25. Materi coc rubrik transformasi 21062021- Digital Procurement

Line Sponsor Message (DIRMPRO): Wiluyo Kusdwiharto
DIGITAL PROCUREMENT
Oleh: Christyono
Seiring berjalannya waktu, jumlah pelanggan dan aset
perusahaan yang semakin besar berdampak pada proses
procurement/pengadaan barang dan jasa yang semakin
kompleks. Pengadaan barang dan jasa menjadi faktor
penting dalam menunjang kelancaran proses penyediaan
infrastruktur ketenagalistrikan. Kita bisa melayani
pelanggan dengan baik jika tersedia material, mitra kerja,
atau kontraktor yang baik.
Mengutip arahan Direktur Utama dalam CEO Change Story
yaitu salah satu Enabler kunci Technology Advancement
adalah “Pemanfaatkan teknologi dan digitalisasi
semaksimal mungkin sebagai enabler transformasi”.
Digitalisasi pada segala lini pengadaan yang tersistem akan
mendukung upaya PLN dalam meningkatkan Good
Corporate Governance (GCG) dan menghindari conflict of
interest.
Pada tahun 2020 pengeluaran PLN mencapai Rp 276,6
triliun. Artinya, pengadaan PLN melibatkan nilai-nilai yang
besar dan memiliki kompleksitas tinggi. Tentunya ini
menimbulkan beberapa implikasi, seperti bagaimana
efisiensi, efektivitas, akurasi, standardisasi, kecepatan, dan
transparansinya dapat tercapai. Dengan kompleksnya
proses
pengadaan,
maka
Breakthrough
Digital
Procurement merupakan terobosan penting dalam
digitalisasi proses pengadaan.
Digitalisasi proses procurement menghasilkan proses
pengadaan yang lebih cepat dan akurat dengan analisis
dan insight berbasis data melalui teknologi artificial
intelligence dan machine learning. Breakthrough ini
menargetkan potensi penghematan di tahun 2021,
minimal sebesar Rp 177 miliar, yang mana pada tahap
pertama akan diterapkan pada divisi di bawah Direktorat
Mega Project dan Energi Baru Terbarukan, yaitu DIVSCM,
DIVDAS, DIVRPS, dan DIVEBT. Tentunya setelah ini akan
diterapkan juga ke seluruh Unit-unit PLN.
Mari kita dukung pelaksanaan Rollout Digital Procurement
sesuai timeline yang sudah ditetapkan, yang mana pada
akhirnya akan menghasilkan biaya yang efisien dan
financial sustainability.
EVP Pengadaan EPC dan IPP EBT (EVP MPE)
Breakthrough Leader: Digital Procurement
Dalam upaya untuk terus meningkatkan tata kelola
perusahaan yang Good Corporate Governance (GCG), PLN
melakukan perbaikan dan peningkatan pada proses dan
tata kelola bisnisnya secara terus menerus. PLN
mengembangkan penggunaan aplikasi Digital Procurement
(Digiproc) yang merupakan salah satu Program
Breakthrough dari aspirasi Lean dalam Transformasi PLN.
Aplikasi Digiproc tidak hanya berperan sebagai digital tools
untuk proses pengadaan, tetapi juga untuk mengimprove
proses bisnis secara keseluruhan dari Divisi/Unit yang
melakukan proses pengadaan.
Breakthrough ini merupakan sebuah initiative tata kerja
baru yang menuntut perubahan pola berpikir dan pola
kerja yang berbeda dalam proses pengadaan di PLN.
Perkembangan teknologi dalam Cloud Computing, Big Data
Analysis, dan Machine Learning harus dapat dimanfaatkan
secara cepat dan tepat oleh PLN guna menjawab tantangan
perubahan yang sedang berlangsung maupun di masa
mendatang. Dalam aplikasi Digiproc, terdapat satu paket
tools terintegrasi yang telah diterapkan yaitu: Spend
Analytics, Cost Estimator, Market intelligence, Tender
Analytics, dan Demand Forecast. Kelima tools tersebut
telah selesai dirancang dan sudah diterapkan sejak bulan
Oktober 2020.
Sampai dengan Juni 2021, penerapan Breakthrough Digital
Procurement telah mencapai progres yang signifikan,
antara lain pada inisiatif Bussiness Process Improvement
dan Supply Demand Management. Kedua inisiatif ini telah
melewati fase deployment dan kini memasuki tahap rollout
pada proses pengadaan. Saat ini Aplikasi Digiproc telah dirollout di DIVMRE/DIVMPE, DIVEBT, dan DIVMRP.
Secara total, terdapat 36 Sub Initiative (SI) pada
Breakthrough Digital Procurement. Perkembangan hingga
pertengahan Juni 2021, sudah terdapat 9 SI (25% dari total
SI) yang telah mencapai status selesai (atau pada status L4
di WAVE).
SI dalam status selesai ini berada dalam 4 Inisiatif, yaitu
Bussiness Process Improvement, Supply Demand
Management, Digital Procurement Tools, dan Rollout
Digital
Procurement,
yang
sampai
sekarang
implementasinya sangat berpengaruh positif terhadap
penerapan digitalisasi dalam proses pengadaan di PLN.
1. Bussiness Process Improvement
Dalam Inisiatif ini, terdapat Sub Inisiatif Cost
Estimator dan Tender Analytics. Keduanya sudah
mencapai L4 di tahun 2020. Perkembangan hingga
saat ini, penyusunan HPE (Harga Perkiraan
Engineering) sudah dapat dilakukan untuk 30
kategori yang meliputi Pembangkit dan Material
(MDU/MTU).
Untuk pengadaan Pembangkit, kini Cost Estimator
sedang digunakan untuk Pengadaan PLTMG Ambon2, PLTMG Ternate-2, PLTMG Nias-2, PLTMG Sorong-2,
dan PLTU Lombok-2. Sedangkan untuk penggunaan
Tools Tender Analytics, hasil analisis dan evaluasi
yang telah dilakukan oleh Pelaksana Pengadaan
meningkatkan
potensi
penghematan
atas
penawaran Bidder-Bidder. Penawaran dimunculkan
pada ringkasan penawaran melalui Tender Analytics
terhadap HPS yang telah ditentukan melalui Cost
Estimator.
2. Supply Demand Management
Dalam inisiatif ini terdapat Sub Inisiatif Spend
Analytics, Demand Forecast, dan Market
Intelligence. Ketiganya sudah mencapai posisi L4 di
tahun 2020. Perkembangan hingga saat ini, sedang
dilakukan Rollout Spend Analytics ke Unit (10 unit)
yang direncanakan akan diselesaikan pada akhir
Semester 1 tahun 2021.
3. Digital Procurement Tools
Dalam inisiatif ini terdapat Sub Inisiatif e-DPT yang
merupakan fitur Daftar Penyedia Terseleksi (DPT)
dan e-Procurement System Improvement yang
menambahkan fungsionalitas menu multicurrency
untuk International Competitive Bidding (ICB). Saat
ini progress sub inisiatif tersebut adalah L4 di tahun
2021. Dalam aplikasi e-Procurement, e-DPT telah
deploy pada 22 Februari 2021 dan e-Procurement
System Improvement (Multicurrency) telah deploy
pada 16 Mei 2021.
4. Rollout Digital Procurement
Dalam inisiatif ini terdapat Sub Inisiatif pada DIV
MRP yaitu Rollout Digital Procurement pada
Kategori Trafo Tenaga (2020) serta Rollout Digital
Procurement pada Kategori MV Cubicle. Keduanya
sudah mencapai posisi L4 di tahun 2021.
Sepanjang 2021, Rollout Digital Procurement pada
DIVMRP telah menghasilkan saving sebesar 8,97%
dari total nilai pengadaan yang menggunakan Digital
Procurement (termasuk yang sedang berproses
menuju L4). Secara agregat, penerapannya sejak
tahun 2020 telah menghasilkan saving sebesar
9,49%. Saving ini didapatkan khususnya terkait
dengan efektivitas penerapan Cost Estimator dan
Tender Analytics.
Rollout untuk beberapa Kategori MDU (Material
Distribusi Utama) seperti Trafo Distribusi, MCB, MV
Cubicle, PHBTR, LBS, PT, CT, LA, FCO, dan Minyak
Pelumas saat ini sedang dalam persiapan menuju L4.
Khusus untuk rollout pada Kategori kWH meter 2
Ways (1 Phase dan 3 Phase) menunggu
perkembangan dari Breakthrough Advanced Meter
Infrastructure (AMI) dan pada Kategori AIS (Air
Insulated Switchgear) akan dilaksanakan pada akhir
semester 1 tahun 2021.
Dengan adanya perkembangan sampai hari ini dan timeline
yang sesuai dengan rencana, akan ada 50% SI yang sedang
berprogres menuju L4 pada tahun 2021. Rencana progres
menuju L4 tersebut mencakup 12 SI di bulan Juni, 1 SI di
bulan Agustus, 4 SI di bulan September, serta 1 SI di bulan
November 2021.
Berdasarkan progres sampai dengan pertengahan Juni
2021, telah dicapai saving sebesar Rp 285,98 miliar dari
penerapan rollout pengadaan pada DIVMRP. Nilai ini
adalah hasil akumulasi dari saving Rp 37,42 miliar (tahun
2020) dan Rp 248,55 miliar (tahun 2021). Ke depan, masih
terdapat potensi nilai saving yang masih akan terus
bertambah seiring dengan dilakukannya Rollout Digital
Procurement pada pengadaan EPC pembangkit Thermal
dan EBT, yang pengadaannya baru bisa dilaksanakan
setelah tahun 2021.