Hilti AG: Menyatukan Berbagai Hal dengan Alat Manajemen Proyek Baru Katakanlah Anda ingin menggali terowongan kereta api yang sangat besar, yang panjangnya 57 kilometer, dan yang menghubungkan wilayah Swiss yang berbahasa Jerman dan Italia, dari Erstfeld di utara ke Bodio di selatan. Hampir tidak ada gradien, artinya kereta api dapat berjalan melalui terowongan dengan kecepatan hingga 250 kilometer per jam. Rel perlu ditambatkan ke tempat tidur beton, dan saluran kabel dipasang langsung ke dinding gunung besar yang disebut Saint Gotthard Massif. Hanya sepuluh kilometer pemasangan kabel akan membutuhkan 30.000 lubang di gunung dan lima juta pengencang untuk mengamankan rel ke lantai. Oh, dan 900.000 pengencang mekanis lainnya akan dibutuhkan untuk menghubungkan bagian rel. Lebih dari 150 bor palu dan 700 baterai akan dibutuhkan untuk mengebor lubang pengencang berkekuatan tinggi yang dibutuhkan. Rel harus diletakkan dan diamankan dalam jarak satu milimeter dari seluruh panjangnya. Dua ribu enam ratus karyawan akan dilibatkan setiap hari, kebanyakan dari mereka akan membutuhkan akses ke informasi dan rencana proyek yang tepat waktu dan akurat. Inilah tantangan Terowongan Gotthard Base, terowongan kereta api terpanjang di dunia dan proyek pekerjaan umum termahal di Swiss. Salah satu solusinya adalah dengan mempekerjakan Hilti AG. Perusahaan Hilti AG didirikan pada tahun 1941, di Schaan, Kerajaan Liechtenstein, oleh saudara Marint dan Eugen Hilti, untuk menyediakan komponen bagi pabrikan Jerman. Setelah 1946 perusahaan beralih ke pengencang dan perkakas untuk industri konstruksi. Saat ini, Hilti adalah salah satu produsen pengencang dan bor palu industri konstruksi terbesar di dunia, dan telah berkembang menjadi produk baru seperti perangkat pengukur laser, sistem yang mengintegrasikan data konstruksi untuk kontraktor, perangkat lunak untuk memperkirakan kebutuhan proyek, dan layanan manajemen proyek yang disesuaikan untuk konstruksi profesional dan industri energi. Hilti sekarang memiliki 26.000 karyawan di 20 negara di enam benua dan perusahaan secara pribadi dipegang oleh Hilti Family Trust. Pada 2016 Hilti menghasilkan € 4,3 miliar, dan memiliki pendapatan bersih € 448 juta. Membantu pelanggannya mengelola proyek yang kompleks, Hilti menghasilkan lebih dari 200.000 kontak pelanggan setiap hari. Di masa lalu, Google mengandalkan Microsoft Project Professional untuk setiap proyek pelanggan, yang sebagian besar dibangun di atas spreadsheet Excel. Dengan ribuan spreadsheet Excel untuk setiap proyek dan ribuan proyek, hasilnya adalah proses yang tidak jelas dengan sedikit komunikasi di antara manajer proyek dan karyawan selain ketidakmampuan untuk melacak tugas, sumber daya, kemampuan, dan biaya karyawan. Hilti membutuhkan alat manajemen portofolio proyek (PPM) yang akan melihat semua proyek yang sedang berjalan serta untuk tugas sehari-hari untuk proyek tertentu. Itu juga membutuhkan lingkungan komunikasi terintegrasi bagi peserta proyek untuk berbagi informasi khusus proyek. Pada saat yang sama, manajemen tidak ingin melakukan investasi besar dalam infrastruktur TI atau menerapkan program pelatihan mahal yang tipikal dari solusi perangkat lunak khusus. Untuk memberikan kemampuan ini, Hilti beralih ke Microsoft Project Online, solusi berbasis cloud, untuk mengelola portofolio proyek untuk manajer senior, dan untuk memberi karyawan akses ke data proyek tertentu setiap hari. Bekerja dengan perusahaan konsultan, Hilti menetapkan persyaratan informasi untuk setiap departemen dan membuat templat proyek standar yang mencerminkan aktivitas, tugas, dan pencapaian standar serta prosedur keamanan yang mengatur izin pengguna dan kontrol versi. Tugas ditetapkan ke individu, dan setiap tugas memiliki daftar sumber daya, tanggal penyelesaian, dan persyaratan sumber daya. Dengan perspektif portofolio proyek di seluruh perusahaan, manajer senior dapat melihat proyek apa yang melibatkan perusahaan dan sumber daya apa yang diperlukan. Saat implementasi selesai, Hiliti memperkirakan bahwa lebih dari 10.000 karyawannya akan menggunakan sistem ini setiap hari untuk melacak proyek untuk dirinya sendiri dan untuk pelanggannya. Nantinya, karyawan akan menggunakan tablet dan smartphone untuk mengakses sistem. Project Online hadir sebagai bagian dari Microsoft Office 365, yang menyediakan semua Microsoft yang sudah dikenal aplikasi seperti email, kalender, kolaborasi, perangkat lunak kolaborasi SharePoint, serta Word, Excel, dan PowerPoint. Solusi cloud berarti perusahaan tidak perlu memperluas infrastruktur TI-nya sendiri, dan karyawan sudah dilatih di Office 365. Tidak perlu peningkatan bulanan untuk perangkat lunak dan perangkat keras, pemeliharaan, atau masalah kompatibilitas di antara alat perangkat lunak yang berbeda. Manfaat bagi Hilti termasuk kemampuan untuk mengelola proyek yang kompleks bagi pelanggannya, manajemen portofolio proyek di seluruh perusahaan, mengurangi biaya komunikasi dan perjalanan, pengambilan keputusan yang jauh lebih cepat, dan peningkatan produktivitas. Jika sebelumnya anggota tim proyek menghabiskan waktu 30 menit untuk mencari informasi proyek, waktu tersebut telah dikurangi menjadi rata-rata 10 menit, penghematan lebih dari 75 jam setahun untuk setiap peserta proyek. 1. Apa masalah manajemen, organisasi, dan teknologi yang perlu ditangani Hilti ketika mempertimbangkan pendekatan baru untuk manajemen proyek? 2. Mengapa Hilti memilih teknologi Microsoft Project Online 3. Mengapa Hilti ingin menstandarkan proses manajemen proyek di seluruh perusahaannya? 4. Menurut Anda, apa empat manfaat terpenting dari solusi yang diadopsi Hilti
