evaluasi sistem informasi akuntansi siklus

EVALUASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
SIKLUS PENDAPATAN PADA PT. PETRA
ENERGY INTERNATIONAL
Alexander Michael Kristian
Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia, [email protected]
Aries Wicaksono
ABSTRAK
Evaluasi Sistem Informasi Akuntansi sangat diperlukan untuk mengetahui setiap kelemahan yang
terdapat pada Sistem Informasi Akuntansi pada PT. Petra Energy International. Tujuan penelitian ini adalah
untuk mengevaluasi Sistem Informasi Akuntansi yang berlaku pada saat ini dan membandingkannya dengan
teori-teori yang telah dipelajari di perguruan tinggi untuk mengatasi masalah-masalah yang terjadi. Metode
penelitian yang digunakan oleh penulis adalah penelitian secara kualitatif. Penelitian dilakukan untuk
mengumpulkan data-data berupa dokumen untuk mengetahui informasi mengenai perusahaan yang digunakan
dalam mendukung penelitian penulis. Dari evaluasi sistem informasi akuntansi siklus pendapatan pada PT.
Petra Energy International, masih terdapat beberapa kelemahan di dalam perusahaan, antara lain penerapan
pengendalian internal yang diterapkan manajemen masih kurang tertata dengan baik, struktur organisasi di
dalam perusahaan masih memerlukan tatanan yang baik di bagian keuangan. Tidak terdapatnya bagian
persetujuan kredit terhadap pelanggan di bagian keuangan perusahaan yg menyebabkan kredit macet. Untuk
menanggulangi kelemahan-kelemahan tersebut, sebaiknya perusahaan menerapkan pengendalian internal yang
baik dan akurat guna menanggulangi kecurangan yang terjadi dalam perusahaan, menyusun struktur
organisasi yang tertata dengan baik di dalam perusahaan. Terdapat bagian persetujuan kredit pelanggan,
sehingga mencegahnya kesulitan penagihan oleh bagian keuangan.
Kata Kunci
: Sistem Informasi Akuntansi, Siklus Pendapatan, Pengendalian Internal
1. PENDAHULUAN
Dalam dunia bisnis yang penuh persaingan sekarang ini, pengendalian dan kelancaran dalam proses
transaksi serta pengambilan keputusan yang tepat sangat diperlukan untuk mempertahankan daya saing dengan
perusahaan lain. Agar proses transaksi serta pengambilan keputusan memiliki tingkat akurat yang tinggi maka
dibutuhkan informasi yang handal. Hal ini dapat dicapai dengan adanya Sistem Informasi Akuntansi (SIA) yang
baik dalam menunjang pembentukan proses transaksi dan pengambilan keputusan berdasarkan proses bisnis
yang berlaku di perusahaan.
Kemampuan teknologi informasi pada masa sekarang telah membantu dalam menciptakan suatu sistem
informasi akuntansi yang handal, kompeten dan akurat. Namun belum banyak perusahaan yang menerapkan
sistem informasi akuntansi terhadap siklus pendapatan perusahaan yang didukung dengan pengendalian internal
yang baik guna mengatasi ancaman-ancaman yang akan dihadapi oleh perusahaan. Oleh karena itu saya tertarik
untuk mengatasi ancaman-ancaman yang mungkin akan dihadapi perusahaan dengan menggunakan
pengendalian internal terkait dengan siklus pendapatan perusahaan, sehingga kelancaran proses bisnis
perusahaan dapat berjalan dengan baik.
PT. Petra Energy International berdiri pada tahun 2007 dan bergerak dalam bidang general
service industry dan general supplier yang meliputi pengadaan peralatan, pengadaan service peralatan
perminyakan, pengadaan perakitan dan service, pengadaan atau penyediaan sumber daya manusia dalam bidang
perminyakan serta bidang industry. PT. Petra Energy International dalam melaksanakan pekerjaannya
membutuhkan informasi mengenai produk-produk dan Jasa yang dibutuhkan pelanggan dalam pekerjaannya.
Berdasarkan kinerja perusahaan PT. Petra Energy International yang memerlukan berbagai kebutuhan
informasi dalam proses transaksi siklus pendapatan, maka sistem informasi akuntansi sangat membantu dalam
memberikan informasi untuk menunjang proses bisnis perusahaan. Sejalan dengan peningkatan kompleksitas
sistem dan ketergantungan pada sistem tersebut, perusahaan menghadapi peningkatan risiko atas sistem yang
sedang mereka jalankan tersebut. Risiko tersebut merupakan ancaman yang berkaitan dengan siklus pendapatan
perusahaan. Ancaman-ancaman atas sistem informasi akuntansi dapat berupa kehancuran karena bencana alam
dan politik, kasalahan pada software dan tidak berfungsinya peralatan, tindakan tidak disengaja, maupun
tindakan yang disengaja.
Pada penelitian kali ini, penulis akan mencoba membantu perusahaan agar memiliki sistem informasi
akuntansi sikus pendpatan yang tertata dengan baik serta mampu menangani dan menghadapi adanya ancamanancaman terhadap sistem informasi akuntansi yang akan mengganggu kelancaran proses bisnis perusahaan
dengan menerapkan sistem pengendalian internal yang tepat sehingga mampu dalam mencegah dan
menyelesaikan masalah yang dihadapai perusahaan terkait dengan sistem informasi akuntansi dalam siklus
pendapatan.
Tujuan dari penulisan skripsi ini untuk mengetahui apakah pengendalian & keamanan komputer
penting bagi sistem infromasi akuntansi, mengidentifikasi masalah-masalah yang ada pada PT. Petra Energy
Internaitonal terkait dengan siklus pendapatan, menganalisis pengendalian internal berkaitan dengan sistem
informasi akuntansi siklus pendapatan pada PT. Petra Energy International, mengetahui ancaman-ancaman yang
terdapat dalam sistem informasi akuntansi, mengatasi dan menanggulangi hal-hal yang menjadi ancaman dalam
sistem informasi akuntansi, menunjukan bahwa pengendalian merupakan hal yang penting dalam proses bisnis
selain sistem yang yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi.
2. METODE PENELITIAN
2.1 Observasi
Observasi yang saya lakukan berfokus terhadap siklus pendapatan serta ancaman yang terjadi
dalam sistem informasi akuntansi keuangan perusahaan, apa yang menjadi penyebab adanya kasus
penggelapan uang terhadap PT. Petra Energy International. Cara observasi yang saya lakukan adalah
dengan cara mendatangi langsung perusahaan PT. Petra Energy International dan mencari informasi
mengenai data-data yang berkaitan dengan masalah sistem informasi keuangan pada tahun 2008-2009.
Waktu observasi dilakukan dalam kurun waktu kurang lebih 2 bulan, hasil observasi yang dilakukan
menghasilkan pengetahuan mengenai ancaman atas sistem informasi akuntansi yang telah terjadi pada
PT. Petra Energy International dan bagaimana cara mengatasi permasalahan yang terjadi.
2.2 Dokumentasi
Dokumen-dokumen yang diteliti untuk mengetahui permasalahan terhadap sistem akuntansi
keuangan siklus pendapatan PT. Petra Energy International adalah laporan keuangan perusahaan pada
priode waktu 2008-2009 yang menunjukan adanya kecurangan dan penggelapan yang dilakukan oleh
karyawan perusahaan yang bekerja di bagian keuangan, sistem informasi akuntansi priode 2008-2009
yang menunjukan bahwa adanya kekurangan pada sistem informasi akuntansi siklus pendapatan pada
PT. Petra Energy International. Hasil dari proses dokumentasi yang telah dilakukan menjelaskan
bahwa adanya kekurangan pada sistem informasi akuntansi dan proses pengendalian internal
perusahaan yang harus diperbaiki.
2.3 Konfirmasi
Berdasarkan Hasil penelitian yang telah saya lakukan, menunjukan adanya ancaman atas
sistem informasi akuntansi dan kurang baiknya pengendalian inernal perusahaan. Hal ini dikonfirmasi
oleh pihak perusahaan PT. Petra Energy International yang dilakukan dengan cara bertanya dan
mengkonsultasikan masalah yang ada dalam PT. Petra Energy International. Hasil dari konfirmasi
tersebut diakui bahwa adanya kekurangan terhadap pengendalian internal perusahaan sehingga
terjadinya ancaman atas sistem infomasi akuntansi dan keuangan perusahaan.
3. HASIL DAN BAHASAN
3.1 Evaluasi Struktur Organisasi Perusahaan
Berdasarkan analisis yang dilakukan terhadap struktur organisasasi PT. Petra Energy
International, terdapat beberapa usulan yang dapat memberikan dampak positif terhadap perusahaan
PT. Petra Energy International, antara lain :
1.
2.
Manager keuangan memiliki minimal dua orang bawahan yang dapat saling memeriksa
pekerjaan terkait dengan penagihan dan pencatatan pendapatan kredit dari pelanggan,
sehingga tidak terjadinya kecurangan di dalam bagian keuangan.
Manager keuangan menangani tugas dan tanggung jawab sebagai berikut :
• Bertanggung jawab untuk merencanakan penggunaan sumber daya keuangan
perusahan.
•
Melakukan pengawasan pada arus keuangan perushaan.
•
Melakukan pengawasan dan pengecekan ulang terhadap bank receipt/cash receipt.
•
3.
4.
Melakukan review dan menyetujui permohonan penjualan kredit kepada pelanggan
lama dan baru.
Pengadaan bagian persetujuan kredit di bagian keuangan yang memiliki tugas dan tanggung
jawab sebagai berikut :
• Berkomunikasi dengan bagian pemasaran atas persetujuan pekerjaan (pemberian
kredit) kepada pelanggan serta memberikan advice setelah melakukan review
terlebih dahulu.
•
Melakukan review permohonan kredit pelanggan lama dan baru.
•
Melakukan update terhadap catatan kredit pelanggan.
•
Mengarsipkan berkas permohonan kredit terhadap pelanggan lama dan baru.
•
Melakukan analisis umur piutang terhadap para pelanggan.
Menerapkan pengendalian Internal COSO secara akurat di dalam perusahaan.
3.2 Evaluasi Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan Piutang pada PT. Petra Energy
International.
Perusahaan tidak memiliki prosedur penjualan secara piutang dengan baik. Dalam perusahaan
PT. Petra Energy International tidak terdapat bagian persetujuan kredit di departemen keuangan,
seharusnya dalam memberikan persetujuan kredit tidak boleh di otorisasikan oleh bagian penjualan,
selain itu harus adanya kredibilitas pelanggan serta penilaian pelanggan dalam melakukan pembayaran.
Hal ini tentu saja dapat menyebabkan masalah kredit macet dan piutang tak tertagih.
Berdasarkan permasalahan ini harus dibentuknya bagian persetujuan kredit di departemen
keuangan yang dapat melakukan review terlebih dahulu terhadap pelanggan atas status kreditnya dan
kemampuan dalam melakukan kredit atas pekerjaan pada PT. Petra Energy International kemudian
dikoordinasikan ke bagian penjualan untuk melakukan siklus pendapatan perusahaan.
3.3 Evaluasi Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas pada PT. Petra Energy
International.
Perusahaan memiliki jumlah kredit macet yang besar. Kredit macet terjadi karena diakibatkan
adanya beberapa pelanggan yang kesulitan dalam melakukan pembayaran setelah pekerjaan selesai.
Hal ini terkait karena tidak adanya bagian persetujuan kredit yang memeriksa terlebih dahulu
kemampuan pelanggan dalam melakukan transaksi. Dalam mengatasi permasalahan ini baiknya
dibentuk bagian persetujuan kredit dalam departemen keuangan sehingga perusahaan mampu menilai
kemampuan pelanggan dalam melakukan transaksi kredit dan mengurangi adanya kredit macet yang
terjadi.
3.4 Evaluasi Pengendalian Internal pada Siklus Pendapatan pada PT. Petra Energy
International.
Terdapatnya kekurangan pada pengendalian internal dalam Evaluasi Lingkungan
Pengendalian dan Evaluasi pemisahan tugas yang memadai. Dalam masalah Integritas dan nilai-nilai
etika Dalam menangani hal tersebut harus diterapkannya disiplin tinggi atas jam masuk karyawan agar
karyawan dapat datang tepat waktu dan bekerja dengan maksimal, perusahaan juga harus meninjau
bagaimana baiknya memberikan izin kepada karyawan yang tidak masuk apakah baiknya dipotong
dengan hari cuti atau tidak dan mensurvei karyawan-karyawan yang sering izin di dalam perusahaan.
Dalam permasalahan yang terdapat pada evaluasi pemisahan tugas yang memadai terkait
Fungsi penerimaan kas tergabung dengan fungsi penyetoran kas ke bank adalah Pada perusahaan PT.
Petra Energy International fungsi penerimaan kas dan fungsi penyetoran dilakukan oleh orang yang
sama yaitu bagian finance staff. Hal ini menyebabkan sangat rentannya kecurangan yang mungkin
terjadi oleh bagian finance staff. Sebaiknya fungsi penyetoran kas dilakukan otorisasi terlebih dahulu
oleh manajer keuangan kemudian dicatatan oleh accounting staff baru dilakukan penyetoran ke bank.
Hasil setoran ke bank kemudian disimpan untuk menjadi arsip departemen keuangan.
4. SIMPULAN DAN SARAN
4.1 Simpulan
Simpulan dari evaluasi sistem infomasi akuntansi siklus pendapatan pada PT. Petra Energy
International yang dapat diambil adalah sebagai berikut :
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Sistem informasi akuntansi perusahaan terkait dengan siklus pendapatan memiliki
pengendalian yang cukup baik, namun masih memiliki kelemahan pada integritas dan nilai
etika karyawan perusahaan.
Terdapat kekurangan bagian persetujuan kredit pada struktur organisasi yang terkait dengan
siklus pendapatan perusahaan sehingga menyebabkan timbulnya kredit macet bagi
perusahaan.
Perusahaan tidak memiliki prosedur penjualan secara piutang dengan baik karena perusahaan
memberikan hak otorisasi persetujuan kredit kepada bagian penjualan.
Aktivitas-aktivitas pengendalian pada perusahaan sudah tertata dengan baik dan dokumendokumen di dalam perusahaan berisi informasi yang lengkap dan dapat dipertanggung
jawabkan oleh setiap departemen di perusahaan. Perusahaan memiliki fungsi pemisahan tugas
yang cukup baik, namun masih ada fungsi pemisahan tugas yang harus diperbaiki terkait
dengan fungsi penerimaan kas dan fungsi penyetoran kas ke bank.
Perusahaan melalukan pengendalian fisik atas asset dan catatan serta sistem yang ada di
dalam perusahaan untuk mencegah adanya ancaman-ancaman berupa kecurangan dan
kerusakan yang tidak disengaja. Pengendalian fisik dilakukan dengan adanya batasan-batasan
bagi setiap departemen dalam mengakses informasi yang berkaitan dengan departemen
lainnya dan perlindungan sistem informasi oleh pihak IT perusahaan.
Perusahaan memiliki filosofi manajemen yang sangat baik dan mengutamakan kenyamanan
kerja karyawan sehingga karyawan dapat memberikan kontribusi yang sangat baik untuk
memberikan service pagi para pelanggan.
4.2 Saran
Agar sistem informasi akuntansi siklus pendapatan pada PT. Petra Energy International dapat
berjalan dengan baik dan mengurangi adanya ancaman-ancaman berupa kecurangan, penyalahgunaan
wewenang dan kesalahan yang tidak disengaja, maka berikut ini merupakan saran-saran perbaikan atas
setiap kelemahan yang ada :
1.
Membentuk pengendalian internal kepada karyawan dengan menerapkan disiplin tinggi
terkait dengan integritas dan nilai etika karyawan di perusahaan dalam bekerja di perusahaan.
Hal ini dapat dilakukan dengan memberikan surat peringatan atau pemotongan gaji karyawan
yang tidak memenuhi integritas dan nilai etika di perusahaan.
2.
Perusahaan disarankan membentuk bagian persetujuan kredit pada departemen keuangan yang
bertugas dalam melakukan review terhadap pelanggan atas status kredit dan kemampuan
pelanggan dalam melakukan transaksi kredit atas pekerjaan pada perusahaan. Bagian
persetujuan kredit dapat mengkoordinasikan persetujuan kreditnya pada bagian penjualan
untuk melakukan siklus pendapatan perusahaan.
3.
Perusahaaan wajib melakukan pengawasan prosedur kredit dan memisahkannya dari prosedur
penjualan, kemudian diterapkannya batas kredit dan waktu yang diberikan kepada pelanggan
berdasarkan analisa kondisi pelanggan serta bertindak tegas dengan memberikan denda
maupun melalui jalur hukum bagi pelanggan yang tidak membayar kredit sesuai ketentuan.
4.
Melakukan pemisahan fungsi penerimaan kas dengan fungsi penyetoran kas ke bank. Ada dua
alternative yang dapat dilakukan, yang pertama dengan menambah staff di bagian keuangan
khusus untuk melakukan penyetoran kas ke bank, yang kedua adalah dengan melakukan
verifikasi dan otorisasi terlebih dahulu oleh manajer keuangan kemudian mencatat penyetoran
kas yang akan dilakukan, baru dilakukan penyetoran kas ke bank dan menyimpan hasil bukti
setoran sebagai arsip departemen keuangan.
5.
Perusahaan wajib menerapkan filosofi yang menggambarkan manajemen perusahaan yang
baik dan tetap melakukan pengendalian fisik untuk mencegah hal-hal yang dapat mengancam
asset perusahaan
5. REFERENSI
Amin, W. T. (2009). Pokok Pokok COSO Enterprise Risk Manajement.
Arens, A.A., Elder, R.J., & Beasley, M.S. (2010). Auditing and assurance service :an integrated approach (11
ed.) New Jersey : Prentice Hall,Inc.
Belafonti. (2010). Evaluasi Pengendalian Internal Atas Penjualan dan Penerimaan Kas (Studi Kasus Pada
PT.Hero Supermarket TBK.).
Bonar & Hopwood, W. S. (2005). Accounting Information System
Fees, Reeve & Warren. (2008). Pengantar Akuntansi. Edisi Kedua Puluh Satu. Jakarta : Penerbit Salemba
Empat.
Hall, J. A. (2009). Sistem Informasi Akuntansi Buku Dua Edisi Empat.
Hansen., & Mowen. (2009). Akuntansi Manajerial.
Jogiyanto. (2005). Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta.
O’Brien, J. A. & Marakas, G. M. (2008). Management Information System, (Eight Edition). New York : Mc.
Graw – Hill Inc.
Olach, T. & Weeramantri, S. (2009). How COSO has improved internal control in United States. Internal
auditing, 24 (6), 3-9.
Puspitawati, L., & Anggadini, S. D. (2010). Sistem Informasi Akuntansi.
Rama, D.V., & Jones, F. L.(2008) Sistem Informasi Akuntansi Buku Dua Edisi Satu.
Rommey. M. B. dan Steinbart P. J. diterjemahkan oleh Denny Arnos Kwary, dan Dewi Fitrisari. (2006). Sistem
Informasi Akuntasi.
Susanto, A. (2006). Sistem Informasi Akuntansi, Struktur Pengendalian Resiko – Pengembangan. Bandung :
Penerbit Lingga Jaya.
Welsch,G.A., Hilton, R.W.,& Gordon, P.N. (2000) alih bahasa oleh Purwatiningsih dan Maudy Warouw.
(2000) Anggaran perencanaan dan pengendalian laba, Buku satu. Jakarta : Salemba empat.
Winardi. (2003). Pengantar tentang riset pemasaran. Penerbit Manjar Madu: Bandung.
RIWAYAT PENULIS
Alexander Michael Kristian lahir di Jakarta pada 17 November 1990. Penulis menamatkan pendidikan
SMA di SMA Dharma Jaya dalam bidang ilmu ekonomi dan social pada tahun 2008. Saat ini bekerja sebagai
marketing di PT. Petra Energy International.