PEDOMAN PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN PUSKESMAS TAMAMAUNG BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Dokumen Puskesmas merupakan data manajemen Puskesmas, sehingga data maupun dokumen Puskesmas wajib dikelola secara baik agar tidak sampai tercecer. Untuk memudahkan didalam pengelolaan dokumen penting ditentukan sistem pengendalian dokumen agar memudahkan didalam pengelolaan, penyimpanan dan pencarian untuk diberlakukan pelaksanaannya, sebagai pedoman didalam pengelolaan dokumen di Puskesmas, baik dokumen yang bertalian dengan dokumen administrasi Puskesmas maupun dokumen akreditasi Puskesmas. Oleh karena itu sebagai acuan didalam pengelolaan dokumen maka wajib disusun Pedoman Pengendalian Dokumen dan Rekaman Puskesmas. B. Tujuan Pedoman 1. Tujuan Umum : Pedoman ini menguraikan cara-cara untuk menangani semua dokumen yang berhubungan dengan Sistem Manajemen Mutu dan kinerja, sehingga dokumen-dokumen tersebut dapat dikendalikan dengan baik sebelum dan setelah penerbitannya. 2. Tujuan Khusus: a. Terkendalinya kerahasiaan dokumen proses perubahan, penerbitan, distribusi dan sirkulasi dokumen. b. Menguraikan cara-cara untuk identifikasi, menyimpan dan memelihara rekaman-rekaman yang digunakan dalam Sistem Manajemen Mutu dan kinerja C. Sasaran Pedoman Dokumen yang dijadikan acuan oleh seluruh upaya dan pelayanan di Puskesma Tamamaung,rekaman yang menjadi bukti obyektif dari kegiatan yang dilakukan atau hasil yang dicapai sesuai kegiatan yang direncanakan. D. Ruang Lingkup Pedoman Berlaku terhadap dokumentasi Sistem Manajemen Mutu dan kinerja yang diterapkan di Puskesmas Tamamaung dan yang berhubungan dengan itu mencakup semua rekaman yang dapat memberikan bukti kesesuaian kegiatan dan hasilnya pada persyaratan Sistem Manajemen Mutu dan kinerja yang diterapkan di Puskesmas. E. Batasan Operasional 1. Pedoman Pengendalian dokumen Puskesmas Tamamaung dengan sistem pengelolaan dokumen/ surat menyurat dan rekamam implementasi, yang meliputi sistem penomoran maupun penyimpanan dokumen Puskesmas, baik dokumen perkantoran maupun dokumen akreditasi Puskesmas. 2. Dokumen ekternal adalah: buku, peraturan, standar, surat keputusan, kebijakan yang merupakan acuan/ referensi di dalam penyusunan dokumen akreditasi Puskesmas, 3. Dokumen/ arsip aktif dokumen yang frekuensi pemakaian masih tinggi/ masih dipakai didalam kegiatan, dan masih disimpan diunit- unit pelayanan, 4. Dokumen/ arsip inaktif dokumen yang frekuensi pemakaiannya sudah rendah/ sudah tidak dipakai, untuk dokumen rekam medik apabila pasien yang sudah mati atau sudah pindah. 5. Master dokumen akreditasi yang telah lengkap/ telah dinomori, disyahkan dan ditanda-tangani oleh Kepala Puskesmas. F. Landasan Hukum 1. Undang-undang Republik Indonesia Nomor 36 Tahun 2009 Tentang Kesehatan. 2. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 46 Tahun 2015 Tentang Akreditasi Puskesmas,Klinik Pratama,Tempat Praktik Mandiri Dokter dan Tempat Praktik Dokter Gigi. 3. PMK RI no 44 Tahun 2016 tentang Pedoman Manajemen Puskesmas BAB II STANDART KETENAGAAN A. Kualifikasi Sumber Daya Manusia Sumber daya manusia yang ada di Puskesmas Tamamaung yang melaksanakan pengendalian dokumen dan rekaman adalah seluruh pegawai Puskesmas dan Kepala Tata Usaha sebagai koordinator pengendalian dokumen dan rekaman Puskesmas Tamamaung. 1. Kualifikasi sumber daya manusia di Puskesmas Tamamaung untuk Pelayanan Klinis Jenis Jenis Tenaga Kepegawaian No NON PNS 1 2 H PNS TENAGA MEDIS Dokter 2 Dokter Gigi 1 1 1 3 3 3 TENAGA KEPERAWATAN S1 keperawatan D3 keperawatan 3 JUMLA 1 SPK 3 D3 perawat gigi 1 1 3 1 2 TENAGA KESEHATAN MASYARAKAT S1 Promkes 1 1 S1 Kesling 1 1 4 5 S1 Epidemologi 2 S1 Administrasi Kebijakan 1 8 2 D4 kebidanan 2 2 D3 kebidanan 2 2 1 1 TENAGA FARMASI S1 farmasi 2 2 Asisten Apoteker 1 1 1 2 TENAGA LABORATORIUM D3 Analisis Kesehatan 7 1 TENAGA BIDAN Apoteker 6 2 1 TENAGA GIZI S1 Gizi 1 1 D4 Gizi 1 1 TENAGA ADMINISTRASI SMA JUMLAH 23 2 2 10 33 2. Berikut ini kualifikasi SDM dan realisasi tenaga Upaya Kesehatan Masyarakat Esensial yang ada di Puskesmas Tamamaung Kegiatan SDM Realisasi Kualifikasi Pelayanan Promosi Kesehatan Pendidikan Minimal D III Pelaksana oleh 3 orang dengan latar belakang pendidikan S2 Kesehatan Promkes ,1 orang pendidikan S1 Kesehatan Gizi dan 1 orang pendidikan S1 Kesehatan Lingkungan. Pelayanan Pendidikan Kesehatan Minimal D III Lingkungan Pelayanan Kesehatan Ibu, Anak, dan Keluarga Pelaksana oleh 1 orang dengan latar belakang pendidikan S1 Kesehatan Lingkungan. Pendidikan Pelaksana oleh 4 orang dengan latar Minimal D III belakang pendidikan D III Kebidanan 2 orang dan 2 orang D4 Kebidanan Berencana Pelayanan Gizi Pendidikan Minimal D III Pencegahan dan Pengendalian Pendidikan Minimal D III Penyakit Menular Pelaksana oleh 1 orang dengan latar belakang pendidikan D4 Gizi Pelaksana oleh 7 orang dengan latar belakang pendidikan S1 Kesehatan Epidemiologi 2 orang, SPK 2 orang, S1 Ners Keperawatan 2 orang dan DIII Kebidanan 1 orang Pencegahan dan Pengendalian Pendidikan Minimal D III Penyakit Tidak Pelaksana oleh 1 orang dengan latar belakang pendidikan S1 Kesehatan Epidemiologi Menular Perawatan Pendidikan Kesehatan Minimal D III Pelaksana oleh 1 orang dengan latar belakang pendidikan SPK Keperawatan Masyarakat 3. Kualifikasi SDM dan realisasi tenaga Upaya Kesehatan Masyarakat Pengembangan yang ada di Puskesmas Tamamamaung: Kegiatan Kualifikasi SDM Realisasi Pelayanan Kesehatan Pendidikan Pelaksana oleh 1 orang dengan Jiwa Minimal D III latar belakang pendidikan S1 Ners Keperawatan Pelayanan Kesehatan Pendidikan Pelaksana oleh 2 orang dengan Gigi Masyarakat Minimal D III latar belakang pendidikan dokter gigi 1 orang dan 1 orang D III perawat gigi Pelayanan Kesehatan Pendidikan Pelaksana oleh 1 orang dengan Tradisional Minimal D III latar belakang pendidikan SPK Pelayanan Kesehatan Pendidikan Pelaksana oleh 1 orang dengan Olahraga Minimal D III latar belakang pendidikan S1 Komplementer Kesmas Pelayanan Kesehatan Pendidikan Pelaksana oleh 1 orang dengan Indra Minimal D III latar belakang pendidikan S1 Ners Keperawatan Pelayanan Kesehatan Pendidikan Pelaksana oleh 1 orang dengan Usia Lanjut Minimal D III latar belakang pendidikan D4 Kebidanan Pelayanan Kesehatan Pendidikan Pelaksana oleh 1 orang dengan Kerja Minimal D III latar belakang pendidikan DIII Kebidanan Usaha Kesehatan Pendidikan Pelaksana oleh 1 orang dengan Sekolah Minimal D III latar belakang pendidikan S1 Ners Keperawatan B. Distribusi Ketenagaan Penanggung jawab program upaya kesehatan dan latar belakang profesinya adalah sebagai berikut: 1. Upaya Kesehatan Masyarakat Esensial Kegiatan Pelayanan Promosi Kesehatan Petugas Profesi St.Nurmaidah , Penyuluh SKM.M.Kes. Kesehatan Andi Imelda Atjo,SKM Sanitarian Nasriyanty, S.ST Bidan Pelayanan Gizi Hj.St.Kartini, S.SiT Nutrisionis Pencegahan dan Pengendalian Hj.Sri Arfawati,SKM Epidemiologi St.Rohani, SKM Epidemiologi Hj.Rosmiati Perawat Pelayanan Kesehatan Lingkungan Pelayanan Kesehatan Ibu, Anak, dan Keluarga Berencana Penyakit Menular Pencegahan dan Pengendalian Penyakit Tidak Menular Perawatan Kesehatan Masyarakat 2. Upaya Kesehatan Masyarakat Pengembangan Kegiatan Petugas Profesi Pelayanan Kesehatan Jiwa Noviana E.P,S.Kep, NS Perawat Pelayanan Kesehatan Gigi Drg. Hj.Melfina Dokter Gigi Masyarakat Syamsuddin Pelayanan Kesehatan Abidah Perawat Andi Imelda Atjo,SKM Sanitarian dr.Hj.Fatimah Dokter Radhi,M.Kes Umum Tradisional Komplementer Pelayanan Kesehatan Olahraga Pelayanan Kesehatan Indra Pelayanan Kesehatan Usia Dorkas Kendek , Kebidanan Lanjut S.Tr.Keb Pelayanan Kesehatan Kerja Any Hardianti, Amd. Keb Kebidanan Usaha Kesehatan Sekolah Pratiwi H S.Kep,NS Perawat 3. Upaya Kesehatan Masyarakat Perorangan Kegiatan Pelayanan Pemeriksaan Petugas Profesi dr. Hj.Fatimah Dokter Radhi,M.Kes Umum Pelayanan Kesehatan Gigi drg. Hj.Melfina Dokter Gigi dan Mulut Syamsuddin Pelayanan KIA/KB Nasriyanty,S.ST Bidan Pelayanan Ruang Tindakan Pratiwi Perawat Haruna,S.Kep,Ns. Pelayanan Gizi Hj.St.Kartini,S.SIT Nutrision Pelayanan Kefarmasian Sulastry Umar,Apt Apoteker Pelayanan Laboratorium SriHartini,Amd.AK Pranata Lab Pelayanan Kesehatan dr.Hj.Fatimah Dokter Perorangan Radhi,M.Kes. Umum C. Jadwal Kegiatan BAB III STANDAR FASILITAS A. Denah Ruang Puskesmas Tamamaung sebagai salah satu puskesmas rawat jalan yang ada di Kota Makassar, berada di jalan Abd. Dg. Sirua No. 158 Kelurahan Masale Kecamatan Panakkukang dengan luas wilayah 362 km2, luas tanah 322 m2 dan luas bangunan yang terdiri 2 lantai yaitu lantai atas seluas 180 m2 sedangkan lantai bawah seluas 186 m2 1. Lantai Bawah 2. Lantai Atas 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. B. Standar Fasilitas Standar Fasilitas Puskesmas Tamamaung dalam memberikan pelayanan kesehatan kepada masyarakat dilengkapi dengan sarana dan prasarana yang berupa : 1. Gedung Pada tanggal 16 Januari 2017 Puskesmas Tamamaung menempati gedung berlantai 2 yang sudah direnovasi dengan luas tanah 322 m 2 dan luas bangunan yang terdiri 2 lantai yaitu lantai atas seluas 180 m 2 Sedangkan lantai bawah seluas 186 m2. 2. Transportasi Transportasi yang dimiliki Puskesmas Tamamaung terdiri dari kendaraan roda dua ( sepeda motor ) sebanyak empat ( 4 ) buah dan ambulance satu ( 1 ) buah serta 1 buah mobil home care. 3. Sarana Prasarana Ruangan a. Ruangan Loket Dilengkapi dengan sarana : - Mesin antian 1 - keyboard 2 buah - komputer 3 buah - printer 2 buah - CPU 2 buah - Ac 1 buah b. Ruang Apotik - Komputer 1 buah - printer 1 buah - Ac 1 buah c. Ruang Poli Umum - Komputer 2 buah - Ac 1 buah - Printer 1 buah - Keybord 2 buah d. Ruang Poli Gigi - Komputer 1 buah - Ac 1 buah - Printer 1 buah - Keybord 1 buah - Sterilisator 1 buah - CPU 1 buah - Dispenser 1 buah - Kompressor 1 buah - Dental unit 1 buah e. Ruang Laboratorium - Komputer 1 buah - Kipas angin 1 buah - Kulkas 1 buah - Keybord 1 buah - Spiker 1 buah - CPU 1 buah - Mikroskope 1 buah - Centrifuge 1 buah f. Ruang Sterilisator - Ice lined refrigerator g. Ruang KIA - Komputer 1 buah - Ac 1 buah - Printer 1 buah - Keybord 1 buah - CPU 1 buah - Pemusnahan jarum suntik 1 buah h. Ruang KB/ imunisasi : - Kipas Angin 1 buah - Laptop 1 buah - Sterilisator 1 buah i. Ruang Telemedicine : - Komputer 1 buah - kipas 1 buah - Printer 1 buah - Keybord 1 buah - CPU 1 buah - USG - EKG j. Ruang UGD - Kipas Angin 1 buah - Sterilisator 1 buah k. Ruang Pertemuan - Ac 2 buah l. Ruang TB/Kusta - Kipas 1 buah m. Ruang Promkes dan Haji - Komputer 1 buah - kipas 1 buah - Printer 1 buah - Keybord 1 buah - CPU 1 buah -TV - LCD - Sound Sistem n. P2PL - Komputer 1 buah - kipas 1 buah - Printer 1 buah - Keybord 1 buah o. Ruang Tata Usaha (Administrasi) - Komputer 1 buah - Ac 1 buah - Printer 1 buah - Keybord 1 buah p. Ruang Gizi dan ADMIN - Komputer 1 buah - Ac 1 buah - Printer 2 buah - Keybord 1 buah - Mesin laminating 1 buah q. Ruang Kapus - TV1 buah - Alat CCTV 1 buah - Ac 1 buah BAB IV TATA LAKSANA A. Lingkup Kegiatan 1. Jenis Dokumen Akreditasi Puskesmas Tamamaung a. Dokumen Induk Dokumen asli dan telah disahkan oleh kepala Puskesmas Tamamaung dan di simpan / dikendalikan oleh administrasi (TU) b. Dokumen Terkendali Dokumen yang didistribusikan kepada pelaksana, terdaftar dalam daftar distribusi dokumen terkendali dan menjadi acuan dalam melaksanakan pekerjaan dan dapat ditarik bila ada perubahan (revisi). Dokumen ini harus ada tanda /stempel “TERKENDALI” Diterima Terkendali Copy No: Dari Tgl : Dikeluarkan Oleh: Tgl.Dikeluarkan: c. Dokumen Tidak Terkendali Dokumen yang didistribusikan untuk kebutuhan eksternal atau atas permintaan pihak diluar Puskesmas Tamamaung digunakan untuk keperluan insidentil, tidak tidak dapat digunakan sebagai acuan dalam melaksanakan pekerjaan dan memiliki tanda / stempel “TIDAK TERKENDALI”. Yang berhak mengeluarkan dokumen ini adalah penanggung jawab Manajemen mutu dan tercatat pada daftar distribusi dokumen Tidak Terkendali. Tidak Terkendali Diterima Copy No: Dari Dikeluarkan Oleh: Tgl.Dikeluarkan: Tgl : d. Dokumen Kadaluwarsa Dokumen yang dinyatakan sudah tidak berlaku oleh karena telah mengalami perubahan /revisi sehingga tidak dapat lagi menjadi acuan dalam melaksanakan pekerjaan. Dokumen ini harus ada stempel “KADALUWARSA”. Dokumen induk diidentifikasi dan dokumen sisanya di musnahkan KADALUWARSA Tgl : 2. Jenis Dokumen Yang perlu disediakan di Puskesmas adalah sebagai berikut : a. Penyelenggaraan Manajemen Puskesmas: 1. Kebijakan Kepala Puskesmas 2. Rencana Lima tahunan Puskesmas 3. Pedoman/manual mutu 4. Pedoman /Panduan tekhnis yang terkait dengan manajemen 5. Standar Operasional Prosedur (SOP) 6. Perencanaan Tingkat Puskesmas (PTP): a) Rencana Usulan Kegiatan (RUK) b) Rencana Pelaksanaan Kegiatan (RPK) 7. Kerangka Acuan Kegiatan 8. Rencana (Program) Mutu Puskesmas dan Keselamatan Pasien 2. Penyelenggara Upaya Kesehatan Masyarakat(UKM): a. Kebijakan Kepala puskesmas b. Pedoman untuk masing-masing UKM (esensial Pengembangan) c. Standar Operasional Prosedur (SOP) d. Rencana tahunan untuk masing-masing UKM e. Kerangka acuan kegiatan pada tiap-tiap UKM 3. Penyelenggara Upaya Kesehatan Perorangan ( UKP) maupun a. Kebijakan tentang Pelayanan Klinis. b. Pedoman Pelayanan Klinis. c. Standar Operasional Prosedur (SOP) Klinis. d. Kerangka Acuan terkait dengan program /kegiatan Pelayanan Klinis dan Peningkatan Mutu dan Keselamatan Pasien. e. Rencana Program Mutu dan Keselamatan Pasien Sebagai bukti pelaksananan kegiatan pelayanan, Puskesmas dan Puskesmas Tamamaung perlu menyiapkan rekam implementasi ( bukti tertulis kegiatan yang dilaksanakan) dan dokumen - dokumen pendukung lain, seperti foto copy ijazah, sertifikat pelatihan, sertifikat kalibrasi dan sebagainya. B. Metode Dalam Sistim Manajemen Mutu Yang Disusun Meliputi: 1. Dokumen level 1 : Kebijakan (SK) 2. Dokumen level 2 : Pedoman , panduan,KAK,Perencanaan 3. Dokumen level 3 : Standar Prosedur operasional (SOP) 4. Dokumen level 4 : Rekaman-rekaman sebagai catatan akibat pelaksanaan kebijakan, pedoman dan prosedur dan dokumen eksternal. Metode Pengendalian Dokumen dan rekaman yaitu: a. Identifikasi Penyusunan/Perubahan Dokumen Identifikasi kebutuhan, dilakukan pada tahap Self Assesment dalam Pendampingan Akreditasi. b. Penyusunan Dokumen Kepala Subag Tata Usaha Puskesmas, Penanggung jawab Admen di Klinik Pratama dan Dokter/ Dokter Gigi Praktik Mandiri, dan Penanggung jawab UKM dan UKP bertanggung jawab terhadap pelaksanaan penyusunan dokumen. identifikasi/ perubahan serta c. Penyusunan dokumen secara keseluruhan dikoordinir oleh tim mutu/tim akreditasi Puskesmas Tamamaung dengan mekanisme. sebagai berikut : 1) SOP yang telah disusun oleh pelaksana atau unit kerja disampaikan ke tim mutu /tim akreditasi 2) Tim mutu .memberikan tanggapan, mengkoreksi dan memperbaiki dokumen yang telah disusun oleh pelaksana atau unit kerja baik dari segi bahasa maupun penulisan. 3) Mengkoordinir proses pembuatan dokumen sehingga tidak terjadi duplikasi /tumpang tindih dokumen antar unit 4) Melakukan cek ulang terhadap dokumen yang akan ditandatangani oleh Kepala Puskesmas Tamamaung d. Rekaman harus dapat terbaca dan segera dapat teridentifikasi dan dapat diakses kembali e. Format Menyeragamkan format yang digunakan di Puskesmas Tamamaung format- format sebagai berikut: a) Format Surat Keterangan Istirahat b) Format Surat Keterangan Berobat c) Format Pemeriksaan Laboratorium d) Format Surat Rujukan External Pasien Jamkesda e) Format Surat Rujukan External Pasien BPJS f) Format Surat Rujukan Internal g) Format Resep Pasien Jamkesda/Luar Wilayah h) Format Resep Pasien BPJS i) Format Kartu Rawat Jalan j) Format Kartu Rawat Jalan Lansia k) Format Odontogram l) Format Tabel Perawatan Pasien Gigi m) Format Persetujuan Tindakan Medis n) Format Penolakan Tindakan Medis o) Format Surat Keterangan Bebas Buta Warna p) Format Kartu Stok Obat q) Format Aturan Obat r) Format Pelayanan Informasi Obat s) Format Kartu Stok Obat t) Format Nama Pasien yang di Beri Obat u) Format Hasil Laboratorium v) Format Resep KIA w) Format Kartu Ibu x) Format Tes dan Konseling HIV y) Format IMS Infeksi Menular Seksual C. Langkah kegiatan 1. Penomoran a) Pola klasifikasi Surat Keputusan (SK) dan Stadar Prosedur Operasional (SOP) 1) Kesehatan : 440 2) Kepegawaian : 800 3) : 900 Keuangan b) Pengkodean dokumen 1) Administrasi Manajemen dengan kode : A a) Bab I, (A) b) Bab II, (A) c) Bab III, (A) Contoh SK Jenis-jenis Pelayanan yang di sediakan di Puskesmas : 440/004/SK/A/PKM-TMM/II/2017 Keterangan : 440 : Nomor Pola Klasifikasi, 004 : No Surat Keputusan SK : Surat Keputusan, A : Kode admen, PKM : Puskesmas TMM : Tamamaung, II : Bulan 2017 : Tahun Contoh SOP Pertemuan Tinjauan Manajemen : 440/038/SOP/A/PKM-TMM/II/2017 Keterangan : 440 : Nomor Pola Klasifikasi 038 : No Surat Standar Operasional Prosedur SOP : Standar Operasional Prosedur, A : Kode admen, PKM : Puskesmas TMM : Tamamaung, II : Bulan 2017 : Tahun 2) Upaya (UKM/UKP) kode a) Bab IV, (B) b) Bab V, (B) : B c) Bab VI, (B) 3) Pelayanan Klinis kode : C a) Bab VII, (C) b) Bab VIII, (C) c) Bab IX, (C) 4) Apabila SOP diluar dari BAB akreditasi maka bentuk penomorannya ditambahkan upaya puskesmas. 5) Pemberian nomor secara terpusat. 6) Untuk urutan penomoran dokumen Upaya, dimulai dari Upaya Promkes dilanjutkan Upaya Kesling, Upaya KIA, Upaya Gizi dan Upaya P2M Promkes PK Laboratorium Lab Gizi GZ Tata Usaha TU Apotek APO Poli Umum PU Poli Gigi PG Loket LK Kesling KL UGD UGD P2M P2M PUSKEL PKL KIA KIA Imunisasi IM UKS UKS KB KB LANSIA LS PERKESMAS PKM BATTRA BTR Kesehatan Mata KM Kesehatan Jiwa KJ Kesehatan Keselamatan Kerja K3 PTM PTM Posbindu PBD Kesehatan olahraga KO Home Care HC Contoh : SOP Injeksi Intra Muskular SOP Imunisasi : 443.32/92/SOP/IM/PKM-TMM/II/2017 Keterangan : 443.32 : Nomor Pola Klasifikasi 92 : No Surat Standar Operasional Prosedur SOP : Standar Operasional Prosedur, IM : Kode Imunisasi, PKM : Puskesmas TMM : Tamamaung, II : Bulan 2017: Tahun 2. Pengesahan Dokumen Dokumen disahkan oleh Kepala Puskesmas Tamamaung 3. Sosialisasi / Pemberlakuan Dokumen Agar dokumen dapat dikenali oleh seluruh pelaksana maka perlu dilakukan sosialisasi dokumen tersebut, khusus bagi SOP, bila rumit maka untuk melaksanakan SOP tersebut perlu dilakukan pelatihan. 4. Distribusi Tata Cara Pendistribusian dokumen a) Distribusi adalah kegiatan atau usaha menyampaikan dokumenyang sudah diberi stempel terkendali kepada unit upaya atau pelaksana yang memerlukan dokumen tersebut agar dapat digunakan sebagai panduan dalam melaksanakan kegiatannya. Kegiatan ini dilakukan oleh tim mutu atau bagian Tata Usaha Puskesmas Tamamaung sesuai pedoman tata naskah. b) Distribusi harus memakai ekspedisi dan formulir tanda terima. c) Distribusi dokumen bisa hanya untuk unit kerja tertentu tetapi bisa juga untuk seluruh unit kerja lainnya. d) Bagi Puskesmas/Klinik yang sudah menggunakan e-file maka distribusi dokumen bisa melalui jejaring area local, dan diatur kewenangan otorisasi disetiap unit kerja, sehingga unit kerja dapat mengetahui batas kewenangan dalam membuka dokumen e) Dokumen akreditasi dibuat rangkap 2, yang foto copy dengan cap terkendali didistribusikan di unit-unit yang memerlukan. 5. Tata cara penyimpanan dokumen a) Dokumen rekam klinik / medik inaktif wajib disimpan sekurang- kurangnya lima tahun, terhitung dari tanggal terakhir pasien berobat, setelah batas waktu sebagaimana dimaksud diatas dilampaui, rekam klinis dapat dimusnahkan, kecuali persetujuan tindakan dan persetujuan lain harus disimpan jangka waktu 10 tahun, terhitung dari tanggal dibuatnya. b) Rekam medis pasien dimasukkan ke dalam family folder dan disimpan ke dalam rak penyimpanan di loket pendaftaran. c) Sistem penyimpanan resep yang telah dilayani di Puskesmas harus dipelihara dan disimpan minimal tiga tahun d) Dokumen asli (master dokumen yang sudah dinomori dan sudah ditandatangani) agar disimpan di bagian Tata Usaha Puskesmas. Penyimpanan dokumen yang asli harus rapi,sesuai metode pengarsipan sehingga mudah dicari kembali bila diperlukan. e) Dokumen di unit upaya Puskesmas harus diletakkan di tempat yang mudah dilihat,mudah diambil dan mudah dibaca oleh pelaksana. 6. Penataan Dokumen Untuk memudahkan didalam pencarian dokumen akreditasi Puskesmas Tamamaung dikelompokan masing- masing bab/kelompok pelayanan/UKM dengan diurutkan setiap urutan kriteria dan elemen penilaian, dan diberikan daftar secara berurutan 7. Penarikan dokumen a) Menarik dokumen lama apabila dokumen ini adalah dokumen pengganti. b) Mengarsipkan dokumen induk yang sudah tidak berlaku dengan membubuhkan stempel “Kadaluwarsa” dan kemudian menyimpan dokumen tersebut selama 2 tahun. c) Memusnahkan dokumen sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan. PENGENDALIAN REKAMAN 1. Semua rekaman harus mudah dibaca dengan jelas dan diberi judul yang sesuai untuk mengidentifikasikannya dengan produk atau proses yang bersangkutan. 2. Semua rekaman yang diperlukan harus dipelihara dengan baik, dengan mengatur pemberian identifikasi, penandaan lokasi dan acuan masa simpan. 3. Setiap unit/bagian harus menyimpan daftar rekaman bagiannya, daftar rekaman memuat masa simpan rekaman dan disposisi rekaman. 4. Masa simpan rekaman ditentukan dengan mengingat faktor-faktor antara lain peraturan pemerintah, jenis rekaman. 5. Setelah masa simpan lampau, maka pemegang dokumen yang ditunjuk harus menentukan apa tindakan yang harus diambil. BAB V LOGISTIK Kebutuhan dana dan logistik untuk pelaksanan pengendalian pedoman dan rekaman direncanakan dalam pertemuan lokakarya mini program. BAB VI KESELAMATAN SASARAN BAB VII KESELAMATAN KERJA BAB VIII PENGENDALIAN MUTU BAB IX PENUTUP LAMPIRAN DAFTAR INDUK DOKUMEN BAGIAN : -LEVEL I DAFTAR INDUK DOKUMEN No 1. Judul Dokumen Nomor/Tempat Dokumen SK 2. 3. 4 DAFTAR INDUK DOKUMEN No. Revisi Tanggal Berlaku BAGIAN : -LEVEL II DAFTAR INDUK DOKUMEN No Judul Dokumen 1. Pedoman 2. Panduan 3. KAK 4 Perencanaan Nomor/Tempat Dokumen No. Revisi Tanggal Berlaku DAFTAR INDUK DOKUMEN BAGIAN : -LEVEL III DAFTAR INDUK DOKUMEN No 1. Judul Dokumen Nomor/Tempat Dokumen SOP 2. 3. 4 DAFTAR INDUK DOKUMEN INTERNAL (REKAMAN) (LEVEL IV) BAGIAN : No. Revisi Tanggal Berlaku Judul No. Nomor Rev No Lama Lokasi PIC Disposisi Simpan DAFTAR INDUK DOKUMEN EKSTERNAL BAGIAN : DAFTAR INDUK DOKUMEN No 1 Judul Dokumen Dokumen Eksternal Nomor/Tempat Dokumen No. Revisi Tanggal Berlaku DISTRIBUSI DOKUMEN NO NAMA DOKUMEN NOMOR DOKUMEN DIDISTRIBUSIKAN OLEH TANGGAL DISTRIBUSI PENERIMA DOKUMEN DAFTAR ISI DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL BAB 1 PENDAHULUAN A. Latar Belakang.................................................. 4 B. Tujuan Pedoman ...............................................5 C. Ruang Lingkup Pedoman .................................6 D. Batasan Operasional ........................................7 E. Landasan Hukum ..............................................9 BAB II STANDAR KETENAGAAN ................................................10 A. Kualifikasi Sumber daya Manusia....................10 B. Distribusi Ketenagaan .....................................10 C. Jadwal Kerja ....................................................11 BAB III STANDAR FASILITAS ......................................................12 A. Denah Ruang ..................................................12 B. Standar Fasilitas...............................................13 BAB IV TATA LAKSANA PELAYANAN .........................................14 BAB V LOGISTIK ..........................................................................16 BAB VI KESELAMATAN PASIEN ..................................................17 BAB VII KESELAMATAN KERJA ....................................... 20 BAB VIII PENGENDALIAN MUTU........................................ 21 BAB IX PENUTUP..............................................................29 PEDOMAN PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN PUSKESMAS TAMAMAUNG PUSKEMAS TAMAMAUNG DINAS KESEHATAN KOTA MAKASSAR PEMERINTAH KOTA MAKASSAR
