SEKRETARIAT PROGRAM STUDI PROSEDUR ADMINISTRASI PERSIAPAN PERKULIAHAN No. Dokumen Revisi Berlaku Efektif Halaman 001/P/Prodi/18 2 Janr 2019 1. TUJUAN Prosedur administrasi persiapan perkuliahan dibuat untuk membantu proses persiapan perkuliahan agar berjalan dengan baik dan sesuai dengan jadwal/rencana yang sudah ditetapkan oleh program studi pada setiap semester. 2. RUANG LINGKUP Prosedur ini digunakan di masing-masing sekretariat prodi sebagai petunjuk untuk melaksanakan proses persiapan perkuliahan yang meliputi admnistrasi penjadwalan perkuliahan, administrasi penjadwalan praktikum, administrasi perpanjangan masa studi, adminsitrasi bimbingan dan rencana studi, administrasi cuti studi, pengadministrasian beban kerja dosen, pengadministrasian dosen luar biasa. 3. DEFINISI: 3.1. Jadwal kuliah adalah daftar yang memuat nama mata kuliah, dosen pengampu, hari, waktu kuliah dan ruang perkuliahan untuk pelaksanaan proses belajar mengajar. 3.2. Dosen adalah pendidik profesional dan ilmuwan dengan tugas utama mentransformasikan, mengembangkan, dan menyebarluaskan ilmu pengetahuan melalui pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat. 3.3. Cuti Studi adalah pengunduran diri sementara dari kegiatan akademik atas permintaan mahasiswa sendiri 3.4. Mahasiswa aktif adalah mahasiswa regular yang melakukan daftar ulang 3.5. Mahasiswa cuti adalah mahasiswa aktif yang tidak berhak memperoleh pelayanan akademik 3.6. Mahasiswa tidak Aktif adalah mahasiswa yang tidak melakukan pendaftaran ulang sampai dengan batas waktu yang sudah ditetapkan pada semester yang bersangkutan. 3.7. Kartu Tanda Mahasiswa (KTM) adalah adalah kartu tanda pengenal se- bagai mahasiswa Universitas Sanata Dharma, yang wajib dimiliki oleh setiap mahasiswa yang masih aktif, dan harus dapat menunjukkan sewaktu waktu dibutuhkan 3.8. Matakuliah adalah satuan pelajaran yang diajarkan di perguruan tinggi 3.9. Satuan Kredit Semester (SKS) adalah satuan yang digunakan untuk menyatakan besarnya beban studi mahasiswa, besarnya pengakuan atas usaha besarnya kumulatif bagi suatu program tertentu. 3.10. Jam kuliah adalah waktu yang dipergunakan oleh mahasiswa dan dosen dalam proses belajar mengajar 3.11. Ruang Kuliah adalah tempat yang dipergunakan oleh mahasiswa dan dosen dalam proses belajar mengajar 3.12. Tatap muka adalah proses belajar mahasiswa yang didampingi langsung oleh dosen pengampu matakuliah dan dilaksanakan selama 50 menit per satuan kredit semester mata kuliah tersebut. 3.13. Sistem Informasi Akademik (SIA) adalah aplikasi sistem yang dibangun untuk mengelola data-data akademik sehingga memberikan kemu- SEKRETARIAT PROGRAM STUDI PROSEDUR ADMINISTRASI PERSIAPAN PERKULIAHAN No. Dokumen Revisi Berlaku Efektif Halaman 001/P/Prodi/18 2 Janr 2019 dahan kepada pengguna dalam kegiatan administrasi akademik kampus secara online. 3.14. SIstem Informasi Administrasi Terpadu (SIAT) adalah aplikasi sistem yang dibangun sehingga memberikan kemudahan kepada pengguna untuk pengelolaan administrasi surat menyurat secara on line 3.15. Masa Studi masa studi terjadwal yang harus ditempuh oleh mahasiswa sesuai dengan rentang waktu yang dipersyaratkan. 3.16. Perpanjangan masa studi (PMS) adalah permohonan untuk melanjutkan studinya setelah mahasiswa S1 menempuh 8 semester dan belum erhasil menyelesaikan studinya 3.17. PMS Semester 9 dan 10 adalah PMS bagi mahasiswa yang belum menyelesaikan studinya sampai dengan semester 8, yang dikeluarkan oleh Kaprodi 3.18. PMS Semester 11 sampai dengan 14 adalah PMS bagi mahasiswa yang belum menyelsaikan studinya sampau dengan semester 10, yang dikeluarkan oleh Kaprodi dan disetujui Dekan. 3.19. Bimbingan Rencana Studi adalah bimbingan yang diberikan oleh Pem- bimbing Akademik (PA) kepada mahasiswa dalam bidang akademik selama mengikuti studinya. 3.20. Beban Kerja Dosen adalah kegiatan tridharma perguruan tinggi yang dilakukan oleh dosen yang meliputi bidang : Pendidikan dan Pengajaran, Penelitian, Pengabdian kepada Masyarakat, dan Penunjang Kegiatan Tridharma Perguruan Tinggi 3.21. Rangkuman Beban Kerja Dosen adalah Rekapitulasi Beban Kerja Dosen yang memuat kuantitas masing-masing bidang dari Tridharma Perguruan Tinggi 4. REFERENSI 4.1 Pedoman Kerja Dosen dan Evaluasi Pelaksanaan Tri Dharma Perguruan Tinggi – Dirjen Dikti Depdiknas 2010 4.2 Peraturan Akademik Program Sarjana Universitas Sanata Dharma Tahun 2018 4.3 Hasil rapat dosen program studi dengan Ketua Program Studi. 4.4 Hasil kesepakatan antara Calon Dosen Luar Biasa dengan Ketua Program Studi. 5. TANGGUNG JAWAB DAN PROSEDUR Penanggung jawab pelaksanaan persiapan perkuliahan adalah adalah sebagai berikut : 5.1. Dekan bertanggungjawab atas pengelolaan perencanaan persiapan perkuliahan 5.2. Ketua Program Studi (Kaprodi) bertanggungjawab atas perencanaan persiapan perkuliahan 5.3. Wakil Ketua Program Studi (Wakaprodi) bertanggungjawab atas penjadwalan perkuliahan SEKRETARIAT PROGRAM STUDI PROSEDUR ADMINISTRASI PERSIAPAN PERKULIAHAN No. Dokumen Revisi Berlaku Efektif Halaman 001/P/Prodi/18 2 Janr 2019 5.4. Kepala Tata Usaha (KTU) prodi berkoordinasi dengan sekretariat prodi terkait kegiatan yang berhubungan dengan persiapan perkuliahan. 5.5. Sekretariat prodi melaksanakan semua kegiatan yang berhubungan dengan persiapan perkuliahan Prosedur persiapan perkuliahan harus mengikuti proses sebagai berikut: 5.6. Kaprodi merencanakan pembagian beban mengajar dosen; persetujuan atas: perpanjangan masa studi, bimbingan dan rencana studi, cuti studi, pengaktifikan kembali mahasiswa 5.7. Wakaprodi merencanakan penjadwal perkuliahan 5.8. Dekan menyetujui usulan: pembagian beban mengajar dosen; perpanjangan masa studi, cuti studi. 5.9. Sekretariat prodi melakukan persiapan perkuliahan yang meliputi: proses penjadwalan perkuliahan, penjadwalan praktikum, perpanjangan masa studi, bimbingan dan rencana studi, cuti studi, pengadministrasian beban kerja dosen, pengadministrasian dosen luar biasa 6. KEADAAN KHUSUS Perubahan jadwal kuliah akan dilakukan jika terjadi pembatalan dari dosen pengampu (dosen luar biasa), ruang tidak terpenuhi, dan mahasiswa pengambil mata kuliah kurang atau lebih dari jumlah yang ditentukan. 7. DOKUMENTASI (dokumen yang dihasilkan/digunakan prosedur) 7.1 Rekap pembagian Beban Kerja Dosen (Fitur di SIA) 7.2 Surat Permohonan Mengajar Dosen Luar Biasa 7.3 Kesediaan Waktu Mengajar 7.4 Permohonan SK Mengajar Dosen Luar Biasa 7.5 Jadwal Kuliah 7.6 Surat Izin Perpanjangan Masa Studi 7.7 Surat Izin Cuti Studi 7.8 Presensi bimbingan klasikal mahasiswa 7.9 Presensi BRS on Line (Fitur SIA) 7.10 Kartu Bimbingan Rencana Studi (BRS) on-line 7.11 Modifikasi Kartu Rencana Studi (KRS) 7.12 Waiting List Mata Kuliah 7.13 Beban Kerja Dosen (Work Load) untuk 8. DOKUMEN TERKAIT 8.1. Standar Mutu Layanan Sekretariat Prodi 8.2. SOP Lain : SOP Pelaksanaan Perkuliahan 9. LAMPIRAN 9.1 Daftar Form (F) yang dipakai atau dihasilkan dalam prosedur ini 9.2 Form Rekap pembagian Beban Kerja Dosen (Fitur di SIA) melaksanakan SEKRETARIAT PROGRAM STUDI PROSEDUR ADMINISTRASI PERSIAPAN PERKULIAHAN 9.3 9.4 9.5 9.6 9.7 9.8 9.9 9.10 9.11 9.12 9.13 9.14 9.15 9.16 9.17 9.18 9.19 9.20 9.21 9.22 No. Dokumen Revisi Berlaku Efektif Halaman 001/P/Prodi/18 2 Janr 2019 Form Surat Permohonan Mengajar Dosen Luar Biasa Form Kesediaan Waktu Mengajar Form Permohonan SK Mengajar Dosen Luar Biasa Form Jadwal Kuliah Form Surat Perpanjangan Masa Studi Form Surat Izin Cuti Studi Form Presensi bimbingan klasikal mahasiswa Form Presensi BRS on Line (Fitur SIA) Form Kartu Bimbingan Rencana Studi (BRS) on-line Form Modifikasi Kartu Rencana Studi (KRS) Form Waiting List Mata Kuliah Form Beban Kerja Dosen (Work Load) Form Surat Izin Perpanjangan Masa Studi Daftar Dokumen (D) yang dipakai sebagai bukti dalam prosedur ini IK Penjadwalan Kuliah IK Perpanjangan masa studi IK Administrasi BRS IK Cuti Studi IK Pengadministrasian Beban kerja dosen IK Pengadministrasian Dosen Luar Biasa
