PT. Spasi Indonesia Badan Meteorologi dan Geofisika GIS Asset Management Version 1.0 Client Name Project Name : Date No Version Subject Prepared by : : : : : : Approved by : Badan Meteorologi dan Geofisika GIS Asset management July 22, 2017 0016/LC-PROP/12/04/DI 1.0 Erwin Danuaji([email protected]) Halaman 2 I. Pendahuluan Badan Meteorologi dan Fisika adalah satu lembaga pemerintah non departemen (LPND) yang bertanggung jawab untuk melaksanakan tugas pemerintahan pada bidang meteorologi,geofisika,klimatologi dan kualitas udara. Untuk melaksanakan tugas, BMG mempunyai fungsi: 1. Pengkajian dan penyusunan kebijakan nasional di bidang meteorologi, klimatologi, kualitas udara dan geofisika. 2. Koordinasi kegiatan fungsional di bidang meteorologi, klimatologi, kualitas udara dan geofisika. 3. Fasilitasi dan pembinaan terhadap kegiatan instansi pemerintah dan swasta di bidang meteorologi, klimatologi, kualitas udara dan geofisika. 4. Penyelenggaraan pengamatan, pengumpulan dan penyebaran, pengolahan dan analisis serta pelayanan di bidang meteorologi, klimatologi, kualitas udara dan geofisika. 5. Penyelenggaraan kegiatan kerjasama di bidang meteorologi, klimatologi, kualitas udara dan geofisika. 6. Penyelenggaraan pembinaan dan pelayanan administrasi umum di bidang perencanaan umum, ketatausahaan, organisasi dan tatalaksana, kepegawaian, keuangan, kearsipan, hukum, persandian, perlengkapan dan rumah tangga. Dalam kaitannya dengan fungsi diatas tentunya BMG mempunyai alat bantu aset pendukung operasional dalam jumlah yang cukup besar dan tersebar pada wilayah regional di indonesia. Aset yang terdapat pada masing wilayah regional bisa berupa aset statis maupun aset dinamis. Aset statis seperti kantor, peralatan pengukur parameter meteorologi dan geofisikan dsb, serta aset dinamis seperti mobil, unit satelit(?) akan bisa dimonitoring secara mudah apabila sudah masuk dalam sistem yang terintegrasi. Penggunaan sistem ini juga memudahkan untuk melakukan check performance, pengontrolan kuantiti , distribusi ,maintenance dan fungsi-fungsi lainna. I.1 Tujuan Dokumen ini ditujukan sebagai dokumen pengajuan pembuatan aplikasi Asset Management dengan GIS untuk Badan Meteorologi Dan Geofisika sehingga dapat dijadikan basis awal pengembangan aplikasi tersebut. I.2 Lingkup Dokumen Dokumen ini membahas proposal pengembangan aplikasi Asset Management dengan GIS berikut dengan fitur, protokol, modul, jadual, perkiraan biaya, dan termin dan kondisi yang diperlukan untuk pembuatan dan implementasi aplikasi. 1.3 Tentang Kami SPASI merupkan perusahaan berfokus pada teknologi internet dan telekomunikasi dan menyediakan produk serta layanan yang membantu mitra bisnis dalam menerapkan teknologi internet dan telekomunikasi secara efektif dan efisien. spasi www.spasi.com | [email protected] | Jakarta 2 Halaman 3 Tiga bidang utama yang ditekuni oleh spasi adalah aplikasi berbasis web,aplikasi berbasis mobile (SMS,GPRS) dan aplikasi berbasis GIS. Produk yang telah dihasilkan oleh spasi saat ini adalah : SpasiCMS – Content Management System SpasiGIS Asset Management – SMS Application SpasiHRIS – Human Resource Information System SpasiVirtualWorld SpasiGIS SpasiTracking Existing Major Client yang menggunakan jasa dan produk SPASI sampai saat ini antara lain : PT. Toyota Astra Motor Bank Kesawan Nestle Indonesia Ligna Furniture PT. Trikomsel Multimedia Direktorat Pajak Kementerian Lingkungan Hidup Departemen Tenaga Kerja dan Transmigrasi Kepolisian Republik Indonesia spasi www.spasi.com | [email protected] | Jakarta 3 Halaman 4 II. Applikasi GIS Asset Management Asset Management adalah kombinasi dari proses, data, dan alat yang di gunakan untuk menurunkan resiko dan meningkatkan investasi infrastruktur. Aset management menyimpan seluruh informasi yang berkenaan dengan aset sehingga dengan informasi ini membantu untuk menentukan peralatan baru apa yang harus dibeli, peralatan yang sewanya sudah habis, dan jumlah aset yang dimiliki. Pada instansi yang memiliki infrastruktur dengan asset dalam jumlah yang besar sementara sistem yang tersedia belum tertata akan menemui beberapa pertanyaan yaitu : 1. 2. 3. 4. 5. 6. Apa saja yang dimiliki Apakah masih mempunyai nilai fungsi yang baik? Bagaimana kondisinya? Bagaimana perawatannya. Masih berapa lama umur penggunaannya? Yang mana yang harus di perbaiki pertama kali? Berangkat dari pertanyaan diatas maka sistem yang tertata dengan baik untuk inventarisasi asset maka diajukan implementasi aplikasi ini. Pada dasarnya aplikasi GIS Asset Management ini merupakan gabungan dari dua bentuk teknologi yang sangat popular saat ini, yaitu GIS dan Asset Management. Apakah Asset Management? Mengenal dan memahami apa itu manajemen asset adalah sangat penting dalam konteks utilitas modern. Sebuah utilitas haruslah memiliki inventarisasi lengkap akan asset-asetnya baik dari segi finansial maupun operational. Melacak asset dari sudut finansial diperlukan untuk mengetahui nilai asli dan nilai penyusutan dari asset-aset tersebut. Untuk asset pada masa berjalan, hal ini diperlukan untuk keperluan penyusunan anggaran. Untuk asset yang sudah ada, hal ini diperlukan untuk menilai penurunan dan penyudahan fungsi kerjanya. Banyak asset lain yang dipantau untuk kebutuhan pemeliharaan dan kelaikan fungsi yang tidak secara satu persatu dipantau untuk kebutuhan finansial karena nilainya yang rendah dan jumlahnya yang sangat banyak(misalnya sakelar listrik, sekering). Biaya mereka telah dimasukkan sebagai bagian dari biaya operasional dari asset yang dipantau. Dari sudut distribusi operasional, asset tidak hanya terdiri dari jenis yang mewakili nilai finansial tertentu namun juga informasi yang berguna untuk memantau sejarah penggunaan asset dan kebutuhan maintenance. Manajemen Asset adalah pengelolaan informasi terinci mengenai berbagai jenis peralatan yang mendukung operasi kerja sehingga dapat menghasilkan analisa informasi untuk diterapkan sebagai perencanaan atas asset yang ada secara efektif pada sisi biaya. Sistem Manajemen Asset biasanya diimplementasikan sebagai bagian terpadu dari system manajemen kerja dalam dalam unit bisnis operasional. Banyak dari system manajemen kerja yang komersial menyediakan kemampuan untuk mencatat inspeksi dan sejarah operational, dan mampu spasi www.spasi.com | [email protected] | Jakarta 4 Halaman 5 menetapkan criteria khusus yang digunakan untuk menetapkan perintah kerja atas asset yang bersangkutan. mengukur dan Apakah GIS? Sistem Informasi Geografis modern yang banyak digunakan kini jauh lebih maju daripada system pemetaan dengan komputer di masa lalu. Sistem ini mengelola model realistis dari jaringan distribusi dengan basis geografis. Ada beberapa konsep penting yang sangat penting untuk mendasari pemahaman bagaimana GIS dan sistem manajemen asset dapat bekerja sama. GIS memiliki kemampuan untuk membangun model terkait dari fasilitasfasilitas yang terdistribusi. Model tersebut merupakan representasi komputer dari organisasi fungsi dari jaringan yang ada.. Model ini dapat menggambarkan hubungan fungsi antar fasilitas dan merupakan inti dari aplikasi yang lebih beragam. GIS memiliki kemampuan dasar untuk menetapkan obyek-objek pada ruang geografis dan menandai mereka, baik secara tepat maupun secara estetis lokasi mereka. Ini berarti bahwa GIS dapat memastikan berbagai hubungan spasial antar obyek fasilitas. GIS yang kini digunakan untuk mengatasi pengoperasian peralatan memiliki kemampuan yang dikenal sebagai “manajemen transaksi jangka panjang”. Meski beragam vendor menangani hal ini dengan cara yang beragam, kemampuan ini memungkinkan perubahan yang rumit pada database untuk didefinisikan melalui jangka waktu yang panjang, dan kemudaian diterapkan sebagai transaksi tunggal. Data partitioning Tantangan utama dalam mengintegrasikan asset management dengan network model berbasis GIS adalah: Design database untuk menetapkan pembagian data antara tipe transaksi jangka panjang dan pendek Analisa data untuk menentukan kepemilikan proses bisnis untuk mengindari konflik yang mungkin terjadi pada proses update database traksaksi yang bersifat jangka panjang atau pendek. Asset Analysis Salah satu aspek kunci penggunaan database informasi asset adalah untuk manajemen asset yang ada, misalnya, untuk menganalisa informasi yang terdapat pada database untuk pengambilan keputusan tentang apa yang harus dilakukan pada asset tertentu. Biasanya, analisa ini berupa pencarian dengan kriteria-kriteria tertentu. Hasil dari pencarian berdasarkan kondisi tertentu kemudian dapat digunakan untuk menerapkan langkah-langkah terhadap asset tertentu. Dengan dikaitkannya GIS dengan database asset, proses analisa asset dapat ditingkatkan. Sistem GIS kini memiliki kemampuan standar untuk berhubungan dengan RDBMS external. Melalui mekanisme ini, data yang terdapat di database asset dapat tersedia untuk GIS dalam beberapa cara. Data asset dapat tersedia spasi www.spasi.com | [email protected] | Jakarta 5 Halaman 6 Dalam bentuk yang paling sederhana, tampilan program dapat menampilkan data asset untuk atribut GIS yang dipilih, Atau pada aplikasi yang lebih kompleks dapat dilakukan pencarian dengan mengabungan query dengan informasi spasial GIS. Dengan adaanya informasi spasial pada database asset memiliki keuntungan tersendiri. Misalnya data yang terkelompokkan dalam zona environment atau daerah administrative, akan sulit untuk diperbaharui dalam sistem data-entry yang berbentuk tabular. Dengan adanya GIS yang melatarbelakangi penyajian data, pemilihan data untuk area yang berdekatan dapat dilakukan dengan mudah dan skrip SQL sederhana dapat dikembangkan untuk melakukan update data secara sekaligus. Database asset yang dirancang secara tepat dengan penggunaan GIS secara efektif dapat secara signifikan meningkatkan efektifitas manajemen asset di banyak bidang, termasuk: Pemeliharaan atribut dan pengelompokan secara spasial Menganalisa rute inspeksi untuk keperluan inspeksi dan tugas pemeliharaan Menerapkan faktor environmental jaringan terhadap asset Memperhitungkan dampak dari kegagalan perlengkapan pada jaringan distribusi Membentuk dasar untuk program pemeliharaan terpusat yang memiliki kelaikan kerja yang lebih efektif Memantau masa hidup (lifecycle) performance dan sejarah dari keseluruhan asset Otomatisasi proses yang beresiko lebih rendah dari pada pencatatan secara manual di kertas yang mungkin rusak/hilang pemantauan aset, baik yang dinamis maupun yang statis. Pemantauan aset bisa dimanfaatkan untuk melihat aset sewa,kepentingan asuransi dll. menyediakan management report komprehensif, dan terintegrasi mengenai aset perusahaan/lembaga membantu menurunkan biaya kepemilikan. Aplikasi yang akan dibuat adalah aplikasi berbasis web, dimana Spasi akan membangun applikasi sesuai dengan kebutuhan yang akan diinstall diserver sehingga aplikasi mudah diakses,diupdate dan dikontrol karyawan BMG sesuai dengan privillege yang akan diatur oleh administrator BMG.Desain sistem akan mengakomodasi kebutuhan pemisahan antara business logic dan presentasi seperti alur yang tertera dibawah ini. 3rd tier Persistent Data Storage 2nd tier Bussiness Logic (Object model, bussiness process) 1st tier Presentation (design ,template) Pengembangan sistem yang berbasis web juga memungkinkan pihak BMG untuk melakukan konektivitas aplikasi ke internet sehingga aplikasi bisa diakses dari seluruh dunia/jaringan internet. spasi www.spasi.com | [email protected] | Jakarta 6 Halaman 7 2.1 Implementasi Asset Management BMG Sistem database asset yang akan di bangun meliputi data dan penjelasan detail yang digunakan distasiun meteorologi, klimatologi, dan geofisika di setiap propinsi (mulai dari stasiun kelas I sampai III), di balai meteorologi dan geofisika di pusat analisa dan pengolahan badan meteorologi dan geofisika pusat. Adapun jenis peralatan yang akan dimasukkan dalam database aset antara lain: Peralatan pengamatan meteorologi o Pelayanan penerbangan o Pelayanan udara atas o Pelayanan maritim Peralatan pengamatan klimatologi Peralatan pengamatan geofisika Peralatan komunikasi Peralatan pengolahan Peralatan kalibrasi Detail peralatan tercantum dalam lampiran A. Masing-masing jenis peralatan yang dimasukkan dalam database meliputi data fungsi, nama merk dan tipe, tahun pemasangan, jumlah peralatan, riwayat pemakaian, riwayat perbaikan. Data aset propinsi yang masuk dalam applikasi adalah: 1. Propinsi NAD 2. Propinsi Sumut 3. Propinsi Sumatera barat 4. Propinsi Riau 5. Propinsi Jambi 6. Propinsi Bengkulu 7. Propinsi Sumatera selatan 8. Propinsi Lampung 9. Propinsi Jawa barat 10. Propinsi DKI Jakarta 11. Propinsi Jawa tengah 12. Propinsi Jawa timur 13. Propinsi Bali 14. Propinsi Kalimantan barat 15. Propinsi Kalimantan tengah 16. Propinsi Kalimantan selatan 17. Propinsi Kalimantan timur 18. Propinsi Nusa tenggara barat 19. Propinsi Nusa tenggara timur 20. Propinsi sulawesi utara 21. Propinsi sulawesi tengah 22. Propinsi sulawesi tenggara 23. Propinsi sulawesi selatan 24. Propinsi maluku 25. Propinsi irian jaya 2.2 Arsitektur Sistem spasi www.spasi.com | [email protected] | Jakarta 7 Halaman 8 Gambar 1. Arsitektur Sistem spasi www.spasi.com | [email protected] | Jakarta 8 Halaman 9 III. Kebutuhan System III.1 Kebutuhan Infrastruktur Aplikasi GIS Asset Management ini diasumsikan akan diimplementasikan pada suatu mesin yang telah memiliki koneksi ke operator dan diletakkan pada satu data center sehingga bisa diakses di internet. III.2 Kebutuhan Perangkat keras Perangkat keras yang dibutuhkan setidaknya memiliki spesifikasi: Processor Pentium 1,7 GHz Memory 1 GB SCSI HD 40 GB Spesifikasi di atas adalah spesifikasi standar rata-rata server sekarang ini. III.3 Kebutuhan Perangkat Lunak Aplikasi GIS Asset Management akan dikembangkan dan diimplementasikan pada lingkungan perangkat lunak: Operating System Linux Redhat 8.0/9.0 Web Server Apache PHP 4.1.2 Database Mysql/Postgres IV. Operasional IV.1 Tempat kerja PT Spasi Indonesia Plasa Sentral Jl. Jendral Sudirman Kav 47 Jakarta Indonesia 12930 Telp/Fax: (021) 5745295 Email : [email protected] IV.2 Konsultasi Konsultasi dengan contact person(s) dari BMG yang sudah ditetapkan sebelumnya. BMG menetapkan satu orang kontak person yang bertanggung jawab dan memiliki otorisasi terhadap penyediaan material dan melakukan approve Review Applikasi pada alamat internet yang aman untuk memonitor perkembangan aplikasi spasi www.spasi.com | [email protected] | Jakarta 9 Halaman 10 Korespondensi via email untuk koordinasi yang intensif dan responsif IV.3 Pengiriman Material Email: Info Spasi ([email protected] ) Fax : 021-5745295 V. Responsibility BMG Penyediaan seluruh keperluan applikasi GIS Asset Management Approval dalam setiap fasa pembangunan applikasi o Desain o Fungsi Penyediaan semua material o Dokumen dan sample data karyawan o File teks pendukung, translations, Input data pada aplikasi GIS Asset Management Pembayaran Update Konten Spasi Design Aplikasi Konstruksi Aplikasi Koordinasi programming Uploading VI. Fase Pengerjaan Pengerjaan GIS Asset Management dimulai setelah semua materi yang dibutuhkan diserahkan oleh BMG kepada Spasi. Jika diperlukan, Spasi dapat meminta BMG untuk melakukan verifikasi perkembangan pengerjaan GIS Asset Management sebelum menuju fase berikutnya. Fase terakhir adalah fase launching dan testing. Pada fase ini, Spasi akan melakukan installasi applikasi yang sudah disetujui dan secara fungsional sudah bekerja ke mesin (host) tujuan yang diberikan oleh BMG. GIS Asset Management yang sudah jadi akan dites kembali dan dimodifikasi (jika diperlukan). Fase ini efektif setelah: berita acara penyelesaian proyek ditanda-tangani dan pembayaran akhir telah diterima oleh Spasi. spasi www.spasi.com | [email protected] | Jakarta 10 Halaman 11 VII. Penyerahan Hasil Pekerjaan Sebagai hasil pekerjaan tersebut diatas akan diserahkan: Satu paket aplikasi GIS Asset Management kepada BMG yang sudah dapat secara penuh dioperasikan yang dibuat dalam suatu berita acara yang ditandatangani Pihak Pertama dan Pihak Kedua Dokumentasi o Source code software o Design sistem o Installation guide o User guide o Administrator guide Training o Training User selama 1 hari. o Training Administrator selama 1 hari. VIII. Jangka Waktu Waktu perancangan dan implementasi ialah berkisar 2 minggu setelah penandatanganan kontrak dan setelah semua materi dan Down Payment diserahkan ke Spasi. BMG dapat meminta Spasi untuk memberikan laporan secara periodik mengenai perkembangan GIS Asset Management dan melakukan review yang dibutuhkan. IX. Biaya Software Item 1. GIS Asset Management + Implementasi a. Peta Indonesia skala 1:250.000 b. Aplikasi Asset Management c. MapInfo 7.5 Professional Unit Harga Rp. 40.000.000 Rp.300.000.000 Rp. 15.000.000 2. Customisasi Aplikasi BMG Rp. 3. Maintenance 6 bulan Free Total Rp Hardware Item Unit spasi www.spasi.com | [email protected] | Jakarta Harga 11 Halaman 12 1. Server 1 Rp. Rp. Total Rp Total biaya untuk pengerjaan aplikasi ini adalah Rp. xxx,- (). X. Maintenance dan Garansi Spasi akan memberikan bantuan dari waktu ke waktu sehubungan dengan penggunaan GIS Asset Management pada masa maintenance. Jika diperlukan, Spasi akan melakukan perubahan-perubahan minor (tidak mendasar) sesuai permintaan BMG secara bebas dari biaya. Maintenance GIS Asset Management berlaku selama 6 bulan setelah Berita acara penyelesaian GIS Asset Management ditandatangani. Setelah masa garansi selesai SPASI akan mengajukan kembali proposal Annual Technical Support (ATS) untuk masa kontrak selama satu tahun. Nilai ATS 30% dari jumlah nominal total software. spasi www.spasi.com | [email protected] | Jakarta 12 Halaman 13 XI. Cara Pembayaran 1. Pembayaran pertama dibayarkan oleh BMG sebesar 40% sebagai uang muka (down payment) pada saat penandatangan kontrak. 2. Pembayaran kedua dibayarkan oleh BMG sebesar 60% setelah berita acara penyerahan aplikasi ditanda-tangani. Terms Pembayaran akan dilakuan untuk setiap fasa pembayaran tanpa overlapping. Biaya belum termasuk pajak pemerintah Pembayaran segera dilakukan segera setelah menerima setiap invoice. Pembayaran tidak termasuk pengeluaran ekstra seperti copywriting,fotografi,extra meeting,dsb. Proposal valid sampai 30 hari, setelah Spasi memberikan hak untuk memodifikasi term perjanjian termasuk harga. spasi www.spasi.com | [email protected] | Jakarta 13 Halaman 14 XII. Lain-lain 1. Spasi tidak bertanggung jawab atas informasi yang diletakkan di dalam sistem GIS Asset Management termasuk kebenaran, kerahasiaan, dan kualitas dari informasi tersebut. 2. Spasi tidak bertanggung jawab atas kerugian BMG atau pihak ketiga yang timbul berkaitan dengan penggunaan atau penyalahgunaan GIS Asset Management. 3. Segala permasalahan yang mungkin timbul pada masa kontrak ini berlangsung akan diselesaikan secara kekeluargaan demi kebaikan kedua belah pihak. 4. Jika Spasi melakukan pembatalan pengerjaan proyek, maka Spasi wajib mengembalikan seluruh pembayaran yang telah diterima hingga saat pembatalan dilakukan. Jika BMG melakukan pembatalan proyek, maka BMG wajib membayar biaya pengerjaan proyek sampai waktu pembatalan dilakukan. Jakarta, 22 July 2017 Salam, Erwin Danuaji Spasi Semua informasi dan ide konseptual dalam proposal ini, termasuk pendekatan pembaca,, teknologi, fase system development, harga adalah hal yang bersifat konfidensial dan hanya digunakan dalam kolaborasi Spasi dan BMG spasi www.spasi.com | [email protected] | Jakarta 14 Halaman 15 Lampiran A 1. Peralatan pengamatan meteorologi Pengukur suhu udara Pengukur kelembaban udara Pengukur tekanan udara Pengukur arah dan kecepatan angin Pengukur curah hujan Pengukur lama penyinaran matahari Pengukur penguapan 1. Tambahan untuk pelayanan penerbangan a. Pengukur tinggi dasar awan b. Pengukur jarak pandang mendatar c. Penindera liputan dan fisis awan d. Pengindera cuaca skala dunia e. Pengindera geser angin mendatar f. Pengukur cuaca otomatis (AMOS) 2. Tambahan untuk pelayanan udara atas a. pengukur udara atas dengan balon pilot b. pengukur udara atas dengan radio sonde c. pengukur udara atas dengan radar angin 3. tambahan untuk pelayanan maritim a. pengukur suhu air laut b. pengukur ombak laut c. pengukur pasang surut muka air laut d. pengukur kadar garam e. pengukur arus air laut 2. Peralatan pengambatan klimatologi Pengukur suhu udara Pengukur kelembaban udara Pengukur tekanan udara Pengukur arah dan kecepatan angin Penngukur curah hujan Pengukur lama penyinaran matahari Pengukur penguapan Pengukur intensitas penyinaran matahari Pengukur suhu tanah Pengukur suhu rumput Pengukur kadar air tanah Pengukur evapo-tranpirasi air tanah Pengukur perasapan air tanah Pengukur suhu titik embun 3. peralatan pengamatan geofisika pengukur gempa bumi pengukur percepatan tanah pengukur medan magnit bumi pengukur gravitasi pengukur tanda waktu spasi www.spasi.com | [email protected] | Jakarta 15 Halaman 16 pengukur listrik udara pengukur gejala astronomi pengukur ion udara pengukurfrekuensi kilat 4. peralatan komunikasi alat komunikasi dengan keluaran berupa suara alat komunikasi dengan keluaran berupa gambar alat komunikasi dengan keluaran berupa tulisan alat komunikasi dengan keluaran berupa suara,gambar dan tulisan 5. peralatan pengolahan alat pengolahan data prakiraan cuaca (meteorologi) alat pengolahan data iklim alat pengolahan data geofisika alat pengolahan data meteorologi, klimatologi dan geofisika 6. peralatan kalibrasi alat kalibrasi pengukur suhu alat kalibrasi pengukur kelembaban udara alat kalibrasi pengukur tekanan udara alat kalibrasi pengukur angin spasi www.spasi.com | [email protected] | Jakarta 16