Materi SIMDIG Pengelolaan Informasi Digital (Ms. Word, Exell, PPoint)
advertisement
Mengoperasikan Software pengolah kata 2.1. Mengenal Microsoft Word Microsoft Word (MS Word) merupakan program untuk mengolah kata. Program ini bisa digunakan untuk menulis dokumen misalnya karya tulis, skripsi, novel, dan sebagainya. Selain menulis dokumen, MS Word juga dapat digunakan untuk bekerja dengan tabel, menulis teks dengan kreasi, menyisipkan gambar, maupun yang lainnya. Secara default tampilan area kerja program MS Word 2007 terdiri atas Title Bar, Office Button, Quick Access Toolbar, Menu Bar, Ribbon, Ruler, Status Bar, dan View Toolbar. Tampilan area kerja dapat dilihat pada Gambar 2.1. Gambar 2.1. Tampilan area kerja MS Word Title Bar berisi nama file yang sedang dikerjakan, serta tombol menampilkan, atau menyembunyikan jendela program, dan menutup program, yaitu tombol Minimize, Maximize/Restore, dan Close. Office Button berisi perintah-perintah yang berkaitan dengan dokumen seperti membuat dokumen baru (New), membuka dokumen (Open), menyimpan dokumen (Save), mencetak dokumen (Print), dan sebagainya (Gambar 2.2). Gambar 2.2. Menu-menu dalam Office Button Quick Access Toolbar berisi tombol-tombol yang berfungsi sebagai alternatif penggunaan perintah yang sering digunakan. Sebagai contoh, tool Open merupakan shortcut dari Office Button > Open, atau tool Save merupakan shortcut dari Office Button > Save. Menu Bar berisi serangkaian perintah yang didalamnya terdapat sub-sub perintah sesuai kategorinya. Sebagai contoh, pada menu Home terdapat submenu Clipboard, Font, Paragraph, Styles, dan Editing yang didalamnya berisi perintah-perintah sesuai kategorinya. Ribbon berisi perintah-perintah khusus merupakan submenu Menu Bar. Ruler merupakan kotak pengukuran yang diletakkan secara horizontal, yaitu di atas dokumen, dan secara vertikal, yaitu di sebelah kiri dokumen. Ruler berfungsi untuk mempermudah melakukan pengaturan letak halaman. Status Bar adalah baris horizontal yang menampilkan informasi jendela dokumen yang sedang ditampilkan, antara lain (Gambar 2.3): Gambar 2.3. Status Bar Yani Yulyanti, ST. 2.2. Membuat Dokumen Baru Untuk membuat dokumen baru, dapat dilakukan dengan cara berikut: 1. Klik Office Button>New sehingga muncul jendela baru yang menampilkan bagian New Document. 2. Setelah itu pilihlah Blank Document untuk membuat dokumen. (Dapat juga memilih salah satu dokumen template untuk membuat dokumen baru berdasarkan template yang telah disediakan.) 3. Di dalam Quick Access Toolbar juga terdapat tombol New (Gambar 2.4) yang berfungsi untuk membuat dokumen baru tanpa melalui jendela baru. Gambar 2.4. Tombol New di Quick Access Toolbar Sebelum memulai dokumen, sebaiknya atur properti terlebih dahulu. Pengaturan properti mempengaruhi hasil cetakan. Pengaturan properti dapat dilakukan dengan mengklik menu Page Layout. Kemudian pada ribbon Page Setup, klik ikon kecil pada pojok kanan bawah (Gambar 2.5.1.) sehingga muncul kotak dialog Page Setup (Gambar 2.5.2). Kotak dialog ini terdiri dari tiga bagian, yaitu Margins, Paper, dan Layout. Gambar 2.5. Ribbon Page Setup Margins: untuk menentukan batas atas (Top), kiri (Left), kanan (Right), dan bawah (Bottom) dokumen, dan ada juga orientasi. Paper Size: untuk menentukan ukuran kertas yang akan digunakan dengan memilih opsinya pada menu drop-down. Jika menginginkan ukuran kertas sendiri, dapat diisi nilainya secara langsung pada kotak Width dan Height. 2.3. Menyimpan Dokumen Untuk menyimpan dokumen baru, secara default nama dokumen yang dibuat akan berurutan, yaitu Document 1, Document 2, Document 3, dan seterusnya. Cara untuk menyimpan dokumen adalah sebagai berikut: 1. Klik Office Button>Save atau Office Button>Save As sehingga muncul kotak dialog Save As (Gambar 2.6). Gambar 2.6. Kotak dialog Save As Yani Yulyanti, ST. 2. Di dalam kotak dialog tersebut, lakukan pengaturan sebagai berikut: Save in: tentukan lokasi folder tempat dokumen akan disimpan. File name: ketikkan nama untuk identifikasi dokumen. Save as type: type dokumen, gunakan default yang diberikan, yaitu Word Document. Klik tab Save untuk menyimpan dokumen tersebut. 3. Untuk menyimpan dokumen lama yang telah diedit, klik Office Button>Save. Apabila dokumen tersebut hendak disimpan dengan nama yang berbeda, klik Office Button>Save As sehingga caranya sama seperti menyimpan dokumen baru. Apabila dalam menyimpan dokumen, nama yang digunakan sama dengan nama yang sudah ada di dalam folder, maka kotak konfirmasi seperti pada Gambar 2.7. akan muncul. Gambar 2.7. Kotak konfirmasi penyimpanan. Replace exiting file: menimpa file yang sudah ada dengan dokuman baru. Save changes with a different name: menyimpan dokumen baru dengan nama lain. Merge changes into exiting file: menggabungkan perubahan yang dilakukan kedalam file yang sudah ada. 2.4. Menutup Dokumen Setelah selesai mengedit dokumen dan memastikan sudah menyimpannya, ada beberapa cara untuk menutup dokumen, yaitu: 1. Klik Office Button>Close. 2. Klik tombol Close Window yang terdapat dalam Title Bar. 2.5. Membuka Dokumen Dokumen yang telah disimpan dapat dibuka dengan salah satu cara berikut: 1. Klik Office Button>Open. 2. Klik tombol Open yang terdapat di dalam Quick Access Toolbar. Sehingga muncul kotak dialog Open (Gambar 2.8.), kemudian pilih file dokumen yang hendak dibuka. Gambar 2.8. Kotak dialog Open Yani Yulyanti, ST. 2.6. Menuliskan dan memformat teks dan paragraf Pengetikan teks dimulai dari titik sisip (titik iterasi). Titik sisip dapat dilihat dari garis hitam yang berkedip di dalam halaman dokumen. Dalam mengetikkan teks, penekanan tombol Enter pada keyboard akan membuat paragraf baru. Untuk membuat hasil yang maksimal, maka diperlukan pemformatan karakter, seperti menentukan jenis huruf, tipe huruf, ukuran huruf, dan lainnya. Pemformatan karakter dapat diterapkan sebelum ataupun sesudah pengetikan. Klik menu Home, kemudian pada ribbon Font klik ikon di pojok kanan bawah (Gambar 2.9.1) untuk melakukan pemformatan sehingga muncul kotak dialog Font seperti pada Gambar 2.9.2. Font: untuk menentukan jenis huruf yang digunakan. Font Style: menentukan tipe huruf, yaitu Regular (biasa), Italic (miring), Bold (tebal), dan Bold Italic (tebal dan miring). Size: menentukan ukuran huruf. Font Color: menentukan warna huruf. Effects: untuk membuat efek-efek yang akan diterapkan pada teks. Preview: menampilkan contoh hasil pengaturan format teks. Tabel di bawah ini memperlihatkan contoh-contoh hasil pemformatan teks dan penggunaan efek di dalam teks. Tabel 2.1. Format karakter dan hasilnya Selain pemformatan huruf, juga ada pengaturan paragraf. Perataan paragraf ada empat macam, yaitu rata kiri (Align Left) , rata tengah (Center) , rata kanan (Align Right) , dan rata kiri kanan (Justified) . Contoh penggunaan perataan paragraf: • Rata kiri: Microsoft Word (MS Word) merupakan program untuk mengolah kata. Program ini bisa digunakan untuk menulis dokumen misalnya karya tulis, skripsi, novel, dan sebagainya. • Rata tengah: Microsoft Word (MS Word) merupakan program untuk mengolah kata. Program ini bisa digunakan untuk menulis dokumen misalnya karya tulis, skripsi, novel, dan sebagainya. • Rata kanan: Yani Yulyanti, ST. Microsoft Word (MS Word) merupakan program untuk mengolah kata. Program ini bisa digunakan untuk menulis dokumen misalnya karya tulis, skripsi, novel, dan sebagainya. • Rata kiri kanan (justified): Microsoft Word (MS Word) merupakan program untuk mengolah kata. Program ini bisa digunakan untuk menulis dokumen misalnya karya tulis, skripsi, novel, dan sebagainya. Pengaturan spasi baris adalah pengaturan jarak antarbaris di dalam paragraf. Pengaturan ini dapat dilakukan dengan tombol Line Spacing . Contoh penggunaan Line Spacing. • Pengaturan spasi baris dengan nilai Single Microsoft Word (MS Word) merupakan program untuk mengolah kata. Program ini bisa digunakan untuk menulis dokumen misalnya karya tulis, skripsi, novel, dan sebagainya. • Pengaturan spasi baris dengan nilai Double Microsoft Word (MS Word) merupakan program untuk mengolah kata. Program ini bisa digunakan untuk menulis dokumen misalnya karya tulis, skripsi, novel, dan sebagainya. Menyisipkan tabulasi juga sering digunakan dalam membuat dokumen. Contoh penggunaannya dapat dilihat pada Gambar 2.10. Gambar 2.10. Penggunaan tabulasi di dalam dokumen Cara paling mudah dalam menggunakan tabulasi adalah dengan memposisikan pointer pada Ruler kemudian klik pointer sehingga muncul simbol tabulasi. Untuk menghapus tabulasi, seret simbol tabulasi keluar Ruler. Ada lima alignment yang dapat dipilih, yaitu Left , Center , Right , Decimal dan Bar . 2.7. Mengedit Text Mengedit text meliputi menghapus, memilih, menggandakan, dan lain sebagainya. Memilih karakter, kata, baris, dan paragraf Karakter yang terpilih akan ditandai dengan kotak hitam yang menutupinya dan warna karakter akan berubah terang. Untuk memilih karakter yang berurutan, posisikan pointer di belakang karakter pertama, tekan mouse, kemudian seret ke arah karakter-karakter yang dipilih. Untuk kata-kata yang tidak berurutan, tekan tombol Control pada keyboard sebelum berpindah ke kata yang berikutnya. Untuk memilih satu baris, posisikan pointer di sebelah kiri baris sehingga pointer berubah menjadi tanda anak panah, kemudian klik hingga baris tersebut terplih. Untuk memilih satu paragraf, posisikan pointer di atas sembarang teks di dalam paragraf, kemudian klik tiga kali maka seluruh paragraf akan terpilih. Dan untuk memilih seluruh karakter, pilih tab home kemudian pada ribbon pilih select > select all. Menghapus karakter Penghapusan karakter dapat menggunakan tombol Del dan Backspace pada keyboard. Perbedaan diantara keduanya adalah: o Apabila titik sisip berada di belakang karakter yang akan dihapus, gunakan tombol Del pada keyboard. o Apabila titik sisip berada di depan karakter yang dihapus, tekan tombol Backspace pada keyboard. Menggunakan perintah Copy, Cut, dan Paste Perintah Copy dan paste mempunyai kaitan. Perintah Copy digunakan untuk menggandakan karakter yang terpilih untuk kemudian menempatkannya pada posisi lain, perintah Paste adalah untuk menempatkan hasil pengoperasian perintah tersebut ke tempat yang baru. Perintah Cut digunakan untuk memotong karakter yang terpilih untuk kemudian dipindahkan. Perintah Cut juga memerlukan perintah Paste untuk menempatkan hasil ke tempat yang baru. Bedanya dengan perintah Copy adalah perintah Cut akan menghapus karakter yang berada pada posisi aslinya, sedangkan perintah Copy tidak menghapus karakter pada posisi asli. Perintah Copy, Cut, dan Paste juga berlaku antar dokumen. Menggunakan perintah Undo dan Redo Perintah Undo digunakan untuk mengembalikan aksi yang telah dilakukan ke aksi sebelumnya. Sedangkan Redo adalah sebaliknya. 2.8. Menggunakan penomoran dan penandaan Yani Yulyanti, ST. Seringkali di dalam dokumen dijumpai penulisan teks dengan penomoran (numbering) dan penandaan (bullet). Program MS Word menyediakan fasilitas Bullet and Numbering untuk membuat variasi teks. Dalam program word 2007 ini Bullet and Numbering dapat dipilih pada Ribbon Home > fasilitas Paragraph Perhatikan contoh penggunakan penomoran dan penandaan berikut ini : Contoh penandaan : Produk dari MS office antara lain : • MS Word • MS Excel • MS Powerpoint Contoh penomoran : Produk dari MS office antara lain : 1. MS Word 2. MS Excel 3. MS Powerpoint Contoh penggunaan : Produk dari MS office antara lain : 1) MS Word a) MS Excel i) MS Powerpoint 2.9. Menggunakan tabel Pada umumnya, penyisipan tabel ke dalam dokumen berfungsi untuk mendukung penjelasan/uraian dokumen. Untuk membuat tabel, pilih Insert, pada ribbon pilih Table, kemudian pilih ukurannya. Dapat juga dengan cara, pilih Insert > Table > Insert Table, kemudian akan muncul dialog box seperti berikut : Gambar 2.11. Kotak dialog insert tabel Number of columns : untuk menentukan jumlah kolom, sebagai contoh isikan 2. Number of rows : Untuk menentukan jumlah baris, sebagai contoh isikan 3. Autofit behavior : untuk pengaturan lebar kolom. Text dapat langsung diketikkan pada sel dalam tabel, hasil dari contoh akan seperti berikut : Untuk membuat tabel menjadi bervariasi, dapat dilakukan dengan : klik tabel yang sudah dibuat, kemudian pada menu akan muncul dua menu tab baru, yaitu design dan layout. Pilih design untuk membuat tabel bervariasi. DAFTAR MATA PELAJARAN PENGANTAR BISNIS SENIN PROGRAM KEAHLIAN 1 Atau dapat diatur juga mengatur posisi text dalam kolom, mengurutkan data, dan sebagainya yang dapat kita lakukan dengan memilih menu tab layout. 2.10. Menyisipkan objek Menyisipkan gambar Gambar dapat disisipkan ke dalam dokumen. Gambar yang disisipkan dapat berupa file gambar atau kumpulan gambar (clip art) yang telah disediakan program MS Word. Untuk menyisipkannya, klik tab Yani Yulyanti, ST. menu Insert > Clip Art. Pada bagian Search for: dapat diisi dengan kata petunjuk yang berhubungan, misalnya animals. Maka akan di dapat hasil seperti berikut : Untuk menyisipkan gambar yang diinginkan, tinggal klik gambar yang diinginkan. Berikut ini contoh hasilnya : Untuk menyisipkan gambar dari file, pilih tab menu Insert > Picture sehingga muncul dialog box seperti berikut : Menyisipkan objek AutoShape AutoShape adalah objek-objek dengan bentuk tertentu yang dapat disisipkan ke dalam dokumen. Objekobjek tersebut antara lain bentuk garis, lingkaran, persegiempat, dan lainnya. Untuk menyisipkannya, pilih tab menu Insert > shapes kemudian pilih bentuk objek yang diinginkan. Objek – objek tersebut juga dapat disisipi text, seperti contoh : Ini contoh text…. Menyisipkan symbol Di dalam dokumen sering kita jumpai beberapa simbol seperti © , ® , ™ , dan lain sebagainya. Cara untuk menyisipkan simol – simbol tersebut, pilih tab menu Insert > Simbol kemudian pilih more symbols Menyisipkan diagram Untuk membuat diagram struktur organisasi seperti contoh di bawah, pilih tab menu Insert > smart art kemudian pilih organization chart . Untuk membuat diagram seperti contoh dibawah, pilih tab menu Insert > chart, kemudian ganti nilai sesuai dengan yang dikehendaki. Untuk mengganti tipe diagram dapat dilakukan dengan klik kanan diagram, kemudian pilih edit, lalu pada menu pilih edit chart , kemudian pilih tipe yang dikehendaki. MenyisipkanWordArt Teks yang dibuat dengan WordArt akan tampak lebih bervariasi. Salah satu contoh penggunaan WordArt adalah di bawah ini: Cara menggunakannya, pilih tab menu Insert pilih wordArt, kemudian pilih tipe yang dikehendaki, setelah itu masukkan text yang ingin di tulis dengan wordart. Menyisipkan nomor halaman Penomoran halaman dapat dilakukan secara praktis. Caranya dengan memilih tab menu Insert > page number, kemudian pilih letak nomor halaman sesuai dengan keinginan, sebagai contoh pilih Bottom of page, maka akan muncul pilihan tipe. Menyisipkan Header and Footer Fasilitas Header and Footer digunakan untuk membuat catatan kaki, penomoran halaman, dan yang lainnya. Untuk masuk ke bagian ini, pilih Insert kemudian tinggal pilih header atau footer. selanjutnya masukkan text untuk header dan footer. Pada saat mengisi text untuk header atau footer, bagian text utama akan disable, atau berwarna redup dan tidak dapat di edit. Untuk mengedit main text, pilih close header and footer pada ribbon. Menyisipkan background atau watermark Jika di kehendaki dalam membuat suatu dokumen diperlukan background atau cap redup transparan pada hasil dokumen dapat dilakukan dengan cara, klik Page layouts > watermarks > custom watermarks . selanjutnya akan muncul dialog box, jika ingin background dengan tulisan maka pilih text watermarks kemudian atur sesuai keinginan. Jika ingin menggunakan background gambar pilih picture watermarks kemudian pilih gambar mana yang akan digunakan sebagai background. Cek juga pada checkbox washout untuk mendapatkan gambar background yang redup sehingga text pada dokumen mudah dibaca. Borders, Shading, dan Drop Cap Beberapa tambahan dalam membuat dokumen tampak lebih menarik seperti contoh dibawah ini: MICROSOFT OFFICE 2007 Microsoft Word (MS Word) merupakan program untuk mengolah kata. Program ini bisa digunakan untuk menulis dokumen misalnya karya tulis, skripsi, novel, dan sebagainya. Selain menulis dokumen, MS Word juga dapat digunakan untuk bekerja dengan table, menulis teks dengan kreasi, menyisipkan gambar, dll untuk bagian MICROSOFT OFFICE 2007 yang berwarna orange serta memiliki garis bawah, dapat dilakukan dengan memblok text tersebut, pilih page layout > page borders, kemudian pilih tab Border, pilih box namun hanya pada bagian bawah text saja, kemudian pilih warnanya. Selanjutnya pilih tab shading kemudian pilih warnanya. Untuk huruf pertama (M) yang berukuran besar dibuat dengan cara , pilih Insert > Drop Cap kemudian pilih jenis yang dikehendaki. Membuat Kolom Untuk membuat kolom seperti contoh di bwah ini,pilih page layouts > columns kemudian tentukan banyaknya kolom yang ingin dibuat. Yani Yulyanti, ST. 2.11. Membuat daftar isi MS Word 2007 menyediakan fasilitas yang praktis untuk membuat suatu daftar isi, seperti contoh dibawah ini. Caranya, pilih References > table of content kemudian pilih tipe sesuai dengan yang diinginkan. Jika setelah daftar isi dibuat kemudian terjadi update data, dimana judul dan lokasi halaman tidak sesuai, dapat diatasi dengan klik References > Update table > Update page number only. Vi. Mengedit Text ……………………………………………………………………………………….. 10 • Memilih karakter, kata, baris, dan paragraf ……………………………………………….. 10 • Menghapus karakter ……………………………………………………………………………… 10 • Menggunakan perintah Copy, Cut, dan Paste …………………………………………….. 10 • Menggunakan perintah Undo dan Redo ……………………………………………………. 10 2.12. Mail Merge Fasilitas Mail Merge tentu sudah dikenal. Namun dengan berkembangnya Microsoft Word 2003 ke Microsoft Word 2007, pengguna akan sedikit mengalami kesulitan. Pada Tutorial kali ini, kita akan membahas langkah-langkah sederhana menggunakan mail merge pada Microsoft Word 2007: 1. Tuliskan kata Kepada dan di pada lembar kerja Ms Word 2007 seperti di gambar: 2. Pilih menu Mailings 3. Pilih menut start Mail Merge 4. Pilih menu Step by step Mail Merge Wizard 5. Selanjutnya ada 6 (enam langkah) lagi yang akan dipandu oleh Wizard, yaitu (1) select document type (2) Select starting document (3) select recipients (4) Write your letter (5) Preview your letters (6) complete the merge. 2.13. Mencetak Sebelum mencetak dokumen, ada baiknya jika tampilan cetak dilihat terlebih dahulu. Hal ini dapat dilakukan dengan cara klik office button > Print > print Preview. Jika sudah sesuai, cara untuk mencetak adalah dengan klik menu File > Print sehingga muncul kotak dialog Print.. Atur properti atau lakukan pengaturan hasil cetakan yang dihendaki jika diperlukan. Klik OK. Mengoperasikan Software Presentasi 4.1. Power Point dan Presentasi Presentasi merupakan kegiatan yang penting dalam mengkomunikasikan suatu gagasan kepada orang lain dengan berbagai tujuan, misalnya untuk menarik audiensi agar mereka membeli produk, menggunakan jasa atau untuk kepentingan lain. Salah satu alat peraga yang dapat digunakan untuk mendukung presentasi adalah computer. Adapun salah satu perangkat lunak yang dapat dipakai adalah PowerPoint yang merupakan bagian dari Microsoft Office. Dengan menggunakan software ini seseorang dapat menuangkan ide-ide cemerlangnya dalam bentuk visual yang menarik dalam waktu yang singkat. 4.2. Fitur-fitur Power Point PowerPoint menawarkan kemudahan-kemudahan dalam membuat bahan presentasi yang berbentuk elektronis. Pada setiap halaman presentasi atau slide dapat disisipkan komponen-komponen multimedia yang meliputi: Teks Gambar dan Grafik Foto Suara Film PowerPoint juga memungkinkan komunikasi dengan software lain, seperti Microsoft Word atau Microsoft Excel. Seseorang bisa menyiapkan bahan presentasi melalui Word lalu memolesnya melalui Power Point, bisa juga dengan Excel dan menyisipkannya ke PowerPoint. 4.3. Menjalankan Power Point Tekan tombol start di pojok kiri bawah layar monitor. Pilih Program, kemudian klik Microsoft Power Point, sehingga muncul gambar 4.1. Yani Yulyanti, ST. Gambar 4.1. Tampilan awal Power Point Penjelasan Gambar: 1. Window sebelah kiri adalah nomor slide diawali dengan nomor 1 2. Window yang tengah tempat kita menempatkan fitur-fitur Power Point beserta formatnya (Bentuk, Background, animasi, Transisi dan sebagainya) yang disebut dengan Slide Setelah anda menghadapi tampilan sebagaimana terlihat pada gambar 4.1. Anda bisa langsung membuat presentasi. Slide pertama adalah slide dengan format layout untuk Judul presentasi. Anda ketikkan langsung saja Judul dan Sub Judul pada slide yang pertama. Misalnya kita akan buat slide tentang Pengenalan Internet maka tampilan slide pertama seperti pada contoh Gambar 4.2. Gambar 4.2. Tampilan Slide pertama dari sebuah Presentasi Untuk menambahkan slide baru, klik tombol New Slide maka akan muncul window Office Theme yang berisi beberapa format layout slide yang dapat kita pilih. Lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 4.3 berikut ini. Gambar 4.3. Tampilan ketika kita akan menambahkan slide baru Ada empat jenis layout pada Office Theme yaitu: Teks Layouts, yang berisi Layout khusus untuk menampilkan teks saja, terdiri dari Title Slide yaitu slide untuk judul/awal presentasi, Title Only hanya memuat judul saja, Title and Teks memuat judul dan penjelasannya, Title and 2 colom memuat judul dan pembahasan yang disajikan dalam bentuk 2 kolom. Content Layouts, yang berisi Gambar, bagan, diagram dengan lima bentuk yaitu: Blank artinya kosong, Content berisi isinya saja, Title and Content untuk menampilkan judul dan Isinya, Title and two Content untuk menmpilkan judul dan dua isi yang disajikan dalam dua kolom, Title, Content and 2 Content sama dengan Title and Content hanya Content kolom kedua dipecah lagi menjadi dua baris, Titel 2 Content and Content sama dengan sebelumnya hanya yang kiri yang dipecah dua, Title and 4 Content sama dengan sebelumnya hanya kiri dan kanan masing-masing dipecah dua. Text and Contents Layout, yaitu gabungan antara teks dengan gambar, bagan atau diagram, anda dapat memilih salah satu model yang diinginkan. Other Layout, Model Slide out yang lain, misalnya dengan clip art, media dan sebagainya. Anda dapat memilih sesuai dengan kebutuhan. Misalnya kita akan memilih layout Title and Content, maka akan muncul tampilan seperti pada Gambar 4.3 Dan kita bisa menambahkan tulisan presentasi pada slide kedua misalnya seperti berikut : Yani Yulyanti, ST. Gambar 4.4. Tampilan presentasi pada slide kedua Sekarang mari kita membuat slide ketiga dengan bentuk yang berbeda, misalnya bentuk layout Title and 2 Content. Kemudian tambahkan tulisan pada slide ketiga tersebut sebagai berikut. Gambar 4.5. Hasil Slide Ketiga 4.4. Membuat Slide dengan gambar, clipart, tabel, grafik atau obyek lainnya Klik tombol Insert New Slide kemudian pilih layout Title and Two Content. Pada Title ketikkan “Arsitektur Internet”. Pada Content yang pertama ketikkan: - Dapat menghubungkan seluruh komputer di dunia - Dapat berkomunikasi antar komputer Pada Content yang kedua, jika ingin menambahkan gambar dengan cara klik picture pada content, kemudian akan muncul kotak dialog Insert Picture dan pilih file gambar yang akan dimasukkan ke silde. Gambar 4.6. Kotak dialog insert picture Jika ingin menambahkan clipart, maka klik icon clipart pada slide di content 2 kemudian akan muncul kotak dialog Insert Clip Art sebagai berikut. Yani Yulyanti, ST. Gambar 4.7. Kotak dialog insert clipart Jika ingin menambahkan grafik maka akan muncul Kotak dialog grafik seperti pada materi di Microsoft Excel. 4.5. Mengenal Tombol-Tombol Pengatur Pandangan Di bagian kanan bawah terdapat tiga buah tombol yang berguna untuk mengatur pandangan terhadap slide. Ketiga tombol tersebut diperlihatkan pada gambar berikut: Gambar 4.8. Tombol-tombol pengatur pandangan Normal View Pada keadaan normal, pandangan inilah yang ditampilkan. Pada pandangan ini, bidang yang berisi wujud slide lebih ditonjolkan daripada bidang-bidang lainnya. Gambar 4.8 ditampilkan dalam wujud Normal View. Slide Sorter View Pada pandangan ini, semua slide akan ditampilkan dalam ukuran kecil dan disusun dalam format baris dan kolom. Gambar 4.9. Slide sorter view Hal ini sangat bermanfaat untuk melihat semua slide secara sepintas. Untuk menampilkan salah satu slide, anda dapat mengklik ganda pada slide yang bersangkutan. Slide Show View Tombol ini berguna untuk menampilkan slide-slide yang telah dibentuk, dimulai dari slide pertama. Caranya: Yani Yulyanti, ST. 1. Aktifkan slide pertama. 2. Klik tombol Slide Show View Muncul tampilan berikut: Gambar 4.10. Slide show view Untuk menampilkan slide berikutnya tekanlah tombol Page Down, jika slide sebelumnya tekanlah tombol Page Up. Tombol Home dapat anda gunakan untk menuju slide pertama dan End untuk menuju slide terakhir. Untuk mengakhiri presentasi tekanlah tombol Esc. Anda juga bisa mengakhiri dengan cara klik kanan mouse kemudian pilihlah End Show. 4.6. Menukarkan Posisi Slide Untuk menukar posisi slide, pilihlah Normal View. Sebagai contoh langkah berikut digunakan untuk memindahkan slide keempat menjadi slide ketiga. 1. Klik ikom kotak slide milik slide keempat, dan tahan. Langkah ini membuat slide keempat diblok. 2. Geser mouse sehingga penunjuk mouse berada di atas ikon Slide milik slide ketiga. 3. Lepaskan penekanan terhadap tombol kiri mouse, hasilnya 4.7. Menghapus Slide Penghapusan slide dapat dilakukan dengan berbagai cara. Contoh berikut menunjukkan cara penghapusan slide kelima. 1. Klik ikon slide milik slide kelima. 2. Tekan tombol Delete Slide kelima akan terhapus dari Internet.ppt. 4.8. Menduplikasi Slide Adakalanya kita perlu menduplikasi suatu slide. Misalnya anda ingin membuat dua buah slide yang tampilannya serupa, tetapi isinya berbeda. Untuk menduplikasi suatu slide lakukan langkah berikut misalnya mau menduplikasi slide keempat: 1. Klik pada ikon slide milik slide keempat 2. Pilih menu Edit lalu klik Duplicate. 4.9. Menyisipkan Slide Bila anda ingin menambahkan slide baru, tetapi bukan sebagai slide terakhir, anda dapat memilih slide yang terletak tepat sebelum slide baru disisipkan. Contoh berikut akan menyisipkan slide baru yang akan diletakkan sebagai slide keempat. 1. Klik ikon slide milik slide ketiga. 2. Klik Insert New Slide 3. Pilih Layout Slide yang dinginkan 4.10. Menambahkan Latar Belakang Slide Sejauh ini anda membuat slide dengan tampilan latar belakang yang polos. Pada bab ini anda akan mempelajari berbagai cara untuk membuat latar belakang sehingga presentasi menjadi lebih menarik. a) Menggunakan Template Pemberian latar belakang pada semua slide dapat dilakukan dengan mudah, yaitu dengan menerapkan template. Anda bisa memilih salah satu dari template yang disediakan oleh PowerPoint. Ikuti langkahlangkah berikut: 1. Klik menu Design, kemudian pada panel theme pilih salah satu design yang kita inginkan. Untuk melihat pilihan design lainnya klik vertikal scrollbar sebelah kanan pada panel theme. Berikut adalah tampilan panel theme. Gambar 4.11. Tampilan panel theme untuk menambahkan design latar belakang presentasi 2. Pilihlah template yang anda kehendaki misalnya Oriel, maka hasilnya adalah seperti pada Gambar 4.12 berikut ini. Yani Yulyanti, ST. Gambar 4.12. Tampilan oriel design pada latar belakang presentasi b) Mengatur Skema Warna untuk semua Slide Template background yang telah anda pilih bisa diganti warnanya dengan cara: 1. Klik Colors pada toolbar kiri atas kemudian pilih komposisi warna yang diinginkan. Lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 4.13 berikut ini. Gambar 4.13. Mengatur warna pada design latar belakang 2. Untuk merubah format text dapat juga menggunakan template font yang sudah disediakan oleh Microsoft Power point. Caranya klik design kemudia klik tombol Fonts pada bagian kanan atas. Lebih jelasnya seperti pada Gambar 4.14 berikut ini. Gambar 4.14. Memilih template Fonts pada Microsoft Power Point 3. Untuk merubah format text dapat juga menggunakan template font yang sudah disediakan oleh Microsoft Power point. Caranya klik design kemudia klik tombol Fonts pada bagian kanan atas. Lebih jelasnya seperti pada Gambar 9.15 berikut ini. Gambar 4.15. Memilih background style pada Microsoft Power Point Mengoperasikan Software spread sheets 1. Pengertian Software Spreadsheet Yani Yulyanti, ST. Merupakan software atau program aplikasi yang berupa lembar kerja elektronik yang didesain untuk keperluan pengolahan angka 2. Fungsi software spreadsheet: a) Menghitung angka dengan cepat b) Menganalisa hasil pengolahan angka c) Menampilkan data dalam berbagai jenis tabel, mulai dari bentuk bar, graphic, pie, line dan banyak lagi d) Memproyeksikan data 3. Software yang tergolong dalam spreadsheet: a) Microsoft Excel b) Open Office Calc c) Lotus d) Lotus 123 e) Simphony f) Dll 4. Langkah-langkah membuka program Microsoft Excel: a) Klik tombol start b) Pililh all program c) Klik microsoft office d) Pilih dan klik Microsoft Excel e) Tunggu hingga tampilan Microsoft excel muncul Ò Perhatikan ilustrasi berikut ! Elemen-2 Ms. Excel 2007 Yani Yulyanti, ST. Keterangan : Columns heading merupakan penunjuk lokasi kolom pada lembar kerja yang aktif jumlah kolom Ms. Excel 2003 ada 256, Ms. Excel 2007 ada 16.384 Row heading merupakan penunjuk lokasi baris pada lembar kerja yang aktif jumlah baris Ms. Excel 2003 ada 65.535, Ms. Excel 2007 ada 1.048.576 Cell pointer merupakan penunjuk sel yang aktif. Sel adalah perpotongan antara kolom dengan baris Formula bar adalah tempat mengetikkan rumus-rumus yang akan digunakan nantinya. Pengetikan rumus harus diawali tanda”=“ Sheet merupakan nama halaman Worksheet merupakan lembar kerja yang terdapat dalam sheet Workbook merupakan kumpulan dari sheet Yani Yulyanti, ST. 1. Cara membuat kolom tabel Ketik teks pada salah satu cell (misal A1) Blok teks sampai kolom terakhir dari tabel data Klik merge and center 2. Cara membuat dua baris satu kolom Cara 1, contoh kolom kode motor - ketik teks pada baris 1 kode - ketik teks pada baris 2 motor - baris tengah tidak perlu diberi garis tebal Cara 2, - ketik teks pada baris 1 No. - blok baris 1 dan 2 - klik kanan, format cell, alignment - pada text alignment, horisontal pilih center, vertical pilih center - pada text control, centang pada merge cells dan wrap text - klik Ok Yani Yulyanti, ST. 3. Cara memberi garis pembatas Blok tabel yang akan diberi garis pembatas Klik menu Home, klik dropdown pada border lalu klik more borders Klik pada sub menu border Klik pada outline untuk garis luar dan inside untuk garis dalam Pilih jenis garis pada line style Klik ok 4. Memformat Baris dan Kolom 1. Memformat Baris - klik menu Format, - klik dan pilih Row - pilih tampilan: Height, untuk menentukan tinggi baris Autofit, untuk menentukan tinggi baris sesuai dengan isi sel Hide, untuk menyembunyikan baris lembar kerja Unhide, untuk menampilkan kembali baris yang telah disembunyikan - klik Ok 1. Memformat Kolom - klik menu Format, - klik dan pilih Column - pilih tampilan: Width, untuk menentukan lebar kolom Autofit, untuk menentukan lebar kolom sesuai dengan isi sel standart Width, untuk menentukan lebar kolom standar 5. Mengubah Jenis Mata Uang a) Blok angka yang akan diganti jenis mata uangnya b) Klik kanan – format cells c) Klik pada number d) Pada category, pilih currency, pada simbol pilih Rp Indonesia dan pada Decimal place ketik 2 e) Klik Ok 6. Memasukkan Formula Operator-operator matematika yang sering digunakan untuk melakukan perhitungan, antara lain: . 1. Operator + :untuk penjumlahan . 2. Operator – :untuk pengurangan . 3. Operator * :untuk perkalian . 4. Operator / :untuk pembagian . 5. Operator ^ :untuk pemangkatan . 6. Operator ( ) :untuk pengelompokan operasi matematika . 7. Operator = :untuk sama dengan . 8. Operator < :untuk lebih kecil dari . 9. Operator > :untuk lebih besar dari . 10. Operator<= :untuk lebih kecil/ sama dengan . 11. Operator>= :untuk lebih besar/ sama dengan . 12. Operator<> :untuk tidak sama dengan Yani Yulyanti, ST. 7. Menggunakan Rumus-Rumus Fungsi Fungsi Text, terdiri dari: a) Fungsi LEFT, digunakan untuk mengambil sejumlah karakter dari suatu teks, dimulai dari karakter sebelah kiri Rumus: =LEFT(text,num_chars) b) Fungsi RIGHT, digunakan untuk mengambil sejumlah karakter dari suatu teks, dimulai dari karakter sebelah kanan Rumus: =RIGHT(text,num_chars) c) Fungsi MID, digunakan untuk mengambil sejumlah karakter dimulai dari huruf ke-n dari suatu teks Rumus: =MID(text,start_num,num_chars) Fungsi Statistical, terdiri dari: a) Fungsi AVERAGE, digunakan untuk mencari nilai rata-rata dari beberapa nilai Rumus: =AVERAGE(number1,number2,…) b) Fungsi MAX, digunakan untuk mencari nilai tertinggi dari beberapa nilai Rumus: =MAX(number1,number2,…) c) Fungsi MIN, digunakan untuk mencari nilai terendah dari beberapa nilai Rumus: =MIN(number1,number2,…) d) Fungsi SUM, digunakan untuk menjumlahkan sekumpulan data pada suatu range Rumus: =SUM(number1,number2,…) e) Fungsi COUNT, digunakan untuk menghitung jumlah data dari suatu range yang kita pilih Rumus: =COUNT(number1,number2,…) Fungsi Logical IF Digunakan untuk menguji suatu isi sel apakah berisikan nilai yang memenuhi kriteria / syarat yang telah ditentukan dan akan diberikan suatu nilai ataukah tidak sehingga akan diberikan nilai yang lainnya. Logical test adalah alamat sel yang akan diuji beserta kondisinya yang telah ditentukan. Value if true adalah nilai yang diberikan jika sel yang diuji memenuhi kriteria Value if false adalah nilai yang diberikan jika sel yang diuji tidak memenuhi kriteria Rumus: =IF(Logical_test;[value_if_true];[value_if_false]) Fungsi AND dan OR Fungsi logika yang menggunakan dua syarat/dua kondisi menggunakan operator/kata bantu yaitu AND (dan), OR (atau ) Fungsi AND, digunakan untuk memberikan nilai benar (true), jika semua pernyataan logika yang digabung adalah benar Rumus: =IF(AND(Logical_test;Logical_test2;..);[value_if_true];[value_if_false]) Fungsi OR, digunakan untuk memberikan nilai benar (true), jika salah satu pernyataan logika yang digabung adalah benar Rumus: =IF(OR(Logical_test;Logical_test2;…);[value_if_true];[value_if_false]) Fungsi Lookup, terdiri dari: a) Fungsi HLOOKUP, digunakan untuk mencari suatu nilai dari suatu tabel pencarian pada baris yang telah ditentukan dengan metode pencarian mendatar (horizontal). Lookup value adalah nilai yang akan dicari table array adalah area data pada tabel pencarian. row index num adalah nomor indek baris pencarian dari tabel pencarian. Rumus: =HLOOKUP(lookup_value,table_array,row_index_num) b) Fungsi VLOOKUP, digunakan untuk mencari suatu nilai, dari suatu tabel pencarian pada kolom yang telah ditentukan dengan metode pencarian menurun (vertikal). Lookup value adalah nilai yang akan dicari Table array adalah area data pada tabel pencarian col index num adalah nomor indek kolom pencarian dari tabel pencarian. Rumus: =VLOOKUP(lookup value,table_array,col_index_num) Yani Yulyanti, ST.
