Fase Perencanaan

Fase Perencanaan - 2
Pertemuan 7
Proyek Sistem Informasi
Viska Armalina, ST., M.Eng
Rencana Sumber Daya Manusia
Metode Estimasi Bottom-Up
Latar belakang :
- Tidak ada data dan informasi historis
sebelumnya.
- Manajer proyek baru pertama kali
menangani proyek/tidak ada pengalaman
untuk proyek sejenis.
 Solusi :
Melakukan WBS lalu menetapkan tasks
kepada setiap personel pelaksana lalu setiap
personel tersebut memberikan estimasi
untuk setiap task yang menjadi tanggung
jawabnya.

Metode EstimasiTop Down
Manajer proyek yang melakukan estimasi
(setelah rapat dengan tim-nya), lalu
membagikannya dalam WBS.
 Jika tim terdiri dari personel-personel yang
sudah berpengalaman dalam menangani task
yang diserahkan kepada mereka, maka lebih
mudah menggunakan Metode Bottom Up.
 Jika tidak, manajer proyek yang melakukan
estimasi (Metode Top Down).

Rencana Sumberdaya Manusia - 1



Setelah melakukan WBS, langkah selanjutnya
adalah Task Assignment atau alokasi setiap task
kepada masing-masing pelaksananya.
Dalam fase perencanaan, tim sudah solid dan
tidak ada penyusunan ulang lagi, terutama dalam
hal organisasi proyek dan pelaksana proyek.
Apabila sudah memasuki estimasi waktu, jika
personel suatu task diganti orang lain yang tidak
memiliki keahlian setara, durasi task yang sudah
dialokasikan bisa tidak sesuai, sehingga delivery
akan gagal dilakukan tepat waktu.
Rencana Sumberdaya Manusia - 2
Hal penting yang harus diperhatikan dalam
menyusun struktur organisasi proyek adalah
Jangan sampai terjadi birokrasi yang panjang.
 Solusi : Dengan memecah proyek menjadi
beberapa sub-proyek dengan struktur
organisasi dan tujuan sendiri namun tetap
berinteraksi dengan manajer proyek utama
untuk mencapai tujuan utama.

Dua Faktor Penting Dalam Menyusun
Struktur Organisasi
1. Spesialisasi
Pada penguraian proyek dalam WBS, setiap
task akan dilaksanakan oleh satu orang atau
tim yang punya spesialisasi, dari sisi
fungsionalitas
task
dan
dari
sisi
pelaksananya.
2. Koordinasi
Anggota tim juga harus terkoordinasi
dengan baik sehingga ada kerjasama dan
interaksi yang baik antar anggota tim.
Rencana Keuangan
Rencana Keuangan- Pendahuluan
Perhitungan anggaran untuk proyek SI
dilakukan dengan estimasi yang didasarkan
pada jangka waktu pelaksanaan.
 Jika
proyek yang dilakukan bersifat
komersial, harus dialokasikan juga nilai
keuntungan
perusahaan
pelaksana
proyeknya.

Menyusun Rencana Keuangan -1
1. Manajer Proyek harus membandingkan nilai
proyek dengan nilai total biaya proyek.
- Jangan sampai melebihi anggaran/tidak
berimbang.
2. Manajer Proyek harus memastikan kapan waktu
dimana harus menerima dan mengeluarkan
dana proyek.
- memastikan periode pembayaran honor
setiap anggota + honor khusus.
- alokasi biaya-biaya lain, seperti transportasi
dari/ke lokasi proyek, sewa tempat, pembelian
hardware, peralatan, honor lembur, konsumsi
rapat.
Menyusun Rencana Keuangan -2
3. Manajer Proyek juga harus mempersiapkan
staf administrasi proyek untuk mengupdate
laporan keuangan proyek saat proyek
sudah berlangsung.
4. Manajer Proyek meminta pengesahan dari
pihak
Steering
Committee
untuk
pertanggungjawaban
setelah proyek
selesai, bahwa semua pengeluaran sudah
mengikuti anggaran yang telah disahkan.
(Perlu juga disertai keterangan tambahan
jika terjadi perubahan kondisi pelaksanaan
proyek).
Rencana Kualitas
Langkah-Langkah Menyusun Rencana
Kualitas - 1
1. Definisikan kualitas yang diharapkan dari
deliverables proyek.
- berikan batasan-batasan kualitas deliverables
proyek sesuai dengan requirements yang telah
ditetapkan dalam lingkup proyek.
2. Tentukan kriteria pemenuhan kualitas dan
standar pencapaiannya.
- Definisi kualitas harus memenuhi kriteria sesuai
requirements  ada standar yang menjadi tolok
ukur setiap proses yang dilakukan untuk
memenuhi kriteria kualitas.
Langkah-Langkah Menyusun Rencana
Kualitas - 2
3. Definisikan proses yang dibutuhkan untuk
mencapai tujuan kualitas.
- definisikan bagaimana proses pelaksanaan yang
sesuai standar kriteria  membuat garis besar
pelaksanaan proyek.
4. Deskripsikan Quality Assurance
melakukan kontrol kualitas.
dan cara
- kontrol dilakukan agar proyek tetap sesuai standar
kualitas
- quality assurance terhadap deliverables apakah
sudah memenuhi kriteria kualitas/belum  sehingga
bisa dievaluasi kembali.
Rencana Resiko
Rencana Resiko
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Daftar semua resiko yang telah teridentifikasi
pada fase inisialisasi.
Urutan resiko berdasarkan kemungkinan
terjadinya.
Urutan resiko berdasarkan dampak yang
mungkin ditimbulkan bila terjadi.
Urutan
resiko
berdasarkan
prioritas
penanganannya.
Tindakan yang harus dipersiapkan untuk
mengurangi potensi terjadi resiko.
Tindakan yang harus dipersiapkan bila terjadi
resiko untuk mengurangi dampak yang
merugikan.
Proses untuk menangani resiko selama proyek
berlangsung.
Sumber-Sumber Resiko - 1
1.
2.
3.
4.
5.
Komunikasi  kesenjangan komunikasi
Implementasi requirements yang sudah
tidak berlaku lagi  ada resiko penolakan.
Lingkup proyek tidak didefinisikan dengan
baik.
Bugs dari program yang sedang dibangun 
Seharusnya bisa dideteksi bila proses
testing dan QA dijalankan dengan baik.
Penantian panjang terhadap sesuatu 
WBS /penjadwalan tidak dilakukan dengan
baik.
Sumber-Sumber Resiko - 2
6. Pekerjaan secara parsial akibat WBS tidak
dilakukan dengan baik dan terjadi perubahan
yang menyebabkan pekerjaan tidak bisa
dilakukan sampai tuntas.
7. Proses-proses yang tidak perlu, tapi
dimasukkan ke WBS.
8. Jadwal dan anggaran yang tidak realistis 
resiko proyek gagal dan resiko kekurangan
dana.
Rencana Penerimaan
Definisi Penerimaan

Persetujuan dari klien bahwa deliverables
proyek sudah sesuai dengan kriteria kualitas
yang disepakati dan berdasarkan batasanbatasan proyek, yaitu : waktu penyelesaian,
lingkup proyek, dan biaya yang digunakan.
Rencana Penerimaan terdiri dari :
1. Daftar dari milestones yang harus dicapai
dan deliverables yang harus dihasilkan dari
keseluruhan proyek.
2. Semua kriteria dan standar penerimaan
terhadap deliverables yang ditentukan oleh
klien.
3. Penjelasan bagaimana deliverables akan
ditinjau (review) untuk diputuskan apakah
sudah sesuai kriteria dan standar atau belum.
4. Proses untuk mendapatkan penerimaan dari
klien terhadap deliverables yang dihasilkan.
Langkah-langkah Menyampaikan Deliverables
Agar Diterima Klien - 1
1. Pendekatan pada klien untuk mendapatkan
kriteria dan standar yang jelas agar dapat
diterima oleh mereka.
- perlu dukungan dari steering committee
2. Komunikasikan dengan klien tentang
pencapaian
setiap
milestones
yang
menghasilkan deliverables agar dapat
ditinjau.
3. Lakukan proses penerimaan secara formal
disertai pengesahan dari pihak yang
berkompeten, tidak hanya ke pengguna saja.
Langkah-langkah Menyampaikan
Deliverables Agar Diterima Klien - 2
4. Jika ada penolakan, lakukan pembenahan
pada proses dan perbaikan pada deliverables
agar bisa diajukan kembali ke klien.  butuh
dukungan steering committee lagi.
5. Proyek bisa diakhiri dengan tenang jika
seluruh proses penerimaan berjalan lancar
sesuai kriteria dan standar yang telah
ditetapkan.
Rencana Komunikasi
berisi berbagai informasi yang harus disampaikan
kepada seluruh stakeholder proyek agar mereka
mendapat status dari proyek yang sedang
dilaksanakan.
Rencana Komunikasi terdiri atas:
Jenis informasi yang dibutuhkan oleh setiap
bagian stakeholder proyek.
2. Jadwal
distribusi informasi, metode
komunikasi yang digunakan bagaimana,
dalam bentuk apa?
3. Daftar personel yang dilibatkan dalam
penyediaan informasi dan menyampaikan
komunikasi tersebut.
4. Proses yang mengatur komunikasi 
bagaimana informasi dikumpulkan, dikelola,
didistribusikan.
1.
Rencana Pengadaan
Rencana Pengadaan berisi : (1)
Rincian produk yang akan dibeli dari
vendor/pemasok (termasuk deskripsi dan
spesifikasi teknis + informasi alasan
pengadaan produk tersebut).
2. Informasi ketersediaan produk yang akan
dibeli apa masih ada atau tidak, bagaimana
prosedur pengadaannya.
3. Jadwal pengadaan produk disesuaikan
dengan jadwal proyek sehingga tidak terjadi
penundaan
karena
ketidaktersediaan
produk pada waktunya.
1.
Rencana Pengadaan berisi : (2)
4. Perlu/tidak dilakukan proses tender untuk
pengadaan ini, apakah proses tersebut
mengikuti
prosedur
organisasi
klien/prosedur proyek.
5. Jika ada vendor yang direkomendasikan,
sertakan informasi detail yang mendukung
rekomendasi tersebut.
Rencana-rencana tersebut
didokumentasikan dalam dokumen
perencanaan proyek.