EVALUASI PENGENDALIAN INTERNAL ATAS AKTIVITAS

EVALUASI PENGENDALIAN INTERNAL
ATAS AKTIVITAS PENERIMAAN DAN
PENGELUARAN KAS PADA PT
TELEKOMUNIKASI INDONESIA Tbk
Annisa Fina Rizkiany, Hery Gunawan
Universitas Bina Nusantara, Jl. Kebon Jeruk Raya No. 27, Jakarta Barat 11530
(021) 53696969, 53696999/ (021) 5300244
[email protected]
ABSTRACT
The purpose of this study is to determine the application of internal control of cash receipts and
payments, identify strengths and weaknesses related to internal control applied, and provide
recommendations on the implementation of the internal control system of cash receipts and
payments at PT Telekomunikasi Indonesia Tbk. The research method used is descriptive method
and object of research used is the internal operating procedures of cash receipts and payments.
This study analyzes the application of appropriate internal control in accordance with COSO
internal control components and shortcomings in the internal control of cash receipts and
payments at PT Telekomunikasi Indonesia Tbk. The conclusion is internal control over cash
receipts and payments activity in PT Telekomunikasi Indonesia Tbk there is a weakness in the
telecommunications service payment system, but the whole operation is run effectively and
efficiently in accordance with COSO handling components.
Keywords: Internal Control, Cash Receipts, Cash Payments
ABSTRAK
Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui penerapan pengendalian internal terhadap
penerimaan dan pengeluaran kas, mengidentifikasi kelebihan dan kelemahan yang berkaitan
dengan pengendalian internal yang diterapkan, dan memberikan rekomendasi atas penerapan
pengendalian internal dalam sistem penerimaan dan pengeluaran kas pada PT Telekomunikasi
Indonesia Tbk. Metode penelitian yang digunakan adalah metode deskriptif dan objek
penelitian yang digunakan adalah prosedur pengendalian internal penerimaan dan
pengeluaran kas. Penelitian ini menganalisis penerapan pengendalian internal sesuai dengan
komponen pengendalian internal menurut COSO serta kelemahan yang terdapat pada
pengendalian internal penerimaan dan pengeluaran kas pada PT Telekomunikasi Indonesia
Tbk. Simpulannya adalah pengendalian internal atas aktivitas penerimaan dan pengeluaran kas
yang ada pada PT Telekomunikasi Indonesia Tbk terdapat kelemahan pada sistem pembayaran
jasa telekomunikasi, namun secara keseluruhan pengendalian sudah berjalan dengan efektif
dan efisien sesuai dengan komponen pengendalian COSO. (AFR)
Kata Kunci: Pengendalian Internal, Penerimaan Kas, Pengeluaran Kas
PENDAHULUAN
Kas adalah aset penting pada setiap perusahaan. Kas merupakan aset yang paling likuid sehingga
sangat berpengaruh pada aktivitas operasional perusahaan, dan merupakan aset yang paling rawan untuk
kemungkinan terjadinya penyimpangan apabila tidak dilakukan pengendalian dengan tepat. Dikatakan
rawan adalah karena kas bersifat sangat mudah dipindah tangankan dan tidak dapat dibuktikan
kepemilikannya, sehingga kas sangat mudah diselewengkan. Oleh karena itu perlu diadakan pengawasan
yang tepat terhadap kas dengan menerapkan sistem pengendalian internal sebaik-baiknya dan terinci agar
kas tetap terjaga dengan baik. Hingga saat ini, pengendalian internal merupakan subjek yang menjadi
perhatian luas dan masih sering diperdebatkan sejak sepuluh tahun terakhir. Menurut Thomas P. Kelly
yang dikutip oleh Drs. Amin Widjaja Tunggal, auditor internal, auditor eksternal, penyusun laporan
keuangan, asosiasi profesional, dan badan–badan legislatif mempunyai perhatian yang besar dalam
beberapa aspek pengendalian internal yaitu, apa yang membentuk pengendalian internal yang efektif dan
hubungan pengendalian internal terhadap pelaporan keuangan yang dapat diandalkan, serta peranan
pengendalian internal dalam strategi audit laporan keuangan yang efektif dan efisien.
Berdasarkan beberapa penelitian terdahulu, terdapat penelitian yang menjadi acuan dalam
penulisan skripsi ini, yaitu mengenai pengendalian internal yang dilakukan oleh Atika Harlia Sakira dan
Shelvyana Octavia. Atika Harlia Sakira (2012) dalam penelitiannya yang berjudul Evaluasi Pengendalian
Internal Atas Aktivitas Keuangan, Operasi, dan Pemasaran pada PT. Menara Kadin, diperoleh kesimpulan
bahwa masih terdapat kelemahan pengendalian internal pada perusahaan diantaranya karyawan yang
kurang memiliki integritas, tidak adanya pembagian tugas, serta invoice yang tidak bernomor urut.
Shelvyana Octavia (2011) dalam penelitiannya yang berjudul Evaluasi Sistem Pengendalian Intern atas
Penjualan Kredit, Piutang, dan Penerimaan Kas pada PT. Haskarma Prakarsa, diperoleh kesimpulan
bahwa perusahaan tidak menerapkan kebijakan tertulis mengenai wewenang dan tanggungjawab
karyawan, tidak adanya pemisahan tugas yang jelas antara fungsi pencatatan dan penerimaan, dan tidak
adanya auditor internal yang secara periodik melakukan pemeriksaan.
Berdasarkan isu pokok yang telah dijabarkan diatas, formulasi masalah yang akan dibahas dalam
penelitian ini adalah untuk memastikan apakah PT Telkom Indonesia sudah memiliki prosedur dan sistem
pengendalian yang baik dalam aktivitas penerimaan dan pengeluaran kas dan apakah terdapat kelemahan
dalam prosedur pengendalian internal atas aktivitas penerimaan dan pengeluaran kas pada PT. Telkom
Indonesia.
Adapun tujuan dari penelitian ini adalah untuk menganalisis penerapan pengendalian internal
terhadap penerimaan dan pengeluaran kas pada PT Telkom Indonesia Tbk, mengidentifikasi kelebihan
dan kekurangan yang berkaitan dengan pengendalian internal penerimaan dan pengeluaran kas yang
diterapkan pada PT Telkom Indonesia Tbk serta memberikan rekomendasi atas penerapan pengendalian
internal apabila terdapat kelemahan dalam sistem penerimaan dan pengeluaran kas pada PT Telkom
Indonesia Tbk.
METODE PENELITIAN
Berdasarkan jenisnya penelitian ini dikategorikan sebagai penelitian kualitatif dan berdasarkan kedalaman
risetnya penelitian ini kategorikan sebagai penelitian studi kasus karena penelitian ini hanya
mengumpulkan data, mencari fakta, kemudian membahas dan dianalisis serta diinterpretasikan
berdasarkan landasan teori yang ada. Teknik pengumpulan data yang dilakukan yaitu :
1. Studi lapangan, dimana penelitian dilakukan dengan cara datang langsung ke objek penelitian
untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan.
Teknik ini dilakukan dengan cara :
a. Observasi, yaitu pengamatan secara langsung kegiatan yang dilakukan oleh bagian keuangan PT
Telkom Tbk.
b. Wawancara, yaitu dengan cara tanya-jawab secara langsung dengan responden penelitian
(personil bagian keuangan).
Studi pustaka, yaitu pengumpulan data dengan cara mengumpulkan dan mempelajari teori-teori
literatur, dan tulisan yang berhubungan dengan penelitian.
2.
HASIL DAN BAHASAN
Berdasarkan objek penelitian, maka evaluasi pengendalian internal yang akan dibahas adalah evaluasi
pengendalian internal secara umum pada PT. Telkom, evaluasi pengendalian internal atas aktivitas
penerimaan kas, dan evaluasi pengendalian atas aktivitas pengeluaran kas.
3.1 Evaluasi Pengendalian Internal PT. Telkom Secara Umum
1.
Lingkungan Pengendalian (Control Environment)
Lingkungan pengendalian merupakan fondasi untuk keempat komponen pengendalian yang
lain didalam perusahaan. Pengendalian ini terdiri dari tindakan, kebijakan, dan prosedur yang
menggambarkan bagaimana sikap manajemen puncak, direksi, dan pemilik entitas mengenai
pengendalian internal dan pentingnya bagi entitas.
1) Integritas dan niai etis
Dalam sosialisasi dan penerapannya, setiap tahun PT. Telkom selalu mengingatkan
karyawan mengenai tata nilai dan etika melalui survei internal untuk mengetahui efektivitas
penerapan budaya perusahaan dan etika bisnis yang didalamnya memuat kuesioner dan studi
kasus terkait pemahaman GCG, etika bisnis, fraud, manajemen risiko, pengendalian internal
(SOA), whistleblower, tata kelola, TI, menjaga keamanan informasi, dan hal-hal lainnya
yang berkaitan dengan praktek tata kelola perusahaan. Selain itu, adanya pelanggaran kode
etik oleh karyawan juga akan dikenakan sanksi sesuai dengan ketentuan yang tertera
diperusahaan.
2) Komitmen terhadap kompetensi
PT. Telkom memiliki standar kompetensi masing-masing untuk setiap bagian pekerjaannya.
Guna mendukung proses pengelolaan pengetahuan tersebut, perusahaan telah menyediakan
Knowledge Management System yang merupakan bank data (repository) sebagai sarana bagi
setiap karyawan untuk meningkatkan wawasan dan pengetahuan dengan cara mengunggah
atau mengunduh melalui sistem, sehingga diharapkan dapat menjadi solusi atas
beranekaragam permasalahan pekerjaan yang pada akhirnya mendorong pertumbuhan
produktivitas dan kualitas pekerjaan.
3) Dewan Komisaris dan partisipasi Komite Audit
Dewan Komisaris telah melaksanakan fungsinya mengawasi pelaksanaan tugas-tugas
Direksi dalam mengelola jalannya perusahaan. Komite Audit berada dibawah Dewan
Komisaris, Komite Audit menjalankan tugas berdasarkan mandat yang ditetapkan dengan
Keputusan Dewan Komisaris. Komite Audit perusahaan juga ikut serta dalam layanan
konsultasi internal, yang lebih merupakan solusi pencegahan sebagai antisipasi agar
penyelenggaraan bisnis tetap pada arah yang tepat dan taat pada rambu-rambu pertaturan
yang berlaku.
4) Filosofi dan gaya operasi manajemen
Dalam pengelolaan manajemennya, PT. Telkom berfokus kepada pelayanan pelanggan
untuk terus mengembangkan solusi terbaik. Kepuasan pelanggan tidaklah cukup, maka dari
itu perusahaan terus berusaha untuk memberikan lebih kepada pelanggan dengan cara terus
mengembangkan produk, meningkatkan kualitas jaringan dan menetapkan standar
pelayanan yang tinggi. Mengingat pentingnya aspek Sumber Daya Manusia (SDM) sebagai
salah satu sumber daya utama di setiap perusahaan, PT. Telkom memandang SDM sebagai
modal bagi organisasi, bukan sebagai aset perusahaan.
5) Struktur organisasi
Struktur organisasi yang digunakan oleh PT. Telkom adalah struktur organisasi berbentuk
bagan garis dan formal, yang menginformasikan dengan jelas tingkat jabatan, wewenang,
dan tanggung jawab dalam perusahaan. Struktur organisasi yang tertulis pada perusahaan
menunjukkan Direktur Utama sebagai karyawan pada level paling atas.
6) Pemberian wewenang dan tanggung jawab
Seperti yang telah diterapkan oleh PT. Telkom, wewenang yang diberikan kepada Direktur
Keuangan adalah bertanggung jawab menerapkan fungsi korporat terkait dengan Direktorat
Keuangan dan melaksanakan fungsi keuangan terpusat melalui financial center, serta
memastikan seluruh kegiatan investasi anak perusahaan.
7) Kebijakan dan praktik sumber daya manusia
Sebagai perusahaan milik pemerintah, PT. Telkom harus mempertahankan kinerja yang
telah dicapai hingga saat ini dan meningkatkan kinerja untuk kedepannya karena tanggung
jawabnya terhadap pemerintah. Sumber daya yang dimiliki perusahaan sudah memenuhi
standar yang telah ditetapkan. Perusahaan memiliki uraian pekerjaan (job description) untuk
setiap pekerjaan. Untuk merekrut pegawai baru, PT. Telkom mempunyai standard an
kualifikasi tertentu sesuai dengan tingkat kebutuhan operasional dan secara umum.
2.
Penilaian Risiko (Risk Assessment)
Penilaian risiko mempertimbangkan kejadian ekstern dan intern yang mungkin timbul dan
secara tidak baik mempengaruhi kemampuan perusahaan untuk mencatat, mengolah,
mengihktisarkan, dan melaporkan data keuangan. Beberapa risiko intern yang muncul dan
dihadapi perusahaan diantaranya sebagai berikut :
1) Perubahan dalam lingkungan operasi
Misalnya seperti munculnya Peraturan Menkominfo tentang penyelanggaraan jasa pesan
premium dan pengiriman jasa pesan singkat memberikan dampak penurunan pendapatan
fitur, yakni terkait penerimaan kas dari telepon seluler. Kemudian, semakin
berkembangnya teknologi komunikasi telepon seluler mengakibatkan menurunnya
pemakaian telepon tidak bergerak di masyarakat, sehingga memberikan dampak
penurunan pendapatan telepon tetap (fixed line).
2) Perubahan Sistem Informasi
Penggunaan sistem aplikasi SAP mempermudah proses transaksi penerimaan dan
pengeluaran kas di perusahaan karena semua sudah terintegrasi secara terpadu sesuai
prosedur, setiap kegiatan diinput kedalam sistem agar semua yang terkait dapat
menerima informasi yang sama dalam waktu cepat sehingga mempercepat penyebaran
informasi. Namun perkembangan aplikasi akan semakin canggih lagi kedepannya,
apabila perusahaan tidak bisa mengimbangi maka akan berisiko mempengaruhi kegiatan
pengendalian.
3) Pertumbuhan yang cepat
Pertumbuhan perusahaan menjadi semakin berkembang akan membutuhkan personil
tambahan untuk mendukung personil yang sudah ada dalam menjalankan tugasnya.
Apabila perusahaan tidak dapat menangani dengan cepat terhadap pertumbuhan
perusahaan maka akan dapat membebani pengendalian dan meningkatkan risiko
melemahnya pengendalian yang sudah ada.
4) Teknologi baru
Menggabungkan teknologi baru pada perusahaan dapat meningkatkan risiko aplikasi.
Seperti risiko kerusakan sistem, sistem menolak data yang di-input, system down, dan
lain-lain. Sehingga membutuhkan pengendalian internal mengenai sistem.
5) Pernyataan akuntansi
Perubahaan standar akuntansi di Indonesia dari US GAAP menjadi International
Financial Reporting Standards (IFRS) serta adanya revisi pada peraturan akuntansi
dapat berpengaruh pada kegiatan pelaporan keuangan perusahaan. Sistem pencatatan atas
transaksi juga mengalami perubahan, meskipun tidak semuanya, namun tetap
mengharuskan perusahaan mengikuti peraturan yang ditetapkan oleh pemerintah,
sehingga perlu evaluasi lagi bagi karyawan untuk memahami standar pelaporan menurut
IFRS. Kemungkinan adanya perubahan standar akuntansi lagi kedepannya dapat
menimbulkan risiko pencatatan pada pelaporan keuangan.
6) Keterlambatan pembayaran
Keterlambatan pembayaran oleh pelanggan retail dapat diatasi dengan cara memblokir
jaringan telekomunikasi yang digunakan hingga pelanggan melakukan pembayaran.
Berbeda dengan pelanggan korporat yang menyewa jasa jaringan, perusahaan tidak bisa
dengan mudah memutus jaringan yang digunakan karena akan menimbulkan masalah
lain. Keterlambatan atau penunggakan pembayaran dapat mempengaruhi pendapatan
perusahaan, karena penerimaan yang berasal dari pelanggan korporat jumlahnya tidak
sedikit. Jika penunggakan terjadi pada tahun berjalan akan mempengaruhi cash flow
perusahaan. Maka dari itu, perlu dilakukan pendekatan dengan cara me-lobby atau
negosiasi kepada pelanggan mengenai masalah penunggakan pembayaran tersebut.
7) Tidak tercapainya target
Target Unit Collection Management adalah berapa banyak collection yang diperoleh,
apabila target tidak tercapai maka akan mempengaruhi kualitas kinerja management dan
menurunkan kepercayaan perusahaan terhadap unit ini sehingga dapat mempengaruhi
efektivitas dan efisiensi aktivitas penerimaan dan pengeluaran kas.
3.
Aktivitas Pengendalian (Control Activity)
Dengan berpedoman pada COSO Internal Control framework, pengendalian internal
yang dipergunakan untuk menjamin keandalan pelaporan keuangan, pengendalian yang
telah dilakukan oleh perusahaan antara lain :
1) Tingkat Pengendalian Entitas
Formulasi kebijakan, implementasi, dan pengendalian pengungkapan sesuai dengan
SOA. Membangun komitmen pengelolaan perusahaan sesuai etika memalui tata kelola
yang baik dengan cara penerapan etika bisnis, mencegah benturan kepentingan,
whistleblower, pemerapan risk management di setiap unit bisnis, penerapan program
fraud, dan lain-lain. Menyelenggarakan asesmen risiko rutin dan risk profiling sebagai
early detection system. Yang terakhir, melakukan berbagai audit untuk menjamin
efektivitas dari penerapan pengendalian entitas.
2) Tingkat Pengendalian Transaksi
Merancang bisnis proses dengan menggunakan risk based control dan menerapkan
pemisahan kewenangan berdasarkan prinsip segregation of duties, memberlakukan
disiplin kerja , memperbaiki bisnis proses secara rutin, melakukan berbagai audit untuk
menjamin efektivitas dari penerapan pengendalian tingkat transaksi.
3) Pengendalian Teknologi Informasi
Memformulasikan kebijakan IT dan master plan guna menegakkan IT Governance,
menjamin perkembangan dan perubahan dalam operasi dan aplikasi IT, dan menjamin
bahwa penggunaan aplikasi telah sesuai dengan pengaturan otorisasi dan hak akses,
seperti manajemen password, end user computing, dan lain-lain.
4.
Informasi dan Komunikasi (Information and Communication)
Penguatan tata kelola teknologi informasi terus diupayakan, mengingat PT. Telkom adalah
perusahaan yang bergerak dalam bisnis informasi dan manyalurkan data/informasi
pelanggan yang harus terjamin keamanannya. Hampir seluruh titik dalam value-chain
perusahaan, yang mencakup pengoperasian jaringan seluruh infrastruktur alat prduksi,
semua aspek penting dalam manajemen perusahaan seperti keuangan, logistik, sumber daya
manusia termasuk juga pelayanan kepada karyawan, pelanggan, pemasok, dan pemangku
kepentingan lainnya telah terintegrasi dalam jaringan TI. Beberapa contoh praktik tata
kelola TI dalam operasi perusahaan adalah pengelolaan user access review, password
management, pengelolaan audit log/audit trail, pengelolaan end user computing.
5.
Pemantauan (Monitoring)
PT. Telkom memiliki Audit Internal yang senantiasa melakukan pemantauan atas kinerja
perusahaan. Berdasarkan hasil observasi dan wawancara dengan perusahaan, diperoleh
keterangan bahwa, setiap triwulan, unit bisnis melakukan Control Self Assessment (CSA)
terhadap pengendalian internal. Secara periodik, internal audit melakukan evaluasi terhadap
hasil CSA tersebut dan mengukur tingkat kecukupannya dan menghasilkan rekomendasi
perbaikan baik terhadap rancangan maupun pelaksanaan.
3.2 Evaluasi Pengendalian Internal PT. Telkom atas aktivitas penerimaan dan
pengeluaran kas
1.
Lingkungan Pengendalian (Control Environment)
Seluruh kegiatan yang berhubungan dengan penerimaan dan pengeluaran kas dilakukan oleh
suatu unit didalam perusahaan yaitu Finance, Billing & Collection Center. Didalam unit ini
terdapat sumber daya yang kompeten dan menjunjung tinggi kedisiplinan terhadap peraturan
yang ditetapkan oleh perusahaan.
Proses pembayaran atas jasa telekomunikasi dilakukan oleh pelanggan melalui transfer atau
melalui Plaza Telkom terdekat. Pembayaran melalui transfer ditujukan kepada rekening Bank
Operasional sebagai penampung sementara yang kemudian oleh bank operasional akan
ditransfer ke rekening Korporat pada hari itu juga, sehingga tidak ada saldo yang mengendap.
Kerjasama antara personil yang terkait dalam aktivitas penerimaan kas sudah dilakukan dengan
baik sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Penerimaan kas yang berasal
dari jasa telekomunikasi berada dibawah Deputy Billing&Collection dan Deputy Finance
Operation. Deputy Billing&Collection membawahi Billing Management yang bertanggung
jawab mengelola billing atau tagihan kepada pelanggan maupun dari vendor. Deputy Finance
Operation membawahi Unit Finance Service yang didalamnya terdapat Officer yang bertugas
menerima, memverifikasi, dan meng-input data atas transfer dari Bank Operasional ke Korporat.
Proses pengeluaran kas untuk biaya pemeliharaan harus melalui otorisasi oleh pejabat yang
memiliki wewenang atas setiap kegiatan. Mulai dari verifikasi atas kelengkapan dokumen dari
vendor, input data kedalam sistem, otorisasi surat perintah bayar (SPB) hingga persetujuan
pengeluaran kas, semua dilakukan oleh personil yang kompeten disertai pengendalian yang
sesuai dengan kondisi didalamnya. Setiap kegiatan pasti memiliki risiko namun perusahaan telah
mengantisipasi dengan cara menerapkan pengendalian-pengendalian yang dapat menghindari
dan meminimalisir terjadinya kesalahan dalam aktivitas pengeluaran kas.
2.
Penilaian Risiko (Risk Assessment)
Penerimaan Kas
Penilaian risiko dilakukan berdasarkan aktivitas yang terjadi dalam proses penerimaan kas,
diantaranya :
1. Ketika Bank Operasional melakukan transfer ke Korporat, jumlah transfer yang
diterima ternyata tidak tepat, atau transfer dilakukan tidak tepat waktu seperti
mendekati akhir bulan.
2. Memo jurnal yang dibuat berdasarkan dokumen pendukung tidak lengkap atau tidak
akurat karena kesalahan personil.
3. Input data transfer dari pelanggan korporat tidak akurat atau tidak lengkap.
4. Posting data transfer Bank Operasional ke Korporat tidak akurat atau tidak lengkap.
Pengeluaran Kas
Peniliaian risiko yang terkait didalam proses pengeluaran kas, diantaranya :
1. Dokumen pendukung dari vendor dan Checklist Pememeriksaan Dokumen tidak
lengkap atau tidak akurat.
2. Dokumen pertanggungan yang dikirim tidak lengkap atau tidak akurat.
3. Dokumen pertanggungan yang diterima tidak lengkap atau tidak akurat.
4. Terdapat duplikasi penginputan.
5. Posting tidak lengkap dan tidak akurat.
6. Proses dokumen pertanggungan pada SAP melebihi anggaran.
7. SPB yang dicetak tidak akurat.
8. SPB tidak absah, tidak akurat dan tidak diotorisasi oleh pejabat berwenang.
Risiko yang terkait dengan aplikasi SAP yang digunakan pada saat mengolah informasi :
9. Terdapat SPB yang telah di-approve tetapi status belum berubah.
10. Nota transfer dicetak sebelum SPB di-approve.
11. Duplikasi pencetakan Nota Transfer Pembayaran dan Daftar Transfer Pembayaran.
12. Nota Transfer Pembayaran dan Daftar Transfer Pembayaran dicetak tidak lengkap atau
tidak akurat.
3.
Aktivitas Pengendalian (Control Activity)
Aktivitas pengendalian yang akan dibahas adalah pengendalian yang dilakukan terhadap proses
penerimaan kas, dimulai sejak menerima bukti transfer dan Rekening Koran hingga pencatatan
memo jurnal. Serta aktivitas pengendalian terhadap pengeluaran kas dimulai dari menerima
dokumen pertanggungan sampai dengan persetujuan untuk melakukan pembayaran.
1) Penelaahan kinerja (Performance appraisal)
Pengecekan independen dan pelaksanaan praktik yang sehat
Pengecekan dan pengawasan dilakukan pada setiap proses yang terjadi dalam penerimaan
dan pengeluaran kas. Officer yang melakukan pekerjaannya selalu direview oleh personil
yang lebih tinggi jabatanya sebelum melanjutkan ke proses berikutnya. Pengecekan dan
pengawasan dimulai sejak awal proses dengan tujuan tetap terjaga keakuratan data hingga
akhir proses sehingga meminimalisir terjadinya kesalahan. Pengecekan secara independen
secara keseluruhan dilakukan oleh internal audit. Internal audit yang dibentuk oleh
perusahaan bertugas melakukan evaluasi terhadap hasil CSA secara periodik. CSA adalah
Control Self Assessment (CSA) yang dilakukan setiap triwulan terhadap pengendalian
internal untuk mengukur tingkat kecukupannya serta menghasilkan rekomendasi perbaikan
baik terhadap rancangan maupun pelaksanaan kegiatan didalam perusahaan.
2) Pengolahan informasi (Information processing)
Penerimaan Kas
Secara teknis, pelaksanaan collecting penerimaan pembayaran disamping langsung
melalui loket bank yang sudah ada kerjasama dengan PT. Telkom, juga dapat dilakukan
melalui loket Plaza Telkom dan selanjutnya harus disetorkan ke rekening perusahaan pada
bank pemerintah yang berfungsi sebagai penampung seluruh penerimaan, demikian juga
pembayaran yang diterima melalui loket Bank Operasional yang merupakan collecting
agent harus disetorkan secara langsung (daily transfer) ke rekening perusahaan pada bank
pemerintah yang berfungsi sebagai bank penampung tersebut, jadi prinsipnya di Bank
Operasional tidak ada saldo yang mengendap. Dalam pengolahan informasi terdapat
pengendalian aplikasi yang membantu untuk meyakinkan kelengkapan dan akurasi
pengolahan transaksi, otorisasi, dan validitas. Meskipun sistem yang digunakan oleh PT.
Telkom dalam mengolah informasi mengenai penerimaan kas sudah berjalan dengan
efektif dan efisien, namun masih ditemukan kelemahan pada proses identifikasi atas
pelanggan korporat yang melakukan pembayaran.
Kondisi :
Proses identifikasi pelanggan dilakukan oleh bagian treasury dan bagian keuangan
ketika di Rekening Koran tidak tertera nama pelanggan yang sudah melakukan transfer.
Ketidakjelasan identitas mengakibatkan uang yang sudah masuk statusnya menjadi uang
titipan meskipun secara cash sudah masuk di rekening perusahaan, dan berdampak pada
akun piutang usaha belum bisa di clear pada saat itu. Apabila transaksi penerimaan terjadi
mendekati akhir bulan maka akan menyebabkan pos piutang pada buku besar masih
terbuka hingga kegiatan tutup buku akhir bulan.
Pos piutang usaha yang masih terbuka secara administrasi sebenarnya akan
menimbulkan dua hal :
a.
Mempengaruhi pencapaian kinerja unit kerja keuangan dalam hal pengawasan dan
pengendalian piutang usaha.
b.
Akan menjadi sampling objek audit dan ini sangat riskan menjadi temuan catatan
opini auditor.
Pengeluaran Kas
Pengolahan informasi terutama mekanisme pencatatan dan pengeluaran kas juga sudah
didukung oleh penggunaan aplikasi SAP. Berawal ketika perusahaan menerima tagihan
dari vendor atas pekerjaan pemeliharaan jaringan yang telah selesai dikerjakan. Surat
tagihan disertai dokumen pendukung yakni Berita Acara mengenai pekerjaan yang telah
dilakukan dan Faktur Pajak. Perusahaan, khususnya bagian
verifikasi kemudian
memverifikasi kelengkapan data lalu diserahkan ke bagian Financial Service untuk
mencetak Surat Perintah Bayar (SPB). Bagian Cash&Bank melakukan pembayaran
berdasarkan SPB dan menyerahkan bukti transfer kepada vendor.
3) Pengendalian fisik (Physical controls)
a) Dokumen dan catatan yang memadai
Pengendalian internal yang baik atas dokumen dan catatan dapat memberikan jaminan
bahwa setiap transaksi sudah dijalankan dengan baik sesuai prosedur. Kelengkapan
dokumen akan menghasilkan informasi yang teliti dan dapat dipercaya bahwa telah ada
transaksi dengan bukti yang memadai. Dokumen yang memadai adalah dokumen yang di
otorisasi baik dengan tanda tangan ataupun stempel oleh pejabat yang berwenang.
Penerimaan Kas
Berdasarkan penelitian, diketahui bahwa Invoice akan berlaku sebagai tanda terima
pembayaran ketika transfer pelunasan oleh pelanggan sudah diterima oleh perusahaan.
Invoice tersebut berisi berisi nomor tagihan, nama pelanggan disertai alamat dan nomor
NPWP, tanggal pengukuhan, tanggal invoice, tanggal jatuh tempo pembayaran, periode
penggunaan jasa telekomunikasi yang ditagih, jumlah total tagihan, dan Tanda Bea Materai
Lunas dengan sistem komputerisasi. Lembar invoice juga disertai beberapa dokumen
pendukung yaitu berkas Berita Acara yang berisi detil penggunaan koneksi yang digunakan
oleh pelanggan selama periode yang ditagihkan, yang dibuat sebagai dasar penerbitan
invoice dan pelunasan tagihan. Pada saat pelanggan sudah melakukan pembayaran ke Bank
Operasional, maka Bank Operasional langsung mentransfer ke Bank Perusahaan. Bank
Operasional menyerahkan bukti transfer dan Rekening Koran kepada perusahaan, untuk
kemudian dibuatkan memo jurnal dalam SAP perusahaan berdasarkan dokumen tersebut.
Pengeluaran Kas
Pengeluaran kas untuk biaya operasi dan pemeliharaan jaringan terdiri dari beberapa
dokumen yang terkait, diantaranya :
1. Surat Kontrak. Surat persetujuan pengerjaan pemeliharaan antara PT. Telkom
dengan vendor.
2. Surat tagihan. Surat tagihan dari vendor untuk PT. Telkom.
3. Kuitansi/tanda terima uang. Kuitansi pembayaran dari PT. Telkom kepada
vendor.
4. Faktur pajak
5. Berita Acara uji terima barang untuk pekerjaan pemeliharaan
6. Lembar Justifikasi kegiatan (alasan mengapa kegiatan dilakukan)
Dokumen-dokumen pendukung diatas akas diperiksa kelengkapannya oleh bagian
verifikasi kemudian diserahkan ke bagian Financial Service. Di bagian Financial Service
terjadi pengolahan data yang menghasilkan Surat Perintah Bayar (SPB), setelah SPB
diotorisasi oleh pejabat berwenang maka akan dibuatkan dokumen Nota Transfer
Pembayaran dan Daftar Transfer Pembayaran.
Kondisi :
Dokumen pendukung yang diterima oleh perusahaan terkadang masih kurang lengkap,
sehingga pembayaran tidak bisa diproses hingga dokumen dilengkapi.
b) Otorisasi atas transaksi
Penerimaan Kas
Otorisasi atas dokumen terkait peneriman kas, diantaranya :
1. Invoice permintaan pembayaran kepada pelanggan, ditanda tangani oleh Manager
Payment & Collection.
2. Bukti transfer dari Bank Operasional dan Rekening Koran diotorisasi oleh
Operational Manager (OM) Financial Service.
3. Memo jurnal yang dibuat oleh Officer Financial Service direview dan
ditandatangani oleh OM Financial Service.
4. Dokumen hasil posting diotorisasi oleh Manager Cash Operation.
Pengeluaran Kas
Pengeluaran kas untuk biaya operasi dan pemeliharaan jaringan terdiri dari banyak
dokumen yang terkait disertai otorisasi oleh bagian yang memiliki wewenang, diantaranya :
1. Lembar Justifikasi kebutuhan barang dan atau jasa yang dibutuhkan untuk
pemeliharaan jaringan, yang berisi unit kerja, nama kegiatan, dan total nilai yang
dibutuhkan. Lembar justifikasi dibuat oleh Officer-3 Administrasi, diperiksa oleh
petugas Support Service, dan disertai lembar persetujuan.
2. Lembar form kebutuhan barang atau jasa dan rinciannya, yang berisi nama barang
dan jasa, jumlah yang diperlukan, serta total harga. Form ini dibuat oleh petugas
3.
4.
5.
6.
Network dan disetujui oleh Manajer Area, kemudian diproses oleh Officer-1
Network & Accounting.
Nota, yang ditujukan kepada pihak ketiga yang diberi tugas untuk melaksanakan
pekerjaan pemeliharaan.
Berita Acara, Surat permohonan pembayaran, Faktur pajak atas selesainya
pekerjaan oleh vendor. Tagihan ditujukan kepada PT. Telkom.
Lembar verifkasi pajak. Sebagai verifikator adalah Officer-2 Financial Service dan
Manajer Finanial Service sebagai reviewer.
Surat Perintah Bayar (SPB) dari PT. Telkom kepada vendor. Dokumen penagihan
disahkan oleh Officer-1 Financial Service dan disetujui oleh Manajer Financial
Service.
4) Pemisahan fungsi
Secara umum, pemisahan fungsi dapat dijelaskan seperti berikut : Kegiatan pengeluaran kas
ini dilakukan oleh satuan Unit Fungsional Logistik (Bagian Pengadaan Barang) dan Unit
Keuangan yang terdiri dari bagian verifikasi, financial service, kas&bank, dan akuntansi.
Masing-masing bertugas menerima, memeriksa, dan memverifikasi kelengkapan dokumen
pendukung dan mencetak SPB. Setelah direview keakuratan SPB, bagian keuangan (kas&bank)
melakukan transfer pembayaran kepada vendor disertai Nota dan Daftar Transfer Pembayaran.
Bagian Akuntansi melakukan posting jurnal dan member cap “PAID” pada berkas yang sudah
dibayar. Fungsi secara personil yang terkait penerimaan kas adalah fungsi Cash&Bank dan
Financial Service. Serta fungsi-fungsi yang terkait dalam aktivitas pengeluaran kas terdiri dari
fungsi Verification, Verification&Tax, Financial Service, Cash&Bank, dan fungsi Akuntansi.
4.
Informasi dan Komunikasi (Information and Communication)
Informasi mengenai seluruh aktivitas penerimaan dan pengeluaran kas sudah terkomputerisasi
dan mengacu pada ketentuan SAP terkait untuk bagian finansial. Mekanisme pencatatan atas
transaksi penerimaan kas yang sudah berjalan adalah melalui sistem aplikasi SAP tersebut,
melalui aplikasi ini seluruh penerimaan kas yang berasal dari pembayaran jasa telekomunikasi
dicatat dan diawasi karena aplikasi ini sudah terintegrasi secara terpadu.
Penggunaan sistem informasi pada PT. Telkom memberikan keunggulan penggunaan yang
powerfull, cepat, akurat, transparan, dan less manually. Namun demikian, seperti yang sudah
dijelaskan sebelumnya berdasarkan penelitian yang telah dilakukan di PT. Telkom ditemukan
bahwa masih sering terjadi ketika perusahaan mencetak Rekening Koran untuk melihat
pembayaran yang sudah dilakukan oleh pelanggan, tidak tertera nama perusahan melainkan
hanya nomor rekening. Terutama jika pembayaran yang dilakukan mendekati akhir bulan,
mengakibakan akun Piutang Usaha belum bisa di clear pada saat itu walaupun uang secara cash
sudah masuk ke rekening PT. Telkom tetapi statusnya adalah uang titipan dan belum diakui
pendapatan.
5.
Pemantauan (Monitoring)
Penerimaan Kas
Seluruh penerimaan kas yang berasal dari pembayaran jasa telekomunikasi diawasi secara real
time melalui sistem. Kegiatan monitoring untuk aktivitas penerimaan kas secara otomatis
melalui database pelanggan yang dimiliki perusahaan. PT. Telkom memiliki database pelanggan
retail dan wholesale, pelanggan retail adalah pelanggan yang menggunakan telepon tetap,
pelanggan wholesale adalah perusahaan yang menyewa jaringan untuk kepentingan usahanya,
contohnya untuk menghubungkan perusahaan pusat dengan cabang didaerah tertentu. Untuk
pelanggan retail, setiap tanggal 20 sistem akan menunjukkan pelanggan yang sudah dan belum
membayar tagihan, apabila ada pelanggan yang belum membayar tagihannya maka akan
diblokir. Sedangkan untuk pelanggan wholesale, PT. Telkom tidak bisa dengan mudah
memutuskan sambungan jaringan karena akan menimbulkan masalah baru. Maka dari itu,
pendekatan yang dilakukan diantaranya negosiasi mengenai masalah penyebab keterlambatan
bayar.
Pengeluaran Kas
Pengeluaran kas yang bersifat pembayaran kepada pihak ketiga yaitu untuk biaya operasional
pemeliharaan jaringan, dari sejak dokumen tagihan ditujukan ke Telkom, maka perusahaan
mempunyai waktu 14 hari untuk membayar, semua ketentuan sudah ada di SAP. Adapun
pengeluaran kas yang bersifat internal contohnya penggantian imprest fund, perusahaan
mempunyai peraturan tersendiri yakni waktu 4 hari, semua ketentuan ada di SLA (Service Level
Agreement). Dokumen-dokumen yang terkait pengeluaran kas diotorisasi oleh personil yang
berwenang, oleh karena banyaknya dokumen yang harus diotorisasi dapat mengakibatkan
personil kelelahan dan kurang cermat dalam menanggapi dokumen-dokumen tersebut sehingga
perlu dilakukan pengecekan lagi oleh pihak yang independen atas kinerja setiap personil.
Perusahaan menerapkan pengendalian dalam hal ini dengan cara menempatkan personil yang
kompeten dan memiliki integritas yang tinggi terhadap pekerjaannya sejak awal.
SIMPULAN DAN SARAN
Simpulan
Berdasarkan hasil analisis dan bahasan terhadap evaluasi pengendalian internal atas aktivitas
penerimaan dan pengeluaran kas pada PT TELEKOMUNIKASI INDONESIA Tbk, dapat diperoleh
kesimpulan bahwa :
1. Perusahaan telah memiliki prosedur dan sistem pengendalian yang baik dalam aktivitas
penerimaan dan pengeluaran kas.
− Prosedur penerimaan kas yang berasal dari pelanggan dapat dilakukan melalui transfer
kepada bank perasional kemudian bank operasional akan menyetorkan langsung ke
rekening perusahaan di bank pemerintah. Pembayaran juga dapat dilakukan dengan cara
datang langsung ke loket Plaza Telkom terdekat yang kemudian akan disetorkan langsung
ke rekening perusahaan. Jadi, tidak ada saldo yang mengendap di bank operasional.
− Sistem pengendalian dilakukan secara manual oleh pejabat yang memiliki wewenang
dengan mereview data dan melakukan otorisasi. Pengendalian juga melalui sebuah
aplikasi System Application and Product in Data processing (SAP) yang telah terintegrasi
dengan jaringan perbankan yang sudah melakukan kerjasama dengan perusahaan,
pencatatan dan pengawasan dilakukan secara real time melalui aplikasi tersebut.
− Prosedur pengeluaran kas untuk biaya operasi dan pemeliharaan dilakukan apabila sudah
lengkap seluruh dokumen yang terkait dan diotorisasi oleh pejabat yang memiliki
wewenang.
− Sistem pengendalian selain oleh manajer setiap unit yang terkait, juga dilakukan melalui
sistem SAP dimana proses pancatatan dan pengawasan dilakukan secara real time
sehingga selalu terpantau setiap aktivitas pengeluaran yang dilakukan.
2.
3.
Adapun kelemahan yang terdapat pada sistem dalam aktivitas pemerimaan kas pada PT
TELEKOMUNIKASI INDONESIA Tbk, yaitu :
Masih terdapat setoran pembayaran dari pelanggan korporat yang masuk ke rekening perusahaan
tidak mencantumkan dengan jelas nama perusahaanya sehingga bagian treasury dan bagian
accounting tidak dapat mengidentifikasi yang mengakibatkan pencatatan Piutang usaha tidak
bisa di clear, walaupun secara cash uang sudah masuk ke rekening Perusahaan dan untuk hal ini
sementara akan dicatat sebagai uang titipan.
Walaupun penelusuran penerimaan pembayaran pada rekening Koran yang diterima dari Bank
dilakukan secara harian, tapi untuk transaksi penerimaan yang terjadi mendekati akhir bulan
tetap saja timbul kesulitan mengidentifikasi karena terkendala waktu sehingga pos piutang pada
saat tutup buku bulanan masih terbuka.
Kelemahan yang terdapat pada aktivitas pengeluaran kas mengenai dokumen yang kurang
lengkap adalah berasal dari vendor. Hal ini tidak berpengaruh secara signifikan terhadap
aktivitas yang berjalan didalam perusahaan. Perusahaan masih dapat mengatasinya dengan
menghubungi kembali vendor mengenai kelengkapan dokumen. Namun jika hal ini dibiarkan
dalam jangka panjang maka akan menghambat proses pembayaran dan menurunkan efektifitas
dan efisiensi kinerja.
Selain kelemahan diatas, adapun kelebihan atas penerapan pengendalian internal pada PT.
Telekomunikasi Indonesia, diantaranya :
1) Semua aspek penting dalam manajemen perusahaan seperti keuangan, logistik, sumber daya
manusia termasuk pelayanan kepada karyawan, pelanggan, pemasok, dan pemangku
kepentingan lainnya telah terintegrasi dalam jaringan TI.
2) Perusahaan sudah menerapkan kode etik yang berlaku bagi seluruh personil.
3) Struktur organisasi sudah menggambarkan pemberian wewenang dan tanggung jawab
dengan jelas.
4) Audit Internal yang senantiasa melakukan pemantauan atas kinerja perusahaan.
5) Kebijakan atas perekrutan karyawan baru menghasilkan personil yang kompeten dalam
pekerjaannya.
6) Penerapan pengendalian sudah sesuai berdasarkan risiko pada setiap proses dalam
penerimaan dan pengeluaran kas.
7) Pengendalian atas kelengkapan catatan dan dokumen, pembagian tugas sudah sesuai dengan
prinsip Segregation of Duties, dan otorisasi oleh pejabat yang berwenang atas setiap
transaksi.
Saran
Penerimaan Kas
Untuk meminimalisasi tingkat titipan yang timbul, upaya yang dilakukan bisa melalui dua hal, yaitu :
1. Melakukan reminding call (melalui surat atau telepon) kepada pelanggan untuk konfirmasi
mengenai pembayaran yang sudah dilakukan.
2. Perusahaan bekerja sama dengan pihak bank untuk membuat virtual account untuk setiap
pelanggan korporat dengan tujuan mempermudah identifikasi pembayaran. Nomor virtual
account harus dicantumkan ketika pelanggan melakukan pembayaran sehingga dapat
teridentifikasi dengan mudah oleh bagian treasury dan bagian accounting.
Pengeluaran Kas
Menegaskan kembali mengenai keharusan kelengkapan dokumen kepada pihak yang memiliki
hubungan kontrak dengan perusahaan dan juga kepada personil didalam perusahaan, agar proses
pengeluaran kas tetap berjalan dengan efektif dan efisien sesuai prosedur yang telah ditetapkan oleh
perusahaan. Serta mempertahankan dan meningkatkan kualitas kinerja yang telah dimiliki untuk
menjadikan PT. Telekomunikasi Indonesia lebih baik lagi di masa depan.
REFERENSI
Agoes, S., & Trisnawati, E. (2012). Praktikum Audit , Seri 2. Jakarta: Salemba Empat.
Arens, A., & Loebbecke, J. K. (2003). Auditing: Pendekatan terpadu buku 1 dan 2. Alih Bahasa oleh
Yusuf, A.A. Jakarta: Salemba Empat.
Arens, A., Elder, R. J., & Beasly, M. S. (2008). Auditing dan Jasa Assurance Pendekatan Terintegrasi
Jilid 1 (edisi 12). Jakarta: Erlangga.
Boynton, W. C., & Johnson, R. N. (2006). Modern Auditing Eighth Edition : Assurance Service, and The
Integrity of Financial Reporting. United States of America: John Wiley & Sons, Inc.
Boynton, W. C., Johnson, R. N., & Kell, W. G. (2003). Modern Auditing Jilid 1 dan 2 (edisi ke-7). Alih
Bahasa oleh Rajoe, P.A., Gania, G., & Budi, I.S. Jakarta: Erlangga.
Drs.Amin Widjaja Tunggal, A. (2013). Pokok-pokok COSO-BASED AUDITING. Jakarta: Harvarindo.
Hayes, R., Dassen, R., Schilder, A., & Wallage, P. (2004). Principle of Auditing: An Introduction to
International Standards on Auditing. British: Pearson Education.
Ikatan, A. I. (2009). Standar Akuntansi Keuangan. Jakarta: Salemba Empat.
Melia, Y. (2011). Analisis Pengendalian Internal Sistem Akuntansi Penerimaan Kas PT. Kestrelindo
Aviatikara. Thesis S1 Tidak Dipublikasikan. Jakarta: Universitas Bina Nusantara.
Rama, D. (2009). Sistem Informasi Akuntansi edisi 1. Salemba Empat.
Ratcliffe, T. A., & Landes, C. E. (2009). Understanding Internal Control and Internal Control Service.
Journal of Accountancy.
Rino. (2011). Entrepreneur Muda Indonesia. Diakses tanggal 5 January 2013, dari
www.entrepreneurmuda.com:
http://www.entrepreneurmuda.com/index.php?option=com_content&view=article&id=2000:manaje
men-keuangan&catid=79:analisa-kelayakan-bisnis&Itemid=73
Sakira, A. H. (2012). Evaluasi Pengendalian Internal atas Aktivitas Keuangan, Operasi, dan Pemasaran
pada PT Menara Kadin Indonesia. Thesis S1 Tidak Dipublikasikan. Jakarta: Universitas Bina
Nusantara.
Telkom Indonesia. (2012). Telkom Indonesia. Diakses tanggal 5 January 2013, dari www.telkom.co.id.
Warren, C. S., Reeve, J. M., & Fess, P. E. (2006). Pengantar Akuntansi Buku 1. Alih Bahasa oleh
Farahmita, A., Amanugrahani, & Hendrawan. Jakarta: Salemba Empat.
Weygant, J. J., Kimmel, P. D., & Kieso, D. E. (2010). Accounting Principle. Canada: John Wiley & Sons,
Inc.
RIWAYAT PENULIS
Annisa Fina Rizkiany lahir di kota Tangerang pada 14 Januari 1992. Penulis menamatkan pendidikan S1
di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Akuntansi pada tahun 2013.