BAB III LANDASAN TEORI

BAB III
LANDASAN TEORI
3.1
Definisi Manajemen
Manajemen merupakan proses terpadu di mana individu – individu sebagai
bagian dari organisasi dilibatkan untuk merencanakan, mengorganisasikan,
menjalankan dan mengendalikan aktivitas – aktivitas, yang kesemuanya diarahkan
pada sasaran yang telah ditetapkan dan berlangsung terus – menerus seiring
dengan berjalannya waktu.
Agar proses manajemen berjalan lancar, diperlukan sistem serta struktur
organisasi yang solid. Pada organisasi tersebut, seluruh aktivitasnya haruslah
berorientasi pada pencapaian sasaran. Organisasi tersebut berfungsi sebagai
wadah untuk menuangkan konsep, ide-ide serta pemikiran dari individu – individu
yang memikul tanggung jawab manajemen. Jadi, dapat dikatakan bahwa
manajemen merupakan suatu rangkaian tanggung jawab yang berhubungan erat
satu sama lainnya.
Selain itu, dalam pencapaian tujuan, terdapat beberapa fungsi manajerial
lainnya yang diemban oleh pihak manajemen yakni sebagai inspirator, motivator,
fasilitator, auditor, acsessor, executor dan lain – lain. Penekanan mana yang lebih
penting dari fungsi – fungsi tersebut tergantung pada permasalahan yang dihadapi
para manajer dalam melaksanakan tugas – tugasnya.
22
Manajemen merupakan sebuah proses, jadi dibutuhkan masukan terhadap
proses tersebut. Sebagai masukannya adalah bermacam sumber daya atau
resource, yakni manusia, material, modal, mesin – mesin dan metode kerja. Pada
gambar 3.1 dapat dilihat bagan proses manajemen.
PROSES
MASUKAN
MANAJEMEN
KELUARAN
Gambar 3.1 Bagan Proses Manajemen
Selanjutnya, apabila ke dalam suatu manajemen diberikan masukan –
masukan (input) secukupnya, maka diharapkan manajemen dapat menghasilkan
keluaran – keluaran (output), yaitu tercapainya tujuan ataupun sasaran
sebagaimana diharapkan.
3.2
Definisi Proyek
Sebuah proyek merupakan suatu usaha / akitivitas yang kompleks, tidak
rutin, dibatasi oleh waktu, anggaran, resources dan spesifikasi performansi yang
dirancang untuk memenuhi kebutuhan konsumen. Sebuah proyek juga dapat
diartikan sebagai upaya atau aktivitas yang diorganisasikan untuk mencapai
tujuan, sasaran dan harapan – harapan penting dengan menggunakan anggaran
dana serta sumber daya yang tersedia, yang harus diselesaikan dalam jangka
waktu tertentu.
Proyek selalu melibatkan ilmu pengetahuan dan teknologi. Senantiasa
dibutuhkan pemberdayan sumber daya yang tersedia, yang diorganisasikan untuk
mencapai tujuan, sasaran dan harapan penting tertentu. Aktivitas / kegiatan –
kegiatan pada proyek merupakan sebuah mata rantai, yang dimulai sejak
dituangkan ide, direncanakan, kemudian dilaksanakan, sampai benar – benar
memberikan hasil yang sesuai dengan perencanaan semula. Akhirnya kita akan
23
dapat melihat bahwa pelaksanaan proyek pada umumnya merupakan rangkaian
mekanisme tugas dan kegiatan yang kompleks, membentuk saling ketergantungan
dan secara otomatis mengandung permasalahan tersendiri.
Sumber – sumber yang dipergunakan dalam pelaksanaan proyek daat
berbentuk barang – barang modal, tanah bahan – bahan setengah jadi, bahan –
bahan mentah , tenagan kerja dan waktu. Sumber –sumber tersebut, sebagian atau
seluruhnya, dapat dianggap sebagai barang –barang konsumsi yang dikorbankan
dari penggunaan masa sekarang untuk memperoleh kemanfaatan yang lebih besar
di masa yang akan datang.
Kemanfaatan atau benefit tersebut dapat berbentuk tingkat konsumsi yang
lebih besar, penambahan kesempatan kerja, perbaikan dalam tingkat pendidikan
atau kesehatan dan perubahan / perbaikan dalam suatu sistem atau struktur. Suatu
proyek dapat dinyatakan berakhir bila sudah atau diharapkan tidak memberikan
benefit lagi.
Kegiatan – kegiatan dalam suatu bentuk kesatuan berarti bahwa sumber –
sumber yang dipergunakan dalam satu proyek maupun hasil –hasil proyek
tersebut dapat dipisahkan dari sumber – sumber yang dipergunakan oleh dan hasil
– hasil dari kegiatan – kegiatan yang lain. Kegiatan yang dapat direncanakan
berarti bahwa, baik biaya maupun hasil hasil – hasil pokok dari proyek dapat
dihitung atau diperkirakan dan kegiatan – kegiatan dapat disusun sedemikian rupa
sehingga dengan penggunaan sumber – sumber yang terbatas dapat memperoleh
benefit yang sebesar mungkin.
Proyek merupakan aktivitas yang bersifat temporer. Selalu ada pembatasan
dalam pelaksanaannya dan juga skalanya tertentu pula. Dalam kehidupan sehari –
hari ada sekumpulan aktivitas yang mirip dengan proyek, tetapi diberi istilah
“program”. Bila dibandingkan dengan proyek, program mempunyai jangka waktu
yang lebih lama, lingkupnya lebih luas dan sumber daya yang dibutuhkan juga
lebih banyak.
24
Umtuk membedakan antara proyek dan program, maka berikut ini adalah
beberapa karakteristik yang dimiliki oleh proyek, yakni:
1. Memiliki sebuah tujuan tertentu.
2. Memiliki titik (saat) awal dan titik akhir tertentu.
3. Melibatkan beberapa departemen dan profesi.
4. Seringkali melakukan sesuatu yang belum pernah dilakukan
sebelumnya.
5. Spesifik waktu, biaya dan syarat performansi.
3.2.1 Jenis - Jenis Proyek
Terdapat berbagai jenis kegiatan proyek, yakni kegiatan – kegiatan
yang terkait dengan pengkajian aspek ekonomi, masalah lingkungan, desain
engineering, marketing, manufaktur dan lain – lain.
Secara realita, kita tidak dapat membagi proyek – proyek kepada satu
jenis tertentu saja, karena umumnya merupakan kombinasi dari beberapa
jenis kegiatan sekaligus. Namun berdasarkan aktivitas yang paling dominan
dilakukan pada sebuah proyek, maka jenis – jenis proyek dapat
dikategorikan pada:
1. Proyek Engineering – Konstruksi, aktivitas utama jenis proyek ini
terdiri dari pengkajian kelayakan, desain engineering, pengadaan
dan konstruksi.
2. Proyek Engineering Manufaktur, aktivitas proyek ini adalah
untuk menghasilkan produk baru. Jadi proyek manufaktur
merupakan proses untuk menghasilkan produk baru.
3. Proyek Pelayanan Manajemen, aktivitas utamanya antara lain
adalah merancang sistem informasi manajemen, merancang
25
program efisiensi dan penghematan, diversifikasi, penggabungan
dan pengambilalihan, memberikan bantuan emergency untuk
daerah yang terkena musibah, merancang strategi untuk
mengurangi kriminalitas dan penggunaan obat – obatan terlarang
dan lain – lain.
4. Proyek Penelitian dan Pengembangan, aktivitas utamanya adalah
melakukan penelitian dan pengembangan suatu produk tertentu.
5. Proyek Kapital, biasanya digunakan oleh sebuah badan usaha atau
pemerintah. Proyek kapital umumnya meliputi, pembebasan
tanah, penyiapan lahan, pembelin material dan peralatan,
manufaktur dan konstruksi pembangunan fasilitas produksi.
3.2.2 Siklus Proyek
Apa pun motivasinya, setiap proyek pasti melalui enam tahapan
sebagaimana dapat dilihat dalam gambar 3.2.
IDENTIFIKASI
I
EVALUASI
VI
FORMULASI
II
OPERASI
V
ANALISIS
III
IMPLEMENTASI
IV
Gambar 3.2 Siklus Suatu Proyek
26
Tahap Pertama : Identifikasi
Tahap pertama yang harus dilakukan adalah mengidentifikasi, yaitu
menentukkan calon – calon proyek yang perlu dipertimbangkan
untuk dilaksanakan.
Tahap Kedua : Formulasi
Tahap selanjutnya adalah formulasi, yaitu mengadakan persiapan
dengan melakukan prastudi kelayakan dengan meneliti sejauh
mana calon – calon proyek tersebut dapat dilaksanakan menurut
aspek –aspek teknis, institusional, sosial dan eksternalitas. Setelah
mempertimbangkan aspek – aspek tersebut, barulah disusun studi
kelayakan proyek yang ideal akan berisi laporan perihal:

Ringkasan Proyek

Studi Teknis

Studi Pemasaran

Studi Manajemen / Organisasi

Studi Finansial

Studi Sosial Ekonomi
Tahap Ketiga : Analisis
Tahap selanjutnya adalah analisis, yaitu mengadakan apprasial
atau evaluasi terhadap laporan – laporan studi kelayakan yang ada.
Studi kelayakan proyek tadi dianalisis untuk memilih yang terbaik
diantara berbagai alternatif proyek yang ada, berdasarkan suatu
ukuran tertentu.
27
Tahap Keempat : Implementasi
Tahap implementasi adalah tahap pelaksanaan proyek tersebut.
Dalam tahap ini tanggung jawab utama dari para perencana serta
penilai
proyek
adalah
mengadakan
pengawasan
terhadap
pelaksanaan pembangunan fisik proyek agar sesuai dengan final
design-nya.
Tahap Kelima : Operasi
Tahap berikutnya adalah operasi proyek. Pada tahap ini, perlu
dipertimbangkan metode – metode pembuatan laporan atas
pelaksanaan operasinya. Laporan – laporan tersebut diperlukan
untuk tahap selanjutnya.
3.3
Manajemen Proyek
Manajemen proyek dapat diartikan sebagai penataan serta pengorganisasian
atas faktor – faktor yang berpengaruh terhadap keberhasilan proyek. Dengan
perkataan
lain,
manajemen
proyek
adalah
kegiatan
merencanakan,
mengorganisasikan, mengarahkan dan mengendalikan sumber daya organisasi
perusahaan untuk mencapai tujuan tertentu dalam waktu tertentu dengan sumber
daya tertentu pula. Manajemen proyek sangat cocok untuk suatu lingkungan
bisnis yang menuntut kemampuan akuntansi, fleksibilitas, inovasi kecepatan dan
perbaikan berkelanjutan.
Dari definisi tersebut terlihat bahwa konsep manajemen proye mangandung
hal – hal pokok sebagai berikut:
 Menggunakan pengertian manajemen berdasarkan fungsinya, yaitu
merencanakan, mengorganisir, memimpin dan mengendalikan sumber
daya perusahaan yang berupa manusia, dana dan material.
28
 Kegiatan yang dikelola berjangka pendek, dengan sasaran yang telah
digariskan secara spesifik. Ini memerlukan teknik dan metode
pengolahan
yang
khusus,
terutama
aspek
perencanaan
dan
pengendalian.
 Memakai pendekatan sistem (System Approach To Management).
 Mempunyai hierarki (arus kegiatan) horisontal di samping hierarki
vertikal.
Manajemen proyek kini merupakan sebuah manajemen yang dibutuhkan
secara khusus. Masa mendatang manjanjikan satu peningkatan peran manajemen
proyek dalam mendukung organisasi – organisasi kearah strategis.
3.3.1 Fase Manajemen Proyek
Penjadwalan proyek adalah tantangan yang sulit bagi seorang
manajer. Resiko pada manajemen proyek yang sangat tinggi, kelebihan
biaya dana keterlanbatan yang tidak diperlukan terjadi, karena penjadwalan
dan pengendalian yang buruk. Proyek biasanya memakan waktu yang lama
bahkan sampai tahunan dan dikembangkan diluar sistem produksi normal.
Manajemen proyek dilakukan dalam tiga fase, yaitu:
1. Perencanaan
Fase
ini
mencakup
tentang
penetapan
sasaran,
mendefinisikan proyek dan organisasi timnya.
2. Penjadwalan
Fase ini menghubungkan orang, uang dan bahan untuk
kegiatan khusus dan menghubungkan masing – masing
kegiatan satu dengan yang lainnya.
29
3. Pengendalian
Fase ini akan mengawasi sumber daya, biaya, kuaitas dan
anggaran. Perusahaan juga merevisi atau mengubah
rencana dan menggeser atau mengelola kembali sumber
daya agar dapat memenuhi kebutuhan waktu dan biaya.
Perencanaan Proyek
Proyek
dapat
didefinisikan
sebagai
sederetan
tugas
yang
diarahkana kepada suatu hasil utama. Organisasi proyek adalah
sebuah organisasi yang dibentuk untuk memastikan bahwa program
(proyek) mendapatkan manajemen dan perhatian yang semestinya.
Organisasi proyek dibentuk untuk memastikan program yang telah
ada tetap berjalan dengan lancar.
Penjadwalan Proyek
Penjadwalan proyek meliputi pengurutan dan pemabagian waktu
untuk seluruh kegiatan proyek. Manajer memutuskan beberapa
lama tiap kegiatan memerlukan waktu dan menghitung berapa
banyak orang serta bahan yang diperlukan pada tiap tahapnya. Satu
pendekatan penjadwalan proyek yang populer adalah diagram
gantt. Diagram gantt adalah diagram perencanaan yang digunakan
untuk penjadwalan sumber daya dan alokasi waktu.
Pengendalian Proyek
Pengendalian proyek besar melibatkan pengawasan ketat pada
sumber daya, biaya, kualitas dan anggaran. Pengendalian juga
berarti penggunaan loop umpna balik untuk merevisi rencana
proyek dan pengaturan sumber daya. Pengendalian proyek dapat
dilakukan dengan menggunakan program yang sudah populer,
seperti Primavera, Mac Project, VisiSchedule, Time Line atau
Microsoft Project.
30
3.4
Teknik Manajemen Proyek
Perencanaan sangat penting di dalam pelaksanaan proyek karena nanti akan
menentukkan penggunaan metode yang tepat digunakan dalam kegiatan tersebut.
Perencanaan yang tidak sesuai akan mengakibatkan kesulitn di dalam
pelaksanaan. Oleh sebab itu, perencanaan proyek harus sesuai dengan batasan
yang dimiliki (biaya, jadwal, performansi) dan tujuan yang ingin dicapai.
Pada sebuah perencanaan proyek, juga digunakan alat – alat bantu sebagai
berikut:
1. Work Breakdown Structure (WBS)
Metode ini digunakan untuk mengidentifikasi pekerjaan – pekerjaan
yang ada dalam pelaksanaan proyek.
2. Matriks Tanggungjawab
Matriks ini dipakai untuk menentukkan organisasi proyek, personil –
personil kunci dan tanggungjawab pekerjaanya.
3. Gantt Chart
Peta ini menggambarkan jadwal induk proyek dan jadwal pekerjaan
secara detail.
4. Jaringan Kerja (Network)
Jaringan kerja digunakan untuk memperlihatkan urutan pelaksanaan
pekerjaan dari awal hingga akhir.
31
3.4.1 Jaringan Kerja
Metode jaringan kerja diperkenalkan menjelang akhir dekade 1950-an,
oleh suatu tim engineer dan ahli matematika dari perusahaan Du-Pont
bekerja sama dengan Rand Corporation, dalam usaha mengembangkan
suatu sistem kontrol manajemen. Sistem ini dimaksudkan untuk
merencanakan dan mengendalikan sejumlah uang besar kegiatan yang
memiliki hubungan ketergantungan yang kompleks dalam masalah desain
engineering, konstruksi dan pemeliharaan. Usaha-usaha ditekankan untuk
mencari metode yang dapat meminimalkan biaya, dalam hubungannya
dengan kurun waktu penyelesaian suatu kegiatan. Sistem tersebut kemudian
dikenal sebagai metode jalur lintasan kritis, (Critical Path Method-CPM)
Proses menyusun jaringan kerja oleh beberapa kepustakaan (literature)
sering diasosiasikan dengan metodologi manajemen proyek, terutama dalam
aspek perencanaan dan pengendalian. Pendapat ini disebabkan karena
luasnya jangkauan dalam proses menyusun jaringan kerja, yaitu dati
mengkaji
dan
mengidentifikasi
kegiatan-kegiatan
lingkup
proyek,
menguraikan menjadi komponen-komponen, sampai kepada menyusun
kembali menjadi ururtan yang didasarkan atas logika ketergantungan,
sehingga semua ini memerlukan pengetahuan akan seluk beluk lingkup
proyek yang sedang dihadapi.
3.4.2 Terminologi dan Kaidah Dasar
Dalam menyiapkan jaringan kerja proyek secara lengkap, dalam arti
siap pakai untuk tuga –tugas perencanaan, menyusun jadwal pekerjaan dan
tolak ukur pengendalian, dibutuhkan proses yang panjang dan bertingkat–
tingkat. Hal ini diawali dengan teknik membuat jaringan kerja dan diakhiri
dengan meningkatkan kualitasnya dengan memasukkan faktor–faktor
seperti hasil analisis biaya yang ekonomis, pemerataan penggunaan sumber
daya dan lain-lain.
32
Mengetahui terminologi dan kaidah dasar jaringan kerja diantaranya
yang terpenting adalah sebagai berikut:
1. Kegiatan anan panah, atau activity on arrow (AOA). Dalam
kegiatan
proyek
digambarkan
sebagai
anak
panah
yang
menghubungkan dua lingkaran yang mewakili dua peristiwa. Ekor
anak panah merupakan awal dan ujungnya sebagai akhir kegiatan.
Nama dan kurun waktu kegiatan berturut-turut ditulis di atas dan
di bawah anak panah.
2. Kegiatan dituis di dalam kotak atau lingkaran, yang disebut
activity on node (AON). Anak panah hanya menjelaskan
hubungan ketergantungan di antara kegiatan-kegiatan.
KEGIATAN
i
j
Gambar 3.3 Activity On Arrow
Metode CPM dan PERT termasuk dalam klasifikasi AOA sedangkan
PDM adalah AON. Atribut kegiatan antara lain adalah kurun waktu, tanggal
mulai dan akhir. Nila kegiatan tersebut dijumlahkan kembali akan menjadi
lingkup proyek keseluruhan.
3.4.3
Critical Path Method (CPM)
Pada metode CPM dikenal dengan adanya jalur kritis yaitu jalur yang
memiliki rangkaian komponen-komponen kegaitan dengan total jumlah waktu
terlama dan menunjukkan kurun waktu penyelesaian proyek yang tercepat,. Jadi,
jalur kritis terdiri dari rangkaian kegiatan kritis, dimulai dari kegiatan pertama
sampai kegiatan terakhir proyek. Makna jalur kritis penting bagi pelaksana
proyek, karena pada jalur ini terletak kegiatan-kegiatan yang bila pelaksanaanya
terlambat akan menyebabkan keterlambatan proyek secara keseluruhan. Kadangkadang dijumpai lebih dari satu jalur.
33
Critical path method (CPM) merupakan upaya meningkatkan kualitas
perencanaan dan pengendalian proyek , dan CPM juga memperkirakan waktu
komponen kegiatan proyek dengan pendekatan deterministik satu angka yang
mencerminkan adanya kepastian. CPM lebih berorientasi terhadap kegiatan
(activity oriented) dan CPM lebih menekankan keterangan perihal pelaksanaan
kegiatan dan berapa lama yang dibutuhkan dalam sebuah kegiatan proyek.
Dalam proses identifikasi jalur kritis, dikenal beberapa terminologi dan
rumus-rumus perhitungan sebagai berikut:

TE = E
Waktu paling awal peristiwa (node/event) dapat terjadi (earliest
time of occurance), yang berarti waktu paling awal suatu kegiatan.

TL = L
Waktu paling akhir peristiwa boleh terjadi (latest allowable
event/occurance time), yang berarti waktu paling lambat yang
masih diperbolehkan.

ES
Waktu paling awal suatu kegiatan (earliest start time). Bila waktu
kegiatan dinyatakan atau berlangsung dalam jam, maka waktu ini
adalah paling wal kegiatan dimulai.

EF
Waktu selesai paling awal suatu kegiatan (earliest finish time). Bila
hanya ada satu kegiatan terdahulu, maka EF suatu kegiatan
terdahulu merupakan ES kegiatan berikutnya.

LS
Waktu paling akhir kegiatan boleh dimulai (latest allowable start
time), yaitu waktu paling akhir kegiatan boleh dimulai tanpa
memperlambat proyek secara keseluruhan.

LF
Waktu paling akhir kegiatan boleh selesai (latest allowable finish
time) tanpa meperlambat penyelesaian proyek.
34