KONSEP PENYUSUNAN PROGRAM KERJA DI UNIT PELAYANAN REKAM MEDIS Widyarsih Oktaviana, SKM, MKM Prodi Diploma Rekam Medis Widyarsih Oktaviana, SKM, MKM 1 KEMAMPUAN AKHIR YANG DIHARAPKAN 1. Mahasiswa mampu memahami manfaat penyusunan program di unit kerja rekam medis 2. Mahasiswa mampu membuat rancangan program kerja sederhana di unit kerja rekam medis 3. Mahasiswa mampu merencanakan anggaran dalam mendukung program di unit kerja rekam medis Widyarsih Oktaviana, SKM, MKM 2 TIGA KOMPONEN PERENCANAAN ANALISIS SITUASI • Identifikasi situasi (Visi dan Misi Yankes, Kebijakan saat ini, Kondisi Yankes, Indikator Kinerja) PROGRAM • Penjabaran berbagai rencana kegiatan yang akan dikerjakan (Peningkatan kualitas SDM, peningkatan koordinasi antar unit, pengembangan IT, pengembangan penunjang pelayanan, dl; PENYUSUNAN • Kuantifikasi kegiatan dalam rupiah ANGGARAN Widyarsih Oktaviana, SKM, MKM 3 TATA KELOLA KEPEMIMPINAN DI UNIT KERJA • Standar TKP 5 Setiap departemen/unit atau pelayanan di rumah sakit dipimpin oleh seorang dengan pelatihan, pendidikan, dan pengalaman yang setara dengan pelayanan yang diberikan. • Standar TKP 5.2 Pimpinan merekomendasikan ruangan, peralatan, staf, dan sumber daya lain yang dibutuhkan oleh departemen atau pelayanan • Standar TKP 5.4 Pimpinan memberikan orientasi dan pelatihan bagi semua staf yang bertugas dan bertanggung jawab di departemen atau di pelayanan dimana mereka ditugaskan. Widyarsih Oktaviana, SKM, MKM 4 TATA KELOLA KEPEMIMPINAN DI UNIT KERJA Standar TKP.5.5 Pimpinan melakukan evaluasi kinerja departemen atau pelayanan dan kinerja stafnya. Pimpinan melaksanakan pengukuran mutu (quality measures) yang mengatur pelayanan yang diberikan Pimpinan melaksanakan pengukuran mutu terkait dengan kinerja staf dalam menjalankan tanggung jawab Kegiatan pengukuran dan peningkatan mutu di departemen dan di pelayanan dilaporkan 5. secara berkala Widyarsih Oktaviana, SKM, MKM 5 FORMAT PROGRAM KERJA Bab I PENDAHULUAN a. Latar Belakang b. Tujuan Bab II KEGIATAN POKOK DAN RINCIAN KEGIATAN a. Kegiatan Pokok b. Cara Melaksanakan Kegiatan c. Sasaran Kegiatan Bab III JADWAL PELAKSANAAN KEGIATAN Bab IV EVALUASI PELAKSANAAN KEGIATAN BAB V ANGGARAN KEGIATAN BAB VI PENUTUP Widyarsih Oktaviana, SKM, MKM 6 BAB I PENDAHULUAN a. LATAR BELAKANG • Visi, Misi dan fungsi unit pelayanan • Struktur Organisasi dan Tata Kelola (SOTK) • Identifikasi permasalahan tahun lalu yang perlu diselesaikan pada program kerja tahun berikutnya • Menggambarkan situasi unit pelayanan saat ini • Menggambarkan harapan yang akan dicapai b. TUJUAN Mencakup sesuatu yang luas namun SMART dan mampu menggambarkan mengapa program kerja ini perlu dilaksanakan. Misal: meningkatkan mutu pelayanan rekam medis di Rumah Sakit; meningkatkan kualitas SDM rekam medis dalam menunjang pelayanan di RS tahun 2017. Tujuan boleh lebih dari satu Widyarsih Oktaviana, SKM, MKM 7 BAB II KEGIATAN POKOK DAN RINCIAN KEGIATAN a. KEGIATAN POKOK Tulis seluruh kegiatan pokok yang akan dikerjakan selama 1 tahun. Contoh: • Monitoring dan Evaluasi Penyelenggaraan Pelayanan Rekam Medis – Monitoring Angka Ketidaklengkapan Pengisian Rekam Medis (AKLPRM) – Monitoring Angka Pengembalian Rekam Medis • Monitoring dan Evaluasi Ketepatan dan Akurasi Pelaporan Angka Kesakitan dan Kematian • Melatih dan Mengembangkan Kemampuan Petugas Rekam Medis – Membuat analisa kebutuhan pelatihan rekam medis – Menyeleggarakan pelatihan tenaga profesi rekam medis – Mengikuti konferensi profesi rekam medis Widyarsih Oktaviana, SKM, MKM 8 BAB II KEGIATAN POKOK DAN RINCIAN KEGIATAN b. CARA MELAKSANAKAN KEGIATAN Tuliskan metode/cara/tools yang digunakan untuk menyelesaikan kegiatan pokok yang telah ditulis sebelumnya. Contoh: • Menyelenggarakan rapat rutin dengan anggota panitia rekam medis • Mengumpulkan data dan melakukan analisis informasi Angka Ketidaklengkapan Pengisian Rekam Medis (AKLPRM) • Bekerjasama dengan Bagian Pengembangan SDM dan Diklat dalam penyusunan program pelatihan pengembangan staf rekam medis • Mengajukan kajian usulan perencanaan kebutuhan logistik rekam medis • dsb Widyarsih Oktaviana, SKM, MKM 9 BAB II KEGIATAN POKOK DAN RINCIAN KEGIATAN b. SASARAN KEGIATAN Tulis output yang diharapkan dari pelaksanaan kegiatan. Sasaran kegiatan harus dapat diukur secara kuantitatif. Dapat berupa target peserta/cakupan orang yang mendapatkan dampak pelaksanaan kegiatan, atau keluaran dalam bentuk laporan/kebijakan/SK/hardware. Contoh: • Terdapat 10 orang staf rekam medis yang terlatih dalam mengukur indikator kinerja • Terdapat laporan monitoring AKLPRM secara periodik Widyarsih Oktaviana, SKM, MKM 10 BAB III. JADWAL PELAKSANAAN KEGIATAN NO URAIAN KEGIATAN 1 Melaksanakan Kegiatan Analisis, Validasi, dan Pelaporan Monitoring AKLPRM Dalam Rangka Close Medical Record Review; Laporan setiap bulan dan analisis setiap triwulan 2 Monitoring Angka Kepatuhan Pengembalian Rekam Medis Rawat Jalan (RJ)/ Rawat Inap (RI); 3 Kajian Usulan Perencanaan Logistik Rekam Medis 4 Pelatihan Petugas Rekam Medis 1 2 3 4 5 BULAN 6 7 8 9 10 11 12 5 Catatan: Jadwal ini akan menjadi acuan evaluasi berbasis kinerja, program mana saja yang sesuai rencana dan tidak sesuai. Jika tidak sesuai, apa penyebabnya dan akibatnya? Widyarsih Oktaviana, SKM, MKM 11 BAB IV. EVALUASI PELAKSANAAN KEGIATAN • Digunakan sebagai acuan evaluasi berbasis kinerja: Program mana saja yang sesuai rencana dan tidak sesuai. Jika tidak sesuai, apa penyebabnya dan akibatnya? • Menggambarkan indikator program yang berhasil dilaksanakan • Contoh: – Evaluasi program akan dilaksanakan setiap triwulan dengan melihat kesesuaian antara tujuan kegiatan, jadwal kegiatan dan output kegiatan yang telah direncanakan. Widyarsih Oktaviana, SKM, MKM 12 BAB V. ANGGARAN KEGIATAN • Mengkuantifikasikan program kerja ke dalam rupiah • Tidak seluruh kegiatan yang dilaksanakan oleh unit kerja, anggarannya dibebankan ke unit kerja tersebut. • Beberapa anggaran dapat dibebankan ke unit lain sebagai PIC. Contohnya: anggaran pengembangan staf UK-Rekam Medis dapat dibebankan ke Bagian SDM/Diklat, dsb. • Kebijakan penggunaan anggaran setiap rumah sakit bisa berbeda. Widyarsih Oktaviana, SKM, MKM 13 BAB VI. PENUTUP Berisi kalimat penutup dan biasanya diakhiri dengan tandatangan pengesahan/persetujuan. Widyarsih Oktaviana, SKM, MKM 14 Referensi • Buku Standar KARS 2012 • Edward J., CPA, CAE McMillan. Not for Profit Budgeting and Financial Management (2003) • Institute of Leadership & Management-Budgeting for Better Performance (2003) • Jae K. Shim, Joel G. Siegel-Budgeting Basics and Beyond (2008) Widyarsih Oktaviana, SKM, MKM 15
