ANALISIS PENGELOLAAN DOKUMEN REKAM MEDIS DI PUSKESMAS IJEN BONDOWOSO TAHUN 2019 HALAMAN SAMPUL SKRIPSI Oleh Iin Sagitha NIM G41150130 PROGRAM STUDI REKAM MEDIK JURUSAN KESEHATAN POLITEKNIK NEGERI JEMBER 2019 ANALISIS PENGELOLAAN DOKUMEN REKAM MEDIS DI PUSKESMAS IJEN BONDOWOSO TAHUN 2019 HALAMAN JUDUL SKRIPSI Diajukan sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan Pendidikan di Program Studi D-IV Rekam Medik Jurusan Kesehatan Oleh Iin Sagitha NIM G41150130 PROGRAM STUDI REKAM MEDIK JURUSAN KESEHATAN POLITEKNIK NEGERI JEMBER 2019 ii KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI POLITEKNIK NEGERI JEMBER ANALISIS PENGELOLAAN DOKUMEN REKAM MEDIS DI PUSKESMAS IJEN BONDOWOSO TAHUN 2019 Telah diuji pada Tanggal: 19 Agustus 2019 Ketua Penguji, Atma Deharja, S.KM. M.Kes NIP 19841117 201001 1 019 Sekretaris Penguji, Aggota Penguji, Rossalina Adi Wijayanti, S.KM, M.Kes Ervina Rachmawati, S.ST, M.P.H NIP. 19840219 201504 2 002 NIP. 19890530 201803 2 001 Mengesahkan Ketua Jurusan Kesehatan Sustin Farlinda, S.Kom, MT NIP 19720204 200112 2 003 iii SURAT PERNYATAAN Saya yang bertanda tangan di bawah ini : Nama : Iin Sagitha NIM : G41150130 menyatakan dengan sebenar-benarnya bahwa segala pernyataan dalam Skripsi saya yang berjudul “Analisis Pengelolaan Rekam Medis Di Puskesmas Ijen Bondowoso Tahun 2019” merupakan gagasan dan hasil karya saya sendiri dengan arahan komisi pembimbing, dan belum pernah di ajukan dalam bentuk apa pun pada perguruan tinggi mana pun. Semua data dan informasi yang digunakan telah dinyatakan secara jelas dan dapat diperiksa kebenarannya. Sumber informasi yang berasal atau diikutip dari karya yang diterbitkan dari penulis telah disebutkan dalam naskah dan dicantumkan dalam daftar pustaka di bagian akhir skripsi ini. Jember, 19 Agustus 2019 Iin Sagitha NIM G41150130 iv PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA ILMIAH UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS Yang bertanda tangan di bawah ini, saya: Nama NIM Program Studi Jurusan : Iin Sagitha : G41150130 : Rekam Medik : Kesehatan Demi pengembangan Ilmu Pengetahuan, saya menyetujui untuk memberikan kepada UPT. Perpustakaan Politeknik Negeri Jember, Hak Bebas Royalti Non-Eksklusif (Non-Exclusive Royalty Free Right) atas Karya Ilmiah berupa Skripsi saya yang berjudul : ANALISIS PENGELOLAAN DOKUMEN REKAM MEDIS DI PUSKESMAS IJEN BONDOWOS TAHUN 2019 Dengan Hak Bebas Royalti Non-Eksklusif ini UPT. Perpustakaan Politeknik Negeri Jember berhak menyimpan, mengalih media atau format, mengelola dalam bentuk Pangkalan Data (Database), mendistribusikan karya dan menampilkan atau mempublikasikannya di internet atau media lain untuk kepentingan akademis tanpa perlu meminta ijin dari saya selama tetap mencantumkan nama saya sebagai penulis atau pencipta. Saya bersedia untuk menanggung secara pribadi tanpa melibatkan pihak Politeknik Negeri Jember, segala bentuk tuntutan hukum yang timbul atas Pelanggaran Hak Cipta dalam Karya ilmiah ini. Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya. Dibuat di : Jember Pada Tanggal : 19 Agustus 2019 Yang menyatakan, Nama NIM v : Iin Sagitha : G41150130 HALAMAN MOTTO “Jika ingin sukses maka bahagiakanlah kedua orang tua, membahagiakan tidak harus dengan materi, tetapi bisa mengukir senyum di wajah kedua orang tua itu sungguh luar biasa.” (Githa) “Kita tidak hanya perlu belajar berbicara untuk menjelaskan, tetapi juga perlu diam untuk mendengarkan.” (Gus Mus) vi HALAMAN PERSEMBAHAN Puji syukur atas segala karunia kepada Tuhan Yang Mahan Esa Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya, serta Nabi Muhammad SAW yang telah menjadi tauladan bagi seluruh umat-nya. Dengan ini saya persembahkan skripsi ini kepada: 1. Kedua orangtua, bapak Sarmo dan Ibu Jana terimakasih sudah memberi nasehat, dukungan, juga sudah bekerja keras dan selalu mendoakan saya. 2. Adikku tersayang Sarita Dwi Aurellia Rosyadah partner berantem. 3. Budi Hariyanto terimakasih atas dukungan dan semangatnya 4. Ibu Rossalina Adi Wijayanti, S.KM, M.Kes selaku pembimbing saya, terimakasih atas bimbingan dan arahan untuk saya dalam menyelesaikan skripsi ini. 5. Politeknik Negeri Jember, Jurusan Kesehatan Program Studi D-IV Rekam Medik serta dosen-dosen yang begitu luar biasa memberikan ilmu kepada saya. 6. Sahabat-sahabatku di kota rantau (Rita, Desi, Riska, Riris, Wafir) yang menemani berjuang dan selalu menyemangati untuk dapat menyelesaikan karya ini. 7. Mbak-mbak kosku, mbak Rina, Rini, Tari, Frindas juga terimakasih atas motivasinya. 8. Rekan – rekan seperjuangan Rekam Medik Angkatan 2015. vii Analisis Pengelolaan Dokumen Rekam Medis di Puskesmas Ijen Bondowoso Tahun 2019 (Rossalina Adi wijayanti, S.KM, M.Kes) Iin sagitha Program Studi rekam Medik Jurusan Kesehatam ABSTRAK Rekam medis merupakan berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Berdasarkan studi pendahuluan di Puskesmas Ijen terdapat beberapa sistem pengelolaan dokumen rekam medis yang masih belum optimal. Tujuan dari penelitian ini adalah menganalisis pengelolaan dokumen rekam medis di Puskesmas Ijen Bondowoso. Jenis penelitian yang digunakan adalah analisis kualitatif. Metode pengumpulan data dilakukan dengan cara wawancara, observasi, dokumentasi dan brainstorming. Unit analisis dalam penelitian ini adalah unit rekam medis dengan subjek penelitian 4 informan yang terdiri dari petugas rekam medis dan penanggung jawab rawat inap dan objek penelitian ini adalah pengelolaan rekam medis dipuskesmas Ijen. Hasil penelitian diketahui terdapat faktor-faktor yang menjadi penyebab tidak terlaksananya pengelolaan dokumen rekam medis dengan baik, yaitu pengetahuan petugas, tingkat pendidikan, pelatihan, motivasi, sarana dan prasarana. Adapun saran yang untuk puskesmas yaitu memberikan kesempatan untuk petugas agar mengikuti pelatihan atau seminar tentang rekam medis untuk meningkatkan pengetahuan petugas tentang pengelolaan dokumen rekam medis, memberikan motivasi berupa penghargaan ataupun bonus untuk meningkatkan semangat petugas dalam bekerja serta menambah sarana berupa rak rekam medis, ICD, jaringan wifi, SIMPUS serta prasarana berupa ruangan untuk unit rekam medis. Kata Kunci: Pengelolaan Dokumen Rekam Medis, Puskesmas viii Analisis Pengelolaan Dokumen Rekam Medis di Puskesmas Ijen Bondowoso Tahun 2019 (Analysis of Medical Record Document Managements in Ijen Bondowoso Health Center in 2019) (Rossalina Adi wijayanti, S.KM, M.Kes) Iin sagitha Study Program of Medical Record Health Department Program Studi Rekam Medis Jurusan Kesehatan ABSTRACT . The medical record is the file containing the notes and documents about the identity of the patient, examination, treatment, action and other services that have been provided to the patient. Based on preliminary studies at Ijen public health center there are several medical record management systems is still not optimal. The purpose of this research is to analyze the management of medical record documents in Ijen public health center. This type of research is a qualitative analysis. The data collecting method is caried out by interviews, observation, documentation and brainstorming. The unit of analysis in this research is a medical record unit with 4 subject informants consisting of medical record officer and in charge of the hospitalization and the object of the research is the management of the medical record in Ijen clinics. The result of the research showed that there are unknown factors that caused there is no good medical record document management implementation, those are knowledge officers, level of education, training, motivation and infrastructure. As for advice for clinics to provide opportunities for officers to follow training or seminars on medical record to improve officer knowledge about the management of medical record document, provide the motivation in the form of awards or bonuses to boost the morale of the officers in the works as well as adding a means in the form of shelf medical record, ICD, wifi networks, SIMPUS as well as infrastructure in the form of the room to the unit medical record. Key Words: Management Medical Record Documents, Public Health Center ix RINGKASAN Analisis Pengelolaan Dokumen Rekam Medis di Puskesmas Ijen Bondowoso Tahun 2019, Iin Sagitha, Nim G41150130, Tahun 2019, DIV Rekam Medik, Kesehatan, Politeknik Negeri Jember, Rossalina Adi Wijayanti, S.KM, M.Kes (Dosen Pembimbing). Kemenkes (2014) mengemukakan bahwa salah satu pelayanan kesehatan yang berwenang melaksanakan rekam medis adalah puskesmas. Berdasarkan studi pendahuluan pengelolaan rekam medis di puskesmas Ijen belum terlaksana dengan baik seperti penamaan, penomoran, assembling, koding, dan pnyimpanan rekam medis. Permasalahan diPuskesmas Ijen yaitu sistem penamaan sesuai standar menggunakan KTP/KK tidak diterapkan untuk semua jenis pasien, melainkan hanya diterapkan untuk jenis pasien dengan jaminan kesehatan. Berkas rawat inap juga tidak diberikan nomor rekam medis. Puskesmas Ijen tidak melakukan assembling rekam medis. Beberapa petugas tidak mengetahui tentang pemberian kode diagnosa menggunakan ICD-10 dan pemberian kode indakan dengan menggunkan ICD-9 CM. Pengelolaan yang belum terlaksana dengan baik diduga dapat disebabkan oleh beberapa faktor mengenai kinerja seperti faktor pribadi, faktor pemimpin dan faktor sistem. Tujuan dari penelitian ini adalah menganalisis pengelolaan dokumen rekam medis di Puskesmas Ijen Bondowoso. Jenis penelitian yang digunakan adalah analisis kualitatif. Metode pengumpulan data dilakukan dengan cara wawancara, observasi, dokumentasi dan brainstorming. Subjek dari penelitian ini yaitu 4 informan yang terdiri dari petugas rekam medis dan penanggung jawab rawat inap. Hasil dari penelitian ini yaitu pada faktor pribadi yang berpengaruh terhadap pengelolaan rekam medis adalah pengetahuan dan tingkat pendidikan. Pengetahuan petugas masih kurang seperti dalam pemberian nama, penomoran, pemberian kode diagnose serta assembling rekam medis. Tingkat pendidikan dari 4 informan yaitu x SMA, D3 keperawatan, Sarjana Ekonomi dan D3 rekam medis. Faktor pemimpin yang berpengaruh adalah pelatihan yang tidak pernah diikuti oleh petugas dan tidak adanya motivasi dari pimpinan. Faktor sistem adalah sarana dan prasarana belum memadai. Berdasarkan brainstorming yang menjadi prioritas masalah pengelolaan rekam medis adalah sarana dan prasarana. Saran dari peneliti yaitu mengikutsertakan petugas pelatihan terkait rekam medis, memberikan motivasi berupa penghargaan ataupun bonus untuk meningkatkan semangat petugas dalam bekerja dan menambah sarana berupa rak rekam medis, ICD, jaringan wifi, SIMPUS serta prasarana berupa ruangan untuk unit rekam medis. xi PRAKATA Alhamdulilluahi robbil alamin, Puji syukur penulis panjatkan ke hadirat Allah SWT. atas berkat rahmat dan karunia-Nya sehingga penulisan karya tulis ilmiah berjudul “Analisis Pengelolaan Dokumen Rekam Medis di Puskesmas Ijen Bondowoso Tahun 2019” dapat diselesaikan dengan baik. Penulis menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada: 1. Saiful Anwar S. TP, MP selaku Direktur Politeknik Negeri Jember. 2. Sustin Farlinda, S.Kom., MT, selaku Ketua Jurusan Ilmu Kesehatan. 3. Faiqatul Hikmah. S.KM. M.Kes, selaku Ketua Program Studi D-IV Rekam Medis. 4. Rossalina Adi Wijayanti, S.KM, M., Kes, selaku Dosen Pembimbing yang telah memberikan motivasi, kesempatan dan waktunya untuk membimbing penulis hingga terselesaikannya penulisan skripsi ini. 5. Seluruh Dosen Program Studi Rekam Medik di Politeknik Negeri Jember yang telah memberikan ilmu yang berharga bagi penulis dan membantu dalam menyelesaikan skripsi ini. 6. Kedua orang tua, adik, keluarga dan teman-teman yang selalu mendukung dan mendoakan. 7. Semua teman-teman seangkatan Diploma IV Rekam Medis terima kasih atas kebersamaanya selama ini, dan semoga perjuangan kita berlanjut Jember, 19 Agustus 2019 Penulis xii DAFTAR ISI Halaman HALAMAN JUDUL ................................................................................................... ii HALAMAN PENGESAHAN .................................................................................... iii SURAT PERNYATAAN ........................................................................................... iv SURAT PERSETUJUAN PUBLIKASI .................................................................... v HALAMAN MOTTO ................................................................................................ vi HALAMAN PERSEMBAHAN ............................................................................... vii ABSTRAK ................................................................................................................ viii ABSTRACT ................................................................................................................. ix RINGKASAN .............................................................................................................. x PRAKATA ................................................................................................................. xii DAFTAR ISI............................................................................................................. xiii DAFTAR TABEL ................................................................................................... xvii DAFTAR LAMPIRAN .......................................................................................... xviii DAFTAR SINGKATAN .......................................................................................... xix BAB 1. PENDAHULUAN .......................................................................................... 1 1.1 Latar Belakang ........................................................................................ 1 1.2 Rumusan Masalah ................................................................................... 4 1.3 Tujuan Penelitian .................................................................................... 4 1.3.1 Tujuan Umum ................................................................................. 4 1.3.2 Tujuan Khusus ................................................................................ 4 1.4 Manfaat Penelitian .................................................................................. 5 1.4.1 Bagi Peneliti .................................................................................... 5 1.4.2 Bagi Puskesmas Ijen Bondowoso ................................................... 5 1.4.3 Bagi Politeknik Negeri Jember ....................................................... 5 BAB 2. TINJAUAN PUSTAKA................................................................................. 6 xiii 2.1 Penelitian Terdahulu .............................................................................. 6 2.2 State of the Art ......................................................................................... 7 2.3 Puskesmas ............................................................................................... 7 2.4 Rekam Medis .......................................................................................... 8 2.4.1 Definisi Rekam Medis ................................................................... 8 2.4.2 Tujuan Rekam Medis ..................................................................... 8 2.4.3 Kegunaan Rekam Medis ................................................................ 9 2.5 Sistem Pengelolaan Dokumen Rekam Medis ..................................... 11 2.5.1 Sistem Penamaan Pasien .............................................................. 11 2.5.2 Sistem Penomoran Rekam Medis ................................................ 11 2.5.3 Sistem Penyimpanan Rekam Medis ............................................. 13 2.5.4 Kodefikasi .................................................................................... 14 2.5.5 Assembling ................................................................................... 15 2.6 Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Kinerja Petugas Rekam Medis ....................................................................................................... 16 2.6.1 Faktor personal (personal factor) ................................................. 16 2.6.2 Faktor Pemimpin (Leadership factor) .......................................... 19 2.6.3 Faktor Sistem (System factor) ...................................................... 21 2.7 Kerangka Konsep ................................................................................. 21 BAB 3. METODE PENELITIAN ............................................................................ 23 3.1 Jenis Penelitian ..................................................................................... 23 3.2 Lokasi dan Waktu Penelitian .............................................................. 23 3.3 Unit Analisis Penelitian ........................................................................ 23 3.4 Variabel Penelitian ............................................................................... 23 3.5 Definisi Operasional ............................................................................. 24 3.6 Tahapan Penelitian ............................................................................... 28 3.7 Sumber Data ......................................................................................... 30 3.8 Teknik Pengumpulan Data .................................................................. 31 xiv 3.9 Instrumen Pengumpulan Data ............................................................ 32 3.10 Uji Keabsahan Data ............................................................................ 33 3.11 Teknik Analisis Data ........................................................................... 33 BAB 4. HASIL DAN PEMBAHASAN .................................................................... 35 4.1 Gambaran Umum Puskesmas Ijen Bondowoso.................................. 35 4.1.1 Profil Puskesmas Ijen Bondowoso ................................................ 35 4.2 Mengidentifikasi Faktor Personal Petugas Dalam Sistem Pengelolaan Dokumen Rekam Medis di Puskesmas Ijen Bondowoso.............................................................................................. 36 4.2.1 Pengetahuan ................................................................................... 36 4.2.2 Tingkat Pendidikan ........................................................................ 41 4.3 Mengidentifikasi Faktor Pemimpin Petugas Dalam Sistem Pengelolaan Dokumen Rekam Medis di Puskesmas Ijen Bondowoso.............................................................................................. 43 4.3.1 Pelatihan ........................................................................................ 44 4.3.2 Motivasi (Penghargaan) ................................................................. 45 4.4 Mengidentifikasi Faktor Sistem Petugas Dalam Sistem Pengelolaan Dokumen Rekam Medis di Puskesmas Ijen Bondowoso.............................................................................................. 47 4.4.1 Sarana dan Prasarana ..................................................................... 47 4.5 Mengidentifikasi Pengelolaan Dokumen Rekam Medis di Puskesmas Ijen Bondowoso .................................................................. 49 4.6 Menganalisis pengelolaan faktor penyebab dokumen rekam dan prioritas medis masalah menggunakan Brainstorming di Puskesmas Ijen Kabupaten Bondowoso tahun 2019. ........................................................................................................ 54 BAB 5. KESIMPULAN DAN SARAN .................................................................... 56 5.1 Kesimpulan ............................................................................................ 56 xv 5.2 Saran ....................................................................................................... 57 DAFTAR PUSTAKA ................................................................................................ 58 LAMPIRAN ............................................................................................................... 63 xvi DAFTAR TABEL Halaman 2.2 State of the Art .................................................................................... ………… 7 2.9 Kerangka Konsep Penelitian ............................................................... ............... 21 3.5 Definisi Operasional ........................................................................... ............... 24 3.6 Tahapan Penelitian .............................................................................. ............... 28 4.1 Pendidikan Terakhir Petugas………………………………………….. ............ 41 xvii DAFTAR LAMPIRAN Halaman 1. Persetujuan Setelah Penjelasan…………………………………………………...63 2. Pedoman Wawancara…………………………………………………………….72 3. Hasil Wawancara…………………………………………………………………73 4. Pedoman Observasi………………………………………………………………79 5. Hasil Observasi…………………………………………………………………...77 6. Hasil Brainstorming………………………………………………………………………80 7. Foto Pelaksanaan Brainstorming………………………………………………………..82 8. Daftar Hadir Brainstorming……………………………………………………………...86 9. Keterangan Persetujuan Etik……………………………………………………...88 xviii DAFTAR SINGKATAN SDM : Sumber Daya Manusia SPO : Standar Prosedur Operasional RJ : Rawat Jalan RI : Rawat Inap RM : Rekam Medis SKM : Sarjana Kesehatan Masyarakat ATK : Alat Tulis Kantor DRM : Dokumen Rekam Medis ICD : International Statistical Classification of Diseases and Related Health Problems KIUP : Kartu Indek Utama Pasien SOP : Standar Operasional Prosedur Depkes : Departemen Kesehatan Kemenkes : Kementrian Kesehatan RSAU : Rumah Sakit Angkatan Udara SMA : Sekolah Menengah Atas ALFRED : Administration, Legal, Financial, Rise, Education, Documentation KBBI : Kamus Besar Bahasa Indonesia xix BAB 1. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Pusat Kesehatan Masyarakat yang selanjutnya disebut Puskesmas adalah fasilitas pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan upaya kesehatan masyarakat dan upaya kesehatan perseorangan tingkat pertama, dengan lebih mengutamakan upaya promotif dan preventif untuk mencapai derajat kesehatan masyarakat (Kemenkes RI, 2014). Peraturan ini menuntut petugas pelayanan agar dapat memberikan pelayanan yang baik dan memuaskan dalam hal yang mencakup perencanaan, pelaksanaan, evaluasi, pencatatan dan pelaporan guna mencapai derajat kesehatan yang baik bagi masyarakat dapat dilakukan dengan upaya promotif dan preventif seperti halnya dalam memberikan tindakan medis atau informasi dalam pelayanan kesehatan. Setiap fasilitas pelayanan harus mampu meningkatkan kualitas pelayananya, termasuk diantaranya peningkatan kualitas pendokumentasian rekam medis (Hatta, G, 2012). Rekam medis merupakan berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien (Permenkes RI, 2008). Rekam medis adalah sebuah pendokumentasian yang sangat penting di lakukan oleh pelaksana dalam memberikan barang bukti kepada pasien. Berkaitan pula dengan isi rekam medis yang mencerminkan segala informasi menyangkut pasien sebagai dasar dalam menentukan tindakan lebih lanjut dan sebagai sarana komunikasi antar tenaga lain dalam upaya pelayanan maupun tindakan medis yang sama-sama terlibat dalam penanganan pasien (Hatta, G, 2012). Dokumen rekam medis digunakan sebagai bukti perjalanan penyakit pasien dan pengobatan yang telah diberikan oleh tenaga medis, alat komunikasi antara para tenaga kesehatan yang memberikan perawatan kepada pasien, sumber informasi untuk riset dan pendidikan, serta sebagai sumber dalam pengumpulan data statistik 1 2 kesehatan. Adapun tujuan rekam medis dapat ditinjau dari beberapa aspek yaitu (ALFRED). Aspek administrasi (Administration), aspek hukum (Legal), aspek keuangan (Financial), aspek penelitian (Riset), aspek pendidikan (Education) dan aspek dokumentasi (Documentation) (Hatta G, 2012). Sesuai dengan tujuan terbentuknya rekam medis dibutuhkan kinerja yang baik pada proses pengelolaan dokumen rekam medis. Pengelolaan rekam medis yang baik dapat menghasilkan sebuah prosedur pengelolaan sesuai dengan standart yang telah ditetapkan. Pengelolaan rekam medis yang sesuai standart akan menghasilkan data informasi yang akurat. Pengelolaan dokumen rekam medis terdiri dari beberapa subsistem yaitu penamaan, penomoran, penyimpanan, assembling, coding, dan retensi (Budi, 2011). Kemenkes (2014) mengemukakan bahwa salah satu pelayanan kesehatan yang berwenang melaksanakan rekam medis adalah puskesmas. Salah satu puskesmas yang ada di kabupaten Bondowoso yaitu puskesmas Ijen. Puskesmas Ijen Bondowoso merupakan puskesmas yang telah melakukan akreditasi satu kali, tetapi kondisi dari sistem pengelolaan rekam medis di puskesmas Ijen masih belum menerapkan sistem pegelolaan berkas secara terstruktur seperti penamaan, penomoran, assembling, koding dan penyimpanan. Berdasarkan hasil observasi yang dilakukan pada bulan Mei 2018 oleh peneliti, diketahui bahwa dari 10 berkas rekam medis rawat inap pada bulan juli tidak terisi dengan lengkap seperti identitas pasien (100%), resume medis (100%), dan tanda tangan petugas (60%), hal ini tidak sesuai dengan ketenteuan yang menyatakan bahwa kelengkapan pengisian rekam medis 24 jam setelah selesai pelayanan dengan standar 100% (Depkes, 2008). Permasalahan lain yang ada di Puskesmas Ijen yaitu pengembalian berkas rekam medis pasien rawat inap ke bagian rekam medis membutuhkan waktu 1 bulan, sedangkan menurut Depkes (2008) pengembalian berkas rawat inap yang tepat harus dikembalikan dalam waktu 2x24 jam setelah pasien pulang rawat inap. Berkas aktif dan in aktif tidak dibedakan, belum adanya sistem penomoran yang baku pada lembar 3 rekam pasien rawat inap, sehingga petugas mengalami kesulitan untuk melakukan tertib administrasi saat proses evaluasi kembali berkas. Puskesmas Ijen Bondowoso juga belum pernah melakukan retensi berkas rekam medis, sedangkan Depkes (2008) menyatakan bahwa proses retensi dilakukan sekurang-kurangnya 2 tahun dari tanggal terakhir kunjungan untuk pelayanan kesehatan non rumah sakit. SIMPUS sudah 1 tahun lebih tidak digunakan, sedangkan Dinkes kabupaten bondowoso mewajibkan setiap puskesmas untuk memakai SIMPUS. Berdasarkan hasil wawancara dengan petugas diketahui bahwa pemahaman petugas tentang penamaan, penomoran, assembling, koding, dan penyimpanan masih kurang karena dari hasil wawancara petugas mengungkapkan bahwa belum pernah diikutsertakan pelatihan tentang rekam medis dan belum mempunyai sertifikat tentang pengelolaan rekam medis. Petugas rekam medis di puskesmas Ijen juga tidak ada yang berlatar pendidikan murni lulusan dari rekam medis. Riwayat pendidikan petugas bagian rekam medis merupakan lulusan SMA, D3 keperawatan, Sarjana Ekonomi dan D3 rekam medis. Pelatihan sangat dibutuhkan oleh seorang pegawai untuk mengembangkan pengetahuan yang spesifik terutama untuk meningkatkan kinerja petugas. Hal tersebut sesuai dengan pernyataan yang dikemukakan oleh Turere (2013) bahwa pendidikan dan pelatihan berpengaruh terhadap kinerja karyawan. Menurut Amstrong dan Baron (dalam Wibowo (2013), mengemukakan bahwa terdapat beberapa faktor yang dapat mempengaruhi kinerja, diantaranya yaitu personal factors (faktor personal), Leadership Factors (faktor kepemimpinan), dan system factors (faktor system). Faktor personal dapat ditunjukan oleh pengetahuan dan tingkat pendidikan. Pengetahuan didefinisikan sebagai informasi yang dimiliki orang dalam bidang spesifik dan keterampilan didefinisikan sebagai kemampuan mengerjakan tugas fisik atau mental tertentu, Spencer (dalam Wibowo (2013). Faktor kepemimpinan merupakan unsur kunci dalam menentukan efektivitas maupun tingkat produktivitas suatu organisasi. Kepemimpinan adalah proses memberi inspirasi 4 kepada semua karyawan agar bekerja sebaik-baiknya untuk mencapai hasil yang diharapkan dan kepemimpinan adalah cara mengajak karyawan agar bertindak benar, mencapai komitmen, dan memotivasi mereka untuk mencapai tujuan, Armstrong (dalam Sudarmanto (2009). Berdasarkan permasalahan tersebut peneliti tertarik untuk melakukan analisis faktor penyebab pengelolaan berkas rekam medis tersebut dengan menggali permasalahan akibat tidak terselenggaranya sistem pengelolaan rekam medis yang baik di Puskesmas Ijen Kabupaten Bondowoso. 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang tersebut maka dapat dirumuskan masalah penelitian ini adalah “Bagaimana sistem pengelolaan dokumen rekam medis di Puskesmas Ijen Kabupaten Bondowoso pada tahun 2019 ?”. 1.3 Tujuan Penelitian Berdasarkan latar belakang dan rumusan masalah tersebut, maka tujuan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut : 1.3.1 Tujuan Umum Menganalisis sistem pengelolaan dokumen rekam medis di Puskesmas Ijen Kabupaten Bondowoso pada tahun 2018. 1.3.2 Tujuan Khusus a. Mengidentifikasi Faktor Personal petugas dalam sistem pengelolaan dokumen rekam medis di Puskesmas Ijen Kabupaten Bondowoso . b. Mengidentifikasi Faktor Pemimpin petugas dalam sistem pengelolaan dokumen rekam medis di Puskesmas Ijen Kabupaten Bondowoso . c. Mengidentifikasi Faktor Sistem petugas dalam sistem pengelolaan dokumen rekam medis di Puskesmas Ijen Kabupaten Bondowoso. d. Mengidentifikasi pengelolaan dokumen rekam medis di Puskesmas Ijen Kabupaten Bondowoso. 5 e. Menganalisis faktor penyebab dan prioritas masalah pengelolaan dokumen rekam medis menggunakan Brainstorming di Puskesmas Ijen Kabupaten Bondowoso tahun 2019. 1.4 Manfaat Penelitian Setiap hasil penelitian pada prinsipnya harus berguna sebagai petunjuk pengambilan keputusan dalam artian yang cukup jelas. Adapun manfaat penelitian tugas akhir adalah sebagai berikut : 1.4.1 Bagi Peneliti a. Peneliti mengetahui tentang faktor penyebab tidak terselengaranya pengelolaan rekam medis di Puskesmas Ijen Bondowoso. b. Mempelajari kondisi yang sesungguhnya dan pengalaman di instansi kesehatan khususnya mengenai sistem pengelolaan unit kerja rekam medis. c. Meningkatkan kompetensi mahasiswa berdasarkan kompetensi profesi perekam medis. 1.4.2 Bagi Puskesmas Ijen Bondowoso a. Menambah informasi tentang prosedur penyelenggaraan rekam medis di Puskesmas. b. Bahan masukan bagi Puskesmas dan sebagai perbaikan untuk akreditasi selanjutnya. c. Bagi petugas rekam medis penelitian ini dapat menjadi bahan evaluasi untuk meningkatkan kinerja secara lebih efektif dan efisien untuk kedepannya. 1.4.3 Bagi Politeknik Negeri Jember a. Sebagai bahan referensi penelitian selanjutnya bagi mahasiswa rekam medik. b. Menambah khasanah keilmuan dalam bidang rekam medis di Politeknik Negeri Jember. c. Dapat mengetahui seberapa jauh mahasiswa menerapkan ilmu yang diperoleh selama dibangku kuliah. BAB 2. TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Penelitian Terdahulu 2.1.1 Evaluasi Sistem Pengelolaan Dokumen Rekam Medis Di Klinik VCT Puskesmas Puger Tahun 2014, Harianto Nur Seha (2015) Puskesmas Puger adalah salah satu fasilitas pelayanan kesehatan di Jember yang memiliki klinik VCT. Jumlah kunjungan pasien di klinik ini meningkat secara signifikan pada tahun 2013 sebanyak 1396 pasien dan dilanjutkan pada tahun 2014 sebanyak 1727 pasien. Sehingga intensitas pelayanan yang diberikan kepada pasien semakin sering dan berdampak pada peningkatan jumlah dokumen rekam medis pasien yang dihasilkan oleh klinik VCT. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengevaluasi pengelolaan dokumen rekam medis pasien di klinik VCT dengan menggunakan metode survey deskriptif. Teknik pengumpulan data yang dilakukan adalah dengan wawancara dan observasi. Pedoman evaluasi yang digunakan adalah pedoman penyelenggaraan rekam medis rumah sakit tahun 2006 n peunjuk teknis pengisian manual pencatatan program pengendalian HIV-AIDS dan IMS 2012. Hasil penelitian menunjukkan bahwa pengelolaan dokumen rekam medis yang dilakukan di klinik VC Puskesmas Puger tidak semuanya dilakukan sesuai pedoman rekam medis pasien tidak dilakukan dengan baik. Laporan yang dihasilkan tidak selengkap yang ada pada pedoman.. 2.1.2 Pengelolaan Data Rekam Medis di Rumah Sakit Angkatan Udara (RSAU) Landau Pengelolaan data di rekam medis di RSAU Lanud Iswahyudi masih belum terkoordinasi di bagian pendaftaran, assembling, coding, pelaporan sehingga menghasilkan pengelolaan data rekam medis yang tidak optimal. Tujuan penelitian ini menganalisa coding, bagaimana pengelolaan data di tempat pendaftaran pasien di Rumah Sakit Angkatan Udara (RSAU) Lanud Iswahyudi. Mendeskripsikan pengelolaan penyimpanan data pasien medis (filling), assembling, coding dan pengelolaan pelaporan di rekam medis Rumah Sakit Angkatan Udara (RSAU) Lanud 6 7 Iswahyudi. Jenis penelitian ini menggunakan rancangan penelitian deskriptif kualitatif. Populasi dalam penelitian ini petugas rekam medis. Pengambilan sampel pada penelitian ini dilakukan secara purposive sampling. Uji validitas dilakukan dengan tringulasi. Hasil penelitian menunjukkan terdapat kekurangan dan kelemahan terhadap sistem pendaftaran, pelaksanaan assembling, pelaksanaan coding dan pelaksanaan pelaporan. 2.2 State of the Art Perbedaan dan persamaan penelitian terdahulu dengan penelitian ini dapat dilihat pada Tabel 2.1. Tabel 2.1 State of the Art No Materi Harianto Nur Seha Maya Istia Farida Iin Sagitha 1. Topik Evaluasi Sistem Pengelolaan Dokumen Rekam Medis Di Klinik VCT Puskesmas Puger Tahun 2014 Pengelolaan Data Rekam Medis di Rumah Sakit Angkatan Udara (RSAU) Lanud Iswahyudi. Analisis pengelolaan rekam medis di Puskesmas Ijen Bondowoso pada tahun 2018 2. Lokasi Klinik VCT Puskesmas Puger Puskesmas Bondowoso 3. Tahun 2014 Rumah Sakit Angkatan Udara (RSAU) Lanud Iswahyudi 2015 4. Variabel Penelitia n Sistem pengisian berkas rekam medis, sistem penyimpanan dokumen rekam medis, sistem pelaporan Proses pengelolaan rekam medis Faktor Pribadi, Faktor Pemimpin dan Faktor sistem 5. Jenis Metode Survey deskriptif, analisa kualitatif Deskriptif kualitatif . Deskriptif kualitatif, Ijen 2018 2.3 Puskesmas Puskesmas adalah unit pelaksana teknis dinas kesehatan kabupaten/kota yang bertanggung jawab menyelenggarakan pembangunan kesehatan di suatu wilayah kerja Kemenkes (2014). Tujuan pembangunan kesehatan yang diselenggarakan oleh puskesmas adalah mendukung tercapainya tujuan pembangunan kesehatan nasional 8 yakni meningkatkan kesadaran, kemauan dan kemampuan hidup sehat bagi setiap orang yang bertempat tinggal di wilayah kerja puskesmas agar terwujud derajat kesehatan yang setinggi-tingginya dalam rangka mewujudkan Indonesia sehat Depkes (2004). 2.4 Rekam Medis 2.4.1 Definisi Rekam Medis Rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Catatan merupakan tulisan-tulisan yang dibuat oleh dokter atau dokter gigi mengenai tindakan-tindakan yang dilakukan kepada pasien dalam rangka pemberian pelayanan kesehatan (Depkes RI, 2008). Menurut PORMIKI rekam medis adalah sesuatu yang diteliti atau diperiksa oleh penyidik atau pengacara pasien untuk mengetahui dengan benar bahwa segala tindakan medis adalah sesuai dengan Standar Profesi Kedokteran. Menurut beberapa pengertian yang ada, dapat disimpulkan bahwa rekam medis merupakan berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas, anamnesa, diagnosis, pengobatan, tindakan dan pelayanan penunjang yang diberikan kepada pasien selama mendapat pelayanan di unit rawat inap, rawat jalan dan rawat darurat serta catatan yang juga harus dijaga kerahasiaannya dan merupakan sumber informasi tentang pasien yang datang berobat ke rumah sakit. Rekam medis juga sebagai sumber kepastian biaya yang harus dikeluarkan oleh pasien (Ismainar, 2015) 2.4.2 Tujuan Rekam Medis Tujuan rekam medis adalah untuk menunjang tercapainya tertib administrasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan di rumah sakit. Tanpa didukung suatu sistem pengolahan rekam medis yang baik dan benar, mustahil tertib administrasi rumah sakit akan berhasil sebagaimana yang diharapkan. Sedangkan tertib administrasi merupakan salah satu faktor yang menentukan di dalam upaya 9 pelayanan kesehatan di rumah sakit. Pembuatan rekam medis di rumah sakit bertujuan untuk mendapatkan catatan atau dokumen yang akurat dan adekuat dari pasien, mengenai kehidupan dan riwayat kesehatan, riwayat penyakit dimasa lalu dan sekarang, juga pengobatan yang telah diberikan sebagai upaya meningkatkan pelayanan kesehatan. Rekam medis dibuat untuk tertib administrasi di rumah sakit yang merupakan salah satu faktor penentu dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan (Ismainar, 2015). Tujuan utama rekam medis adalah sebagai berikut : 1. Bagi pasien: Mencatat jenis pelayanan yang telah diterima, bukti pelayanan, memungkinkan tenaga kesehatan dalam menilai dan menangani kondisi risiko dan mengetahui biaya pelayanan. 2. Bagi pihak pemberi pelayanan kesehatan: Membantu kelanjutan pelayanan (sarana komunikasi), menggambarkan keadaan penyakit dan penyebab (sebagai pendukung diagnostik) dan menunjang pengambilan keputusan tentang diagnosis dan pengobatan. 3. Bagi manajemen pelayanan pasien: Mendokumentasikan adanya kasus penyakit gabungan dan praktiknya, menganalisis kegawatan penyakit, merumuskan pedoman praktik penanganan risiko dan memberikan corak dalam penggunaan pelayanan. 4. Bagi penunjang pelayanan pasien: Alokasi sumber, menganalisis kecenderungan dan mengembangkan dugaan, menilai beban kerja dan mengkomunikasikan informasi berbagai unit kerja. 5. Bagi pembayaran dan penggantian biaya: Mendokumentasikan unit pelayanan yang memungut biaya pemeriksaan, menetapkan biaya yang harus dibayar dan mempertimbangkan dan memutuskan klaim asuransi (Ismainar, 2015). 2.4.3 Kegunaan Rekam Medis Bagi pasien yaitu: menyediakan bukti asuhan keperawatan dan tindakan medis yang diterima oleh pasien, menyediakan data bagi pasien jika pasien datang untuk 10 yang kedua kali dan seterusnya, menyediakan data yang dapat melindungi kepentingan hukum dalam kasus-kasus kompensasi pekerja kecelakaan pribadi atau mal praktik. Bagi fasilitas layanan kesehatan yaitu: memiliki data yang dipakai untuk pekerja profesional kesehatan, sebagai bukti atas biaya pembayaran pelayanan medis pasien, mengevaluasi penggunaan sumber daya. Bagi pemberi pelayanan yaitu : menyediakan informasi untuk membantu seluruh tenaga profesional dalam merawat pasien, membantu dokter dalam menyediakan data perawat yang bersifat berkesinambungan pada berbagai tingkat pelayanan kesehatan, menyediakan datadata untuk penelitian dan pendidikan (Ismainar, 2015). Kegunaan rekam medis dalam Buku Manajemen Unit Kerja: Untuk Perekam Medis dan Informatika Kesehatan Ilmu Kesehatan Masyarakat Keperawatan dan Kebidanan Tahun 2015 antara lain sebagai berikut : 1. Sebagai alat komunikasi antara dokter dengan tenaga ahlinya yang ikut ambil bagian didalam memberikan pelayanan pengobatan, perawatan kepada pasien. 2. Sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan/perawatan yang harus diberikan kepada seorang pasien. 3. Sebagai bukti tertulis atas segala tindakan pelayanan, perkembangan penyakit dan pengobatan selama pasien berkunjung atau dirawat di rumah sakit. 4. Sebagai bahan yang berguna untuk analisa, penelitian, dan evaluasi terhadap kualitas pelayanan yang diberikan kepada pasien. Menyediakan data-data khususnya yang sangat berguna untuk penelitian dan pendidikan. 5. Melindungi kepentingan hukum bagi pasien, rumah sakit maupun dokter dan tenaga kesehatan lainnya. 6. Sebagai dasar didalam perhitungan biaya pembayaran pelayanan medik pasien. Menjadi sumber ingatan yang harus didokumentasikan, serta sebagai bahan pertanggungjawaban laporan. 11 2.5 Sistem Pengelolaan Dokumen Rekam Medis 2.5.1 Sistem Penamaan Pasien Sistem penamaan dalam pelayanan medis yaitu tata cara penulisan nama pasien yang bertujuan untuk membedakan satu pasien dengan pasien yang lain dan untuk memudahkan dalam pengindeksan Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP). Penulisan nama dalam formulir rekam medis harus memenuhi persyaratan penulisan untuk diindeks dan memenuhi kelengkapan nama seseorang. Menurut Shofari, B. (2012) cara menulis dan mengindeks nama dalam formulir rekam medis adalah sebagai berikut: 1. Nama pasien harus lengkap, minimal terdiri dari dua suku kata. Dengan demikian, ada beberapa kemungkinan dala penulisan nama pasien yaitu : a. Nama pasien sendiri apa bila sudah terdiri dari dua suku kata. b. Nama pasien sendiri dilengkapi dengan nama suami, bila seorang perempuan bersuami. c. Nama pasien sendiri dilengkapi dengan nama orang tua, biasanya nama ayah. d. Bagi pasien yang mempunyai nama keluarga/marga didahulukan dan kemudian diikuti dengan nama sendiri. 2. Nama ditulis dengan huruf cetak dan mengikuti ejaan yang disempurnakan. 3. Bagi pasien perempuan diakhir nama lengkap ditambah Ny. Atau Nn. sesuai dengan statusnya. 4. Pencantuman titel selalu diletakkan sesudah nama lengkap pasien. 5. Perkataan tuan, saudara, bapak, tidak dicantumkan. 2.5.2 Sistem Penomoran Rekam Medis Rekam medis pada hampir semua lembaga pelayanan kesehatan disimpan menurut nomor, yaitu berdasarkan nomor pasien masuk (admission number). Jenis penomoran berdasarkan pencatatan yang digunakan sat ini ada tiga jenis, yaitu: a. Pemberian nomor cara seri (serial numbering system) 12 Dengan sistem ini setiap pasien mendapat nomor baru setiap kujungan ke rumah sakit. Contohnya jika pasien berkunjung lima kali, maka akan mendapat lima nomor yang berbeda. Penyimpanan rekam medis sesuai dengan nomor yang diperoleh. (Depkes RI, 2006). Kelebihan: 1) Pelayanan lebih cepat karena tidak perlu mencari rekam medis lama (untuk kunjungan ulang). 2) Retensi dilakukan dengan mudah karena adanya sistem ini diasumsikan bahwa nomor kecil menunjukkan makin tua rekam medisnya. Kekurangan: 1) Tidak dapat diketahui secara cepat gambaran lengkap riwayat penyakit dan pengobatan pasien. 2) Sulit dan membutuhkan waktu lama dalam mencari dokumen rekam medis milik pasien yang bersangkutan. b. Pemberian nomor cara unit ( unit numbering system) Sistem ini memberikan satu nomor untuk pasien sehngga apabila pasien tersebut berkali-kali berkunjung ke rumah sakit nomor yang diberikan tetap satu nomor yang didapatkan saat pasien tersebut pertama kali mendaftar, nomor ini digunkan baik untuk rekam medis rawat inap, rawat jalan, maupun darurat, maka dari itu rekam medis pasien ini tersimpan dalam satu berkas (Depkes RI, 2006). Kelebihan: 1) Dapat diketahui secara cepat gambaran lengkap riwayat penyakit dan pengobatan pasien. 2) Menghilangkan kerepotan mencari atau mengumpulkan rekam mediis yang terpisah dari nomor seri. Kekurangan: 1) Rekam medis akan menjadi tebal sehingga rak penyimpanan mudah penuh. 2) Retensi dilakukan dengan memilih satupersatu berkas rekam medis. 13 c. Pemberian nomor cara seri unit (serial unit numbering system) Sistem ini merupakan gabungan antara sistem seri dan sistem unit. Setiap pasien yang berkunjung ke rumah sakit diberikan satu nomor baru tetapi rekam medisnya yang terahulu digabungkan dan disimpan di bawah nomor yang paling baru sehingga terciptalah satu unit rekam medis. Apabila satu rekam medis lama diambil dan dipindahkan tempatnya ke nomor yang baru, di tempat yang lama diberi tanda petunjuk (out guide) yang menunjukkan kemana rekam medis tersebut dipindahkan (DepKes RI, 2006). Kelebihan: 1) Pelayanan lebih cepat karena tidak perlu mencari rekam medis lama. 2) Rekam medis berkesinambungan. Kekurangan: 1) Petugas harus menyatukan rekam medis yang baru dengan yang lama. 2) Apabila prosentase kunjungan ulang banyak, maka akan terjadi kekosongan pada bagian-bagian tertentu dari rak penyimpanan. 2.5.3 Sistem Penyimpanan Rekam Medis Budi S.C (2011) menjelaskan bahwa ditinjau dari lokasi penyimpanan berkas rekam medis, maka cara penyimpanan dibagi menjadi 2 cara yaitu: 1. Sentralisasi Sistem Penyimpanan berkas bekam medis secara sentral yaitu suatu sistem penyimpanan dengan cara menyatukan berkas rekam medis pasien rawat jalan, rawat darurat, dan rawat inap ke dalam suatu folder tempat penyimpanan. 2. Desentralisasi Sistem Penyimpanan berkas rekam medis secara desentralisasi yaitu sistem penyimpanan berkas rekam medis dengan memisahkan berkas medis pasien rawat jalan, rawat darurat dan rawat inap pada folder terdiri dan atau ruang jalan dan rawat atau tempat sendiri. Biasanya berkas rekam medis pasien rawat jalan dan rawat darurat disimpan pada rak penyimpanan berkas rekam medis di unit rekam medis atau di tempat pendaftaran rawat jalan. 14 Selain cara penyimpanan berdasarkan lokasi penyimpanan berkas rekam medis, mesih ada pengaturan penyimpanan berkas rekam medis menurut jenis sistem penyimpanan yang digunakan pada fasilitas pelayanan kesehatan. Jenis sistem penyimpanan berkas rekam medis di fasilitas pelayanan kesehatan sangat beragam, hal ini disesuaikan dengan kondisi dan kebutuhan dari penyimpanan berkas di masing-masing, fasilitas pelayanan kesehatan (Budi S.C, 2011). Jenis sistem penyimpanan, meliputi: (1) Alphabetic, (2) Numerik, (3) Kronologis, (4) Subjek (kasus), (5) Wilayah. 2.5.4 Kodefikasi Sistem kodefikasi merupakan suatu proses dari penempatan kode yang tepat atau istilah nomenklatur untuk pengelompokan. Koding juga dapat diartikan sebagai kegiatan memberikan kode diagnosis utama dan diagnosis sekunder sesuai dengan ICD 10 serta memberikan kode prosedur sesuai dengan ICD-9 CM. Pemberian kode ini diberikan pada setiap diagnosa dan tindakan yang tertulis pada dokumen rekam medis. Pemberian kode pada setiap diagnosis ataupun tindakan ini untuk mempermudah dalam penyajian informasi dalam bidang kesehatan. Sistem kodefikasi ini didasarkan pada kriteria tertentu yang telah disepakati yaitu sesuai dengan pengelompokan penyakit seperti yang berlaku saat ini yaitu pada International Statistical Classification of Disease and Related Helath Problems (ICD) dari WHO untuk kodefikasi diagnosa penyakit (Permenkes No. 27 Tahun 2014). Penggunaan ICD-10 sangat penting untuk memahami dalam melakukan pencarian dan pemilihan kode diagnosa didalam ICD-10. Pencarian dan pemilihan kode diagnosa ini diawali dengan mulai menentukan kata kunci yang kemudian akan dicari pada ICD-10 volume 3, kemudian dicocokkan kembali pada ICD-10 volume 1. Selain itu juga sangat penting untuk mengetahui aturan-aturan yang dipakai dalam pengodean diagnosa yaitu dengan memahami terlebih dahulu pada ICD-10 volume 2 mengenai cara penggunaan ICD-10. 15 2.5.5 Assembling Assembling merupakan perakitan dokumen rekam medis dengan menganalisis kelengkapan berkas rekam medis. Definisi lain assembling adalah pengorganisasian formulir yang menggambarkan siapa, apa, kapan dan bagaimana dalam hal pelayanan kesehatan pasien yang merupakan bukti tertulis tentang dikumen resmi rumah sakit secara kronologis. Tujuan assembling berkas rekam medis memberi gambaran fakta terkait keadaan pasien, riwayat penyakit dan pengobatan masa lalu serta saat ini yang ditulis oleh profesi kesehatan dalam pelayanan kepada pasien. Manfaat dari assembling berkas rekam medis user memperoleh data keadaan kesehatan individu yag mendapat yankes, meliputi data sosial pasien, catatan imunisasi, hasil pemeriksaan fisik sesuai dengan penyakit dan pengobatan yang diperoleh selama mendapat pelayanan. Depkes (2007) menyatakan bahwa kompetensi ke 3 manajemen rekam medis dan informasi kesehatan kompetensi perekam medis dan informasi kesehatan di Indonesia adalah mampu menyusun (assembling) rekam medis dengan baik dan benar berdasarkan ketentuan. Unsur-unsur pengendalian yang menjamin pelaksanaan sistem pelayanan rekam medis di assembling. 1. Kartu kendali, fungsi kartu kendali a. Mengendalikan rekam medis yang belum lengkap, pencatatan data rekam medis guna pengendalian rekam medis tidak lengkap dari pengkodean penyakit, kode operasi, kode sebab kematian dan kode dokter. b. Mengendalikan dokumen rekam medis tidak lengkap dikembalikan ke unit rekam medis. c. Melacak kehilangan dokumen, misalnya melacak keberadaan dokumen rekam medis yang sedang dilengkapi. d. Membuat indeks penyakit, operasi, kematian, dan indeks dokter. 16 e. Menghitung angka Incomplete Medical Records (IMR) yaitu membuat laporan ketidaklengkapan isi dokumen. 2. Digunakannya buku ekspedisi untukserah terima dokumen rekam medis 3. Buku catatan penggunan nomor dan buku catatan penggunaan formulir 4. Lembar pemantauan kelengkapan DRM 5. Analisa kuantitatif 6. Alat tulis kantor (ATK) misalnya pembolong kertas (perforator), gunting, sablon, alat tulis sablon (rotring 0,8 mm). 2.6 Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Kinerja Petugas Rekam Medis Giyana (2012) menjelaskan bahwa salah satu faktor yang mempengaruhi kinerja organisasi dalam pengelolaan rekam medis yang buruk adalah dikarenakan kurangnya sumber daya manusia (SDM), pelatihan dan sarana prasarana dalam mendukung kerja petugas dalam pengelolaan berkas rekam medis. Penelitian lain menerangkan bahwa faktor-faktor yang menyebabkan pengelolaan dokumen tidak maksimal seperti terjadinya penumpukan ditinjau dari sumber daya manusia, bahwa kualitas pendidikan dan pengalaman cukup kompeten. (Suhartatik dan Rochman, 2015). Adapun faktor yang dapat mempengaruhi kinerja sesorang menurut Armstrong dan Baron dalam Wibowo (2007) yaitu faktor personal (personal factor), faktor kepemimpinan (leadership factor), dan faktor sistem (system factor). 2.6.1 Faktor personal (personal factor) Faktor personal (personal factor) ditunjukan oleh tingkat pengetahuan dan tingkat pendidikan yang dimiliki oleh individu. Wibowo (2013) mengartikan kompetensi adalah suatu kemampuan untuk melakukan suatu pekerjaan atau tugas yang dilandasi oleh keterampilan atau pengetahuan serta didukung oleh sikap kerja yang dituntut oleh pekerjaan tersebut. Wibowo juga mengaitkan keterampilan dan pengetahuan dengan kompetensi. Wibowo (2013) menyatakan bahwa kompetensi 17 menunjukkan keterampilan atau pengetahuan yang dicirikan oleh profesionalisme dalam suatu bidang tertentu sebagai sesuatu yang terpenting, sebagai unggulan dibidang tersebut. Pengetahuan juga dapat didefinisikan sebagai informasi yang dimiliki orang dalam bidang spesifik dan keterampilan sebagai kemampuan mengerjakan tugas fisik atau mental tertentu, (Spencer dalam Wibowo, 2013). a. Pengetahuan Pengetahuan (kownledge) adalah informasi yang telah diproses dan diorganisasikan untuk memperoleh pemahaman, pembelajaran dan pengalaman yang terakumulasi sehingga bisa diaplikasikan ke dalam pekerjaan pegawai itu sendiri. Pengetahuan seseorang berdasar pada aspek pengalaman kerja dan pendidikan yang bisa didapat dari berbagai macam sumber. Pengetauan secara garis besar dibagi menjadi beberapa tingkatan anatra lain: memahami (comperhension), tahu (know), analisa (analysis), aplikasi (application), sintesis (synthesis), dan evaluasi (evaluation) (Notoadmojo S, 2013). Tingkat pengetahuan petugas turut menentukan berhasil tidaknya pelaksanaan tugas yang dibebankan kepadanya, pengetahuan merujuk pada informasi dan hasil pembelajaran. Seorang petugas yang mempunyai pengetahuan cukup akan meningkatkan efisiensi perusahaan, namun jika petugas yang mempunyai pengetahuan cukup maka akan bekerja bersendat-sendat (Hartinah S, 2017). Yuliastuti (2007) juga menjelaskan bahwa pengetahuan merupakan hasil dari tahu, dan ini terjadi setelah orang melakukan penginderaan terhadap suatu objek tertentu. Pengetahuan pada penelitian ini dilihat dari pemahaman petugas rekam medis tentang apa yang harus mereka lakukan untuk melaksanaan tugas atau job description nya masing-masing dalam mengelola dokumen rekam medis dan sikap tahu petugas tentang aturan-aturan terkait pengelolaan rekam medis yang meliputi penamaan, penomoran, assembling, coding, dan penyimpanan. Paulina D (2015) mengatakan bahwa perilaku tenaga kesehatan dalam pengisian dokumen rekam medis dapat 18 terlaksana dengan lengkap bila didukung oleh pengetahuan akan nilai guna rekam medis. b. Tingkat Pendidikan Tingkat Pendidikan merupakan suatu aktivitas yang mengembangkan aspek kepribadian yang berjalan seumur hidup baik terjadi di dalam kelas maupun diluar kelas. Pendidikan tidak hanya bersifat formal, namun bisa juga bersifat nonformal. Tingkat pendidikan yaitu suatu tahapan pendidikan berkelanjutan yang ditetapkan oleh lembaga terkait berdasar perkembangan zaman. Tingkat pendidikan digunakan untuk memperbaiki atau meningkatakan pengetahuan, keterampilan dan sikap karyawan agar karyawan lebih terampil dalam melaksanakan tugasnya. Menurut (Waluyo, M. 2013) semakin tinggi pendidikan sesorang maka keinginan untuk melakukan pekerjaan dengan tingkat tantangan yang tinggi semakin kuat. Ide kreatif merupakan simbol aktualisasi diri dan membedakan dirinya dengan orang lain dalm penyelesaian tugas serta kualitas hasil. Tujuan diadakan pendidikan dan pelatihan yaitu: 1. Meningkatkan mutu, kemampuan serta ketrampilan dalam menjalankas tugas dan kepemimpinan. 2. Meningkatkan mekanisme kerja dan kepekaan dalam melaksanakan tugas. 3. Melatih dan melaksanakan kerja dalam merencanakan. Depkes (2007) menyatakan bahwa kualifikasi petugas yang bekerja sebagai perekam medis harus memiliki pendidikan formal minimal DIII rekam medis. Hasil penelitian (Susanti T, 2013) menunjukkan bahwa sebagian besar petugas rekam medis mempunyai tingkat pendidikan DIII Rekam medis dan hal ini sesuai dengan bidang tugasnya saat ini. Kinerja petugas rekam medis dipengaruhi oleh tingkat pendidikan petugas (Susanti T, 2013). Penelitian lain yaitu (Wafiroh S. 2019) mengatakan bahwa tingkat pendidikan yang kurang dari standart berpengaruh terhadap kurangnya pengetahuan dan keterampilan petugas terhadap keamanan dan kerahasiaan dokumen rekam medis. 19 2.6.2 Faktor Pemimpin (Leadership factor) Faktor pemimpin (leadership factor) ditentukan oleh kualitas dorongan, bimbingan dan dukungan yang dilakukan oleh manajer dan team leader. Kepemimpinan adalah salah satu dimensi kompetensi yang sangat menentukan terhadap kinerja atau keberhasilan organisasi. Keberhasilan ataupun kegagalan dari suatu organisasi, puskesmas, ataupun oraganisasi sosial lainnya akan selalu dikaitkan dengan pemimpin dari organisasi yang dimaksuda tersebut. Armstrong dalam Sudarmanto (2009) menyatakan bahwa kepemimpinan merupakan suatu proses memberi inspirasi kepada semua karyawan agar bekerja sebaik-baiknya untuk mencapai hasil yang diharapkan. Kepemimpinan adalah cara mengajak karyawan agar bertindak benar, mencapai komitmen, dan memotivasi mereka untuk mencapai tujuan. (Greenberg J, 2013) berpendapat bahwa motivasi merupakan proses yang membangkitkan, mengarahkan dan menjaga perilaku manusia menuju pencapaian tujuan. a. Motivasi Jerald G. (2003), motivasi merupakan proses membangkitkan, mengarahkan dan menjaga perilaku manusia menuju pencapaian tujuan. Selain itu faktor yang dapat mempengaruhi kinerja yaitu tingkat pendidikan bahwa semakin tinggi tingkat pedidikan seseorang maka hasil kerja akan lebih baik begitu pula sebaliknya seorang yang berpendidikan yang rendah maka hasil kerja rendah pula. Menurut Samsudin (2009), motivasi adalah proses mempengaruhi atau mendorong dari luar terhadap seseorang atau kelompok pekerja agar mereka mau melaksanakan sesuatu yang telah ditetapkan. Pendapat lain dari Rivai dan Sagala (2009), motivasi adalah serangkaian sikap dan nilai-nilai yang mempengaruhi individu untuk mencapai hal yang spesifik sesuai dengan tujuan individu. Sejalan dengan Samsudin, Rivai dan Sagala, menurut Hasibuan (2010), motivasi adalah hal yang menyebabkan, menyalurkan, dan mendukung perilaku manusia supaya mau bekerja giat dan antusias mencapai hasil yang optimal. Pengertian-pengertian tersebut 20 dapat disimpulkan bahwa motivasi adalah hal yang menyebabkan atau mempengaruhi seseorang untuk melaksanakan pekerjaan secara maksimal. Motivasi dapat memacu dan mendorong karyawan untuk bekerja keras secara maksimal. Hal ini dapat meningkatkan produktivitas kerja karyawan sehinnga tujuan perusahaan dapat tercapainya. Fitriani L. (2019) menyatakan bahwa sebaiknya pemberian penghargaan dan hukuman bagi petugas dijalankan di Puskesmas Pujer sebagai bentuk motivasi kerja dari pimpinan kepada petugas rekam medis. b. Pelatihan Pelatihan adalah proses mengajarkan karyawan baru atau yang ada sekarang, keterampilan dasar yang mereka butuhkan untuk menjalankan pekerjaan mereka (Dessler G, 2009). Pelatihan merupakan salah satu usaha dalam meningkatkan mutu sumber daya manusia dalam dunia kerja. Karyawan baru ataupun yang sudah lama perlu mengikuti pelatihan karena adanya tuntutan pekerjaan yang dapat berubah akibat perubahan lingkungan kerja, strategi, dan lain sebagainya. Training atau pelatihan adalah suatu kegiatan dari perusahaan yang bermaksud untuk dapat memperbaiki dan memperkembangkan sikap tingkah laku, keterampilan, dan pengetahuan dari para karyawan yang sesuai dengan keinginan dari perusahaan yang bersangkutan (Darmawan, dkk, 2017). Firsa, H.R (2013), menyatakan pelatihan mempunyai pengaruh paling besar terhadap kinerja karyawan. Mursidi, (2009), mengungkapkan bahwa pelatihan berpengaruh terhadap kinerja karyawan. Metode pelatihan kerja dapat berupa pelatihan di tempat kerja dan/ pelatihan di lembaga pelatihan kerja (Kemenperin, 2006). Apabila pelatihan sumberdaya manusia tidak dilakukan dalam organisasi, akan terlihat beberapa gejala, diantaranya sering berbuat kesalahan saat bekerja, tidak berhasil memenuhi standar pekerjaan, mempunyai pola pikir sempit, dan produktivitas kerja tidak meningkat (Sedarmayanti, 2008). Pelatihan pada penelitian ini adalah kegiatan menambah pengetahuan dan keterampilan petugas tentang pengelolaan rekam medis, dimana dalam kegiatan tersebut terdapat teori dan praktek yang dibimbing oleh orang yang 21 lebih kompeten dibidang rekam medis. Petugas yang diberikannya pelatihan diharapkan mampu menghasilkan kinerja yang lebih baik khususnya dalam pengisian berkas rekam medis (Kanariswari D.I.N. 2019). 2.6.3 Faktor Sistem (System factor) Faktor sistem (system factor) ditunjukkan oleh adanya sistem kerja dan fasilitas yang diberikan orgnaisasi. Fasilitas sangat dibutuhkan oleh seorang karyawan untuk mendukung melakukan pekerjaanya berupa sarana dan prasarana. Pengertian sarana menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud dan tujuan. Pengertian sarana dan prasarana secara etimologi memiliki perbedaan, namun keduanya saling terkait dan sangat penting sebagai alat penunjang keberhasilan suatu proses yang dilakukan. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, (2008) dikatakan bahwa sarana adalah segala sesuatu yang dipakai sebagai alat untuk mencapai makna dan tujuan. Sebagai contoh: sarana pelayanan rekam medis dan informasi kesehatan diartikan sebagai alat untuk mencapai tujuan pelayanan, misalkan kartu indeks utama pasien, roll o’pack, kartu kendali berkas rekam medis, jaringan internet seperti wifi, komputer, SIMPUS, ICD-10 dan ICD 9-CM. Pengertian prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses seperti ruangan, pencahayaan yang terang dan sirkulasi udara yang baik. Fasilitas merupakan faktor determinan penyebab lamanya penyediaan dokumen rekam medis dikarenakan fungsi dari fasilitas kerja sangat diperlukan dalam pekerjaan, dalam hal ini adalah pekerjaan perekam medis (Farhatani, W.H. dkk, 2014). 2.7 Kerangka Konsep Berdasarkan latar belakang, tujuan penelitian, dan tinjauan pustaka yang telah dikemukakan, maka peneliti dapat mengambil sebuah kerangka konsep sebagai berikut: 22 1. Faktor Personal a. Pengetahuan b. Tingkat Pendidikan 2. Faktor Kepemimpinan a. Pelatihan b. Motivasi (penghargaan) 3. Pengelolaan Dokumen Rekam Medis Faktor sistem a. Sarana dan prasarana Sumber: Armstrong dan Baron (dalam Wibowo 2013) Gambar 2.1 Kerangka Konsep Penelitian Tujuan rekam medis dapat ditinjau dari beberapa aspek yaitu (ALFRED). Aspek administrasi (Administration), aspek hukum (Legal), aspek keuangan (Financial), aspek penelitian (Riset), aspek pendidikan (Education) dan aspek dokumentasi (Documentation) (Hatta, G, 2012). Menurut (Armstrong dan Baron, 2013) kinerja dapat dipengaruhi oleh beberapa faktor yaitu yang pertama faktor pribadi yang didalamnnya terdapat pengetahuan dan tingkat pendidikan petugas. Kedua yaitu faktor kepemimpinan yaitu berupa dorongan yang diberikan oleh pimpinan seperti mengikut sertakan petugas pelatihan dan memberi motivasi. Ketiga adalah faktor sistem berupa sarana prasarana untuk menunjang petugas dalam bekerja. BAB 3. METODE PENELITIAN 3.1 Jenis Penelitian Jenis penelitian ini adalah penelitian kualitatif. Penelitian kualitatif adalah riset yang bersifat deskriptif dan cenderung menggunakan analisis dengan pendekatan induktif (Rahmat, 2012). Metode penelitian dilakukan dengan observasi, wawancara secara langsung atau bertatap muka dengan informan dan dokumentasi. Penelitian ini bersifat deskriptif, yaitu menjelaskan serta menggambarkan kejadian yang ada di tempat penelitian dalam hal ini adalah di Puskesmas Ijen Bondowoso dengan katakata tanpa menggunakan angka. 3.2 Lokasi dan Waktu Penelitian Penelitian dilakukan di unit kerja rekam medis Puskesmas Ijen Bondowoso yang beralamatkan di Jl. Raya Kawah Ijen Kecamatan Ijen, Bondowoso, Jawa Timur Telp. 08113514431. Dilaksanakan pada bulan Mei 2018 sampai juli Tahun 2019. 3.3 Unit Analisis Penelitian Unit analisis dalam penelitian ini yaitu di unit rekam medis Puskesmas Ijen Bondowoso. Subjek dalam penelitian ini adalah : a. Petugas Rekam Medis: Petugas rekam medis yang berjumlah 3 (tiga) orang dengan kualifikasi pendidikan SMA, D3 rekam medis dan Sarjana Ekonomi. b. Petugas Penanggungjawab Rawat Inap: Petugas yang bertanggungjawab terkait pengisian dokumen rekam medis rawat inap yaitu berjumlah 1 (satu) orang dengan kualifikasi pendidikan D3 Keperawatan. Objek dalam penelitian ini adalah pengelolaan dokumen rekam medis di Puskesmas Ijen Bondowoso 3.4 Variabel Penelitian Variabel dalam penelitian ini adalah: Faktor personal, Faktor pemimpin, Faktor sistem dan pengelolaan dokumen rekam medis sebagai faktor penyebab. 23 24 3.5 Definisi Operasional Definisi Operasional variabel dalam penelitian ini adalah : Tabel 3.5 Definisi Operasional Variabel No. 1. Variabel Indikator Definisi Operasional individu Faktor Personal (personal Karakteristik Factors) mempengaruhi kinerja petugas rekam yang dimiliki petugas dinilai dari medis sub variabel: Puskesmas yang Ijen berupa pengetahuan dan tingkat pendidikan. a. Pengetahuan Hasil tau dimiliki atau petugas penamaan, pemahaman yang mengenai sistem penomoran, penjajaran, assembling, coding dan penyimpanan Variabel karakteristik Cara Pengukuran individu a. Pengetahuan b. Tingkat Pendidikan Petugas mengetahui tentang a. Wawancara Minimal DIII Rekam Medis dan a. Wawancara maksimal DIV Rekam Medis b. Dokumentasi penamaan, penomoran, penjajaran, assembling, coding dan penyimpanan berkas rekam medis, berkas rekam medis yang ada di Puskesmas Ijen b. Tingkat Jenjang pedidikan formal terakhir Pendidikan petugas di bagian rekam medis yang telah di tempuh oleh petugas seperti jenjang menengah (SMA/SMK/MA) atau jenjang perguruan tinggi seperti lulusan D3/D4 Rekam Medis 25 No. 2. Variabel Faktor Definisi Operasional Pemimpin (Leadership Factors) Salah satu unsur kunci Indikator dalam menentukan tingkat produktivitas suatu organisasi seperti motivasi dan pelatihan. a. Motivasi yang dinilai dari sub variabel: a. Motivasi b. Pelatihan Bentuk motivasi dapat diberikan dari pemimpin sehingga menimbulkan berupa: kemauan pengelolaan seperti Pelatihan kepemimpinan Dorongan dan semangat yang timbul rasa b. Variabel Cara Pengukuran dalam berkas melakukan rekam bonus atau piagam b. sanksi untuk karyawan penghargaan yang melanggar peraturan kepada petugas yang tekun dan sanksi agar timbul usaha untuk yang kepada petugas yang melanggar melakukan peraturan. dengan baik. Usaha memberikan medis a. untuk meningkatkan pengetahuan petugas sepeti pelatihan koding. Pelatihan yang a. Wawancara a. Wawancara b. Dokumentasi tugasnya dapat diikuti petugas seperti: a. pelatihan koding, b. seminar rekam medis c. pelatihan mengenai manajemen informasi kesehatan. 3. Faktor Sistem Factors) a. Sarana dan (System Sistem kerja dan fasilitas yang Fasilitas dapat seperti berupa alat a. Wawancara komputer, b. Observasi c. Dokumentasi diberikan oleh organisasi elektronik fasilitas yang dapat mendukung dan jaringan wifi, roll o’pack, 26 No. Variabel Prasarana 4. Pengelolaan Rekam Medis Dokumen Definisi Operasional Indikator memudahkan pekerjaan petugas seperti SIMPUS, ICD, dan ruangan kumputer dan wifi yang memadai Sistem manajemen yang merupakan a. Penamaan ilmu dan seni yang dapat mengatur pemberian proses menggunakan dalam mengelola dokumen rekam medis mulai dari penamaan, penomeran, coding, assembling, Cara Pengukuran merupakan identitas tulisan a. Wawancara nama b. Observasi huruf c. Dokumentasi capital b. Penomoran ialah pemberian penyimpanan dan autetifikasi dokumen nomor rekam medis pasien rekam medis secara SNS, UNS dan SUNS c. Koding merupakan pemberian kode kegiatan diagnose penyakit menggunakan ICD 10 dan kode tindakan menggunakan kode ICD 9CM d. Assembling kegiatan perakitan atau pengurutan berkas rekam medis yang dikumpulkan dalam satu berkas e. Penyimpanan merupakan sistem penyimpanan berkas RI dan RJ dilakukan sistem desentralisasi dan dengan 27 No. Variabel Definisi Operasional Indikator memudahkan pekerjaan petugas seperti sentralisasi kumputer dan wifi f. Autentifikasi Cara Pengukuran dokumen Sistem manajemen yang merupakan merupakan pemberian legalitas ilmu dan seni yang dapat mengatur bukti atas kesalahan penulisan proses dokumen dalam dokumen rekam medis rekam medis mulai dari penamaan, dengan cara memberi garis penomeran, assembling, lusur sepanjang tulisan yang penyimpanan dan autetifikasi dokumen salah, diberi tanggal dan paraf rekam medis yang melakukan kesalahan atau dalam mengelola coding, mengisi dokumen rekam medis. 5 Prioritas faktor petugas Penentuan faktor utama yang menjadi Prioritas dalam penyebab pengelolaan dokumen rekam berdasarkan brainstorming pengelolaan dokumen rekam medis medis masalah petugas a. brainstorming 28 3.6 Tahapan Penelitian Studi Pendahuluan Identifikasi Masalah Rumusan Masalah Tujuan Penelitian Membuat Instrumen Penelitian Pengumpulan Data (Wawancara, Observasi dan Dokumentasi) Pengolahan dan Analisis data Brainstorming Hasil dan Pembahasan Kesimpulan dan Saran Gambar 3.6 Tahapan Penelitian Studi Pustaka 29 Adapun langkah-langkahnya dapat dijelaskan sebagai berikut: a. Identifikasi Masalah Identifikasi masalah yang ada di rumah sakit adalah tahap awal yang dilakukan oleh penelitian untuk mencari permasalahan yang akan diselesaikan. Peneliti menemukan masalah mengenai faktor penyebab tidak terselenggaranya dengan baik terkait pengelolaan dokumen rekam medis di puskesmas Ijen. Kondisi yang menyatakan pengelolaan dokumen rekam medis tidak terselenggara dengan baik yaitu dokumen rekam medis rawat inap di puskesmas Ijen tidak terisi dengan lengkap. Dokumen rekam medis rawat inap juga tidak diberi nomor rekam medis sehingga menyulitkan petugas mencari dokumen saat pasien berkunjung kembali ke puskesmas Ijen. Pengembalian dokumen rekam medis juga lebih dari 2x24 jam yaitu dikembalikan ke ruang filling 1 bulan setelah pasien pulang. Selain itu SIMPUS tidak digunakan, sedangkan Dinkes kabupaten Bondowoso mewajibkan untuk menggunakan SIMPUS tersebut. b. Studi Pendahuluan Melakukan pengamatan terhadap obyek yang akan diteliti pada tempat yang memiliki permasalahan untuk diselesaikan dengan mengumpulkan data-data yang diperlukan dalam penelitian. c. Studi Pustaka Kegiatan yang dilakukan mencari referensi dari buku, jurnal, skripsi, tesis tentang permasalahan yang akan diteliti. d. Rumusan Masalah Rumusan masalah dilakukan untuk menentukan variabel – variabel apa saja yang akan diteliti. Variabel – variabel yang akan diteliti disesuaikan dengan objek penelitian yang dilakukan oleh peneliti. e. Tujuan Penelitian Tujuan penelitian dimaksudkan untuk mempertajam pembahasan serta memberikan arah yang tepat dalam proses penelitian. Tujuan dari penelitian yang 30 dilakukan yaitu menganalisa faktor penyebab pengelolaan dokumen rekam medis yang tidak terselenggara dengan baik di Puskesmas Ijen Bondowoso. f. Membuat instrument penelitian Peneliti membuat pedoman wawancara, pedoman observasi dan pedoman dokumentasi terhadap narasumber yang terkait. g. Pengumpulan data Pengumpulan data merupakan kegiatan mencari dan memngumpulkan data untuk diolah oleh peneliti. Pengumpulan data yang dilakukan peneliti dengan menggunakan bantuan lembar wawancara. h. Pengelolahan dan analisis data Setelah dilakukan pengumpulan data peneliti kemudian melakukan pengelolahan data dengan reduksi data, penyajian data dan menarik kesimpulan data, sedangkan pada analisis data peneliti membandingkan dengan cara content analysis hasil dari wawancara. i. Brainstorming Kegiatan diskusi bersama antara peneliti dengan para responden yang telah ditentukan untuk membahas fokus masalah yang akan diteliti. j. Hasil dan pembahasan Merupakan sekumpulan data yang telah terkumpul sehingga dapat diketahui dan di bandingkan dengan teori-teori yang ada, sehingga dapat dilakukan pembahsan terhadap masalah terkait. k. Kesimpulan dan Saran Langkah terakhir yaitu membuat kesimpulan dan saran dari hasil yang diperoleh dalam penelitian 3.7 Sumber Data Data untuk penelitian diperoleh dari sumber data, yaitu : a. Data Primer adalah data yang diperoleh secara langsung dari responden terpilih pada lokasi penelitian. Data primer diperoleh dengan melakukan wawancara 31 untuk menganalisis sistem pengelolaan dokumen rekam medis di Puskesmas Ijen. b. Data Sekunder adalah data primer yang telah diolah lebih lanjut dan disajikan oleh pihak pengumpul data primer atau pihak lain. Data ini diperoleh melalui dokumen organisasi meliputi Pedoman Pelayanan Rekam Medis, Standar Prosedur Operasional dan studi dokumentasi yang diperoleh dari buku, jurnal, majalah, dan internet yang dapat menjadi referensi bagi penelitian ini. 3.8 Teknik Pengumpulan Data a. Wawancara Menurut Bustami (2011) wawancara adalah suatu cara pengumpulan data dimana pewawancara berhadapan muka dengan informan melalui percakapan untuk mendapatkan keterangan secara lisan. Wawancara dilakukan kepada 4 informan yaitu 3 (tiga) petugas rekam medis dan 1 (satu) perawat yang bertanggungjawab terhadap pengisian berkas rekam medis rawat inap berkaitan dengan hal-hal seperti pengetahuan, tingkat pendidikan, pelatihan, motivasi, sarana prasarana dan terkait dengan pengelolaan dokumen rekam medis yang ada di puskesmas Ijen Bondowoso. b. Pengamatan (observasi) Pengamatan atau observasi adalah suatu pelaksanaan jiwa yang aktif dan penuh perhatian untuk menyadari rangsangan atau gejala nyata (Bustami, 2011). Pengamataan yang dilakukan peneliti yaitu mengamati pelaksanaan pengelolaan dokumen rekam medis yang ada di Puskesmas Ijen seperti pemberian nama, nomor berkas rekam medis, assembling, coding dan penyimpanan rekam medis. c. Dokumentasi Dokumentasi adalah sebuah catatan peristiwa yang sudah berlalu. Dokumen dapat berbentuk tulisan, gambar atau karya-karya monumental dari seseorang studi dokumen merupakan pelengkap dari pengguna metode observasi dan wawancara dalam penelitian kualitatif (Sugiyono, 2014) dalam Hadi (2016). Pada penelitian ini studi dokumen dilakukan sebagai bukti yang akurat untuk mengetahui kebenaran data 32 dokumen seperti kelengkapan penamaan dan penomoran berkas, tingkat pendidikan, pelatihan, dan sarana prasarana yang ada di puskesmas Ijen Bondowoso. d. Brainstrorming Metode brainstrorming digunakan untuk melakukan diskusi kelompok dengan petugas rekam medis dan perawat di Puskesmas Ijen kabupaten Bondowoso sebanyak satu kali, dilakukan setelah wawancara dan analisi data terkait kinerja petugas dan pengelolaan rekam medis. 3.9 Instrumen Pengumpulan Data Instrument penelitian adalah alat ukur yang digunakan dalam penelitian (Hidayat, 2010). Untuk mendapatkan data yang dibutuhkan peneliti menggunakan beberapa alat ukur yang digunakan dalam penelitian ini sebagai berikut: a. Pedoman observasi (checklist) Pedoman observasi berisi daftar hal-hal yang perlu diamati yang telah disusun sebelumnya dan menggunakan alat tulis untuk mencatat hasil observasi. Checklist adalah suatu cara dengan menggunakan tilik untuk mengetahui penyimpangan terhadap standar pelayanan. Observasi dilakukan terkait pengelolaan rekam medis yang ada di Puskesmas Ijen. b. Pedoman wawancara Pedoman wawancara berisi daftar pertanyaan yang telah disusun sebelumnya dan akan diajukan kepada pihak terkait yaitu kepala Puskesmas, petugas rekam medis serta kepala tata usaha dengan menggunakan alat tulis untuk mencatat dan alat recorder untuk merekam hasil wawancara. c. Handphone Alat dokumentasi yang digunakan dalam penelitian ini yaitu handphone yang digunakan untuk mengambil gambar yang diperlukan dalam penelitian seperti gambar berkas, sarana dan prasarana yang ada di puskesmas Ijen Bondowoso. Handphone juga digunakan untuk merekam kegiatan wawancara yang dilakukan kepada informan 33 3.10 Uji Keabsahan Data Melakukan uji keabsahan data yang telah didapat dengan menggunakan uji triangulasi. Triangulasi merupakan pengecekan data dari berbagai teknik, waktu dan sumber. Penelitian ini menggunakan triangulasi sumber dan teknik: a. Triangulasi Teknik yaitu menguji kredibilitas data dengan cara mengecek data pada sumber yang sama dengan teknik berbeda. Dalam penelitian ini perolehan data dengan cara wawancara, observasi dan melakukan diskusi kelompok yaitu dengan metode brainstorming yang dibuktikan dengan dokumentasi. b. Triangulasi Sumber yaitu menguji keabsahan data dengan cara mengecek data yang diperoleh pada sumber yang berbeda. Dalam penelitian ini triangulasi sumber dilakukan kepada kepala tata usaha yang bertanggungjawab sebagai pimpinan pelaksanaan rekam medis di Puskesmas Ijen, 2 (dua) Petugas rekam medis yang bertanggung jawab di tempat pendaftaran dan ruang filling dan petugas Penanggungjawab Rawat Inap/Perawat yang bertanggungjawab terkait pengisian dokumen rekam medis rawat inap yaitu berjumlah 1 (satu) orang. 3.11 Teknik Analisis Data Teknik analisis data adalah kegiatan memfokuskan, mengabstraksikan, mengorganisasikan data secara sistematis dan rasional untuk memberikan bahan jawaban terhadap permasalahan. Analisis data dilakukan dengan tiga tahap yaitu reduksi data, penyajian data dan penarikan kesimpulan. Reduksi data adalah proses memfokusan dan mengabstaksikan data menjadi informasi yang bermakna. Reduksi data dimaksudkan untuk mempermudah pengorganisasian data, keperluan analisis data, dan penarikan simpulan. Data dalam penelitian ini di peroleh dari: a. Hasil Observasi Observasi dilakukan dengan menggunakan lembar observasi yang berisi tentang pengelolaan rekam medis seperti bagaimana cara petugas melakukan penamaan, pemberian nomor, assembling, pemberian kode doagnosa serta mengobservasi terkait sarana dan prasarana yang ada di Puskesmas Ijen. Data 34 observasi kemudian di bandingkan peneliti dengan melakukan wawancara kepada informan. b. Hasil Wawancara Wawancara dilakukan peneliti setelah observasi kepada 4 informan yang bertugas di unit rekam medis untuk mendukung hasil observasi yang telah dilakukan. Data hasil wawancara yang dilakukan oleh peneliti dengan cara direkam dengan recorder dan direduksi sehingga menjadi transkip wawancara kemudian data di analisis dengan menerjemahkan bahasa yang tidak baku menjadi baku. Hasil wawancara ditampilkan dan dibahas pada bab 4 serta ditampilkan pada lembar matrix dengan kesimpulan pada setiap variabel dan pernyataan informan. Hasil wawancara yang telah baku akan dianalalisis oleh peneliti sehingga peneliti dapat menarik kesimpulan berdasarkan teori pembanding. c. Dokumentasi Dokumentasi dilakukan peneliti untuk mendukung hasil observasi dan wawancara yang telah dilakukan oleh peneliti. Dokumentasi berupa rekaman dan gambar terkait pengelolaan rekam medis di Puskesmas Ijen dan sarana prasarana yang mendukung unit rekam medis. d. Brainstorming Brainstorming dilakukan untuk mengetahui faktor penyebab utama pengelolaan rekam medis tidak terselenggara dengan baik. Diskusi ini diikuti oleh 4 informan. Pertama peneliti memaparkan hasil pengumpulan data selama melakukan penelitian yang didapat dengan cara observasi, wawancara dan dokumentasi. kedua peneliti mengelompokkan tanggapan dari anggota diskusi. Ketiga tahap verifikasi yaitu peneliti mengkonfirmasi ulang terkait kesimpulan variabel berdasarkan daftar pertanyaan yang telah disiapkan dan mencari solusi atau uapaya pemecahan masalah. Terkahir tahap konklusi yaitu peneliti menyimpulkan seluruh tanggapan dan saran mengenai pemecahan masalah yang telah disetujui oleh anggota diskusi. BAB 4. HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1 Gambaran Umum Puskesmas Ijen Bondowoso 4.1.1 Profil Puskesmas Ijen Bondowoso Puskesmas Ijen terletak di dataran tinggi Pegunungan Ijen , Kecamatan Ijen dengan jarak dari kota Bondowoso 56 Km. Dari data yang ada pada tahun 2017 Jumlah Total Penduduk Wilayah kecamatan Sempol adalah sebesar 12.163. Wilayah Kecamatan Ijen merupakan wilayah yang rawan bencana alam Gunung Meletus dari G. Ijen yang masih aktif dan tanah longsor. 4.1.2 Visi dan Misi Puskesmas Ijen Visi Terwujudnya puskesmas dengan pelayanan kesehatan yang ramah, trasparan, professional, optimal, bermutu dan mandiri dalam rangka terwujudnya kecamatan sempol yang sehat. Misi 1. Meningkatkan mutu pelayanan dasar pada masyarakat 2. Meningkatkan kinerja karyawan 3. Memberikan pelayanan sesuai SOP 4. Meningkatkan kompetensi SDM 5. Menggerakkan pembangunan wilayah Ijen yang berwawasan kesehatan 6. Mendorong kemandirian masyarakat untuk hidup sehat 7. Memelihara dan meningkatkan mutu, pemerataan, berjangkauan pelayanan kesehatan dalam bentuk promotif, preventif dan kuratif 8. Membangun citra pelayanan dengan memperlakukan pengguna layanan sebagai pusat perhatian. 35 36 4.2 Mengidentifikasi Faktor Personal Petugas Dalam Sistem Pengelolaan Dokumen Rekam Medis di Puskesmas Ijen Bondowoso. Faktor personal (personal factor) yang dimaksud peneliti dalam penelitian ini adalah pegetahuan dan tingkat pendidikan. Pengetahuan tersebut berguna untuk memudahkan petugas dalam melakukan pengelolaan rekam medis, sedangkan tingkat pendidikan dapat digunakan untuk meningkatkan pengetahuan petugas tentang pengelolaan dokumen rekam medis. Indikator dalam faktor personal antara lain: 4.2.1 Pengetahuan Pengetahuan petugas Puskesmas Ijen tentang pengelolaan rekam medis yang meliputi penamaan, penomoran, assembling, dan coding masih kurang. Petugas memberi nama sesuai standar dengan KTP/KK tidak diterapkam untuk semua jenis pasien. Petugas hanya memberkan nama sesuai dengan KTP/KK hanya untuk pasien dengan jaminan kesehatan. Petugas juga tidak memberikan nomor berkas rekam medis rawat inap dikarenakan tidak tahu cara untuk memberikan nomor. Assembling atau perakitan serta pengecekan kelengkapan berkas juga tidak dilakukan. Pengetahuan petugas tentang coding juga masih kurang terbukti oleh pernyataan petugas sebagai berikut: ” Sesuai dengan KTP atau identitas yang dibawa pasien” (Informan 2, 2019) Hal yang sama juga diungkapkan oleh responden yang lain tentang penamaan sebagai berikut: “Sesuai KTP” (Informan 4, 2019) Kutipan wawancara tersebut petugas mengetahui sistem penamaan berkas rekam medis yaitu sesuai dengan KTP pasien, namun ada petugas lain yang tidak mengetahui bahwa penamaan harus sesuai dengan standar yang ada yaitu menggunakan KTP. Petugas menyatakan bahwa kelengkapan pemberian nama sesuai 37 KTP hanya dilakukan untuk pasien yang menggunakan jaminan kesehatan seperti BPJS atau pun KIS, sedangkan untuk pasien umum ditulis hanya sebatas nama panggilan saja. Hal tersebut sesuai dengan pernyataan petugas. “Kalau umum hanya sebatas namanya siapa yasudah itu yang kita tulis dan dianggap sudah valid, kalau pasien yang memakai jaminan kita cek KIS dan KTPnya” (Informan 1, 2019) Berdasarkan kutipan tersebut dapat diketahui bahwa informan 1 tidak mengetahui bahwa sistem penamaan harus sesuai dengan standar yang ada yaitu sesuai dengan identitas pasien berupa KTP/KK. Hasil wawancara mengenai pengetahuan petugas terkait sistem penamaan adalah dilakukan sesuai dengan teori untuk pasien dengan jaminan kesehatan tetapi tidak diterapkan untuk pasien umum. Kemenkes, (2017) mengatakan bahwa penulisan nama pasien dicocokkan dengan KTP, tambahan seperti RM, Tn, Ny, Nn, Bpk, An, gelar/title dan marga ditulis di belakang nama pasien dan penulisan nama bayi baru lahir menggunakan nama ibu bayi, dibelakangnya dituliskan By, Ny. Penulisan nama dengan sistem penamaan yang tidak sesuai teori dapat menyulitkan dalam mengidentifikasi pasien dan kemungkinan sulit membedakan antar pasien (Astiwi, 2017). Saran dari peneliti yaitu sebaiknya puskesmas dapat menerapkan siste penamaan sesuai dengan KTP untuk semua jenis pasien dan tidak membedakan cara pemberian nama berkas rekam medis untuk pasien BPJS ataupun pasien umum. Pengelolaan rekam medis yang lain yaitu sistem penomoran berkas rekam medis. Berdasarkan hasil wawancara kepada petugas diketahui bahwa petugas tidak mengetahui sistem penomoran rekam medis. Hal tersebut sesuai dengan pernyataan responden sebagai berikut: “Nomor rekam medis saja saya tidak berani kasih, ga bisa kan saya gak tau caranya” (Informan 1, 2019) 38 Hasil wawancara terhadap responden didapatkan bahwa petugas tidak mengetahui tata cara sistem penomoran yang ada didalam pengelolaan rekam medis. Hal tersebut juga didukung oleh pernyataan petugas yang lain yaitu: “Yang 1 nomor itu ya, oh yang unit” (Informan 3, 2019) Hasil wawancara dapat diketahui bahwa petugas belum mengetahui sistem penomoran sesuai standar yang ada didalam pedoman penyelenggaraan penyimpanan dokumen rekam medis. Sistem penomoran dalam pelayanan rekam medis yaitu tata cara penulisan nomor yang diberikan kepada pasien yang datang berobat sebagai bagian dari identitas pribadi pasien yang bersangkutan (Marlina, 2014). Menurut Depkes RI (2006) ada 3 sistem penomoran yaitu unit numbering system, dan serialunit numbering system, sistem penjajaran seperti penomeran langsung (straight numerical filling system), kelompok angka tepi (terminal digit filling system), dan kelompok angka tengah (middle digit filling system). Hasil wawancara tersebut dapat diketahui bahwa petugas tidak mengetahui standar sistem penomoran rekam medis sehingga menyebabkan berkas tidak diberikan nomor rekam medis. Pengetahuan petugas tentang sistem pengelolaan rekam medis yang lain adalah assembling. Petugas tidak mengetahui pengelolaan rekam medis yaitu assembling atau perakitan dan pengecekan kelengkapan berkas rekam medis. Hal tersebut didukung oleh kutipan wawancara seperti berikut. “Sing opo kuwi mbak “ (Informan 1, 2019) Ungkapan diatas diperkuat oleh hasil wawancara kepada responden lain seperti berikut: “Assembling itu apa saya tidak tahu” (Informan 2, 2019) Senada dengan responden 2 responden lain juga tidak mengetahui pengecekan kelengkapan berkas seperti pernyataan berikut: “Tidak, apa itu ” 39 (Informan 3, 2019) Berdasarkan kutipan wawancara oleh petugas dapat diketahui bahwa petugas tidak mengetahui sistem pengelolaan rekam medis yaitu assembling atau pengurutan serta pengecekan kelengkapan berkas rekam medis. . Salah satu kegiatan assembling adalah melakukan pengendalian ketidaklengkapan 1x24 jam (Kumalasari, dkk, 2015). WHO (2011) masih menyatakan bahwa masalah data dan informasi pada negara berkembang, termasuk Indonesia belum dapat menunjukkan status kesehatan penduduk dengan benar. Antara jumlah tenaga kesehatan yang siap membantu rumah sakit maupun puskesmas dibandingkan dengan tenaga pengolah data dan informasi, termasuk praktisi manajemen informasi kesehatan atau yang dalam paradigma lama dikenal sebagai praktisi rekam medis, belum mampu melaksanakan tugasnya dengan maksimal. Salah satu penyebabnya dikarenakan kurangnya pengetahuan, ketrampilan praktisi dalam memberi kode sesuai tabel klasifikasi penyakit (morbiditas) rumah sakit (Hatta, G, 2012). Kegiatan mengkode adalah mengklasifikasikan data dan menetapkannya untuk mewakili data tersebut, dengan kata lain pengkodean adalah merupakan pemberian penetapan kode dengan menggunakan huruf atau angka atau kombinasi huruf dalam angka yang mewakili komponen data (Sugiyarsi, 2012). Sistem klasifikasi penyakit merupakan pengelompokan penyakit-penyakit yang sejenis ke dalam satu grup nomor kode penyakit sejenis sesuai dengan International Statistical Classification of Disease and Related Health Problem revisi 10 (ICD-10) untuk istilah penyakit dan masalah yang berkaitan dengan kesehatan, dan International Classification of Disease Clinical Modification revisi kesembilan (ICD-9CM) untuk prosedur/tindakan medis yang merupakan klasifikasi komprehensif (Kasim, 2011) Petugas di puskesmas juga tidak mengetahui tata cara memberi kode penyakit menggunakan ICD-10, petugas hanya menggunakan selembaran kertas untuk melihat kode diagnosa yang ada di berkas rekam medis. Hal tersebut didukung oleh pernyataan petugas sebagai berikut: 40 ” Kode yang mengeluarkan apa pemerintah yo, saya ga tau mbak Cuma kode ICD10 kan gitu kan. Itu paling yang kan yang nentukan kode entah Kemenkes kan kita gak tau mbak” (Informan 1, 2019) Senada dengan hasil wawancara yang diungkapkan oleh respoden lain seperti berikut: “Tidak tahu biasanya yang memberi kode perawat atau dokternya” (Informan 2, 2019) Hasil wawancara diketahui bahwa pengetahuan petugas tentang pengelolaan rekam medis masih kurang yaitu tentang pemberian kode diagnose penyakit. Pemberian kode diagnose yang ada di puskesmas diberikan langsung oleh perawat atau dokter yang menangani pasien. Pernyataan petugas tersebut menjelaskan bahwa yang memberikan kode adalah perawat atau dokter yang menangani pasien. Petugas rekam medis sendiri mengecek keakuratan kode menggunakan selembaran kertas yang sudah tercantum diagnose yang sering terjadi dipuskesmas. Berdasarkan kutipan waawancara diatas dapat disimpulkan bahwa pengetahuan petugas rekam medis masi kurang terkait kodefikasi rekam medis. Pengetahuan dari seseorang merupakan sebuah peranan yang sangat penting dalam mempersiapkan karyawan yang berkualitas dan kometitif, karena dengan pengetahuan yang memadai semua perubahan dapat disikapi dengan tepat (Suhartini, 2015). Pengelolaan rekam medis berikutnya yaitu penyimpanan dokumen rekam medis. Sistem penyimpanan dalam penyelenggaraa rekam medis ada dua jenis cara, yaitu secara Sentralisasi dan Desentralisasi (Depkes RI, 1997). Petugas puskesmas Ijen mengetahui sistem penyimpanan rekam medis. Hal tersebut didukung oleh kutipan wawancara seperti berikut: “penyimpanan yang diterapkan disini desentralisasi, berkas rawat jalan dan rawat inap dipisah” (Informan 4, 2019) Pernyataan diatas senada dengan pernyataan yang diungkapkan oleh responden lain seperti berikut: 41 “berkas rawat inap dan rawat jalan disimpan terpisah karena keterbatasan tempat” (Informan 1, 2019) Kutipan wawancara dapat diketahui bahwa petugas mengetahui sistem penyimpanan yang ada pada berkas rekam medis. Sistem penyimpanan yang diterapkan di Puskesmas Ijen yaitu desentralisasi dimana berkas rawat jalan dan rawat inap disimpan di tempat yang berbeda. Pengetahuan merupakan hasil dari tahu dari seseorang dan ini terjadi setelah orang melakukan penginderaan terhadap suatu objek tertentu (Yuliastuti, 2007). Berdasarkan hasil wawancara tersebut dapat disimpulkan bahwa pengetahuan menjadi faktor penyebab pengelolaan dokumen rekam medis tidak terselenggara dengan baik yaitu petugas tidak mengetahui sistem penomoran, assembling dan tata cara dalam menentukan kode diagnosa penyakit yang tercantum dalam rekam medis. Permasalahan tersebut disebabkan karena kurangnya pengetahuan petugas tentang pengelolaan rekam medis. Dampak dari permasalahan tersebut yaitu terdapat banyak berkas rekam medis rawat inap yang tidak diberikan nomor rekam medis, sedangkan penanggungjawab rawat inap merupakan perawat sehingga petugas tersebut tidak mengetahui tentang tata cara pemberian nomor rekam medis dan berkas dibiarkan kosong tanpa nomor rekam medis. Pengetahuan merupakan hasil dari tahu, dan ini terjadi setelah orang melakukan pengindraan terhadap suatu obyek tertentu. Pengindraan terjadi melalui pancaindra manusia, yakni indra penglihatan, pendengaran, penciuman, rasa, dan raba. Sebagian besar pengetahuan manusia diperoleh melalui mata dan telinga (Notoatmodjo, 2014). Paulina D (2015) mengatakan bahwa perilaku tenaga kesehatan dalam pengisian dokumen rekam medis dapat terlaksana dengan lengkap bila didukung oleh pengetahuan akan nilai guna rekam medis. 4.2.2 Tingkat Pendidikan Riwayat pendidikan terkahir yang ditempuh oleh petugas rekam medis dan penanggungjawab berkas rekam medis rawat inap dapat dilihat pada tabel 4.1. Tabel 4.1 pendidikan terakhir petugas 42 No Responden Pendidikan Terakhir 1 Responden 1 D3 Keperawatan 2 Responden 2 SMA 3 Responden 3 D3 Rekam Medis 4 Responden 4 S1 Ekonomi Berdasarkan tabel 4.1 menunjukkan bahwa tingkat pendidikan yang dimiliki oleh petugas di unit rekam medis tidak semua petugas murni berlatar belakang pendidikan dari perekam medis. Dua petugas rekam medis memiliki latar belakang pendidikan SMA dan S1 ekonomi, sedangkan untuk petugas penanggungjawab berkas rekam medis rawat inap berlatar belakang pendidikan D3 keperawatan serta terdapat petugas yang baru bekerja selama 1 bulan dengan latar pendidikan murni dari perekam medis. Tingkat Pendidikan adalah usaha sadar dan terencana untuk mewujudkan suasana belajar dan proses pembelajaran agar peserta didik secara aktif mengembangkan potensi dirinya untuk memiliki kekuatan spiritual keagamaan, pengendalian diri, kepribadian, kecerdasan, akhlak mulia, serta keterampilan yang diperlukan dirinya, masyarakat, bangsa dan negara (UU, 2003). Salah satu faktor yang dapat meningkatkan produktifitas atau kinerja seseorang adalah pendidikan formal. Pendidikan memberikan pengethauan bukan saja yang langsung dengan pelaksanaan tugas, tetapi juga landasan untuk mengembangkan diri serta kemmapuan memanfaatkan semua sasaran yang ada disekitar kita untuk kelancaran tugas, semakin tinggi pendidikan semakin tinggi pula produktifitas kerja (Arfida, 2003). Tingkat pendidikan dalam penelitian ini yaitu jenjang pedidikan formal terakhir petugas di bagian rekam medis yang telah di tempuh oleh petugas. Pendidikan merupakan faktor yang mencerminkan kemampuan sesorang untuk dapat menyelesaikan suatu pekerjaan (Pakpahan, dkk, 2017). Tingkat pendidikan digunakan untuk memperbaiki atau meningkatkan pengetahuan, keterampilan dan sikap karyawan agar karyawan lebih terampil dalam melaksanakan tugasnya (Endah dkk, 2016). 43 Tingkat pendidikan digunakan untuk memperbaiki atau meningkatakan pengetahuan, keterampilan dan sikap karyawan agar karyawan lebih terampil dalam melaksanakan tugasnya. Menurut (Waluyo, 2013) semakin tinggi pendidikan sesorang maka keinginan untuk melakukan pekerjaan dengan tingkat tantangan yang tinggi semakin kuat. Apabila pendidikan akhir yang mereka tempuh berlatar pendidikan yang tidaak berkompetensi dalam rekam medis dapat menyebabkan gambaran tugasnya akan menjadi penghambat terkait berkembangnya inovasi-inovasi tekait pengelolaan rekam medis. Berdasarkan penelitian Adhanari (2005) yang mengambil judul tingkat pendidikan terhadap produktifitas kerja karyawan dengan hasil dimana tingkat pendidikan mempengaruhi produktifitas kerja karyawan. Peneliti berpendapat perlu diberikannya jenjang pendidikan lanjutan atau pelatihan kepada petugas agar tingkat pendidikan yang memadai dapat meningkatkan produktivitas kerja yang lebih baik. Depkes (2007) menyatakan bahwa kualifikasi petugas yang bekerja sebagai perekam medis harus memiliki pendidikan formal minimal DIII rekam medis. Hasil penelitian (Susanti T, 2013) menunjukkan bahwa sebagian besar petugas rekam medis mempunyai tingkat pendidikan DIII Rekam medis dan hal ini sesuai dengan bidang tugasnya saat ini. Kinerja petugas rekam medis dipengaruhi oleh tingkat pendidikan petugas (Susanti T, 2013). Penelitian lain yaitu (Wafiroh S. 2019) mengatakan bahwa tingkat pendidikan yang kurang dari standart berpengaruh terhadap kurangnya pengetahuan dan keterampilan petugas terhadap keamanan dan kerahasiaan dokumen rekam medis. 4.3 Mengidentifikasi Faktor Pemimpin Petugas Dalam Sistem Pengelolaan Dokumen Rekam Medis di Puskesmas Ijen Bondowoso. Faktor pemimpin (leadership factor) ditentukan oleh kualitas dorongan, bimbingan dan dukungan yang dilakukan oleh manajer dan team leader. Kepemimpinan adalah salah satu dimensi kompetensi yang sangat menentukan terhadap kinerja atau keberhasilan organisasi. Keberhasilan ataupun kegagalan dari 44 suatu organisasi, puskesmas, ataupun oraganisasi sosial lainnya akan selalu dikaitkan dengan pemimpin dari organisasi yang dimaksuda tersebut. Armstrong (2009) menyatakan bahwa kepemimpinan merupakan suatu proses memberi inspirasi kepada semua karyawan agar bekerja sebaik-baiknya untuk mencapai hasil yang diharapkan. Kepemimpinan adalah cara mengajak karyawan agar bertindak benar, mencapai komitmen, dan memotivasi mereka untuk mencapai tujuan. (Jerald Greenberg dan Robert A. Baron, 2013) berpendapat bahwa motivasi merupakan proses yang membangkitkan, mengarahkan dan menjaga perilaku manusia menuju pencapaian tujuan. Indikator dalam variabel faktor pemimpin antara lain: 4.3.1 Pelatihan pelatihan adalah suatu kegiatan dari perusahaan yang bermaksud untuk dapat memperbaiki dan memperkembangkan sikap tingkah laku, keterampilan, dan pengetahuan dari para karyawan yang sesuai dengan keinginan dari perusahaan yang bersangkutan (Darmawan, dkk, 2017) Berdasarkan hasil wawancara diketahui bahwa petugas tidak pernah mengikuti pelatihan atau seminar mengenai rekam medis. Hal tersebut sesuai dengan pernyataan petugas seperti berikut: ” Belum pernah Cuma baca-baca sendiri tapi akhirnya pusing ah yasudah dah” (Informan 1, 2019) Pernyataan yang sama juga diungkapkan oleh responden lain seperti berikut: “Belum pernah” (Informan 4, 2019) Pernyataan dari responden dapat ditarik kesimpulan bahwa petugas belum pernah mengikuti pelatihan tentang rekam medis. Menurut Carrel, (2011) mengemukakan delapan tujuan utama program pelatihan antara lain: a. Memperbaiki kinerja b. Meningkatkan keterampilan karyawan c. Menghindari keusangan manajerial 45 d. Memecahkan permasalahan e. Orientasi karyawan baru f. Persiapan promosi dan keberhasilan manajerial g. Memperbaiki kepuasan untuk kebutuhan pengembangan personel h. Bila suatu badan usaha menyelenggarakan pelatihan bagi karyawannya, maka perlu terlebih dahulu dijelaskan apa yang menjadi sasaran dari pada pelatihan tersebut. Petugas juga mengungkapkan bahwa pelatihan sangat dibutuhkan oleh petugas untuk menngkatkan kualitas kinerja dan produktifitas kinerja petugas. Hal tersebut didukung oleh pernyataan petugas seperti berikut: ” Saya memang butuh sekali peatihan, saya sebenarnya ingin melanjutkan pendidikan tapi belum ada waktu” (Informan 2, 2019) Hal yang sama juga diungkapkan oleh responden lain sebagai berikut: “Iya dibutuhkan” (Informan 4, 2019) Kesimpulan dari pernyataan petugas yaitu diketahui bahwa pelatihan sangat dibutuhkan terlebih saat ini pengetahuan tentang pengelolaan rekam medis terus berkembang seperti adanya rekam medis elektronik. Sejalan dengan penelitian Giyana (2012) dalam pelaksanaan pengelolaan rekam medis, perlu didukung adanya pelatihan dikarenakan pelatihan rekam medis dirasakan penting untuk menambah pengetahuan dan pengembangan. Menurut Dessler (2013) pelatihan adalah proses mengajarkan karyawan baru atau yang ada sekarang, keterampilan dasar yang mereka butuhkan untuk menjalankan pekerjaan mereka. Petugas yang diberikannya pelatihan diharapkan mampu menghasilkan kinerja yang lebih baik khususnya dalam pengisian berkas rekam medis (Kanariswari D.I.N. 2019). 4.3.2 Motivasi (Penghargaan) Jerald G. (2003), motivasi merupakan proses membangkitkan, mengarahkan dan menjaga perilaku manusia menuju pencapaian tujuan. Hasil wawancara petugas 46 menyatakan bahwa atasan atau pihak Puskesmas sudah memberikan motivasi agar petugas bekerja lebih baik. Hal tersebut didukung oleh pernyataan petugas seperti berikut: “selama saya bekerja disini belum pernah. atasan hanya memberi mandat gimana terbaiknya rekam medis” (Informan 2, 2019) Hasil wawancara tersebut senada dengan yang diungkapan responden lain sebagai berikut : “Tidak ada hanya pujian” (Informan 2, 2019) Berdasarkan hasil wawancara petugas menyatakan bahwa motivasi hanya dalam bentuk pujian. Piagam, bonus atau penghargaan yang lain belum pernah didapatkan oleh petugas. Menurut Samsudin (2009), motivasi adalah proses mempengaruhi atau mendorong dari luar terhadap seseorang atau kelompok pekerja agar mereka mau melaksanakan sesuatu yang telah ditetapkan. Pendapat lain dari Rivai (2009), motivasi adalah serangkaian sikap dan nilai-nilai yang mempengaruhi individu untuk mencapai hal yang spesifik sesuai dengan tujuan individu. Sejalan dengan Samsudin, Rivai dan Sagala, menurut Hasibuan (2010), motivasi adalah hal yang menyebabkan, menyalurkan, dan mendukung perilaku manusia supaya mau bekerja giat dan antusias mencapai hasil yang optimal. Pengertian-pengertian di atas dapat di taarik kesimpulan bahwa motivasi adalah hal yang menyebabkan atau mempengaruhi seseorang untuk melaksanakan pekerjaan secara maksimal. Motivasi dapat memacu dan mendorong karyawan untuk bekerja keras secara maksimal. Hal ini dapat meningkatkan produktivitas kerja karyawan sehingga tujuan perusahaan dapat tercapainya. Alangkah lebih baik jika atasan memberi motivasi berupa bonus atau piagam agar dapat memicu semangat petugas dalam bekerja. Fitriani L. (2019) menyatakan bahwa sebaiknya pemberian penghargaan dan hukuman bagi petugas dijalankan di Puskesmas Pujer sebagai bentuk motivasi kerja dari pimpinan kepada petugas rekam medis. 47 4.4 Mengidentifikasi Faktor Sistem Petugas Dalam Sistem Pengelolaan Dokumen Rekam Medis di Puskesmas Ijen Bondowoso. Faktor sistem yang dimaksud dalam penelitian ini berkaitan dengan fasilitas yang ada untuk mendukung pengelolaan rekam medis yang ada di Puskesmas Ijen. Indikator dalam variabel ini antara lain: 4.4.1 Sarana dan Prasarana Faktor sistem (system factor) ditunjukkan oleh adanya sistem kerja dan fasilitas yang diberikan orgnaisasi. Fasilitas sangat dibutuhkan oleh seorang karyawan untuk mendukung melakukan pekerjaanya berupa sarana dan prasarana. Pengertian sarana menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud dan tujuan. Rak rekam medis puskesmas Ijen masih menggunakan rak yang terbuat dari kayu sedangkan untuk berkas rawat inap berkas disimpan diatas meja kerja dan kardus yang diletakkan pada lantai. Terlihat pada gambar 4.1 48 Gambar 4.1 Berkas Rekam Medis Rawat Inap dan Rawat Jalan Berdasarkan gambar 4.1 diketahui bahwa puskesmas tidak memiliki rak untuk menyimpan berkas rekam medis rawat inap. Berkas diletakkan di atas meja kerja dan lantai. Hal tersebut juga didukung oleh hasil wawancara kepada petugas yang menyatakan bahwa sarana dan prasarana masih kurang memadai untuk unit rekam medis. Hal tersebut didukung oleh pernyataan petugas seperti berikut: ” Kurang, simpus saja tidak ada, rak kurang dan ICD pun tidak ada” (Informan 3, 2019) Pernyataan yang sama juga di ungkapkan oleh petugas yang lain bahwa sarana dan prasarana masih kurang memadai didalam unit rekam medis Puskesmas Ijen seperti pernyataan beriku: “Banyak sih, ruangannya kan sempit. Rak nya dulu lah” (Informan 4, 2019) Berdasarkan kutipan wawancara tersebut petugas menjelaskan bahwa sarana dan prasarana sudah belum memadai. Sarana yang dimaksud yaitu seperti rak penyimpanan berkas, simpus, ICD-10 dan prasarana yaitu tempat atau ruangan untuk unit rekam medis terutama ruang penyimpanan berkas rekam medis pasien. Berdasarkan hasil observasi ditemukan berkas yang masih tertumpuk di atas meja kerja petugas, hal tersebut mengganggu aktivitas petugas saat melakukan pekerjaannya. Pengertian sarana dan prasarana secara etimologi memiliki perbedaan, namun keduanya saling terkait dan sangat penting sebagai alat penunjang keberhasilan suatu proses yang dilakukan. Kamus Besar Bahasa Indonesia, (2008) mengatakan bahwa sarana adalah segala sesuatu yang dipakai sebagai alat untuk mencapai makna dan tujuan. Sebagai contoh: sarana pelayanan rekam medis dan informasi kesehatan diartikan sebagai alat untuk mencapai tujuan pelayanan, misalkan alat tulis kantor, komputer, mesin cetak, kartu indeks utama pasien, roll o’pack, kartu kendali berkas rekam medis, jaringan internet seperti wifi, ICD-10 dan ICD 9-CM. Pengertian prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya 49 suatu proses. Sebagai contoh, prasarana pelayanan rekam medis dan informasi kesehatan berarti alat tidak langsung untuk mencapai tujuan dalam pelayanan, misalnya lokasi, bangunan, ruang penyimpanan rekam medis dan ruang rapat. Saran dari peneliti yaitu menambah fasilitas berupa sarana dan prasarana untuk unit rekam medis agar pengelolaan dokumen rekam medis dapat terselenggara dengan baik. Fasilitas merupakan faktor determinan penyebab lamanya penyediaan dokumen rekam medis dikarenakan fungsi dari fasilitas kerja sangat diperlukan dalam pekerjaan, dalam hal ini adalah pekerjaan perekam medis (Farhatani, W.H. dkk, 2014). 4.5 Mengidentifikasi Pengelolaan Dokumen Rekam Medis di Puskesmas Ijen Bondowoso Pengelolaan dokumen rekam medis yang ada di Puskesmas Ijen Bondowoso pada saat ini ialah sebagai berikut: a. Sistem penamaan Penamaan rekam yang dilakukan dipuskesmas Ijen yaitu disesuaikan dengan identitas pasien berupa KTP/KK namun sistem penamaan tersebut tidak diterapkan untuk semua berkas rekam medis. Berikut pernyataan petugas terkait pemberian nama pada berkas rekam medis: ” Sesuai dengan KTP atau identitas yang dibawa pasien” (Informan 2, 2019) Hal yang sama juga diungkapkan oleh responden yang lain tentang penamaan sebagai berikut: “Sesuai KTP” (Informan 4, 2019) 50 Sistem penamaan yang dilakukan dipuskesmas ijen sesuai dengan KTP/KK, namun terdapat salah satu petugas yang menyatakan bahwa penamaan berkas untuk pasien umum diberikan tidak sesuai dengan KTP. Berikut merupakan pernyataan petugas: “Kalau umum hanya sebatas namanya siapa yasudah itu yang kita tulis dan dianggap sudah valid, kalau pasien yang memakai jaminan kita cek KIS dan KTPnya” (Informan 1, 2019) Kutipan wawancara tersebut juga didukung oleh gambar 4.2 berikut : Gambar 4.2 Sistem Penamaan Berkas Rekam Medis Berdasarkan hasil wawancara dan observasi tersebut dapat disimpulkan bahwa penamaan sesuai dengan KTP tidak diterapkan untuk semua berkas rekam medis. Penamaan yang tidak sesuai dengan standar penamaan yang ada yaitu menggunakan KTP akan menyulitkan petugas membedakan antara berkas pasien satu dengan yang lainnya. Budi (2011), menyatakan bahwa sistem penamaan pada pelayanan rekam medis adalah tata cara penulisan nama seseorang yang tujuannya untuk memudahkan saat pengindeksan dan untuk membedakan satu pasien dengan pasien lainnya, 51 penulisan nama dan nomor rekam medis dilakukan pada setiap lembar formulir rekam medis (Budi, 2011). b. Sistem penomoran Sistem penomoran rekam medis yang digunakan di puskesmas ijen kepada pasien yang datang berkunjung ialah 1 nomor untuk 1 pasien dan digunakan seterusnya selama pasien berobat di puskesmas atau unit numbering system. Hasil observasi yang dilakukan oleh peneliti ditemukan bahwa berkas rekam medis mulai bulan januari-agustus 2019 tidak diberikan nomor berkas rekam medis. Terlihat pada gambar 4.1 Gambar 4.3 Berkas Tidak diberi Nomor RM Berdasarkan gambar 4.3 dapat diketahui bahwa berkas rawat inap tidak diberikan nomor rekam medis. Penomoran yang tidak diberikan dapat menyebakan petugas kesulitan dalam mencari berkas jika pasien yang bersangkutan datang kembali untuk berobat dipuskesmas Ijen. Penomoran rekam medis bertujuan sebagai petunjuk pemilik berkas rekam medis pasien yang bersangkutan, untuk pedoman dalam tata cara penyimpanan berkas rekam medis, dan sebagai petunjuk dalam pencarian berkas rekam medis yang telah terssimpan di filling (Kemenkes, 2014). c. Koding Puskesmas Ijen melakukan pemberian kode diagnosa dengan menggunakan selembaran kertas yang berisi kode penyait yang sering keluar di Puskesmas Ijen. 52 Petugas yang memberikan kode yaitu perawat dan dokter yang menangani pasien secara langsung. Berikut hasil wawancara dengan petugas : “Biasanya perawat yang memberi kode.” (Informan 3, 2019) Pernyataan senada juga disampaikan oleh responden lain sebagai berikut: “Tidak tahu biasanya yang memberi kode perawat atau dokternya” (Informan 2, 2019) Berdasarkan hasil wawancara tersebut diketahu bahwa yang memberi kode diagnosa adalah perawat. Puskesmas ijen juga tidak memiliki ICD-10 untuk kode penyakit dan ICD-9 CM untuk kode tindakan. Berikut penyataan petugas : “bukunya itu yang tebel ya mbak, selama saya disini puskesmas tidak punya” (Informan 1, 2019) Kesimpulan dari wawancara dengan petugas yaitu pemberian kode diagnosa diberikan oleh dokter atau perawat yang menangani pasien. Puskesmas juga tidak memiliki ICD-10 ataupun ICD 9CM sebagai acuan pemberian kode diagnosa. Kegiatan mengkode adalah mengklasifikasikan data dan menetapkannya untuk mewakili data tersebut, dengan kata lain pengkodean adalah merupakan pemberian penetapan kode dengan menggunakan huruf atau angka atau kombinasi huruf dalam angka yang mewakili komponen data (Sugiyarsi, 2012). Sistem klasifikasi penyakit merupakan pengelompokan penyakit-penyakit yang sejenis ke dalam satu grup nomor kode penyakit sejenis sesuai dengan International Statistical Classification of Disease and Related Health Problem revisi 10 (ICD-10) untuk istilah penyakit dan masalah yang berkaitan dengan kesehatan, dan International Classification of Disease Clinical Modification revisi kesembilan (ICD-9CM) untuk prosedur/tindakan medis yang merupakan klasifikasi komprehensif (Kasim, 2011). d. Assembling Puskesmas Ijen tidak melakukan kegiatan pengelolaan rekam medis yaitu assembling berkas rekam medis. Berikut hasil wawancara dengan petugas: 53 “pengecekan kelengkapan hampir menyentuh 2 tahun tidak berjalan. Males mbak, kesel” (Informan 1, 2019) Hasil yang sama juga disampaikan oleh responden lain. Berikut hasil wawancara yang dilakukan : “rawat jalan tidak ada, mungkin rawat inap” (Informan 3, 2019) Berdasarkan hasil wawancara diketahui bahwa pengelolaan rekam medis assembling atau perakitan serta pengecekan kelengkapan berkas rekam medis dipuskesmas Ijen tidak dilaksanakan. Assembling adalah proses mengumpulkan kemudian mengurutkan berkas berisikan identitas, pemeriksaan, anamnesis, diagnosa pengobata, tindakan, serta pelayanan lainnya yang diberikan kepada pasien (Watson, 1992) e. Penyimpanan rekam medis Berdasarkan hasil observasi sistem penyimpanan di Puskesmas Ijen menggunakan sistem desentralisasi yaitu antara berkas rekam medis rawat jalan dan rawat inap disimpan pada tempat yang berbeda. Terlihat pada gambar 4.4 dan gambar 4.5 berikut : Gambar 4.4 Berkas RI Gambar 4.5 Berkas RJ 54 Berdasarkan kedua gambar dapat diketahui bahwa berkas disimpan pada tempat yang berbeda. Gambar 4.4 merupakan berkas rekam medis rawat inap yang disimpan diatas meja petugas dan tidak diletakkan pada rak rekam medis. Gambar 4.5 adalah gambar berkas rekam medis rawat jalan. Kesimpulan dari kedua gambar yaitu sistem penyimpanan rekam medis yang ada dipuskesmas Ijen menggunakan sistem desentralisasi. Sistem penyimpanan dalam penyelenggaraa rekam medis ada dua jenis cara, yaitu secara Sentralisasi dan Desentralisasi (Depkes RI, 1997). 4.6 Menganalisis faktor penyebab dan prioritas masalah pengelolaan dokumen rekam medis menggunakan Brainstorming di Puskesmas Ijen Kabupaten Bondowoso tahun 2019. Penetapan prioritas utama menggunakan metode Brainstorming. Metode ini merupakan kegiatan diskusi bersama antara peneliti dengan para responden yang telah ditentukan untuk membahas fokus masalah yang akan diteliti. Respoden yang hadir dalam kegiatan brainstorming terdiri dari tiga orang petugas rekam medis dan perawat yang bertanggungjawab atas berkas rekam medis rawat inap. Berdasakan hasil brainstroming yang telah dilakukan oleh peneliti didapatkan bahwa faktor yang menjadi penyebab pengelolaan rekam medis tidak terselenggara dengan baik yaitu pengetahuan petugas, tingkat pendidikan petugas yang bukan merupakan lulusan dari perekam medis, pelatihan dan kurangnya sarana dan prasaran yang ada diPuskesmas Ijen. Hal ini juga diperkuat oleh pernyataan responden sebagai berikut: ” Salah satunya SDM harus sesuai dengan kompetensinya. Rekam medis memang bisa berjalan tetapi tidak sesuai dengan apa yang diharapakan karna memang kompetensinya bukan disitu jadi menurut saya untuk faktor pribadi pada variabel pengetahuan dan pendidikan akan mempengaruhi proses pengelolaan rekam medis. Nah sekarang faktor kedua untuk faktor kepemimpinan lek menurut saya faktor yang ini akan mendukung, kalau diawal kita sudah mempunyai kompetensi, kompetensinya sudah ada dengan ada pelatihan runititas refresing tiap 3 bulan ada pelatihan ya akan ilmunya diperbaharui terus kan.”. Kutipan tersebut diketahu bahwa faktor pribadi dengan variabel pengetahuan dan tingkat pendidikan serta faktor kepemimpinan pada variabel pelatihan mempengaruhi 55 proses pengelolaan dokumen rekam medis. Hasil diskusi juga didapatkan bahwa terdapat petugas yang baru bergabung dalam unit rekam medis di Puskesmas Ijen, dengan adanya petugas tersebut selain dari faktor pribadi dan faktor kepemimpinan untuk saat ini yang menjdai prioritas yaitu faktor sistem yang terdiri dari variabel sarana dan prasarana. Hal tersebut didukung oleh pernyataan petugas sebagai berikut: “Untuk kondisi saat ini SDM sudah ada, nanti berharap dari pihak dinas dan untuk motivasi dari SDM yang ada sudah tinggi juga jadi kita maksimalkanuntuk faktor yang ketiga untuk kondisi puskesmas ijen kita sangat amat butuh faktor ketiga yaitu sarana dan prasarana terus nanti sambil pengajuan ke dinas untuk pelatihan secara bertahan secara rutinitas dan di tambah tenaganya jangan cuma satu” Kutipan tersebut menjelaskan bahwa untuk kondisi saat ini faktor yang mempengaruhi yaitu faktor sistem dengan variabel sarana dan prasarana untuk menunjang pengelolaan dokumen rekam medis agar dapat terselenggara dengan baik. Berdasarkan hasil brainstorming yang telah dilakukan didapat prioritas masalah yaitu pada faktor sistem yang terdiri dari variabel sarana dan prasarana. Depkes, (2008) menyebutkan bahwa pelayanan kesehatan wajib menyediakan sarana dan prasarana yang diperlukan dalam rangka penyelenggaraan rekam medis. Solusi untuk pengetahuan dan tingkat pendidikan petugas yaitu diberikan pelatihan terkait pengelolaan dokumen rekam medis sedangkan untuk sarana dan prasarana yaitu perlu penambahan rak rekam medis, ICD-10, SIMPUS dan gedung untuk penyimpanan rekam medis yang rencananya kedepannya akan dijadikan penyimpanan secara sentralisasi. BAB 5. KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan Berdasarkan hasil penelitian mengenai Analisis Pengelolaan Dokumen Rekam Medis Di Puskesmas Ijen Bondowoso Tahun 2019, dapat disimpulkan bahwa: a. Fakor Personal (personal factor), pengetahuan petugas tentang pengelolaan rekam medis masih kurang dan tingkat pendidikan petugas yang rata-rata bukan lulusan dari perekam medis mengakibatkan pengelolaan rekam medis tidak berjalan dengan baik seperti tidak adanya nomor pada berkas rekam medis. b. Faktor Pemimpin (leadership factor), tidak adanya motivasi atau penghargaan dari atasan atas kinerja petugas dan tidak adanya pelatihan yang di ikuti petugas membuat petugas tidak menguasai tentang pengelolaan dokumen rekam medis. c. Faktor sistem (system Factor), sarana dan prasarana yang ada menurut petugas masih sangat kurang, petugas menyatakan bahwa menginginkan penambahan rak baru, ICD-10, SIMPUS dan ruangan yang dapat digunakan untuk menyimpan berkas rekam medis. d. Pengelolaan dokumen rekam medis pada sistem penamaan di Puskesmas Ijen yaitu sesuai KTP untuk pasien BPJS namun untuk pasien umum berdasarkan nama panggilan. Penomoran berkas rekam medis menggunakan sistem unit numbering system yaitu satu nomor untuk satu pasien. Assembling tidak dilakukan untuk berkas RJ ataupun RI. Kodefikasi diberikan oleh perawat ataupun dokter yang menangani pasien secara langsung sedangkan untuk penyimpanan berkas yaitu menggunakan sistem desentralisasi. e. Berdasarkan analisis pengelolaan dokumen rekam medis di puskesmas Ijen dengan menggunakan metode Brainstorming didapatkan bahwa prioritas utama yang menyebabkan pengelolaan dokumen rekam medis tidak terselenggara dengan baik adalah sarana berupa rak, ICD SIMPUS dan prasarana yaitu tempat penyimpanan yang belum memadai untuk unit rekam medis. 56 57 5.2 Saran Penulis dalam penelitian ini mengusulkan beberapa saran dan masukan yang nantinya dapat bermanfaat untuk perbaikan dari pengelolahan pengelolaan dokumen rekam medis yaitu bagi: a. Petugas Rekam Medis: 1. Memperbaiki pengelolaan rekam medis seperti sistem penamaan, pemberian nomor pada berkas, assembling, koding, dan penyimpanan rekam medis. 2. Menambah pengetahuan dengan mengikuti pelatihan atau seminar dan membaca buku pengetahuan tentang rekam medis. b. Pimpinan Puskesmas: 1. Sebaiknya mengikutsertakan petugas rekam medis pelatihan atau seminar terkait rekam medis. 2. Memberikan motivasi berupa reward sebagai petugas terbaik dalam unit rekam medis dan punishment jika ada petugas yang melakukan kesalahan terkait pengelolaan rekam medis. c. Puskesmas: Menambah sarana dan prasarana berupa: 1. Rak rekam medis. 2. ICD-10 sebagai acuan untuk mengkode penyakit. 3. Mengembangkan SIMPUS. 4. Gedung untuk menyimpan rekam medis agar berkas rekam medis rawat inap tidak tertumpuk di meja dan dapat disimpan rapi didalam rak rekam medis. d. Bagi Peneliti 1. Bagi peneliti selanjutnya diharapkan peneliti fokus pada pengelolaan dokumen rekam medis. 2. Melakukan wawancara terhadap pimpinan Puskesmas. 3. Melakukan triangulasi sumber DAFTAR PUSTAKA Adhanari, M.A. 2005. Pengaruh Tingkat Pendidikan Terhadap Produktivitas Kerja Karyawan Bagian Produksi Pada Maharani Handicraft Di Kabupaten Bantul. Skripsi tidak diterbitkan. Jakarta: Universitas Negeri Semarang Agusta, Leonando dan Eddy M.S 2013. Pengaruh Pelatihan Dan Motivasi Kerja Terhadap Kinerja Karyawan CV Haragon Surabaya. Surabaya: Universitas Kristen Petra. Amirullah. 2015. Pengantar Manajemen. Jakarta: Mitra Wacana Media. Amstrong dan Baron. 2013. Penilaian Kinerja dan Komitmen Dalam Etika Pemerintahan. Ponijan. Dalam Wibowo. Hal. 99. Jakarta: Universitas Satyagama. Budi, S.C. 2011. Management Unit Kerja Rekam Medis. Yogyakarta: Quantum Sinergis media. Bustami. 2011. Penjaminan Mutu Pelayanan Kesehatan & Akseptabilitasnya. Jakarta: Erlangga. Darmawan, dkk. 2017. Pengaruh Pelatihan Terhadap Motivasi Kerja Dan Kinerja Di Prama Sanur Beach Bali. Bali: Universitas Udayana. Dessler, G. 2009. Manajemen Sumber Daya Manusia. Buku 1. Jakarta: Indeks. Depkes RI. 2008. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 269/MenKes/Per/III/2008 Tentang Rekam Medis. Jakarta: Depkes RI. ___________ 2010. Permenkes Nomor 147 Tahun 2010 Tentang Perizinan Rumah Sakit. Jakarta: Depkes RI. Farhatani, W. H. dkk. 2014. Faktor Determinan Lamanya Penyediaan Rekam Medis Rawat Jalan RSUD Dr.Moh. Soewandhie Surabaya. Universitas Airlangga. Surabaya. 58 59 Farida, M. I. 2016. Analisis Pengelolaan Data Rekam Medis Di Rumah Sakit Angkatan Udara (RSAU) Lanud Iswahyudi. Universitas Muhammadiyah Surakarta. Magetan Firsa, H.R. 2013. Pengaruh Pelatihan Kerja dan Motivasi terhadap Kinerja Karyawan (Studi Kasus pada Karyawan Hotel Grasia Semarang). Diponegoro: Journal of Social and Politic. Fitriani L.A. 2019. Analisis Faktor-Faktor Kinerja Pengelolaan Rekam Medik Dipuskesmas Pujer Bondowoso. Politeknik Negeri Jember. Jember. Giyana, F. 2012. Analisis sistem Pengelolaan Rekam Medis Rawat Inap Rumah Sakit Umum Daerah Kota Semarang. Semarang: Universitas Diponegoro. Greenberg, dkk. 2000. Perilaku Organisasi, Prentice Hall, Jakarta. Hartinah, S. 2017. Pengembangan Peserta Didik, Bandung: Refika Aditama. Hasibuan. 2013. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Pt. Bumi Aksara. Hatta, G.R. 2012. Pedoman Manajemen Informasi Kesehaatan Di Sarana Pelayanan Kesehatan. Jakarta: Universitas Indonesia Press. _________. 2014. Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana Pelayanan Kesehatan: Revisi Buku Petunjuk Teknis Penyelenggaraan Rekam Medis/ Medical Record Rumah Sakit (1991) dan Pedoman Pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia (1994, 1997). Jakarta: Penerbit Universitas Indonesia (UI-Press). Hidayat. 2010. Pengaruh Reward dan Punishment Terhadap Kinerja Karyawan dengan Disiplin Kerja Sebagai Variabel Intervening di Waroeng Spesial Sambal Yogyakarta. Yogyakarta. Hutabarat, J dan Huseini, M. 2006. Proses, Formasi & Implementasi Manajemen Strategik Kontemporer Operasionalisasi Strategi. Jakarta: PT Elex Media Komputindo Kelompok Gramedia. Irmawati. 2014. Manajemen Pemasaran di Rumah Sakit. Surabaya. Institut Ilmu Kesehatan - University Press Ismainar, H. 2015. Manajemen Unit Kerja: Untuk Perekam Medis dan Informatika Kesehatan Ilmu Kesehatan Masyarakat Keperawatan dan Kebidanan. Yogyakarta: Deepublish. 60 Kanariswari D.I.N. 2019. Analisis Ketidaklengkapan Pengisian Berkas Rekam Medis Rawat Inap Di Puskesmas Ambulu Kabupaten Jember Tahun 2018. Politeknik Negeri Jember. Jember. Kemenkes RI. 2013. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 55 Tahun 2013 Tentang Penyelenggaraan Pekerjaan Perekam Medis. Jakarta. ____________ 2014. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 269/Menkes/PER/III/2008 Tentang Rekam Medis. Jakarta. Kemenperin. 2006. Keputusan Direktur Jenderal Pembinaan Pelatihan Dan Produktivitas Kementerian Tenaga Kerja Dan Transmigrasi RI. Jakarta. KKI. 2006. Manual Rekam Medis. Jakarta: Konsil Kedokteran Indonesia. Lapau, B. 2012. Metode Penelitian Kesehatan: Metode Ilmiah Penulisan Skripsi, Tesis, dan Disertasi. Jakarta: Yayasan Pustaka Obor Indonesia. Maria, E. 2010. Hubungan Penghargaan Intrinsik Terhadap Motivasi Kerja. Semarang: Universitas Kristen Satya Wacana. Maryati, W. 2015. Beban Kerja Petugas Filing Terhadap Rata-Rata Waktu Penyediaan Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan. Sragen: APIKES Citra Medika Surakarta Moeheriono. 2012. Pengukuran Kinerja Berbasis Kompetensi. Depok: PT. Rajagrafindo Persada. Mursyidi. 2009. Akuntansi Pemerintahan di Indonesia. Bandung: Penerbit PT. RefikaAditama. Notoatmodjo, S. 2014. Ilmu Perilaku Kesehatan. Jakarta: Rineka Cipta. Pakpahan. E. S, dkk. Pengaruh Pendidikan Dan Pelatihan Terhadap Kinerja Pegawai (Studi Pada Badan Kepegawaian Daerah Kota Malang). Universitas Brawijaya. Malang. Paulina, D. 2015. Hubungan Antara Pengetahuan Tentang Nilai Guna Rekam Medis Dengan Perilaku Pengisian Dokumen Rekam Medis Oleh Tenaga Kesehatan Di Rsud Larantuka. Jakarta: Univrsitas Esa Unggul. 61 Politeknik Negeri Jember. 2017. Pedoman Penulisan Karya Tulis Ilmiah. Jember: Politeknik Negeri Jember. Rivai, V. 2013. Manajemen Sumber Daya Manusia Untuk Perusahaan. Jakarta: PT Raja Grafindo Persada. Rupik, A. 2015. Pengaruh Fasilitas Kantor, Motivasi Kerja, Dan Disiplin Kerja Terhadap Kinerja Perngkat Desa di Kecamatan Tulis Kabupaten Batang. Semarang: Universitas Negeri Semarang. Samsudin. 2009. Manajemen Sumber Daya Manusia. Bandung: Pustaka Setia. Sedarmayanti, 2008. Manajemen Sumber Daya Mnusia. Jakarta: Grasindo. Seha. H. N. 2015. Evaluasi Sistem Pengelolaan Dokumen Rekam Medis di Klinik VCT Puskesmas Puger Tahun 2014. Politeknik Negeri Jember. Shofari. B. 2012. Sistem dan Prosedur Pelayanan Rekam Medis, Modul PSRM Fakultas Kesehatan. Semarang: Universitas Dian Nuswantoro Sudarmanto. 2009. Kinerja dan Pengembangan Kompetensi SDM. Yogyakarta: Pustaka Pelajar Suhartatik, dkk. 2015. Analisi Pengelolaan Dokumen Rekam Medis Rawat Inap Dalam Upaya Peningkatan Pelayanan RSUD Kanjuruhan Kepanjen. Malang: JMKI. Triyanto, A dan Sudarwanti. 2014. Pengaruh Kompetensi Dan Penghargaan Terhadap Motivasi Kerja Karyawan PT KAI. Sragen. Turere, V.N. 2013. Pengaruh Pendidikan dan Pelatihan Terhadap Peningkatan Kineja Karyawan Pada Balai Pelatihan Teknis Pertanian Kalasey. Universitas Sam Ratulangi Manado Jurnal EMBA Usman, H. 2011. Manajemen. Jakarta: Pt. Bumi Aksara. Wafiroh S. 2019. Determinan Keamanan Dan Kerahasiaan Dokumen Rekam Medis Di Ruang Filing RSD Kalisat. Politeknik Negeri Jember. Jember. Waluyo, M. (2013). Psikologi Industri. Jakarta: Akademia permata. 62 Wajdi, M.F dan pariyem. 2016. Pengaruh Tata Kelola Organisasi, Budaya Kerja Dan Motivasi Kerja Terhadap Kinerja Tenaga Medis Rumah Sakit. Surakarta: Universitas Muhammadiyah Surakarta. Wibowo. 2007. Manajemen Kinerja. Jakarta: Raja Grafindo Persad. Yuliastuti, I. 2007. Pengaruh Pengetahuan, Keterampilan Dan Sikap Terhadap Kinerja Perawat Dalam Penatalaksanaan Kasus Flu Burung Di RSUP H. Adam Malik (Tesis). Medan: Pascasarjana Universitas Sumatera Utara. LAMPIRAN Lampiran 1. Persetujuan Setelah Penjelasan KEMENTRIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI POLITEKNIK NEGERI JEMBER Mastrip PO.BOX 164 Telp.333532-333534 Fax 333531 NASKAH PERSETUJUAN SEBAGAI INFORMAN Judul Penelitian: Analisis Sistem Pengelolaan Dokumen Rekam Medis di Puskesmas Ijen Bondowoso Tahun 2019 Deskripsi Penelitian: a. Ringkasan Penelitian: Penelitian ini tentang Sistem Pengelolaan rekam Medis di Puskesmas Ijen Bondowoso dengan melihat bentuk kinerja petugas. b. Tujuan Penelitian: Tujuan penelitian ini untuk menganalisis Sistem Pengelolaan Rekam Medis di Puskesmas Ijen Bondowoso Tahun 2019. c. Manfaat Penelitian: 1. Bagi peneliti a. Peneliti mengetahui tentang factor penyebab tidak terselengaranya pengelolaan rekam medis di Puskesmas Ijen Bondowoso. b.Mempelajari kondisi yang sesungguhnya dan pengalaman di instansi kesehatan khususnya mengenai sistem pengelolaan unit kerja rekam medis c. Meningkatkan kompetensi mahasiswa berdasarkan kompetensi profesi perekam medis. 2. Bagi Puskesmas Ijen Bondowoso 63 64 d. Menambah informasi tentang prosedur penyelenggaraan rekam medis di Puskesmas. e. Bahan masukan bagi Puskesmas dan sebagai perbaikan untuk akreditasi selanjutnya. f. Bagi petugas rekam medis penelitian ini dapat menjadi bahan evaluasi untuk meningkatkan kinerja secara lebih efektif dan efisien untuk kedepannya 3. Bagi Politeknik Negeri Jember a. Sebagai bahan referensi penelitian selanjutnya bagi mahasiswa rekam medik. b. Menambah khasanah keilmuan dalam bidang rekam medis di Politeknik Negeri Jember. c. Dapat mengetahui seberapa jauh mahasiswa menerapkan ilmu yang diperoleh selama dibangku kuliah. d. Lama Penelitian: Penelitian akan dilaksanakan selama bulan Juni-Juli 2019 e. Resiko selama prosedur penelitian berlangsung: Akibat langsung dan tidak langsung dari penelitian ini yang mengancam nyawa tidak ada. Kemungkinan yang akan terjadi adalah akan menggangu/menggurangi jam istirahat petugas rekam medis, kepala Tata Usaha dan Penanggung jawab pasien rawat inap Puskesmas Ijen Bondowoso. f. Jaminan Kerahasiaan: Peneliti bersedia menjaga kerahasiaan setiap data dan informas yang didapat dari tempat penelitian baik yang diperoleh selama observasi, wawancara dan Brainstorming. g. Kompensasi Dalam penelitian ini narasumber akan kehilangan waktu. Kompensasi yang diterima adalah penggantian kesediaan waktu narasumber dengan pemberian bingkisan. Kontak 65 Nama : Iin Ssagitha NIM : G41150130 Status :Mahasiswa Poltiteknik Negeri Jember Jurusan Kesehatan Prodi Rekam Medis No Hp : 085230635506 66 KEMENTRIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI POLITEKNIK NEGERI JEMBER Mastrip PO.BOX 164 Telp.333532-333534 Fax 333531 NASKAH PERSETUJUAN SEBAGAI INFORMAN Judul Penelitian: Analisis Sistem Pengelolaan Dokumen Rekam Medis di Puskesmas Ijen Bondowoso Tahun 2019 Deskripsi Penelitian: a. Ringkasan Penelitian: Penelitian ini tentang Sistem Pengelolaan rekam Medis di Puskesmas Ijen Bondowoso dengan melihat bentuk kinerja petugas. b. Tujuan Penelitian: Tujuan penelitian ini untuk menganalisis Sistem Pengelolaan Rekam Medis di Puskesmas Ijen Bondowoso Tahun 2019. c. Manfaat Penelitian: 4. Bagi peneliti b.Peneliti mengetahui tentang factor penyebab tidak terselengaranya pengelolaan rekam medis di Puskesmas Ijen Bondowoso. c. Mempelajari kondisi yang sesungguhnya dan pengalaman di instansi kesehatan khususnya mengenai sistem pengelolaan unit kerja rekam medis d.Meningkatkan kompetensi mahasiswa berdasarkan kompetensi profesi perekam medis. 2.Bagi Puskesmas Ijen Bondowoso a. Menambah informasi tentang prosedur penyelenggaraan rekam medis di Puskesmas. b. Bahan masukan bagi Puskesmas dan sebagai perbaikan untuk akreditasi selanjutnya. 67 c. Bagi petugas rekam medis penelitian ini dapat menjadi bahan evaluasi untuk meningkatkan kinerja secara lebih efektif dan efisien untuk kedepannya 3.Bagi Politeknik Negeri Jember a. Sebagai bahan referensi penelitian selanjutnya bagi mahasiswa rekam medik. b. Menambah khasanah keilmuan dalam bidang rekam medis di Politeknik Negeri Jember. c. Dapat mengetahui seberapa jauh mahasiswa menerapkan ilmu yang diperoleh selama dibangku kuliah. d. Lama Penelitian: Penelitian akan dilaksanakan selama bulan Juni-Juli 2019 e. Resiko selama prosedur penelitian berlangsung: Akibat langsung dan tidak langsung dari penelitian ini yang mengancam nyawa tidak ada. Kemungkinan yang akan terjadi adalah akan menggangu/menggurangi jam istirahat petugas rekam medis, kepala Tata Usaha dan Penanggung jawab pasien rawat inap Puskesmas Ijen Bondowoso. f. Jaminan Kerahasiaan: Peneliti bersedia menjaga kerahasiaan setiap data dan informas yang didapat dari tempat penelitian baik yang diperoleh selama observasi, wawancara dan Brainstorming. g. Kompensasi Dalam penelitian ini narasumber akan kehilangan waktu. Kompensasi yang diterima adalah penggantian kesediaan waktu narasumber dengan pemberian bingkisan. Kontak Nama : Iin Ssagitha NIM : G41150130 Status :Mahasiswa Poltiteknik Negeri Jember Jurusan Kesehatan Prodi Rekam Medis No Hp : 085230635506 68 69 KEMENTRIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI POLITEKNIK NEGERI JEMBER Mastrip PO.BOX 164 Telp.333532-333534 Fax 333531 NASKAH PERSETUJUAN SEBAGAI INFORMAN Judul Penelitian: Analisis Sistem Pengelolaan Dokumen Rekam Medis di Puskesmas Ijen Bondowoso Tahun 2019. Deskripsi Penelitian: a. Ringkasan Penelitian: Penelitian ini tentang Sistem Pengelolaan rekam Medis di Puskesmas Ijen Bondowoso dengan melihat bentuk kinerja petugas. e. Tujuan Penelitian: Tujuan penelitian ini untuk menganalisis Sistem Pengelolaan Rekam Medis di Puskesmas Ijen Bondowoso. f. Manfaat Penelitian: 1. Bagi peneliti b.Peneliti mengetahui tentang factor penyebab tidak terselengaranya pengelolaan rekam medis di Puskesmas Ijen Bondowoso. c. Mempelajari kondisi yang sesungguhnya dan pengalaman di instansi kesehatan khususnya mengenai sistem pengelolaan unit kerja rekam medis d.Meningkatkan kompetensi mahasiswa berdasarkan kompetensi profesi perekam medis. 2. Bagi Puskesmas Ijen Bondowoso a. Menambah informasi tentang prosedur penyelenggaraan rekam medis di Puskesmas. 70 b.Bahan masukan bagi Puskesmas dan sebagai perbaikan untuk akreditasi selanjutnya. c. Bagi petugas rekam medis penelitian ini dapat menjadi bahan evaluasi untuk meningkatkan kinerja secara lebih efektif dan efisien untuk kedepannya 3. Bagi Politeknik Negeri Jember a.Sebagai bahan referensi penelitian selanjutnya bagi mahasiswa rekam medik. g. Menambah khasanah keilmuan dalam bidang rekam medis di Politeknik Negeri Jember. c. Dapat mengetahui seberapa jauh mahasiswa menerapkan ilmu yang diperoleh selama dibangku kuliah. g. Lama Penelitian: Penelitian akan dilaksanakan selama bulan Juni-Juli 2019 h. Resiko selama prosedur penelitian berlangsung: Akibat langsung dan tidak langsung dari penelitian ini yang mengancam nyawa tidak ada. Kemungkinan yang akan terjadi adalah akan menggangu/menggurangi jam istirahat petugas rekam medis, kepala Tata Usaha dan Penanggung jawab pasien rawat inap Puskesmas Ijen Bondowoso. i. Jaminan Kerahasiaan: Peneliti bersedia menjaga kerahasiaan setiap data dan informas yang didapat dari tempat penelitian baik yang diperoleh selama observasi, wawancara dan Brainstorming. j. Kompensasi Dalam penelitian ini narasumber akan kehilangan waktu. Kompensasi yang diterima adalah penggantian kesediaan waktu narasumber dengan pemberian bingkisan. Kontak Nama : Iin Ssagitha NIM : G41150130 Status :Mahasiswa Poltiteknik Negeri Jember Jurusan Kesehatan Prodi Rekam Medis No Hp : 085230635506 71 72 Lampiran 2 Pedoman Wawancara PEDOMAN WAWANCARA ANALISIS PENGELOLAAN DOKUMEN REKAM MEDIS DI PUSKESMAS IJEN TAHUN 2018 PETUNJUK WAWANCARA PENELITIAN Petunjuk wawancara dengan judul penelitian “Analisis Pengelolaan Dokumen rekam Medis di Puskesmas Ijen Bondowoso Tahun 2018”. 1. Pengisian lembar wawancara oleh informan semata-mata bertujuan untuk keberlangsungan penelitian dalam rangka pengembangan ilmu pengetahuan, dengan kerahasiaan informasi yang telah diberikan. 2. Pertanyaan dalam wawancara telah disediakan oleh peneliti, serta peneliti memohon agar responden menjawab dengan jujur dan sebenar-benarnya sesuai dengan kondisi yang ada ditempat penelitian. 3. Tujuan dari wawancara adalah mengetahui pengelolaan dokumen rekam medis dari beberapa faktor yang ada di Puskesmas Ijen Bondowoso. 73 Lampiran 3 Hasil Wawancara LEMBAR WAWANCARA ANALISIS PENGELOLAAN DOKUMEN REKAM MEDIS DI PUSKESMAS IJEN BONDOWOSO TAHUN 2019 PEDOMAN WAWANCARA A. Identifikasi Lokasi : Unit Rekam Medis di Puskesmas Ijen Subjek : 3 (tiga) petugas rekam medis dan 1 (satu) penanggungjawab rawat inap Waktu : B. Aspek yang diamati No 1. Pertanyaan Pengetahuan Bagaimana memberi Responden 1 Responden 2 Responden 3 Sesuai dengan KTP Sesuai identitas jika atau sudah menikah Ny. petugas masih Belum menikah Nn. kurang baik, yasudah itu yang Jika laki-laki belum petugas memberi kita menikah Sdr. Dan nama cara anda Kalau umum nama pada hanya sebatas berkas rekam medis ? namanya tulis siapa dan identitas dibawa pasien yang Ketua Tata Usaha Sesuai KTP Kesimpulan Pengetahuan sesuai 74 dianggap sudah sudah menikah Tn identitas yaitu valid, kalau pasien KTP untuk paien yang memakai BPJS namun jaminan kita cek untuk pasien KIS dan KTPnya umum identitas atau pemberian nama tidak sesuai dengan KTP pasien 2. Bagaimana cara memberi Saya nama pada berkas rekam menjawab susahnya kalau rekam medis berdasarkan kasus medis pasien gawat darurat yang yang Cuma bisanya nolong nama pada pasien datang tidak membawa pernah ada orang aja yang identitas pasien dengan gangguan belakangan dengan gangguan mental mental ya datang ? dibawa jika atau terdapat akhirnya ada, dulu Ya gimana disitu, ya, Mr.X Kalau gitu Mr.R mungkin ya kita Petugas mengetahui cara namanya tidak tata pemberian tidak mengetahui identitasnya polisi yang juga tidak tahu identitasnya ya kita kasih nama Mr.X 3. Apakah anda mengetahui Nomor tentang medis saja saya sistem rekam Tidak belum tahu Yang 1 nomor itu ya, oh yang unit 1 orang 1 nomor Petugas mengetahui tidak 75 penomoran pada berkas tidak berani kasih, sistem pemberian rekam medis ? ga bisa kan saya nomor yang ada (SNS, UNS dan SUNS) gak tau caranya pada standar pemberian nomor rekam medis 4. Apakah anda mengetahui Sing pengelolaan rekam medis mbak ? yaitu assembling opo kuwi Assembling itu apa saya tidak tahu Rj ga ada, mungkin Tidak, apa itu ? Petugas RI tidak mengetahui atau pengelolaan perakitan berkas rekam rekam medis yaitu medis ? assembling atau perakitan dan pengecekan kelengkapan berkas rekam medis. 5. Apakah anda mengetahui Kode yang Tidak tahu biasanya Biasanya standar pemberian kode mengeluarkan apa yang memberi kode yang memberi kode. diagnose pemerintah perawat ICD ? berdasarkan yo, disini adanya kertas Petugas yang mengetahui berisi kode tidak penyakit yang sering standar kodefikasi ada di puskesmas, menggunakan Cuma kode ICD- untuk ICD 10 kan gitu kan. kode Itu paling yang biasanya dokter atau kan perawatnya saya ga tau mbak yang dokternya atau perawat pemberian penyakit 76 nentukan entah kode langsung Kemenkes kan kita gak tau mbak 6. Bagaimana cara anda Saya pribadi Tidak, apa iti ICD Buku tidak ada Tidak tahu, untuk Petugas mengkode tindakan yang belum pernah 9CM disini hanya ada apa itu mengetahui dilakukan kepada pasien. melihat Apakah tindakan. Selama untuk saya kerja saya tindakan belum dilakukan selama menggunakan ICD-9 CM lihat kode selembaran kertas adanya ICD-9 CM pernah buku tidak itu mengkode yang pasien dirawat di mbak. pusat pelayanan kesehatan Tingkat Pendidikan 7. Apa riwayat pendidikan terakhir D3 keperawatan SMA D3 Rekam Medis Sarjana Ekonomi Riwayat pendidikan anda? petugas rata-rata bukan dari perekam medis 8. Apakah tingkat pendidikan anda berpengaruh saat melakukan pekerjaan Bepengaruh mbak, Menurut seperti nomor berpenaruh, saya disini kan bukan jurusan tingkat rekam medis saja saya masih kurang banyak, rekam pendidikan tidak pertama di loket tapi tentang rekam medis ini berani kasih saya Iya berpengaruh Berpengaruh medis saya jadi Menurut petugas berpengaruh saat 77 di unit rekam medis ? karna ga tau caranya disuruh pegang rekam kan karna saya bukan dari medis pelajarannya itu ya pekerjaannya rekam medis melakukan pekerjaan saya dalam unit rekam setau mengerti saya saya ya saja direkam medis banyak tidak begitu ternyata melakukan di medis. harus seperti ini. Motivasi (penghargaan) 9. Selama ini adakah Untuk penghargaan bonus belum pernah yang piagam atau Tidak ada hanya Atasan pujian memberi hanya Belum pernah mandat diberikan pimpinan, gimana misalnya bonus atau rekam medis belum pernah terbaiknya diberikan hanya motivasi berupa piagam ? 10. Apakah penghargaan Penghargaan pujian Iya dibutuhkan Butuh Iya Iya agar termotivasi Motivasi dibutuhkan bagi anda ya agar kinerjanya dibutuhkan agar untuk meningkatkan lebih baik lagi petugas lebih kinerja anda ? semangat dalam bekerja Pelatihan 11. Apakah anda pernah Belum pernah Cuma Belum pernah Pelatihan belum tapi Belum pernah mengikuti pelatihan baca-baca sendiri tapi atau seminar tentang akhirnya pusing ah pelatihan rekam medis ? yasudah dah seminar kalau seminar penah Petugas pernah mengikuti medis 12. Menurut anda apakah Butuh mbak Saya memang butuh Iya dibutuhkan belum Iya dibutuhkan Petugas atau rekam 78 adanya pelatihan pengelolaan sekali peatihan, saya membutuhkan sebenarnya ingin pelatihan atau dokumen rekam melanjutkan seminar rekam medis sangat pendidikan tapi belum medis dibutuhkan dan ada waktu penting bagi anda ? Sarana dan prasarana 13. Menurut anda apakah Yo sarana dan prasaran yang ada di Puskesmas kurang kalau Masih kurang Kurang, simpus saja Banyak sih, Sarana seperti rak, menurut saya, tempat tidak ruangannya kan ICD tidak ada dan saja tidak ada kurang dan ICD pun sempit. nya prasarana tidak ada dulu lah Ijen ada, rak Rak sudah memadai ? 14. Menurut ruangan yaitu masih sempit anda, Rak, simpus, dan Sarana dan yang dibutuhkan dibutuhkan untuk untuk menunjang menunjang unit medis agar lebih baik ? ICD-10 Rak dulu lah apa rekam juga mbak Rak mungkin fasilitas pengelolaan saja Ruangan dan sarana” prasarana rekam medis. 79 Lampiran 4 Pedoman Observasi PEDOMAN OBSERVASI ANALISIS PENGELOLAAN DOKUMEN REKAM MEDIS DI PUSKESMAS IJEN BONDOWOSO TAHUN 2019 PETUNJUK OBSERVASI PENELITIAN Petunjuk Pengisian : 1. Pengisian lembar observasi ini untuk tujuan ilmiah dan pengembangan ilmu pengetahuan. 2. Pada lembar observasi telah disediakan kriteria yang akan dilakukan observasi dan keterangan hasil observasi yang telah didapatkan. 3. Semua hasil observasi yang telah peneliti lakukan akan dijaga kerahasiaanya. 80 Lampiran 5 Hasil Observasi LEMBAR OBSERVASI ANALISIS PENGELOLAAN DOKUMEN REKAM MEDIS DI PUSKESMAS IJEN BONDOWOSO TAHUN 2019 A. Identifikasi Lokasi : Unit Rekam Medis Puskesmas Ijen Subjek : Petugas Pendaftaran, Petugas Penanggujawab rawat Inap, Ketua Tata Usaha Waktu : B. Aspek yang diamati Hasil Aspek yang akan No 1. diamati Berkas Ya tersimpan didalam penyimpanan. rak Keterangan Tidak √ Ditemukan berkas yang masih tertumpuk dimeja dan tidak disimpan dalam rak Gambar 81 2. Sistem √ penomoran Ditemukan banyak rekam medis yang berkas yang tidak diterapkan diberi nomor rekam medis 3. √ Tracer Tidak ada pembatas atau tracer untuk membantu petuga jika terdapat berkas yang keluar dari ruang penyimpanan 4. Buku register pasien √ Terdapat buku register 5. Apakah ada petugas √ Keluarga dari petugas yang keluar masuk keluar masuk ruang tidak rekam medis berkepentingan? 6. Sertifikat pelatihan √ Tidak ada sertifikat tentang pelatian atau seminar rekam medis 7. Sarana dan prasarana √ Terdapat tumpukan berkas rawat inap dikarenakan tidak adanya rak untuk menyimpan berkas rekam medis rawat inap 82 Lampiran 6 Lembar BRAINSTORMING LEMBAR BRAINSTORMING ANALISIS PENGELOLAAN DOKUMEN REKAM MEDIS DI PUSKESMAS IJEN BONDOWOSO TAHUN 2019 Tahap-tahap kegiatan teknik brainstorming adalah sebagai berikut : a.Tahap pemberian informasi Peneliti menjelaskan alur brainstorming pada anggota brainstorming.Peneliti terlebih dahulu memaparkan permasalahan yang ada berdasarkan studi pendahuluan yang dilakukan di Puskesmas Ijen Bondowoso. Peneliti menjelaskan variabel penelitian terkait faktor pribadi, faktor pemimpin dan faktor sistem terhadap kinerja petugas di unit rekam medis. Peneliti mengajak anggota brainstorming agar aktif untuk memberikan saran dan tanggapan. b. Tahap Identifikasi Peneliti terlebih dahulu memaparkan hasil pengumpulan data selama melakukan penelitian dengan cara observasi, wawancara dan dokumentasi yaitu : a. Faktor personali meliputi pengetahuan dan tingkat pendidikan. Pengetahuan petugas masih kurang untuk melakukan pengelolaan rekam medis. Tingkat pendidikan petugas kurang sesuai dengan standart minimal pendidikan terkahir sebagai perekam medis. Depkes (2007) menyatakan bahwa kualifikasi petugas yang bekerja sebagai perekam medis harus memiliki pendidikan formal minimal DIII rekam medis b. Faktor pemimpin yaitu motivasi dan pelatihan. Motivasi atau penghargaan belum pernah didapatkan oleh petugas hanya sebatas motivasi dengan katakata. Pelatihan hanya pernah diikuti oleh satu petugas namun pelatihan 83 tersebut sudah sangat lama diikuti dan tidak mendapatkan sertifikat tentang pelatihan tersebut. c. Faktor sistem terdiri dari sarana dan prasarana. Sarana dan prasarana yang ada belum memadai. Sarana seperti ICD, jaringan wifi, SIMPUS, rak penyimpanan dan ruangan tidak memadai. c.Tahap Klasifikasi Tahapan ini peneliti mengelompokan tanggapan dari anggota brainstroming kedalam variabel-variabel penelitian seperti faktor pribadi, faktor pemimpin, faktor sistem yang telah dibuat dan disepakati oleh kelompok brainstroming. Berikut hasil pengelompokan tanggapan dan saran anggota brainstroming : No 1. Pertanyaan Terkait identifikasi variabel pada faktor dari pribadi Responden Hasil diskusi Penanggungj Salah satunya SDM harus sesuai dengan awab RI kompetensinya. Rekam medis memang sub variabel bisa berjalan tetapi tidak sesuai dengan pengetahuan, bagaimana apa yang di harapakan karena memang tanggapan anda mengenai kompetensinya bukan disitu jadi data yang didapat ? menurut saya untuk faktor pribadi pada variabel pengetahuan dan pendidikan akan mempengaruhi proses pengelolaan rekam medis. Informan 2- Iya sama 4 2. Bagaimana upaya dilakukan meningkatkan pengetahuan yang untuk Penanggungj nanti sambil pengajuan ke dinas untuk awab RI pelatihan secara bertahan secara rutinitas tingkat dan di tambah tenaganya jangan cuma dan satu pendidikan petugas dalam Informan 2- Perlu mengikuti pelatihan atau seminar mengelola rekam medis ? 4 untuk menambah pengetahuan 84 No 3. Pertanyaan Terkait identifikasi dari variabel faktor pemimpin Responden Hasil diskusi Penanggungj Nah sekarang faktor kedua untuk faktor awab RI kepemimpinan lek menurut saya faktor pada sub variabel motivasi yang ini akan mendukung, kalau diawal , kita bagaimana tanggapan sudah mempunyai kompetensi, anda mengenai data yang kompetensinya sudah ada dengan ada didapat ? pelatihan runititas refresing tiap 3 bulan ada pelatihan ya akan ilmunya diperbaharui terus kan Informan 3 Sebenarnya ini dibutuhkan semua, pengetahuan dibutuhkan, pendidikan dan pelatihan dibutuhkan tapi karna sekarang sudah ada dari perekam medis jadi kita bisa belajar ke bu rahma 4. Terkait Informan 2- Sarana dan prasana sangat berpengaruh 3 dan dibutuhkan untuk saat ini bagaimana tanggapan anda Penanggungj Untuk kondisi saat ini SDM sudah ada, mengenai awab RI nanti berharap dari pihak dinas dan untuk variabel identifikasi faktor dari sistem pada sub variabel sarana, data yang didapat ? motivasi dari SDM yang ada sudah tinggi juga jadi kita maksimalkan untuk faktor yang ketiga untuk kondisi puskesmas ijen kita sangat amat butuh faktor ketiga yaitu sarana dan prasarana terus nanti sambil pengajuan ke dinas untuk pelatihan secara bertahan secara rutinitas dan di tambah tenaganya jangan cuma satu. 5. Apakah semua anggota diskusi setuju bahwa prioritas yang lebih utama adalah variabel sistem faktor dengan sub variabel sarana dan prasarana ? Informan 14 Setuju 85 d. Tahap Verifikasi Peneliti mengkonfirmasi ulang terkait hasil kesimpulan variabel penelitian berdasarkan daftar pertanyaan yang telah disiapkan dan mencari solusi atau upaya untuk pemecahan masalah pada setiap variabel penelitian. Kelompok diskusi brainstroming melihat kembali kesepakatan yang telah dibuat. Apabila ada sumbang saran yang kurang relevan dengan permasalahan bisa dicoret. e. Tahap Konklusi Peneliti menyimpulkan seluruh tanggapan dan saran mengenai pemecahan masalah yang disetujui oleh anggota brainstroming. Berdasarkan hasil dari pelaksanaan brainstroming dapat disimpulkan bahwa penyebab pengelolaan dokumen rekam medis yang tidak berjalan dengan baik yaitu : a. Faktor pribadi pada sub variabel pengetahuan dan tingakat pendidikan diperlukan pendidikan lanjutan dan pemberian pelatihan terkait pengelolaan rekam medis di unit rekam medis puskesmas Ijen. b. Faktor pemimpin pada sub variabel motivasi dan pelatihan diperlukan pemberian piagam atau berupa insentif untuk memotivasi petugas dalam bekerja dan mengikutsertakan petugas terkait pelatihan atau seminar rekam medis. c. Faktor sistem pada sub variabel sarana dan prasarana di perlukan untuk menambah sarana berupa rak rekam medis, ICD, komputer, jaringan wifi, SIMPUS serta prasarana berupa ruangan dengan pencahayaan, sirkulasi udara yang nyaman untuk unit rekam medis Upaya yang dapat dilakukan untuk mengelola rekam medis dengan baik yaitu dengan mengikuti pelatihan rekam medis atau pendidikan lanjutan serta menambah sarana dan prasarana yang dibutuhkan untuk menunjang unit rekam medis. 86 Lampiran foto 7 Brainstorming 87 Lampiran 8 Daftar Hadir Brainstorming 88 Lampiran 9. Keterangan Persetujuan Etik Persetujuan Etik 89 Persetujuan Etik 90 CURRICULUM VITAE PENELITI Nama : Iin Sagitha Tempat / Tgl Lahir : Bondowoso, 3 Mei 1996 Jenis Kelamin : Perempuan Agama : Islam Kewarganegaraan : Indonesia Alamat : Pesanggarahan RT 002 RW 001 Desa Sempol Kec. Sempol No HP : 085230635506 E-mail : [email protected] Riwayat Pendidikan a. TK Kartini (2001-2003) b. SDN 1 Sempol (2003-2009) c. SMPN 1 Sempol (2009-2012) d. SMAN 1 Panji Situbondo (2012-2015) e. Politeknik Negeri Jember (2015-2019)
