LAPORAN MAGANG GAMBARAN UMUM SISTEM REKAM MEDIS RAWAT JALAN RUMAH SAKIT UMUM DAERAH KOTA BOGOR Disusun Oleh : Nurul Amalina Rachmawati 2019-0301-211 PROGRAM STUDI ILMU KESEHATAN MASYARAKAT FAKULTAS ILMU-ILMU KESEHATAN UNIVERSITAS ESA UNGGUL JAKARTA 2020 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Kesehatan merupakan suatu hal yang sangat penting dalam penilaian kesejahteraan suatu negara. Dengan tingginya taraf Kesehatan dalam suatu negara, maka dapat dikatakan bahwa negara tersebut sejahtera. Dalam ndang-Undang No.23 tahun 1992 tentang Kesehatan ditetapkan bahwa Kesehatan adalah keadaan sejahtera dari badan, jiwa dan sosial yang memungkinkan setiap orang hidup produktif secara sosial dan ekonomi. Upaya peningkatan Kesehatan masyarakat di Indonesia saat ini tengah gencar dilakukan oleh pemerintah. Berbagai upaya dilakukan agar taraf Kesehatan masyarakat di Indonesia meningkat. Salah satunya dengan meningkatkan kualitas pelayanan Kesehatan di Rumah Sakit, puskesmas, maupun di fasilitas pelayanan Kesehatan lainnya. Di rumah sakit peelayanan Kesehatan dapat ditingkatkan melalui manajemen informasi Kesehatan yang baik. Salah satu faktor yang harus juga diperhatikan dalam meningkatkan mutu pelayanan Kesehatan adalah bagaimana rumah sakit menyelengarakan Rekam Medis bagi pasiennya, baik pasien Rawat Jalan maupun pasien Rawat Inap. Dalam penyelanggaraan rekam medis tersebut hendaknya sesuai dengan standart yang berlaku, serta harus ditunjang dengan adanya pengelolaan rekam medis yang baik dan sesuai dengan peraturan menteri kesehatan No. 749/menkes/per/XII/1989 tentang rekam medis. Yang termasuk dalam salah satu prosedur rekam medis adalah proses penerimaan pasien. Dapat dikatakan bahwa penerimaan pasien ini merupakan pelayanan yang pertama kali diterima oleh seorang pasien saat tiba di rumah sakit, maka tidaklah berlebihan bila dikatakan bahwa dalam pelayanan rekam medislah seorang pasien mendapatkan kesan baik ataupun tidak baik dari pelayanan suatu rumah sakit. Rumah Sakit Umum Daerah Kota Bogor yang selanjutnya disebut RSUD Kota Bogor merupakan salah satu fasilitas pelayanan Kesehatan yang berupaya untuk meningkatkan kualitas pelayanan Kesehatan melalui perbaikan dalam pengelolaan rekam medis dan informasi Kesehatan. Pengelolaan medis yang dulunya manual mulai diubah menjadi system komputerisasi sehingga lebih memudahkan petugas dalam proses pengelolaan rekam medis. Meski pengelolaan rekam medis sudah dipermudah dengan komputeriasi, akan tetapi masih ditemukan beberapa permasalahan baik dari petugasnya maupun dari pengolahannya. Oleh karena itu penulis ingin memaparkan proses pengelolaan rekam medis di RSUD Kota Bogor dan berbagai permaslahannya. Diharapkan dengan adanya sistem rekam medis yang bermutu, khususnya pada sistem rekam medis Rawat Jalan persepsi pasien terhadap rumah sakit menjadi baik, sehingga hubungan harmonis antara pasien dengan rumah sakit dapat terjalin pula. B. Tujuan dan Manfaat 1. Tujuan a. Tujuan Umum Untuk mengetahui system rekam medis rawat jalan di Rumah Sakit Umum Daerah Kota Bogor. b. Tujuan Khusus 1) Menguraikan masukan dan proses pelayanan rekam medis rawat jalan Rumah Sakit Umum Daerah Kota Bogor. 2) Mengidentifikasi hambatan-hambatan yang terjadi pada pelayanan rekam medis rawat jalan di Rumah Sakit Kanker Dharmais Jakarta. 2. Manfaat a Bagi Mahasiwa 1) Mendapatkan pengetahuan dan keterampilan mengenai pengelolaan Rekam Medis Rawat Jalan di Rumah Sakit Umum Daerah Kota Bogor. 2) Mengetahui berbagai permasalahan dalam lingkungan kerja 3) Mendapatkan bahan untuk penulisan karya ilmiah. b. Bagi lahan Magang 1) Menjalin kerja sama antara mahasiswa dengan institusi Rumah Sakit. 2) Membantu kegiatan manajemen operasional 3) Dapat memanfaatkan mahasiswa untuk membantu kegiatan manejemen dan operasional 4) Dapat memanfaatkan tenaga dosen pembimbing untuk tukar pengalaman peminatan manajemen rumah sakit 5) Untuk mengembangkan kemitraan dengan fakultas dan institusi lain yang terlibat dalam magang, baik untuk kegiatan penelitian maupun pengembangan pengetahuan. c. Bagi Fakultas Kesehatan Masyarakat 1) Terbinanya kerjasama yang baik dengan RSUD Kota Bogor 2) Mendapatkan masukan untuk meningkatkan tersusunnya kurikulum informasi kesehatan yang sesuai dengan kebutuhan laporan. 3) Meningkatkan kapasitas dan kualitas pendidikan dengan melibatkan tenaga terampil dan lapangan dalam kegiatan magang. BAB II KERANGKA TEORI DAN KONSEP A Kerangka Teori 1. Sistem Sistem adalah kumpulan-kumpulan dari elemen-elemen yang menimbulkan hubungan satu dengan yang lainnya (George H. Bodner, 1999). Kemudian pengertian sistem menurut Jogianto (1991) adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu tujuan tertentu. Berdasarkan teori-teori yang dikemukakan para ahli dapat diambil kesimpulan bahwa sistem adalah suatu satuan yang saling berhubungan dan secara bersamasama bertujuan untuk mencapai tujuan tertentu2 . 2. Rekam Medis a. Pengertian Rekam Medis Menurut Permenkes No. 749 a/ Menkes/ Per/ XII/ 1989 Bab I pasal 1 (a) pengertian dari Rekam Medis adalah “suatu berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain kepada pasien pada sarana pelayanan kesehatan”. Menurut Depkes RI (1997), pengertian Rekam Medis adalah keterangan yang tertulis maupun yang terekam tentang identitas pasien, anamnese, penentuan fisik, laboratorium, diagnosa, serta segala pelayanan, Pengobatan dan tindakan medis yang diberikan kepada pasien baik Rawat Inap, Rawat Jalan, maupun yang mendapatkan Gawat Darurat3 . Sedangkan menurut Edna K. Huffman (1994) dalam buku Health information management, Rekam Medis merupakan kumpulan dari fakta-fakta atau bukti keadaan pasien, riwayat penyakit, dan pengobatan masa lalu serta saat ini yang ditulis oleh profesi kesehatan yang memberikan pelayanan pada pasien tersebut. Pengertian Rekam Medis tidak hanya saja merupakan kegiatan pencatatan saja melainkan mempunyai pengertian sebagai suatu sistem Penyelenggaraan Rekam Medis. Sedangkan kegiatan pencatatannya sendiri hanya merupakan salah satu kegiatan dari penyelenggaraan Rekam Medis. Penyelenggaraan rekam medis merupakan suatu proses kegiatan yang dimulai pada saat diterimanya pasien masuk Rumah Sakit, diteruskan dengan kegiatan pencatatan data medis pasien selama pasien itu mendapatkan pelayanan medis di Rumah Sakit, sampai dengan penanganan berkas Rekam Medis yang meliputi Penyelenggaraan penyimpanan dan pengeluaran berkas dari tempat penyimpanan untuk melayani permintaan atau peminjaman. b. Tujuan Rekam Medis Tujuan rekam medis itu sendiri adalah untuk menunjang tercapainya tertib administrasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan di rumah sakit. Tanpa didukung sistem pengolahan rekam medis yang baik dan benar upaya menuju tertib administrasi rumah sakit akan kurang berhasil sebagaimana yang diharapkan. c. Kegunaan Rekam Medis Rekam medis memuat semua informasi secara kronologis, mulai dari pasien masuk/datang sampai pasien keluar/pulang. Seperti yang diatur dalam SK Menkes No. 749a/1989 setiap sarana pelayanan kesehatan harus mengerjakan rekam medis, sebab tanpa diselenggarakan dengan baik maka tidak akan ada gunanya. Bila diselenggarakan dengan baik maka kegunaannya akan terlihat sangat banyak. Kegunaan rekam medis itu sendiri dapat dilihat dari beberapa aspek, yaitu : a). Aspek Administrasi; Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai administrasi karena isinya menyangkut tindakan berdasarkan wewenang dan tanggung jawab sebagai tenaga medis dan paramedis dalam mencapai tujuan pelayanan kesehatan. b), Aspek Medis; Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai medik karena catatan tersebut dipergunakan sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan/perawatan yang harus diberikan kepada seorang pasien. c). Aspek Hukum; Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai hukum karena isinya menyangkut masalah adanya jaminan kepastian hukum atas dasar keadilan, dalam rangka usaha menegakkan hukum serta penyediaan bahan tanda bukti untuk menegakkan keadilan. d). Aspek Keuangan; Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai uang karena isinya mengandung data/informasi yang dapat dipergunakan sebagai aspek keuangan. e). Aspek Penelitian; Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai penelitian karena isinya menyangkut data/informasi yang dapat dipergunakan sebagai aspek penelitian dan perkembangan ilmu pengetahuan di bidang kesehatan. f). Aspek Pendidikan; Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai pendidikan karena isinya menyangkut data/informasi tentang perkembangan kronologis dan kegiatan pelayanan medik yang diberikan kepada pasien, informasi tersebut dapat dipergunakan sebagai bahan/referensi pengajaran di bidang profesi si pemakai. g). Aspek Dokumentasi Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai dokumentasi karena isinya menyangkut sumber ingatan yang harus didokumentasikan dan dipakai sebagai bahan pertanggungjawaban dan laporan rumah sakit. Berdasarkan beberapa aspek yang telah disebutkan diatas, dapat diketahui bahwa Rekam Medis memiliki kegunaan yang sangat luas, karena tidak hanya menyangkut pasien dan pemberi pelayanan saja. Kegunaan Rekam Medis secara umum adalah sebagai : 1) Alat komunikasi antara dokter dan pemegang profesi kesehatan lainnya dalam melayani serta memberikan perawatan atau pengobatan pada pasien. 2) Dasar untuk perawatan atau pengobatan yang harus diberikan kepada pasien sehingga perencanaan tersebut dapat diformulasikan sehingga terpadu. 3) Sebagai dasar penganalisaan, evaluasi mutu pelayanan kesehatan. 4) Membantu dalam perlindungan kepentingan hukum dokter dan Rumah Sakit. 5) Berguna dalam memberikan gambaran data klinis yang bermanfaat dalam riset dan pendidikan. 6) Berguna dalam memberikan informasi bagi pihak ketiga. 7) Berguna bagi aspek perencanaan dalam kesehatan. 8) Secara hukum merupakan alat pelindung dan pengaman bagi pasien Rumah Sakit serta staff medis dan paramedis lainnya. d. Isi Rekam Medis Di Rumah Sakit atau Institusi pelayanan kesehatan ada dua bentuk Rekam Medis yaitu rekam medis rawat jalan dan Rekam Medis Rawat Inap. Pasal 15 dari PerMenKes no 749a/ Menkes/ per/ XII/ 1989 disebut kan bahwa : Rekam medis untuk Rawat Inap sekurang-kurangnya berisi tentang identitas pasien, anamnese, diagnosis, persetujuan tindakan medis, tindakan pengobatan, catatan perawatan, catatan observasi klinik, hasil pengobatan serta resume terakhir. Sedangkan rekam medis untuk Rawat Jalan sekurang-kurangnya berisi tentang identitas pasien, anamese, diagnosis, dan pengobatan kepada pasien . e. Kepemilikan Rekam Medis Hal yang juga perlu diperhatikan adalah masalah kepemilikan dari rekam medis itu sendiri. Sebab sangat memungkinkan jika disuatu saat, kita akan berhadapan dengan pasien yang meminta atau ingin memfoto copy rekam medis yang dibuat. Dalam pikiran pasien dan keluarganya, rekam medis yang berisikan tentang diri pasien (baik penyakitnya, hasil laboratorium, rontgen foto atau scanning dirinya, dll) merupakan kegiatan yang telah mereka bayar, sehingga mereka merasa memiliki Rekam Medis tersebut, bahkan mereka merasa berhak untuk memintanya dari institusi pelayanan kesehatan. Sebaliknya ada pula dokter yang merasa karena Rekam Medis pasien adalah buatannya, maka sang Dokter merasa bisa membawanya kapan saja ia mau. Namun yang benar, sesuai dengan standar yang universal, rekam medis tersebut merupakan milik Institusi pelayanan kesehatan yang membuatnya, dan berkas tersebut memang sudah seharusnya disimpan oleh Institusi pelayanan kesehatan yang bersangkutan. Bila dokter atau pasien ingin mengambil atau mendapatkan data dari rekam medis tersebut, maka mereka harus memenuhi tata tata cara yang telah dibuat oleh unit rekam medis yang bersangkutan. Ini berkaitan dengan sifat kerahasiaan dan aspek hukum (legal) dari Rekam Medis itu sendiri. Lebih luas dari itu, Rekam Medis dapat pula dianggap sebagai milik masyarakat, karena dalam hal tertentu, misalnya saja untuk kepentingan pembuktian di sidang pengadilan atau untuk klaim asuransi jiwa yang bermasalah. f. Penerimaan Pasien Tata cara penerimaan pasien yang akan berobat ke Poliklinik merupakan sebagian dari prosedur pelayanan Rumah Sakit. Dapat dikatakan bahwa disinilah seorang pasien menerima palayanan pertama kalinya saat tiba Rumah Sakit. Menurut Buku Pedoman Pengelolaan Rakam Medis Rumah Sakit di Indonesia penerimaan pasien Rawat Jalan dibagi menjadi penerimaan pasien baru dan penerimaan pasien lama. Setiap pasien baru di terima di Tempat Penerimaan Pasien Rawat Jalan dan akan diwawancarai oleh petugas guna mendapatkan data identitas yang akan diisikan pada formulir Ringkasan Riwayat Klinik. Data pada ringkasan riwayat klinik diantaranya berisi : Dokter Penanggung Jawab Poliklinik, Nomor Pasien, Alamat Lengkap, Tempat/Tanggal Lahir, Umur, Jenis Kelamin, Status Keluarga, Agama, Pekerjaan. Sedangkan pasien lama datang ke tempat penerimaan pasien yang telah ditentukan. Pasien lama dapat dibedakan menjadi dua yaitu pasien yang datang dengan perjanjian, dan pasien yang datang tidak dengan perjanjian atau atas kemauan sendiri. Kedua jenis pasien ini akan mendapatkan pelayanan di TPP setelah mereka membeli karcis. Pasien perjanjian akan langsung menuju Poliklinik yang dimaksud karena Rekam Medisnya telah disiapkan oleh petugas, sedang untuk pasien yang datang atas kemuan sendiri harus menunggu sementara Rekam Medisnya dimintakan oleh petugas TPP ke bagian Rekam Medis. g. Pemberian Nomor Rekam Medis Menurut buku pedoman pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia ada tiga sistem pemberian nomor pasien masuk (Addmision Numbering System), yaitu : pemberian nomor cara seri (Serial Numbering System), pemberian nomor cara unit (Unit Numbering System), dan pemberian nomor cara seri unit (Serial Seri Unit Numbering System) yaitu : a. Pemberian nomor cara seri (Serial Numbering Sistem) adalah setiap penderita atau pasien akan mendapat nomor baru setiap kunjungan ke rumah sakit. Jika ia berkunjung lima kali maka ia akan mendapatkan lima nomor yang berbeda. Semua nomor yang diberi kepada penderita atau pasien harus dicatat pada kartu indeks utama pasien yang bersangkutan. Sedang rekam medisnya disimpan diberbagai tempat sesuai dengan nomor yang telah diperolehnya. b. Pemberian nomor cara unit (Unit Numbering System) adalah setiap pasien baik Rawat jalan maupun Rawat Inap hanya diberikan satu unit rekam medis. Sehingga Rekam Medis pasien tersebut hanya tersimpan di dalam berkas di bawah satu nomor. c. Sistem pemberian nomor cara seri unit (Serial Seri Unit Numbering System) merupakan sintesa dari sistem seri dan sistem unit. Setiap pasien berkunjung ke Rumah Sakit, kepadanya diberikan satu nomor baru, tetapi Rekam Medisnya yang terdahulu digabungkan dan disimpandi bawah nomor yang paling baru. Dengan cara ini terciptalah satu unit Rekam Medis. Apabila satu Rekam Medis lama diambil dan dipindahkan tempatnya ke nomor yang baru, ditempatnya yang lama harus diberi tanda petunjuk (out guide) yang menunjukan kemana Rekam Medis tersebut dipindahkan. Tanda petunjuknya diletakkan untuk menggantikan tempat Rekam Medis yang lama. Hal ini sangat membantu ketertiban sistem penyimpanan Rekam Medis . h. Pengolahan Rekam Medis Yang termasuk kedalam pengolahan Rekam Medis adalah Assembling, koding (coding), indeksing, dan pelaporan dan korespondensi. Selain itu bagian rekam medis juga bertanggung jawab terhadap penyelenggaraan rekam medis sesuai dengan Pedoman dan Tata Laksana Rekam Medis Rumah Sakit Umum Daerah Kota Bogor. Assembling (perakitan) adalah penyusunan berkas rekam medis yang sudah dilakukan pengkodingan. Assembling dibagi menjadi 2 (dua) yaitu, perakitan rekam medis untuk rawat jalan dan rawat inap. Koding (coding) adalah pemberian penetapan kode dengan menggunakan huruf atau angka atau kombinasi huruf dalam angka yang mewakili komponen data. Kegiatan dan tindakan yang ada di dalam Rekam Medis harus diberi kode dan selanjutnya di indeks agar memudahkan pelayanan pada penyajian informasi untuk menunjang fungsi perencanaan, managemen dan riset dalam bidang kesehatan. Kode klasifikasi penyakit oleh WHO bertujuan untuk meyeragamkan nama dan golongan penyakit, cidera, gejala, dan faktor yang mempengaruhi kesehatan. Sebelum koding ditetapkan sebaiknya komunikasikan terlebih dahulu pada dokter yang membuat diagnosis. Setiap pasien selesai Mendapatkan pelayanan baik Rawat Jalan ataupun Rawat Inap, dokter harus membuat diagnosis akhir. Untuk lebih meningkatkan informasi dalam Rekam Medis, petugas Rekam Medis harus membuat koding sesuai dengan klasifikasi yang tepat. Disamping kode penyakit berbagai tindakan lain juga harus di koding sesuai dengan klasifikasi masing-masing. Koding untuk penyakit menggunakan ICD10, pembedahan atau tindakan menggunakan (ICOPIM), dan ada juga koding untuk obat-obatan. Indeksing adalah membuat tabulasi sesuai dengan kode yang sudah dibuat kedalam indeks-indeks (dapat menggunakan kartu indeks atau komputerisasi). Didalam kartu indeks tidak boleh mencantumkan nama pasien. Jenis indeks yang biasa dibuat adalah indeks pasien, indeks penyakit (diagnosis) & operasi, indeks dokter, dll. Indeks pasien adalah satu kartu katalog yang berisi nama semua pasien yang pernah berobat ke Rumah Sakit. Indeks penyakit dan indeks operasi adalah satu kartu katalog yang berisi kode penyakit dan kode operasi yang pernah berobat ke Rumah Sakit. indeks dokter adalah satu kartu katalog yang berisi nama dokter yang memberi pelayanan medik kepada pasien. Pelaporan di rumah sakit merupakan suatu alat organisasi yang bertujuan untuk dapat menghasilkan laporan secara cepat, tepat dan akurat . jenis laporan rumah sakit dapat dibedakan menjadi dia yaitu : a) Laporan Intern Rumah Sakit Laporan intern rumah sakit disesuaikan dengan kebutuhan rumah sakit. b) Laporan Ekstern Rumah Sakit Laporan ekstern rumah sakit ditunjukan kepada departemen kesehatan RI. Kanwil Dep. Kes. Dinas Kesehatan Dati 1. Korespondensi yaitu surat menyurat ayang berhubungan dengan rekam medis. i. Pengarsipan Rekam Medis Menurut buku pedoman dan pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit Di Indonesia yang termasuk dalam sistem kearsipan suatu Rumah Sakit adalah penyimpanan, pengambilan kembali Rekam Medis, penyusutan & pengahapusan Rekam Medis. 1) Penyimpanan Rekam Medis Ada dua cara penyimpanan Rekam Medis menurut Buku Petunjuk Teknis Penyelenggaraan Rekam Medis, yaitu : sentralisasi dan desentralisasi. Penyimpanan dengan cara sentralisasi adalah penyimpanan Rekam Medis seorang pasien dalam satu kesatuan baik catatan-catatan kunjungan Poliklinik maupun catatan-catatan selama seorang pasien dirawat. Sedangkan penyimpanan dengan cara desentralisasi adalah adanya pemisahan antara Rekam Medis Poliklinik dengan Rekam Medis penderita dirawat inap. Rekam Medis Poliklinik disimpan di satu tempat penyimpanan, sedangkan Rekam Medis Penderita dirawat disimpan di bagian pencatatan medis 2) Sistem Penyimpanan Menurut Nomor Sistem penyimpanan menurut nomor yang sering dipraktekkan adalah sistem nomor langsung (Straight Numerical), sistem angka akhir (Terminal Digit), dan sistem angka tengah (Middle Digit). Sistem nomor langsung (straight numerical) adalah penyimpanan Rekam Medis dalam rak penyimpanan secara berturut sesuai dengan urutan nomornya, misalnya saja keempat nomor Rekam Medis berikut akan disimpan dalan satu rak, yaitu 465023, 465020, 465025, 465026. Dengan demikian sangat mudah untuk sekaligus mengambil 50 buah Rekam Medis dengan nomor berurutan. Sistem angka akhir (terminal digit) menggunakan nomor-nomor dengan 6 angka. Ke-6 angka tersebut dibagi menjadi tiga kelompok yang masingmasing terdiri dari 2 angka. Angka pertama adalah kelompok angka yang terletak paling kanan, angka kedua adalah kelompok 2 angka yang terletak ditengah dan angka ketiga adalah kelompok 2 angka yang terletak paling kiri. Sistem angka tengah (Midle Digit Filling System) diurut dengan pasangan angka-angka sama halnya dengan sistem angka akhir, namun angka pertama, angka kedua, dan angka ketiga, berbeda letaknya dengan sistem angka akhir. Dalam hal ini angka yang terletak di tengah-tengah menjadi angka pertama, pasangan angka yang terletak paling kiri menjadi angka kedua, dan pasangan angka paling kanan menjadi angka ketiga. 3) Pengambilan kembali Rekam Medis Permintaan-permintaan rutin terhadap Rekam Medis datang dari poliklinik harus diajukan ke bagian Rekam Medis setiap hari pada jam yang ditentukan. Poliklinik yang meminta Rekam Medis untuk melayani pasien perjanjian yang datang pada hari tertentu bertugas membuat kartu kartu permintaan. Petugas harus menulis dengan jalas dan benar nama penderita dan nomor rekam medisnya. Untuk permintaan langsung dari dokter dan bagian administrasi ataupun permintaaan lewat telapon, surat permintaannya dapat diisi langsung oleh petugas bagian Rekam Medis. Petugas dari bagian lain yang meminta harus datang sendiri untuk mengambil Rekam Medis yang diminta kebagian Rekam Medis. Surat permintaan biasanya berbentuk formulir yang berisi nama penderita dan nomor. Dalam pengambilan kembali Rekam Medis ada beberapa tata cara yang harus dipenuhi, ketentuan pokok yang harus ditaati adalah : tidak satu pun rekam medis boleh keluar dari ruang rekam medis, tanpa tanda keluar/permintaan. Peraturan ini tidak hanya berlaku bagi orang-orang diluar unit rekam medis, tetapi berlaku juga bagi petugas rekam medis itu sendiri, seseorang yang menerima/meminjam rekam medis berkewajiban untuk mengembalikan dalam keadaan baik dan tapat waktu. rumah sakit harus membuat ketentuan berapa lama jangka waktu satu rekam Medis diperbolehklan tidak ada di rak penyimpanan. Seharusnya Rekam Medis kembali lagi ke raknya pada setiap akhir kerja, sehingga dalam keadaan darurat staff Rumah Sakit dapat mencari informasi yang diperlukan dengan mudah. 4) Penyusutan dan penghapusan Rekam Medis Penyusutan rekam medis adalah suatu kegiatan pengurangan arsip dari rak penyimpanan, yaitu memindahkan arsip Rekam Medis dari rak aktif ke rak in aktif dengan cara memilah pada rak penyimpanan berdasarkan dengan tahun kunjungan. Sedangkan pemusnahan arsip Rekam Medis adalah suatu proses kegiatan penghancuran fisik arsip Rekam Medis yang telah berakhir fungsi dan nilai gunanya. Penghancuran harus dilakukan secara total dengan cara membakar habis, mendaur ulang sehingga tidak dapat dikenal lagi isi `maupun bentuknya. PENGERTIAN PELAYANAN RAWAT JALAN Pelayanan Rawat Jalan merupakan rangkaian kegiatan pelayanan medis yang berkaitan dengan kegiatan Poliklinik. Proses pelayanan pasien Rawat Jalan dimulai dari pendaftaran pasien di loket pendaftaran, ruang tunggu, pemeriksaan dan pengobatan (di ruang pemeriksaan), pemeriksaan penunjang bila dibutuhkan, kemudian dilanjutkan dengan pembelian obat di apotik, hingga akhirnya pasien pulang kerumah. Pelayanan Rawat Jalan adalah pelayanan terhadap orang yang masuk rumah sakit untuk keperluan dianosis, pengobatan, rehabilitasi medis, dan pelayanan kesehatan lainnya tanpa tinggal di ruang rawat inap. (Keputusan Menteri kesehatan No. 66 / MENKES/ 1987). B. Kerangka Konsep INPUT 1. Sumber Daya Manusia (SDM) 2. Anggaran 3. Sarana dan Pra Saran 4. Standar Operasional Prosedur PROSES Perencanaan Persiapan Pelaksanaan Pelaporan dan Pemantauan Tindak Lanjut perbaikan OUTPUT Mengetahui pengelolaan sistem rekam medis dan dapat megidentifikasi hambatan-hambatan yang terjadi pada pelayanan rekam medis rawat jalan RSUD Kota Bogor. BAB 3 LAPORAN MAGANG A. Persiapan Magang Dalam tahap persiapan yang dilakukan sebelum dilaksanakan magang yaitu : 1. Mengikuti pengarahan magang yang diberikan oleh pihak Prodi Kesehatan Masyarakat Universitas Esa Unggul 2. Menentukan judul magang yang sesuai dengan program yang dilihat dan telah dipelajari selama kegiatan magang berlangsung juga telah ditentukan oleh mahasiswa sendiri kepada ketua program Studi Kesehatan Masyarakat yang sebelumnya sudah terlebih dahulu dikonsultasikan dengan dosen yang berkompeten di bidang AKK. 3. Menentukan lokasi magang untuk kemudian membuat surat izin magang yang akan ditujukan kepada Unit bagian Pelayanan RSUD Kota Bogor. Surat izin magang dikeluarkan oleh sekretariat Fakultas Ilmu-Ilmu Kesehatan Program Studi Kesehatan Masyarakat Universitas Esa Unggul yang telah ditandatangani oleh Dekan Fakultas Ulmu-Ilmu Kesehatan dan Ketua Program Studi Kesehatan Masyarakat . 4. Mengajukan surat izin magang kepada Unit bagian Pelayanan RSUD Kota Bogor. Menunggu hasil keputusan diizinkan atau tidaknya magang diRSUD Kota Bogor. Setelah mendapatkan surat balasan magang dapat dilaksanakan sesuai dengan kesepakatan yang telah ditentukan antara Mahasiswa dan pihak Rumah Sakit. 5. Mendapatkan dosen pembimbing yang telah ditentukan oleh Ketua Program Studi Kesehatan Masyarakat Universitas Esa Unggul dan membuat kesepakatan judul dengan pembimbing akademik, yang selanjutnya digunakan untuk pembuatan laporan magang. B. Pelaksanaan Magang 1. Tempat Magang Nama instansi/Rumah Sakit : RSUD Kota Bogor Bidang : Bagian Rekam Medis Rawat jalan Lokasi Instansi : Jl. DR. Sumeru No.120, RT.03/RW.20, Menteng, Kec. Bogor Bar., Kota Bogor, Jawa Barat 16112. Telp (0251) 8312292 Lokasi Tempat Magang : Jl. DR. Sumeru No.120, RT.03/RW.20, Menteng, Kec. Bogor Bar., Kota Bogor, Jawa Barat 16112. Telp (0251) 8312292 2. Waktu Magang Pelaksanaan kegiatan magang dilaksanakan pada September 2019 (22 hari kerja). Dilakukan setiap hari Senin s/d Jum’at mulai pukul 08:00-14:00 WIB. Pelaksanaan magang sesuai dengan jam kerja karyawan di bagian tersebut. C. Metode Pelaksanaan Dalam kegiatan ini mahasiswa melakukan peninjauan, pengamatan dan observasi secara langsung di RS tersebut. Untuk menambah pengetahuan mahasiswa maka mahasiswa diikut sertakan dalam kegiatan-kegiatan di RS ataupun programprogram kerja yang sedang dilaksanakan oleh RSUD Kota Bogor. Selain itu, mahasiswa dapat mencari permasaahan yang ada di RS serta berkonsultasi dengan pembimbing lapangan dan menentukan metode yang akan digunakan di Rumah Sakit. D. Pelaksanaan Kegiatan Kegiatan magang yang dilakukan di RSUD Kota Bogor meliputi, observasi di lingkungan kerja, menelusuri literatur, mencari data-data yang diperlukan, membantu membuat project yang diberikan oleh pembimbing lapangan dan mengikuti kegiatan yang dilakukan oleh Kepala Bidang Pelayanan. E. Pelaporan Selama pelaksanaan magang penulis mengambil judul “Gambaran Pelayanan Program Pengobatan Penyakit Tuberkulosis di RSUD Kota Bogor Tahun 2020”. Dalam tahap penyusunan laporan magang penulis berkonsultasi kepada pembimbing lapangan dan Dosen pembimbing. Selanjutnya, laporan magang akan di presentasikan di depan dosen pembimbing dan dosen penguji. Setelah dipersentasikan laporan magang akan direvisi dan dinilai oleh dosen pembimbing magang dan penguji. Laporan yang telah selesai dibuat akan dijilid dengan hard cover dan dibuat 4 rangkap serta didistribusikan kepada: 1. Ketua jurusan Kesehatan Masyarakat 2. Dosen pembimbing Akademik 3. Pembimbing Lapangan RSUD Kota Bogor 4. Mahasiswa
