SURAT ELEKTRIK (EMAIL) MODUL Isi :Pengertian Surat Elektrik (email), langkah-langkah membuat surat elekrik (email), melampirkan dokumen melalui email dan penggunaan Cc dan Bcc. SMK ABDI NUSANTARA MULOK SIMULASI DAN KOMUNIKASI DIGITAL RINDU PRIHATININGRUM PENGERTIAN SURAT ELEKTRONIK (EMAIL) Surat elektrik atau disingkat dengan Surel yang jika diterjemahkan dalam bahasa Inggris sadalah Email singkatan dari Electronic Mail. Surat Elektrik merupakan media paling praktis sebagai sarana untuk mengirim pesan, baik dalam bentuk teks, file audio, video maupun jenis file lainnya secara cepat melalui bantuan internet. Dikarenakan menggunakan bantuan internet, inilah mengapa disebut sebagai surat elektronik, tidak menggunakan media kertas dan bantuan kantor pos dalam pengiriman surat nya. Setiap surat elektronik atau surel (email) memiliki akun yang jelas, seperti nama depan, nama belakang, username (nama pengguna) dan password untuk login, tanggal kelahiran, jenis kelamin, nomor telepon, alamat surel yang lain serta alamat pemilik surel. Dalam memilih surel, harus memperhatikan beberapa hal, seperti memiliki perlindungan berupa spam filter, handal, mudah diintegrasikan dengan fitur lainnya, lebih aman, mudah digunakan, terdapat fitur kerasipan, canggih, dapat dipercaya, dan mempunyai ruang penyimpanan yang relatif besar. Alamat surel biasanya unik dan dipastikan tidak memiliki duplikat di tempat lainnya. Format alamat surel memiliki struktur sebagai berikut : 1. Salah satu contoh misalkan : [email protected] 2. Penjelasan dari format alamat surel diatas adalah : Smkbisa2018 adalah identitas atau akun surel yang terdaftar pada mesin Mail server, dalam hal ini adalah pihak Google. Simbol @ menunjukan format standar alamat surel yang merujuk pada pengalaman sebuah domain tertentu Gmail merupakan identitas dari nama mesin mail server yang menyediakan layanan mail box terhadap user yang terdaftar tersebut. .Com merupakan domain paling atas (top domain). LANGKAH – LANGKAH MEMBUAT SURAT ELEKTRONIK Berikut langkah-langkah membuat surat elektronik melalui laman Google dengan media komputer. 1. Pastikan komputer terkoneksi dengan internet. 2. Buka web browser, kemudian ketikkan alamat url http://gmail.com 3. Server Gmail akan mengarahkan pada halaman login. Kerena anda akan mendaftarkan akun baru, klik More options – Create account (buat akun). 4. Setelah itu, isikan data-data penting yang akan dijadikan identitas pada server Gmail. Klik Next Step untuk mulai melanjutkan. 5. Klik “ I Agree” pada jendela pop up Privacy and Terms untuk menyetujui ketentuan dan peraturan yang dibuat oleh Gmail. 6. Langkah terakhir adalah memasukan dan memastikan bahwa nomor telepon untuk verifikasi surel melalui Text Message (SMS). Klik Continue untuk melanjutkan proses berikutnya. 7. Masukkan kode verifikasi yang dikirimkan lewat SMS ke ponsel, klik Continue. 8. Anda telah berhasil regristasi akun surel baru pada server Gmail. Klik Continue to Gmail untuk masuk ke halaman dashboard surel Anda. 9. Simpanlah username dan password yang digunakan untuk login ke Gmail. Karena hampir semua aktivitas dunia digital, seperti pendaftaran perbankan, grup diskusi, forum, sosial media dan lain sebagainya menggunakan verifikasi email. Dengan demikian akun email sangat penting untuk dijaga kerahasiaanya. Penjelasan bagian-bagian dalam dashboard adalah sebagai berikut : 1. Compose, digunakan untukmenuliskan dan mengirimkan surel baru. Jika diklik, akan muncul jendel pop up yang berada di sebelah kanan bawah. 2. Daftar surel yang tersimpan pad kotak masuk (inbox), merupakan daftar surel yang diterima dan disimpan dalam kotak masuk. 3. Settings, digunakan untuk mengatur properti dalam surel. 4. To (Kepada), merupakan kotak isian yang berisi alamat surel tujuan. 5. Subject, merupakan kolom yang berisi judul surel yang dikirim. 6. Content, merupakan isi surel yang dikirimkan, bisa berupa teks, file lain, audio, video, emoticon atau yang lainnya. 7. Discard draft, untuk menghapus draft surel yang sedang ditulis, tetapi belum dikirimkan. 8. Insert emoji atau Ctrl + Shift + 2, berguna untuk menyisipkan emoji pada konten surel. 9. Insert link atau Ctrl + K, berguna untuk menyisipkan link URL tertentu dalam konten surel. 10. Insert photo, untuk menambahkan gambar dalam surel 11. Insert files using Drive, berguna ketika kita akan menambhkan file yang diambil dari Google Drive. 12. Attach files, berguna untuk melampirkan file dari komputer lokal. 13. Formatting options, berfungsi untuk mengatur format font yang ditulis pada surel. 14. Send, berguna untuk mengirimkan surel beserta isi dan lampirannya ke alamat surel tujuan. 15. Phone calls, merupakan log daftar panggilan menggunakan fitur Hangout 16. Hangouts conversations, merupakan history percakapan Hangouts. 17. Hangouts contacts, yaitu daftar kontak surel yang tergabung dengan hangouts. 18. Menu kerja surel, terdiri atas beberapa menu kerja dalma surel seperti Inbox , starred, Important, Sent Mail, Drafts, All Mail, dan Trash ETIKA KOMUNIKASI DARING PADA PENGGUNAAN EMAIL Makin berkembangnya teknologi pada masa kini, membuat bergeser kebiasaan masyarakat dalam hal berkomunikasi. Salah satunya dengan cara mengirim surat, jika dulu untuk mengirim surat menggunakan jasa kantor pos, sekarang mengirim surat dapat menggunakan aplikasi surat elektronik. Surat Elektronik sekarang digunakan pada setiap aktivitas dunia digital. Mulai dari aktivitas yang bersifat formal maupun non formal. Walaupun penggunaan email merupakan komunikasi dalam jaringan (dengan bantuan internet). Etika komunikasi tetap harus terjaga, hal ini menyangkut dengan segala hukum – hukum digital dan tercapainya tujuan dari komunikasi tersebut. Untuk itu, di bawah ini akan dijabarkan cara-cara mengirim surel atau email dengan baik : 1. Isikan alamat email tujuan pada kolom “To” atau “Kepada”. 2. Isilah “Subject” email wajib diisi dengan tepat dan sesuai dengan isi dan tujuan pengiriman email tersebut. Sebagai contoh, jika mengirim email untuk melamar kerja, isikanlah kolom “Subject” dengan NAMA JABATAN yang akan dilamar. Atau jika misalkan anda ingin mengirim email yang bertujuan mengirim tugas sekolah, anda bisa mengisikan kolom “Subject” dengan NAMA MATA PELAJARAN_TUGAS KE _NAMA SISWA , contoh : SIMULASI DIGITAL_TUGAS 2_RINDU PRIHATININGRUM. Kebanyakan orang mengirim email tanpa mengisi “Subject” nya, hal ini dapat bernampak pada si penerima email. Jika anda menuliskan isi “Subject” , maka penerima email akan langsung memahami judul dari email yang diterimanya. 3. Lalu ini adalah bagian paling penting, yaitu isi dari badan email atau disebut “Content”. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam menuliskan isi pada email, terutama untuk aktivitas formal, yaitu : Tuliskan salam serta pihak yang dituju, misalkan : Yth. Bapak XXX Guru Bahasa Inggris Dengan Hormat/Selamat Pagi/Selamat siang Tuliskan identitas diri anda(perkenalan diri), dapat berupa nama, kelas, jurusan, asal sekolah, tempat kerja, ataupun suatu instansi/organisasi. Tuliskan tujuan anda mengirim email dan sampaikan pesan dengan jelas, jangan bertele-tele. Gunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar, dan hindari menyingkat kata. Pastikan tidak ada salah pengetikan (typo) Hindari menggunakan huruf kapital pada semua kata. Karena akan terkesan tidak baik (atau dalam suasana marah) Pergunakan tanda baca secukupnya, terutama jika anda mengirim email secara formal. Berikan salam penutup dan nama kamu di akhir penulisan email. Jika mengirimkan lampiran (attachment), harap informasikan pada email. Sebagai contoh : “bersama dengan email ini, saya lampirkan file tugas akhir Simulasi Digital” Sesuaikan nada dan gaya penulisan enail dengan orang yang kamu ajak berkomunikasi. Di bawah ini merupakan contoh penulisan isi email yang baik pada aktivitas formal : Kolom “To” atau Kepada Kolom “Subject” atau Judul email “Content” atau isi email Gambar 1 : contoh penulisan email untuk melamar kerja Gambar 2 : contoh penulisan email yang baik dengan tujuan pengiriman tugas belajar Gambar 3 : contoh penulisan email yang baik dengan tujuan pengiriman tugas belajar Beberapa contoh penulisan email yang tidak baik : PENGERTIAN To, Cc, dan Bcc Di dalam surat resmi, kalau kita perhatikan, ada istilah tembusan di sana. Letaknya biasanya ada di bagian pojok kiri bawah. Tembusan surat ini adalah daftar pihak-pihak yang mendapatkan salinan surat selain penerima utamanya. Misalkan, penerima utama sebuah surat adalah Orang Tua/Wali Murid. Untuk tembusannya bisa kita tuliskan misalnya Kepala Dinas Pendidikan, Kepala UPTD Kecamatan, Bupati, dan lain sebagainya. Inti dari tembusan ini adalah supaya pihak-pihak yang ada di daftar tembusan ini tahu apa isi surat yang kita kirimkan ke penerima utama. Pada email juga berlaku hal yang sama. Pada email juga ada tembusan, tetapi dengan istilah yang berbeda. Istilah tersebut adalah Cc. Tapi ada satu yang berbeda pada email. Di sini kita bisa mengirimkan tembusan yang bersifat rahasia yang dinamakan Bcc. Sehingga dapat jelaskan pengertiannya adalah sebagai berikut : To: Penerima utama sebuah email. Cc (carbon copy): Orang yang ingin kita beritahu bahwa kita mengirim pesan ke penerima (yang ditulis di kolom To). Penerima email akan tahu siapa saja yang di Cc. Bcc (blind carbon copy): Orang yang ingin kita beritahu bahwa kita mengirim pesan ke penerima disertai siapa saja yang di-CC-kan. Penerima email maupun orang yang di CC-kan tidak akan tahu siapa saja BCC-nya dan setiap BCC tidak akan tahu siapa BCC selain dirinya. Untuk lebih memahami perbedaan antara To, Cc dan Bcc, silakan perhatikan gambar berikut. Berdasarkan gambar di atas, jika kita rinci lagi akan menjadi seperti berikut : To : [email protected] Cc : [email protected] Bcc : [email protected]. Sedangkan kalau kita terapkan pengertian di atas terhadap para penerima tersebut, ini yang akan terjadi : [email protected] bisa melihat [email protected] sebagai tembusannya. Tetapi di saat yang sama, dia tidak bisa melihat [email protected] sebagai tembusan lainnya. Begitu juga dengan [email protected]. Dia bisa melihat [email protected] penerima utama, tetapi tidak bisa melihat [email protected] sebagai penerima email lainnya. Sedangkan untuk [email protected], dia bisa melihat siapa saja yang menjadi penerima utama email dan siapa saja tembusannya. Tapi tidak berlaku sebaliknya.
