Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Sekolah di SMK N 1

Bab 1
Pendahuluan
1.1 Latar Belakang Masalah
Keunggulan
dan
kecanggihan
teknologi
secara langsung mampu menggeser
informasi
bahkan merubah
sistem pola hidup manusia. Dalam perkembangannya
teknologi informasi mampu memicu gejala gejala sosial yang
dapat dikatakan baru. Gejala tersebut antara lain, jarak
dan waktu bukan lagi kendala yang utama, munculnya
sistem pembelian dengan cara online, dan gejala yang sering
terjadi
adalah
perubahan
dalam
bidang
hukum,
perundangan dan nilai-nilai budaya.
Sebagai dampak berkembangnya suatu organisasi
dan
teknologi,
menyebabkan
pekerjaan
manajemen
pendidikan semakin kompleks. Para pengambil keputusan
harus dapat merespon perubahan-perubahan yang terjadi
secara cepat, tepat dan
dapat mengantisipasi berbagai
tekanan dari berbagai arah yang berkaitan dengan kegiatan
organisasi. Oleh karena itu, keputusan keputusan yang
diambil harus mempertimbangkan dampak dari keputusan
keputusan tersebut baik dalam jangka pendek, menengah
dan panjang. Berdasarkan alasan alasan tersebut, maka
para pimpinan sebaiknya mengacu pada data dan informasi
yang baik, sehingga keputusan keputusan yang diambil
sesuai dengan tujuan organisasi (McLeod, 1983).
Data dan Informasi yang baik, tidak hanya harus
akurat, valid dan mencukupi, tetapi juga harus tepat waktu
pada saat dibutuhkan sesuai dengan situasi dan kondisi di
lapangan. Harus diakui bahwa kualitas data dan informasi
yang dipakai dalam perencanaan pendidikan (khususnya di
SMK N 1 Wonosobo), masih belum memadai, terbatas,
lambat dan bahkan masih merupakan data perkiraan yang
kurang dapat dipertanggungjawabkan validitasnya. Masalah
masalah tersebut mungkin disebabkan oleh.
1.1.1 Belum adanya sistem khusus yang memfokuskan pada
pengembangan dan pengelolaan SI, yang senantiasa
melakukan
validasi
data
dan
informasi
tentang
akademika SMK N 1 Wonosobo.
1.1.2 Belum diberdayakannya SI yang terintegrasi sebagai
sumber data dan informasi utama, sehingga data yang
diperoleh dan informasi yang dihasilkan tidak akurat
dan sering terlambat.
1.1.3 Kurangnya sumberdaya manusia yang mempunyai
kemampuan dan minat yang cukup pada bidang
pengelolaan
data
dan
informasi,
pada
tiap
level
manajemen
Berdasarkan
sangat
tepat
masalah
apabila
SMK
masalah
N
1
riil
diatas
Wonosobo
maka
segera
membangun Sistem Informasi yang diharapkan mampu
memenuhi kebutuhan data dan informasi, baik untuk
intern SMK N 1 Wonosobo, Dinas Pendidikan, sekolah
sekolah kejuruan yang lain maupun masyarakat luas.
Dalam penggunaan teknologi informasi yang akan
dikembangkan hendaknya mengacu pada teknologi yang
tersedia di pasaran, namum dapat memenuhi tuntutan
teknologi terkini yang mempunyai umur ekonomis yang
relatif
cukup
panjang.
Untuk
itu,
Matthews
(1976)
menyarankan penggunaan komputer digital modern yang
mampu mengolah dan menyajikan data secara cepat dan
akurat. Khusus di bidang pendidikan, Baines (2000)
meyakini bahwa penggunaan teknologi informasi yang
berbasis
computer
mampu
mengoptimalkan
fungsi
manajemen untuk menghasilkan keputusan keputusan
yang tepat.
Pada
level
sekolah,
SI
diharapkan
akan
dapat
mendukung kegiatan-kegiatan para kepala sekolah dan
guru dengan informasi yang valid untuk meningkatkan
kinerja sekolah. Secara khusus, kepala sekolah bisa
menggunakan
data
dan
informasi
dari
SI
untuk
kepentingan evaluasi keberhasilan sekolah dibandingkan
dengan keberhasilan sekolah lain. Sedangkan guru bisa
menggunakan data dan informasi untuk memilih strategi
strategi pengajaran yang dapat meningkatkan keberhasilan
belajar siswa. Udo (1997) menambahkan bahwa SI juga bisa
dipakai oleh para guru untuk memperoleh informasi yang
berkaitan dengan materi materi pengajaran baru dan teknik
teknik mengajar terkini yang dapat meningkatkan prestasi
belajar siswa.
Menurut Laudon dan Laudon (1996), Information
System (IS) atau Sistem Informasi (SI) merupakan sistem
terintegrasi,
yang
memfokuskan
diri
pada
proses
pembuatan keputusan dengan dukungan informasi yang
berkualitas. Lebih luas Kennevan sebagaimana yang di tulis
oleh McLeod (1983) mengartikan SI sebagai berikut:
Sistem
informasi
adalah
sebuah
metoda
yang
terorganisasi yang mengolah dan menyajikan data dan
informasi tentang masa lalu, saat ini dan proyeksi masa
depan
baik
berkaitan
dengan
kegiatan
internal
oraganisasi maupun informasi keadaan yang berasal
dari luar organisasi.
perencanaan,
SI harus dapat mendukung
pengendalian
dan
fungsi-fungsi
operasinal dari suatu organisasi dengan cara mengolah
data dan informasi dimaksud secara tepat dalam
rangka mengarahkan proses pengambilan keputusan.
Berdasarkan definisi di atas, SI harus dilembagakan
supaya dapat mencapai kinerja yang efektif dan efisien.
Sementara itu, informasi yang diberikan kepada para
pengambil keputusan harus dapat memberikan dukungan
kepada mereka untuk menilai posisi
diri organisasinya.
Yang lebih penting dari karakteristik SI modern adalah
kemampuan untuk menyajikan informasi saat ini dan
prediksi masa depan, berkenaan dengan kondisi internal
dan ekternal organisasi, yang biasanya tidak mungkin
tersedia sebelum era komputerisasi. Dalam hal ini, SI harus
merupakan sebuah sistem yang luas dan menyeluruh yang
melibatkan semua fungsi-fungsi manajemen. Sistem ini
harus senantiasa dapat
informasi
secara
terus
beroperasi
menerus
untuk menyediakan
kepada
manajemen,
sehingga keputusan yang diambil tepat sasaran.
Yang harus diantisipasi dalam pengembangan SI
adalah pengidentifikasian dari masalah-masalah, adanya
kebutuhan informasi yang berbeda
organisasi
dan
kemungkinan
pada setiap level
adanya
perbedaan
penggunaan suatu informasi oleh level level organisasi
tersebut (Donovan dan Jackson, 1991). Untuk itu, lebih
bijaksana
apabila
pengembangan
SI
didasarkan
pada
pengembangan sistim informasi yang berbasis komputer
yang
didukung
oleh
elemen-elemen
terkait
dalam
organisasi, yang di dalamnya menyangkut personel dan
prosedur SI (Kroenke and Hatch (1994). Lebih jauh Laudon
and Laudon (2001) menyarankan agar SI sebaiknya berupa
suatu perangkat dari komponen komponen yang saling
menunjang, sehingga informasi yang dihasilkan sesuai
dengan kebutuhan manajemen.
Menurut George R. Terry sebagaimana dikutip oleh
Yayat M. Herujito, fungsi pimpinan itu pada hakikatnya
adalah : (1) merencanakan, (2) mengatur pelaksanaan, dan
(3) mengendalikan. Dari ketiga fungsi pokok ini kemudian
dapat dijabarkan lebih lanjut, khususnya yang menyangkut
fungsi mengatur pelaksanaan. Mengatur pelaksanaan di
sini ada kaitannya dengan fungsi perencanaan. Setelah
rencana ditetapkan dengan baik, maka rencana harus
dapat
dilaksanakan.
Pelaksana
rencana
adalah
para
bawahan anggota organisasi yang bersangkutan, tetapi yang
mengatur pelaksanaan agar dapat berjalan dengan baik itu
adalah pimpinan. Jadi pimpinan mengatur pelaksanaan
kegiatan.
Adapun
macamnya
tersebut
beraneka
pengorganisasian
ragam,
pengaturan
misalnya
(organizing),
pelaksanaan
berupa
kegiatan
pengarahan(directing),
pengkoordinasian (coordinating), pengambilan keputusan
(decision
making),
dan
lain
sebagainya.
Sedangkan
mengenai fungsi pengendalian (controlling) pada hakikatnya
dimaksudkan
untuk
mengendalikan
agar
pelaksanaan
kegiatan senantiasa sesuai dengan rencana yang telah
ditetapkan.
Management information system (MIS) merupakan
jaringan informasi yang dibutuhkan oleh pimpinan dalam
rangka
mempermudah
dan
memperlancar
tugas-tugas
perencanaan, tugas-tugas pengaturan pelaksanaan dan
tugas-tugas pengendalian. Tetapi dalam kesempatan ini
terutama management information system tersebut ditunjuk
untuk
mempermudah
pimpinan
dalam
pengambilan
keputusan.
Dengan demikian, management information system
dibutuhkan oleh pimpinan dalam rangka mempermudah
pemecahan masalah yang dihadapi dalam organisasinya.
Peneliti memilih
SMK N 1 Wonosobo
sebagai lokasi
penelitian didasari dengan berbagai macam pertimbangan,
antara lain: (1) SMK N 1 Wonosobo merupakan salah satu
lembaga pendidikan yang ada di Wonosobo yang sudah
mulai mengkaji dan menerapkan secara optimal terkait
pengembangan
akademik
melalui
penerapan
sistem
informasi manajemen (SIM); (2) SMK N 1 Wonosobo
merupakan sekolah unggulan
bila dibandingkan dengan
sekolah-sekolah yang ada di kabupaten Wonosobo; (3) SMK
N
1
Wonosobo
sistem
informasinya
sudah
berbasis
komputer yang salah satu prestasi dari SMK N 1 Wonosobo
adalah menjadi pusat layanan TIK di kabupaten Wonosobo
sehingga segala kegiatan yang berhubungan dengan IT pasti
dilaksanakan di SMK N 1 Wonosobo; (4)
Wonosobo
Sekolah
SMK N 1
sedang mempersiapkan diri untuk menjadi
Berstandart
Internasional
(SBI)
yang
sistem
pembelajarannya berbasis komputer.
Sehingga sedikit dari gambaran di atas, maka penulis
perlu
melakukan
penelitian
lebih
lanjut
terhadap
pengembangan Sistem Informasi Manajemen (SIM) sekolah
di SMK N 1 Wonosobo.
1.2 Rumusan Masalah
Sistem administrasi yang tidak teratur dan sistem
yang manual, untuk mendapatkan informasi tersebut harus
melakukan pelacakan berkas,
file atau dokumen pada
rantai birokrasi yang rumit dan memerlukan waktu lama.
Selain itu untuk mendapatkan informasi ataupun data
mengenai kelulusan pada tahun sebelumnya sangatlah
lambat bahkan dokumen yang kita butuhkan tidak ada. hal
yang menyulitkan pimpinan sekolah, pegawai administrasi,
maupun guru dalam memberikan layanan kepada siswa
secara maksimal.
Berdasarkan rumusan masalah diatas maka muncul
pertanyaan dalam penelitian ini, yaitu “bagaimanakah
bentuk
pengembangan
sistem
informasi
manajemen
sekolah di SMK N 1 Wonosobo yang menghasilkan informasi
dalam
mendukung
pengambilan
keputusan
tiap
level
manajemen dengan menggunakan metode pengembangan
research and development .”
1.3 Tujuan Penelitian
Berdasarkan latar belakang diatas, tujuan penelitian
ini adalah :
1.3.1 Mengetahui
sekolah
profil
di
SMK
sistem
N
1
informasi
manajemen
Wonosobo
sebelum
pengembangan.
1.3.2 Pengembangan sistem informasi manajemen sekolah
dengan
metode
pengembangan
research
and
development.
1.3.3 Mengevaluasi kualitas informasi berdasarkan hasil uji
coba dan pendapat user atau pengguna.
1.4 Manfaat Penelitian
Adapun manfaat yang diperoleh dari penelitian ini
adalah :
1.4.1 Manfaat Teoritis
Bagi peneliti, berharap dari penelitian ini akan
mamapu menambah wawasan serta lebih mengerti dan
memahami
teori-teori
perkuliahan
dimana
yang
didapat
berhubungan
selama
dengan
proses
manajemen
pendidikan.
1.4.2 Manfaat praktis
1.4.2.1
Bagi almamater, penelitian ini dapat menambah
referensi yang ada dan dapat digunakan oleh semua pihak
yang membutuhkan. Penelitian ini, juga diharapkan dapat
memberikan sumbangan pemikiran terutama dalam ilmu
manajemen pendidikan.
1.4.2.2
Bagi
Pembaca,
penelitian
ini
diharapkan
memberikan sumbangan kepustakaan yang merupakan
informasi tambahan yang berguna bagi pembaca dan dapat
memberikan sumbangan pemikiran bagi pihak-pihak yang
mempunyai
permasalahan
yang
mengadakan penelitian lebih lanjut.
sama
atau
ingin