Makalah Korespondensi dan Penataan Arsip Kelompok 5

KORESPONDENSI DAN PENATAAN ARSIP
(Studi Kasus di SMP Tunas Unggul)
Makalah
Diajukan untuk memenuhi salah satu tugas mata kuliah Manajemen Perkantoran
diampu oleh:
Dr. Nur Aedi, M. Pd.
Dr. Nani Hartani, M. Pd.
oleh:
Rika Nurohmah
1705776
Azmi C. Alfianti
1704478
M. Renaldi Aulia
1704684
M. Refi Juniardi
1704057
DEPARTEMEN ADMINISTRASI PENDIDIKAN
FAKULTAS ILMU PENDIDIKAN
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
2019
KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan
rahmat serta karunia-Nya kepada kami sehingga kami berhasil menyelesaikan
makalah yang berjudul “Korespondensi dan Penataan Arsip” tepat pada waktunya
Makalah ini berisikan tentang Korespondensi dan Penataan Arsip atau lebih
khususnya membahas tentang konsep korespondensi dan konsep pengarsipan,
unsur-unsur arsip, macam-macam arsip, jenis-jenis arsip, sistem penataan arsip,
menajamen arsip, tujuan manajemen arsip, karakteristik manajemen arsip, media
arsip, nilai guna arsip, siklus hidup arsip, dan ciri-ciri pengarsipan yang baik.
Diharapkan makalah ini dapat memberikan informasi kepada kita semua
tentang Korespondensi dan Penataan Arsip, kami menyadari bahwa makalah ini
masih jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu, kritik dan saran yang membangun
selalu kami harapkan demi kesempurnaan makalah ini.
Akhir kata, kami sampaikan terimakasih kepada semua pihak yang telah
berperan serta dalam penyusunan makalah dari awal sampai akhir. Semoga Allah
SWT selalu meridhai segala usaha kita. Aamiin.
Bandung, 23 November 2019
Penyusun
ii
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ....................................................................................................... ii
DAFTAR ISI..................................................................................................................... iii
BAB I .................................................................................................................................. 1
PENDAHULUAN ............................................................................................................. 1
A.
Latar Belakang ...................................................................................................... 1
B.
Rumusan Masalah ................................................................................................ 2
C.
Tujuan .................................................................................................................... 2
BAB II ................................................................................................................................ 3
KAJIAN TEORI ............................................................................................................... 3
Konsep Korespondensi ......................................................................................... 3
A.
1.
Peranan Korespondensi Dalam Organisasi .................................................... 3
2.
Pihak-Pihak Yang Terlibat Dalam Korespodensi .......................................... 4
Konsep Surat Menyurat ....................................................................................... 4
B.
1.
Tujuan Surat Menyurat ................................................................................... 5
2.
Fungsi Surat Menyurat .................................................................................... 6
3.
Penggolongan Surat .......................................................................................... 7
4.
Bagian Surat ..................................................................................................... 8
5.
Bentuk – Bentuk Surat ................................................................................... 10
C. Konsep Penataan Arsip ....................................................................................... 11
1.
Macam-macam Arsip ..................................................................................... 12
2.
Jenis-jenis Arsip .............................................................................................. 15
3.
Sistem Penataan Arsip .................................................................................... 16
4.
Manajemen Arsip............................................................................................ 17
5.
Tujuan Manajemen Arsip .............................................................................. 18
6.
Karakteristik Manajemen Arsip ................................................................... 18
7.
Nilai Guna Arsip ............................................................................................. 19
8.
Siklus Hidup Arsip .......................................................................................... 19
9.
Ciri-Ciri Pengarsipan yang Baik ................................................................... 20
10.
Arsip Nasional Republik Indonesia ........................................................... 22
BAB III............................................................................................................................. 26
PEMBAHASAN .............................................................................................................. 26
A.
Profil Sekolah ...................................................................................................... 26
iii
Implementasi ....................................................................................................... 28
B.
C.
1.
Korespondensi ................................................................................................. 28
2.
Penataan Arsip ................................................................................................ 29
Analisis ................................................................................................................. 29
BAB IV ............................................................................................................................. 31
PENUTUP........................................................................................................................ 31
A.
Simpulan .............................................................................................................. 31
B.
Saran .................................................................................................................... 31
DAFTAR PUSTAKA ...................................................................................................... 32
LAMPIRAN..................................................................................................................... 33
iv
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Setiap kantor pasti memerlukan suatu unit yang mengelola segala
sesuatu yang berhubungan dengan kegiatan administrasi. Di dalam sistem
kegiatan perkantoran ada proses komunikasi organisasi salah satunya
komunikasi
melalui
tulisan
yang
terwujud
melalui
surat-menyurat
(korespondensi). Kegiatan ini sangat penting dalam sebuah organisasi
perkantoran karena korespondensi atau surat-meyurat merupakan rangkaian
aktivitas yang berkenaan dengan pengiriman informasi secara tertulis mulai dari
penyusunan, penulisan sampai dengan pengiriman informasi hingga sampai
kepada pihak yang dituju. Selain itu, proses korespondensi merupakan sarana
untuk mengirim atau memberi informasi tertulis kepada pihak lain, baik sebagai
laporan, pemberitahuan, permintaan ataupun pertanyaan. Dalam penyusunan
korespodensi harus memperhatikan berbagai unsur-unsur dalam pembuatannya
yaitu dari segi tulisan dan pemakaian bahasa yang harus benar dan tepat.
Selain korespondensi yang ada dalam kegiatan kantor, penataan arsip
pun sangat diperlukan dalam suatu organisasi atau kantor. Arsip sebagai salah
satu sumber informasi memiliki fungsi yang sangat penting untuk menunjang
proses kegiatan administrasi. Masalah yang akan timbul nantinya adalah
semakin menumpuknya arsip dari tahun ke tahun secara tidak terkontrol. Agar
arsip dapat berperan sebagaimana fungsinya perlu dikelola dengan baik dan
benar, artinya ditata secara sistematis sehingga jika sewaktu-waktu diperlukan
dapat dengan cepat, tepat dan lengkap disajikan. Dalam pengelolaan arsip,
termasuk di dalamnya adalah upaya memelihara arsip baik dari segi fisik
maupun kerusakan. Sedangkan memelihara dari segi infomasi yaitu tidak
terjadinya kebocoran informasi.
Arsip juga merupakan pusat ingatan dari sebuah kantor, dengan arsip
dapat diketahui bermacam-macam informasi yang sudah dimiliki kantor
tersebut sehingga dapat ditentukan sasaran yang akan dicapai dengan
1
menggunakan potensi yang ada secara maksimal. Informasi yang diperoleh
melalui arsip juga dapat menghindarkan salah komunikasi, mencegah adanya
duplikasi pekerjaan dan membantu mencapai efisiensi pekerjaan. Sistem
pengelolaan dalam arsip meliputi berbagai kegiatan dalam mengklasifikasikan
surat, memberi kode, menyimpan surat, memelihara secara tepat sampai
mengenai cara penyingkiran dan pemusnahan surat yang sudah tidak
dipergunakan lagi. Sistem sendiri adalah sekelompok komponen yang teratur
yang saling berkaitan dengan rencana yang dibuatnya dalam rangka mencapai
tujuan. Di dalam makalah ini akan dijelaskan mengenai pelaksanaan
korespondensi dan penataan arsip di SMP Tunas Unggul.
B. Rumusan Masalah
Adapun rumusan masalah pada makalah ini sebagai berikut:
1. Bagaimana konsep korespondensi?
2. Bagaimana konsep surat menyurat?
3. Bagaimana konsep penataan arsip?
4. Bagaimana pelaksanaan korespondensi dan penataan arsip di SMP Tunas
Unggul?
C. Tujuan
Adapun tujuan dari makalah ini adalah untuk:
1. Menjelaskan konsep korespondensi,
2. Menjelaskan konsep surat menyurat,
3. Menjelaskan konsep penataan arsip,
4. Menjelaskan pelaksanaan korespondensi dan penataan arsip di SMP Tunas
Unggul.
2
BAB II
KAJIAN TEORI
A. Konsep Korespondensi
Korespondensi
berasal
dari
kata Correspondence (Inggris)
atau Correspondentie (Belanda) yang berarti hubungan yang terjadi antara
pihak-pihak yang terkait. Jika didalam organisasi atau suatu lembaga,
hubungan yang terjadi antara pihak-pihak tertentu baik internal ataupun
eksternal banyak dilakukan dengan menggunakan surat atau disebut dengan
surat-menyurat. Oleh karena itu, korespondensi kemudian diartikan sebagai
kegiatan surat menyurat.
Korespondensi merupakan salah satu bentuk komunikasi verbal
yang digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis maupun
nonbisnis kepada pihak lain. Pada umumnya, proses penyampaian pesanpesan bisnis maupun nonbisnis ini adalah secara tertulis, baik dalam bentuk
surat, memo, proposal, agenda, maupun dalam bentuk mencapai suatu
tujuan tertentu. (Purwanto, 2007).
1. Peranan Korespondensi Dalam Organisasi
Menurut Sedamaryanti (2001) Korespondensi dalam organisasi
memiliki peranan sebagai berikut:
a. Menciptakan surat yang baik, jelas dan tepat. Dalam kehidupan seharihari, kesalahan dalam penulisan surat masih banyak terjadi. Misalnya,
susunan kalimat tidak lengkap, berbelit-belit, tanda baca tidak benar,
tata bahasa tidak teratur dan salah mengadopsi bentuk dan model surat.
Kesalahan tersebut disebabkan, yaitu:
1) Tidak ada pengarahan dan pengendalian mengenai cara menulis
surat yang baik, baik di lingkungan keluarga maupun organisasi.
2) Masyarakat sendiri terlalu mudah memaafkan kesalahan dalam
penulisan
surat.
Surat
yang
semraut
bisa
menimbulkan
kesalahpahaman atau kekacauan yang justru akan menghalangi arus
informasi. Kegiatan korespodensi secara tidak langsung merupakan
3
proses pembelajaran dalam menciptakan surat yang baik, jelas dan
tepat.
b. Menciptakan kerja sama yang baik. Perusahaan tidak dapat mencapai
tujuan tanpa bekerja sama dengan pihak lain. Agar bisa bekerja sama
dengan baik, perusahaan perlu menjaga komunikasi dengan baik.
Pihak lain akan mendukung terciptanya kerjasama yang baik.
c. Menyebarkan kegiatan. Tidak semua orang dalam perusahaan secara
otomatis mengetahui kegiatan yang terjadi di dalam perusahaan atau
kegiatan yang terjadi antara perusahaan dengan pihak luar.
Korespondensi memegang peranan penting dalam menyebarkan
kegiatan perusahaan, baik kepada pihak internal maupun eksternal
perusahaan.
2. Pihak-Pihak Yang Terlibat Dalam Korespodensi
Menurut Anita (2014) pada umumnya, pihak-pihak yang terlibat
dalam kegiatan korespodensi adalah:
a. Koresponden, yaitu orang atau pihak yan berkirim surat dan atau yang
menandatangani surat.
b. Redaktur, yaitu orang yang menyusun naskah surat.
c. Sekretaris, yaitu orang yang membantu pemimpin dalam kegiatan
korespodensi.
d. Juru ketik, yaitu orang yang membantu memproduksi surat.
e. Register, yaitu orang yang melakukan aktivitas tata usaha atau
administrasi surat-surat yang meliputi pemberian nomor surat,
pencatatan surat keluar dan surat masuk, serta menangani pengarsipan
surat-surat (filling system).
f.
Kurir, yaitu orang atau pihak yang menyampaikan surat kepada
penerima.
B. Konsep Surat Menyurat
Surat adalah suatu alat untuk menyamapaikan informasi atau
pernyataan secara tertulis yang dibuat oleh seseorang atau pejabat kepada
4
pihak
lain
baik
atas
nama
sendiri
maupun
jabatan
dalam
organisasi. (Johariah, 2004)
Menurut Drs. I. G. Wursanto dalam bukunya teknologi perkantoran
1 dalam (Johariah, 2004), surat dapat diartikan sebagai berikut :
a. Surat merupakan helai kertas dalam bentuk maupun dalam wujud
apa pun yang berisi keterangan-keterangan tertulis untuk
disampaikan kepada pihak lain yang membutuhkannya.
b. Surat adalah media komunikasi secara tertulis untuk disampaikan
kepada pihak lain dalam rangka mendapatkan pengertian dan kerja
sama antara kedua belah pihak.
c. Surat adalah suatu pernyataan bahasa secara tertulis, untuk
menyampaikan suatu informasi atau keterangan dari satu pihak
kepada pihak lain.
Selain itu surat-menyurat merupakan salah satu kegiatan yang
sangat penting dalam menunjang operasionalisasi suatau organisasi atau
kantor. Surat menyurat adalah suatu kegiatan pengendalian arus berita
tertulis yang timbul dari adanya suatu pencatatan, laporan atau
keputusan yang memungkinkan terjadinya permintaan, pemberitahuan,
dan sebagainya. (Johariah, 2004)
1. Tujuan Surat Menyurat
Menurut Profesor Jhon W. Neuner dan Benjamin R. Haynes
dalam bukunya The Liang Gie (2000) setiap orang atau lembaga yang
melakukan kegiatan penulisan surat tentu mempunyai suatu tujuan, di
mana tujuan yang satu dengan yang lainnya mungkin berbeda. Apakah
untuk mencari informasi, memberi informasi, memesan barang, memberi
perintah, atau hanya memberikan jasa-jasa yang menarik. Namun, pada
intinya terdapat tiga tujuan menulis surat, yaitu sebagai berikut :
a.
Memberitahu atau menyampaikan informasi, penjelasan kepada
pihak lain
b.
Menerima atau mendapatkan informasi, penjelasan kepada pihak
lain
5
c.
Memperlancar arus informasi, sehingga informasi yang diterima
jelas dan tidak salah pengertian.
Agar tujuan penulisan surat dapat tercapai, maka penulis surat harus
menguasai pengetahuan dan keterampilan surat-menyurat. Penulisan
surat yang kurang baik akan mempengaruhi arus informasi, sehingga
dapat terjadi salah pengertian dan tujuan penulisan surat pun tidak akan
tercapai.
Menurut
Sedarmayanti
(2001:163)
syarat-syarat
yang
perlu
diperhatikan oleh penulis surat agar dapat menulis surat dengan baik
adalah :
a. Memahami prosedur surat-menyurat
b. Memahami segala permasalahan yang akan ditulis
c. Memahami teknik penulisan surat yang baik
d. Memahami penggunaan tata bahasa dalam surat-menyurat
e. Memahami posisi penulis dan penerima surat
2. Fungsi Surat Menyurat
Dalam ruang lingkup surat sebagai dokumen kantor, menurut
Ramelan (2005:11-12) surat berfungsi sebagai berikut :
a. Tanda bukti tertulis otentik
Surat dapat digunakan untuk pembuktian apabila terjadi
perselisihan antar kantor-kantor atau pejabat-pejabat
yang
mengadakan hubungan korespondensi. Contoh: surat perjanjian,
surat kuasa, dan sebagainya.
b. Pedoman
Surat digunakan sebagai pedoman untuk melakukan sesuatu atau
bertindak. Misalnya surat perintah, surat instruksi, surat keputusan,
dan sebagainya.
c. Alat pengingat atau berfikir
Surat dapat digunakan untuk mengetahui hal-hal yang telah
terlupakan atau telah lama. Misalnya surat-surat yang diarsipkan.
d. Duta atau wakil dari penulis, pejabat atau organisasi pengirim surat.
6
Surat sebagai wakil organisasi dianggap sebagai mentalitas jiwa dan
kondisi intern dari organisasi yang bersangkutan.
3. Penggolongan Surat
Menurut Bratawidjaja (1995:56-57) jenis-jenis surat dapat
digolongkan menurut wujud, pemakaian, banyaknya sasaran yang dituju,
isinya, sifatnya dan proses penyelesaiannya.
a. Menurut wujud surat
1)
Surat biasa atau bersampul, adalah surat yang ditulis di atas kertas
yang biasanya dimasukkan ke dalam sampul yang akan
dikirimkan.
2)
Memo dan nota, adalah surat yang dipakai secara intern dalam
sutau organisasi. Memo dan note dipergunakan untukmeminta
atau memberi informasi serta petunjuk antar pejabat kantor.
3)
Kartu pos, adalah benda pos berbetuk kartu berukuran 10×15 cm
atau 15×20 cm yang dipakai apabila isi surat itu singkat dan tidak
rahasia.
4)
Warkat pos, adalah surat yang wujudnya berupa gabungan
sampul dan kertas surat. Warkat pos digunakan apabila isi surat
lebih panjang dari kartu pos. Isinya hanya boleh dibaca oleh
orang yang berhak yaitu yang tercantum pada alamat surat
5)
Telegram, adalah surat yang ditulis pada blanko telegram yang
berisi pokok-pokok singkat permasalahan.
6)
Surat tanda bukti, adalah surat berbentuk formulir yang dipakai
sebagai tanda bukti keabsaha aktivita antara dua pihak, misalnya
kuitansi, faktur, tanda terima, kartu identitas, dan sebagainya.
b. Menurut sifat isinya
1) Surat pribadi, adalah surat yang dibuat seseorang yang isinya
menyangkut kepentingan pribadi.
2) Surat dinas, adalah surat yang dibuat dan dikeluarkan oleh suatu
lembaga baik pemerintah maupun swasta dan di tandatangani oleh
pejabat atau yang mewakilinya.
c. Menurut keamanan isinya
7
1)
Surat biasa, yaitu surat yang tidak akan menimbulkan akibat
buruk atau merugikan organisasi yang bersangkutan jika isinya
diketahui atau dibaca orang lain.
2)
Surat rahasia, yaitu surat yang isinya tidakboleh diketahui oleh
orang lain karena akan menimbulkan kerugian bagi organisasi
atau pejabat yang bersangkutan.
3)
Surat sangat rahaisa, yaitu surat yang berisi masalah yang sangat
penting dan hanya boleh dibaca atau diketahui isinya oleh orang
tertentu yang berhak menyelesaikan atau mengambil keputusan.
d. Menurut proses penyelesaiannya
1) Surat biasa adalah surat yang tidak memerlukan tanggapan atau
penyelesaian secepatnya, tetapi dapat diselesaikan menurut urutan
surat yang diterima.
2) Surat segera adalah surat yang isinya memerlukan tanggapan atau
penyelesaian dengan segera lebih cepat dari surat biasa.
3) Surat sangat segera adalah surat yang isinya memerlukan tanggapan
penyelesaian yang secepatnya, harus dilakukan atau diselesaikan
pada kesempatan pertama atau prioritas utama.
e. Menurut kegiatan
1) Surat intern, adalah surat yang ditujukan untuk lingkungan suatu
organisasi atau instansi sendiri
2) Surat ekstern, adalah surat yang ditujukan keluar lingkungan
organisasi atau instansi.
f. Menurut sasaran yang dituju
1)
Surat biasa, adalah surat yang ditujukan kepada seseorang atau
organisasi tertentu.
2)
Surat edaran, adalah surat yang ditujukan kepada orang atau
organsiasi yang jumlahnya tidak terbatas.
4.
Bagian Surat
Menurut Sedarmayanti (2001:167-168) bagian surat dan fungsinya adalah :
a. Kepala surat (kop surat)
8
Kepala surat surat atau yang bisa juga disebut dengan kop surat
merupakan bagian teratas dalam sebuah surat. Fungsi penyertaan kepala
surat tersebut tidak terlepas dari pemberian informasi mengenai nama,
alamat, kegiatan dari lembaga tersebut serta juga bisa menjadi alat
promosi. Bagian surat yang pertama ini berisi: Logo atau lambang dari
sebuah instansi, lembaga, perusahaan atau organisasi, Nama instansi,
lembaga, perusahaan, atau organisasi tersebut, Alamat instansi, lembaga,
perusahaan, atau organisasi tersebut, Nomor telepon, kode pos, alamat
email atau alamat web. Biasanya setelah penulisan kepala surat atau kop
surat terdapat sebuah garis horizontal pemisah yang memisahkan antara
kepala surat dengan bagian-bagian surat yang lain seperti tempat dan
tanggal pembuatan
b. Tanggal Surat
Tanggal surat berfungsi memberitahukan kepada penerima surat kapan
surat itu ditulis. Sebagaimana diketahui, pengiriman surat kadang-kadang
cepat sampai ke tujuan, tetapi kadang-kadang juga lambat. Dengan
tercantumnya tanggal surat, penerima akan mengetahui berapa lama surat
itu dalam perjalanan.
c. Nomor, lampiran, dan hal atau perihal
Kata nomor, lampiran, dan hal ditulis dengan diawali huruf kapital dan
diikuti dengan titik dua yang ditulis secara berurutan ke bawah. Penulisan
kata lampiran hanya diperlukan apabila ada berkas yang dilampirkan
dalam surat tersebut
d. Nama dan alamat yang dituju
Tulislah nama dan alamat yang dituju serta kata sapaan dan gelar
akademis maupun nonakademis secara benar ejaannya.
e. Salam pembuka dan paragraf pembuka
Salam pembuka merupakan sapaan penghormatan yang dilakukan oleh
pengirim pesan kepada pihak lain sebelum menyampaikannya.
f. Isi surat
9
Isi surat merupakan inti surat yang ingin disampaikan oleh pengirim
kepada penerima surat. Secara garis besar, isi surat mencakup tiga hal
penting yaitu paragraf pembuka, paragraf isi, dan paragraf penutup.
g. Salam penutup dan paragraf penutup
Surat yang baik memerlukan salam penutup sebagai suatu ungkapan sikap
respek (hormat), sopan, atau etika berkirim surat.
h. Tanda tangan, nama jelas dan jabatan
Surat dinas dan surat bisnis dianggap sah jika ditandatangani oleh pejabat
yang berwenang, yaitu pimpinan suatu instansi, lembaga atau organisasi.
Setelah surat ditandatangani, nama pengirim dan jabatan perlu juga
dicantumkan dalam surat tersebut.
i. Tembusan/tindasan atau c.c (carbon copy)
Kata tembusan yang ditulis huruf awal kapital diletakkan di sebelah kiri
pada bagian kaki surat, lurus dengan bagian nomor dan hal, serta sejajar
dengan nama pengirim surat.
j. Inisial
Inisial, yang disebut juga sandi, merupakan tanda pengenal bagi petugas
yang membantu konsep dan yang mengetik surat tersebut. Inisial berguna
untuk mengetahui siapa pengonsep dan pengetik surat sehingga jika
terjadi kesalahan dalam pengetikan surat tersebut, pengonsep dan
pengetik surat tersebut dapat dihubungi dengan mudah.
5. Bentuk – Bentuk Surat
Menurut Fihoza dkk (1985, 4-5). Adapun yang dimaksud dengan
bentuk surat ialah tata letak atau posisi bagian-bagian surat. Masing-masing
bagian itu mempunyai posisi tertentu sesuai dengan fungsi dan perannya,
terutama sebagai petunjuk atau identifikasi untuk memproses surat tersebut.
Ada Berbagai bentuk-bentuk surat yang sering digunakan dalam
penulisan/pengetikan sehari-hari, diantaranya adalah Block Style, Hanging
Paragraph Style, Indented Style, Full Block Style, Official Style, Semi Block
Style
a. Bentuk Lurus (Block Style) Surat bentuk lurus atau block style adalah
bentuk surat dengan pengetikan secara lurus rata dari margin kertas sebelah
10
kiri, namun untuk tanggal dan salam penutup tidak diketik dari margin
sebelah kiri,
b.Bentuk Alinea Menggantung (Hanging Paragraph Style) Perbedaan surat
bentuk ini terletak pada isi paragpraphnya, dimana baris kedua pada
paragraph surat tersebut dimulai 5 baris (menggantung),
c. Bentuk Lekuk (Indented Style) Bentuk surat ini dikenali pada alamat
dalamnya yang berlekuk, dan setiap awal paragraph selalu menjorok 5 baris
kedalam sedangkan baris berikutnya tetap pada margin kiri,
d.Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style) Pada bentuk surat lurus penuh
(Full Block Style) seluruh bagian surat kecuali kop surat, pengetikannya
dimulai dari margin sebelah kiri.
e. Bentuk Resmi (Official Style) Bentuk resmi ini sering digunakan dalam
institusi pemerintahan, pada pengetikannya alamat dalam berada pada sisi
sebelah kanan, kemudian paragraf isi surat menjorok sedikit kedalam, setiap
awal paragraf menjorok 5 spasi kedalam.
f. Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style) Yang membedakan bentuk
Semi Block Style dengan Block Style maupun Full Block Style adalah pada
awal paragraph yang menjorok 5 karakter ke dalam, kemudian tanda tangan
berada di sebelah kanan surat.
C. Konsep Penataan Arsip
“Arsip” berasal dari bahasa Belanda, archief. Menurut Armosudrdjo
(1982, 157-158), archief dalam bahasa Belanda memiliki beberapa pengertian
berikut ini:
1. Tempat penyimpanan secara teratur bahan-bahan arsip: bahan-bahan
tertulis, piagam-piagam, surat-surat, keputusan-keputusan, akte-akte,
daftar-daftar, dokumen-dokumen, peta-peta.
2. Kumpulan teratur, dari bahan-bahan kearsipan tersebut.
3. Bahan-bahan yang harus diarsip itu sendiri.
Dalam bahasa Inggris, arsip dinyatakan dengan istilah file, yang berasal
dari bahasa Latin filum yang berarti tali atau benang. Karena pada awalnya
orang-orang Inggris menyatukan warkat dengan cara mengikatnya dengan tali
11
atau benang. Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, file dapat diartikan
sebagai:
1. Semacam lemari berlaci yang dipakai untuk menyimpan berkas-berkas
2. Sekelompok warkat sama jenisnya yang disimpan terpisah dari kelompokkelompok lainnya dalam lemari arsip. Misalnya foreign file, untuk
menyimpan/mengelompokkan jenis warkat surat menyurat dengan
perseorangan/organisasi di luar negeri.
3. Arsip sebagai kumpulan warkat yang disimpan. Misalnya central file (arsip
pusat). Istilah warkat diserap dari kosa kata bahasa Arab, warqat yang
artinya surat. Dewasa ini istilah warkat berkembang menjadi setiap
lembaran yang berisi keterangan, mempunyai arti dan kegunaan.
The Liang Gie (1979, 17) memberikan pengertian bahwa warkat adalah
setiap catatan tertulis atau bergambar mengenai sesuatu hal atau peristiwa yang
dibuat orang untuk keperluan perekam ingatan. Dalam bahasa Inggris warkat
dikenal dengan istilah record.
Sementara itu, menurut UU NO 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Arsip
merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media
sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat
dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan
dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
1. Macam-macam Arsip
Dalam Andriansyah (Materi Penataan Arsip) macam-macam arsip dapat
dibedakan sebagai berikut:
a. Arsip menurut subyek atau isinya dapat dibedakan menjadi 4 yaitu:
1) Arsip kepegawaian, contoh: Daftar riwayat hidup pegawai, surat
lamaran, surat pengangkatan pegawai dan rekaman prestasi.
2) Arsip keuangan, contohnya: laporan keuangan, bukti pembayaran,
daftar gaji, bukti pembelian, dan dan surat perintah bayar
3) Arsip pemasaran, contoh: Surat penawaran, surat pesanan, surat
perjanjian penjualan, daftar pelanggan dan daftar harga.
12
4) Daftar pendidikan, contohnya: kurikulum, satuan pelajaran, daftar
hadir siswa, raport dan transkip mahasiswa.
b. Arsip menurut bentuk dan wujud fisiknya
1) Surat, contohnya: naskah perjanjian/kontrak, akta pendirian
perusahaan, surat keputusan, notulen rapat, berita acara, laporan dan
tabel.
2) Pita rekaman
3) Mikro film
4) Disket
5) Compact disk
6) Flash disk
c. Arsip menurut nilai gunanya. Penggolongan arsip berdasarkan nilai dan
kegunaannya
1) Arsip bernilai informasi, contoh: pengumuman, pemberitahuan dan
undangan
2) Arsip
bernilai
administrasi,
contohnya:
ketentuan–ketentuan
organisasi, surat keputusan, prosedur kerja, dan uraian tugas
pegawai.
3) Arsip bernilai hukum, contoh: akta pendirian perusahaan, akta
kelahiran, akta perkawinan, surat perjanjian, surat kuasa dan
keputusan pengadilan.
4) Arsip bernilai sejarah, contohnya: laporan tahunan, notulen rapat, dan
gambar foto dan peristiwa
5) Arsip bernilai ilmiah, contoh: hasil penelitian
6) Arsip bernilai keuangan, contoh: kuitansi, bon penjualan, dan laporan
keuangan
7) Arsip bernilai pendidikan, contoh: karya ilmiah para ahli, kurikulum,
satuan pelajaran dan program pelajaran
d. Arsip Menurut Sifat Kepentingannya.
1) Arsip tak penting, contohnya surat undangan dan memo
2) Arsip biasa, contohnya: presentasi pegawai, surat permohonan cuti
dan surat pesanan barang
13
3) Arsip penting, contohnya: surat keputusan, daftar riwayat hidup
pegawai, laporan keuangan, buku kas dan daftar gaji
4) Arsip sangat penting/vital, contohnya: akta pendirian perusahaan,
buku induk pegawai, sertifikat tanah/bangunan dan ijazah
e. Arsip Menurut Fungsinya
1) Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung
dalam kegiatan kantor sehari-hari
2) Arsip statis, yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan secara
langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.
f. Arsip Menurut Tempat/Tingkat Pengolahannya
1) Arsip pusat, yaitu arsip yang disimpan secara sentralisasi atau berada
di pusat organisasi yang berkaitan dengan lembaga pemerintah dan
arsip nasional pusat di Jakarta.
2) Arsip unit, yaitu arsip yang berada di unit-unit dalam organisasi yang
berkaitan dengan lembaga pemerintah dan arsip nasional di daerah
ibu kota propinsi.
g. Arsip Menurut Keasliannya.
1) Arsip asli, yaitu dokumen yang langsung terkena hentakan mesin tik,
cetakan printer, tanda tangan, serta legalisasi asli yang merupakan
dokumen utama.
2) Arsip tembusan, yaitu dokumen kedua, ketiga dan seterusnya yang
dalam proses pembuatannya bersama dokumen asli, tetapi ditujukan
pada pihak selain penerimaan dokumen asli.
3) Arsip salinan, yaitu dokumen yang proses pembuatannya tidak
bersama dengan dokumen asli, tetapi memiliki kesesuaian dengan
dokumen asli.
4) Arsip petikan, arsip yang berupa tulisan atau ketikan ulang dari
sebagian arsip asli.
h. Arsip Menurut Kekuatan Hukum
1) Arsip autentik, yaitu arsip yang di atasnya terdapat tanda tangan asli
dengan tinta (bukan fotokopi atau film) sebagai tanda keabsahan dari
14
isi arsip bersangkutan. Arsip-arsip autentik dapat digunakan sebagai
bukti hukum yang sah.
2) Arsip tidak autentik, yaitu arsip yang di atasnya tidak terdapat tanda
tangan asli dengan tinta, arsip ini dapat berupa fotokopi, film,
mikrofilm dan hasil print komputer
2. Jenis-jenis Arsip
Dalam Andriansyah (Materi Penataan Arsip) arsip yang timbul karena
kegiatan suatu organisasi, berdasarkan golongan arsip perlu disimpan dalam
waktu tertentu. Arsip sementara sampai 1 tahun, Arsip yang diperlukan
disimpan antara 2 – 3 tahun, Arsip Penting 5-10 tahun dan sebagian kecil dari
jumlah arsip perlu disimpan secara permanen. Arsip yang disimpan pada bagian
pengolah adalah arsip-arsip yang frekuensi penggunaannya cukup tinggi. Arsip
juga dapat dikelompokkan melalui pengkategorian sebagai berikut:
a. Korespondensi
Korespondesi meliputi surat, pemberitahuan, edaran, dan memorandum
yang diterima oleh perusahaan dan Salinan surat yang dikirim keluar.
Korespondensi juga mencakup telegram dan pesan facsimile.
b. Arsip Keuangan
Ini termasuk semua dokumen yang berkaitan dengan pencatatan keuangan
perusahaan. Misalnya faktur, kas kecil, penerimaan rekening bank dan buku
besar akutansi.
c. Arsip Pembelian dan Penjualan
Ini termasuk semua dokumen yang berkaitan dengan pembelian, penjualan,
dan stok barang. Misalnya daftar harga Salinan pesanan.
d. Arsip Karyawan
Ini termasuk semua dokumen yang berkaitan dengan karyawan perusahaan,
misalnya formulir lamaran, catatan sikap karyawan, kehadiran dan
pemberhentian karyawan.
e. Arsip Administrasi
Semua catatan diperlukan berkaitan dengan administrasi perusahaan baik
karena persyaratan hukum atau persyaratan lainnya. Misalnya polis
15
asuransi, surat-surat kendaraan bermotor, surat izin perusahaan, perjanjian
jual beli, sertifikat saham dan lainnya.
3. Sistem Penataan Arsip
Dalam Andriansyah (Materi Penataan Arsip) kata “sistem” dalam
hubungannya dengan sistem kearsipan biasanya menunjukkan metode
penyusunan atau metode klasifikasi (penggolongan). Ada dua metode pokok
untuk menyimpan surat (dokumen, arsip), yaitu:
a. Metode Kearsipan Mendatar
Metode kearsipan mendatar adalah suatu metode kearsipan, dimana
dokumen-dokumen yang satu di taruh diatas, sedang yang lain dalam lacilaci, dan sebagainya. Metode ini mungkin sulit untuk mendapatkan
dokumen yang diperlukan.
b. Metode Kearsipan Vertikal
Metode kearsipan vertikal adalah suatu metode kearsipan, dimana
dokumen-dokumen yang satu di taruh di belakang yang lain berdasarkan
urutan klasifikasi yang diambil.
Sekarang
ini
yang
banyak
digunakan
adalah
sistem
penyimpanan/penataan arsip secara vertikal, namun sistem penataan secara
mendatar pun masih ada yang menggunakan untuk tujuan-tujuan tertentu.
Adapun sistem klasifikasi (penggolongan) dalam menata arsip yang
merupakan pengelompokkan arsip menurut/ masalah secara logis dan
sistematis
berdasarkan
fungsi
dan
kegiatan
instansi/kantor
yang
menciptakan atau menghimpunnya. Tujuan klasifikasi arsip yaitu sebagai
sebagai dasar penataan arsip secara sistematis dan efektif. Sedangkan
kegunaan klasifikasi arsip, yaitu:
1) Untuk mengelompokan arsip yang urusan/masalahnya sama ke dalam
satu berkas.
2) Untuk mengatur penyimpanan arsip secara logis dan sistematis.
3) Untuk memudahkan menemukan kembali arsip sehingga dapat
dicapai penghematan waktu dan tenaga.
Berikut ini dikemukakan lima macam sistem klasifikasi pengarsipan,
yaitu:
16
1) Klasifikasi menurut abjad (alphabetical classification), yaitu berkasberkas yang berhubungan dengan nama (orang, perusahaan, lembaga,
organisasi, dan sebagainya) disusun berdasarkan urutan abjad dari A
sampai dengan Z.
2) Klasifikasi menurut perihal (Subject classification), yaitu berkas-berkas
yang berhubungan dengan masalah dalam kantor dipisah-pisahkan,
kemudian diberi kode dalam mengindeks. Contoh : Kepegawaian,
Pengadaan, Pengangkatan, Mutasi, Keuangan, Gaji, Pendapatan,
Pajak,dst
3) Klasifikasi menurut nomor (numerical classification), yaitu penataan
berkas dengan memberikan nomor pada klasifikasi/kelompok masalah
tertentu.
4) Klasifikasi menurut urutan tanggal/urutan waktu (chronological
classification), yaitu penataan arsip berdasarkan urutan tanggal tanggal,
bulan, tahun tanpa memperhatikan masalah berkas tersebut.
5) Klasifikasi menurut wilayah (geograpichal classification), yaitu
penataan
arsip
berdasarkan
nama
wilayah
(propinsi,
kabupaten/kotamadya, kecamatan dan sebagainya).
4. Manajemen Arsip
Pemeliharaan arsip merupakan salah satu aspek paling penting dalam
manajemen perkantoran. Jika arsip tidak dikelola secara sistematis akan
menyebabkan kebingungan dan keterlambatan dalam menemukan arsip.
a. Ricks dan Gow. Manajemen arsip adalah pengendalian yang sistematis
terhadap arsip dari penciptaan sampai penghapusan.
b. Zare. K. Quible . Manajemen arsip sebagai kegiatan yang dirancang untuk
mengontrol siklus hidup arsip dari mulai pencuptaan sampai kepada
penghapusan.
c. Balachandran, V., Chandrasekaran, V. Manajemen arsip merujuk pada
fungsi administratif yang berkaitan dengan penciptaan, pengaturan,
pemeliharaan,
penggunaan,
pengambilan,
(Andriansyah, Materi Penataan Arsip)
17
dan
penghapusan
arsip.
5. Tujuan Manajemen Arsip
Dalam Andriansyah (Materi Penataan Arsip) tujuan utama dari manajemen
arsip adalah untuk memastikan arsip tersedia saat dibutuhkan, sehingga
organisasi dapat beroperasi secara efisien. Manajemen arsip dilaksanakan untuk
mencapai tujuan sebagai berikut.
a. Memastikan ketersediaan informasi saat diperlukan
b. Melindungi sejarah organisasi melalui arsip
c. Mengendalikan penciptaan dan pertumbuhan arsip
d. Meningkatkan produktivitas
e. Mengasimilasi teknologi manajemen arsip yang baru.
f. Memastikan kepatuhan terhadap peraturan
g. Meminimalkan risiko dari gugatan hukum
h. Melindungi informasi penting
i. Menumbuhkan profesionalisme dalam menjalankan bisnis
j. Memberikan informasi yang akurat, tepat waktu, dan lengkap untuk
mendukung pengambilan keputusan dalam manajemen organisasi
k. Menyediakan informasi dan arsip dengan biaya serendah mungkin
l. Memberikan pelayanan yang maksimal kepada pengguna arsip
m. Membuang arsip yang tidak diperlukan
6. Karakteristik Manajemen Arsip
Beberapa karakteristik dari manajemen arsip adalah sebagai berikut:
a. Penciptaan dan pemeliharaan arsip. Hal ini berkaitan dengan
penciptaan,distribusi, pemeliharaan, retensi, pelestarian, pengambilan
dan penghapusan arsip.
b. Informasi harus diperlakukan sebagai sumber daya. Arsip berfungsi
sebagai bukti. Arsip merupakan sumber daya. Oleh karena itu arsip harus
tetap dipelihara dengan baik.
c. Arsip adalah memori dari suatu organisasi . Arsip adalah catatan tertulis
yang merupakan memori bisnis. Arsip dapat digunakan untuk
pengambilan keputusan.
d. Arsip dikelola melalui siklus hidup arsip. Siklus hidup arsip meliputi
penciptaan, pemanfaatan, penyimpanan, pengambilan, dan penghapusan.
18
e. Merupakan program berkesinambungan. Arsip adalah alat bantu yang
penting, ketika dirujuk untuk menyelesaikan perselisihan. Penciptaan,
pemanfaatan, penyimpanan, pengambilan, dan penghapusan arsip
merupakan proses berkesinambungan dan bukan pekerjaan yang hanya
dilakukan satu kali. Orang bisa datang dan pergi, tetapi arsip diciptakan
dan dipelihara selama-lamanya. (Andriansyah, Materi Penataan Arsip)
7. Nilai Guna Arsip
Dalam Andriansyah (Materi Penataan Arsip) arsip yang digunakan dan
dipertahankan oleh organisasi, biasanya karena memiliki nilai guna bagi
organisasi. Nilai guna arsip tersebut terdiri atas administratif, legal, dan historis.
a. Administratif
Arsip memiliki nilai guna adiministratif, karena membantu karyawan
melakukan aktivitas kantor. Panduan kebijakan, faktor, dan laporan laba
rugi adalah beberapa contoh dari arsip yang memiliki nilai administratif.
b. Legal
Arsip memiliki nilai legal karena dapat dijadikan sebagai bukti transaksi
bisnis. Dokumen kontrak, perjanjian keuangan yang mengikat secara
hukum, akta kepemilikan aset, dan anggaran dasar pendirian organisasi
merupakan beberapa contoh arsip yang memiliki nilai hukum.
c. Historis
Arsip memiliki nilai historis karena, mendokumentasikan operasi
organisasi dan perubaha besar terjadi. Contoh arsip yang memiliki nilai
historis adalah risalah rapat, dokumen public relations, dan informasi
tentang pejabat perusahaan.
8. Siklus Hidup Arsip
Arsip memiliki siklus hidup, siklus hidup arsip terdisi atas penciptaan,
pendistribusian, penggunaan, pemeliharaan dan penghapusan. Berikut ini
penjelasan dari masing-masing tahapan dari siklus hidup arsip tersebut.
a. Penciptaan atau pengumpulan
Siklus ini dimulai ketika membuat atau mengumpulkan catatan. Ketika
surat diterbitkan, email ditulis, formulir diisi, atau pamflet dicetak, ketika
itu arsip sedang diciptakan.
19
b. Pendistribusian
Selama fase ini, arsip dikirim kepada orang yang bertanggung jawa atas
penggunaannya.
c. Penggunaan
Arsip umumnya digunakan untuk pengambilan keputusan, untuk
referensi, untuk memenuhi penyelidikan, dan persyaratan hukum.
d. Pemeliharaan
Arsip harus disimpan dan dipelihara agar dapat digunakan pada masa
yang akan datang. Prosedur penyimpanan yang digunakan dalam fase ini
bervariasi tergantung pada apakah arsip berupa kertas, media magnetik,
media optik, atau micrographics. Penyimpanan arsip melibatkan
penggunaan peralatan dan ruang pengarsipan yang efisien. Sistem
pengarsipan juga perlu diperhatikan agar arsip mudah disimpan dan
ditemukan kembali dengan cepat. Arsip harus dilindungi dari kerusakan
dan kerugian. Nilai setiap arsip harus dievaluasi ulang secara berkala.
e. Penghapusan
Penghapusan
dilakukan
terhadap
arsip
yang
tidak
diperlukan.
Penghapusan arsip dapat dilakykan dengan menghancurkan arsip atau
dengan memindahkan arsip tersebut ke tempat penyimpanan permanen.
(Andriansyah, Materi Penataan Arsip)
9. Ciri-Ciri Pengarsipan yang Baik
Sistem pengarsipan dapat diandalkan untuk menyediakan informasi
yang diperlukan dengan akurat. Berikut ini adalah ciri-ciri dari sistem
pengarsipan yang baik. (Rasto, 2015, hlm.104-106)
a. Aksesibilitas
Arsip yang diperlukan untuk rujukan dapat diambil tanpa kehilangan
waktu. Lemari arsip diletakkan ditempat yang mudah jangkau.
b. Kesederhanaan
Sistem pengarsipan harus sederhana, sehingga setiap orang dapat dengan
mudah menggunakannya tanpa memerlukan pelatihan khusus atau
memiliki pengetahuan tentang sistem pengarsipan yang mendalam.
c. Ekonomis
20
Sistem pengarsipan harus ekonomis terkait dengan tenaga kerja,
peralatan, dan biaya. Cara terbaik yang dapat dilakukan adalah dengan
menentukan daur hidup untuk masing-masing arsip. Dengan cara ini arsip
yang sudah habis masa aktifnya dapat dimusnakan.
d. Kesesuaian
Sifat dan volume pengarsipan bervariasi untuk setiap organisasi. Sistem
pengarsipan harus disesuaikan dengan kebutuhan organisasi.
e. Fleksibel
Sistem pengarsipan harus fleksibel sesuai dengan perkembangan
organisasi. Dengan kata lain, sistem pengarsipan harus dapat beradaptasi
sesuai dengan tuntutan perubahan organisasi.
f. Klasifikasi
Sistem pengarsipan harus didukung oleh sistem klasifikasi yang tepat,
sehingga penyimpanan dan pencarian arsip dapat dilakukan dengan cepat
dan mudah. Sistem klasifikasi yang dapat digunakan adalah sistem abjad,
sistem numerik, sistem alpha-numerik, sistem geografis, dan sistem
subjek. Sistem abjad paling banyak digunakan karena mudah dimengerti
dan mudah dalam membuat indeks.
g. Rujukan silang
Kadang-kadang surat ditujukan kepada dua pihak yang berbeda. Dalam
kasus ini diperlukan rujukan silang sehingga mudah untuk ditemukan.
h. Keamanan
Sistem pengarsipan harus dapat mencegah dari gangguan berbagai pihak
yang tidak memiliki kewenangan. Arsip juga harus terhindar dari
gangguan tikus dan rayap. Untuk tujuan tersebut langkah-langkah berikut
dapat dilakukan.
1) Lemarin tahan api dapat digunakan untuk menyimpan dokumen
berharga.
2) Hanya staf bagian pengarsipan yang dapat masuk ke tempat
pengarsipan.
3) Arsip dikeluarkan hanya atas dasar permintaan resmi dari pihak yang
berwenang.
21
4) Sebuah prosedur harus dirancang untuk memastikan arsip yang
dipinjam dapat dikembalikan dengan cepat.
i. Indeks
Indeks arsip sangat diperlukan untuk membantu mencari arsip dengan
cepat.
j. Retensi
Harus ada kebijakan retensi arsip. Periode penyimpanan arsip harus
dinyatakan dengan jelas. Hanya arsip yang masih memiliki masa aktif
yang disimpan. Arsip yang sudah tidak memiliki masa aktif harus
dimusnahkan dengan mengikuti prosedur yang benar sesuai dengan
perundang-undangan.
10. Arsip Nasional Republik Indonesia
Arsip Nasional Republik Indonesia (disingkat ANRI) merupakan salah
satu Lembaga
Pemerintah
Non
Kementerian yang
dibentuk
berdasarkan Undang-Undang No.7/1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok
Kearsipan yang kemudian diubah menjadi Undang-Undang No. 43/2009
Tentang Kearsipan dalam rangka melaksanakan tugas pemerintahan dibidang
kearsipan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang
berlaku.
ANRI
mempunyai
tugas
penyelenggaraan pemerintahan saat
yang
sangat
ini
penting
dalam
karena Arsip sendiri
memiliki fungsi yang sangat vital sebagai memori kolektif bangsa, selain itu
ANRI juga berperan sebagai pembina Kearsipan Nasional sesuai dengan Pasal
8 Ayat 1 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009.
a. Tugas dan fungsi Arsip Nasional Republik Indonesia
1) Tugas
Melaksanakan tugas pemerintahan di bidang kearsipan sesuai dengan
ketentuan dan peraturan perundang-undangan.
2) Fungsi
i.
Pengkajian dan penyusunan kebijakan nasional di bidang kearsipan;
ii.
Koordinasi kegiatan fungsional dalam pelaksanaan tugas lembaga;
22
iii.
Fasilitasi dan pembinaan terhadap kegiatan instansi pemerintah di
bidang kearsipan;
iv.
Penyelenggaraan pembinaan dan pelayanan administrasi umum di
bidang perencanaan umum, ketatausahaan, kehumasan, hukum,
organisasi dan tata laksana, kepegawaian, keuangan, perlengkapan dan
rumah tangga, persandian, dan kearsipan;
v.
Penyelenggaraan pembinaan kearsipan nasional;
vi.
Pelindungan, penyelamatan, dan pengelolaan arsip statis berskala
nasional dan;
vii.
Penyelenggaraan sistem dan jaringan informasi kearsipan nasional;
3) Kewenangan
i.
Penyusunan rencana nasional secara makro di kearsipan;
ii.
Penetapan dan penyelenggaraan kearsipan nasional untuk mendukung
pembangunan secara makro;
iii.
Penetapan sistem informasi di bidang kearsipan;
iv.
Kewenangan lain yang melekat dan telah dilaksanakan sesuai dengan
ketentuan peraturan perundang-undangan yaitu:
-
Perumusan dan pelaksanaan kebijakan tertentu di bidang
kearsipan;
-
Penyelamatan serta pelestarian arsip dan pemanfaatan naskah
sumber arsip
b. Jabatan Fungsional Arsiparis dan Angka Kreditnya
1) Dasar:
i.
PERMENPAN-RB : Nomor 48 Tahun 2014, Tanggal 16 Oktober 2014
jo Permenpan-RB Nomor 13 Tahun 2016
ii.
PERKA BKN : Nomor 24 Tahun 2016, Tanggal 23 desember 2016
2) Pengertian : Jabatan fungsional tertentu yang mempunyai ruang lingkup fungsi,
dan tugas, tanggungjawab, dan wewenang untuk melaksanakan kegiatan
kearsipan pada Lembaga Negara, Pemerintahan Daerah, Pemerintahan Desa,
dan Perguruan Tinggi Negeri
23
3) Tugas Pokok : Melaksanakan kegiatan pengelolaan arsip dinamis, pengelolaan
arsip statis, pembinaan kearsipan dan pengolahan dan penyajian arsip menjadi
informasiArsiparis
4) Kategori Keterampilan
i.
berijazah Diploma III (D.III) bidang kearsipan atau bidang ilmu lain yg
ditentukan oleh instansi pembina;
ii.
pangkat paling rendah Pengatur Golongan Ruang II/c;
iii.
nilai kinerja paling kurang bernilai baik dalam 1 (satu) tahun terakhir
5) Kategori Keahlian
i.
berijazah Sarjana (S1)/Diploma IV (D.IV) bidang kearsipan atau bidang
ilmu lain yg ditentukan oleh instansi pembina;
ii.
pangkat paling rendah Penata Muda Golongan Ruang III/a;
iii.
nilai kinerja paling kurang bernilai baik dalam 1 (satu) tahun terakhir
6) Pengangkatan Perpindahan Dari Jabatan Lain
Kategori Keterampilan
i.
tersedia
formasi
untuk
Jabatan
Fungsional
Arsiparis
Kategori
Keterampilan;
ii.
berijazah DIII bidang kearsipan atau bidang ilmu lain yg ditentukan oleh
instansi pembina;
iii.
pangkat paling rendah Pengatur, Golongan Ruang II/c;
iv.
memiliki pengalaman dibidang kearsipan paling kurang 2 tahun;
v.
mengikuti dan lulus sertifikasi jabatan fungsional Arsiparis;
vi.
nilai kinerja paling kurang bernilai baik dalam 1 (satu) tahun terakhir; dan
vii.
Usia paling tinggi 3 tahun sebelum mencapai BUP.
Kategori Keahlian
i.
tersedia formasi untuk Jabatan Fungsional Arsiparis Kategori Keahlian;
ii.
berijazah Sarjana (S1)/ Diploma IV (D.IV) bidang kearsipan atau bidang
ilmu lain yg ditentukan oleh instansi pembina;
iii.
pangkat paling rendah Penata Muda, Golongan Ruang III/a;
iv.
memiliki pengalaman dibidang kearsipan paling kurang 2 tahun
v.
mengikuti dan lulus sertifikasi jabatan fungsional Arsiparis;
vi.
nilai kinerja paling kurang bernilai baik dalam 1 (satu) tahun terakhir; dan
24
vii.
Usia paling tinggi 3 tahun sebelum mencapai BUP.
7) Pengangkatan
Dari
Kategori
Keterampilan
Ke
Kategori
Keahlian.
Arsiparis Keterampilan yang memperoleh Ijazah S1/D.IV dapat diangkat dalam
Arsiparis Keahlian dgn syarat:
i. tersedia formasi untuk Jabatan Fungsional Arsiparis Kategori Keahlian;
ii. telah lulus Pendidikan dan Pelatihan Penjenjangan Jabatan Arsiparis; dan
iii. lulus sertifikasi kompetensi Penjenjangan Jabatan Arsiparis.
8) Kenaikan Jabatan
Arsiparis yang akan naik jabatan setingkat lebih tinggi harus mengikuti dan
lulus uji kompetensi.
9) Pemberhentian Sementara
i.
diberhentikan sementara sebagai PNS;
ii.
ditugaskan secara penuh di luar jabatan Arsiparis;
iii.
cuti di luar tanggungan negara, kecuali untuk persalinan keempat dan
seterusnya; atau
iv.
tugas belajar lebih dari 6 (enam) bulan.
10) Pengangkatan Kembali
Setelah ditugaskan secara penuh diluar jabatan Arsiparis dan ditugaskan
kembali pada unit kearsipan atau lembaga kearsipan dengan syarat:
i.
usia paling tinggi 56 tahun bagi pejabat Pengawas yg akan menduduki
Arsiparis Ahli Muda;
ii.
usia paling tinggi 58 tahun bagi pejabat Administrator yg akan menduduki
Arsiparis Ahli Madya;
iii.
Usia paling tinggi 58 tahun bagi Pejabat Pimpinan Tinggi yg akan
menduduki Arsiparis Ahli Madya dan Ahli Utama;
25
BAB III
PEMBAHASAN
A. Profil Sekolah
Kegiatan observasi dan wawancara ini dilaksanakan pada hari Kamis,
21 November 2019 di SMP Tunas Unggul yang terletak di Pasir Impun, Kec.
Mandalajati, Kota Bandung, Jawa Barat Kode Pos: 40195 dengan profil
sekolah sebagai berikut.
NPSN : 60724618
Status : Swasta
Bentuk Pendidikan : SMP
Status Kepemilikan : Yayasan
SK Pendirian Sekolah : 421.3/331-Disdik
Tanggal SK Pendirian : 2012-02-16
SK Izin Operasional : 421.3/265-sekret 2012
Tanggal SK Izin Operasional : 2012-01-18
Visi
Menjadi sekolah unggul yang melahirkan pribadi yang berkarakter,
berakhlak mulia, cerdas, terampil, serta berwawasan global.
Misi
1. Menjadi sekolah unggul yang melahirkan pribadi yang berkarakter,
berakhlak mulia, cerdas, terampil, serta berwawasan global.
2. Mewujudkan lulusan yang cerdas, terampil, inovatif, kreatif, berkarakter,
berakhlak mulia, serta siap berkompetisi di masa depan baik ditingkat lokal
maupun global.
3. Mewujudkan sekolah terbaik dalam pengembangan multi potensi siswa.
4. Mewujudkan sekolah pembelajaran multi media.
5. Mewujudkan sekolah dua bahasa sebagai modal dalam pergaulan antar
bangsa.
6. Mewujudkan lingkungan sekolah yang kondusif, aman, serta nyaman.
7. Mewujudkan sarana dan prasarana yang optimal bagi terselenggaranya
pembelajaran yang efektif.
26
8. Mewujudkan sekolah dengan layanan pendidikan agama Islam yang intensif
serta mendalam.
9. Mewujudkan sekolah dengan kompetensi kepala sekolah, guru, serta staf
profesional.
10. Mewujudkan manajemen berbasis sekolah yang unggul.
11. Mewujudkan keragaman dalam penilaian atas potensi, bakat, serta prestasi
siswa.
12. Menyiapkan anak didik ke jenjang pendidikan yang lebih tinggi dengan
lebih baik.
13. Melibatkan masyarakat dalam pengembangan siswa, guru, dan orang tua.
Tujuan
1. Sekolah mampu menjadi lembaga inovatif, kreatif, dinamis, serta
berwawasan global.
2. Sekolah mampu melahirkan lulusan yang cerdas, terampil, inovatif, kreatif,
berkarakter, berakhlak mulia serta siap berkompetisi dimasa depan baik
ditingkat lokal maupun global.
3. Sekolah mampu mengembangkan multi potensi anak melalui sistem
pembelajaran multi metode.
4. Sekolah mampu memberikan layanan pendidikan dengan dua bahasa
sebagai modal siswa dalam pergaulan antar bangsa.
5. Sekolah mampu menciptakan lingkungan yang kondusif, aman, serta
nyaman.
6. Sekolah mampu menyediakan sarana dan prasarana yang optimal bagi
terselenggaranya.
7. Sekolah mampu menyediakan pendidikan agama Islam yang intensif serta
mendalam.
8. Sekolah mampu menyiapkan kepala sekolah, guru, serta staf profesional.
9. Sekolah mampu menciptakan manajemen berbasis sekolah yang unggul.
10. Sekolah mampu menciptakan keragaman dalam penilain dalam potensi,
bakat, serta kemampuan siswa dari sisi kognitif, afektif, maupusn
psikomotor.
27
11. Sekolah mampu melahirkan lulusan yang siap melanjutkan ke jenjang
pendidikan yang lebih tinggi dengan lebih baik.
12. Sekolah melibatkan masyarakat dalam pengembangan siswa, guru, dan
orang tua.
B. Implementasi
Adapun implentasi dari hasil observasi dan wawancara di SMP Tunas
Unggul adalah sebagai berikut:
1. Korespondensi
SMP Tunas Unggul tidak memiliki kepala administrasi yang resmi
karena dalam pelaksanaan administrasinya semua berpusat di yayasan yang
mencakup PG, TK, SD, SMP, dan SMA sedangkan di SMP Tunas unggul
hanya ada satu tenaga administrasi sekolah untuk mengurusi segala perihal
mengenai administrasi, surat menyurat dan kearsipan. Prosedur penulisan
surat di SMP Tunas Unggul ialah menggunakan sistem komando sehingga
saat tenaga kependidikan memerlukan surat maka langsung berkomunikasi
dengan tenaga administrasi yang mendapatkan tugas untuk membuat surat
sesuai dengan perihal yang ditugaskan
Dalam proses pembuatan surat, SMP Tunas Unggul di bawah
yayasan sudah memiliki format tersendiri sehingga hanya tinggal mengikuti
format untuk semua surat yang dibuat seperti surat dinas, surat keputusan,
surat tugas, dll. Setelah pembuatan surat selesai, maka tenaga administrasi
sekolah menunjukan surat terlebih dahulu kepada kepala sekolah dan
setelah dikonfirmasi maka dilanjutkan kepada peminta surat.
Mengenai surat masuk dan keluar SMP Tunas Unggul menggunaan
prosedur yang biasa dilakukan sekolah pada umumnya yaitu jika ada surat
masuk disimpan di pos satpam, dari satpam ke guru piket kemudian
berlanjut ke tata usaha, setelah di konfirmasi oleh tata usaha disampaikan
kepada penerima surat, lalu surat di salin dan diarsipkan. Sedangkan untuk
surat keluar menyesuaikan kepada penerima surat,
untuk surat
pemberitahuan kepada orang tua siswa SMP Tunas Unggul sudah
menggunakan media e-mail dan whatsapp dalam pengiriman surat,
28
sehingga diantara orang tua siswa dan guru memiliki grup whatsapp untuk
berbagi informasi.
Pengagendaan korespondensi di SMP Tunas Unggul tidak rumit
bahkan sangat biasa hanya menggunakan map surat masuk dan keluar saja
karena tidak terlaku banyak surat keluar dan masuk karena SMP Tunas
Unggul dalam implementasi pengorganisasiannya hanya mengurusi pihak
internal SMP itu sendiri, sedangkan untuk kerjasama, pemerintah, dll itu
berpusat pada yayasan.
2. Penataan Arsip
Sistem penataan arsip di SMP Tunas Unggul dimulai pada tahun
2018, meskipun sekolah didirikan pertama kali pada tahun 2010, tetapi
SMP Tunas Unggul baru merekrut tenaga administrasi pada tahun 2018.
Dalam penataan arsip SMP Tunas Unggul hanya menggunakan map surat
dan lemari arsip yang disusun berdasarkan waktu dan abjad tidak
menggunakan buku ekspedisi dan kartu kendali untuk arsip yang
berbentuk fisik, sedangkan arsip dalam bentuk file di susun di laptop
berdasarkan waktu dan sub kegiatan agar lebih mudah ditemukan.
Pemusnahan arsip di SMP Tunas Unggul dilakukan per tahun ajaran
baru dengan memindahkan dokumen yang ada di kantor aministrasi
dipindahkan ke ruangan kepala sekolah dan disimpan sekitar dua sampai
tiga tahun lalu dimusnahkan, dokumen yang dimusnahkan adalah
dokumen yang berupa laporan, sedangkan untuk surat, dokumen tenaga
pendidik, siswa, belum ada yang dimusnahkan.
C. Analisis
Korespondensi merupakan salah satu bentuk komunikasi verbal yang
digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis maupun nonbisnis kepada
pihak lain. Pada umumnya, proses penyampaian pesan-pesan bisnis maupun
nonbisnis ini adalah secara tertulis, baik dalam bentuk surat, memo, proposal,
agenda, maupun dalam bentuk mencapai suatu tujuan tertentu. Dalam
pengimplementasiannya, SMP Tunas Unggul sudah baik dalam hal
29
korespondensi karena hanya melaksanakan teknis di dalam sekolah,
sedangkan untuk hubungan dengan pihak luar itu berpusat pada yayasan.
Arsip merupakan bukti dari suatu kejadian atau peristiwa. Arsip juga
dapat diartikan sebagai informasi yang dibuat, diterima, dan dipelihara oleh
suatu organisasi atau seseorang yang sedang melakukan kewajiban hukum
atau transaksi bisnis. Dengan demikian kelompok dapat menyimpulkan bahwa
arsip merupakan suatu dokumen berisi informasi-informasi penting dalam
lembaga atau organisasi mengenai fungsi organisasi/sistem-sistem yang ada
dalam organisasi, kebijakan, keputusan, prosedur, operasi dan kegiatan
lainnya.
Jenis arsip yang dipakai dalam organisasi atau lembaga tergantung
pada kegunaan dari arsip tersebut dan kebutuhan organisasi. Sehingga media
yang digunakan pula dalam pengarsipan berbeda-beda untuk menjaga
keamanan arsip.
Manajemen arsip merupakan prosedur pengelolaan terhadap arsip
untuk mengontrol siklus hidup arsip dari mulai penciptaan sampai pada
penghapusan. Untuk menjaga keberlangsungan pengarsipan yang baik pada
suatu organisasi, maka dibutuhkan pengelolaan yang teratur yang diorganisir
oleh staf-staf tertentu yang memiliki keahlian dibidang tersebut. Sehingga
dalam pengarsipan diperlukan standar pengelolaan seperti kemudahan
aksesibilitas, kesederhanaan, ekonomis, kesesuaian dengan kebutuhan
organisasi, fleksibel, klasifikasi, rujukan silang, keamanan, indeks, dan
rentensi arsip.
SMP Tunas Unggul sangat terlambat dalam hal penataan arsip karena
baru merekrut tenaga administrasi tahun 2018 sedangkan sekolah dibentuk
pada tahun 2010, sehingga untuk data arsip dari tahun 2010-2014 berantakan
dan ada beberapa yang hilang, tetapi sekarang sudah mulai dirapikan kembali
oleh tenaga administrasi SMP Tunas Unggul dan juga sudah melakukan
backup data ke dalam goegle drive, jadi jikalau komputer mengalami kendala
dan data hilang tetap masih bisa ditemukan sehingga pada penataan arsip
sudah mulai dilakukan dengan baik dan terstruktur.
30
BAB IV
PENUTUP
A. Simpulan
Prosedur penulisan surat menyurat atau korespondensi yang sesuai
mempunya arti penting dalam menunjang kegiatan pelaksanaan sebuah
organisasi untuk mencapai tujuan bersama, dan dalam pelaksanaan nya SMP
Tunas Unggul Sudah melakukan prosedur korespondensi dengan baik.
Penataan arsip merupakan salah satu aspek paling penting dari
manajemen perkantoran. Jika arsip tidak ditata dan dikelola secara sistematis,
akan menyebabkan kebingungan dan keterlambatan dalam menemukan arsip.
Sebagai manajemen arsip menurut Ricks dan Gow (dalam Rasto, 2015,
hlm.100) mengatakan bahwa manajemen arsip adalah pengendalian yang
sistematis terhadap arsip dari penciptaan sampai penghapusan. Meskipun SMP
Tunas Unggul terlambat dalam menata dan mengelola arsip tetapi penataan
arsip di SMP Tunas Unggul terbilang baik karena memperhatikan kebutuhan
organisasi, kesederhanaan, ekonomis, aksesibilitas, keamanan, dan retensi.
B. Saran
Sebagai mahasiswa yang menjadi generasi masa depan yang akan
menempati tiap-tiap sektor lapangan kerja di dunia, yang setiap sektor tersebut
membutuhkan korespondens dan penataan atau manajemen arsip yang
sistematis dan terstruktur. Oleh karena itu, ketika kita ingin menduduki posisi
tersebut maka kita harus mengetahui korespondensi dan penataan arsip yang
baik dan benar agar dapat terlaksana secara efektif dan efisien.
Untuk SMP Tunas Unggul sebaiknya lebih ditingkatkan dalam hal
korespondesi dan penataan arsip agar data mudah ditemukan karena data
merupakan informasi yang sangat penting untuk menjalankan suatu organisasi
termasuk sekolah agar sekolah bisa lebih baik lagi dalam pelaksanannya.
31
DAFTAR PUSTAKA
Andri Andriansyah. Penataan Arsip. [Online].
http://www.academia.edu/8620231/MATERI_PENATAAN_ARSIP
[12
November 2019]
Arsip Nasional Republik Indonesia. https://www.anri.go.id/
Asnawi, Anita. 2014. Bahan Kuliah : Korespondensi Indonesia. Program
D III Kesekretariatan Universitas Dr. Soetomo.
Bratawidjadja, Thomas Wiyasa, 1995, Surat Bisnis Modern, Edisi Umum
1, Jakarta: PT. Gramedia.
Gie, The Liang 2007. Administrasi Perkantoran. Yogyakarta : Modern
Liberty.
Finoza, dkk. Korespondensi Niaga Indonesia Modern. 1985. Nina
Dinamika. Jakarta.
Johariah, Aan. 2004. Melakukan Prosedur Administrasi. Bandung
Noor Laila. 2015. Makalah Korespondensi dan Penataan Arsip . [Online].
http://noorlaila-lailamajnun.blogspot.co.id/2015/04/makalah-korespondensi-danpenataan-arsip.html 12 November 2019]
Purwanto, Djoko. 2007. Komunikasi Bisnis. Edisi Ketiga. Jakarta:
Erlangga.
Ramelan. 2005. Pedoman Lengkap Menulis Surat Bisnis Modern. PPM:
Jakarta.
Rasto. 2015. "Manajemen Perkantoran: Paradigma Baru". Bandung: Alfabeta
Sedarmayanti, 2001. Dasar-dasar Pengetahuan Tentang Manajemen
Perkantoran. Mandar Maju, Bandung.
32
LAMPIRAN
Lampiran 1 (Dokumentasi)
33
Lampiran 2: Pertanyaan dan hasil wawancara
Narasumber
: Rani S. Pd.
Jabatan
: Tenaga Administrasi Sekolah
Pertanyaan
:
1.
Bagaimana profil SMP Tunas Unggul?
2.
Visi Misi SMP Tunas Unggul?
3.
Bagaimana prosedur penyusunan surat di SMP Tunas Unggul?
4.
Siapa yang bertugas membuat surat?
5.
Hal apa saja yang harus diperhatikan dalam pembuatan surat?
6.
Apa saja syarat penulisan surat di SMP Tunas Unggul?
7.
Bagaimana prosedur surat masuk dan surat keluar di SMP Tunas Unggul?
8.
Bagaimana sistem pengagendaan korespondensi di SMP Tunas Unggul?
9.
Media apakah yang digunakan untuk mengirim surat?
10. Bagaimana sistem penataan arsip di SMP Tunas Unggul?
11. Apa saja dokumen yang diarsipkan?
12. Apa saja jenis arsip di SMP Tunas Unggul?
11. Bagaimana prosedur penataan arsip di SMP Tunas Unggul?
12. Bagaimana proses penyimpanan arsip di SMP Tunas Unggul?
13. Bagaimana cara penemuan kembali dokumen sekolah?
34
14. Bagaimana prosedur pemusnahan arsip di SMP Tunas Unggul?
15. Adakah aplikasi yang digunakan dalam penataan arsip di SMP Tunas
Unggul?
Jawaban:

Di tunas unggul tidak ada kepala administrasi yang resmi, secara
mekanisme berdasarkan permen harusnya di antra dengan jumlah siswa
sekian sudah punya sekian kepala tata usaha tapi karena sebagian sistem
administrasi berpusat pada yayasan, jadi setiap unit tk, sd, smp mempunya
1 orang tenaga administrasi yang khusus surat menyurat. Smp tunas unggul
didirikan setelah pg tk, sd, banyak permintaan dari orang tua untuk memuat
smp. Smp nya sendiri di bangun tahun 2010.

Prosedur penulisan surat di smp tunas unggul
Pada awal terbentuknya sekolah sistem administrasinya belum terlalu rapih,
jadi prosuder pembuatan surat saya hanya mendapatkan tugas, misalkan dari
wakasek kurikulum, adanya workshop mengenai ada seminar, nanti
wakaseknya sendiri yang meminta membuatkan surat tugas hanya itu, jadi
menunggu perintah untuk pembuatan surat tugas itu sendiri.

Untuk tamplet surat itu, kalau untuk penyusunannya sendiri tidak ada
penyusunan khusus karena di laptop yang di berikan sekolah sudah ada
tamplet khusus, jadi surat tugas, sk, surat pemberitahuan itu sudah ada,
tinggal memperbaharui perihal tanggal, tempat dan lain sebagainya, terus
saya print dan saya lihatkan dulu kepada ibu kepala nanti biasanya di
koreksi sama ibu kepala tentang hal-hal bahasanya ada yang harus di ganti,
redaksinya, setelah di koreksi dan di perbaiki terus di print yang aslinya dan
di beri kop surat.

Siapa yang bertugas membuat surat
Yang membuat bagian admin kalau secara umum di sebutnya TU tapi kalau
disini disebutnya admin, sk baru terkait program baru dari pemerintah, nah
kan belum ada contohnya di laptop biasanya saya cari di internet, biasanya
di sk ada menimbang mengingat, biasanya yang menjadi point adalah
35
peraturan pemerintah, misalnya mengenai pemilihan ketua osis, ada pointpointnya, undang-undang mana yang harus kita catut, itu yang terpenting.

Hal apa saja yang harus di perhatikan dalam pembuatan surat
Biasanya kaya waktu, tempat, hari, nomor suratnya di perbaharui, siapa
yang bertugas. Untuk di tunas unggul sendiri mengenai surat menyurat tidak
terlalu ribet dan banyak. Arus surat masuk dan keluarnya juga tidak terlalu
banyak yang masuk jadi tidak membuat ribet.

Syarat penulisan surat di smp tunas unggul
Teknisnya dari bagian kurikulum minta pembuatan surat untuk surat
tugasnya beliau, dari bagian tata usaha sendiri harus ada printah pembuatan
surat, tidak ada prosedur khusus.

Surat masuk surat keluar
Untuk prosedurnya umum, dari satpam ke guru piket kemudian ke tata
usaha, tata usaha melihat surat tugas ini untuk siapa misalnya ke kepala,
kalau mengenai lomba-lomba ada lagi bagian kulikuler, hanya
menyampaikan saja nanti suratnya mohon di kembalikan kepada tata usaha
untuk di arsipkan, nah kalau bagian kulikulernya buntuh untuk pegangan
biasanya kita copy jadi mereka punya dan tata usahapun mempunyai
arsipnya. Kalau surat masuk sama seperti yang di atas perintah membuat
surat kemudian di perlihatkan kepada ibu kepala, acc kemudian tanda
tangan ibu kepala, kemudian diberikan kepada yang meminta.

Untuk bentuk suratnya da hard dan soft karena untuk pemberitahuan kepada
orang tua murid kita sudah tidak lagi menggunakan hard jadi sistemnya grup
wa jadi kalau ada info-info langsung di situ tapi bentuknya masih surat tapi
bentukannya JPG(foto), sama gurunya perwali kelas/permentor.

Lalu sistem pengagendaan koresponden di smp tunas unggul
Biasanya hanya surat masuk saja, karena tidak terlalu banyak, saya biasanya
membuatnya dua yang internal dan ekternal kenapa saya membuatnya dua
karena biasanya yang internal itu biasanya dari guru-guru misalkan sakit,
surat izin atau cuti, yang kedua eksternal biasanya info-infonya untuk
program, untuk dinas sendiri sekarang infonya sudah by wa jadi mungkin
biar cepat tapi ada surat resminya juga cuman ada juga di grup yang di fotoin
36
dan disebar lewat wa dan di infokan kepada kepala ada hal penting apa .
untuk surat keluar cukup banyak tapi tidak di kode dan kartu kendali karena
menurut saya bukan pengarsipan yang cukup banyak untuk hal mencari
surat cukup cepat karena sedikit, untuk sk kita tidak sebarangan asal catut
karena ada perihal nomor-nomor, tahun, tentang yang masih nyambung,
pembentukan komite sekolah ini, tidak ada tamplenya biasanya searching
mengai komite sekolah, biasanya yang harus di perhatikan nomor karena
biasanya nomor tidak mungkin sama, kode simplenya. Untuk mengenai
surat-surat atau jenis biasanya saya perfile jadi mudah untuk di cari.

Media
Wa, ada beberapa even yang di kirimnya by email atau mungkin surat
masuk dari sales-sales itu biasanya di kirim melalui email, dan juga untuk
lowongan (Loker) juga email.

Sistem penataan arsip
Tidak ada yang special buku ekspedisi, kartu kendali tidak digunakan

Apa saja dokumen yang di arsipkan
Untuk dokumen seperti foto, surat masuk masih file di dalam laptop
Untuk pendaftaran siswa baru
Untuk tahun ini kita menggunakan fom, beli formulir nanti di kasih link dan
terdata mana yang sudah bayar dan sudah mengisi, jadi sikotes siswa di
suruh membawa kk dan akte dan arsipkan file-file mereka.

Prosedur penataan arsip
Penggunakan map, kemudian di laptop di susun, supaya lebih mudah
ditemukan. Untuk surat masuk bentukannya sedikit, untuk surat tugas
semua dengan kodenyanya p (pengantar), Sk (surat keterangan), semua
berurutan sesuai nomor suratnya. Biasanya yang paling banyak di minta
adalah surat tugas karena kalau guru mau tugas keluar harus ada surat
tugasnya.

Proses penyimpanan arsip
File dan hard

Pemusnahan arsip
37
Biasanya pertahun ajaran baru semua dokumen, untuk dokumen biasanya
dari ruangan saya di pindahkan dahulu ke ruang ibu kepala di simpen 2 atau
3 tahun baru di musnahkan, biasanya yang dimusnahkan adalah laporanlaporan bukan surat menyurat, kalau surat itu belum ada pemusnahan karena
masih sedikit belum terlalu banyak.

Aplikasi yang di gunakan
Tidak ada aplikasi khusus ya tadi membuat file-file surat masuk dan surat
keluar,

Untuk sekolah patner itu langsung kepada yayasan dan biasanya yang
langusng komunikasi adalah yang punya yayasan langsung. Kalau di
sekolah hanya teknis di lapangan.

Penilain siswa
Kalau untuk penilaian sudah menggunakan aplikasi sudah fom khusus
kegiatan sehari-hari lapor bentuknya drive, untuk rapotnya ada bentukan
yang ngelink kalau untuk kertas wajib tetap di print bentuknya rapot,
bentukannya excel yang bisa ngelink mengisi satu langsung kerapotnya,
sosialisasi dari pemerintah rapotnya sudah online E rapot.
38