MANAJEMEN PROYEK SISTEM INFORMASI Dinda Alfhia Syahrina (1710512029) Erina Yuniar (1710512045) Alzidan Arif T (1710512071) Ati Zaidiah, S.Kom., MTI. SISTEM INFORMASI FAKULTAS ILMU KOMPUTER UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL “VETERAN” JAKARTA 2019 BAB 2 Manajemen Proyek Sistem Informasi A. Dasar Teori 1. Sistem Informasi Manajemen Proyek Sistem informasi manajemen proyek (PMIS) adalah proses sistematis untuk menciptakan, mengidentifikasi, mengumpulkan, mengorganisir, berbagi, mengadaptasi, dan menggunakan informasi proyek. Informasi manajemen berarti mengidentifikasi informasi apa yang dibutuhkan, siapa yang memiliki informasi, bagaimana kita dapat menangkap dan menyimpan informasi, dan menemukan metode terbaik untuk distribusi dan penggunaannya. adalah proses yang digunakan proyek untuk mengidentifikasi semua informasi yang dibutuhkan, untuk menentukan metode yang digunakan mengumpulkan dan mengatur informasi, dan menggunakan metode terbaik untuk distribusi dan penggunaannya. Proyek harus membuat sistem informasi yang akan memenuhi kebutuhan khusus mereka sendiri, baik untuk mengelola data yang mereka kumpulkan dan untuk mengirimkan informasi ke berbagai kelompok pengguna di format yang dapat mereka pahami dan manfaatkan. Untuk mengembangkan sistem informasi seperti itu penting untuk mendapat dukungan kuat dari pengambil keputusan. Karena itu sangat penting untuk dibuat pembuat keputusan sadar bahwa sistem informasi adalah alat prioritas untuk sumber daya proyek pemerintahan. Sistem informasi harus dirancang agar sesuai dengan sumber daya keuangan dan manusia yang tersedia proyek. Terlalu sering investasi awal yang besar dilakukan, seringkali dengan dukungan keuangan eksternal, untuk membangun sistem yang canggih yang kemudian tidak berkelanjutan karena kurangnya dana atau kekurangan sumber daya manusia. Oleh karena itu, sebelum memutuskan jenis sistem apa yang harus digunakan, disarankan untuk memperkirakan biaya operasional dan dengan jelas menunjukkan ukuran anggaran yang tersedia untuk memastikan yang awal investasi tidak akan sia-sia (Kemitraan Air Global, 2009). 2. Teori Sistem Kamus Bahasa Inggris (1995) mendefinisikan sistem sebagai ‘kumpulan kumpulan hal-hal yang terhubung, terkait, atau saling tergantung, sehingga membentuk unit yang kompleks; keseluruhan terdiri dari bagian-bagian secara teratur pengaturan sesuai dengan beberapa skema atau rencana ’. Menurut (Holborn, 2000) Suatu sistem dan karakteristik saling ketergantungannya paling baik digambarkan oleh kolektif Durkheim hati nurani, tesis solidaritas mekanik dan organik, baik solidaritas mekanik dan organik adalah hasil dari kekuatan hati nurani kolektif. Menurut (French and Bell, 1978) Suatu sistem terdiri dari subsistem. Oleh karena itu suatu subsistem adalah suatu sistem di dalam suatu sistem. Untuk contoh, organisasi terdiri dari berbagai subsistem: subsistem antarmuka eksternal (lingkungan eksternal), subsistem tugas, subsistem teknologi, structural subsistem, subsistem sosial manusia dan subsistem tujuan. Bertalanffy (1988) mencatat karakteristik studi sistem berikut umum untuk semua ilmu: Studi tentang keseluruhan atau organisme; Kecenderungan suatu sistem untuk mencapai kondisi keseimbangan yang stabil; Suatu organisme dipengaruhi oleh, dan mempengaruhi lingkungannya. Menurut (Davies, 1971) Penerapan pemikiran sistem didasarkan pada konsep gelstat. Menurut konsep ini keseluruhannya lebih dari sekadar penjumlahan dari bagian-bagian penyusunnya. Ini adalah sebuah perspektif untuk melampaui peristiwa, untuk mencari pola perilaku, untuk mencari yang mendasarinya hubungan timbal balik sistemik yang bertanggung jawab atas pola perilaku dan peristiwa (Ehlers, 2002). 3. Sistem Informasi Manajemen Sistem informasi manajemen adalah sekelompok komponen yang saling terkait yang bekerja secara kolektif untuk melakukan input, pemrosesan, output, penyimpanan dan tindakan kontrol untuk mengubah data menjadi produk informasi yang dapat digunakan untuk mendukung peramalan, perencanaan, pengendalian, koordinasi, pengambilan keputusan, dan kegiatan operasional dalam suatu organisasi (Hardcastle, 2008). Manajemen informasi berarti mengidentifikasi informasi apa yang dibutuhkan, siapa yang memiliki informasi, bagaimana kita dapat menangkap dan menyimpan informasi, dan menemukan metode terbaik untuk itu distribusi dan penggunaan. Ini adalah proses yang digunakan proyek untuk mengidentifikasi semua informasi yang dibutuhkannya mendefinisikan metode untuk mengumpulkan dan mengatur informasi, dan menggunakan metode terbaik untuk distribusi dan penggunaan. Oleh karena itu informasi merupakan sumber daya utama yang perlu tersedia untuk organisasi untuk mengetahui apakah proyek telah memenuhi tujuannya. Manajemen informasi berkaitan dengan masalah-masalah seperti basis data, abstrak, publikasi, informasi manajemen dan praktik yang baik. Informasi proyek, serta informasi proyek sumber daya dapat dikelola dan dapat berkontribusi menjadi lebih efektif dan efisien. B. Masalah Terkini dengan Informasi Manajemen Proyek Sistem Berikut ini adalah masalah utama saat ini dengan sistem informasi manajemen proyek diuraikan oleh Siles (2004): Sistem terisolasi; salah satu pesan yang konsisten dan berulang adalah proyek membuat dan menggunakan sistem yang cakupannya terlalu sempit dan terbatas untuk melacak proyek kegiatan dan bukan hasil proyek. Sistem ini dirancang untuk mengelola kebutuhan informasi dari proyek tertentu dan sebagai hasilnya, upaya untuk mengkonsolidasikan informasi hampir mustahil. Tenggelam dalam data dan kelaparan informasi; beberapa sistem proyek terlalu focus pada pengumpulan, pengorganisasian dan pelaporan data yang memberikan sedikit waktu untuk menganalisis secara kritis informasi dan membuat keputusan yang tepat. C. Sistematisasi Versus Otomatisasi Sistematisasi berarti pengurangan pada metode teratur yang teratur dalam mengatur data dan informasi. Ini bukan tentang teknologi saja. Perencanaan dan pengorganisasian informasi siklus tidak tergantung pada pengembangan solusi teknologi, dan bahkan dapat diterapkan pada sistem berbasis kertas. Sistematisasi adalah organisasi dari proses manajemen informasi proyek. Kunci Unsur sistematisasi adalah mewujudkan hierarki data dengan pengetahuan sebagai pusatnya komponen manajemen informasi. Tanpa data yang layak, proyek tidak akan memiliki yang baik informasi, tanpa proyek informasi yang baik tidak dapat menciptakan pengetahuan. Untuk memahami ini proyek-proyek hubungan perlu memiliki definisi data, informasi, dan pengetahuan yang baik dan bagaimana caranya mereka berhubungan dengan sistem manajemen informasi. D. Karakteristik Sistem Informasi Manajemen Proyek Untuk mendapatkan intervensi yang fleksibel dan responsif, sistem informasi proyek perlu dibuat lebih dari sekedar mekanisme pelaporan. Itu harus berfungsi sebagai alat manajemen yang kuat untuk memajukan sasaran program akuntabilitas, transparansi, dan kemitraan organisasi. Menurut Siles (2004), PMIS yang baik perlu mengandung karakteristik berikut: Sistem informasi proyek harus memasukkan data kuantitatif dan kualitatif dan umpan balik dari penilaian dan evaluasi partisipatif secara terus menerus melalui setiap fase proyek. Pemantauan sistematis dan evaluasi proses program dan hasil sangat penting di mana program baru sedang dilaksanakan; PMIS menyediakan informasi dan umpan balik yang diperlukan sehingga masalah potensial terjadi diidentifikasi dan solusi diimplementasikan lebih awal sebelum menjadi kendala. Sistem harus dapat menghasilkan informasi tepat waktu untuk memulai tindakan korektif; PMIS adalah alat untuk mengumpulkan, menganalisis, menyimpan, dan menyebarkan informasi yang berguna untuk pengambilan keputusan membuat dalam suatu proyek. PMIS yang baik dibangun di atas keberhasilan proyek sambil menggunakan pelajaran dari pengalaman sebelumnya untuk meningkatkan kinerja proyek; PMIS berbeda dari sistem informasi manajemen lainnya (keuangan, penggajian, dll) karena pendekatan mereka yang didorong oleh permintaan menuntutnya agar fleksibel dan dapat beradaptasi dengan perubahan kondisi proyek; Aliran informasi adalah pusat PMIS dan merupakan agenda pemberdayaan itu termasuk: a. Transparansi - ketersediaan dan akses ke informasi oleh semua pemangku kepentingan proyek; b. Akuntabilitas - penggunaan dan aplikasi informasi untuk memantau kemajuan proyek dan penyimpangan yang benar; c. Inklusi dan partisipasi - di mana peserta proyek diberikan kontrol atas pengambilan keputusan, termasuk keputusan yang tepat kriteria dan indikator untuk menilai kinerja layanan disediakan oleh proyek. E. Kebutuhan Sistem Informasi Manajemen Proyek Menurut (Siles, 2004) Langkah-langkah berikut dapat membantu manajer proyek mengidentifikasi informasi diperlukan untuk mendefinisikan dan mengembangkan solusi teknologi informasi untuk PMIS, adapun langkah-langkah sebagai berikut : persyaratan informasi dari donor; persyaratan informasi dari organisasi; metode yang akan digunakan proyek untuk mengumpulkan, dan mengatur semua informasi; frekuensi proyek perlu menganalisis dan melaporkan informasi kepada pemangku kepentingan utama; volume informasi yang perlu dikumpulkan dari penerima manfaat; jenis-jenis laporan visual yang diperlukan, seperti grafik, tabel, peta, dll; jenis akses, keamanan, dan kontrol untuk mengelola, memodifikasi, dan memperbarui informasi; kebutuhan untuk mengembangkan laporan utama dalam format yang ditentukan; dan perlunya analisis yang kompleks pada informasi yang dikumpulkan. Langkah selanjutnya adalah mengevaluasi kapasitas teknologi informasi (TI) proyek saat ini. Ini akan mengidentifikasi kapasitas TI yang akan memenuhi persyaratan informasi. dana yang tersedia untuk sumber daya TI yang didedikasikan untuk proyek; kapasitas saat ini dari kapasitas proyek untuk mengelola teknologi; kebutuhan akan komunikasi, email, internet dan sistem online lainnya; jumlah staf yang akan menggunakan komputer dalam proyek; tingkat literasi komputer staf proyek; dan dukungan TI yang dibutuhkan oleh proyek. Setelah suatu proyek mengidentifikasi persyaratan informasinya, ia perlu mendefinisikan teknologinya persyaratan dan mulai merancang infrastruktur teknologi yang akan menyediakan dengan perangkat keras dan perangkat lunak yang sesuai diperlukan untuk mengelola informasi. Salah satu langkah paling penting dalam mengembangkan PMIS otomatis adalah pengembangan perangkat lunak solusi yang akan memenuhi semua persyaratan manajemen informasi. Untuk sebagian besar proyek, dan organisasi pengembangan, opsinya adalah mengkonfigurasi paket komersial atau mengembangkan solusi khusus dari awal. Mengkonfigurasi paket komersial berarti dalam kebanyakan kasus itu produk yang dipilih tidak akan dapat memenuhi persyaratan tertentu dan bahwa proyek akan perlu untuk membuat identifikasi dan proses seleksi yang cermat untuk menggunakan sistem yang memenuhi sebagian besar dari itu kebutuhan dan menemukan metode lain untuk mengisi kesenjangan. Dalam kasus lain, proyek dapat memutuskan untuk melakukannya kontrak konsultan untuk mengembangkan solusi khusus yang dapat memenuhi semua persyaratannya. Pendekatan apa pun yang diputuskan proyek untuk diambil, harus mempertimbangkan pengembangan pernyataan dokumen kerja yang sangat terperinci yang akan menjelaskan pekerjaan analis sistem atau pengembang perangkat lunak harus membuat untuk memberikan solusi yang memenuhi semua persyaratan. Satu Metode yang digunakan adalah menyewa konsultan eksternal, biasanya perusahaan dengan sejarah perkembangan yang baik sistem serupa di masa lalu yang akan mengajukan penawaran untuk kontrak. Pendekatan yang biasa dilakukan adalah mengembangkan request for proposal (RFP) yang akan merinci ruang lingkup pekerjaan konsultan pengembang sistem akan melakukan dan itu akan merinci kewajiban dan ruang lingkup pekerjaan yang akan dilakukan. Berikut adalah daftar konten dasar yang harus diisi oleh RFP: deskripsi proyek, sasarannya dan jenis lingkungan proyek mengerjakan; deskripsi tentang bagaimana sistem (PMIS) akan digunakan dalam proyek, bagaimana sistem akan melakukannya membantu proyek mencapai tujuannya; deskripsi lingkungan proyek, jumlah pengguna, lingkungan teknis, tingkat pengalaman dalam penggunaan sistem serupa, jumlah PC, akses ke internet, jenis jaringan, tingkat dukungan TI yang akan dimiliki proyek, dan teknis lainnya informasi yang akan membantu konsultan merancang sistem; daftar fungsionalitas kritis yang harus dimiliki sistem, seperti manajemen data, laporan, keamanan, kontrol, perhitungan, dan fungsi lain yang dibutuhkan proyek sistem; Daftar persyaratan untuk dimasukkan dalam proposal seperti waktu untuk mengembangkan sistem, total biaya pengembangan, metode yang digunakan oleh konsultan untuk mengembangkan sistem, biaya dukungan dan pemeliharaan sistem, kepemilikan kode; daftar instruksi administratif seperti tanggal untuk mengirim proposal, format proposal, pengalaman konsultan, referensi, tempat untuk mengirim proposal (hard copy atau salinan elektronik) dan tanggal yang diharapkan ketika suatu keputusan akan diumumkan. F. Daur Hidup Pengembangan Sistem Siklus hidup pengembangan sistem (SDLC) adalah proses logis yang digunakan oleh pengembang sistem atau konsultan perangkat lunak untuk mengembangkan sistem informasi. Tujuan dari SDLC yang baik adalah untuk menghasilkan sistem berkualitas tinggi yang memenuhi atau melampaui harapan pengguna, mencapai penyelesaian dalam perkiraan waktu dan biaya, dan mengelola pekerjaan secara efektif dan cara yang efisien. SDLC biasanya terdiri dari 7 langkah dasar: mengumpulkan persyaratan. Pada langkah ini konsultan mengumpulkan semua fungsional dan teknis persyaratan untuk sistem. Ini termasuk deskripsi tentang apa yang harus dilakukan sistem. Konsultan akan mewawancarai tim proyek dan pemangku kepentingan lain yang akan menggunakannya sistem atau menerima informasi dari sistem; analisis persyaratan. Pada langkah ini, konsultan menganalisis persyaratan untuk mengidentifikasi pendekatan yang digunakan dalam pengembangan sistem. Ini mungkin termasuk keputusan tentang penggunaan alat pengembangan, meninjau perkiraan awal dan mengidentifikasi kendala; desain sistem. Di sini konsultan akan mengembangkan desain seperti apa sistem akan terlihat seperti. Pengembangan rencana mengenai pengembangan perangkat lunak, perangkat keras, operasi masalah sistem, bahasa pemrograman, komunikasi, dan keamanan disajikan proyek untuk persetujuan. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa desain memenuhi semua persyaratan sebelum pekerjaan dilakukan; pengembangan sistem. Pada langkah ini konsultan mengembangkan sistem, membangun semua kode perangkat lunak, menguji fungsionalitas dan menyelesaikan masalah yang disebabkan oleh kesalahan dalam kode; uji solusinya. Pada langkah ini, pengguna akan menguji sistem dan akan memastikan bahwa semua fungsionalitas yang diperlukan bekerja sesuai dengan spesifikasi. Setelah sistem lewat tes pengguna, solusinya siap untuk ditempatkan; pelatihan pengguna. Semua pengguna sistem dilatih. Ini adalah pelatihan terperinci untuk memastikan semua pengguna memiliki pengetahuan untuk menggunakan sistem, termasuk mengikuti prosedur, kontrol dan kebijakan keamanan yang ditetapkan oleh proyek; penyebaran sistem. Sistem sekarang siap digunakan oleh proyek, sistemnya dipasang di tempat terakhir, dan akses diberikan kepada semua pengguna yang berwenang yang memiliki keduanya akses ke data atau akses ke laporan. Ini adalah praktik yang baik untuk memecah perkembangan sistem yang kompleks menjadi fase yang dapat dikelola. Itu jalannya proyek memiliki waktu untuk mempelajari dan menggunakan sistem dan beralih ke fungsi yang lebih kompleks. Setelah tahap pertama selesai, dan proyek sudah cukup berlatih dengan sistem, proyek dapat memulai fase baru siklus dengan persyaratan baru dan fungsi tambahan untuk dipenuhi kebutuhan baru. Pendekatan siklus ini mengurangi risiko yang terkait dengan pengembangan informasi sistem manajemen, memungkinkan penerimaan dan penggunaan sistem secara bertahap oleh proyek organisasi dan pemangku kepentingan. Namun, itu memastikan kepemilikan sistem sebagai alat untuk membantu proyek mengelola informasinya dan menghasilkan laporan dan analisis yang diperlukan untuk memastikan proyek berada di jalur. G. Siklus Proyek dan Informasi Manajemen Proyek Sistem Pemantauan adalah proses mengumpulkan, menyimpan, menganalisis, dan melaporkan proyek secara rutin informasi yang digunakan untuk membuat keputusan untuk manajemen proyek. Pemantauan menyediakan proyek manajemen dan pemangku kepentingan proyek dengan informasi yang diperlukan untuk mengevaluasi kemajuan proyek memproyeksikan, mengidentifikasi tren, pola atau penyimpangan, menjaga jadwal proyek dan mengukur kemajuan menuju sasaran yang diharapkan. Evaluasi adalah penilaian berkala terhadap relevansi, kinerja, efisiensi, dan proyek dampak dalam kaitannya dengan tujuan yang dinyatakan. Seperti halnya pemantauan, evaluasi mendapat manfaat dari proses pengumpulan informasi untuk memfasilitasi penilaian sejauh mana proyek tersebut berada mencapai atau telah mencapai sasaran yang diharapkan. H. Kerangka kerja logis dan manajemen proyek sistem Informasi Kerangka kerja logis (logframe) adalah alat untuk merencanakan dan mengelola proyek pengembangan. bertujuan untuk menyajikan informasi tentang komponen utama suatu proyek secara jelas, ringkas, logis dan cara sistematis. Logframe membantu proyek untuk: menganalisis situasi yang ada, termasuk identifikasi kebutuhan pemangku kepentingan dan definisi tujuan terkait; membangun hubungan sebab akibat antara input, kegiatan, output, hasil, dan tujuan; mendefinisikan asumsi yang menjadi dasar logika proyek; mengidentifikasi potensi risiko untuk mencapai tujuan dan hasil; membangun sistem untuk memantau dan mengevaluasi kinerja proyek; membangun proses komunikasi dan pembelajaran di antara para pemangku kepentingan utama. PMIS didasarkan pada logframe sebagai kerangka kerja dari mana semua informasi akan diatur. berasal dari logframe yang PMIS dapat menghubungkan tujuan proyek dengan kegiatan proyek dan mengukur dampak dan kemajuan, tetapi yang terpenting menjaga hubungan antara keluaran dan dampak dengan cara yang manajer proyek dapat mengevaluasi kontribusi dari output ke tujuan proyek. Ketika kerangka kerja logis diterapkan pada PMIS, proyek memperoleh manfaat berikut: hubungan yang konsisten antara input / kegiatan / keluaran dan hasil / dampak dari proyek; pendekatan sistematis untuk mengatur kegiatan proyek di bawah hasil spesifik dan tujuan; sarana untuk melihat output mana yang signifikan dalam mencapai hasil. Logframe adalah dokumen hidup, yang dapat berubah sepanjang umur proyek sesuai dengan perubahan dalam lingkungan eksternal yang dinamis. Informasi yang terkandung dihasilkan selama desain proyek dan digunakan untuk mengelola implementasi proyek. Kerangka logis harus perlihatkan bagaimana kemajuan menuju tujuan proyek akan tercapai. Dampak proyek. Maksud utama atau tujuan proyek, dijelaskan dalam istilah yang jelas untuk mencerminkan perbaikan yang terukur dan terdefinisi dalam kondisi manusia, yang diharapkan akan terjadi tempatkan dalam kelompok target, dalam periode yang diharapkan. Hasil proyek. Perubahan yang dimaksud dalam kondisi atau perilaku sistemik yang harus dicapai untuk mencapai tujuan dampak; yaitu, masing-masing tujuan efek adalah kondisi yang diperlukan untuk mencapai tujuan dampak. Apa tanggapan yang ingin dilakukan proyek ini mencapai di antara kelompok populasi sasaran, mis., meningkatkan produksi dan penjualan beras berkualitas tinggi oleh petani kecil. Output proyek. Apa yang ingin disampaikan oleh proyek sebagai hasil dari kegiatan proyek. E.g., 100 petani dilatih untuk melakukan pertanian padi yang lebih baik. Kegiatan proyek. Apa yang akan dilakukan staf proyek dan populasi sasaran. Misalnya., memberikan dukungan teknis kepada kelompok tani yang ada. Ini adalah level 'terendah' dalam arti yang terjadi pertama kali, dan sepenuhnya bergantung pada input proyek. Masukan proyek. Sumber daya apa yang diperlukan untuk melakukan kegiatan proyek? Misalnya., persediaan alat tulis untuk lokakarya dan sesi pelatihan. Ini biasanya tidak ditampilkan di bingkai log itu sendiri, meskipun mereka adalah elemen kunci dalam menghasilkan output proyek. Input hanya terjadi selama periode dukungan proyek. I. Ringkasan dan kesimpulan Suatu sistem adalah sekelompok elemen yang berinteraksi, saling terkait, atau saling tergantung membentuk kompleks seluruh. Ini adalah seperangkat kumpulan hal-hal yang terhubung, terkait, atau saling tergantung, sehingga terbentuk unit yang kompleks; keseluruhan terdiri dari bagian-bagian dalam pengaturan tertib menurut beberapa skema atau rencana. Suatu sistem dengan demikian merupakan sekumpulan elemen yang saling terkait yang berfungsi secara keseluruhan. Sistem informasi manajemen adalah sekelompok komponen yang saling terkait yang bekerja secara kolektif untuk melakukan input, pemrosesan, output, penyimpanan dan tindakan kontrol untuk mengubah data menjadi produk informasi yang dapat digunakan untuk mendukung peramalan, perencanaan, pengendalian, koordinasi, pengambilan keputusan, dan kegiatan operasional dalam suatu organisasi. Informasi dimulai sebagai data mentah yang diproses menjadi informasi, yang kemudian diorganisasikan menjadi pengetahuan, dan kemudian diterapkan dalam memecahkan masalah manusia sebagai kebijaksanaan. Proyek harus membuat sistem informasi yang akan memenuhi kebutuhan khusus mereka sendiri, baik untuk mengelola data yang mereka kumpulkan dan untuk mengirimkan informasi ke berbagai kelompok pengguna di format yang dapat mereka pahami dan manfaatkan. Otomasi sistem informasi proyek adalah ditentukan oleh tingkat, jumlah dan jenis data dan informasi yang diperlukan untuk proyek. Ini tidak selalu halnya bahwa PMIS harus otomatis. Masalah lain yang perlu dipertimbangkan dalam PMIS adalah siklus hidup pengembangan sistem, hubungan antara konsep logframe dan PMIS, dan hubungan antara struktur rincian kerja dan PMIS.
