KARYA TULIS ILMIAH FAKTOR PENYEBAB KETERLAMBATAN PENDISTRIBUSIAN BERKAS REKAM MEDIS RAWAT JALAN DI RUMAH SAKIT MULTAZAM TAHUN 2019 ADELIAMARGARETA NEU NIM. 13462.16.001 PROGRAM STUDI D3 REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN STIKES BAKTI NUSANTARA GORONTALO GORONTALO 2019 KARYA TULIS ILMIAH FAKTOR PENYEBAB KETERLAMBATAN PENDISTRIBUSIAN BERKAS REKAM MEDIS RAWAT JALAN DI RUMAH SAKIT MULTAZAM TAHUN 2019 Disusun dan diajukan oleh ADELIA MARGARETA NEU NIM. 13462.16.001 Menyetujui Tim pembimbing Pembimbing 1 Pembimbing II Rosdiana Kaharu, S.Kep, Ns,M.M. Lilis Handayani, M,kes. Ketua Program Studi D3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Rosdiana kaharu, S.Kep,Ns,M.M. i LEMBAR PENGESAHAN Tugas akhir ini telah dipertahankan dihadapan tim penguji ujian sidang program studi DIII Rekam Medis dan Informasi Kesehatan STIKES Bakti Nusantara Gorontalo pada tanggal 19 agustus 2019. Gorntalo, TIM PENGUJI Penguji I : Penguji II : Penguji III : ii 2019 FAKTOR PENYEBAB KETERLAMBATAN PENDISTRIBUSIAN BERKAS REKAM MEDIS RAWAT JALAN DI RUMAH SAKIT MULTAZAM TAHUN 2019 Adelia Margareta Neu Prodi D3 Rekam medis dan Informasi Kesehatan Stikes Bakti Nusantara Gorontalo 2016 ABSTRAK Salah satu bentuk pelayanan rawat jalan di rumah sakit adalah pendistribusian berkas rekam medis. Distribusi adalah suatu proses penyampaian barang atau jasa dari produsen ke konsumen dan para pemakai, sewaktu dan dimana barang atau jasa tersebut diperlukan.Tujuan penelitian untuk mengetahui alur pendistribusian berkas rekam medis rawat jalan, Jenis penelitian yang adalah deskriptif dengan pendekatan kuantitatif Populasi dalam penelitian ini adalah berkas rekam medis rawat jalan pada bulan januari sampai bulan juli 2019. sejumlah 2246 berkas, sampelnya sejumlah 100 barkas. Teknik pengambilan sampel yang digunakan yaitu teknik aksedintal sampling. Rumus yang digunakan dalam pengambilan sampel yaitu dari Slovin (1960). Departemen Kesehatan telah memberikan Standar Pelayanan Minimal Rumah Sakit, Khususnya bagi Pelayanan Rekam Medis dalam penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan dibutuhkan waktu kurang dari atau sama dengan 10 menit ( < 10 menit) sampai berkas tiba di unit pelayanan. Berdasarkan hasil pengamatan terhadap 100 berkas rekam medis, diketahui bahwa pendistribusian berkas rekam medis yang telah memenuhi standar (< 10 menit) ada 60% dengan rata-rata waktu pendistribusian 5 menit, sedangkan pendistribusian berkas rekam medis yang belum memenuhi standar ( >10 menit) ada 40% dengan rata-rata waktu 12 menit. faktor-faktor menghambat adalah,Tempat penyimpan, Kurangnya petugas pendistribusian, Tidak menggunakan map pada berkas rekam medis pasien,fasilitas yang kurang memadai ,Tidak adanya penggunaan kartu KIB (Kartun Identitas Berobat). Kata kunci : Pendistribusian, berkas rekam medis rawat jalan. iii MOTTO DAN PERSEMBAHAN “Man jadda Wajada” Barangsiapa bersungguh-sungguh pasti akan mendapatkan hasil “Man Shobaro Zafiro” Siapa yang bersabar maka dia akan beruntung “Man Saaro’Alaa Darbi Washola” Siapa yang berjalan pada jalannya, maka dia akan sampai pada tujuannya Saya persembahkan untuk: 1. Terimakasih kepada dosen-dosen STIKES BAKTI NUSANTARA GORONTALO, terutama pembimbing saya yang tidak perna lelah dan sabar memberikan bimbingan arahan kepada saya. 2. Orang tua, keluarga dan dikka sanjani yang sudah ikhlas menemani memberi motivasi dari awal saya masuk kuliah sampai akhirnya di tahap ini, tiada henti berdoa untuk saya. 3. Teman-teman angkatan dan sahabat saya “Sri Meliyani Nur” yang selalu membantu memberikan motivasi, banyak kisah indah yang kita semua lewati dari awal kuliah sampai dengan akhir. iv KATA PENGANTAR Puji syukur Penulis ucapkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas limpahan rahmat kesehatan sehingga penulis dapat menyelesaikan Karya Tulis Ilmiah yang berjudul “ FAKTOR PENYEBAB KETERLAMBATAN PENDISTRIBUSIAN BERKAS REKAM MEDIS RAWAT JALAN DI RUMAH SAKIT MULTAZAM TAHUN 2019”. Karya Tulis Ilmiah ini merupakan Tugas Akhir yang disusn untuk memenuhi persyaratan dalam menyelesaikan studi pada Program Studi D-III Rekam Medis dan Informasi Kesehatan. Dalam kesempatan ini Penulis juga mengucapkan banyak terima kasih kepada semua pihak yang secara langsung maupun tidak secara langsung telah membantu dalam penulisan Karya Tulis Ilmiah ini, antara lain : 1. Hj. Yetty Lamadlau,S.Pd,BN,MBA,M.pd selaku Ketua Yayasan Bakti Nusantara Gorontalo 2. Prof. Dr Anshar, M.Si selaku Ketua Stikes Bakti Nusantara Gorontalo 3. Dr. Ayuddin, S,Pd., S.T.,M.T. selaku wakil Ketua 1 Stikes bakti Nusantara Gorontalo 4. Marijati Lamadlauw S.E M.Pd selaku wakil Ketua Stikes Bakti Nusantara gorontalo 5. Rosdiana Kaharu, S.Kep, NsM.M. selaku Ketua Program Studi D-III Rekam Medis dan Informasi Kesehatan dan juga sebagai pembimbing dalam proses penyusunan Karya Tulis Ilmiah v 6. Lilis handayai, M.Kes selaku dosen pembimbing dalam penyusunan Karya Tulis Ilmiah 7. Prof. Dr Anshar, M.Si ,Lastri Qodriany , SKM,M,Kes, Rosdiana Kaharu, S.Kep, Ns,M.M selaku dosen pengujidalam proses penyususnan Karya Tulis Ilmiah. 8. Seluruh staf dan dosen-dosen Stikes Bakti Nusantara Gorontalo yang selalu memberikan arahan dan bimbingan kepada Penulis 9. Direktur dan seluruh pegawai Rumah Sakit Multazam khususnya petugas rekam medis yang telah banyak membantu penulis 10. Orang tua keluarga dan Dikka sanjani yang telah meberikan banyak dukungan dan motivasi dalam penyusunan Karya Tulis Ilmiah 11. Seluruh teman-teman dan sahabat saya Sri meliyani nur, RMIK 2016 Stikes Bakti Nusantara Gorontalo yang saling mendukung di hari-hari penyusunan Karya Tulis Ilmiah 12. Serta semua pihak yang telah membantu Penulis tidak dapat disebut satu persatu, Penulis menyadari dalam penulisan Karya Tulis Ilmiah ini masih terdapat kekurangan, untuk itu diharapkan kritikan dan saran yang membangun untuk dapat menyempurnakan Karya Tulis Ilmiah ini. Akhir kata, Penulis ucapkan terima kasih dan semoga Karya Tulis Ilmiah ini dapat bermanfat bagi semua pihak yang membutuhkan. Gorontalo, Agustus 2019 vi DAFTAR ISI Halaman Halaman Judul.....................................................................................................i Pernyataan............................................................................................................ii Lembar Pengesahan.............................................................................................iii Abstrak................................................................................................................iv Moto dan Persembahan........................................................................................v Kata Pengantar....................................................................................................vi Daftar isi..............................................................................................................vii Daftar Tabel........................................................................................................vii Daftar Gambar.....................................................................................................ix Dafrtar lampiran...................................................................................................x BAB 1 Pendahuluan A. Latar Belakang.......................................................................................... 1 B. Rumusan Masalah......................................................................................6 C. Tujuan Penelitian........................................................................................6 D. Manfaat Penelitian.....................................................................................7 BAB II Tinjauan Pustaka A. Pendistribusian...........................................................................................8 B. Faktor-faktor yang mempengaruhi distribusi............................................10 C. Rawat Jalan...............................................................................................11 D. Pengelolaan Berkas Rekam Medis............................................................11 E. Alur dan Prosedur Berkas Rekam Medis..................................................30 vii F. Standar Prosedur Operasional..................................................................32 G. Kerangka Konsep......................................................................................33 H. Definisi Konsep........................................................................................34 I. Matriks Penelitian.....................................................................................36 J. Perbedaan Penelitian Terdahulu...............................................................40 BAB III Metode Penelitian A. Jenis dan Penelitian...................................................................................42 B. Tempat dan Waktu Penelitian...................................................................42 C. Populasi dan Sampel.................................................................................42 D. Data dan Sumber Data...............................................................................43 E. Teknik Pengumpulan Data.........................................................................44 F. Pengolahan dan Analisis Data....................................................................44 BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN A. Hasil Penelitian.........................................................................................45 B. Pembahasan Penelitian.............................................................................50 BAB V PENUTUP A. Kesimpulan...............................................................................................62 B. Saran.........................................................................................................63 DAFTAR PUSTAKA Lampiran viii BAB 1 PENDAHULUAN A. Latar Belakang Penyedia sarana pelayanan kesehatan harus selalu memberikan pelayanan kesehatan kepada seluruh lapisan masyarakat agar dapat terwujud derajat kesehatan yang optimal. Hal ini mendorong peningkatan mutu pelayanan kesehatan di berbagai instansi kesehatan dengan dukungan dari berbagai faktor yang terkait, salah satunya melalui penyelenggaraan rekam medis pada setiap sarana pelayanan kesehatan. Di dalam dunia kesehatan hal yang terpenting adalah memberikan layanan kesehatan dengan informasi kepada organisasi rumah sakit, tenaga medis dan paramedis, serta kepada pasien guna memenuhi kebutuhan manajemen rumah sakit terutama dalam mendapatkan data. Pelayanan kesehatan merupakan salah satu kebutuhan dasar penduduk yang memungkinkan penduduk untuk mencapai derajat kesehatan yang optimal(Dewi Sunarti,2017). Menurut Permenkes no 269/menkes/Per/III/2008 tentang rekam medis, yang dimaksud rekam medis adalah berkas yang berisi catatan dan dokumen antara lain identitas pasien, hasil pemeriksaan, pengobatan yang telah diberikan, serta tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Unit rekam medis bertanggung jawab terhadap pengelolaan, pengumpulan data, pemprosesan, dan penyajian data pasien menjadi informasi kesehatan yang berguna bagi pengambilan keputusan. Selain itu, pelayanan kesehatan mempunyai kewajiban administrasi untuk 1 2 membuat, menyimpan dan memelihara rekam medis. Pembuatan rekam medis bertujuan untuk mendapatkan data dari pasien mengenai riwayat kesehatan, riwayat penyakit dimasa lalu dan sekarang selain itu juga pengobatan yang telah diberikan kepada pasien sebagai upaya meningkatkan pelayanan kesehatan. Informasi tentang identitas, diagnosis, riwayat penyakit, riwayat pemeriksaan, dan riwayat pengobatan pasien harus dijaga kerahasiannya oleh dokter, dokter gigi, tenaga kesehatan tertentu, petugas pengelola, dan pimpinan sarana pelayanan kesehatan. Penyelenggaraan rekam medis saat ini masih belum sempurna, rekam medis masih dianggap tidak terlalu penting oleh sebagian pelayanan kesehatan padahal kualitas rekam medis merupakan cerminan dari baik atau buruknya pelayanan kesehatan. Rekam medis merupakan salah satu data yang dapat digunakan dalam pembuktian kasus malpraktek di pengadilan. Rekam medis juga sebagai salah satu dokumentasi keadaan pasien dan isi rekam medis merupakan rahasia kedokteran yang harus dijaga kerahasiaanya oleh setiap tenaga kesehatan. Keterlambatan rekam medis mengakibatkan terlambatnya pelayanan pasien di poliklinik serta mengakibatkan dokter tidak bisa segera mendokumentasi pelayanan yang sudah diberikan dan dokterpun tidak bisa melihat penatalaksanan apa saja yang sudah dilakukan pada pasien sehingga hal inipun bisa mengakibatkan hal-hal yang tentunya tidak diinginkan (Gemala,2010). Pelayanan yang cepat dan tepat dalam menyediakan dan mendistribusikan rekam medis dapat memberikan kemudahan kepada 3 dokter dalam memberikan pelayanan selanjutnya serta memberikan kepuasan pada pasien karena pemeriksaan yang akan dilakukan tidak menunggu lama datangnya rekam medis. Salah satu bentuk pelayanan rawat jalan di rumah sakit adalah pendistribusian berkas rekam medis. Distribusi adalah suatu proses penyampaian barang atau jasa dari produsen ke konsumen dan para pemakai, sewaktu dan dimana barang atau jasa tersebut diperlukan. Untuk mendukung pelayanan yang baik maka waktu pendistribusian dokumen rekam medis pun harus sesuai dengan standar yang telah ditetapkan oleh pemerintah (Dewi Sunarti,2017). Standar pelayanan pendistribusian ini dapat menunjang kepuasan pasien dalam pelayanan yang diberikan rumah sakit kepada pasien Tentunya dalam penyediaan dan pendistribusian rekam medis dengan cepat dan tepat ini tidak lepas dari kerjasama antar berbagai unit-unit di dalam rumah sakit, karena ketidakoptimalan dalam kerjasama antar unit di rumah sakit maka penyediaan dan pendistribusian berkas rekam medis tidak akan berjalan lancar. Selain itu SIM (sistem informasi manajemen) juga mempunyai pengaruh penting dalam memberikan keoptimalan dalam pelayanan, dimana sistem informasi manajemen merupakan kumpulan dari sub-sub sistem yang saling terintegrasi dan berkolaborasi untuk membantu manajemen dalam menyelesaikan masalah dan memberikan informasi yang berkualitas kepada manajemen dengan cara mengolah data dengan komputer sehingga bernilai tambah dan bermanfaat bagi pengguna, atau 4 dengan cara mengolah data dengan komputer sehingga bernilai tambah (Dewi Sunarti,2017). Menurut penelitian Ferlina mauren Tahun 2011, Departemen Kesehatan telah memberikan Standar Pelayanan Minimal Rumah Sakit (Tahun 2007:14), khususnya bagi Pelayanan Rekam Medis dalam penyediaan dokumen rekam medis. Rawat jalan dibutuhkan waktu kurang dari atau sama dengan 10 menit (< 10 menit) sampai berkas rekam medis tiba di unit pelayanan. Berdasarkan hasil pengamatan Ferlina mauren, Tahun 2011 dengan menghitung lama waktu pendistribusian rekam medis dari TPP sampai dengan unit pelayanan, dibutuhkan waktu rata-rata 13 menit untuk setiap berkas rekam medis. Dari hasil pengamatan terhadap 100 berkas rekam medis, diketahui bahwa pendistribusian berkas rekam medis yang telah memenuhi standar (< 10 menit) ada 42% dengan ratarata waktu pendistribusian yaitu 7 menit, sedangkan pendistribusian rekam medis yang belum memenuhi standar (> 10 menit) ada 58% dengan ratarata waktu pendistribusian yaitu 18 menit. Dengan standar yang telah ditetapkan dan hasil wawancara Ferlina mauren dengan bagian rekam medis Diah asrina putri, diketahui bahwa jumlah kunjungan pasien rawat jalan dalam 1 hari sebanyak 180 pasien, membuat petugas rekam medis khususnya bagian penyimpanan untuk bekerja secara maksimal. Namun, tetap saja ditemukan faktor atau kendala yang menyebabkan pendistribusian rekam medis melebihi standar waktu yang ditetapkan. 5 Salah satu bagian Unit Rekam Medis yang bertanggung jawab dalam pencatatan data pasien yaitu Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan (TPPRJ) sebagai loket pendaftaran rawat jalan. TPPRJ dalam melakukan pendaftaran bagi pasien yang akan berobat rawat jalan membutuhkan suatu catatan atau formulir yang memuat data klinis maupun non klinis. Dari setiap dokumen rekam medis baik pasien baru atau pasien lama, setelah mendapatkan pelayanan di Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan maka akan dilakukan pendistribusian ke masingmasing poliklinik sesuai dengan kasus penyakit pasien. Dalam setiap pendistribusian dokumen rekam medis tersebut menggunakan buku ekspedisi sebagai bukti serah terima dokumen rekam medis dan dilakukan oleh petugas Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan (TPPRJ) guna menghindari kehilangan dokumen rekam medisrawat jalan. atau digunakan oleh badan yang tidak bertanggung jawab pada saat pendistribusian. Selain itu dokumen rekam medis dapat terjaga kerahasiaannya (Paramita Eka Noviany,2009). Berdasarkan survei pada tanggal 18 maret 2019 di Rumah Sakit Multazzam diketahui bahwa dalam pelayanan pendistribusian dokumen rekam medis rawat jalan di Rumah Sakit Multazzam untuk sampai ke poliklinik mengalami keterlambatan karena masi menggunakan sistim manual dan keterlambatan tersebut mencapai 15 menit, Sedangkan Menurut Permenkes 129/Menkes/SK/II/2008 tentang standar pelayanan minimal rumah sakit tentang penyediaan berkas rekam medis standar 6 rerata dalam penyediaan berkas rekam medis kurang dari 10 menit. Rumah sakit multazam juga masih menggunakan sistem manual, sehingga sangat mempengaruhi mutu pelayanan rumah sakit tersebut.Hal inilah yang mendorong peneliti untuk melakukan penelitian dengan judul ”Tinjauan Alur Pendistribusian Berkas Rekam Rawat Jalan di Rumah Sakit Multazam” B. Rumusan masalah Berdasarkan latar belakang di atas, maka rumusan masalah dalam penelitian ini adalah: 1. Bagaimana Alur Pendistribusian Berkas Rekam Medis Rawat Jalan? 2. Bagaimana penggunaan lama waktu pendistribusian berkas rawat jalan? C. Tujuan Penelitian 1. Tujuan Umum Untuk mengetahui alur pendistribusian berkas rekam medis rawat jalan di Rumah Sakit Multazam. 2. Tujuan Khusus 1. Mengetahui Alur Pendistribusian Berkas Rekam Medis Rawat jalan? 2. Mengetahui penggunaan lama waktu pendistribusian berkas rawat jalan di rumah sakit multazam. . 7 D. Manfaat Penelitian 1. Bagi Rumah Sakit Sebagai bahan masukan kepada pihak manajemen Rumah Sakit dan bahan evaluasi dalam rangka meningkatkan mutu pelayanan yang diberikan kepada pasien. 2. Bagi Institusi Pendidikan Memberikan masukan serta mengembangkan pengetahuan dan tolak ukur sejauh mana ilmu rekam medis diterapkan di bidang medis sebuah rumah sakit. dan Sebagai dasar atau acuan dalam pendalaman materi serta dalam sebuah kelanjutan penelitian. 3. Bagi Peneliti Mempraktikkan secara langsung ilmu atau teori-teori yang telah didapatkan selama perkuliahan sehingga mahasiswa dapat membekali dan mempersiapkan diri untuk menghadapi tantangan pekerjaan di bidang rekam medis. BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Pendistribusian Berkas rekam medis berisi data individual yang bersifat rahasia, ada berbagai cara untuk mendistribusikan berkas rekam medis, pada sebagian Rumah sakit, pendistribusian dilakukan dengan tangan (manual) dari satu tempat ke tempat lainnya, oleh karena itu bagian rekam medis satu jadwal pengiriman dan pengambilan untuk berbagai macam bagian poliklinik/spesialisasi yang ada di Rumah Sakit, frekuensi pengiriman dan pengambilan ini ditentukan jumlah pemakaian rekam medis. Petugas rekam medis tidak dapat mengirim satu persatu berkas rekam medis secara rutin padasaat diminta mendadak. Untuk ini bagianbagian lain yang memerlukan (untuk darurat) harus mengirim petugasnya untuk mengambil sendiri kebagian rekam medis. Beberapa rumah sakit menggunakan “Pneumatic tube”(pipa tekanan udara) yang dapat mengantar berkas rekam medis ke berbagai bagian-bagian. Namun, pemakaian pipa ini sering macet karena tebalnya rekam medis yang dikirim. penggunaan teknologi di bidang komputer diharapkan mempercepat proses penyaluran data-data penderita dari satu tempat ke tempat lain(Dirjen Yanmed 2006: 96). 8 9 Standar Prosedur Pendistribusian Rekam medis menurut Dirjen Yanmed (2006 : 193). 1. Persyaratan a. Pasien rawat jalan b. Berkas rekam medis 2. Sarana 3. Nomor unit poliklinik 4. Kotak sortir 5. Telepon 6. Komputer PC client 7. Lan sistem 8. Printer 9. Prasarana 10. Peraturan mentri kesehatan republik indonesia 11. Petunjuk teknis pengelolaan rekam medis 12. Prosedur 13. Peminjaman berkas rekam medis dilaksanakan di ruang penjajaran unit/instalasi rekam medis 14. Dari ruang penyimpanan, berkas rekam medis kemudoian di bawa untuk dipasangkan dengan kode dokter/poliklinik yang dituju 15. Petugas distribusi menyortir rekam medis pada rak sortir sesuai nama dokter/poliklinik 10 Penggunaan teknolgi dibidang komputer, diharapkan dapat mempercepat penyaluran data-data penderita dari satu tempat ke tempat lain. Jika dokter dapat mengakses data pasien dari dalam ruangannya dan mencatat diagnosa, pengobatan yang diberikan, jenis tindakan, serta hasilhasil penunjang medis dapat langsung dilaksanakan dan tercover didalamnya pada saat pasien selesai diperiksa, maka masalah-masalah mengenai keterlambatan berkas rekam medis pasien pasien akan semakin kecil bahkan mungkin tidak ada sama sekali. hak akses masing-masing dokter ditentukan sesuai dengan kode dokter dan spesialisnya yang disertai dengan user id masing-masing dokter. Data-data pasien dapat dikeluarkan (prin out) sebagai arsip/hard copy berkas rekam medis yang disimpan di rak penjajaran, sehingga apabila sewaktu-waktu data dalam bentuk hardcopy dibutuhkan telah tersedia (Madina Maimuna,2015). B. Faktor-faktor yang mempengaruhi keterlambatan distribusi rekam medis rawat jalan. Faktor yang mempengaruhi keterlambatan distribusi rekam medis rawat jalan antara lain : 1. Waktu pencarian berkas rekam medis 2. Waktu pengumpulan berkas rekam medis 3. Waktu pencatatan berkas rekam medis 4. Penyimpanan berkas rekam medis 5. Masih adanya berkas rekam medis di instalasi rawat inap 11 6. Keberadaan rekam medis di ruang assembling dan pengolahan data 7. doble rekam medis pasien 8. Tidak adanya petugas distribusi 9. Jarak antara ruang pendaftaran ndan ruang filling 10. Pada material yaitu keterbatasan pada SIMRS dan fasilitas. C. Rawat jalan Pelayanan rawat jalan merupakan pelayanan rawat jalan spesialistik yang dilaksanakan di rumah sakit. Tujuan pelayanan rawat jalan adalah tersedia pelayanan rawat jalan yang spesialistik yang minimal harus ada di rumah sakit. pelayanan rawat jalan dipimpin oleh seorang kepala instalasi yang mempunyai tugas dan kewenangan menyediakan fasilitas penyelenggaraan kegiatan pelayanan poliklinik rawat jalan dari berbagai disiplin ilmu kedokteran klinik (Permenkes RI nomor 129/Menkes/SK/II/2008). Pelaksanaan rekam medis rawat jalan meliputi penerimaan pasien rawat jalan, pencatatan kegiatan pelayanan medis, dan pengelolaan rekam medis (assembling, coding, indeksing, retrieval, distribusi). D. Pengelolaan Berkas Rekam Medis 1. Subsistem assembling Assembling berarti merakit, tapi untuk kegiatan assembling berkas rekam medis di fasilitas pelayanan kesehatan tidaklah hanya sekedar merakit atau mengurut satu halaman ke halaman yang lain sesuai dengan peraturan yang berlaku. Pengurutan halaman ini dimulai dari berkas rekam 12 medis gawat darurat, rawat jalan dan rawat inap. Pergantian pada masingmasing pelayanan akan diberikan kertas pembatas yang menonjol sehingga dapat mempermudah pencarian formulir dalam berkas rekam medis. Kegiatan assembling termasuk juga mengecek kelengkapan pengisian berkas rekam medis dan formulir yang harus ada pada berkas rekam medis(Savitri Citra Budi,2011). Berkas rekam medis dari unit pelayanan akan dikembalikan ke unit rekam medis bagian assembling. Bagian assembling mencatat pada buku register semua berkas yang masuk sesuai tanggal masuk ke bagian assembling dan tanggal pasien pulang. Pada proses ini akan diketahui berkas yang kembali tepat pada waktunya dan yang terlambat kembali ke unit rekam medis. Setelah itu berkas rekam medis di analisis untuk mengetahui kelengkapan pengisiannya. Berkas yang tidak lengkap akan dikembalikan ke tenaga kesehatan yang memberikan pelayanan pada pasien melalui unit kerjanya. Berkas rekam medis akan ditinggal dalam waktu yang ditentukan dan akan diambil kembali untuk di proses ke assembling. Menurut huffman(1994) pada bagian assembling ini diketahui tipe ketidaklengkapan berkas rekam medis ada 2 yaitu: a. Incomplate Medical Record, merupakan tipe ketidaklengkapan berkas rekam medis ketika berkas rekam medis kembali dari unit pelayanan. 13 b. Delinguent Medical Record, merupakan tipe ketidaklengkapan berkas rekam medis ketika berkas sudah dimintakan kelengkapannya kepada tenaga kesehatan yang memberikan pelayanan pada pasien dalam waktu yang telah ditentukan, tetapi setelah diambil dan diproses ke assembling ditemukan berkas rekam medis masih belum lengkap juga. Untuk melakukan analisis kuantitatif dapat menggunakan 4 komponen utama pada analisis, yaitu : a. Identitas pasien pada setiap lembar rekam medis. b. Autentikasi dokter pada setiap tempat yang ditentukan. c. Pengisian laporan yang penting pada berkas rekam medis, dan d. Pendokumentasian yang baik. Dari hasil analisis ini akan diketahui jumlah berkas rekam medis yang terisi lengkap, terisi tidak lengkap dan tidak terisi. Hal ini dapat dijadikan tolak ukur mutu berkas rekam medis di fasilitas pelayanan kesehatan. Kegiatan pengecekan lembar yang harus ada pada kasus tertentu pasien berobat di fasilitas pelayanan kesehatan juga harus dilakukan pada kegiatan assembling. Misalnya pada pasien rawat inap setelah selesai rawat inap dan berkas kembali di unit rekam medis maka seharusnya ditemukan antara lain surat pengantar dirawat, persetujuan dirawat, lembar rekam medis masuk dan keluar, lembar resume, dan resume keperawatan,. Khusus untuk pasien yang mendapatkan tindakan medis harus terdapat 14 lembar informent consentdan hasil tindakan medis yang dilakukan(Savitri Citra Budi,2011). Beberapa paremeter yang dapatdilihat untuk mengetahui mutu rekam medis di rumah sakit khususnya yang melibatkan kegiatan assembling diantaranya: a. Ketepatan waktu pengembalian. b. Kelengkapan formulir pada berkas rekam medis. c. Kelengkapan pengisian pada berkas rekam medis. 2. Subsitem pengkodean (coding) Kegiatan pengkodean adalah pemberian penetapan kode dengan menggunakan huruf dan angka atau kombinasi antara huruf dan angka yang mewakili komponen data. Kegiatan yang dilakukan dalam coding meliputi kegiatan pengkodean diagnosis penyakit dan pengkodean tindakan medis. Tenaga rekam medis sebagai pemberi kode pertanggungjawab atas kekurangan kode (Savitri Citra Budi,2011). Kode klasifikasi penyakit oleh WHO (World Health Organization)bertujuan untuk menyeragamkan nama dan golongan penyakit, cidera, gejala, dan faktor yang memperngaruhi kesehatan. Sejat tahun 1993 WHO mengharuskan negara anggotanya termasuk indonesia menggunakan klasifikasi penyakit revisi 10 (ICD-10, International Statistical Classification of Disease and Releted Health Problem Tenth Revision). Namun, di indonesia sendiri ICD-10 baru ditetapkan untuk menggantikan ICD-9 pada tahun 1998 melalui SK Menkes RI 15 No.50/MENKES/KES/SK/I/1998. Sedangkan untuk pengkodean tindakan medis dilakukan menggunakan ICD-9CM. Kecepatan dan ketepatan coding dari suatu diagnosa dipengaruhi oleh beberapa faktor diantaranya tulisan dokter yang sulit dibaca,diagnosis yang tidak spesifik, dan keterampilan petugas coding dalam pemilihan kode. Pada proses coding ada beberapa kemungkinan yang dapat mempengaruhi hasil pengkodean dari petugas coding, yaitu bahwa penetapan diagnosis pasie merupakan hak, kewajiban, dan tanggungjawab tenaga medis yang memberikan perawatan pada pasien, dan tenaga coding di bagian unit rekam medis tidak boleh mengubah (menambah atau mengurangi) diagnosis yang ada. Tenaga rekam medis bertanggungjawab atas keakuratan kode dari suatu diagnosis yang sudah ditetapkan oleh tenaga medis. Apabila ada hal yang kurang jelas, tenaga rekam medis mempunyai hak dan kewajiban menanyakan bersangkutan. dan berkomunikasi Dalam proses dengan coding tenaga mungkin kesehatan terjadi yang beberapa kemungkinan, yaitu: a. Penetapan diagnosis yang salah sehingga menyebabkan hasi pengkodean salah. b. Penetapan diagnosis yang benar, tetapi petugas pengkodean salah menentukan kode, sehingga hasil pengkodean salah. c. Penetapan diagnosis dokter kurang jelas, kemudian dibaca salah oleh petugas pengkodean, sehingga hasi pengkodean salah. 16 Oleh karena itu, kualitas hasil pengkodean bergantung pada kelengkapan diagnosis, kejelasan tulisan dokter, serta profesionalisme dokter dan petugas pengkodean(Savitri Citra Budi,2011). 3. Subsistem indexing Indeks dalam arti bahasa yaitu daftar kata atau istilah penting yang terdapat dalam buku tersusun menurut abjad yang memberi informasi tentang halaman tempat kata atau istilah tersebut ditemukan. Kegiatan pengindekan adalah pembuatan tabulasi sesuai dengan kode yang sudah dibuat ke dalam kartun indek. Hasil pengumpulan kode yang berasal dari data penyakit, operasi pasien dan pengumpulan data dari indeks yang lain sebagai bahan untuk penyajian data statistik kesehatan. Beberapa macam indeks yang dibuat oleh bagian rekam medis diantaranya adalah: a. Indeks utama pasien b. indeks penyakit (rawat jalan dan rawat inap) c. Indeks operasi d. Indeks kematian dan e. Indeks dokter. Indeks utama pasien disebut juga Master Patient Indekx (MPI) yaitu indeks yang berisi data pokok mengenai identitas pasien untuk sering dalam wujud kartu maka sebut Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP). Data identitas pasien tersebut meliputi: a. Nomor rekam medis b. Nama pasien 17 c. Tanggal lahir(umur) d. Jenis kelamin e. Alamat lengkap f. Nama orang tua/wali g. Alamat orang tua/wali h. Tahun terakhir berobat. Selain berwujud kartu, penggunaan indeks pasien telah banyak menggunakan komputer. Manfaat KIUP dalam pelayanan pasien diantaranya yaitu. a. Untuk mencari kembali data identitas pasien terutama nomor rekam medis, bila pasien yang pernah berobat datang kembali tanpa membawa kartu identitas berobat (KIB) b. Untuk mengatuhui tanggal paling akhir pasien berobat sehingga dapat mempermudah proses pencarian berkas rekam medis yang sudah inaktif pada kegiatan retensi (penyusutan) berkas rekam medis c. Sebagai alat bantu penyusunan laporan kunjungan pasien. Menurut American Hospital Association semua indeks pasien harus disimpan secara permanen. Hal ini berbeda dengan berkas rekam medis yang mempunyai batas penyimpanan dalam jangka waktu tertentu. 18 Menurut IFHRO ada beberapa macam aturan penyimpanan KIUP, yaitu alfabetis, sistem fonetik (Shoundex Phonetic System). Penjabaran masing-masing penyimpanan tersebut adalah. a. Alfabetis Sitem penyimpanan KIUP jenis ini dilakukan dengan menyusun KIUP secara verikal urut huruf satu persatu sesuai abjad seperti di dalam kamus. Pada metode ini nama masing-masing huruf diperhatikan, karenaakan mempengaruhi letak penyimpanan KIUP apabila nama pasien sama, maka KIUP diurutkan berdasarkan urutan tanggal lahirnya. Contohnya pada nama pasien M.Hasan diletakkan sebelum Mohamad Hasan (Savitri Citra Budi,2011). b. Sistem fonik (phonetic system) Sistem penyimpanan KIUP jenis ini dilakukan dengan menyusun KIUP dalam laci-laci penyimpanan secara vertikal atas dasar huruf pertama nama pasien diikuti oleh lafal nama pasien (bukan ejaan nama pasien). Contoh laci-laci penyimpanan KIUP. c. Sistemfonetik “Soundex” (Soundex Phonetic System) Sistem penyimpanan KIUP secara fonetik “Soundex” dikembangkan dari phonetic filing oleh Remington Rand. Pada sistem penyimpanan ini alfabet dimampatkan menjadi 6 huruf kunci, kecuali huruf hidup (seperti huruf a,i,u,e,o) dan w,h,y tidak dikode. Penyimpanan KIUP jenis ini akan menyusun KIUP berdasarkan huruf 19 pertama yang diikuti dengan huruf kode sesuai hasil pengkodean nama pasien dengan huruf kunci tersebut (Savitri Citra Budi,2011). Selain KIUP terdapat juga indeks lain, seperti indeks penyakit. Indeks penyakit yaitu daftar tabulas kode-kode penyakit yang disusun dalam masing masing daftar sesuai dengan kode penyakitnya. Ketentuan penulisan indeks penyakit yaitu: a. Satu jenis penyakit menggunakan satu kertas indeks b. Setiap nama penyakit diikuti dengan penulisan kode ICD (International Statistical Classification of Desease and Releted Health Problem) yang berlaku (revisi ke 10 sampai 3 digit). Indeks operasi atau tindakan medis yaitu indeks tentang tindakan medis yang diberikan kepada pasien yang disusun kedalam daftar tabulasi indeks sesuai dengan masing-masing kode tindakan medisnya. Ketentuan penulisan indeks operasi yaitu: a. Satu jenis tindakan medis dimasukkan dalam satu daftar indeks tindakan medis b. Setiap nama operasi diikuti dengan penulisan kode tindakan (missal ICD-9CM atau ICOPIM). Indeks operasi berguna untuk 2) Menelusuri nomor rekam medis dan nama pasien dengan jenis operasi yang sama. 3) Menyusun laporan jenis operasi berdasarkan umur, jenis kelamin, wilayah/alamat, hasil pelayanan (Sembuh, dirujuk, mati <48 jam dan 48 jam), dokter yang menangani dan 20 bagaimana cara pembayaran pasien dalam memperoleh pelayanan tersebut (Savitri Citra Budi,2011). 4. Subsistem dan penyimpanan berkas rekam medis Berkas rekam medis berisi data individual yang bersifat rahasia, maka setiap lembaran formulir berkas rekam medis harus dilindungi dengan cara dimasukan kedalam folder atau map sehingga setiap folder berisi data dan informasi hasil pelayanan yang diperoleh pasien secara individual (bukan kelompok atau keluarga). Untuk perlakukan penyimpanan berkas rekam medis berbeda dengan penyimpanan folder atau map perkantoran. Pada berkas rekam medis memiliki “lidah” yang digunakan untuk menulisa nomor rekam medis dan menempelkan kode warnanya. Ketika folder disimpan, “lidah” tersebut ditonjolkan keluar sehingga akan tampak nomor rekm medis kode warna diantaranya beberapa berkas rekam medis (Savitri Citra Budi,2011). Penyimpanan berkas rekam medis bertujuan untuk: a. Mempermudah dan mempercepat ditemukan kembali berkas rekam medis yang disimpan dalam rak filling b. Mudah mengambil dari tempatpenyimpanan c. Mudah pengembaliannya d. Melindungi berkas rekam medis dari bahaya pencurian, bahaya kerusakan fisik, kimiawi dan biologi. Dengan demikian maka diperlukan sistem penyimpanan dengan mempertimbangkan jenis sarana dan peralatan yang digunakan, tersedia 21 tenaga ahli dan kondisi prganisasi. Syarat berkas rekam medis dapat disimpan yaitu apabila pengisian data hasil pelayanan pada lembar formulir berkas rekam medis telah terisi dengan lengkap sedemikian rupa sehingga riwayat penyakit seorangpasien urut secara kronologi (Savitri Citra Budi,2011). Ditinjau dari lokasi penyimpanannya berkas rekam medis, maka cara penyimpanannya dibagi 2 cara yaitu : 1. Sentralisasi Sistem penyimpanan berkas rekam medis secara sentral yaitu suatu sistem penyimpanan dengan cara menyatukan berkas rekam medis pasien rawat jalan, rawat darurat, dan rawat inap kedalam satu folder tempat penyimpanan. 2. Desentralisasi Sistem penyimpanan berkas rekam medis secara desentralisasi yaitu sistem penyimpanan berkas rekam medis pasien rawat jalan, pasien rawat darurat, dan rawat inap pada folder sendiri dan atau ruang tersendri. Biasanya berkas rekam medis pasien rawat jalan dan rawat darurat dijadikan satu. Sedangkan berkas rekam medis rawat inap disimpan di ruang penyimpanan yang lain, seperti di bangsal atau di unit rekam medis terpisah dari tempat penyimpanan rekam medis rawat jalannya (Budi,2011 : 94). Selain cara penyimpanan berdasarkan lokasi penyimpanan berkas rekam medis, masih ada pengaturan penyimpanan berkas 22 rekam medis menurut jenis jenis sistem penyimpanan yang digunakan pada fasilitas pelayanan kesehatan. Jenis sistem penyimpananberkas rekam medis di fasilitas pelayanan kesehatan sangat beragam, hal ini disesuaikan dengan kondisi dan kebutuhan dari penyimpanan berkas di masing-masing fasilitas pelayanan kesehatan. Jenis sistem penyimpanan,meliputi;Alphabetic, Numerik, Kronologis, Subjek(kasus, wilayah). 1. Sistem penyimpanan Alphabetic Merupakan jenis penyimpanan berkas rekam medis berdasarkan urutan abjad. Huruf depan nama pasien akan dijadikan huruf kunci untuk pencarian pada rak penyimpanan. 2. Jenis penyimpanan berkas rekam medis numerik merupakan salah satu jenis penyimpanan berkas rekam medis yang mengikuti urutan nomor rekam medisnya. Terdapat 3 cara penyimpanan berdasarkan numerik yaitu; a).sistem nomor langsung (straigh numerical filing) Dikenal dengan sistem penjajaran dengan nomor langsung yaitu suatu sistem penyimpanan berkas rekam medis dengan menjajarkan berkas rekam medis berdasarkan urutan nomor rekam medisnya secara langsung pada rak penyimpanan. b).sistem angka tengah (middle digit filing) Merupakan sistem penyimpanan berkas rekam medis berdasarkan numerik dengan urutan sistem angka tengah. Sistem 23 ini penyimpanan berkas rekam medis dengan mensejajarkan berkas rekam medis berdasarkan urutan nomor rekam medis pada 2 angka kelompok tengah. c).sistem angka akhir (terminal digit filing) Merupakan sistem penyimpanan berkas rekam medis numerik dengan sistem angka akhir. Pada sistem ini, penjajaran berkas rekam medis di rak filing dengan menjajarkan berkas rekam medis berdasarkan urutan nomor rekam medis kelompok akhir. 3. Sistem penyimpanan kronologis Jenis penyimpanan penyimpanan berkas rekam kronologis medis merupakan berdasarkan jenis urutan peristiwa/kejadian pasien datang ke fasilitas pelayanan kesehatan. Sebagai contoh pada fasilitas pelayanan kesehatan menyimpan berkas rekam medis dengan cara diututkan tiap tanggal, sehingga mungkin akan terbentuk kelompok-kelompok sesaui tanggal pasien berobat. Secara tidak langsung penyimpanan kronologis dilakukan dengan menyimpan berkas sesuai urutan waktu datang di fasilitas pelayanan kesehatan. Sistem penyimpanan ini hanya cocok untuk fasilitas pelayanan kesehatan dengan ruang lingkup yang kecill,contohnya pada dokter praktek pribadi, praktek dokter spesialis,dan bidan. 24 4. Sistem Penyimpanan Subjek(kasus) Jenis penyimpanan subjek(kasus) merupakan jenis penyimpanan berkas rekam medis berdasarkan kasus penyakit yang diderita masing-masing pasien, misalnya rak pertama untuk penyimpanan berkas rekam medis pada penyakit dalam, dan rak kedua menyimpan berkas rekam medis pada kasus penyakit jantung, dan seterusnya. 5. Sistem Penyimpanan Wilayah Sistem penyimpanan berdasarkan wilayah merupakan jenis penyimpanan berkas rekam medis berdasrkan wilayah yang ada dilingkup fasilitas pelayanan kesehatan berada. Rak-rak penyimpanan berkas rekam medis akan dikelompokan berdasrkan nama wilayah yang ada, sehingga berkas rekam medis pasien akan disimpan berdasarkan penyimpanan wilayah wilayah ini tempat sering tinggalnya. disebut dengan Sistem sistem penyimpanan Family folder. Umumnya dalam satu berkas rekam medis digunakan pleh satu keluarga dan masing-masing formulir diberi tambahan kode khusus untuk menandai kode rekam medis ayah, ibu dan anak. Fasilitas pelayanan kesehatan yang memungkinkan untuk menggunakan sistem ini adalah puskesmas. Hal ini kerna terkait dengan tugas puskesmas yang bertanggungjawab terhadap kesehatan masyarakat di wilayahnya. Sehingga dengan sistem ini akan diketahui banyaknya masyarakat 25 yang berobat atau sakit dari masing masing wilayah, sehingga dapat digunakan untuk pengambilan keputusan penanganan kesehatan di wilayah tersebut. Dari beberapa jenis sistem penyimpanan berkas rekam medis di atas sistem penyimpanan yang paling cocok untiik penyimpanan berkas rekam medis di rumah sakit, yaitu sistem penyimpanan berdasarkan nomor dengan terminal digit filing. Fasilitas pelayanan kesehatan yang bermula dari ruang lingkup yang kecil kemudian berkembang menjadi besar biasanya belum menggunakan sistem penyimpanan terminal digit filing. Sehingga ada beberapa fasilitas pelayanan kesehatan yang melakukan perubahan sistem penyimpanan rekam medisnya. Perubahan sistem penyimpanan rekam medis di fasilitas pelayanan kesehatan bisa saja terjadi. Hal ini merupakan beberapa faktor diantaranya semakin banyak pasien yang berobat, semakin berkembangfasilitas pelayanan kesehatan dan meningkatkan mutu pengelolaan rekam medis. Perubahan sistem penyimpanan dalam dilakukan dengan tahap langkah-langkah dibawah ini: 1)Rencanakan dengan matang tanggal mulai perubahan sistem penyimpanan, termasuk persiapan rak tempat penyimpanan berkas rekam medis, prosedur penyimpanan dengan sistem berkas rekam medis, prosedur penyimpanan dengan sistem yang baru, dan sumber daya manusia yang akan melakukan perubahan. 26 2) Pada tanggal yang telah ditentukan, mulai menyimpan berkas rekam medis dengan sistem penyimpanan yang baru. Sehingga setiap kali berkas yang dikembalikan ke ruangan penyimpanan mulai disimoan di rak yang baru. 3) Tuliskan pada tracer untuk berkas rekam medis yang telah berpindah ke rak penyimpanan yang baru. 4) Selain menunggu pasien meminta berkas untuk pelayanan dan ketika dikembalikan disimpan di rak yang baru dengan sistem yang baru, lakukan secara bertahap pemindahan penyimpanan rekam madis dari rak lama ke rak baru dengan sistem yang baru dengan tetap menyisipkan tracer pada rak penyimpanan yang lama. Hal ini dilakukan untuk kontrol terhadap keberadaan berkas rekam medis (Savitri Citra Budi,2011). 5. Subsistem retensi berkas rekam medis petunjuk teknis pengadaan formulir rekam medis dasar dan pemusnahan arsip rekam medis di rumah sakit, untuk pertama kali sebelumnya melakukan proses retensi harus terlebih dahulu ditetapkan jadwal retensi arsip rekam medis. Dalam pelaksanaan retensi perlu dipertimbangkan adalah: 1) Ketersedia ruang penyimpanan (filling) biasanya selama masih mencukupi maka pihak rumah sakit masih “belum minat” untuk melakukan penyusutan berkas rekam medis. 27 2) Tingkat penggunaan rekam medis, misalnya kalau di rumah sakit tersebut sering dilakukan penelitian atau sebagaimana sarana pendidikan maka umumnya rumah sakit akan menyimpannya lebih lama. 3) Kasus-kasus yang terkait masalah hukum (medico-legal) biasanya juga disimpan lebh lama sampai 20 tahun misalnya kasus pembunuhan, penganiyayaan, pemerkosaan, pengguguran dan sebagiannya (Savitri Citra Budi,2011). penyusutan rekam medis adalah suatu kegiatan pengguran arsip dari rak penyimpanan dengan cara; a. Memindahkan arsip rekam medis inaktif dari rak aktif ke rak inaktif dengan cara memilah pada rak penyimpanan sesuai dengan tahun kunjungan. b. Memirofilmisasi berkas rekam medis inaktif sesuai ketentuan yang berlaku. c. Memusnakan berkas rekam medis yang telah dimikrofilm dengan cara tertentu sesuai ketentuan. d. Membuat berita acara, pemindahan dan pelaksanaan pemusnahan arsip dlakukan setelah mendapatkan persetujuan pimpinan untuk kerja. pemusnahan adalah suatu proses kegiatan penghancuran secara fisik arsip rekam medis yangtelah berakhir fungsi dan nilai gunanya rendah. Penghancuran harus dilakukan secara total dengan 28 cara membakar habis, mencacah atau daur ulang sehingga tidak dapat dikenali lagi isi maupun bentuknya. Proses kegiatan penghancuran termasuk kegiatan penilaian dan pemilahan berkas rekam medis yang akan di musnakan (Savitri Citra Budi,2011). Pemusnahan berkas rekam medis dapat dilakukan dengan mengikuti tahapan yang telah ditentukan. Menurut Sugianto dan Wahyono(2005), pemusnahan arsipdapat dilakukan dengan langkah-langkah: 1) Seleksi, untuk memastikan arsip-arsip yang akan dimusnahka; 2) Pembuatan daftar jenis arsip yang akan dimusnahkan(daftar pertelaan); 3) Pembuatan berita acara pemusnahan arsip; 4) Pelaksanaan pemusnahan dengan saksi-saksi. Menurut surat edaran Dirjen NO.HK.00.06.1.5.01160 tentang petunjuk Pelayanan teknis medik pengadaan formulir rekam medis dasar dan pemusnahan arsip rekam medis di rumah sakit, tim pemusnahan harus membuat dokumentasi pemusnahan berkas rekam medis yang terdiri dari: 1) Pembuatan daftar pertelaan Petunjuk pengisian daftar pertelaan rekam medis inaktif yang dimusnakan: a)Nomor: nomor unit arsip rekam medis 29 b)Nomor rekam medis : nomor arsip rekam medis yang akan disimpan c)Tahun : tahun terakhir kunjungan pelayanan pasien dirumah sakit d)jangka waktu penyimpanan: menunjukan jangka/tanggang waktu yang ditentukan pleh komite rekam medis untuk penyimpanan arsip rekam medis inaktif yang mempunyai nilai guna tertentu e)Diagnosa akhir : diagnosa penyakit pasien pada saat terakhir dilayani diunit pelayanan rumah sakit atau diagnosa yang paling dominan bagi pasien yang mempunyai lebih dari satu diagnosa. 2) Pembuatan berita acara Tim pemusnahan membuat berita acara pemusnahan yang ditandatangani oleh ketua dan sekertaris dan diketahui oleh direktur rumah sakit. Berita acara pemusnahan rekam medis yangasli disimpan di rumah sakit. Lembar kedua di krim ke pelik rumah sakit (rumah sakit vertikal kepada Dirjen pelayanan medik). Khusus untuk rekam medis yang sudah rusak/tidak terbaca dapat langsung dimusnahkan denganterlebih dahulu membuat pernyataan di atas kertas segel oleh direktur rumah sakit. 30 E. Alur dan Proseur Berkas Rekam Medis 1. Pengertian alur Alur adalah suatu gambaran tentang bahan tahapan pelayanan dari awal pasien datang sampai pelayanan berakhir atau pulang dari suatu pelayanan kesehatan (Budi, 2011 : 32). 2. Bagian Alir Program Bagan alir program (program flowchart) merupakan bagan yang menjelaskan secara rinci langkah-langkah dari proses program.bagan alir program dibuat dari dirivikasi bagan alir sistem. Bagan alir program dibuat dengan menggunakan simbolsimbol sebagai berikut ini. Tabel 2.1 Bagan Alir Program No Nama Simbol a. Input/Output Simbol Keterangan Simbol symbol) input/otput(input/output digunakan untuk mewakili data input/output. b. Proses Simbol proses digunakan untuk mewakili suatu proses. c. Garis Alir Simbol garis alir (flow lines symbol) digunakan untuk menunjukkan arus dari proses. d. Penghubung Simbol penghubung (connector 31 No Nama Simbol Simbol Keterangan symbol) digunakan untuk menunjukkan sambungan dari bagan alir yang terputus di halaman yang masih sama atau dihalaman lainnya. e. Keputusan Simbol keputusan (decission symbol) digunakan untuk suatu penyeleksian kondisi didalam program. f. Proses Simbol Terdefinisi (predifined proses terdefinisi process symbol) digunakan untuk menunjukkan suatu operasi yang rinciannya ditunjukkan di tempat lain. g. Persiapan Simbol persiapan (preparation symbol) digunakan untuk memberi nilai suatu awal besaran. h. Titik Terminal Simbol titik terminal digunakan untuk menunjukkan awal dan akhir dari suatu proses (Jogiyanto, 2011: 802-803). 32 3.Pengertian prosedur Prosedur adalah serangkaian langkah dari hubungan sebagai pedoman pekerjaan sehingga mencapai tujuan yang telah ditentukan (Budi, 2011 : 36). F. Standar Prosedur Operasional Standart prosedur operasional, selanjutnya disingkat SPO adalah suatu perangkat instruksi/langkah-langkah yang dibakukan untuk menyelesaikan proses kerja rutin tertentu, atau langkah yang benar dan terbaik berdasarkan konsensus bersama melaksanakan berbagai kegiatan dan fungsi pelayanan yang dibuat oleh fasilitas pelayanan kesehatan berdasarkan standar profesi (Permenkes, 2010:1). 1. Fungsi Standar Prosedur Operasional a. Dijadikan sebagai panduan bagi seluruh tenaga kesehatan di fasilitas pelayanan kesehatan dalam melaksanakan pelayanan kesehatan b. Memberikan jaminan kepada pasien untuk memperolah pelayanan yang berdasarkan pada nilai ilimiah sesuai dengan kebutuhan medis pasien c. Mempertahankan dan meningkatkan mutu pelayanan yang diberikan (permenkes, 2010:5). 33 G. Kerangka Konsep Berdasarkan masalah dan tujuan yang telah ditetapkan serta didukung kerangka teori, maka dapat dilihat input,output dan prosesnya sebagai berikut. 1. 2. Petugas Sistem Pendistribusan rekam medis pendistribusian berkas rekam medis berkas rekam berkas rekam medis yang cepat dengan medis rawat rawat jalan lama jalan 3. SOP waktu < 10 menit 34 H. Definisi Operasional Tabel 2.2 Definisi Konsep NO 1 Variabel Petugas rekam medis Definisi teori Definisi Operasional Petugas sebagai aktitivitas seseorang Orang yang bertugas atau yang mempunyai Sekelompok dan atau organisasi baik wewenang untuk melakukan pekerjaan di unit Langung maupun tidak langsung untuk rekam medis memenuhu kebutuhan (Pasalog 2010). 2 Berkas rekam medis rawat Rekam medis merupakan kumpulan fakta Rekam medis adalah berkas yang berisi catatan Jalan tentang kehidupan seseorang dan dan dokumen tentang identitas pasien, Riwayat penyakitnya termasuk keadaan pemeriksaan, pengobatan, sakit,pengobatan saat ini atau saat lampau Tindakan dan pelayanan lain kepada pasien pada ( Gemala Hatta). 3 SOP Suatu pedoman sarana pelayanan kesehatan. atau acuan untuk Kebijakan yang dibuat oleh rumah sakit, sebagai melakukan tugas pekerjaan sesuai dengan dasar atau pedoman dalam melakukan tugasnya fungsi (Tjipto Atmoko). 4 masing-masing. Sistem pendistribusian Berkas rekam medis bersifat sangat Pengiriman atau pengantaran berkas rekam medis Berkas rekam medis rahasia sehingga tidak semua orang bisa rawat jalan ke unit rawat jalan yang dituju. 35 membawanya, pengiriman berkas rekam medis dilakukan dengan cara tangan dari satu ketempat lainnya. oleh karena itu bagian rekam medis harus membuat suatu jadwal dalam pengambilan dan pengiriman berkas (Dirjen yanmed 2006) 5 Pendistribusan berkas Efisien adalah apabila sebuah lembaga Kegiatan pengiriman atau pengantaran berkas rekam medis yang cepat dapat bekerja secara optimal sehingga rekam medis pasien yang cepat dangan lama dengan lama waktu < 10 menit mendapat tujuan yang diharapkan waktu kurang dari atau sama dengan 10 menit. (supriyono). 36 I. Matriks Penelitian Tabel 2.3 Matriks Penelitian No 1 Judul Tujuan Evaluasi penyediaan Menganalisa dan pendistribusian Penyediaan Variabel Jenis Penelitian Berkas Penelitian ini rekam Menggunakan mix medis metode berkas rekam medis dan pendistribusian di poliklinik Rumah berkas rekam medis Hasil Penelitian Perbedaan Deskriptif Berkas rekam medis Bagaimana yamg tepat sesuai waktu penyediaan rekam dengan medis pasien rawat permenkes nomor 129 jalan , pasien lama Sakit umum daerah di poliklinik rumah tahun 2008 sebanyak pada klinik penyakit kota yogyakarta sakit umum daerah 15 berkas rekam medis dalam di RSUD Kota kota yogyakarta atau 3,80% dari 399 Yogyakarta berkas rekam medis, sedangkan berkas rekam medis 96,20% dari atau 399% berkas rekam medis. Total dari 10 Poliklinik yang berkas rekam Persamaan 37 medis datang tepat waktu sebanyak 15 berkas rekam medis. 2 distribusi Menganalisa sistem Berkas Sistim berkas rekam medis pendistribusian untuk rekam keperluan berkas rekam medis rawat jalan di rumah dibagian filling sakit termasuk penelitian pandanaran semarang mengatur deskriptif, medis hermina Rumah sakit hermina Sudah ada SPO yang Deskriptif Penelitian ini yaitu tidak menggambarkan yang diteliti semarang mempunyai pendistribusian petugas tetap dibagian berkas rekam medis data sesuai objek filling pandaranan tentang pembagian karena rawat jalan tugas di instalasi rekam medis masih merangkap 3 Tinjauan prosedur Melakukan dokumen rekam medis filling Berkas identifikasi terhadap rekam pelayanan dokumen dari rekam medis Penelitian merupakan penelitian medis deskriptif Deskriptif pelayanan Melakukan identifikasi terhadaap dokumen rekam medis prosedur pelayanan poliklinik di filling DRM poliklinik dari filling RSUD rsud tugurejo Tugurejo semarang ini Prosedur 38 rsud tugerejo poliklinik dari filling rsud semarang mengenai tugurejo pelayanan belum sesuai dengan semarang teori dokumen rekam medis poliklinik. 4 Faktor-faktor yang Faktor-faktor mempengaruhi distribusi yang Berkas mempengaruhi rekam berkas keterlambatan rekam medis rawat pendistribusian jalan rsud cibinong berkas rekam medis Penelitian ini Berdasarkan Penelitian dilakukan dengan pengamatan peneliti, dilakukan menggunakan medis dengan menyebabkan jenis kegiatan yang, menggunakan penelitian kualitatif memakan waktu lama penelitian dan kuatitatif ini Faktor-faktor yang keterlambatan kualitatif pendistribusian adalah pada jeda antar dan kuantitatif. berkas rawat jalan di rsud waktu medis cibinong bukti daftar pasien oleh pengambilan petugas distribusi dan waktu pengumpulan berkas rekam medis (pencairan pencatatan) oleh petugas pencarian berkas rekam medis rekam 39 5 Tinjauan Mengetahui pendistribusian pendistribusian Berkas penelitian pihak yang digunakan bertanggung adalah deskriptif, dalam pendistribusian digunakan yaitu penelitian dokumen rekam medis pendistribusianberkas rumah sakit umum umum daerah Dr. yang dilakukan rawat daerah dengan dokumen rekam dokumen rawat jalan medis rawat jalan di di ngawi rekam rumah Dr.soeroto soeroto ngawi sakit medis yang Mengetahui buku Dokumen medis yang Jenis jalan rekam medis berdasarkan menjelaskan atau awal, jawab catatan pihak survei yang menggambarkan bertanggung tentang dalam pendistribusian pendistribusian kartu kuning sudah di dokumen medis . jawab rekam atur dalam prosedur tetap rumah sakit yaitu dibawa oleh secara langsung. pasien dalam rekam 40 J. Perbedaan Dengan Penelitian Terdahulu 1. Perbedaan dengan penelitian terdahulu yaitu penelitian ini meneliti tentang Tinjauan alur pendistribusian berkas rekam medis rawat jalan. Sedangkan penelitian terdahulu membahas tentang Evaluasi penyediaan dan pendistribusian berkas rekam medis di poliklinik rumah sakit umum daerah kota yogyakarta penelitian terdahulu menggunakan jenis penelitian ini menggunakan mix metode yaitu kuantitatif dan kualitatif. 2. Perbedaan dengan penelitian terdahulu yaitu penelitian ini meneliti tentang Tinjauan alur pendistribusian berkas rekam medis rawat jalan. Sedangkan penelitian terdahulu meneneliti tentang sistem distribusi berkas rekam medis untuk keperluan rawat jalan di rumah sakit hermina pandanaran semarang dan penilitian dilakukan di rumah sakit hermina pandanaran semarang. penelitian ini dilakukan pada tahun 2019, sedangkan penelitian terdahulu dilakukan pada tahun 2014. 3. Perbedaan dengan penelitian terdahulu yaitu penelitian ini meneliti tentang Tinjauan alur pendistribusian berkas rekam medis rawat jalan. Sedangkan penelitian terdahulu meneliti tentang tinjauan prosedur dokumen rekam medis dari filling rsud tugurejo semarang. 41 4. Perbedaan dengan penelitian terdahulu yaitu penelitian terdahulu meneliti tentang faktor-faktor yang memperngaruhi distribusi berkas rekam medis rawat jalan cibinong dan peneliti ini melakukan penelitian dengan judul tinjauan alur pendistribusian berkas rekam medis rawat jalan. 5. Perbedaan dengan penelitian terdahulu yaitu penelitian terdahulu meneliti tinjauan alur pendistribusian berkas rekam medis rawat jalan di rumah sakit umum daerah Dr.soeroto ngawi, perbedaan terletak pada lokasi,waktu penelitian dan pendekatan penelitian terdahulu menggunakan penelitian deskriptif dengan secara pendekatan cross sectional. BAB III METODE PENELITIAN A. Jenis dan Desain Penelitian Jenis penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah deskriptif dengan pendektan kuantitatif, yaitu sebuah desain penelitian yang dilakukan untuk mendeskripsikan atau menggambarkan suatu fenomena yang terjadi dalam masyarakat survey deskriptif digunakan untuk menggambarkan memotret masalah kesehatan serta yang terkait dengan kesehatan sekelompok penduduk atau orang yang tinggal dalam komunitas (Notoatmodjo,2012:36). B. Tempat dan waktu penelitian Penelitian ini dilaksanakan di Rumah Sakit Multazam pada bulan maret-juli tahun 2019. Keberadaan Rumah Sakit Multazam merupakan rumah sakit swasta yang pada tanggal 8 mei 2017 tergolong dalam Rumah Sakit tipe D yang dipimpin oleh direktur dr.Syahruddin Sam Biya. Rumah Sakit ini memberikan pelayanan di bidang kesehatan yang ditunjang dengan layanan dokter spesialis serta beberapa fasilitas dan pelayanan medis lainnya. Pendirian Rumah Sakit Multazam atas gagasan 6 dokter ahli sekaligus sebagian pemegang dari PT.Multazam. Pembangunan gedung Rumah Sakit di mulai pada tahun 2012 dan selesai didirikan pada tahun 2015. C. Populasi dan Sampel Populasi dalam penelitian ini adalah berkas rekam medis rawat jalan pada bulan januari sampai bulan juli 2019 sejumlah 2246 berkas, sampelnya sejumlah 100 barkas. dengan menggunakan rumus besar sampel Slovin 42 43 (1960) seperti dibawah ini, untuk mendapatkan sampel peneliti menggunakan teknik aksedintal sampling yaitu ketika pasien datang berkunjung yang ditemukan pada saat itu dijadikan sebagai sampel hingga memenuhi 100 sampel. n= N 1 + Ne² = 2246 1 + 2246 (0,1)² = 2246 2247 . ( 0,1)² = 2246 2247 . (0,01) = 2246 22,47 = 99,95 = 100 D. Data dan Sumber data 1. Data primer adalah data yang diperoleh dari hasil wawancara dan observasi di unit rekam medis khususnya dibagian staf rekam medis. 2. Data sekunder adalah melakukan pengamatan terhadap lama waktu pendistribusian berkas rekam medis rawat jalan. 44 E. Teknik Pengumpulan Data Teknik pengumpulan data dalam penelitian ini adalah : a. Metode Observasi Suatu proses yang berencana meliputi melihat dan mencatat jumlah serta aktifitas tertentu yang berhubungan dengan masalah yang diteliti (Notoatmodjo,2002). Dengan metode ini peneliti memperoleh data tentang faktor-faktor yang menghambat alur pendistribusian berkas rekam rawat jalan. b. Telaah Dokumen Dokumen merupakan catatan peristiwa yang sudah berlalu. Dokumen bisa berbentuk tulisan, gambar atau karya-karya monumental dari seseorang. Studi dokumentasi merupakan suatu teknik pengumpulan data dengan cara mempelajari dokumen untuk mendapatkan data atau informasi yang berhubungan dengan masalah yang diteliti. Dengan metode ini peneliti melihat dan mencatat data yang dibutuhkan untuk mengetahui alur pendistribusian berkas rekam medis pasien. F. Pengolahan dan Analisis Data Pengolahan dan analisis data pada penelitian ini bersumber dari hasil pengamatan terhadap lama waktu pendistribusian berkas rekam medis rawat jalan di Rumah Sakit Multazam. BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN A. Hasil Penelitian 1. Bagaimana Alur Pendistribusian Berkas Rekam Medis Rawat Jalan. Berikut adalah hasil observasi di Rumah Sakit Mutazam Kota Gorontalo Tabel 4.1 Pendistribusian Berkas Rekam Medis No Prosedur 1 Instalasi terkait meminjam berkas rekam medis pada instalasi rekam medis yang dilaksanakan diruangan penyimpanan. 2 3 4 Pendistribusian Berkas rekam medis Sesuai Tidak sesuai Petugas rekam medis melakukan pencatatan peminjaman berkas rekam medis pada buku ekspedisi berkas rekam medis keluar. Petugas distribusi pada instalasi rekam medis menyortir berkas rekam medis pada rak sortir sesuai nama peminjam poliklinik. Petugas distribusi pada instalasi rekam medis mendistribusikan berkas rekam medis ke poliklinik tujuan. Alur pendistribusian berkas rekam medis di rumah sakit multazam menurut hasil pengamatan yang dilakukan oleh penulis. Alur pendistribusian di Rumah Sakit Multazam masih manual. dimana ketika pasien datang berobat ke unit pelayanan/poliklinik, pasien mengambil nomor antrian setelah itu petugas TPP menanyakan apa pasien sudah pernah berobat atau tidak lalu petugas meminta kartu 45 46 BPJS untuk mengetahui identitas pasien dan mencari berkas rekam medis pasien di tempat penyimpanan setelah berkas rekam medis pasien ditemukan, petugas TPP (Tempat penerimaan pasien) memberikan berkas tersebut kepada pasien atau keluarga dari pasien yang berobat di unit pelayanan/poliklinik dan tidak melakukan pencatatan pada buku peminjaman berkas rekam medis yang keluar dari rak penyimpanan. 2. Lama Waktu Pendistribusian Berkas Rekam Medis Rawat Jalan sampai di Unit Pelayanan Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan peneliti tentang lama waktu pendistribusian berkas rekam medis di Rumah Sakit Multazam sebagai berikut. (lampiran 1) Tabel 4.2 Lama Waktu Pendistribusian Berkas Rekam medis Rawat jalan sampai di unit pelayanan No Jumlah Berkas Rekam medis Standar Waktu Standar waktu di rumah sakit multazam (n=100) 1 < 10 Menit 60 60% Total Lama Waktu Distribusi (Menit) 301 2 > 10 Menit 40 40% 489 ʄ % Rata-rata Lama Waktu distribusian (Menit) 5,01 12,22 Sumber : Data Primer, Tahun 2019. Berdasarkan tabel diatas, hasil pengamatan terhadap 100 berkas rekam medis rawat jalan, diketahui bahwa pendistribusian Keterangan Sesuai Tidak Sesuai 47 berkas rekam medis yang telah memenuhi standar (< 10 menit) ada 60% dengan rata-rata waktu pendistribusian 5 menit, sedangkan pendistribusian berkas rekam medis yang belum memenuhi standar ( >10 menit) ada 40% dengan rata-rata waktu 12 menit. Penyebab keterlambatan pendistribusian tersebut dikarenakan 1. Ketersedian SOP (Standar Prosedur Operasional). Hasil pengamatan yang dilakukan penulis di Rumah Sakit Multazam, tidak adanya ketersediaan SOP untuk alur pendistribusian berkas rekam medis rawat jalan. Segala kegiatan yang ada di Rumah Sakit tersebut tidak menggunakan pedoman serupa Standar Operasional Prosedur, hal ini sangat berpengaruh pada petugas/pegawai Rumah Sakit dalam menjalankan tugasnya dimana akan memperlambat kerja petugas/pegawai. 2. Penggunaan tracer Berdasarkan hasil pengamatan di Rumah Sakit Multazam tidak ada penggunaan tracer pada pendistribusian berkas rekam medis, ketika pasien datang berobat ke unit pelayanan/poliklinik dimana berkas tersebut diberikan kepada pasien tanpa memberikan tanda apapun pada rak penyimpanan, ini sangat berpengaruh karena bagaimana nanti petugas TPP mengetahui bahwa berkas rekam medis pasien yang berobat sudah kembali atau tidak dan dampaknya akan lebih menyusahkan petugas TPP (Tempat penerimaan Paien). 48 3. Petugas distribusi yang mengantar dokumen rekam medis menuju poliklinik. Hasil pengamatan yang dilakukan penulis di Rumah Sakit Multazam pendistribusian berkas rekam medis dari pasien mendaftar sampai berkas pasien tiba di unit pelayanan belum sesuai, pendistribusian berkas rekam medis di Rumah Sakit Multazam masih kurang efektif, dimana berkas rekam medis di distribusikan oleh pasien sendiri. 4. Tempat penyimpanan berkas rekam medis rawat jalan Hasil pengamatan penyimpanan di Rumah Sakit Multazam berkas rekam medis rawat jalan dipisahkan dengan berkas rekam medis rawat inap dimana rumah sakit telah menerapkan sistem desentralisasi atau pemisahan tempat/lokasi penyimpanan berkas rekam medis. Tapi tempat atau penyimpanan berkas rekam medis tersebut belum maksimal karena letaknya tempat penyimpanan rawat jalan di depan pintu masuk rumah sakit multazam dengan keadaan terbuka atau tidak dalam ruangan tersendiri, berkas rekam medis rawat jalan satu ruang dengan petugas TPP (tempat penerimaan pasien) dengan tempat yang sangat sempit. 5. Kurangnya petugas pendistribusian berkas rekam medis Hasil pengamatan penulis di Rumah sakit Multazam kekurangan petugas rekam medis, khusunya di bagian pendistribusian berkas rekam medis, pendistribusian berkas rekam 49 medis di Rumah Sakit Multazam dilakukan oleh pasien sendiri ketika pasien datang berobat di unit pelayanan/poliklinik petugas TPP mengambil berkas rekam medis pasien lalu diberikan kepada pasien atau keluarga pasien sering juga dilakukan oleh petugas TPP. Hal ini tentunya kurang efektif karena masing-masing petugas mempunyai tanggung jawab sendiri. 6. Tidak menggunakan map pada berkas rekam medis pasien Hasil pengamatan di Rumah Sakit Multazam bahwa dokumen berkas rekam medis pasien banyak yang belum terisi dalam map, ada juga berkas rekam medis pasien yang tertumpuk terletak dibawah meja petugas TPP (Tempat Penerimaan Pasien). 7. fasilitas yang kurang memadai Rekam Medis di Rumah Sakit Multazam belum menggunakan sistem komputerisasi. Apabila ada pasien yang datang untuk berobat, berkas rekam medis pasien masih dibawah sendiri oleh pasien untuk di distribusikan ke unit pelayanan/poliklinik. Seharusnya dengan menggunakan sistem komputerisasi, maka dapat mempermudah penyampaian atau pencarian informasi pasien, misalnya terdapat pasien yang memiliki nomor ganda, atau pasien lama tidak berkunjung 8. Tidak adanya penggunaan kartu KIB (Kartun Identitas Berobat) Hasil pengamatan yang penulis dapatkan di Rumah Sakit Multazam di alur pasien rawat jalan, tidak menggunakan kartu 50 KIB ( Kartu Identitas Berobat), dulu perna tapi dihentikan. Dengan tidak menggunakan kartu KIB pada saat penerimaan pasien salah satu faktor yang menghambat pendistribusian berkas rekam medis. B. Pembahasan Penelitian 1. Bagaimana Alur Pendistribusian Berkas Rekam Medis Rawat Jalan Pelaksanaan sistem distribusi berkas rekam medis diawali oleh kegiatan pendaftaran pasien rawat jalan, pendistribusian berkas rekam medis yang cepat dan tepat adalah tujuan utama dalam kegiatan pendistribusian berkas rekam medis yang membawa pengaruh terhadap pemberian pelayanan kesehatan terhadap pasien. Untuk menunjang kegiatan pendistribusian berkas rekam medis diperlukan saranan yang memadai serta adanya kelengkapan administrasi seperti bon peminjaman tracer, buku ekspedisi dan adanya tenaga pendistribusian berkas rekam medis, pendistribusian berkas rekam medis adalah suatu proses penyebaran berkas rekam medis ke tiap polilinik yang dituju oleh pasien yang sesuai dengan nomor rekam medis ( Fajrianto Saputro,2008). Alur pendistribusian berkas rekam medis di rumah sakit multazam menurut hasil pengamatan yang dilakukan oleh penulis. Alur pendistribusian di Rumah Sakit Multazam masih manual dimana ketika pasien datang berobat ke unit pelayanan/poliklinik, pasien mengambil nomor antrian setelah itu petugas TPP meminta kartu BPJS 51 untuk mengetahu identitas pasien dan mencari berkas rekam medis pasien di tempat penyimpanan setelah berkas rekam medis pasien ditemukan, petugas TPP (Tempat Pendaftaran Pasien) memberikan berkas tersebut kepada pasien atau keluarga dari pasien yang berobat di unit pelayanan/poliklinik. Seharusnya pendistribusian yang berperan penting adalah petugas distribusi agar dapat menjamin kerahasiaan berkas rekam medis pasien dan meningkatkan mutu pelayanan. 2. Lama Waktu Pendistribusian Berkas Rekam Medis Rawat Jalan s/d Unit Pelayanan Penyelenggaraan sistem rekam medis yang baik, salah satunya harus ditunjang oleh sistem pendistribusian berkas rekam medis. Pendistribusian berkas rekam medis yang baik adalah pendistribusian berkas rekam medis yang cepat, tepat dan efisien. Jika waktu dalam pendistribusian berkas rekam medis lama, maka akan menghambat pelayanan kesehatan yang akan diberikan dokter kepada pasien, karena dokter tidak dapat memberikan pelayanan kesehatan kepada pasien tanpa adanya berkas rekam medis pasien tersebut. Pendistribusian berkas rekam medis harus dapat mendukung pelayanan kesehatan, Khususnya pelayanan rawat jalan yang bemutu (Ferlina Mauren, 2011). Departemen Kesehatan telah memberikan Standar Pelayanan Minimal Rumah Sakit, Khususnya bagi Pelayanan Rekam Medis dalam penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan dibutuhkan 52 waktu kurang dari atau sama dengan 10 menit ( < 10 menit) sampai berkas tiba di unit pelayanan. Berdasarkan hasil pengamatan terhadap 100 berkas rekam medis, diketahui bahwa pendistribusian berkas rekam medis yang telah memenuhi standar (< 10 menit) ada 60% dengan rata-rata waktu pendistribusian 5 menit, sedangkan pendistribusian berkas rekam medis yang belum memenuhi standar ( >10 menit) ada 40% dengan rata-rata waktu 12 menit. Dengan standar yang telah ditetapkan dan hasil wawancara dengan petugas rawat jalan dalam 1 hari banyak pasien 15 sampai 20 orang. banyaknya pasien rawat jalan yang berkunjung membuat petugas penerimaan pasien rawat jalan bekerja secara maskimal. Namun, tetap saja ditemukan faktor-faktor yang menyebabkan pendistribusian rekam medis melebihi standar waktu yang telah ditetapkan. Penyebab dari keterlambatan pendistribusian berkas rekam medis tersebut dikarenakan ; 1. Pendistribusian rekam medis dengan melihat ketersediaan SOP (Standar Operasional Prosedur). Standar Operasional Prosedur adalah dokumen yang berkaitan dengan prosedur yang dilakukan secara kronologis untuk menyelesaikan suatu pekerjaan yang bertujuan untuk memperoleh hasil kerja yang paling efektif dari para pekerja dengan biaya yang serendah-rendahnya (Laksmi,2008:52). 53 Tujuan Standar Operasional Prosedur (SOP) sebagai berikut a) Untuk menjaga konsistensi tingkat penampilan kinerja atau kondisi tertentu dan kemana petugas dan lingkungan dalam melaksanakan sesuatu tugas atau pekerjaan tertentu. b) Sebagai acuan dalam pelaksanaan kegiatan tertentu bagi sesama pekerja dan supervisor. c) Untuk menghindari kegagalan atau kesalahan (dengan demikian menghindari dan mengurangi konflik), keraguan, duplikasi serta pemborosan dalam proses pelaksanaan kegiatan. d) Merupakan parameter untuk menilai mutu pelayanan e) untuk lebih menjamin penggunaan tenaga dan sumber daya secara efisien dan efektif. f) Untuk menjelaskan alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari petugas yang terkait. g) Sebagai dokumen yang akan menjelaskan dan menilai pelaksanaan proses kerja bila terjadi sesuatu kesalahan atau dugaan mal praktek dan kesalahan administratif lainnya, sehingga sifatnnya melindungi rumah sakit dan petugas. h) Sebagai dokumen yang digunakan untuk pelatihan. i) Sebagai dokumen sejarang bila telah di buat revisi SOP yang baru (Indah Puji, 2014:30). 54 Hasil pengamatan yang dilakukan penulis di Rumah Sakit Multazam, tidak adanya SOP untuk alur pendistribusian berkas rekam medis rawat jalan. Segala kegiatan yang ada di Rumah Sakit tersebut tidak menggunakan pedoman serupa Standar Operasional Prosedur, hal ini sangat berpengaruh pada petugas/pegawai Rumah Sakit dalam menjalankan tugasnya dimana akan memperlambat kerja petugas/pegawai serta tidak menjamin Standar Pelayanan Minimal yang seharusnya diterapkan. dengan adanya SOP dapat menilai apakah pekerjaan tersebut sudah dilakukan dengan baik atau tidak. SOP berupa pedoman bagi pelaksanaan kegiatan dan menjadikan pekerjaan dilakukan secara konsisten. menjadi ukuran untuk kinerja pegawai dan mengetahui apa yang harus dicapai dalam setiap pekerjaan. 2. Tracer Menurut Hatta (2009), bila rekam medis lama diambil dan dipindahkan tempatnya ke nomor yang baru maka tempat yang lama akan diberi tracer yang menunjukan rekam medis yang disimpan atau dipindahkan. Tanda petunjuk tersebut diletakkan menggantikan tempat rekam medis yang lama. Menurut International Federation of Healt information management associations (IFHIMA,2012) tracer (outgaide) yaitu pengganti rekam medis yang akan dikeluarkan dari penyimpanan dalam tujuan apapun, tracer harus dibuat dari bahan yang kuat dan 55 berwarna. Tracer dalam berkas rekam medis digunakan sebagai petunjuk keluar masuk berkas rekam medis dari rak penyimpanan.Penggunaan tracer dalam berkas mempermudah petugas dalam pendistribusian dan pengambilan berkas rekam medis di rak penyimpanan. Berdasarkan hasil pengamatan di Rumah Sakit Multazam tidak ada penggunaan tracer pada pendistribusian berkas rekam medis, ketika pasien datang berobat ke unit pelayanan/poliklinik dimana berkas tersebut diberikan kepada pasien tanpa memberikan tanda apapun pada rak penyimpanan, ini sangat berpengaruh karena bagaimana nanti petugas TPP mengetahui bahwa berkas rekam medis pasien yang berobat sudah kembali atau tidak dan dampaknya akan lebih menyusahkan petugas TPP karena jika berkas tersebut hilang dan tidak diketahui oleh petugas TPP ketika pasien datang berobat kembali petugas TPP akan sulit menemukan dan akan sibuk mencarinya. 3. Petugas distribusi yang bertanggung jawab dalam pendistribusian berkas rekam medis. Menurut Dirjen yanmed(2006:96). Rekam medis bersifat sangat rahasia dan tidak semua orang bisa membawanya, maka peran distribusi sangat penting dalam penyelenggarakan rekam medis. Ada cara untuk mengirim berkas rekam medis rumah sakit, pengiriman dilakukan dengan cara tangan dari tempat satu ke 56 tempat lainnya. Oleh karena itu, bagian rekammedis harus membuat jadwal pengiriman. Hasil pengamatan yang dilakukan penulis di Rumah Sakit Multazam pendistribusian berkas rekam medis dari pasien mendaftar sampai berkas pasien tiba di unit pelayanan belum sesuai, pendistribusian berkas rekam medis di Rumah Sakit Multazam masih kurang efektif, dimana berkas rekam medis di distribusikan oleh pasien sendiri dan belum sesuai dengan Permenkes 129/Menkes/SK/2008 tentang Standar Pelayanan minimal rumah sakit, dimana pendistribusian di Rumah Sakit Multazam masih mengalami keterlambatan dan ada beberapa faktor yang menyebabkan keterlambatan tersebut antara lain, kurangnya prtugas rekam medis atau lebih intinya dibagian pendistribusian berkas rekam medis, berkas rekam medis rawat jalan belum menggunakan map. tempat penyimpanan yang sangat sempit dan fasilitas-fasilitas yang kurang memadai. 4. Tempat penyimpanan Sistem penyimpanan dokumen rekam medis salah satu faktor yang sangat penting dalam pemberian pelayanan di rumah sakit. Sistem penyimpanan dokumen rekam medis meberikan ketersediaan data tentang segala pelyanan yang telah diberikan kepada pasien. Oleh karena itu penyimpanan dokumen rekam medis harus dikelolah dengan baik untuk dapat memberikan 57 pelayanan yang diberikan kepada pasien. Menurut permenkes 269 tahun 2008 tentang rekam medis, ruang penyimpanan dokumen rekam medis dapat digunakan untuk menampung dokumen rekam medis sampai 5 tahun ( Depkes,2006). Hasil pengamatan penyimpanan di Rumah Sakit Multazam berkas rekam medis rawat jalan dipisahkan dengan berkas rekam medis rawat inap dimana rumah sakit telah menerapkan sistem desentralisasi atau pemisahan tempat/lokasi penyimpanan berkas rekam medis. Tapi tempat atau penyimpanan berkas rekam medis tersebut belum maksimal karena letaknya tempat penyimpanan rawat jalan di depan pintu masuk rumah sakit multazam dengan keadaan terbuka atau tidak dalam ruangan tersendiri, berkas rekam medis rawat jalan satu ruang dengan petugas TPP (tempat penerimaan pasien) dengan tempat yang sangat sempit, Ketika pasien datang berobat petugas rekam medis megambil berkas rekam medis dan berkas tersebut terletak sangat dekat dibelakang petugas TPP sehingga ruang petugas TPP sangat sempit dan banyak berkas rekam medis tidak tersimpan di rak penyimpanan. 5. Kurangnya petugas pendistribusian Rekam medis memiliki sifat yang sangat rahasia sehingga tidak semua orang bisa membawanya, maka peran distribusi sangat penting didalam penyelenggaraan rekam medis, ada bebrapa cara pendistribusian dalam rumah sakit, pengiriman dilakukan dengan 58 cara tangan dari tempat satu ke tempat lainnya. oleh karena itu, bagian rekam medis harus mebuat suatu jadwal pengiriman dan pengambilan untuk berbagai bagian yang ada dirumah sakit (Dirjen Yanmed,2006 : 96). Hasil pengamatan penulis di Rumah sakit Multazam kekurangan petugas rekam medis, khusunya di bagian pendistribusian berkas rekam medis, pendistribusian berkas rekam medis di Rumah Sakit Multazam dilakukan oleh pasien sendiri ketika pasien datang berobat di unit pelayanan/poliklinik petugas TPP mengambil berkas rekam medis pasien lalu diberikan kepada pasien atau keluarga pasien sering juga dilakukan oleh petugas TPP. Hal ini tentunya kurang efektif karena masing-masing petugas mempunyai tanggung jawab sendiri. dan pendistribusian berkas rekam medis yang dilakukan pasien sendiri atau keluarga pasien sangat berpengaruh bagai rumah sakit, karena berkas rekam medis tersebut bersifat rahasia tidak sembarang orang membawanya hal ini guna menjaga berkas rekam medis tercecer atau disalah gunakan oleh orang lain. 6. tidak menggunakan map. Map rekam medis adalah sampul yang digunakan untuk melindungi formulir-formulir rekam mdis yang ada di dalamnya agar tidak tercecer, semua frmulir rekam medis hendaknya ditata 59 dalam map (folder). Map (folder) hendaknya dibuat dari bahan manila atau bahan yang lebh kuat (sudra, 2013). Hasil pengamatan di Rumah Sakit Multazam bahwa dokumen berkas rekam medis pasien banyak yang belum terisi dalam map, ada juga berkas rekam medis pasien yang tertumpuk terletak dibawah meja petugas TPP, ketika pasien datang berobat di unit pelayanan/poloklinik dan didistribusikan berkas tersebut oleh pasien sendiri tidak dalam penggunaan map, ini sangat berpengaruh bagi kerahasiaan dokumen berkas rekam medis dan bisa jadi akan menyebabkan tercecernya dokumen-dokumen rekam medis yang penting. 7. Fasilitas yang kurang memadai Rekam Medis di Rumah Sakit Multazam belum menggunakan sistem komputerisasi. Apabila ada pasien yang datang untuk berobat, berkas rekam medis pasien masih dibawah sendiri oleh pasien untuk di distribusikan ke unit pelayanan/poliklinik. Seharusnya dengan menggunakan sistem komputerisasi, maka dapat mempermudah penyampaian atau pencarian informasi pasien, misalnya terdapat pasien yang memiliki nomor ganda, atau pasien lama tidak berkunjung, petugas penyimpanan dapat mencari informasi mengenai data pasien tersebut yang telah tersistem dengan yang lainnya, sehingga dapat mempercepat pencarian berkas rekam medis serta 60 pendistribusiannya dan dapat meningkatkan mutu pelayanan rumah sakit 8. Tidak adanya penggunaan kartu KIB (Kartun Identitas Berobat) KIB mempunyai kegunaan baik bagi pasien sendiri maupun bagi sarana pelayanan kesehatan (rumah sakit, puskesmas dan praktek dokter). Bagi pasien KIB berguna sebagai bukti bahwa pasientelah mendaftar dan tercatat sebagai pasien, yang dibawa setiap kali berobat pada instansi yang sama. Sedangkan kegunaan KIB bagi sarana pelayanan kesehatan adalah untuk memudahkan petugas TPPR (Tempat Penerimaan Pasien Rawat Jalan)dan mencari berkas rekam medis yang lama. KIB juga merupakan salah satu sumber data yang digunakan dalam pencatatan dan pengolahan data (Budi,Syafitri citra,2011). Hasil pengamatan yang penulis dapatkan di Rumah Sakit Multazam di alur pasien rawat jalan, tidak menggunakan kartu KIB ( Kartu Identitas Berobat), dulu perna tapi dihentikan. Dengan tidak menggunakan kartu KIB pada saat penerimaan pasien salah satu faktor yang menghambat pendistribusian berkas rekam medis karena, ketika pasien datang berobat petugas hanya menanyakan surat rujukan dan melihat nama pasien di kartu BPJS dan mencari berkas rekam medis di komputer untuk melihat apa pasien sudah perna berobat atau belum jika tidak ditemukan petugas TPP mencari kembali di tumpukan berkas rekam medis sehingga 61 memakan waktu lama, jika tidak ditemukan petugas TPP menjadikan pasien sebagai pasien baru. Hal menurut penulis kurang efektif karena ada kemungkinan pasien tersebut pernah lama tidak berkunjung di Rumah Sakt multazam dengan adanya kartu KIB dapat mencegah terjadi duplikasi dokumen rekam medis pasien. BAB V PENUTUP A. Kesimpulan Berdasarkan hasil pengamatan yang penulis lakukan dalam pendistribusisn berkas rekam medis rawat jalan di Rumah Sakit Multazam, penulis mengambil kesimpulan sebagai berikut : 1. Lama waktu pendistribusian berkas rekam medis rawat jalan dari TPP sampai dengan unit pelayanan melebihi dari standar yang ditetapkan, di Rumah Sakit Multazam dibutuhkan waktu rata-rata 12 menit. 2. Faktor-faktor yang menghambat pendistribusian berkas rekam medis antara lain: a. Tempat penyimpanan berkas rekam medis rawat jalan yang sangat sempit. b. Kurang petugas rekam medis pendistribusian. Maka, berkas rekam medis tersebut di distribusikan oleh petugas pendaftaran rawat jalan dan pasien sendiri. c. Berkas rekam medis rawat jalan lebih banyak tidak menggunakan map. d. Dalam pendistribusian berkas rekam medis di Rumah Sakit Multazam tidak menggunakan buku catatan apapun sebagai bukti serah terima. e. Tidak adanya SOP (Standar Prosedur Operasional). 62 63 f. Tidak menggunakan kartu KIB pada saat peniraman pasien rawat jalan. g. Pada saat pendistribusian berkas rekam medis dan keluarnya berkas rekam medis dari rak penyimpanan tidak menggunakan tracer. B. Saran Untuk dapat menunjang pelayanan rekam medis, penulis menyarankan untuk : 1. Menambah petugas rekam medis khususnya bagian pendistribusian, dengan tujuan menghindari penyalahgunaan oleh orangatau badan yang tidak berhak atau yang tidak bertanggung jawab. Serta menghindari tercecernya berkas rekam medis. 2. Mengadakan kartu KIB ( kartu indeks berobat) agar petugas rekam medis mengetahui mana pasien lama dan pasien baru. 3. Sebaiknya Rumah Sakit Multazam menggunakan buku ekspedisi di TPPRJ sebagai bukti serah terima dokumen rekam medis rawat jalan, Buku ekspedisi tersebut disediakan dibagian Tempat Penerimaan Pasien Rawat jalan (TPPRJ) berdasarkan jumlah poliklinik yang ada di Rumah Sakit sebagai bukti serah terima dokumen rekam medis rawat jalan antar unit pelayanan. Adapun isi dari buku ekspedisi tersebut sebagai berikut: a. No urut b. Tanggal 64 c. Nomor rekam medis d. Nama pasien e. tanda tangan 4. pengadaan kembali kartu KIB (Kartu Identiatas Berobat) agar mempermudah petugas TPP dalam mencari berkas rekam medis pasien. 5. Pengadaan SOP (Standar Operasional Prosedur) bagi rumah sakit yang dapat mencerminkan pengelolaan unit rekam medis dan menjadi acuan bagi staf rekam medis yang bertugas. 6. Pengadaan tracer di ruangan penyimpanan untuk mempermudah petugas rekam medis mengetahui berkas yang keluar dari rak penyimpanan dan berkas-berkas yang masi belum dikembalikan. DAFTAR PUSTAKA Agus Sugianto dan Teguh Wahyono, 2005.Manajemen Kearsipan Modern. Yogyakarta: Gava Media. Republik Indonesia. Undang-undang No. 44 Tahun 2009 tentang rumah sakit. Jakarta. Budi, Savitri C.2011. Manajemen Unit Kerja Rekam Medis. Yogyakarta: Quantum Sinergis Media. Depkes RI. 1997 Pedoman Pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit Di Indonesia. Jakarta: Depkes RI. Dirjen Yanmed Tahun 2006 tentang petunjuk Pendistribusian Dokumen Rekam medis. Hatta, Gemala.R.2008. Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana Pelayanan Kesehatan. Jakarta : Universitas Indonesia. Hatta, G.2011. Tujuan Kegunaan, Pengguna dan Fungsi Rekam Medis Kesehatan, Dalam Hatta, G Editor. Pedomen Manajemen Informasi Kesehatan. Jakarta : Penerbit Universitas Indonesia. Wijaya, Lily, A.Md P.K.,SKM Pengelolaan sistem rekam medis I. Modul IA Jakarta:Universitas Esa Unggul.@))* Jugiyanto, HM, 2011. Analisis dan Desain.Yogyakarta : Ardi Yogyakarta Menurut WHO (World Health Organization), tentang rumah sakit Notoatmodjo,S.2012. Metodologi Penelitian Kesehatan. Jakarta : Rineka Cipta. Permenkes RI No.269/MENKES/PER/III/2008 tentang rekam medis. Republik Indonesia. Peraturan mentri Kesehatan Republik Indonesia Tentang Standar Pelayanan Minimal Rumah Sakit 2008 Rustiyanto, Ery.2011.Manajemen Filling Dokumen Rekam Medis .Yogyakarta :Politeknik Kesehatan Permata indonesia. Sugiyono, 2009, metode penelitian kuantitatif, kualitatif dan R&D, Bandung : Alfabeta Swarjana, I Ketut. 2015 . Metode Penelitian Kesehatan. Yogyakarta : Cv. andi Offset. Laksmi,Fuad dan budiantoro 2008 Manajemen Perkantoran modern Jakarta: Penerbit pustaka. Atmoko, Tjipto. 2012 Standar Prosedur Operasiaonal (SOP) dan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah. Untad jakarta. Hartatik , Indah Puji 2014. Buku Praktis Mengembangkan SDM. Jogjakarta, laksana. Sudra, 2013. Rekam Medis, Rekam medis edisi 2, Universitas Terbuka: Tanggerang Selatan. LAMPIRAN Lampiran 1 Dari tabel 4.1 peneliti penguraikan hasil tabel tersebut dengan menggunakan rumus sebagai berkut. a. Kurang dari < 10 menit Rumus rata-rata = ∑n n = 60 301 b. Lebih dari > 10 menit = 5,01 = ∑n n = 40 489 = Keterangan = ∑n = Jumlah data n = Banyaknya data 12,22 Lampiran 2 Lama Waktu Pendistribusian Berkas Rekam medis Rawat jalan dari TPP s/d Unit Pelayanan di Rumah Sakit Multazam Hari/ Tanggal No. RM Waktu Pasien mendaftar 1 Senin 019901 09.40 Waktu BRM diterima di unit pelayanan 09.52 2 15.07.2019 019902 09.41 09.55 14 3 019827 09.55 10.06 11 4 005275 10.06 10.14 8 5 019672 10.09 10.14 5 6 000919 10.12 10.14 2 7 019629 10.15 10.20 5 8 019907 10.21 10.32 11 9 019909 10.28 10.34 6 10 019910 10.29 10.44 15 11 019561 10.48 10.56 8 No Waktu yang Dibutuhkan (menit) 12 12 Selasa 019944 09.45 09.56 11 13 16.07.2019 014525 10.02 10.09 7 14 015451 10.03 10.09 6 15 019894 10.10 10.14 4 16 019954 10.21 10.28 7 17 019955 10.24 10.28 4 18 019956 10.33 10.37 4 19 004284 10.34 10.37 3 20 019887 10.37 10.42 5 21 019963 10.38 10.42 4 22 008176 10.42 10.50 8 23 019933 10.55 10.59 4 24 010211 10.56 10.59 3 25 019896 10.57 10.59 2 26 019958 10.58 11.00 2 27 Kamis 020012 09.08 09.19 11 28 18.07.2018 020010 09.14 09.29 15 29 019422 09.15 09.29 14 30 020015 09.16 09.29 13 31 014922 09.35 09.46 11 32 020017 09.38 09.49 11 33 020019 09.56 10.09 12 34 018072 10.02 10.13 11 35 020021 10.12 10.30 18 36 019633 10.19 10.30 11 37 019236 10.19 10.30 11 38 020011 10.25 10.30 5 39 Jum’at 019610 09.18 09.29 11 40 19.07.2019 019623 09.31 09.38 7 008472 09.40 09.46 6 41 42 Senin 020126 10.01 10.14 13 43 22.07.2019 019561 10.08 10.15 7 44 011785 10.18 10.25 7 45 018745 10.26 10.41 15 46 019561 10.41 10.52 11 47 002049 10.41 10.52 11 48 020009 10.42 10.52 10 49 021025 10.44 10.52 8 50 017785 10.46 10.52 6 51 019124 10.46 10.52 6 52 010208 10.48 10.52 4 53 Selasa 020018 09.48 10.01 13 54 23.07.2019 014525 10.12 10.25 13 55 018473 10.26 10.39 13 56 004254 10.39 10.52 13 57 016998 10.44 10.52 8 58 020161 10.46 10.52 6 59 020164 10.49 11.00 11 60 020163 10.53 11.00 7 61 020174 10.54 11.00 6 62 020273 10.55 11.00 5 63 020172 19.55 11.00 5 64 Kamis 020220 08.30 08.42 12 65 25.072019 020221 08.37 08.45 8 66 020010 08.57 09.10 13 67 021336 09.05 0916 11 68 020222 09.17 09.28 11 69 013858 09.25 09.27 2 70 020223 09.27 09.30 3 71 020224 09.30 09.33 3 72 020225 09.33 09.45 12 73 020227 09.45 09.49 4 74 020228 09.49 09.54 5 75 009753 09.54 09.58 4 76 019515 09.58 10.02 4 77 020018 10.33 10.36 3 78 020135 10.39 10.41 2 79 020233 10.41 10.47 6 80 020234 10.42 10.47 5 81 020235 10.42 10.47 5 82 015769 11.00 11.12 12 83 020236 11.00 11.12 12 84 020237 11.01 11.12 11 020264 08.48 08.59 11 018428 09.24 09.30 6 87 26.07.2019 88 89 Senin 013045 08.43 08.57 14 90 29.07.2019 020309 09.03 09.11 8 91 019630 09.11 09.23 12 92 020311 09.24 09.30 6 93 020316 .10.28 10.39 11 94 019676 10.31 10.39 8 95 015492 10.39 10.43 4 96 020242 10.43 10.47 4 97 013427 10.43 10.47 4 98 020314 10.47 10.50 3 99 020315 10.50 10.54 4 100 020219 10.54 10.56 2 85 020238 11.01 11.12 11 018939 08.29 08.37 8 86 Jumat Lampiran 3 Lembar Checklist No Keterangan Observasi Cheklist 1 Pendistribusian rekam dengan SOP melihat Ya Tidak medis (Standar Operasional Prosedur) 2 Cetak tracer 3 Petugas distribusi yang mengantar dokumen rekam medis menuju poliklinik Dari 100 dokumen berkas rekam medis pasien yang dijadikan sampel untuk peneliti observasi diketahui bahwa keseluruhan sampel hanya di distribusikan oleh pasien/keluarga pasien, setiap peminjaman berkas rekam medis keruangan poli untuk keperluan distribusi tidak menggunakan Tracer untuk mengetahui berkas rekam medis itu di pinjam atau dipindahkan dan tidak menggunakan SOP sebagai acuan/pedoman pendistribusian berkas rekam medis. Lampiran 4 Dokumentasi Hasil Penelitian Di Rumah Sakit Multazam Gorontalo Melakukan perhitungan lama waktu alur pendistribusian berkas rekam medis rawat jalan Peneliti melakukan observasi dan wawancara perihal faktor-faktor yang menyebabkan keterlambatan pendistribusian
