2.1 Administrasi Surat Menyurat 2.1.1 Pengertian Administrasi Administrasi berasal dari bahasa Latin yaitu administrare yang berarti melayani, membantu, menunjang dan memenuhi. Menurut (Nasution, 2016) terdapat dua pengertian administrasi, yaitu administrasi dalam arti sempit dan administrasi arti luas. Administrasi dalam arti sempit yaitu merupakan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis kedalam bentuk pembukuan. Dalam arti luas bahwa administrasi tersebut mencakup organisasi dan manajemen. Administrasi menurut Sondang P. Siagian dalam (Marliani, 2019) mendefinisikan administrasi sebagai keseluruhan proses kerjasama antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya, Dari beberepa pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa Administrasi merupakan suatu rangkaian kegiatan kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang didasarkan pada kondisi, situasi, waktu dan tempat tertentu dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Administrasi dalam arti sempit mencakup pencatatan, memberikan informasi dan dalam arti luas bahwa administrasi tersebut mencakup organisasi dan manajemen. 2.1.2 Fungsi Administrasi Pada dasarnya fungsi administrasi dan fungsi manajemen adalah sama. dimana fungsi administrasi adalah untuk menentukan tujuan organisasi dan merumuskan kebijaksanaan umum, sedangkan manajemen bersifat melaksanakan kegitan yang perlu dilaksanakan dalam rangka pencapian tujuan dalam batas-batas kebijaksanaan yang dirumuskan. Menurut (Dr. Sri Indra Trigunarso, 2018) Administrasi mempunyai fungsi-fungsi dasar yaitu sebagai berikut : 1. Planning (Perencanaan) Perencanaan adalah suatu rincian yang merupakan organisasi yang besar didalamnya ada penyusunan dan perumusan rencana diserahkan kepada sekelompok staf perencana, akan tetapi penetapannya merupakan tugas dan tanggung jawab manajemen 2. Organizing (Pengorganisasian) Pengorganisasian adalah suatu kegiatan yang menyangkut tipe-tipe struktur organisasi dan prinsip-prinsipnya, sejarah!organisasi, gaya manajerial yang tepat digunakan, sifat dan jenis dari berbagai bentuk kegiatan yang harus dilaksanakan. 3. Leading (Kepemimpinan) Kepemimpinan merupakan fungsi manajemen yang melibatkan penggunaan pengaruh untuk memotivasi^karyawan meraih sasaran organisasi. 4. Controlling (Pengendalian) Pengendalian adalah fungsi keempat yang mempunyai arti memantau aktifitas karyawan, menjaga organisasi agar tetap berjalan ke arah pencapaian sasaran, dan membuat koreksi bila diperlukan. 2.1.3 Peranan Sistem Administrasi Menurut Gie, The Liang (2014) Sistem administrasi memiliki peranan yang sangat penting bagi perusahaan, karena dapat membantu perusahaan dalam memberikan data atau informasi yang diperlukan oleh pimpinan sekaligus memudahkan pimpinan dalam mengambil keputusan. Sehingga dapat disimpulkan bahwa peranan utama dari sistem administrasi adalah untuk membantu pimpinan dan seluruh anggota dalam pelaksanaan tugas pekerjaan pokok lainnya 2.1.4 Kajian Administrasi Kajian administrasi, meliputi beberapa kegiatan adminstrasi diantaranya, menginventarisasi peralatan kantor, penyediaan informasi yang dibutuhkan untuk kepentingan manajemen kantor, melakukan pengarsipan data sehingga mudah untuk diakses oleh yang membutuhkan, melakukan pengadaan file, menerima telpon, menangani surat masuk dan surat keluar dan ke kearsipan.
