SISTEM INFORMASI DAN PENGENDALIAN INTERNAL Case: Expenditure Cycle Lexsteel Corporation Disusun oleh Kelompok 3: Fahreza Riadi Alvian 437899 Intan Prabowo 437904 Paskalis Adi Prayoga 437911 Raden Magistrevel Derizky 437913 PENDIDIKAN PROFESI AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMIKA DAN BISNIS UNIVERSITAS GADJAH MADA 2019 A. Identify and discuss three areas where Lexsteel Corporation may be exposed to fraud or embezzlement due to weaknesses in the procedures described, and recommend improvements to correct these weaknesses 1. Area Pemesanan dan Penerimaan Kelemahan: a. Setiap manajer cabang diberi otoritas untuk melakukan pemesanan material dan bisa secara langsung menerbitkan P.O darurat kepada vendor. b. Asumsi yang kurang tepat oleh kantor pusat dalam memenuhi kebutuhan material pada setiap kantor cabang. c. Penghitungan fisik atas persediaan yang tidak dijalankan. Kecurangan: a. Kemungkinan manajer cabang melakukan P.O. fiktif dan kemungkinan penyelewengan persediaan. b. Manajer cabang melakukan mark up material, sedangkan material yang dibutuhkan oleh kantor cabang sudah terpenuhi. c. Kemungkinan penyelewengan oleh pihak manapun baik itu oleh vendor atau karyawan perusahaan karena tidak dilakukan penghitungan fisik persediaan. Rekomendasi: a. Bagian kantor pusat sebaiknya membuat prosedur tambahan bahwa manajer cabang harus mengirimkan permintaan jumlah material yang dibutuhkan sebelum melakukan pemesanan. b. Manajer cabang membuat laporan kebutuhan material setiap tahun. Kemudian manajer pusat melakukan pemesanan material ke vendor dengan membandingkan penyerapan material selama 5 tahun terakhir. c. Penghitungan fisik atas persediaan tetap dilakukan meskipun sudah menggunakan sistem terkomputerisasi seperti melakukan stok opname. 2. Area otorisasi faktur Kelemahan: Faktur milik vendor yang dikirimkan langsung ke kantor pusat langsung dientri oleh personil departemen account payable. Kecurangan: Kemungkinan faktur yang dientri adalah faktur yang tidak didasarkan pada permintaan pembelian. Sehingga perusahaan akan melakukan pembayaran faktur atas barang yang tidak dipesan. Rekomendasi: Karyawan pada departemen account payable yang bertugas melakukan entri faktur miloik vendor harus melakukan pencocokan faktur tersebut dengan P.O. serta dengan laporan penerimaan barang. 3. Area perbendaharaan Kelemahan: a. Cek dan daftar pembayaran dikirimkan ke kantor treasuri atau perbendaharaan hanya untuk ditandatangani dan langsung dikirimkan ke vendor. b. Cek dan daftar pembayaran yang sudah dikirim dan dibayarkan, didokumentasikan oleh departemen account payable. Kecurangan: a. Kemungkinan cek dan daftar pembayaran yang dikirimkan ke vendor merupakan cek yang tidak valid. b. Kantor treasuri atau perbendaharaan akan mengalami kesulitan untuk memverifikasi faktur, cek, dan daftar pembayaran antara yang sudah atau yang belum dibayarkan. Sehingga memberikan peluang kepada karyawan departemen account payable untuk melakukan kecurangan dengan memberikan faktur yang pernah dibayarkan sebelumnya. Rekomendasi: a. Bagian kantor treasuri atau perbendaharaan melakukan pengecekan pada cek dan daftar pembayaran tersebut, apakah telah sesuai dengan P.O. dan laporam penerimaan barang. Karena sudah menggunakan sistem terkomputerisasi, maka mereka harus menetapkan general dan application control. b. Kantor treasury atau perbendaharaan juga ikut menyimpan arsip terkait faktur, cek, dan daftar pembayaran yang telah terbayar. Kemudian dokumen-dokumen tersebut diurutkan berdasarkan nama vendor dan tanggal pelunasan faktur. B. Describe three areas where management information could be distorted due to weaknesses in the procedures described, and recommend improvements to correct these weaknesses ● Pemesanan bahan baku ( secara darurat yang dilakukan oleh pabrik ) Proses pembelian darurat ini dapat dilakukan oleh pabrik - pabrik cabang secara langsung. Pabrik cabang memiliki wewenang untuk melakukan pemesanan jika bahan persediaan untuk bahan baku sudah menurun, kemudian pihak pabrik harus mengirimkan bukti pemesanan tersebut ke kantor pusat dan akan mencatat sebagai hutang Kelemahan / Kekurangannya ❖ Dengan adanya wewenang dari pabrik cabang untuk melakukan pemesanan atas bahan baku jika dalam kondisi darurat hal ini akan menyebabkan terjadinya pemesanan atau pembelian bahan baku yang dilakukan sebanyak dua kali, dua kali yang dimaksud disini dimungkinkan jika tidak ada komunikasi yang baik antara kantor pusat dan cabang sehingga cabang dan pusat sama-sama memesan barang pada vendor yang nantinya dapat menyebabkan barang yang dipesan menjadi double. Contohnya kantor pusat sudah melakukan pemesanan bahan baku untuk pabrik A tetapi pabrik A juga sudah melakukan pemesanan karena persediaan sudah habis dan ingin produksi tetap berjalan, maka akan terjadi pemesanan bahan baku yang sama untuk pabrik A. Hal ini bisa mengganggu keuangan pada perusahaan dan akan memberi masalah dalam pembayaran kepada vendor ❖ Terdapat kemungkinan pemesanan darurat tersebut fiktif atau palsu. Dikarenakan pemesanan langsung dari pabrik cabang maka kantor pusat akan membutuhkan waktu yang lama untuk memverifikasi apakah pemesanan itu sesuai keadaan yang sebenarnya. Disisi lain pemesanan ini sifatnya darurat karena kebutuhan dari kantor cabang itu sendiri untuk terus berproduksi . Saran Sebaiknya dilakukan terus pengawasan terhadap persediaan di pabrik - pabrik cabang, bisa dengan membuat program yang mengintegrasikan data produksi di pabrik - pabrik cabang. Maka kantor pusat akan dapat mengawasi berapa banyak pabrik - pabrik tersebut memproduksi dan berapa bahan baku yang terpakai, dengan mengetahui jumlah bahan baku yang terpakai maka kantor pusat bisa mengetahui persediaan bahan baku di pabrik pabrik cabangnya. Maka pemesanan tersebut bisa dilakukan oleh kantor pusat untuk mencegah adanya pemesanan ganda dan pemesanan fiktif. Atau dikarenakan sistem yang digunakan oleh perusahaan ini adalah tersentralisasi berarti data berada di pusat, mungkin dapat dibuat program sama seperti diatas yang tidak dapat mengawasi persediaan yang ada namun juga memberikan set (limit) pemberitahuan jika persediaan yang ada di kantor cabang melewati set yang telah ditetapkan akan otomatis memberikan warning ke pengawas yang ada di kantor pusat sehingga nantinya dapat langsung melakukan pesanan dari kantor pusat dan mengurangi adanya kemungkinan terjadinya penyalahgunaan. ● Pembayaran ( khususnya menggunakan cek ketika kekurangan kas untuk melakukan pembayaran ) Perusahaan akan mengeluarkan cek tertentu untuk melakukan pembayaran terhadap pemesanan bahan baku ketika tidak adanya atau kekurangan kas. Cek tersebut akan disimpan dan akan dianggap sebagai hutang hingga pelunasan dilakukan Kelemahan / Kekurangan ❖ Dengan mengeluarkan cek terdapat kemungkinan akan mengganggu kondisi keuangan dari perusahaan jika tidak dapat melakukan pembayaran ❖ Dengan adanya skema pembayaran ini akan memungkinkan perusahaan akan tergantung terhadap cek atau tidak melakukan pengelolaan atas pemesanan dan kas perusahaan ❖ Disaat kas itu kosong yang dilakukan oleh perusahaan adalah menahan cek yang ada dan daftar pembayaran disimpan oleh bendahara hal tersebut dapat membuat nantinya akan ada human erorr yang tinggi, contohnya saat minggu lalu ada ebberapa cek yang belum terbayar dan minggu ini memiliki uang untuk membayar cek yang lalu dan membayar cek saat ini, ada kemungkinan tinggi ada cek yang lupa terbayar dikkrenakan vendor yang sama ataupun pesanan yang sama Saran ❖ Perusahaan sebaiknya menyediakan kas yang cukup ketika pemesanan sudah mendekati jatuh tempo hal ini bisa dilakukan dengan membuat penganggaran di awal yang tepat sehingga nantinya berapa banyak yang dipesan oleh perusahaan dapat dibayar dengan tepat (melakukan forecasting terhadap kebutuhan persediaan, menentukan target produksi di awal tahun ). ● Jumlah persediaan barang kemungkinan tidak sesuai karena penghitungan fisik tidak dilakukan sehingga dapat mengakibatkan terjadinya kehilangan persediaan dan catatan tidak akurat. Kelemahan /Kekurangan Walaupun sudah dijelaskan bahwa sistem yang digunakan perusahaan adalah sistem inventory perpektual yang sudah tekomputerisasi sehingga tidak perlu dilakukannya perhitungan fisik dari raw material. Saran Perusahaan perlu melakukan perhitungan fisik persediaan secara berkala sehingga dapat dibandingkan antara catatan persediaan sistem dengan kenyataan persediaan yang dimiliki. Kedua hal tersebut perlu di cross check kebenarannya apakah keduanya antara sistem dan fisik sesuai, diakrenakan jika percaya dengan apa yang ada di sistem dan tidak melakukan pengecekan secara lagnsung akan lebih mudah melakukan kecurangna bagi epgawai, karena mengambil bahan 1 ataupun 2 terasa tidak signifikan, dan hal tersebut menyebabkan kerugian yang besar jika hal tersebut lama kelamaan dibiarkan. C. Identify three strengths in the procedures described and explain why they are Strengths. ● Pemesanan bahan baku yang dilakukan hanya oleh kantor pusat Pesanan akan bahan baku yang dilakukan oleh kantor pusat secara langsung ke vendor. Dimana vendor akan mendapat spesifikasi secara rinci bahan baku yang dipesan dan akan dikirimkan ke pabrik - pabrik yang membutuhkan bahan baku tersebut. Ketika bahan baku sampai di pabrik maka pabrik akan mencocokan antara slip pemesanan dengan barang yang datang. Kekuatan atau kelebihannya ❖ Dengan adanya pemesanan akan bahan baku dari kantor pusat akan mencegah adanya pemesanan fiktif apabila pabrik yang melakukan pemesanan ❖ Pemesanan dari kantor pusat akan mempermudah kontrol atas arus kas untuk pembayaran yang akan mencegah adanya gagal bayar ● Proses pembayaran atas pemesanan bahan baku Faktur dari vendor dikirimkan secara langsung ke kantor pusat. Dikantor pusat faktur faktur akan dicetak dan diurutkan secara urutan pemesanan dan jatuh tempo. Faktur faktur tersebut dikir[lkmkan ke bagian pembayaran. Faktut - faktur pemesan yang telah dibayar akan ditanda tangani bahwa faktur tersebut telah selesai dibayarkan. Apabila ada terdapat kekurangan kas untuk membayar faktur tersebut maka bagian pembayaran akan menerbitkan cek untuk digunakan sebagai pembayaran. Cek tersebut akan dianggap sebagai hutang bagi perusahan dan akan disimpan hingga hutang tersebut dapat dilunasi. Kelebihan atau kekuatannya ❖ Dengan adanya sistem pengelolaan pembayaran tersebut maka perusahaan akan tetap bisa untuk melunasi pembayaran terhadap vendor. ❖ Pengurutan nomor faktur pemesanan akan memudahkan perusahaan dalam memprioritaskan faktur mana yang harus dilunasi terlebih dahulu ❖ Penerbitan cek ketika kekurangan kas untuk membayar hal ini tujuannya yaitu tetap menjaga kepercayaan vendor - vendor karena vendorlah penyedia bahan baku untuk proses produksi mereka. Jika vendor tidak percaya lagi karena pembayaran macet maka untuk pemenuhan bahan baku terganggu. ❖ Pengiriman bukti faktur secara langsung ke vendor akan mencegah adanya pembuatan faktur pemesanan dari kantor cabang yang sudah dirubah atau palsu. ● Fungsi utang, pembelian, pengeluaran kas dan pengendalian produksi beradat di kantor pusat. Hal ini berdampak untuk mempermudah pengawasan manajemen dengan tetap memperhatikan tugas masing-masing fungsi.
