RAT BERBASIS MEDIA ELEKTRONIK IMPLEMENTASI PELAKSANAAN RAPAT ANGGOTA TAHUNAN MENGGUNAKAN TEKNOLOGI INFORMASI KOMPUTER Muhammad Ihsan Firdaus – DIREKTUR FOUR VISION MEDIA Dasar Hukum PENYELENGGARAAN RAT MELALUI MEDIA ELEKTRONIK Peraturan Menteri Koperasi dan UKM RI Nomor 19/Per/M.KUKM/IX/2015 TENTANG PENYELENGGARAAN RAPAT ANGGOTA KOPERASI - PERMENKOP NO 19 TAHUN 2015 – Bagian Keempat Pasal 16 Rapat Anggota Melalui Media Elektronik “Rapat Anggota dapat juga dilakukan melalui media telekonferensi, video konferensi, atau sarana media elektronik lainnya yang memungkinkan semua peserta saling melihat dan mendengar serta berpartisipasi langsung dalam Rapat Anggota” Untuk dapat melaksankan kegiatan RAT secara Media Eletkronik harus memenuhi syarat dan kententuan, setidaknya ada 4 hal yang harus di penuhi sesuai aturan Permenkop tahun 2015 no 19 ini. Ketentuan RAT melalui Media Elektronik : a) Pengurus menyampaikan materi dan bahan rapat kepada setiap anggota secara lengkap, jelas, dan mudah dimengerti, selambatlambatnya 7(tujuh) hari sebelum Rapat Anggota dilaksanakan. b) Persyaratan kuorum dan sahnya pengambilan keputusan Rapat Anggota adalah sebagaimana diatur dalam Anggaran Dasar/Anggaran Rumah Tangga/Peraturan Khusus Koperasi. Ketentuan RAT melalui Media Elektronik : c) Persyaratan sebagaimana dimaksud pada huruf b di atas dihitung berdasarkan jumlah peserta yang mengikuti Rapat Anggota melalui media telekonferensi, video konferensi, atau sarana media elektronik lainnya. d) Rapat Anggota sebagaimana dimaksud pada huruf c wajib dibuatkan risalah rapat yang disetujui dan ditandatangani oleh semua peserta Rapat Anggota. PENGERTIAN MEDIA ELEKTRONIK • Media elektronik adalah media yang menggunakan elektronik atau energi elektromekanis bagi pengguna akhir untuk mengakses kontennya. • Istilah ini merupakan kontras dari media statis (terutama media cetak), yang meskipun sering dihasilkan secara elektronis tetapi tidak membutuhkan elektronik untuk diakses oleh pengguna akhir. • Sumber media elektronik yang familier bagi pengguna umum antara lain adalah rekaman video, rekaman audio, presentasi multimedia, dan konten daring. • Media elektronik dapat berbentuk analog maupun digital, walaupun media baru pada umumnya berbentuk digital. TUJUAN PELAKSANAAN RAT MELALUI MEDIA ELEKTRONIK • Mewujudkan partsipisasi seluruh anggota dalam kegiatan Rapat Anggota Tahunan (RAT) • Bagi koperasi dengan jumlah Anggota cukup besar, akan memungkinkan kontribusi dari semua anggota pada pelaksanaan RAT dapat terwujud. • Media publikasi berupa laporan dan dokumen-dokumen RAT tidak perlu di cetak, cukup di kirim berupa file digital. • Efisiensi dan Efektifitas dalam pelaksanaan RAT • Mewujudkan Modernisasi Koperasi dalam mengadopsi teknologi Informasi yang berkembang pesat saat ini. MEDIA ELEKTRONIK UNTUK MEMFASILITASI RAT • TELEVISI ANALOG & DIGITAL • RADIO ANALOG & DIGITAL • VIDEO TELECONFERENCE • SOCIAL MESSAGING : WA GROUP • SOCIAL BROADCASTING : FACEBOOK LIVE, YOUTUBE LIVE • APLIKASI BERBASIS ONLINE RAT ONLINE • Adalah Pelaksanaan RAT yang memaksimalkan Peran Teknologi Informasi dalam hal ini Penggunaan media Elektronik secara ONLINE • Online Artinya media dan konten dari kegiatan RAT seperti dokumen RAT, Laporan, dan partisipasi anggota dapat di akomodir secara Online. • Online tentu bersifat tanpa batas tempat dan waktu, sehingga memungkinkan partisipasi Anggota dilakukan lintas tempat, asalkan terkoneksi Online, Anggota bisa ikut berpartisipasi. RAT OFFLINE (-) Memerlukan tempat yang luas (-) Peserta TERBATAS (-) BIAYA/ONGKOS OPERASIONAL TINGGI (+) SILATURAHMI (+) Interaksi Lebih hidup (+) TATAP MUKA RAT ONLINE (+) TIDAK MEMERLUKAN TEMPAT (+) BISA DIAKSES OLEH SELURUH ANGGOTA (+) TIDAK MEMAKAN BIAYA YANG BESAR (+) SEMUA DOKUMEN TER-ARSIP SECARA DIGITAL Pra RAT • Pengiriman jadwal RAT dan Panduan Acces Aplikasi RAT melalui email, SMS ataupun broadcast Message Pelaksanaan RAT • Publikasi Dokumen RAT 7 hari sebelum hari pelaksanaan, anggota Login ke Aplikasi dan melakukan Kontribusi Pasca RAT • Publikasi Berita Acara RAT, laporan dokumen dan hasil RAT secara Online melalui web dan Aplikasi Mountain Equipment Co-operative cukup mengirim email kepada seluruh anggotanya sekitar 3,3 juta orang (data 2011) yang tersebar di mancanegara untuk mengundang RAT. jawaban yang diberikan melalui email tersebut sudah dianggap sebagai kehadiran anggota, sangat simple, dan itu berkat IT. KSP SB – 50.000 anggota lebih (2015) yang tersebar di Jawa Barat, telah menerapkan sistem RAT Online. - ksusb.co.id/panduan_erat RAT OFFLINE VS RAT ONLINE FITUR APLIKASI RAT ONLINE 1. Fitur Data Koperasi Fitur ini berfungsi untuk mengelola data koperasi, mulai dari profil koperasi, pengurus koperasi hingga anggota koperasi. Sehingga user aplikasi dapat dengan mudah menyimpan, melihat hingga melakukan pencarian terhadap komponen data – data koperasi tersebut. 2. Fitur RAT (Rapat Anggota Tahunan) Ini adalah fitur utama pada aplikasi, yang berfungsi untuk mengelola materi-materi RAT. Dalam hal ini, admin koperasi dapat dengan mudah untuk mengunggah (upload) materi RAT berupa file document untuk bisa dilihat maupun diunduh (download) oleh anggota agar bisa dipelajari dan diberi tanggapan maupun usulan terhadap materi RAT tersebut. Fitur ini juga memungkinkan bagi user aplikasi untuk bisa melihat arsip RAT tahuntahun sebelumnya. FITUR APLIKASI RAT ONLINE 3. Fitur Pemilihan Calon Pengurus Baru Fitur ini berfungsi untuk menentukan calon pengurus baru koperasi tahun berikutnya. Dalam hal ini, admin terlbih dahulu menentukan calon pengurus baru koperasi, kemudian anggota koperasi bisa melakukan voting terhadap calon yang sudah ditentukan tersebut. FITUR APLIKASI RAT ONLINE 4. Fitur Laporan Fitur ini berfungsi untuk menampilkan hasil dari RAT, yaitu berupa akumulasi tanggapan anggota mulai dari berapa dan siapa saja yang setuju, tidak setuju maupun yang tidak punya pendapat dari setiap materi RAT yang telah diupload oleh admin koperasi. Fitur ini juga menampilkan hasil akhir pemilihan calon pengurus baru yang telah divote oleh anggota berupa akumulasi jumlah pemilih dari masing-masing calon yang telah ditentukan oleh admin. 5. Fitur Regulasi & Pengumuman Fitur ini berfungsi untuk mengelola pengumuman atau informasi tambahan dalam agenda RAT. Dalam hal ini, admin mengunggah (upload) file document untuk bisa dilihat maupun diunduh (download) oleh anggota sebagai bahan informasi. CARA PENGGUNAAN • Akses Aplikasi melalui url : latihan.ratkoperasi.id • Masukkan Username : admin, Password : admin • Daftarkan Pengurus dan Anggota Koperasi • Tambahkan Dokumen RAT untuk di Publikasikan • Login sebagai anggota • Lakukan Proses RAT ~Muhammad Ihsan Firdaus - 081220771010 CEO of 4visionmedia.com www.ihsanfirdaus.com – twitter : @ihsanfirdaus Jl. Batu Indah I no. 6 Buah Batu Bandung