik kualitatif lazimnya digunakan jika data terbatas
atau sulit diperoleh.
Sekarang, banyak organisasi bekerja sama dengan menggunakan software berbasis
internet yang dikenal dengan CPFR, singkatan dari (peramalan dan penambahan
informasi secara bersam-sama) collaborative, forecasting, and replenishment. CPFR
menawarkan cara baku bagi para pengecer dan pabrikan untuk bertukar data. Tiap-tiap
organisasi mengandalkan datanya sendiri mengenai kecenderungan masa lalu, rencana
promosi, dan faktor-faktor lain untuk menghitung ramalan permintaan bagi produk
tertentu.
Keefektifan peramalan kendati pentingnya perencanaan stratejik, para manajer telah
berbeda pendapat mengenai keberhasilan peramalan tren dan hasil-hasil. Teknik-teknik
peramalan itu akan sangat jitu apabila lingkungannya tidak berubah dengan cepat.
Semakin dinamis lingkungan , semakin besar kecenderungan para manajer tidak
meramal dengan efektif. Peramalan juga relative tidak efektif dalam meramalkan
peristiwa-peristiwa yang bukan musiman seperti, resesi, kejadian istimewa, operasi
yang berhenti, dan tindakan atau reaksi para pesaing.
Ada sejumlah cara untuk memperbaiki efektivitas peramalan. Pertama, gunakanlah
teknik-teknik peramalan sederhana, teknik itu cenderung sama baik dan bahkan lebih
baik daripada metode-metode rumit yang cenderung secara keliru mengacaukan data
acak sebagai informasi yang bermakna. Kedua, bandingkanlah setiap peramalan dengan
“tanpa perubahan”. Ramalan tanpa perubahan itu sekitar separuhnya akan tepat. Ketiga,
jangan mengandalkan satu metode peramalan tertentu. Buatlah peramalan dengan
sejumlah model dan rata-ratakanlah, terutama saat membuat peramalan jangka panjang.
Keempat, jangan mengasumsikan bahwa anda dapat mengidentifikasi titik-titik belokan
tren. Apa yang lazimnya dilihat sebagai titik balik yang penting sering terbukti hanya
merupakan peristiwa acak. Kelima, perpendeklah jangka waktu peramalan untuk
memperbaiki ketepatannya karena ketepatan itu menurun sewaktu periode yang ingin
anda ramalkan itu meningkat. Dan akhirnya, ingatlah bahwa peramalan adalah keahlian
manajerial dan keahlian semacam itu dapat dilatih dan diperbaiki.
3. Penilaian Diri Berdasarkan Standar Pihak Lain (Bencmarking).
Bencmarking adalah pencarian praktik-praktik terbaik diantara sejumlah pesaing atau
bukan pesaing yang menghasilkan keunggulan mereka. Langkah-langkah Bencmarking:
1. Organisasi menyusun tim perencanaan bencmarking. Tugas awal tim tersebut
adalah mengidentifikasi apa yang akan di-bencmark-kan, mengidentifikasi
organisasi-organisasi sebanding, dan mengumpulkan cara pengumpulan data.
2. Tim itu mengumpulkan data internal mengenai metode kerjanya sendiri dan data
eksternal dari organisasi-organisasi lain.
3. Data itu dianalisis untuk mengidentifikasi perbedaan kinerja dan menentukan
penyebab perbedaan tersebut.
4. Rencana tindakan dalam rangka menghasilkan terpenuhinya atau terlampauinya
standart orang lain tersebut disusun dan diimplementasikan.
 Teknik untuk Mengalokasikan Sumber Daya:
Sumber daya adalah aset organisasi yang mencakup keuangan, fisik, manusia, benda tak
berwujud, dan struktural/budaya. Beberapa teknik pengalokasian sumber daya:
penganggaran, penjadwalan, analisis titik impas, dan pemrograman linear.
1. Penganggaran adalah rencana numerik untuk mengalokasikan sumber daya ke
kegiatan-kegiatan tertentu.
Jenis- jenis anggaran:

Anggaran kas : memperkirakan uang tunai yang ada dan berapa yang akan
diperlukan.

Anggaran pendapatan : meramalkan penjualan di masa depan.

Anggara pengeluaran
: membuat daftar kegiatan utama dan mengalokasikan
jumlah uang ke masing-masing kegiatan itu.

Anggaran variabel : memperhatikan biaya yang beruah-ubah mengikuti perubahan
volumenya.

Anggaran tetap : mengasumsikan tingkatan penjualan atau produksi yang tetap.

Anggaran laba : menggabubgkan anggaran pendapatan dan pengeluaran berbagi unit
untuk menentukan sumbangan laba tiap-tiap unit.
2. Penjadwalan adalah memerinci kegiatan-kegiatan mana yang harus dilakukan,
urutan penyelesaian kegiatan itu, siapa yang harus mengerjakan masing-masing
kegiatan itu, dan kapan kegiatan itu harus selesai.
Ada beberapa alat penjadwalan yang bermanfaat:

Grafik Gantt, yaitu grafik penjadwalan yang dikembangkan oleh Henry Gantt
yang menunjukkan output yang sebenarnya dan yang direncanakan dari period
eke periode.

Grafik Beban, adalah Grafik Gantt yang dimodifikasi yang menjadwalkan
kapasitas berdasarkan seluruh departemen atau sumber daya tertentu.

Analisis
Jaringan
PERT,
adalah
diagram
alur
(flowchart)
yang
menggambarkan urutan aktivitas atau kegiatan yang dibutuhkan untuk
menyelesaikan proyek dan juga waktu atau biaya yang terkait dengan tiap-tiap
kegiatan itu.
3. Analisis Titik Impas (break even analysis) adalah teknik untuk mengidentifikasi
titik dimana pendapatan total pas memadai untuk menutup biaya total.
4. Pemrograman Linear adalah peramalan yang menerapkan serangkaian kaidah
matematis ke serangkaian data masa lalu dalam rangka memperkirakan hasil.
 Teknik Perencanaan Modern
1. Manajemen Proyek
Proyek adalah serangkaian kegiatan sekali pakai yang memiliki titik awal dan titik akhir
waktu yang tertentu. manajemen proyek adalah tugas untuk membuat kegiatan-kegiatan
proyek dilaksanakan tepat waktu, terjangkau oleh anggaran, dan sesuai dengan
spesifikasi.
Proses manajemen proyek:
Mengidentifikasi
tujuan
Mengidentifikasi kegiatan
dan sumber daya
Menentukan kebutuhan
sumber daya tambahan
Membandingkan
dengan tujuan
Menetapkan
urutan
Memperkirakan
waktu kegiatan
Menentukan tanggal
penyelesaian proyek
Peran Manajemen Proyek, karena proyek sifatnya sementara maka ada perbedaan
dalam pengelolaannya, dan manajer proyek bertanggung jawab atas cara melakukannya.
Bahkan dengan ketrersediaan program penjadwalan yang canggih dan komputerisasi
serta alat manajemen proyek lainnya, peran manajer proyek tetap penting karena ia
mengelola orang-orang yang masih terhubung dengan bidang kerja permanen mereka.
Satu-satunya pengaruh nyata yang dimiliki manajer proyek adalah keahlian komunikasi
dan kekuatan daya bujuknya. Karena terkadang anggota tim tidak hanya bekerja untuk
satu proyek, mereka biasanya ditugaskan untuk dua atau tiga proyek dalam suatu waktu
tertentu. Jadi manajer proyek terpaksa bersaing satu sama lain untuk memfokuskan
pekerja ke proyeknya.
2. Perencanaan Skenario
skenario adalah pandangan yang konsisten tentang akan seperti apakah masa depan itu.
Membuat skenario juga dapat digambarkan sebagai perencanaan kontingensi; yakni jika
ini yang terjadi, maka inilah tindakan yang akan perlu diambil.
ALAT DAN TEKNIK PERENCANAAN
Disusun untuk memenuhi tugas semester VI mata kuliah Manajemen
Dosen Pembimbing : Retno Tanding S, SE, M.Si
Oleh :
Maruti Nugraheni
(F 0107010)
Dwinanto Setyawan
(F 0107043)
Fuadi Muslim
(F 0107054)
Rizal Efendi
(F 0107082)
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA
2010