Desain Formulir Rekam Medis Berkualitas sebagai Media Pengumpulan Data

Desain Formulir Rekam Medis
Berkualitas sebagai Media
Pengumpulan Data
1
Desain Formulir
Rekam Medis
2
Pengertian Formulir
◉ Formulir merupakan alat yang penting untuk
menjalankan organisasi karena bermanfaat untuk
menetapkan tanggung jawab timbulnya kegiatan,
merekam data pelayanan untuk mengurangi
kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan
semua kejadian dalam bentuk tulisan dan sebagai alat
komunikasi
3
Manfaat Formulir
◉
Mengurangi kesibukan mengutip atau menyalin kembali keterangan yang sama dan
berulang-ulang
◉
◉
Mengadakan keseragaman atau pembakuan kerja
◉
◉
Mempermudah tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja
◉
Sebagai alat untuk pengawasan dan evaluasi
Mempermudah, menyederhanakan, dalam pengumpulan, pembagian dan
mengklarifikasi data
Sebagai alat perencanaan, karena di dalamnya terdapat data kuantitatif maupun
kulaitatif
4
Formulir untuk
Pengumpulan Data
◉
◉
◉
◉
Formulir pengumpulan data menyebabkan timbulnya dokumentasi.
Rancangan formulir baik = pengumpulan baik, dan sebaliknya.
Dampak formulir dirancang dengan buruk:
1.Pengumpulan data menjadi tidak memadai;
2.Dokumentasi menjadi lamban, salah informasi;
3.Duplikasi usaha yang dilakukan; dan
4.Kesalahan
Suatu formulir sangat memiliki fungsi yang penting karena dapat dijadikan sebagai media
pengumpulan data yang digunakan sebagai sumber informasi dan pedoman dalam
pengambilan keputusan atau penentu arah tindakan.
5
Prinsip Desain
Formulir Rekam Medis
◉
◉
◉
Formulir harus mudah diisi/dilengkapi
◉
Nama dan alamat Rumah sakit harus tercantum pada setiap halaman
formulir
◉
Nama, nomor RM dan informasi lain tentang pasien seharusnya
tercantum pada setiap halaman formulir. (bar coding)
◉
Bar coding juga mencakup indeks formulir
Tercantum instruksi pengisian dan penggunaan formulir tersebut
Pada formulir terdapat heading yang mencakup judul dan tujuan yang
jelas
6
Prinsip Desain
Formulir Rekam Medis
◉
Nomor dan tanggal revisi formulir dicantumkan agar dapat dipastikan
penggunaan formulir terkini
◉
◉
◉
Mengurangi penggunaan formulir yang tidak terpakai lagi (outdated)
◉
Seleksi jenis huruf yang terstandar. Beberapa pakar menyarankan semua
dengan huruf
Layout formulir secara fisik harus logis
Data pribadi dan alamat serta informasi lain yang terkait satu dengan yang
lainnya dikelompokkan menjadi satu kesatuan
7
Prinsip Desain
Formulir Rekam Medis
◉
Margin (batas tepi) disediakan yang cukup untuk kepentingan hole
punches
◉
Garis digunakan untuk memudahkan entry data dan memisahkan area
pada formulir
◉
◉
Shading digunakan untuk memisahkan dan penekanan area-area formulir
Check boxes digunakan untuk menyediakan ruang pengumpulan data
8
Aturan Dasar Desain Formulir
◉
◉
◉
Membuat rancangan dengan memikirkan penggunanya
◉
Menggunakan terminology standar untuk semua elemen data,
menggunakan definisi-definisi, memberikan label semua informasi.
◉
◉
Mengatur urutan butir-butir data secara logis.
Mempelajari tujuan dan pemakaian formulir.
Merancang formulir sesederhana mungkin, menghilangkan informasi yang
tidak diperlukan.
Memasukkan pedoman untuk menjamin agar pengumpulan dan
interprerasi data konsisten.
9
Pendekatan Mendesain
Formulir Rekam Medis
1. SOMR
◉ model rekam medis berorientasi sumber pelayanan
◉ Kelebihan : Laporan terorganisir berdasarkan setiap sumber
pelayanan dalam suatu bagian
◉ Kekurangan : Tidak mungkin untuk menentukan secara cepat
masalah dan pengobatan yang telah diberikan kepada pasien pada
suatu waktu oleh karena data terkumpul berdasarkan pelayanan
yang diberikan
10
Pendekatan Mendesain
Formulir Rekam Medis
2. POMR
◉ format rekam medis berdasarkan masalah
◉ Kelebihan : Dokter diharapkan untuk mempertimbangkan seluruh
problem pasien dalam segala keadaan, catatan jelas,
mengidentifikasi tujuan dan metode pengobatan, lengkapnya
catatan dari dokter.
◉ Kekurangan : Pelatihan dan tanggung jawaab tambahan bagi staf
professional dan staf medis
◉ Unsur pokok : data dasar keluarga, data masalah kesehatan,
rencana awal, dan catatan kemajuan
11
Pendekatan Mendesain
Formulir Rekam Medis
3. IMR
◉ format rekam medis berdasarkan kronologis
◉ Kelebihan : Mengurangi jumlah form dan mendorong pelayanan
kesehatan bekerja secara tim
◉ Kekurangan : Keputusan untuk menentukan format rekam medis
adalah staf medis dengan persetujuan komite RM.
12
Pertimbangan Khusus
Desain Formulir
Dalam mendesain sebuah dokumen rekam medis harus memperhatikan:
◉
◉
◉
◉
◉
kepada siapa dokumen tersebut akan ditujukan,
kepentingannya,
berapa sering dokumen tersebut digunakan,
ditulis cetak atau ditulis tangan,
memuat komponen Heading, Introduction, Instruction, Body, Close.
13
Aspek Desain Formulir
ASPEK FISIK
◉ Bahan : kertas HVS 70gram
◉ Bentuk : persegi panjang.
◉ Ukuran : sesuai standar
formulir yang digunakan pada
dokumen rekam medis RS
tersebut.
◉
◉
Warna : putih, kuning, biru atau
warna yang cukup nyaman
ketika dibaca.
Kemasan : menyesuaikan
bentuk, ukuran dan beratnya
ASPEK ANATOMI
◉ Heading : judul dan
informasi mengenai
formulir
◉
Introduction : tujuan
formulir
◉
Instruction : informasi
terkait formulir
◉
◉
Body : bagian isi formulir
Close : bagian persetujuan
14
ASPEK ISI
◉ Butir Data, terisi lengkap
◉ Terminologi Komunikasi,
mudah dipahami oleh pasien.
◉
Singkatan. mudah dimengerti
oleh semua orang
◉
Simbol, mudah dimengerti oleh
semua orang.
◉
Kendala Penggunaan,
ketidaklengkapan data /
informasi medis.
◉
Kemudahan Penggunaan,
kelengkapan data / informasi
medis
Pertimbangan Desain Body
Formulir
◉
Margin : minimum batas atas 2/16”=0,32 cm, batas bawah 2/18”=0,28 cm,
batas sisi 2/18”=0,28 cm
◉
Spacing : horizontal 1/12”=0,32 cm, vertical enam garis setiap inci 1/16
atau kelipatannya
◉
◉
◉
Rules atau garis
Type style : sesedikit mungkin jenis huruf dan ukuran huruf
Cara pencatatan : tulisan tangan, ketik, komputer, OCR (Optical Character
Recogniting) dan barcode
15
Kualitas Data
16
Data dan Informasi
◉ Data
Nilai, keadaan, atau sifat yang berdiri sendiri lepas
dari konteks apapun.
◉ Informasi
Data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk
yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat
dalam pengambilan keputusan saat ini atau
mendatang
17
Kualitas Data
◉ Kualitas adalah nilai dimana sekumpulan
karakteristik yang melekat memenuhi
persyaratan.
◉ Informasi yang baik adalah informasi yang
diolah dari data yang berkualitas.
◉ Data dengan kelengkapan, ketepatan waktu,
dan keakurasian yang baik merupakan syarat
untuk menghasilkan informasi yang berkualitas
18
Kualitas Data
◉ Kualitas adalah nilai dimana sekumpulan
karakteristik yang melekat memenuhi
persyaratan.
◉ Informasi yang baik adalah informasi yang
diolah dari data yang berkualitas.
◉ Data dengan kelengkapan, ketepatan waktu,
dan keakurasian yang baik merupakan syarat
untuk menghasilkan informasi yang berkualitas
19
Dimensi Kualitas Data
(Batini, 2009)
◉
Kelengkapan , informasi sebagai output dari proses pegolahan data
mewakili setiap keadaan sebenarnya, memiliki semua pengertian yang
diperlukan untuk mendeskripsikan suatu entitas, atau semua nilai yang
seharusnya dikumpulkan.
◉
Keakuratan, sejauh mana data tersebut benar, nilai data yang
disimpan dalam basis data sesuai dengan kenyataan.
◉
◉
Konsistensi , mengacu aturan sistematis, memberikan hasil yang tetap
Ketepatan waktu, data kekinian (up to date), volatilitas (periode waktu
dimana informasi bernilai valid), dan timeliness (rata-rata usia data di
dalam sumber).
20
Karakteristik Kualitas Data
The American Health Information
Management Association (AHIMA)
◉
◉
◉
Data accuracy, data akurat
◉
Data consistency, memberikan hasil yang tetap dan penggunaan
terminology dan singkatan yang sama
◉
Data currency, tidak kadaluarsa
Data accessibility, data tersedia dan dapat diakses
Data comprehensiveness, data lengkap dan mencakup semua yang
dibutuhkan
21
Karakteristik Kualitas Data
The American Health Information
Management Association (AHIMA)
◉
Data definition, definisi elemen data yang jelas harus disediakan
sehingga baik pengguna data saat ini dan nanti akan mengetahui apa
arti data tersebut.
◉
Data granularity, tiap elemen data adalah “atomic” karena mereka
tidak dapat dipecah lagi menjadi elemen yang lebih kecil.
◉
Data precision, presisi sering berelasi dengan data numerik yang
menunjukkan kedekatan ke ukuran sebenarnya, berat atau standar
pengukuran tertentu.
◉
◉
Data relevancy, data harus relevan dengan tujuan mereka disimpan.
Data timeliness, ketepatan waktu adalah dimensi penting dalam
kualitas berbagai jenis data
22
Thanks!
Any questions ?
23