ABSENSI APLIKASI BERBASIS CBIS Makalah Ini Disusun Untuk Memenuhi Tugas Kelompok 3 Mata Kuliah : Perinsip Prinsip Sistem Informasi Dosen Pengampu : Ali Ikhwan M.kom Disusun Oleh: Sem. I / Sistem Informasi Nama: 1. Anju Alba Sitompul 2. Ilham Prabowo 3. Nurul Ifkah Lolona Silalahi 4. Ami Amanda (0702193153) (0702192001) (0702193147) (0702191091) PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI UIN SUMATERA UTARA 2019 KATA PENGANTAR Bismillah, Dengan menyebut nama Allah yang Maha Pengasih lagi Maha Penyayang , dan Segala Puji bagi-Nya kami dapat menyampaikan makalah ini dan menyiapkan makalah ini dengan baik. Kemudian Shalawat ber-iring Salam kita hadiahkan kepada Baginda Rasullulah SAW, semoga kita mendapat Syafa’at nya di hari akhir kelak. Dengan segala usaha telah kami lakukan untuk menyelesaikan makalah ini dan mendapat kesimpulan setelah melakukan pencarian dan usaha pemahaman terhadap materi yang diberikan kepada kami, dan juga tak lupa rasa terimakasih kami kepada Bapak Ali Ikhwan M.kom yang telah membimbing kami untuk dapat menyelesaikan makalah ini. Kami menyadari bahwa disetiap diri kami masih mempunyai kekurangan begitu juga dengan makalah ini, karena makalah ini hanyalah pemikiran dan kesimpulan yang kami dapatkan setelah usaha untuk mencari dan memahami beberapa buku referensi, oleh karena itu kami mengharapkan keritik yang dapat membangun untuk kesempurnaan makalah ini. Akhirul kalam, semoga makalah yang kami sampaikan ini dapat menjadi manfaat bagi kita semua dan juga semoga Allah Memberikan Ridho-nya kepada kita semua, Amin Ya Rabbal’alamin. BAB I PENDAHULUAN A. LATAR BELAKANG Bismillah, dengan menyebut nama allah yang maha pengasih lagi maha penyayang adapun makalah ini diperbuat untuk mengetahui selak – beluk dari Computer Based Information System ( Komputer Berbasis Sistem Informasi ) dan juga contohnya. Seperti yang kita ketahui bahwa jaman semakin maju dan semua serba menggunakan teknologi. Semakin majunya jaman semakin banyak pula pengtahuan baru yang muncul seperti istilah CBIS. Di masa ini sistem informasi berbasis komputer sangat erat kaitannya dengan kehidupan manusia. Dalam keseharian manusia dapat dikatakan menggunakan peralatan berbasis teknologi komputer. Manusia sangat memerlukan informasi-informasi untuk menambah wawasan, membantu pekerjaan sehari-hari dan kualitas hidupnya. Oleh k arena itulah banyak peneliti yang menciptakan berbagai perangkat berbasis komputer yang ditujukan untuk memudahkan manusia dalam pengaplikasiaannya Dengan mengetahui bagaimana cara aplikasi absensi berjalan maka kita dapat mengetahui apa yang dimaksud dengan CBIS. B. RUMUSAN 1. Bagaimana Sistem Kerja Sebuah Aplikasi Berbasis CBIS.? 2. Cara Kerja Sebuah Aplikasi Absensi Sebagai CBIS? C. TUJUAN 1. Mengetahui sistem aplikasi CBIS. 2. Mengetahui cara kerja aplikasi Absensi Sebagai CBIS. BAB II A. SEJARAH Pada tahun 1888 seorang ahli perhiasan, Willard L. Bundy, menciptakan mesin pengukur waktu kerja karyawan pertama di Auburn, New York. Usahanya tersebut kemudian diteruskan oleh adiknya, Harlow E. Bundy, yang menaungi Bundy Manufacturing Company, sebuah perusahaan perangkat pencatat waktu (timekeeping) berbasis di Amerika yang didirikan oleh Bundy bersaudara sejak abad ke-19 silam. Sebelum kematiannya di tahun 1916, Harlow E. Bundy yang pada saat itu berumur 60 tahun pensiun dari pekerjaanya di Bundy Manufacturing Company setelah memproduksi banyak mesin absensi. Kemudian, Bundy Manufacturing Company bergabung dengan ITR (International Time Recording) Company, sebuah perusahaan perangkat lunak dan perangkat keras komputer Amerika Serikat yang telah didirikan sejak tahun 1911. ITR Co. yang kemudian berubah namanya menjadi IBM (International Business Machines) memproduksi dan menyediakan berbagai perangkat termasuk alat pengukur waktu kerja karyawan ciptaan Willard L. Bundy. Sejak tahun 1911-1920 inilah, penggunaan mesin penghitung waktu kerja digunakan sebagai pengganti penghitungan manual menggunakan lembaran dan tulis tangan. Pada tahun 1958, IBM menjual alat perekam/pencatat waktu kerja karyawan kepada Simplex Time Recorder Company untuk melindungi bagian atau divisi perlengkapan waktu. Alat pencatat waktu kerja karyawan yang dulu bahannya terbuat dari kayu kini semakin berevolusi seiring perkembangan jaman dan majunya teknologi. Perangkat yang kemudian disebut sebagai mesin absensi ini terbuat dari besi yang kokoh dan solid. Selain jenis bahannya, mesin absensi pun kini telah semakin canggih dan modern. Penggunaaanya yaitu cukup dengan menggunakan sistem biometrik atau dengan mendeteksi karakteristik tertentu, seperti: sidik jari (fingerprint), suara, atau wajah. Ada pula sistem digital yaitu dengan cara menggesekkan kartu absensi atau memasukkan password agar terautentifikasi. JENIS JENIS MESIN ABSENSI 1. Mesin Absensi Kartu Manual Berdasarkan sejarah alat penghitung waktu kerja karyawan, mesin absensi kartu manual adalah jenis pertama kali yang digunakan di kantor sejak kurang lebih dua abad yang lalu. Mesin absensi yang sering disebut dengan mesin absensi ceklok ini menggunakan metode tradisional dan manual untuk mengabsen karyawan kantor yaitu dengan cara mengidentifikasi karyawan melalui kartu absen masing-masing. Mesin absensi kartu manual ini terdiri dari slot atau lobang untuk memasukkan kartu absen karyawan serta jam analog yang menunjukkan waktu saat ini. Waktu pada saat karyawan memasukkan kartunya ke dalam slot inilah yang akan dicetak pada kartu absen (real time). 2. Mesin Absensi Digital Mesin Absensi Digital adalah mesin absensi yang menggunakan metode digital untuk mengabsen karyawan yang dikenalkan sejak tahun 1970. Perkembangan jaman yang membuat teknologi dan mesin semakin canggih mengubah mesin absensi analog menjadi format digital untuk meningkatkan efisiensi dan memudahkan penggunanya bagi manusia. Pada umumnya, mesin absensi digital memiliki beberapa tombol (nomor dan abjad) serta layar digital yang menunjukkan waktu atau teks yang ditampilkan. Tombol nomor dan abjad tersebut untuk memungkinkan karyawan memasukkan password atau barcodenya. 3. Mesin Absensi Magnetic Card Mesin absensi digital ID card adalah jenis mesin absensi yang menggunakan magnetic ID card (kartu identitas) untuk mendata absensi atau daftar kehadiran karyawan dan mulai dipergunakan sejak 1980. Sama halnya dengan mesin absensi digital yang menggunakan metode digital (data diproses secara digital) tapi bedanya terletak pada media yang digunakan, Mesin absensi digital jenis ini seperti merupakan paduan dari mesin absensi manual yang menggunakan kartu namun metode pendataan absensinya secara digital. 4. Mesin Absensi Berbasis Web Web-based mesin absensi atau mesin absensi berbasis web ini merupakan alat yang digunakan untuk mengabsen karyawan secara online/melalui web. Namun, alat yang dimaksud di sini bukanlah mesin seperti mesin absensi pada umumnya, melainkan sebuah platform atau aplikasi komputer yang dapat diakses melalu internet. Bagian IT perusahaan menciptakan sistem informasi berbasis web di mana seluruh karyawan dapat mengaksesnya melalui komputer mereka masing-masing. Masing-masing karyawan mempunyai nama pengguna dan password. Itu artinya, mesin absensi berbasis web ini ditujukan bagi perusahaan yang pegawainya menggunakan komputer. 5. Mesin Absensi Biometrik Mesin absensi biometrik adalah mesin absensi yang menggunakan sistem biometric untuk mengautentifikasi karyawan saat proses mengabsen. Biometrik adalah teknologi khusus yang biasa digunakan pada medis untuk mengidentifikasi manusia dengan melihat atau mendeteksi karakteristik tertentu yang ada pada diri manusia itu sendiri. Adapun, karakteristik yang diidentifikasi menggunakan sistem biometrik ini bisa saja berupa sidik jari, bentuk dan karakteristik wajah, mata, dan suara manusia. B. KINERJA SISTEM Absensi merupakan contoh aplikasi CBIS sebagai salah satu aplikasi yang membantu pengambilan keputusan dan dapat memecah masalah berdasarakn informasi yang didapat. Contoh kerja nya : Disuatu organisasi yang tersetruktur dibutuhkan suatu aplikasi absensi untuk menentukan kehadiran anggota organisasi tersebut. Misalkan suatu perusahaan yang memiliki banyak anggota perusahaan. Disini dibutuhkan suatu aplikasi absensi yang effective dan efesien. Nah disini aplikasi absensi merupakan pemecahan masalah pimpinan tentang kehadiran. Absensi dapat menghubungkan manager pemerosesan dengan para anggota perusahaan. Disini anggota perusahaan yang melakukan proses input, setelah anggota perusahaan melakukan input disinilah CBIS berlangsung dimana informasi yang diberikan anggota perusahaan tadi dapat menjadi keputusan atasan untuk menentukan banyak hal seperti penggajian, anggota aktif, dll. C. KELEBIHAN DAN KEKURANGAN a. Absensi Kartu 1. Kelebihan Mesin Absensi Kartu • Harga mesin murah Mesin ini terbilang sangat murah di jamannya dan sangat cocok untuk digunakan oleh perusahaan yang memiliki jumlah karyawan sedikit sehingga lebih mudah dalam mengontrol kehadiran dan juga jam pulang dari pekerja. • Terdapat pencetakan waktu yang nyata Informasi tentang waktu kehadiran, waktu pulang, tanggal dan hari akan dicetak saat itu juga dengan jam analog tersebut sebagai penunjuk waktu tersebut sehingga informasinya nyata dan tidak ada manipulasi. • Prosesnya cepat Untuk mesin kartu yang digital, tidak diperlukan proses yang panjang untuk bisa teridentifikasi. Pekerja hanya cukup menggesek kartu tersebut dan data sudah akan terekam dengan baik melalui barcode tersebut. Selain itu sistemnya juga sudah terhubung dengan software komputer sehingga bisa diidentifikasi dengan cepat. 2. Kekurangan Mesin Absensi Kartu • Penggunaan yang kurang praktis Apabila sebuah perusahaan masih menggunakan sistem absensi kartu yang manual, maka waktu karyawan akan terbuang cukup banyak karena proses pendataan mesin ini sangat lama. Selain itu pihak HR juga harus mencatat dan mendata kehadiran dan juga jam pulang karyawan secara manual. • Penggunaannya tidak efisien Mesin kartu manual menggunakan kertas biasa sebagai media absen sehingga hal ini sangat tidak praktis dan membutuhkan jumlah kertas sebagai persediaan lebih banyak. Hal ini juga merupakan pemborosan dana perusahaan dalam hal penyediaan kertas absen. • Rentan terjadinya kecurangan Walaupun penggunaan mesin kartu baik manual dan juga digital ini merupakan sebuah perkembangan untuk meminimalisir resiko, namun pada kenyataanya kecurangan masih saja terjadi dengan cara menitipkan kartu absen kepada karyawan lain dan meminta untuk melakukan absen apabila pemilik kartu ingin membolos ataupun datang terlambat. • Kehilangan kartu Karena kartu memiliki nkarakteristik yang kecil dan mungil sehingga banyak karyawan yang sering lupa membawanya apabila terburu-buru ataupun sering kehilangan kartu tersebut karena terselip atau jatuh sehingga perusahaan harus mengeluarkan biaya lagi untuk membuatnya. b. Absensi Biometric Sidik Jari 1. Kelebihan Menghindari terjadinya kecurangan Mesin absensi manual biasanya rawan terjadi kecurangan seperti menitip absen (baik itu dalam bentuk tanda tangan atau juga kartu absensi) ketika karyawan tersebut membolos atau datang terlambat. Hal ini karena bagian HRD tidak dapatmengawasi secara langsung kehadiran mereka, apalagi ketika perusahaan tersebut memiliki banyak karyawan. Namun, ketika perusahaan tersebut menggunakan mesin absensi sidik jari, maka para karyawan tidak dapat melakukan beberapa kecurangan seperti memalsukan data kehadiran serta datang terlambat karena mereka sendiri yang harus melakukan proses verifikasi dengan menggunakan sidik jari mereka masing-masing. Produktivitas karyawan meningkat Mengaplikasikan mesin absensi sidik jari pada sebuah perusahaan dapat mendisipilinkan karyawan secara tidak langsung. Para karyawan akan lebih bijak dalam menghargai waktu untuk bekerja karena mereka dituntut untuk datang tepat waktu karena data kehadiran mereka telah terekam dalam mesin absensi sidik jari sehingga keterlambatan dapat mempengaruhi penilaian terhadap mereka, walaupun keterlambatan tersebut hanya satu menit. Disisi lain, ketika karyawan hadir tepat waktu di kantor, maka secara otomatis produktivitas merek meningkat karena para karyawan memiliki banyak waktu untuk bekerja Pengelolaan data lebih mudah Pengelolaan data yang mudah membuat mesin absensi sidik jari dinilai lebih menguntungkan. Mesin absensi ini dapat memudahkan para HRD untuk mengolah data sidik jari yang telah terkumpul karena software dari mesin sudah terhubung dengan komputer sehingga laporan data dibuat dengan mudah. Dapat menekan dana pengeluaran fiktif karyawan Membeli sebuah mesin absen sidik dianggap sebagai sebuah pemborosan bagi beberapa perusahaan karena harganya yang mahal. Akan tetapi, ketika sebuah perusahaan menggunakan mesin ini justru dapat menekan atau bahkan menghilangkan pengeluaran fiktif yang dilakukan karyawan seperti uang lembur, bonus. Selain itu, perhitungan gaji dapat lebih akurat karena dihitung melalui kehadiran para karyawan melalui data pada mesin absensi tersebut. 2. Kekurangan Membutuhkan perawatan yang rutin Perawatan secara rutin dibutuhkan agar mesin absensi dapat bekerja secara marksimal. Hal ini bertujuan untuk menjaga agar bagian scanner berfungsi secara baik dan juga mengihindari terjadinya penurunan sistem dari scanner tersebut. Hal ini perlu dilakukan agar scanner tetap bersih dan juga untuk membersihkannya pun tidak boleh sembarangan. Sering terjadi kesalahan dalam proses identifikasi Selain membutuhkan perawatan yang rutin, kelemahan lain dari mesin absensi sidik jari adalah seringnya terjadi kesalahan pada saat pemindaian. Masalah ini terjadi dikarenakan mesin tidak dapat mendeteksi sidik jari ketika bagian scanner dalam kondisi kotor atau terdapat banyak bekas sidik jari yang menempel sebelumnya. Tak hanya itu, ketika bagian scanner basah karena sering terkena keringat atau juga scanner terpapar cahaya secara langsung, maka kinerjanya akan semakin menurun sehingga proses absensi akan cukup sulit untuk dilakukan. c. Aplikasi absensi Online 1. Kelebihan 1. Lebih Efisien dari Segi BiayaAplikasi absensi online tidak membutuhkan perangkat fisik mesin absensi dan pemasangan sistem, sehingga akan menghemat pengeluaran perusahaan. Misalnya, perusahaanmu mempekerjakan sales di banyak supermarket atau department store, maka kamu tidak perlu membeli dan memasang mesin pencatat kehadiran di setiap tempat mereka bekerja. Dengan e-absensi, kamu cukup mendaftar, mengunduh aplikasi, dan menggunakannya lewat smartphone berbasis OS Android atau iOS. Karyawanmu bisa melaporkan kehadirannya dengan swafoto di telepon genggam mereka yang sudah terpasang aplikasi. 2. Membuat Karyawan Lebih Produktif Dengan sistem absensi online, karyawan yang bekerja di luar kantor bisa menghemat banyak waktu tanpa perlu datang ke kantor hanya untuk absen lalu kembali lagi ke tempat mereka bertugas. Daripada membuang waktu di jalan, karyawan bisa lebih produktif dengan fokus di tempat mereka bekerja dan mencatatkan kehadiran lewat aplikasi. 3. Minim Kecurangan Absen online menggunakan teknologi Global Positioning System (GPS) dan biometrik sehingga dapat memverifikasi kehadiran seseorang di suatu tempat. Foto wajah akan dicocokkan dengan data karyawan yang tersimpan di sistem, serta posisi pengguna aplikasi memberikan informasi keberadaannya yang terlacak GPS. Dengan sistem absensi online, karyawan atau siapa pun tidak mungkin melakukan manipulasi atau mengubah data absensi, karena data digital tersebut dienkripsi dan tersimpan aman di server penyedia aplikasi. 4. Memudahkan Analisa Data Kehadiran Aplikasi absen online memberikan informasi kehadiran karyawan real-time. Sambil meeting di kantor, kamu bisa mengetahui saat itu juga karyawan yang tidak masuk hari ini. Bahkan, saat kamu bertugas di luar kantor, kamu bisa memantau siapa dan berapa orang yang pagi ini datang terlambat. Dengan sistem kehadiran online, kamu tidak butuh lagi rekap absensi periodik saat membutuhkan data kehadiran karyawan. Informasi real-time sangat berguna jika kamu ingin menganalisa data absensi untuk mengambil keputusan yang sifatnya mendesak. Empat kelebihan absensi online di atas bisa kamu temukan di aplikasi Hadirr. Aplikasi ini memiliki banyak fitur keren yang memudahkan kamu memantau absensi karyawan di berbagai tempat tanpa repot. BAB III KESIMPULAN Semua aplikasi tidak berarti sebuah aplikasi yang berbasi CBIS. Oleh karena itu kita sebagai mahasiswa jurusan Sistem Informasi Harus mengetahui bagaimana cara CBIS itu bekerja, dan salah satu dari aplikasi tersebut adalah aplikasi Absensi yang merupakan salah satu aplikasi yang berbasis Komputer yang menggunakan permainan Informasi untuk menyelesaikan suatu masalah. Setelah itu, mendapati penjelasan di atas akhirnya kita mengetahui cara kerja suatu aplikasi absen online atau menggunakan hardware sebagai penghubung. Anggota suatu organisasi memberikan suatu informasi ke dalam hardware sehingga suatu hardware tersebut mendapati informasi yang dapat memecahkan masalah informasi kehadiran. Walaupun terdapat banyak cara kecurangan yang dilakukan tetapi semakin majunya jaman semakin minim berlaku nya suatu kecurangan pada suatu teknologi, oleh karena itu kita tidak boleh tertinggal oleh kemajuan teknologi pada jaman sekarang, mulai sekarang mari kita mulai mempelajari teknologi dari dini.
