Modul Pembelajaran Pelatihan Teknologi Informasi & Komunikasi Kementrian Tenaga Kerja Republik Indonesia Balai Latihan Kerja Komunitas (BLKK) Pondok Pesantren An-Nashuha Jl. Komplek Pon-Pes An-Nashuha Kalimukti – Pabedilan – Cirebon (No.Hp) 0877-3341-7378 Kode Pos 45193 1 DAFTAR ISI Pendahuluan…………………………………………………………………………………………………...…3 A. Tujuan Umum…………………………………………………………………………………………….3 B. Tujuan Khusu…………………………………………………………………………………………….3 Modul Pembelajaran Microsoft Office………………………………………………………………………..4 A. Memulai Microsoft Word……………………………………………………………………………….6 B. Pengenalan Tampilan Microsoft Word……………………………………………………………….7 1. Quick Acces Toolbar………………………………………………………………………………7 2. Tittle Bar…………………………………………………………………………………………….8 3. Tab…………………………………………………………………………………………………..8 a. Tab File…………………………………………………………………………………………8 b. Tab Home………………………………………………………………………………………9 c. Tab Insert………………………………………………………………………………………9 d. Tabe Page Layout……………………………………………………………………………10 e. Tab References………………………………………………………………………………11 f. Tab Mailings………………………………………………………………………….……….11 g. Tab Reviews……………………………………………………………………………….…12 Modul Pembelajaran Microsoft Excel…………………………………………………………….…………13 A. Pendahuluan……………………………………………………………………………………………14 B. Memulai Microsoft Excel………………………………………………………………………………16 C. Menu Pada Microsoft Excel…………………………………………………………………………...17 D. Memilih Cells Atau Ranges……………………………………………………………………………20 E. Formula Dasar Pada Microsoft Office Excel…………………………………………………...……25 F. Alamat Absolut…………………………………………………………………………………...……..29 G. Fungsi Lookup………………………………………………………………………………..…………30 H. Format Karakter………………………………………………………………………………..……….31 I. Data Sort…………………………………………………………………………………………...……31 J. Data Filter…………………………………………………………………………………...…………..35 K. Insert Grafik, Gambar Atau Table…………………………………………………………………….35 L. Mengatur Halaman……………………………………………………………………………….…….37 M. Membuat Link…………………………………………………………………………………….……..39 N. Membuat Equation………………………………………………………………………………..……39 Modul Pembelajaran Microsoft Power Point………………………………………………………...…….40 A. Pendahuluan…………………………………………………………………………………………….41 B. Membuka, Membuat Dokumen Baru, Menyimpan dan Pengenalan Tools, Menutup…………..41 C. Memulai Pembuatan Presentasi………………………………………………………………..…….48 1. Dari Auto Content Wizard……………………………………………………………………..….48 2. Memulai Design Template……………………………………………………………………..…50 3. Memasukan Sound, Movie dan File Flash ke Dalam Program Power Point……………..…53 Sumber Pustaka……………………………………………………………………………………………...…58 2 Pemdahuluan A. Tujuan Umum Setelah mempelajari modul ini peserta latih diharapkan mampu mencari, mengumpulkan serta mengolahnya dalam bentuk data. B. Tujuan Khusu Adapun tujuan khusus mempelajari unit kompetensi melalui buku informasi Pelatihan Microsoft Office Dasar ini guna memfasilitasi peserta latih sehingga pada akhir pelatihan diharpkan memiliki kemampuan sebagai berikut : 1. Menguasai dasar Microsoft Word 2. Menguasai dasar Microsot Excel 3. Menguasai dasar Microsoft Power Point 3 2018 MODUL PEMBELAJARAN MICROSOFT OFFICE 2010 Sebagai Bahan Acuan Untuk Pelatihan Softskill Microsft Office Tingkat Dasar 1/1/2018 4 BAGIAN 1 MICROSOFT WORD 5 A. Memulai Microsoft Word Setelah komputer/PC telah dihidupkan maka user dapat langsung mulai bekerja dengan Microsoft Office. Langkah-langkah yang harus dilakukan untuk memulai adalah sebagai berikut: 1. Pada bagian tombol start di sudut kiri bawah pada layar komputer All Programs >> Microsoft Office >> Microsoft Word 2010, jika User sudah sering menggunakan aplikasi Word maka biasanya aplikasi akan langsung muncul pada tampilan depan saat tombol start dipilih. User juga dapat menggunakan kolom Search di tombol start dan mengetik kata kunci “Microsoft Word”. 2. Kemudian akan muncul tampilan halaman seperti dibawah ini. 6 B. Pengenalan Tampilan Microsoft Word Microsoft office merupakan aplikasi pengolah kata yang memiliki tampilan yang sangat mudah dipahami dan digunakan. Fungsi-fungsi dan fitur yang tersedia dapat dengan mudah dipilih karena menggunakan icon-icon atau gambar-gambar kecil yang mengggambarkan dari fungsi yang dimaksud. Berikut ini akan dijelaskan tampilan-tampilan dan fungsinya dari aplikasi Microsoft Office 2010. 1. Quick Access Toolbar Toolbar yang berisi icon-icon menu berguna untuk mempercepat dalam melakukan perintah, biasanya menu standarnya terdiri : save, undo, redo kita juga menyetingnya sesuai kebutuhan yang sering digunakan dengan menekan panah kecil kebawah. Save (Ctrl + S) : Berfungsi untuk menyimpan file kerja. Undo (Ctrl + Z) : Berfungsi untuk mundur ke langkah kerja yang sebelumnya dilakukan. Redo (Ctrl + Y) : Berfungsi untuk maju ke langkah kerja yang sebelumnya dilakukan. Print (Ctrl + P) : Berfungsi untuk mencetak file kerja. New (Ctrl + N) : Berfungsi untuk membuat file kerja baru. Tombol-tombol pada Quick Access dapat ditambah dan dikurangi sesuai keinginan User dengan memilih icon tanda panah kebawah dan mencentang pilihan yang ingin ditambah ataupun dikurangi. 7 2. Tittle Bar Terletak di posisi paling atas dokumen. Tittle bar menunjukkan Judul dari file kerja yang saat ini sedang dibuka. Berikut adalah tampilan dari tittle bar. 3. Tab Sederetan menu yang ditandai dengan teks yang meliputi : File, insert, page layout dst. Tombol-tombol pada tab berisikan fitur-fitur yang selanjutnya akan sangat berfungsi dan penting dalam menggunakan Microsoft Office. a. Tab File 1. Save - Menyimpan dokumen ke tempat penyimpanan komputer 2. Save As - Menyimpan dokumen dengan beberapa pilihan format lain seperti PDF, Doc, Dot, Html, xml dan format lainnya 3. Open - Untuk membuka file dokumen yang bisa terbaca di office word 2010 4. Close - Untuk menutup dokumen yang sedang dikerjakan 5. Info - Untuk menampilkan informasi lain seperti jika kalian akan memberikan password atau kunci keamanan di dokumen yang kalian buat 6. Recent - Untuk melihat informasi dokumen yang telah kalian kerjakan sebelumnya 7. New - Untuk membuat dokumen baru yang support dengan office word 2010, diantara dokumen docx, doc, membuat design template dll. 8. Print - Menampilkan informasi dokumen yang akan diprint, serta kalian juga dapat mengatur setelan print out yang diinginkan 9. Save & Send - Untuk menyimpan dan mengirim langsung dokumen yang kalian buat, salah satunya adalah langsung mengirimnya ke alamat email atau blog khusus 10. Help - Untuk menampilkan bantuan-bantuan yang tedapat di office word 2010 8 11. Options - Untuk melakukan pengaturan di aplikasi office word 2010, seperti display, theme, font default dll. 12. Exit - Untuk keluar dari aplikasi word 2010 b. Tab Home 1. Paste - Untuk menempelkan tulisan atau gambar yang telah kalian salin di sumber lain 2. Cut - Untuk memotong tulisan atau gambar yang kalian seleksi di dalam dokumen 3. Copy - Untuk menyalin tulisan atau gambar didalam dokumen word 4. Font Style - Untuk memilih atau merubah jenis tulisan yang kalian inginkan 5. Bold (B) - Untuk membuat tulisan menjadi tebal 6. Italic (I) - Untuk membuat tulisan menjadi miring 7. Underline (U) - Untuk membuat tulisan bergaris bawah 8. abc - Untuk membuat tulisan coret 9. Superscript dan Subscripot X2 - Untuk membuat pangkat pada tulisan seperti kuadrat, meter persegi, Kubik Dll. 10. Font Size - Untuk merubah ukuran tulisan 11. A Style - Untuk membuat style atau gaya pada tulisan 12. Highlight Text (ab) - Untuk memblok warna kata atau kalimat didalam dokumen 13. Font Color (A) - Untuk merubah warna huruf atau tulisan di dalam dokumen 14. Align Lef t- Untuk merubah tulisan dokumen menjadi rata kiri 15. Align Center - Untuk merubah tulisan dokumen menjadi rata tengah 16. Align Right - Untuk merubah tulisan dokumen menjadi rata kanan 17. Align Justify - Untuk merubah tulisan dokumen menjadi seimbang kanan dan kiri 18. Shading Color - Untuk merubah warna blok pada tulisan dokumen (background color). 19. Icon Tabel - Untuk membuat tabel secara manual 20. Bullets - Untuk membuat icon kecil disamping tulisan 21. Numbering - Untuk membuat nomor disamping tulisan 22. Multilevel List - Untuk membuat kombinasi list antara bullets dan numbering 23. Increase dan Decrease - Untuk menambahkan dan mengurangi lebar paragraf 24. Sort - Untuk menyortir isi dokumen sesuai dengan abjad atau juga berdasarkan angka c. Tab Insert 9 1. Cover Page - Untuk membuat cover halaman pada dokumen 2. Blank Page - Untuk menambah halaman baru pada dokumen yang sedang dikerjakan 3. Page Break - Untuk memisahkan halaman sebelum dan sesudahnya, seperti ketika kalian akan membuat dua mode kertas yang berbeda didalam satu dokumen. 4. Table - Untuk menambahkan sebuah tabel di dalam dokumen 5. Picture - Untuk menambahkan gambar dari galeri komputer 6. Clip Art - Untuk menambahkan gambar kecil seperti icon bawaan dari word 2010 7. Shapes - Untuk menambahkan bentuk shapes seperti tabung, segitiga, kubus dll. 8. SmartArt - Untuk membuat smartart seperti diagram batang, circle proses dll. 9. Chart - Untuk menambahkan diagram chart seperti diagram alur lalu lintas 10. Screenshot - Untuk memasukkan hasil screenshot atau tangkapan layar di komputer secara cepat 11. Hyperlink - Untuk memasukkan link alamat website kedalam teks 12. Bookmark - Untuk menyimpan bagian dari dokumen yang kalian anggap penting 13. Header - Untuk menambahkan objek yang menjadi ciri khas dari dokumen kalian atau juga bisa dikatakan sebagai hak cipta kalian 14. Footer - Sama seperti header, namun letaknya berada dibawah dokumen 15. Page Number - Untuk membuat nomor halaman pada dokumen 16. Text Box - Untuk membuat tek didalam kotak 17. Wordart - Untuk membuat tulisan dengan gaya-gaya yang unik 18. Drop Cap - Untuk membuat tulisan seperti bentuk koran, dimana huruf pertama didalam dokumen akan tampak menjadi besar 19. Equation - Untuk menambahkan simbol matematika didalam dokumen 20. Symbol - Sama dengan fungsi Equation. d. Tab Page Layout 1. 10 Themes - Untuk membuat theme atau tema yang akan kalian gunakan 2. Margins - Untuk mengatur ukuran dari kertas yang akan kalian gunakan 3. Orientation - Untuk mengatur mode kerta, apakah portrait atau landscape 4. Size - Untuk menentukan jenis kertas apa yang akan kalian gunakan 5. Column - Untuk menentukan mode kolom tulisan pada setiap halaman dokumen 6. Watermark - Untuk membuat gambar transparan pada halaman dokumen yang bisa disebut juga sebagai identitas asli dari dokumen yang kalian buat 7. Page Color - Untuk menentukan warna atau gambar yang akan kalian jadikan background 8. Page border - Untuk membuat bingkai halaman. e. Tab Refecences 1. Group Table of Content - Secara umum Group Table of Contents ini berfungsi untuk mengelola daftar isi dengan beberapa bentuk yang telah disediakan oleh aplikasi Microsoft Word. 2. Group Footnotes - Group ini memiliki fungsi untuk menyisipkan dan mengelola berbagai macam model rujukan seperti cacatan kaki atau footnoote dan sejenisnya. 3. Group Citations & Bibliography - Kegunaan atau fungsi group ini adalah untuk menyisipkan dan mengelola kutipan langsung. 4. Group Captions - Mempunyai fungsi utama untuk menambahkan dan mengelola keterangan gambar sehingga dokumen perbukuan yang dibuat lebih menarik dan mudah dipahami oleh pembaca. 5. Group Index - Dengan memanfaatkan Group Index ini dapat memberikan tanda pada sumber rujukan, daftar kata juga dapat dikelola dengan baik dalam group ini. 6. Group Table of Authorities - Group yang satu ini berguna untuk mengelola daftar isi, daftar gambar, daftar kata dan dalam hal ini pengguna diberikan otoritas untuk melakukan pengaturan berbagai daftar tersebut. f. Tab Mailings 1. Group Create - Group Create ini secara umum mempunyai fungsi untuk membuat tulisan pada amplop surat ataupun label dengan ukuran dan bentuk sesuai dengan pilihan atau keinginan kita. 11 2. Group Start Mail Merge - Membuat surat dari mulai sampul isi dan kelengkapan-kelengkapan lainnya dapat kita lakukan secara baik dengan memanfaatkan Group Start Mail Merge. 3. Group Write & Insert Fields - Group ini dapat digunakan ketika kita mengelola data indentitas penerima surat yang sedang buat. 4. Group Preview Results - Berguna untuk melihat hasil surat yang dibuat berserta keakuratan isi surat tersebut. 5. Group Finish - Berfungsi untuk melakukan tindakan lanjutan setelah surat yang dibuat sudah lengkap dan selesai dikerjakan. g. Tab Review 1. Group Proofing - Group Proofing pada Tab Review secara umum berguna untuk melakukan pemeriksaan pada ejaan, tata bahasa, penggunaan referensi, terjemahan, jumlah kata, dan sejenisnya. 2. Group Language - Group ini berguna untuk urusan terjemah dan penggunaan bahasa dalam dokument Word. 3. Group Comments - Bagi yang suka komentar silahkan memanfaatkan group ini baik itu membuat komentar, menghapus komentar maupun melihat komentar yang ada. 4. Group Tracking - Group Tracking mempunyai kegunaan untuk melacak, memfinising, memilih jensi markup maupun menunjukkan perbaikan data pada dokumen. 5. Group Changes – 12 BAGIAN II MICROSOFT EXCEL 13 Pendahuluan Excel adalah program spreadsheet dalam sistem Microsoft Office. Kita dapat menggunakan Excel untuk membuat dan memformat workbook untuk menganalisis data dan membuat data itu sendiri. Secara khusus, kita dapat menggunakan Excel untuk melacak data, membangun model untuk menganalisis data, menulis rumus untuk melakukan perhitungan pada data itu, memproses data dalam berbagai cara, dan menyajikan data dalam berbagai grafik. Lembar keja dalam Microsoft Excel dalam satu sheet terdiri dari 256 kolom (columns) dan 65536 baris (rows). Kolom ditampilkan dalam tanda huruf A, B, C dan berakhir pada kolom IV. Sedangkan baris dilambangkan dalam bentuk angka 1, 2, 3 dan berakhir pada 65536. Perpotongan antara baris dan kolom disebut sel (cell), misal, pada perpotongan kolom B dengan baris ke 5 disebut sel B5. Dan sel yang bergaris tebal menandakan bahwa sel tersebut dalam keadaan aktif. The Ribbon Memahami Ribbon adalah hal yang sangat perlu kita lakukan untuk memahami perubahan antara Microsoft 2010 ke Microsoft 2013. Pada Ribbon tercantum semua informasi dan perintah serta fungsi- fungsi yang dapat kita gunakan dalam mengelola data dalam microsoft excel 2013 Home Tab Tab ini yang sering digunakan dalam mengelola data dalm micrososft excel; dalam tab home ini terdapat semua informasi tentang teks, tentang format cells, jenis huruf, ukuran huruf, format tabs, memasukan dan menghaspus columns. Dalam Tab Home juga cara-cara untuk merubah cells styles memformat table, juga memasukan data secara otomatis, mengurutkan dan mencari data. Insert Tab Tab ini berfungsi untuk segala sesuatu yang perlu kita masukan mulai dari Photo, shape, clipart, grafik, text box dan lain-lain. 14 Page Layout Tab Tab ini memiliki perintah untuk menyesuaikan halaman seperti margin, orientasi dan tema. Formulas Tab Tab ini memiliki perintah untuk digunakan saat membuat Rumus. Tab ini memiliki fungsi perpustakaan besar yang dapat membantu saat membuat rumus atau fungsi dalam spreadsheet Anda. Data Tab Tab ini memungkinkan Anda untuk memodifikasi lembar kerja dengan sejumlah besar data dengan menyortir dan penyaringan serta menganalisis dan pengelompokan data. Review Tab Tab ini memungkinkan Anda untuk memperbaiki masalah ejaan dan tata bahasa serta mengatur keamanan. Hal ini juga memberikan perubahan trek dan catatan, fitur menyediakan kemampuan untuk membuat catatan untuk dokumen yang dirubah oleh user lain View Tab Tab ini memungkinkan Anda untuk mengubah tampilan dokumen 15 Memulai Microsoft Excel 2013 Setelah kita tahu fasilitas yang ada dalam microsoft Excel 2013 dari Ribbon yang terdiri dari beberapa Tab, kita mulai dengan membuka program microsoft excel 2013. Klik tombol ‘Search’, ketikkan kata “excel”, lalu klik excel 2013. Setelah beberapa saat, maka akan muncul tampilan dasar Microsoft excel. Lalu klik blank workbook untuk memulai menjalankan aplikasi Microsoft office 2013. Memasukan data pada Worksheet 1. Klik cell yang akan diisi data. 2. Ketik data pada cell. 3. Tekan enter atau tab atau tombol panah pada keyboard untuk pindah ke cell berikutnya. 16 Menu Pada Microsoft Excel Menu Bar Menu Bar berguna untuk menjalankan suatu perintah. Menu bar pada Microsoft Excel antara lain: File, Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Review, dan View Title Bar Title bar merupakan bagian yang berada paling atas lembar Excel. Dalam title bar terdapat beberapa komponen, antara lain : Icon Control Menu Restore, untuk mengatur ukuran layar dalam ukuran yang relatif. Move, untuk memindahkan posisi layar jendela ke posisi lain. Size, mengatur ukuran layar jendela Excel. 17 18 Minimize, menampilkan jendela Excel ke ukuran minimal dalam bentuk icon. Maximize, menampilkan jendela Excel ke ukuran maksimal, yaitu memnuhi layar. Close, untuk keluar dari aplikasi Excel. Formula Bar Formula bar berfungsi untuk memasukkan, memperbaiki, dan juga dapat menampilkan data atau rumus pada sel yang sedang aktif. Untuk memperbaiki data atau rumus adalah dengan cara mengklik atau menekan tombol F2. Petunjuk Sel (Cell Pointer) Untuk memindahkan penunjuk sel ke posisi yang baru dapat digunakan bantuan mouse maupun keyboard. Dengan mouse kita dapat leluasa memindahkan posisi penunjuk sel dengan mengarahkan pointer ke sel yang dituju. Sedangkan dengan menggunakan keyboard langkah yang ditempuh antara lain : 19 Memilih Cells atau Ranges Untuk menyelesaikan proses yang lebih mudah di Excel diharuskan mampu untuk menyorot atau memilih sel, baris dan kolom. Ada berbagai cara untuk melakukan hal ini, lihat tabel di bawah ini untuk memahami pilihan. Untuk Memilih Lakukan ini Satu cell Klik cell, atau tekan tombol Panah untuk pindah dari cell ke cell. Range kecil Klik cell pertama pada range, kemudian drag ke cell terkhir, atau tahan tombol SHIFT sambil menekan tombol panah untuk memilih range yang di inginkan. Range yang besar Klik cell pertama pada range, kemudian tahan tombol SHIFT sambil klik cell terakhir pada range. Bisa sambil digulung untuk melihat cell terakhir Semua cells pada worksheet Cells atau range tidak berurutan Klik icon Select All atau tekan CTRL+A. Pilih cells atau range, sambil tekan CTRL ketika memilih cells atau range yang lain. Catatan : tidak bisa cancel sebagain cell, tapi harus cancel semua yang telah dipilih Semua baris atau semua kolom Klik header row atau header column heading. 1. Header Rows 2. Header Colomn Sebagain baris atau kolom yang Drag pada header row atau column atau pilih header row atau berurutan colomn pertama; kemudian tahan tombol SHIFT ketika memilih header rows atau colom terkahir. 20 Baris atau kolom yang tidak berurutan Klik header column atau row, kemudian tekan tombol CTRL ketika memilih header row atau column yang akan ditambahkan. Menuju cell terkahir yang digunakan Pilih cell pertama, kemudian tekan CTRL+SHIFT+END untuk pada worksheet (sudut bawah kanan) menuju pada cell terkahir yang digunakan pada worksheet (lower-right corner). Cell awal pada worksheet Pilih cell dimana saja, kemudian tekan tombol CTRL+SHIFT+HOME untuk menuju cell awal pada worksheet. Catatan : untuk mengcancel pilihan pada cells, klik cell mana saja pada worksheet. Cut, Copy, and Paste Data Gunakan perintah Cut, Copy, dan Paste pada Microsoft Office Excel untuk memindahkan atau mengcopy semua isi cells. Catatan: Excel menampilkan animasi border yang bergerak pada cell yang dicut atau dicopy. Untuk mengcancel animasi tersebut, tekan tombol ESC. Move/Copy Cells Bila memindahkan atau menyalin sebuah sel, Excel memindahkan atau menyalin seluruh sel, termasuk rumus dan nilainilai mereka dihasilkan, format Cell, dan comment bila ada. 1. Pilih cells yang akan pindahkan atau disalin. 2. Pada Home tab, pada Clipboard group, lakukan salah satu dibawah ini : a. Untuk memindahkan cells, klik Cut. (CTRL + X) b. Untuk menyalin cells, Klik Copy . (CTRL + C) 3. Klik pada cell yang akan dituju untuk memindahkan atau menyalin 4. Pada Home tab, pada Clipboard group, klik Paste. (CTRL + V) Melebarkan Column dan Ukuran Rows Dalam worksheet, bisa merubah lebar kolom dari 0 sampai 255 dan tinggi baris dari 0 sampai 409. Nilai ini adalah representasi dari karakter yang bisa ditampilkan pada cell yang diformat dengan font standar. Standart atau default lebar column adalah 8.43 karakter dan standart atau default tinggi row adalah 12.75 points. Jika column/row lebarnya/tingginya 0, maka itu rows atau colomn tersembunyi. 21 Mengatur tinggi row dan lebar column Pilih rows atau columns yang akan dirubah Pada Home tab, pada Cells group, klik Format. Dibawah Cell Size, klik Column Width atau Row Height. Kotak isian untuk Column Width atau Row Height akan ditampilkan. pada kotak isian Column Width atau Row Height, ketikan nilai yang diinginkan. SHEET (Lembar Kerja) Menambah sheet baru Klikikon Mengganti nama sheet Klik kanan di sheet yang ingin diganti namanya, kemudian pilih Rename, atau klik dua kali pada sheet yang ingin diganti namanya, kemudian ganti nama sheet tersebut. Menghapus sheet Klik kanan di sheet yang ingin dihapus, kemudian pilih Delete. Menyimpan File Klik Menu File – Save/Save As (Ctrl+S) Pilih folder untuk tempat menyimpan file Anda Ketik nama file Klik tombol ‘Save’ 22 Membuka File Klik Menu File – Open (Ctrl+O) Tentukan directory Pilih salah satu file yang ingin dibuka Klik tombol ‘Open’ Membuat Nomor & Bulan Berurut 23 Ketik angka atau bulan pertama pada sel yang diinginkan Ketik angka atau bulan kedua pada sel selanjutnya (berurutan) Blok kedua sel tersebut secara berurutan Letakkan pointer pada sudut kanan bawah hingga keluar tanda tambah Menggabungkan Sel Blok sel yang ingin digabungkan, kemudian klik kanan, pilih menu Format Cells Klik Alignment, lalu Tandai / klik Merge Cells, Klik Ok Atau Blok sel yang ingin digabungkan secara berurutan Klik icon Mengetengahkan Teks Pada tab Home, klik di tanda panah icon Alignment Klik Alignment Pada Horizontal pilih Center Pada Vertical pilih Center Klik Ok Mengatur Tata LetakTeks Klik sel dimana terdapat teks yang ingin diatur tata letaknya Klik Alignment Pada Orientation aturlah tata letak dan derajat kemiringan teks Klik Ok Membuat Garis Tabel Blok seluruh sel yang ingin diberi garis tabel Klik Alignment Klik Border Pilih garis tabel yang ingin Anda masukkan Klik Ok Membuat Simbol Mata Uang Blok semua angka yang ingin diberi simbol mata uang Klik Alignment, Pilih Number Klik Accounting Pilih mata uang di Symbol Isikan angka 0 (nol) pada Decimal Places Klik O 24 Membuat Nama Satuan Pada Penulisan Angka Blok semua sel yang berisi angka Klik Alignment, Pilih Number Klik Custom Pada Type tuliskan 0 “unit” (untuk nama satuan unit) Klik Ok Formula Dasar pada Microsoft Office Excel 2013 Fungsi formula dasar adalah untuk melakukan penghitungan terhadap data yang ada di Microsoft Office Excel 2013. Setiap penggunaan formula dasar, kita harus mengawalinya dengan tanda sama dengan (=). Tanda sama dengan (=) dimaksudkan untuk mengawali sebuah fungsi di Microsoft Office Excel 2013. Yang perlu diperhatikan adalah alamat dari data tersebut, jika salah mengetikkan alamatnya, maka data tersebut akan bernilai salah (#VALUE). Fungsi-fungsi dasar tersebut antara lain: a. Aritmatika Dasar : Fungsi penjumlahan (+), pengurangan (-), perkalian (*), dan pembagian (/). b. SUM: Berfungsi untuk menjumlahkan sekumpulan data pada suatu range. Bentuk penulisannya adalah: =SUM(number1, number2, .....) Contoh 1 : = SUM(4,8,9) → Tekan Enter Contoh 2: 25 Terdapat sebuah data Barang yang terdiri dari Spidol, Penghapus, Penggaris, Pensil, dan Buku Tulis. Masingmasing barang tersebut memiliki jumlah yang tidak sama dengan barang yang lainnya. Dari gambar diatas, untuk mencari berapa jumlah barang secara keseluruhan, kita dapat menggunakan rumus SUM. Dengan mengetikkan alamat C2 sebagai data pertama, hingga C6 sebagai data terakhir sehingga dapat diketahui keseluruhan jumlahnya. 26 c. MIN: Berfungsi untuk mencari nilai terendah dari sekumpulan data (range). Bentuk penulisannya adalah: =MIN(number1,number2,……) Contoh 1: =MIN(40,5,2) → Tekan Enter Contoh 2: Terdapat sebuah data Nilai dari beberapa Mahasiswa dengan nilai yang berbeda satu dengan yang lainnya. Dari gambar diatas, untuk mencari nilai terendah dari semua nilai adalah menggunakan fungsi MIN. Dengan mengetikkan alamat C2 sebagai data pertama, hingga C9 sebagai data terakhir sehingga dapat diketahui berapakah nilai terendahnya. d. MAX: Berfungsi untuk mencari nilai tertinggi dari sekumpulan data (range). Bentuk penulisannya adalah: =MAX(number1,number2,……) Contoh 1: =MAX(14,25,21) → Tekan Enter Contoh 2: Terdapat sebuah data Nilai dari beberapa Mahasiswa dengan nilai yang berbeda satu dengan yang lainnya. Dari gambar diatas, untuk mencari nilai tertinggi dari semua nilai adalah menggunakan fungsi MAX. Dengan mengetikkan alamat C2 sebagai data pertama, hingga C9 sebagai data terakhir sehingga dapat diketahui berapakah nilai tertingginya. e. AVERAGE: Berfungsi untuk mencari nilai rata-rata dari sekumpulan data. Bentuk penulisannya adalah : =AVERAGE(number1, number2,…) Contoh 1: =AVERAGE(10,5) → Tekan Enter Contoh 2: 27 Terdapat sebuah data Nilai dari beberapa Mahasiswa dengan nilai yang berbeda satu dengan yang lainnya. Dari gambar diatas, untuk mencari nilai rata-rata dari semua nilai adalah menggunakan fungsi AVERAGE. Dengan mengetikkan alamat C2 sebagai data pertama, hingga C9 sebagai data terakhir sehingga dapat diketahui berapakah nilai rata-ratanya. Untuk membatasi adanya angka dibelakang koma (,), kita dapat mengaturnya di format cell dengan meng-klik kanan tepat di kolom mana yang akan kita atur. Selanjutnya pilih tab Number dan pilih Category Number. Silahkan atur dikolom Decimal Places, sesuai dengan keinginan. f. COUNT: Berfungsi untuk menghitung jumlah data dari suatu range yang dipilih. Bentuk penulisannya adalah : =COUNT(value1, value2,…..) Contoh 1: =COUNT(2,2,2,2,2,2,2) → Tekan Enter Contoh 2: Terdapat sebuah data Nilai dari beberapa Mahasiswa dengan nilai yang berbeda satu dengan yang lainnya. Dari gambar diatas, untuk mencari jumlah mahasiswa jika kita menghitung dari jumlah nilainya adalah menggunakan fungsi COUNT. Dengan mengetikkan alamat C2 sebagai data pertama, hingga C9 sebagai data terakhir sehingga dapat diketahui berapakah jumlah mahasiswanya. g. CONCATENATE : Berfungsi untuk menggabungkan data antar kolom. Contoh: Untuk menggabungkan data pada kolom Subjek dan Domain, maka diperlukan fungsi CONCATENATE untuk menggabungkannya. 28 h. PRODUCT : Berfungsi untuk melakukan perkalian sekumpulan data pada suatu range. Bentuk penulisannya adalah : =PRODUCT(number1, number2,….) Contoh : =PRODUCT(4,5,2) → Tekan Enter i. ROUND : Berfungsi untuk membulatkan bilangan ke digit tertentu. Bentuk penulisannya adalah : =ROUND(number,num_digits) Contoh : =ROUND(123.4567,1) → Tekan Enter j. SQRT : Berfungsi untuk menghasilkan suatu nilai akar kuadrat dari suatu bilangan. Bentuk penulisannya adalah : =SQRT(number) Contoh : =SQRT(9) → Tekan Enter k. POWER : Berfungsi untuk menghasilkan suatu bilangan yang dipangkatkan. Bentuk penulisannya adalah : =Power(number,power) Contoh : =POWER(6,2) → Tekan Enter l. SUMSQ : Berfungsi untuk mempangkatduakan angka dalam argument dan memberikan jumlah dari pemangkatan. Bentuk penulisannya adalah : =SUMSQ(number1,number2,…) Contoh : =SUMSQ(3,4) → 32 + 42 = 9 + 16 = 25 Alamat Absolut Fungsi Absolute digunakan untuk mengunci posisi kolom dan baris. Fungsi ini ditandai dengan adanya tanda $ yang berada di depan Kolom dan di depan Baris. Ada 2 fungsi yang dapat digunakan, yaitu Absolut dan Semi Absolut. a. Alamat Absolut Terdapat sebuah data Barang yang terdiri atas Nama Barang, Harga Satuan, dan Total Harga. Setiap barang dibeli sebanyak 2 item, sehingga setiap Harga Satuan Barang dikalikan 2 untuk mendapatkan Total Harga. Agar mempermudah proses perhitungan, kita ketikkan sebuah angka 2 sebagai master dari perkalian tersebut. Jadi setiap Harga Satuan akan dikalikan dengan angka 2 yang terletak di kolom B11. Agar tidak berubah-ubah, kita diharuskan menambahkan simbol Dollar ($) sebelum huruf B ($B = fungsi $ untuk mengunci kolom B) dan sebelum angka 11 ($11 = fungsi $ untuk mengunci baris ke-11). Sehingga didapatkan hasil dari perkalian tersebut. 29 b. Alamat Semi Absolut Rumus fungsi Semi Absolut digunakan untuk mengunci salah satu kolom atau baris pada suatu alamat cell. Sebagai contoh : $C9 : Penguncian kolom C, dengan cara ini ketika cell dicopy kekanan alamat cell akan tetap dibaca sebagai $C9 bukan D9, namun ketika dicopy kebawah alamat cell akan berubah menjadi $C10. C$9 : Penguncian baris 9, dengan cara ini ketika cell dicopy ke bawah alamat cell akan tetap dibaca sebagai C$9 bukan C10, namun ketika dicopy ke kanan alamat cell akan berubah menjadi D$9. Fungsi Lookup VLOOKUP Fungsi Vlookup ini digunakan untuk membaca tabel secara vertical (tegak). Bentuk penulisannya adalah : =VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,[range_lookup]) HLOOKUP Fungsi Hlookup ini digunakan untuk membaca tabel secara horizontal (mendatar). Bentuk penulisannya adalah : =HLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,[range_lookup]) Ket: Lookup_Value Dapat berupa isi sel atau nilai yang diketik Table_Array Tabel yang dipakai sebagai rujukan pencarian Col_Index_Num Menunjukkan kolom beberapa yang nilainya akan diambil Range_Lookup 30 Dapat dikosongkan atau diisi “True” jika tabel disusun terurut dan pencarian diartikan sama dengan atau lebih kecil, jika diisi “False” maka tabel tidak harus terurut dan pencarian diartikan sebagai “yang sama persis” Contoh Vlookup: Data tabel perbandingan Untuk mencari kolom lulusan, maka ketik rumus =Vlookup(C3,$G$6:$I$9,2) Dimana C3 (kolom C baris 3) merupakan Sel Kode di dalam Tabel Gaji Karyawan, kemudian data yang ada dalam Tabel Perbandingan harus diblok/ditandai, agar data dapat terbaca di dalam Tabel Gaji Karyawan. Untuk memunculkan simbol dollar ketika data diblok, tekan F4 di keyboard. Di ujung rumus ketik letak kolom lulusan (kolom 2). Untuk mencari kolom gaji ketik rumus =Vlookup(C3,$G$6:$I$9,3), maka caranya sama seperti diatas. Namun yang berbeda adalah diujung rumus, ketik letak kolom gaji (kolom 3). Contoh Hlookup: Fungsi Logika Fungsi logika atau bersyarat memungkinkan kita menguji persyaratan dalam sel. Fungsi bersyarat ini adalah suatu kondisi atau =IF yang hasilnya bergantung pada benar atau salahnya pengujian. Fungsi Logika memerlukan operator perbandingan yaitu: 31 = < > <= >= <> (sama dengan) (lebih kecil dari) (lebih besar dari) (lebih kecil sama dengan) (lebih besar sama dengan) (tidak sama dengan) IF(logical_test,value_if_true,value_if_false) Untuk memilih di antara dua nilai berdasarkan dua kondisi yaitu kondisi benar atau kondisi salah. If Tunggal Artinya jika nilai sel A2 lebih besar dari 50, maka dinyatakan “Naik Kelas”, sebaliknya jika nilai sel A2 kurang dari 50 maka dinyatakan “Tinggal Kelas” If Majemuk Contoh : =IF(C4=”A”,”ISTIMEWA”,IF(C4=”B”,”BAIK”,IF(C4=”C”,”CUKUP”,”KURANG”))) Artinya jika pada sel C4 nilainya A maka hasilnya “ISTIMEWA”, jika pada sel C4 nilainya B maka hasilnya “BAIK”, jika pada sel C4 nilainya C maka hasilnya “CUKUP”, atau selain kondisi diatas maka akan menghasilkan nilai “KURANG”. 32 Format karakter 1. LEFT (Mengambil Karakter Kiri) Left ini digunakan untuk mengambil karakter pada bagian sebelah kiri dari suatu teks. Bentuk umum penulisannya adalah =LEFT(text,num_chars). Contoh : LEMBAGA → =LEFT(E20,3) → Hasilnya : LEM Sel teks Karakter yang diambil 2. MID (Mengambil Karakter Tengah) Mid ini digunakan untuk mengambil karakter pada bagian tengah dari suatu teks. Bentuk penulisannya adalah : =MID(text,start_num,num_chars) Contoh : LEMBAGA → =MID(E20,2,3) → Hasilnya : EMB Sel teks Mulai pengambilan karakter Karakter yang diambil 3. RIGHT (Mengambil Karakter Kanan) Right ini digunakan untuk mengambil karakter pada bagian sebelah kanan dari suatu teks. Bentuk penulisannya adalah : =RIGHT(text,num_chars) Contoh : LEMBAGA → =RIGHT(E20,4) → Hasilnya : BAGA Data Sort (Mengurutkan Data) Langkah mengurutkan suatu data adalah : Blok seluruh data yang ingin diurutkan 33 Pilih tab Data – klik icon Sort Klik AZ untuk pengurutan Ascending (diurutkan berdasarkan dari kecil ke yang besar) Klik ZA untuk pengurutan Descending (diurutkan berdasarkan dari besar ke yang kecil) 34 Data Filter (Menyaring Data) Langkah menyaring suatu data adalah : Blok seluruh data dalam table Pilih tab Data – Klik icon Filter Untuk menghilangkan tanda, klik kembali icon Filter Insert Grafik, Gambar dan Tabel A. GRAFIK Grafik biasa dipakai untuk menampilkan komposisi data secara visual, menggunakan gambar atau simbol tertentu, sehingga mempermudah pemahaman dan pengertian tentang data secara menyeluruh. Membuat grafik Buatlah tabel data penjualan seperti ini : Pilih menu Insert Lalu klik Charts atau klik icon 35 Tentukan tipe grafik yang diinginkan. Anda dapat menggunakan tab standart atau tab custom types jika ingin tipe yang lainnya. Klik OK B. GAMBAR Pilih menu Insert Lalu pilih Picture atau Online Pictures 36 C. TABEL Pilih menu Insert Klik Table Tunggu hingga muncul dialog seperti di bawah ini Mengatur Halaman Untuk menngatur cara percetakan pada halaman, lakukanlah langkah-langkah berikut : 1. Pilih menu Page Layout 2. Pada Orientation, kita dapat memilih Potrait atau Landscape. 3. Pada pilihan Paper size kita dapat menentukan ukuran kertas yang dipakai. 4. Pada pilihan Margin kita dapat menentukan jarak cetakan dari batas kertas. Mengatur percetakan lembar kerja 1. Pilih menu Page layout, lalu pilih Page setup 2. Pilih tab Sheet, maka akan muncul tampilan seperti berikut. 37 Print area : menentukan area yang dicetak. Print titles : menentukan judul yang tercetak tiap halaman. Rows to repeat at top : untuk menentukan beberapa baris yang akan tercetak pada bagian paling atas pada tiap halaman. Columns to repeat at left : menentukan beberapa kolom yang akan tercetak pada bagian paling kiri tiap halaman. Gridlines : untuk mencetak garis grid(pembatas sel). Row and column headings : untuk mencetak nomor baris dan nomor kolom. Draft quality : untuk mencetak dalam kualitas draft. Page order : untuk menentukan arah pemisahan halaman 38 Membuat Link Untuk membuat suatu link pada excel, ikuti langkah – langkah di bawah ini : 1. sorot cell yang akan di link apabila itu suatu teks, atau sisipkan shape, clipart, chart atau yang lain untuk di link. 2. Pilih Menu Insert, lalu klik hyperlink , maka akan tampil seperti di bawah ini. 3. Terdapat empat pilihan untuk link, yaitu: 1) Existing File or web page : berfungsi untuk melink-kan ke situs internet. 2) Place in this Document : untuk melink-kan di worksheet excel saja (Misal di sheet 1, sheet 2 atau sheet 3, dll). 3) Create new document : untuk melink-kan pada lembar kerja baru. 4) E-mail Address : untuk melink-kan pada e-mail. 4. Klik Ok. Apabila link berupa teks, maka teks tersebut akan berubah warna menjadi biru dan bergaris bawah. Membuat Equation 1. Pilih menu Insert – Equation, maka akan tampil kotak dialog seperti ini : 2. Akan muncul kotak equation dan ketikkan rumus yang akan dibuat. 3. Untuk mengakhiri equation, sorot kursor di sembarang sel. 4. Untuk mengeditnya, double klik pada kotak yang memuat rumus tersebut 39 BAGIAN III MICROSOFT POWER POINT 40 PENDAHULUAN Program power point merupakan program yang digunakan untuk membuat slide atau presentasi yang dikeluarkan olah Microsoft sebagai produsennya. Saat ini versi power point telah mencapai pada versi Power Point 2003, dimana pada versi yang terbaru memiliki berbagai perubahan dibandingkan dengan versi sebelumnya. Perintah-perintah baru telah digunakan dalam versi terbaru ini, sehingga tampilan akan lebih menarik dan lebih interaktif. Apabila anda ingin menginstal Power Point 2003 di dalam computer anda maka anda harus memiliki Operating Sytem minimal Windows 2000. Penggunaan yang paling penting dalam mengoperasikan Power Point 2003 adalah mengolah slide. Pembuatan slide yang polos tanpa diberi efek akan kurang menarik, oleh karena itu anda perlu merubahnya menjadi tampilan yang menarik. Dalam power Point 2003, kita diberikan kemudahan dalam mengolah slide dengan menggunakan jendela task pane yang akan memudahkan anda dalam bekerja. MEMBUKA, MEMBUAT DOKUMEN BARU, MENYIMPAN DAN PENGENALAN TOOLS, MENUTUP. Cara memulai Program Power Point ini adalah dengan mengklik menu START pada jendela windows, kemudian ALL Program dan Microsoft Office kemudian klik pada ikon Power Point 2003 41 MEMBUKA DOKUMEN BARU Untuk membuka dokumen baru, langkah - langkah yang dilakukan adalah sebagai berikut : - klik menu File - kemudian klik sub menu New maka tampilan akan berubah menjadi tampilan dokumen baru yang masih kosong. MENYIMPAN DOKUMEN Dalam menyimpan dokumen, langkah yang harus dilakukan adalah sebagai berikut : 42 - klik menu File - klik sub menu Save - maka akan tampil kotak dialog sebagai berikut - isikan nama file yang akan di-save - kemudian klik Save PENGENALAN TOOLS Tools yang ada pada layar power point 2003 adalah sebagai berikut Menu Bar Toolbar 43 Title Bar Dalam menampilkan jendela presentasi, ada beberapa macam model tampilan (view) : Normal View Slide Shorter View Slide Show Normal View : jendela utama untuk mengedit tampilan presentasi. Slide Shorter View : jendela untuk mengolah dan melihat semua presentasi yang telah dibuat Slide Show : jendela untuk menampilkan presentasi yang telah dibuat dalam tampilan layar penuh (full screen) 44 Normal View Slide Shorter View Slide Show Berikut ini beberapa toolbar yang terdapat dalam power point 2003 : Toolbar Web Toolbar Formatting Toolbar Standard Toolbar Outlining 45 Toolbar Control Toolbox Toolbar Picture Toolbar Reviewing Toolbar Tables and Borders Toolbar Visual Basic Toolbar WordArt Toolbar Drawing Toolbar Revision 46 MENUTUP JENDELA PRESENTASI Untuk menutup jendela presentasi, klik menu File, kemudian klik sub menu Exit. Atau dengan mengklik tombol Close yang ada pada Title Bar 47 MEMULAI PEMBUATAN PRESENTASI Pembuatan dokumen baru dapat dilakukan dengan dua cara : 1. melalui new dokumen 2. melalui design template 3. melalui auto content wizard 1. DARI AUTO CONTENT WIZARD Untuk mulai membuat presentasi melalui auto content wizard, langkah-langkah yang harus dilakukan adalah : 48 - pada task pane klik Create a new presentation... - kemudian klik From AutoContent wizard - kemudian akan muncul kotak dialog dari AutoContent wizard - ikuti dialog tersebut sesuai dengan pilihan yang anda inginkan Setelah semua proses selesai maka akan tampil pada layar hasil presentasi yang telah anda pilih, edit text yang ada pada tampilan sesuai dengan keinginan anda. 49 2. Melalui design template Pembuatan presentasi melalui design template dapat dilakukan dengan cara : - pada task pane klik Create a new presentation... - kemudian klik From Design Template - Pilih desain yang menurut anda paling sesuai untuk membuat presentasi. - Pada awal tampilan, tuliskan judul dan sub judulnya. - Isi slide selanjutnya dengan meng-klik tombol new slide, kemudian ketikkan text yang ingin anda masukkan dengan melakukan klik pada tempat yang telah ditentukan. - Untuk mengatur layout tampilan, klik menu Format dan pilih Slide Layout - Kemudian pilih layout dari slide sesuai dengan yang anda inginkan. New Slide Slide Design 50 Slide Layout Slide 1 Slide 2 3. Melalui new document pada task pane klik Create a new presentation... kemudian klik From Blank Presentation isikan text yang ingin anda masukkan, kemudian pilih desain background dengan menggunakan panel slide design kreasikan untuk slide selanjutnya Slide 1 Slide 2 PENGOLAHAN TEXT, GAMBAR DAN GRAFIK Dalam pengolahan text di power point. Pertama kali yang akan muncul pada tampilan saat membuka program power point adalah tampilan dengan dua kotak text yaitu title dan subtitle. 51 Isikan judul dan subjudulnya. 52 MEMASUKKAN SOUND, MOVIE DAN FILE FLASH KE DALAM PROGRAM POWER POINT 1. Memasukkan sound Di dalam memasukkan sound baik berupa file wav, mp3, wma dan lain lain, di dalam power poin, hal yang pertama kita lakukan adalah menjadikan file audio tersebut satu folder dengan file power point nya. Lihat contoh berikut : Dari contoh diatas, file mp3 dan file power point berada dalam satu folder yaitu folder presentasi. Selanjutnya kita panggil file mp3 dari power point dengan cara klik insert → movie and sound → sound from file. Anda dapat melihat, type file sound dengan format apa yang bisa dipanggil oleh power point dengan klik file of type 53 Kemudian setelah anda klik OK, maka akan tampil perintah berikut : Pilih automatically apabila anda ingin menjalankan sound saat masuk ke dalam slide tersebut, atau when clicked apabila anda ingin menjalankan file sound dengan klik pada icon sound. Selanjutnya anda akan menjumpai senuah icon sound di dalam slide tersebut. Kemudian jalankan presentasi dengan klik 2. Memasukkan Movie Untuk memasukkan file movie baik berupa file mpeg, avi, wmv dan lain sebagainya, caranya sama seperti cara memasukkan sound, yaitu dengan terlebih dahulu meletakkan file movie dan file power point di dalam folder yang sama. Kemudian klik insert → movie and sound → movie from file. Anda bisa melihat file apa sajayang bisa di masukkan ke dalam power point dengan klik file of type-nya 54 Setelah anda klik file movie yang sudah disatukan dalam satu folder dengan file power point, kemudian klik OK. 3. Memasukkan File Flash Cara memasukkan file berbentuk macromedia flash ke dalam tampilan power poin tidak semudah seperti kita memasukkan file sound atau movie. Cara memasukkan File flash ke dalam tampilan power poin dilakukan dengan langkah sebagai berikut : Simpan tampilan power point tersebut di dalam folder yang sama (satu folder) dengan file macromedia flash yang ingin anda tampilkan. Aktifkan toolbar Control toolbox dengan cara Klik menu View => Toolbar => Control toolbox. 55 Klik tombol more function yang ada pada control toolbox, kemudian pilih Shockwave flash object. Buat kotak yang akan digunakan sebagai tampilan animasi macromedia flash pada slide yang ingin anda berikan tampilan macromedia flash. Maka akan terdapat sebuah kotak dengan tanda silang seperti gambar berikut : Aturlah besarnya kotak tersebut sesuai dengan besar movie flash yang ingin anda tampilkan dalam slide tersebut. 56 Klik tombol properties yang ada pada control toolbox, kemudian pada tampilan properties klik pada bagian Movie kemudian isikan nama file flash yang ingin anda tampilkan, ingat bahwa dalam pengisian nama, tulislah secara lengkap dengan format filenya. Contoh : 26_dna.swf Kemudian jalankan slide dengan cara klik tombol slide show. Atau klik pada menu Slide show => view show. 57 Sember Pustaka : 1. https://www.academia.edu/37009860/MODUL_PEMBELAJARAN_MICROS OFT_OFFICE_2010 2. http://dsitd.ipb.ac.id/wp-content/uploads/2017/10/Modul-Pelatihan-MicrosoftExcel-2013-1.pdf 3. http://staffnew.uny.ac.id/upload/198104152015041002/pengabdian/modulpelatihan-media-pembelajaran-ms-powerpointeko.pdf 58
