komputerisasi pengolahan data penjualan pada - Journal

KOMPUTERISASI SISTEM PENGGAJIAN KARYAWAN
PT. MEGA SARANA KEBUMEN
NASKAH PUBLIKASI
Disusun Oleh:
AZIZ ZAINURUR
07.02.6582
ARIS SETIADI
07.02.6589
AMBAR DEFIYANTO
07.02.6609
JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
AMIKOM
YOGYAKARTA
2010
1
2
COMPUTERIZED PAYROLL SYSTEM OF PT. MEGA SARANA
KEBUMEN
KOMPUTERISASI SISTEM PENGGAJIAN KARYAWAN
PT. MEGA SARANA KEBUMEN
AZIZ ZAINURUR
ARIS SETIADI
AMBAR DEFIYANTO
JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA
STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
Technology develops very quickly and always be changing towards a more
advanced from time to time. Computer is one of the works of modern
technology where the computer has a role as a powerful tool that not only aids
but current computer count also has high performance in the presentation of
information. Thus, today's computers has become a mainstay of information
technology in various circles to develop information systems needed by
companies, institutions and individuals.
Given the form of computer hardware and software support or certain lunat
device can generate a software or other software that more can be utilized in
the handling of various problems. Of course this is not separated from the role
of a programmer. The existence of the world's programming is expected to
create a sophisticated information system is a computerized system.
From observation and information obtained in PT. Mega Means specifically in
employee payroll information system data is still done manually, or simply
where the output in the form of information or reports still form the archives
that there are huge numbers. So often happened delay in submission of
information to the directors and other parties concerned.
Keywords: Computerized payroll system, Payroll PT. Mega Facility
3
PENDAHULUAN
Teknologi komputer sebagai sarana penyimpanan informasi
memungkinkan dibuatnya sistem database, sehingga pengguna dapat
dengan mudah dalam pengolahan data dan pengoperasiannya.
Kemajuan teknologi informasi seolah-olah membuat semua orang
dapat mengetahui apa saja dengan mudah dan cepat. Dengan tersedianya
bentuk informasi, kini masyarakat memiliki pilihan yang lebih banyak
bagi informasi yang mereka dapatkan. Era globalisasi dan komunikasi saat
ini ditandai dengan banyaknya manusia yang memanfaatkan teknologi
informasi berbasis komputer untuk memenuhi kebutuhan hidupnya.
Dengan adanya
teknologi komputer, pekerjaan yang dilakukan
oleh pegawai untuk menangani suatu masalah dapat dilakukan secara cepat
dan tepat. Disamping itu mempunyai banyak kegunaan bagi pegawai yang
Hal inilah yang melatarbelakangi penulis untuk menyusun sebuah
sistem informasi pengolahan data penjualan pada Primkopad D.03/Klaten.
1. DASAR TEORI
a. Pengertian Sistem Informasi
Menurut Robert A. Leitch dan K. Roscoe Defis definisi dari sistem
informasi
adalah
“Suatu
sistem didalam suatu
organisasi
yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung
operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi,
menyediakan kepada pihak luar akan laporan-laporan yang diperlukan 1 .
b. Pengertian Basis Data
Istilah basis data menurut Elmasri R. (1994) lebih dibatasi pada arti
implicit yang khusus, yaitu 2 :
1
Jogiyanto. HM, Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur
Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Andi Offset, Yogyakarta, 2001, hal 11.
2
Wiljiyanto, Sistem Basis Data Analisis dan Pemodelan Data, J&J Learning ,
Yogyakarta, 2000, hal 2.
4
a) Himpunan kelompok data (arsip) yang saling berhubungan yang
diorganisasi sedemikian rupa agar kelak dapat dimanfaatkan kembali
dengan cepat dan mudah.
b) Basis data merupakan kumpulan dari berbagai sumber yang secara
logika mempunyai arti implicit. Sehingga data yang terkumpul secara
acak dan tidak mempunyai arti, tidak dapat disebut basis data.
c) Kumpulan file/table/arsip yang saling berhubungan yang disimpan
dalam media penyimpanan elektronis.
c.
Objektif Basis Data
Pemanfaatan basis data untuk pengolahan data, juga memiliki
sejumlah tujuan objektif seperti berikut 3 :
a) Kecepatan dan Kemudahan (Speed)
Pemanfaatan
basis
data
memungkinkan
kita
untuk
dapat
menyimpan data atau melakukan perubahan/manipulasi terhadap data atau
menampilkan kembali data tersebut dengan lebih cepat dan mudah.
b) Efisiensi Ruang Penyimpanan (Space)
Dengan basis data efisiensi/optimalisasi penggunaan ruang
penyimpanan dapat dilakukan, karena kita dapat melakukan penekanan
jumlah redudansi data.
c) Keakuratan (Accurasy)
Pemanfaatan pegkodean atau pembentukan relasi antara data
bersama dengan penerapan aturan/batasan (constraint) tipe data, sangat
berguna untuk menekan ketidak akuratan pemasukan/penyimpanan data.
d) Ketersediaan (Availability)
Pertumbuhan data (baik dari sisi jumlah maupun jenisnya) sejalan
dengan waktu akan semakin membutuhkan penyimpanan yang besar. Di
sisi lain karena kepentingan pemakai data, sebuah basis data dapat
memiliki data yang disebar dibanyak lokasi geografis.
3
Kusrini, Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis, hal 5.
5
e) Kelengkapan (Completeness)
Lengkap atau tidaknya data yang kita kelola dalam sebuah basis
data bersifat relative (baik terhadap kebutuhan pemakai maupun terhadap
waktu).
f)
Keamanan (Security)
Untuk sistem yang besar dan serius, aspek keamanan juga dapat
diterapkan dengan baik. Dengan begitu kita dapat menentukan siapa-siapa
(pemakai)yang boleh menggunakan basis data beserta objek-objek
didalamnya dan menentukan jenis-jenis operasi apa saja yang boleh
dilakukannya.
d. Komponen Sistem Basis Data
Terdapat 4 komponen pokok sistem basis data, yaitu 4 :
a) Hardware (perangkat keras)
Terdiri dari semua peralatan computer yang digunakan untuk
pengolahan sistem basis data, berupa:
•
Peralatan untuk penyimpanan basis data,
•
Peralatan input dan output,
•
Peralatan komunikasi data.
b) Software (perangkat lunak)
Berfungsi sebagai perantara (interface) antara pemakai dengan data
fisik pada basis data. Software pada basis data dapat berupa:
•
DBMS (Database Management System) yang menangani akses
terhadap basis data sehingga pemakai tidak perlu memikirkan
proses penyimpanan dan pengolahan data secara detail.
•
Program-program aplikasi dan procedure-prosedure.
c) User atau Pemakai
Pemakai basis data dibagi atas tiga klasifikasi, yaitu:
4
Kusrini, Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis, hal 11.
6
•
Database Administrator (DBA), orang atau team yang bertugas
mengelola sistem basis data secara keseluruhan.
•
Programmer, orang atau team yang bertugas membuat aplikasi,
misalnya untuk perbankan, administrasi, akuntansi, dan lain-lain.
•
End User, orang yang mengakses basis data melalui terminal
dengan menggunakan query language atau program aplikasi yang
dibuat oleh programmer.
d) Basis Data
Disamping berisi/ menyimpan data, setiap basis data juga
mengandung/ menyimpan deinisi struktur.
e.
Sistem Pengolahan Data
Pengolahan data didefinisikan sebagai rangkaian operasi atau
informasi yang terencanakan guna mencapai tujuan atau hasil yang
diinginkan. Adapun tugas utama dari sistem pengolahan data terdiri empat
bagian yaitu pengumpulan data, manipulasi data, penyimpanan data serta
persiapan dokumen. Dari keempat tugas utama tersebut dapat di
spesifikasikan dan dijabarkan sebagai berikut:
a) Pengumpulan data
Proses ini berlangsung pada saat lembaga atau perusahaan
melakukan proses penerimaan pegawai maupun kenaikan pangkat. Setiap
proses atau tindakan akan dijabarkan dalam suatu catatan data.
b) Manipulasi data
Operasi manipulasi data meliputi:
1. Pengklasifikasian
Merupakan elemen-elemen data tertentu dalam catatan dan
digunakan sebagai kode atau tanda. Dibidang computer, kode adalah
suatu atau lebih karakter yang digunakan untuk mengidentifikasikan
dan mengelompokkan catatan. Contoh suatu catatan mengenai
anggota mencakup kode-kode yang mengidentifikasikan anggota
tersebut.
7
2.
Penyortiran
Pada proses ini catatan-catatan yang ada disusun urut
berdasarkan kode atau elemen data lain. Maksud dari penyortiran
yaitu untuk memisahkan catatan yang satu dengan yang lain agar tidak
terjadi pencampuradukan data, disamping semua catatan dapat
terkujmpul menjadi satu.
3. Perhitungan
Perhitungan dapat diartikan sebagai operasi aritmatika dan
logika yang didasarkan pada elemen-elemen data untuk menghasilkan
elemen-elemen data tambahan.
4. Penyimpanan data
Pada suatu lembaga tentunya terdapat segala macam data yang
terkait dengan sistem yang ada. Seluruh data tentunya harus disimpan
di suatu tempat tertentu yang juga merupakan tujuan penyimpanan
data.
5. Persiapan dokumen
Persiapan dokumen dalam suatu perusahaan sangat di
perlukan, karena hal ini di gunakan untuk penyimpanan data ataupun
arsip-arsip dengan maksud agar tidak terjadi pencampuran antara data
yang satu dengan data yang lain.
2. ANALISIS
3.1 Analisis Sistem
Analisis sistem (system analysis) adalah : penguraian dari suatu
system informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan
maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahanpermasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi
dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan
perbaikan-perbaikannya.
8
Tahap analisis system dilakukan setelah tahap perencanaan sistem
(System Planning) dan sebelum tahap desai sistem (System Desain). Tahap
analisis merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan
didalam tahap ini akan menyebabkan kesalahan-kesalahan ditahap
berikutnya.
Dalam Analisis Sistem, pendefinisian masalah merupakan tahap
awal yang dilakukan. Masalah (Problem) yang didefinisikan sebagai suatu
hal yang menghambat proses pencapaian tujuan. Permasalahan yang ada
harus ditindak lanjuti untuk ditemukan pemecahannya sebagai suatu
alternatif
agar
sistem
tersebut
dapat
berjalan
sesuai
dengan
yangdiharapkan dan tujuan sistem dapat tercapai.
3.2 Identifikasi Masalah
Mengidentifikasi masalah merupakan langkah pertama yang
dilakukan dalam tahap analisis, masalah (problem) dapat didefinisikan
sebagai suatu pernyataan yang diinginkan untuk dipecahkan.
Masalah inilah yang menyebabkan suatu sasaran didalam system
tidak dapat tercapai, oleh karena itulah pada tahap analisis, langkah
pertama yang harus dilakukan oleh analisis sistem adalah mengidentifikasi
terlebih
dahulu
masalah-masalah
yang
terjadi
didalam
sistem.
Permasalahan yang terjadi dalam PT. MEGA SARANA KEBUMEN
antara lain :
a) Permasalahan yang Timbul
Dari pengamatan langsung penulis, dapat diperoleh beberapa
permasalahan yang mungkin timbul dalam aktifitas dan pelaksanaan
transaksi diantaranya sebagai berikut :
1. Proses sirkulasi penggajian karyawan pada PT.MEGA SARANA
KEBUMEN belum cukup maksimal.
2.
Proses penginputan data masih manua.
9
3.3 Analisis Yang Dilakukan
Melihat permasalahan-permasalahan tersebut diatas maka data
yang selama ini diperoleh kurang, sehingga laporan yang diperoleh dapat
dikatakan kurang relevan, tidak akurat, tidak tepat waktu.
Untuk menyelesaikan permasalahan tersebut, maka disusun
beberapa analisis yang dibutuhkan dan akan dilakukan yaitu :
a. Analisis Data
1. Analisis data adalah analisis terhadap data PT. MEGA
SARANA KEBUMEN yang diperlukan mengenai data-data
transaksi berupa data karyawan, data presensi serta data
penggajian.
2. Data keluaran, berupa semua data yang dihasilkan dalam proses
penggolahan data, yang terdiri dari laporan yang dibutuhkan
pimpinan PT. MEGA SARANA KEBUMEN yaitu laporan
transaksi, laporan karyawan, laporan data penggajian.
b. Analisis Kerja
Analisis kerja adalah analisis dari proses-proses serta prosedur
kerja yang terlibat dalam pelaksanaan kegiatan.
Hasil dari analisis kerja adalah sebagai berikut :
1. Proses pendataan transaksi penggajian, pasa proses ini dilakukan
pencatatan data karyawan yang melakukan kegiatan penggajian.
2. Proses pembuatan laporan, dibuat laporan-laporan agar dapat
membantu proses kerja karyawan dan pimpinan perusahaan sendiri.
Hal ini mencakup laporan data karyawan secara keseluruhan, laporan
data karyawan, laporan data penggajian.
c. Analisis Dokumen
Analisis dokumen adalah analisis atas dokumen hasil pengolahan
data transaksi perusahaan sebagai hasil dari proses sebelumnya.
Hasil dari analisis dokumen adalah sebagai berikut :
1. Dokumen-dokumen penggajian yang berupa dokumen data kegiatan
perusahaan yang berisikan informasi data karyawan.
10
2.
Data keluaran, berupa semua data yang dihasilkan dalam proses
pengolahan data, yang terdiri dari laporan yang dibutuhkan pimpinan
PT. MEGA SARANA KEBUMEN.
d. Analisis Teknologi
Analisis Teknologi adalah Teknologi yang digunakan di area PT.
MEGA SARANA KEBUMEN.yang masih manual, sehingga proses
pencatatan maupun penggajian memerlukan waktu yang tidak sebentar.
3.4 Analisis Kebutuhan Sistem
Analisis kebutuhan sistem dipergunakan untuk mempermudah
penentuan kebutuhan secara keseluruhan dan dibagi dalam dua jenis yaitu:
1. Kebutuhan fungsional (functional requirement)
Kebutuhan Fugsional adalah jenis kebutuhan yang berisi prosesproses apa saja yang nantinya dibutuhkan oleh sistem, yang berisi
informasi-informasi yang harus ada dan dihasilkan oleh sistem. Sistem
harus bisa menampilkan :
a. Pengguna dapat menampilkan data karyawan.
b. Pengguna dapat menampilkan data posisi karyawan.
c.
Sistem harus bisa menampilkan data penggajian.
d. Pengguna dapat memproses data penggajian
e.
Pengguna dapat menampilkan laporan data laporan.
11
2. Kebutuhan Non fugsional (nonfunctional requirements)
Kebutuhan Non Fugsional adalah tipe kebutuhan yang berisi
properti perilaku yang dimiliki oleh sistem, meliputi:
a.
Operasional
1) Menggunakan system operasi windows XP professional
2) Intel Pentium IV
3) 256 of RAM
4) Printer untuk mencetak laporan penjualan barang
b. Informasi
Digunakan untuk menginformasikan apabila ada yang salah
dalam pemasukkan data.
c.
Keamanan
Sistem ini dilengkapi dengan password untuk sistem aplikasi
maupun databasenya yang hanya bisa di akses oleh admin saja.
3. PEMBAHASAN
Perancangan sistem secara umum dilakukan dengan maksud untuk
memberikan gambaran secara umum kepada pihak manajemen tentang
sistem yang baru atau sistem yang diusulkan. Rancangan ini menjelaskan
tentang komponen-komponen sistem informasi yang akan dirancang
secara terinci.
Adapun rancangan sistem yang diusulkan adalah sebagai berikut :
4.1 Rancangan Model
Terdapat dua rancangan model dalam sistem yang akan diusulkan,
yaitu :
a. Physical Model
Bentuk ini biasanya digambarkan dengan aliran sistem (Flowchart
System). Bentuk physical model menunjukkan bagaimana sistem secara
fisik akan diterapkan.
12
b. Logical Model
Logical model digambarkan dengan DFD (Data Flow Diagram)
atau diagram alir data adalah model proses yang digunakan untuk
mengambarkan aliran data melalui sebuah sistem dan tugas atau
pengolahan data yang dilakukan oleh sistem.
4.2 Rancangan Data Base
Pada
tahap
mendefinisikan
isi
ini,
rancangan
atau
struktur
database
dari
dimaksudkan
tiap-tiap
file
yang
untuk
telah
diidentifikasikan pada desain secara umum. Teknik normalisasi akan
digunakan dalam perancangan database secara rinci ini agar diperoleh
basis data yang efisien dalam penggunaan ruang penyimpanan, cepat
dalam pengaksesan dan mudah dalam pemanipulasian data. Adapun
langkah-langkah dalam pembuatan Rancangan Database sebagai berikut :
4.2.1 Normalisasi
Normalisasai merupakan proses untuk mengubah suatu table yang
memiliki masalah tertentu ke dalam dua buah table atau lebih yang tak lagi
memiliki masalah. Adapun tujuan dari normalisasi yaitu supaya terhindar
dari:
penimpukan
dat
(redundancy),data
yang
tidak
konsisten
(inconsitency),data yang tidak efisien (inneficiency).
Beberapa tahapan normalisasi dalam rancangan basis data tersebut
adalah sebagai berikut:
4.2.1.1 Bentuk Tidak Normal
Bentuk ini merupakan kumpulan data yang akan di rekam, tidak
ada keharusan mengikuti format tertentu, dapat saja tidak lengkap dan
terduplikasi. Data dikumpulakanapa adanya sesuai keadaannya.
4.2.1.2 Bentuk Normal Pertama
Pada normalisasi bentuk pertama (1NF) terpenuhi jika sebuah tabel
tidak memiliki Atribut Bernilai Banyak (Multivalued Atribute) atau lebih
dari satu atribut dengan dominan nilai yang sama.
13
4.2.1.3 Bentuk Normal Kedua
Bentuk Normal tahap Kedua (2NF) terpenuhi jika pada sebuah
tabel, semua atribut yang tidak termasuk dalam key primer memiliki
ketergantungan fungsional pada key primer secara utuh.
4.2.1.4 Bentuk Normal Ketiga
Bentuk normal ketiga memiliki syarat yaitu bentuk data lebih
memenuhi kriteria bentuk normal kedua dan atribut bukan primer tidak
mempunyai ketergantungan yang transitif. Artinya data-data yang
mungkin diisikan berulang-ulang dapat dibuat sebuah tabel baru.
4.3 Relasi Antar Tabel
Setelah melakukan proses normalisasi data dapat dibuat relasi antar
tabel. Relasi antar tabel ini merupakan hasil dari perancangan basis data
menggunakan model basis data relasional. Model ini menggunakan
sekumpulan tabel berdimensi dua (yang disebut relasi atau tabel), dengan
masing-masing relasi tersusun atas tupel atau baris dan atribut.
Keuntungan menggunakan model ini adalah mampu menghilangkan
kemubaziran data dan kunci tamu dapat digunakan sebagai penghubung
satu relasi dengan relasi lain.
4.4 Rancangan Masukan
Masukan (input) merupakan tahap awal dari suatu aplikasi
program. Untuk menghasilkan sebuah sistem yang baik, diperlukan adanya
rancangan masukkan yang jelas dan memiliki validasi yang baik pula.
Adapun rancangan masukkan yang jelas dan memiliki validasi yang jelas
pula.
4.5 Rancangan Keluaran
Masukan (input) merupakan tahap akhir dari suatu aplikasi
program. Untuk mengetahui apakah sebuah sistem itu dapat berjalan
dengan baik, diperlukan adanya rancangan keluaran yang jelas dan
memiliki validasi yang baik pula.
14
4. KESIMPULAN
Dari hasil penelitian yang dilakukan pada sistem penjualan PT.
MEGA SARANA KEBUMEN.dapat dilihat bahwa pengolahan data untuk
menghasilkan sistem informasi yang dibutuhkan dengan menggunakan
sistem yang lama sudah tidak efektif.
Dengan penggunaan sistem aplikasi penjualan yang baru
diharapkan dapat menghasilkan informasi yang berkualitas serta dapat
membantu dalam proses pengambilan keputusan. Dari sistem ini dapat
diperoleh kesimpulan antara lain:
a. Dapat menyajikan informasi
penjualan yang didalamnya terdapat
data-data seperti data karyawan, penggajian, posisi.
b. Dapat menghemat waktu dalam menginputkan data.
c. Memudahkan dalam pencarian data-data.
d. Meningkatkan pelayanan kepada karyawan.
15
Daftar Pustaka
Andi Sunyoto, 2007.Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft
SQL .Yogyakarta: Penerbit ANDI.
Bunafit Nugroho, Indah Indriana. 2009. Panduan Tugas Akhir Membuat Aplikasi
Penggajian Karyawan dengan Visual Basic 6.0. Yogyakarta: Penerbit ALIF
MEDIA.
Kusrini M.Kom, 2009. Strategi Peracangan dan Pengolahan Basis Data.
Yogyakarata: Penerbit ANDI.
Inge Martina, Ir. 2003. 36 Jam Belajar Komputer Microsoft SQL Server 2000.
Jakarta: Penerbit ELEX MEDIA KOMPUTINDO.
16