Business Case untuk Penerapan Sistem ERP pada Perusahaan Konveksi Versi 1.0 Disusun oleh Kelompok 2 24 Maret, 2015 P a g e 1 | 17 Document Control Document Information Information Document Id Document Owner Cimol Corporation Issue Date 25 Maret 15 Last Saved Date 25 Maret 15 File Name Business Case Document History Version Issue Date Changes [1.0] [Date] [Section, Page(s) and Text Revised] Document Approvals Role Name© Signature Date Project Sponsor Project Review Group Project Manager Quality Manager (if applicable) Procurement Manager (if applicable) Communications Manager (if applicable) Project Office Manager (if applicable) P a g e 2 | 17 Daftar Isi 1 Executive Summary ................................................................................................................... 5 2 Introduction ............................................................................................................................... 5 3 2.1 Background ........................................................................................................................ 5 2.2 Current Situation ................................................................................................................ 5 2.3 Description Of The Problem Or Opportunity ...................................................................... 5 2.4 Project’s MOV Value ......................................................................................................... 5 Available Options ...................................................................................................................... 6 3.1 3.1.1 Description ................................................................................................................. 6 3.1.2 Benefits, Goals and Measurement Criteria .................................................................. 6 3.1.3 Costs and Funding Plan .............................................................................................. 6 3.1.4 Feasibility................................................................................................................... 7 3.1.5 Risks .......................................................................................................................... 7 3.1.6 Issues ......................................................................................................................... 7 3.1.7 Assumptions ............................................................................................................... 7 3.2 Option 2 – Alternative 2 ..................................................................................................... 7 3.2.1 Description ................................................................................................................. 7 3.2.2 Benefits ...................................................................................................................... 7 3.2.3 Costs .......................................................................................................................... 8 3.2.4 Feasibility................................................................................................................... 9 3.2.5 Risks .......................................................................................................................... 9 3.2.6 Issues ......................................................................................................................... 9 3.2.7 Assumptions ............................................................................................................... 9 3.3 4 Option 1 – Alternative 1 ..................................................................................................... 6 Option 3 – Alternative 3 ..................................................................................................... 9 3.3.1 Description ................................................................................................................. 9 3.3.2 Benefits .................................................................................................................... 10 3.3.3 Costs ........................................................................................................................ 12 3.3.4 Feasibility................................................................................................................. 14 3.3.5 Risks ........................................................................................................................ 14 3.3.6 Issues ....................................................................................................................... 14 3.3.7 Assumptions ............................................................................................................. 14 Recommended Option ............................................................................................................. 14 4.1 Option Rankings .............................................................................................................. 14 4.1.1 Data collection methods............................................................................................ 15 P a g e 3 | 17 4.2 Option Recommended ...................................................................................................... 15 4.2.1 Risks ........................................................................................................................ 15 4.2.2 Definition of TCO (Total Cost of Ownership) ........................................................... 16 4.2.3 Alternatif 1 ............................................................................................................... 16 4.2.4 Alternative 2............................................................................................................. 16 4.2.5 Alternative 3............................................................................................................. 17 P a g e 4 | 17 1 Executive Summary Perusahaan konveksi terbagi atas beberapa divisi sesuai dengan tugas dan fungsinya, namun sistem antar divisi tersebut belum terintegrasi, sehingga pertukaran data menjadi kurang efisien. Hal ini dapat mengganggu jalannya operasional pada perusahaan. Misalnya, ketika perusahaan ingin memproduksi kemeja, maka bagian manufaktur harus meminta data pada bagian warehouse untuk pengecekan stok bahan baku. Karena belum adanya integrasi antar divisi, maka bagian manufaktur harus mengecek langsung pada bagian warehouse. Dari kasus tersebut, Cimol Corporation menawarkan beberapa alternatif bagi perusahaan konveksi, diantaranya menerapkan alur proses secara manual yakni melakukan pendataan atau pencatatan tanpa mengetahui kondisi proses produksi yang sedang dilakukan oleh divisi lain atau jumlah stok barang yang tersisa, menerapkan sistem informasi pada setiap divisinya, agar nantinya output dari sebuah sistem informasi tersebut dapat digunakan oleh divisi lainnya yang bersangkutan, dan menerapkan sistem yang berbasiskan ERP yang dapat mengintegrasikan antar divisi yang ada di perusahaan. 2 Introduction 2.1 Background Manusia memiliki 3 kebutuhan pokok, yang terdiri dari sandang, pangan dan papan. Seiring dengan pertumbuhan penduduk Indonesia (1,49 % per tahun, sumber : BPS (Badan Pusat Statistik), 2010) maka kebutuhan pokok tersebut pun semakin meningkat termasuk sandang. Hal tersebut menjadi alasan kuat bertumbuhnya industri Konveksi sebesar 30% (data tahun 2012, sumber: neraca.co.id & republika.co.id). Kebutuhan bahan utama konveksi yaitu tekstil diperkirakan juga terus tumbuh sekitar 4% / tahun (data Kementrian Perdagangan indonesia) 2.2 Current Situation Alur utama produksi konveksi pada perusahaan biasanya order (sales) menyiapkan bahan (warehouse dan purchasing) produksi (manufacturing) selesai. Proses bisnis yang melibatkan hubungan antar divisi perusahan masih dilakukan secara manual dan tidak terintegrasi. Hal ini sering menimbulkan kesalahan pada integritas data di setiap divisi yang memiliki kesesuaian data. Karena sistem yang digunakan masih sistem yang manual dan belum terintegrasi, sehingga kondisi produksi pada setiap divisinya belum ada transparasi. Misalnya jika ada pesanan baru, divisi sales belum dapat memberikan kepastian tentang kapan pesanan dapat selesai kepada pelanggan yang melakukan pemesanan. Karena divisi sales tidak mengetahui sejauh mana divisi lain telah selesai mengerjakan bagian mereka. 2.3 Description Of The Problem Or Opportunity • Ketidakpastian dalam penyelesaian pesanan • Aliran data yang masih manual (komunikasi yang berjalan lambat pada divisi) • Proses pencatatan yang masih manual 2.4 Project’s MOV Value (1 Tahun) • Mempercepat aliran informasi antar divisi sebesar 3 kali lebih cepat • Menghemat biaya cetak untuk dokumentasi produksi sebesar 35% P a g e 5 | 17 • Meningkatkan efisiensi aliran produksi sebesar 20%. Organizational Strategy Strategy Goal Goal 1 : Aliran informasi antar divisi dapat berjalan secara otomatis Goal 2 : Mengurangi biaya cetak dokumentasi Strategi Initiative Menerapkan sistem yang bisa terintegrasi antar divisinya Menerapkan sistem yang akan mempermudah dokumentasi, sehingga perekapan data dapat dilakukan secara otomatis (tidak manual) 3 Available Options 3.1 Option 1 – Alternative 1 3.1.1 Description Alternatif pertama yang adalah menerapkan alur proses yang hanya melakukan pendataan atau pencatatan tanpa mengetahui kondisi proses produksi yang sedang dilakukan oleh divisi lain atau jumlah stok barang yang tersisa. 3.1.2 Benefits, Goals and Measurement Criteria No. Mengurangi / menekan Perhitungan biaya dari 1. 0 Total 0 Total 3.1.3 Costs and Funding Plan No Parameter Biaya Langsung 1 Set Komputer Client (HP PC 110 - 050D 15.6 inch - Windows 8 - Black) 2 Printer (HP Printer Scan copy DJ1510 Putih) 3 Infrastruktur Jaringan 4 Set Komputer Server (HP Pavilion Slimline 400-513D8GB-Intel Core i7 3.6GHz - Windows 8.1 64Bit – VGA Black) 0 Biaya Satuan Jumlah Total Rp 6.440.000 0 0 Rp 633.000 0 0 Rp 250.000 Rp 12.100.000 0 0 0 0 P a g e 6 | 17 Total 0 3.1.4 Feasibility • Kelayakan ekonomi : Dari segi ekonomi, alternatif 1 tidak memerlukan biaya, karena masih manual. • Kelayakan teknis : Dari segei teknis, masih menggunakan infrastruktur secara manual, karena belum menggunakan infrastruktur IT • Kelayakan Organisasi : Dari segi organisasi, alternatif ini dapat diterapkan dengan mudah karena tidak memerlukan sistem komputer. 3.1.5 Risks • Kemungkinan kesalahan manusia lebih besar, karena dilakukan dengan manual • Biaya kertas untuk laporan per divisi lebih tinggi 3.1.6 Issues • Jika alternatif ini masih tetap diterapkan, maka proses bisnisnya akan tetap berjalan secara lambat, dan belum adanya transparasi antar divisi. 3.1.7 Assumptions • Semua karyawan bekerja secara manual sesuai dengan tugas masing – masing tanpa adanya penerapan sistem 3.2 Option 2 – Alternative 2 3.2.1 Description Alternatif kedua yang kami tawarkan, yakni menerapkan sistem informasi pada setiap divisinya, agar nantinya output dari sebuah sistem informasi tersebut dapat digunakan oleh divisi lainnya yang bersangkutan. 3.2.2 Benefits No. Mengurangi / menekan biaya dari 1. Biaya buku pencatatan (dibutuhkan untuk mencatat data pemesanan pada divisi sales, data barang mentah dan diproduksi pada divisi manufacturing, data barang yang dibeli dari supplier pada divisi warehouse dan data riwayat pembelian bahan mentah dari supplier pada divisi purchase, dengan harga 1 buku = Rp 20.000,00, membutuhkan Perhitungan Total 6 bulan = Rp 20.000,00 Rp 40.000,00 Total pertahun : Rp 20.000,00 x 2 = Rp 40.000,00 P a g e 7 | 17 waktu 6 bulan untuk mengganti buku baru lagi) 2. 3 Biaya alat tulis menulis (dibutuhkan untuk alat tulis menulis yang digunakan setiap divisi untuk proses pencatatan jumlah barang dan keuangan, dengan harga 1 paket alat tulis = Rp 15.000,00, membutuhkan waktu 6 bulan untuk mengganti buku baru lagi) Biaya lembur dikuangi (waktu yang dibutuhkan untuk melakukan kerja lembur dikurangi) 6 bulan = Rp 15.000,00 Rp 30.000,00 Total pertahun : Rp 15.000,00 x 2 = Rp 30.000,00 8 orang (@2 orang tiap divisi) x 1 jam x 4 hari x Rp 50.000,00 = Rp 1.600.000,00 Rp 19.200.000,00 Total pertahun : Rp 1.600.000,00 x 12 bulan = Rp 19.200.000,00 Total 3.2.3 Costs No 1 Rp 19.270.000,00 Kebutuhan Pembuatan Web Apps : Project Manager Analyst and Quality Assurance Programmer and Database Designer Administration - Biaya Rp 4.000.000, 00 Rp 2.000.000, 00 Rp 2.500.000, 00 Rp 1.500.000, 00 Rp 1.500.000, 00 Rp 11.500.000, 00 / bulan 11.500.000 / 20 hari = Rp575.000, 00 / hari Rincian jumlah hari : Perencanaan Analisa 5 hari 5 hari Perancangan 5 hari Implementasi 25 hari P a g e 8 | 17 Pengujian 5 hari Perawatan / Pemeliharaan Total Hari 10 hari 55 hari TOTAL BIAYA PEMBUATAN WEB APS : Rp 575.000.000, 00 x 55 hari 2 User Training TOTAL BIAYA Rp Rp 31.625.000, 00 500.000, 00 Rp 32.125.000, 00 Kebutuhan A.Maintenance Total Ongoing Explanes Biaya Rp Rp 2.500.000, 00 2.500.000, 00 3.2.4 Feasibility Kelayakan ekonomi : Dari segi kelayakan ekonomi, alternatif ini layak untuk diterapkan karena dalam pengembangannya tidak membutuhkan biaya yang besar. Kelayakan teknis : Sistem ini akan layak digunakan, apabila dari perusahaan konveksi melakukan pengadaaan pada infrastruktur IT Kelayakan organisasi : Organisasi ini layak menggunakan aplikasi ini karena penggunaannya mudah. 3.2.5 Risks - Biaya pembangunan sistem sangat besar karena membuat sistem informasi per divisi - Terlalu banyak proses pencatatan/input pada setiap divisi - Perlu pelatihan penggunaan sistem yang baru bagi setiap divisi 3.2.6 Issues Jika menerapkan alternatif ini, maka perusahaan perlu melakukan pengadaan infrastruktur IT, dan pelatihan untuk karyawannya. Namun, untuk data tiap divisinya belum saling terintegrasi 3.2.7 Assumptions - Seluruh staf maupun karyawan akan dilatih untuk mengoperasikan sistem informasi sesuai dengan divisinya. - Perlu adanya biaya untuk pelatihan - Perlu adanya pembelian perangkat lunak dan perangkat keras 3.3 Option 3 – Alternative 3 3.3.1 Description Alternatif terakhir yakni menerapkan sistem yang berbasiskan ERP yang dapat mengintegrasikan antar divisi yang ada di perusahaan. P a g e 9 | 17 3.3.2 Benefits No. Mengurangi / menekan biaya dari 1. Reduksi waktu pada hubungan sales dengan pelanggan (jika perusahaan masih belum memakai sistem, proses pemesanan akan menghabiskan waktu 15 menit. Kemudian jika perusahaan sudah memakai sistem, proses pemesanan akan membutuhkan waktu 3 menit. Dengan begitu proses pemesanan dengan menggunakan sistem akan menghemat waktu selama 12 menit lebih cepat. Karena jika pelanggan yang dilayani dengan menggunakan sistem, kepuasan pelanggan akan meningkat karena proses pemesanan tersebut akan lebih cepat selesai. Dengan kepuasan pelanggan yang meningkat ini, loyalitas pelanggan meningkat sehingga pelanggan ini mengajak orang terdekatnya untuk menjadi pelanggan tetap pada perusahaan juga. Jadi, dalam 1 bulan akan bertambah 1 bulan sehingga 1 pemesanan akan masuk dengan rata – rata harga pemesanan tersebut adalah Rp 5.000.000,00 ). 2. Biaya lembur (waktu yang dibutuhkan untuk melakukan kerja lembur) Perhitungan 1 pelanggan x 1 pemesanan x Rp 5.000.000,00 = Rp 5.000.000,00 Total Rp. 60.000.000,00 Total pertahun : Rp 5.000.000,00 x 12 bulan = Rp 60.000.000,00 8 orang (@2 orang tiap divisi) x 3 jam x 4 hari x Rp 50.000,00 = Rp 4.800.000,00 Rp 57.600.000,00 Total pertahun : Rp 4.800.000,00 x 12 bulan = Rp 57.600.000,00 P a g e 10 | 17 3. Pengantaran dokumen (waktu 24 orang = 28 jam kerja yang dibutuhkan untuk 4 orang = ? pengantaran dokumen dari divisi satu ke divisi lainnya) : 4 orang = (24 x 28) / 4 jika untuk pengantar dokumen = 168 jam kerja tiap divisi adalah 1 orang, jadi pengantar dokumen dalam Normal : perusahaan ada 4 orang. 28 jam kerja = Rp Dengan jumlah karyawan pada 5.000.000,00 divisi manufacturing sebanyak 24 karyawan + 1 manager. Jika 168 jam kerja = Rp 5.000.000,00 24 orang karyawan ini menyelesaikan proses produksi 22 jam = ? (rata – rata Rp 5.000.000,00) menghabiskan waktu sekitar 4 22 jam = (22 jam x Rp hari kerja (pukul 09.00-16.00) 5.000.000,00) / 168 jam = Rp 654.000,00 = 28 jam kerja. Kemudian jika dalam proses pengantaran Total pertahun : menghabiskan 1 jam untuk Rp 654.000,00x 12 bulan = setiap harinya, maka dalam 1 Rp 7.848.000,00 bulan (hari produktif saja) = 22 hari, akan menjadi 22 jam untuk waktu pengantaran tiap bulannya. Jika dengan 24 karyawan = 28 jam kerja menghasilkan 1 pesananan dengan harga Rp 5.000.000,00, maka jika 4 karyawan = 168 jam kerja kerja menghasilkan 1 pesananan dengan harga Rp 5.000.000,00. Maka untuk 22 jam pengantaran akan menghasilkan Rp 654.000,00 4. Biaya buku pencatatan (dibutuhkan untuk mencatat data pemesanan pada divisi sales, data barang mentah dan diproduksi pada divisi manufacturing, data barang yang dibeli dari supplier pada divisi warehouse dan data riwayat pembelian bahan mentah dari supplier pada 6 bulan = Rp 20.000,00 Rp 7.848.000,00 Rp 40.000,00 Total pertahun : Rp 20.000,00 x 2 = Rp 40.000,00 P a g e 11 | 17 divisi purchase, dengan harga 1 buku = Rp 20.000,00, membutuhkan waktu 6 bulan untuk mengganti buku baru lagi) 5. Biaya alat tulis menulis (dibutuhkan untuk alat tulis menulis yang digunakan setiap divisi untuk proses pencatatan jumlah barang dan keuangan, dengan harga 1 paket alat tulis = Rp 15.000,00, membutuhkan waktu 6 bulan untuk mengganti buku baru lagi) Total 6 bulan = Rp 15.000,00 Rp 30.000,00 Total pertahun : Rp 15.000,00 x 2 = Rp 30.000,00 Rp 125.518.000,00 3.3.3 Costs Category People No 1 Kebutuhan Pembuatan Web Apps : Project Manager Analyst and Quality Assurance Programmer and Database Designer Administration 22.000.000 / 22 hari = - Biaya Rp 7.000.000, 00 Rp 4.000.000, 00 Rp 5.850.000, 00 Rp 2.650.000, 00 Rp 2.500.000, 00 Rp 22.000.000, 00 / bulan Rp1.000.000, 00 / hari Rincian jumlah hari : Perencanaan Analisa 10 hari 6 hari Perancangan 10 hari Implementasi 50 hari Pengujian 14 hari P a g e 12 | 17 Perawatan / Pemeliharaan Total Hari 30 hari 120 hari TOTAL BIAYA PEMBUATAN WEB APS : Rp 1.000.000, 00 x 120 hari 2 User Training Rp Rp TOTAL BIAYA Rp 120.000.000, 00 2.000.000, 00 122.000.000, 00 Kebutuhan Biaya A.Maintenance Total Ongoing Explanes Rp Rp 3.600.000, 00 3.600.000, 00 Category Physical No Parameter Biaya Langsung 1 Set Komputer Client (Dell All In One 3043 LCD 19.5" Wide Non Touch Screen Intel Processor N2840 / 19,5" HD+ 1600x900 With HD Webcam n Digital Array /Integrated Basic Speaker With Waves Maxx Audio / 2GB DDR3 SO-DIMM AT 1600MHZ/ 500GB Harddisk / Integrated 4-in-1 Media Card Reader/ Wifi + Bluetooth / USB Keyboard and Mouse / Windows 8.1 SL With BING) 2 Printer (HP Printer Scan copy DJ1510 Putih) 3 Infrastruktur Jaringan 4 Set Komputer Server (Fujitsu Tower Server TX100FIDS2V01 - Biaya Satuan Jumlah Total Rp 4.650.000,00 4 Rp. 18.600.000,00 Rp 633.000 4 Rp. 2.532.000,00 Rp 250.000 1 Rp 9.640.000,00 1 Rp. 250.000,00 Rp 9.640.000,00 P a g e 13 | 17 Intel Core i3-540 2C/4T 3.06 GHz 4 MB, 2GB DDR3 1333 MHz ub d ECC, DVD-ROM, 2x HD SATA II 250GB 7.2k 3.5") TOTAL Rp. 31.022.000,00 3.3.4 Feasibility • Kelayakan ekonomi : Sistem ini layak digunakan, karena manfaat yang dihasilkan lebih besar dari pada modal yang dikeluarkan. • Kelayakan teknis : Sistem ini akan layak digunakan, apabila dari perusahaan konveksi melakukan pengadaaan pada infrastruktur IT • Kelayakan organisasi : Organisasi ini layak menggunakan aplikasi ini karena penggunaannya mudah serta dapat dijalankan sesuai dengan proses bisnis yang ada di perusahaan konveksi. 3.3.5 Risks • Perlu pelatihan penggunaan sistem yang baru bagi setiap divisi 3.3.6 Issues • Jika sistem ini diterapkan, maka perusahaan akan mengeluarkan biaya yang besar 3.3.7 Assumptions • Seluruh staf maupun karyawan akan dilatih untuk mengoperasikan sistem informasi sesuai dengan divisinya. • Perlu adanya biaya untuk pelatihan • Perlu adanya pembelian perangkat lunak dan perangkat keras 4 Recommended Option 4.1 Option Rankings P a g e 14 | 17 4.1.1 Data collection methods Dalam menerapkan metodologi yang digunakan untuk mengumpulkan data, kami menggunakan 2 jenis metode yang berbeda, yaitu : Studi pustaka dan Studi lapangan. a. Studi pustaka Studi pustaka merupakan penelusuran literatur yang berupa bacaan – bacaan kepustakaan seperti halnya buku refrensi, katalog, brosur, dan sejenisnya (Nazir 2009). Peneliti mendapatkan data – data yang berhubungan dengan rancangan aplikasi yang nantinya akan dibuat bersumberkan dari buku dan brosur – brosur yang dapat mendukung pembangunan aplikasi. b. Studi Lapangan Dalam studi lapangan ini kami menggunakan metode wawancara. Wawancara sendiri adalah teknik pengumpulan data yang dilakukan untuk menemukan permasalahan yang harus diteliti atau apabila peneliti ingin mengetahui hal – hal dari responden yang sifatnya lebih mendalam. Wawancara dapat dilakukan secara terstruktur maupun tidak terstruktur , dan dapat dilakukan melalui tatap muka (face to face) maupun dengan menggunakan telepon. (Sugiyono, 2008). Dalam penelitian ini penulis mengajukan sejumlah pertanyaan kepada narasumber. 4.2 Option Recommended 4.2.1 Risks Berikut merupakan identifikasi manfaat dan resiko pada masing – masing alternatif Alternatif Alternatif 1 Manfaat Tidak memerlukan infrastruktur teknologi tambahan Resiko - Kemungkinan kesalahan manusia lebih besar, karena P a g e 15 | 17 - Alternatif 2 • Kemungkinan terjadi kesalahan karena manusia lebih kecil • Proses pendataan dan pelaporan lebih cepat • Keamanan data dan dokumen lebih terjamin - - - Alternatif 3 • • • • Kemungkinan terjadi kesalahan karena manusia lebih kecil Proses pendataan dan pelaporan lebih cepat Keamanan data dan dokumen lebih terjamin Tidak memerlukan banyak pendataan/input pada setiap divisi karena telah terintegrasi dilakukan dengan manual Biaya kertas untuk laporan per divisi lebih tinggi Biaya pembangunan sistem sangat besar karena membuat sistem informasi per divisi Terlalu banyak proses pencatatan/input pada setiap divisi Perlu pelatihan penggunaan sistem yang baru bagi setiap divisi Perlu pelatihan penggunaan sistem yang baru bagi setiap divisi 4.2.2 Definition of TCO (Total Cost of Ownership) Total Cost of Ownership (TCO) adalah besarnya biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk menjalankan ERP. Biaya ini dihitung mulai dari inisiatif awal adanya kebutuhan sistem hingga pemeliharaan sistem yang sudah berjalan. 4.2.3 Alternatif 1 - Payback = modal awal / Net cash flow =0 - Return of Investment (ROI) = (total expected benefits – total expected cost) / total expected cost =0 4.2.4 Alternative 2 - Payback = modal awal / Net cash flow = (Rp 12.732.000,00 + Rp32.125.000, 00) / ( Rp 19.270.000,00) = (Rp44.857.000,00) / (Rp 19.270.000,00) = 2,3tahun P a g e 16 | 17 - Return of Investment (ROI) = (total expected benefits – total expected cost) / total expected cost = (Rp19.270.000,00) / (Rp 44.857.000,00) = 0.42958736 (43 %) 4.2.5 Alternative 3 - Payback = modal awal / Net cash flow = (Rp 31.022.000,00 + Rp122.000.000, 00) / ( Rp 125.518.000,00) = Rp153.022.000,00 / Rp 125.518.000,00 = 1,2tahun - Return of Investment (ROI) = (total expected benefits – total expected cost) / total expected cost = (Rp125.518.000,00) / (Rp 153.022.000,00) = 0.82026114 (82 %) P a g e 17 | 17
