bab i pendahuluan - Universitas Potensi Utama

BAB I
PENDAHULUAN
I.1. Latar Belakang
RSU.Mitra Medika merupakan sebuah instansi yang memberikan pelayanan
kesehatan kepada masyarakat. Oleh karena itu diharapkan dapat memberikan
pelayanan terbaik kepada masyarakat. Untuk mendukung hal tersebut dibutuhkan
penggunaan komputer di setiap kegiatan organisasi, khususnya pengolahan data
persediaan obat pada RSU.Mitra Medika. Hal tersebut dapat memberikan manfaat
yang sangat besar, baik dalam ketelitian maupun hasil dari pekerjaan yang
ditangani. Kebutuhan akan informasi yang akurat dan tepat waktu untuk
menyajikan data yang lengkap sangatlah diperlukan.
Seperti halnya RSU.Mitra Medika Medan yang masih menggunakan
Microsoft Excel ,sehingga dalam pembuatan laporan persediaan obat sering terjadi
keterlambatan sehingga mempengaruhi penyusunan laporan keuangannya belum
optimal dan memungkinkan terjadinya kesalahan. Selain itu, sering kali terjadi
ketidakteraturan dan terjadi penumpukan obat karena kurang cepatnya
penyampaian informasi persediaan obat. Namun sistem yang baru diharapkan
dapat mengurangi kesalahan yang terjadi, terutama sistem informasi persediaan
obat saat menghasilkan informasi akuntansinya sesuai dengan standar akuntansi.
Untuk mengatasi permasalahan yang ada dan menghasilkan laporan keuangan
yang akurat, maka penulis merancang suatu sistem informasi dan memilih judul
1
2
“Analisa dan Perancangan Sistem Informasi Persediaan Obat pada
RSU.Mitra Medika Medan Dengan Metode FIFO”.
I.2. Ruang Lingkup Permasalahan
I.2.1. Identifikasi Masalah
Sesuai dengan latar belakang yang diuraikan diatas, maka masalah dapat
diidentifikasikan, yaitu:
1. Banyaknya kesalahan yang terjadi apabila dilakukan pencatatan persediaan
obat
secara semi komputerisasi baik dari segi pembelian, penjualan,
penghitungan persediaan dan penentuan harga pokok penjualan dari berbagai
macam jenis obat yang tersedia pada RSU.Mitra Medika Medan.
2. Pembuatan laporan tidak akurat dan sering terjadi keterlambatan.
I.2.2. Rumusan Masalah
Adapun yang menjadi rumusan masalah adalah:
1. Bagaimana merancang aplikasi sistem informasi persediaan obat yang dapat
memudahkan proses kinerja dalam hal penghitungan persediaan obat?
2. Bagaimana membangun aplikasi sistem informasi persediaan obat yang sudah
terprogram.
I.2.3. Batasan Masalah
Adapun batasan masalah dalam pembuatan skripsi ini adalah sebagai berikut:
1. Data input berupa data obat, data supplier, data pasien, data persediaan obat,
data pembelian obat, data penjualan obat, metode fifo, harga pokok penjualan,
dan input laba kotor.
3
2. Output yang dihasilkan berupa laporan petugas, laporan pasien, laporan
supplier, laporan obat, laporan pembelian obat, laporan penjualan obat, laporan
persediaan obat, laporan harga pokok penjualan, dan laporan laba kotor.
3. Membangun aplikasi sistem informasi persediaan obat menggunakan Metode
First In First Out (FIFO) dengan sistem pencatatan periodik.
4. Untuk merancang dan membangun sistem ini, maka penulis menggunakan
Bahasa Pemograman Visual Basic 2010 dan SQL Server 2008
untuk
pembuatan database nya.
5. Model perancangan menggunakan UML (Unifed Modelling Language).
6. Laporan dirancang menggunakan Crystal Report.
I.3. Tujuan dan Manfaat
I.3.1. Tujuan
Adapun tujuan penulis melakukan penelitan ini adalah:
1. Membangun suatu sistem sebagai solusi untuk mengatasi masalah-masalah
yang ada khususnya dalam hal penghitungan persediaan obat.
2. Meningkatkan pengetahuan dan kemampuan kerja serta mempermudah
pekerjaan karyawan RSU.Mitra Medika Medan.
I.3.2. Manfaat
Adapun manfaat hasil penelitian dan penulisan skripsi yang dapat di
peroleh adalah:
4
1. Dapat dengan mudah dilakukan penghitungan persediaan obat pada RSU.Mitra
Medika Medan dari berbagai jenis obat agar tidak terjadi penumpukaan
persediaan.
2. Mampu menghasilkan informasi dan laporan yang akurat dan tepat waktu.
I.4. Metode Penelitian
Ada beberapa metode yang dilakukan dalam pengumpulan data,yaitu :
1. Metode Lapangan
Penulis
melakukan
tinjauan
langsung
kelapangan
untuk
mengumpulkan data. Adapun teknik pengumpulan data yang dilakukan penulis
adalah :
a. Pengamatan (Observation)
Penulis melakukan pengamatan langsung terhadap input obat dan
pemakaian berbagai jenis obat yang berbeda masa pemakaiannya.
b. Wawancara (Interview)
Penulis melakukan tanya jawab dengan bagian persediaan stok obat-obatan
yang menangani data persediaan.
c. Sampling, mengambil contoh dokumen yang diperlukan seperti data obat
masuk dan keluar pada RSU.Mitra Medika Medan.
2. Perpustakaan (Library Research)
5
Penulis mempelajari teori dari berbagai sumber bacaan
seperti buku
tentang persediaan,sistem informasi, sistem informasi akuntansi, Visual Basic
2010, SQL Server 2008 , dan Unified Modelling Language(UML).
I.4.1. Analisa Sistem Yang Ada
Ada beberapa prosedur yang digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai
berikut:
a. Menganalisis permasalahan yang ada dalam proses pengendalian persediaan
obat pada RSU.Mitra Medika Medan.
b. Merancang sistem yang baru dengan menggunakan metode FIFO.
c. Membuat aplikasi dengan bahasa pemrograman Visual Basic 2010.
Adapun gambar prosedur perancangan sebagai berikut
Target:
Tujuan Penelitian
Analisa Kebutuhan
Spesifikasi
Desain dan Implementasi
Gagal
Verifikasi
Berhasil
Validasi
Finalisasi
6
Gambar I.1. Prosedur Perancangan
Pada gambar prosedur perancangan sistem di atas dapat diuraikan kedalam
beberapa tahap yaitu:
a. Tujuan Penelitian
Tujuan
yang ingin
dicapai
melalui
penelitian untuk
menyelesaikan
permasalahan yaitu membangun suatu sistem sebagai solusi untuk mengatasi
masalah-masalah yang ada khususnya dalam hal pengendalian persediaan obat.
b. Analisis Kebutuhan
Melakukan proses pencarian data obat, data pembelian obat, data supplier, data
pasien, dan data penjualan obat yang diperoleh dari pihak RSU.Mitra Medika.
Tinjauan pustaka tentang konsep dan teori dasar sistem informasi akuntansi serta
penerapannya ke dalam software aplikasi, dan mengambil kesimpulan yang akan
dihasilkan dari sistem tersebut.
c. Spesifikasi
Perancangan sistem meliputi perancangan sistem informasi akuntansi,
menyusun aturan-aturan pengumpulan data. Aplikasi yang digunakan memakai
Visual Basic 2010. Metode yang digunakan Metode First In First Out (FIFO). Di
dalam mendesain sistem informasi persediaan obat ini adalah mengambil sample
data mengenai jenis dan nama obat dengan database SQL Server 2008 untuk
menyimpan semua data-data di dalam proses penghitungan persediaan obat.
d. Desain dan Implementasi
Dilakukan desain perangkat lunak yang akan direalisasikan dan merancang
program dengan menggunakan pemodelan UML (Unified Modeling Language)
7
dengan beberapa diagram seperti Use Case, Class Diagram, Sequence dan
Activity Diagram.
e. Verifikasi
Berisi langkah-langkah yang dilakukan dalam pembuatan alat serta tahapan
tahapan pengujian yang dilakukan untuk masing-masing blok peralatan yang
dirancang.
1. Menganalisis beberapa kesalahan yang ada pada sistem yang lama
2. Melakukan pengujian aplikasi yang baru untuk meminimalisir kesalahan.
3. Melakukan perawatan sistem yang baru apabila terjadi kesalahan.
f. Validasi
Merupakan tahap evaluasi sistem atau komponen selama atau pada akhir
proses pembangunan untuk menentukan apakah sistem atau komponen tersebut
memenuhi persyaratan yang ditentukan.
g. Finalisasi
Tahap akhir dari seluruh proses penelitian yang berarti telah dihasilkan suatu
aplikasi analisa sistem informasi persediaan obat dengan metode FIFO pada
RSU.Mitra Medika Medan.
I.4.2. Bagaimana Sistem yang Lama dengan Sistem yang Akan Dirancang
Proses pengolahan data persediaan obat-obatan memerlukan waktu yang
lama dikarenakan tidak adanya aplikasi yang menampilkan data obat-obatan atau
data lainnya. Pada sistem yang lama, karyawan melakukan penyimpanan data
8
yang dicatat dalam Microsoft Excel yang mengakibatkan pencarian data yang
lama. Tidak adanya database untuk menyimpan data sehingga menyulitkan
karyawan dalam mencari data.
Oleh karena itu, penulis merancang suatu sistem informasi persediaan obat
agar lebih efisien dari segi waktu dan biaya. Sistem ini telah memiliki database
untuk menyimpan data persediaan obat yang tersedia pada RSU.Mitra Medika
Medan.
I.4.3. Pengujian / Uji Coba Sistem yang Sudah Dibuat
Pengujian dimaksudkan untuk mengetahui keterbatasan dan kelemahan
program aplikasi yang dibuat untuk sebisa mungkin dilakukan penyempurnaan.
Dalam hal ini penulis melakukan beberapa pengujian baik pada software,
hardware, maupun sistem yang baru. Hardware yang digunakan harus memiliki
spesifikasi yang sesuai dengan versi software yang digunakan agar tidak
memerlukan waktu yang lama dalam menjalankan aplikasi. Sistem yang baru
dilakukan uji coba dengan menjalankan aplikasi yang dibangun dan disesuaikan
dengan tujuan penelitian berdasarkan batasan masalah yang telah diuraikan
sebelumnya.
I.5 Lokasi Penelitian
Lokasi Penelitian Pada RSU.Mitra Medika yang berlokasi di Jl. Yos
Sudarso km 7,5 Tanjung Mulia, Medan. Telp (061) 6642238, 6640999. Fax (061)
6642568.
9
I.6. Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan skripsi ini dibagi dalam lima bab, masing-masing
bab diuraikan sebagai berikut :
BAB I
PENDAHULUAN
Dalam BAB ini penulis menguraikan tentang latar belakang
pemilihan judul, ruang lingkup permasalahan, tujuan, dan manfaat,
metode penelitian, lokasi penelitian serta sistematika penulisan.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
BAB ini merupakan bagian yang menjadi landasan teori yang
digunakan dalam memecahkan masalah dan membahas masalah
yang ada. Bab ini membahas konsep sistem informasi, konsep
database, serta sejumlah teori mengenai metode analisis dan
perancangan sistem yang digunakan.
BAB III
ANALISIS DAN DESAIN SISTEM
Pada BAB ini akan dibahas perancangan sistem yang merupakan
tindak lanjut dari sejumlah tahapan analisis, termasuk didalamnya
sejumlah pemodelan data dan proses yang dibangun berdasarkan
pendekatan terstruktur.
BAB IV
HASIL DAN UJI COBA
Berisikan tentang tampilan hasil dari sistem yang dirancang baik
interface maupun database yang dipakai, pembahasan hasil serta
kelebihan dan kekurangan dari sistem yang dirancang.
10
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
BAB ini berisi kesimpulan atas apa yang telah dikerjakan
kemudian diakhiri dengan saran-saran untuk perbaikan di masa
yang akan datang.