PERKEMBANGAN OTOMASI KANTOR PADA MASA KINI Saut Maruli D3 Administrasi Bisnis ABSTRACT As we know that the whole office is the center of an organization's information. In providing information, of course, there are processes or activities carried out by offices, while the office of the main activities are related to pelayannan in the acquisition, recording, storing, analyzing, and communicating information. This is a large part of the activities of an office in processing the data into information. Being an information center to make the office has an important role for people who need it, be it from the lower level up as well as people who are outside the organization. These interests may be asked for a data / or information, reports, business activities and much more. The high demand for information for everyone interested to make the office should have a plan that tersistematis. Hence, in the required information can be processed quickly and accurately. This is done because at the moment a human being in a modern civilization with high technology. If the office can not adapt to these circumstances, it is an office within the organization can lag to other organizations. This adversely affects the revenue or profit for a profitoriented orgainisasi. One system is used at present in the world of the office is to use an office automation system. By utilizing the technology available, an office can mengefesiensi and mengefektivitaskan office activities, both in terms of finance and time. Even with the office automation system can make the work can be done anywhere and anytime. It is known today as Virtua office. Where the office work can be done even if they're on the geographical and time berbea. Key word: Office Automation System, E-Office, Virtual Office Pendahulan Perkembangan teknologi yang semakin maju pada saat ini, memberikan pengaruh besar bagi setiap aspek kehidupan. Begitu juga dengan kantor. Kemajuan teknologi tentunya membawa perubahan bagi pekerja kantor dalam pekerjaanya. Bahkan ada teknologi yang dirancang tersendiri bagi perkantoran atau yang dikenal dengan Teknologi Perkantoran. Salah satu teknologi perkantoran yang digunakan pada saat ini adalah Sistem Otomasi Kantor. System otomasi kantor adalah sebuah teknologi yang dirancang pada sebuah kantor untuk dapat mengerjakan berbagai macam pekerjaan kantor dengan cara otomatis tanpa menggunakan tenaga manusia secara optimal. System otomasi kantor sebenarnya bukanlah hal yang baru bagi duni perkantoran. Teknologi ini sudah ada sebelum memasuki abad ke 20. Hanya saja teknologi yang digunakan masih menggunakan teknologi sederhana, dan pekerjaan yang dapat diotomasikan masih dalam jumlah yang kecil. Karena system otomasi kantor menggunakan banyak teknologi elektronis, maka kantor ini dapat disebut juga kantor elektronik. Kantor dimana berbagai bentuk pekerjaan dapat dilakukan secara otomatis melalui alat-alat elektronik kantor tersebut. Menerapkan system otomasi kantor dalam sebuah organisasi tidak dapat dilakukan secara langsung. Ini perlu perencanaan dan riset terhadap organisasi sebelum mengaplikasikannya. Sehingga perlu tahaptahap dalam membuat sebuah system otomasi kantor. Selain dikenal dengan nama kantor elektronik, kantor dengan system otomasi kantaor disebut juga dengan kantor maya atau virtual office. Kantor ini disebut maya, karena pada proses kegiatan/pekerjaan dapat dilakukan dimana saja dan kapan saja. Sejarah Sistem Otomasi Kantor Sejarah system otomasi kantor berawal sekitar tahun 1960. pada saat itu lebih dikenal dengan sebutan word processing atau pengolahan kata yang diperkenalkan oleh IBM. Word processing sendiri merupakan pengembangan dari word processor yang diperkenalkan oleh Chrishthoper Latham Sholes memalalui penemuannya yaitu mesing tik pada tahun 1867. Penemuannya ini pada dasarnya untuk membantu manusia dalam kegiatan tulis menulis dengan menggunakan mesing tiknya. Seteleh beberapa dekade setelah penemuannya kemudian pada tahun 1960 IBM (International Business Mechines) yaitu sebuah perusahaan Amerika Serikat yang memproduksi dan menjual perankat lunak dan perangkat keras computer memperkenalkan sebuah mesin tik elektronik atau mesin tik listrik. Mesin tik ini dipasarkan pada tahun 1964. Fungsi utama dari mesin ini adalah dapat mengetik kata-kata yang telah direkam dalam pita magnetic secara otomatis. Setelah produk ini dipasarkan oleh IBM, kemudian system otomasi kantro mulai berkembang hingga saat ini. Pengertian Sistem Otomasi Kantor System otomasi kantor merupakan susunan tiga kata yang memiliki arti yang berbeda, namun memiliki satu kesatuan oleh karena itu untuk dapat memahami konsep dari system otomasi kantor berikut ini penjelasan mengenai ketiga struktur kata tersebut: a. Sistem Secara etimologi, system berasal dari kata latin (systema) dan Yunanani (sustema) yang artinya adalah suatu proses atau langkahh-langkah yang terdiri dari komponen atau elemen yang dijadikan satu atau dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, mater atau energy untuk mencapai suatu tujuan. b. Otomasi Dalam bahsa Inggris otomasi disebut automation. Kata automation tersebut disetarakan dengan kata mechanization dan computerization (Lemaout & Haudpie Speech Products N.V., 1993). Arti automation dalam bahasa inggris memiliki dua makna: 1. The use of automatic equipment to save mental and manual (penggunaan peralatan untuk menghemat pikiran dan tenaga) 2. The automatnc control of the manufacture of a product throught its successive stages (pengontrolan secara otomatis dalam pembuatan suatu produk dengan terperinci atau sistematis). Sementara dalam kamus besar bahasa Indonesia meyebukan bahwa otomasi merupakan penggantian tenaga manusia dengan tenaga mesin untuk melakukan suatu pekejaan sehingga tidak diperlukannya pengawasan manusia. Hal ini lebih mengarah kepada perindustrian dan sebagainnya. Pengertian ini lebih mengarah penggunaan teknologi secara optimal, akan tetapi campur tangan manusia tetap ada walaupun itu secara minimal Menurut Wikipedia (Wikipedia: Mei 2016) otomasi adalah sebuah system informasi yang berbasis telekomunikas dimana fungsinya untuk mengumpulkan, memproses, dan menyimpannya serta mendistribusikan informasi tersebut baik itu dalam bentuk pesan, dokumen, dan komunikasi elektronik antar individu, kelompok kerja, dan organisasi. c. Kantor Berdasarkan beberapa pengertian di atas maka dapat disimpulkan bahwa kantor adalah tempat atau bangunan dimana diselenggarakannya kegiatan tata usaha untuk menangani informasi mulai dari menerima, mengumpulkan, mengatur, menyimpan sampai menyalurkan informasi serta melindungi asset perusahaan. Sedangkan tata usaha berarti segenap kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap usaha kerjasama. Berdasarkan penjelasan masing-masing kata dapat simpulkan bahwa system otomasi kantor adalah sebuah proses atau langkahlangkah yang tersistematis yang dikerjakan oleh mesin-mesin secara optimal dalam mengerjakan pekerjaan kantor di sebuah kantor guna untuk mengefisiensi dan mengefektivitaskan kinerja kantor. (Lemaout & Haudpie Speech Products N.V., 1993) (Wikipedia: Mei 2016) Sistem Otomasi Kantor dan Teknologi Tidak bisa dipungkiri bahwa keberadaan system otomasi kantor tidak dapat dipisahkan dari teknologi. Segala jenis kegiatan dan pengolahan data pada umumnya akan selalu menggunakan teknologi-teknologi. Sebagai salah satu contohnya adalah komputer. Komputer yang sudah tidak asing lagi bagi manusia sudah menjadi kebutuhan vital bagi sebuah kantor. Bukan hanya pada kantor, bagi kalangan masyarakat tertentu komputer juga kini seperti menjadi kebutuhan tersendiri. Waluyo (2000) mengatakan bahwa munculnya otomasi perkantoran dimulai bersamaan dengan perkembangan dan kemajuan teknologi informasi itu sendiri. Ini menunjukan bahwa perkembangan teknologi informasi pada saat ini tentunya akan membawa kemajuan bagi perkantoran. Sebagai contohnya sederhana adalah email. Email adalah surat elektronik dimana pengirim pesan tidak menggunakan kertas secara fisik melainkan dalam bentuk lembaran kerja yang terdapat dalam monitor yang menerima pesan tersebut. Keberadaan awal email, tenutnya telah memberikan satu langkah maju bagi perkantoran dalam proses korespondens terhadap relasinya. Sebuah kantor juga memiliki teknologi tersendiri. Menurut Pakpahan (2006) mengatakan bahwa teknologi perkantoran adalah bagaimana proses mencata, menghimpun, mengolah, memperbanyak, mengirim dan meyimpan data-data keterangan secara efisien dengan menggunakan mesin-mesin. . ini adalah mesing-mesin kantor yang dirancang untuk kebutuhan kantor. Mesin-mesing tersebut seperti mesing foto copy, printer, komputer, dll. Sistem Otomasi Kantor juga disebut dengan kantor elektronik atau E-office. Istilah ini disebutkan dalam keputusan menteri pendayagunaan aparatur negara nomor 13/KEP/M.PAN/1/2003 tentang pedoman umum perkantoran elektronis lingkup inranet di lingkungan instansi pemerintah. Hal ini dikarena system otomasi kantor telah menggunakan teknologi berbasi elektronik dalam menyelesaikan berbagai macam pekerjaan kantor. Dimana teknologi ini memiliki peran dominan dalam pekerjaan kantor. Tujuan Sistem Otomasi Kantor Tujuan utam diadakannya system otomasi kantor adalah untuk mempermudah dan mempercepat suatu pekerjaan kantor. Seperti: 1. Memperoleh, menyimpan dan menemukan kembali informasi, termasuk memo, surat dan laporan 2. Mempersiapkan dan mentransfer informasi 3. Memperoleh menganalisa, meyimpan dan menemukan data dalam membuat keputusan 4. Menerima dan mengirimkan komunikasi verbal 5. Partisipasi dalam konferensi dan rapat 6. Jadwal rapat dann perjanjian mmbuat kalender karyawan 7. Menentukan proritas dalam tuas, mengelola memanag tugas lain yang berbeda-beda dan mengawasi pelaksanaan tugas. Keuntungan dalam menggunakan Sistem Otomasi Kantor Ada beberapa keuntungan yang diperoleh ketika sebuah kantor menerapkan otomasi kantor pada kantornya, berikut beberapa keuntungan tersebut (Harmon: Manajemen Kantor Kontemporer,2013) 1. Proses pengambilan keputusan akan menjadi lebih mudah Karena menggunakan teknologi dalam peralatan dan perlengkapan yang sudah diotomasikan, membantu staf kantor bekerja lebih cepat ketika menyajikan data untuk pihak pimpinan, sehingga akan mempermudah ketika mengambil keputusan. 2. Hasil keputusan lebih berkualitas Bekerja dengan data tentunya memerlukan tingkat ketelitian yang tinggi, apa bila tidak dikerjakan dengan teliti, dapat menyebabkan data yang tidak valid. Ini tentunya berpengaruh vatal terhadap keputusan yang akan diambil. Dengan adanya system otomasi kantor dapat membantu dalam menyelesaikan persoalan data tersebut. Sehingga data yang dihasilkan dari adalah data yang berkualitas. 3. Informasi lebih lengkap Penggunaan teknologi yang modern dalam kantor tentunya dapat menyajikan data dan informasi dengan lengkap. Kantor yang telah menggunakan otomasi, pegawainya akan mudah menyajikan informasi dengan lengkap. 4. Memperbaiki produktivitas karyawan yang cakap/trampil Otomasi yang diterapkan pada kantor secara tidak langsung akan memaksakan karyawan untuk dapat beradaptasi dengan teknologi tersebut. Disini akan dapat terlihat kinerja karyawan, dimana setiap karyawan akan menunjukan kemampuan dan keterampilannya dalam bekerja. Sehinnga atasan dapat menilainya dan melakukan evaluasi terhadap karyawannya. 5. Memberi peluang karyawan untuk bekerja lebih cerdas. Poin keempat telah disebutkan bahwa teknologi yang digunakan dalam otomasi kantor Konsep Otomasi Kantor Pada dasarnya konsep otomasi kantor adalah menggabungkan berbagai peralatan IT (hardware dan software) dengan manusia atau unit maupun banyak orang/unit sehingga membentuk sebuah system yang saling terhubung. Dengan adanya system ini setiap orang dapat melakukan komunikasi dan bertukar informasi secara otomatis melalui sebuah peralatan komuniksi tersebut. Dimana dengan adanya system ini, pekerjaan kantor yang pada umumnya menggunakan kertas (paperless) dapat di tekan penggunaannya. Ini bertujuan untuk terjadinya peningkatan kecepatan, ketepatan, keamanan kerja di kantor dan meningkatkan produktivitas kerja. Untuk lebih jelas berikut ini contoh sederhana penerapan system otomasi kantor dengan menggunakan jaringan LAN. (sumber: temyboy.blogspot.com) Dari gambar tersebut dapat dijelaskan,dimana server adalah sebagai pusat pengendali untuk setiap workstation dan peralatan lainnya. Para pemakai (user) terhubung dimana user dapat saling bertukar informasi dengan user lainnya melalui server tadi. Informasi dan setiap dokumen akan disimpan di dalam server. Atau user juga dapat mencetak informasi tersebut jika dibutuhkan dalam bentuk kertas melalui printer yang sudah terhubung dengan jaraingan tersebut. Sehingga user secara otomatis dapat langsung mencetak dokumen walaupun user dan mesin printer berada dalam ruangan yang berbeda. Dari penjelasan diatas maka dalam sebuah system otomasi kantor terdiri dari 3 komponen utama yang saling berhubungan : 1. Sofware, yaitu perangkat lunak yang menghubungkan brainware dan hardware 2. Hardware, yaitu perangkat keras yang menginput, memproses, dan memberi output kepada user atau brainware. 3. Brainware, yaitu orang yang menggunakan alat tersebut. Pengguna Otomasi Kantor Otomatisasi kantor digunakan oleh semua orang yang bekerja di dalam kantor. Pada dasarnya ada empat kategori pemakai otomatis kantor, yaitu : 1. Manajer adalah orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan terutama sumber daya manusia. 2. Profesional yakni tidak mengelola orang tetapi menyumbang keahlian khususnya (mis. Pembeli, wiraniaga, dan asisten staff khusus). Manajer dan profesional secra bersama dikenal sebagai pekerja terdidik. 3. Sekretaris bisanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan. 4. Clerical Employee (pegawai administratif) melaksanakan tugas untuk-tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen dan mengirimkan surat. Merancang Sistem Otomasi Kantor Dalam membuat sebuah system otomasi kantor, tentu perlu adanya sebuah perencanaan dan rancangannya. Berikut ini adalah langkah-langkah dalam merancang sebuah system otomasi kantor (Harmon:Manajemen Kantor Kontemporer;2013) Lankah 1 Identifikasikan tujuan yang ingin dicapai dan kembangkan atau buat panduan perencanaan. Untuk mengindentifikasikan tujuan yang ingin dicapai, carilah informasi tersebut dari level paling atas sampai level bawah. Disamping itu tanyakan juga kepada beberapa narasumber lannya seperti pendapat karyawan dan konsumen. Setelah informasi tersebut terkumpul, rumuskan hasil tersebut menjadi sebuah gagasan atau ide yang diinginkan. Selanjutnya carilah informasi bagaimana cara mencapai keinginan itu, klasifikasikan atas tujuan yang bisa dicapai dengan otomasi dan yang tidak, beri beberpa penjelasan dan jadikan semuanya dalam bentuk sebuah buku panduan penerapan otomasi kantor. Langkah 2 Rancangan prosedur dan pilih kecocokan peralatan Setelah proses identifikasi selesai kemudian rancanglah prosedur penerapan yang akan dipakai dan tentukan kecocokan peralatan dengan kegiatan yang akan dilakukan oleh kantor tersebut. Langkah 3 Rencanakan dimensi SDM dalam system Dalam rancangan peralatan yang akan digunakan selain mencocokan dengan kegiatan perusahaan perhatikan juga dari segi SDM kantor. Langkah ketiga ini adalah langkah dimana menentukan siapa yang layak yang akan menggunakan peralatan tersebut. Langkah 4 Gunakan konsep implementasi system dalam Dalam penerapannya terhadap karyawan, mulailah dari hal-hal yang sederhana atau mudah, kemudian secara perlahan-lahan memasuki hal-hal yang sulit. Dalam pembelian dan pengadaan peralaan, mulailah membeli barang yang paling diprioritaskan atau memiliki nilai kepetningan yang paling tinggi. Ketika membeli sebuah peralatan kaitkan dengan mesing yang sebelumnya dan mesing yang akan datang. Begitu juga ketika penerapan pada karyawan, selalu kaitkan antara masa sebelumnya dengan masa yang akan datang. Langkah 5 Evaluasi Sistemenya Setelah dilakukan implementasi dalam jangka waktu tertentu, misalnya setelah 3 bulan, lakukanlah evaluasi terhadap system otomasi kantor yang telah dijalankan. Lakukan penilaian dan berilah saran atau meminta saran dari setiap personil kantor yang menggunakan. Evaluasi ini sebaiknya tidak dilakukan sekali, akan tetapi pada priode selanjutnya perlu dilakukan evaluasi kembali. Hasil dari evaluasi merupakan bahan masukan untuk penyempurnaan dan perbaikan system otomasi yang telah dijalankan. Peralatan dan otomasi kantor mesin dalan system System otomasi kantor tentu memerlukan peralatan dalam menjalankan tugasnya,beikut ini adalah beberapa peralatan system otomasi kantor: Telepon, Fax, Komputer, Scanner, Internet, Web blog, Email, Mesin pengarsipan otomatis/ Elektronic Filling System, Chatting, Handphone Aplikasi Otomasi kantor 1. Aplikasi Pengolah Kata Aplikasi pengolah kata Word Processing adalah penggunaan peralatan elektronik yang otomatis dapat melakukan beberapa tugas sekaligus yang diperlukan untuk membuat dokumen baik di ketik dan kemudian mencetak dokumene tersebut. Word Processing memberikan pemecahan masalah dengan memberikan kemampuan kepada manajer untuk membuat komunikasi tertulis yang lebih efektif untuk diberikan kepada orang lain. Dengan kata lain word processing adalah penggunaan alat elektronik yang secara otomatis dapat melakukan banyak tugas yang diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang ditik, dicetak maupun dikirim menggunakan email. Jenis aplikasi pengolah kata yang sering digunakan pada keseharian pembuatan dokumen kantor adalah Ms. Word. Namun aplikasi ini merupakan aplikasi yang berbayar. Sedangkan aplikasi pengolah kata yang dapat digunakan secara gratis adalah Libre. 2. Surat Elektronik (e-mail) Surat elektronik atau yang sring dikenal dengan E-mail adalah pengiriman file hasil ketikan menggunakan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim, menyimpan dan menerima pesan dengan menggunakan terminal komputer dan alat penyimpanan. Terdapat 2 jenis email yang sering digunakan secara umum, dan kedua jenis email tersebut dapat digunakan secara gratis, email tersebut berekstensi @gmail dikeluarkan oleh Google, dan @ymail yang dikeluarkan oleh Yahoo. 3. Voice Mail Hampir sama dengan surat elektronik tetapi pesan dikirim dengan mengucapkannya dalamtelephone. Telepon juga digunaka untuk mengambil pesan yang telah dikirimkan. Perbedaanya bahwa anda hanya mengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan bukan mengetiknya. Dan anda menggunakan telepone untuk memanggil pesan yang telah dikirimkan kepada anda.Voice mail memerlukan komputer dengan kemampuan menyimpan pesan audio dalam bentuk digital, kemudian mengubahnya kembali menjadi dipanggil. bentuk audio ketika 4. Kalender Elektronik Kalender elektronik menggunakan jaringan komputer untuk menyimpan dan memangil acara yang telah ditetapkan oleh manajer. Kalender elektronik bersifat khusus diantara aplikasi perkantoran karena ia hanya menyusun terjadinya komunikasi bukan sebagai media komunikasi. Cara kerja kalender elektronik mirip seperti organizer. Manajer atau sekretaris dapat memasukkan pertemuan-pertemuan, membuat perubahan dan menelaah kalender itu dengan menggunakan keyboard. 5. Konfrensi Audio (Audio Confrencing) Konfrensi audio adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat komunikasi audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis dengan tujuan melaksanakan konfrensi. Telepon Konfrensi merupakan bentuk pertama dan masih digunakan. Konfrensi audio tidak memerlukan komputer, hanya melibatkan fasilitas komunikasi 2 arah semisal telepon dan handphone. Keuntungan konfrensi audio adalah sebagai berikut: Biaya peralatan yang diperlukan untuk konfrensi audio tergolong standar Orang-orang merasa nyaman berbicara di telepon Konfrensi audio dapat disiapkan dalam waktu singkat 6. Konferensi Video Konfrensut video adalah penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para peserta konferensi yang tersebar secara geografis. Peralatan tersebut menyediakan hubungan audio dan video. Seiring perkembangan waktu konfrensi video dapat dilakukan oleh komputer dengan biaya yang murah. Aplikasi yang dibutuhkan untuk konfrensi Video menggunakan komputer dengan koneksi internet adalah . 7. Faxsimile Fax merupakan singkatan dari Facsimile transmision, merupakan penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca citra dokumen pada satu ujung saluran komunikasi dan membuat salinan pada ujung lainnya. Saluran komunikasinya sangat sering berbentuk saluran telepon biasa. Fax berkontribusi pada pemecahan masalah dengan membagikan dokumen kepada anggota tim lain dengan mudah, tanpa dibatasi oleh letak geografis mereka. Semua yang difotokopi dapat ditransmisikan oleh fax. Fax sangat mudah diimplementasikan dan dioperasikan. Jalur telepon suara dapat berfungsi sebagai channel-nya dan pengoperasian peralatan fax tidak sulit. 8. Slide Presentase Slide presentase adalah penggunaan komputer untuk tujuan memberikan tampilan materi yang dapat berupa gambar, kata, suara, maupun audio visual yang ditampilkan dalam bentuk slide. Aplikasi yang sering digunakan untuk menampilkan slide presentase adalah Ms. PowerPoint. Slide presentase ini sangat efektif sekali untuk menunjang pegawai dalam melakukan presentase. 9. Pencitraan (Imaging) Beberapa perusahaan memiliki volume dokumen yang besar sehingga mereka harus menyimpan dalam file agar informasi dapat dipanggil atau didapatkan kembali jika diperlukan. Untuk mengatasi masalah mengenai penyimpanan dan pemanggilan tampilan maka dapat digunakan aplikasi yang dapat menyimpan dokumen fisik menjadi dokumen digital (file) dengan menggunakan Scanner. Dengan menggunakan scanner maka dokumen fisik yang dapat memakan tempat penyimpanan yang cukup luas, dapat diganti menjadi dokumen bersifat digital (file). Mesin scanner dihubungkan dengan komputer, mesin ini memindai dokumen yang diletakkan pada mesin tersebut kemudian memindai men-scan nya lalu merubah kedalam bentuk digital. Jika sewaktu-waktu memerlukan dokumen tersebut, pegawai dapat mencetaknya menggunakan printer. 10. Aplikasi Pengolah Angka Kerugian Disamping ada keuntungan penggunaan OAS, maka ada juga bebrapa kerugian penggunaan OAS antara lain: Aplikai pengolah angka merupakan aplikasi yang paling sering digunakan setelah aplikasi pengolah kata pada otomatisasi perkantoran. Aplikasi pengolah angka memudahkan akuntan dalam membuat perhitungan-perhitungan keuangan dengan mudah, sehingga meminimalkan kesalahan dalam pembuatan laporan keuangan. Aplikasi pengolah angka yang paling banyak digunakan adalah Ms. Excel yang merupakan saudara Ms. Word. Dan kedua aplikasi ini merupakan aplikasi berbayar. Sedangkan untuk aplikasi yang gratis dapat pula menggunakan aplikasi Libre. Keuntungan dan Kerugian Menggunakan OAS Keuntungan Pada bagian di atas telah diinformasikan penggunaan OAS akan berdampak pada sharing berbagai peralatan dan software. Beberapa manfaat atau keuntungan yang akan didapat bila menggunakan OAS antara lain: Pengurangan biaya software Pengurangan biaya peralatan (printer, fax, scanner, media penyimpan) Pengurangan penghentian kerja Peningkatan kecepatan kerja (hemat waktu) Peningkatan keamanan data sesuai level security Peningkatan akurasi data Kemudahan pengontrolan hasil kerja Kemudahan akses informasi bagi pimpinan Kemudahan akses bagi klien/pihak luar tentang informasi tertentu Bagi pegawai yang unskill akan menimbulkan rasa takut kehilangan pekerjaan dan frustasi yang semakin tinggi bagi pegawai yang unskill. Rasa tidak memiliki akan semakin tinggi, karena data semakin transparan terutama pada pimpinan yang lebih tinggi. Hanya pegawai yang skill yang dapat bekerja pada kantor yang menggunakan OAS. Investasi lebih rendah bila dibandingkan dengan kantor yang menggunakan OAS. Kantor Maya (Virtual Office) Sistem otomasi kantor adalah teknologi kantor yang memungkinkan dapat dibentuknya sebuah kantor maya. Ini dikarenakan system otomasi kantor dapat menghubungkan setiap personil kantor dengan personil lainnya untuk dapat saling berinteraksi, bertukar informasi walaupun dalam situasi dan kondisi yang berbeda. Apabila segala bentuk pekerjaan kantor dilakukan dikantor nyata, maka dengan diterapkannya system otomasi kantor dapat membuat pekerjaan tersebut dapat dilakukan dimana saja dan kapan saja. Ini lah yang disebut virtual office. Sebagai contoh, seorang direktur harus menghadiri rapat penting perusahaan, sementara sang direktur sedang berada diluar negri. Dengan menggunakan teknologi, kini direktur tersebut dapat mengikuti kegiatan rapat perusahaan tersebut melalui video conference dengan menggunakan handphone atau teknologi lainnya. Walaupun waktu dan tempat berbeda, seorang dapat melakukan kegiatan atau pekerjaan kantornya. Inilah yang disebut dengan kantor maya. Keuntungan Kantor Maya dan Kerugian Kantor Maya ( Saliman 2007) Keuntungan Kantor Maya Ada beberapa keunutung yang diperoleh ketikan menggunakan kantor maya, sebagai berikut: 1. Pengurangan biaya fasilitas, perusahaan tidak harus memiliki kantor besar karena sebagian pegawai bekerj di tempat lain, sehingga mengurangi biaya sewa dan perluasan kantor. 2. Pengurangan biaya peralatan kantor bagi tiap pegawai dengan telecommuter dapat berbagai peralatan seperti hanya para peserta dalam suatu LAN saling berbagi sumber daya 3. Jaringan komunikas formal, karena telecommuter harus terus terinformasi dan mendapat perintah spesifik. Ini akan menghasilkan komunikasi yang lebih baik daripada jika semua pegawai bekerja di lokasi tetap. 4. Pengurangan penghentian kerja, apabila terjadi gangguan alam seperti banjir, angina ribut, dan sejenisnya. 5. Kontribusi sosial, kantor maya memungkinkan perusahaan memperkerjakan pegawai yang tadinya tidak memiliki peluang untuk bekerja. Orang cacat, lanjut usia dan orang tua dengan anak-anak kecil dapat bekerja dirumah. Kerugian Kantor Maya Jika sebuah perusahaan memutuskan untuk menerapkan kantor maya, harus menyadari bahwa ada beberapa kekurangan penggunaan kantor maya: 1. Rasa tidak memiliki, jika pegawai tidak kontak langsung dengan rekannya setiap hari, mereka kehilangan perasaan menjadi bagian penting dari suatu organisasi 2. Takut kehilangan pekerjaan, karena pekerjaan pegawai dilakukan terlepas dari operasi perusahaan terlepas dari operasi perusahaan, pegawai mudah menganggap bahwa mereka dapat dibuang sewaktuwaktu. Mereka dapat berkesimpulan bahwa tiap orang dengan komputer dan modem dapat melakukan pekerjaan itu dan bahwa mereka mungkin menjadi korban pemecatan elektronik 3. Semangat kerja yang rendah, sejumlah faktor dapat menyebabkan rendahnya semangat kerja pegawai. Faktor pertama adalah tidak adanya umpan balik positif yang berasal dari interaksi langung dengan atasan dan rekan kerja. Faktor lain adalah kenyataan bahwa gaji telecommuter cendrung lebih rendah daripada yang dibayarkan pada pegawai di tempat kantor tetap. 4. Ketegangan keluarga, apabila ada ketegangan di rumah telecommuter ida dapat melarikan diri untuk beberapa jam. Ketegangan dapat meningkat karena pasangan menganggap pekerjaan hanyalah cara untuk menghindari tanggung jawa rumah tangga. Dari kerugian tersebut, uniknya hanya kerugian bagi pegawai. Dalam hal ini tentunya perusahaan tidak menyadari dampak negative tersebut kecuali perusahaan melakukan pengawasan secara cermat terhadap pegawainya. Untuk itu perlu adanya upaya khusus untuk memastikan bahwa pegawai tidak menderita. 5. 6. Strategi Kantor Maya yang Disarankan Linda T. Risse dalam Synergy Planning Incorporated, mengatakan bahwa ada beberapa kebijakan yang harus dilakukan diikuti perusahaan ketika telah menggunakan atau telah memili kantor maya, yaitu: 1. Sediakan sumber daya komputer, apabila pegawai tidak dapat menyediakan sendiri perangkat keras dan perangkat lunak, perusahaan harus menyediakan. 2. Sediakan akses ke sumber daya informasi, apabila riset merupakan dari tanggung jawab telecommuter, perusahaan harus menyediakan sumber daya informasi yang diperlukan seperti database komersial dari internet. 3. Sediakan perlengkapan non-kompter, walaupun kantor maya didasarkan atas data elektronik, kepada pegawai harus diberikan perlengkapan nonkomputer yang mereka perlukan untuk bekerja seperti: kalkulator, stapler, amplop surat, daftar telepon, manual prosedur, dan sebagainya. 4. Atur untuk meneruskan panggilan telepon, seseorang di situs kantor fixef harus memiliki tanggung jawab untuk forwading panggilan telepon ke telekomunikasi-muter. Juga, perusahaan harus menggunakan 7. 8. sistem telecommuters pesan suara dapat accsess dari rumah mereka. 5.Gunakan konferensi telepon, konferensi telepon memungkinkan dua orang atau lebih berpartisipasi dalam pembicaraan telepon pada saat yang sama. Atasan harus menjadwalkan konferensi telecommuter berkesempatan terlibat dalam interaksi langsung dua arah Jadwalkan pertemuan rutin perusahaan harus menjadwalkan pertemuan yang perlu dihadiri semua orang. Pertemuan tersebut dimaksudkan untuk memperkuat rasa kebersamaan di antara pegawai dan harus dijadwalkan sesering mungkin agar tujuan tersebut tercapai Lakukan rutinitas kerja, telecommuter harus berkomitmen untuk bekerja sekian jam sehari, idealnya disuatu ruangan yang jauh dari gangguan. Teman dan saudara harus memahami bahwa telecommuter itu sedang bekerja walau ia di rumah. Strategi terakhir harus diterapkan oleh pegawai, yang lain adalah tanggun jawab perusahaan. Karena itu agar berhasil kantor maya menuntut kerja sama baik dari perusahaan maupun pegawai. Sistem Otomasi Kantor Pada Masa Kini Virtual office memang sebuah inovasi yang masih memiliki popularitas akan tetapi pada saat ini, kantor telah mengalami satu kemajuan lagi. Kini terdapat jenis kantor yang mulai dikenal, yaitu yang disebut dengan nama Kantor Pintar (Smart Office). Konsep smart office pada dasarnya sama dengan virtual office, yaitu memanfaatkan teknologi seoptimal mungkin untuk mempermudah pekerjaan kantor. Seluruh kegiatan kantor baik didalam maupun diluar kantor dapat diintegrasikan melalui sebuah system teknologi. Menurut burton, dkk dalam (2000) fitur dari smart office ini berupa small-zone areas dan smart wired telecommunication. Small-zone areas adalah memberi batasan areas yang digunakan seperlunya saja. Sementar smart wired telecommunication adalah pengintegrasian segala bentuk komunikasi, baik itu melaui bahasa lisan maupun tulisan, atau pun bahasa sensor atau pemograman. Penutup Walaupun begitu secanggih apapun teknologi kantor akan tetap memiliki kekurangan. Untuk itulah manusia sanga memiliki perant penting dalam hal tesebut. Sebagai mahkluk yang berakal budi, manusia dapat menyeimbangkan keberadaan teknologi tersebut dari segala kekurangannya. Daftar Pustaka https://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_otomati sasi_kantor Kemajuan teknologi akan membawa pengaruh terhadap kinerja kantor. Ini dapat dilihat perkembangan kantor dari masa kemasa dimana kantor selalu mengalami kemajuan. Dimulai dari menggunakan tenaga manusia hingga menggunakan teknologi kantor. http://adman.staf.upi.edu/2010/03/07/penger tian-otomatisasi-perkantoran/ Salah satu teknologi yang memberi pengaruh terhadap kemajuan kantor adalah system otomasi kantor. Berawal dari konsep yang sederhana kini system teknologi kantor mengalami kemajuan yang cukup pesat bagi kantor. Dari system automasi tersebut kini kantor telah mengalami perubahan. Baik itu dari segi bentuk maupun kriteria. Seperti adanya kantor maya, kantor egronomis, kantor elektronik, hingga yang terbaru adalah smart office. Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara. (2003, Januari 23). Pedoman Umum Perkantoran Elektronis Lingkup Intranet di Lingkungan Instansi Pemerintah. Kepmen Nomor 13/KEP/M.PAN/2003 . Jakarta. Apapun bentuk kantornya, pada intinya adalah untuk membantuk para personil kantor tersebut dalam melakukan pekerjaannya. Semua pekerjaan kantor dapat dengan mudah dilaksanakan karena adanya otomatisasi pada kantor tersebut. Dengan adanya system otomasi kantor ini, kini kantor dapat mencapai tujuannya dengan efektif dan efisien. Baik itu dari segi keuangan, waktu, tenaga dan pikiran serta hal lainnya. http://kbbi.web.id/otomatisasi Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan.2013. Otomastisasi Perkantoran.Bandung Pakpahan, R. (2006). Catatan Mata Kuliah Teknologi Perkantoran. Raymond McLeod, Jr. dan George Schell. 2004. Sistem Informasi Manajemen (terjemahan) Jakarta: PT Indeks Saliman.(2007).”Virtual office realitas dari Office automation”.7(2), 134-137. Sukooo, Gadri M. 2005. Manajemen Administrai Perkantoran Modern. Jakarta:Erlangga. Waluto, D. E. (2000). Teknologi Perkantoran Modern: Wacana tentang Kantor Maya. Pengembangan Alat dan Lab Jurusan Administrasi Niaga. Semarang: Politeknik Negeri Semarang.
