Perancangan dan Implementasi
advertisement
BAB 3 METODOLOGI 3.1 Metode Penelitian Dalam meneliti obyek yang akan dibahas, maka digunakan beberapa instrumen penelitian seperti wawancara, observasi dan kuesioner. 3.1.1 Wawancara Akan dilakukan wawancara dengan semua populasi yang ada termasuk direksi, manajer, penyelia lapangan, bagian gudang dan bagian Electronic Data Processing (EDP). Sehingga diharapkan akan didapatkan gambaran umum mengenai kebutuhan dan bentuk format laporan yang dibutuhkan oleh berbagai departemen yang berhubungan dengan proses pesanan serta proses bisnis yang ada. Dalam tahap ini bentuk wawancara yang dilakukan adalah dengan kunjungan langsung terhadap pihak yang terkait dan dilakukan secara berkelanjutan antar komponen. Semua komponen dari mulai operator PO, salesman, manajer bagian terus sampai tingkat puncak manajemen. 3.1.2 Observasi Dalam tahap ini semua aktivitas akan difokuskan terhadap observasi lapangan, di mana akan dianalisa dan dievaluasi mengenai sistem informasi yang sedang berjalan dan bagaimana sistem yang digunakan untuk pembangunan laporan serta struktur file dari sumber data yang ada. 34 35 Dan analisa semua proses bisnis khususnya yang terkait dengan proses pesanan mulai dari pemesanan barang yang dilakukan oleh para pelanggan melalui salesman sampai dengan pembayaran dan proses pelaporan. 3.1.3 Kuesioner Kuesioner disini ditujukan kepada bagian operasional dan teknikal yang ada dalam sistem informasi yang sedang berjalan, serta ditujukan pula bagi para manajer yang sedang mengadakan perjalanan keluar negeri sehingga analisa dan perancangan dapat terus dilanjutkan. Dan kuesioner ini lebih bersifat umum dan mencakup kepada semua komponen organisasi perusahaan yang berhubungan dengan proses pembangunan dan pengembangan laporan. 3.2 Kerangka Konseptual Analisa terhadap pemahaman terhadap visi dan misi dari PT NL serta bisnis utama yang dijalankan, produk serta jasa yang diberikan, teknologi informasi yang ada di perusahaan tersebut, merupakan tahap awal dari kerangka konseptual ini. Kemudian dilanjutkan dengan mata rantai daripada proses bisnis dan pelaporan pada PT NL yang mencakup mulai dari proses permintaan barang, persetujuan, pengiriman dan pembayaran terhadap jasa yang telah berikan kepada pelanggan dan terakhir proses pelaporan yang dibuat untuk bagian penjualan. Penggunaan EXTEND, untuk menggambarkan model yang ada terhadap proses bisnis yang sedang berjalan. Penggunaan daftar dari kelayakan yang diberikan dari solusi teknologi informasi yang dapat meningkatkan dan memecahkan masalah yang terjadi dalam proses bisnis dan pelaporan. 36 Dengan solusi dari teknologi informasi ini diharapkan semua proses yang ada dapat dieliminasi, disederhanakan, diintegrasikan dan diotomatisasikan proses bisnis tersebut. Kemudian pengembangan dari usulan proses bisnis dan mensimulasikannya dengan menggunakan program perangkat lunak EXTEND & BPR. - Visi & Misi Perspektif Usaha - Kebudayaan Jasa - Standar Regulasi -Pelayanan kepada Pelanggan - Faktor Eksternal - Sistem & Prosedur - Faktor Kesuksesan Pelayanan -Kompetitor Tidak Proses Bisnis Yang Sedang Berjalan Simulasi BPR dengan kriteria TOC Radikal & Dramatis ? Internal Constraint Solved? YA Proses Bisnis Yang Diusulkan Kebutuhan Pelaporan Real-Time & Ad hoc Perspektif Teknologi Infomasi - Sistem Informasi - Manajemen Informasi Gambar 3.1 Kerangka Konseptual - Teknologi Informasi 37 3.2.1 Karakteristik Akan Laporan Ad Hoc Segala karakteristik daripada perancangan dan pembangunan laporan ad hoc ini akan segera dirangkum dalam sebuah kuesioner yang ditujukan kepada para pengguna (users) dari laporan-laporan ad hoc ini, mengenai segala kebutuhan pemakai akan laporan ini, sehingga sesuai dengan kebutuhan pemakai khususnya untuk departemen pemasaran. Inti kuesioner ini ada dua: 1. Jenis-jenis laporan ad hoc yang diperlukan 2. Karakteristik laporan: apakah laporan operasional atau keuangan. 3.2.2 Sistem Laporan Yang Sedang Berjalan Pengumpulan inventarisasi laporan-laporan pemasaran yang dihasilkan sistem sebagai berikut: 1. Jenis-jenis laporan 2. Kategori laporan (rutin - harian, mingguan, bulanan) maupun laporan-laporan ad hoc yang pernah dibuat. 3. Cara pembuatan: secara otomatis, semi otomatis, atau manual 4. Sumber asal data (Dbase, FoxPro, Access dsb) 5. Format akhir laporan (Excel, Dbase, Foxpro dsb) 6. Pengguna dari laporan-laporan tersebut 7. Kegunaan laporan (masih digunakan atau sudah tidak digunakan) Tujuan inventarisasi ini adalah untuk mengetahui segala jenis laporan yang beredar di departemen pemasaran sehingga akan diperbaiki dan dikembangkan dengan menggunakan metode rekaya ulang, yaitu eliminasi, penyederhaan, integrasi dan otomatisasi proses pelaporan. 38 3.3 Pengenalan Perusahaan Dalam sub bab ini akan dijelaskan semua hal yang berkaitan dengan perusahaan dimulai dari sejarah perusahaan, struktur organisasi, visi dan misi, bisnis utama dari perusahaan serta para supplier dan pelanggan yang berhubungan dalam mata rantai perusahaan. 3.3.1 Sejarah Perusahaan PT NL didirikan pada tahun 1987, yang dimiliki oleh perusahaan bisnis keluarga. Tujuan utama didirikannya perusahaan ini adalah sebagai penyalur dari produk coklat yang diproduksi oleh PT CERES sebagai pemasok produk tersebut. Awalnya diharapkan usaha distribusi ini dapat menyalurkan produk ke semua supermarket yang berada di Jakarta. Sejalan dengan perkembangan usaha maka tidak hanya produk coklat dan biskuit yang disalurkan kesemua supermarket, bahkan bertambah jenis produk baik lokal maupun impor yang berorientasi kepada makanan pagi, coklat, biskuit, permen, bubuk coklat, dan saus serta kecap. Usaha distribusi tersebut meluas tidak hanya kepada supermarket tetapi kepada pasar perkulakan dan toko-toko yang berada diseluruh Indonesia. Dengan semakin meluasnya jaringan distribusi yang tersebar di Indonesia, maka PT NL mempunyai cabang dibeberapa daerah yaitu : Bali, Palembang dan Lampung dengan pusat distribusi di Bekasi. . 39 3.3.2 Struktur Organisasi Adapun pemilik daripada usaha distribusi PT Nirwana Lestari ini adalah Bapak Joseph Tiong Liep Chuang dan bertugas sebagai Presiden Direktur yang membawahi beberapa direktur dan manajer lainnya, seperti gambar berikut ini : STRUKTUR ORGANISASI PT NIRWANA LESTARI 1 President Director 1.1 Commercial Director 1.1.1 Product Manager 1.1.2 AM Bali 1.1.2.1 AS 1.1.2.2 Salesmn 1.1.3 AM Palembang 1.1.3.1 Salesmn 1.1.4 Supervisor Lampung 1.1.4.1 Salesmn 1.1.5 KA Bima 1.1.5.1 Salesmn Gambar 3.2 Struktur Organisasi President Director 1.1.6 KA Srikandi 1.1.6.1 Salesmn 1.1.7 KA Gatot Kaca 1.1.7.1 AS 1.1.7.2 Salesmn 1.1.8 KA Arjuna 1.1.8.1 Salesmn 1.1.9 KA Sadewa 1.1.9.1 Salesmn 1. 40 Merupakan pucuk pimpinan dalam pengambilan keputusan yang bersifat kritikal bagi perusahaan baik untuk dimasa sekarang maupun mendatang. Dan bertanggung jawab penuh terhadap visi dan misi perusahaan. Commercial Director Bertanggung jawab atas semua proses yang terjadi dengan departemen komersial terutama yang berhubungan dengan pihak internal maupun eksternal. Menyiapkan kebijakan-kebijakan yang dibutuhkan dalam mengatur proses bisnis khususnya penjualan serta arus informasi yang terjadi. Serta melakukan negoisasi terhadap principal. Product Manager Memantau dan mengkoordinasikan terhadap semua area manager maupun Key Account Manager terhadap produk-produk yang sedang dipromosikan atau yang sedang diluncurkan. Mencari area dan produk yang tepat untuk dijual dan dikembangkan. Serta bertanggung jawab penuh terhadap pengembangan dan penelitian produk-produk baru baik lokal maupun lokal. Serta mencari segementasi pasar yang baru dan sesuai dengan kegunaan dari produk yang ditanganinya guna mencapai sasaran pemasaran yang tepat. Area Manager Bertanggung jawab atas perkembangan maupun masalah yang ada didalam suatu daerah yang menjadi teritorialnya. Mengkoordinir status barang serta keluhan pelanggan didaerah-daerah. Serta memantau perkembangan pasar dan melaporkannya kepada product manager dan commercial director terhadap pasar atau wilayah yang ditanganinya. Key Account Manager 41 Membuka peluang dan komunikasi terhadapa retail maupun supermarket untuk peluncuran maupun promosi produk dan jasa yang disediakan oleh PT NL. Serta bertanggung jawab terhadap transaksi penjualan antara perusahaan dengan toko atau supermarket. Supervisor Lebih bersifat bertugas dilapangan dimana memantau semua kegiatan dari para SPG , MD dan salesman dalam menjalankan tugas mereka masingmasing dan melaporkan segala kejadian yang terjadi kepada Key Account Manager. Merchandising Promotion Memantau display-display yang ada disetiap supermarket dan mengawasi kegiatan para SPG dan MD dalam menjalankan tugas mereka masing-masing. SPG / MD Menawarkan produk tertentu kepada pembeli disetiap supermarket dan retail serta merapikan tampilan (display) produk di supermarket. Dan bertanggung jawab terhadap perkembangan pasar yang terjadi diarea tugasnya, kemudian melaporkan perkembangan tersebut ke pada merchandising promotion. Salesman Mengambil dan meminta orderan kepada para pelanggan baik PO maupun stock return. 3.3.3 Visi dan Misi 42 Visi dari PT NL adalah menjadi pemimpin dalam pemasaran, gudang dan perusahaan distribusi untuk proses makanan dan bahan makanan di Indonesia Sedangkan misinya adalah sebagai berikut : • Penyediaan pelayanan yang baik kepada pelanggan dan supplier • Penyediaan produk dengan kualitas yang terbaik • Pengiriman barang yang tepat waktu • Penyediaan pendukung pemasaran 3.4 Proses Bisnis Utama dan Aktifitas Pendukung Penentuan mata rantai PT NL yang berhubungan dengan teori keunggulan berkomptesi dari Michael Porter adalah sebagai berikut : Order Processing Order Fulfillment Order Payment Sales Result Reporting Finance and Accounting Administration Human Resources Technology Information Development Procurement and Logistics Gambar 3.3 Mata Rantai Proses Bisnis PT. NL Order Processing Æ kegiatan yang dimulai dari penerimaan PO, validasi PO, pemasukkan data PO kedalam sistem sampai 43 dengan pencetakkan picking list. Validasi PO dilakukan oleh para checker PO kemudian setelah diperiksa berdasarkan batas kredit, maka PO tersebut diserahkan kebagian pemasukkan data PO. Proses pemasukan data PO tersebut dilakukan para operator PO sebelum di cetak picking list untuk pengambilan dan pemenuhan pesanan di gudang. Order Fulfillment Æ berdasarkan picking list maka proses pemenuhan pemesanan kepada pelanggan terhadap barang dan jasa akan dilakukan. (distribusi barang). Ada picker yang menyiapkan barang dari main w/h ke area picking w/h, sebelum barang-barang tersebut dikirim ke pelanggan. Order Payment Æ pelanggan akan melakukan pembayaran berdasarkan faktur pajak yang dikirim oleh pihak PT. NL. Sales Result Reporting Æ proses yang merupakan inti dari pengambilan keputusan ini melalui proses yang cukup panjang dan relatif membutuhkan banyak waktu. Semua data dari awal proses (order processing sampai dengan order payment) dimasukkan kedalam sistem foxpro kemudian untuk menyiapkan laporan, semua data tersebut di transfer kedalam bentuk paradox. Karena sistem yang sedang berjalan menyediakan semua format dan program aplikasi laporan dengan menggunakan program paradox. Kemudian dari sistem paradox ini mengalami beberapa sub proses seperti data query, data calculating, printing dan exporting ke dalam bentuk spreadsheet. Disamping proses bisnis inti diatas, dibantu oleh beberapa proses pendukung lainnya seperti : Finance and Accounting Administration Æ mengatur semua proses dan alur informasi keuangan pada PT NL terhadap proses bisnis yang terjadi. Æ mendokumentasikan semua proses transaksi dan pemberian jasa kepada pelanggan. 44 Human Resources Æ tanpa adanya faktor pendukung ini maka proses diatas tidak dapat dilakukan secara penuh dan maksimal. Serta dibutuhkan keahlian dalam tiaptiap departemen dalam melakukan aktifitas bisnis. IT Development Æ sesuai dengan misi dari perusahaan, maka faktor pendukung yang satu ini difokuskan kepada pengembangan TI untuk mendongkrak proses bisnis dan pelaporan. Procurement & LogisticÆ bisnis utama dari PT NL adalah distribusi maka faktor pendukung ini tidak kalah pentingnya dengan faktor pendukung lainnya, guna memberikan layanan yang memuaskan pelanggan. 3.5 Analisa dari Proses Bisnis dan Pelaporan Yang Sedang Berjalan Berdasarkan proses bisnis dan pelaporan yang sedang berjalan pada PT NL terdiri dari empat proses utama yaitu : proses pesanan, pemenuhan pesanan, pembayaran dari pesanan serta hasil pelaporan pemasaran. Seperti yang digambarkan pada lampiran A mengenai proses ini maka dilakukan simulasi terhadap proses yang sedang berjalan, dimana pendefinisian waktu dalam mensimulasikan proses ini adalah 480 menit dalam satu hari. Proses awal dimulai dari Purchase Order (PO) yang masuk dari para pelanggan, dengan rata-rata 1 menit per PO yang masuk (total 480 PO / hari). PO yang masuk ini didapatkan dari beberapa proses pemasukkan seperti PO yang masuk melalui faksimil, telepon dan salesman yang datang kepelanggan untuk mengambil PO tersebut. Setelah semua PO yang masuk per-hari tersebut, maka mulai diproses PO tersebut, yang pertama dilakukan adalah pemeriksaan (validasi) PO berdasarkan batas 45 kredit pelanggan, produk-produk yang sedang dirpomosikan (diskon / bonus) kemudian penduplikasian PO rata-rata membutuhkan waktu sekitar 3 sampai 5 menit per-checker, selain itu pula juga disesuaikan dengan keberadaan posisi persediaan barang digudang. Jika posisi persediaan barang tidak mencukupi maka dibutuhkan prioritas pemberian barang. Total jumlah checker yang bertugas ini adalah dua orang checker dimana kedua checker tersebut melakukan proses validasi PO ini pada waktu bersamaan. Dari total 480 PO yang masuk kedalam sistem setiap harinya maka sekitar 75% dari total PO tersebut lolos dalam validasi PO yang pertama, sedangkan selebihnya masuk kedalam tahap kedua proses validasi PO. Hal ini dikarenakan keputusan yang harus diambil bukan oleh checker melainkan berdasarkan estimasi dan pertimbangan Key Account Manager untuk kasus-kasus tertentu. Seperti melewati batas kredit atau posisi persediaan barang yang tidak mencukupi untuk diberikan kepada pelanggan. Dari 25% total PO yang masuk dalam tahap kedua tersebut hanya 10% yang ditolak dan dikembalikan ke pelanggan, sedangkan selebihnya masuk kedalam proses pemasukkan data PO setelah melalui proses penyeleksian dari pihak KAM. Setelah itu data PO yang disetujui akan dimasukkan kedalam sistem oleh dua orang operator entry PO dan membutuhkan waktu sekitar 3 sampai dengan 5 menit. Dan hasil dari pemasukkan data tersebut akan dihasilkan satu atau lebih picking list (PL) yang dapat dibuat pengelompokkan barang berdasarkan jenis produk maupun jumlah produk. Berdasarkan PL inilah para pekerja digudang mengambil barang kemudian mengelompokkan barang-barang tersebut berdasarkan pelanggan dan mobil 46 pengangkut. Dalam proses ini membutuhkan waktu yang relatif lama, karena semua dilakukan secara manual berdasarkan PL tersebut, sehingga pengiriman barang kepelanggan dilakukan pada malam atau pagi hari pada keesokkan harinya. Hal ini disebabkan para picker yang menyiapkan barang melakukan semua persiapan tersebut berdasarkan pengalaman dan ingatan dari masing-masing picker tersebut mengenai lokasi barang yang ingin disiapkan. Pelanggan akan melakukan pembayaran berdasarkan barang yang diterima dengan baik dan melakukan validasi serta koreksi jika terjadi kesalahan terhadap delivery order. Berdasarkan DO yang diverifikasi inilah pihak PT. NL melakukan penagihan dan pengiriman faktur pajak ke pelanggan. Proses selanjutnya adalah pembuatan pelaporan penjualan yang dilakukan pada setiap awal bulan untuk data bulan lalu atau pada waktu tertentu jika dibutuhkan terhadap data bulan yang sudah lewat. Untuk proses pembuatan pelaporan ini secara garis besar melalui dua proses, yang pertama adalah proses closing terhadap semua proses penjualan bulan lalu. Proses ini dilakukan dengan menggunakan program FoxPRO yang merupakan program dasar dari pendokumentasian data penjualan. Kemudian setelah proses closing dilakukan, maka semua data akan ditransfer ke dalam database Paradox untuk dibuatkan pelaporannya. Dalam proses Paradox ini juga mengalami proses yang relatif panjang dan membutuhkan waktu yang lama karena melalui beberapa tahap seperti pengurutan data, pengelompokan data, perhitungan data serta pencetakan data. Sehingga pihak manajemen baru akan mendapatkan laporan bulan lalu pada pertengahan bulan setelah laporan yang dihasilkan tersebut didistribusikan ke pihak 47 manajemen dan dilakukan penyaringan data ulang serta ekspor data kedalam format spreadsheet atau grafik. 3.5.1 Proses Pemesanan Yang Sedang Berjalan Dalam proses pemesanan yang sedang berjalan ini, dibagi menjadi beberapa model yaitu : validasi PO, pemasukkan data PO dan pencetakan picking list. 3.5.1.1 Validasi PO Rata-rata PO yang masuk perhari adalah 480 PO dimana setiap satu menit masuk satu PO baik melalui faksimili, telepon ataupun salesman yang mengambil PO tersebut dari pelanggan. Setiap PO yang masuk akan langsung melalui proses validasi PO yang diperiksa oleh dua orang checker PO untuk melakukan verifikasi terhadap persyaratan PO tersebut (validasi tahap I). Para checker tersebut melakukan pemeriksaan terhadap PO tersebut berdasarkan batas kredit perpelanggan, produk-produk yang sedang dipromosikan (diskon ataupun bonus) dimana untuk proses ini membutuhkan waktu rata-rata 3 sampai 5 menit per-checker dan per-PO, selain melakukan validasi PO para checker tersebut kadangkala melakukan penduplikasian PO (fotocopy) karena untuk alasan dokumentasi manual. Jenis proses ini dilakukan secara bersamaan. Dari validasi tersebut terdapat 75% PO yang memenuhi syarat untuk diproses lebih lanjut, sedangkan sisanya harus melalui validasi tahap II. Dalam tahap II ini para checker melakukan verifikasi secara lebih 48 mendetil dan langsung menanyakan masalah tersebut kepada masingmasing Key Account Manager bahkan jika belum terselesaikan akan langsung diproses ke Commercial Director. Setelah melalui tahap kedua tersebut ternyata masih ada 10% dari total sisa PO tersebut yang tidak bisa diproses sedangkan selebihnya dapat digabungkan dengan PO yang telah disetujui sebelumnya. Masalah yang akan timbul adalah pertama proses validasi memerlukan waktu yang relatif banyak karena melalui beberapa proses manual, sedangkan untuk menaikkan service level dalam pemberian layanan kepada pelanggan dimana biasanya pelanggan menginginkan jika pemesanan pagi hari tersebut turun maka barang yang dipesan harus datang malam hari yang sama juga atau paling lambat esok hari. Sedangkan dengan proses yang sedang berjalan ini membutuhkan waktu satu sampai dua hari untuk pendistribusian barang bahkan jika terbentur dengan pemesanan yang melonjak naik maka pengiriman barang dilakukan sampai 4 hari. Kedua adalah PO yang masuk relatif membutuhkan banyak SDM dan waktu, karena salesman harus mengambil PO tersebut dan keesokkan paginya baru dapat diberikan keproses validasi PO sehingga menyebabkan waktu yang lebih lama, sedangkan untuk faks, biasanya pada jam-jam tertentu sibuk sehingga pelanggan menunda untuk mengirim PO tersebut. Tabel 3.1 49 Masalah dan Solusi untuk Validasi PO Yang Sedang Berjalan Block 1.2 1.2 1.1 3.5.1.2 Masalah Validasi PO membutuhkan waktu relatif lama dan dilakukan secara manual Penduplikasian PO (backup PO) PO yang masuk relatif terlalu lama dan membutuhkan banyak SDM Penyebab Dampak Solusi - membutuhkan banyak dokumentasi, proses validasi secara manual mengakibatkan waktu validasi relatif lama - Komputerisasi proses validasi dimana semua peraturan dan kebijakan serta syarat PO dimasukkan kedalam sistem Untuk disimpan oleh para KAM - membutuhkan banyak dokumentasi, biaya kertas , fotocopy dll - Filling Faks, Telepon, Salesman yang mengambil PO dari Pelanggan - mengurangi jumlah PO yang masuk karena kesibukan mesin faks, telepon bahkan salesman yang tidak sempat mengambil PO - Order via Internet Tidak terkomputerisas i dan terintegrasi Rekomendasi - Komputerisasi Validasi PO - tambah checker - Scanning PO - Scanning PO - Order via Internet (B2B) - EDI - EDI - menambah jumlah mesin faks dan salesman Pemasukan Data PO Semua data PO yang telah disetujui akan dimasukkan kedalam sistem, dengan mempekerjakan dua orang operator PO untuk proses tersebut. Dimana masing-masing operator membutuhkan waktu tiga sampai lima menit per-PO dengan waktu yang bersamaan, kelemahan dari proses ini adalah jika salah satu atau bahkan kedua operator tersebut berhalang hadir maka akan mempengaruhi waktu pemasukkan data PO karena mungkin operator pengganti tidak secepat kedua operator tersebut. 50 Masalah kedua adalah kedua operator tersebut belum dapat menyelesaikan pemasukkan data tersebut maka akan terjadi lembur bagi kedua operator tersebut. Dan masalah lainnya adalah kemungkinan terjadinya kesalahan pemasukkan data serta tidak dapat memberikan laporan secara cepat kepada pihak manajemen mengenai status penjualan per-hari, per-minggu dan perbulan karena faktor program aplikasi yang digunakan tidak mendukung untuk hal tersebut. Bahkan jika cara lama ingin digunakan maka diadakannya pelatihan akan pengenalan produk dan barcode kepada para operator tersebut. Jika salah satu operator berhalangan hadir maka dapat disiapkan operator cadangan yang tugas rutinitasnya adalah bukan sebagai operator tetapi untuk pekerjaan lainnya. Sehingga tidak akan mempengaruhi proses bisnis yang sedang berjalan. Tabel 3.2 Masalah dan Solusi untuk Pemasukkan Data PO Yang Sedang Berjalan Block Masalah Penyebab Dampak Solusi Rekomendasi 1.3 Berkurangnya service level Operator PO salah memasukkan data - salah memasukkan data QTY atau produk dalam pengiriman barang - Training Operator (Barcode dan pengenalan produk) - Training Operator 1.3 Berkurangnya service level Operator PO berhalangan hadir - terlambat dalam persiapan barang yg mengakibatkan terlambatnya pengiriman barang - Siapkan operator PO cadangan - Siapkan operator PO cadangan Manajemen tidak dapat memantau Program lik i Lambat dalam bil - Ganti program aplikasi dengan - Online Sales Reporting 51 1.3 status penjualan secara on-line aplikasi yang digunakan tidak mendukung mengambil keputusan program yang mendukung online reporting - Intranet System - Intranet System 3.5.1.3 Pencetakan Picking List Setelah semua proses pemasukkan data selesai dilakukan maka langkah selanjutnya adalah pencetakkan picking list guna membantu para picker dalam mempersiapkan barang digudang sebelum dikirim ke pelanggan. Masalah yang dihadapi adalah lambatnya proses pencetakan picking list karena pengelompokan data membutuhkan waktu. Tabel 3.3 Masalah dan Solusi untuk Pencetakan Picking List Yang Sedang Berjalan Block 1.4 Masalah Lambatnya pencetakkan picking list Penyebab Pengelompokan data - Printer Dampak - mempengaruhi proses persiapan barang Solusi Rekomendasi - PC diganti dengan yang lebih cepat - PL dikelompokkan berdasarkan jenis produk - Penambahan Printer - PC diganti - Penambahan jumlah Printer Disamping itu pula dibutuhkan suatu datawarehouse yang dapat menampung data pemesanan ini sehingga dapat diintegrasikan ke bagian gudang serta laporan yang ingin dihasilkan dapat cepat tersaji. 3.5.2 Proses Pemenuhan Pemesanan Yang Sedang Berjalan Proses ini adalah untuk memenuhi semua pesanan barang digudang berdasarkan picking list. Proses ini masih dilakukan manual oleh para picker. 52 Berdasarkan picking list tersebut para picker akan mengambil barang diarea picking warehouse dan main warehouse. Picking warehouse berisi semua barang yang sudah dipisahkan perkarton maupun per-box, sedangkan didalam main warehouse barang yang tersimpan masih dalam bentuk pallet. Sehingga untuk pesanan barang yang berjumlah box atau karton akan diambil didalam picking warehouse dan sebaliknya. Kemudian barang-barang tersebut akan dikumpulkan dan dikelompokan didalam picking area berdasarkan per-van atau per-truk dan per-langganan. Kelemahan dari proses ini adalah bergantungnya proses pengambilan barang kepada para picker, yang akan mempunyai masalah dikemudian hari adalah jika para picker tersebut berhalangan hadir. Sehingga akan mempengaruhi waktu proses pemenuhan barang. Karena para picker tersebut sudah sangat menghafal sekali letak dari produk-produk yang ada digudang, sedangkan untuk kode lokasi barang masih belum sepenuhnya dijalankan. Masalah lainnya adalah terbatasnya lokasi yang disediakan serta belum dimaksimalkannya penempatan produk dilokasi. Sehingga dalam pengambilan barang (routing system) belum diefektifkan dari segi waktu dan tenaga. Tabel 3.4 Masalah dan Solusi untuk Pemenuhan Pesanan Yang Sedang Berjalan Block 2.1 Masalah Lambat dalam persiapan pemenuhan barang Penyebab - Dilakukan secara manual - Bergantung Dampak - Mengambil barang berdasarkan pemikiran picker Solusi - Dijalankannya kode lokasi barang - Terkomputerisasi t bil Rekomendasi - WMS (Warehouse Management System) 53 kepada SDM rute pengambilan barang - Location System - Routing System 3.5.3 Proses Pembayaran Pesanan Yang Sedang Berjalan Pihak NL akan mempersiapkan faktur pajak untuk dikirim ke pelanggan sebagai bukti penagihan. Cara penagihan ini adalah dengan melakukan validasi data pesanan dengan data pengiriman barang, jika data sesuai maka akan dibuatkan faktur pajak (FP). Kemudian FP tersebut akan dikirim ke pelanggan melalui salesman, lalu proses pembayaran akan dilakukan berdasarkan FP tersebut. Kemungkinan masalah yang akan timbul adalah FP akan terlambat dikirim jika salesman berhalangan atau terlambat menyampaikan FP tersebut. Dan resiko kehilangan FP diperjalanan juga akan menjadi faktor keterlambatan penagihan. Salah satu solusi yang dapat diambil adalah dengan diadakannya e-FP dimana FP yang telah selesai diperiksa melalui otomatisasi komputer (database validation) kemudian FP tersebut dikirim ke pelanggan via e-mail atau dapat dilakukan juga sebagai tanda tagihan awal yaitu dengan mengirimkan faktur pajak melalui mesin faksimil kemudian bersamaan dengan itu surat faktur pajak yang asli diantar ke pelanggan. Sehingga pada saat faktur pajak asli diterima oleh pelanggan dapat dilakukan pembayaran. Hal ini merupakan suatu cara yang harus dilakukan dengan saling melakukan kesepakatan bersama mengenai cara penagihan dan cara pembayaran. 54 Akibat dari proses ini maka akan dihasilkan waktu yang lebih cepat dalam menagih sehingga para pelanggan dapat melakukan pembayaran dengan lebih cepat karena alasan mengenai keterlambatan penagihan dapat dikurangi secara maksimal. Cara ini bukan melakukan pembayaran tetapi hanya cara penyampaian penagihan yang lebih efektif dan efisien serta relatif cepat baik dari pihak NL dan pelanggan. Tabel 3.5 Masalah dan Solusi untuk Pembayaran Pesanan Yang Sedang Berjalan Block Masalah 2 Lambatnya proses penagihan Penyebab - Penagihan diantar oleh salesman - Validasi data pesanan dengan pengiriman semi manual. Dampak - Membutuhkan banyak SDM Solusi Rekomendasi - e-FP - e-FP - Database Validation - Database Validation - Membutuhkan banyak waktu proses 3.5.4 Proses Pelaporan Pemasaran Yang Sedang Berjalan Untuk proses ini, membutuhkan beberapa tahap. Yang pertama adalah proses transfer data dari database FoxPRO ke Paradox, hal ini dilakukan karena program aplikasi untuk pembuatan laporan telah dibuat berdasarkan bahasa pemrograman Paradox dan program akuntansi dan keuangan yang 55 menyimpan data-data penjualan, dibuat dengan FoxPRO tanpa ada kode sumber (source code). Sehingga menyulitkan programmer untuk melakukan penambahan program untuk proses pelaporan. Selain itu pula dengan menggunakan program yang sudah ada yaitu dalam bentuk paradox sudah dibuatkan program lengkap mengenai pelaporan yang sering dikerjakan. Order processing sampai dengan order payment dilakukan dengan sistem foxpro, karena sistem tersebut sudah terhubung dengan sistem keuangan dan akuntansi, sehingga dalam pembuatan laporan pajak maupun laporan keuangan sudah terintegrasi. Setelah proses transfer data dilakukan, selanjutnya adalah proses pengurutan data dan pengelompokan berdasarkan kategori, salesman, KAM, produk dan lainnya. Semua proses ini dilakukan dengan bahasa pemrograman Paradox. Dilanjutkan dengan perhitungan data penjualan bersih (Netto = Actual – Return) untuk mendapatkan beberapa hasil laporan yang sesuai dengan kebutuhan pihak manajemen. Proses pencetakan laporan dilakukan berdasarkan laporan yang rutinas dan ad hoc. Untuk laporan ad hoc agak sulit untuk dilakukan karena keterbatasan fungsi dan sumber data di Paradox, sehingga membutuhkan waktu yang relatif lama. 56 Kemudian untuk laporan yang membutuhkan grafik, dengan bahasa pemrograman Paradox tidak dapat dilakukan, sehingga ada beberapa data yang diekspor kedalam bentuk format database atau spreadsheet (.dbf / .xls) kemudian diolah oleh para sekretaris masing-masing departemen untuk dijadikan bentuk grafik sebagai bahan presentasi. Melihat dari beberapa proses diatas, maka dapat dilihat bahwa masih banyak kekurangan yang ada dalam proses tersebut, yang mempunyai indikasi masalah yang akan timbul. Seperti lambatnya penyediaan laporan, padahal informasi bagi pihak manajemen sangatlah penting dan kritikal bagi perusahaan. Tetapi hal ini merupakan suatu penyumbatan (bottleneck), karena sebenarnya sumber data mendukung, tetapi prosesnya yang lambat. Sehingga penyajian laporan tidak dapat dilakukan dengan cepat. Serta beberapa keterbatasan format laporan yang disajikan, biasanya bersifat kaku dan umum. Sedangkan untuk pelaporan ad hoc hal ini sulit sekali untuk dilakukan, karena keterbatasan sumber data dan fasilitas pendukung lainnya. Untuk itulah ada beberapa solusi untuk dapat membantu memecahkan masalah-masalah diatas, seperti diubah semua proses pencatatan dan penyimpanan data penjualan kedalam suatu bentuk gudang data (datawarehouse) dimana semua data tersimpan secara transparan bagi pengguna. Dan untuk data-data pendukung lainnya juga tersimpan dalam datawarehouse tersebut sehingga pihak manajemen dapat melakukan 57 penelusuran informasi (drill down) terhadap data-data tersebut menjadi informasi yang berguna. Selain itu juga, perlu dibuatnya sistem on-line reporting, dimana setiap menit atau transaksi yang ada, dapat dengan cepat disajikan dalam bentuk laporan baik kepada pihak manajemen maupun operasional. Hal ini sangat perlu guna mengantisipasi masalah-masalah yang sudah maupun yang akan terjadi. Seperti pengembangan laporan yang ingin disajikan secara on-line oleh setiap cabang perusahaan maupun pihak pimpinan yang berada diluar area perusahaan. Tabel 3.6 Masalah dan Solusi untuk Pelaporan Pemasaran Yang Sedang Berjalan Block Masalah Penyebab 2 Lambatnya proses pelaporan - Melalui beberapa proses yang berbeda database - Penyajian pelaporan selalu terlambat - Program aplikasi yang sudah tidak dapat diperluas - Akan mempengaruhi ruang lingkup dalam pengambilan keputusan - Datawarehouse - EIS - Execxutive Information System - DSS - Lambat dalam mengatisipasi masalah yang timbul - Datawarehouse 2 Pihak manajemen terbatas dalam mendapatkan informasi - Terbatas pada format pemrograman dan database 2 Sulit untuk menghasilkan laporan yang bersifat ad-hoc - Keterbatasan database dan bahasa pemrograman Dampak Solusi - On-line Reporting - Datawarehouse Rekomendasi - On-line Reporting dan Datawarehouse - Integrated Application Program (IAP) - Decision Support System - Multidimentional database - Multidimentional Database (Oracle dll) 58 3.6 Analisa Hasil Pelaporan Yang Sedang Berjalan Dalam sub bab ini akan diterangkan lebih detil mengenai semua hasil laporan yang telah disajikan oleh sistem yang sedang berjalan dengan menggunakan program paradox. Dimana semua hasil laporan yang diterangkan dalam sub bab ini adalah semua laporan yang umumnya bersifat rutinitas. Seperti dalam tabel 3.7 akan dijelaskan mengenai semua hasil laporan yang disajikan kepada departemen pemasaran guna pengambilan keputusan bagi departemen tersebut. Tabel 3.7 Daftar Hasil Laporan Yang Sedang Berjalan No. Lampiran Judul Laporan Frekuensi L-01 Group Customer by Product Report Per- KAM and Per - Customer Group Bulanan / Mingguan Customer Report Bulanan L-03 Year to Date Breakdown Sales Per- Branch And Per - Product Group Bulanan / Mingguan L-04 Year to Date Budget ( in value ) Bulanan / Mingguan Last Year, Actual, Budget By Group ( in million ) per - Branch and per - Quartal Bulanan / Quartal L-06 Year to Date Breakdown Sales Per - Branch Bulanan / Mingguan L-07 Net Sales vs Budget Sales by Customer ( Incentive per - Salesman ) Bulanan / Mingguan L-02 L-05 59 Sales Performance by Product Per - Month and per - Group Customer Bulanan / Mingguan Customer by Category Product Report ( value in thousand ) ( in carton ) per - KAM Ad hoc Customer by Category Product Report ( in carton ) per - YTD Ad hoc Actual Sales per - Group Product Ad hoc L-12 Sales Industrial by Salesman - Customer - Product Bulanan / Mingguan L-13 Penjualan Industrial Per - Chain Outlet Bulanan / Mingguan L-14 Penjualan Industrial Product - Customer Bulanan / Mingguan Customer by Product Report ( in quantity ) per - KAM Bulanan / Mingguan Customer by Product Report Bulanan / Mingguan L-17 Customer by Product Report Per - Product Group Bulanan / Mingguan L-18 Customer by Product Report ( Total Product Group Only ) Bulanan / Mingguan L-19 Customer by Product Report ( per - product type ) Bulanan / Mingguan L-20 Customer by Product Report ( per - customer ) Bulanan / Mingguan L-08 L-09 L-10 L-11 L-15 L-16 Semua hasil laporan diatas diberikan ke masing-masing departemen dan sub departemen serta key account manager dan product manager. 60 Ada beberapa laporan yang disajikan setiap bulannya oleh departemen, karena data laporan yang ada ditransfer setiap bulannya. Sehingga kebutuhan laporan untuk setiap harinya belum dapat disajikan. Masalah inilah yang terjadi dalam proses pelaporan, karena biasanya pihak manajemen membutuhkan laporan pada saat yang penting terhadap perkembangan produk ataupun pelanggan yang mempunyai masalah. Jika ada permintaan laporan yang sifatnya ad hoc maka pihak EDP akan melakukan prioritas terhadap permintaan tersebut. Melihat keadaaan diatas maka sangat sulit untuk disajikannya laporan yang bersifat real-time dan fleksibelitas untuk format laporannya juga akan terbatas oleh program paradox. Sedangkan jika departemen ingin membuat laporan dalam bentuk presentasi maka cara yang dilakukan adalah dari laporan-laporan yang ada di ekspor ke dalam bentuk database lainnya seperti .dbf kemudian dikembangkan dalam spreadsheet atau powerpoint. Sehingga waktu yang dibutuhkan untuk proses penyiapan laporan dan presentasi tersebut mengalami waktu yang relatif lama. Selain itu juga masalah pendistribusian laporan tersebut harus dicetak oleh bagian EDP maupun per-departemen, sehingga membutuhkan hard copy dalam penyajian laporan tersebut. Hal ini berarti menambah waktu dalam penyajian laporan. Untuk keperluan laporan pihak manajemen yang mungkin sedang berada diluar area perusahaan (luar kota atau luar negeri) maka hal tersebut akan 61 mengalami hambatan, seperti pengiriman melalui kurir karena kebiasaan melihat laporan dalam bentuk hard copy. Demikianlah keadaan yang sedang berjalan.