BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Pengertian Komunikasi Komunikasi

BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Pengertian Komunikasi
Komunikasi merupakan suatu aktivitas dasar manusia yang pasti
dilakukan. Dengan berkomunikasi, manusia dapat berinteraksi satu sama lain
dimanapun ia berada.
Berdasarkan paradigma Lasswell, komunikasi adalah proses penyampaian
pesan oleh komunikator kepada komunikan melalui media yang menimbulkan
efek tertentu.4
Komunikasi merupakan bagian penting dalam perusahaan. Perusahaan
terdiri atas sejumlah orang dan melibatkan keadaan saling bergantung dan
berkoordinasi yang mensyaratkan adanya komunikasi. Proses kegiatan
komunikasi merupakan penyampaian informasi-informasi dari perusahaan
kepada karyawan.
Adapun pengertian komunikasi secara terminologis komunikasi berarti
proses penyampaian suatu pernyataan oleh seseorang kepada orang lain. Dari
pengertian itu jelas bahwa komunikasi melibatkan sejumlah orang, dimana
seseorang menyatakan sesuatu kepada orang lain.5
4
Onong Uchjana Effendy, Ilmu Komunikasi Teori dan Praktek. Bandung: Rosdakarya,2005. Hal. 10
Onong Uchajana Effendy. Dinamika Komunikasi. Bandung: PT Remaja Rosda Karya. 2008 hal 4
5
8
9
2.1.1 Fungsi Komunikasi
Komunikasi memiliki banyak fungsi, ketika manusia berkomunikasi
berarti mereka berinteraksi dengan orang lain juga, kita akan merasakan
interaksi tersebut yang dapat memperngaruhi orang lain secara individu
maupun masal.
Deddy Mulyana mengemukakan fungsi komunikasi sebagai berikut : 6
1. Fungsi Komunikasi Sosial
Fungsi komunikasi sebagai komunikasi sosial mengisyaratkan bahwa
komunikasi itu penting untuk membangun konsep diri, aktualisasi diri,
kelangsungan hidup, memperoleh kebahagiaan, serta terhindar dari
tekanan dan ketegangan.
2. Fungsi Komunikasi Ekspresif
Fungsi komunikasi ekspresif yaitu komunikasi yang bertujuan untuk
mempengaruhi orang lain, namun dapat dilakukan sejauh komunikasi
tersebut menjadi instrument untuk menyampaikan perasaan-perasaan
(emosi) kita.
3. Fungsi Komunikasi Ritual
Fungsi komunikasi ritual yaitu komunikasi yang biasanya dilakukan
secara kolektif yang menegaskan tentang komitmen mereka terhadap
tradisi keluarga, komunitas, suku, bangsa, Negara, ideology atau
agama.
4.
6
Fungsi Komunikasi Instrumental
Fungsi Komunikasi Instrumental yaitu komunikasi yang bertujuan
untuk menginformasikan, mengajar, mendorong, mengubah sikap dan
keyakinan serta mengubah perilaku atau menggerakan tindakan dan
juga menghibur.
Deddy Mulyana, Ilmu Komunikasi Suatu Pengantar. Bandung: Remaja Rosda Karya, 2010. Hal. 5-33
10
2.2Public Relations
Public Relations adalah semua bentuk komunikasi yang terencana, baik
itu ke dalam maupun ke luar, antara suatu organisasi dengan semua
khalayaknya dalam rangka mencapai tujuan-tujuan spesifik yang berlandaskan
pada saling pengertian.7
Di dalam sebuah perusahaan di butuhkan adanya seorang Public
Relations untuk menjembatani komunikasi antara publik dan perusahaan
maupun antar atasan dan bawahan. Ketika di dalam sebuah perusahaan sedang
ada masalah internal, seperti masalah komunikasi antara atasan dan bawahan
maka
disitulah
seorang
public
relations
dibutuhkan
untuk
dapat
menyelesaikan masalah-masalah yang ada.
2.3 Komunikasi Organisasi
Komunikasi Organisasi adalah suatu penyampaian informasi di dalam
sebuah organisasi baik secara vertikal maupun horizontal. Komunikasi
Organisasi ini perlu di implementasikan dalam suatu perusahaan agar
perusahaan tersebut dapat mencapai tujuan bersama yang diinginkan. Definisi
organisasi adalah sistem dari aktivitas tertentu yang bertujuan dan
berkesinambungan.8
Definisi fungsional komunikasi organisasi adalah sebagai pertunjukan dan
penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari
7
Frank Jefkins, Public Relations, Jakarta: Erlangga, 2002. Hal. 10
Kadar Nurjaman dan Khaerul Umam, Komunikasi dan Public Relations. Bandung: CV Pustaka, 2012. Hal. 64
8
11
suatu organisasi tertentu. Suatu organisasi terdir dari unit-unit komunikasi
dalam hubungan - hubungan hierarkis antara yang satu dengan yang lainnya
dan berfungsi dalam suatu lingkungan. Sedangkan definisi inter private
komunikasi organisasi cendurung menekankan pada kegiatan penanganan
pesan yang terkandung dalam suatu “batas organisasional (organization
boundary)”.9
Komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan berbagai pesan
organisasi di dalam kelompok formal maupun informal dari suatu organisasi.
Komunikasi formal adalah komunikasi yang disetujui oleh organisasi itu
sendiri dan sifatnya berorientasi kepentingan organisasi. Isinya berupa cara
kerja di dalam organisasi, produktivitas, dan berbagai pekerjaan yang harus
dilakukan dalam organisasi. Misalnya : memo, kebijakan, pernyataan, jumpa
pers, dan surat-surat resmi. Adapun komunikasi informal adalah komunikasi
yang disetujui secara sosial. Orientasinya bukan pada organisasi, tetapi lebih
kepada anggotanya secara individual.10
Fungsi Komunikasi Organisasi sebagai berikut :
1. Fungsi perintah berkenaan dengan anggota-anggota organisasi
mempunyai
hak
dan
kewajiban
membicarakan,
menerima,
menafsirkan, dan bertindak atas suatu perintah. Tujuan dan fungsi
9
Abdullah Masmuh. Komunikasi Organisasi Dalam Perspektif Teori dan Praktek. Malang : Universitas
Muhammadiyah Malang.2010 hal 5
10
Khomsahrial Romli, Komunikasi Organisasi, Jakarta: Grasindo, 2011. Hal. 2-3
12
perintah adalah koordinasi diantara sejumlah anggota yang bergantung
dalam organisasi tersebut.
2. Fungsi relasional berkenaan dengan komunikasi memperbolehkan
anggota-anggota menciptakkan dan mempertahankan bisnis produktif
hubungan personal dengan anggota organisasi lain. Hubungan dalam
pekerjaan mempengaruhi kinerja pekerjaan (job performance) dalam
berbagai cara. Misal : kepuasan kerja, aliran komunikasi ke bawah
maupun ke atas dalam hirarki organisasional, dan tingkat pelaksanaan
perintah. Pentingnya dalam hubungan antar-personal yang baik lebih
terasa dalam pekerjaan ketika anda merasa bahwa banyak hubungan
yang perlu dilakukan tidak anda pilih, tetapi diharuskan oleh
lingkungan organisasi, sehingga hubungan menjadi kurang stabil, lebih
memicu konflik, kurang ditaati, dan sebagainya.
3. Fungsi manajemen ambigu berkenaan dengan pilihan dalam situasi
organisasi sering dibuat dalam keadaan yang sangat ambigu.
Misal : motivasi berganda muncul karena pilihan yang diambil akan
mempengaruhi rekan kerja dan organisasi, demikian juga diri sendiri;
tujuan organisasi tidak jelas dan konteks yang mengharuskan adanya
pilihan tersebut mungkin tidak jelas. Komunikasi adalah alat untuk
mengatasi dan mengurangi ketidakjelasan (ambiguity) yang melekat
dalam organisasi. Anggota berbicara satu dengan lainnya untuk
13
membangun
lingkungan
dan
memahami
situasi
baru,
yang
membutuhkan perolehan informasi bersama.
2.3.1 Dimensi-dimensi Komunikasi dalam Kehidupan Organisasi
2.3.1.1 Komunikasi Internal
Komunikasi internal organisasi adalah proses penyampaian pesan antara
anggota-anggota organisasi yang terjadi untuk kepentingan organisasi, seperti
komunikasi antara pimpinan dan bawahan, antara sesama bawahan, dan
sebagainya. Proses komunikasi internal ini bisa berwujud komunikasi
antarpribadi ataupun komunikasi kelompok. Juga komunikasi bisa merupakan
proses komunikasi primer maupun sekunder (menggunakan media nirmassa).
Komunikasi internal ini lazim dibedakan menjadi dua sebagai berikut :11
1.
Komunikasi vertikal, yaitu komunikasi dari atas ke bawah dan dari
bawah ke atas. Komunikasi dari pimpinan kepada bawahan dan dari
bawahan kepada pimpinan. Dalam komunikasi vertikal, pimpinan
memberikan
instruksi-instruksi,
petunjuk-petunjuk,
informasi-
informasi kepada bawahannya. Sedangkan bawahan memberi laporanlaporan, saran-saran, pengaduan-pengaduan, dan sebagainya kepada
pimpinan.
2.
Komunikasi horizontal atau lateral, yaitu komunikasi antara sesama
seperti dari karyawan kepada karyawan, manajer kepada manajer.
11
Khomsahrial Romli, op.cit. hal 6-7
14
Pesan dalam komunikasi ini bisa mengalir di bagian yang sama di
dalam organisasi atau mengalir di bagian yang sama di dalam
organisasi atau mengalir antar bagian. Komunikasi lateral ini
memperlancar pertukaran pengetahuan, pengalaman, metode dan
masalah. Hal ini membantu organisasi untuk menghindari beberapa
masalah dna memecahkan yang lainnya, serta embangun semangat
kerja dan kepuasan kerja.
2.3.1.2 Komunikasi Eksternal
Komunikasi eksternal organisasi adallah komunikasi antara pimpinan
organisasi dengan khalayak di luar organisasi. Pada organisasi besar,
komunikasi ini lebih banyak dilakukan oleh kepala hubungan masyarakat
daripada pimpinan sendiri. Yang dilakukan sendiri oleh pimpinan hanyalah
terbatas pada hal-hal yang dianggap sangat penting saja.
1.
Komunikasi dari organisasi kepada khalayak. Komunikasi ini
dilaksanakan
umumnya
bersifat
informative,
yang
dilakukan
sedemikian rupa sehingga khalayak merasa memiliki keterlibatan,
setidaknya ada hubungan batin. Komunikasi ini dapat melalui berbagai
bentuk, seperti: majalah organisasi; press release; artikel surat kabar
atau majalah; pidato radio; film dokumenter; brosur; leaflet; poster;
konfrensi pers.
15
2.
Komunikasi dari khalayak kepada organisasi. Komunikasi dari
khalayak kepada organisasi merupakan umpan balik sebagai efek dari
kegiatan dan komunikasi yang dilakukan oleh organisasi.
2.3.2 Konsep Kunci Komunikasi Organisasi
Adapun konsep kunci komunikasi organisasi, menurut Goldhaber yaitu :12
1. Proses
Suatu Organisasi adalah suatu sistem terbuka yang dinamis yang
menciptakan dan saling menukar pesan di antara anggotanya.
Karena gejala menciptakan dan menukar informasi ini berjalan terusmenerus dan tidak ada henti-hentinya maka dikatakan sebagai suatu
proses.
2. Pesan
Yang dimaksud dengan pesan adalah susunan simbol yang penuh arti
tentang orang, objek, kejadian yang dihasilkan oleh interaksi dengan
orang lain. Untuk berkomunikasi seseorang harus sanggup menyusun
suatu
gambaran
mental,
memberi
gambaran
itu
nama
dan
mengembangkan suatu perasaan terhadapnya. Komunikasi tersebut
efektif jika pesan yang dikirimkan itu diartikan sama dengan apa yang
dimaksudkan oleh si pengirim.
12
Khomsahrial Romli, op.cit.Hal. 13-20
16
3. Jaringan
Organisasi terdiri dari banyak orang yang tiap orangnya menduduki
posisi atau peranan tertentu dalam organisasi. Pertukaran pesan dari
orang-orang ini terjadi melewati suatu jalan kecil yang dinamakan
jaringan komunikasi. Suatu jaringan komunikasi ini mungkin
mencakup hanya dua orang, beberapa orang atau keseluruhan
organisasi. Hakikat dan luas dari jaringan ini dipengaruhi oleh banyak
faktor antara lain, hubungan peranan, arah dan arus pesan, hakikat seri
dari arus pesan dan isi dari pesan.
4. Keadaan saling ketergantungan
Keadaan yang saling bergantung satu bagian dengan bagian lainnya.
Hal ini telah menjadi sifat dari suatu organisasi yang merupakan suatu
sistem terbuka. Bila suatu bagian dari organisasi mengalami gangguan
maka akan berpengaruh kepada bagian lainnya dan mungkin juga
kepada seluruh sistem organisasi.
5. Hubungan
Konsep kunci yang kelima dari komunikasi organisasi adalah
hubungan. Karena organisasi merupakan suatu sistem terbuka, sistem
kehidupan sosial maka untuk berfungsinya bagian-bagian itu terletak
pada tangan manusia. Oleh karena itu hubungan manusia dalam
organisasi yang memfokuskan kepada tingkah laku komunikasi dari
orang yang terlibat dalam suatu hubungan perlu dipelajari. Hubungan
17
manusia dalam organisasi berkisar mulai dari yang sederhana yaitu
hubungan antara dua orang atau dyadic samapi kepada hubungan yang
kompleks, yaitu hubungan dalam kelompok-kelompok kecil, maupun
besar dalam organisasi.
6. Lingkungan
Yang dimaksud dengan lingkungan adalah semua totalitas secara fisik
dan faktor sosial yang di perhitungkan dalam pembuatan keputusan
mengenai individu dalam suatu sistem. Lingkungan ini dapat
dibedakan atas lingkungan internal dan lingkungan eksternal.
7. Ketidakpastian
Ketidakpastian dalam suatu organisasi disebabkan oleh terlalu banyak
informasi yang diterima dari pada yang diperlukan untuk menghadapi
lingkungan mereka. Oleh karena itu, salah satu urusan utama dari
komunikasi organisasi adalah menentukan dengan tepat berapa
banyaknya
informasi
ketidakpastian
tanpa
yang
informasi
diperlukan
yang
untuk
mengurangi
berlebih-lebihan.
Jadi
ketidakpastian dapat disebabkan oleh terlalu sedikit informasi yang
diperlukan dan juga karena terlalu banyak yang diterima.
2.4
Dinamika Komunikasi Atasan dan Bawahan
Komunikasi merupakan aktivitas dasar manusia, dengan berkomunikasi
manusia dapat berhubungan satu sama lain dalam kehidupan sehari-hari
18
dimanapun manusia itu berada. Komunikasi tidak terbatas pada kata-kata yang
terucap belaka, melainkan bentuk dari apa saja interaksi, senyuman, anggukan
kepala yang membenarkan hati, sikap badan, ungkapan minat, perhatian yang
mendukung diterimanya pengertian, sikap dan perasaan yang sama.
Komunikasi organisasi mengandung tujuh konsep kunci yaitu: proses, pesan,
jaringan, saling tergantung, hubungan, lingkungan, dan ketidakpastian.
Hambatan komunikasi dalam organisasi juga dapat dibagi menjadi tiga yaitu
hambatan teknis, hambatan semantic, dan hambatan perilaku.
Teknik komunikasi ialah keahlian yang dimiliki oleh seseorang dalam
menyampaikan informasi kepada pihak lain sehingga informasi yang
disampaikan dapat diterima dengan cepat dan tepat oleh penerima informasi.
Kurangnya apresiasi dan motivasi dari pimpinan dapat mempengaruhi sikap
dari bawahannya. Untuk dapat memperbaiki hubungan, selain mempersiapkan
kata-kata yang tepat untuk menyampaikan pesan, juga diperlukan hubungan
yang baik antara komunikator dengan komunikan, ini karena keefektifan
komunikasi secara keseluruhan masih memerlukan suasana psikologis yang
positif dan penuh kepercayaan. Komunikator selalu menginginkan agar
komunikan melakukan apa yang di ungkapkannya. Ketidakefektifan
komunikasi terjadi karena adanya hambatan dalam komunikasi.13
13
journal.uin-alauddin.ac.id Peneliti mengakses pada 18/06/2016 jam 21.00
19
Tujuh konsep komunikasi tersebut sangat erat kaitannya untuk
keberlangsungan dan kesuksesan sebuah perusahaan. karena setiap anggota di
dalam perusahaan tersebut baik karyawan maupun atasannya memiliki saling
ketergantungan, oleh karena itu mereka harus bisa menyesuaikan diri dengan
lingkungan yang ada agar mereka dapat berkomunikasi dengan baik satu
dengan lain.
Sedangkan pengertian dinamika itu sendiri adalah tingkah laku warga
yang satu secara langsung memengaruhi warga yang lain secara timbal balik.
Jadi, dinamika berarti adanya interaksi dan interdependasi antara kelompok
yang satu dengan anggota kelompok yang lain secara timbal balik dan antara
anggota dengan kelompok secara keseluruhan.14
Dari penjelasan tersebut dapat disimpulkan bahwa dinamika komunikasi
atasan dan bawahan adalah bagaimana kondisi komunikasi antara atasan dan
bawahan di dalam sebuah perusahaan yang memberikan pengaruh terhadap
keberlangsungan perusahaan.
Dalam berkomunikasi, tidak hanya penyampaian pesan tetapi bagaimana
penyampaian pesan itu serta media apa dalam penyampaian pesan itu juga
mempengaruhi komunikasi itu berlangsung. Dengan komunikasi semua unsur
dalam komunikasi menjadi bagian dari komunikasi secara keseluruhan dalam
proses komunikasi.
14
Slamet Santosa. Dinamika Komunikasi, Jakarta: PT Bumi Aksara 2009. Hal. 5
20
Dinamika komunikasi organisasi adalah interaksi dan interdependensi
yang melibatkan dari komunikator, pesan, media, komunikan dan dampak
komunikasi dalam mencapai tujuan organisasi melalui pembagian pekerjaan
dan fungsi hirarki otoritas dan tanggungjawab. Salah satu pesan yang
disampaikan dalam organisasi adalah budaya organisasi. Budaya organisasi
merupakan suatu budaya yang dimiliki suatu organisasi. Namun budaya bukan
sekedar kebiasaan atau perilaku yang relatif atau perilaku rata-rata (moderate
behaviour) melainkan sebagai suatu karateristik yang unik dari suatu
organisasi.15
2.5
Sifat Aliran Informasi
Informasi tidak mengalir secara harfiah. Kenyataannya, informasi sendiri
tidak bergerak. Yang sesungguhnya terlihat adalah penyampaian suatu pesan,
interpretasi penyampaian tersebut, dan penciptaan penyampaian lainnya.
penciptaan, penyampaian, dan interpretasi pesan merupakan proses yang
mendistribusikan pesan-pesan ke seluruh organisasi.16
Konsep proses mengisyaratkan bahwa peristiwa-peristiwa dan hubunganhubungan bergerak dan berubah secara berkesinambungan, bahwa peristiwa
dan hubungan adalah dinamik. Suatu hubunga atau peristiwa dinamik
melibatkan energi dan tindakan. Jadi yang di namakan aliran informasi dalam
15
Journal.uin-alauddi.ac.id peneliti mengakses pada 10/08/2017 jam 19.52
R. Wayne Pace dan Don F. Faules. Komunikasi Organisasi Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan, Bandung: PT
Remaja Rosdakarya 2015. Hal. 170-171
16
21
suatu organisasi, sebenarnya adalah suatu proses dinamik; dalam proses inilah
pesan-pesan secara tetap dan berkesinambungan diciptakan, ditampilkan, dan
diinterprestasikan. Proses ini berlangsung terus dan berubah secara konstan –
artinya, komunikasi organisasi bukanlah sesuatu yang terjadi kemudia
berhenti. Komunikasi terjadi sepanjang waktu.
Guetzkow (1965) menyatakan bahwa aliran informasi dalam suatu
organisasi dapat terjadi dengan tiga cara : serentak, berurutan, atau kombinasi
dari kedua cara ini.
2.5.1 Penyebaran Pesan Secara Serentak
Sebagian besar dari komunikasi organisasi berlangsung dari orang ke
orang, atau diadik, hanya melibatkan sumber pesan dan penerima yang
menginterprestasikan pesan sebagai tujuan akhir. Meskipun demikian, cukup
sering seorang manajer menginginkan informasi disampaikan kepada lebih
dari satu orang, misalnya bila diperlukan perubahan jadwal kerja taua bila
sebuah kelompok harus diberi penjelasan mengenai suatu prosedur baru.
Seringkali pesan-pesan disebut memo atau momerandum dikirimkan kepada
sejumlah orang dalam sebuah organisasi. Bila semua anggota di dalam
organisasi tersebut menerima suatu informasi dalam waktu yang bersamaan,
proses ini disebut penyebaran pesan secara serentak. 17
17
R. Wayne Pace dan Don F. Faules, loc.cit.,
22
Bila pesan yang sama harus tiba di beberapa tempat yang berbeda pada
saat yang sama, harus dibuat rencana untuk menggunakan strategi atau teknik
penyebaran pesan secara serentak. Pemilihan teknik penyebaran yang
berdasarkan pada waktu (tiba secara serentak) memerlukan pemikiran
mengenai metode penyebaran yang sedikit berbeda dari yang biasa kita
kerjakan.
Dengan berkembangnya media telekomunikasi, tugas menyebarkan
informasi kepada semua anggota secara serentak menjadi lebih sederhana bagi
sebagian organisasi. Pada saat yang ditentukan, para pegawai yang tersebar
luas di berbagai lokasi dapat menyetel saluran televisi tertentu dan serentak
melihat serta mendengar pesan-pesan yang disampaikan oleh direktur
utamanya. Televisi memungkinkan pembicara tunggal berhubungan dengan
seluruh anggota suatu organisasi secara perorangan, tanpa ada keharusan dari
mereka untuk datang atau untuk menerima pesan tertulis yang disampaikan
kepada mereka. Dengan berkembangnya sistem kabel dan telepon yang lebih
canggih, dirangkaikan dengan video, semua organisasi dapat berhubungan
secara visual dan vocal antara satu dengan yang lainnya sambil tetap berada di
tempat kerja masing-masing. Penyebaran pesan secara serentak mungkin
suatu cara yang lebih umum, lebih efektif dan lebih efisien daripada cara
lainnya untuk melancarkan aliran informasi dalam suatu organisasi.
23
2.5.2 Penyebaran Pesan Secara Berurutan
Haney (1962) mengemukakan bahwa “penyampaian pesan berurutan
merupakan bentuk komunikasi yang utama, yang pasti terjadi dalam
organisasi”. Penyebaran informasi berurutan meliputi perluasan bentuk
penyebaran diadik, jadi pesan disampaikan dari si A kepada si B kepada si C
kepada si D kepada si E dalam serangkaian transaksi dua orang; dalam hal ini
setiap individu kecuali ke-1 (sumber pesan), mula-mula menginterprestasikan
pesan yang diterimanya dan kemudian meneruskan hasil interprestasinya
kepada orang berikutnya dalam rangkaian tersebut.18
2.5.3 Pola Alira Informasi
Meskipun organisasi formal amat mengandalkan proses berurutan umum
untuk menghimpun dan menyebarkan informasi, pola khusus aliran informasi
berkembang dari kontak antarpersona yang teratur dan cara-cara rutin
pengiriman dan penerimaan pesan. Katz dan Kahn (1966) menunjukkan
bahwa pola atau keadaan urusan yang teratur mensyaratkan bahwa
komunikasi
di antara para anggota sistem tersebut dibatasi. Sifat asal
organisasi mengisyaratkan pembatasan mengenai siapa berbicara kepada
siapa.
Pola aliran informasi dibagi menjadi dua, yaitu pola roda dan pola
lingkaran. Pola roda adalah pola yang mengarahkan seluruh informasi kepada
18
R. wayne Pace dan Don F. Faules, op.cit., 172
24
individu yang menduduki posisi sentral. Orang yang dalam posisi sentral
menerima kontak dan informasi yang disediakan oleh anggota organisasi
lainnya dan memecahkan masalah dengan saran dan persetujuan anggota
lainnya. pola lingkaran memungkinkan semua anggota berkomunikasi satu
dengan yang lainnya hanya melalui sejenis sistem pengulangan pesan. Tidak
seorang anggotapun yang dapat berhubungan langsung dengan semua anggota
lainnya, demikian pula tidak ada anggota yang memiliki akses langsung
terhadap seluruh informasi yang diperlukan untuk memecahkan persoalan.
Ada beberapa kombinasi berbeda yang mungkin : A dapat berkomunikasi
dengan B dan E tetapi tidak dapat berkomunikasi dengan C dan D; B dapat
berkomunikasi dengan A dan C tetapi tidak dengan D dan E; C dapat
berkomunikasi dengan B dan D tetapi tidak dengan A dan E; D dapat
berkomunikasi dengan C dan E tetapi tidak dengan A dan B;dan E dapat
berkomunikasi dengan D dan B tetapi tidak dengan B dan C. Bila D ingin
berkomunikasi dengan A, informasi harus disampaikan melalui E atau C dan
B.
Pola lingkaran meliputi kombinasi orang-orang penyampaian pesan
cenderung lebih baik daripada pola roda yang mencakup aliran komunikasi
yang amat terpusat dalam keseluruhan aksesibilitas anggota antara yang satu
dengan yang lainnya, moral atau kepuasan terhadap prosesnya, jumlah pesan
yang dikirimkan, dan kemampuan beradaptasi dengan perubahan-perubahan
dalam tugas; di pihak lain, pola roda memungkinkan pengawasan yang lebih
25
baik atas aliran pesan, kemunculan seorang pemimpin bisa lebih cepat dan
organisasi lebih stabil, menunjukkan kecermatan tinggi dalam pemecahan
masalah, cepat dalam memcahkan masalah, tetapi terlihat cenderung
mengalami kelebihan beban pesan dan pekerjaan.
2.6 Komunikasi Vertikal
Komunikasi vertikal adalah salah satu bagian dari komunikasi internal
karena dalam organisasi terdapat jenjang kepangkatan yang menyebabkan
adanya pegawai yang memimpin dan yang dipimpin, maka dalam manajemen
tidak saja terjadi komunikasi antara pegawai yang sama status atau
pangkatnya, tetapi juga antara pegawai yang memimpin dan yang dipimpin.19
Komunikasi vertikal adalah komunikasi yang berlangsung dari atas ke
bawah dan dari bawah ke atas atau bisa juga disebut komunikasi yang
berlangsung dari atasan ke bawahan atau dari bawahan ke atasan.
2.6.1 Komunikasi Kebawah (Downward Communication)
Komunikasi ke bawah menunjukkan arus pesan yang mengalir dari para
atasan atau para pimpinan kepada bawahannya. Kebanyakan komunikasi ke
bawah digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan yang berkenaan dengan
tugas-tugas dan pemeliharaan. Pesan tersebut biasanya berhubungan dengan
pengarahan, tujuan, disiplin, perintah, pertanyaan, dan kebijaksanaan umum.
19
Onong Uchjana Effendi. Human Relations dan Public Relations, Bandung: Remaja Rosda Karya 1993. Hal. 17-18
26
Menurut pendapat Lewis yang dikutip dalam buku Arni Muhammad
komunikasi ke bawah adalah untuk menyampaikan tujuan, untuk merubah
sikap, membentuk pendapat, mengurangi ketakutan, dan kecurigaan yang
timbul karena salah informasi, mencegah kesalahpahaman karena kurang
informasi dan mempersiapkan anggota organisasi untuk menyesuaikan diri
dengan perubahan.20
2.6.1.1 Tipe Komunikasi ke Bawah
Secara umum komunikasi ke bawah dapat diklasifikasikan atas lima tipe
yaitu:
1. Instruksi Tugas
Instruksi tugas/ pekerjaan yaitu pesan yang disampaikan kepada
bawahan mengenai apa yang diharapkan dilakukan mereka dan
bagaimana melakukannya. Pesan itu mungkin bervariasi seperti
perintah langsung, diskripsi tugas, prosedur manual, program latihan
tertentu, alat-alat bantu melihat dan mendengar yang berisi pesanpesan tugas dan sebagainya.
2. Rasional
Rasional pekerjaan adalah pesan yang menjelaskan mengenai tujuan
aktivitas dan bagaimana kaitan aktivitas itu dengan aktivitas lain dalam
organisasi atau objektif organisasi. Kualitas dan kuantitas dari
20
Arni Muhammad, op. cit. Hal. 108
27
komunikasi rasional ditentukan oleh filosofi dan asumsi pimpinan
mengenai bawahannya. Bila pimpinan menganggap bawahannya
pemalas, atau hanya mau bekerja bila dipaksa maka pimpinan
memberikan pesan yang bersifat rasioanl ini sedikit. Tetapi bila
pimpinan menganggap bawahannya orang yang dapat memotivasi diri
sendiri dan produktif, maka biasanya diberikan pesan rasional yang
banyak.
3. Ideologi
Pesan mengenai ideologi ini adalah merupakan perluasan dari pesan
rasional. Pada pesan rasional penekanannya ada pada penjelasan tugas
dan kaitannya dengan perspektif organisasi. Sedangkan pada pesan
ideology sebaliknya mencari sokongan dan antusias dari anggota
organisasi guna memperkuat loyalitas, moral dan motivasi.
4. Informasi
Pesan informasi dimaksudkan untuk memperkenalkan bawahan
dengan praktik-praktik organisasi, peraturan-peraturan organisasi,
keuntungan, kebiasaan dan data lain yang tidak berhubungan dengan
instruksi dan rasional. Misalnya buku handbook dari karyawan adalah
contoh dari pesan informasi.
5. Balikan
Balikan adalah pesan yang berisi informasi mengenai ketepatan
individu dalam melakukan pekerjaannya. Salah satu bentuk sederhana
28
dari balikan ini adalah pembayaran gaji karyawan yang telah siap
melakukan pekerjaannya atau apabila tidak ada informasi dari atasan
yang mengkritik pekerjannya, berarti pekerjaannya sudah memuaskan.
Tetapi apabila hasil pekerjaan karyawan kurang baik balikannya
mungkin berupa kritikan atau peringatan terhadap karyawan tersebut.
2.6.1.2 Faktor yang Mempengaruhi Komunikasi ke Bawah
Arus komunikasi dari atasan kepada bawahan tidaklah selalu berjalan
dengan lancar, tetapi dipengaruhi oleh beberapa faktor. Arni Muhammad
menyimpulkan beberapa faktor tersebut adalah: 21
1. Keterbukaan
Kurangnya sifat terbuka di antara pimpinan dan karyawan akan
menyebabkan pemblokkan atau tidak mau menyampaikan pesan dan
gangguan dalam pesan.
2. Kepercayaan pada pesan tulisan
Kebanyakan para pimpinan lebih percaya pada tulisan dan metode
difusi yang menggunakan alat-alat elektronik daripada pesan yang
disampaikan secara lisan dengan tatap muka. Hal ini menjadikan
pimpinan lebih banyak menyampaikan pesan secara tertulis berupa
bulletin, manual yang mahal-mahal, buklet, dan film sebagai pengganti
kontak personal secara tatap muka antara atasan dan bawahan.
21
Arni Muhammad, Op. Cit. Hal. 110-112
29
3. Pesan yang berlebihan
Banyaknya pesan-pesan dikirimkan secara tertulis maka karyawan
dibebani dengan memo-memo, bulletin, surat-surat pengumuman,
majalah dan pernyataan kebijaksanaan, sehingga banyak sekali pesanpesan yang harus dibaca oleh karyawan.
4. Timing
Timing atau ketepatan waktu pengiriman pesan mempengaruhi
komunikasi ke bawah. Pimpinan hendaklah mempertimbangkan saat
yang tepat bagi pengiriman pesan dan dampak yang potensial kepada
tingkah laku karyawan.
5. Penyaringan
Pesan-pesan yang dikirimkan kepada bawahan tidaklah semuanya
diterima mereka. Tetapi mereka saring mana yang mereka perlukan.
2.6.2 Komunikasi ke Atas(Upward Communication)
Komunikasi ke atas adalah komunikasi yang berlangsung dari seorang
bawahan ke atasannya. Komunikasi ke atas terjadi karena semua karyawan
berhak
mengemukakan
pendapatnya,
memberikan
informasi
maupun
mengajukan suatu pertanyaan kepada atasannya. Tujuan dari komunikasi ini
adalah untuk memberikan balikan, memberikan saran dan mengajukan
pertanyaan. Komunikasi ini mempunyai efek pada penyempurnaan moral dan
sikap karyawan.
30
Fungsi komunikasi ke atas adalah sebagai berikut :22
1. Dengan adanya komunikasi ke atas supervisor dapat mengetahui kapan
bawahannya siap untuk diberi informasi dari mereka dan bagaimana
baiknya mereka menerima apa yang disampaikan karyawan.
2. Arus komunikasi ke atas memberikan informasi yang berharga bagi
pembuatan keputusan.
3. Komunikasi ke atas memperkuat apresiasi dan loyalitas karyawan
terhadap organisasi dengan jalan memberikan kesempatan untuk
menanyakan pertanyaan, mengajukan ide-ide dan saran-saran tentang
jalannya organisasi.
4. Komunikasi ke atas membolehkan, bahkan mendorong desas-desus
muncul dan membiarkan supervisor mengetahuinya.
5. Komunikasi ke atas menjadikan supervisor dapat menentukan apakah
bawahan menangkap arti seperti yang dia maksudkan dari arus
informasi yang ke bawah.
6. Komunikasi ke atas membantu karyawan mengatasi masalah-masalah
pekerjaan mereka dan memperkuat keterlibatan mereka dalam tugastugasnya dan organisasi.
22
Arni Muhammad, op. cit. Hal. 117
31
Komunikasi ke atas berfungsi sebagai informasi atau timbal balik dari
bawahan kepada atasannya untuk memberikan pendapat atau laporan-laporan
atas hasil kerja mereka. Dengan adanya komunikasi ke atas ini, seorang atasan
dapat mengetahui perkembangan para karyawannya dan juga untuk
menginstropeksi dirinya sendiri apakah ia telah berhasil menjadi pimpinan
yang baik atau tidak untuk para bawahannnya di dalam perusahaan.
2.6.2.1 Pentingnya Komunikasi ke Atas
Komunikasi ke atas penting karena beberapa alasan :
1. Aliran informasi ke atas memberi informasi berharga untuk pembuatan
keputusan oleh mereka yang mengarahkan organisasi dan mengawasi
kegiatan orang-orang lainnya (Sharma, 1979)
2. Komunikasi ke atas memberitahukan kepada penyelia kapan bawahan
mereka siap menerima informasi dari mereka dan seberapa baik
bawahan menerima apa yang dikatakan kepada mereka (Planty &
Machever,1952)
3. Komunikasi ke atas memungkinkan – bahkan mendorong- omelan dan
keluh kesah muncul ke permukaan sehingga penyelia tahu apa yang
mengganggu mereka yang paling dekat dengan operasi-operasi
sebenarnya (Conboy, 1976)
4. Komunikasi ke atas menumbuhkan apresiasi dan loyalitas kepada
organisasi dengan memberi kesempatan kepada pegawai untuk
32
mengajukan pertanyaan dan menyumbang gagasan serta saran-saran
mengenai operasi organisasi (Planty & Machever, 1952)
5. Komunikasi ke atas mengizinkan penyelia untuk menentukan apakah
bawahan memahami apa yang diharapkan dari aliran informasi ke
bawah (Planty & Machever, 1952)
6. Komunikasi ke atas membantu pegawai mengatasi masalah pekerjaan
mereka dan memperkuat keterlibatan mereka dengan pekerjaan mereka
dan dengan organisasi tersebut (Harriman, 1974)23
23
R.Wayne Pace Don F. Faules. Komunikasi Organisasi, Bandung: Remaja Rosda Karya 2015. Hal. 190