ANALISA SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PT GUDANG GARAM Tbk. Disusun untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah Bahasa Indonesia DISUSUN OLEH : FITRI RACHMAD K.H 01112033 FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS NAROTAMA SURABAYA 2013 KATA PENGANTAR Puji dan syukur penulis panjatkan atas segala limpahan rahmat dan karunia Allah SWT karenaNya penulis dapat menyelesaikan karya ilmiah ini. Shalawat serta salam semoga tetap terlimpahcurahkan kepada Nabi Muhammad SAW, rosul penutup dan pemberi syafaat yang mulia. Karya Ilmiah ini merupakan salah satu tugas mata kuliah Bahasa Indonesia, adapun judul karya ilmiah ini adalah “Analisa sistem informasi Akuntansi PT Gudang Garam Tbk.”. Penulis menyadari karya ilmiah ini masih banyak kekurangan dalam penulisannya. Untuk itu penulis menerima saran dan kritik yang membangun agar bisa melakukan perbaikan untuk kedepannya. Akhirnya, penulis sampaikan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu dalam penulisan karya ilmiah ini. Terima kasih atas perhatiannya dan mohon maaf atas segala kekurangan. Besar harapan semoga makalah ini bermanfaat bagi penulis khususnya dan bagi pembaca umumnya. Surabaya, Juli 2013 Penulis 2 DAFTAR ISI KATA PENGANTAR .............................................................................................. i DAFTAR ISI............................................................................................................. ii BAB I PENDAHULUAN ........................................................................................ 1 1.1 Latar Belakang............................................................................................ 1 1.2 Rumusan Masalah ...................................................................................... 2 1.3 Pembatasan Masalah .................................................................................. 2 1.4 Tujuan Penelitian ........................................................................................ 2 1.5 Metode Penelitian ....................................................................................... 3 1.6 Sistematika Penelitian ................................................................................ 4 BAB II :LANDASAN PUSTAKA .......................................................................... 5 2.1 Pengertian Sistem ....................................................................................... 5 2.2 Sistem Informasi Akuntansi dan Lingkungan Bisnis ................................. 7 2.3 Komponen Sistem Informasi....................................................................... 7 BAB III : 3.1 Profil Perusahaan ........................................................................................ 9 3.2 Tinjauan Khusus........................................................................................... 9 3.3 Gambaran SIA Perusahaan ........................................................................ 9 3.4 Analisa Terhadap SIA Perusahaan.............................................................. 9 3.5 Desain SIA Perusahaan................................................................................ 9 BAB IV PENUTUP 4.1 Kesimpulan .......................................................................................................... 11 DAFTAR PUSTAKA 3 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 LATAR BELAKANG Pada era informasi dan globalisasi menyebabkan lingkungan bisnis mengalami perubahan yang sangat pesat dengan tingkat persaingan ketat. Oleh karena itu perusahaan-perusahaan dituntut untuk melakukan kegiatan operasionalnya secara efektif dan efisien umtuk mempertahankan eksistensinya, sehingga pengetahuan merupakan kekuatan yang sangat penting untuk membantu manajer dalam pengambilan keputusan. Informasi yang berkualitas yaitu informasi yang akurat, relevan, dan tepat waktu sehingga keputusan bisnis yang tepat dapat dibuat yang disesuaikan dengan sistem informasi yang diterapkan di masing-masing perusahaan. Dengan demikian, pengelolaan sistem informasi merupakan hal yang sangat penting untuk dilakukan. Sistem informasi juga diperlukan dalam pengadaan bahan baku untuk kelancaran proses pembelian bahan baku dari pemasok serta kepada pembeli. Prosedur pembelian bahan baku melibatkan beberapa bagian dalam perusahaan dengan maksud agar pelaksanaan pembelian bahan baku dapat diawasi dengan baik. Salah satu penyebab terjadinya kekacauan-kekacauan dalam prosedur pembelian bahan baku adalah lemahnya pengendalian intern pada sistem dan prosedur yang mengatur suatu transaksi. Untuk mengatasi masalah tersebut, maka setiap perusahaan perlu menyusun suatu sistem dan prosedur yang dapat menciptakan pengendalian intern yang baik dalam mengatur pelaksanaan transaksi perusahaan. 4 Bagi perusahaan yang bergerak dalam industri manufaktur, sistem informasi produksi yang efektif merupakan suatu keharusan dan tidak lepas dari persoalan persediaan bahan baku, karena sebagian besar modal perusahaan terikat pada proses produksi perusahaan tersebut. Dengan adanya sistem informasi yang efektif, maka kekacauan-kekacauan yang umum terjadi dalam bidang produksi seperti jadwal produksi yang tidak realistis, pemborosan dan terjadinya kekurangan persediaan yang terjadi selama proses produksi dapat dihindari dan ditangani. Sampai saat ini, pengertian pengendalian intern telah dikemukakan oleh banyak pihak. Dalam arti sempit, pengendalian intern didefinisikan sebagai pengecekan untuk memeriksa kecermatan penjumlahan. Sedangkan dalam arti luas, pengendalian intern adalah semua alat-alat yang digunakan oleh pimpinan perusahaan untuk melakukan pengawasan. Sistem informasi produksi memfokuskan pada aspek-aspek seperti: pemesanan, penyimpanan, dan ketersediaan bahan baku dan perlengkapan produksi; penjadwalan mesin, fasilitas dan tenaga kerja untuk memproses bahan baku menjadi bahan jadi; mendesain dan menguji produk dengan jumlah sesuai rencana, kualitas yang baik dan biaya yang dianggarkan. Dengan kata lain, sistem informasi produksi bertujuan mendukung fungsi produksi dan operasi yang terdiri atas aktivitas yang berkaitan dengan perencanaan dan pengendalian produksi barang dan jasa. Untuk mencapai tujuan perusahaan manajemen bertanggung jawab terhadap praktek pembelian bahan baku dan produksi dalam perusahaan yang dikelola dan harus secara terus-menerus mengawasi sistem pengendalian intern yang sudah ditetapkan. 5 PT Gudang Garam Tbk merupakan produsen rokok kretek terkemuka di Indonesia yang memproduksi berbagai jenis produk berkualitas tinggi, mulai dari sigaret kretek linting (SKL), sigaret kretek tangan (SKT) dan sigaret kretek mesin (SKM) yang sudah tersebar luas di Nusantara maupun di dunia. Produk PT. Gudang Garam diantaranya adalah Gudang Garam International, Surya 12, Surya 16, Surya Slims, Surya Signature, Surya Profesional, Surya Pro Mild, Gudang Garam Nusantara, Gudang Garam Nusantara Mild, Gudang Garam Merah, Gudang Garam Djaja, Nusa, Taman Sriwedari dan Sigaret Kretek Filter Klobot. 1.2. Rumusan Masalah Aktivitas perencanaan dan pengendalian pembelian bahan baku dan produksi menjadi semakin kompleks. Untuk dapat melakukan aktivitas perencanaan dan pengendalian pembelian bahan baku dan produksi sebagai penghasil informasi. Oleh karena itu, penulis tertarik untuk mengevaluasi dan menganalisa sistem informasi akuntansi sebagai penyedia informasi perencanaan dan pengendalian pembelian bahan baku dan produksi. Dari uraian diatas maka permasalahan yang menarik diangkat untuk lebih mengetahui tentang perusahaan adalah: 1.Bagaimana Gambaran Umum didirikannya PT. Gudang Garam Tbk? 2.Bagaimana Data Umum PT. Gudang Garam Tbk? 3.Bagaimana Gambaran Sistem Informasi Akuntansi di PT. Gudang Garam Tbk? 4.Bagaimana analisis terhadap Sistem Informasi Akuntansi di PT. Gudang Garam Tbk? 6 5.Bagaimana Rekomendasi /Desain Sistem Informasi Akuntansi di PT. Gudang Garam Tbk? 1.3 Pembatasan Masalah Batasan masalah dalam penulisan makalah ini adalah: -Perseroan Terbatas (PT) Gudang Garam Tbk. -Sistem Informasi Akuntansi (SIA) PT. Gudang Garam Tbk. -PT. Gudang Garam di jalan Raden Patah – Kediri 1.4 Tujuan Penelitian Tujuan penulisan makalah ini adalah untuk mengetahui lebih banyak Tentang gambaran Sistem Informasi Akuntansi (SIA) khususnya PT. Gudang Garam Tbk, Dan menganalisa serta mendesain Sistem Informasi Akuntansi (SIA) PT. Gudang Garam Tbk. 1.5 Metode Penelitian Metode penelitian yang penulis lakukan adalah observasi secara di perusahaan PT Gudang Garam Tbk. 7 1.6 Sistematika Penulisan KATA PENGANTAR DAFTAR ISI Latar BAB I PENDAHULUAN Belakang, Rumusan Masalah, Pembatasan Masalah, Tujuan Penelitian, Metode Penelitian, Sistematika Penulisan BAB II HUBUNGAN INFORMASI SISTEM Pengertian Sistem dan Komponen Sistem AKUNTANSI DAN Informasi LINGKUNGAN BISNIS Profil Perusahaan, Tinjauan, Gambaran BAB III TEMUAN-TEMUAN SIA Peruahaan Analisa BAB IV PEMBAHASAN Terhadap SIA Desaian SIA Perusahaan Kesimpulan BAB V Penutup 8 Perusahaan, BAB II 2.1. Pengertian sistem Menurut Yogianto (1995:1) yang mengutip dari Jerry Fritz Gerald dan Warren D. Stalling, pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur mendefinisikan sistem sebagai berikut “ Suatu sistem adalah suatu jaringan yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu”. Definisi sistem menurut Mulyadi (1993:2) sebagai berikut: -Setiap sistem terdiri atas unsur-unsur. -Unsur-unsur tersebut merupakan bagian terpadu sistem yang bersangkutan. -Unsur-unsur tersebut bekerja sama untuk mencapai tujuan sistem. -Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar. 2.2. Sistem Informasi Akuntansi dan Lingkungan Bisnis. Sistem informasi akuntansi (SIA) merupakan suatu rerangka pengkordinasian sumber daya (data, meterials, equipment, suppliers, personal, and funds) untuk mengkonversi input berupa data ekonomik menjadi keluaran berupa informasi keuangan yang digunakan untuk melaksanakan kegiatan suatu entitas dan menyediakan informasi akuntansi bagi pihak-pihak yang berkepentingan (Wilkinson, 1991). Transaksi memungkinkan perusahaan melakukan operasi, menyelenggarakan arsip dan catatan yang up to date, dan mencerminkan aktivitas organisasi. Transaksi akuntansi merupakan transaksi 9 pertukaran yang mempunyai nilai ekonomis. 2.2.1. Tipe transaksi dasar adalah: -Penjualan produk atau jasa -Pembelian bahan baku, barang dagangan, jasa, dan aset tetap dari supplier -Penerimaan kas -Pengeluaran kas kepada supplier -Pengeluaran kas gaji karyawan. 2.2.2. Fungsi penting yang dibentuk SIA pada sebuah organisasi Antara lain : -Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas Dan transaksi. -Memproses data menjadi into informasi yang dapat digunakan -Dalam proses pengambilan keputusan. -Melakukan kontrol secara tepat terhadap aset organisasi. 2.2.3. Tujuan SIA: -Untuk mendukung operasi-operasi sehari-hari (to Support the –day-to-day operations) -Mendukung pengambilan keputusan manajemen (to support decision making by internal decision makers). -Untuk memenuhi kewajiban yang berhubungan dengan 10 pertanggung-jawaban (tofulfill obligations relating to stewardship) Sebagian dari keluaran yang diperlukan oleh pemroses informasi disediakan oleh sistem pemrosesan transaksi, seperti laporan keuangan dari sistem pemrosesan transaksi. Namun sebagian besar diperoleh dari sumber lain, baik dari dalam maupun dari luar perusahaan. Pengguna utama pemrosesan transaksi adalah manajer perusahaan. Mereka mempunyai tanggung jawab pokok untuk mengambil keputusan yang berkenaan dengan perencanaan dan pengendalian operasi perusahaan. Pengguna output lainnya adalah para karyawan penting seperti akuntan, insinyur serta pihak luar seperti investor dan kreditor. 2.3. Komponen Sistem Informasi Sistem informasi merupakan sebuah susunan dari orang, aktivitas, data, jaringan dan teknologi yang terintegrasi yang berfungsi untuk mendukung dan meningkatkan operasi seharihari sebuah bisnis, juga menyediakan kebutuhan informasi untuk pemecahan masalah dan pengambilan keputusan oleh manajer. Ada dua tipe sistem informasi, personal dan multiuser. 11 BAB III TEMUAN –TEMUAN 3.1. Profil Perusahaan 3.1.1. Sejarah Singkat Pabrik Sebelum perusahaan PT. Gudang Garam berdiri, pemiliknya yang bernama SURYA WONOWIJOYO kelahiran Hokian – Cina pada tanggal 15 agustus 1923 bekerja diperusahaan rokok Tjap 93 (NV. Sembilan Tiga) milik pamannya di Jl Raden Patah – Kediri setelah tahun 1957 beliau membuka perusahaan sendiri dengan menyewa tanah seluas 1000M dan jumlah sekitar 50 orang. Seorang pengusaha yang dibesarkan di pulau Madura tepatnya di Sampang ini merintis perusahaannya dengan sangat ulet dengan memasarkan 50 juta batang rokok yang dipasarkan kekota terdekat dengan harga Rp. 1,- perbungkus sekitar pada trahun 1958 sehingga menjadi perusahaan yang besar seperti sekarang ini, sekitar tahun 1968 perusahaan perseorangan ini akhirnya dirubah menjadi Firma (Fa) dan kemudian sekitar tahun 1972 dengan fasilitas pemerintah perusahaan-perusahaan ini menjadi “PT” tertutup yang sahamnya hanya boleh dimiliki oleh keluarganya sendiri, dan tahun 1990 PT. Gudang Garam menjadi terbuka dimana sahamnya boleh dimiliki oleh orang luar. Pada tahun 1960 sebuah cabang produksi SKT dan SKL dibuka di Gurah sekitar 13 KM arah tenggara kota Kediri dengan pegawai kurang lebih 200 karyawan yang setiap harinya pulang pergi Gurah – Kediri. Dengan adanya kebijakan ekonomi pemerintah dan stabilitas politik pada awal 12 orde baru peluang semakin meningkat didalam negeri dan usahanya semakin akselerasi dengan dukungan BNI 1946, sehingga pada September 1968 areal pertama seluas 100 M dibeli dan dijadikan Unit I dan pada tahun yang sama dibangun unit II disusul pemindahan unit produksi dari Gurah ke Kediri pada tahun 1969. Pada tahun 1990 perusahaan mencatatkan sahamnya pada Bursa Efek Jakarta dan Bursa Efek Surabaya dan melakukan penawaran pada masyarakat luas pada bulan juli – Agustus 1990 sebesar 1,98% sehingga total sahamnya 20% dari modal yang disetor penuh. 3.1.2. Jumlah Karyawan Pada awalnya berdirinya PT. Gudang Garam hanya memilki 50 orang karyawan dan hampr semua dari daerahnya sendiri, tetapi lama kelamaan tanbah menjadi banyak dan sekarang kurang lebih sekitar hampir 39.000 dan sudah banyak yang berasal dari daerah luar (Luar Kota). Data Karyawan per 31 Desember 2006 -Karyawan Borongan 14.272 orang -Karyawan Tetap 24.400 orang JUMLAH 38.400 orang 3.1.3. Jaminan keselamatan kerja. PT. Gudang Garam sangat memperhatikan keselamatan pegawai, antara lain : Pabrik memberi bantuan kepada karyawan yang sakit atau kecelakaan saat 13 bekerja, serta kecelakaan pada saat berangkat dan pulang kerja. Pabrik memberikan cuti hamil pada kaum wanita sampai 45 hari sebelum dan sesudah melahirkan. Perusahaan menyediakan klinik berobat yang terletak dilokasi perusahaan untuk karyawan yang mengalami sakit atau kecelakaan bekerja. PT. GUDANG GARAM membentuk Tim P2K3 ( Panitia Pembina Keselamatan dan Kesehatan Kerja ) yang bertugas untuk memastikan keselamatan dan kesehatan kerja karyawan. Adanya Tim dokter, para medis, bidan, asisten apoteker, analisis lab, dan perawat gigi. 3.1.4. Perlengkapan Perlindungan kerja. Perlengkapan perlindungan keselamatan kerja pada perusahaan antara lain : -Masker -Sarung tangan -Tabung api/pemadam. 3.1.5. Pendidikan dan pelatihan keselamatan kerja. Pendidikan atau pelatihan keselamatan kerja oleh 14 PT. gudang Garam juga mendapat perhatian penting, hal ini terutama bagi pegawai baru atau awal penggunaan alat baru seperti alat pembuat rokok dengan mesin ( SKM ) dengan tujuan : 1.Karyawan lebih berhati-hati dalam melaksanakan pekerjaan. 2.Berusaha mandiri jika sewaktu-waktu tidak lagi bekerja pada PT. Gudang Garam. 3.Karyawan tangkas dan cekatan dalam melaksanakan pekerjaan. 4.Karyawan lebih terampil dalam bekerja. 5.Mengembangkan kursus pengantin, hias janur, dan menjahit. 3.1.6. Pengaruh pabrik terhadap lingkungan. Pengaruh pabrik terhadap lingkungan selalu ada baik positif atau negative, Pabrik Gudang Garam berusaha mengurangi dampak negative bagi lingkungan dengan jalan mengolah limbah dengan baik, menjadikan lingkungan kerjanya sejuk dan nyaman dengan cara menanam pohon-pohon yang rindang dan penataan taman yang indah. 3.1.7. Pengaruh pabrik terhadap masyarakat sekitarnya. Berdirinya pabrik rokok ini mempunyai hikmah tersendiri, yakni masyarakat sekitar dapat bekerja pada pabrik tersebut atau berjualan/berdagang pada lokasi pasar yang telah di sediakan. Dengan demikian PT. Gudang Garam turut serta meningkatkan taraf hidup 15 masyarakat sekitar, membantu program pemerintah mengentaskan kemiskinan dan pengangguran. 3.2. Tinjaun Khusus 3.2.1. Sistem Produksi Sistem produksi yang dilakukan PT. Gudang Garam adalah menggunakan sistem produksi manual dan mesin, apabila produksi rokok yang diminta distribusi adalah jenis rokok klobot maka yang digunakan menggunakan sistem manual ( SKT ) dan jika pesanan distribusi jenis rokok filter maka menggunakan sistem produksi mesin ( SKM ) dam menggunakan teknologi tinggi baik pengolahan bahan baku dan pembuatan rokok dan laboratorium. 3.2.2. Bahan Baku Produksi Bahan baku produksi rokok adalah sebagai berikut : 1.Tembakau kualitas. 2.Cengkeh pilihan. 3.Ambri ( Pembungkus rokok ). 4.Aroma rokok. 5.Lem Ambri. 16 3.2.3. Proses produksi. Proses produksi yang dilakukan pertama kali adalah bahan baku yang perlu di campur dipotong-potong agar mudah proses pencampuranya, setelah bahan dicampur merata di masukkan ke oven untuk proses pengeringan. Setelah bahan baku kering, proses pembuatan rokok perbatang siap di lakukan baik oleh tenaga manusia ( SKT ) atau tenaga mesin ( SKM ) sehingga rokok siap di bungkus dan di pasarklan. 3.2.4. Menegement Perusahaan. Sistem menegement perusahaan di PT. Gudang Garam adalah Menejemen terbuka ( Open Menegement ) dan biasanya setiap 3 bulan sekali data transaksi atau keuangan di layangkan pada media masa ( Visual atau Audio Visual ). 3.2.5. Sistem penggajian. Sistem penggajian dibagi menjadi 2 kelompok, yaitu : System upah borongan dan system upah tetap atau harian, hal ini tergantung dari bekerja itu sendiri dalam memilih sistem upah tetapi kebanyakan karyawan memilih upah borongan dengan hasil sesuai kerjanya. 3.2.6. Acounting / Pembukuan. Sistem pembukuan yang ada pada perusahaan PT. Gudang Garam adalah tergantung pada setiap unit di perusahaan di karenakan setiap unit sistemnya berbeda tetapi setiap harinya selalu tercover dalam Bulanan, Triwulandan Tahunan. 3.2.7. Perpajakan 17 Perpajakan PT. Gudang Garam adalah sekitar 60% dari hasil pemasaran adalah milik pemerintah dengan cara membeli cukai rokok sehingga setiap tahunnya. 3.2.8. Pemasaran Proses pemasaran rokok gudang garam dilakukan oleh tenaga marketing/ pemasaran yang berpengalaman yang dipasarkan didalam negeri dan luar negeri yang dibantu oleh para distributor, juga para agen dan grosir atau sesuai dengan permintaan grosir dipasaran. 18 Apabila pemesanan sampai dilur negeri: Inggris, Belanda,Prancis, Amerika, Arab Saudi, dll maka perusahaan PT. Gudang Garam menyesuikan standart rokok pada kondisi negara tersebut (Data) penjualan dalam 6 tahun terakhir NO TAHUN Penjualan Domestik (batang) Penjualan Eksport (batang) Total Penjualan 1 2001 66.388.000.000 3.844.000.000 70.182.000.000 2 2002 61.405.000.000 4.134.000.000 65.539.000.000 3 2003 62.662.000.000 4.650.000.000 67.312.000.000 4 2004 65.196.000.000 4.681.000.000 69.877.000.000 5 2005 61.569.000.000 4.426.000.000 65.995.000.000 6 2006 59.394.000.000 4.969.000.000 64.363.000.000 3.3. Gambaran SIA Perusahaan 3.3.1. Data dan Informasi Akuntansi Setiap sistem informasi akuntansi melaksanakan lima fungsi utama, yaitu pengumpulan data, pemrosesan data, manajemen data, pengendalian data (termasuk security), dan penghasil informasi. 19 3.3.1.1. Pengumpulan Data Fungsi pengumpulan data terdiri atas memasukkan data transaski melalui formulir, mensyahkan serta memeriksa data untuk memastikan ketepatan dan kelengkapannya. Jika data bersifat kuantitatif, data dihitung dahulu sebelum dicatat. Jika data jauh dari lokasi pemrosesan, maka data harus ditransmisikan lebih dahulu. 3.3.1.2. Pemrosesan Data Pemrosesan data terdiri atas proses pengubahan input menjadi output. Fungsi pemrosesan data terdiri atas langkah-langkah sebagai berikut: -Pengklasifikasian atau menetapkan data berdasar kategori yang Telah ditetapkan. -Menyalin data ke dokumen atau media lain. -Mengurutkan, atau menysusn data menurut karaktersitiknya. -Mengelompokkan atau mengumpulkan transaski sejenis. -Menggabungkan atau mengkombinasikan dua atau lebih data atau arsip. -Melakukan penghitungan. -Peringkasan, atau penjumlahan data kuantitatif. -Membandingkan data untuk mendapatkan persamaan atau Perbedaan yang ada. 20 3.3.1.3. Manajemen Data Fungsi manajemen data terdiri atas tiga tahap, yaitu: penyimpanan, pemutakhiran dan pemunculan kembali (retrieving). Tahap penyimpanan merupakan penempatan data dalam penyimpanan atau basis data yang disebut arsip. Pada tahap pemutakhiran, data yang tersimpan diperbaharui dan disesuaikan dengan peristiwa terbaru. Kemudian pada tahap retrieving, data yang tersimpan diakses dan diringkas kembali untuk diproses lebih lanjut atau untuk keperluan pembuatan laporan. Manajemen data dan pemrosesan data mempunyai hubungan yang sangat erat. Tahap pengelompokkan data dan pengurutan data dari fungsi pemrosesan data, misalnya sering dilakukan sebagai pendahuluan sebelum dilakukan tahap pemutakhiran dalam fungsi manajemen data. Manajemen data dapat dipandang sebagai bagian dari pemrosesan data. Manajemen data akan menunjang pencapaian efisiensi aktivitas dalam proses menghasilkan informasi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen terutama mengenai informasi aktivitas dan informasi kebijakan manajemen. 3.3.1.4. Pengendalian Data Fungsi pengendalian data mempunyai dua tujuan dasar: untuk menjaga dan menjamin keamanan aset perusahaan, termasuk data, dan untuk menjamin bahwa data yang diperoleh akurat dan lengkap serta diproses dengan benar. Berbagai teknik dan prosedur dapat dipakai untuk menyelenggarakan pengendalian dan keamanan yang memadai. 3.3.1.5. Penghasil Informasi 21 Fungsi penghasil informasi ini terdiri atas tahapan pemrosesan informasi seperti penginterprestasian, pelaporan dan pengkomunikasian informasia 3.3.1.6. Pengendalian persediaan Sistem pengendalian persediaan menggambarkan proses perubahan dari item-item persediaan. Data mengenai permintaan pelanggan diterima dari sistem proses pemesanan, sistem pengendalian persediaan berbasis komputer memberikan pelayanan berkualitas pada pelanggan disamping meminimasikan investasi dan biaya dalam persediaan. 22 BAB IV PEMBAHASAN 4.1. Analisa Terhadap SIA Perusahaan 4.1.1. Komputerisasi Proses Akuntansi Ada bagian dari proses pencatatan yang fungsinya dapat diganti dengan komputer. Bila dipelajari sifatnya, proses mulai dari penjurnalan sampai ke pelaporan sebenarnya bersifat matematis (karena hubungan buku besar dapat ditunjukkan dalam persamaan akuntansi, sistematis (karena urutan mengerjakannya jelas) dan logis (karena unsur pertimbangan atau judgement tidak terlibat lagi). Dengan kata lain, proses tersebut sifatnya adalah penambahan, pembandingan, penyortiran, pereklasifikasian, dan peringkasan dengan cara tertentu yang sudah jelas atau pasti. Pekerjaan atau tugas yang demikian biasanya menjadi objek komputerisasi. Dengan sistem komputer seperti di atas maka langkah yang paling kritis adalah langkah analisis transaksi karena kalau langkah ini salah, hasil pengolahan data oleh komputer juga ikut salah. Yang menjadi persoalan adalah siapakah orang yang bertugas untuk melakukan pemasukan data (data entry). Tentu saja tidak setiap orang dapat melakukan hal tersebut. Hanya orang/operator tertentu yang diotorisasi dapat melakukan pemasukan data. 23 Sistem akuntansi dengan komputer itu sendiri biasanya juga dilengkapi Dengan mekanisme pengamanan sehingga tidak setiap orang dapat Mengubah data walaupun orang tersebut masih tetap dapat menggunakan Komputer yang sama untuk tujuan lain. Untuk dapat menjalankan program dan melakukan pemasukan data orang/operator yang diotorisasi untuk itu diberi kode khusus (disebut password) agar dapat membuka file akuntansi dan melakukan pencatatan transaksi tertentu. Cara ini merupakan salah satu contoh pengaman dan merupakan salah satu cara untuk menentukan orang yang bertanggung jawab bila terjadi kesalahan atau penyalahgunaan informasi. Komunikasi dengan komputer dilakukan melalui terminal yang terdiri atas keyboard, layer monitor dan printer. Dalam perusahaan yang besar yang mempunyai komputer berskala besar, komputernya sendiri biasanya tidak tampak atau tidak terletak di dekat terminal tersebut tetapi khusus terletak di tempat yang disebut pusat komputer. Dalam hal mikrokomputer, semua perangkat komputer menjadi satu kesatuan dan berdiri sendiri sebagi suatu sistem. Walaupun dengan penggunaan komputer kegiatan-kegiatan dalam siklus akuntansi manjadi tidak ada lagi, konsep yang dipelajari dalam sistem akuntansi manual tetap diperlukan karena apa yang dikerjakan oleh komputer tetap mengikuti konsep yang digunakan dalam sistem akuntansi manual. Laporan seperti daftar piutang, daftar utang dan laporan interim dapat disusun dan dicetak setiap saat dengan segera. 24 Kalau data penyesuaian telah dimasukkan dalam komputer Maka laporan keuangan akhir dapat segera dicetak. Oleh karena itu, Dalam sistem komputer tidak diperlukan lagi kertas kerja seperti Pada sistem manual. Perlu dicatat bahwa konsep pelaporan keuangan tidak dapat diganti oleh komputer, yang dapat diganti dengan komputer adalah proses pengolahan datanya. Oleh karena itu, bagian akuntansi yang mengolah data dengan komputer sering disebut dengan bagian Electronic Data Processing (EDP) yang selain mengolah data akuntansi bagian ini juga mengolah data perusahaan yang lain. 4.1.2. Mencatat Transaksi dalam Sistem Komputer Program komputer untuk akuntansi biasanya dirancang dengan cermat sehingga operator yang melakukan pencatatan transaksi dapat melaksanakannya dengan mudah. Setiap langkah yang dikerjakan dalam siklus akuntansi (penjurnalan, pengakunan dan penyusunan daftar saldo) dapat dilakukannya dengan mengikuti instruksi yang langsung dapat dilihat pada layar monitor. Instruksi yang sudah disiapkan pada waktu 25 Merancang sistem biasanya ditampilkan di layar monitor dalam Bentuk menu. Menu menyajikan daftar operasi yang dapat diminta oleh operator dan operator tinggal memilih operasi yang dikehendaki . 4.1.3. Pertimbangan Penggunaan Komputer Pertimbangan utama penggunaan komputer adalah pertimbangan cost and benefit. Penggunaan komputer merupakan sebuah investasi besar bagi sebuah organisasi. Bukan hanya dalam hal biaya investasi tetapi waktu, tenaga dan sumber daya yang dialokasikan untuk hal ini membutuhkan alokasi yang tidak sedikit. Cost bukan hanya berarti biaya yang dikeluarkan. Waktu, tenaga, sumber daya yang lain haruslah diperhitungkan dalam penggunaan komputer. Permasalahan timbul ketika cost yang berbentuk selain biaya tersebut sukar untuk diukur dalam ukuran kuantitatif. Tentu hal ini membutuhkan alat untuk mengalokasikan dan menentukan ukuran yang tepat untuk mengkuantifikasikannnya. 26 Kalau dibandingkan dengan sistem manual, sistem komputerisasian memang jelas mempunyai keunggulan (benefit) khususnya dalam hal kecepatan (speed), ketelitian (accuracy) dan kapasitas (capacity) pemrosesan. Kecepatan komputer dapat diandalkan karena komputer mengerjakan suatu perintah dalam hitungan mikrodetik (microsecond). Ketelitian jelas dapat diandalkan karena setelah data disiapkan dengan benar, komputer akan memroses tanpa campur tangan manusia lagi dan kalau komputer sudah diprogram dengan benar kemungkinan kesalahan perhitungan dan klasifikasi menjadi kecil. Itulah sebabnya sebelum suatu komputer dan programnya digunakan, suatu percobaan (trial run) dengan data percobaan perlu dilakukan untuk memverifikasi program. Dalam sistem manual, karena tiap langkah dikerjakan oleh manusia, kemungkinan kesalahan menjadi lebih besar. 27 Kapasitas untuk menyimpan, mencatat dan mencetak data menjadi sangat besar karena data disimpan dalam bentuk elektromagnetik. Oleh karena itu, di samping laporan utama komputer dapat diprogram untuk menghasilkan laporan-laporan tambahan lainnya termasuk rincian-rincian yang diperlukan. Namun demikian, karena semua data tidak terekam dalam bentuk yang dapat dibaca oleh manusia, kegagalan komputer (computer failure) dapat merunyamkan perusahaan karena data dapat rusak atau hilang atau tidak dapat dibaca kembali. Itulah sebabnya diperlukan suatu mekanisme backup. Manipulasi dengan komputer dan kejahatan dengan komputer (computer crime) juga merupakan ancaman bagi perusahaan yang mengandalkan operasi dan pencatatan keuangannya dengan komputer. Oleh karena itu, diperlukan suatu sistem pengendalian internal dan computer security yang memadai. Penggunaan password merupakan salah satu cara pengendalian agar tidak setiap orang dapat mengubah atau memasukkan angka ke dalam sistem komputer. 28 Perusahaan harus tahu benar manfaat digunakannya komputer dan harus yakin bahwa yang diproses dengan komputer adalah data-data yang benar-benar diperlukan dalam rangka menghasilkan informasi untuk kepentingan perusahaan. Yang lebih penting adalah informasi apa yang harus diproses bukan bagaimana memprosesnya. Kalau yang dimasukkan dalam komputer adalah data yang tidak mempunyai kualitas informasi, keluaran komputer juga merupakan data yang tidak bermanfaat betapapun rapi dan indah hasil cetakannya Pemeo untuk mengatakan hal tersebut adalah garbage-in, garbage-out (GIGO). 4.2. Desain SIA Perusahaan 4.2.1. SAP (System, Application and Product in Data Processing) SAP ( System Application and Product in data processing ) adalah suatu software yang dikembangkan untuk mendukung suatu organisasi dalam menjalankan kegiatan operasionalnya secara lebih efisien dan efektif. SAP merupakan software Enterprise Resources Planning (ERP), yaitu suatu tools IT dan manajemen untuk membantu perusahaan merencanakan dan melakukan berbagai aktivitas sehari-hari. SAP terdiri dari sejumlah modul aplikasi yang mempunyai kemampuan mendukung semua transaksi yang perlu dilakukan suatu perusahaan dan tiap aplikasi bekerja secara berkaitan satu dengan yang lainnya. Semua modul aplikasi di SAP dapat bekerja secara terintegrasi/terhubung yang satu dengan lainnya. 29 4.2.2. Modul-Modul di SAP SAP mempunyai kelebihan dalam integrasi antar modul. Didalam SAP ada beberapa modul aplikasi yang saling ter-integrasi sebagai berikut: SD-Sales & Distribution Membantu meningkatkan efisiensi kegiatan operasional berkaitan dengan proses pengelolaan customer order (proses sales, shipping dan billing). MM-Materials Management Membantu menjalankan proses pembelian (procurement) dan pengelolaan inventory. PP-Production Planning Membantu proses perencanaan dan kontrol daripada kegiatan produksi (manufacturing) suatu perusahaan. QM-Quality Management Membantu men-cek kualitas proses-proses di keseluruhan rantai logistik PM-Plant Maintenance Suatu solusi untuk proses administrasi dan perbaikan sistem secara teknis. HR-Human Resources Management Mengintegrasikan proses-proses HR mulai dari aplikasi pendaftaran, administrasi pegawai, management waktu, pembiayaan untuk perjalanan, sampai ke proses pembayaran gaji pegawai. 30 FI-Financial Accounting Mencakup standard accounting cash management (treasury), general ledger dan konsolidasi untuk tujuan financial reporting. CO-Controlling Mencakup cost accounting, mulai dari cost center accounting, cost element accounting, dan analisa profitabilitas. AM-Asset Management Membantu pengelolaan atas keseluruhan fixed assets, meliputi proses asset accounting tradisional dan technical assets management, sampai ke investment controlling. PS-Project System Mengintegrasikan keseluruhan proses perencanaan project, pengerjaan dan kontrol. Modul-modul tersebut tidak harus diimplementasikan semua, melainkan sesuai dengan kebutuhan bisnis proses dari perusahaan tersebut. Selain itu, modul dan setting yang diimplementasikan juga berbeda antara perusahaan yang satu dengan perusahaan lainnya. Ini disebabkan karena adanya perbedaan bisnis proses antar perusahaan meskipun bergerak di bidang usaha yang sejenis. 31 Dengan mengimplementasikan SAP di suatu organisasi akan mengintegrasikan sistem yang mempunyai manfaat antara lain : -Perubahan yang dilakukan pada satu modul secara otomatis akan mengupdate modul yang lainnya bila informasi yang dirubah berkaitan dengan modul tersebut. Data akan terupdate secara langsung begitu user menginput data ke dalam sistem. Hal ini yang dikenal dengan istilah “real-time processing” -Integrasi secara sistem bisa terjadi dengan syarat bahwa seluruh perusahaan harus menggunakan satu sumber data yang sama, baik untuk data customer, data product maupun data vendor. -Transparansi data - Semua user yang mempunyai akses ke sistem akan dapat melihat semua informasi yang paling up-to-date setiap saat diperlukan walaupun informasi tersebut di-input oleh user lainpun. Sistem SAP memungkinkan hal ini terjadi dengan mentransfer/mengcopy informasi yang sudah di-input pada satu dokumen ke dokumen lainnya sehingga mengurangi pekerjaan input data dan sekaligus mengupdate semua dokumen yang berkaitan dengan rangkaian proses tertentu. 4.2.3. Data di SAP Tipe data yang terdapat dalam sistem SAP: 1. 1. Data Transaksi -Data yang digunakan untuk melakukan transaksi di SAP, contoh: membuat purchase order -Setiap transaksi akan tersimpan di dalam satu dokumen tertentu 32 2. Master Data -Data utama yang harus dibuat dengan benar supaya transaksi bisa dilakukan, contoh: material master, vendor master, customer master -Master data tersimpan secara terpusat dan digunakan oleh seluruh modul aplikasi dalam sistem SAP Sistem SAP dikembangkan dengan tujuan untuk mengintegrasikan keseluruhan rangkaian proses bisnis yang terdapat pada suatu organisasi. Dalam suatu organisasi, misalnya perusahaan manufacturing, ini berarti integrasi keseluruhan proses supply chain – mulai dari supplier sampai dengan customer – dalam suatu rangkaian proses yang saling berbagi informasi. 4.2.4. SAP Data Archiving Data archiving menuntut kerjasama yang tinggi antara user dan Administrator serta harus direncakaan dengan baik antar departement. Tujuan system administrator adalah menjaga database yang sekecil mungkin, yang berarti menghapus object data sebanyak mungkin, padahal keinginan user adalah bisa mengakses data yang online sebanyak mungkin baik itu untuk analisis, sekedar menampilkan atau reporting. Karena itu dibutuhkan kompromi untuk hal ini, kapan data akan diarchive. Tujuan jangka panjang adalah menjaga volume data agar tetap konstan dan memiliki strategi yang baik dalam archiving. 33 SAP merupakan software integrasi dari modul-modul bisnis proses yang biasa diimplementasikan di perusahaan besar. Integrasi ini melibatkan banyak tabel dalam database dan dalam pengaksesannya memerlukan indexing. Keinginan Technical team dan user sering bersebrangan. Bagi user, kondisi yang diinginkan adalah semua data dapat di akses dengan cepat. Dari sisi technical, keinginan user ini dipertanyakan. Kenapa semua data harus disimpan terus? Dengan menyimpan data terus menerus menyebabkan disk penuh dan index tree menjadi gemuk. Index yang gemuk ini akan menyebabkan pengaksesan terhadap record menjadi lambat. Secara technical, index ini bisa diatasi dengan menambah kapasitas memory dan processor. Sama pula bila disk penuh, tinggal membeli dan menambah disk. Berapa investasi yang diperlukan tiap tahun untuk menambah disk, memory dan processor. Secara bisnis, tidak semua data diakses tiap hari. Hanya data yang diperlukan untuk keperluan bisnis yang sering diakses. Data yang secara bisnis proses sudah closed, (misal dari Purchase Order, Good Receipt dan sampai payment) tidak akan diakses oleh lagi kecuali keperluan khusus. 34 Setiap bulan, oleh financial dilakukan month end closing, sebuah proses tutup buku bulanan. Data yang secara bisnis proses sudah berstatus closed, tentu tidak akan diubah. Bayangkan bila data pemesanan barang dengan spesifikasi dan harga tertentu yang sudah dibayar, tapi dilakukan pengubahan nilai rupiahnya atau speknya. Data yang secara bisnis role tidak boleh diubah ini, bila masih dibutuhkan untuk diakses, bisa dilakukan archiving. Dengan archiving, keinginan user untuk mengakses semua data (hanya yang dibutuhkan) dengan cepat bisa terwujud. Begitu pula keinginan technical team (Administrator) untuk menjaga kerampingan index database, mengurangi investasi penambahan hardware terpenuhi. 4.2.5. Data Archiving Secara technical Data Archiving adalah memindahkan record data, dari tabel-tabel database di Sistem SAP dan menyimpannya di dalam archiving file (paling sedikit 1 file). Proses Archive Data Ada 2 tahap dalam archiving : • Membuat archive files : Program archiving menulis (write) data yang diarchive dari R/3 database ke dalam bentuk archive files. • Menghapus data : Program deletion akan membaca data dari archive file dan akemudian menghapusnya dari database BAB V 35 PENUTUP 5.1. Kesimpulan 5.1.1. Komputerisasi Proses Akuntansi Ada bagian dari proses pencatatan yang fungsinya dapat diganti dengan komputer Dengan sistem komputer seperti di atas maka langkah yang paling kritis adalah langkah analisis transaksi karena kalau langkah ini salah, hasil pengolahan data oleh komputer juga ikut salah.. Sistem akuntansi dengan komputer itu sendiri biasanya juga dilengkapi dengan mekanisme pengamanan sehingga tidak setiap orang dapat mengubah data walaupun orang tersebut masih tetap dapat menggunakan komputer yang sama untuk tujuan lain. Untuk dapat menjalankan program dan melakukan pemasukan data orang/operator yang diotorisasi untuk itu diberi kode khusus (disebut password) agar dapat membuka file akuntansi dan melakukan pencatatan transaksi tertentu. Komunikasi dengan komputer dilakukan melalui terminal yang terdiri atas keyboard, layer monitor dan printer. Dalam perusahaan yang besar yang mempunyai komputer berskala besar, komputernya sendiri biasanya tidak tampak atau tidak terletak di dekat terminal tersebut tetapi khusus terletak di tempat yang disebut pusat komputer. Dalam hal mikrokomputer, semua perangkat komputer menjadi satu kesatuan dan berdiri sendiri sebagi suatu sistem. Walaupun dengan penggunaan komputer kegiatan-kegiatan 36 dalam siklus akuntansi manjadi tidak ada lagi, konsep yang dipelajari dalam sistem akuntansi manual tetap diperlukan karena apa yang dikerjakan oleh komputer tetap mengikuti konsep yang digunakan dalam sistem akuntansi manual. Laporan seperti daftar piutang, daftar utang dan laporan interim dapat disusun dan dicetak setiap saat dengan segera. Kalau data penyesuaian telah dimasukkan dalam komputer maka laporan keuangan akhir dapat segera dicetak. Oleh karena itu, dalam sistem komputer tidak diperlukan lagi kertas kerja seperti pada sistem manual. 5.1.2. Mencatat Transaksi dalam Sistem Komputer Program komputer untuk akuntansi biasanya dirancang dengan cermat sehingga operator yang melakukan pencatatan transaksi dapat melaksanakannya dengan mudah. 5.1.3. Pertimbangan Penggunaan Komputer Pertimbangan utama penggunaan komputer adalah pertimbangan cost and benefit. Penggunaan komputer merupakan sebuah investasi besar bagi sebuah organisasi. Bukan hanya dalam hal biaya investasi tetapi waktu, tenaga dan sumber daya yang dialokasikan untuk hal ini membutuhkan alokasi yang tidak sedikit. Kalau dibandingkan dengan sistem manual, sistem komputerisasian memang jelas mempunyai keunggulan (benefit) khususnya dalam hal kecepatan (speed), ketelitian (accuracy) dan kapasitas (capacity) pemrosesan. Kecepatan komputer dapat diandalkan karena komputer mengerjakan suatu perintah dalam hitungan mikrodetik (microsecond). Itulah sebabnya sebelum suatu komputer dan programnya digunakan, 37 suatu percobaan (trial run) dengan data percobaan perlu dilakukan untuk memverifikasi program. Dalam sistem manual, karena tiap langkah dikerjakan oleh manusia, kemungkinan kesalahan menjadi lebih besar. Kapasitas untuk menyimpan, mencatat dan mencetak data menjadi sangat besar karena data disimpan dalam bentuk elektromagnetik. Oleh karena itu, di samping laporan utama komputer dapat diprogram untuk menghasilkan laporan-laporan tambahan lainnya termasuk rincian-rincian yang diperlukan. Namun demikian, karena semua data tidak terekam dalam bentuk yang dapat dibaca oleh manusia, kegagalan komputer (computer failure) dapat merunyamkan perusahaan karena data dapat rusak atau hilang atau tidak dapat dibaca kembali. Itulah sebabnya diperlukan suatu mekanisme backup. Manipulasi dengan komputer dan kejahatan dengan komputer (computer crime) juga merupakan ancaman bagi perusahaan yang mengandalkan operasi dan pencatatan keuangannya dengan komputer. Oleh karena itu, diperlukan suatu sistem pengendalian internal dan computer security yang memadai. Perusahaan harus tahu benar manfaat digunakannya komputer dan harus yakin bahwa yang diproses dengan komputer adalah datadata yang benar-benar diperlukan dalam rangka menghasilkan informasi untuk kepentingan perusahaan. Yang lebih penting adalah informasi apa yang harus diproses bukan bagaimana memprosesnya . Kalau yang dimasukkan dalam komputer adalah data yang tidak 38 mempunyai kualitas informasi, keluaran komputer juga merupakan data yang tidak bermanfaat betapapun rapi dan indah hasil cetakannya Pemeo untuk mengatakan hal tersebut adalah garbage-in, garbage-out (GIGO). DAFTAR PUSTAKA 39 1. A Hall, James. 2002. “Sistem Informasi Akuntansi”. Jakarta : Salemba Empat. 2. F Nash, John, diterjemahkan oleh La Midjan. 2003. “Sistem Informasi Akuntansi I Pendekatan Manual Pratika Penyusunan Metode dan Prosedur”. Bandung : Lembaga Informatika Akuntansi. 3.H Bodnar, George & S Hopwood, William, diterjemahkan oleh Amir Abadi Yusuf dan Rudi M. Tambunan. 2000. “Sistem Informasi Akuntansi (Buku Satu)”. Jakarta : Salemba Empat. 4.Kusnadi. 2000. Akuntansi Keuangan Menengah (Intermediate) (Prinsip, Prosedur, dan Metode). Malang : Universitas Brawijaya. 5.Mulyadi. 2001. “Sistem Akuntansi”. Jakarta : Salemba Empat. 6.McLeod,Jr, Raymond, diterjemahkan oleh Hendra Teguh. 2001. “Sistem Informasi Manajemen Edisi Ketujuh”. Jakarta : PT. Prenhallindo. 7.Soemarso, S.R. 2004. Akuntansi Suatu Pengantar Buku Satu, edisi 5 (Revisi). Jakarta : Salemba Empat. 8. Tata, Sutabri. 2005. “Sistem Informasi Manajemen”. Yogyakarta : Penerbit ANDI. 9.Warren, R.F. 2005. Pengantar Akuntansi (Accounting), Buku 1 Edisi 21. Jakarta: Salemba Empat. 10.Hadi.samsul. 2006. “Kunjungan Industri PT. Gudang Garam Tbk”. SMK PGRI 1 Pasuruan. 40 41
