BAB I

LAPORAN MAGANG
GAMBARAN UMUM SISTEM REKAM MEDIS RAWAT JALAN
RUMAH SAKIT UMUM DAERAH KOTA BOGOR
Disusun Oleh :
Nurul Amalina Rachmawati
2019-0301-211
PROGRAM STUDI ILMU KESEHATAN MASYARAKAT
FAKULTAS ILMU-ILMU KESEHATAN
UNIVERSITAS ESA UNGGUL
JAKARTA
2020
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Kesehatan merupakan suatu hal yang sangat penting dalam penilaian kesejahteraan suatu
negara. Dengan tingginya taraf Kesehatan dalam suatu negara, maka dapat dikatakan bahwa
negara tersebut sejahtera. Dalam ndang-Undang No.23 tahun 1992 tentang Kesehatan
ditetapkan bahwa Kesehatan adalah keadaan sejahtera dari badan, jiwa dan sosial yang
memungkinkan setiap orang hidup produktif secara sosial dan ekonomi.
Upaya peningkatan Kesehatan masyarakat di Indonesia saat ini tengah gencar
dilakukan oleh pemerintah. Berbagai upaya dilakukan agar taraf Kesehatan masyarakat di
Indonesia meningkat. Salah satunya dengan meningkatkan kualitas pelayanan Kesehatan di
Rumah Sakit, puskesmas, maupun di fasilitas pelayanan Kesehatan lainnya. Di rumah sakit
peelayanan Kesehatan dapat ditingkatkan melalui manajemen informasi Kesehatan yang baik.
Salah satu faktor yang harus juga diperhatikan dalam meningkatkan mutu pelayanan
Kesehatan adalah bagaimana rumah sakit menyelengarakan Rekam Medis bagi pasiennya, baik
pasien Rawat Jalan maupun pasien Rawat Inap. Dalam penyelanggaraan rekam medis tersebut
hendaknya sesuai dengan standart yang berlaku, serta harus ditunjang dengan adanya
pengelolaan rekam medis yang baik dan sesuai dengan peraturan menteri kesehatan No.
749/menkes/per/XII/1989 tentang rekam medis.
Yang termasuk dalam salah satu prosedur rekam medis adalah proses penerimaan
pasien. Dapat dikatakan bahwa penerimaan pasien ini merupakan pelayanan yang pertama kali
diterima oleh seorang pasien saat tiba di rumah sakit, maka tidaklah berlebihan bila dikatakan
bahwa dalam pelayanan rekam medislah seorang pasien mendapatkan kesan baik ataupun tidak
baik dari pelayanan suatu rumah sakit.
Rumah Sakit Umum Daerah Kota Bogor yang selanjutnya disebut RSUD Kota Bogor
merupakan salah satu fasilitas pelayanan Kesehatan yang berupaya untuk meningkatkan
kualitas pelayanan Kesehatan melalui perbaikan dalam pengelolaan rekam medis dan informasi
Kesehatan. Pengelolaan medis yang dulunya manual mulai diubah menjadi system
komputerisasi sehingga lebih memudahkan petugas dalam proses pengelolaan rekam medis.
Meski pengelolaan rekam medis sudah dipermudah dengan komputeriasi, akan tetapi masih
ditemukan beberapa permasalahan baik dari petugasnya maupun dari pengolahannya. Oleh
karena itu penulis ingin memaparkan proses pengelolaan rekam medis di RSUD Kota Bogor
dan berbagai permaslahannya. Diharapkan dengan adanya sistem rekam medis yang bermutu,
khususnya pada sistem rekam medis Rawat Jalan persepsi pasien terhadap rumah sakit menjadi
baik, sehingga hubungan harmonis antara pasien dengan rumah sakit dapat terjalin pula.
B. Tujuan dan Manfaat
1. Tujuan
a. Tujuan Umum
Untuk mengetahui system rekam medis rawat jalan di Rumah Sakit Umum
Daerah Kota Bogor.
b. Tujuan Khusus
1) Menguraikan masukan dan proses pelayanan rekam medis rawat jalan Rumah
Sakit Umum Daerah Kota Bogor.
2) Mengidentifikasi hambatan-hambatan yang terjadi pada pelayanan rekam
medis rawat jalan di Rumah Sakit Kanker Dharmais Jakarta.
2. Manfaat
a Bagi Mahasiwa
1) Mendapatkan pengetahuan dan keterampilan mengenai pengelolaan Rekam
Medis Rawat Jalan di Rumah Sakit Umum Daerah Kota Bogor.
2) Mengetahui berbagai permasalahan dalam lingkungan kerja
3) Mendapatkan bahan untuk penulisan karya ilmiah.
b. Bagi lahan Magang
1) Menjalin kerja sama antara mahasiswa dengan institusi Rumah Sakit.
2) Membantu kegiatan manajemen operasional
3) Dapat memanfaatkan mahasiswa untuk membantu kegiatan manejemen dan
operasional
4) Dapat memanfaatkan tenaga dosen pembimbing untuk tukar pengalaman
peminatan manajemen rumah sakit
5) Untuk mengembangkan kemitraan dengan fakultas dan institusi lain yang
terlibat
dalam
magang,
baik
untuk
kegiatan
penelitian
maupun
pengembangan pengetahuan.
c. Bagi Fakultas Kesehatan Masyarakat
1) Terbinanya kerjasama yang baik dengan RSUD Kota Bogor
2) Mendapatkan masukan untuk meningkatkan tersusunnya kurikulum informasi
kesehatan yang sesuai dengan kebutuhan laporan.
3) Meningkatkan kapasitas dan kualitas pendidikan dengan melibatkan tenaga
terampil dan lapangan dalam kegiatan magang.
BAB II
KERANGKA TEORI DAN KONSEP
A Kerangka Teori
1. Sistem
Sistem adalah kumpulan-kumpulan dari elemen-elemen yang menimbulkan
hubungan satu dengan yang lainnya (George H. Bodner, 1999). Kemudian pengertian
sistem menurut Jogianto (1991) adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur
yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan
atau untuk menyelesaikan suatu tujuan tertentu. Berdasarkan teori-teori yang
dikemukakan para ahli dapat diambil kesimpulan bahwa sistem adalah suatu satuan
yang saling berhubungan dan secara bersamasama bertujuan untuk mencapai tujuan
tertentu2 .
2. Rekam Medis
a. Pengertian Rekam Medis
Menurut Permenkes No. 749 a/ Menkes/ Per/ XII/ 1989 Bab I pasal 1 (a)
pengertian dari Rekam Medis adalah “suatu berkas yang berisikan catatan dan dokumen
tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain kepada
pasien pada sarana pelayanan kesehatan”. Menurut Depkes RI (1997), pengertian
Rekam Medis adalah keterangan yang tertulis maupun yang terekam tentang identitas
pasien, anamnese, penentuan fisik, laboratorium, diagnosa, serta segala pelayanan,
Pengobatan dan tindakan medis yang diberikan kepada pasien baik Rawat Inap, Rawat
Jalan, maupun yang mendapatkan Gawat Darurat3 .
Sedangkan menurut Edna K. Huffman (1994) dalam buku Health information
management, Rekam Medis merupakan kumpulan dari fakta-fakta atau bukti keadaan
pasien, riwayat penyakit, dan pengobatan masa lalu serta saat ini yang ditulis oleh
profesi kesehatan yang memberikan pelayanan pada pasien tersebut. Pengertian Rekam
Medis tidak hanya saja merupakan kegiatan pencatatan saja melainkan mempunyai
pengertian sebagai suatu sistem Penyelenggaraan Rekam Medis. Sedangkan kegiatan
pencatatannya sendiri hanya merupakan salah satu kegiatan dari penyelenggaraan
Rekam Medis.
Penyelenggaraan rekam medis merupakan suatu proses kegiatan yang dimulai
pada saat diterimanya pasien masuk Rumah Sakit, diteruskan dengan kegiatan
pencatatan data medis pasien selama pasien itu mendapatkan pelayanan medis di
Rumah Sakit, sampai dengan penanganan berkas Rekam Medis yang meliputi
Penyelenggaraan penyimpanan dan pengeluaran berkas dari tempat penyimpanan untuk
melayani permintaan atau peminjaman.
b. Tujuan Rekam Medis
Tujuan rekam medis itu sendiri adalah untuk menunjang tercapainya tertib
administrasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan di rumah sakit.
Tanpa didukung sistem pengolahan rekam medis yang baik dan benar upaya menuju
tertib administrasi rumah sakit akan kurang berhasil sebagaimana yang diharapkan.
c. Kegunaan Rekam Medis
Rekam medis memuat semua informasi secara kronologis, mulai dari pasien
masuk/datang sampai pasien keluar/pulang. Seperti yang diatur dalam SK Menkes No.
749a/1989 setiap sarana pelayanan kesehatan harus mengerjakan rekam medis, sebab
tanpa diselenggarakan dengan baik maka tidak akan ada gunanya. Bila
diselenggarakan dengan baik maka kegunaannya akan terlihat sangat banyak.
Kegunaan rekam medis itu sendiri dapat dilihat dari beberapa aspek, yaitu :
a). Aspek Administrasi;
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai administrasi karena isinya
menyangkut tindakan berdasarkan wewenang dan tanggung jawab sebagai
tenaga medis dan paramedis dalam mencapai tujuan pelayanan kesehatan.
b), Aspek Medis;
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai medik karena catatan tersebut
dipergunakan sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan/perawatan
yang harus diberikan kepada seorang pasien.
c). Aspek Hukum;
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai hukum karena isinya
menyangkut masalah adanya jaminan kepastian hukum atas dasar keadilan,
dalam rangka usaha menegakkan hukum serta penyediaan bahan tanda
bukti untuk menegakkan keadilan.
d). Aspek Keuangan;
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai uang karena isinya
mengandung data/informasi yang dapat dipergunakan sebagai aspek
keuangan.
e). Aspek Penelitian;
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai penelitian karena isinya
menyangkut data/informasi yang dapat dipergunakan sebagai aspek
penelitian dan perkembangan ilmu pengetahuan di bidang kesehatan.
f). Aspek Pendidikan;
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai pendidikan karena isinya
menyangkut data/informasi tentang perkembangan kronologis dan kegiatan
pelayanan medik yang diberikan kepada pasien, informasi tersebut dapat
dipergunakan sebagai bahan/referensi pengajaran di bidang profesi si
pemakai.
g). Aspek Dokumentasi
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai dokumentasi karena isinya
menyangkut sumber ingatan yang harus didokumentasikan dan dipakai
sebagai bahan pertanggungjawaban dan laporan rumah sakit.
Berdasarkan beberapa aspek yang telah disebutkan diatas, dapat
diketahui bahwa Rekam Medis memiliki kegunaan yang sangat luas, karena
tidak hanya menyangkut pasien dan pemberi pelayanan saja.
Kegunaan Rekam Medis secara umum adalah sebagai :
1) Alat komunikasi antara dokter dan pemegang profesi kesehatan
lainnya dalam melayani serta memberikan perawatan atau
pengobatan pada pasien.
2) Dasar untuk perawatan atau pengobatan yang harus diberikan
kepada pasien sehingga perencanaan tersebut dapat diformulasikan
sehingga terpadu.
3) Sebagai dasar penganalisaan, evaluasi mutu pelayanan kesehatan.
4) Membantu dalam perlindungan kepentingan hukum dokter dan
Rumah Sakit.
5) Berguna dalam memberikan gambaran data klinis yang bermanfaat
dalam riset dan pendidikan.
6) Berguna dalam memberikan informasi bagi pihak ketiga.
7) Berguna bagi aspek perencanaan dalam kesehatan.
8) Secara hukum merupakan alat pelindung dan pengaman bagi pasien
Rumah Sakit serta staff medis dan paramedis lainnya.
d. Isi Rekam Medis
Di Rumah Sakit atau Institusi pelayanan kesehatan ada dua bentuk
Rekam Medis yaitu rekam medis rawat jalan dan Rekam Medis Rawat Inap.
Pasal 15 dari PerMenKes no 749a/ Menkes/ per/ XII/ 1989 disebut kan bahwa :
Rekam medis untuk Rawat Inap sekurang-kurangnya berisi tentang
identitas pasien, anamnese, diagnosis, persetujuan tindakan medis, tindakan
pengobatan, catatan perawatan, catatan observasi klinik, hasil pengobatan serta
resume terakhir.
Sedangkan rekam medis untuk Rawat Jalan sekurang-kurangnya berisi
tentang identitas pasien, anamese, diagnosis, dan pengobatan kepada pasien .
e. Kepemilikan Rekam Medis
Hal yang juga perlu diperhatikan adalah masalah kepemilikan dari
rekam medis itu sendiri. Sebab sangat memungkinkan jika disuatu saat, kita
akan berhadapan dengan pasien yang meminta atau ingin memfoto copy rekam
medis yang dibuat. Dalam pikiran pasien dan keluarganya, rekam medis yang
berisikan tentang diri pasien (baik penyakitnya, hasil laboratorium, rontgen foto
atau scanning dirinya, dll) merupakan kegiatan yang telah mereka bayar,
sehingga mereka merasa memiliki Rekam Medis tersebut, bahkan mereka
merasa berhak untuk memintanya dari institusi pelayanan kesehatan.
Sebaliknya ada pula dokter yang merasa karena Rekam Medis pasien adalah
buatannya, maka sang Dokter merasa bisa membawanya kapan saja ia mau.
Namun yang benar, sesuai dengan standar yang universal, rekam medis
tersebut merupakan milik Institusi pelayanan kesehatan yang membuatnya, dan
berkas tersebut memang sudah seharusnya disimpan oleh Institusi pelayanan
kesehatan yang bersangkutan. Bila dokter atau pasien ingin mengambil atau
mendapatkan data dari rekam medis tersebut, maka mereka harus memenuhi
tata tata cara yang telah dibuat oleh unit rekam medis yang bersangkutan. Ini
berkaitan dengan sifat kerahasiaan dan aspek hukum (legal) dari Rekam Medis
itu sendiri. Lebih luas dari itu, Rekam Medis dapat pula dianggap sebagai milik
masyarakat, karena dalam hal tertentu, misalnya saja untuk kepentingan
pembuktian di sidang pengadilan atau untuk klaim asuransi jiwa yang
bermasalah.
f. Penerimaan Pasien
Tata cara penerimaan pasien yang akan berobat ke Poliklinik merupakan
sebagian dari prosedur pelayanan Rumah Sakit. Dapat dikatakan bahwa
disinilah seorang pasien menerima palayanan pertama kalinya saat tiba Rumah
Sakit. Menurut Buku Pedoman Pengelolaan Rakam Medis Rumah Sakit di
Indonesia penerimaan pasien Rawat Jalan dibagi menjadi penerimaan pasien
baru dan penerimaan pasien lama.
Setiap pasien baru di terima di Tempat Penerimaan Pasien Rawat Jalan
dan akan diwawancarai oleh petugas guna mendapatkan data identitas yang
akan diisikan pada formulir Ringkasan Riwayat Klinik. Data pada ringkasan
riwayat klinik diantaranya berisi : Dokter Penanggung Jawab Poliklinik, Nomor
Pasien, Alamat Lengkap, Tempat/Tanggal Lahir, Umur, Jenis Kelamin, Status
Keluarga, Agama, Pekerjaan.
Sedangkan pasien lama datang ke tempat penerimaan pasien yang telah
ditentukan. Pasien lama dapat dibedakan menjadi dua yaitu pasien yang datang
dengan perjanjian, dan pasien yang datang tidak dengan perjanjian atau atas
kemauan sendiri. Kedua jenis pasien ini akan mendapatkan pelayanan di TPP
setelah mereka membeli karcis. Pasien perjanjian akan langsung menuju
Poliklinik yang dimaksud karena Rekam Medisnya telah disiapkan oleh
petugas, sedang untuk pasien yang datang atas kemuan sendiri harus menunggu
sementara Rekam Medisnya dimintakan oleh petugas TPP ke bagian Rekam
Medis.
g. Pemberian Nomor Rekam Medis
Menurut buku pedoman pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit di
Indonesia ada tiga sistem pemberian nomor pasien masuk (Addmision
Numbering System), yaitu : pemberian nomor cara seri (Serial Numbering
System), pemberian nomor cara unit (Unit Numbering System), dan pemberian
nomor cara seri unit (Serial Seri Unit Numbering System) yaitu :
a.
Pemberian nomor cara seri (Serial Numbering Sistem) adalah setiap
penderita atau pasien akan mendapat nomor baru setiap kunjungan ke rumah
sakit. Jika ia berkunjung lima kali maka ia akan mendapatkan lima nomor
yang berbeda. Semua nomor yang diberi kepada penderita atau pasien harus
dicatat pada kartu indeks utama pasien yang bersangkutan. Sedang rekam
medisnya disimpan diberbagai tempat sesuai dengan nomor yang telah
diperolehnya.
b. Pemberian nomor cara unit (Unit Numbering System) adalah setiap
pasien baik Rawat jalan maupun Rawat Inap hanya diberikan satu unit rekam
medis. Sehingga Rekam Medis pasien tersebut hanya tersimpan di dalam
berkas di bawah satu nomor.
c. Sistem pemberian nomor cara seri unit (Serial Seri Unit Numbering
System) merupakan sintesa dari sistem seri dan sistem unit. Setiap pasien
berkunjung ke Rumah Sakit, kepadanya diberikan satu nomor baru, tetapi
Rekam Medisnya yang terdahulu digabungkan dan disimpandi bawah nomor
yang paling baru. Dengan cara ini terciptalah satu unit Rekam Medis. Apabila
satu Rekam Medis lama diambil dan dipindahkan tempatnya ke nomor yang
baru, ditempatnya yang lama harus diberi tanda petunjuk (out guide) yang
menunjukan kemana Rekam Medis tersebut dipindahkan. Tanda petunjuknya
diletakkan untuk menggantikan tempat Rekam Medis yang lama. Hal ini
sangat membantu ketertiban sistem penyimpanan Rekam Medis .
h. Pengolahan Rekam Medis
Yang termasuk kedalam pengolahan Rekam Medis adalah Assembling,
koding (coding), indeksing, dan pelaporan dan korespondensi. Selain itu bagian
rekam medis juga bertanggung jawab terhadap penyelenggaraan rekam medis
sesuai dengan Pedoman dan Tata Laksana Rekam Medis Rumah Sakit Umum
Daerah Kota Bogor.
Assembling (perakitan) adalah penyusunan berkas rekam medis yang
sudah dilakukan pengkodingan. Assembling dibagi menjadi 2 (dua) yaitu,
perakitan rekam medis untuk rawat jalan dan rawat inap.
Koding
(coding)
adalah
pemberian
penetapan
kode
dengan
menggunakan huruf atau angka atau kombinasi huruf dalam angka yang
mewakili komponen data. Kegiatan dan tindakan yang ada di dalam Rekam
Medis harus diberi kode dan selanjutnya di indeks agar memudahkan pelayanan
pada penyajian informasi untuk menunjang fungsi perencanaan, managemen
dan riset dalam bidang kesehatan. Kode klasifikasi penyakit oleh WHO
bertujuan untuk meyeragamkan nama dan golongan penyakit, cidera, gejala,
dan faktor yang mempengaruhi kesehatan. Sebelum koding ditetapkan
sebaiknya komunikasikan terlebih dahulu pada dokter yang membuat diagnosis.
Setiap pasien selesai Mendapatkan pelayanan baik Rawat Jalan ataupun Rawat
Inap, dokter harus membuat diagnosis akhir.
Untuk lebih meningkatkan informasi dalam Rekam Medis, petugas
Rekam Medis harus membuat koding sesuai dengan klasifikasi yang tepat.
Disamping kode penyakit berbagai tindakan lain juga harus di koding sesuai
dengan klasifikasi masing-masing. Koding untuk penyakit menggunakan ICD10, pembedahan atau tindakan menggunakan (ICOPIM), dan ada juga koding
untuk obat-obatan.
Indeksing adalah membuat tabulasi sesuai dengan kode yang sudah
dibuat kedalam indeks-indeks (dapat menggunakan kartu indeks atau
komputerisasi). Didalam kartu indeks tidak boleh mencantumkan nama pasien.
Jenis indeks yang biasa dibuat adalah indeks pasien, indeks penyakit (diagnosis)
& operasi, indeks dokter, dll.
Indeks pasien adalah satu kartu katalog yang berisi nama semua pasien
yang pernah berobat ke Rumah Sakit. Indeks penyakit dan indeks operasi adalah
satu kartu katalog yang berisi kode penyakit dan kode operasi yang pernah
berobat ke Rumah Sakit. indeks dokter adalah satu kartu katalog yang berisi
nama dokter yang memberi pelayanan medik kepada pasien.
Pelaporan di rumah sakit merupakan suatu alat organisasi yang
bertujuan untuk dapat menghasilkan laporan secara cepat, tepat dan akurat .
jenis laporan rumah sakit dapat dibedakan menjadi dia yaitu :
a) Laporan Intern Rumah Sakit
Laporan intern rumah sakit disesuaikan dengan kebutuhan rumah
sakit.
b) Laporan Ekstern Rumah Sakit
Laporan ekstern rumah sakit ditunjukan kepada departemen
kesehatan RI. Kanwil Dep. Kes. Dinas Kesehatan Dati 1.
Korespondensi yaitu surat menyurat ayang berhubungan dengan rekam
medis.
i. Pengarsipan Rekam Medis
Menurut buku pedoman dan pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit
Di Indonesia yang termasuk dalam sistem kearsipan suatu Rumah Sakit adalah
penyimpanan,
pengambilan
kembali
Rekam
Medis,
penyusutan
&
pengahapusan Rekam Medis.
1) Penyimpanan Rekam Medis
Ada dua cara penyimpanan Rekam Medis menurut Buku Petunjuk
Teknis Penyelenggaraan Rekam Medis, yaitu : sentralisasi dan
desentralisasi.
Penyimpanan dengan cara sentralisasi adalah penyimpanan Rekam
Medis seorang pasien dalam satu kesatuan baik catatan-catatan kunjungan
Poliklinik maupun catatan-catatan selama seorang pasien dirawat.
Sedangkan penyimpanan dengan cara desentralisasi adalah adanya
pemisahan antara Rekam Medis Poliklinik dengan Rekam Medis penderita
dirawat inap. Rekam Medis Poliklinik disimpan di satu tempat
penyimpanan, sedangkan Rekam Medis Penderita dirawat disimpan di
bagian pencatatan medis
2) Sistem Penyimpanan Menurut Nomor
Sistem penyimpanan menurut nomor yang sering dipraktekkan adalah
sistem nomor langsung (Straight Numerical), sistem angka akhir (Terminal
Digit), dan sistem angka tengah (Middle Digit).
Sistem nomor langsung (straight numerical) adalah penyimpanan
Rekam Medis dalam rak penyimpanan secara berturut sesuai dengan urutan
nomornya, misalnya saja keempat nomor Rekam Medis berikut akan
disimpan dalan satu rak, yaitu 465023, 465020, 465025, 465026. Dengan
demikian sangat mudah untuk sekaligus mengambil 50 buah Rekam Medis
dengan nomor berurutan.
Sistem angka akhir (terminal digit) menggunakan nomor-nomor dengan
6 angka. Ke-6 angka tersebut dibagi menjadi tiga kelompok yang masingmasing terdiri dari 2 angka. Angka pertama adalah kelompok angka yang
terletak paling kanan, angka kedua adalah kelompok 2 angka yang terletak
ditengah dan angka ketiga adalah kelompok 2 angka yang terletak paling
kiri.
Sistem angka tengah (Midle Digit Filling System) diurut dengan
pasangan angka-angka sama halnya dengan sistem angka akhir, namun
angka pertama, angka kedua, dan angka ketiga, berbeda letaknya dengan
sistem angka akhir. Dalam hal ini angka yang terletak di tengah-tengah
menjadi angka pertama, pasangan angka yang terletak paling kiri menjadi
angka kedua, dan pasangan angka paling kanan menjadi angka ketiga.
3) Pengambilan kembali Rekam Medis
Permintaan-permintaan rutin terhadap Rekam Medis datang dari
poliklinik harus diajukan ke bagian Rekam Medis setiap hari pada jam yang
ditentukan. Poliklinik yang meminta Rekam Medis untuk melayani pasien
perjanjian yang datang pada hari tertentu bertugas membuat kartu kartu
permintaan. Petugas harus menulis dengan jalas dan benar nama penderita
dan nomor rekam medisnya. Untuk permintaan langsung dari dokter dan
bagian
administrasi
ataupun
permintaaan
lewat
telapon,
surat
permintaannya dapat diisi langsung oleh petugas bagian Rekam Medis.
Petugas dari bagian lain yang meminta harus datang sendiri untuk
mengambil Rekam Medis yang diminta kebagian Rekam Medis. Surat
permintaan biasanya berbentuk formulir yang berisi nama penderita dan
nomor.
Dalam pengambilan kembali Rekam Medis ada beberapa tata cara yang
harus dipenuhi, ketentuan pokok yang harus ditaati adalah : tidak satu pun
rekam medis boleh keluar dari ruang rekam medis, tanpa tanda
keluar/permintaan. Peraturan ini tidak hanya berlaku bagi orang-orang
diluar unit rekam medis, tetapi berlaku juga bagi petugas rekam medis itu
sendiri, seseorang yang menerima/meminjam rekam medis berkewajiban
untuk mengembalikan dalam keadaan baik dan tapat waktu. rumah sakit
harus membuat ketentuan berapa lama jangka waktu satu rekam Medis
diperbolehklan tidak ada di rak penyimpanan. Seharusnya Rekam Medis
kembali lagi ke raknya pada setiap akhir kerja, sehingga dalam keadaan
darurat staff Rumah Sakit dapat mencari informasi yang diperlukan dengan
mudah.
4) Penyusutan dan penghapusan Rekam Medis
Penyusutan rekam medis adalah suatu kegiatan pengurangan arsip dari
rak penyimpanan, yaitu memindahkan arsip Rekam Medis dari rak aktif ke
rak in aktif dengan cara memilah pada rak penyimpanan berdasarkan dengan
tahun kunjungan. Sedangkan pemusnahan arsip Rekam Medis adalah suatu
proses kegiatan penghancuran fisik arsip Rekam Medis yang telah berakhir
fungsi dan nilai gunanya. Penghancuran harus dilakukan secara total dengan
cara membakar habis, mendaur ulang sehingga tidak dapat dikenal lagi isi
`maupun bentuknya.
PENGERTIAN PELAYANAN RAWAT JALAN
Pelayanan Rawat Jalan merupakan rangkaian kegiatan pelayanan medis yang
berkaitan dengan kegiatan Poliklinik. Proses pelayanan pasien Rawat Jalan dimulai dari
pendaftaran pasien di loket pendaftaran, ruang tunggu, pemeriksaan dan pengobatan (di
ruang pemeriksaan), pemeriksaan penunjang bila dibutuhkan, kemudian dilanjutkan
dengan pembelian obat di apotik, hingga akhirnya pasien pulang kerumah. Pelayanan
Rawat Jalan adalah pelayanan terhadap orang yang masuk rumah sakit untuk keperluan
dianosis, pengobatan, rehabilitasi medis, dan pelayanan kesehatan lainnya tanpa tinggal di
ruang rawat inap. (Keputusan Menteri kesehatan No. 66 / MENKES/ 1987).
B. Kerangka Konsep
INPUT
1. Sumber Daya
Manusia (SDM)
2. Anggaran
3. Sarana dan Pra Saran
4. Standar Operasional
Prosedur
PROSES
Perencanaan
Persiapan
Pelaksanaan
Pelaporan dan
Pemantauan
Tindak Lanjut
perbaikan
OUTPUT
Mengetahui pengelolaan
sistem rekam medis dan
dapat megidentifikasi
hambatan-hambatan
yang terjadi pada
pelayanan rekam medis
rawat jalan RSUD Kota
Bogor.
BAB 3
LAPORAN MAGANG
A. Persiapan Magang
Dalam tahap persiapan yang dilakukan sebelum dilaksanakan magang yaitu :
1. Mengikuti pengarahan magang yang diberikan oleh pihak Prodi Kesehatan Masyarakat
Universitas Esa Unggul
2. Menentukan judul magang yang sesuai dengan program yang dilihat dan telah
dipelajari selama kegiatan magang berlangsung juga telah ditentukan oleh mahasiswa
sendiri kepada ketua program Studi Kesehatan Masyarakat yang sebelumnya sudah
terlebih dahulu dikonsultasikan dengan dosen yang berkompeten di bidang AKK.
3. Menentukan lokasi magang untuk kemudian membuat surat izin magang yang akan
ditujukan kepada Unit bagian Pelayanan RSUD Kota Bogor. Surat izin magang
dikeluarkan oleh sekretariat Fakultas Ilmu-Ilmu Kesehatan Program Studi Kesehatan
Masyarakat Universitas Esa Unggul yang telah ditandatangani oleh Dekan Fakultas
Ulmu-Ilmu Kesehatan dan Ketua Program Studi Kesehatan Masyarakat .
4. Mengajukan surat izin magang kepada Unit bagian Pelayanan RSUD Kota Bogor.
Menunggu hasil keputusan diizinkan atau tidaknya magang diRSUD Kota Bogor.
Setelah mendapatkan surat balasan magang dapat dilaksanakan sesuai dengan
kesepakatan yang telah ditentukan antara Mahasiswa dan pihak Rumah Sakit.
5. Mendapatkan dosen pembimbing yang telah ditentukan oleh Ketua Program Studi
Kesehatan Masyarakat Universitas Esa Unggul dan membuat kesepakatan judul
dengan pembimbing akademik, yang selanjutnya digunakan untuk pembuatan laporan
magang.
B. Pelaksanaan Magang
1. Tempat Magang
Nama instansi/Rumah Sakit
: RSUD Kota Bogor
Bidang
: Bagian Rekam Medis Rawat jalan
Lokasi Instansi
: Jl. DR. Sumeru No.120, RT.03/RW.20,
Menteng, Kec. Bogor Bar., Kota Bogor, Jawa
Barat 16112. Telp (0251) 8312292
Lokasi Tempat Magang
: Jl. DR. Sumeru No.120, RT.03/RW.20,
Menteng, Kec. Bogor Bar., Kota Bogor, Jawa
Barat 16112. Telp (0251) 8312292
2. Waktu Magang
Pelaksanaan kegiatan magang dilaksanakan pada September 2019 (22 hari kerja).
Dilakukan setiap hari Senin s/d Jum’at mulai pukul 08:00-14:00 WIB. Pelaksanaan
magang sesuai dengan jam kerja karyawan di bagian tersebut.
C. Metode Pelaksanaan
Dalam kegiatan ini mahasiswa melakukan peninjauan, pengamatan dan
observasi secara langsung di RS tersebut. Untuk menambah pengetahuan mahasiswa
maka mahasiswa diikut sertakan dalam kegiatan-kegiatan di RS ataupun programprogram kerja yang sedang dilaksanakan oleh RSUD Kota Bogor. Selain itu,
mahasiswa dapat mencari permasaahan yang ada di RS serta berkonsultasi dengan
pembimbing lapangan dan menentukan metode yang akan digunakan di Rumah Sakit.
D. Pelaksanaan Kegiatan
Kegiatan magang yang dilakukan di RSUD Kota Bogor meliputi, observasi di
lingkungan kerja, menelusuri literatur, mencari data-data yang diperlukan, membantu
membuat project yang diberikan oleh pembimbing lapangan dan mengikuti kegiatan
yang dilakukan oleh Kepala Bidang Pelayanan.
E. Pelaporan
Selama pelaksanaan magang penulis mengambil judul “Gambaran Pelayanan
Program Pengobatan Penyakit Tuberkulosis di RSUD Kota Bogor Tahun 2020”. Dalam
tahap penyusunan laporan magang penulis berkonsultasi kepada pembimbing lapangan
dan Dosen pembimbing. Selanjutnya, laporan magang akan di presentasikan di depan
dosen pembimbing dan dosen penguji. Setelah dipersentasikan laporan magang akan
direvisi dan dinilai oleh dosen pembimbing magang dan penguji. Laporan yang telah
selesai dibuat akan dijilid dengan hard cover dan dibuat 4 rangkap serta didistribusikan
kepada:
1. Ketua jurusan Kesehatan Masyarakat
2. Dosen pembimbing Akademik
3. Pembimbing Lapangan RSUD Kota Bogor
4. Mahasiswa