universitas indonesia analisis prosedur test of control dan
advertisement
UNIVERSITAS INDONESIA ANALISIS PROSEDUR TEST OF CONTROL DAN PENGENDALIAN INTERNAL ATAS SIKLUS PENJUALAN PT ZPA LAPORAN MAGANG Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Ekonomi BHARATA 0906491010 FAKULTAS EKONOMI PROGRAM AKUNTANSI DEPOK JANUARI 2013 Analisis prosedur..., Bharata, FE UI, 2013 ii Analisis prosedur..., Bharata, FE UI, 2013 iii Analisis prosedur..., Bharata, FE UI, 2013 iv Analisis prosedur..., Bharata, FE UI, 2013 KATA PENGANTAR Alhamdulillah hirabbila „alamin, puji syukur saya panjatkan kepada Allah SWT, karena atas berkat dan rahmat-Nya, saya dapat menyelesaikan laporan magang ini. Shalawat serta salam tak lupa saya haturkan kepada Nabi akhir zaman, Muhammad SAW yang karena jasa beliaulah cahaya iman dan islam bisa sampai kepada kita semua. Penulis menyadari bahwa laporan magang ini tentu masih jauh dari kesempurnaan, dan tentunya laporan magang ini tidak akan selesai tanpa bantuan berbagai pihak. Pada kesempatan ini, penulis ingin berterimakasih kepada : 1. Allah SWT yang atas berkat, rahmat, hidayah , bantuan dan semua hal yang Engkau berikan telah membuat saya dapat menyelesaikan laporan magang ini dengan baik; 2. Nabi Muhammad SAW yang atas jasa beliaulah cahaya iman dan islam bisa sampai kepada kita semua; 3. Orang tua penulis, Eka Triya Djaya Husin dan Dewi Kusumaning Ayu yang atas bantuan yang tiada henti terus memompakan semangat, bantuan dan menemani penulis di saat apapun dan dalam kondisi apapun; 4. Adik-adik penulis, Yudha Satria dan Putra Syailendra Mahesa yang selalu membuat suasana rumah senantiasa ramai; 5. Dosen pembimbing saya yang luar biasa, Ibu Rafika Yuniasih yang ditengah kesibukannya masih bisa membantu penulis untuk bisa menyelesaikan laporan magang ini dengan baik; 6. Para pendidik dan karyawan FEUI yang telah memberikan banyak pelajaran tentang kebaikan dan kehidupan; 7. KAP RSM AAJ yang telah memberikan pengalaman berharga untuk mengikuti program magang selama 3 bulan. Terimakasih terutama untuk kakak-kakak tim ZPA dan ZBI : Rionaldo Kapoyos, Melda Stephani, Martha Ragela Safitri, dan Iwan W. Hartawan; 8. PT ZPA yang telah memberikan pengalaman audit yang berharga, terutama untuk “Pak Haji” dan “Mr. Mauwooh”; v Analisis prosedur..., Bharata, FE UI, 2013 9. Teman-teman “Prikitiew N‟ Friends”, terimakasih atas dukungan, tawa, canda, serta kekoploan yang tak pernah putus sejak kepanitiaan sosact 2011 hingga sosact 2012 dan semoga nanti sampai di surga; 10. Teman-teman seperjuangan dalam organisasi SPA dan kepanitiaan Social Act yang telah memberikan banyak pengalaman dan pembelajaran dalam berorganisasi. 11. Teman-teman personil “The Payback”, Aji Dirgantara, Danang Heru, Gromy Purba, Reda Ruslia, dan Vito Indriano yang telah memberikan prestasi dan kenangan berharga selama semester terakhir di FEUI. Keep rockin’ bro ! 12. Teman-teman kelompok belajar Umar, Sidiq, dan rekan, yang senantiasa membantu penulis dalam menjalankan kehidupan akademis di kampus tercinta; 13. Aldio Alfonso dan Ikhsan Wahyudi, teman seperjuangan penulis yang telah membantu proses pembuatan laporan ini dari awal hingga akhir, wisuda duduk bareng di depan nih; 14. Rizky Paijo, Dida Sabana, dan Jerry Pantura yang senantiasa menemani kesibukan penulis dalam mengisi waktu luang, semoga cepat lulus dan sukses selalu; 15. Randy Mecon dan Om Wawa selaku sahabat penulis yang seringkali membantu penulis dalam dunia akademis maupun non akademis; 16. Mas Indra Labkom yang senantiasa membukakan pintu labkom bagi kita semua mulai dari awal maba hingga jadi sarjana; 17. Teman-teman tim futsal “SABANA FC”, yang walaupun tidak pernah juara dalam kompetisi namun tetap memberikan kesegaran jasmani tersendiri bagi penulis dalam menjalani kehidupan kampus; dan 18. Semua pihak yang penulis kenal dari lahir hingga saat ini yang telah memberikan berbagai warna dan segala kebaikannya hingga saat ini. Semoga Allah SWT membalasnya dengan kebaikan yang tak terhingga Depok, Januari 2013 Bharata vi Analisis prosedur..., Bharata, FE UI, 2013 vii Analisis prosedur..., Bharata, FE UI, 2013 ABSTRAK Nama : Bharata Program Studi : Akuntansi Judul : Analisis Prosedur Test of Control dan Pengendalian Internal atas Siklus Penjualan PT ZPA Laporan magang ini membahas mengenai prosedur Test of Control (TOC) dan aktivitas pengendalian internal atas siklus penjualan PT ZPA. Pembahasan dimulai dari pemahaman siklus penjualan PT ZPA. Pembahasan akan mengungkapkan prosedur TOC terhadap siklus penjualan dan juga mengungkapkan kelengkapan dari prosedur yang telah dilakukan KAP RSM AAJ. Selain prosedur TOC, pembahasan juga akan mengungkapkan kunci pengendalian, risiko yang dihadapi perusahaan, temuan-temuan yang terjadi terkait pengendalian internal dan pengakuan pendapatan, serta solusi yang ditawarkan. Kata Kunci : Pengendalian internal, siklus penjualan, test of control, viii Analisis prosedur..., Bharata, FE UI, 2013 Universitas Indonesia ABSTRACT Name : Bharata Study Program : Accounting Tittle : Analysis of Test of Control Procedure and Internal Control of Sales Cycle in PT ZPA This Internship report discusses the Test of Control (TOC) procedure and internal control of sales cycle in PT ZPA. The discussions start with the understanding of sales cycle in PT ZPA. Descriptions show the procedures and the completeness of TOC done by KAP RSM AAJ. Descriptions also show the key control, the risks, the audit findings regarding internal control and revenue recognition, as well as the solutions offered. Keywords: Internal control, sales cycle, test of control, ix Analisis prosedur..., Bharata, FE UI, 2013 Universitas Indonesia DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL................................................................................................ i LEMBAR PERNYATAAN ORISINALITAS ....................................................... ii TANDA PERSETUJUAN LAPORAN AKHIR MAGANG ................................. iii LEMBAR PENGESAHAN ................................................................................... iv KATA PENGANTAR .............................................................................................v LEMBAR PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA ILMIAH ............................. vii ABSTRAK ........................................................................................................... viii DAFTAR ISI ............................................................................................................x DAFTAR GAMBAR ........................................................................................... xiii DAFTAR TABEL ................................................................................................ xiv 1. PENDAHULUAN ...............................................................................................1 1.1 Latar Belakang ...............................................................................................1 1.2 Waktu dan Tempat Pelaksanaan Magang ......................................................2 1.3 Penjelasan Aktivitas Magang Secara Umum .................................................2 1.4 Latar Belakang Analisis dan Pembahasan .....................................................3 1.5 Ruang Lingkup Analisis dan Pembahasan ....................................................4 1.6 Tujuan dan Manfaat Penulisan Laporan Magang ..........................................4 1.7 Sistematika Penulisan ....................................................................................4 2. LANDASAN TEORI..........................................................................................6 2.1 Konsep Audit .................................................................................................6 2.1.1 Pengertian Audit .................................................................................6 2.1.2 Jenis Audit...........................................................................................7 2.1.3 Tujuan Audit .......................................................................................8 2.1.4 Bukti Audit ........................................................................................10 2.1.5 Tanggung Jawab Auditor ..................................................................13 2.1.6 Asersi Manajemen .............................................................................13 2.1.7 Proses Audit ......................................................................................15 2.2 Proses Audit atas Siklus Penjualan ..............................................................19 2.2.1 Akun-akun dan Kelas Transaksi dalam Siklus Penjualan dan Piutang Usaha .........................................................................................................19 2.2.2 Fungsi Bisnis dan Dokumen Terkait Siklus Penjualan dan Piutang Usaha ..........................................................................................................20 x Analisis prosedur..., Bharata, FE UI, 2013 Universitas Indonesia 2.2.3 Metodologi untuk Penyusunan Test of Controls dan Substantive Tests of Transactions untuk Penjualan.......................................................22 2.3 Konsep Pengendalian Internal .....................................................................24 2.4 Model Pengendalian Internal COSO ...........................................................24 2.5 Pendapatan ...................................................................................................27 2.5.1 Pengertian Pendapatan ......................................................................27 2.5.2 Pengakuan Pendapatan ......................................................................28 2.5.3 Pengukuran Pendapatan ....................................................................29 3. GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN DAN PELAKSANAAN AUDIT ..31 3.1 Profil Kantor Akuntan Publik ......................................................................31 3.1.1 Gambaran Umum Kantor Akuntan Publik ........................................31 3.1.2 Visi, Misi, dan Nilai yang Dianut .....................................................31 3.1.3 Jenis-jenis Jasa KAP .........................................................................32 3.1.4 Audit Manual atas Test of Control ....................................................33 3.1.4.1 Gambaran Umum Audit Manual TOC ...............................33 3.1.4.2 Pengambilan Sampel TOC .................................................34 3.1.4.3 Tingkat Toleransi Maksimal atas Deviasi ..........................35 3.2 Profil PT ZPA ..............................................................................................35 3.2.1 PT ZPA Global ..................................................................................35 3.2.2 Jenis Usaha PT ZPA Global ..............................................................36 3.2.3 PT ZPA Indonesia .............................................................................37 3.2.4 Gambaran Umum Siklus Pendapatan PT ZPA ................................39 4. ANALISIS DAN PEMBAHASAN ..................................................................41 4.1 Prosedur TOC atas Siklus Penjualan............................................................41 4.1.1 Revenue Control Documentation ......................................................41 4.1.2 Revenue Risk Control Matrix ............................................................44 4.1.3 Walkthrough ......................................................................................48 4.1.4 Test of Control ..................................................................................53 xi Analisis prosedur..., Bharata, FE UI, 2013 Universitas Indonesia 4.2 Analisis Prosedur TOC Auditor ...................................................................56 4.3 Analisis Prosedur Pengakuan dan Pengukuran Pendapatan PT ZPA ..........62 4.3.1 Pengakuan Pendapatan ......................................................................62 4.3.2 Pengukuran Pendapatan ....................................................................64 4.4 Analisis Aktivitas Pengendalian Internal atas Siklus Penjualan ..................64 4.4.1 Penerimaan Pesanan Pelanggan ........................................................64 4.4.2 Proses Penerimaan dan Pengerjaan Material Pelanggan ..................66 4.4.3 Proses Pengiriman Material .............................................................69 4.4.4 Proses Penagihan dan Pencatatan Pendapatan .................................70 4.5 Flowchart untuk Siklus Penjualan ...............................................................72 5. KESIMPULAN DAN SARAN ........................................................................85 5.1 Kesimpulan ..................................................................................................85 5.2 Saran Kepada KAP RSM AAJ.....................................................................86 5.3 Saran Kepada PT ZPA .................................................................................86 DAFTAR REFERENSI .......................................................................................88 xii Analisis prosedur..., Bharata, FE UI, 2013 Universitas Indonesia DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1 COSO Internal Control – Integrated Framework .........................25 Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT ZPA ..........................................................38 Gambar 3.2 Bagan Siklus Penjualan PT ZPA ....................................................40 Gambar 4.1 Flowchart Siklus Penjualan PT ZPA untuk Pelanggan Lama .......75 Gambar 4.2 Flowchart Siklus Penjualan PT ZPA untuk Pelanggan Baru .........80 xiii Analisis prosedur..., Bharata, FE UI, 2013 Universitas Indonesia DAFTAR TABEL Tabel 3.1 Sample Size Standard .........................................................................34 Tabel 4.1 Revenue Risk Control Matrix .............................................................44 Tabel 4.2 Key Control Area ...............................................................................54 Tabel 4.3 Sampel TOC atas Penjualan...............................................................55 Tabel 4.4 Revenue Risk Control Matrix Tambahan ...........................................59 Tabel 4.5 Matriks Risiko Proses Penerimaan Pesanan ......................................66 Tabel 4.6 Matriks Risiko Proses Penerimaan dan Pengerjaan Material ............78 Tabel 4.7 Matriks Risiko Proses Pengiriman .....................................................70 Tabel 4.8 Matriks Risiko Proses Penagihan dan Pencatatan Pendapatan ..........72 xiv Analisis prosedur..., Bharata, FE UI, 2013 Universitas Indonesia BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Perkembangan zaman serta globalisasi yang terjadi sekarang ini semakin meningkatkan kebutuhan akan individu yang berkualitas dan kompeten. Peluang– peluang maupun ancaman–ancaman baru semakin bermunculan di dunia usaha karena mudahnya pertukaran informasi dan komunikasi yang terjadi saat ini. Institusi pendidikan dituntut untuk memberikan lebih dari sekedar kemampuan akademis kepada para lulusannya. Dunia usaha yang semakin berkembang pada saat ini tidak hanya memerlukan individu yang kompeten dari segi akademis namun juga yang memiliki soft skills yang baik yang akan sangat berguna dalam dunia kerja nantinya. Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia (FEUI) sebagai salah satu institusi pendidikan terkemuka di Indonesia selalu melakukan inovasi dan programprogram penting guna menciptakan individu yang kompeten dan dapat berguna bagi bangsanya. Metode belajar mengajar yang diterapkan FEUI senantiasa disusun untuk dapat mengikuti perkembangan zaman dan globalisasi guna menciptakan lulusan-lulusan terbaik di negeri ini. Berdasarkan pada alasan-alasan inilah FEUI menerapkan program magang sebagai salah satu pilihan untuk tugas akhir para mahasiswanya yang menjadi syarat kelulusan. Program magang ini dirasa perlu guna meningkatkan pengetahuan dan kompetensi yang berhubungan dengan dunia kerja sesungguhnya. Program magang yang diterapkan oleh FEUI hanya diperuntukkan untuk mahasiswa tingkat akhir yang telah menyelesaikan minimal 120 Sistem Kredit Semester (SKS) dan memperoleh Indeks Prestasi Komulatif (IPK) minimal 2,75. Syarat ini dirasa perlu agar mahasiswa FEUI yang melaksanakan program magang juga bisa memberikan kontribusi yang positif kepada institusi tempat dimana mereka melaksanakan program magang tersebut. Secara khusus, Departemen Akuntansi FEUI menerapkan program magang ini agar dapat memberikan pemahaman lebih akan dunia kerja sesungguhnya, 1 Analisis prosedur..., Bharata, FE UI, 2013 Universitas Indonesia 2 terutama yang berkaitan dengan bidang akuntansi dan ekonomi. Adanya berbagai perbedaan dalam dunia kerja dan bangku kuliah mejadi salah satu alasan utama pemberian program magang ini. Dengan mengikuti program magang, para mahasiswa diberikan kesempatan untuk berinteraksi dan mengaplikasikan segala kemampuan yang telah mereka pelajari selama kuliah ke dalam dalam dunia kerja yang sesungguhnya. Selain itu, program magang dirasa dapat mengembangkan soft skills yang belum didapatkan para mahasiswa dalam kegiatan akademis yang telah mereka lewati. 1.2 Waktu dan Tempat Pelaksanaan Magang Program magang dilakukan di Kantor Akuntan Publik Aryanto, Amir Jusuf, Mawar & Saptoto RSM AAJ Associates (KAP RSM AAJ), salah satu KAP terkemuka yang ada di Indonesia yang merupakan aliansi dari RSM Internasional selaku KAP besar di dunia. KAP RSM AAJ memiliki kantor yang terletak di Plaza Abda, Sudirman, Jakarta. Program magang ini dilaksanakan selama 3 bulan yaitu 11 Juni hingga 11 September 2012. Posisi yang dijalankan dalam program magang adalah sebagai junior auditor yang ditempatkan pada divisi Blue yang merupakan salah satu divisi yang bergerak di bidang audit assurance. 1.3 Penjelasan Aktivitas Magang Secara Umum Dalam program magang yang dijalankan di KAP RSM AAJ, penulis diberikan tugas untuk membantu proses audit laporan keuangan 2 klien yang berbeda, yaitu: Perum XYZ Perum XYZ merupakan sebuah badan usaha yang bergerak di bidang security printing yang menyediakan jasa cetak untuk beberapa produk seperti uang, materai, perangko, dan lain-lain. Selama hampir 2 bulan dalam pelaksanaannya, auditor melakukan prosedur audit laporan keuangan klien secara menyeluruh. Universitas Indonesia Analisis prosedur..., Bharata, FE UI, 2013 3 PT ZPA PT ZPA merupakan anggota dari KFH Group yang bergerak di bidang pelapisan logam atau yang lebih dikenal sebagai hot dip galvanizing. Selama sekitar 3 minggu, auditor ditugaskan untuk melakukan proses audit interim PT ZPA yang lebih difokuskan kepada prosedur Test of Controls (TOC). 1.4 Latar Belakang Analisis dan Pembahasan Proses audit atas laporan keuangan dan penerapan pengendalian internal merupakan hal yang sangat penting bagi tiap perusahaan. Prosedur audit yang dilakukan auditor dapat memberikan berbagai manfaat kepada suatu perusahaan, yang nantinya akan membantu perusahaan dalam mencapai tujuan-tujuannya. Di sisi lain, penerapan pengendalian internal tidaklah kalah penting dengan proses audit. Dengan pengendalian internal yang baik, suatu perusahaan akan dapat mengatasi berbagai risiko yang dihadapinya. Dengan pelaksanaan kedua hal ini, maka kelangsungan hidup perusahaan akan semakin baik untuk kedepannya. Salah satu siklus yang paling penting dalam ativitas bisnis suatu perusahaan adalah siklus penjualan. Siklus penjualan merupakan aktivitas bisnis yang berkaitan dengan perpindahan barang atau jasa dari produsen kepada konsumen. Prosedur TOC yang dilakukan auditor atas siklus penjualan akan sangat menentukan tingkat pelaksanaan audit keseluruhan atas penjualan. Sedangkan untuk sisi perusahaan, pengendalian internal atas siklus penjualan amatlah penting, karena berhubungan langsung dengan tujuan utama perusahaan dalam memaksimalkan keuntungannya. Berdasarkan alasan-alasan inilah, maka tema laporan magang yang diangkat adalah “Analisis Prosedur Test of Control dan Pengendalian Internal atas Siklus Penjualan PT ZPA”. Universitas Indonesia Analisis prosedur..., Bharata, FE UI, 2013 4 1.5 Ruang Lingkup Analisis dan Pembahasan Dalam laporan magang ini, analisis dan pembahasan prosedur TOC atas penjualan dibatasi hanya sampai penyusunan atribut TOC atas penjualan PT ZPA untuk periode yang berakhir pada 31 September 2012. Sedangkan analisis dan pembahasan mengenai pengendalian internal perusahaan dibatasi hanya pada aktivitas pengendalian internal atas siklus penjualan, yaitu hanya sampai dengan proses pengakuan pendapatan. Dalam laporan magang juga akan dibahas mengenai analisis pengakuan dan pengukuran pendapatan yang dilakukan perusahaan. Segala prosedur audit dan penerapan pengendalian internal atas siklus lainnya tidak dibahas dalam laporan ini. 1.6 Tujuan dan Manfaat Penulisan Laporan Magang Laporan magang ini disusun dengan tujuan antara lain : Memberikan gambaran mengenai aktivitas magang yang dijalankan Memberikan informasi mengenai proses audit laporan keuangan, terutama untuk prosedur TOC atas penjualan Menyajikan sebuah analisis dan pembahasan mengenai proses TOC dan pengendalian internal atas siklus penjualan 1.7 Sistematika Penulisan Laporan ini tersusun atas lima bab utama, sebagai berikut: BAB 1 PENDAHULUAN Bab ini terdiri dari latar belakang pelaksanaan magang, waktu dan tempat pelaksanaan magang, aktivitas penulis selama magang secara umum, latar belakang analisis dan pembahasan, tujuan penulisan serta sistematika penulisan dari laporan magang. Universitas Indonesia Analisis prosedur..., Bharata, FE UI, 2013 5 BAB 2 LANDASAN TEORI Bab ini berisi teori-teori yang berhubungan dengan topik laporan magang yang akan menjadi dasar analisis dan pembahasan yang dituangkan pada BAB 4. Landasan teori ini dibuat dengan menggunakan berbagai referensi seperti buku teks kuliah, buku umum, standar akuntansi, dan sumber-sumber lain yang relevan. BAB 3 GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN DAN PELAKSANAAN MAGANG Bab ini berisi gambaran umum perusahaan tempat pelaksanakan program magang terkait laporan ini. Dibahas juga mengenai gambaran umum perusahaan klien tempat auditor ditugaskan untuk melaksanakan proses audit serta aktivitas apa saja yang dilakukan oleh auditor dalam melaksanakan prosedur tests of controls pada PT ZPA. BAB 4 ANALISIS DAN PEMBAHASAN Bab ini berisi analisis dan pembahasan yang telah disinggung pada BAB 1, yaitu Analisis Tests of Controls dan Pengendalian Internal atas Siklus Penjualan pada PT ZPA. Pada bab ini, akan dibahas mengenai perbandingan antara praktik TOC yang dilakukan auditor dan aktivitas pengendalian internal perusahaan dengan teori yang dijelaskan pada bab 2. Bab ini juga akan membahas mengenai isu yang ditemukan yang kemudian dianalisis dan dibandingkan dengan teori yang relevan. BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN Bab ini merupakan bab terakhir dari laporan magang yang berisi kesimpulan mengenai program magang yang penulis lakukan dan kesimpulan atas analisis dan pembahasan terkait topik laporan ini sendiri. Penulis juga memberikan saran terkait prosedur tests of controls dan pengendalian internal PT ZPA. Universitas Indonesia Analisis prosedur..., Bharata, FE UI, 2013 BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Konsep Audit 2.1.1 Pengertian Audit Arens et al. (2009) mengungkapkan definisi audit sebagai berikut: “Auditing is the accumulation and evaluation of evidence about information to determine and report on the degree of correspondence between the information and established criteria. Auditing should be done by a competent, independent person” Dalam definisi yang diterangkan di atas, terdapat beberapa kata kunci, antara lain: Information and Established Criteria Untuk melaksanakan sebuah audit, maka diperlukan informasi serta kriteria khusus untuk mengevaluasi informasi tersebut. Kriteria untuk mengevaluasi informasi biasanya berbeda tergantung jenis informasi yang diaudit. Contohnya untuk audit laporan keuangan, standar kriteria yang umum digunakan adalah Generraly Accepted Accounting Principles (GAAP), sedangkan untuk audit pengendalian internal menggunakan Committee of Sponsoring Organization of the Treadway Commission (COSO). Accumulating and Evaluating Evidence Bukti yang dimaksud di sini adalah bukti audit, yaitu segala informasi yang dapat digunakan untuk menentukan apakah informasi yang sedang diaudit telah sesuai dengan kriteria yang digunakan. Competent, Independent Person Auditor harus memiliki kualitas serta kompetensi yang mumpuni untuk dapat memahami proses audit yang akan dijalankan, terutama pemahaman atas kriteria audit dan bukti-bukti audit yang harus dikumpulkan. Independensi juga sama pentingnya dengan kompetensi bagi seorang auditor. Independent Auditor adalah seorang auditor yang memiliki tingkat 6 Analisis prosedur..., Bharata, FE UI, 2013 Universitas Indonesia 7 independensi yang tinggi yang dapat menjaga kepercayaan dari para pengguna laporan audit terkait. Reporting Tahap terakhir dari pelaksanaan audit adalah tahap pelaporan. Auditor harus mengeluarkan sebuah laporan audit yang dapat mengkomunikasikan temuan-temuan auditor kepada para pengguna dengan baik. 2.1.2 Jenis Audit Berdasarkan sifat dan tujuannya, audit dibagi menjadi beberapa tipe (Arens et al., 2009), yaitu : Operational Audits Operational audits adalah sebuah audit yang mengevaluasi efesiensi dan efektifitas dari prosedur dan metode operasi sebuah perusahaan. Dalam audit ini, evaluasi tidak hanya terbatas pada sisi akuntansi saja, namun juga evaluasi atas struktur organisasi, sistem komputerisasi, metode produksi, pemasaran, dan area lainnya sesuai dengan kualifikasi yang dimiliki auditor Compliance Audits Compliance Audits merupakan sebuah audit untuk menentukan apakah auditee telah memenuhi prosedur dan peraturan tertentu yang telah ditetapkan oleh pihak yang memiliki otorisasi. Financial Statement Audits Audit atas laporan keuangan merupakan sebuah audit untuk menentukan apakah laporan keuangan dari auditee telah disajikan sesuai dengan kriteria audit yang digunakan (GAAP). Seiring dengan perkembangan dunia bisnis yang ada, fokus auditor dalam audit ini tidaklah cukup kepada transaksi akuntansi saja, namun juga merambah kepada kontrol operasi terkait adanya risiko salah saji yang dapat ditimbulkan. Universitas Indonesia Analisis prosedur..., Bharata, FE UI, 2013 8 2.1.3 Tujuan Audit PSA 02 (SA 110) menyatakan bahwa : “The objective of the ordinary audit of financial statements by the independent auditor is the expression of an opinion on the fairness with which they present fairly, in all material respects, financial position, results of operations, and cash flows in conformity with generally accepted accounting principles in Indonesia” Paragraf tersebut menyatakan bahwa tujuan utama dari audit atas laporan keuangan oleh auditor independen adalah untuk menyatakan opini tentang kewajaran atas posisi keuangan, hasil usaha, perubahan ekuitas, dan arus kas, dalam semua hal yang material sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum di Indonesia. Dalam tujuan audit tersebut terlihat bahwa fokus utama audit disini adalah untuk dapat memberikan sebuah opini audit yang berlandaskan pada bukti-bukti audit yang memadai. Opini yang dimaksud adalah opini atas kewajaran atas salah saji material dari sebuah laporan keuangan. Terkait dengan transaksi yang ada dalam laporan keuangan, beberapa tujuan audit terkati transaksi juga harus dicapai oleh auditor untuk memastikan bahwa informasi terkait transaksi yang ada telah disajikan secara wajar. Secara khusus, tujuan audit sendiri dibagi menjadi beberapa fokus tersendiri (Arens et al., 2009), yaitu : 1. Transaction-Related Audit Objectives Terkait dengan transaksi yang ada dalam laporan keuangan, beberapa tujuan audit terkait transaksi juga harus dicapai oleh auditor untuk memastikan bahwa informasi terkait transaksi yang ada telah disajikan secara wajar. Tujuan audit untuk transaksi antara lain yaitu : Existence: transaksi benar-benar terjadi. Completeness: semua transaksi yang terjadi telah tercatat. Accuracy: transaksi telah tercatat secara akurat. Classification: setiap transaksi yang terjadi telah diklasifikasikan dengan tepat. Timing: transaksi dicatat pada periode/waktu yang tepat. Universitas Indonesia Analisis prosedur..., Bharata, FE UI, 2013 9 Posting and summarization: transaksi telah di-posting dengan tepat. 2. Balance-Related Audit Objectives Tujuan audit yang berkaitan dengan saldo memiliki dua perbedaan utama dengan tujuan audit yang berkaitan dengan transaksi. Perbedaan pertama adalah tujuan audit terkait saldo diaplikasikan untuk saldo masing-masing akun, sedangkan tujuan audit untuk transaksi diaplikasikan untuk transaksi. Sedangkan perbedaan kedua adalah tujuan audit terkait dengan saldo akun memiliki tujuan yang lebih banyak daripada tujuan audit terkait transaksi. Tujuan audit terkait saldo akun antara lain: Existence: saldo yang terdapat di laporan keungan memang benarbenar harus dimasukkan ke dalam laporan keuangan. Completeness: semua nilai yang harusnya dicatat telah tercatat Accuracy: saldo akun telah tercatat dengan akurat. Classification: masing-masing akun yang tercatat telah diklasifikasikan dengan tepat. Cut-off: semua transaksi yang terjadi berdekatan dengan tanggal rencana telah tercatat pada periode yang tepat. Detail tie in: detail masing-masing akun telah cocok dengan master file dan nilai total rincian telah sesuai dengan nilai di buku besar dan neraca maupun laporan laba/rugi. Realizable value: aset dicatat pada nilai yang akan terealisasi di masa yang akan datang. Rights and Obligation: aset dan kewajiban yang tercatat memang benar-benar dimiliki oleh klien. Presentation and disclosures: saldo setiap akun telah disajikan dengan benar di laporan keuangan dan dengan pengungkapan yang mencukupi. Universitas Indonesia Analisis prosedur..., Bharata, FE UI, 2013 10 3. Presentation and Disclosure-Related Audit Objectives Tujuan audit terkait presentasi dan pengungkapan ini memiliki konsep yang serupa dengan konsep yang diterapkan pada tujuan audit terkait saldo akun. 2.1.4 Bukti Audit Bukti audit adalah segala jenis informasi yang dapat digunakan oleh auditor untuk menentukan apakah laporan keuangan sudah sesuai dengan standar kriteria yang telah ditentukan. Terdapat empat hal utama yang menentukan jenis dan tingkat bukti audit yang harus dikumpulkan (Arens et al., 2009), empat hal tersebut yaitu : 1. Prosedur audit yang diterapkan 2. Ukuran sampel untuk tiap prosedur audit 3. Sampel yang diambil dari populasi 4. Waktu pelaksanaan prosedur audit Untuk dapat mengumpulkan bukti audit yang mumpuni, auditor juga perlu memperhatikan tingkat persuasiveness dari bukti audit itu sendiri. Bukti audit yang diperoleh harus dapat meyakinkan pengguna laporan keuangan atas pendapat auditor terkait penyajian laporan keuangan klien. Adapun dua hal yang menentukan tingkat persuasiveness dari bukti audit yaitu : 1. Appropriateness Appropriateness of evidence merupakan ukuran dari kualitas bukti audit yang menentukan tingkat relevansi dan reliabilitas dari bukti-bukti audit untuk dapat mencapai tujuan audit terkait kelas-kelas transaksi, saldo akun, dan pengungkapan. Relevansi memiliki arti bahwa bukti audit yang dikumpulkan harus memiliki keterkaitan dengan tujuan audit, sedangkan reliabilitas adalah tingkat keterandalan dari bukti audit untuk dapat dipercaya. Universitas Indonesia Analisis prosedur..., Bharata, FE UI, 2013 11 2. Sufficiency Sufficiency of evidence sangat ditentukan oleh tingkat kuantitas dari bukti audit yang dikumpulkan, yang mana hal ini juga berkaitan dengan ukuran sampel yang dipilih. Selain tingkat persuasiveness dari bukti audit, di sisi lain auditor juga perlu memperhatikan biaya yang harus dikeluarkan untuk mengumpulkan bukti audit terkait. Auditor harus dapat mengumpulkan bukti audit yang mumpuni dengan biaya serendah mungkin. Dalam menentukan prosedur audit yang akan diterapkan, auditor dapat memilih berbagai tipe bukti audit yang tersedia. Berikut delapan tipe dari bukti audit (Arens et al., 2009) : 1. Pemeriksaan Fisik Pemeriksaan fisik adalah inspeksi atau perhitungan yang dilakukan auditor atas tangible aset yang dimiliki klien. Bukti pemeriksaan fisik merupakan cara utama untuk melakukan verifikasi terkait asersi existence dan completeness. 2. Konfirmasi Konfirmasi adalah bukti berupa tanggapan dari pihak ketiga terkait verifikasi atas suatu informasi yang diajukan oleh auditor. Konfirmasi dapat berupa tanggapan melalui tulisan maupun lisan. 3. Dokumentasi Dokumentasi adalah bukti audit yang dikumpulkan melalui inspeksi atas dokumen dan catatan yang dimiliki klien yang akan menentukan apakah informasi terkait harus dicantumkan dalam laporan keuangan. Salah satu bukti audit yang popular adalah vouching, yaitu auditor melakukan prosedur dokumentasi untuk membuktikan kewajaran dari transaksi yang dicatat klien. 4. Prosedur Analitis Prosedur analitis merupakan bukti audit yang menggunakan perbandingan dan keterkaitan atas suatu informasi untuk dapat mengukur apakah saldo akun terkait telah disajikan secara wajar. Prosedur analitis merupakan Universitas Indonesia Analisis prosedur..., Bharata, FE UI, 2013 12 salah satu hal terpenting dalam proses audit karena prosedur ini dibutuhkan untuk tiap tahap audit, mulai dari perencanaan hingga tahap penyelesaian. Adapun empat manfaat utama dari prosedur analitis yaitu : Memperoleh pemahaman atas kondisi bisnis dan industri klien Mengukur tingkat going concern dari klien Indikasi awal atas kemungkinan salah saji dalam laporan keuangan Mengurangi tes audit yang terperinci 5. Tanya Jawab dengan Klien Proses tanya jawab dengan klien merupakan suatu proses untuk mengumpulkan informasi melalui tanggapan klien atas pertanyaan yang diajukan oleh auditor. Karena bukti audit yang diperoleh disini bersumber dari klien sendiri, makan auditor harus memperhatikan tingkat independesi dan bias dari bukti itu sendiri. Oleh karena itu, bukti tanya jawab umumnya didukung oleh bukti lanjutan seperti dokumentasi dan observasi. 6. Penghitungan Ulang Penghitungan ulang merupakan bukti audit yang dikumpulkan melalui pemeriksaaan ulang perhitungan yang dilakukan oleh klien selama periode audit. 7. Pelaksanaan Kembali Pelaksanaan kembali merupakan pengujian independen yang dilakukan auditor terhadap prosedur dan kontrol yang dimiliki klien yang sebenarnya telah dilaksanakan dalam sistem akuntansi dan pengendalian internal klien. Contohnya auditor memeriksa apakah harga yang tercantum dalam invoice telah sesuai dengan price list klien. 8. Observasi Obervasi merupakan suatu proses yang melibatkan panca indra yang dimiliki auditor untuk melakukan evaluasi atas suatu hal. Contohnya auditor mengamati suatu pekerjaan atau proses yang dijalankan klien untuk mengevaluasi apakah proses tersebut telah sesuai dengan kriteria. Universitas Indonesia Analisis prosedur..., Bharata, FE UI, 2013 13 2.1.5 Tanggung Jawab Auditor PSA no. 1 (Seksi 110) dalam SPAP menyebutkan bahwa auditor memiliki tanggung jawab untuk merencanakan dan menjalankan audit untuk mendapatkan sebuah keyakinan yang memadai bahwa sebuah laporan keuangan telah bebas dari salah saji material, baik yang disebabkan oleh error maupun fraud. Karena sifat dari bukti audit serta fraud dalam laporan keuangan, maka auditor hanya memiliki kemungkinan untuk mendapatkan sebuah bukti yang reasonable, bukan absolut, yang dapat menjamin bahwa salah saji material telah terdeteksi. Untuk dapat mendeteksi adanya salah saji akibat error maupun fraud, auditor harus menjalankan tahap perencanaan dan eksekusi audit dengan memiliki sifat skeptisme professional. Sifat skeptisme yang dimaksud di sini adalah bagaimana auditor dapat berpikir secara kritis dalam mengumpulkan bukti audit, dimana auditor juga harus mempertimbangkan kejujuran manajemen dalam penyajian laporan keuangan. 2.1.6 Asersi Manajemen Asersi manajemen merupakan sebuah representasi oleh manajemen mengenai kelas transaksi dan akun-akun serta pengungkapan terkait yang disajikan dalam laporan keuangan (Arens et al., 2009). Asersi manajemen sendiri memiliki kaitan yang sangat erat dengan standar akuntansi karena asersi manajemen itu sendiri merupakan standar kriteria yang digunakan manajemen untuk melakukan pencatatan dan pengungkapan informasi dalam laporan keuangan. SA 326 membagi asersi ini menjadi tiga kategori, yaitu : 1. Asersi Mengenai Kelas Transaksi dan Kejadian a. Occurrence. Asersi ini bertujuan untuk menentukan apakah semua transaksi telah tercatat dalam laporan keuangan memang muncul pada periode tersebut. Universitas Indonesia Analisis prosedur..., Bharata, FE UI, 2013 14 b. Completeness. Asersi ini bertujuan untuk menentukan apakah segala transaksi yang harus dimasukkan dalam laporan keuangan telah dimasukkan. c. Accuracy. Asersi ini bertujuan untuk menentukan apakah transaksitransaksi telah tercatat dengan jumlah yang benar. d. Classification. Asersi ini bertujuan untuk menentukan apakah transaksi-transaksi yang tercatat telah diklasifikasi ke akun-akun yang tepat. e. Cutoff. Asersi ini bertujuan untuk menentukan apakah transaksi telah tercatat pada periode yang tepat. 2. Asersi Mengenai Saldo Akun a. Existence. Asersi ini bertujuan untuk menentukan apakah aset, hutang, dan ekuitas di dalam laporan posisi keuangan benar-benar ada pada saat tanggal laporan posisi keuangan. b. Completeness. Asersi bertujuan untuk menentukan apakah seluruh saldo yang disajikan dalam laporan keuangan adalah benar sesuai fakta yang ada. c. Valuation and allocation. Asersi ini bertujuan untuk menentukan apakah aset, liabilitas, dan ekuitas telah tercatat dalam laporan keuangan pada jumlah yang sesuai. d. Rights and obligations. Asersi ini bertujuan untuk memastikan hak dan kewajiaban terkait aset dan liabilitas perusahaan yang tercatat dalam laporan keuangan. 3. Asersi mengenai Presentasi dan Pengungkapan a. Occurrence, and rights and obligations. Asersi ini bertujuan untuk menentukan apakah pengungkapan kejadian tersebut memang terjadi dan merupakan hak dan kewajiban entitas tersebut. b. Completeness. Asersi ini bertujuan untuk menentukan apakah semua yang dibutuhkan dalam pengungkapan telah disajikan pada laporan keuangan. Universitas Indonesia Analisis prosedur..., Bharata, FE UI, 2013 15 c. Accuracy and valuation. Asersi bertujuan untuk menentukan apakah semua informasi keuangan telah diungkapkan pada jumlah yang wajar dan sesuai. d. Classification and understandability. Asersi ini bertujuan untuk menentukan apakah informasi dan angka yang disajikan dalam laporan keuangan telah diklasifikasi secara tepat dan dapat dimengerti. 2.1.7 Proses Audit Berdasarkan teori yang dibuat oleh Arens et al. (2009), maka ada empat tahapan utama dalam audit, yaitu : 1. Perencanaan dan Perancangan Pendekatan Audit Proses perencanaan audit sangat penting bagi kelangsungan proses audit keseluruhan. Tiga alasan utama dibutuhkannya perencanaan audit adalah : Membantu auditor mengumpulkan bukti audit yang mumpuni Membantu menjaga kewajaran biaya audit Menghindari kesalahpahaman dengan klien Ada beberapa tahapan dalam proses perencanaan dan perancangan pendekatan audit, yaitu : a. Accept client and perform initial audit planning Ada empat kegiatan utama dalam tahap ini, yaitu : Pengambilan keputusan terkait penerimaan klien baru maupun melanjutkan pemberian jasa kepada klien yang sudah ada Identifikasi alasan klien terkait permintaaan jasa audit Membangun kesepahaman dan kesepakatan dengan klien untuk menghindari kesalahpahaman Pengembangan strategi audit keseluruhan, termasuk staffing atau bahkan mempekerjakan audit specialist bila diperlukan Universitas Indonesia Analisis prosedur..., Bharata, FE UI, 2013 16 b. Understand the client’s business and industry Auditor harus memahami lingkungan industri dan bisnis klien, proses operasi, dan strategi bisnis klien, manajemen, serta tata kelola dan kinerja perusahaan klien. c. Assess client business risk Setelah auditor mengumpulan pemahaman dasar mengenai situasi bisnis dan industri dari klien yang ditangani, maka auditor dapat menggunakan pemahaman tersebut untuk mengukur risiko bisnis klien. Fokus utama auditor dari tahap ini adalah adanya risiko salah saji material yang disebabkan oleh risiko bisnis klien. d. Perform preliminary analytical procedures Salah satu metode yang lazim digunakan dalam tahap ini adalah dengan membandingkan rasio keuangan klien dengan benchmark yang dipilih, bisa dengan rasio keuangan industri, kompetitor, maupun rasio keuangan tahun lalu dari klien sendiri. Fungsi utama dari tahapan ini adalah untuk mendapatkan pemahaman lebih mengenai bisnis klien maupun risiko bisnisnya sendiri. e. Set materiality and assess acceptable audit risk and inherent risk PSA 25 mengharuskan auditor untuk menentukan tingkat materialitas pada awal mula proses audit berbarengan dengan proses pengembangan strategi audit keseluruhan, yang mana tingkat materialitas tersebut masih dapat berubah sewaktu-waktu dalam proses audit. Manfaat utama penentuan materialitas pada tahap awal audit adalah untuk membantu auditor merencanakan tingkat kepantasan dari bukti-bukti audit yang akan dikumpulkan. f. Understand internal control and assess control risk Dalam standar kerja kedua dari GAAS dijelaskan mengenai kewajiban auditor terkait masalah internal mengumpulkan pemahaman control, yaitu auditor harus memadai mengenai entitas dan lingkungannya, termasuk internal control, untuk dapat mengukur risiko dari salah saji material laporan keuangan dan juga untuk mengukur control risk dari tiap audit. Universitas Indonesia Analisis prosedur..., Bharata, FE UI, 2013 17 g. Gather information to assess fraud risk h. Develop overall audit plan and audit program 2. Melakukan Test Of Control (TOC) Dan Substantive Test Of Transactions (STOT) Pada tahap ini, auditor melakukan TOC untuk mengumpulkan bukti pendukung terkait kontrol yang berhubungan dengan risiko kontrol yang telah diukur dan juga STOT guna mengumpulkan bukti-bukti yang dapat mendukung monetary correctness dari tiap transaksi. Kedua tahap ini dijalankan secara simultan pada transaksi yang sama. Jika internal control terbukti tidak efektif, maka STOT dapat diperdalam baik dalam tahap ini maupun tahap berikutnya (tahap ke 3). 3. Melaksanakan Prosedur Analitis dan Test Of Detail Balances (TODB) Tujuan utama dari tahap ini adalah untuk mengumpulkan bukti-bukti memadai untuk menentukan apakah saldo akhir dan catatan kaki pada laporan keuangan telah disajikan secara wajar. Prosedur analitis seringkali dilakukan baik sebelum maupun sesudah tanggal neraca, namun waktu yang paling tepat adalah setelah klien selesai menyusun laporan keuangan. Prosedur analitis ini juga akan menentukan seberapa dalam test balances yang nantinya akan dilakukan. Berbeda dengan prosedur analitis, TODB normalnya hanya dilakukan setelah tanggal neraca. 4. Penyelesaian Audit dan Menerbitkan Laporan Audit Tahap penyelesaian audit sendiri memiliki beberapa tahapan utama, yaitu : a. Perform additional test for presentation and disclosure Pada tahap ini auditor melakukan evaluasi atas bukti-bukti audit yang telah dikumpulkan untuk melihat apakah diperlukan bukti-bukti tambahan terkait dengan tujuan presentasi dan pengungkapan laporan keuangan. Auditor juga mengevaluasi apakah keseluruhan presentasi dari laporan keuangan dan catatan kaki terkait telah sesuai dengan GAAP. b. Review for contingent liabilities Standar audit yang berlaku menjelaskan secara gamblang bahwa tanggung jawab terkait identifikasi dan perlakuan akuntansi terhadap Universitas Indonesia Analisis prosedur..., Bharata, FE UI, 2013 18 contingent liabilities adalah tanggung jawab management. Terkait hal ini, auditor hanya memiliki kewajiban sebatas verifikasi atas contingent liabilities tersebut, yiatu mengevaluasi perlakuan akuntansi terkait dan juga identifikasi parktikal jika ada contingent liabilities yang belum teridentifikasi oleh manajemen. c. Review for subsequent events Auditor berkewajiban untuk melakukan review atas berbagai transaksi dan kejadian yang muncul setelah tanggal neraca untuk menentukan apakah ada transaksi atau kejadian tersebut yang dapat berdampak pada presentasi dan pengungkapan laporan keuangan terkait. d. Accumulate final evidence Sebagai salah satu prosedur untuk peninjauan atas subsequent events, auditor memiliki kewajiban untuk mengakumulasi beberapa bukti final yang berkaitan dengan seluruh siklus yang ada. Ada lima tipe utama dari proses akumulasi bukti final audit, yaitu : melakukan prosedur analitis final, mengevaluasi asumsi going-concern, mendapatkan surat representasi manajemen, mempertimbangkan informasi tambahan atas laporan keuangan dasar, dan membaca informasi lain yang ada dalam laporan tahunan. e. Evaluate result Pada tahap ini, auditor melakukan integrasi atas hasil-hasil audit menjadi sebuah konklusi keseluruhan dari laporan keuangan. Auditor juga harus memastikan apakah telah terkumpul bukti audit yang cukup untuk mendukung konklusi final dari laporan keuangan yang dibuat. f. Issue audit report Setelah tahap penyelesaian audit dari a sampai dengan f telah terpenuhi, maka barulah auditor dapat menerbitkan laporan audit terkait. g. Communicate with audit committee and management Setelah proses audit selesai dilakukan, dapat timbul kemungkinan adanya komunikasi antara auditor dengan komite audit atau managemen terkait. Standar audit yang ada menyatakan kewajban auditor untuk memastikan bahwa komite audit atau siapapun yang bertanggung jawab Universitas Indonesia Analisis prosedur..., Bharata, FE UI, 2013 19 mengenai corporate governance klien telah mendapat informasi terkait penemuan audit dan juga rekomendasi auditor. Di sisi lain, auditor diperbolehkan untuk memberikan management letter kepada manager terkait yang isinya mengenai saran atas proses operasi perusahaan yang lebih efisien. 2.2 Proses Audit atas Siklus Penjualan Dalam melaksanakan proses audit atas siklus penjualan, salah satu hal yang harus diperhatikan adalah terkait keterandalan internal control terkait. Auditor perlu mengukur control risk dan menentukan apakah internal control klien atas siklus penjualan dapat diandalkan. Tahap selanjutnya dalam audit siklus penjualan adalah menyusun TOC dan STOT atas tiap-tiap kelas transaksi dalam siklus penjualan. 2.2.1 Akun-akun dan Kelas Transaksi dalam Siklus Penjualan dan Piutang Usaha Tujuan utama atas audit siklus penjualan dan piutang usaha adalah untuk menentukan apakah seluruh saldo akun terkait siklus tersebut telah disajikan secara wajar sesuai dengan Standar Akuntansi Keuangan (SAK). Untuk itu, auditor harus memahami tiap-tiap akun dan kelas transaksi yang ada dalam siklus ini. Adapun lima kelas transaksi yang terdapat dalam siklus penjualan dan piutang usaha antara lain (Arens et al., 2009) : 1. Penjualan 2. Penerimaan kas 3. Return penjualan dan allowances 4. Write-off atas piutang tak tertagih 5. Estimasi bad dept expense Universitas Indonesia Analisis prosedur..., Bharata, FE UI, 2013 20 2.2.2 Fungsi Bisnis dan Dokumen Terkait Siklus Penjualan dan Piutang Usaha Siklus penjualan dan penerimaan merupakan suatu proses keseluruhan atas perpindahan kepemilikan produk dari produsen kepada konsumen. Ada delapan fungsi bisnis terkait siklus penjualan dan piutang usaha (Arens et al., 2009), yaitu : 1. Memproses Pesanan Konsumen Secara formal, tahapan awal dari proses pesanan konsumen dimulai ketika telah diterimanya customer order dari konsumen. Customer order merupakan permintaan formal yang diajukan konsumen kepada perusahaan. Customer order sendiri bisa berupa pesanan melalui telpon, faksimili, email, salesperson, ataupun dokumen biasa. Kemudian perusahaan akan mencatat pesanan ini menjadi sales order, yaitu sebuah dokumen yang berisikan informasi pesanan konsumen dan juga seringkali dianggap sebagai bukti dari credit approval dan otorisasi dari pengiriman barang. Akun yang terkait dalam fungsi bisnis ini adalah penjualan dan piutang. 2. Pemberian Kredit Sebelum barang dikirimkan, maka perlu dilakukan suatu otorisasi atas pemberian kredit oleh pihak yang memiliki otorisasi. Jika pengendalian dalam otorisasi ini lemah, maka akan berdampak pada tingginya angka beban piutang tak tertagih. Seringkali beberapa perusahaan menggunakan sales order sebagai indikasi dari selesainya proses otorisasi atas pemberian kredit. Akun yang terkait dalam fungsi bisnis ini adalah penjualan dan piutang. 3. Pengiriman Barang Proses pengiriman barang merupakan suatu proses yang sangat penting bagi perusahaan karena kebanyakan perusahaan melakukan pengakuan penjualan sesaat ketika barang telah dikirimkan. Untuk mengawali proses pengiriman barang, perusahaan dapat membuat shipping document yang isinya mengenai deskripsi dan segala informasi terkait barang yang dikirim. Salah satu tipe shipping document yang umum dikenal adalah bill Universitas Indonesia Analisis prosedur..., Bharata, FE UI, 2013 21 of lading, yaitu kontrak tertulis antara pengirim barang dan penjual. Biasanya dokumen ini hanya berisikan data quantitas barang dan tidak berisikan data deskripsi lengkap lainnya. 4. Billing Customers and Recording Sales Ada tiga aspek utama yang harus diperhatikan dalam tahapan ini, yaitu : Semua pengiriman telah dilakukan penagihan Tidak ada pengiriman yang ditagih lebih dari sekali Tiap pengiriman ditagih dengan jumlah yang sesuai Pada kebanyakan sistem, proses penagihan berkaitan dengan menyiapakan beberapa salinan dari sales invoice dan proses update secara bertahap dari file penjualan, master file piutang, dan general ledger untuk akun penjualan dan piutang usaha. 5. Memproses dan Mencatat Penerimaan Kas Proses ini berkaitan dengan penerimaan, depostiting, dan pencatatan kas masuk. Kas yang masuk ini dapat berupa uang tunai, deposito, cek, mata uang asing, dan transfer elektronik. Sangat penting bagi perusahaan untuk memastikan bahwa kas masuk telah didepositokan dan dicatat tepat waktu. Salah satu risiko terbesar dalam siklus ini adalah risiko pencurian. Dalam tahap ini sering digunakan remittance advice yang bertujuan untuk membantu agar proses pencatatan berjalan tepat waktu dan juga meningkatkan kontrol atas aset perusahaan. 6. Memproses dan Mencatat Retur Penjualan Produsen sering kali menerima pengembalian barang dari konsumen ketika mereka kurang puas dengan barang yang telah dikirimkan. Ketika menerima pengembalian barang, perusahaan akan menyiapkan bukti penerimaan dan juga credit memo untuk meng-update master file akun piutang. 7. Penghapusan atas Piutang Tak Tertagih Ketika telah ditentukan ada konsumen yang tidak bisa membayar sejumlah utangnya kepada perusahaan, maka proses write off dari akun piutang harus dilakukan. Universitas Indonesia Analisis prosedur..., Bharata, FE UI, 2013 22 8. Menyiapkan Akun Beban Piutang Tak Tertagih Karena tiap perusahaan tidak bisa menjamin bahwa keseluruhan piutang yang dimiliki dapat tertagih, maka mereka diharuskan untuk melakukan penyisihan dengan pencatatan atas akun beban piutang tak tertagih sesuai dengan ekspektasi mereka. 2.2.3 Metodologi untuk Penyusunan Test of Controls dan Substantive Tests of Transactions untuk Penjualan Dalam menyusun prosedur TOC dan STOT, ada empat tahapan utama (Arens et al., 2009), yaitu : 1. Memahami Internal Control Penjualan Auditor harus memahami secara baik atas internal control penjualan yang dimiliki klien. Pemahaman ini bisa didapatkan melalui pembelajaran flowchart klien, memberikan kuisioner, dan melakukan walktrough terkait siklus penjualan. 2. Mengukur Planned Control Risk Penjualan Ada empat tahapan penting dalam proses pengukuran ini, yaitu : a) Auditor membutuhkan framework terkait risiko penjualan b) Auditor harus dapat mengidentifikasi key internal controls dan defisiensinya c) Menghubungkan antara kontrol dan defisiensi dengan tujuan audit d) Auditor harus mengukur risiko kontrol dengan cara mengevaluasi tiap kontrol dan defisiensi yang ada untuk tiap tujuan audit Untuk dapat menyelesaikan keempat tahap di atas, auditor harus melakukan identifikasi atas aktivitas kontrol utama. Umumnya aktivitas kontrol utama dari perusahaan antara lain terkait separation of Universitas Indonesia Analisis prosedur..., Bharata, FE UI, 2013 23 duties, otorisasi, proses dokumentasi dan pencatatan, prenumbered documents, laporan bulanan, dan prosedur verifikasi internal. 3. Menentukan Tingkat dari Pengujian Kontrol Setelah proses indentifikasi dari key internal control dan defisiensi kontrol telah terlampaui, auditor selanjutnya dapat mengukur risiko kontrol yang ada. Dalam menentukan tingkat ketergantungan atas kontrol yang ada, auditor juga harus mempertimbangkan mengenai biaya yang timbul atas peningkatan test of control dan pengurangan substantive test of transaction yang akan terjadi. Karena semakin rendah risiko kontrol yang diukur, maka akan semakin extensive TOC yang dilakukan untuk memastikan keterandalan kontrol tersebut. Di sisi sebaliknya, STOT yang akan dilakukan nantinya menjadi berkurang. 4. Menyusun Test of Controls untuk Penjualan Untuk tiap key control , satu atau lebih dari TOC dapat disusun untuk menguji efektifitas atas kontrol tersebut. Sebuah desain yang baik atas TOC dapat menghubungkan antar tujuan audit, key control, TOC, defisiensi, dan juga STOT yang akan dilakukan. Sedangkan untuk menguji separation of duties yang ada, auditor dapat melakukan observasi aktifitas dan wawancara dengan personil terkait. Dalam menyusun STOT, auditor umunya menggunakan prosedur yang ada dalam tiap audit dimana di sisi lain juga seringkali bergantung pada keandalan kontrol dan hasil TOC yang didapat. Desain dari STOT dapat digabung dengan desain dari TOC yang mana dihubungkan dengan tiap tujuan audit yang bersangkutan. Fokus utama dalam STOT adalah kepada detail dari atribut-atribut yang akan diuji. Metode yang biasa digunakan adalah dengan langsung melakukan vouching atau tracing. Universitas Indonesia Analisis prosedur..., Bharata, FE UI, 2013 24 2.3 Konsep Pengendalian Internal Pengendalian internal adalah sebuh proses yang diterapkan untuk menyediakan reasonable assurance atas tercapainya segala tujuan yang diinginkan. Adapun tujuan-tujuan dari pengendalian internal (Romney dan Steinbart, 2012), yaitu : Safeguard asets, yaitu mencegah atau mendeteksi adanya akuisisi atau pelepasan aset yang tidak diotorisasi Maintain records dalam detail yang mumpuni untuk proses pelaporan aset secara akurat dan fair Menyediakan informasi yang akurat dan andal Menyiapkan laporan keuangan yang sesuai dengan kriteria yang digunakan Mempromosikan dan meningkatkan efisiensi operasional Mendorong ketaatan atas kebijakan manajerial Kesesuaian dengan hukum dan peraturan yang berlaku Berdasarkan fungsinya, pengendalian internal dibagi menjadi tiga kategori, yaitu : Preventive controls, yaitu mencegah permasalahan sebelum timbul Detective controls, yaitu menemukan permasalahan yang belum berhasil dicegah Corrective controls, yaitu mengidentifikasi dan menyelesaikan permasalahan yang telah timbul 2.4 Model Pengendalian Internal COSO Pada tahun 1992, Committee of Sponsoring Organization (COSO) mengeluarkan sebuah kerangka pengendalian internal yang bernama Internal Control-Integrated Framework (IC). Pada praktiknya, IC dapat diterima secara luas dan diterapkan kepada kebijakan dan peraturan untuk proses pengendalian aktivitas bisnis. IC sebagai kerangka pengendalian internal memiliki lima komponen utama yang saling berkaitan. Kelima komponen ini bisa memiliki penerapan yang berbeda Universitas Indonesia Analisis prosedur..., Bharata, FE UI, 2013 25 untuk tiap perusahaan, tergantung dari tipe dan ukuran perusahaan itu sendiri. Pengendalian yang ada dalam perusahaan ukuran kecil mungkin saja lebih informal dan kurang terstruktur bila dibandingkan perusahaan besar. Adapun kelima komponen utama tersebut dapat dilihat pada gambar 2.1 (Moeller, 2009). Gambar 2.1 COSO Internal Control – Integrated Framework Sumber: Moeller, 2009 1. Control Environment Control environment merupakan dasar dari struktur pengendalian internal suatu perusahaan. Bagian utama dari control environment terdiri dari orang-orang dan lingkungan operasional suatu perusahaan. Kedua hal ini menjadi penggerak utama yang menentukan arah dari Universitas Indonesia Analisis prosedur..., Bharata, FE UI, 2013 26 kegiatan perusahaan. Adapun komponen yang mempengaruhi control environment yaitu : o Integrity and ethical values o Commitment to competence o Board of directors and audit committee o Management’s philosophy and operating style o Organization structure o Assignment of authority and responsibility o Human resources policies and practices 2. Risk Assessment Setiap entitas pastinya menghadapi berbagai macam risiko baik yang berasal dari sumber internal maupun eksternal yang ada. Dalam risk assessment, perusahaan harus dapat melakukan identifikasi, analisis, dan mengelola risiko-risiko yang mereka hadapi dengan baik. Hal ini sangat menentukan perusahaan dalam mencapai tujuan yang mereka inginkan. COSO menjelaskan proses risk assessment menjadi tiga tahap, yaitu: o Melakukan estimasi atas risiko yang dihadapi o Menilai kemungkinan dan frekuensi risiko tersebut dapat muncul. o Menentukan bagaimana cara untuk mengelola risiko-risiko tersebut 3. Control Activities Control activities terdiri dari segala kebijakan dan prosedur yang membantu memastikan bahwa perusahaan telah berjalan sesuai dengan tujuannya. Aktivitas kontrol yang dimiliki perusahaan juga berguna untuk mengatasi risiko-risiko yang mungkin timbul dalam kegiatan perusahaan. Aktivitas pengendalian secara umum dapat digolongkan menjadi 5 tipe (Arens et al., 2009), yaitu : o Adequate separation of duties o Proper authorization of transaction and activities o Adequate documents and recors Universitas Indonesia Analisis prosedur..., Bharata, FE UI, 2013 27 o Physical control over assets and records o Independent checks on performance 4. Information and communication Prosedur komunikasi dan aliran informasi yang efektif sangat diperlukan perusahaan. Dengan adanya prosedur komunikasi dan kualitas informasi yang baik, maka perusahaan dapat melakukan pengendalian atas kegiatan operasinya. Berikut adalah kriteria dari informasi yang berkualitas menurut COSO : o Isi dari informasi yang dilaporkan telah sesuai o Informasi tersedia ketika dibutuhkan secara tepat waktu o Informasi yang tersedia merupakan informasi yang terbaru o Data dan informasi yang disediakan adalah benar adanya o Informasi hanya dapat diakses oleh pihak-pihak yang ditujukan 5. Monitoring Keseluruhan proses dari pengendalian intenal harus selalu diawasi dari waktu ke waktu. Modifikasi sistem pun dapat dilakukan apabila memang diperlukan untuk penyesuaian terhadap kondisi yang ada. Berikut adalah beberapa contoh proses monitoring dari pengendalian internal menurut COSO : o Operating management normal function o Communications from external parties o Enterprise structure and supervisory activities o Physical inventories and aset reconciliation 2.5 Pendapatan 2.5.1 Pengertian Pendapatan Definisi dari pendapatan dijelaskan dalan IAS 18 paragraf 7, yaitu : “Revenue is gross inflow of economic benefits during the period arising in the course of the ordinary activities of an entity when those inflows result in increases in equity, other than activities of an entity when those inflows result Universitas Indonesia Analisis prosedur..., Bharata, FE UI, 2013 28 in increases in equity, other than increases relating to contributions from equity participations.” Di dalam PSAK 23 juga dijelaskan mengenai pengertian pendapatan, yaitu : “Pendapatan adalah arus masuk bruto dari manfaat ekonomi yang timbul dari aktivitas normal perusahaan selama satu periode bila arus masuk itu mengakibatkan kenaikan ekuitas, yang tidak berasal dari kontribusi penanaman modal.” Dari penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwa pendapatan adalah arus masuk dari manfaat ekonomi yang diperoleh dari kegiatan operasi utama perusahaan.Pendapatan ini juga sifatnya hanya terbatas pada pemasukkan yang berdampak pada peningkatan ekuitas entitas. Jumlah yang ditagihkan atas nama pihak ketiga, seperti PPN dan PPh 21, bukan merupakan pendapatan bagi perusahaan karena bukan manfaat ekonomi yang mengalir untuk entitas dan tidak berdampak pada kenaikan ekuitas perusahaan. Demikian juga dalam hubungan keagenan, arus masuk bruto manfaat ekonomi meliputi jumlah yang ditagih atas nama prinsipal, yang tidak mengakibatkan kenaikan ekuitas entitas, bukan merupakan pendapatan. Pendapatan yang dapat diakui hanyalah sebatas pada komisi yang diterima. 2.5.2 Pengakuan Pendapatan PSAK 23 menyebutkan bahwa pengakuan pedapatan dapat dilakukan bila kemungkinan besar manfaat ekonomi masa depan akan mengalir ke entitas dan manfaat ini dapat diukur dengan andal. Dalam pengakuan pendapatan juga diterapkan konsep matching cost against revenue, dimana pendapatan hanya boleh diakui jika beban yang bersangkutan dapat diukur secara andal. Di sisi lain, pendapatan tidak boleh diakui bila beban yang berkaitan tidak bisa diukur secara andal. Setiap imbalan masuk dalam kondisi seperti ini hanya boleh diakui sebagai kewajiban bagi entitas, yang mana konsep ini dikenal sebagai accrual bassis. Universitas Indonesia Analisis prosedur..., Bharata, FE UI, 2013 29 PSAK 23 juga mengatur mengenai pengakuan atas penjualan barang dan jasa. Untuk penjualan barang, pengakuan hanya bisa dilakukan ketika : Entitas telah memindahkan risiko dan manfaat atas kepemilikan barang secara signifikan kepada pembeli Entitas tidak lagi melanjutkan pengelolaan ataupun melakukan pengendalian efektif terkait dengan kepemilikan barang yang dijual Jumlah pendapatan dapat diukur dengan andal Kemungkinan besar manfaat ekonomi terkait transaksi penjualan barang tesebut akan mengalir ke entitas Biaya yang telah terjadi atau yang akan terjadi terkait transaksi penjualan barang tersebut dapat diukur secara andal Sedangkan pengakuan pendapatan untuk transaksi penjualan jasa memiliki kondisi yang lebih rumit daripada transaksi penjualan barang. Pengakuan pendapatan jasa dapat didasari oleh tingkat penyelesaian dari transaksi apabila dapat diestimasi dengan andal. Hasil transaksi dapat diestimasi secara andal hanya apabila kondisi-kondisi berikut dapat dipenuhi : Jumlah pendapatan terkait dapat diukur Kemungkian besar manfaat ekonomi dari transaksi dapat diperoleh entitas Tingkat penyelesaian suatu transaksi pada tanggal neraca dapat diukur secara andal Biaya terkait yang timbul untuk transaksi dan penyelesaiannya dapat diukur secara andal 2.4.5 Pengukuran Pendapatan Dalam PSAK 23 diatur mengenai pengukuran pendapatan yang berbunyi : “Pendapatan diukur dengan nilai wajar imbalan yang diterima atau dapat diterima”, Nilai wajar di sini memiliki arti terkait jumlah yang dapat dipertukarkan untuk suatu aset atau untuk menyelesaikan suatu liabilitas antara pihak yang Universitas Indonesia Analisis prosedur..., Bharata, FE UI, 2013 30 berkeinginan dan memiliki pengetahuan memadai dalam suatu transaksi wajar (arm’s length transaction) Jumlah pendapatan yang diperoleh dari suatu transaksi biasanya ditentukan oleh persetujuan atau kontrak dari kedua belah pihak yang bersangkutan. Jumlah tersebut diukur dengan nilai wajar imbalan, yaiut nilai jual bersih yang telah dikurangi dengan diskon dan rabat yang diperbolehkan. Pada kebanyakan kasus, imbalan yang diterima oleh entitas adalah berupa kas, dimana jumlah pendapatan yang dapat diakui adalah sama dengan jumlah kas yang diterima. Berbeda ketika jumlah imbalan yang diterima berbentuk instrumen keuangan lainnya, maka jumlah pendapatan yang boleh diakui adalah sebesar nilai wajar saat ini dari instrumen keuangan tersebut. Universitas Indonesia Analisis prosedur..., Bharata, FE UI, 2013 BAB 3 GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN DAN PELAKSANAAN AUDIT 3.1 Profil Kantor Akuntan Publik 3.1.1 Gambaran Umum Kantor Akuntan Publik Didirikan sejak tahun 1985 oleh Amir Abadi Jusuf dengan terdaftar sebagai akuntan publik, KAP RSM AAJ mulai melaksanakan operasinya dalam pemberian jasa auditing and assurance services. KAP RSM AAJ memiliki kantor pusat yang berlokasi di Gedung Plaza ABDA lantai 10-11, Jalan Jenderal Sudirman kavling 59 Jakarta. KAP RSM AAJ juga memiliki kantor cabang yang terletak di Surabaya, tepatnya di Jl. Mayjen Sungkono, Komplek Darmo Park I Blok III B17-19 Surabaya. KAP RSM AAJ termasuk anggota dari RSM internasional, salah satu dari jaringan independent accounting and consulting firms terbesar keenam di dunia yang memiliki lebih dari 32.000 tenaga profesional dari 700 kantor yang berada di 90 negara di seluruh dunia. RSM International sendiri memiliki kantor pusat yang terletak di London, Inggris. Dengan terdaftarnya KAP RSM AAJ sebagai anggota dari RSM International, maka dapat dipastikan adanya suatu konsistensi atas nilainilai dan standar yang berlaku internasional dalam KAP RSM AAJ sendiri. Sampai saat ini KAP RSM AAJ dibawah kepemimpinan Amir Abadi Jusuf, Aryanto Agus Mulyo, Mawar Napitupulu, dan Irwan B. Afiff sebagai Board of Partners telah menjadi Kantor Akuntan Publik terbesar ke 5 di Indonesia. 3.1.2 Visi, Misi, dan Nilai yang Dianut Adapun visi, misi, dan nilai-nilai yang dianut oleh KAP RSM AAJ adalah: Visi: “To be the right partner to its stakeholders.” Misi: - Membantu pencapaian prestasi klien dengan memberikan jasa professional yang berkelas dunia. - Memberikan kontribusi dan ekonomi Indonesia. - Menyediakan suasana bekerja dan belajar yang nyaman dan apresiatif. 31 Analisis prosedur..., Bharata, FE UI, 2013 Universitas Indonesia 32 Nilai-nilai : Smart, work smarter not harder. Trust, build trust and maintain. Action, commit and make things happen. Respect, respect yourself, respect others. 3.1.3 Jenis-jenis Jasa KAP Sebagai salah satu KAP terbesar yang ada di Indonesia atau bahkan dunia, jasa yang ditawarkan oleh KAP RSM AAJ tidaklah terbatas pada jasa audit dan assurance. Seiring dengan perkembangan zaman dan kebutuhan konsumen, maka KAP RSM AAJ bergerak ke berbagai jasa, diantaranya yaitu : 1. Audit and Assurance Jasa audit and assurance merupakan jasa utama yang ditawarkan oleh KAP RSM AAJ selaku registered public accountant. Jasa ini meliputi general audit, special audit, review and compilation, attestation engagement, dan financial due diligence. 2. Risk and Internal Audit Jasa risk and internal audit merupakan jasa professional yang meliputi corporate governance, internal audit, risk management, information technology, performance improvement/operational audit, system and procedures development. 3. International Financial Reporting Standards (IFRS) Services Jasa ini meliputi IFRS conversion project, due diligence in IFRS environment, valuation relating to purchase price allocation process, shared based payments, audit on IFRS financial statement. 4. Tax and Corporate Services Dalam jasa ini KAP RSM AAJ membantu para klien dalam memenuhi kewajiban pajaknya serta jasa korporasi lainnya. Jasa yang disediakan meliputi tax consulting, tax compliance, accounting services, payroll and Universitas Indonesia Analisis prosedur..., Bharata, FE UI, 2013 33 administration services, business establishment services, corporate secretarial. 5. Transaction Support and Capital Market Jasa yang diberikan berupa keahlian, pengetahuan dan pengalaman, dalam membantu dalam kelancaran proses transaksi, terutama dalam pasar modal. Jasa yang termasuk dalam kategori ini, antara lain transaction analysis, business solution, divestment and merger & acquisition, business turnaround, fund arranger & valuation. 3.1.4 Audit Manual atas Tests of Controls 3.1.4.1 Gambaran Umum Audit Manual TOC Dalam audit manual yang dimiliki KAP RSM AAJ, tujuan dari TOC yang dilakukan auditor adalah untuk mengevaluasi efektifitas dari desain dan pelaksanaan kebijakan dan prosedur pengendalian internal yang dimiliki klien. Jika auditor mendapatkan kesimpulan bahwa pengendalian internal yang dimiliki klien telah mumpuni, maka tingkat substantive testing dapat dikurangi secara signifikan. Untuk pengumpulan bukti-bukti TOC yang mumpuni, auditor dapat beberapa atau seluruh prosedur berikut : Inquiry kepada personil yang sesuai dengan desain atau aplikasi dari kontrol internal yang dimiliki klien Observation atas pelaksanaan kebijakan atau prosedur kontrol internal klien Inspection atas dokumen dan laporan lainnya yang merupakan bukti atas desain atau penerapan kontrol internal yang dilakukan klien Universitas Indonesia Analisis prosedur..., Bharata, FE UI, 2013 34 Re-performance atas penerapan key control yang dimiliki klien, kemudian membandingkan hasil yang didapatkan auditor dengan hasil yang didapatkan oleh personil klien. Testing atas kontrol internal yang diterapkan secara komputerisasi atau melalui fungsi teknologi informasi secara menyeluruh. 3.1.4.2 Pengambilan Sampel TOC Untuk pengambilan sampel TOC, audit manual KAP RSM AAJ telah mengatur jumlah sampel yang harus diambil sesuai dengan frekuensi dari kontrol dan risiko terkait kelas transaksi dan saldo akun terkait. Adapun standar untuk ukuran sampel TOC yang diatur dalam audit manual dapat dilihat pada tabel 3.1. Tabel 3.1 Sample Size Standard Frequency High risk Low risk Daily or more 23 12 Weekly 5 3 Monthly 3 2 Quarterly 2 1 Biannual 1 1 Annual 1 1 Sumber : Audit Manual KAP RSM AAJ Universitas Indonesia Analisis prosedur..., Bharata, FE UI, 2013 35 3.1.4.3 Tingkat Toleransi Maksimal atas Deviasi Pada pelaksanaan TOC, tingkat toleransi maksimal atas deviasi yang terjadi adalah sebesar 10%. Jika deviasi yang timbul lebih dari 10%, maka auditor dapat memilih beberapa tindak lanjut, yaitu : Meningkatkan ukuran sampel Menguji kontrol alternatif yang lainnya Mengandalkan substantive audit procedure, dan tidak mengandalkan TOC 3.2 Profil PT ZPA 3.2.1 PT ZPA Global (The KFH Group) Perusahaan KFH Group merupakan sebuah group yang dipimpin oleh WE KFH, M KFH, CM dan KRZ sebagai direktur. KFH Group memiliki berbagai unit bisnis yang bernaung dibawa brand Zinkpower dan Powercast, yang mempekerjakan lebih dari 2.000 pekerja dan tersebar di 9 negara. KFH group memiliki kantor pusat yang terletak di Kirchheim/Teck near Stuttgart. KFH Group merupakan salah satu leading group di dunia bisnis hot-dip galvanizing. Group ini direperesentasikan dibawah brand ZPA dengan 36 coating shop yang tersebar di 9 negara di Eropa, Amerika, dan Asia. Zinkpower terkenal akan keandalan pabrik yang mereka miliki terutama untuk tingginya kualitas dan fleksibilitas, mulai dari jenis sekrup-sekrup kecil hingga balok-balok baja, semuanya dapat diproses dengan baik oleh ZPA sesuai dengan kebutuhan konsumen. Dalam bidang Power-Cast, KFH Group memiliki construction system yang tersebar di 6 lokasi di Jerman, Republik Ceko, dan Meksiko. Dalam bisnis ini, mereka memproduksi berbagai komponen mulai dari aluminium, magnesium, dan zinc-die casting. KFH Group juga menyediakan jasa konstruksi untuk lightweight construction systems yang berbahan aluminium, magnesium die casting dan juga supply system untuk perusahaan automobile. Universitas Indonesia Analisis prosedur..., Bharata, FE UI, 2013 36 Dalam menajalankan bisnisnya, PT ZPA Global (KFH Group) memiliki tiga filosofi utama, yaitu : 1. Customer Satisfaction 2. Quality Setiap tahapan dan proses dalam bisnis yang dilakukan PT ZPA Global diawasi dan dikendalikan oleh para staff yang kompeten yang menjamin kualitas tinggi akan tiap jasa yang diberikan. 3. EnvironmentalProtection PT ZPA Global memiliki standar lingkungan yang tagas, yang mana selalu memperhatikan kelesatarian lingkungan dalam operasinya. 3.2.2 Jenis Usaha PT ZPA PT ZPA merupakan salah satu unit bisnis dari brand ZPA yang dimiliki PT ZPA Global. Adapun tiga jasa utama yang ditawarkan PT ZPA yaitu : 1. Hot-Dip Galvanizing Jasa hot-dip galvanizing yang diberikan PT ZPA adalah jasa pelapisan baja yang dapat melindungi dari korosi dengan nilai ekonomi dan kelestarian lingkungan yang tinggi. Proses hot-dip galvanizing sendiri merupakan pencelupan baja ke dalam cairan zinc dengan standar suhu dan proses khusus. Dengan pelapisan ini maka baja yang telah dilapisi akan terlindungi dari korosi hingga jangka waktu 25 – 50 tahun. 2. Powder Coating Powder coating merupakan suatu proses dimana besi atau baja alumunium yang telah dilapisi zinc (hot-dip galvanizing) kemudian dilapisi lagi dengan polyester dengan menggunakan tegangan elektrostatis. Universitas Indonesia Analisis prosedur..., Bharata, FE UI, 2013 37 3. Perlindungan Korosi Lainnya Adapun berbagai perlindungan korosi lain yang ditawarkan oleh PT ZPA adalah colour coating, electro-plating, anodizing, dan phosphating. 3.2.3 PT ZPA Indonesia PT. Zinkpower Asutrindo (ZPA) sebelumnya didirikan dengan nama PT Austrindo Jaya Abadi merupakan salah satu anggota dari Perusahaan KFH Group. ZPA memiliki kantor yang berlokasi di daerah Tangerang,Banten, sedangkan pabriknya terletak di Desa Cikande, Serang, Banten. Kegiatan utama PT. ZPA adalah melakukan usaha utama dalam jasa hot-dip galvanizing untuk pasar lokal. Hingga saat ini struktur kepemimpinan yang terdapat di ZPA yaitu : Commissioners President Commissioner : KHM Commissioners : WE KFH dan HH President Director : FJT Directors : M KFH dan WHM Directors Adapun struktur organisasi yang ada dalam kegiatan operasional harian PT ZPA dapat dilihat pada gambar 3.1. Universitas Indonesia Analisis prosedur..., Bharata, FE UI, 2013 38 Gambar 3.1 – Struktur Organisasi PT ZPA Sumber : PT ZPA Universitas Indonesia Analisis prosedur..., Bharata, FE UI, 2013 39 3.2.4 Gambaran Umum Siklus Pendapatan PT ZPA Berdasarkan General Ledger dari PT ZPA, dapat diketahui bahwa mereka memiliki beberapa akun yang termasuk dalam kategori pendapatan. Adapun akunakun tersebut adalah : Penjualan galvanize Penjualan non-galvanize Penjualan produk sisa zinc Siklus pendapatan pada PT ZPA dimulai dari adanya order dari pelanggan kepada bagian pemasaran untuk meminta quotation letter atas pesanan yang dibuat. Selanjutnya bagian pemasaran akan menyerahkan quotation letter ke pelanggan untuk selanjutnya dilakukan negosiasi antara pelanggan dan PT ZPA. Setelah kesepakatan telah dicapai, bagian pemasaran akan menyiapkan sebuah kontrak yang mengatur segala ketentuan mengenai kesepakatan yang telah dicapai antara PT ZPA dan pelanggan. Kontrak kesepakatan antara PT ZPA dan pelanggan terdiri dari dua jenis utama, yaitu kontrak kerja galvanizing tanpa jasa pengiriman material dan kontrak kerja galvanizing dengan jasa pengiriman material. Perjanjian yang diatur dalam kontrak bersifat periodik, yang biasanya berjangka waktu antara 1 sampai dengan 2 bulan. Kontrak ini selanjutnya akan diproses menjadi contract review yang menjadi basis pelaksanaan pengerjaan galvanizing yang telah disepakati. Pelaksanaan pengerjaan galvanizing akan dilakukan ketika material telah dikirimkan oleh konsumen ke pabrik pengerjaan PT ZPA. Setelah dilakukan proses galvanizing dari material tersebut, maka akan dilakukan penimbangan berat yang akan menjadi basis penagihan yang akan dilakukan nantinya. Setelah proses galvanizing dan penimbangan selesai, maka material tersebut akan dikirimkan ke pelanggan dengan diiringi delivery docket yang berisi informasi atas material yang dikirimkan. Pengiriman ini tidak dilakukan langsung oleh PT ZPA, melainkan mereka menunjuk perusahaan forwarding untuk melakukan pengiriman barang ke pelanggan. Untuk beberapa pesanan yang tidak termasuk dengan jasa pengiriman, perlanggan sering kali menunggu/menjemput material Universitas Indonesia Analisis prosedur..., Bharata, FE UI, 2013 40 yang telah diproses, sehingga PT ZPA tidak bertanggung jawab atas pengiriman barang. Untuk penagihan pembayaran kepada pelanggan, PT ZPA mengirimkan invoice setelah seluruh material selesai diproses, ditimbang ulang, dan dikirimkan ke pelanggan. Proses penerbitan invoice sendiri ada yang bersifat harian maupun mingguan, tergantung dengan kontrak yang telah disepakati. Invoice ini tentunya diiringi dengan faktur pajak yang sesuai dengan penyerahan barang/jasa kena pajak yang telah dilakukan. Berdasarkan data-data dari invoice inilah dilakukan pencatatan ke dalam General Ledger (GL) oleh bagian akuntansi. Untuk mempermudah, gambaran umum siklus penjualan dapat dilihat pada gambar 3.2. Gambar 3.2 Bagan Siklus Penjualan PT ZPA Sumber : Olahan Sendiri Universitas Indonesia Analisis prosedur..., Bharata, FE UI, 2013 BAB 4 ANALISIS DAN PEMBAHASAN 4.1 Prosedur TOC atas Siklus Penjualan Berdasarkan standar kerja audit yang ada pada KAP RSM AAJ, maka prosedur keseluruhan dari TOC siklus penjualan dilakukan melalui beberapa tahap, yaitu : 1. Revenue Control Documentation 2. Revenue Risk Control Matrix 3. Walkthrough 4. Test of Control 4.1.1 Revenue Control Documentation Untuk dapat melakukan perencanaan dan pelaksanaan proses audit penjualan dengan baik, auditor diharuskan untuk memiliki pemahaman yang baik atas kondisi kontrol dan sistem akuntansi yang ada dalam siklus penjualan tersebut. Salah satu cara yang dapat dilakukan untuk memahami kontrol klien atas siklus penjualan adalah dengan melakukan dokumentasi atas kontrol yang dilakukan klien dalam siklus tersebut. Proses dokumentasi ini umumnya dapat dilakukan melalui wawancara maupun penggunaan flowchart. Dalam prosedur dokumentasi kontrol penjualan kali ini, auditor hanya melakukan wawancara kepada pihak-pihak terkait dan tidak melakukan telaah atas flowcharts karena klien tidak memiliki flowchart formal atas siklus penjualan. Adapun wawancara dilakukan dengan pihak-pihak yang memiliki kewajiban dalam siklus penjualan, yaitu : Ibu Merrie manajer bagian administrasi Ibu Lia staf administrasi penagihan Ibu Yulia staf administrasi pembayaran Ibu Lilies manajer bagian akuntansi Ibu Hasti staf akuntansi Ibu Adinda staf kontrak 41 Analisis prosedur..., Bharata, FE UI, 2013 Universitas Indonesia 42 Proses dokumentasi siklus pendapatan dibagi berdasarkan beberapa fungsi utama yang ada, dalam tiap fungsi tersebut harus dicantumkan pihak-pihak yang memiliki tanggung jawab pelaksanaan dan otorisasi atas fungsi terkait. Adapun hasil dokumentasi auditor atas tiap fungsi yang ada yaitu : A. Penerimaan Pesanan Prosedur penerimaan pesanan dilakukan oleh staf kontrak (di bawah manajer pemasaran). Proses pembuatan customer order diawali ketika staf kontrak menerima pesanan dari pelanggan, kemudian dilaporkan kepada presiden direktur untuk memperoleh daftar harga. Setelah itu, staf kontrak membuatkan quotation letter yang akan dikirimkan via email atau fax. Selanjutnya dilakukan negosiasi antara pelanggan dan PT ZPA (manajer pemasaran dan presiden direktur) untuk mencapai kesepakatan. Setelah tercapai kesepakatan, maka staf kontrak tersebut akan membuat sebuah kontrak kerja yang ditandatangani oleh kedua belah pihak, yaitu presiden direktur PT ZPA dan pelanggan. B. Otorisasi Kontrak Kontrak dibuat oleh staf kontrak dengan persetujuan dari presiden direktur. Proses pembuatan kontrak akan dilakukan ketika pelanggan telah menyetujui quotation letter yang diberikan. Selanjutnya kontrak tersebut akan diperiksa dan ditandatangani oleh direktur, lalu dikirimkan ke pelanggan untuk ditandatangani. Kontrak tersebut nantinya akan diproses menjadi contract review yang akan mendasari pelaksanaan proses galvanizing. C. Pengiriman Barang Proses pengiriman barang tidak dilakukan oleh PT ZPA sendiri, melainkan dilakukan dengan menggunakan jasa perusahaan logistik yang ditunjuk. Setelah proses galvanizing telah selesai, staf administrasi pabrik akan mengisi formulir pemesanan jasa pengiriman kepada perusahaan logistik. Setelah proses galvanizing selesai, pihak workshop akan membuatkan dokumen delivery docket berdasarkan informasi dari scaling report dan Universitas Indonesia Analisis prosedur..., Bharata, FE UI, 2013 43 delivery note. Dokumen delivery docket akan terlebih dahulu diperiksa oleh manajer quality control sebelum dikirimkan ke pelanggan. D. Penagihan dan Pengakuan Pendapatan Dokumen invoice dibuat oleh staf administrasi penagihan (Ibu Lia) berdasarkan galvanizing report dan delivery note yang dikirimkan oleh pihak workshop. Penerbitan invoice bisa dilakukan harian maupun mingguan sesuai dengan kesepakatan dalam kontrak. Selanjutnya invoice akan diserahkan ke direktur untuk menerima persetujuan. Untuk proses pencatatan, staf administrasi akan memberikan sebuah salinan invoice kepada staf bagian akuntansi (Ibu Hasti) yang akan mencatatnya ke dalam sistem. E. Penerimaan Pembayaran Receipt voucher akan dibuat oleh staf akuntansi ketika telah terjadi pembayaran dari pelanggan. Ketika telah masuk berita pembayaran pelanggan melalui email atau telepon, manajer administrasi (Ibu Merrie) akan mencetak bukti transfer masuk via internet banking (e-banking), yang kemudian diserahkan kepada bagian akuntansi. Berdasarkan bukti transfer masuk inilah staf akuntansi akan membuatkan pre-numbered receipt voucher terkait yang nantinya di-approve oleh direktur. F. Nota Kredit, Pengembalian Barang, dan Diskon Nota kredit, pengembalian barang, ataupun diskon akan muncul ketika ada perbedaan antara harga jual atau kualitas material aktual yang terjadi dengan apa yang ada di kontrak, namun dalam kenyataannya hal ini tidak pernah terjadi. Keluhan dari pelanggan mengenai harga jual ataupun kualitas jasa galvanize akan diterima oleh manajer administrasi (Ibu Merie) yang kemudian dilaporkan kepada presiden direktur. Setelah itu presiden direktur melakukan diskusi dengan pelanggan untuk menentukan keputusan untuk perubahan harga jual/diskon atau pengembalian material Universitas Indonesia Analisis prosedur..., Bharata, FE UI, 2013 44 untuk proses ulang galvanize. Selanjutnya, staf administrasi (Ibu Merrie) menyiapkan credit notes untuk diskon/pengembalian barang, dan mengeluarkan sales invoice baru yang akan di-approve oleh direktur. Untuk pencatatan credit note sendiri akan dilakukan oleh staf akuntansi setelah menerima credit notes dari staf administrasi. Untuk proses regalvanize, material diterima oleh staf produksi dan diperiksa kondisinya oleh plant manager untuk selanjutnya diproses ulang. Setelah proses regalvanize selesai, maka proses selanjutnya akan berlanjut kepada proses shipping. 4.1.2 Revenue Risk Control Matrix Langkah selanjutnya yang dilakukan auditor adalah menyusun risk control matrix yang ada dalam siklus pendapatan. Dalam tahapan ini, pertama auditor harus mengidentifikasi segala risiko potensial yang berkaitan dengan siklus pendapatan. Selanjutnya risiko-risiko tersebut dihubungkan dengan kontrol perusahaan yang telah didokumentasikan untuk melihat tingkat efektifitas dari kontrol tersebut. Terakhir auditor harus menyimpulkan untuk mempercayai kontrol perusahaan atau tidak. Berikut adalah risk control matrix yang telah disusun auditor dalam tabel 4.1 : TabTabel 4.1 Revenue Risk Control Matrix (telah diolah kembali) Tahapan Pesanan Pelanggan dan Otorisasi Kontrak Risiko Pengendalian Internal Asersi Efektivitas Pengendalian Kepercayaan Terhadap Pengendalian Bagaimana perusahaan memastikan bahwa barang yang dikirim atau jasa yang diberikan tidak diperuntukkan kepada perusahaan yang memiliki risiko kredit yang buruk Staf administrasi (Bu Merrie dan Bu Lilies) akan memastikan bahwa perusahaan yang dilayani memiliki risiko kredit yang sehat, dan direktur akan memastikan bahwa pelanggan dapat melakukan pembayaran pada waktunya. V Ya Ya Universitas Indonesia Analisis prosedur..., Bharata, FE UI, 2013 45 Tabel 4.1 (lanjutan) Tahapan Penagihan dan Pengakuan Pendapatan Penagihan dan Pengakuan Pendapatan Penagihan dan Pengakuan Pendapatan Risiko Bagaimana perusahaan menentukan bahwa semua barang yang dikirim atau jasa yang dilakukan telah ditagihkan dan juga semua pengembalian telah dikreditkan Bagaimana perusahaan memastikan semua pendapatan telah dicatat secara benar dan lengkap pada akun masing-masing Bagaimana perusahaan memastikan bahwa setiap penjualan benar-benar terjadi Pengendalian Internal Staf administrasi menerima galvanizing report dan delivery note yang telah diperiksa oleh manajer quality control. Kemudian staf administrasi menerbitkan sales invoice yang nantinya di-approve oleh direktur. Staf menyiapkan credit notes untuk pemberian diskon atau pengembalian barang setelah ada otorisasi dari direktur. Staf administrasi menerima galvanizing report dan delivery docket yang dikirimkan oleh pihak workshop. Kemudian staf administrasi menerbitkan sales invoice yang nantinya di-approve oleh direktur. Berdasarkan dokumen invoice inilah bagian akuntansi melakukan pencatatan pendapatan. . Staf administrasi (Bu Merrie) menerima galvanizing report dan delivery order/noted yang dikirimkan oleh pihak workshop. Berdasarkan dokumen inilah kemudian staf administrasi (Bu Merrie) Asersi Efektivitas Pengendalian Kepercayaan Terhadap Pengendalian C Ya Ya C,A Ya Ya E Ya Ya Universitas Indonesia Analisis prosedur..., Bharata, FE UI, 2013 46 Tabel 4.1 (lanjutan) Tahapan Penagihan dan Pengakuan Pendapatan Penagihan dan Pengakuan Pendapatan Penagihan dan Pengakuan Pendapatan Penerimaan Pembayaran Risiko Bagaimana perusahaan memastikan bahwa pengiriman barang atau jasa telah dicatat sesuai dengan periodenya Bagaimana perusahaan memastikan bahwa transaksi dengan related party telah teridentifikasi Bagaimana perusahaan memastikan bahwa peraturan pengakuan pendapatan telah dipatuhi Bagaimana perusahaan memastikan bahwa pembayaran masuk telah dicatat pada periode yang tepat Pengendalian Internal menerbitkan sales invoice yang kemudian disetujui oleh direktur. Staf administrasi menerima galvanizing report dan delivery docket yang telah diperiksa oleh plant manager dan bagian quality control. Kemudian staf administrasi menerbitkan sales invoice yang nantinya di-approve oleh direktur. Berdasarkan dokumen invoice inilah bagian akuntansi melakukan pencatatan pendapatan. Melakukan rekonsiliasi atas transaksi terkait Memerika kembali kontrak dan invoice Staf akuntansi membuat receipt voucher dengan model prenumbered dan memasukkannya ke dalam ACC PACK pada periode yang sesuai. Pada tiap akhir bulannya staf akuntansi akan menyiapkan closing bulanan dan saldo Asersi Efektivitas Pengendalian Kepercayaan Terhadap Pengendalian C,E,A Ya Ya C,E,A Ya Ya C,E,A Ya Ya A Ya Ya Universitas Indonesia Analisis prosedur..., Bharata, FE UI, 2013 47 Tabel 4.1 (lanjutan) Tahapan Risiko Pengendalian Internal Asersi Efektivitas Pengendalian Kepercayaan Terhadap Pengendalian C Ya Ya A Ya Ya akun pelanggan akan di-update tiap bulannya berdasarkan pembayaran yang tertera dalam bank statement bulanan. Penerimaan Pembayaran Penerimaan Pembayaran H) Bagaimana perusahaan memastikan bahwa penerimaan pembayaran telah didepositokan dan dicatat dengan benar I) Bagaimana perusahaan memastikan bahwa tiap pembayaran masuk telah dicatat dan dikreditkan kepada akun dan pelanggan yang sesuai (deteksi fraud/lapping atau error) Staf administrasi (Bu Merrie) melakukan pemeriksaan harian atas pembayaran pelanggan yang kemudian akan dilaporkan kepada direktur. Bu Merrie juga akan melaporkan kepada staf akuntansi yang nantinya akan memeriksa pembayaran melalui internet banking dan mencetak bukti transfer masuk. Berdasarkan dokumen ini, staf akuntansi akan menerbitkan receipt voucher. Staf administrasi (Bu Merrie) melakukan pemeriksaan harian atas pembayaran pelanggan yang kemudian akan dilaporkan kepada direktur. Bu Merrie juga akan melaporkan kepada staf akuntansi yang nantinya akan memeriksa pembayaran melalui internet banking dan mencetak bukti transfer masuk. Berdasarkan dokumen ini, staf akuntansi akan Universitas Indonesia Analisis prosedur..., Bharata, FE UI, 2013 48 Tabel 4.1 (lanjutan) Tahapan Pengendalian Internal Risiko Asersi Efektivitas Pengendalian Kepercayaan Terhadap Pengendalian V Ya Ya V - - menerbitkan receipt voucher untuk proses pencatatan pembayaran pelanggan. Piutang Jatuh Tempo dan Penghapusan Piutang Piutang Jatuh Tempo dan Penghapusan Piutang Keterangan : J) Bagaimana perusahaan memastikan bahwa piutang yang telah jatuh tempo telah di-follow up sesuai waktunya Staf administrasi (Bu Merrie) melakukan pemeriksaan harian untuk piutang yang telah jatuh tempo dan melakukan follow up kepada pelanggan L) Bagaimana perusahaan memastikan bahwa afda telah dicatat dengan tepat - C = completeness A = accuracy E = existence V = valuation Sumber : KAP RSM AAJ Dari hasil analisis risk control matrix yang dilakukan (tabel 4.1), auditor menyimpulkan untuk mempercayai keseluruhan kontrol yang diterapkan perusahaan atas prosedur pendapatan yang ada. 4.1.3 Walkthrough Setelah melewati tahap revenue control documentation dan analisis risk matriks, langkah selanjutnya yang dilakukan auditor adalah melakukan walkthrough. Pelaksanaan walkthrough siklus penjualan PT ZPA yang dilakukan auditor memiliki tiga tujuan utama, yaitu : Untuk mendapatkan pemahaman atas siklus penjualan PT ZPA Untuk mengkonfirmasi bahwa sistem telah bekerja sesuai dengan yang telah didokumentasikan Universitas Indonesia Analisis prosedur..., Bharata, FE UI, 2013 49 Untuk mengukur desain dan implementasi atas key controls dalam memitigasi risiko atas salah saji material Berdasarkan professional judgement auditor, kali ini auditor mengambil satu sampel penjualan yang paling besar dalam periode berjalan untuk pelaksanaan walkthrough. Adapun sampel tersebut yaitu : Dr. Piutang usaha $7,422.80 Cr. PPN keluaran 674.80 Cr. Penjualan jasa galvanize 6,748.00 Dari pelaksanaan walkthrough atas sampel tersebut, auditor menyimpulkan adanya beberapa dokumentasi penting yang dilakukan PT ZPA atas siklus penjualan. Dokumentasi tersebut adalah : 1. Contract Preparer : staf kontrak Approver : presiden direktur dan pelanggan Key control : ya Assertion : C, A, E Description : Pelanggan mengajukan order via telepon, email, atau fax, yang akan dicatat oleh staf kontrak, kemudian perusahaan akan mengirimkan quotation letter via email atau fax. Berdasarkan kesepakatan yang dicapai dengan pelanggan, perusahaan akan menyiapkan contract yang mengatur ketentuan-ketentuan atas perjanjian kedua belah pihak. Control desc : kontrak dibuat berdasarkan kesepakatan kedua belah pihak, seperti yang tertera pada quotation letter yang telah di-approve oleh pelanggan. 2. Contract review Preparer : staf kontrak Approver :- Key control :- Assertion :- Universitas Indonesia Analisis prosedur..., Bharata, FE UI, 2013 50 Description : kontrak final kemudian akan diproses lanjut kepada contract review yang akan menjadi basis untuk dimulainya proses galvanizing. Contract review berisikan ruang lingkup pekerjaan yang tertera dalam kontrak. 3. Delivery note Preparer : pelanggan Approver : petugas pabrik Key control :- Assertion :- Description : delivery note dikirimkan bersamaan dengan pengiriman material dari pelanggan, dokumen ini berisikan informasi mengenai material yang akan diproses. 4. Scaling report Preparer : petugas penimbangan Approver :- Key control : ya Assertion : C, A Description : material yang dikirimkan pelanggan dan siap untuk diproses akan ditimbang terlebih dahulu sebelum diproses galvanize. Material yang telah selesai diproses galvanize juga akan ditimbang ulang dan hasilnya akan dicatat dalam scaling report. Informasi atas berat material yang telah diproses akan menjadi basis untuk penagihan kepada pelanggan, sedangkan selisih berat antara sebelum dan sesudah diproses akan dihitung sebagai prosentase zinc (Zn%) yang terkandung dalam material. Control desc : scaling report dibuat berdasarkan berat dan jumlah aktual dari material yang telah diproses. Kuantitas aktual material harus sesuai dengan kuantitas yang dipaparkan dalam delivery note dari pelanggan, sedangkan berat dari material yang telah diproses akan menjadi basis dari penagihan ke pelanggan (harus sesuai dengan invoice nantinya). Universitas Indonesia Analisis prosedur..., Bharata, FE UI, 2013 51 5. Delivery docket Preparer : petugas workshop Approver : manajer quality control dan pihak pelanggan Key control : ya Assertion :A Description : delivery docket akan disiapkan setelah material ditimbang ulang dan siap dikirim. Dokumen ini berisikan informasi atas kuantitas dan berat dari material yang akan dikirimkan ke pelanggan. Dokumen ini akan menemani pengiriman barang ke pelanggan, dan pelanggan akan melakukan cek ulang atas material yang telah diproses. Control desc : berat yang dipaparkan dalam delivery docket harus sesuai dengan yang dipaparkan dalam scaling report, yang akan diperiksa oleh manajer quality control terlebih dahulu sebelum dikirimkan ke pelanggan. 6. Invoice Preparer : manajer administrasi Approver : presiden direktur Key control : ya Assertion : C, A, V Description : invoice dibuat berdasarkan informasi yang tertera dalam scaling report. Informasi yang dipaparkan dalam invoice adalah informasi atas delivery docket dari barang yang telah dikirim, berat total material setelah diproses, harga, total jumlah yang harus dibayarkan dan juga PPN terutang. Control desc : invoice harus memaparkan dengan jelas mengenai jumlah pembayaran yang ditagihkan berdasarkan berat material yang telah diproses dan juga kontrak kerja yang mendasarinya. Syarat dan ketentuan dari pembayaran juga harus dipaparkan secara jelas dalam invoice. 7. Faktur pajak Preparer : manajer administrasi Approver : presiden direktur Key control : ya Assertion : C, A, Universitas Indonesia Analisis prosedur..., Bharata, FE UI, 2013 52 Description : faktur pajak berisikan informasi atas barang/jasa yang dikenakan PPN dan jumlah PPN yang harus dibayarkan pelanggan atas penyerahan barang/jasa yang telah dilakukan. Control desc : jumlah PPN yang tertera dalam faktur pajak harus sesuai dengan yang dipaparkan dalam invoice. 8. General ledger Preparer : staf akuntansi Approver : manajer akuntansi Key control : ya Assertion : C, A, Description : staf akuntansi melakukan pencatatan atas transaksi penjualan dan PPN terkait ke dalam GL berdasarkan invoice yang telah dikeluarkan. Entry jurnal yang dilakukan adalah : Dr. Account receivable delivery & work – IDR Cr. VAT out – IDR Cr. Galvanize Sales (Local) - IDR Control desc : staf akuntansi akan menyiapkan bukti jurnal yang akan diotorisasi oleh manajer akuntansi sebelum melakukan pencatatan ke GL. Jumlah yang dicatat sebagai sales harus sesuai dengan jumlah yang tertera dalam invoice. Update atas saldo akun pelanggan harus dilakukan dengan tepat, sesuai dengan entry jurnal yang dilakukan. 9. Receipt voucher Preparer : staf akuntansi Approver : manajer akuntansi Key control :- Assertion :- Description : staf akuntansi akan membuatkan receipt voucher berdasarkan bukti transfer masuk yang diberikan oleh bagian administrasi. Receipt voucher ini akan diberitahukan kepada presiden direktur untuk diberikan approval. Pada tiap akhir bulannya staf akuntansi akan Universitas Indonesia Analisis prosedur..., Bharata, FE UI, 2013 53 menyiapkan closing bulanan dan saldo akun pelanggan akan di-update tiap bulannya berdasarkan pembayaran yang tertera dalam bank statement bulanan. Keterangan : C = completeness A = accuracy E = existence V = valuation 4.1.4 Test of Control Setelah pelaksanaan walkthrough selesai dilakukan, langkah selanjutnya yang dilakukan auditor adalah melakukan tes atas pengendalian internal perusahaan klien untuk menentukan efektivitas dari pengendalian internal perusahaan klien sehingga pada akhirnya auditor dapat menentukan tingkat kompleksitas prosedur audit berikutnya. Langkah-langkah yang dilakukan auditor dalam melakukan TOC atas penjualan PT ZPA antara lain adalah: Menentukan pengendalian-pengendalian internal yang akan diuji di test of control Mengambil sampel untuk diperiksa keefektifan pengendaliannya atas sistem penjualan Mendokumentasikan prosedur Berdasarkan proses walkthrough yang telah dilakukan, auditor menyimpulkan adanya 6 key control area (lihat tabel 4.2) yang akan dijadikan dasar untuk melakukan TOC. Universitas Indonesia Analisis prosedur..., Bharata, FE UI, 2013 54 Tabel 4.2 Key Control Area Control Description TOC 1 Documents Contract Preparer Approver Administration Staff President Director & Customer Kontrak dibuat berdasarkan persetujuan kedua belah pihak, seperti yang ditunjukkan dalam quotation letter yang disetujui pelanggan. -- Scaling report dibuat berdasarkan data aktual dari material yang diproses. Kuantitas aktual haruslah sama dengan kuantitas yang dinyatakan dalam dokumen pengiriman dari pelanggan. Berat dari material yang telah diproses akan menjadi landasan penagihan ke pelanggan 2 Scaling Report Scaling Worker 3 Delivery Docket Quality Control Manager Customer Berat yang dicantumkan dalam delivery docket harus sesuai dengan yang dinyatakan dalam scaling report 4 Invoice Administration Manager President Director Invoice harus menjabarkan dengan jelas jumlah yang ditagihkan ke pelanggan dengan dasar berat material yang telah diproses dan referensi terhadap kontrak terkait. Ketentuan mengenai pembayaran juga dipaparkan secara jelas dalam invoice. 5 Tax Invoice for VAT Administration Manager President Director Jumlah PPN yang dipaparkan dalam faktur pajak harus sesuai dengan yang ada dalam invoice Accounting Manager Jumlah yang dicatat sebagai penjualan harus sama dengan yang ada pada invoice. Saldo akun pelanggan juga harus selalu diperbarui sesuai dengan transaksi penjualan. 6 General Ledger (GL) Accounting Staff Sumber : KAP RSM AAJ Setelah mengidentifikasi key control yang ada pada siklus penjualan klien, selanjutnya auditor akan mengumpulkan sampel yang akan diuji berdasarkan keenam key control tersebut. Di sini auditor tidak menentukan attribute to test atas keenam key control tersebut secara spesifik. Universitas Indonesia Analisis prosedur..., Bharata, FE UI, 2013 55 Sesuai dengan metodologi audit yang dimiliki RSM AAJ, auditor kemudian mengambil 23 sampel transaksi penjualan (invoice) secara acak untuk dilakukan uji TOC sesuai dengan key control area di atas. Sampel yang diambil akan merujuk kepada dokumen-dokumen pendukung yang dipilih auditor untuk melakukan TOC, yaitu contract, scaling report, delivery docket, invoice, faktur pajak, dan GL. Berikut adalah sampel penjualan yang dipilih auditor (lihat tabel 4.3) : Tabel 4.3 Sampel TOC atas Penjualan No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 Sample # 3 981 337 1407 1018 835 610 1558 1431 1299 304 1494 1236 894 529 27 160 634 257 289 1719 776 208 Inv. No. 111003-1350 120309-0340 111122-1670 120523-0747 120316-0379 120213-0195 111231-1935 120611-0865 120528-0771 120430-0621 111115-1636 120531-0792 120425-0592 120223-0256 111220-1853 111006-1376 111028-1510 120102-0001 111108-1588 111114-1622 120605-0821 120117-0072 111101-1540 Sumber : KAP RSM AAJ Inv.Date 03.10.2011 09.03.2012 22.11.2011 23.05.2012 16.03.2012 13.02.2012 31.12.2011 11.06.2012 28.05.2012 30.04.2012 15.11.2011 31.05.2012 25.04.2012 23.02.2012 20.12.2011 06.10.2011 28.10.2011 02.01.2012 08.11.2011 14.11.2011 05.06.2012 17.01.2012 01.11.2011 Universitas Indonesia Analisis prosedur..., Bharata, FE UI, 2013 56 4.2 Analisis Prosedur TOC Auditor Secara garis besar, prosedur TOC atas siklus penjualan PT ZPA yang dilakukan auditor telah sesuai dengan teori audit yang ada, namun masih terdapat beberapa perbedaan dan kekurangan dalam TOC yang dilakukan auditor jika dibandingkan dengan teori terkait. Berikut analisis dan pembahasan untuk tiap tahapan TOC yang dilakukan auditor : 1. Memahami Pengendalian Internal Klien atas Siklus Penjualan Auditor harus memiliki pemahaman yang baik atas pengendalian internal klien atas siklus pendapatan. Dalam hal ini, auditor telah melakukan prosedur revenue control documentation dan walkthrough terkait pengendalian internal siklus penjualan PT ZPA. Karena kondisi PT ZPA sendiri yang tidak memiliki standar operasional ataupun flowchart formal yang mengatur kegiatan operasional dalam siklus penjualan, maka auditor hanya bisa melakukan wawancara kepada personil terkait dalam siklus penjualan. Walaupun hanya menggunakan metode wawancara, dokumentasi pengendalian internal yang dilakukan auditor telah cukup lengkap karena mencakup keseluruhan proses yang ada dalam siklus penjualan, mulai dari penerimaan pesanan hingga proses pembuatan nota kredit, pengembalian barang, dan diskon. Namun, masih ada beberapa informasi mengenai pengendalian internal klien yang tidak dijabarkan dalam revenue control documentation. Seharusnya semua informasi mengenai pengendalian internal klien harus dijabarkan secara eksplisit pada proses revenue control documentation agar lebih informatif. Berdasarkan informasi dari senior auditor, beberapa pengendalian internal yang belum dicantumkan yaitu : a) Adanya proses review yang dilakukan oleh manajer pemasaran sebelum kontrak diserahkan kepada presiden direktur untuk diotorisasi Universitas Indonesia Analisis prosedur..., Bharata, FE UI, 2013 57 b) Adanya proses review yang dilakukan oleh manajer administrasi sebelum invoice diserahkan kepada presiden direktur untuk diotorisasi c) Tiap akhir bulan, manajer akuntansi dan akan melakukan closing dan rekonsiliasi bulanan atas invoice, receipt voucher, dan bukti jurnal untuk proses pemeriksaan ulang atas pencatatan pendapatan dan update saldo piutang pelanggan d) Tiap akhir bulan, manajer administrasi akan melakukan rekonsiliasi atas scaling report, invoice, dan receipt voucher untuk membuat ringkasan atas piutang pelanggan e) Untuk pelanggan baru, material yang telah diproses tidak akan dikirimkan sebelum pelanggan membayar sebagaian atau seluruh utang atas jasa galvanize material tersebut, tergantung kesepakatan di awal f) Pesanan pelanggan tidak akan diproses jika ada invoice yang telah melewati jatuh tempo pembayaran Untuk walkthrough, auditor mengambil satu sampel penjualan terbesar untuk dilakukan uji walkthrough. Proses ini dilakukan auditor untuk mendapatkan pemahaman mengenai pengendalian internal yang ada dan juga untuk melihat apakah pengendalian ini telah berjalan sesuai apa yang telah didokumentasikan. Dalam menyimpulkan dokumentasi penting yang dilakukan klien, masih ada beberapa dokumen yang tidak dilengkapi dengan asersi, yaitu untuk contract review, delivery note, dan receipt voucher. Auditor juga tidak menggolongkan ketiga dokumen ini sebagai bagian dari key control, padahal ini merupakan bagian penting dari pengendalian internal yang dilakukan PT ZPA. Berikut adalah asersi yang seharusnya diberikan pada ketiga dokumen klien tersebut : o Contract review : occurrence dan accuracy, untuk memastikan bahwa bagian produksi mengerjakan jasa sesuai dengan apa yang disepakati di kontrak Universitas Indonesia Analisis prosedur..., Bharata, FE UI, 2013 58 o Delivery note : occurrence dan accuracy, untuk memastikan bahwa bagian produksi melakukan pekerjaan hanya untuk material yang dikirim oleh pelanggan yang sesuai dengan kesepakatan di kontrak o Receipt voucher : occurrence dan completeness, untuk memastikan tiap pembayaran yang dilakukan pelanggan telah dicatat dan membuktikan bahwa pencatatan penjualan yang dilakukan perusahaan telah tepat 2. Mengukur Planned Control Risk Penjualan Untuk mengukur risiko pengendalian atas penjualan klien, auditor melakukan penyusunan revenue risk control matrix. Langkah pertama yang dilakukan auditor adalah melakukan indentifikasi atas risiko-risiko potensial yang ada dalam siklus penjualan (WCGW). Kemudian auditor menghubungkan tiap WCGW dengan key control yang dimiliki klien dan juga asersi terkait. Di sini auditor hanya menguji beberapa asersi, yaitu completeness, accuracy, existence dan valuation. Seharusnya auditor juga menguji asersi posting and summarization, classification, dan timing seperti yang tertera pada tabel 4.4. Dari analisis pada tabel 4.4, dapat disimpulkan bahwa risiko kontrol atas ketiga asersi yang tidak diuji oleh auditor adalah rendah. Dari analisis matriks risiko yang telah dilakukan, auditor menarik kesimpulan untuk mempercayai tiap key control yang dimiliki oleh klien. Kesimpulan yang diambil auditor sudah tepat, karena walaupun auditor tidak mengikutsertakan ketiga asersi di atas, sebenarnya dalam risk matrix yang disusun, auditor secara tidak langsung telah menguji risiko-risiko yang berkaitan dengan asersi-asersi tersebut, hanya saja auditor tidak mencantumkan ketiga asersi tersebut secara eksplisit pada risk matrix yang dibuat. Secara keseluruhan, risk matrix yang dibuat auditor memiliki perbedaan dengan yang dicontohkan oleh Arens. Matriks risiko yang dibuat oleh auditor menghubungkan key control dengan risiko dan asersi Universitas Indonesia Analisis prosedur..., Bharata, FE UI, 2013 59 terkait untuk ditarik kesimpulan atas kepercayaan auditor terhadap kontrol klien. Sedangkan model matriks risiko yang dibuat oleh Arens hanya menghubungkan komponen pengendalian internal dengan asersi audit untuk ditarik kesimpulan mengenai tingkatan risiko kontrol yang dihadapi. Perbedaan utama di sini adalah auditor bertujuan untuk mengukur keterandalan atas key control sedangkan Arens lebih kepada mengukur risiko kontrol yang ada. Walaupun memiliki beberapa perbedaan, pada praktiknya format matriks yang dibuat auditor telah dapat menggambarkan dengan baik bagaimana kondisi risiko kontrol yang ada pada klien. Tabel 4.4 Revenue Risk Control Matrix Tambahan (telah diolah kembali) Sales Transaction – Related Audit Objectives Internal Control Transaksi penjualan telah secara tepat dicatat pada master file piutang dan telah dirangkum dengan tepat (posting and summarization) Transaksi penjualan telah diklasifikasikan dengan tepat (classification) staf akuntansi akan menyiapkan bukti jurnal yang akan diapprove oleh manajer akuntansi sebelum melakukan pencatatan ke GL Penjualan telah dicatat pada tanggal yang tepat (timing) C Pencatatan jurnal penjualan akan dilakukan berdasarkan invoice yang diterbitkan C Tiap akhir bulan, manajer akuntansi akan melakukan closing dan rekonsiliasi bulanan atas invoice, receipt voucher, dan bukti jurnal untuk proses pemeriksaan ulang atas pencatatan pendapatan dan update saldo piutang pelanggan C C Assessed control risk Low Low Low *C=control Sumber : Arens et al., 2009 Universitas Indonesia Analisis prosedur..., Bharata, FE UI, 2013 60 3. Menentukan Tingkat dari Pengujian Kontrol Dari kesimpulan auditor untuk mempercayai keseluruhan key control yang dimiliki klien, hal ini mengharuskan auditor untuk meningkatkan pengujian kontrol yang akan dilakukan. Dalam TOC penjualan PT ZPA, auditor memilih 23 sampel atas transaksi penjualan secara acak (populasi sebanyak 1.739 invoice issued) berdasarkan aturan yang ada dalam audit manual yang dimiliki RSM AAJ. Dari 23 sampel yang tersebut, jumlah rupiah penjualan yang telah tercakup adalah sebesar Rp 483.369.176, yang mana hanya sebesar 1,35% dari total rupiah penjualan PT ZPA pada periode terkait (Rp35.856.724.155). Dari audit manual yang dimiliki RSM AAJ dapat diketahui bahwa jumlah dan hasil dari sampel TOC tersebut bukan merupakan acuan baku dan dapat diubah jika deviasi yang didapat melebihi angka 10%. Ketika hal ini terjadi, auditor dapat memilih tindakan lanjut yang dapat dilakukan berdasarkan professional judgement mereka, yaitu meningkatkan sampel, menguji kontrol alternatif (bila ada), ataupun tidak mengandalkan TOC dan lebih mengandalkan prosedur audit lanjutan lainnya. Teori audit terkait proses pemilihan sampel mengharuskan auditor untuk memilih sampel representatif, yaitu sampel yang memiliki karakterikstik yang serupa dengan populasi keseluruhan. Sampel ini sendiri sangat erat kaitannya dengan bukti audit yang mana akan menjadi dasar opini yang dikeluarkan auditor nantinya. Namun, pada praktiknya sangatlah sulit untuk menentukan apakah sampel yang dipilih telah representatif, karena satu-satunya cara untuk mengetahuinya adalah dengan menguji keseluruhan populasi yang ada. Proses pengambilan sampel sendiri secara teori dibagi menjadi dua kategori, yaitu statistical sampling dan nonstatistical sampling. Pada pelaksanaan TOC penjualan PT ZPA, terlihat bahwa metode sampling yang dilakukan adalah metode nonstatistical sampling, dimana auditor tidak melakukan kuantifikasi terkait risiko sampling yang ingin dicapai. Di Universitas Indonesia Analisis prosedur..., Bharata, FE UI, 2013 61 sini auditor lebih mengandalkan professional judgment dalam pelaksanaan sampling TOC. Keunggulan dari nonstatistical sampling sendiri adalah lebih rendahnya waktu dan biaya yang dibutuhkan dalam pelaksanaannya dibandingkan dengan metode statistical sampling. Dari analisis ini, dapat disimpulkan bahwa metode pengambilan sampel TOC auditor telah cukup baik, mengingat bahwa hasil dari 23 sampel TOC yang telah diambil auditor bukan merupakan satu-satunya bukti audit yang akan digunakan dalam penentuan opini, melainkan hanya merupakan salah satu tahapan dari audit keseluruhan. 4. Menyusun Test of Controls untuk Penjualan Susunan atau desain TOC dibuat oleh auditor berdasarkan walkthrough yang telah dilakukan. Dari proses walkthrough, auditor menyimpulkan adanya 6 key control area dalam siklus penjualan klien, namun di sini auditor tidak menentukan atribut pengujian pengendalian atas keenam key control area tersebut. Berdasarkan teori yang ada, seharusnya auditor menentukan atribut atau cara pengujian secara eksplisit. Berikut adalah atribut yang seharusnya diuji auditor berdasarkan keenam key control areas atas penjualan : o Menguji keberadaan approval dari presiden direktur dan pelanggan dalam contract o Menguji keberadaan approval dari petugas pengiriman pelanggan dan petugas penerima barang di pabrik atas delivery note o Menguji keberadaan approval dari pelanggan atas delivery docket o Menguji keberadaan approval dari presiden direktur atas invoice o Menguji keberadaan approval dari presiden direktur atas faktur pajak Universitas Indonesia Analisis prosedur..., Bharata, FE UI, 2013 62 4.3 Analisis Prosedur Pengakuan dan Pengukuran Pendapatan PT ZPA 4.3.1 Pengakuan Pendapatan Kegiatan operasional utama PT ZPA dalam bidang galvanizing dapat dikategorikan sebagai penjualan atas jasa. Pada praktiknya pengakuan pendapatan oleh PT ZPA dilakukan pada saat dokumen invoice diterbitkan. Proses penerbitan invoice sendiri ada yang dilakukan harian maupun mingguan, sesuai dengan kesepakatan yang telah dibuat dalam kontrak. Jasa yang diberikan PT ZPA kepada pelanggan pun berbeda-beda, ada yang diikuti dengan jasa pengiriman material dan ada pula yang tidak. Pada praktiknya, PT ZPA mengakui semua pendapatan usahanya berdasarkan diterbitkannya dokumen invoice, telepas dari metode penagihan maupun ada atau tidaknya jasa pengiriman barang yang diberikan. Hal ini tentunya kurang tepat, karena tidak sesuai dengan kriteria pengakuan pendapatan yang dijelaskan dalam PSAK 23, yang berbunyi : “Jika hasil transaksi yang terkait dengan penjualan jasa dapat diestimasi dengan andal, pendapatan sehubungan dengan transaksi tersebut harus diakui dengan acuan pada tingkat penyelesaian dari transaksi pada tanggal neraca. Hasil transaksi dapat diestimasi dengan andal jika seluruh kondisi berikut ini dipenuhi: a) jumlah pendapatan dapat diukur dengan andal; b) kemungkinan besar manfaat ekonomi sehubungan dengan transaksi tersebut dapat diperoleh entitas; c) tingkat penyelesaian dari suatu transaksi pada tanggal neraca dapat diukur dengan andal; dan d) biaya yang timbul untuk transaksi dan biaya menyelesaikan transaksi tersebut dapat diukur dengan andal.” Dari kutipan PSAK 23 tersebut, maka saat pengakuan pendapatan yang paling tepat pada penjualan jasa galvanizing PT ZPA adalah ketika scaling report atas Universitas Indonesia Analisis prosedur..., Bharata, FE UI, 2013 63 hasil penimbangan ulang material telah didapatkan. Pada titik ini, keempat kriteria pengakuan pendapatan yang dijabarkan pada PSAK 23 sudah terpenuhi, yaitu : Jumlah pendapatan dapat diukur secara andal melalui hasil perkalian berat yang tertera pada scaling report dengan price/kg yang dijanjikan dalam kontrak Manfaat ekonomi kemunginan besar akan mengalir dari pembayaran jasa galvanize yang akan dilakukan pelanggan sesuai dengan kesepakatan di dalam kontrak Tingkat penyelesaian atas transaksi penjualan jasa dapat dikukur secara andal, dimana pada titik ini jasa galvanizing telah dilakukan 100% Biaya yang timbul atas proses galvanize dapat dikur berdasarkan perhitungan prosentase zinc dari selisih berat material sebelum dan sesudah diproses. Namun, untuk perjanjian kontrak yang mengikutsertakan jasa pengiriman material, pengakuan pendapatan dapat dilakukan pada dua titik waktu, yaitu ketika scaling report diterbitkan dan ketika delivery docket telah ditandatangani oleh pelanggan. Untuk pendapatan jasa galvanizing tetap diakui pada saat scaling report diterbitkan, sedangkan untuk jasa pengiriman material dapat diakui ketika delivery docket telah ditandatangani pihak pelanggan. Di sini sebenarnya perusahan dapat mengidentifikasi fee untuk pengiriman material berdasarkan selisih price/kg untuk kontrak yang mengikutsertakan jasa pengiriman dan price/kg kontrak yang tidak mengikutsertakan jasa pengiriman untuk pemberian jasa galvanizing yang serupa. Namun, pada praktiknya pemberian jasa pengiriman barang dan penentuan harga terkait masih bersifat informal, dimana jumlah fee untuk pengiriman barang tidak dicantumkan secara eksplisit dalam kontrak perjanjian. PT ZPA sebaiknya menentukan dan mencantumkan secara eksplisit atas fee yang dikenakan untuk jasa pengiriman barang, sehingga bagian akuntansi akan lebih mudah untuk melakukan identifikasi atas pendapatan dari jasa pengiriman barang tersebut. Pada nantinya, pemisahan pendapatan jasa pengiriman barang akan membuat laporan keuangan PT ZPA lebih representatif untuk proses pengambilan keputusan lebih lanjut. Universitas Indonesia Analisis prosedur..., Bharata, FE UI, 2013 64 Terlepas dari sistem penagihan yang dilakukan harian maupun mingguan, proses pengakuan pendapatan haruslah dilakukan harian, sesuai dengan waktu dimana titik-titik penting dari penyelesaian jasa telah terjadi. Dari hal ini, juga dapat dilihat bahwa terdapat isu mengenai klasifikasi pendapatan. PT ZPA tidak membedakan akun penjualan jasa galvanize dengan akun penjualan jasa pengiriman barang. Seharusnya kedua pendapatan ini disajikan terpisah dalam laporan keuangan agar informasi pendapatan yang dipaparkan lebih berkualitas. 4.3.1 Pengukuran Pendapatan Dalam PSAK 23 dijelaskan bahwa pendapatan harus diukur dari nilai wajar imbalan yang diterima atau dapat diterima. Pada praktiknya, PT ZPA mengakui pendapatan sebesar jumlah perkalian dari price/kg dengan berat material setelah diproses galvanize. Harga per kg sendiri telah ditentukan pada tahap awal dan dicantumkan di kontrak perjanjian antara PT ZPA dan pelanggan. Dari praktik ini, maka dapat disimpulkan bahwa pengukuran pendapatan yang dilakukan PT ZPA telah sesuai dengan PSAK 23. 4.4 Analisis Aktivitas Pengendalian Internal atas Siklus Penjualan 4.4.1 Penerimaan Pesanan Pelanggan Proses penerimaan pesanan pelanggan diawali ketika ada permintaan dari pelanggan atas quotation letter dari PT ZPA. Kontrak yang dilakukan pelanggan biasanya dilakukan melalui telepon atau email kepada staf kontrak PT ZPA yang dibawahi manajer pemasaran. Setelah itu, staf kontrak akan melaporkan kepada presiden direktur untuk mendapatkan daftar harga atas jasa yang akan diberikan. Berdasarkan daftar harga yang diberikan, staf kontrak akan menyiapkan quotation letter dan mengirimkannya ke pelanggan via email atau fax. Setelah kesepakatan dicapai antara pelanggan dan PT ZPA, staf kontrak kemudian akan membuatkan dokumen kontrak yang akan diotorisasi oleh presiden direktur. Setelah presiden Universitas Indonesia Analisis prosedur..., Bharata, FE UI, 2013 65 direktur memberikan otorisasi, barulah kontrak tersebut dikirimkan kepada pelanggan untuk diminta otorisasinya. Dokumen kontrak di sini isinya mengatur segala sesuatunya mengenai pengerjaan jasa galvanizing yang akan diberikan ke pelanggan,yaitu : Jenis material yang akan diproses Ukuran dari material yang akan diproses Kuantitas material yang akan diproses Periode dari kerja sama yang dilakukan Harga per kg dari pengerjaan jasa galvanizing Term pembayaran (30-45 hari) Scope of work yang akan dilakukan Kualitas pengerjaan jasa galvanizing yang diberikan Term and condition dari perjanjian yang dibuat Dari proses penerimaan pesanan pelanggan pada PT ZPA, risiko yang dihadapi dalam ini antara lain : Kontrak yang tidak valid/akurat – R1 Kesalahan pricing dalam quotation letter – R2 Piutang tidak tertagih – R3 Adapun aktivitas pengendalian internal yang telah dilakukan oleh PT ZPA dalam proses penerimaan pesanan pelanggan antara lain : Proses otorisasi kontrak oleh presiden direktur dan pihak pelanggan – C1 Pembatasan kepada data pricing yang hanya dimiliki presiden direktur – C2 Pemisahan tugas antara pembuat dokumen kontrak (staf kontrak) dengan pihak yang memberikan otorisasi (presiden direktur) – C3 Proses review oleh manajer pemasaran atas kontrak yang dibuat oleh staf kontrak sebelum diserahkan kepada presiden direktur – C4 Proses pembayaran invoice sebelum dilakukan pengiriman barang untuk pelanggan baru – C5 Universitas Indonesia Analisis prosedur..., Bharata, FE UI, 2013 66 Penerapan denda per hari untuk keterlambatan pembayaran invoice pelanggan – C6 Pesanan pelanggan tidak akan diproses jika ada invoice yang telah melewati jatuh tempo pembayaran – C7 Dari kondisi pengendalian internal dan risiko yang ada pada proses penerimaan pesanan pelanggan, maka dapat dibuat matriks risiko seperti tabel 4.5. Dari tabel 4.5 dapat dilihat bahwa segala risiko yang ada dalam tahap penerimaan pesanan pelanggan sudah dapat diatasi dengan baik. Tabel 4.5 – Matriks Risiko Proses Risiko Aktivitas Pengendalian Kemampuan Aktivias Internal Pengendalian Internal untuk Mengatasi Risiko R1 C1, C3, C4 √ R2 C2 √ R3 C5, C6, C7 √ Sumber : Olahan Sendiri 4.4.2 Penerimaan dan Pengerjaan Material Pelanggan Setelah dokumen kontrak telah ditandatangani oleh presiden direktur PT ZPA dan pihak pelanggan, maka selanjutnya staf kontrak akan membuatkan dokumen contract review yang menjadi dasar dari proses pengerjaan galvanizing. Dokumen contract review ini selanjutnya akan dikirimkan ke pabrik untuk di-approve oleh manajer pabrik dan quality control. Dalam dokumen contract review dimuat seluruh informasi yang ada pada dokumen kontrak, hanya saja tidak dijelaskan mengenai kesepakatan harga serta term and condition dari kontrak tersebut. Selanjutnya pelanggan akan mengirimkan material yang akan diproses ke pabrik workshop yang dimiliki PT ZPA. Dalam pengirimannya, material pelanggan akan diiringi dengan surat pengiriman barang (delivery note) yang berasal dari pihak pelanggan. Surat pengiriman ini akan sudah terlebih dahulu ditandatangani oleh pihak pelanggan dan selanjutnya akan ditandatangani oleh pekerja pabrik yang Universitas Indonesia Analisis prosedur..., Bharata, FE UI, 2013 67 menerima material tersebut. Sebelum ditandatangani, pegawai pabrik akan melakukan pemeriksaan dan penghitungan atas material tersebut, untuk mencocokkan jumlah aktual material yang diterima dengan jumlah yang dicantumkan dalam delivery note. Sebelum material yang dikirimkan pelanggan akan masuk ke proses galvanizing, petugas penimbangan akan menimbang material tersebut dan mengeluarkan scaling report awal. Di sini beberapa material akan diikat menjadi satu bundle dan diberi label sesuai dengan deskripsi yang ada pada surat pengiriman barang dari pelanggan. Setelah selesai ditimbang, material tersebut akan segera masuk ke tahapan proses galvanizing. Proses Terakhir material yang telah selesai diproses akan ditimbang ulang untuk mendapatkan hasil scaling report akhir yang menjadi dasar untuk penagihan pelanggan. Untuk alat ukur berat yang digunakan, PT ZPA menggunakan jasa penilai independed yang akan menilai kondisi alat ukur secara periodik. Selisih dari hasil timbangan awal dan akhir nantinya akan dihitung sebagai prosentase zinc used yang akan diinput oleh bagian akuntansi ke dalam sistem. Dalam keseluruhan proses penerimaan dan pengerjaan material pelanggan, beberapa risiko yang dihadapi PT ZPA adalah : Terjadi perbedaan informasi dalam dokumen contract dengan contract review – R1 Kesalahan atas penerimaan material yang tidak ada dalam kontrak – R2 Terjadi perbedaan antara kuantitas material aktual dengan yang dicantumkan dalam delivery note – R3 Terjadi perbedaan antara berat aktual dengan berat yang dicantumkan dalam scaling report – R4 Universitas Indonesia Analisis prosedur..., Bharata, FE UI, 2013 68 Adapun aktivitas pengendalian yang telah dilakukan PT ZPA antara lain : Pembuatan contract review yang memuat informasi lengkap mengenai perjanjian kerja didasari oleh dokumen contract yang telah di-approve oleh presiden direktur dan pihak pelanggan – C1 Proses approval dokumen contract review yang dilakukan oleh manajer produksi dan quality control – C2 Pencocokan antara jumlah aktual material dengan jumlah yang dicantumkan dalam delivery note oleh pegawai pabrik – C3 Penggunaan jasa penilai independen untuk mengukur kondisi alat ukur berat secar periodik – C4 Dari kondisi pengendalian internal dan risiko yang ada pada proses penerimaan dan pengerjaan material pelanggan, maka dapat dibuat matriks risiko seperti tabel 4.6. Tabel 4.6 – Matriks Risiko Proses Penerimaan dan Pengerjaan Material Risiko Aktivitas Pengendalian Kemampuan Aktivias Internal Pengendalian Internal untuk Mengatasi Risiko R1 C1 √ R2 C2 √ R3 C3 √ R4 C4 √ Sumber : Olahan Sendiri Dari tabel 4.6 dapat dilihat bahwa risiko-risiko yang dihadapai perusahaan dalam proses penerimaan dan pengerjaan material pelanggan dapat diatasi dengan baik melalui aktivitas pengendalian yang ada. Universitas Indonesia Analisis prosedur..., Bharata, FE UI, 2013 69 4.4.3 Pengiriman Material Proses pengiriman material yang telah selesai dikerjakan akan diiringi dengan delivery docket yang dibuat oleh manajer quality control. Delivery docket yang dibuat didasari oleh beberapa dokumen pendahulunya, seperti dokumen contract, delivery note, dan scaling report. Adapun beberapa informasi yang dipaparkan dalam delivery docket antara lain : Data pelanggan terkait, yaitu alamat, contact person, dan no telepon Nomer dokumen contract, delivery note, dan delivery docket Tanggal dilakukan proses galvanizing dan tanggal pembuatan delivery note Nama dan jenis material yang dikirimkan Berat dan jumlah (pieces) dari material Nomor truk pengiriman barang yang digunakan Dokumen delivery docket ini hanya akan ditandatangani oleh manajer quality control dan personel penerimaan barang dari pelanggan sebagai pihak yang menerima material. Pengiriman material sendiri dilakukan dengan menggunakan jasa perusahaan logistik. Dalam keseluruhan proses pengiriman material pelanggan, beberapa risiko yang dihadapi PT ZPA adalah : Pengambilan material yang salah – R1 Kesalahan pengiriman – R2 Adapun aktivitas pengendalian yang telah dilakukan perusahaan dalam proses pengiriman material adalah : Pemberian label pada bundle material – C1 Pembuatan dokumen delivery docket yang didasari oleh contract, delivery note, dan scaling report – C2 Otorisasi dari pihak pelanggan pada dokumen delivery docket – C3 Universitas Indonesia Analisis prosedur..., Bharata, FE UI, 2013 70 Dari kondisi pengendalian internal dan risiko yang ada pada proses pengiriman material pelanggan, maka dapat dibuat matriks risiko seperti pada tabel 4.7. Tabel 4.7 – Matriks Risiko Proses Pengiriman Risiko Aktivitas Pengendalian Kemampuan Aktivias Internal Pengendalian Internal untuk Mengatasi Risiko R1 C1, C2 √ R2 C3 √ Sumber : Olahan Sendiri Dari tabel 4.7 dapat dilihat bahwa masih risiko-risiko yang dihadapai perusahaan dalam proses pengiriman material pelanggan telah dapat diatasi dengan baik melalui aktivitas pengendalian yang ada. 4.4.4 Penagihan dan Pencatatan Pendapatan Proses penagihan atas jasa yang diberikan kepada pelanggan ditandai dengan diterbitkannya dokumen invoice. Dokumen ini dibuat oleh staf administrasi berdasarkan data yang ada pada scaling report akhir dari pihak workshop. Jumlah yang ditagihkan dalam invoice didapaatkan dengan mengalikan antara berat material dalam scaling report dan data price/kg yang ada dalam dokumen contract. Dalam penagihannya, staf administrasi juga akan mengirimkan faktur pajak untuk memungut PPN yang timbul dari proses penyerahan jasa berdasarkan jumlah yang dipaparkan dalam dokumen invoice. Pembuatan invoice ini dilakukan dengan metode periodic, yaitu diterbitkan seminggu sekali untuk tiap pelanggan. Sebelum diberikan kepada presiden direktur untuk otorisasi, proses review akan dilakukan oleh manajer administrasi. Universitas Indonesia Analisis prosedur..., Bharata, FE UI, 2013 71 Selah proses pembuatan dokumen invoice selesai, bagian administrasi akan mengirimkan sebuah salinannya kepada bagian akuntansi. Pada tahap inilah bagian akuntansi melakukan pencatatan pendapatan ke dalam GL berdasarkan data yang ada dalam dokumen invoice dan faktur pajak. Sebelum dilakukan update GL, staf akuntansi akan membuat bukti jurnal yang akan terlebih dahulu diperiksa oleh manajer akuntansi. Penjatatan jurnal pendapatan yang dilakukan adalah : Dr. Account receivable xxx Cr. Galvanize sales xxx Cr. Vat-out xxx Dalam keseluruhan proses penagihan dan pencatatan pendapatan, terdapat beberapa risiko yang dihadapi PT ZPA, yaitu : Terdapat scaling report yang belum diproses ke invoice – R1 Penerbitan invoice yang tidak akurat – R2 Pencatatan pendapatan yang tidak akurat – R3 Terdapat invoice dan faktur pajak yang belum dicatat ke GL – R4 Adapun aktivitas pengendalian yang telah dilakukan perusahaan dalam proses penagihan dan pencatatan pendapatan adalah : Proses review atas invoice yang dilakukan oleh manajer administrasi – C1 Proses review atas bukti jurnal yang dilakukan oleh manajer akuntansi – C2 Rekonsiliasi atas scaling report, invoice, dan receipt voucher oleh manajer administrasi – C3 Rekonsiliasi invoice, faktur pajak, dan bukti jurnal oleh manajer akuntansi – C4 Dari kondisi pengendalian internal dan risiko yang ada pada proses pelanggan, maka dapat dibuat matriks risiko seperti tabel 4.8. Universitas Indonesia Analisis prosedur..., Bharata, FE UI, 2013 72 Tabel 4.8 – Matriks Risiko Proses Penagihan dan Pencatatan Pendapatan Risiko Aktivitas Pengendalian Kemampuan Aktivias Internal Pengendalian Internal untuk Mengatasi Risiko R1 C3 √ R2 C1 √ R3 C2 √ R4 C4 √ Sumber : Olahan Sendiri Dari tabel 4.8 dapat diketahui bahwa pengendalian yang dilakukan oleh pihak perusahaan telah mampu mengatasi risiko dalam proses penagihan dan pencatatan pendapatan. 4.5 Flowchart untuk Siklus Penjualan Berdasarkan analisis yang telah dilakukan, maka berikut adalah narasi dan flowchart yang dibutuhkan untuk siklus penjualan PT ZPA : Pertama-tama pelanggan akan mengirimkan surat permintaan quotation letter kepada bagian marketing. Dari surat permintaan tersebut, akan dilakukan analisis terlebih dahulu untuk pelanggan baru dan juga outstanding invoice pelanggan terkait. Jika permintaan pelanggan ditolak, maka surat permintaan tidak akan diproses lanjut dan dikembalikan ke pelanggan. Jika permintaan pelanggan diterima maka bagian marketing akan membuatkan quotation letter sebanyak dua buah, dimana salah satu akan disimpan dan yang lainnya akan diberikan ke pelanggan. Jika kesepakatan terjadi, maka pelanggan akan mengirimkan quotation letter yang telah disetujui ke bagian marketing. Dari approved quotation letter ini, bagian marketing akan membuatkan dokumen contract sebanyak dua rangkap yang Universitas Indonesia Analisis prosedur..., Bharata, FE UI, 2013 73 selanjutnya dikirimkan kepada pelanggan untuk ditandatangani. Pelanggan kemudian akan mengirimkan salah satu dokumen contract yang telah ditandatangani ke bagian marketing. Bagian pemasaran kemudian akan memberikan salinan kontrak kepada bagian administrasi dan akuntansi, serta membuatkan contract review sebanyak 2 rangkap, yang akan disimpan dan diberikan kepada bagian workshop. Ketika pelanggan mengirimkan barang dan delivery note, bagian workshop gudang akan mencocokan terlebih dahulu dengan informasi yang tertera dalam contract review. Jika terjadi ketidakcocokan, maka Delivery Note (DN) akan dikembalikan ke pelanggan untuk proses perbaikan. Jika kedua dokumen tersebut cocok, maka bagian workshop akan menerbitkan Surat Perintah Kerja (SPK) sebanyak dua rangkap, yang akan disimpan dan diberikan kepada bagian workshop produksi. Penerbitan SPK akan meningkatkan proses dokumentasi PT ZPA, yaitu sebagai tanda formal kesesuaian pengiriman material pelanggan dan inisasi dari pelaksanaan proses galvanizing. Di sini workshop gudang juga akan menduplikasi dokumen delivery note untuk diberikan kepada bagian administrasi. Berdasarkan SPK yang masuk dari bagian workshop gudang, bagian workshop produksi akan melakukan penimbangan dan pengerjaan galvanizing terhadap material pelanggan. Dari proses ini akan dibuatkan scaling report sebanyak 4 rangkap, yang akan diberikan kepada bagian workshop gudang, administrasi, dan bagian akuntansi. Bagian workshop gudang kemudian akan membuatkan dokumen delivery docket (DD) berdasarkan scaling report yang masuk dari workshop produksi. Dokumen DD akan dibuat sebanyak 4 rangkap, dimana 1 akan disimpan dan 3 rangkap akan diberikan kepada pelanggan untuk ditandatangani (signed DD). Untuk pelanggan baru, pihak workshop harus menerima surat perintah pengiriman material terlebih dahulu dari bagian administrasi. Universitas Indonesia Analisis prosedur..., Bharata, FE UI, 2013 74 Bagian administrasi akan menerbitkan invoice dan faktur pajak sebanyak 2 rangkap berdasarkan dokumen scaling report, delivery note, dan signed DD. Di sini bagian administrasi juga akan melakukan duplikasi atas ketiga dokumen tersebut yang nantinya akan mendampingi invoice dan faktur pajak yang dikirimkan ke pelanggan. Untuk pelanggan baru, pihak admin akan menerbitkan invoice hanya berdasarkan dokumen scaling report dan delivery note. Setelah diterima pembayaran dari pelanggan baru, maka bagian administrasi akan menerbitkan surat perintah pengiriman material kepada bagian workshop sebagai inisiasi proses pengiriman material pelanggan baru. Bagian akuntansi akan melakukan pencatatan untuk jasa galvanizing dan juga jasa pengiriman barang yang telah dilakukan, beserta PPN keluaran yang ada. Pencatatan pendapatan jasa galvanizing dilakukan setelah diterimanya dokumen scaling report dari bagian workshop produksi. Sedangkan untuk jasa pengiriman barang, pencatatan dilakukan berdasarkan dokumen DD yang sudah ditandangani oleh pelanggan. Pencatatan pendapatan dilakukan dengan merujuk pada dokumen contract yang diberikan dari bagian pemasaran. Untuk lebih jelasnya, keseluruhan proses penjualan dapat dilihat pada gambar 4.1. dan 4.2 Universitas Indonesia Analisis prosedur..., Bharata, FE UI, 2013 75 Gambar 4.1 Flowchart Siklus Penjualan PT ZPA untuk Pelanggan Lama Sumber : Olahan Sendiri Universitas Indonesia Analisis prosedur..., Bharata, FE UI, 2013 76 Gambar 4.1 (lanjutan) Universitas Indonesia Analisis prosedur..., Bharata, FE UI, 2013 77 Gambar 4.1 (lanjutan) Universitas Indonesia Analisis prosedur..., Bharata, FE UI, 2013 78 Gambar 4.1 (lanjutan) Universitas Indonesia Analisis prosedur..., Bharata, FE UI, 2013 79 Gambar 4.1 (lanjutan) Universitas Indonesia Analisis prosedur..., Bharata, FE UI, 2013 80 Gambar 4.2 Flowchart Siklus Penjualan PT ZPA untuk Pelanggan Baru Sumber : Olahan Sendiri Universitas Indonesia Analisis prosedur..., Bharata, FE UI, 2013 81 Gambar 4.2 (lanjutan) Universitas Indonesia Analisis prosedur..., Bharata, FE UI, 2013 82 Gambar 4.2 (lanjutan) Universitas Indonesia Analisis prosedur..., Bharata, FE UI, 2013 83 Gambar 4.2 (lanjutan) Universitas Indonesia Analisis prosedur..., Bharata, FE UI, 2013 84 Gambar 4.2 (lanjutan) Universitas Indonesia Analisis prosedur..., Bharata, FE UI, 2013 BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan Siklus penjualan adalah satu dari beberapa bagian terpenting dari operasi perusahaan karena merupakan inti dari bisnis perusahaan, dimana hasil produksi didistribusikan kepada pelanggan dan selanjutnya perusahaan akan mendapatkan pembayaran atas hasil produksi tersebut. Prosedur TOC yang dilakukan auditor atas penjualan memiliki peranan yang sangat penting dalam proses audit laporan keuangan secara keseluruhan, karena hasil dari TOC nantinya akan menentukan seberapa jauh TODB yang akan dilakukan. Di sisi lain pengendalian internal atas siklus penjualan juga amatlah penting karena berkaitan langsung dengan tujuan perusahaan untuk memaksimalkan pendapatan. Berdasarkan pelaksanaan program magang dan analisis laporan magang yang dilakukan, pelaksanaan prosedur TOC atas penjualan mulai dari tahap pemahaman pengendalian internal hingga tahap penyusunan atribut sebagian besar telah dilaksanakan oleh auditor sesuai dengan teori terkait. Namun, masih ada beberapa perbedaan dan kekurangan dalam prosedur TOC yang dilakukan auditor jika dibandingkan dengan teori terkait, yaitu : Ada beberapa aktivitas pengendalian internal klien yang tidak dipaparkan dalam revenue control documentation Pada walkthrough, ada beberapa dokumen yang tidak dilengkapi dengan asersi dan tidak digolongkan sebagai key control Ada beberapa asersi audit atas penjualan yang tidak dijabarkan dalam revenue risk control matrix Auditor tidak menjabarkan atribut TOC secara jelas dan eksplisit Terkait pengendalian internal siklus penjualan, PT ZPA telah melakukan aktivitas pengendalian internal yang memadai, sehingga risiko-risiko yang terdapat dalam siklus tersebut dapat diatasi. Namun, PT ZPA belum memiliki flowchart formal 85 Analisis prosedur..., Bharata, FE UI, 2013 Universitas Indonesia 86 atas siklus penjualan sehingga menyulitkan proses pemahaman atas siklus tersebut. Dari analisis pengakuan pendapatan PT ZPA, ditemukan isu mengenai timing pengakuan pendapatan dan klasifikasi pendapatan. Berdasakan PSAK 23, PT ZPA kurang tepat dalam melakukan pengakuan pendapatan berdasarkan dokumen invoice, karena proses penagihan sendiri ada yang bersifat mingguan. Sedangkan di sisi klasifikasi, PT ZPA tidak memisahkan pendapatan dari penjualan jasa galvanize dengan pendapatan jasa pengiriman material. 5.2 Saran Kepada KAP RSM AAJ Setelah mengikuti program magang dan melakukan analisis atas laporan magang, ada beberapa masukan untuk KAP RSM AAJ terkait prosedur TOC yang dilakukan, yaitu : KAP RSM AAJ seharusnya menjabarkan seluruh aktivitas pengendalian internal klien dalam revenue control documentation KAP RSM AAJ seharusnya melengkapi asersi atas tiap-tiap dokumen yang diidentifikasi dalam walkthrough, dan menggolongkannya ke dalam key control KAP RSM AAJ seharusnya melengkapi seluruh asersi audit penjualan dalam penyusunan revenue risk control matrix KAP RSM AAJ seharusnya menyusun dan menjabarkan atribut TOC secara jelas dalam working paper TOC penjualan 5.3 Saran Kepada PT ZPA Setelah mengikuti program magang dan melakukan analisis atas laporan magang, ada beberapa masukan untuk PT ZPA terkait pengendalian internal siklus penjualan dan proses pengakuan pendapatan, yaitu : Membuat flowchart formal atas siklus penjualan Universitas Indonesia Analisis prosedur..., Bharata, FE UI, 2013 87 Memisahkan pendapatan jasa galvanize dan jasa pengiriman barang Melakukan pengakuan jasa galvanize pada saat scaling report telah diterbitkan Melakukan pengakuan jasa pengiriman barang pada saat signed delivery docket sudah didapatkan Universitas Indonesia Analisis prosedur..., Bharata, FE UI, 2013 DAFTAR REFERENSI Arens, Alvin, Beasley, Elder, Amir Abadi Jusuf. Auditing and Assurance Services an Integrated Approach-An Indonesian Adaption. Pearson: Prentice Hall. 2009. RSM AAJ Associates. Employee Handbook, Version.12.01. 2012 RSM International. RSM Audit Manual, Version 2010.1. 2010 Kieso, Donald E., dan Jerry Weygandt, Warfield, Terry. Intermediate Accounting, Vol 1, IFRS Edition. John Wiley and Sons. 2011. Kieso, Donald E., dan Jerry Weygandt, Warfield, Terry. Intermediate Accounting, Vol 2, IFRS Edition. John Wiley and Sons. 2011. Ikatan Akuntan Indonesia. Exposure Draft Standar Akuntansi Keuangan. “Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan 23” Jakarta: Penerbit Salemba Empat. 2009. Moeller, R. Brink's Modern Internal Auditing 7th Edition. USA: Prentice Hall Business Publishing. 2009. Romney, & Steinbart. Accounting Information System 12th Edition. USA: Prentice Hall Business Publishing. 2012. Universitas Indonesia. Pedoman Teknis Penulisan Tugas Akhir Mahasiswa Universitas Indonesia. Depok: Universitas Indonesia. 2008. Website Internal PT ZPA 88 Analisis prosedur..., Bharata, FE UI, 2013 Universitas Indonesia