61 bab iv evaluasi sistem informasi akuntansi penjualan dan

BAB IV
EVALUASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN DAN
PENERIMAAN KAS UNTUK MENINGKATKAN PENGENDALIAN INTERN
PADA PT KOTA MAS
Dalam persaingan bisnis sekarang ini, dimana persaingan yang terjadi
semakin ketat, PT Kota Mas sadar akan pentingnya kecepatan dan ketepatan
sistem informasi untuk menghadapinya. Salah satu bidang yang mempunyai
kecepatan dan ketepatan penyajian informasi adalah mempunyai suatu sistem
informasi akuntansi yang cepat dan tepat.
Sistem informasi akuntansi penjualan dan penerimaan kas yang sedang
berjalan pada perusahaan ini memiliki beberapa kelebihan dan kelemahan. Untuk
itu akan dijabarkan lebih lanjut mengenai kelebihan dan kelemahan sistem
tersebut. Selain itu juga akan diusulkan mengenai perbaikan-perbaikan terhadap
kelemahan-kelemahan yang ada sehingga diharapkan di masa datang perusahaan
akan memiliki sistem yang maksimal dan pengendalian intern pun dapat
ditingkatkan.
IV.1. Evaluasi Sistem Informasi Akuntansi Penjualan pada PT Kota Mas
Pada bab sebelumnya telah dijabarkan mengenai sistem informasi
akuntansi penjualan yang sedang berjalan di perusahaan. Dari penjabaran
tersebut maka dapat diketahui kebaikan-kebaikan dan kelemahan-kelemahan
61
sistem tersebut. Kebaikan dan kelemahan dilihat dari segi pengendalian aplikasi
yaitu pengendalian masukan, pengendalian proses, dan pengendalian keluaran.
a. Pengendalian Masukan
Kebaikan-kebaikan dari sistem informasi akuntansi penjualan
perusahaan yang sedang berjalan saat ini dari segi pengendalian masukan
adalah:
a.1.
Perusahaan telah menggunakan password pada saat mengakses
sistem.
Untuk membatasi pengaksesan file-file pada pihak-pihak yang tidak
berkepentingan, maka user diharuskan memasukkan password untuk
dapat mengakses sistem. Kemudian sistem akan melakukan
pengecekan atas kebenaran password tersebut. Jika password ternyata
benar maka user dapat menjalankan sistem tersebut dan dapat
mengakses data yang diperlukan. Namun jika password salah maka
komputer akan menolaknya dan sistem tidak dapat dijalankan.
a.2.
Menggunakan echo check untuk mengecek kecermatan data yang
diinput.
Penggunaan echo check pada sistem dapat meyakinkan bahwa data
yang dimasukkan adalah benar dan lengkap sehingga informasi yang
dihasilkan juga akurat. Misalnya untuk mengecek transaksi penjualan
yang dimasukkan apakah sudah benar atau belum. Bila operator
memasukkan data yang salah seperti kode barang yang salah, maka
program komputer tidak dapat melanjutkan ke tahap berikutnya. User
yang bersangkutan harus terlebih dahulu mengoreksi kesalahannya
62
dan mengisi secara lengkap semua data yang diperlukan. Dengan
demikian kesalahan karena human error dapat diminimalkan.
Kelemahan dari sistem informasi akuntansi penjualan saat ini dari
segi pengendalian masukan adalah pemasukan data pesanan penjualan
melalui telepon tidak disertai dengan dokumen tertulis dari pelanggan.
Kondisi:
Bagian Penjualan menerima pesanan dari pelanggan melalui telepon dan
langsung mengetikkannya ke dalam terminal tanpa disertai adanya dokumen
tertulis dari pelanggan (Purchase Order).
Kriteria:
Seharusnya setiap pesanan harus disertai dokumen tertulis dari pelanggan
yang disebut sebagai Purchase Order.
Sebab:
Purchase Order yang disertakan dalam setiap transaksi pesanan berfungsi
untuk memastikan bahwa pelanggan yang bersangkutan memang benar telah
memesan barang dari perusahaan dengan spesifikasi tertentu.
Akibat:
Jika tidak ada Purchase Order sebagai bukti dokumen tertulis dari pelanggan
maka dapat mengakibatkan kesalahan pencatatan pesanan.
Rekomendasi:
Sebaiknya Bagian Penjualan yang menerima pesanan juga meminta Purchase
Order sebagai dokumen tertulis dari pelanggan untuk menghindari terjadinya
kesalahan atas pemesanan tersebut.
63
b. Pengendalian Proses
Kebaikan-kebaikan dari sistem informasi akuntansi penjualan
perusahaan yang sedang berjalan saat ini dari segi pengendalian proses
adalah:
b.1.
Penggunaan Control Total Check terhadap data yang diproses.
Menggunakan pengendalian Control Total Check untuk memeriksa
ulang apakah data transaksi penjualan sudah diolah dengan lengkap
dan benar serta melakukan pengecekan dengan cara membandingkan
perhitungan yang dilakukan komputer dengan total pada perhitungan
manual.
b.2.
Melakukan back up data secara rutin untuk mencegah kehilangan dan
kerusakan data yang telah di-input ke dalam komputer.
File-file yang di back up ini adalah semua file yang berhubungan
dengan penjualan, yaitu master file persediaan, master file buku
besar,
file transaksi penjualan, file transaksi persediaan. File-file
tersebut diback up oleh para bagiannya masing-masing. Back up file
ini disimpan ke dalam compact disk (CD) dan CD hasil back up
tersebut disimpan oleh Bagian Akuntansi.
c. Pengendalian Keluaran
Kebaikan-kebaikan dari sistem informasi akuntansi penjualan
perusahaan yang sedang berjalan saat ini dari segi pengendalian keluaran
adalah:
64
c.1.
Laporan-laporan penjualan telah didistribusikan kepada pihak yang
tepat.
Laporan-laporan penjualan ini yaitu laporan penjualan per bulan dan
laporan status persediaan. Semua laporan tersebut di print out hanya
untuk pihak yang berwenang saja.
c.2.
Dokumen-dokumen yang dihasilkan telah bernomor urut tercetak
(prenumbered) dan memiliki rangkapan yang cukup memadai.
Dokumen tersebut adalah Faktur Penjualan dan Surat Jalan yang
diarsip berdasarkan nomor urut tercetak. Perangkapan dokumen
tersebut cukup memadai sehingga memudahkan cross check apabila
ditemui suatu kesalahan.
IV.2. Evaluasi Sistem Pengendalian Intern atas Penjualan PT Kota Mas
Unsur-unsur pengendalian intern atas penjualan PT Kota Mas untuk
meningkatkan pengendalian intern PT Kota Mas, yaitu:
a. Struktur Organisasi
Berdasarkan unsur struktur organisasinya, pengendalian intern pada bagian
ini dibuktikan dengan adanya:
a.1. Bagian Penjualan telah terpisah dari Bagian Akuntansi sehingga dapat
menghindari terjadinya kecurangan dalam bentuk catatan akuntansi
yang fiktif.
a.2. Fungsi akuntansi terpisah dari fungsi kas yang terlihat adanya
pemisahan antara Bagian Akuntansi dengan Bagian Kasir. Pemisahan
65
kedua fungsi ini pada PT Kota Mas akan mencegah terjadinya
manipulasi pada transaksi penerimaan kas.
a.3. Transaksi penjualan di PT Kota Mas telah dilaksanakan lebih dari satu
bagian, yaitu Bagian Penjualan, Bagian Gudang, Bagian Akuntansi, dan
Bagian Pengiriman Barang. Dengan demikian akan tercipta internal
check di antara bagian-bagian yang terkait dengan transaksi penjualan
sehingga pekerjaan yang satu akan dicek ketelitian dan keandalannya
dengan bagian-bagian lainnya.
b. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
Pengendalian intern dilihat dari sistem otorisasi dan prosedur pencatatan PT
Kota Mas dibuktikan dengan adanya:
b.1. Penerimaan order dari pembeli yang dicatat dalam Sales Order, Surat
Permintaan Barang, Surat Jalan, dan Faktur Penjualan yang diotorisasi
oleh Manajer Penjualan. Bukti Tanda Terima juga diotorisasi oleh
Manajer Keuangan. Ini merupakan pengendalian intern yang baik
dalam prosedur penjualan PT Kota Mas.
b.2. Pelanggan diminta untuk menandatangani Surat Jalan pada saat
penyerahan barang sebagai bukti bahwa pelanggan telah menerima
barang sesuai dengan pesanannya. Hal ini bertujuan untuk menghindari
pencurian yang dapat dilakukan oleh Bagian Pengiriman. Ini
merupakan pengendalian intern yang baik dalam prosedur penjualan PT
Kota Mas.
66
Namun masih terdapat kelemahan pada bagian ini yaitu Bagian
Pengiriman tidak melakukan otorisasi atas Surat Jalan yang telah selesai
dikirim ke pelanggan. Bagian Pengiriman sebaiknya melakukan otorisasi atas
Surat Jalan yang telah dikirimkan ke pelanggan dengan membubuhkan cap
“sudah dikirim” pada Surat Jalan yang telah ditandatangani oleh pelanggan.
Hal ini dilakukan untuk meningkatkan pengendalian intern yang lebih baik
dalam prosedur penjualan.
c. Praktek yang Sehat
Pengendalian intern bagian ini dilihat dari penggunaan password dan user
name pada saat login yang berkaitan dengan file-file penjualan dan seluruh
dokumen-dokumen yang berkaitan dengan penjualan telah pre-numbered
sehingga dapat diketahui apabila terdapat dokumen yang hilang. Ini
merupakan pengendalian intern yang baik dalam prosedur penjualan PT Kota
Mas.
d. Karyawan yang Kompeten
Secara keseluruhan, karyawan-karyawan PT Kota Mas bekerja sesuai dengan
tugasnya masing-masing dan bertanggung jawab kepada atasannya sesuai
dengan struktur organisasi yang ada pada PT Kota Mas. Namun secara
khusus, masih ada karyawan pada beberapa departemen yang melakukan
kesalahan yaitu:
d.1. Sering terjadi kesalahan pencatatan dalam penerimaan pesanan
penjualan karena Bagian Penjualan mengalami miscommunication
ketika
pesanan
dari
pelanggan
melalui
telepon.
Sehingga
67
mengakibatkan salah kirim barang ke pelanggan dan menyebabkan
terjadinya retur penjualan.
d.2. Ubin atau marmer yang dikirim ke pelanggan tidak dibungkus dengan
kardus dan diletakkan secara bertumpuk di truk pengangkut. Ketika
mengantarkan pesanan barang ke pelanggan, kadang-kadang Bagian
Pengiriman kurang hati-hati sehingga ubin atau marmer menjadi retak
atau pecah. Hal ini dapat berakibat menurunnya penjualan.
Kesalahan dan kelalaian karyawan menjadikan karyawan tersebut
menjadi kurang kompeten. Pengendalian intern pada bagian ini harus lebih
ditingkatkan lagi dengan cara memperbaiki kesalahan yang telah terjadi dan
menghindari kesalahan maupun kelalaian.
Perbaikan kesalahan tersebut dapat dilakukan dengan cara
karyawan Bagian Penjualan harus lebih berhati-hati dan lebih teliti dalam
mencatat pesanan dari pelanggan, sedangkan pada Bagian Pengiriman,
sebaiknya menggunakan kardus sebagai sarana dalam melakukan pengiriman
barang. Dan seperti rekomendasi dari pembahasan sebelumnya, sebaiknya
pesanan dari pelanggan juga disertai dengan Purchase Order dari pelanggan
sebagai sarana pengendalian yang baik untuk Bagian Penjualan. Hal ini
sebaiknya dilakukan untuk menciptakan karyawan yang kompeten agar
tercipta pengendalian intern yang baik.
68
IV.3. Evaluasi Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas pada PT Kota Mas
Pada bab sebelumnya telah dijabarkan mengenai sistem informasi
akuntansi penerimaan kas yang sedang berjalan di perusahaan. Dari penjabaran
tersebut maka dapat diketahui kebaikan-kebaikan dan kelemahan-kelemahan
sistem tersebut. Kebaikan dan kelemahan dilihat dari segi pengendalian aplikasi
yaitu pengendalian masukan, pengendalian proses, dan pengendalian keluaran.
a. Pengendalian Masukan
Kebaikan-kebaikan dari sistem informasi akuntansi penerimaan kas
perusahaan yang sedang berjalan saat ini dari segi pengendalian masukan
adalah:
a.1.
Penginputan transaksi melalui terminal komputer dilakukan dengan
dukungan dokumen yang telah diotorisasi.
Sebelum memasukkan data ke terminal maka dokumen yang
dijadikan dasar untuk menginput telah diotorisasi oleh pejabat yang
berwenang. Untuk menghasilkan informasi yang akurat maka input
data juga harus bisa diyakini kebenaran dan keabsahannya dengan
adanya penandatanganan pada dokumen tersebut. User tinggal
mencocokkan data yang ada pada dokumen dengan data yang tertera
pada layar monitor.
a.2.
Penggunaan password untuk mengakses sistem.
Untuk mengakses sistem, user harus memasukkan password agar
pihak-pihak yang berkepentingan saja yang dapat mengakses sistem
tersebut. Jika password yang dimasukkan benar maka user dapat
69
menjalankan program. Jika password yang dimasukkan salah maka
user tidak dapat menjalankan program.
Kelemahan dari sistem informasi akuntansi penerimaan kas saat ini
dari segi pengendalian masukan adalah:
1. Perusahaan tidak pernah melakukan cash opname.
Kondisi:
Setiap penerimaan kas yang diterima oleh kasir pada sore hari, akan
disimpan dalam brankas dan disetorkan ke bank pada keesokan hari kerja
berikutnya. Dan perusahaan tidak pernah melakukan cash opname. Ini
merupakan pengendalian intern yang kurang baik.
Kriteria:
Seharusnya perusahaan melakukan cash opname secara teratur maupun
secara mendadak. Bagian Kasir juga seharusnya membuat catatan
mengenai jumlah kas yang disimpan dalam brankas dan mencatat tanggal
penyimpanan serta meminta otorisasi dari Manajer Keuangan.
Sebab:
Cash opname ini dilakukan untuk menghindari terjadinya lapping yang
mungkin dilakukan oleh pihak-pihak tertentu. Dan untuk mengecek
kejujuran kasir.
Akibat:
Jika lapping terjadi di dalam penerimaan kas maka akan merugikan
perusahaan karena kas merupakan pendapatan perusahaan yang likuid
yang sangat berperan penting dalam kelangsungan hidup perusahaan.
70
Rekomendasi:
Perusahaan sebaiknya melakukan cash opname secara teratur maupun
mendadak untuk mencegah timbulnya fraud dalam penerimaan kas. Dan
sebaiknya perusahaan menerapkan kebijakan yang mengatur Bagian
Kasir untuk membuat catatan mengenai jumlah kas yang disimpan dalam
brankas dan mencatat tanggal penyimpanan serta meminta otorisasi dari
Manajer Keuangan agar tercipta pengendalian yang lebih baik.
2. Terdapat perangkapan fungsi pengawas data oleh Bagian Akuntansi.
Kondisi:
Di dalam sistem perusahaan yang sedang berjalan, fungsi pengawas data
dirangkap oleh Bagian Akuntansi. Bagian Akuntansi juga menyimpan
hasil-hasil back up file perusahaan.
Kriteria:
Seharusnya perusahaan mempunyai fungsi pengawas data yang terpisah
dari Bagian Akuntansi.
Sebab:
Fungsi pengawas data ini dibutuhkan untuk menghindari tidak
terkontrolnya
pemakaian
database
perusahaan
dimana
database
perusahaan dapat diakses oleh pihak yang sebenarnya tidak berhak atas
data yang diakses.
Akibat:
Kondisi seperti ini akan mengakibatkan lock atas database tidak berjalan
dengan semestinya sehingga tidak menjamin keamanan data dari pihak
yang tidak berhak mengakses data. Dan juga back up data yang dilakukan
71
tidak berfungsi dengan baik sehingga menyebabkan melemahnya sistem
pengamanan data yang berdampak buruk bagi operasional perusahaan
jika terjadi kecelakaan pada data-data utama.
Rekomendasi:
Untuk mengatasi kondisi seperti ini, perusahaan sebaiknya memisahkan
fungsi pengawas data dari Bagian Akuntansi. Perusahaan dapat membuat
Bagian Pengawas Data yang berdiri sendiri yang nantinya bertanggung
jawab langsung kepada Direktur Utama dan mempunyai tugas untuk
bertanggung jawab atas sistem perusahaan, melakukan maintenance
terhadap sistem untuk menghindari terjadinya kesalahan, dan menangani
setiap masalah yang ditimbulkan oleh sistem tersebut.
b. Pengendalian Proses
Kebaikan-kebaikan dari sistem informasi akuntansi penerimaan kas
perusahaan yang sedang berjalan saat ini dari segi pengendalian proses
adalah:
b.1
Penggunaan Control Total Check terhadap data yang diproses.
Control Total Check dalam penerimaan kas ini digunakan untuk
mendeteksi apakah transaksi penerimaan kas (contohnya: rekening
koran bank) telah diproses dengan lengkap dan benar. Pengendalian
ini dilakukan dengan membandingkan saldo hasil proses update
dengan saldo hasil perhitungan manual.
b.2.
Melakukan back up file terhadap file yang ada.
File-file yang di back up ini adalah semua file yang berhubungan
dengan penjualan, yaitu master file buku besar, file transaksi
72
penerimaan kas dan file transaksi penerimaan bank. File-file tersebut
diback up oleh para bagiannya masing-masing. Back up file ini
disimpan ke dalam compact disk (CD) dan CD hasil back up tersebut
disimpan oleh Bagian Akuntansi.
c. Pengendalian Keluaran
Kebaikan-kebaikan dari sistem informasi akuntansi penerimaan kas
perusahaan yang sedang berjalan saat ini dari segi pengendalian proses
adalah:
c.1.
Menghancurkan hasil output yang salah dan tidak terpakai lagi.
Jika terdapat hasil output yang sudah tidak terpakai lagi baik itu
dokumen maupun laporan, maka hasil output tersebut harus
dihancurkan. Hal ini dilakukan untuk mencegah adanya manipulasi
data yang mungkin saja dilakukan oleh salah satu pihak. Jadi, untuk
mencegah itu terjadi dilakukan penghancuran terhadap hasil output
yang sudah tidak terpakai lagi.
c.2.
Penyimpanan dan penyusunan dokumen telah sesuai dengan nomor
urut untuk memudahkan pencarian dokumen.
Dokumen-dokumen yang dihasilkan dari sistem ini telah disimpan
dan disusun sesuai dengan nomor urut tercetak untuk memudahkan
pencarian dokumen apabila dibutuhkan.
73
IV.4. Evaluasi Sistem Pengendalian Intern atas Penerimaan Kas pada PT Kota
Mas
Unsur-unsur sistem pengendalian intern atas penerimaan kas PT Kota
Mas adalah:
a. Struktur Organisasi
Pengendalian intern pada bagian ini dilihat dari:
a.1. Telah adanya pemisahan antara Bagian Akuntansi dan Bagian Kasir
a.2. Adanya pemisahan fungsi antara fungsi penerimaan kas (Bagian Kasir)
dengan fungsi penjualan (Bagian Penjualan) untuk mencegah terjadinya
penyelewengan uang kas.
a.3. Transaksi penerimaan kas di PT Kota Mas telah dilaksanakan lebih dari
satu bagian, yaitu Bagian Kasir, Bagian Akuntansi, dan Bagian
Pengiriman. Dengan demikian akan tercipta internal check di antara
bagian-bagian yang terkait transaksi penerimaan kas sehingga
pekerjaan bagian yang satu akan dicek ketelitian dan keandalannya
dengan bagian-bagian lainnya.
b. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
Pengendalian intern pada bagian ini dilihat dari:
b.1. Bukti Kas Masuk (BKM) dan Bukti Setor Bank (BSB) yang dibuat oleh
Bagian
Kasir
diotorisasi
oleh
Manajer
Keuangan
sebagai
pertanggungjawaban penyetoran ke bank.
b.2. Pencatatan ke dalam catatan akuntansi didasarkan atas dokumen
sumber yang dilampiri dengan dokumen pendukung.
74
c. Praktik yang Sehat
Hasil pembayaran langsung disetorkan ke bank pada hari yang sama atau
paling lambat hari kerja berikutnya dan disimpan di brankas. Ini merupakan
pengendalian intern yang baik pada prosedur penerimaan kas PT Kota Mas.
Namun Bagian Kasir mengetahui nomor kunci kombinasi brankas dan
perusahaan juga tidak pernah melakukan cash opname sehingga ini dapat
menimbulkan celah bagi kasir untuk melakukan penggelapan kas. Hal ini
merupakan pengendalian intern yang kurang baik. Apabila penerimaan kas
baru dapat diterima oleh Bagian Kasir pada sore hari, maka Bagian Kasir
seharusnya membuat catatan mengenai jumlah kas yang disimpan dalam
brankas dan mencatat tanggal penyimpanan serta meminta otorisasi dari
Manajer Keuangan. Hal ini dilakukan untuk menghindari penggelapan kas
oleh kasir dan untuk menciptakan pengendalian intern yang lebih baik.
d. Karyawan yang Kompeten
Karyawan PT Kota Mas telah bekerja sesuai dengan tugasnya masing-masing
dan bertanggungjawab terhadap atasannya sesuai dengan struktur organisasi
yang ada pada PT Kota Mas.
IV.5. Evaluasi Struktur Organisasi untuk Meningkatkan Pengendalian Intern
pada PT Kota Mas
Berdasarkan struktur organisasi dari PT Kota Mas, maka evaluasi atas
struktur organisasi PT Kota Mas adalah:
a. Struktur organisasi yang digunakan adalah struktur organisasi garis karena
terdapat kekuasaan langsung yang mengalir dari atasannya ke bawahannya
75
secara langsung dan setiap bawahan hanya bertanggung jawab kepada
seorang atasan saja, yang terlihat pada hubungan antara Manajer Produksi
yang membawahi Bagian Produksi.
b. Departementasi yang digunakan oleh PT Kota Mas adalah departementasi
berdasarkan fungsi, dimana dilakukan dengan mengelompokkan fungsifungsi kegiatan dalam perusahaan, yang dapat dilihat dengan adanya fungsi
penjualan, fungsi produksi, dan lain-lain.
c. Wewenang yang digunakan adalah wewenang garis dan wewenang staf.
Wewenang garis adalah wewenang dimana seorang atasan memerintah
bawahannya secara langsung, yang terlihat antara hubungan Direktur Utama
dengan manajer-manajernya. Wewenang staf adalah wewenang untuk
memberikan pendapat secara langsung sehingga dapat membantu atasan
dalam melaksanakan kegiatan operasi perusahaan, yang terlihat dalam
hubungan antara Manajer Penjualan kepada Direktur Utama dengan memberi
saran atau pendapat mengenai penjualan dalam perusahaan.
d. Bagian Gudang dalam struktur organisasi PT Kota Mas berada di bawah
pengawasan Manajer Pembelian.
Kelemahan dari struktur organisasi PT Kota Mas saat ini adalah Bagian
Gudang berada di bawah pengawasan Manajer Pembelian.
Kondisi:
Bagian Gudang berada di bawah pengawasan Manajer Pembelian dan Bagian
Gudang bertanggung jawab kepada Manajer Pembelian.
76
Kriteria:
Bagian Gudang seharusnya berada di bawah pengawasan Manajer Produksi.
Sebab:
Manajer Produksi adalah pihak yang paling tepat untuk mengetahui berapa
banyak jumlah persediaan barang yang masih terdapat di gudang agar Manajer
Produksi dapat merencanakan dengan sebaik-baiknya berapa jumlah barang yang
harus diproduksi dan kapan dilakukan proses produksi yang didasarkan pada
jumlah persediaan barang di gudang.
Akibat:
Ketepatan perencanaan produksi akan menunjang kegiatan penjualan. Penjualan
akan lancar bila produksi pun berjalan lancar.
Rekomendasi:
Untuk itu maka sebaiknya Bagian Gudang bertanggung jawab kepada Manajer
Produksi, bukan kepada Manajer Pembelian.
77
IV.6. Usulan Struktur Organisasi
Setelah melakukan evaluasi terhadap sistem informasi akuntansi penjualan dan penerimaan kas dan evaluasi struktur organisasi
pada PT Kota Mas maka penulis ingin memberikan usulan kepada perusahaan agar sistem yang ada menjadi lebih baik dan
pengendalian intern perusahaan pun diharapkan mengalami peningkatan.
RUPS
Dewan Komisaris
Direktur Utama
Manajer
Keuangan
Kasir
Bagian
Akuntansi
Manajer
Penjualan
Bagian
Penjualan
Bagian
Pengiriman
Barang
Manajer
Produksi
Bagian
Produksi
Bagian
Gudang
Manajer
Pembelian
Manajer
Personalia
Bagian
Penerimaan
Barang
Bagian
Personalia
Pengawas
Data
Salesman
78
Untuk lebih memahami fungsi yang terdapat dalam usulan struktur
organisasi, maka berikut ini akan diuraikan mengenai tugas dan tanggung jawab dari
bagian yang diusulkan.
1. Manajer Produksi
Tugas dan tanggung jawabnya:
1) Menetapkan rencana produksi dan menyusun jadwal produksi sesuai dengan
jumlah unit perusahaan.
2) Menyetujui pembelian bahan baku dan mengkaji pemakaian bahan baku.
3) Merencanakan jumlah produksi yang dihasilkan serta mengadakan pengawasan
secara intensif.
4) Mengawasi kinerja Bagian Gudang dan melakukan perencanaan produksi yang
tepat berdasarkan laporan persediaan dari Bagian Gudang.
2. Bagian Gudang
Tugas dan tanggung jawabnya:
1) Bertanggung jawab atas semua pengeluaran dan penerimaan barang.
2) Mencatat serta membuat laporan jumlah persediaan barang secara periodik.
3) Mengatur penerimaan barang dan memastikan barang yang diterima dalam
keadaan baik.
4) Bertanggung jawab kepada Manajer Produksi dalam menjalankan tugasnya dan
melaporkan semua hal tentang persediaan kepada Manajer Produksi.
79
3. Bagian Pengawas Data
Tugasnya:
1) Bertanggung jawab kepada Direktur Utama
2) Bertanggung jawab terhadap sistem perusahaan dan melakukan maintenance
untuk menghindari terjadinya kesalahan.
3) Melakukan perubahan atas sistem bila sistem sudah tidak sesuai dengan kondisi
perusahaan.
4) Melakukan back up file terhadap file-file perusahaan untuk menjamin keamanan
data sehingga data hanya dapat diakses oleh pihak-pihak yang berkepentingan
saja.
80