KATA PENGANTAR Puji Syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT, karena atas Berkat, Rahmat dan KaruniaNya, makalah ini dapat terselesaikan dengan baik, tepat pada waktunya. Adapun tujuan penulisan makalah ini adalah untuk memenuhi tugas mata kuliah Manajemen Farmasi tahun 2015-2016, dengan judul ‘Organisasi dan Sumber Daya Apotek’. Penulis sadar, sebagai mahasiswa yang masih dalam proses pembelajaran, penulisan makalah ini masih banyak kekurangan. Oleh Karen itu, penulis sangat mengharapkan adanya kritik dan saran yang bersifat positif guna penulisan makalah yang lebih baik di masa yang akan datang. Penulis berharap, semoga makalah sederhana ini, dapat menjadi pengetahuan dan informasi baru yang dikemas dalam bentuk singkat, padat dan jelas. Jakarta, April 2015 Penulis 1 DAFTAR ISI Halaman KATA PENGANTAR .................................................................................. 1 DAFTAR ISI ................................................................................................. 2 BAB 1. PENDAHULUAN .......................................................................... 3 1.1. Latar Belakang .............................................................................. 3 1.2. Tujuan Pembuatan ......................................................................... 4 1.3. Manfaat Pembuatan ....................................................................... 4 BAB 2. TINJAUAN PUSTAKA .................................................................. 5 2.1. Definisi Apotek ............................................................................. 5 2.2. Sumber Daya Manusia (SDM) di Apotek ..................................... 5 2.3. Organisasi di Apotek ..................................................................... 16 2.4 Ruang Apotek .............................................................................. 21 BAB 3. PENUTUP ....................................................................................... 26 DAFTAR PUSTAKA ................................................................................... 27 2 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Berdasarkan KBI (Kamus Besar Indonesia) pengertian organisasi adalah kesatuan (susunan) yang terdiri atas bagian-bagian orang dalam perkumpulan untuk mencapai tujuan bersama. Organisasi merupakan tempat atau wadah dimana orang- orang berkumpul, bekerja sama secara rasional dan sistematis, terencana, terorganisasi, terpimpin, dan terkendali dalam memanfaatkan sumber daya (uang, material, mesin, metode, lingkungan) sarana dan prasarana, data dan lain sebagainya yang digunakan secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan organisasi. Sumber daya adalah suatu nilai potensi yang dimiliki oleh suatu materi atau unsure tertentu dalam kehidupan. Sumber daya tidak selalu bersifat fisik tetapi juga nonfisik. Sumber daya ada yang dapat menjadi semakin besar maupun hilang, dan adapula sumber daya yang kekal (selalu tetap). Selain itu dikenal pula istilah sumber daya yang dapat pulih atau terbarukan (renewable resources) dan sumber daya tak terbarukan (nonrenewable resources). Penyelenggaraan upaya kesehatan untuk mencapai hidup sehat bagi setiap penduduk agar dapat mewujudkan derajat kesehatan yang optimal, merupakan modal dasar bagi pengembangan dan pembinaan sumber daya manusia yang akan dapat mensukseskan pembangunan nasional. Upaya kesehatan yang semula dititik beratkan pada upaya penyembuhan penderita secara berangsur-angsur berkembang ke arah keterpaduan upaya kesehatan yang menyeluruh. Oleh karena itu, pembangunan kesehatan yang menyangkut upaya peningkatan kesehatan (promotif), pencegahan penyakit (preventif), penyembuhan penyakit (kuratif) dan pemulihan kesehatan (rehabilitatif) harus dilaksanakan secara menyeluruh, terpadu 3 dan berkesinambungan serta dilaksanakan bersama-sama antara pemerintah dan masyarakat. Salah satu dari sekian banyak unsur yang mempunyai peranan dalam menunjang pembangunan kesehatan adalah keberadaan apotek. Apotek sebagai tempat dilakukannya pekerjaan kefarmasian dan penyaluran perbekalan farmasi kepada masyarakat. Disamping itu apotek merupakan sarana pelayanan informasi tentang obat yang meliputi khasiat, dosis, cara penggunaan, efek samping, dan interaksi obat. Hal ini dapat meningkatkan ketepatan, dan kerasionalan penggunaan obat. Maka dari itu dalam mengelola sebuah apotik diperlukan sumber daya manusia (SDM) yang memiliki pengetahuan tentang teknis farmasi dan peraturan perundang undangan farmasi. Dalam mengelola sebuah apotik diperlukan struktur organisasi yang baik dan pegawai-pegawai yang mengetahui tugasnya, tanggung jawabnya, siapa atasannya dan wewenangnya. Karena untuk melaksanakan semua pekerjaan di apotik itu tidak mungkin dilakukan oleh satu orang, maka apotik membagi pekerjaan sesuai dengan tugas, wewenang dan tanggung jawab. 1.2 Tujuan Penulisan 1. Untuk mengetahui organisasi apotek. 2. Untuk mengetahui Sumber Daya Manusia (SDM) yang berlaku di apotek. 3. Untuk mengetahui hubungan Sumber Daya Manusia terhadap Organisasi 1.3 Manfaat Penulisan 1. Mengetahui sistem organisasi yang tepat. 2. Mengetahui Sumber Daya Manusia (SDM) yang berkualitas. 4 BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Definisi Apotek Pengertian apotek 1332/Menkes/SK/X/2002 menurut tentang Kepmenkes perubahan RI Permenkes No. nomor 992/Menkes/Per/X/1993 tentang ketentuan dan tata cara pemberian izin apotek. a. Apotek adalah suatu tempat tertentu, tempat dilakukan pekerjaan kefarmasian dan penyaluran perbekalan farmasi, perbekalan kesehatan lainnya kepada masyarakat. b. Perbekalan farmasi adalah bahan obat, obat asli indonesia (obat tradisional), bahan obat asli indonesia (bahan obat tradisional), alat kesehatan dan kosmetika Menurut Peraturan Pemerintah RI No. 25 tahun 1980, apotek sebagai sarana pelayanan kesehatan memiliki tugas dan fungsi : a. Tempat pengabdian profesi seorang Apoteker yang telah mengucapkan sumpah atau janji. b. Sarjana farmasi yang melaksanakan peracikan, pengubahan bentuk, pencampuran, serta penyerahan obat atau bahan obat. c. Sarana penyalur perbekalan farmasi yang harus menyebarkan obat yang diperlukan masyarakat, secara meluas dan merata. (Depkes RI, 1980) 2.2 Sumber Daya Manusia (SDM) di Apotek SDM merupakan aset penting bagi apoteker, karena SDM memproduksi barang dan jasa, mengendalikan mutu produk, menghasilkan sumber daya keuangan dan menyusun keseluruhan strategi. Tanpa SDM yang efektif sangat tidak mungkin apotek dapat mencapai sasarannya. 5 Manajemen SDM meliputi : 1. Staffing Menetapkan komposisi SDM apotek anatara lain : Apoteker/ farmasis, tenaga teknis kefarmasian ( TTK ) staf pendukung (juru resep, petugas penjualan bebas, kasir, petugas gudang) 2. Pengembangan Pelatihan sangat penting bagi keberhasilan pegawai dan apotek karena, seseorang yang tidak mempersiapkan dengan baik pekerjaannya akan memberikan hasil yang tidak memuaskan. Hasil kerja pegawai yang tidak memuaskan akan membuat pelanggan kecewa dan pelanggan yang kecewa akan beralih ke apotek lain. 3. Komposisi Komposisi yang ditawarkan biasanya mempunyai dampak yang cukup signifikan pada jumlah dan kualitas pegawai yang mau bekerja dan bertahan di apotek. Kompensasi yang terlalu rendah akan membuat pegawai yang baik meninggalkan perusahaan, sementara kompensasi yang terlalu tinggi akan menguras laba perusahaan. Pengelolaan SDM 1. Perencanaan SDM a. Kualitas / mutu tenaga kerja yang diinginkan sesuai persyaratan jabatan yang ada (analisis jabatan) melingkupi gambaran umum unsur jabatan, syarat untuk masing-masing jabatan, tanggung jawab dari masing-masing jabatan. b. Jumlah tenaga yang dibutuhkan disesuaikan dengan beban kerja, sesuai dengan jenis pelayanan, pengaturan jam kerja (jam buka), pengaturan shift. 6 2. Seleksi dan Rekruitmen SDM a. Deskripsi jabatan dan spesifikasi Jabatan b. Penyebaran informasi lowongan meliputi rekomendasi ke teman, keluarga, pemberitahuan resmi ke instansi pendidikan, iklan di media cetak dan eletronik c. Teknik seleksi meliputi screening surat lamaran dan referensi, tes dan interview, pemeriksaan kesehatan. 3. Pengembangan SDM Bertujuan untuk memperbaiki dan meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja karyawan terhadap dalam melaksanakan dan mencapai tujuan organisasi (perusahaan). Metode yang digunakan yaitu mengembangkan pengetahuan, mengembangkan ketrampilan, dan pengembangan sikap. Peranan Apoteker dan apoteker pengelola apotek Apoteker berperan untuk mengelola perbekalan farmasi di apotek. Menurut Permenkes No. 922/Menkes/Per/X/1993, pengelolaan perbekalan farmasi di apotek meliputi : 1. Pembuatan pengolahan, peracikan, pengubahan bentuk, pencampuran, penyimpanan, dan penyerahan obat atau bahan obat. 2. Pengadaan, penyimpanan, penyaluran dan penyerahan perbekalan farmasi lainnya. 3. Pelayanan informasi mengenai perbekalan farmasi tentang : a. Pelayanan informasi tentang obat dan perbekalan farmasi diberikan baik kepada dokter dan tenaga kesehatan lainnya maupun kepada masyarakat. b. Pengamatan dan pelaporan informasi mengenai khasiat, keamanan, bahaya suatu obat dan perbekalan farmasi lainnya, pelayanan informasi tersebut diatas wajib didasarkan kepada kepentingan masyarakat. 7 Peranan apoteker di apotek yang berkaitan langsung dengan pasien : 1. Peranan apoteker sebagai profesioal Apoteker memiliki kemampuan dalam melaksanakan kegiatan pelayanan kefarmasian yang bermutu dan efisien yang berasaskan pharmaceutical care di apotek. Adapun standar pelayanan kefarmasian di apotek telah diatur melalui surat keputusan Mentri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 1027/Menkes/SK/IX/2004. Tujuan dari standar pelayanan ini adalah : a. Melindungi masyarakat dari pelayanan yang tidak professional b. Melindungi profesi dari tuntutan masyarakat yang tidak wajar c. Pedoman dalam pengawasan praktek apoteker d. Pembinaan serta meningkatkan mutu pelayanan farmasi di apotek. Fungsi dan wewenang APA sebagai seorang profesional: a. Meningkatkan pelayanan di apotek. b. Melihat keabsahan resep. c. Memberikan informasi obat kepada dokter, tenaga teknis kefarmasian (TTK) maupun pasien yang meliputi cara pemakaian, interaksi obat, efek samping obat. d. Menandatangani copy resep. e. Melakukan konseling. f. Melakukan ketersediaan obat di apotek sehingga dapat menjamin agar obat selalu tersedia. g. Membuat laporan narkotika dan psikotropika. h. Mampu memberikan solusi dan memberikan pilihan obat yang tepat dalam swamedikasi. i. Bertanggung jawab atas kesalahan pemberian obat karena kesalahan pembacaan resep atau faktor lain. 8 2. Peranan apoteker sebagai Manajer Manajemen secara pengorganisasian, formal diartikan pengarahan, dan sebagai perencanaan, pengendalian, terhadap penggunaan sumber daya untuk mencapai tujuan. Fungsi manajemen adalah untuk : a. Mencapai tujuan b. Menjaga keseimbangan di antara tujuan-tujuan yang salng bertentangan c. Mencapai efisiensi dan efektivitas Fungsi dan wewenang APA sebagai manager: a. Membuat strategi, tujuan,sasaran dan program kerja. b. Membuat dan menetapkan peraturan atau SOP pada setiap fungsi diapotek. c. Melakukan pengawasan terhadap SOP atau seluruh kegiatan setiap fungsi di apotek. d. Melakukan penyeleksian penerimaan karyawan, termasuk menentukan pekerjaan dan tanggung jawab sampai dengan menentukan gaji karyawan tersebut. e. Sebagai pengambil keputusan dalam masalah-masalah yang terjadi di apotek serta mampu memberikan solusi atas masalah yang terjadi. f. Melakukan promosi untuk meningkatkan penjualan di apotek. g. Membuat laporan keuangan ataupun laporan pajak. h. Menentukan desain apotek. i. Menentukan harga obat. j. Merencanakan pembelian dan menentukan distributor. k. Melakukan kerja sama antara dokter, PBF atau supplayer. 9 3. Peranan apoteker sebagai retailer Merupakan tempat pengabdian profesi kefarmasian, apotek adalah salah satu model badan usaha retail, yang tidak jauh berbeda dengan badan usaha retail lainnya. Apotek sebagai badan usaha retail, untuk menjual komoditinya dalam hal ini obat dan alat kesehatan, sebanyak-banyaknya untuk mendapatkan profit, dan kepuasaan pelanggan. Oleh karena itu sebagai seorang retailer berkewajiban mengidentifikasi apa yang menjadi kebutuhan pelanggan dan memenuhi permintaan sesuai dengan harapan pelanggan. Kompetensi minimal mengenai marketing dan strateginya, akan menjadi nilai tambah bagi Apoteker pengelola apotek, dalam memimpin suatu apotek. Pengaturan sarana dan prasarana yang menunjang juga sangat menentukan keputusan pelanggan untuk membeli, seperti pajangan yang menarik, pelayanan yang hangat dan ramah. SDM merupakan suatu sumber dan sekaligus satu-satunya sumber yang mampu mengelola SDM itu sendiri maupun SDM lainnya. Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan No.1332/MENKES/SK/X/2002, tenaga apoteker yang bekerja di apotek didefinisikan sebagai berikut : 1. Apoteker Pengelola Apotek (APA) adalah apoteker yang telah diberi surat izin apotek (SIA). 2. Apoteker pendamping adalah apoteker yang bekerja diapotik disamping APA dan atau menggantikannya pada jam-jam tertentu pada hari-hari apotek. 3. Apoteker Pengganti adalah Apoteker yang menggantikan Apoteker pengelola Apotek selama Apoteker Pengelola Apotek tersebut tidak berada ditempat lebih dari 3 (tiga) bulan secara terus-menerus, telah memiliki Surat Ijin Kerja dan tidak bertindak sebagai Apoteker Pengelola Apotik di Apotik lain. 10 Terjadi pengalihan tanggung jawab kepada apoteker pengganti jika APA dan Apoteker pendamping tidak berada ditempat. 4. Tenaga teknis kefarmasian (TTK) adalah mereka yang berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku berhak melakukan pekerjaan kefarmasian sebagai TTK. SDM di apotek harus mempunyai uraian tugas yang jelas agar masing-masing karyawan termasuk Apoteker tahu apa yang menjadi tugas dan tanggung jawabnya. Adapun uraian tugas SDM diapotek adalah sebagai berikut : 1. Apoteker Pengelola Apotek (APA) Apoteker Pengelola Apotek (APA) mempunyai fungsi dan peranan, baik secara profesional maupun secara managerial. APA sebagai pimpinan Apotek harus mampu menciptakan suasana yang nyaman dan juga harus mampu memotivasi semua karyawan apotek dalam melakukan semua pekerjaan dan tanggung jawab yang telah diberikan. Dalam hal ini minimal seorang APA harus dapat menciptakan hubungan yang baik dengan semua karyawan seperti menciptakan hubungan kekeluargaan agar semua karyawan memiliki rasa loyalitas yang tinggi terhadap semua pekerjaan dan tanggungjawab yang telah diberikan. Tanggung jawab APA: 1. Bidang keuangan: penggunaan secara efisien, pengamanan dan kelancaran. 2. Bidang persediaan barang: pengadaan yang sehat, ketertiban penyimpanan dan kelancaran. 3. Bidang inventaris: penggunaan yang efisien serta pemeliharaan dan pengamanan. 11 4. Bidang administrasi: bahwa seorang apoteker bertanggungjawab terhadap seluruh kegiatan administrasi di apotek yang meliputi administrasi umum dan administrasi pelayanan. 5. Bidang personalia : apoteker harus mempunyai kemampuan mengelola SDM. 6. Bidang teknik kefarmasian: mengawasi pelayanan resep yang masuk di apotek agar berkualitas. 7. Bidang komersial/bisnis: meningkatkan keuntungan, pertumbuhan dan pengembangan apotek. 8. Bertanggung jawab kepada PSA. 9. Bertanggung jawab kepada Kementrian Kesehatan RI. Pokok-pokok perumusan pekerjaan profesi apotek : 1. Pembagian pemberian pelayanan obat atau sediaan farmasi kepada pasien dan masyarakat. 1) Pelayanan obat atau sediaan farmasi atas dasar resep a. Pemeriksaan terhadap resep b. Vertifikasi ketentuan resep c. Auditproses peracikan d. Penyerahan dan komunikasi dengan pasien e. Komunikasi dengan pembuat resep f. Penyiapan obat racikan g. Penyerahan obat pasien 2) Pelayanan obat atau sediaan farmasi tanpa resep a. Keabsahan penyerahan b. Observasi sedehana dari riwayat pengobatan c. Pemilihan alternatif pengobatan d. Pemilihan alternatif obat e. Penyerahan obat dan informasi 12 2. Pengolahan obat atau sediaan farmasi di apotek a. Pengadaan bahan obat Jaminan kualitas Keabsahan sumber dan jenis obat Prosedur pengadaan Prosedur penerimaan Penyimpanan bahan obat Teknik penyimpanan Prosedur dan administrasi penyimpanan Pengendalian kualitas Monitoring kadaluarsa Penanganan obat khusus Stok opname b. Pengendalian persediaan obat Monitoring stok Prosedur pemesanan Analisa flow obat Kebijakan sediaan 3. Pelayanan informasi dan edukasi a. Informasi kepada pasien atau masyarakat Penyediaan tempat dan ruang Penyediaan waktu atau prosedur konsultasi Penyediaan bahan informasi Persiapan diri b. Komunikasi dengan tenaga kesehatan lainnya Penyediaan waktu Hal-hal yang perlu dikomunikasikan Persiapan diri Monitoring efek obat dan diskusi 13 Peningkatan keahlian (pengetahuan, keterampilan dan kemampuan). Analisa bagian dan bodi knowledge yang perlu ditingkatkan c. Analisa kerja perlu ditingkatkan d. Cara peningkatan keahlian. e. Evaluasi dampak peningkatan keahlian f. Implikasi peningkatan keahlian dengan kerja. 4. Monitoring lingkup dalam pelayanan dan penyaluran obat a. Survey kelengkapan b. Pendataan dan analisa c. Pelaporan d. Monitor umpan balik 2. Tenaga teknis kefarmasian ( TTK ) a. Tugas dan Kewajiban Mengerjakan pekerjaan sesuai dengan profesinya sebagai tenaga teknis kefarmasian ( TTK ), yaitu : Dalam pelayanan obat bebas dan resep (mulai dari menerima pasien sampai menyerahkan obat yang diperlukan). Mendata kebutuhan barang. Melakukan penjualan sesuai dengan harga yang ditetapkan. Mencatat dan membuat laporan keluar masuknya obat narkotika dan psikotropika. Memeriksa atau mengontrol kadaluarsa obat. Mengerjakan pembuatan pesediaan obat seperti OBP, sol, rivanol dll. 14 Tenaga teknis kefarmasian (TTK) juga harus mampu berkomunikasi dengan baik terhadap konsumen terutama dalam memberikan informasi mengenai obat dan cara pemakaiannya. Menyusun resep-resep menurut nomor urut dan tanggal, setelah itu dibundel dan kemudian disimpan. Memelihara kebersihn ruang peracikan, lemari obat. Menyusun obat-obat dan mencatat serta memeriksa keluar masuknya obat dengan adanya kartu denga rapi. Bila gedung terpisah dari peracikan, memelihara kebersihan gudang, rak obat, serta penyusunan obat plus kartu stok rapi serta mengontrolnya. Dalam keadaan darurat tenaga teknis kefarmasian (TTK) juga harus mampu melakukan atau menggantikan pekerjaan sebagai kasir, melayani penjualan obat bebas, maupun sebagai juru resep. b. Tanggung Jawab Bertanggung jawab terhadap aspek sesuai dengan tugas yang diserahkan, artinya : bertanggung jawab atas kebenaran segala tugas yang diselesaikannya, tidak boleh adanya kesalahan, kekeliruan, kekurangan, kerusakan dan kehilangan. c. Wewenang Wewenang untuk melaksanakan pelayanan kefarmasian sesuai dengan petunjuk atau instruksi dari pimpinan apotik (APA). 3. Pemegang Kas atau Kasir Tugas dan Kewajiban a. Mencatat semua harga dan nama barang yang terjual setiap hari. 15 b. Mencatat semua uang yang dikeluarkan untuk keperluan apotek setiap hari. c. Menghitung dan mencatat serta menyerahkan kembali modal yang diberikan oleh APA setiap hari. d. Menghitung uang hasil penjualan sebelum diserahkan kepada APA. Tanggung Jawab Bertanggung jawab atas kebenaran jumlah uang yang dipercayakan kepadanya, dan bertanggung jawab langsung kepada pengelola apotek. Wewenang Berwenang untuk melaksanakan kegiatan arus keuangan dengan petunjuk atau instruksi dari pengelola apotek. 4. Juru Resep Tugas dan Kewajiban: a. Membantu AA dalam menyiapkan obat-obatan untuk diracik. b. Melakukan peracikan obat yang sebelumnya telah diperiksa kebenarannya oleh AA. c. Menjamin kebersihan dan ruang peracikan dan obat-obatan yang telah disiapkan. d. Sama halnya dengan AA dalam keadaan darurat juru resep harus mampu melakukan atau menjual obat ataupun pekerjaan lainnya sesuai dengan kemampuannya. 2.3 Organisasi di Apotek a. Defenisi organisasi sebagai berikut: 1. Stephen F. Robin Suatu pengaturan yang sistematis menyelesaikan beberapa tujuan tertentu 16 dari manusia untuk 2. James, A.F. Stoner dan R. Edward Freeman Dua atau lebih manusia yang bekerja bersama-sama dengan suatu cara yang terstruktur untuk mencapai tujuan tertentu. 3. David H. Holt Struktur hubungan yang ada apabila dua atau lebih manusia secara bersamaan bekerja bersama untuk mengejar tujuan umum. b. Maksud dan tujuan struktur organisasi: 1. Organisasi harus mempunyai tujuan yang hendak dicapai melalui kerjasama yang teratur dan kontinyu antara karyawan yang bersangkutan. Sebagai konsekuensinya, harus ada kesatuan pimpinan (unity of command and unity direction). 2. Ada pembagian kerja dan penugasan yang homogen. 3. Ada kesesuaian perimbangan antara tugas, tanggung jawab dan wewenang. 4. Melimpahkan tanggung jawab dan tugas secara tepat dan jelas. 5. Menyusun organisasi dengan mengikuti garis tata hubungan bahwa atasan, dimulai dari bawah ke atas dan berakhir pada pucuk pimpinan organisasi. 6. Pimpinan wajib mengawasi organisasional dan perintah-perintanhnya secara merupakan hubungan integral dari kehidupan organisasi. Pimpinan tidak mengawasi setiap kegiatan bawahannya, hal ini tidak mungkin dan tidak baik. 7. Beberapa asas harus dipenuhi seperti: Asas tahu diri, yang masing-masing warga sadar dan tahu tempatnya di dalam organisasi dan berpegang teguh pada posisinya. 17 Asas kontinyunitas, yaitu tugas tetap berjalan meskipun ada seseorang yang sakit, cuti dan sebagainya. Asas komunikasi, yaitu adanya pertukaran informasi antara bagian di dalam organisasi. Asas koordinasi merupakan pelengkap dari asas pembagian kerja Asas saling asuh antara bagian, yaitu dicegah adanya rasa lebih penting dari bagiannya terhadap bagian lain. Asas kehayatan, dimaksudkan seolah-olah organisasi itu hidup atau berhayat. Setiap warganya segera mengatasi keadaan bila terjadi hambatan atau rangsangan. 8. Tiap langkah anggota organisasi dilakukan terarah ke tujuan yang telah ditetapkan. a. Fungsi pengarahan atau menggerakkan dilakukan dengan mengarahkan karyawan agar bekerja secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan. b. Fungsi koordinasi adalah manajer harus berusaha adanya keselarasan antara tugas yang dilakukan oleh seseorang dengan orang lain dan antara bagian dengan bagian lain hingga tidak terjadi kesimpangsiuran, tidak tepat atau duplikasi pekerjaan. c. Fungsi pengawasan merupakan evaluasi dari suatu pekerjaan yang sudah direncanakan. Fungsi pengawasan merupakan bagian fungsi yang penting dalam manajemen. Pengawasan dilakukan terhadap: Pengawasan terhadap kualitas Pengawasan terhadap kuantitas Pengawasan terhadap penggunaan waktu Pengawasan terhadap biaya 18 Sumber daya manusia yang paling diperlukan keberadaannya di apotek: Tenaga ahli di bidang farmasi (apoteker dan tenaga teknis kefarmasian) Tenaga administrasi Tenaga pembantu Struktur organisasi adalah bagian yang menggambarkan fungsi-fungsi yang terdapat dalam suatu organisasi. Struktur organisasi yang sederhana adalah sebagai berikut : a. Untuk apotek dengan APA merangkap PSA 19 b. Untuk apotek dengan APA dan PSA terpisah APA PSA Kasir Apoteker Pendamping Gudang TTK Juru Resep Job description organisasi di apotek APA (Apoteker) Apoteker Pendamping Fungsi Pembelian (TTK) Fungsi Gudang (TTK) Fungsi Penjualan (TTK) Fungsi Keuangan (kasir) Fungsi Pembukuan TTK Juru Resep 20 Adm Pemb Adm Penj Adm gudang Adm Pajak 2.4 Ruang Apotek Untuk memudahkan pengambilan obat dalam pelayanan di apotek maka sistem penataan obat dalam ruangan dapat menggunakan beberapa methode yaitu : a. FIFO b. FEFO c. Alfabetis d. Berdasarkan Kelas Terapi e. Berdasarkan Bentuk Sediaan Sedangkan untuk menarik minat pelanggan maka perlu penataan layout yang baik agar memberikan dampak terhadap kepuasan pelanggan. Yang dimaksud dengan layout adalah letak susunan tata ruang di sebuah apotek. Desain interior apotek dibagi menjadi 5 ruangan: a. Ruang tunggu b. Ruang racik c. Ruang apoteker d. Ruang penyimpanan e. Ruang administrasi 1. Ruang tunggu Dalam ruang tunggu umumya terdapat kursi tamu untuk para pasien yang datang menebus obat atau membeli obat, maka alangkah baiknya ruangan dibuat senyaman mungkin sehingga mereka merasa betah dan tidak lelah menunggu. Karena itu sedapat mungkin ruangan dibuat seperti : a. Diberi ventilasi agar memudahkan keluar masuknya udara dan jika memungkinkan dipasang AC b. Dipasang penerangan lampu secukupnya tapi tidak menyebabkan panas c. Ruangan di cat putih sehingga memberikan kesan bersih dan terang 21 d. Agar merasa nyaman, diletakkan tanaman-tanaman hijau dibagian dalam ruangan e. Dipasang TV atau memutar music yang enak didengar f. Disediakan tempat minum beserta gelasnya bila memungkinkan g. Sediakan jam dinding ditempat yang mudah dilihat pengunjung 2. Ruang racik Ruang paresepan harus diatur sedemikian mungkin. Ruang kerja farmasis harus menghadap ke depan dari interior ruangan. Setiap tempat dianjurkan untuk memiliki kemudahan-kemudahan seperti adanya kemudahan mengakses ke dalam gudang peresepan, label peresepan, data peresepan, pasien record, telepon dan data-data mengenai barang-barang yang bersifat fast moving, ruang kerja ini harus setinggi pinggang. Keuntungan dari system ini untuk mencegah pengaksesan resep oleh pihakpihak yang tidak berwenang dan dapat menjadikan tempat resep menjadi teratur dan rapi. Diperlukan pula rak penyimpanan untuk tempat resep yang akan dikerjakan, dbutuhkan pula rak untuk tempat botol-botol pada ruang peracikan/peresepan. Tata ruang peracikan sebaiknya dibuat dimana pasien dan apoteker dapat berkomunikasi secara langsung sehingga pasien mendapat nasehat dari apoteker, keuntungan bagi apoteker adalah dapat memperbaharui profil penyakit yang diderita pasien. Ruang peraciakan sebaiknya harus terang dan nyaman, sebisa mungkin dipisahkan dari orang lalu lalang agar salesman/tamu-tamu tidak melewati ruang peracikan. Ruang peracikan harus mempunyai tempat untuk menimbang, meracik dan menggerus serta membagi di atas kertas puyer, tempat penulis untuk menempel etiket, lemari obat dan wastafel. 22 3. Ruang Apoteker Di ruang kerja APA ditempatkan meja dan kursi kantor, rak-rak, perangkat computer selain meja dan juga kursi tamu, seta lemari besi tempat menyimpan uang. Lemari besi itu sebaiknya ditanam, alasnya di semen atau di beton. 4. Ruang penyimpanan Factor-faktor yang harus dipertimbangkan dalam desain gudang adalah : a. Kebebasan dan efisiensi gerakan manusia b. Sistematika pennyusunan barang dan kapasitas gudang c. Kebutuhan area dan volume ruangan d. Penyimpanan khusus e. Sirkulasi udara atau cahaya f. Pemeliharaan dan keamanan Efisiensi gudang adalah sebagai berikut : a. Penggunaan yang optimum dari ruang yang ada b. Mengurangi adanya gerakan atau arus manusia atau barang yang tidak bergerak c. Meningkatkan kenyaman karyawan yang bekerja di gudang d. Mengurangi kegiatan dan biaya pemeliharaan yang tidak perlu. Penyimpanan barang di apotek dilakukan oleh petugas gudang, barang yang datang harus dicocokkan dengan faktur surat pesanan dari bagian pembelian. Setiap barang yang mutasi menjadi tanggung jawab petugas gudang. Obat cair, generic, obat suntik alat kesehatan, obat luar (krim, salep, obat tetes) bahan baku yang disusun alfabetis dengan system First In First Out. Bila ruangan memungkinkan, maka digunakan dari kayu atau besi untuk: a. Bahan-bahan yang mudah terbakar sebaiknya disimpan terpisah dari bahan yang lainnya b. Obat-obat narkotika penyimpanannya dapat berupa gudang, ruangan, atau lemari khusus. Tempat penyimpanan Narkotika dilarang digunakan untuk menyimpan barang selain Narkotika. Lemari khusus sebagaimana 23 dimaksud dalam PMK no 3 tahun 2015 harus memenuhi syarat sebagai berikut: terbuat dari bahan yang kuat; tidak mudah dipindahkan dan mempunyai 2 (dua) buah kunci yang berbeda; harus diletakkan dalam ruang khusus di sudut gudang, untuk Instalasi Farmasi Pemerintah; diletakkan di tempat yang aman dan tidak terlihat oleh umum, untuk Apotek, Instalasi Farmasi Rumah Sakit, Puskesmas, Instalasi Farmasi Klinik, dan Lembaga Ilmu Pengetahuan ; dan kunci lemari khusus dikuasai oleh Apoteker penanggung jawab/Apoteker yang ditunjuk dan pegawai lain yang dikuasakan. c. Obat-obat psikotropika sebaiknya disimpan tersendiri d. Obat-obat yang membutuhkan kondisi tertentu seperti Vaksin, Cera disimpan di lemari es termasuk insulin. 5. Ruang Administrasi Pada ruang administrasi yang diketuai oleh kepala seksi bagian tata usaha yang membawahi bagian-bagian sebagai berikut : a. Administrasi persediaan kantor b. Menyusun mutasi barang di gudang pada kartu stok yang berfungsi menginformasikan mutasi dan sisa barang di gudang sebagai alat control terhadap persediaan barang di gudang c. Administrasi hutang dagang, petugas menyusun penambahan barang, pengurangan sisa hutang dagang sehingga memberikan informasi sisa hutang dagang kreditor setiap saat d. Administrasi piutang dagang, menyusun kartu piutang yang berfungsi mengontrol hutang pelanggan yang sudah atau belum dibayar 24 e. Administrasi penjualan (INKASSO), bertugas merekapitulasi seluruh penjualan baik tunai ataupun kredit serta menyiapkan administrasi penagihan f. Administrasi keuangan, bertugas menyusun kegiatan mutasi uang kegiatan apotek berdasarkan buku kas, buku gudang g. Administrasi personalia, yang berhubungan dengan kesejahteraan karyawan berupa gaji karyawan, perjanjian kontrak kerja untuk waktu terbatas, cuti panjang dan absensi. 25 BAB 3 PENUTUP Dalam memimpin sebuah apotek seorang APA harus mampu bertanggung jawab , mengkoordinasikan seluruh karyawan apotek agar dapat melaksanakan masing-masing tugas dan kewajiban sesuai pengalaman dan pendidikan yang diperoleh. Dalam suatu organisasi besar kecilnya struktur organisasi dan jumlah pegawai yang dibutuhkan tergantung pada : 1. Jenis dan volume pekerjaan, bila jumlah dan volume pekerjaannya banyak maka struktur organisasinya diperbesar, begitu pula sebaliknya. 2. Penempatan setiap pegawai sesuai dengan persyaratan jabatannya yang telah diarsipkan. Untuk memudahkan pengambilan obat dalam pelayanan di apotek maka sistem penataan obat dalam ruangan dapat menggunakan beberapa methode yaitu : a. FIFO b. FEFO c. Alfabetis d. Berdasarkan Kelas Terapi e. Berdasarkan Bentuk Sediaan Sedangkan untuk menarik minat pelanggan maka perlu penataan layout yang baik agar memberikan dampak terhadap kepuasan pelanggan. 26 DAFTAR PUSTAKA Menkes RI, 2006, Standar Pelayanan Kefarmasian, di Apotek. Jakarta Dirjen Binfar, 2008, Petunjuk Teknis Apotek Bedasarkan SK MenKes, Jakarta. http://ilmanapt.blogspot.com/2011/11/peranan-fungsi-dan-tugas-apoteker-di.html Umar M, 2005, Manajemen Apotek Praktis, Cetakan I, Ar-rahmans Arief M, 1998, Manajemen Farmasi, Gadja Mada University Pres, Yogyakarta Hartono, 1998, Managemen Apotik, Depot Informasi Obat, Jakarta 27