Uploaded by dwiriska.new

G41150130 LAPORAN LENGKAP

advertisement
ANALISIS PENGELOLAAN DOKUMEN REKAM MEDIS DI
PUSKESMAS IJEN BONDOWOSO TAHUN 2019
HALAMAN SAMPUL
SKRIPSI
Oleh
Iin Sagitha
NIM G41150130
PROGRAM STUDI REKAM MEDIK
JURUSAN KESEHATAN
POLITEKNIK NEGERI JEMBER
2019
ANALISIS PENGELOLAAN DOKUMEN REKAM MEDIS DI
PUSKESMAS IJEN BONDOWOSO TAHUN 2019
HALAMAN JUDUL
SKRIPSI
Diajukan sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan Pendidikan
di Program Studi D-IV Rekam Medik Jurusan Kesehatan
Oleh
Iin Sagitha
NIM G41150130
PROGRAM STUDI REKAM MEDIK
JURUSAN KESEHATAN
POLITEKNIK NEGERI JEMBER
2019
ii
KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI
POLITEKNIK NEGERI JEMBER
ANALISIS PENGELOLAAN DOKUMEN REKAM MEDIS DI PUSKESMAS
IJEN BONDOWOSO TAHUN 2019
Telah diuji pada Tanggal: 19 Agustus 2019
Ketua Penguji,
Atma Deharja, S.KM. M.Kes
NIP 19841117 201001 1 019
Sekretaris Penguji,
Aggota Penguji,
Rossalina Adi Wijayanti, S.KM, M.Kes
Ervina Rachmawati, S.ST, M.P.H
NIP. 19840219 201504 2 002
NIP. 19890530 201803 2 001
Mengesahkan
Ketua Jurusan Kesehatan
Sustin Farlinda, S.Kom, MT
NIP 19720204 200112 2 003
iii
SURAT PERNYATAAN
Saya yang bertanda tangan di bawah ini :
Nama
: Iin Sagitha
NIM
: G41150130
menyatakan dengan sebenar-benarnya bahwa segala pernyataan dalam Skripsi saya
yang berjudul “Analisis Pengelolaan Rekam Medis Di Puskesmas Ijen Bondowoso
Tahun 2019” merupakan gagasan dan hasil karya saya sendiri dengan arahan komisi
pembimbing, dan belum pernah di ajukan dalam bentuk apa pun pada perguruan
tinggi mana pun.
Semua data dan informasi yang digunakan telah dinyatakan secara jelas dan
dapat diperiksa kebenarannya. Sumber informasi yang berasal atau diikutip dari karya
yang diterbitkan dari penulis telah disebutkan dalam naskah dan dicantumkan dalam
daftar pustaka di bagian akhir skripsi ini.
Jember, 19 Agustus 2019
Iin Sagitha
NIM G41150130
iv
PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI
KARYA ILMIAH UNTUK KEPENTINGAN
AKADEMIS
Yang bertanda tangan di bawah ini, saya:
Nama
NIM
Program Studi
Jurusan
: Iin Sagitha
: G41150130
: Rekam Medik
: Kesehatan
Demi pengembangan Ilmu Pengetahuan, saya menyetujui untuk memberikan kepada
UPT. Perpustakaan Politeknik Negeri Jember, Hak Bebas Royalti Non-Eksklusif
(Non-Exclusive Royalty Free Right) atas Karya Ilmiah berupa Skripsi saya yang
berjudul :
ANALISIS PENGELOLAAN DOKUMEN REKAM MEDIS DI PUSKESMAS
IJEN BONDOWOS TAHUN 2019
Dengan Hak Bebas Royalti Non-Eksklusif ini UPT. Perpustakaan Politeknik Negeri
Jember berhak menyimpan, mengalih media atau format, mengelola dalam bentuk
Pangkalan Data (Database), mendistribusikan karya dan menampilkan atau
mempublikasikannya di internet atau media lain untuk kepentingan akademis tanpa
perlu meminta ijin dari saya selama tetap mencantumkan nama saya sebagai penulis
atau pencipta.
Saya bersedia untuk menanggung secara pribadi tanpa melibatkan pihak Politeknik
Negeri Jember, segala bentuk tuntutan hukum yang timbul atas Pelanggaran Hak
Cipta dalam Karya ilmiah ini.
Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya.
Dibuat di
: Jember
Pada Tanggal
: 19 Agustus 2019
Yang menyatakan,
Nama
NIM
v
: Iin Sagitha
: G41150130
HALAMAN MOTTO
“Jika ingin sukses maka bahagiakanlah kedua orang tua, membahagiakan tidak harus
dengan materi, tetapi bisa mengukir senyum di wajah kedua orang tua itu sungguh
luar biasa.”
(Githa)
“Kita tidak hanya perlu belajar berbicara untuk menjelaskan, tetapi juga perlu diam
untuk mendengarkan.”
(Gus Mus)
vi
HALAMAN PERSEMBAHAN
Puji syukur atas segala karunia kepada Tuhan Yang Mahan Esa Allah SWT
yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya, serta Nabi Muhammad SAW yang
telah menjadi tauladan bagi seluruh umat-nya. Dengan ini saya persembahkan skripsi
ini kepada:
1. Kedua orangtua, bapak Sarmo dan Ibu Jana terimakasih sudah memberi
nasehat, dukungan, juga sudah bekerja keras dan selalu mendoakan saya.
2. Adikku tersayang Sarita Dwi Aurellia Rosyadah partner berantem.
3. Budi Hariyanto terimakasih atas dukungan dan semangatnya
4. Ibu Rossalina Adi Wijayanti, S.KM, M.Kes selaku pembimbing saya,
terimakasih atas bimbingan dan arahan untuk saya dalam menyelesaikan
skripsi ini.
5. Politeknik Negeri Jember, Jurusan Kesehatan Program Studi D-IV Rekam
Medik serta dosen-dosen yang begitu luar biasa memberikan ilmu kepada
saya.
6. Sahabat-sahabatku di kota rantau (Rita, Desi, Riska, Riris, Wafir) yang
menemani berjuang dan selalu menyemangati untuk dapat menyelesaikan
karya ini.
7. Mbak-mbak kosku, mbak Rina, Rini, Tari, Frindas juga terimakasih atas
motivasinya.
8. Rekan – rekan seperjuangan Rekam Medik Angkatan 2015.
vii
Analisis Pengelolaan Dokumen Rekam Medis di Puskesmas Ijen Bondowoso Tahun
2019 (Rossalina Adi wijayanti, S.KM, M.Kes)
Iin sagitha
Program Studi rekam Medik
Jurusan Kesehatam
ABSTRAK
Rekam medis merupakan berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang
identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah
diberikan kepada pasien. Berdasarkan studi pendahuluan di Puskesmas Ijen terdapat
beberapa sistem pengelolaan dokumen rekam medis yang masih belum optimal.
Tujuan dari penelitian ini adalah menganalisis pengelolaan dokumen rekam medis di
Puskesmas Ijen Bondowoso. Jenis penelitian yang digunakan adalah analisis
kualitatif. Metode pengumpulan data dilakukan dengan cara wawancara, observasi,
dokumentasi dan brainstorming. Unit analisis dalam penelitian ini adalah unit rekam
medis dengan subjek penelitian 4 informan yang terdiri dari petugas rekam medis dan
penanggung jawab rawat inap dan objek penelitian ini adalah pengelolaan rekam
medis dipuskesmas Ijen. Hasil penelitian diketahui terdapat faktor-faktor yang
menjadi penyebab tidak terlaksananya pengelolaan dokumen rekam medis dengan
baik, yaitu pengetahuan petugas, tingkat pendidikan, pelatihan, motivasi, sarana dan
prasarana. Adapun saran yang untuk puskesmas yaitu memberikan kesempatan untuk
petugas agar mengikuti pelatihan atau seminar tentang rekam medis untuk
meningkatkan pengetahuan petugas tentang pengelolaan dokumen rekam medis,
memberikan motivasi berupa penghargaan ataupun bonus untuk meningkatkan
semangat petugas dalam bekerja serta menambah sarana berupa rak rekam medis,
ICD, jaringan wifi, SIMPUS serta prasarana berupa ruangan untuk unit rekam medis.
Kata Kunci: Pengelolaan Dokumen Rekam Medis, Puskesmas
viii
Analisis Pengelolaan Dokumen Rekam Medis di Puskesmas Ijen Bondowoso
Tahun 2019 (Analysis of Medical Record Document Managements in Ijen
Bondowoso Health Center in 2019) (Rossalina Adi wijayanti, S.KM, M.Kes)
Iin sagitha
Study Program of Medical Record
Health Department
Program Studi Rekam Medis
Jurusan Kesehatan
ABSTRACT
.
The medical record is the file containing the notes and documents about the identity
of the patient, examination, treatment, action and other services that have been
provided to the patient. Based on preliminary studies at Ijen public health center
there are several medical record management systems is still not optimal. The
purpose of this research is to analyze the management of medical record documents
in Ijen public health center. This type of research is a qualitative analysis. The data
collecting method is caried out by interviews, observation, documentation and
brainstorming. The unit of analysis in this research is a medical record unit with 4
subject informants consisting of medical record officer and in charge of the
hospitalization and the object of the research is the management of the medical
record in Ijen clinics. The result of the research showed that there are unknown
factors that caused there is no good medical record document management
implementation, those are knowledge officers, level of education, training, motivation
and infrastructure. As for advice for clinics to provide opportunities for officers to
follow training or seminars on medical record to improve officer knowledge about
the management of medical record document, provide the motivation in the form of
awards or bonuses to boost the morale of the officers in the works as well as adding a
means in the form of shelf medical record, ICD, wifi networks, SIMPUS as well as
infrastructure in the form of the room to the unit medical record.
Key Words: Management Medical Record Documents, Public Health Center
ix
RINGKASAN
Analisis Pengelolaan Dokumen Rekam Medis di Puskesmas Ijen Bondowoso
Tahun 2019, Iin Sagitha, Nim G41150130, Tahun 2019, DIV Rekam Medik,
Kesehatan, Politeknik Negeri Jember, Rossalina Adi Wijayanti, S.KM, M.Kes
(Dosen Pembimbing).
Kemenkes (2014) mengemukakan bahwa salah satu pelayanan kesehatan yang
berwenang melaksanakan rekam medis adalah puskesmas. Berdasarkan studi
pendahuluan pengelolaan rekam medis di puskesmas Ijen belum terlaksana dengan
baik seperti penamaan, penomoran, assembling, koding, dan pnyimpanan rekam
medis. Permasalahan diPuskesmas Ijen yaitu sistem penamaan sesuai standar
menggunakan KTP/KK tidak diterapkan untuk semua jenis pasien, melainkan hanya
diterapkan untuk jenis pasien dengan jaminan kesehatan. Berkas rawat inap juga tidak
diberikan nomor rekam medis. Puskesmas Ijen tidak melakukan assembling rekam
medis. Beberapa petugas tidak mengetahui tentang pemberian kode diagnosa
menggunakan ICD-10 dan pemberian kode indakan dengan menggunkan ICD-9 CM.
Pengelolaan yang belum terlaksana dengan baik diduga dapat disebabkan oleh
beberapa faktor mengenai kinerja seperti faktor pribadi, faktor pemimpin dan faktor
sistem.
Tujuan dari penelitian ini adalah menganalisis pengelolaan dokumen rekam
medis di Puskesmas Ijen Bondowoso. Jenis penelitian yang digunakan adalah analisis
kualitatif. Metode pengumpulan data dilakukan dengan cara wawancara, observasi,
dokumentasi dan brainstorming. Subjek dari penelitian ini yaitu 4 informan yang
terdiri dari petugas rekam medis dan penanggung jawab rawat inap.
Hasil dari penelitian ini yaitu pada faktor pribadi yang berpengaruh terhadap
pengelolaan rekam medis adalah pengetahuan dan tingkat pendidikan. Pengetahuan
petugas masih kurang seperti dalam pemberian nama, penomoran, pemberian kode
diagnose serta assembling rekam medis. Tingkat pendidikan dari 4 informan yaitu
x
SMA, D3 keperawatan, Sarjana Ekonomi dan D3 rekam medis. Faktor pemimpin
yang berpengaruh adalah pelatihan yang tidak pernah diikuti oleh petugas dan tidak
adanya motivasi dari pimpinan. Faktor sistem adalah sarana dan prasarana belum
memadai. Berdasarkan brainstorming yang menjadi prioritas masalah pengelolaan
rekam medis adalah sarana dan prasarana. Saran dari peneliti yaitu mengikutsertakan
petugas pelatihan terkait rekam medis, memberikan motivasi berupa penghargaan
ataupun bonus untuk meningkatkan semangat petugas dalam bekerja dan menambah
sarana berupa rak rekam medis, ICD, jaringan wifi, SIMPUS serta prasarana berupa
ruangan untuk unit rekam medis.
xi
PRAKATA
Alhamdulilluahi robbil alamin, Puji syukur penulis panjatkan ke hadirat Allah
SWT. atas berkat rahmat dan karunia-Nya sehingga penulisan karya tulis ilmiah
berjudul “Analisis Pengelolaan Dokumen Rekam Medis di Puskesmas Ijen
Bondowoso Tahun 2019” dapat diselesaikan dengan baik.
Penulis menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada:
1. Saiful Anwar S. TP, MP selaku Direktur Politeknik Negeri Jember.
2. Sustin Farlinda, S.Kom., MT, selaku Ketua Jurusan Ilmu Kesehatan.
3. Faiqatul Hikmah. S.KM. M.Kes, selaku Ketua Program Studi D-IV Rekam
Medis.
4. Rossalina Adi Wijayanti, S.KM, M., Kes, selaku Dosen Pembimbing yang telah
memberikan motivasi, kesempatan dan waktunya untuk membimbing penulis
hingga terselesaikannya penulisan skripsi ini.
5. Seluruh Dosen Program Studi Rekam Medik di Politeknik Negeri Jember yang
telah memberikan ilmu yang berharga bagi penulis dan membantu dalam
menyelesaikan skripsi ini.
6. Kedua orang tua, adik, keluarga dan teman-teman yang selalu mendukung dan
mendoakan.
7. Semua teman-teman seangkatan Diploma IV Rekam Medis terima kasih atas
kebersamaanya selama ini, dan semoga perjuangan kita berlanjut
Jember, 19 Agustus 2019
Penulis
xii
DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL ................................................................................................... ii
HALAMAN PENGESAHAN .................................................................................... iii
SURAT PERNYATAAN ........................................................................................... iv
SURAT PERSETUJUAN PUBLIKASI .................................................................... v
HALAMAN MOTTO ................................................................................................ vi
HALAMAN PERSEMBAHAN ............................................................................... vii
ABSTRAK ................................................................................................................ viii
ABSTRACT ................................................................................................................. ix
RINGKASAN .............................................................................................................. x
PRAKATA ................................................................................................................. xii
DAFTAR ISI............................................................................................................. xiii
DAFTAR TABEL ................................................................................................... xvii
DAFTAR LAMPIRAN .......................................................................................... xviii
DAFTAR SINGKATAN .......................................................................................... xix
BAB 1. PENDAHULUAN .......................................................................................... 1
1.1 Latar Belakang ........................................................................................ 1
1.2 Rumusan Masalah ................................................................................... 4
1.3 Tujuan Penelitian .................................................................................... 4
1.3.1 Tujuan Umum ................................................................................. 4
1.3.2 Tujuan Khusus ................................................................................ 4
1.4 Manfaat Penelitian .................................................................................. 5
1.4.1 Bagi Peneliti .................................................................................... 5
1.4.2 Bagi Puskesmas Ijen Bondowoso ................................................... 5
1.4.3 Bagi Politeknik Negeri Jember ....................................................... 5
BAB 2. TINJAUAN PUSTAKA................................................................................. 6
xiii
2.1 Penelitian Terdahulu .............................................................................. 6
2.2 State of the Art ......................................................................................... 7
2.3 Puskesmas ............................................................................................... 7
2.4 Rekam Medis .......................................................................................... 8
2.4.1 Definisi Rekam Medis ................................................................... 8
2.4.2 Tujuan Rekam Medis ..................................................................... 8
2.4.3 Kegunaan Rekam Medis ................................................................ 9
2.5 Sistem Pengelolaan Dokumen Rekam Medis ..................................... 11
2.5.1 Sistem Penamaan Pasien .............................................................. 11
2.5.2 Sistem Penomoran Rekam Medis ................................................ 11
2.5.3 Sistem Penyimpanan Rekam Medis ............................................. 13
2.5.4 Kodefikasi .................................................................................... 14
2.5.5 Assembling ................................................................................... 15
2.6 Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Kinerja Petugas Rekam
Medis ....................................................................................................... 16
2.6.1 Faktor personal (personal factor) ................................................. 16
2.6.2 Faktor Pemimpin (Leadership factor) .......................................... 19
2.6.3 Faktor Sistem (System factor) ...................................................... 21
2.7 Kerangka Konsep ................................................................................. 21
BAB 3. METODE PENELITIAN ............................................................................ 23
3.1 Jenis Penelitian ..................................................................................... 23
3.2 Lokasi dan Waktu Penelitian .............................................................. 23
3.3 Unit Analisis Penelitian ........................................................................ 23
3.4 Variabel Penelitian ............................................................................... 23
3.5 Definisi Operasional ............................................................................. 24
3.6 Tahapan Penelitian ............................................................................... 28
3.7 Sumber Data ......................................................................................... 30
3.8 Teknik Pengumpulan Data .................................................................. 31
xiv
3.9 Instrumen Pengumpulan Data ............................................................ 32
3.10 Uji Keabsahan Data ............................................................................ 33
3.11 Teknik Analisis Data ........................................................................... 33
BAB 4. HASIL DAN PEMBAHASAN .................................................................... 35
4.1 Gambaran Umum Puskesmas Ijen Bondowoso.................................. 35
4.1.1 Profil Puskesmas Ijen Bondowoso ................................................ 35
4.2 Mengidentifikasi Faktor Personal Petugas Dalam Sistem
Pengelolaan Dokumen Rekam Medis di Puskesmas Ijen
Bondowoso.............................................................................................. 36
4.2.1 Pengetahuan ................................................................................... 36
4.2.2 Tingkat Pendidikan ........................................................................ 41
4.3 Mengidentifikasi Faktor Pemimpin Petugas Dalam Sistem
Pengelolaan Dokumen Rekam Medis di Puskesmas Ijen
Bondowoso.............................................................................................. 43
4.3.1 Pelatihan ........................................................................................ 44
4.3.2 Motivasi (Penghargaan) ................................................................. 45
4.4 Mengidentifikasi
Faktor Sistem Petugas
Dalam Sistem
Pengelolaan Dokumen Rekam Medis di Puskesmas Ijen
Bondowoso.............................................................................................. 47
4.4.1 Sarana dan Prasarana ..................................................................... 47
4.5 Mengidentifikasi Pengelolaan Dokumen Rekam Medis di
Puskesmas Ijen Bondowoso .................................................................. 49
4.6 Menganalisis
pengelolaan
faktor
penyebab
dokumen
rekam
dan
prioritas
medis
masalah
menggunakan
Brainstorming di Puskesmas Ijen Kabupaten Bondowoso tahun
2019. ........................................................................................................ 54
BAB 5. KESIMPULAN DAN SARAN .................................................................... 56
5.1 Kesimpulan ............................................................................................ 56
xv
5.2 Saran ....................................................................................................... 57
DAFTAR PUSTAKA ................................................................................................ 58
LAMPIRAN ............................................................................................................... 63
xvi
DAFTAR TABEL
Halaman
2.2 State of the Art .................................................................................... ………… 7
2.9 Kerangka Konsep Penelitian ............................................................... ............... 21
3.5 Definisi Operasional ........................................................................... ............... 24
3.6 Tahapan Penelitian .............................................................................. ............... 28
4.1 Pendidikan Terakhir Petugas………………………………………….. ............ 41
xvii
DAFTAR LAMPIRAN
Halaman
1. Persetujuan Setelah Penjelasan…………………………………………………...63
2. Pedoman Wawancara…………………………………………………………….72
3. Hasil Wawancara…………………………………………………………………73
4. Pedoman Observasi………………………………………………………………79
5. Hasil Observasi…………………………………………………………………...77
6. Hasil Brainstorming………………………………………………………………………80
7. Foto Pelaksanaan Brainstorming………………………………………………………..82
8. Daftar Hadir Brainstorming……………………………………………………………...86
9. Keterangan Persetujuan Etik……………………………………………………...88
xviii
DAFTAR SINGKATAN
SDM
: Sumber Daya Manusia
SPO
: Standar Prosedur Operasional
RJ
: Rawat Jalan
RI
: Rawat Inap
RM
: Rekam Medis
SKM
: Sarjana Kesehatan Masyarakat
ATK
: Alat Tulis Kantor
DRM
: Dokumen Rekam Medis
ICD
: International Statistical Classification of Diseases and
Related Health Problems
KIUP
: Kartu Indek Utama Pasien
SOP
: Standar Operasional Prosedur
Depkes
: Departemen Kesehatan
Kemenkes
: Kementrian Kesehatan
RSAU
: Rumah Sakit Angkatan Udara
SMA
: Sekolah Menengah Atas
ALFRED
: Administration, Legal, Financial, Rise, Education,
Documentation
KBBI
: Kamus Besar Bahasa Indonesia
xix
BAB 1. PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Pusat Kesehatan Masyarakat yang selanjutnya disebut Puskesmas adalah
fasilitas pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan upaya kesehatan masyarakat
dan upaya kesehatan perseorangan tingkat pertama, dengan lebih mengutamakan
upaya promotif dan preventif untuk mencapai derajat kesehatan masyarakat
(Kemenkes RI, 2014).
Peraturan ini menuntut petugas pelayanan agar dapat
memberikan pelayanan yang baik dan memuaskan dalam hal yang mencakup
perencanaan, pelaksanaan, evaluasi, pencatatan dan pelaporan guna mencapai derajat
kesehatan yang baik bagi masyarakat dapat dilakukan dengan upaya promotif dan
preventif seperti halnya dalam memberikan tindakan medis atau informasi dalam
pelayanan kesehatan. Setiap fasilitas pelayanan harus mampu meningkatkan kualitas
pelayananya, termasuk diantaranya peningkatan kualitas pendokumentasian rekam
medis (Hatta, G, 2012).
Rekam medis merupakan berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang
identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah
diberikan kepada pasien (Permenkes RI, 2008). Rekam medis adalah sebuah
pendokumentasian yang sangat penting di lakukan oleh pelaksana dalam memberikan
barang bukti kepada pasien. Berkaitan pula dengan isi rekam medis yang
mencerminkan segala informasi menyangkut pasien sebagai dasar dalam menentukan
tindakan lebih lanjut dan sebagai sarana komunikasi antar tenaga lain dalam upaya
pelayanan maupun tindakan medis yang sama-sama terlibat dalam penanganan pasien
(Hatta, G, 2012).
Dokumen rekam medis digunakan sebagai bukti perjalanan penyakit pasien
dan pengobatan yang telah diberikan oleh tenaga medis, alat komunikasi antara para
tenaga kesehatan yang memberikan perawatan kepada pasien, sumber informasi
untuk riset dan pendidikan, serta sebagai sumber dalam pengumpulan data statistik
1
2
kesehatan. Adapun tujuan rekam medis dapat ditinjau dari beberapa aspek yaitu
(ALFRED). Aspek administrasi (Administration), aspek hukum (Legal), aspek
keuangan (Financial), aspek penelitian (Riset), aspek pendidikan (Education) dan
aspek dokumentasi (Documentation) (Hatta G, 2012).
Sesuai dengan tujuan terbentuknya rekam medis dibutuhkan kinerja yang baik
pada proses pengelolaan dokumen rekam medis. Pengelolaan rekam medis yang baik
dapat menghasilkan sebuah prosedur pengelolaan sesuai dengan standart yang telah
ditetapkan. Pengelolaan rekam medis yang sesuai standart akan menghasilkan data
informasi yang akurat. Pengelolaan dokumen rekam medis terdiri dari beberapa
subsistem yaitu penamaan, penomoran, penyimpanan, assembling, coding, dan
retensi (Budi, 2011).
Kemenkes (2014) mengemukakan bahwa salah satu pelayanan kesehatan yang
berwenang melaksanakan rekam medis adalah puskesmas. Salah satu puskesmas
yang ada di kabupaten Bondowoso yaitu puskesmas Ijen. Puskesmas Ijen Bondowoso
merupakan puskesmas yang telah melakukan akreditasi satu kali, tetapi kondisi dari
sistem pengelolaan rekam medis di puskesmas Ijen masih belum menerapkan sistem
pegelolaan berkas secara terstruktur seperti penamaan, penomoran, assembling,
koding dan penyimpanan. Berdasarkan hasil observasi yang dilakukan pada bulan
Mei 2018 oleh peneliti, diketahui bahwa dari 10 berkas rekam medis rawat inap pada
bulan juli tidak terisi dengan lengkap seperti identitas pasien (100%), resume medis
(100%), dan tanda tangan petugas (60%), hal ini tidak sesuai dengan ketenteuan yang
menyatakan bahwa kelengkapan pengisian rekam medis 24 jam setelah selesai
pelayanan dengan standar 100% (Depkes, 2008).
Permasalahan lain yang ada di Puskesmas Ijen yaitu pengembalian berkas
rekam medis pasien rawat inap ke bagian rekam medis membutuhkan waktu 1 bulan,
sedangkan menurut Depkes (2008) pengembalian berkas rawat inap yang tepat harus
dikembalikan dalam waktu 2x24 jam setelah pasien pulang rawat inap. Berkas aktif
dan in aktif tidak dibedakan, belum adanya sistem penomoran yang baku pada lembar
3
rekam pasien rawat inap, sehingga petugas mengalami kesulitan untuk melakukan
tertib administrasi saat proses evaluasi kembali berkas. Puskesmas Ijen Bondowoso
juga belum pernah melakukan retensi berkas rekam medis, sedangkan Depkes (2008)
menyatakan bahwa proses retensi dilakukan sekurang-kurangnya 2 tahun dari tanggal
terakhir kunjungan untuk pelayanan kesehatan non rumah sakit. SIMPUS sudah 1
tahun lebih tidak digunakan, sedangkan Dinkes kabupaten bondowoso mewajibkan
setiap puskesmas untuk memakai SIMPUS.
Berdasarkan hasil wawancara dengan petugas diketahui bahwa pemahaman
petugas tentang penamaan, penomoran, assembling, koding, dan penyimpanan masih
kurang karena dari hasil wawancara petugas mengungkapkan bahwa belum pernah
diikutsertakan pelatihan tentang rekam medis dan belum mempunyai sertifikat
tentang pengelolaan rekam medis. Petugas rekam medis di puskesmas Ijen juga tidak
ada yang berlatar pendidikan murni lulusan dari rekam medis. Riwayat pendidikan
petugas bagian rekam medis merupakan lulusan SMA, D3 keperawatan, Sarjana
Ekonomi dan D3 rekam medis. Pelatihan sangat dibutuhkan oleh seorang pegawai
untuk mengembangkan pengetahuan yang spesifik terutama untuk meningkatkan
kinerja petugas. Hal tersebut sesuai dengan pernyataan yang dikemukakan oleh
Turere (2013) bahwa pendidikan dan pelatihan berpengaruh terhadap kinerja
karyawan.
Menurut Amstrong dan Baron (dalam Wibowo (2013), mengemukakan
bahwa terdapat beberapa faktor yang dapat mempengaruhi kinerja, diantaranya yaitu
personal factors (faktor personal), Leadership Factors (faktor kepemimpinan), dan
system factors (faktor system). Faktor personal dapat ditunjukan oleh pengetahuan
dan tingkat pendidikan. Pengetahuan didefinisikan sebagai informasi yang dimiliki
orang dalam bidang spesifik dan keterampilan didefinisikan sebagai kemampuan
mengerjakan tugas fisik atau mental tertentu, Spencer (dalam Wibowo (2013). Faktor
kepemimpinan merupakan unsur kunci dalam menentukan efektivitas maupun tingkat
produktivitas suatu organisasi. Kepemimpinan adalah proses memberi inspirasi
4
kepada semua karyawan agar bekerja sebaik-baiknya untuk mencapai hasil yang
diharapkan dan kepemimpinan adalah cara mengajak karyawan agar bertindak benar,
mencapai komitmen, dan memotivasi mereka untuk mencapai tujuan, Armstrong
(dalam Sudarmanto (2009).
Berdasarkan permasalahan tersebut peneliti tertarik untuk melakukan analisis
faktor penyebab pengelolaan berkas rekam medis tersebut dengan menggali
permasalahan akibat tidak terselenggaranya sistem pengelolaan rekam medis yang
baik di Puskesmas Ijen Kabupaten Bondowoso.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang tersebut maka dapat dirumuskan masalah
penelitian ini adalah “Bagaimana sistem pengelolaan dokumen rekam medis di
Puskesmas Ijen Kabupaten Bondowoso pada tahun 2019 ?”.
1.3 Tujuan Penelitian
Berdasarkan latar belakang dan rumusan masalah tersebut, maka tujuan
dalam penelitian ini adalah sebagai berikut :
1.3.1 Tujuan Umum
Menganalisis sistem pengelolaan dokumen rekam medis di Puskesmas Ijen
Kabupaten Bondowoso pada tahun 2018.
1.3.2 Tujuan Khusus
a.
Mengidentifikasi Faktor Personal petugas dalam sistem pengelolaan dokumen
rekam medis di Puskesmas Ijen Kabupaten Bondowoso .
b.
Mengidentifikasi Faktor Pemimpin petugas dalam sistem pengelolaan dokumen
rekam medis di Puskesmas Ijen Kabupaten Bondowoso .
c.
Mengidentifikasi Faktor Sistem petugas dalam sistem pengelolaan dokumen
rekam medis di Puskesmas Ijen Kabupaten Bondowoso.
d.
Mengidentifikasi pengelolaan dokumen rekam medis di Puskesmas Ijen
Kabupaten Bondowoso.
5
e.
Menganalisis faktor penyebab dan prioritas masalah pengelolaan dokumen rekam
medis menggunakan Brainstorming di Puskesmas Ijen Kabupaten Bondowoso
tahun 2019.
1.4 Manfaat Penelitian
Setiap hasil penelitian pada prinsipnya harus berguna sebagai petunjuk pengambilan
keputusan dalam artian yang cukup jelas. Adapun manfaat penelitian tugas akhir
adalah sebagai berikut :
1.4.1 Bagi Peneliti
a.
Peneliti mengetahui tentang faktor penyebab tidak terselengaranya pengelolaan
rekam medis di Puskesmas Ijen Bondowoso.
b.
Mempelajari kondisi yang sesungguhnya dan pengalaman di instansi kesehatan
khususnya mengenai sistem pengelolaan unit kerja rekam medis.
c.
Meningkatkan kompetensi mahasiswa berdasarkan kompetensi profesi perekam
medis.
1.4.2 Bagi Puskesmas Ijen Bondowoso
a.
Menambah informasi tentang prosedur penyelenggaraan rekam medis di
Puskesmas.
b.
Bahan masukan bagi Puskesmas dan sebagai perbaikan untuk akreditasi
selanjutnya.
c.
Bagi petugas rekam medis penelitian ini dapat menjadi bahan evaluasi untuk
meningkatkan kinerja secara lebih efektif dan efisien untuk kedepannya.
1.4.3 Bagi Politeknik Negeri Jember
a.
Sebagai bahan referensi penelitian selanjutnya bagi mahasiswa rekam medik.
b.
Menambah khasanah keilmuan dalam bidang rekam medis di Politeknik Negeri
Jember.
c.
Dapat mengetahui seberapa jauh mahasiswa menerapkan ilmu yang diperoleh
selama dibangku kuliah.
BAB 2. TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Penelitian Terdahulu
2.1.1 Evaluasi Sistem Pengelolaan Dokumen Rekam Medis Di Klinik VCT
Puskesmas Puger Tahun 2014, Harianto Nur Seha (2015)
Puskesmas Puger adalah salah satu fasilitas pelayanan kesehatan di Jember
yang memiliki klinik VCT. Jumlah kunjungan pasien di klinik ini meningkat secara
signifikan pada tahun 2013 sebanyak 1396 pasien dan dilanjutkan pada tahun 2014
sebanyak 1727 pasien. Sehingga intensitas pelayanan yang diberikan kepada pasien
semakin sering dan berdampak pada peningkatan jumlah dokumen rekam medis
pasien yang dihasilkan oleh klinik VCT. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk
mengevaluasi pengelolaan dokumen rekam medis pasien di klinik VCT dengan
menggunakan metode survey deskriptif. Teknik pengumpulan data yang dilakukan
adalah dengan wawancara dan observasi. Pedoman evaluasi yang digunakan adalah
pedoman penyelenggaraan rekam medis rumah sakit tahun 2006 n peunjuk teknis
pengisian manual pencatatan program pengendalian HIV-AIDS dan IMS 2012. Hasil
penelitian menunjukkan bahwa pengelolaan dokumen rekam medis yang dilakukan di
klinik VC Puskesmas Puger tidak semuanya dilakukan sesuai pedoman rekam medis
pasien tidak dilakukan dengan baik. Laporan yang dihasilkan tidak selengkap yang
ada pada pedoman..
2.1.2 Pengelolaan Data Rekam Medis di Rumah Sakit Angkatan Udara (RSAU)
Landau
Pengelolaan data di rekam medis di RSAU Lanud Iswahyudi masih belum
terkoordinasi di bagian pendaftaran, assembling, coding, pelaporan sehingga
menghasilkan pengelolaan data rekam medis yang tidak optimal. Tujuan penelitian
ini menganalisa coding, bagaimana pengelolaan data di tempat pendaftaran pasien di
Rumah Sakit Angkatan Udara (RSAU) Lanud Iswahyudi. Mendeskripsikan
pengelolaan penyimpanan data pasien medis (filling), assembling, coding dan
pengelolaan pelaporan di rekam medis Rumah Sakit Angkatan Udara (RSAU) Lanud
6
7
Iswahyudi. Jenis penelitian ini menggunakan rancangan penelitian deskriptif
kualitatif. Populasi dalam penelitian ini petugas rekam medis. Pengambilan sampel
pada penelitian ini dilakukan secara purposive sampling. Uji validitas dilakukan
dengan tringulasi. Hasil penelitian menunjukkan terdapat kekurangan dan kelemahan
terhadap sistem pendaftaran, pelaksanaan assembling, pelaksanaan coding dan
pelaksanaan pelaporan.
2.2 State of the Art
Perbedaan dan persamaan penelitian terdahulu dengan penelitian ini dapat
dilihat pada Tabel 2.1.
Tabel 2.1 State of the Art
No
Materi
Harianto Nur Seha
Maya Istia Farida
Iin Sagitha
1.
Topik
Evaluasi
Sistem
Pengelolaan Dokumen
Rekam
Medis
Di
Klinik VCT Puskesmas
Puger Tahun 2014
Pengelolaan Data Rekam
Medis di Rumah Sakit
Angkatan Udara (RSAU)
Lanud Iswahyudi.
Analisis pengelolaan
rekam
medis
di
Puskesmas
Ijen
Bondowoso
pada
tahun 2018
2.
Lokasi
Klinik VCT Puskesmas
Puger
Puskesmas
Bondowoso
3.
Tahun
2014
Rumah Sakit Angkatan
Udara (RSAU) Lanud
Iswahyudi
2015
4.
Variabel
Penelitia
n
Sistem
pengisian
berkas rekam medis,
sistem
penyimpanan
dokumen rekam medis,
sistem pelaporan
Proses
pengelolaan
rekam medis
Faktor
Pribadi,
Faktor Pemimpin dan
Faktor sistem
5.
Jenis
Metode
Survey
deskriptif,
analisa kualitatif
Deskriptif kualitatif
. Deskriptif kualitatif,
Ijen
2018
2.3 Puskesmas
Puskesmas adalah unit pelaksana teknis dinas kesehatan kabupaten/kota yang
bertanggung jawab menyelenggarakan pembangunan kesehatan di suatu wilayah
kerja Kemenkes (2014). Tujuan pembangunan kesehatan yang diselenggarakan oleh
puskesmas adalah mendukung tercapainya tujuan pembangunan kesehatan nasional
8
yakni meningkatkan kesadaran, kemauan dan kemampuan hidup sehat bagi setiap
orang yang bertempat tinggal di wilayah kerja puskesmas agar terwujud derajat
kesehatan yang setinggi-tingginya dalam rangka mewujudkan Indonesia sehat Depkes
(2004).
2.4 Rekam Medis
2.4.1 Definisi Rekam Medis
Rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang
identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah
diberikan kepada pasien. Catatan merupakan tulisan-tulisan yang dibuat oleh dokter
atau dokter gigi mengenai tindakan-tindakan yang dilakukan kepada pasien dalam
rangka pemberian pelayanan kesehatan (Depkes RI, 2008). Menurut PORMIKI
rekam medis adalah sesuatu yang diteliti atau diperiksa oleh penyidik atau pengacara
pasien untuk mengetahui dengan benar bahwa segala tindakan medis adalah sesuai
dengan Standar Profesi Kedokteran.
Menurut beberapa pengertian yang ada, dapat disimpulkan bahwa rekam
medis merupakan berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas,
anamnesa, diagnosis, pengobatan, tindakan dan pelayanan penunjang yang diberikan
kepada pasien selama mendapat pelayanan di unit rawat inap, rawat jalan dan rawat
darurat serta catatan yang juga harus dijaga kerahasiaannya dan merupakan sumber
informasi tentang pasien yang datang berobat ke rumah sakit. Rekam medis juga
sebagai sumber kepastian biaya yang harus dikeluarkan oleh pasien (Ismainar, 2015)
2.4.2 Tujuan Rekam Medis
Tujuan rekam medis adalah untuk menunjang tercapainya tertib administrasi
dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan di rumah sakit. Tanpa
didukung suatu sistem pengolahan rekam medis yang baik dan benar, mustahil tertib
administrasi rumah sakit akan berhasil sebagaimana yang diharapkan. Sedangkan
tertib administrasi merupakan salah satu faktor yang menentukan di dalam upaya
9
pelayanan kesehatan di rumah sakit. Pembuatan rekam medis di rumah sakit
bertujuan untuk mendapatkan catatan atau dokumen yang akurat dan adekuat dari
pasien, mengenai kehidupan dan riwayat kesehatan, riwayat penyakit dimasa lalu dan
sekarang, juga pengobatan yang telah diberikan sebagai upaya meningkatkan
pelayanan kesehatan. Rekam medis dibuat untuk tertib administrasi di rumah sakit
yang merupakan salah satu faktor penentu dalam rangka upaya peningkatan
pelayanan kesehatan (Ismainar, 2015).
Tujuan utama rekam medis adalah sebagai berikut :
1.
Bagi pasien: Mencatat jenis pelayanan yang telah diterima, bukti pelayanan,
memungkinkan tenaga kesehatan dalam menilai dan menangani kondisi risiko
dan mengetahui biaya pelayanan.
2.
Bagi pihak pemberi pelayanan kesehatan: Membantu kelanjutan pelayanan
(sarana komunikasi), menggambarkan keadaan penyakit dan penyebab (sebagai
pendukung diagnostik) dan menunjang pengambilan keputusan tentang diagnosis
dan pengobatan.
3.
Bagi manajemen pelayanan pasien: Mendokumentasikan adanya kasus penyakit
gabungan dan praktiknya, menganalisis kegawatan penyakit, merumuskan
pedoman praktik penanganan risiko dan memberikan corak dalam penggunaan
pelayanan.
4.
Bagi penunjang pelayanan pasien: Alokasi sumber, menganalisis kecenderungan
dan mengembangkan dugaan, menilai beban kerja dan mengkomunikasikan
informasi berbagai unit kerja.
5.
Bagi pembayaran dan penggantian biaya: Mendokumentasikan unit pelayanan
yang memungut biaya pemeriksaan, menetapkan biaya yang harus dibayar dan
mempertimbangkan dan memutuskan klaim asuransi (Ismainar, 2015).
2.4.3 Kegunaan Rekam Medis
Bagi pasien yaitu: menyediakan bukti asuhan keperawatan dan tindakan medis
yang diterima oleh pasien, menyediakan data bagi pasien jika pasien datang untuk
10
yang kedua kali dan seterusnya, menyediakan data yang dapat melindungi
kepentingan hukum dalam kasus-kasus kompensasi pekerja kecelakaan pribadi atau
mal praktik.
Bagi fasilitas layanan kesehatan yaitu: memiliki data yang dipakai untuk
pekerja profesional kesehatan, sebagai bukti atas biaya pembayaran pelayanan medis
pasien, mengevaluasi penggunaan sumber daya. Bagi pemberi pelayanan yaitu :
menyediakan informasi untuk membantu seluruh tenaga profesional dalam merawat
pasien, membantu dokter dalam menyediakan data perawat yang bersifat
berkesinambungan pada berbagai tingkat pelayanan kesehatan, menyediakan datadata untuk penelitian dan pendidikan (Ismainar, 2015).
Kegunaan rekam medis dalam Buku Manajemen Unit Kerja: Untuk Perekam
Medis dan Informatika Kesehatan Ilmu Kesehatan Masyarakat Keperawatan dan
Kebidanan Tahun 2015 antara lain sebagai berikut :
1.
Sebagai alat komunikasi antara dokter dengan tenaga ahlinya yang ikut ambil
bagian didalam memberikan pelayanan pengobatan, perawatan kepada pasien.
2.
Sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan/perawatan yang harus diberikan
kepada seorang pasien.
3.
Sebagai bukti tertulis atas segala tindakan pelayanan, perkembangan penyakit
dan pengobatan selama pasien berkunjung atau dirawat di rumah sakit.
4.
Sebagai bahan yang berguna untuk analisa, penelitian, dan evaluasi terhadap
kualitas pelayanan yang diberikan kepada pasien. Menyediakan data-data
khususnya yang sangat berguna untuk penelitian dan pendidikan.
5.
Melindungi kepentingan hukum bagi pasien, rumah sakit maupun dokter dan
tenaga kesehatan lainnya.
6.
Sebagai dasar didalam perhitungan biaya pembayaran pelayanan medik pasien.
Menjadi sumber ingatan yang harus didokumentasikan, serta sebagai bahan
pertanggungjawaban laporan.
11
2.5 Sistem Pengelolaan Dokumen Rekam Medis
2.5.1
Sistem Penamaan Pasien
Sistem penamaan dalam pelayanan medis yaitu tata cara penulisan nama
pasien yang bertujuan untuk membedakan satu pasien dengan pasien yang lain dan
untuk memudahkan dalam pengindeksan Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP).
Penulisan nama dalam formulir rekam medis harus memenuhi persyaratan penulisan
untuk diindeks dan memenuhi kelengkapan nama seseorang. Menurut Shofari, B.
(2012) cara menulis dan mengindeks nama dalam formulir rekam medis adalah
sebagai berikut:
1. Nama pasien harus lengkap, minimal terdiri dari dua suku kata. Dengan
demikian, ada beberapa kemungkinan dala penulisan nama pasien yaitu :
a. Nama pasien sendiri apa bila sudah terdiri dari dua suku kata.
b.
Nama pasien sendiri dilengkapi dengan nama suami, bila seorang
perempuan bersuami.
c. Nama pasien sendiri dilengkapi dengan nama orang tua, biasanya nama
ayah.
d. Bagi pasien yang mempunyai nama keluarga/marga didahulukan dan
kemudian diikuti dengan nama sendiri.
2. Nama ditulis dengan huruf cetak dan mengikuti ejaan yang disempurnakan.
3. Bagi pasien perempuan diakhir nama lengkap ditambah Ny. Atau Nn. sesuai
dengan statusnya.
4. Pencantuman titel selalu diletakkan sesudah nama lengkap pasien.
5. Perkataan tuan, saudara, bapak, tidak dicantumkan.
2.5.2
Sistem Penomoran Rekam Medis
Rekam medis pada hampir semua lembaga pelayanan kesehatan disimpan
menurut nomor, yaitu berdasarkan nomor pasien masuk (admission number). Jenis
penomoran berdasarkan pencatatan yang digunakan sat ini ada tiga jenis, yaitu:
a. Pemberian nomor cara seri (serial numbering system)
12
Dengan sistem ini setiap pasien mendapat nomor baru setiap kujungan ke rumah
sakit. Contohnya jika pasien berkunjung lima kali, maka akan mendapat lima nomor
yang berbeda. Penyimpanan rekam medis sesuai dengan nomor yang diperoleh.
(Depkes RI, 2006).
Kelebihan:
1) Pelayanan lebih cepat karena tidak perlu mencari rekam medis lama (untuk
kunjungan ulang).
2) Retensi dilakukan dengan mudah karena adanya sistem ini diasumsikan
bahwa nomor kecil menunjukkan makin tua rekam medisnya.
Kekurangan:
1) Tidak dapat diketahui secara cepat gambaran lengkap riwayat penyakit dan
pengobatan pasien.
2) Sulit dan membutuhkan waktu lama dalam mencari dokumen rekam medis
milik pasien yang bersangkutan.
b. Pemberian nomor cara unit ( unit numbering system)
Sistem ini memberikan satu nomor untuk pasien sehngga apabila pasien
tersebut berkali-kali berkunjung ke rumah sakit nomor yang diberikan tetap satu
nomor yang didapatkan saat pasien tersebut pertama kali mendaftar, nomor ini
digunkan baik untuk rekam medis rawat inap, rawat jalan, maupun darurat, maka
dari itu rekam medis pasien ini tersimpan dalam satu berkas (Depkes RI, 2006).
Kelebihan:
1) Dapat diketahui secara cepat gambaran lengkap riwayat penyakit dan
pengobatan pasien.
2) Menghilangkan kerepotan mencari atau mengumpulkan rekam mediis yang
terpisah dari nomor seri.
Kekurangan:
1)
Rekam medis akan menjadi tebal sehingga rak penyimpanan mudah penuh.
2)
Retensi dilakukan dengan memilih satupersatu berkas rekam medis.
13
c. Pemberian nomor cara seri unit (serial unit numbering system)
Sistem ini merupakan gabungan antara sistem seri dan sistem unit. Setiap
pasien yang berkunjung ke rumah sakit diberikan satu nomor baru tetapi rekam
medisnya yang terahulu digabungkan dan disimpan di bawah nomor yang paling
baru sehingga terciptalah satu unit rekam medis. Apabila satu rekam medis lama
diambil dan dipindahkan tempatnya ke nomor yang baru, di tempat yang lama diberi
tanda petunjuk (out guide) yang menunjukkan kemana rekam medis tersebut
dipindahkan (DepKes RI, 2006).
Kelebihan:
1) Pelayanan lebih cepat karena tidak perlu mencari rekam medis lama.
2) Rekam medis berkesinambungan.
Kekurangan:
1) Petugas harus menyatukan rekam medis yang baru dengan yang lama.
2) Apabila prosentase kunjungan ulang banyak, maka akan terjadi kekosongan
pada bagian-bagian tertentu dari rak penyimpanan.
2.5.3 Sistem Penyimpanan Rekam Medis
Budi S.C (2011) menjelaskan bahwa ditinjau dari lokasi penyimpanan berkas
rekam medis, maka cara penyimpanan dibagi menjadi 2 cara yaitu:
1. Sentralisasi Sistem Penyimpanan berkas bekam medis secara sentral yaitu suatu
sistem penyimpanan dengan cara menyatukan berkas rekam medis pasien rawat
jalan, rawat darurat, dan rawat inap ke dalam suatu folder tempat penyimpanan.
2. Desentralisasi Sistem Penyimpanan berkas rekam medis secara desentralisasi
yaitu sistem penyimpanan berkas rekam medis dengan memisahkan berkas
medis pasien rawat jalan, rawat darurat dan rawat inap pada folder terdiri dan
atau ruang jalan dan rawat atau tempat sendiri. Biasanya berkas rekam medis
pasien rawat jalan dan rawat darurat disimpan pada rak penyimpanan berkas
rekam medis di unit rekam medis atau di tempat pendaftaran rawat jalan.
14
Selain cara penyimpanan berdasarkan lokasi penyimpanan berkas rekam
medis, mesih ada pengaturan penyimpanan berkas rekam medis menurut jenis sistem
penyimpanan yang digunakan pada fasilitas pelayanan kesehatan. Jenis sistem
penyimpanan berkas rekam medis di fasilitas pelayanan kesehatan sangat beragam,
hal ini disesuaikan dengan kondisi dan kebutuhan dari penyimpanan berkas di
masing-masing, fasilitas pelayanan kesehatan (Budi S.C, 2011). Jenis sistem
penyimpanan, meliputi: (1) Alphabetic, (2) Numerik, (3) Kronologis, (4) Subjek
(kasus), (5) Wilayah.
2.5.4 Kodefikasi
Sistem kodefikasi merupakan suatu proses dari penempatan kode yang tepat
atau istilah nomenklatur untuk pengelompokan. Koding juga dapat diartikan sebagai
kegiatan memberikan kode diagnosis utama dan diagnosis sekunder sesuai dengan
ICD 10 serta memberikan kode prosedur sesuai dengan ICD-9 CM. Pemberian kode
ini diberikan pada setiap diagnosa dan tindakan yang tertulis pada dokumen rekam
medis. Pemberian kode pada setiap diagnosis ataupun tindakan ini untuk
mempermudah dalam penyajian informasi dalam bidang kesehatan. Sistem kodefikasi
ini didasarkan pada kriteria tertentu yang telah disepakati yaitu sesuai dengan
pengelompokan penyakit seperti yang berlaku saat ini yaitu pada International
Statistical Classification of Disease and Related Helath Problems (ICD) dari WHO
untuk kodefikasi diagnosa penyakit (Permenkes No. 27 Tahun 2014).
Penggunaan ICD-10 sangat penting untuk memahami dalam melakukan
pencarian dan pemilihan kode diagnosa didalam ICD-10. Pencarian dan pemilihan
kode diagnosa ini diawali dengan mulai menentukan kata kunci yang kemudian akan
dicari pada ICD-10 volume 3, kemudian dicocokkan kembali pada ICD-10 volume 1.
Selain itu juga sangat penting untuk mengetahui aturan-aturan yang dipakai dalam
pengodean diagnosa yaitu dengan memahami terlebih dahulu pada ICD-10 volume 2
mengenai cara penggunaan ICD-10.
15
2.5.5 Assembling
Assembling merupakan perakitan dokumen rekam medis dengan menganalisis
kelengkapan berkas rekam medis. Definisi lain assembling adalah pengorganisasian
formulir yang menggambarkan siapa, apa, kapan dan bagaimana dalam hal pelayanan
kesehatan pasien yang merupakan bukti tertulis tentang dikumen resmi rumah sakit
secara kronologis. Tujuan assembling berkas rekam medis memberi gambaran fakta
terkait keadaan pasien, riwayat penyakit dan pengobatan masa lalu serta saat ini yang
ditulis oleh profesi kesehatan dalam pelayanan kepada pasien. Manfaat dari
assembling berkas rekam medis user memperoleh data keadaan kesehatan individu
yag mendapat yankes, meliputi data sosial pasien, catatan imunisasi, hasil
pemeriksaan fisik sesuai dengan penyakit dan pengobatan yang diperoleh selama
mendapat pelayanan. Depkes (2007) menyatakan bahwa kompetensi ke 3 manajemen
rekam medis dan informasi kesehatan kompetensi perekam medis dan informasi
kesehatan di Indonesia adalah mampu menyusun (assembling) rekam medis dengan
baik dan benar berdasarkan ketentuan.
Unsur-unsur pengendalian yang menjamin pelaksanaan sistem pelayanan rekam
medis di assembling.
1. Kartu kendali, fungsi kartu kendali
a. Mengendalikan rekam medis yang belum lengkap, pencatatan
data rekam medis guna pengendalian rekam medis tidak lengkap dari
pengkodean penyakit, kode operasi, kode sebab kematian dan kode
dokter.
b. Mengendalikan dokumen rekam medis tidak lengkap dikembalikan ke
unit rekam medis.
c. Melacak
kehilangan
dokumen, misalnya
melacak
keberadaan
dokumen rekam medis yang sedang dilengkapi.
d. Membuat indeks penyakit, operasi, kematian, dan indeks dokter.
16
e. Menghitung angka Incomplete Medical Records (IMR) yaitu membuat
laporan ketidaklengkapan isi dokumen.
2. Digunakannya buku ekspedisi untukserah terima dokumen rekam medis
3. Buku catatan penggunan nomor dan buku catatan penggunaan formulir
4. Lembar pemantauan kelengkapan DRM
5. Analisa kuantitatif
6. Alat tulis kantor (ATK) misalnya pembolong kertas (perforator), gunting,
sablon, alat tulis sablon (rotring 0,8 mm).
2.6 Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Kinerja Petugas Rekam Medis
Giyana (2012) menjelaskan bahwa salah satu faktor yang mempengaruhi
kinerja organisasi dalam pengelolaan rekam medis yang buruk adalah dikarenakan
kurangnya sumber daya manusia (SDM), pelatihan dan sarana prasarana dalam
mendukung kerja petugas dalam pengelolaan berkas rekam medis. Penelitian lain
menerangkan bahwa faktor-faktor yang menyebabkan pengelolaan dokumen tidak
maksimal seperti terjadinya penumpukan ditinjau dari sumber daya manusia, bahwa
kualitas pendidikan dan pengalaman cukup kompeten. (Suhartatik dan Rochman,
2015). Adapun faktor yang dapat mempengaruhi kinerja sesorang menurut Armstrong
dan Baron dalam Wibowo (2007) yaitu faktor personal (personal factor), faktor
kepemimpinan (leadership factor), dan faktor sistem (system factor).
2.6.1 Faktor personal (personal factor)
Faktor personal (personal factor) ditunjukan oleh tingkat pengetahuan dan
tingkat pendidikan yang dimiliki oleh individu. Wibowo (2013) mengartikan
kompetensi adalah suatu kemampuan untuk melakukan suatu pekerjaan atau tugas
yang dilandasi oleh keterampilan atau pengetahuan serta didukung oleh sikap kerja
yang dituntut oleh pekerjaan tersebut. Wibowo juga mengaitkan keterampilan dan
pengetahuan dengan kompetensi. Wibowo (2013) menyatakan bahwa kompetensi
17
menunjukkan keterampilan atau pengetahuan yang dicirikan oleh profesionalisme
dalam suatu bidang tertentu sebagai sesuatu yang terpenting, sebagai unggulan
dibidang tersebut. Pengetahuan juga dapat didefinisikan sebagai informasi yang
dimiliki orang dalam bidang spesifik dan keterampilan sebagai kemampuan
mengerjakan tugas fisik atau mental tertentu, (Spencer dalam Wibowo, 2013).
a.
Pengetahuan
Pengetahuan
(kownledge)
adalah
informasi
yang telah diproses
dan
diorganisasikan untuk memperoleh pemahaman, pembelajaran dan pengalaman yang
terakumulasi sehingga bisa diaplikasikan ke dalam pekerjaan pegawai itu sendiri.
Pengetahuan seseorang berdasar pada aspek pengalaman kerja dan pendidikan yang
bisa didapat dari berbagai macam sumber. Pengetauan secara garis besar dibagi
menjadi beberapa tingkatan anatra lain: memahami (comperhension), tahu (know),
analisa (analysis), aplikasi (application), sintesis (synthesis), dan evaluasi
(evaluation) (Notoadmojo S, 2013).
Tingkat pengetahuan petugas turut menentukan berhasil tidaknya pelaksanaan
tugas yang dibebankan kepadanya, pengetahuan merujuk pada informasi dan hasil
pembelajaran. Seorang petugas yang mempunyai pengetahuan cukup akan
meningkatkan efisiensi perusahaan, namun jika petugas yang mempunyai
pengetahuan cukup maka akan bekerja bersendat-sendat (Hartinah S, 2017).
Yuliastuti (2007) juga menjelaskan bahwa pengetahuan merupakan hasil dari tahu,
dan ini terjadi setelah orang melakukan penginderaan terhadap suatu objek tertentu.
Pengetahuan pada penelitian ini dilihat dari pemahaman petugas rekam medis tentang
apa yang harus mereka lakukan untuk melaksanaan tugas atau job description nya
masing-masing dalam mengelola dokumen rekam medis dan sikap tahu petugas
tentang aturan-aturan terkait pengelolaan rekam medis yang meliputi penamaan,
penomoran, assembling, coding, dan penyimpanan. Paulina D (2015) mengatakan
bahwa perilaku tenaga kesehatan dalam pengisian dokumen rekam medis dapat
18
terlaksana dengan lengkap bila didukung oleh pengetahuan akan nilai guna rekam
medis.
b.
Tingkat Pendidikan
Tingkat Pendidikan merupakan suatu aktivitas yang mengembangkan aspek
kepribadian yang berjalan seumur hidup baik terjadi di dalam kelas maupun diluar
kelas. Pendidikan tidak hanya bersifat formal, namun bisa juga bersifat nonformal.
Tingkat pendidikan yaitu suatu tahapan pendidikan berkelanjutan yang ditetapkan
oleh lembaga terkait berdasar perkembangan zaman. Tingkat pendidikan digunakan
untuk memperbaiki atau meningkatakan pengetahuan, keterampilan dan sikap
karyawan agar karyawan lebih terampil dalam melaksanakan tugasnya. Menurut
(Waluyo, M. 2013) semakin tinggi pendidikan sesorang maka keinginan untuk
melakukan pekerjaan dengan tingkat tantangan yang tinggi semakin kuat. Ide kreatif
merupakan simbol aktualisasi diri dan membedakan dirinya dengan orang lain dalm
penyelesaian tugas serta kualitas hasil. Tujuan diadakan pendidikan dan pelatihan
yaitu:
1. Meningkatkan mutu, kemampuan serta ketrampilan dalam menjalankas tugas dan
kepemimpinan.
2. Meningkatkan mekanisme kerja dan kepekaan dalam melaksanakan tugas.
3. Melatih dan melaksanakan kerja dalam merencanakan.
Depkes (2007) menyatakan bahwa kualifikasi petugas yang bekerja sebagai
perekam medis harus memiliki pendidikan formal minimal DIII rekam medis. Hasil
penelitian (Susanti T, 2013) menunjukkan bahwa sebagian besar petugas rekam
medis mempunyai tingkat pendidikan DIII Rekam medis dan hal ini sesuai dengan
bidang tugasnya saat ini. Kinerja petugas rekam medis dipengaruhi oleh tingkat
pendidikan petugas (Susanti T, 2013). Penelitian lain yaitu (Wafiroh S. 2019)
mengatakan bahwa tingkat pendidikan yang kurang dari standart berpengaruh
terhadap kurangnya pengetahuan dan keterampilan petugas terhadap keamanan dan
kerahasiaan dokumen rekam medis.
19
2.6.2 Faktor Pemimpin (Leadership factor)
Faktor pemimpin (leadership factor) ditentukan oleh kualitas dorongan,
bimbingan dan dukungan yang dilakukan oleh manajer dan team leader.
Kepemimpinan adalah salah satu dimensi kompetensi yang sangat menentukan
terhadap kinerja atau keberhasilan organisasi. Keberhasilan ataupun kegagalan dari
suatu organisasi, puskesmas, ataupun oraganisasi sosial lainnya akan selalu dikaitkan
dengan pemimpin dari organisasi yang dimaksuda tersebut.
Armstrong dalam Sudarmanto (2009) menyatakan bahwa kepemimpinan
merupakan suatu proses memberi inspirasi kepada semua karyawan agar bekerja
sebaik-baiknya untuk mencapai hasil yang diharapkan. Kepemimpinan adalah cara
mengajak karyawan agar bertindak benar, mencapai komitmen, dan memotivasi
mereka untuk mencapai tujuan. (Greenberg J, 2013) berpendapat bahwa motivasi
merupakan proses yang membangkitkan, mengarahkan dan menjaga perilaku
manusia menuju pencapaian tujuan.
a. Motivasi
Jerald G. (2003), motivasi merupakan proses membangkitkan, mengarahkan
dan menjaga perilaku manusia menuju pencapaian tujuan. Selain itu faktor yang
dapat mempengaruhi kinerja yaitu tingkat pendidikan bahwa semakin tinggi tingkat
pedidikan seseorang maka hasil kerja akan lebih baik begitu pula sebaliknya seorang
yang berpendidikan yang rendah maka hasil kerja rendah pula.
Menurut Samsudin (2009), motivasi adalah proses mempengaruhi atau
mendorong dari luar terhadap seseorang atau kelompok pekerja agar mereka mau
melaksanakan sesuatu yang telah ditetapkan. Pendapat lain dari Rivai dan Sagala
(2009), motivasi adalah serangkaian sikap dan nilai-nilai yang mempengaruhi
individu untuk mencapai hal yang spesifik sesuai dengan tujuan individu. Sejalan
dengan Samsudin, Rivai dan Sagala, menurut Hasibuan (2010), motivasi adalah hal
yang menyebabkan, menyalurkan, dan mendukung perilaku manusia supaya mau
bekerja giat dan antusias mencapai hasil yang optimal. Pengertian-pengertian tersebut
20
dapat disimpulkan bahwa motivasi adalah hal yang menyebabkan atau mempengaruhi
seseorang untuk melaksanakan pekerjaan secara maksimal. Motivasi dapat memacu
dan mendorong karyawan untuk bekerja keras secara maksimal. Hal ini dapat
meningkatkan produktivitas kerja karyawan sehinnga tujuan perusahaan dapat
tercapainya. Fitriani L. (2019) menyatakan bahwa sebaiknya pemberian penghargaan
dan hukuman bagi petugas dijalankan di Puskesmas Pujer sebagai bentuk motivasi
kerja dari pimpinan kepada petugas rekam medis.
b. Pelatihan
Pelatihan adalah proses mengajarkan karyawan baru atau yang ada sekarang,
keterampilan dasar yang mereka butuhkan untuk menjalankan pekerjaan mereka
(Dessler G, 2009). Pelatihan merupakan salah satu usaha dalam meningkatkan mutu
sumber daya manusia dalam dunia kerja. Karyawan baru ataupun yang sudah lama
perlu mengikuti pelatihan karena adanya tuntutan pekerjaan yang dapat berubah
akibat perubahan lingkungan kerja, strategi, dan lain sebagainya. Training atau
pelatihan adalah suatu kegiatan dari perusahaan yang bermaksud untuk dapat
memperbaiki dan memperkembangkan sikap tingkah laku, keterampilan, dan
pengetahuan dari para karyawan yang sesuai dengan keinginan dari perusahaan yang
bersangkutan (Darmawan, dkk, 2017). Firsa, H.R (2013), menyatakan pelatihan
mempunyai pengaruh paling besar terhadap kinerja karyawan.
Mursidi, (2009), mengungkapkan bahwa pelatihan berpengaruh terhadap
kinerja karyawan. Metode pelatihan kerja dapat berupa pelatihan di tempat kerja dan/
pelatihan di lembaga pelatihan kerja (Kemenperin, 2006). Apabila pelatihan
sumberdaya manusia tidak dilakukan dalam organisasi, akan terlihat beberapa gejala,
diantaranya sering berbuat kesalahan saat bekerja, tidak berhasil memenuhi standar
pekerjaan, mempunyai pola pikir sempit, dan produktivitas kerja tidak meningkat
(Sedarmayanti, 2008). Pelatihan pada penelitian ini adalah kegiatan menambah
pengetahuan dan keterampilan petugas tentang pengelolaan rekam medis, dimana
dalam kegiatan tersebut terdapat teori dan praktek yang dibimbing oleh orang yang
21
lebih kompeten dibidang rekam medis. Petugas yang diberikannya pelatihan
diharapkan mampu menghasilkan kinerja yang lebih baik khususnya dalam pengisian
berkas rekam medis (Kanariswari D.I.N. 2019).
2.6.3 Faktor Sistem (System factor)
Faktor sistem (system factor) ditunjukkan oleh adanya sistem kerja dan
fasilitas yang diberikan orgnaisasi. Fasilitas sangat dibutuhkan oleh seorang
karyawan untuk mendukung melakukan pekerjaanya berupa sarana dan prasarana.
Pengertian sarana menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) sarana adalah
segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud dan tujuan.
Pengertian sarana dan prasarana secara etimologi memiliki perbedaan, namun
keduanya saling terkait dan sangat penting sebagai alat penunjang keberhasilan suatu
proses yang dilakukan. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, (2008) dikatakan
bahwa sarana adalah segala sesuatu yang dipakai sebagai alat untuk mencapai makna
dan tujuan. Sebagai contoh: sarana pelayanan rekam medis dan informasi kesehatan
diartikan sebagai alat untuk mencapai tujuan pelayanan, misalkan kartu indeks utama
pasien, roll o’pack, kartu kendali berkas rekam medis, jaringan internet seperti wifi,
komputer, SIMPUS, ICD-10 dan ICD 9-CM. Pengertian prasarana adalah segala
sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses seperti
ruangan, pencahayaan yang terang dan sirkulasi udara yang baik. Fasilitas merupakan
faktor determinan penyebab lamanya penyediaan dokumen rekam medis dikarenakan
fungsi dari fasilitas kerja sangat diperlukan dalam pekerjaan, dalam hal ini adalah
pekerjaan perekam medis (Farhatani, W.H. dkk, 2014).
2.7 Kerangka Konsep
Berdasarkan latar belakang, tujuan penelitian, dan tinjauan pustaka yang telah
dikemukakan, maka peneliti dapat mengambil sebuah kerangka konsep sebagai
berikut:
22
1.
Faktor Personal
a. Pengetahuan
b. Tingkat Pendidikan
2.
Faktor Kepemimpinan
a. Pelatihan
b. Motivasi
(penghargaan)
3.
Pengelolaan Dokumen
Rekam Medis
Faktor sistem
a. Sarana dan prasarana
Sumber: Armstrong dan Baron (dalam Wibowo 2013)
Gambar 2.1 Kerangka Konsep Penelitian
Tujuan rekam medis dapat ditinjau dari beberapa aspek yaitu (ALFRED).
Aspek administrasi (Administration), aspek hukum (Legal), aspek keuangan
(Financial), aspek penelitian (Riset), aspek pendidikan (Education) dan aspek
dokumentasi (Documentation) (Hatta, G, 2012). Menurut (Armstrong dan Baron,
2013) kinerja dapat dipengaruhi oleh beberapa faktor yaitu yang pertama faktor
pribadi yang didalamnnya terdapat pengetahuan dan tingkat pendidikan petugas.
Kedua yaitu faktor kepemimpinan yaitu berupa dorongan yang diberikan oleh
pimpinan seperti mengikut sertakan petugas pelatihan dan memberi motivasi. Ketiga
adalah faktor sistem berupa sarana prasarana untuk menunjang petugas dalam
bekerja.
BAB 3. METODE PENELITIAN
3.1 Jenis Penelitian
Jenis penelitian ini adalah penelitian kualitatif. Penelitian kualitatif adalah
riset yang bersifat deskriptif dan cenderung menggunakan analisis dengan pendekatan
induktif (Rahmat, 2012). Metode penelitian dilakukan dengan observasi, wawancara
secara langsung atau bertatap muka dengan informan dan dokumentasi. Penelitian ini
bersifat deskriptif, yaitu menjelaskan serta menggambarkan kejadian yang ada di
tempat penelitian dalam hal ini adalah di Puskesmas Ijen Bondowoso dengan katakata tanpa menggunakan angka.
3.2 Lokasi dan Waktu Penelitian
Penelitian dilakukan di unit kerja rekam medis Puskesmas Ijen Bondowoso
yang beralamatkan di Jl. Raya Kawah Ijen Kecamatan Ijen, Bondowoso, Jawa Timur
Telp. 08113514431. Dilaksanakan pada bulan Mei 2018 sampai juli Tahun 2019.
3.3 Unit Analisis Penelitian
Unit analisis dalam penelitian ini yaitu di unit rekam medis Puskesmas Ijen
Bondowoso.
Subjek dalam penelitian ini adalah :
a. Petugas Rekam Medis: Petugas rekam medis yang berjumlah 3 (tiga) orang
dengan kualifikasi pendidikan SMA, D3 rekam medis dan Sarjana Ekonomi.
b. Petugas Penanggungjawab Rawat Inap: Petugas yang bertanggungjawab terkait
pengisian dokumen rekam medis rawat inap yaitu berjumlah 1 (satu) orang
dengan kualifikasi pendidikan D3 Keperawatan.
Objek dalam penelitian ini adalah pengelolaan dokumen rekam medis di
Puskesmas Ijen Bondowoso
3.4 Variabel Penelitian
Variabel dalam penelitian ini adalah: Faktor personal, Faktor pemimpin, Faktor
sistem dan pengelolaan dokumen rekam medis sebagai faktor penyebab.
23
24
3.5
Definisi Operasional
Definisi Operasional variabel dalam penelitian ini adalah :
Tabel 3.5 Definisi Operasional Variabel
No.
1.
Variabel
Indikator
Definisi Operasional
individu
Faktor Personal (personal
Karakteristik
Factors)
mempengaruhi kinerja petugas rekam
yang dimiliki petugas dinilai dari
medis
sub variabel:
Puskesmas
yang
Ijen
berupa
pengetahuan dan tingkat pendidikan.
a.
Pengetahuan
Hasil
tau
dimiliki
atau
petugas
penamaan,
pemahaman
yang
mengenai
sistem
penomoran,
penjajaran,
assembling, coding dan penyimpanan
Variabel
karakteristik
Cara Pengukuran
individu
a.
Pengetahuan
b.
Tingkat Pendidikan
Petugas
mengetahui
tentang
a.
Wawancara
Minimal DIII Rekam Medis dan
a.
Wawancara
maksimal DIV Rekam Medis
b.
Dokumentasi
penamaan, penomoran, penjajaran,
assembling,
coding
dan
penyimpanan berkas rekam medis,
berkas rekam medis yang ada di
Puskesmas Ijen
b.
Tingkat
Jenjang
pedidikan
formal
terakhir
Pendidikan
petugas di bagian rekam medis yang
telah di tempuh oleh petugas seperti
jenjang menengah (SMA/SMK/MA)
atau jenjang perguruan tinggi seperti
lulusan D3/D4 Rekam Medis
25
No.
2.
Variabel
Faktor
Definisi Operasional
Pemimpin
(Leadership Factors)
Salah
satu
unsur
kunci
Indikator
dalam
menentukan tingkat produktivitas suatu
organisasi
seperti
motivasi
dan
pelatihan.
a.
Motivasi
yang
dinilai dari sub variabel:
a.
Motivasi
b.
Pelatihan
Bentuk motivasi dapat diberikan
dari pemimpin sehingga menimbulkan
berupa:
kemauan
pengelolaan
seperti
Pelatihan
kepemimpinan
Dorongan dan semangat yang timbul
rasa
b.
Variabel
Cara Pengukuran
dalam
berkas
melakukan
rekam
bonus atau piagam
b.
sanksi untuk karyawan
penghargaan
yang melanggar peraturan
kepada petugas yang tekun dan sanksi
agar timbul usaha untuk
yang kepada petugas yang melanggar
melakukan
peraturan.
dengan baik.
Usaha
memberikan
medis
a.
untuk
meningkatkan
pengetahuan petugas sepeti pelatihan
koding.
Pelatihan
yang
a.
Wawancara
a.
Wawancara
b.
Dokumentasi
tugasnya
dapat
diikuti
petugas seperti:
a.
pelatihan koding,
b.
seminar rekam medis
c.
pelatihan
mengenai
manajemen
informasi
kesehatan.
3.
Faktor
Sistem
Factors)
a. Sarana dan
(System
Sistem
kerja
dan
fasilitas
yang
Fasilitas
dapat
seperti
berupa
alat
a.
Wawancara
komputer,
b.
Observasi
c.
Dokumentasi
diberikan oleh organisasi
elektronik
fasilitas yang dapat mendukung dan
jaringan wifi, roll o’pack,
26
No.
Variabel
Prasarana
4.
Pengelolaan
Rekam Medis
Dokumen
Definisi Operasional
Indikator
memudahkan pekerjaan petugas seperti
SIMPUS, ICD, dan ruangan
kumputer dan wifi
yang memadai
Sistem manajemen yang merupakan
a. Penamaan
ilmu dan seni yang dapat mengatur
pemberian
proses
menggunakan
dalam
mengelola
dokumen
rekam medis mulai dari penamaan,
penomeran,
coding,
assembling,
Cara Pengukuran
merupakan
identitas
tulisan
a.
Wawancara
nama
b.
Observasi
huruf
c.
Dokumentasi
capital
b. Penomoran
ialah
pemberian
penyimpanan dan autetifikasi dokumen
nomor rekam medis pasien
rekam medis
secara SNS, UNS dan SUNS
c. Koding
merupakan
pemberian
kode
kegiatan
diagnose
penyakit menggunakan ICD 10
dan
kode
tindakan
menggunakan kode ICD 9CM
d. Assembling kegiatan perakitan
atau pengurutan berkas rekam
medis yang dikumpulkan dalam
satu berkas
e. Penyimpanan
merupakan
sistem penyimpanan berkas RI
dan
RJ
dilakukan
sistem desentralisasi dan
dengan
27
No.
Variabel
Definisi Operasional
Indikator
memudahkan pekerjaan petugas seperti
sentralisasi
kumputer dan wifi
f. Autentifikasi
Cara Pengukuran
dokumen
Sistem manajemen yang merupakan
merupakan pemberian legalitas
ilmu dan seni yang dapat mengatur
bukti atas kesalahan penulisan
proses
dokumen
dalam dokumen rekam medis
rekam medis mulai dari penamaan,
dengan cara memberi garis
penomeran,
assembling,
lusur sepanjang tulisan yang
penyimpanan dan autetifikasi dokumen
salah, diberi tanggal dan paraf
rekam medis
yang melakukan kesalahan atau
dalam
mengelola
coding,
mengisi dokumen rekam medis.
5
Prioritas faktor petugas
Penentuan faktor utama yang menjadi
Prioritas
dalam
penyebab pengelolaan dokumen rekam
berdasarkan brainstorming
pengelolaan
dokumen rekam medis
medis
masalah
petugas
a. brainstorming
28
3.6 Tahapan Penelitian
Studi Pendahuluan
Identifikasi Masalah
Rumusan Masalah
Tujuan Penelitian
Membuat Instrumen Penelitian
Pengumpulan Data (Wawancara,
Observasi dan Dokumentasi)
Pengolahan dan Analisis data
Brainstorming
Hasil dan Pembahasan
Kesimpulan dan Saran
Gambar 3.6 Tahapan Penelitian
Studi Pustaka
29
Adapun langkah-langkahnya dapat dijelaskan sebagai berikut:
a.
Identifikasi Masalah
Identifikasi masalah yang ada di rumah sakit adalah tahap awal yang dilakukan
oleh penelitian untuk mencari permasalahan yang akan diselesaikan. Peneliti
menemukan masalah mengenai faktor penyebab tidak terselenggaranya dengan
baik terkait pengelolaan dokumen rekam medis di puskesmas Ijen. Kondisi yang
menyatakan pengelolaan dokumen rekam medis tidak terselenggara dengan baik
yaitu dokumen rekam medis rawat inap di puskesmas Ijen tidak terisi dengan
lengkap. Dokumen rekam medis rawat inap juga tidak diberi nomor rekam medis
sehingga menyulitkan petugas mencari dokumen saat pasien berkunjung kembali
ke puskesmas Ijen. Pengembalian dokumen rekam medis juga lebih dari 2x24
jam yaitu dikembalikan ke ruang filling 1 bulan setelah pasien pulang. Selain itu
SIMPUS tidak digunakan, sedangkan Dinkes kabupaten Bondowoso mewajibkan
untuk menggunakan SIMPUS tersebut.
b.
Studi Pendahuluan
Melakukan pengamatan terhadap obyek yang akan diteliti pada tempat yang
memiliki permasalahan untuk diselesaikan dengan mengumpulkan data-data
yang diperlukan dalam penelitian.
c.
Studi Pustaka
Kegiatan yang dilakukan mencari referensi dari buku, jurnal, skripsi, tesis
tentang permasalahan yang akan diteliti.
d.
Rumusan Masalah
Rumusan masalah dilakukan untuk menentukan variabel – variabel apa saja yang
akan diteliti. Variabel – variabel yang akan diteliti disesuaikan dengan objek
penelitian yang dilakukan oleh peneliti.
e.
Tujuan Penelitian
Tujuan penelitian dimaksudkan untuk
mempertajam pembahasan
serta
memberikan arah yang tepat dalam proses penelitian. Tujuan dari penelitian yang
30
dilakukan yaitu menganalisa faktor penyebab pengelolaan dokumen rekam medis
yang tidak terselenggara dengan baik di Puskesmas Ijen Bondowoso.
f.
Membuat instrument penelitian
Peneliti membuat pedoman wawancara, pedoman observasi dan pedoman
dokumentasi terhadap narasumber yang terkait.
g.
Pengumpulan data
Pengumpulan data merupakan kegiatan mencari dan memngumpulkan data untuk
diolah oleh peneliti. Pengumpulan data yang dilakukan peneliti dengan
menggunakan bantuan lembar wawancara.
h.
Pengelolahan dan analisis data
Setelah
dilakukan
pengumpulan
data
peneliti
kemudian
melakukan
pengelolahan data dengan reduksi data, penyajian data dan menarik kesimpulan
data, sedangkan pada analisis data peneliti membandingkan dengan cara content
analysis hasil dari wawancara.
i.
Brainstorming
Kegiatan diskusi bersama antara peneliti dengan para responden yang telah
ditentukan untuk membahas fokus masalah yang akan diteliti.
j.
Hasil dan pembahasan
Merupakan sekumpulan data yang telah terkumpul sehingga dapat diketahui dan
di bandingkan dengan teori-teori yang ada, sehingga dapat dilakukan pembahsan
terhadap masalah terkait.
k.
Kesimpulan dan Saran
Langkah terakhir yaitu membuat kesimpulan dan saran dari hasil yang diperoleh
dalam penelitian
3.7 Sumber Data
Data untuk penelitian diperoleh dari sumber data, yaitu :
a.
Data Primer adalah data yang diperoleh secara langsung dari responden terpilih
pada lokasi penelitian. Data primer diperoleh dengan melakukan wawancara
31
untuk menganalisis sistem pengelolaan dokumen rekam medis di Puskesmas
Ijen.
b.
Data Sekunder adalah data primer yang telah diolah lebih lanjut dan disajikan
oleh pihak pengumpul data primer atau pihak lain. Data ini diperoleh melalui
dokumen organisasi meliputi Pedoman Pelayanan Rekam Medis, Standar
Prosedur Operasional dan studi dokumentasi yang diperoleh dari buku, jurnal,
majalah, dan internet yang dapat menjadi referensi bagi penelitian ini.
3.8 Teknik Pengumpulan Data
a. Wawancara
Menurut Bustami (2011) wawancara adalah suatu cara pengumpulan data dimana
pewawancara berhadapan muka dengan informan melalui percakapan untuk
mendapatkan keterangan secara lisan. Wawancara dilakukan kepada 4 informan yaitu
3 (tiga) petugas rekam medis dan 1 (satu) perawat yang bertanggungjawab terhadap
pengisian berkas rekam medis rawat inap berkaitan dengan hal-hal seperti
pengetahuan, tingkat pendidikan, pelatihan, motivasi, sarana prasarana dan terkait
dengan pengelolaan dokumen rekam medis yang ada di puskesmas Ijen Bondowoso.
b. Pengamatan (observasi)
Pengamatan atau observasi adalah suatu pelaksanaan jiwa yang aktif dan penuh
perhatian untuk menyadari rangsangan atau gejala nyata (Bustami, 2011).
Pengamataan yang dilakukan peneliti yaitu mengamati pelaksanaan pengelolaan
dokumen rekam medis yang ada di Puskesmas Ijen seperti pemberian nama, nomor
berkas rekam medis, assembling, coding dan penyimpanan rekam medis.
c.
Dokumentasi
Dokumentasi adalah sebuah catatan peristiwa yang sudah berlalu. Dokumen dapat
berbentuk tulisan, gambar atau karya-karya monumental dari seseorang studi
dokumen merupakan pelengkap dari pengguna metode observasi dan wawancara
dalam penelitian kualitatif (Sugiyono, 2014) dalam Hadi (2016). Pada penelitian ini
studi dokumen dilakukan sebagai bukti yang akurat untuk mengetahui kebenaran data
32
dokumen seperti kelengkapan penamaan dan penomoran berkas, tingkat pendidikan,
pelatihan, dan sarana prasarana yang ada di puskesmas Ijen Bondowoso.
d. Brainstrorming
Metode brainstrorming digunakan untuk melakukan diskusi kelompok dengan
petugas rekam medis dan perawat di Puskesmas Ijen kabupaten Bondowoso sebanyak
satu kali, dilakukan setelah wawancara dan analisi data terkait kinerja petugas dan
pengelolaan rekam medis.
3.9 Instrumen Pengumpulan Data
Instrument penelitian adalah alat ukur yang digunakan dalam penelitian (Hidayat,
2010). Untuk mendapatkan data yang dibutuhkan peneliti menggunakan beberapa alat
ukur yang digunakan dalam penelitian ini sebagai berikut:
a. Pedoman observasi (checklist)
Pedoman observasi berisi daftar hal-hal yang perlu diamati yang telah disusun
sebelumnya dan menggunakan alat tulis untuk mencatat hasil observasi. Checklist
adalah suatu cara dengan menggunakan tilik untuk mengetahui penyimpangan
terhadap standar pelayanan. Observasi dilakukan terkait pengelolaan rekam medis
yang ada di Puskesmas Ijen.
b. Pedoman wawancara
Pedoman wawancara berisi daftar pertanyaan yang telah disusun sebelumnya dan
akan diajukan kepada pihak terkait yaitu kepala Puskesmas, petugas rekam medis
serta kepala tata usaha dengan menggunakan alat tulis untuk mencatat dan alat
recorder untuk merekam hasil wawancara.
c. Handphone
Alat dokumentasi yang digunakan dalam penelitian ini yaitu handphone yang
digunakan untuk mengambil gambar yang diperlukan dalam penelitian seperti gambar
berkas, sarana dan prasarana yang ada di puskesmas Ijen Bondowoso. Handphone
juga digunakan untuk merekam kegiatan wawancara yang dilakukan kepada informan
33
3.10 Uji Keabsahan Data
Melakukan uji keabsahan data yang telah didapat dengan menggunakan uji
triangulasi. Triangulasi merupakan pengecekan data dari berbagai teknik, waktu dan
sumber. Penelitian ini menggunakan triangulasi sumber dan teknik:
a.
Triangulasi Teknik yaitu menguji kredibilitas data dengan cara mengecek data
pada sumber yang sama dengan teknik berbeda. Dalam penelitian ini perolehan
data dengan cara wawancara, observasi dan melakukan diskusi kelompok yaitu
dengan metode brainstorming yang dibuktikan dengan dokumentasi.
b.
Triangulasi Sumber yaitu menguji keabsahan data dengan cara mengecek data
yang diperoleh pada sumber yang berbeda. Dalam penelitian ini triangulasi
sumber dilakukan kepada kepala tata usaha yang bertanggungjawab sebagai
pimpinan pelaksanaan rekam medis di Puskesmas Ijen, 2 (dua) Petugas rekam
medis yang bertanggung jawab di tempat pendaftaran dan ruang filling dan
petugas Penanggungjawab Rawat Inap/Perawat yang bertanggungjawab terkait
pengisian dokumen rekam medis rawat inap yaitu berjumlah 1 (satu) orang.
3.11 Teknik Analisis Data
Teknik analisis data adalah kegiatan memfokuskan, mengabstraksikan,
mengorganisasikan data secara sistematis dan rasional untuk memberikan bahan
jawaban terhadap permasalahan. Analisis data dilakukan dengan tiga tahap yaitu
reduksi data, penyajian data dan penarikan kesimpulan. Reduksi data adalah proses
memfokusan dan mengabstaksikan data menjadi informasi yang bermakna. Reduksi
data dimaksudkan untuk mempermudah pengorganisasian data, keperluan analisis
data, dan penarikan simpulan. Data dalam penelitian ini di peroleh dari:
a. Hasil Observasi
Observasi dilakukan dengan menggunakan lembar observasi yang berisi
tentang pengelolaan rekam medis seperti bagaimana cara petugas melakukan
penamaan, pemberian nomor, assembling, pemberian kode doagnosa serta
mengobservasi terkait sarana dan prasarana yang ada di Puskesmas Ijen. Data
34
observasi kemudian di bandingkan peneliti dengan melakukan wawancara kepada
informan.
b. Hasil Wawancara
Wawancara dilakukan peneliti setelah observasi kepada 4 informan yang
bertugas di unit rekam medis untuk mendukung hasil observasi yang telah dilakukan.
Data hasil wawancara yang dilakukan oleh peneliti dengan cara direkam dengan
recorder dan direduksi sehingga menjadi transkip wawancara kemudian data di
analisis dengan menerjemahkan bahasa yang tidak baku menjadi baku. Hasil
wawancara ditampilkan dan dibahas pada bab 4 serta ditampilkan pada lembar matrix
dengan kesimpulan pada setiap variabel dan pernyataan informan. Hasil wawancara
yang telah baku akan dianalalisis oleh peneliti sehingga peneliti dapat menarik
kesimpulan berdasarkan teori pembanding.
c. Dokumentasi
Dokumentasi dilakukan peneliti untuk mendukung hasil observasi dan wawancara
yang telah dilakukan oleh peneliti. Dokumentasi berupa rekaman dan gambar terkait
pengelolaan rekam medis di Puskesmas Ijen dan sarana prasarana yang mendukung
unit rekam medis.
d. Brainstorming
Brainstorming dilakukan untuk mengetahui faktor penyebab utama pengelolaan
rekam medis tidak terselenggara dengan baik. Diskusi ini diikuti oleh 4 informan.
Pertama peneliti memaparkan hasil pengumpulan data selama melakukan penelitian
yang didapat dengan cara observasi, wawancara dan dokumentasi. kedua peneliti
mengelompokkan tanggapan dari anggota diskusi. Ketiga tahap verifikasi yaitu
peneliti mengkonfirmasi ulang terkait kesimpulan variabel berdasarkan daftar
pertanyaan yang telah disiapkan dan mencari solusi atau uapaya pemecahan masalah.
Terkahir tahap konklusi yaitu peneliti menyimpulkan seluruh tanggapan dan saran
mengenai pemecahan masalah yang telah disetujui oleh anggota diskusi.
BAB 4. HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1
Gambaran Umum Puskesmas Ijen Bondowoso
4.1.1
Profil Puskesmas Ijen Bondowoso
Puskesmas Ijen terletak di dataran tinggi Pegunungan Ijen , Kecamatan Ijen
dengan jarak dari kota Bondowoso 56 Km. Dari data yang ada pada tahun 2017
Jumlah Total Penduduk Wilayah kecamatan Sempol adalah sebesar 12.163. Wilayah
Kecamatan Ijen merupakan wilayah yang rawan bencana alam Gunung Meletus dari
G. Ijen yang masih aktif dan tanah longsor.
4.1.2
Visi dan Misi Puskesmas Ijen
Visi
Terwujudnya puskesmas dengan pelayanan kesehatan yang ramah, trasparan,
professional, optimal, bermutu dan mandiri dalam rangka terwujudnya kecamatan
sempol yang sehat.
Misi
1.
Meningkatkan mutu pelayanan dasar pada masyarakat
2. Meningkatkan kinerja karyawan
3. Memberikan pelayanan sesuai SOP
4. Meningkatkan kompetensi SDM
5. Menggerakkan pembangunan wilayah Ijen yang berwawasan kesehatan
6. Mendorong kemandirian masyarakat untuk hidup sehat
7. Memelihara dan meningkatkan mutu, pemerataan, berjangkauan pelayanan
kesehatan dalam bentuk promotif, preventif dan kuratif
8. Membangun citra pelayanan dengan memperlakukan pengguna layanan
sebagai pusat perhatian.
35
36
4.2
Mengidentifikasi Faktor Personal Petugas Dalam Sistem Pengelolaan
Dokumen Rekam Medis di Puskesmas Ijen Bondowoso.
Faktor personal (personal factor) yang dimaksud peneliti dalam penelitian ini
adalah pegetahuan dan
tingkat pendidikan. Pengetahuan tersebut berguna untuk
memudahkan petugas dalam melakukan pengelolaan rekam medis, sedangkan tingkat
pendidikan dapat digunakan untuk meningkatkan pengetahuan petugas tentang
pengelolaan dokumen rekam medis. Indikator dalam faktor personal antara lain:
4.2.1
Pengetahuan
Pengetahuan petugas Puskesmas Ijen tentang pengelolaan rekam medis yang
meliputi penamaan, penomoran, assembling, dan coding masih kurang. Petugas
memberi nama sesuai standar dengan KTP/KK tidak diterapkam untuk semua jenis
pasien. Petugas hanya memberkan nama sesuai dengan KTP/KK hanya untuk pasien
dengan jaminan kesehatan. Petugas juga tidak memberikan nomor berkas rekam
medis rawat inap dikarenakan tidak tahu cara untuk memberikan nomor. Assembling
atau perakitan serta pengecekan kelengkapan berkas juga tidak dilakukan.
Pengetahuan petugas tentang coding juga masih kurang terbukti oleh pernyataan
petugas sebagai berikut:
” Sesuai dengan KTP atau identitas yang dibawa pasien”
(Informan 2, 2019)
Hal yang sama juga diungkapkan oleh responden yang lain tentang penamaan
sebagai berikut:
“Sesuai
KTP”
(Informan 4, 2019)
Kutipan wawancara tersebut petugas mengetahui sistem penamaan berkas
rekam medis yaitu sesuai dengan KTP pasien, namun ada petugas lain yang tidak
mengetahui bahwa penamaan harus sesuai dengan standar yang ada yaitu
menggunakan KTP. Petugas menyatakan bahwa kelengkapan pemberian nama sesuai
37
KTP hanya dilakukan untuk pasien yang menggunakan jaminan kesehatan seperti
BPJS atau pun KIS, sedangkan untuk pasien umum ditulis hanya sebatas nama
panggilan saja. Hal tersebut sesuai dengan pernyataan petugas.
“Kalau umum hanya sebatas namanya siapa yasudah itu yang kita tulis dan
dianggap sudah valid, kalau pasien yang memakai jaminan kita cek KIS dan
KTPnya”
(Informan 1, 2019)
Berdasarkan kutipan tersebut dapat diketahui bahwa informan 1 tidak
mengetahui bahwa sistem penamaan harus sesuai dengan standar yang ada yaitu
sesuai dengan identitas pasien berupa KTP/KK. Hasil wawancara mengenai
pengetahuan petugas terkait sistem penamaan adalah dilakukan sesuai dengan teori
untuk pasien dengan jaminan kesehatan tetapi tidak diterapkan untuk pasien umum.
Kemenkes, (2017) mengatakan bahwa penulisan nama pasien dicocokkan dengan
KTP, tambahan seperti RM, Tn, Ny, Nn, Bpk, An, gelar/title dan marga ditulis di
belakang nama pasien dan penulisan nama bayi baru lahir menggunakan nama ibu
bayi, dibelakangnya dituliskan By, Ny. Penulisan nama dengan sistem penamaan
yang tidak sesuai teori dapat menyulitkan dalam mengidentifikasi pasien dan
kemungkinan sulit membedakan antar pasien (Astiwi, 2017). Saran dari peneliti yaitu
sebaiknya puskesmas dapat menerapkan siste penamaan sesuai dengan KTP untuk
semua jenis pasien dan tidak membedakan cara pemberian nama berkas rekam medis
untuk pasien BPJS ataupun pasien umum.
Pengelolaan rekam medis yang lain yaitu sistem penomoran berkas rekam
medis. Berdasarkan hasil wawancara kepada petugas diketahui bahwa petugas tidak
mengetahui sistem penomoran rekam medis. Hal tersebut sesuai dengan pernyataan
responden sebagai berikut:
“Nomor rekam medis saja saya tidak berani kasih, ga bisa kan saya gak tau
caranya”
(Informan 1, 2019)
38
Hasil wawancara terhadap responden didapatkan bahwa petugas tidak
mengetahui tata cara sistem penomoran yang ada didalam pengelolaan rekam medis.
Hal tersebut juga didukung oleh pernyataan petugas yang lain yaitu:
“Yang 1 nomor itu ya, oh yang unit”
(Informan 3, 2019)
Hasil wawancara dapat diketahui bahwa petugas belum mengetahui sistem
penomoran sesuai standar yang ada didalam pedoman penyelenggaraan penyimpanan
dokumen rekam medis. Sistem penomoran dalam pelayanan rekam medis yaitu tata
cara penulisan nomor yang diberikan kepada pasien yang datang berobat sebagai
bagian dari identitas pribadi pasien yang bersangkutan (Marlina, 2014). Menurut
Depkes RI (2006) ada 3 sistem penomoran yaitu unit numbering system, dan serialunit numbering system, sistem penjajaran seperti penomeran langsung (straight
numerical filling system), kelompok angka tepi (terminal digit filling system), dan
kelompok angka tengah (middle digit filling system). Hasil wawancara tersebut dapat
diketahui bahwa petugas tidak mengetahui standar sistem penomoran rekam medis
sehingga menyebabkan berkas tidak diberikan nomor rekam medis.
Pengetahuan petugas tentang sistem pengelolaan rekam medis yang lain
adalah assembling. Petugas tidak mengetahui pengelolaan rekam medis yaitu
assembling atau perakitan dan pengecekan kelengkapan berkas rekam medis. Hal
tersebut didukung oleh kutipan wawancara seperti berikut.
“Sing opo kuwi mbak “
(Informan 1, 2019)
Ungkapan diatas diperkuat oleh hasil wawancara kepada responden lain
seperti berikut:
“Assembling itu apa saya tidak tahu”
(Informan 2, 2019)
Senada dengan responden 2 responden lain juga tidak mengetahui pengecekan
kelengkapan berkas seperti pernyataan berikut:
“Tidak, apa itu ”
39
(Informan 3, 2019)
Berdasarkan kutipan wawancara oleh petugas dapat diketahui bahwa petugas
tidak mengetahui sistem pengelolaan rekam medis yaitu assembling atau pengurutan
serta pengecekan kelengkapan berkas rekam medis. . Salah satu kegiatan assembling
adalah melakukan pengendalian ketidaklengkapan 1x24 jam (Kumalasari, dkk, 2015).
WHO (2011) masih menyatakan bahwa masalah data dan informasi pada
negara berkembang, termasuk Indonesia belum dapat menunjukkan status kesehatan
penduduk dengan benar. Antara jumlah tenaga kesehatan yang siap membantu rumah
sakit maupun puskesmas dibandingkan dengan tenaga pengolah data dan informasi,
termasuk praktisi manajemen informasi kesehatan atau yang dalam paradigma lama
dikenal sebagai praktisi rekam medis, belum mampu melaksanakan tugasnya dengan
maksimal. Salah satu penyebabnya dikarenakan kurangnya pengetahuan, ketrampilan
praktisi dalam memberi kode sesuai tabel klasifikasi penyakit (morbiditas) rumah
sakit (Hatta, G, 2012).
Kegiatan mengkode adalah mengklasifikasikan data dan menetapkannya
untuk mewakili data tersebut, dengan kata lain pengkodean adalah merupakan
pemberian penetapan kode dengan menggunakan huruf atau angka atau kombinasi
huruf dalam angka yang mewakili komponen data (Sugiyarsi, 2012). Sistem
klasifikasi penyakit merupakan pengelompokan penyakit-penyakit yang sejenis ke
dalam satu grup nomor kode penyakit sejenis sesuai dengan International Statistical
Classification of Disease and Related Health Problem revisi 10 (ICD-10) untuk
istilah penyakit dan masalah yang berkaitan dengan kesehatan, dan International
Classification of Disease Clinical Modification revisi kesembilan (ICD-9CM) untuk
prosedur/tindakan medis yang merupakan klasifikasi komprehensif (Kasim, 2011)
Petugas di puskesmas juga tidak mengetahui tata cara memberi kode penyakit
menggunakan ICD-10, petugas hanya menggunakan selembaran kertas untuk melihat
kode diagnosa yang ada di berkas rekam medis. Hal tersebut didukung oleh
pernyataan petugas sebagai berikut:
40
” Kode yang mengeluarkan apa pemerintah yo, saya ga tau mbak Cuma kode ICD10 kan gitu kan. Itu paling yang kan yang nentukan kode entah Kemenkes kan kita
gak tau mbak”
(Informan 1, 2019)
Senada dengan hasil wawancara yang diungkapkan oleh respoden lain seperti
berikut:
“Tidak tahu biasanya yang memberi kode perawat atau dokternya”
(Informan 2, 2019)
Hasil wawancara diketahui bahwa pengetahuan petugas tentang pengelolaan
rekam medis masih kurang yaitu tentang pemberian kode diagnose penyakit.
Pemberian kode diagnose yang ada di puskesmas diberikan langsung oleh perawat
atau dokter yang menangani pasien. Pernyataan petugas tersebut menjelaskan bahwa
yang memberikan kode adalah perawat atau dokter yang menangani pasien. Petugas
rekam medis sendiri mengecek keakuratan kode menggunakan selembaran kertas
yang sudah tercantum diagnose yang sering terjadi dipuskesmas. Berdasarkan kutipan
waawancara diatas dapat disimpulkan bahwa pengetahuan petugas rekam medis masi
kurang terkait kodefikasi rekam medis. Pengetahuan dari seseorang merupakan
sebuah peranan yang sangat penting dalam mempersiapkan karyawan yang
berkualitas dan kometitif, karena dengan pengetahuan yang memadai semua
perubahan dapat disikapi dengan tepat (Suhartini, 2015).
Pengelolaan rekam medis berikutnya yaitu penyimpanan dokumen rekam
medis. Sistem penyimpanan dalam penyelenggaraa rekam medis ada dua jenis cara,
yaitu secara Sentralisasi dan Desentralisasi (Depkes RI, 1997). Petugas puskesmas
Ijen mengetahui sistem penyimpanan rekam medis. Hal tersebut didukung oleh
kutipan wawancara seperti berikut:
“penyimpanan yang diterapkan disini desentralisasi, berkas rawat jalan dan rawat
inap dipisah”
(Informan 4, 2019)
Pernyataan diatas senada dengan pernyataan yang diungkapkan oleh
responden lain seperti berikut:
41
“berkas rawat inap dan rawat jalan disimpan terpisah karena keterbatasan tempat”
(Informan 1, 2019)
Kutipan wawancara dapat diketahui bahwa petugas mengetahui sistem
penyimpanan yang ada pada berkas rekam medis. Sistem penyimpanan yang
diterapkan di Puskesmas Ijen yaitu desentralisasi dimana berkas rawat jalan dan rawat
inap disimpan di tempat yang berbeda.
Pengetahuan merupakan hasil dari tahu dari seseorang dan ini terjadi setelah
orang melakukan penginderaan terhadap suatu objek tertentu (Yuliastuti, 2007).
Berdasarkan hasil wawancara tersebut dapat disimpulkan bahwa pengetahuan
menjadi faktor penyebab pengelolaan dokumen rekam medis tidak terselenggara
dengan baik yaitu petugas tidak mengetahui sistem penomoran, assembling dan tata
cara dalam menentukan kode diagnosa penyakit yang tercantum dalam rekam medis.
Permasalahan tersebut disebabkan karena kurangnya pengetahuan petugas tentang
pengelolaan rekam medis. Dampak dari permasalahan tersebut yaitu terdapat banyak
berkas rekam medis rawat inap yang tidak diberikan nomor rekam medis, sedangkan
penanggungjawab rawat inap merupakan perawat sehingga petugas tersebut tidak
mengetahui tentang tata cara pemberian nomor rekam medis dan berkas dibiarkan
kosong tanpa nomor rekam medis. Pengetahuan merupakan hasil dari tahu, dan ini
terjadi setelah orang melakukan pengindraan terhadap suatu obyek tertentu.
Pengindraan terjadi melalui pancaindra manusia, yakni indra penglihatan,
pendengaran, penciuman, rasa, dan raba. Sebagian besar pengetahuan manusia
diperoleh melalui mata dan telinga (Notoatmodjo, 2014). Paulina D (2015)
mengatakan bahwa perilaku tenaga kesehatan dalam pengisian dokumen rekam medis
dapat terlaksana dengan lengkap bila didukung oleh pengetahuan akan nilai guna
rekam medis.
4.2.2
Tingkat Pendidikan
Riwayat pendidikan terkahir yang ditempuh oleh petugas rekam medis dan
penanggungjawab berkas rekam medis rawat inap dapat dilihat pada tabel 4.1.
Tabel 4.1 pendidikan terakhir petugas
42
No
Responden
Pendidikan Terakhir
1
Responden 1
D3 Keperawatan
2
Responden 2
SMA
3
Responden 3
D3 Rekam Medis
4
Responden 4
S1 Ekonomi
Berdasarkan tabel 4.1 menunjukkan bahwa tingkat pendidikan yang dimiliki
oleh petugas di unit rekam medis tidak semua petugas murni berlatar belakang
pendidikan dari perekam medis. Dua petugas rekam medis memiliki latar belakang
pendidikan SMA dan S1 ekonomi, sedangkan untuk petugas penanggungjawab
berkas rekam medis rawat inap berlatar belakang pendidikan D3 keperawatan serta
terdapat petugas yang baru bekerja selama 1 bulan dengan latar pendidikan murni
dari perekam medis. Tingkat Pendidikan adalah usaha sadar dan terencana untuk
mewujudkan suasana belajar dan proses pembelajaran agar peserta didik secara aktif
mengembangkan potensi dirinya untuk memiliki
kekuatan spiritual keagamaan,
pengendalian diri, kepribadian, kecerdasan, akhlak mulia, serta keterampilan yang
diperlukan dirinya, masyarakat, bangsa dan negara (UU, 2003). Salah satu faktor
yang dapat meningkatkan produktifitas atau kinerja seseorang adalah pendidikan
formal. Pendidikan memberikan pengethauan bukan saja yang langsung dengan
pelaksanaan tugas, tetapi juga landasan untuk mengembangkan diri serta kemmapuan
memanfaatkan semua sasaran yang ada disekitar kita untuk kelancaran tugas, semakin
tinggi pendidikan semakin tinggi pula produktifitas kerja (Arfida, 2003).
Tingkat pendidikan dalam penelitian ini yaitu jenjang pedidikan formal
terakhir petugas di bagian rekam medis yang telah di tempuh oleh petugas.
Pendidikan merupakan faktor yang mencerminkan kemampuan sesorang untuk dapat
menyelesaikan suatu pekerjaan (Pakpahan, dkk, 2017). Tingkat pendidikan digunakan
untuk memperbaiki atau meningkatkan pengetahuan, keterampilan dan sikap
karyawan agar karyawan lebih terampil dalam melaksanakan tugasnya (Endah dkk,
2016).
43
Tingkat pendidikan digunakan untuk memperbaiki atau meningkatakan
pengetahuan, keterampilan dan sikap karyawan agar karyawan lebih terampil dalam
melaksanakan tugasnya. Menurut (Waluyo, 2013) semakin tinggi pendidikan
sesorang maka keinginan untuk melakukan pekerjaan dengan tingkat tantangan yang
tinggi semakin kuat. Apabila pendidikan akhir yang mereka tempuh berlatar
pendidikan yang tidaak berkompetensi dalam rekam medis dapat menyebabkan
gambaran tugasnya akan menjadi penghambat terkait berkembangnya inovasi-inovasi
tekait pengelolaan rekam medis. Berdasarkan penelitian Adhanari (2005) yang
mengambil judul tingkat pendidikan terhadap produktifitas kerja karyawan dengan
hasil dimana tingkat pendidikan mempengaruhi produktifitas kerja karyawan. Peneliti
berpendapat perlu diberikannya jenjang pendidikan lanjutan atau pelatihan kepada
petugas agar tingkat pendidikan yang memadai dapat meningkatkan produktivitas
kerja yang lebih baik. Depkes (2007) menyatakan bahwa kualifikasi petugas yang
bekerja sebagai perekam medis harus memiliki pendidikan formal minimal DIII
rekam medis. Hasil penelitian (Susanti T, 2013) menunjukkan bahwa sebagian besar
petugas rekam medis mempunyai tingkat pendidikan DIII Rekam medis dan hal ini
sesuai dengan bidang tugasnya saat ini. Kinerja petugas rekam medis dipengaruhi
oleh tingkat pendidikan petugas (Susanti T, 2013). Penelitian lain yaitu (Wafiroh S.
2019) mengatakan bahwa tingkat pendidikan yang kurang dari standart berpengaruh
terhadap kurangnya pengetahuan dan keterampilan petugas terhadap keamanan dan
kerahasiaan dokumen rekam medis.
4.3
Mengidentifikasi Faktor Pemimpin Petugas Dalam Sistem Pengelolaan
Dokumen Rekam Medis di Puskesmas Ijen Bondowoso.
Faktor pemimpin (leadership factor) ditentukan oleh kualitas dorongan,
bimbingan dan dukungan yang dilakukan oleh manajer dan team leader.
Kepemimpinan adalah salah satu dimensi kompetensi yang sangat menentukan
terhadap kinerja atau keberhasilan organisasi. Keberhasilan ataupun kegagalan dari
44
suatu organisasi, puskesmas, ataupun oraganisasi sosial lainnya akan selalu dikaitkan
dengan pemimpin dari organisasi yang dimaksuda tersebut.
Armstrong (2009) menyatakan bahwa kepemimpinan merupakan suatu
proses memberi inspirasi kepada semua karyawan agar bekerja sebaik-baiknya untuk
mencapai hasil yang diharapkan. Kepemimpinan adalah cara mengajak karyawan
agar bertindak benar, mencapai komitmen, dan memotivasi mereka untuk mencapai
tujuan. (Jerald Greenberg dan Robert A. Baron, 2013) berpendapat bahwa motivasi
merupakan proses yang membangkitkan, mengarahkan dan menjaga perilaku
manusia menuju pencapaian tujuan. Indikator dalam variabel faktor pemimpin antara
lain:
4.3.1
Pelatihan
pelatihan adalah suatu kegiatan dari perusahaan yang bermaksud untuk dapat
memperbaiki dan memperkembangkan sikap tingkah laku, keterampilan, dan
pengetahuan dari para karyawan yang sesuai dengan keinginan dari perusahaan yang
bersangkutan (Darmawan, dkk, 2017) Berdasarkan hasil wawancara diketahui
bahwa petugas tidak pernah mengikuti pelatihan atau seminar mengenai rekam
medis. Hal tersebut sesuai dengan pernyataan petugas seperti berikut:
” Belum pernah Cuma baca-baca sendiri tapi akhirnya pusing ah yasudah dah”
(Informan 1, 2019)
Pernyataan yang sama juga diungkapkan oleh responden lain seperti berikut:
“Belum pernah”
(Informan 4, 2019)
Pernyataan dari responden dapat ditarik kesimpulan bahwa petugas belum
pernah mengikuti pelatihan tentang rekam medis. Menurut Carrel, (2011)
mengemukakan delapan tujuan utama program pelatihan antara lain:
a. Memperbaiki kinerja
b. Meningkatkan keterampilan karyawan
c. Menghindari keusangan manajerial
45
d. Memecahkan permasalahan
e. Orientasi karyawan baru
f. Persiapan promosi dan keberhasilan manajerial
g. Memperbaiki kepuasan untuk kebutuhan pengembangan personel
h. Bila suatu badan usaha menyelenggarakan pelatihan bagi karyawannya, maka
perlu terlebih dahulu dijelaskan apa yang menjadi sasaran dari pada pelatihan
tersebut.
Petugas juga mengungkapkan bahwa pelatihan sangat dibutuhkan oleh
petugas untuk menngkatkan kualitas kinerja dan produktifitas kinerja petugas. Hal
tersebut didukung oleh pernyataan petugas seperti berikut:
” Saya memang butuh sekali peatihan, saya sebenarnya ingin melanjutkan
pendidikan tapi belum ada waktu”
(Informan 2, 2019)
Hal yang sama juga diungkapkan oleh responden lain sebagai berikut:
“Iya dibutuhkan”
(Informan 4, 2019)
Kesimpulan dari pernyataan petugas yaitu diketahui bahwa pelatihan sangat
dibutuhkan terlebih saat ini pengetahuan tentang pengelolaan rekam medis terus
berkembang seperti adanya rekam medis elektronik. Sejalan dengan penelitian
Giyana (2012) dalam pelaksanaan pengelolaan rekam medis, perlu didukung adanya
pelatihan dikarenakan pelatihan rekam medis dirasakan penting untuk menambah
pengetahuan dan pengembangan. Menurut Dessler (2013) pelatihan adalah proses
mengajarkan karyawan baru atau yang ada sekarang, keterampilan dasar yang
mereka butuhkan untuk menjalankan pekerjaan mereka. Petugas yang diberikannya
pelatihan diharapkan mampu menghasilkan kinerja yang lebih baik
khususnya
dalam pengisian berkas rekam medis (Kanariswari D.I.N. 2019).
4.3.2
Motivasi (Penghargaan)
Jerald G. (2003), motivasi merupakan proses membangkitkan, mengarahkan
dan menjaga perilaku manusia menuju pencapaian tujuan. Hasil wawancara petugas
46
menyatakan bahwa atasan atau pihak Puskesmas sudah memberikan motivasi agar
petugas bekerja lebih baik. Hal tersebut didukung oleh pernyataan petugas seperti
berikut:
“selama saya bekerja disini belum pernah. atasan hanya memberi mandat gimana
terbaiknya rekam medis”
(Informan 2, 2019)
Hasil wawancara tersebut senada dengan yang diungkapan responden lain
sebagai berikut :
“Tidak
ada hanya pujian”
(Informan 2, 2019)
Berdasarkan hasil wawancara petugas menyatakan bahwa motivasi hanya
dalam bentuk pujian. Piagam, bonus atau penghargaan yang lain belum pernah
didapatkan oleh petugas. Menurut Samsudin (2009), motivasi adalah proses
mempengaruhi atau mendorong dari luar terhadap seseorang atau kelompok pekerja
agar mereka mau melaksanakan sesuatu yang telah ditetapkan. Pendapat lain dari
Rivai (2009), motivasi adalah serangkaian sikap dan nilai-nilai yang mempengaruhi
individu untuk mencapai hal yang spesifik sesuai dengan tujuan individu. Sejalan
dengan Samsudin, Rivai dan Sagala, menurut Hasibuan (2010), motivasi adalah hal
yang menyebabkan, menyalurkan, dan mendukung perilaku manusia supaya mau
bekerja giat dan antusias mencapai hasil yang optimal. Pengertian-pengertian di atas
dapat di taarik kesimpulan bahwa motivasi adalah hal yang menyebabkan atau
mempengaruhi seseorang untuk melaksanakan pekerjaan secara maksimal. Motivasi
dapat memacu dan mendorong karyawan untuk bekerja keras secara maksimal. Hal
ini dapat meningkatkan produktivitas kerja karyawan sehingga tujuan perusahaan
dapat tercapainya. Alangkah lebih baik jika atasan memberi motivasi berupa bonus
atau piagam agar dapat memicu semangat petugas dalam bekerja. Fitriani L. (2019)
menyatakan bahwa sebaiknya pemberian penghargaan dan hukuman bagi petugas
dijalankan di Puskesmas Pujer sebagai bentuk motivasi kerja dari pimpinan kepada
petugas rekam medis.
47
4.4
Mengidentifikasi Faktor Sistem Petugas Dalam Sistem Pengelolaan
Dokumen Rekam Medis di Puskesmas Ijen Bondowoso.
Faktor sistem yang dimaksud dalam penelitian ini berkaitan dengan fasilitas
yang ada untuk mendukung pengelolaan rekam medis yang ada di Puskesmas Ijen.
Indikator dalam variabel ini antara lain:
4.4.1
Sarana dan Prasarana
Faktor sistem (system factor) ditunjukkan oleh adanya sistem kerja dan
fasilitas yang diberikan orgnaisasi. Fasilitas sangat dibutuhkan oleh seorang
karyawan untuk mendukung melakukan pekerjaanya berupa sarana dan prasarana.
Pengertian sarana menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) sarana adalah
segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud dan tujuan.
Rak rekam medis puskesmas Ijen masih menggunakan rak yang terbuat dari
kayu sedangkan untuk berkas rawat inap berkas disimpan diatas meja kerja dan
kardus yang diletakkan pada lantai. Terlihat pada gambar 4.1
48
Gambar 4.1 Berkas Rekam Medis Rawat Inap dan Rawat Jalan
Berdasarkan gambar 4.1 diketahui bahwa puskesmas tidak memiliki rak untuk
menyimpan berkas rekam medis rawat inap. Berkas diletakkan di atas meja kerja dan
lantai. Hal tersebut juga didukung oleh hasil wawancara kepada petugas yang
menyatakan bahwa sarana dan prasarana masih kurang memadai untuk unit rekam
medis. Hal tersebut didukung oleh pernyataan petugas seperti berikut:
” Kurang, simpus saja tidak ada, rak kurang dan ICD pun tidak ada”
(Informan 3, 2019)
Pernyataan yang sama juga di ungkapkan oleh petugas yang lain bahwa
sarana dan prasarana masih kurang memadai didalam unit rekam medis Puskesmas
Ijen seperti pernyataan beriku:
“Banyak sih, ruangannya kan sempit. Rak nya dulu lah”
(Informan 4, 2019)
Berdasarkan kutipan wawancara tersebut petugas menjelaskan bahwa sarana
dan prasarana sudah belum memadai. Sarana yang dimaksud yaitu seperti rak
penyimpanan berkas, simpus, ICD-10 dan prasarana yaitu tempat atau ruangan untuk
unit rekam medis terutama ruang penyimpanan berkas rekam medis pasien.
Berdasarkan hasil observasi ditemukan berkas yang masih tertumpuk di atas meja
kerja petugas, hal tersebut mengganggu aktivitas petugas saat melakukan
pekerjaannya.
Pengertian sarana dan prasarana secara etimologi memiliki perbedaan, namun
keduanya saling terkait dan sangat penting sebagai alat penunjang keberhasilan suatu
proses yang dilakukan. Kamus Besar Bahasa Indonesia, (2008) mengatakan bahwa
sarana adalah segala sesuatu yang dipakai sebagai alat untuk mencapai makna dan
tujuan. Sebagai contoh: sarana pelayanan rekam medis dan informasi kesehatan
diartikan sebagai alat untuk mencapai tujuan pelayanan, misalkan alat tulis kantor,
komputer, mesin cetak, kartu indeks utama pasien, roll o’pack, kartu kendali berkas
rekam medis, jaringan internet seperti wifi, ICD-10 dan ICD 9-CM. Pengertian
prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya
49
suatu proses. Sebagai contoh, prasarana pelayanan rekam medis dan informasi
kesehatan berarti alat tidak langsung untuk mencapai tujuan dalam pelayanan,
misalnya lokasi, bangunan, ruang penyimpanan rekam medis dan ruang rapat.
Saran dari peneliti yaitu menambah fasilitas berupa sarana dan prasarana
untuk unit rekam medis agar pengelolaan dokumen rekam medis dapat terselenggara
dengan baik. Fasilitas merupakan faktor determinan penyebab lamanya penyediaan
dokumen rekam medis dikarenakan fungsi dari fasilitas kerja sangat diperlukan dalam
pekerjaan, dalam hal ini adalah pekerjaan perekam medis (Farhatani, W.H. dkk,
2014).
4.5
Mengidentifikasi Pengelolaan Dokumen Rekam Medis di Puskesmas Ijen
Bondowoso
Pengelolaan dokumen rekam medis yang ada di Puskesmas Ijen Bondowoso
pada saat ini ialah sebagai berikut:
a. Sistem penamaan
Penamaan rekam yang dilakukan dipuskesmas Ijen yaitu disesuaikan dengan
identitas pasien berupa KTP/KK namun sistem penamaan tersebut tidak diterapkan
untuk semua berkas rekam medis. Berikut pernyataan petugas terkait pemberian nama
pada berkas rekam medis:
” Sesuai dengan KTP atau identitas yang dibawa pasien”
(Informan 2, 2019)
Hal yang sama juga diungkapkan oleh responden yang lain tentang penamaan
sebagai berikut:
“Sesuai
KTP”
(Informan 4, 2019)
50
Sistem penamaan yang dilakukan dipuskesmas ijen sesuai dengan KTP/KK,
namun terdapat salah satu petugas yang menyatakan bahwa penamaan berkas untuk
pasien umum diberikan tidak sesuai dengan KTP. Berikut merupakan pernyataan
petugas:
“Kalau umum hanya sebatas namanya siapa yasudah itu yang kita tulis dan dianggap
sudah valid, kalau pasien yang memakai jaminan kita cek KIS dan KTPnya”
(Informan 1, 2019)
Kutipan wawancara tersebut juga didukung oleh gambar 4.2 berikut :
Gambar 4.2 Sistem Penamaan Berkas Rekam Medis
Berdasarkan hasil wawancara dan observasi tersebut dapat disimpulkan bahwa
penamaan sesuai dengan KTP tidak diterapkan untuk semua berkas rekam medis.
Penamaan yang tidak sesuai dengan standar penamaan yang ada yaitu menggunakan
KTP akan menyulitkan petugas membedakan antara berkas pasien satu dengan yang
lainnya. Budi (2011), menyatakan bahwa sistem penamaan pada pelayanan rekam
medis adalah tata cara penulisan nama seseorang yang tujuannya untuk memudahkan
saat pengindeksan dan untuk membedakan satu pasien dengan pasien lainnya,
51
penulisan nama dan nomor rekam medis dilakukan pada setiap lembar formulir rekam
medis (Budi, 2011).
b. Sistem penomoran
Sistem penomoran rekam medis yang digunakan di puskesmas ijen kepada
pasien yang datang berkunjung ialah 1 nomor untuk 1 pasien dan digunakan
seterusnya selama pasien berobat di puskesmas atau unit numbering system. Hasil
observasi yang dilakukan oleh peneliti ditemukan bahwa berkas rekam medis mulai
bulan januari-agustus 2019 tidak diberikan nomor berkas rekam medis. Terlihat pada
gambar 4.1
Gambar 4.3 Berkas Tidak diberi Nomor RM
Berdasarkan gambar 4.3 dapat diketahui bahwa berkas rawat inap tidak
diberikan nomor rekam medis. Penomoran yang tidak diberikan dapat menyebakan
petugas kesulitan dalam mencari berkas jika pasien yang bersangkutan datang
kembali untuk berobat dipuskesmas Ijen. Penomoran rekam medis bertujuan sebagai
petunjuk pemilik berkas rekam medis pasien yang bersangkutan, untuk pedoman
dalam tata cara penyimpanan berkas rekam medis, dan sebagai petunjuk dalam
pencarian berkas rekam medis yang telah terssimpan di filling (Kemenkes, 2014).
c.
Koding
Puskesmas Ijen melakukan pemberian kode diagnosa dengan menggunakan
selembaran kertas yang berisi kode penyait yang sering keluar di Puskesmas Ijen.
52
Petugas yang memberikan kode yaitu perawat dan dokter yang menangani pasien
secara langsung. Berikut hasil wawancara dengan petugas :
“Biasanya perawat yang memberi kode.”
(Informan 3, 2019)
Pernyataan senada juga disampaikan oleh responden lain sebagai berikut:
“Tidak tahu biasanya yang memberi kode perawat atau dokternya”
(Informan 2, 2019)
Berdasarkan hasil wawancara tersebut diketahu bahwa yang memberi kode diagnosa
adalah perawat. Puskesmas ijen juga tidak memiliki ICD-10 untuk kode penyakit dan
ICD-9 CM untuk kode tindakan. Berikut penyataan petugas :
“bukunya itu yang tebel ya mbak, selama saya disini puskesmas tidak punya”
(Informan 1, 2019)
Kesimpulan dari wawancara dengan petugas yaitu pemberian kode diagnosa
diberikan oleh dokter atau perawat yang menangani pasien. Puskesmas juga tidak
memiliki ICD-10 ataupun ICD 9CM sebagai acuan pemberian kode diagnosa.
Kegiatan mengkode adalah mengklasifikasikan data dan menetapkannya untuk
mewakili data tersebut, dengan kata lain pengkodean adalah merupakan pemberian
penetapan kode dengan menggunakan huruf atau angka atau kombinasi huruf dalam
angka yang mewakili komponen data (Sugiyarsi, 2012). Sistem klasifikasi penyakit
merupakan pengelompokan penyakit-penyakit yang sejenis ke dalam satu grup nomor
kode penyakit sejenis sesuai dengan International Statistical Classification of
Disease and Related Health Problem revisi 10 (ICD-10) untuk istilah penyakit dan
masalah yang berkaitan dengan kesehatan, dan International Classification of
Disease Clinical Modification revisi kesembilan (ICD-9CM) untuk prosedur/tindakan
medis yang merupakan klasifikasi komprehensif (Kasim, 2011).
d.
Assembling
Puskesmas Ijen tidak melakukan kegiatan pengelolaan rekam medis yaitu
assembling berkas rekam medis. Berikut hasil wawancara dengan petugas:
53
“pengecekan kelengkapan hampir menyentuh 2 tahun tidak berjalan. Males mbak,
kesel”
(Informan 1, 2019)
Hasil yang sama juga disampaikan oleh responden lain. Berikut hasil
wawancara yang dilakukan :
“rawat jalan tidak ada, mungkin rawat inap”
(Informan 3, 2019)
Berdasarkan hasil wawancara diketahui bahwa pengelolaan rekam medis
assembling atau perakitan serta pengecekan kelengkapan berkas rekam medis
dipuskesmas Ijen tidak dilaksanakan. Assembling adalah proses mengumpulkan
kemudian mengurutkan berkas berisikan identitas, pemeriksaan, anamnesis, diagnosa
pengobata, tindakan, serta pelayanan lainnya yang diberikan kepada pasien (Watson,
1992)
e.
Penyimpanan rekam medis
Berdasarkan
hasil
observasi
sistem
penyimpanan
di
Puskesmas
Ijen
menggunakan sistem desentralisasi yaitu antara berkas rekam medis rawat jalan dan
rawat inap disimpan pada tempat yang berbeda. Terlihat pada gambar 4.4 dan gambar
4.5 berikut :
Gambar 4.4 Berkas RI
Gambar 4.5 Berkas RJ
54
Berdasarkan kedua gambar dapat diketahui bahwa berkas disimpan pada tempat
yang berbeda. Gambar 4.4 merupakan berkas rekam medis rawat inap yang disimpan
diatas meja petugas dan tidak diletakkan pada rak rekam medis. Gambar 4.5 adalah
gambar berkas rekam medis rawat jalan. Kesimpulan dari kedua gambar yaitu sistem
penyimpanan rekam medis yang ada dipuskesmas Ijen menggunakan sistem
desentralisasi. Sistem penyimpanan dalam penyelenggaraa rekam medis ada dua jenis
cara, yaitu secara Sentralisasi dan Desentralisasi (Depkes RI, 1997).
4.6 Menganalisis faktor penyebab dan prioritas masalah pengelolaan dokumen
rekam medis menggunakan Brainstorming di Puskesmas Ijen Kabupaten
Bondowoso tahun 2019.
Penetapan prioritas utama menggunakan metode Brainstorming. Metode ini
merupakan kegiatan diskusi bersama antara peneliti dengan para responden yang
telah ditentukan untuk membahas fokus masalah yang akan diteliti. Respoden yang
hadir dalam kegiatan brainstorming terdiri dari tiga orang petugas rekam medis dan
perawat yang bertanggungjawab atas berkas rekam medis rawat inap. Berdasakan
hasil brainstroming yang telah dilakukan oleh peneliti didapatkan bahwa faktor yang
menjadi penyebab pengelolaan rekam medis tidak terselenggara dengan baik yaitu
pengetahuan petugas, tingkat pendidikan petugas yang bukan merupakan lulusan dari
perekam medis, pelatihan dan kurangnya sarana dan prasaran yang ada diPuskesmas
Ijen. Hal ini juga diperkuat oleh pernyataan responden sebagai berikut:
” Salah satunya SDM harus sesuai dengan kompetensinya. Rekam medis memang
bisa berjalan tetapi tidak sesuai dengan apa yang diharapakan karna memang
kompetensinya bukan disitu jadi menurut saya untuk faktor pribadi pada variabel
pengetahuan dan pendidikan akan mempengaruhi proses pengelolaan rekam medis.
Nah sekarang faktor kedua untuk faktor kepemimpinan lek menurut saya faktor yang
ini akan mendukung, kalau diawal kita sudah mempunyai kompetensi, kompetensinya
sudah ada dengan ada pelatihan runititas refresing tiap 3 bulan ada pelatihan ya
akan ilmunya diperbaharui terus kan.”.
Kutipan tersebut diketahu bahwa faktor pribadi dengan variabel pengetahuan dan
tingkat pendidikan serta faktor kepemimpinan pada variabel pelatihan mempengaruhi
55
proses pengelolaan dokumen rekam medis. Hasil diskusi juga didapatkan bahwa
terdapat petugas yang baru bergabung dalam unit rekam medis di Puskesmas Ijen,
dengan adanya petugas tersebut selain dari faktor pribadi dan faktor kepemimpinan
untuk saat ini yang menjdai prioritas yaitu faktor sistem yang terdiri dari variabel
sarana dan prasarana. Hal tersebut didukung oleh pernyataan petugas sebagai berikut:
“Untuk kondisi saat ini SDM sudah ada, nanti berharap dari pihak dinas dan untuk
motivasi dari SDM yang ada sudah tinggi juga jadi kita maksimalkanuntuk faktor
yang ketiga untuk kondisi puskesmas ijen kita sangat amat butuh faktor ketiga yaitu
sarana dan prasarana terus nanti sambil pengajuan ke dinas untuk pelatihan secara
bertahan secara rutinitas dan di tambah tenaganya jangan cuma satu”
Kutipan tersebut menjelaskan bahwa untuk kondisi saat ini faktor yang
mempengaruhi yaitu faktor sistem dengan variabel sarana dan prasarana untuk
menunjang pengelolaan dokumen rekam medis agar dapat terselenggara dengan baik.
Berdasarkan hasil brainstorming yang telah dilakukan didapat prioritas masalah yaitu
pada faktor sistem yang terdiri dari variabel sarana dan prasarana. Depkes, (2008)
menyebutkan bahwa pelayanan kesehatan wajib menyediakan sarana dan prasarana
yang diperlukan dalam rangka penyelenggaraan rekam medis. Solusi untuk
pengetahuan dan tingkat pendidikan petugas yaitu diberikan pelatihan terkait
pengelolaan dokumen rekam medis sedangkan untuk sarana dan prasarana yaitu perlu
penambahan rak rekam medis, ICD-10, SIMPUS dan gedung untuk penyimpanan
rekam medis yang rencananya kedepannya akan dijadikan penyimpanan secara
sentralisasi.
BAB 5. KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian mengenai Analisis Pengelolaan Dokumen Rekam
Medis Di Puskesmas Ijen Bondowoso Tahun 2019, dapat disimpulkan bahwa:
a. Fakor Personal (personal factor), pengetahuan petugas tentang pengelolaan rekam
medis masih kurang dan tingkat pendidikan petugas yang rata-rata bukan lulusan
dari perekam medis mengakibatkan pengelolaan rekam medis tidak berjalan
dengan baik seperti tidak adanya nomor pada berkas rekam medis.
b. Faktor Pemimpin (leadership factor), tidak adanya motivasi atau penghargaan
dari atasan atas kinerja petugas dan tidak adanya pelatihan yang di ikuti petugas
membuat petugas tidak menguasai tentang pengelolaan dokumen rekam medis.
c. Faktor sistem (system Factor), sarana dan prasarana yang ada menurut petugas
masih sangat kurang, petugas menyatakan bahwa menginginkan penambahan rak
baru, ICD-10, SIMPUS dan ruangan yang dapat digunakan untuk menyimpan
berkas rekam medis.
d. Pengelolaan dokumen rekam medis pada sistem penamaan di Puskesmas Ijen
yaitu sesuai KTP untuk pasien BPJS namun untuk pasien umum berdasarkan
nama panggilan. Penomoran berkas rekam medis menggunakan sistem unit
numbering system yaitu satu nomor untuk satu pasien. Assembling tidak
dilakukan untuk berkas RJ ataupun RI. Kodefikasi diberikan oleh perawat
ataupun dokter yang menangani pasien secara langsung sedangkan untuk
penyimpanan berkas yaitu menggunakan sistem desentralisasi.
e. Berdasarkan analisis pengelolaan dokumen rekam medis di puskesmas Ijen
dengan menggunakan metode Brainstorming didapatkan bahwa prioritas utama
yang menyebabkan pengelolaan dokumen rekam medis tidak terselenggara
dengan baik adalah sarana berupa rak, ICD SIMPUS dan prasarana yaitu tempat
penyimpanan yang belum memadai untuk unit rekam medis.
56
57
5.2 Saran
Penulis dalam penelitian ini mengusulkan beberapa saran dan masukan yang
nantinya dapat bermanfaat untuk perbaikan dari pengelolahan pengelolaan dokumen
rekam medis yaitu bagi:
a.
Petugas Rekam Medis:
1. Memperbaiki pengelolaan rekam medis seperti sistem penamaan, pemberian
nomor pada berkas, assembling, koding, dan penyimpanan rekam medis.
2. Menambah pengetahuan dengan mengikuti pelatihan atau seminar dan
membaca buku pengetahuan tentang rekam medis.
b.
Pimpinan Puskesmas:
1. Sebaiknya mengikutsertakan petugas rekam medis pelatihan atau seminar
terkait rekam medis.
2. Memberikan motivasi berupa reward sebagai petugas terbaik dalam unit
rekam medis dan punishment jika ada petugas yang melakukan kesalahan
terkait pengelolaan rekam medis.
c.
Puskesmas:
Menambah sarana dan prasarana berupa:
1. Rak rekam medis.
2.
ICD-10 sebagai acuan untuk mengkode penyakit.
3. Mengembangkan SIMPUS.
4. Gedung untuk menyimpan rekam medis agar berkas rekam medis rawat inap
tidak tertumpuk di meja dan dapat disimpan rapi didalam rak rekam medis.
d.
Bagi Peneliti
1. Bagi peneliti selanjutnya diharapkan peneliti fokus pada pengelolaan
dokumen rekam medis.
2. Melakukan wawancara terhadap pimpinan Puskesmas.
3. Melakukan triangulasi sumber
DAFTAR PUSTAKA
Adhanari, M.A. 2005. Pengaruh Tingkat Pendidikan Terhadap Produktivitas Kerja
Karyawan Bagian Produksi Pada Maharani Handicraft Di Kabupaten Bantul.
Skripsi tidak diterbitkan. Jakarta: Universitas Negeri Semarang
Agusta, Leonando dan Eddy M.S 2013. Pengaruh Pelatihan Dan Motivasi Kerja
Terhadap Kinerja Karyawan CV Haragon Surabaya. Surabaya: Universitas
Kristen Petra.
Amirullah. 2015. Pengantar Manajemen. Jakarta: Mitra Wacana Media.
Amstrong dan Baron. 2013. Penilaian Kinerja dan Komitmen Dalam Etika
Pemerintahan. Ponijan. Dalam Wibowo. Hal. 99. Jakarta: Universitas
Satyagama.
Budi, S.C. 2011. Management Unit Kerja Rekam Medis. Yogyakarta: Quantum
Sinergis media.
Bustami. 2011. Penjaminan Mutu Pelayanan Kesehatan & Akseptabilitasnya.
Jakarta: Erlangga.
Darmawan, dkk. 2017. Pengaruh Pelatihan Terhadap Motivasi Kerja Dan Kinerja Di
Prama Sanur Beach Bali. Bali: Universitas Udayana.
Dessler, G. 2009. Manajemen Sumber Daya Manusia. Buku 1. Jakarta: Indeks.
Depkes RI. 2008. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor
269/MenKes/Per/III/2008 Tentang Rekam Medis. Jakarta: Depkes RI.
___________ 2010. Permenkes Nomor 147 Tahun 2010 Tentang Perizinan Rumah
Sakit. Jakarta: Depkes RI.
Farhatani, W. H. dkk. 2014. Faktor Determinan Lamanya Penyediaan Rekam Medis
Rawat Jalan RSUD Dr.Moh. Soewandhie Surabaya. Universitas Airlangga.
Surabaya.
58
59
Farida, M. I. 2016. Analisis Pengelolaan Data Rekam Medis Di Rumah Sakit
Angkatan Udara (RSAU) Lanud Iswahyudi. Universitas Muhammadiyah
Surakarta. Magetan
Firsa, H.R. 2013. Pengaruh Pelatihan Kerja dan Motivasi terhadap Kinerja
Karyawan (Studi Kasus pada Karyawan Hotel Grasia Semarang).
Diponegoro: Journal of Social and Politic.
Fitriani L.A. 2019. Analisis Faktor-Faktor Kinerja Pengelolaan Rekam Medik
Dipuskesmas Pujer Bondowoso. Politeknik Negeri Jember. Jember.
Giyana, F. 2012. Analisis sistem Pengelolaan Rekam Medis Rawat Inap Rumah Sakit
Umum Daerah Kota Semarang. Semarang: Universitas Diponegoro.
Greenberg, dkk. 2000. Perilaku Organisasi, Prentice Hall, Jakarta.
Hartinah, S. 2017. Pengembangan Peserta Didik, Bandung: Refika Aditama.
Hasibuan. 2013. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Pt. Bumi Aksara.
Hatta, G.R. 2012. Pedoman Manajemen Informasi Kesehaatan Di Sarana Pelayanan
Kesehatan. Jakarta: Universitas Indonesia Press.
_________. 2014. Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana Pelayanan
Kesehatan: Revisi Buku Petunjuk Teknis Penyelenggaraan Rekam Medis/
Medical Record Rumah Sakit (1991) dan Pedoman Pengelolaan Rekam Medis
Rumah Sakit di Indonesia (1994, 1997). Jakarta: Penerbit Universitas
Indonesia (UI-Press).
Hidayat. 2010. Pengaruh Reward dan Punishment Terhadap Kinerja Karyawan
dengan Disiplin Kerja Sebagai Variabel Intervening di Waroeng Spesial
Sambal Yogyakarta. Yogyakarta.
Hutabarat, J dan Huseini, M. 2006. Proses, Formasi & Implementasi Manajemen
Strategik Kontemporer Operasionalisasi Strategi. Jakarta: PT Elex Media
Komputindo Kelompok Gramedia.
Irmawati. 2014. Manajemen Pemasaran di Rumah Sakit. Surabaya. Institut Ilmu
Kesehatan - University Press
Ismainar, H. 2015. Manajemen Unit Kerja: Untuk Perekam Medis dan Informatika
Kesehatan Ilmu Kesehatan Masyarakat Keperawatan dan Kebidanan.
Yogyakarta: Deepublish.
60
Kanariswari D.I.N. 2019. Analisis Ketidaklengkapan Pengisian Berkas Rekam Medis
Rawat Inap Di Puskesmas Ambulu Kabupaten Jember Tahun 2018.
Politeknik Negeri Jember. Jember.
Kemenkes RI. 2013. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 55
Tahun 2013 Tentang Penyelenggaraan Pekerjaan Perekam Medis. Jakarta.
____________ 2014. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor
269/Menkes/PER/III/2008 Tentang Rekam Medis. Jakarta.
Kemenperin. 2006. Keputusan Direktur Jenderal Pembinaan Pelatihan Dan
Produktivitas Kementerian Tenaga Kerja Dan Transmigrasi RI. Jakarta.
KKI. 2006. Manual Rekam Medis. Jakarta: Konsil Kedokteran Indonesia.
Lapau, B. 2012. Metode Penelitian Kesehatan: Metode Ilmiah Penulisan Skripsi,
Tesis, dan Disertasi. Jakarta: Yayasan Pustaka Obor Indonesia.
Maria, E. 2010. Hubungan Penghargaan Intrinsik Terhadap Motivasi Kerja.
Semarang: Universitas Kristen Satya Wacana.
Maryati, W. 2015. Beban Kerja Petugas Filing Terhadap Rata-Rata Waktu
Penyediaan Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan. Sragen: APIKES Citra
Medika Surakarta
Moeheriono. 2012. Pengukuran Kinerja Berbasis Kompetensi. Depok: PT.
Rajagrafindo Persada.
Mursyidi. 2009. Akuntansi Pemerintahan di Indonesia. Bandung: Penerbit PT.
RefikaAditama.
Notoatmodjo, S. 2014. Ilmu Perilaku Kesehatan. Jakarta: Rineka Cipta.
Pakpahan. E. S, dkk. Pengaruh Pendidikan Dan Pelatihan Terhadap Kinerja
Pegawai (Studi Pada Badan Kepegawaian Daerah Kota Malang). Universitas
Brawijaya. Malang.
Paulina, D. 2015. Hubungan Antara Pengetahuan Tentang Nilai Guna Rekam Medis
Dengan Perilaku Pengisian Dokumen Rekam Medis Oleh Tenaga Kesehatan
Di Rsud Larantuka. Jakarta: Univrsitas Esa Unggul.
61
Politeknik Negeri Jember. 2017. Pedoman Penulisan Karya Tulis Ilmiah. Jember:
Politeknik Negeri Jember.
Rivai, V. 2013. Manajemen Sumber Daya Manusia Untuk Perusahaan. Jakarta: PT
Raja Grafindo Persada.
Rupik, A. 2015. Pengaruh Fasilitas Kantor, Motivasi Kerja, Dan Disiplin Kerja
Terhadap Kinerja Perngkat Desa di Kecamatan Tulis Kabupaten Batang.
Semarang: Universitas Negeri Semarang.
Samsudin. 2009. Manajemen Sumber Daya Manusia. Bandung: Pustaka Setia.
Sedarmayanti, 2008. Manajemen Sumber Daya Mnusia. Jakarta: Grasindo.
Seha. H. N. 2015. Evaluasi Sistem Pengelolaan Dokumen Rekam Medis di Klinik
VCT Puskesmas Puger Tahun 2014. Politeknik Negeri Jember.
Shofari. B. 2012. Sistem dan Prosedur Pelayanan Rekam Medis, Modul PSRM
Fakultas Kesehatan. Semarang: Universitas Dian Nuswantoro
Sudarmanto. 2009. Kinerja dan Pengembangan Kompetensi SDM. Yogyakarta:
Pustaka Pelajar
Suhartatik, dkk. 2015. Analisi Pengelolaan Dokumen Rekam Medis Rawat Inap
Dalam Upaya Peningkatan Pelayanan RSUD Kanjuruhan Kepanjen. Malang:
JMKI.
Triyanto, A dan Sudarwanti. 2014. Pengaruh Kompetensi Dan Penghargaan
Terhadap Motivasi Kerja Karyawan PT KAI. Sragen.
Turere, V.N. 2013. Pengaruh Pendidikan dan Pelatihan Terhadap Peningkatan
Kineja Karyawan Pada Balai Pelatihan Teknis Pertanian Kalasey.
Universitas Sam Ratulangi Manado Jurnal EMBA
Usman, H. 2011. Manajemen. Jakarta: Pt. Bumi Aksara.
Wafiroh S. 2019. Determinan Keamanan Dan Kerahasiaan Dokumen Rekam Medis
Di Ruang Filing RSD Kalisat. Politeknik Negeri Jember. Jember.
Waluyo, M. (2013). Psikologi Industri. Jakarta: Akademia permata.
62
Wajdi, M.F dan pariyem. 2016. Pengaruh Tata Kelola Organisasi, Budaya Kerja Dan
Motivasi Kerja Terhadap Kinerja Tenaga Medis Rumah Sakit. Surakarta:
Universitas Muhammadiyah Surakarta.
Wibowo. 2007. Manajemen Kinerja. Jakarta: Raja Grafindo Persad.
Yuliastuti, I. 2007. Pengaruh Pengetahuan, Keterampilan Dan Sikap Terhadap
Kinerja Perawat Dalam Penatalaksanaan Kasus Flu Burung Di RSUP H.
Adam Malik (Tesis). Medan: Pascasarjana Universitas Sumatera Utara.
LAMPIRAN
Lampiran 1. Persetujuan Setelah Penjelasan
KEMENTRIAN RISET, TEKNOLOGI
DAN PENDIDIKAN TINGGI
POLITEKNIK NEGERI JEMBER
Mastrip PO.BOX 164 Telp.333532-333534 Fax 333531
NASKAH PERSETUJUAN SEBAGAI INFORMAN
Judul Penelitian:
Analisis Sistem Pengelolaan Dokumen Rekam Medis di Puskesmas Ijen Bondowoso
Tahun 2019
Deskripsi Penelitian:
a. Ringkasan Penelitian:
Penelitian ini tentang Sistem Pengelolaan rekam Medis di Puskesmas Ijen
Bondowoso dengan melihat bentuk kinerja petugas.
b. Tujuan Penelitian:
Tujuan penelitian ini untuk menganalisis Sistem Pengelolaan Rekam Medis di
Puskesmas Ijen Bondowoso Tahun 2019.
c. Manfaat Penelitian:
1. Bagi peneliti
a. Peneliti mengetahui tentang factor penyebab tidak terselengaranya pengelolaan
rekam medis di Puskesmas Ijen Bondowoso.
b.Mempelajari kondisi yang sesungguhnya dan pengalaman di instansi kesehatan
khususnya mengenai sistem pengelolaan unit kerja rekam medis
c. Meningkatkan kompetensi mahasiswa berdasarkan kompetensi profesi perekam
medis.
2. Bagi Puskesmas Ijen Bondowoso
63
64
d. Menambah informasi tentang prosedur penyelenggaraan rekam medis di
Puskesmas.
e. Bahan masukan bagi Puskesmas dan sebagai perbaikan untuk akreditasi
selanjutnya.
f. Bagi petugas rekam medis penelitian ini dapat menjadi bahan evaluasi untuk
meningkatkan kinerja secara lebih efektif dan efisien untuk kedepannya
3. Bagi Politeknik Negeri Jember
a. Sebagai bahan referensi penelitian selanjutnya bagi mahasiswa rekam medik.
b. Menambah khasanah keilmuan dalam bidang rekam medis di Politeknik
Negeri Jember.
c. Dapat mengetahui seberapa jauh mahasiswa menerapkan ilmu yang diperoleh
selama dibangku kuliah.
d. Lama Penelitian:
Penelitian akan dilaksanakan selama bulan Juni-Juli 2019
e. Resiko selama prosedur penelitian berlangsung:
Akibat langsung dan tidak langsung dari penelitian ini yang mengancam
nyawa
tidak
ada.
Kemungkinan
yang
akan
terjadi
adalah
akan
menggangu/menggurangi jam istirahat petugas rekam medis, kepala Tata Usaha
dan Penanggung jawab pasien rawat inap Puskesmas Ijen Bondowoso.
f. Jaminan Kerahasiaan:
Peneliti bersedia menjaga kerahasiaan setiap data dan informas yang didapat
dari tempat penelitian baik yang diperoleh selama observasi, wawancara dan
Brainstorming.
g. Kompensasi
Dalam penelitian ini narasumber akan kehilangan waktu. Kompensasi yang
diterima adalah penggantian kesediaan waktu narasumber dengan pemberian
bingkisan.
Kontak
65
Nama : Iin Ssagitha
NIM : G41150130
Status :Mahasiswa Poltiteknik Negeri Jember Jurusan Kesehatan Prodi Rekam Medis
No Hp : 085230635506
66
KEMENTRIAN RISET, TEKNOLOGI
DAN PENDIDIKAN TINGGI
POLITEKNIK NEGERI JEMBER
Mastrip PO.BOX 164 Telp.333532-333534 Fax 333531
NASKAH PERSETUJUAN SEBAGAI INFORMAN
Judul Penelitian:
Analisis Sistem Pengelolaan Dokumen Rekam Medis di Puskesmas Ijen Bondowoso
Tahun 2019
Deskripsi Penelitian:
a. Ringkasan Penelitian:
Penelitian ini tentang Sistem Pengelolaan rekam Medis di Puskesmas Ijen
Bondowoso dengan melihat bentuk kinerja petugas.
b. Tujuan Penelitian:
Tujuan penelitian ini untuk menganalisis Sistem Pengelolaan Rekam Medis di
Puskesmas Ijen Bondowoso Tahun 2019.
c. Manfaat Penelitian:
4. Bagi peneliti
b.Peneliti mengetahui tentang factor penyebab tidak terselengaranya pengelolaan
rekam medis di Puskesmas Ijen Bondowoso.
c. Mempelajari kondisi yang sesungguhnya dan pengalaman di instansi kesehatan
khususnya mengenai sistem pengelolaan unit kerja rekam medis
d.Meningkatkan kompetensi mahasiswa berdasarkan kompetensi profesi perekam
medis.
2.Bagi Puskesmas Ijen Bondowoso
a. Menambah informasi tentang prosedur penyelenggaraan rekam medis di
Puskesmas.
b. Bahan masukan bagi Puskesmas dan sebagai perbaikan untuk akreditasi
selanjutnya.
67
c. Bagi petugas rekam medis penelitian ini dapat menjadi bahan evaluasi untuk
meningkatkan kinerja secara lebih efektif dan efisien untuk kedepannya
3.Bagi Politeknik Negeri Jember
a. Sebagai bahan referensi penelitian selanjutnya bagi mahasiswa rekam medik.
b. Menambah khasanah keilmuan dalam bidang rekam medis di Politeknik
Negeri Jember.
c. Dapat mengetahui seberapa jauh mahasiswa menerapkan ilmu yang diperoleh
selama dibangku kuliah.
d. Lama Penelitian:
Penelitian akan dilaksanakan selama bulan Juni-Juli 2019
e. Resiko selama prosedur penelitian berlangsung:
Akibat langsung dan tidak langsung dari penelitian ini yang mengancam nyawa
tidak ada. Kemungkinan yang akan terjadi adalah akan menggangu/menggurangi
jam istirahat petugas rekam medis, kepala Tata Usaha dan Penanggung jawab
pasien rawat inap Puskesmas Ijen Bondowoso.
f. Jaminan Kerahasiaan:
Peneliti bersedia menjaga kerahasiaan setiap data dan informas yang didapat dari
tempat penelitian baik yang diperoleh selama observasi, wawancara dan
Brainstorming.
g. Kompensasi
Dalam penelitian ini narasumber akan kehilangan waktu. Kompensasi yang diterima
adalah penggantian kesediaan waktu narasumber dengan pemberian bingkisan.
Kontak
Nama : Iin Ssagitha
NIM : G41150130
Status :Mahasiswa Poltiteknik Negeri Jember Jurusan Kesehatan Prodi Rekam Medis
No Hp : 085230635506
68
69
KEMENTRIAN RISET, TEKNOLOGI
DAN PENDIDIKAN TINGGI
POLITEKNIK NEGERI JEMBER
Mastrip PO.BOX 164 Telp.333532-333534 Fax 333531
NASKAH PERSETUJUAN SEBAGAI INFORMAN
Judul Penelitian:
Analisis Sistem Pengelolaan Dokumen Rekam Medis di Puskesmas Ijen Bondowoso
Tahun 2019.
Deskripsi Penelitian:
a. Ringkasan Penelitian:
Penelitian ini tentang Sistem Pengelolaan rekam Medis di Puskesmas Ijen
Bondowoso dengan melihat bentuk kinerja petugas.
e. Tujuan Penelitian:
Tujuan penelitian ini untuk menganalisis Sistem Pengelolaan Rekam Medis di
Puskesmas Ijen Bondowoso.
f. Manfaat Penelitian:
1. Bagi peneliti
b.Peneliti mengetahui tentang factor penyebab tidak terselengaranya pengelolaan
rekam medis di Puskesmas Ijen Bondowoso.
c. Mempelajari kondisi yang sesungguhnya dan pengalaman di instansi kesehatan
khususnya mengenai sistem pengelolaan unit kerja rekam medis
d.Meningkatkan kompetensi mahasiswa berdasarkan kompetensi profesi perekam
medis.
2. Bagi Puskesmas Ijen Bondowoso
a. Menambah informasi tentang prosedur penyelenggaraan rekam medis di
Puskesmas.
70
b.Bahan masukan bagi Puskesmas dan sebagai perbaikan untuk akreditasi
selanjutnya.
c. Bagi petugas rekam medis penelitian ini dapat menjadi bahan evaluasi untuk
meningkatkan kinerja secara lebih efektif dan efisien untuk kedepannya
3. Bagi Politeknik Negeri Jember
a.Sebagai bahan referensi penelitian selanjutnya bagi mahasiswa rekam medik.
g. Menambah khasanah keilmuan dalam bidang rekam medis di Politeknik
Negeri Jember.
c. Dapat mengetahui seberapa jauh mahasiswa menerapkan ilmu yang diperoleh
selama dibangku kuliah.
g. Lama Penelitian:
Penelitian akan dilaksanakan selama bulan Juni-Juli 2019
h. Resiko selama prosedur penelitian berlangsung:
Akibat langsung dan tidak langsung dari penelitian ini yang mengancam nyawa
tidak ada. Kemungkinan yang akan terjadi adalah akan menggangu/menggurangi
jam istirahat petugas rekam medis, kepala Tata Usaha dan Penanggung jawab
pasien rawat inap Puskesmas Ijen Bondowoso.
i. Jaminan Kerahasiaan:
Peneliti bersedia menjaga kerahasiaan setiap data dan informas yang didapat dari
tempat penelitian baik yang diperoleh selama observasi, wawancara dan
Brainstorming.
j. Kompensasi
Dalam penelitian ini narasumber akan kehilangan waktu. Kompensasi yang diterima
adalah penggantian kesediaan waktu narasumber dengan pemberian bingkisan.
Kontak
Nama : Iin Ssagitha
NIM : G41150130
Status :Mahasiswa Poltiteknik Negeri Jember Jurusan Kesehatan Prodi Rekam Medis
No Hp : 085230635506
71
72
Lampiran 2 Pedoman Wawancara
PEDOMAN WAWANCARA
ANALISIS PENGELOLAAN DOKUMEN REKAM
MEDIS DI PUSKESMAS IJEN TAHUN 2018
PETUNJUK WAWANCARA PENELITIAN
Petunjuk wawancara dengan judul penelitian “Analisis Pengelolaan Dokumen rekam
Medis di Puskesmas Ijen Bondowoso Tahun 2018”.
1. Pengisian lembar wawancara oleh informan semata-mata bertujuan untuk
keberlangsungan penelitian dalam rangka pengembangan ilmu pengetahuan,
dengan kerahasiaan informasi yang telah diberikan.
2. Pertanyaan dalam wawancara telah disediakan oleh peneliti, serta peneliti
memohon agar responden menjawab dengan jujur dan sebenar-benarnya
sesuai dengan kondisi yang ada ditempat penelitian.
3. Tujuan dari wawancara adalah mengetahui pengelolaan dokumen rekam
medis dari beberapa faktor yang ada di Puskesmas Ijen Bondowoso.
73
Lampiran 3 Hasil Wawancara
LEMBAR WAWANCARA
ANALISIS PENGELOLAAN DOKUMEN REKAM MEDIS DI PUSKESMAS IJEN
BONDOWOSO TAHUN 2019
PEDOMAN WAWANCARA
A. Identifikasi
Lokasi
: Unit Rekam Medis di Puskesmas Ijen
Subjek
: 3 (tiga) petugas rekam medis dan 1 (satu) penanggungjawab rawat inap
Waktu
:
B. Aspek yang diamati
No
1.
Pertanyaan
Pengetahuan
Bagaimana
memberi
Responden 1
Responden 2
Responden 3
Sesuai dengan KTP
Sesuai identitas jika
atau
sudah menikah Ny.
petugas
masih
Belum menikah Nn.
kurang
baik,
yasudah itu yang
Jika laki-laki belum
petugas memberi
kita
menikah Sdr. Dan
nama
cara
anda
Kalau
umum
nama
pada
hanya
sebatas
berkas rekam medis ?
namanya
tulis
siapa
dan
identitas
dibawa pasien
yang
Ketua Tata Usaha
Sesuai KTP
Kesimpulan
Pengetahuan
sesuai
74
dianggap
sudah
sudah menikah Tn
identitas
yaitu
valid, kalau pasien
KTP untuk paien
yang
memakai
BPJS
namun
jaminan kita cek
untuk
pasien
KIS dan KTPnya
umum
identitas
atau
pemberian
nama tidak sesuai
dengan
KTP
pasien
2.
Bagaimana cara memberi
Saya
nama pada berkas rekam
menjawab
susahnya kalau rekam
medis
berdasarkan kasus
medis
pasien gawat darurat yang
yang
Cuma bisanya nolong
nama pada pasien
datang tidak membawa
pernah ada orang
aja
yang
identitas
pasien
dengan gangguan
belakangan
dengan gangguan mental
mental ya datang
?
dibawa
jika
atau
terdapat
akhirnya
ada,
dulu
Ya
gimana
disitu,
ya,
Mr.X
Kalau
gitu
Mr.R
mungkin ya
kita
Petugas
mengetahui
cara
namanya
tidak
tata
pemberian
tidak
mengetahui
identitasnya
polisi
yang juga tidak
tahu identitasnya
ya kita kasih nama
Mr.X
3.
Apakah anda mengetahui
Nomor
tentang
medis saja saya
sistem
rekam
Tidak belum tahu
Yang 1 nomor itu
ya, oh yang unit
1 orang 1 nomor
Petugas
mengetahui
tidak
75
penomoran pada berkas
tidak berani kasih,
sistem pemberian
rekam medis ?
ga bisa kan saya
nomor yang ada
(SNS, UNS dan SUNS)
gak tau caranya
pada
standar
pemberian nomor
rekam medis
4.
Apakah anda mengetahui
Sing
pengelolaan rekam medis
mbak ?
yaitu
assembling
opo
kuwi
Assembling
itu
apa
saya tidak tahu
Rj ga ada, mungkin
Tidak, apa itu ?
Petugas
RI
tidak
mengetahui
atau
pengelolaan
perakitan berkas rekam
rekam medis yaitu
medis ?
assembling
atau
perakitan
dan
pengecekan
kelengkapan
berkas
rekam
medis.
5.
Apakah anda mengetahui
Kode
yang
Tidak tahu biasanya
Biasanya
standar pemberian kode
mengeluarkan apa
yang memberi kode
yang memberi kode.
diagnose
pemerintah
perawat
ICD ?
berdasarkan
yo,
disini adanya kertas
Petugas
yang
mengetahui
berisi
kode
tidak
penyakit yang sering
standar kodefikasi
ada di puskesmas,
menggunakan
Cuma kode ICD-
untuk
ICD
10 kan gitu kan.
kode
Itu paling yang
biasanya dokter atau
kan
perawatnya
saya ga tau mbak
yang
dokternya
atau
perawat
pemberian
penyakit
76
nentukan
entah
kode
langsung
Kemenkes
kan kita gak tau
mbak
6.
Bagaimana
cara
anda
Saya
pribadi
Tidak, apa iti ICD
Buku
tidak
ada
Tidak tahu, untuk
Petugas
mengkode tindakan yang
belum
pernah
9CM
disini
hanya
ada
apa itu
mengetahui
dilakukan kepada pasien.
melihat
Apakah
tindakan. Selama
untuk
saya kerja saya
tindakan
belum
dilakukan selama
menggunakan
ICD-9 CM
lihat
kode
selembaran kertas
adanya ICD-9 CM
pernah
buku
tidak
itu
mengkode
yang
pasien dirawat di
mbak.
pusat
pelayanan
kesehatan
Tingkat Pendidikan
7.
Apa
riwayat
pendidikan
terakhir
D3 keperawatan
SMA
D3 Rekam Medis
Sarjana Ekonomi
Riwayat
pendidikan
anda?
petugas rata-rata
bukan
dari
perekam medis
8.
Apakah
tingkat
pendidikan
anda
berpengaruh
saat
melakukan pekerjaan
Bepengaruh
mbak,
Menurut
seperti
nomor
berpenaruh, saya disini
kan bukan jurusan
tingkat
rekam medis saja saya
masih kurang banyak,
rekam
pendidikan
tidak
pertama di loket tapi
tentang rekam medis
ini
berani
kasih
saya
Iya berpengaruh
Berpengaruh
medis
saya
jadi
Menurut petugas
berpengaruh saat
77
di unit rekam medis ?
karna ga tau caranya
disuruh pegang rekam
kan
karna saya bukan dari
medis
pelajarannya itu ya
pekerjaannya
rekam medis
melakukan pekerjaan
saya
dalam unit rekam
setau
mengerti
saya
saya
ya
saja
direkam medis
banyak
tidak
begitu
ternyata
melakukan
di
medis.
harus seperti ini.
Motivasi (penghargaan)
9.
Selama ini adakah
Untuk
penghargaan
bonus belum pernah
yang
piagam
atau
Tidak ada hanya
Atasan
pujian
memberi
hanya
Belum pernah
mandat
diberikan pimpinan,
gimana
misalnya bonus atau
rekam medis
belum pernah
terbaiknya
diberikan hanya
motivasi berupa
piagam ?
10.
Apakah penghargaan
Penghargaan
pujian
Iya dibutuhkan
Butuh
Iya
Iya agar termotivasi
Motivasi
dibutuhkan bagi anda
ya agar kinerjanya
dibutuhkan
agar
untuk meningkatkan
lebih baik lagi
petugas
lebih
kinerja anda ?
semangat
dalam
bekerja
Pelatihan
11.
Apakah anda pernah
Belum pernah Cuma
Belum pernah
Pelatihan belum tapi
Belum pernah
mengikuti pelatihan
baca-baca sendiri tapi
atau seminar tentang
akhirnya pusing ah
pelatihan
rekam medis ?
yasudah dah
seminar
kalau seminar penah
Petugas
pernah mengikuti
medis
12.
Menurut anda apakah
Butuh mbak
Saya memang butuh
Iya dibutuhkan
belum
Iya dibutuhkan
Petugas
atau
rekam
78
adanya
pelatihan
pengelolaan
sekali peatihan, saya
membutuhkan
sebenarnya ingin
pelatihan atau
dokumen
rekam
melanjutkan
seminar rekam
medis
sangat
pendidikan tapi belum
medis
dibutuhkan
dan
ada waktu
penting bagi anda ?
Sarana dan prasarana
13.
Menurut anda apakah
Yo
sarana dan prasaran
yang
ada
di
Puskesmas
kurang
kalau
Masih kurang
Kurang, simpus saja
Banyak
sih,
Sarana seperti rak,
menurut saya, tempat
tidak
ruangannya
kan
ICD tidak ada dan
saja tidak ada
kurang dan ICD pun
sempit.
nya
prasarana
tidak ada
dulu lah
Ijen
ada,
rak
Rak
sudah memadai ?
14.
Menurut
ruangan
yaitu
masih
sempit
anda,
Rak, simpus, dan
Sarana dan
yang
dibutuhkan
dibutuhkan untuk
untuk
menunjang
menunjang unit
medis agar lebih baik
?
ICD-10
Rak dulu lah
apa
rekam
juga mbak
Rak mungkin
fasilitas
pengelolaan
saja
Ruangan dan sarana”
prasarana
rekam medis.
79
Lampiran 4 Pedoman Observasi
PEDOMAN OBSERVASI
ANALISIS PENGELOLAAN DOKUMEN
REKAM MEDIS DI PUSKESMAS IJEN
BONDOWOSO TAHUN 2019
PETUNJUK OBSERVASI PENELITIAN
Petunjuk Pengisian :
1. Pengisian lembar observasi ini untuk tujuan ilmiah dan pengembangan ilmu
pengetahuan.
2. Pada lembar observasi telah disediakan kriteria yang akan dilakukan observasi
dan keterangan hasil observasi yang telah didapatkan.
3. Semua hasil observasi yang telah peneliti lakukan akan dijaga kerahasiaanya.
80
Lampiran 5 Hasil Observasi
LEMBAR OBSERVASI
ANALISIS PENGELOLAAN DOKUMEN REKAM
MEDIS DI PUSKESMAS IJEN BONDOWOSO
TAHUN 2019
A. Identifikasi
Lokasi
: Unit Rekam Medis Puskesmas Ijen
Subjek
: Petugas Pendaftaran, Petugas Penanggujawab rawat Inap, Ketua Tata
Usaha
Waktu
:
B. Aspek yang diamati
Hasil
Aspek yang akan
No
1.
diamati
Berkas
Ya
tersimpan
didalam
penyimpanan.
rak
Keterangan
Tidak
√
Ditemukan berkas
yang masih
tertumpuk dimeja dan
tidak disimpan dalam
rak
Gambar
81
2.
Sistem
√
penomoran
Ditemukan banyak
rekam medis yang
berkas yang tidak
diterapkan
diberi nomor rekam
medis
3.
√
Tracer
Tidak ada pembatas
atau tracer untuk
membantu petuga
jika terdapat berkas
yang keluar dari
ruang penyimpanan
4.
Buku register pasien
√
Terdapat buku
register
5.
Apakah ada petugas
√
Keluarga dari petugas
yang keluar masuk
keluar masuk ruang
tidak
rekam medis
berkepentingan?
6.
Sertifikat pelatihan
√
Tidak ada sertifikat
tentang pelatian atau
seminar rekam medis
7.
Sarana dan prasarana
√
Terdapat tumpukan
berkas rawat inap
dikarenakan tidak
adanya rak untuk
menyimpan berkas
rekam medis rawat
inap
82
Lampiran 6 Lembar BRAINSTORMING
LEMBAR BRAINSTORMING
ANALISIS PENGELOLAAN DOKUMEN REKAM
MEDIS DI PUSKESMAS IJEN BONDOWOSO
TAHUN 2019
Tahap-tahap kegiatan teknik brainstorming adalah sebagai berikut :
a.Tahap pemberian informasi
Peneliti menjelaskan alur brainstorming pada anggota brainstorming.Peneliti
terlebih dahulu memaparkan permasalahan yang ada berdasarkan studi pendahuluan
yang dilakukan di Puskesmas Ijen Bondowoso. Peneliti menjelaskan variabel
penelitian terkait faktor pribadi, faktor pemimpin dan faktor sistem terhadap kinerja
petugas di unit rekam medis. Peneliti mengajak anggota brainstorming agar aktif
untuk memberikan saran dan tanggapan.
b. Tahap Identifikasi
Peneliti terlebih dahulu memaparkan hasil pengumpulan data selama melakukan
penelitian dengan cara observasi, wawancara dan dokumentasi yaitu :
a. Faktor personali meliputi pengetahuan dan tingkat pendidikan. Pengetahuan
petugas masih kurang untuk melakukan pengelolaan rekam medis. Tingkat
pendidikan petugas kurang sesuai dengan standart minimal pendidikan
terkahir sebagai perekam medis. Depkes (2007) menyatakan bahwa
kualifikasi petugas yang bekerja sebagai perekam medis harus memiliki
pendidikan formal minimal DIII rekam medis
b. Faktor pemimpin yaitu motivasi dan pelatihan. Motivasi atau penghargaan
belum pernah didapatkan oleh petugas hanya sebatas motivasi dengan katakata. Pelatihan hanya pernah diikuti oleh satu petugas namun pelatihan
83
tersebut sudah sangat lama diikuti dan tidak mendapatkan sertifikat tentang
pelatihan tersebut.
c. Faktor sistem terdiri dari sarana dan prasarana. Sarana dan prasarana yang
ada belum memadai. Sarana seperti ICD, jaringan wifi, SIMPUS, rak
penyimpanan dan ruangan tidak memadai.
c.Tahap Klasifikasi
Tahapan ini peneliti mengelompokan tanggapan dari anggota brainstroming kedalam
variabel-variabel penelitian seperti faktor pribadi, faktor pemimpin, faktor sistem
yang telah dibuat dan disepakati oleh kelompok brainstroming. Berikut hasil
pengelompokan tanggapan dan saran anggota brainstroming :
No
1.
Pertanyaan
Terkait
identifikasi
variabel
pada
faktor
dari
pribadi
Responden
Hasil diskusi
Penanggungj
Salah satunya SDM harus sesuai dengan
awab RI
kompetensinya. Rekam medis memang
sub
variabel
bisa berjalan tetapi tidak sesuai dengan
pengetahuan,
bagaimana
apa yang di harapakan karena memang
tanggapan anda mengenai
kompetensinya
bukan
disitu
jadi
data yang didapat ?
menurut saya untuk faktor pribadi pada
variabel pengetahuan dan pendidikan
akan mempengaruhi proses pengelolaan
rekam medis.
Informan 2-
Iya sama
4
2.
Bagaimana
upaya
dilakukan
meningkatkan
pengetahuan
yang
untuk
Penanggungj
nanti sambil pengajuan ke dinas untuk
awab RI
pelatihan secara bertahan secara rutinitas
tingkat
dan di tambah tenaganya jangan cuma
dan
satu
pendidikan petugas dalam
Informan 2-
Perlu mengikuti pelatihan atau seminar
mengelola rekam medis ?
4
untuk menambah pengetahuan
84
No
3.
Pertanyaan
Terkait
identifikasi
dari
variabel faktor pemimpin
Responden
Hasil diskusi
Penanggungj
Nah sekarang faktor kedua untuk faktor
awab RI
kepemimpinan lek menurut saya faktor
pada sub variabel motivasi
yang ini akan mendukung, kalau diawal
,
kita
bagaimana
tanggapan
sudah
mempunyai
kompetensi,
anda mengenai data yang
kompetensinya sudah ada dengan ada
didapat ?
pelatihan runititas refresing tiap 3 bulan
ada
pelatihan
ya
akan
ilmunya
diperbaharui terus kan
Informan 3
Sebenarnya
ini
dibutuhkan
semua,
pengetahuan dibutuhkan, pendidikan dan
pelatihan dibutuhkan tapi karna sekarang
sudah ada dari perekam medis jadi kita
bisa belajar ke bu rahma
4.
Terkait
Informan 2-
Sarana dan prasana sangat berpengaruh
3
dan dibutuhkan untuk saat ini
bagaimana tanggapan anda
Penanggungj
Untuk kondisi saat ini SDM sudah ada,
mengenai
awab RI
nanti berharap dari pihak dinas dan untuk
variabel
identifikasi
faktor
dari
sistem
pada sub variabel sarana,
data
yang
didapat ?
motivasi dari SDM yang ada sudah
tinggi juga jadi kita maksimalkan untuk
faktor
yang
ketiga
untuk
kondisi
puskesmas ijen kita sangat amat butuh
faktor ketiga yaitu sarana dan prasarana
terus nanti sambil pengajuan ke dinas
untuk pelatihan secara bertahan secara
rutinitas dan di tambah tenaganya jangan
cuma satu.
5.
Apakah
semua
anggota
diskusi
setuju
bahwa
prioritas yang lebih utama
adalah
variabel
sistem
faktor dengan sub variabel
sarana dan prasarana ?
Informan 14
Setuju
85
d. Tahap Verifikasi
Peneliti mengkonfirmasi ulang terkait hasil kesimpulan variabel penelitian
berdasarkan daftar pertanyaan yang telah disiapkan dan mencari solusi atau upaya
untuk pemecahan masalah pada setiap variabel penelitian. Kelompok diskusi
brainstroming melihat kembali kesepakatan yang telah dibuat. Apabila ada sumbang
saran yang kurang relevan dengan permasalahan bisa dicoret.
e. Tahap Konklusi
Peneliti menyimpulkan seluruh tanggapan dan saran mengenai pemecahan
masalah yang disetujui oleh anggota brainstroming. Berdasarkan hasil dari
pelaksanaan brainstroming dapat disimpulkan bahwa penyebab pengelolaan
dokumen rekam medis yang tidak berjalan dengan baik yaitu :
a. Faktor pribadi pada sub variabel pengetahuan dan tingakat pendidikan
diperlukan pendidikan lanjutan dan pemberian pelatihan terkait pengelolaan
rekam medis di unit rekam medis puskesmas Ijen.
b. Faktor pemimpin pada sub variabel motivasi dan pelatihan diperlukan
pemberian piagam atau berupa insentif untuk memotivasi petugas dalam
bekerja dan mengikutsertakan petugas terkait pelatihan atau seminar rekam
medis.
c. Faktor sistem pada sub variabel sarana dan prasarana di perlukan untuk
menambah sarana berupa rak rekam medis, ICD, komputer, jaringan wifi,
SIMPUS serta prasarana berupa ruangan dengan pencahayaan, sirkulasi udara
yang nyaman untuk unit rekam medis
Upaya yang dapat dilakukan untuk mengelola rekam medis dengan baik yaitu
dengan mengikuti pelatihan rekam medis atau pendidikan lanjutan serta
menambah sarana dan prasarana yang dibutuhkan untuk menunjang unit rekam
medis.
86
Lampiran foto 7 Brainstorming
87
Lampiran 8 Daftar Hadir Brainstorming
88
Lampiran 9. Keterangan Persetujuan Etik
Persetujuan Etik
89
Persetujuan Etik
90
CURRICULUM VITAE PENELITI
Nama
: Iin Sagitha
Tempat / Tgl Lahir
: Bondowoso, 3 Mei 1996
Jenis Kelamin
: Perempuan
Agama
: Islam
Kewarganegaraan
: Indonesia
Alamat
: Pesanggarahan RT 002 RW 001 Desa Sempol Kec. Sempol
No HP
: 085230635506
E-mail
: [email protected]
Riwayat Pendidikan
a. TK Kartini
(2001-2003)
b. SDN 1 Sempol
(2003-2009)
c. SMPN 1 Sempol
(2009-2012)
d. SMAN 1 Panji Situbondo
(2012-2015)
e. Politeknik Negeri Jember
(2015-2019)
Download
Random flashcards
hardi

0 Cards oauth2_google_0810629b-edb6-401f-b28c-674c45d34d87

Secuplik Kuliner Sepanjang Danau Babakan

2 Cards oauth2_google_2e219703-8a29-4353-9cf2-b8dae956302e

Card

2 Cards

Create flashcards