MONITORING & EVALUASI zPELAYANAN REKAM MEDIS Prima Soultoni Akbar SST MPH Prodi D3 PMIK, Jurusan KesehatanTerapan Politeknik Kesehatan Kemenkes Malang KEMAMPUAN AKHIR YANG DIHARAPKAN Mahasiswa mampu mengetahui monitoring dan evaluasi pelayanan rekam medis Materi 1. Pengertian monitoring dan evaluasi pelayanan Rekam Medis 2. Kegiatan pelayanan Rekam Medis 3. Tujuan monitoring dan evaluasi pelayanan Rekam Medis 4. Bentuk kegiatan monitoring dan evaluasi pelayanan Rekam Medis 5. Rencana tindak lanjut evaluasi pelayanan rekam medis Manajemen Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian dan memimpin berbagai kegiatan suatu organisasi secara formal. (Hatta G, 2008) Fungsi Manajemen Monitoring Monitoring adalah upaya yang dilakukan secara rutin untuk mengidentifikasi pelaksanaan dari berbagai komponen program sebagaimana telah direncanakan, waktu pelaksanaan program sebagaimana telah dijadwalkan, dan kemajuan dalam mencapai tujuan program (UNESCO). Monitoring Kegiatan melakukan pemantauan untuk perbaikan selama pekerjaan masih berjalan, apakah sudah sesuai perencanaan atau tidak. Pengawasan tidak dapat dilaksanakan jika tidak ada perencanaan. Memastikan bahwa sistem tata kerja unit rekam medis terimplementasi dengan baik Fungsi Monitoring Fungsi manajemen yang berkesinambungan untuk memberikan rekomendasi untuk melakukan tindakan koreksi kepada pimpinan pelayanan kesehatan. Bila kemudian tindakan koreksi dilakukan maka fungsi pengendalian akan terlaksana secara lengkap. Hasil Monitoring Hasil monitoring dan pengendalian yang telah dianalisis dan diolah dapat dijadikan sebagai informasi yang dapat dipahami dengan mudah oleh manajer/ kepala rekam medis untuk dasar pengambilan keputusan tindak lanjut, baik menyangkut kegiatan yang sedang berjalan maupun kegiatan yang akan datang. Tujuan Monitoring pelayanan rekam medis ▪ Compliance (Kesesuaian/ kepatuhan) Menentukan apakah implementasi kebijakan tersebut sesuai dengan standard dan prosedur yang telah ditentukan. ▪ Auditing (pemeriksaan) Menentukan apakah sumber-sumber/pelayanan kepada kelompok sasaran (target groups) memang benar-benar sampai kepada mereka. ▪ Accounting (Akuntansi) Menentukan perubahan apa saja yang terjadi setelah implementasi sejumlah kebijakan publik dari waktu ke waktu. ▪ Explanation (Penjelasan) Menjelaskan mengenai hasil-hasil kebijakan yang berbeda dengan tujuan kebijaka Evaluasi Kegiatan yang terkait tentang penilaian efektifitas kinerja rekam medis secara kontinyu. Tujuan: Menjamin agar kegiatan yang dialaksanakan dapat mencapai tujuan yang telah direncana kan atau ditetapkan. Selain itu juga untuk mengetahui bahwa kegiatan yang dilakukan adalah tepat sasaran, metode, waktu, biaya dll. Evaluasi Menurut Tahap Pelaksanaan feedforward evaluation • Evaluasi pada perencanaan atau ketika kegiatan belum dilaksanakan Concurrent Evaluation • Evaluasi kegiatan yang sedang berjalan atau pada proses pelaksanaan kegiatan feedback evaluation • Evaluasi setelah kegiatan selesai dilaksanakan (evaluasi Akhir) Tahapan Proses Evaluasi ➢ Penetapan indicator pengukuran dan standar pelaksanaan kegiatan, ➢ Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan ➢ Pengukuran pelaksanaan kegiatan nyata ➢ Pembandingan hasil ukur dengan standar ➢ Merancang dan melakuAkan tindakan koreksi, bila diperlukan Definisi Standar Standar suatu tingkat dari pelayanan yang diharapkan, biasanya disusun oleh ikatan atau asosiasi profesi sebagai sutu metode optimal (Hatta G, 2008) Definisi Indikator (Depkes, 2003) ➢ Indikator adalah variabel yang membantu kita dalam mengukur perubahan perubahan yang terjadi baik secara langsung maupun tidak langsung (WHO, 1981) ➢ Indikator adalah suatu ukuran tidak langsung dari suatu kejadian atau kondisi ➢ Indikator adalah statistik dari hal normatif yang menjadi perhatian kita yang dapat membantu kita dalam membuat penilaian ringkas, komprehensif, dan berimbang terhadap kondisi-kondisi atau aspek-aspek penting dari suatu masyarakat ➢ Indikator adalah variable-variabel yang mengindikasi atau member petunjuk kepada kita tentang suatu keadaan tertentu, sehingga dapat digunakan untuk mengukur perubahan. Penetapkan indikator yang akan menjadi alat ukur Syarat indikator harus: Simple (Sederhana) Measurable (Dapat diukur) Attributable (Bermanfaat) Reliable (Dapat dipercaya) Timely (Tepat Waktu) SMART Simple (sederhana) Indikator yang ditetapkan sedapat mungkin sederhana dalam pengumpulan data maupun dalam rumus penghitungan untuk mendapatkannya SMART Measurable (dapat diukur) Indikator yang ditetapkan harus mempresentasikan informasinya dan jelas ukurannya. Dengan demikian dapat digunakan untuk perbandingan antara satu tempat dengan tempat lain atau antara satu waktu lain. Kejelasan pengukuran juga akan menunjukkan bagaimana cara mendapatkan datanya. SMART Attributable (bermanfaat) Indikator yang ditetapkan harus bermanfaat untuk kepentingan pengambilan keputusan. Ini berarti bahwa indicator itu harus merupakan pengejahwantahan dari informasi yang memang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan.jadi harus spesifik untuk pengambilan keputusan tertentu SMART Reliable (dapat dipercaya) Iindikator yang ditetapkan harus dapat didukung oleh pengumpulan data yang baik, benar dan teliti. Indikator yang tidak/belum bisa didukung oleh pengumpulan data yang baik, benar dan teliti, seyogyanya tidak digunakan dulu. SMART Timely (tepat waktu) Indikator yang ditetapkan harus dapat didukung oleh pengumpulan data dan pengolahan data Tahap Penilaian Mutu 1. Menetapkan standar 2. Menilai kinerja yang ada 3. Upaya memperbaiki kinerja yang menyimpang dari standar yang sudah ditetapkan Prinsip Monitoring dan Evaluasi Rekam medis Prinsip Monitoring dan Evaluasi Rekam medis Audit Medis Pedoman Audit Medis di RS Kemenkes RI No 496/Meneks/SK/IV/2005 tujuan dari audit medis sangat terkait dengan upaya peningkatan mutu dan standarisasi Tujuan Umum: Tercapainya pelayanan medis prima di rumah sakit Tujuan Khusus: ➢ Melaksanakan evaluasi mutu pelayanan medis ➢ mengetahui standar pelayanan medis ➢ Melakukan perbaikan-perbaikan pelayanan medis sesuai dengan kebutuhan pasien dan standar pelayanan medis Kegiatan pelayanan Rekam Medis ▪ Sistem penulisan nama ▪ Sistem pencatatan data pelayanan klinis ▪ Sistem penomoran rekam medis ▪ Sistem penyimpanan Dokumen Rekam medis (DRM) ▪ Sistem retensi dan pemusnahan ▪ Sistem pelepasan informasi rekam medis ▪ Sistem pengindeksan ▪ Sistem pelaporan Contoh kasus Saudara menemukan banyak rekam medis yang dipinjam oleh bagian keperawatan dan belum kembali. Keadaan ini memperlambat pelayanan pasien yang akan berobat ulang. Saudara ingin melihat berapa lama ruang perawatan menyimpan rekam medis dan ruangan manakah yang terbanyak. Indikator apa yang Saudara akan monitor? Contoh Kasus Saudara menemukan banyak rekam medis yang disimpan di ruang perawatan, sehingga memperlambat pelayanan pasien yang akan berobat ulang. Saudara ingin melihat berapa lama ruang perawatan menyimpan rekam medis dan ruangan manakah yang terbanyak. Indikator apa yang Saudara akan monitor? Sebutkan bentuk kegiatan monitoring pelayanan Rekam Medis lainnya? RTL Rencana Tindak Lanjut Kriteria RTL ➢ Rasional ➢ Inovatif ➢ Operasional ➢ Terjangkau ➢ Target & Sasaran jelas ➢ Terprogram ➢ Efisien Pokok Penyusunan RTL ➢ Memotret fakta lapangan menjadi keharusan yang dilakukan ➢ Menentukan program kegiatan ➢ Memperkirakan target secara realistis ➢ Menentukan indikator keberhasilan ➢ Merumuskan strategi & daya dukung ➢ Menentukan waktu yang tepat dan pelaksana
