bab i pendahuluan - potensi utama repository

1
BAB I
PENDAHULUAN
I.1. Latar Belakang
Seiring laju perkembangan zaman, tidak dapat dipungkiri bahwa
informasi merupakan hal vital yang dapat berperan menghidupkan suatu
perusahaan atau justru mematikannya. Globalisasi informasi
memaksa setiap
insan baik individu ataupun kelompok, baik swasta maupun pemerintah, untuk
memperhitungkan sistem informasi yang akan diterapkan supaya tetap kompetitif
di era globalisasi.
Begitu juga dengan Koperasi Kandep Dinas Pendidikan Kota Medan,
instansi yang bergerak di bidang pelayanan jasa yang menentukan kelancaran
sistem komunikasi jaringan tersebut. Salah satu upaya untuk mewujudkan
peningkatan pelayanan dalam komunikasi antara lain dalam bentuk pengawasan
ke lokasi dimana jaringan tersebut dipasang. Mengoptimalkan kinerja perusahaan
menjadi maksimal, maka diperlukan suatu sistem pengelolaan kas kecil untuk
memudahkan pemantauan pengeluaran kas. Adapun permasalahan yang sering
terjadi pada sistem ini adalah ketidaknyamanan karyawan ketika akan melakukan
pemasukan data kas kecil karena karyawan harus melakukannya secara manual
sehingga menghabiskan waktu cukup lama. Selain itu, ketika pimpinan ingin
meminta laporan kas kecil tidak secara akurat dan tepat waktu karena petugas
harus mengolah data kas kecil terlebih dahulu. Oleh karena itu, waktu merupakan
sumber daya yang sangat berharga, dan efisiensi dalam pengolahan data-data pada
2
waktu-waktu tertentu merupakan topik penting yang pantas untuk dianalisis.
Inilah yang menyebabkan penulis membuat sebuah sistem dengan judul “Sistem
Informasi Pengelolaan Kas Kecil Dengan Metode Imprest pada Koperasi
Kandep Dinas Pendidikan Kota Medan Berbasis Web”.
I.2. Ruang Lingkup Masalah
I.2.1. Identifikasi Masalah
Koperasi Kandep Dinas Pendidikan
Kota Medan masih
melakukan sistem pengelolaan kas kecil secara manual. Namun seiring
dengan perkembangan zaman dan kecanggihan teknologi, menyebabkan
Koperasi Kandep Dinas Pendidikan Kota Medan untuk melakukan perubahan
terhadap sistem manajemen yang ada untuk mendukung kinerja karyawan
menjadi sistem yang lebih baik dan lebih cepat. Berdasarkan hasil penelitian
terhadap sistem yang telah berjalan di Koperasi Kandep Dinas Pendidikan
Kota Medan, maka identifikasi permasalahan pokok terdapat pada :
1.
Laporan kas kecil yang dibutuhkan kurang cepat dan tidak akurat.
2.
Sering terjadinya kesalahan pemasukan data kas kecil karena
sistemnya yang masih manual.
I.2.2. Perumusan Masalah
Berdasarkan uraian yang telah dijelaskan sebelumnya dapat
diuraikan beberapa masalah-masalah yang dihadapi pada Koperasi Kandep
Dinas Pendidikan Kota Medan antara lain :
3
1.
Bagaimana sistem informasi yang dibangun dapat menjawab
kebutuhan informasi yang berkenaan dengan pengelolaan kas
kecil?
2.
Bagaimana sistem informasi ini dapat meminimalisir kesalahan
dalam pemasukan data kas kecil?
I.2.3. Batasan Masalah
Berdasarkan permasalahan di atas, dapat dibuat batasan-batasan
masalah tentang sistem informasi pengelolaan kas kecil, yaitu :
1. Aplikasi sistem dibangun hanya sebatas mengenai proses sistem
pengelolaan kas kecil saja.
2. Data yang di input merupakan data kas kecil yang ada di koperasi.
3. Hasil dari sistem atau output adalah laporan pengelolaan kas kecil yang di
buat dengan tepat waktu.
4. Aplikasi sistem dibangun dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP
dengan database MySQL serta model UML.
I.3. Tujuan dan Manfaat
I.3.1. Tujuan
Tujuan utama diadakan serta dilakukannya penelitian ini adalah
untuk membangun sistem informasi yang cepat dan mudah yang berbasis web
pada
Koperasi
Kandep
Dinas
Pendidikan
Kota
Medan,
gunanya
4
mempermudah dan memperlancar kegiatan karyawan dalam mengelola kas
kecil serta kemudahan dalam pembuatan laporan kas kecil.
I.3.2. Manfaat
Adapun manfaat dari penelitian yang dilakukan oleh penulis pada
Koperasi Kandep Dinas Pendidikan Kota Medan adalah sebagai berikut :
1.
Mengurangi kesalahan dalam penginputan data kas kecil.
2.
Mempermudah dalam penyajian data dan pembuatan laporan.
I.4. Metodologi Penelitian
Metodologi merupakan elemen yang paling mendasar dari suatu proses
sistem. Metode analisis merupakan bagian dari metode dalam melakukan suatu
penelitian. Adapun beberapa teknik pengumpulan data yang digunakan yaitu :
1. Penelitian Lapangan (Field Research)
Penelitian lapangan adalah penelitian secara langsung terhadap objek
penelitian berdasarkan kenyataan yang ada dalam lapangan. Dalam hal
ini penulis menggunakan metode penelitian sebagai berikut :
a.
Metode Pengamatan (Observation)
Metode ini dilakukan dengan cara melakukan pengamatan secara
langsung pada Koperasi Kandep Dinas Pendidikan Kota Medan yang
menjadi objek pengamatan, untuk diamati, dipelajari dan dipahami
secara teliti dalam mengidentifikasi mengenai sistem informasi yang
berjalan.
5
b.
Metode Wawancara (Interview)
Metode ini dilakukan dengan melakukan wawancara langsung
kepada staf pada bagian koperasi yang ada pada Koperasi Kandep
Dinas Pendidikan Kota Medan. Untuk mendapatkan data-data kas
kecil.
c.
Sample (Sampling)
Melalui metode ini, penulis mengambil beberapa contoh dokumen
perusahaan yang tersedia dan sesuai dengan penelitian.
2. Penelitian Perpustakaan (Library Research)
Yang dimaksud dengan penelitian perpustakaan adalah suatu penelitian
yang dilakukan melalui buku-buku bacaan atau penelitian kepustakaan
untuk mengumpulkan bahan dan teori yang akan dikemukakan dalam
tulisan ini. Dalam hal ini yang berhubungan dengan sistem, informasi,
sistem informasi dan database.
I.4.1. Analisa Tentang Sistem yang Ada
Metode yang digunakan dalam merancang sistem informasinya
adalah dengan metode UML (Unified Modelling Language). Unified
Modelling Language (UML) adalah salah satu alat bantu yang sangat handal
di dunia pengembangan sistem yang berorientasi objek (Munawar:2005:17).
Ada beberapa prosedur yang digunakan dalam penelitian ini yang
merupakan tata cara dan langkah-langkah yang diperlukan untuk mencapai tujuan
perancangan yang dilakukan. Langkah-langkahnya adalah :
6
a. Menganalisis permasalahan yang ada dalam Koperasi Kandep
Dinas Pendidikan Kota Medan.
b. Merancang sistem yang baru dengan metode UML.
c. Membuat aplikasi dengan bahasa pemrograman PHP.
Berikut adalah skema dalam melakukan penelitian :
Target:
Tujuan Penelitian
Analisis Kebutuhan
Spesifikasi
Desain & Implementasi
Gagal
Verifikasi
l
Berhasil
Validasi
Finalisasi
Gambar I.1. : Prosedur Perancangan
Pada prosedur perancangan sistem di atas dapat diuraikan dalam beberapa
tahap yaitu Tujuan Penelitian, tahap Analisa (Analysis), Spesifikasi, tahap
Perancangan (Design)dan tahap Penerapan (Implementasi), Verifikasi serta tahap
7
Validasi. Dan kegiatan yang dilakukan pada tiap-tipa tahap adalah sebagai
berikut:
1.
Target/Tujuan Penelitian
Target penelitian dilakukan untuk membuat suatu aplikasi untuk
memudahkan membantu memecahkan masalah yang terjadi dalam hal mencatat,
menginput data kas kecil yang ada pada koperasi.
2.
Analisis Kebutuhan
Berisi tentang data-data kas kecil agar mampu menyelesaikan masalah
yang ada sesuai tujuan. Beberapa hal-hal yang harus dipenuhi adalah:
a. Adanya aplikasi yang dijalankan untuk melakukan proses pengelolaan kas
kecil Koperasi Kandep Dinas Pendidikan Kota Medan
b. Adanya database untuk menyimpan data pengelolaan kas kecil.
3.
Spesifikasi dan Desain
Berisi spesifikasi alat yang dirancang, komponen, peralatan uji yang
digunakan. Perancangan sistem menggunakan bahasa pemrograman PHP,
database MySQL. Spesifikasi komputer yang digunakan minimal Intel Pentium 4,
RAM 512 serta Hard Drive 80 Gb.
4.
Implementasi dan Verifikasi
Berisi langkah-langkah yang dilakukan dalam pembuatan alat serta
tahapan-tahapan pengujian yang dilakukan untuk masing-masing blok peralatan
yang dirancang.
8
a. Menganalisis beberapa kesalahan yang ada pada sistem yang lama.
b. Melakukan pengujian aplikasi yang baru untuk meminimalisir kesalahan.
c. Melakukan perawatan sistem yang baru apabila terjadi kesalahan.
5.
Validasi
Berisi langkah-langkah yang dilakukan saat pengujian peralatan secara
keseluruhan, besaran-besaran yang akan diuji, dan ukuran untuk menilai apakah
alat sudah bekerja dengan baik sesuai spesifikasi.
a. Setelah aplikasi dibuat maka selanjutnya akan dijalankan pada komputer
apakah telah sesuai dan berjalan dengan baik.
b. Menjalankan aplikasi yang baru untuk di uji pada sistem yang lama serta
melakukan perawatan sistem.
c. Melihat hasil informasi dari aplikasi yang dibuat dengan spesifikasi
komputer yang digunakan.
I.4.2. Bagaimana Sistem yang Lama dengan Sistem yang Akan
Dirancang
Sistem yang ada sekarang ini masih bersifat manual dan tidak
efisien baik dari segi waktu dan biaya. Proses pengelolaan kas kecil
memerlukan waktu yang lama dikarenakan tidak adanya aplikasi yang
menampilkan data kas kecil itu sendiri. Pada sistem yang lama, bagian
koperasi melakukan penyimpanan data kas kecil dicatat dalam sebuah buku
besar yang mengakibatkan pencarian data yang lama. Tidak adanya database
9
untuk menyimpan data sehingga menyulitkan pihak koperasi dalam mencari
data.
Oleh karena itu penulis merancang sistem informasi kas kecil
dengan
bahasa
pemrograman
PHP
dan
database
MySQL
dengan
menggunakan metode UML. Sistem ini telah memiliki database untuk
menyimpan data dan dapat diproses secara otomatis.
I.4.3. Pengujian / Uji Coba Sistem
Langkah-langkah uji coba sistem yang sudah dibuat :
1.
Seluruh data yang ada, tentunya yang berkaitan dengan proses
pengelolaan kas kecil di input.
2.
Data yang sudah di input secara otomatis akan tersimpan dalam
database di setiap tabel-tabel yang sudah ditentukan sebelumnya.
3.
Menghasilkan laporan yang sesuai dengan kebutuhan.
4.
Perancangan sistem menggunakan bahasa pemrograman PHP dan
database MySQL.
5.
Sistem yang dirancang berbasis web.
I.5. Lokasi Penelitian
Lokasi penelitian dilakukan di Koperasi Kandep Dinas Pendidikan Kota
Medan yang beralamat di Jl. Pelita IV No. 77 Medan.
10
I.6. Sistematika Penulisan
Adapun sistematika penulisan skripsi ini adalah sebagai berikut :
BAB I
: PENDAHULUAN
Dalam bab ini, penulis menguraikan tentang latar belakang, ruang
lingkup permasalahan, tujuan dan manfaat, metodologi penelitian
dan sistematika penulisan.
BAB II
: TINJAUAN PUSTAKA
Dalam bab ini, penulis menguraikan tentang landasan teoritis
yang bertujuan untuk menjelaskan mengenai prosedur, teori-teori,
pengertian, dan defenisinya.
BAB III
: ANALISA DAN DESAIN SISTEM
Menguraikan dan menerangkan mengenai
tahapan-tahapan
penyelesaian masalah, mendesain arsitektur sistem, cara kerja
sistem, desain database, perancangan program dan interface.
BAB IV
: HASIL DAN UJI COBA
Berisikan tentang tampilan hasil sistem yang dirancang,
pembahasan sistem, pengujian serta kelebihan dan kekurangan
dari sistem.
BAB V
: KESIMPULAN DAN SARAN
Memberikan kesimpulan dari keseluruhan pembahasan skripsi
mengenai hasil analisa, cara penggunaan aplikasi sistem yang
telah dirancang dan saran kepada pemakai aplikasi serta yang
akan mengembangkan sistem ini di masa mendatang.