BAB III LAPORAN PELAKSANAAN MAGANG 3.1 Pengenalan
advertisement
BAB III LAPORAN PELAKSANAAN MAGANG 3.1 Pengenalan Lingkungan Kerja Sebelum penulis melaksanakan kegiatan magang, penulis lebih dulu mengajukan surat permohonan magang yang dibuat oleh Tata Usaha Fakultas Ekonomi dan Bisnis yang ditujukan kepada PT ASURANSI BINA DANA ARTA TBK, di Plaza ABDA Lantai 27, Jln. Jenderal Sudirman Kav 59 Jakarta Selatan. Setelah kurang lebih dua minggu, Bapak Andhika selaku bagian HRD dari pihak Asuransi ABDA mengubungi penulis bahwasannya penulis diterima untuk kerja praktek (magang) pada PT Asuransi Bina Dana Arta. Adapun penempatan magang, penulis ditempatkan dibagian Underwriting Accident and Health (AH) yang dipimpin oleh Ibu Sofiah Budiman selaku Asisten Manager dibagian Underwriting. Selanjutnya, penulis diperkenalkan oleh seluruh staff di unit Accident and Health. Dan setelahnya penulis diberikan pengarahan tentang ruang lingkup yang harus dilakukan oleh penulis pada saat pelaksanaan magang selama 1 (satu) bulan dan pada surat perjanjian praktek kerja, penulis harus memahami tata tertib dan peraturan – peraturan yang ada dalam perusahaan. Selain itu penulis melihat dan mempelajari bagaimana suasana lingkungan kerja yang sesungguhnya, sehingga dalam melakukan aktivitas kerja penulis sudah mengenal lingkungan kerjanya. 27 http://digilib.mercubuana.ac.id/ 3.2 Kegiatan Selama Magang Pelaksanaan magang ini berlangsung selama 1 (satu) bulan, dimulai dari tanggal 15 Juli – 30 Agustus 2013. Selama pelaksanaan magang penulis mengikuti peraturan – peraturan yang berlaku di Asuransi ABDA terutama perihal waktu kerja dan tugas yang diberikan. Kegiatan magang ini dilakukan setiap 5 (lima) hari yaitu Senin – jumat yang dimulai dari pukul 08.00 – 17.00 WIB, istirahat dilakukan selama 1 (satu) jam yaitu dari pukul 12.00 – 13.00 WIB layaknya pegawai pada umumnya. Kegiatan – kegiatan yang penulis kerjakan selama praktek kerja telah penulis kelompokan menjadi 2 (dua) bagian yaitu kegiatan rutin dan non rutin. 3.2.1 Kegiatan Rutin Kegiatan rutin yang dilakukan oleh penulis selama melakukan praktek kerja, yaitu : 1. Mencetak polis kesehatan ABDA. 2. Membuat Endorsement Ketentuan Tambahan. 3. Mencetak List Benefit untuk setiap perusahaan. 3.2.2 Kegiatan Non Rutin Kegiatan non rutin yaitu tugas yang tidak setiap hari dilakukan oleh penulis pada saat praktek kerja, tugas ini dilakukan jika penulis telah selesai melakukan tugas rutin dan masih tersisa waktu luang yang cukup banyak. Adapun tugas tersebut yaitu : 28 http://digilib.mercubuana.ac.id/ 1. Membuat tanda terima KPA (Kartu Peserta Asuransi) dan mendistribusikan KPA. 2. Filing data. 3. Mencetak data peserta asuransi. 3.3 Masalah yang Ditemui Pada Unit Kerja Selama mengikuti kegiatan praktek kerja magang pada PT Asuransi Bina Dana Arta, khususnya dibagian Underwriting AH (Accident & Health) penulis menemukan suatu permasalahan dari awal penulis memulai praktek kerja magang. Masalah itu timbul karena beberapa faktor diantaranya faktor teknis dan manusianya itu sendiri, yang tentunya dapat menghambat kelancaran aktivitas kerja. Beberapa masalah yang penulis temukan pada unit Underwriting AH (Accident & Health), antara lain : 1. Keterlambatan pengiriman KPA (Kartu Peserta Asuransi). 2. Terlambatnya pembuatan endorsement (lampiran). 3. Kurang menunjangnya fasilitas pendukung praktek kerja. 4. Sistem di perusahaan yang sering mengalami gangguan (error). 29 http://digilib.mercubuana.ac.id/ 3.4 Penyebab Masalah Untuk membahas permasalahan yang terjadi dibagian Underwriting AH (Accident & Health), penulis tentunya berusaha mengidentifikasi sumber atau penyebab dari permasalahan tersebut, oleh karena itu penulis mengemukakan beberapa permasalahan yang dihadapi. 1. Keterlambatan Pengiriman KPA (Kartu Peserta Asuransi). Kartu Peserta Asuransi diberikan kepada tertanggung sebagai bukti bahwa peserta tersebut berhak mengikuti jaminan asuransi kesehatan. Kartu peserta Asuransi (KPA) biasanya diterbitkan selambat – lambatnya 30 (tiga puluh) hari kalender setelah polis diterbitkan. Namun, kadang kala pada perusahaan seringkali terjadi keterlambatan pengiriman kartu kepada tertanggug, ini biasanya disebabkan oleh terlambatnya pengiriman data peserta asuransi kepada Admedika. Atau biasanya keterlambatan terjadi karena adanya kartu yang hilang, pembuatan kartu baru atas kartu yang hilang ini biasanya dapat memakan waktu kira – kira 1 (satu) sampai 2 (dua) minggu. 2. Terlambatnya Pembuatan Endorsement (Lampiran). Endorsement adalah dokumen yang diterbitkan oleh penanggung pada periode pertanggungan sedang berlangsung, berkaitan dengan adanya perubahan atas penutupan / pertanggungan yang ada. Terlambatnya proses pembuatan dalam endorsement ini biasanya disebabkan oleh polis yang belum selesai dibuat oleh bagian Underwriting atau data peserta asuransi yang diserahkan belum lengkap. Terlambatnya 30 http://digilib.mercubuana.ac.id/ pembuatan endorsement dapat berakibat pada terlambatnya pembuatan kartu sehingga akan menyebabkan pengiriman kartu juga terlambat. 3. Kurang Menunjangnya Fasilitas Pendukung Kerja Praktek. Fasilitas kelengkapan kerja merupakan bagian terpenting didalam ruang lingkup kerja, khususnya dibagian Underwriting AH (Accident & Health) seperti meja, komputer, printer, dan kelengkapan lainnya. Pada masalah ini yang penulis temukan adalah kurangnya fasilitas kantor yang menunjang bagi karyawan magang, ini disebabkan oleh adanya penambahan pegawai di unit Underwriting AH dan beberapa komputer yang tidak dapat berfungsi, sehingga penulis harus bergantian dengan pegawai yang lainnya. Penulis sangat merasakan dampak dari masalah tersebut dan berakibat pada aktivitas kerja penulis yang menjadi tidak lancar dan banyak pekerjaan yang terbengkalai serta tidak selesai tepat pada waktunya. 4. Sistem Perusahaan yang Sering Mengalami Gangguan (Error). Dalam ruang lingkup kerja pengolahan data khususnya pada unit Underwriting AH (Accident & Health) penginputan data para peserta asuransi sangat penting dilakukan karena bagian Underwriting merupakan kegiatan pengalihan tanggung jawab dari satu pihak kepada pihak lainnya, yaitu pihak asuransi yang kemudian bertanggung jawab secara hukum bila terjadi kerugian tertentu, karena sebagian besar kegiatan menggunakan komputer, maka tidaklah heran apabila dalam penginputan data peserta asuransi sering mengalami error sistem 31 http://digilib.mercubuana.ac.id/ sehingga pekerjaan Underwriting menjadi terhambat dan proses pemilihan risiko peserta menjadi terhambat pula. 3.5 Alternatif Pemecahan Masalah yang Disarankan Dari permasalahan – permasalahan yang ada diatas, maka penulis mencoba untuk membahas pemecahannya, yang kemungkinan nantinya dapat berguna bagi perusahaan dalam rangka memantapkan kinerja perusahaan dan juga dapat bermanfaat bagi penulis dan pembaca. 3.5.1 Keterlambatan Pengiriman Kartu Peserta Asuransi Mengecek kembali data peserta asuransi sehingga tidak ada perserta yang terlewat sebelum data dikirimkan kepada Admedika. Mendahulukan tertanggung yang lebih dahulu telah membuat perjanjian di dalam polis, sehingga tidak terjadi tumpang tindih dengan data peserta asuransi lainnya. Mengirimkan data list urgent kepada Admedika untuk segera dibuatkan kartu. Menyelesaikan endorsement sesegera mungkin, karena jika endorsement belum selesai dikerjakan, maka kartu tidak dapat di dibuat oleh pihak asuransi. 32 http://digilib.mercubuana.ac.id/ 3.5.2 Terlambatnya pembuatan Endorsement (lampiran) Membagi tugas kepada pegawai di unit Underwriting lainnya untuk segera terlebih dahulu menyelesaikan endorsement tertanggung yang telah mendesak. Menambah pegawai di unit Underwriting AH (Accident & Health). Meminta bagian marketing untuk segera menyelesaikan data peserta asuransi yang belum lengkap. 3.5.3 Kurang Menunjangnya fasilitas Pendukung Kerja Praktek Menambah fasilitas yang ada dikantor khususnya ruang kerja unit Underwriting, agar para pegawai merasakan kenyamanan untuk menyelesaikan pekerjaannya tersebut. Sebaiknya pihak HRD ABDA melakukan survey secara berkala untuk mengetahui situasi / keadaan di unit Underwriting AH. 3.5.4 Sistem Perusahaan yang Sering Mengalami Gangguan (Error) Sebaiknya tenaga IT yang ada di perusahaan tersebut lebih sigap lagi dalam menanggapi masalah error sistem. Melakukan upgrade sistem, agar sistem yang ada di perusahaan tidak sering mengalami gangguan. Perusahaan harus membuat sistem yang baru yang dapat mengefisiensikan dan meminimalisir sistem yang error. 33 http://digilib.mercubuana.ac.id/