BAB V RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN A. Aturan Bisnis Sistem Yang Diusulkan Pada awalnya admin akan menerima kartu garansi dari supplier dari seluruh Indonesia, setelah itu admin akan memasukan data kedalam sistem aplikasi yang selanjutnya akan menjadi dasar dari validasi setiap pelanggan yang akan melakukan perbaikan terhadap unit yang telah dibelinya. Ketika pelanggan datang ke layanan purna jual ini mereka akan membawa kartu garansi dan juga barang yang akan diperbaiki, setelah itu admin akan mendata dalam aplikasi apakah pelanggan tersebut pernah melakukan perbaikan sebelumnya, dan juga akan mengecek data dari kartu garansi tersebut dari data pembelian yang sudah di input ke dalam sistem sebelumnya. Setelah semuanya selesai maka unit yang rusak tersebut akan diterima teknisi yang akan mengeceknya, dan akan diberikan estimasi waktu untuk informasi terhadap pelanggan kapan mereka akan kembali untuk mengambil barang mereka tersebut. Teknisi pun dapat melakukan update dari data complaint log pelanggan jika ada kerusakan dari unit mereka yang membutuhkan pergantian spare part dan ini akan mempengaruhi apakah unit ini berbayar atau tidak. Pihak Gudang pun juga dapat melakukan update data spare part ke dalam sistem,. 51 52 Laporan dari sistem dapat diakses oleh semua pengguna aplikasi, sesuai dengan bagian mereka. Report dapat dicetak maupun disimpan kedalam soft copy, seluruh aktifitas diatas datanya masuk kedalam database yang aman dan tersimpan rapih. B. Dekomposisi Fungsi Sistem Yang Diusulkan C. Rancangan Masukan (input), Proses, dan Keluaran (output) 1. Rancangan Masukan (input) Perancangan masukan yang dimaksud adalah perancangan tampilan, berikut adalah perancangan input aplikasi purna jual tersebut. a. Front Desk 53 Setiap pelanggan yang datang untuk melakukan perbaikan unit miliknya, maka menu ini yang akan menjadi alat bantu untuk pencatatan. 1. Nama Tampilan : Complain Log Tujuan : Pelanggan, Teknisi Isi : Customer Data, Complain Data, Machine Detail, Repair Detail b. Data Master Menu ini digunakan sebagai alat bantu untuk input data dari pelanggan dan supplier perusahaan yang melakukan transaksi pembelian dari kantor pusat. 1. Nama Tampilan : Data Master Tujuan : Teknisi, Admin Isi : Customer List, Warranty Card List, Outbond Machine c. Product 1. Nama Tampilan : Factory Tujuan : Admin Isi : Factory Detail 2. Nama Tampilan : Product Group 54 Tujuan : Admin Isi : Product Group Detail 3. Nama Tampilan : Product Series Tujuan : Admin Isi : Product Series Detail 4. Nama Tampilan : Product Type Tujuan : Admin Isi : Product Type Detail 5. Nama Tampilan : Product Model Tujuan : Admin Isi : Factory, Product Group, Product Type, Model Name, Invoice Group, On site, Carry In 2. Proses Aplikasi Purna Jual ini dibuat menggunakan bahasa pemrograman PHP dan menggunakan database MySQL untuk media penyimpanan datanya. Terdapat 2 (dua) kategori dalam aplikasi ini, yaitu : 55 a. Admin b. Agent Menu admin dapat mengatur semua yang ada pada menu agent, pada menu ini terdapat menu input yang nantinya dapat dilihat dan digunakan oleh teknisi dan juga admin, sedangkan menu Agent berlaku untuk yang berhubungan dengan pelanggan. 3. Keluaran (output) Aplikasi purna jual ini memiliki fungsi yang hampir sama seperti dalam keadaan manual, yang setiap divisi harus mengeluarkan report mereka seperti waktu telah ditetapkan manajemen juga untuk keperluan servis. Berikut adalah keluaran yang bisa kita lihat dari aplikasi ini, diantaranya : a. Reporting Menu ini membantu untuk membuat sebuah laporan yang akurasi datanya sangat baik. Data report yang dapat diambil diantaranya seperti berikut: 1. Nama Tampilan : Activity Report Tujuan : Teknisi, Admin Isi : Login Session, Break Session, Absent 2. Nama Tampilan : Cases Report 56 Tujuan : Teknisi, Admin Isi : Complain Log, Call Back 3. Nama Tampilan : Data Tujuan : Teknisi, Admin Isi : Customer, Outbond Machines, Warranty Card Data, Invoice D. Diagram Aliran Data (DAD) Konteks, Nol, dan Rinci Sistem yang Diusulkan 1. Diagram Aliran Data (DAD) Konteks Sistem Usulan 57 Gambar 5.1 DAD Konteks Sistem Usulan 2. Diagram Aliran Data (DAD) Nol Sistem Usulan 58 Gambar 5.2 DAD Nol Sistem Usulan 59 3. Diagram Alir Data Rinci Sistem Berjalan a. Diagram Alir Data Level 1 Proses 1 Gambar 5.3 DAD Level 1 Proses 1 Usulan b. Diagram Alir Data Level 1 Proses 2 Gambar 5.4 DAD Level 1 Proses 2 Usulan c. Diagram Alir Data Level 1 Proses 3 60 Gambar 5.5 DAD Level 1 Proses 3 Usulan d. Diagram Alir Data Level 1 Proses 4 61 Gambar 5.6 DAD Level 1 proses 4 Usulan e. Diagram Alir Data Level 1 Proses 5 Gambar 5.7 DAD Level 1 Proses 5 Usulan f. Diagram Alir Data Level 1 Proses 6 62 Gambar 5.8 DAD Level 1 Proses 6 Usulan E. Kamus Data Sistem yang Diusulkan Kamus data merupakan suatu katalog fakta tentang data dan kebutuhan informasi yang analisa sistemnya dapat mendefinisikan data yang mengalir dari sistem secara lengkap sebagai berikut : 1. Kamus Data Masukan a. Nama Arus : Complain Log Alias : popup_inbound Bentuk : File Arus Data : Admin – Input data complain Struktur Data : Header <Greeting Admin> Isi : Customer Data+Complain Data+Machine 63 Detail+Repair Detail+Use of Spare Part+Cost Footer : Print Invoice+Save+Print Receipt+Close Penjelasan : Menu ini digunakan untuk pengisian data pelanggan dan data kerusakan unit. Periode b. Nama Arus : Setiap ada pelanggan yang datang untuk memperbaiki unitnya : Customer List Alias : customer_reg Bentuk : File Arus Data : Admin – Input data Pelanggan Struktur Data : Header <Customer Data#Profile> Isi : Customer Name+Contact person+Company+Address+Phone No+Email Footer : Save+Close Penjelasan : Menu ini digunakan untuk pengisian data pelanggan. Periode : Setiap ada telepon masuk dari pelanggan, maka akan dilakukan input 64 c. Nama Arus : Warranty Card List Alias : warranty_card_reg Bentuk : File Arus Data : Admin – Input data Pelanggan Struktur Data : Header <Warranty Card #> Isi : Customer Data+Warranty Data Footer : Save+Close Penjelasan : Menu ini digunakan untuk mendaftarkan pelanggan saat kartu garansi datang dari supplier Periode d. Nama Arus : Saat supplier mengirimkan kartu garansi. : Outbond Machine Alias : outbond_machine_reg Bentuk : File Arus Data : Admin – Input data barang Struktur Data : Header < Customer Data # Profile > Isi : Order Key+Model Type+Description+Serial No+Model 65 No+Buyer+DO NO+REF. NO+Delivery Date Footer : Save+Close Penjelasan : Menu ini digunakan untuk mendata semua unit yang telah di kirimkan untuk supplier garansi datang dari supplier Periode : Saat manajemen mengirimkan data penjualan 2. Kamus Data Proses a. Nama Arus : Change Password Alias : change_password Bentuk : File Arus Data : Admin, Agent – rubah password Struktur Data : Header < Change Password # user > Isi : Password+New Password+Retry new Password Footer : Change+Close Penjelasan : Menu ini digunakan untuk merubah password Periode : Saat user ingin mengganti password nya. 66 3. Kamus Data Keluaran a. Nama Arus : Laporan Alias : reporting Bentuk : File Arus Data : Admin, Teknisi, Gudang – Cetak dan unduh laporan Struktur Data : Header : < Contact Center Reporting List > Isi : Activity Report+Cases Report+Data Footer : Copyright+year F. Spesifikasi Proses Sistem yang Diusulkan Spesifikasi proses menjelaskan spesifikasi dari setiap proses pada diagram rinci. Proses : 1.0 Nama Proses : Customer List Masukan : Telepon, Input Data Sumber : Admin, Pelanggan Keluaran : Data Pelanggan Tujuan : Admin 67 Uraian : Ketika pelanggan telepon untuk menanyakan sesuatu informasi atau troubleshoot sederhana dari admin, maka disana admin memasukan data dari pelanggan tersebut. Proses : 2.0 Nama Proses : Warranty Card List Masukan : Kartu Garansi, Input Data Sumber : Pelanggan, Admin Keluaran : Data Pembelian, Data Pelanggan Tujuan : Admin Uraian : Fungsi ini berjalan ketika pihak supplier telah memberikan kartu garansi ini pada pihak Brother Proses : 3.0 Nama Proses : Outbond Machines Masukan : Input Nama Pembeli, Input Nomor DO, Input Data Machine Sumber : Admin Keluaran : Data Pembelian Machines 68 Tujuan : Tujuan Uraian : ketika manajemen utama memberikan data keseluruhan dari penjualan yang telah dilakukan kepada seluruh supplier di Indonesia diterima, disini fungsi ini berjalan Proses : 3.1 Nama Proses : Laporan Masukan : Input Data Pembelian Sumber : Admin Keluaran : Laporan Pembelian Tujuan : Admin Uraian : laporan ini tersedia saat semua data telah berhasil di unggah ke sistem Proses : 4.0 Nama Proses : Laporan Masukan : Input Laporan Sumber : Teknisi, Gudang, Admin 69 Keluaran : Data Complain Log, Invoice, Data Pelanggan, Data Outbond Machine, Data Warranty Card Tujuan : Admin, Gudang, Teknisi Uraian : Laporan ini adalah laporan keseluruhan dari sistem yang ada, tiap divisi dapat mengambil report pada tempat yang sama namun dengan fungsi yang berbeda. Proses : 5.0 Nama Proses : Complain Log Masukan : Input Repair Data Sumber : Teknisi Keluaran : Data Kerusakan, Input Spare Part, Working Order Tujuan : Teknisi, Pelanggan Uraian : Menu ini berisi seluruh data komplen dari pelanggan yang meletakkan unitnya di purna jual Brother Proses : 6.0 Nama Proses : Product dan Spare Part 70 Masukan : Input Product, Input Spare Part Sumber : Admin Keluaran : Data Spare Part, Data Product Tujuan : Teknisi, Gudang, Admin Uraian : Menu ini berisi seluruh data dan spare part yang ada pada purna jual Brother G. Bagan Terstruktur Sistem yang Diusulkan Gambar 5.9 Menu Utama Aplikasi Purna Jual 71 Gambar 5.10 Menu Utama Input Data Product Gambar 5.11 Input Data Spare Part 72 Gambar 5.12 Input Data Customer List Gambar 5.13 Input Data Outbond Machine 73 Gambar 5.14 Input Data Complain Log Gambar 5.15 Input Laporan H. Spesifikasi Modul Sistem yang Diusulkan 1. Modul Input Data Product Mulai 74 Kerjakan Modul Input Data Product Masukan Modul Factory Masukan Modul Product Group Masukan Modul Product Series Masukan Modul Product Type Masukan Modul Product Model Simpan Data Product Selesai 2. Modul Input Data Spare Part Mulai Kerjakan Input Data Spare Part Masukan Data Spare Part Selesai 3. Modul Input Data Pelanggan Mulai Kerjakan Input Data Pelanggan 75 Masukan Data Pelanggan Selesai 4. Modul Input Data Warranty Card List Mulai Kerjakan Input Data Warranty Card List Masukan Data Warranty Card List Selesai 5. Modul Input Data Complain Log Mulai Kerjakan Input Data Complain Log Masukan Data Complain Log Masukan Data Repair Masukan Data Spare Part Selesai 6. Modul Input Data Outbond Machines Mulai 76 Kerjakan Input Data Outbond Machines Masukan Data Outbond Machines Selesai 7. Modul Cetak Laporan Complain Log Mulai Kerjakan Modul Laporan Complain Log Masukan Data Range Time Masukan Data Parameter Selesai 8. Modul Cetak Laporan Customer Mulai Kerjakan Laporan Customer Masukan Range Time Selesai 9. Modul Cetak Laporan Outbond Machines Mulai 77 Kerjakan Laporan Outbond Machines Masukan Data Outbond Machines Selesai 10. Modul Cetak Laporan Warranty Card Mulai Kerjakan Cetak Warranty Card Masukan Range Time Selesai I. Rancangan Basis Data Sistem yang Diusulkan 1. Bentuk Un-normal Normalisasi bertujuan untuk membuat database tanpa kerangkapan data, menjaga konsistensi serta memudahkan pemutakhiran data pada Database. Bentuk un-normal adalah bentuk normalisasi seperti apa adanya sesuai dengan formulir yang ada dapat berbentuk tabel maupun kolom : 78 @Model Product Model name On site Carry in Invoice group Group id Factory id Series id @Customer Profile Customer name Pic name Office Customer address Customer phone number Customer mobile number Customer email Created by Updated by Insert time Modification time @Spare Part Inventory Item code Spare part description Item location Item quantity Insert time @Warranty Card Warranty card no Serial no Customer id Model id Date of purchase Pop code dealer remark created by insert time @Outbond Machines Order key Machine type Machine description Machine serial no Machine model no Buyer name DO no Ref no Delivery date Gambar 5.16 Bentuk Unnormal 79 2. Bentuk Normalisasi ke-1 (1NF) Bentuk normal ke satu (1) mempunyai syarat sebagai berikut : a. Semua atribut memiliki nilai tunggal b. Tidak ada bentuk yang berulang-ulang Gambar 5.17 Bentuk Normalisasi 1NF 3. Bentuk Normalisasi ke-2 (2NF) Bentuk normalisasi ke dua (2) mempunyai syarat sebagai berikut : a. Memenuhi bentuk 1NF b. Atribute bukan kunci (non-key) haruslah memiliki ketergantungan fungsional sepenuhnya (fully functional dependency) pada kunci utama 80 Gambar 5.18 Bentuk Normalisasi 2NF 81 4. Diagram E-R Gambar 5.19 Diagram ERD Sistem Usulan 82 5. Spesifikasi File Berikut adalah spesifikasi data yang diperlukan untuk menyajikan informasi pada sistem yang diusulkan. Spesifikasi Basis Data Nama File : Product Factory Akronim : model_factory Organisasi File : Index Sequential Media File : Hard Disk File Key : id Panjang Record : 32+11 = 43 Tabel 5.1 Spesifikasi Factory Sistem Usulan Id Elemen Data Akronim Type Panjang Ket 1 Id Factory Id Int 11 Primary 2 Factory Name Fac_name Varchar 32 Unique 83 Spesifikasi Basis Data Nama File : Product Type Akronim : mod_cat Organisasi File : Index Sequential Media File : Hard Disk File Key : id Panjang Record : 32+11 = 43 Tabel 5.2 Spesifikasi Model Category Sistem Usulan Id Elemen Data Akronim Type Panjang Ket 1 Id Category Id Int 11 Primary 2 Category Name cat_name Varchar 32 Unique Spesifikasi Basis Data Nama File : Product Group Akronim : mod_grp Organisasi File : Index Sequential 84 Media File : Hard Disk File Key : id Panjang Record : 32+11 = 43 Tabel 5.3 Spesifikasi Model Category Sistem Usulan Id Elemen Data Akronim Type Panjang Ket 1 Id Group Id Int 11 Primary 2 Group Name grp_name Varchar 32 Unique Spesifikasi Basis Data Nama File : Product Series Akronim : mod_ser Organisasi File : Index Sequential Media File : Hard Disk File Key : id Panjang Record : 32+11 = 43 85 Tabel 5.4 Spesifikasi Model Series Sistem Usulan Id Elemen Data Akronim Type Panjang Ket 1 Id Group Id Int 11 Primary 2 Series Name ser_name Varchar 32 Unique Spesifikasi Basis Data Nama File : Product Model Akronim : cat_id, model_name Organisasi File : Index Sequential Media File : Hard Disk File Key : id Panjang Record : 32+11+11+8+8+32+11+11+11 =135 Tabel 5.5 Spesifikasi Product Model Sistem Usulan Id Elemen Data Akronim Type Panjang Ket 1 Model Id Id Int 11 Primary Key 2 Category Id Cat_id Int 11 Key 3 Model Name Model_name Varchar 32 Key 86 4 On site On_site Varchar 8 5 Carry in Carry_in Varchar 8 6 Invoice Group Inv_group Varchar 32 7 Group id Grp_id Int 11 8 Factory id Fac_id Int 11 9 Series id Ser_id int 11 Spesifikasi Basis Data Nama File : Spare Part Inventory Akronim : sparepart_inventory Organisasi File : Index Sequential Media File : Hard Disk File Key : id Panjang Record : 11+16+128+8+11= 168 Tabel 5.6 Spesifikasi Spare part Inventory Sistem Usulan Id Elemen Data Akronim Type Panjang Ket 1 Spare part id Id Int 11 Primary Key 2 Item code Item_code Varchar 16 Uniq 87 3 Spare part desc Spare_part_desc Varchar 128 4 Item location Item_location Varchar 8 5 Item quantity Item_qty Int 11 6 Insert time Insert_time DATETIME Spesifikasi Basis Data Nama File : Warranty Card Akronim : warranty_card Organisasi File : Index Sequential Media File : Hard Disk File Key : id Panjang Record : 11+25+25+11+11+16+32+64+11=206 Tabel 5.7 Spesifikasi Warranty Card List Sistem Usulan Id Elemen Data Akronim Type Panjang Ket 1 Id Id Int 11 Primary Key 2 Warranty Card Warranty_cardno varchar 25 Uniq 3 Serial number Serial_no Varchar 25 4 Customer id Cust_id int 11 88 5 Model id Model_id int 11 6 Date of Purchase Date_of_purchase date 7 Pop Code Pop_code Varchar 16 8 Dealer Dealer varchar 32 9 Remark Remark varchar 64 10 Created by Created_by Int 11 11 Insert time Insert_time DATETIME Spesifikasi Basis Data Nama File : Complain Log Akronim : complain_log Organisasi File : Index Sequential Media File : Hard Disk File Key : id Panjang Record : 20+20+25+25+25+11+11+25+11+11+25+11+32+11+11+11+ 11+11+11+11+11+255+255+11+11+11= 883 Tabel 5.8 Spesifikasi Complain Log Sistem Usulan 89 Id Elemen Data Akronim Type Panjang 1 Id Id BIGINT 20 2 Customer id Cust_id BIGINT 20 3 Serial number Serial_no Varchar 25 4 Warranty card Warranty_cardno Varchar 25 Ket Primary Key no 5 Date of Date_of_purchase DATE purchase 6 Model id Model_id Int 11 7 Tinta Ink Int 11 8 complain Msg_remark TEXT 9 Lokasi location Varchar 10 Remark Msg_remark TEXT 11 Tipe Service Type_of_service Int 11 12 Tipe WO Type_of_wo Int 11 13 Nomor Tiket Ticket_no Varchar 25 14 ASP id Asp_id Int 11 15 Repair by Repair_by Varchar 32 16 Reapir desc Repair_desc TEXT 17 Diterima Repair_received DATE 18 Dimulai Repair_started DATE 25 Key 90 19 Selesai Repair_finished DATE 20 Catatan Repair_notes Int 11 21 Page Printed Page_printed Int 11 22 Drum Count Drum_count Int 11 23 Paper Jam Paper_jam_count Int 11 24 Adf Jam Adf_jam_count Int 11 25 Biaya Service_cost Float 26 Transport Transport_cost Float 27 Vat Vat Float 28 Biaya Vat Vat_cost Float 29 Diskon discount Float 30 Sub total Sub_total Float 31 Grand total Grand_total Float 32 Admin Agent_id Int 11 33 Update by Updated_by Int 11 34 Status Status Int 11 35 Kelengkapan Completeness Varchar 255 36 Kondisi Machine_condition Varchar 255 37 Info Source_info Int 11 38 Insert time Insert_time datetime 39 Print Int 11 91 40 Print Date DateTime 41 Nomor Invoice No_invoice Varchar 11 Spesifikasi Basis Data Nama File : Pelanggan Akronim : customer_profile Organisasi File : Index Sequential Media File : Hard Disk File Key : id Panjang Record : 20+40+40+32+24+24+128+11+11 Tabel 5.9 Spesifikasi Customer List Sistem Usulan Id Elemen Data Akronim Type Panjang 1 Id Id BIGINT 20 2 Nama pelanggan Cust_name Varchar 40 3 Pic name Pic_name Varchar 40 4 office Office Varchar 32 5 Alamat Cust_address TEXT 6 Nomor Telepon Cust_phone_no Varchar 24 Ket Primary Key 92 7 Nomor HP Cust_mobile_no Int 24 8 Email Cust_email Varchar 128 9 Dibuat oleh Created_by Int 11 10 Di update oleh Updated_by Int 11 11 Insert time Insert_time TIMESTAMP 12 Modifikasi data Modif_time TIMESTAMP Spesifikasi Basis Data Nama File : Outbond Machines Akronim : outbond_machines Organisasi File : Index Sequential Media File : Hard Disk File Key : id Panjang Record : 10+20+20+32+20+32+20+32+128+20+20 Tabel 5.10 Spesifikasi Customer List Sistem Usulan Id Elemen Data Akronim Type Panjang 1 Id Id INT 11 2 Order Ord_key Varchar 20 Ket Primary Key 93 3 Tipe mesin Mach_type Varchar 20 4 Deskripsi Mach_desc Varchar 32 5 Serial number Mach_serial_no varchar 20 6 Model Mach_model_no Varchar 32 7 Nama pembeli Buyer_name Varchar 128 8 No DO Do_no Varchar 20 9 Ref No Ref_no Varchar 20 10 Delivery date delivery_date DATE J. Rancangan Layar, Rancangan Form Masukan Data, dan Rancangan Form Keluaran 1. Menu Utama Terdapat 2 pilihan pada menu ini, yaitu Admin dan Agent. Admin mempunyai fungsi lebih besar sampai pada pencetakan laporan. 94 Gambar 5.20 Menu utama 2. Menu Admin Terdapat beberapa fungsi dari menu ini, seperti input Product, Laporan, dan Spare Part. 95 Gambar 5.21 Menu Login Admin Dibawah ini adalah tampilan menu Admin. 96 Gambar 5.22 Menu Admin Pada gambar diatas terlihat menu-menu yang telah diberitahukan diatas mulai dari kiri home, setting, Master Data, Reporting, dan FAQ. 97 Gambar 5.23 Menu Setting Pada menu ini dapat membuat user, unlock user yang terblock karena tidak melakukan log out dengan benar. 98 Gambar 5. 24 Master Data Terdapat dua menu utama pada Master Data ini seperti Product dan Spare Part Inventory. 99 Gambar 5.25 Menu Laporan Menu ini menampilkan report yang dapat diproduksi oleh sistem. 3. Menu Agent Terdapat tiga menu utama pada login Agent ini, seperti Complain log, Warranty Card, dan Customer. 100 Gambar 5. 26 Menu Agent 101 Gambar 5. 27 Menu Complain Log Ini adalah menu utama dari aplikasi purna jual ini, dimana setiap informasi yang didapat dari pelanggan baik melalui telepon maupun datang langsung ke kantor dicatat disini. 102 Gambar 5. 28 Manu Data Master Menu ini terdiri dari tiga menu utama, seperti Customer List, Warranty card, dan Outbond Machine. Customer list gunanya hampir mirip dengan complain log yang isi nya adalah semua orang yang memiliki produk Brother maupun yang tidak akan tercatat disini, Warranty card list adalah menu yang digunakan untuk mencatat semua data kartu garansi pelanggan yang didapat dari dealer atau supplier yang telah menjual produknya pada pelanggan, sedangkan Outbond Machines adalah data penjualan terhadap dealer atau supplier.
