bab iii analisis dan desain sistem
advertisement
BAB III ANALISIS DAN DESAIN SISTEM III.1. Analisis Sistem yang Sedang Berjalan Untuk mengetahui sistem yang sedang berjalan dan untuk mempelajari sistem yang ada, diperlukan suatu penggambaran aliran-aliran informasi dari bagian-bagian yang terkait baik dari dalam maupun dari luar organisasi. III.1.1 Input Pada saat sebelum sistem ini dirancang, para karyawan PT. Boyke Putra Medan masih menggunakan cara semi manual dalam pengelolaan transaksi operasional perusahaan dengan menginput data kedalam Microsoft Excel. Data tersebut menjadi acuan untuk melihat pergerakan modal kerja pada PT. Boyke Putra Medan. Data tersebut adalah sebagai berikut : Data kas, Data piutang, Data surat berharga, Data persediaan Barang dagangan, Data hutang. III.1.2. Proses Untuk memudahkan menganalisis proses yang dilakukan pada sistem yang berjalan digunakan Flow Of Document (FOD) seperti ditunjukan pada Gambar III.1 berikut ini : 26 27 Admin Pimpinan Mulai Data Kas,Piutang, Persediaan,Surat berharga,Hutang Menginput Setiap Transaksi Menghitung Modal Kerja Laporan Modal Kerja Selesai Membuat Laporan Modal Kerja Laporan Modal Kerja A1 Gambar III.1. Flow Of Diagram (FOD) Laporan Modal Kerja Pada PT. Boyke Putra Medan III.1.3. Output Selain dokumen masukan, diuraikan juga dokumen keluaran yang dihasilkan oleh sistem yang terdiri dari : 28 1. Laporan Perubahan Modal Laporan perubahan modal merupakan form untuk menampilkan data - data yang berhubungan dengan transaksi perubahan modal yang terjadi. Bentuk laporan perubahan modal sistem yang sedang berjalan dapat dilihat pada gambar di bawah ini. Gambar III.2. Laporan Perubahan Modal Pada PT. Boyke Putra Medan III.2. Evaluasi Sistem yang Sedang Berjalan Berdasarkan hasil analisa penulis terhadap sistem yang sedang berjalan dalam proses perhitungan modal kerja pada PT. Boyke Putra Medan masih banyak kekurangan sehingga masih perlu adanya perbaikan-perbaikan yang diperlukan untuk meningkatkan pelayanan informasi yang cepat dan akurat. Adapun kekurangan dari sistem berjalan adalah sebagai berikut : 29 1. Proses perhitungan modal kerja yang masih manual. Karena proses perhitungan modal kerja masih secara manual maka sering terjadi kesalahan dalam perhitungan. 2. Penggunaan buku yang memboroskan biaya. Karena semua data dicatat di dalam buku, maka dibutuhkan banyak buku. Hal ini dapat menyebabkan pemborosan biaya bagi perusahaan. 3. Pengecekan dan pencarian data mengalami kesulitan. Semua pencatatan transaksi masih dicatat di dalam buku dan belum berbasis komputer. 4. Keterlambatan dalam memutakhirkan data. Karena proses masih dilakukan secara manual, sehingga proses untuk mengupdate data mengalami kesulitan. 5. Data dan surat mengalami kerusakan atau hilang. Semua data dicatat di dalam buku dan surat disimpan di dalam map. Jika hal ini terus dilakukan, maka semua data dan surat semakin lama akan mengalami kerusakan atau bahkan hilang. Dari hasil evaluasi sistem yang sedang berjalan, maka penulis memberi solusi dengan merancang sistem informasi pengelolaan modal kerja yang terkomputerisasi agar proses perhitungan modal kerja lebih muda, mempercepat pencarian data dan dapat mengupdate data secara otomatis serta menghemat pembiayaan perusahaan sehingga petugas tidak mengalami kerusakan atau kehilangan data. 30 III.3. Desain Sistem III.3.1. Unified Modelling Language (UML) Sistem Yang Diusulkan Prosedur sistem akan digambarkan dengan menggunakan UML. Penggambaran UML menggunakan diagram use-case yaitu sebagai berikut: Login Olah Data Petugas Olah Data Akun Olah Data Transaksi Admin Olah Laporan Modal kerja Logout Menerima Laporan modal kerja Pimpinan Gambar III.3. Use Case Diagram 1. Class Diagram Diagram yang digunakan untuk menampilkan beberapa kelas serta paket-paket yang ada dalam sistem/perangkat lunak yang sedang kita kembangkan. Diagram kelas (Class Diagram) memberi kita gambaran (diagram statis) tentang sistem/perangkat lunak dan relasi–relasi yang ada di dalamnya. Bentuk Class Diagram dari sistem yang dibangun dapat dilihat pada gambar sebagai berikut : 31 LOGIN PIMPINAN + UserName + Password + Simpan() + Batal() LAPORAN Aplikasi +Cetak() +Batal() ADMIN TTransaksi + + + + + + + TKelompokAkun + KodeKelompok=Varchar(5) + NamaKelompok=varchar(50) + GroupAkun= varchar(30) +Baru() +Simpan() +Batal() +Edit() +Hapus() +Keluar() NoTransaksi=Varchar(6) TanggalTransaksi=datetime NoAkun= varchar(5) Uraian= varchar(100) Jumlah=Numeric(18,0) KodePetugas=Varchar(5) NoAkunKredit nchar(5) +Baru() +Simpan() +Batal() +Edit() +Hapus() +Keluar() Gambar III.4. Class Diagram 2. Sequance Diagram Sequence diagram adalah diagram yang merepresentasikan interaksi antarobjek. Bentuk Sequence diagram dari sistem yang dibangun adalah sebagai berikut : a. Sequence diagram login ke sistem Gambar III.5. Sequence diagram login ke sistem 32 b. Sequence diagram kelompok Akun Gambar III.6. Sequence diagram kelompok Akun c. Sequence diagram Petugas Gambar III.7. Sequence diagram petugas 33 d. Sequence diagram transaksi keuangan Gambar III.8. Sequence diagram transaksi keuangan e. Sequence diagram laporan Gambar III.9. Sequence diagram Laporan 34 III.3.2 Desain Sistem Secara Detail III.3.2.1 Desain Output 1. Laporan Akun Laporan akun merupakan daftar akun transaksi yang terjadi. Bentuk rancangan laporan akun dapat dilihat pada gambar di sebagai berikut. PT. Boyke Putra Medan Jl. Garu III No.122 Medan DAFTAR AKUN PERKIRAAN Logo No akun xxxxx Nama Akun Perkiraan xxxxxx xxxxxx xxxxxx MEDAN, D/MM.YYYY PIMPINAN Gambar III.10. Rancangan Daftar Akun Perkiraan 2. Laporan Jurnal Umum Laporan jurnal umum merupakan daftar transaksi yang dijurnal. Bentuk rancangan laporan jurnal umum dapat dilihat pada gambar dibawah ini. Logo PT. Boyke Putra Medan Jl.Garu III No.122 Medan LAPORAN JURNAL UMUM/PERIODE PERIODE : DD/MM/YYYY S/D DD/MM/YYYY NO TANGGAL URAIAN REFF xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx DEBET xxxxx KREDIT xxxxx xxxxx xxxxx MEDAN, D/MM.YYYY PIMPINAN Gambar III.11. Rancangan Laporan Jurnal Umum 35 3. Laporan Perubahan Modal Kerja / Periode Laporan perubahan modal merupakan daftar transaksi yang diambil dari jurnal. Bentuk rancangan laporan perubahan modal dapat dilihat pada gambar berikut : Gambar III.12. Rancangan Laporan Perubahan Modal Kerja / Periode 4. Laporan Perbandingan Modal Kerja Laporan perbandingan perubahan modal kerja merupakan daftar perbandingan modal kerja dalam jangka waktu beberapa tahun. Bentuk rancangan laporan perbandingan perubahan modal dapat dilihat pada gambar berikut : Gambar III.13. Rancangan Laporan Perbandingan Modal Kerja 36 5. Laporan Grafik Perbandingan Modal Kerja Laporan grafik perbandingan perubahan modal kerja merupakan grafik perbandingan modal kerja dalam jangka waktu beberapa tahun. Dapat dilihat sebagai berikut : Gambar III.14. Rancangan Laporan Grafik Perbandingan Modal Kerja III.3.2.2 Desain Input 1. Rancangan Form Kelompok Akun Form input kelompok perkiraan merupakan media untuk memasukkan data input kelompok Akun. Rancangannya sebagai berikut : No.Akun Nama Perkiraan Normal Balance Posisi Akun Baru No.Akun Simpan : : : : Batal Nama Perkiraan ▼ ▼ Edit Hapus Group Akun Keluar Posisi Akun Gambar III.15. Rancangan Input Kelompok Akun 37 2. Rancangan Form Petugas Form petugas merupakan media untuk memasukkan data petugas. Rancangannya sebagai berikut : Baru ▼ Kode Petugas Nama Petugas Jenis Kelamin Alamat Telepon User Name Password : : : : : : : Simpan Batal ▼ Edit Hapus Keluar List Data Petugas Gambar III.16. Rancangan Input Data Petugas 3. Perancangan Form Transaksi Keuangan Form transaksi merupakan media untuk memasukkan data transaksi. Bentuk rancangan Form data transaksi dapat dilihat pada gambar di bawah ini. No Transaksi Tanggal Transaksi : : List Akun Perkiraan Nama NoAkun PosisiAkun Perkiraan No.Akun Debet : Nama Perkiraan : Uraian : Jumlah : No.Akun Kredit : Nama Perkiraan : List Transaksi Gambar III.17. Rancangan Form Input Data Transaksi 38 III.3.2.3 Desain Database Database merupakan himpunan kelompok data / arsip yang saling berhubungan yang diorganisasikan sedemikian rupa agar kelak dapat dimanfaatkan kembali dengan cepat dan mudah. Adapun database yang dirancangan dalam sistem informasi pengelolaan modal kerja terhadap peningkatan produktivitas perusahaan pada PT. Boyke Putra Medan adalah sebagai berikut : III.3.2.3.1 Kamus Data Kamus data adalah suatu daftar data elemen yang terorganisir dengan definisi yang tetap dan sesuai dengan sistem, sehingga user dan analis sistem mempunyai pengertian yang sama tentang input, output dan komponen data store. Pembentukan kamus data didasarkan pada alur data yang terdapat pada Diagram Alir data bersifat global (hanya menunjukkan nama alur datanya tanpa menunjukkan struktur dari alur data). Untuk menunjukkan struktur dari alur data secara rinci maka dibentuklah kamus data. Bentuk dari form kamus data dapat dilihat pada tabel berikut ini. Akun NoAkun + NamaPerkiraan + GroupAkun + PosisiAkun Petugas KodePetugas + NamaPetugas + JenisKelamin + Alamat + Telepon + Username + Password Transaksi NoTransaksi + TanggalTransaksi + NoAkun + Uraian + Jumlah + KodePetugas + NoAkunkredit 39 III.3.2.3.2 Normalisasi a. UnNormal No Transaksi 10001 Tanggal Transaksi 20-7-2009 No Akun 000 Jumlah 100.000.000 Kode Petugas 00001 NoAkun Kredit 004 b. Normal Pertama (1NF) Suatu relasi dikatakan sudah memenuhi bentuk normal pertama bila setiap data bersifat atomik yaitu setiap irisan baris dan kolom hanya mempunyai satu nilai data. Tabel Transaksi 1NF No Transaksi 10001 Tanggal Transaksi 20-7-2009 No Akun 000 Uraian Jumlah Penjualan Barang & jasa 100.000.000 Kode Petugas 00001 NoAkun Kredit 004 c. Normal Kedua (2NF) Suatu relasi dikatakan sudah memenuhi bentuk normal kedua bila relasi tersebut sudah memenuhi bentuk normal pertama, dan atribut yang bukan key sudah tergantung penuh terhadap keynya. Tabel Transaksi 2NF No Transaksi 10001 Tanggal Transaksi 20-7-2009 No Akun 000 10003 20-07-2009 002 Uraian Jumlah 100.000.000 Kode Petugas 00001 NoAkun Kredit 004 Penjualan Barang & Jasa Penjualan Barang & jasa secara Kredit 29.500.000 00001 004 40 d. Normal Ketiga (3NF) Suatu relasi dikatakan sudah memenuhi bentuk normal ketiga bila relasi tersebut sudah memenuhi bentuk normal kedua dan atribut yang bukan key tidak tergantung transitif terhadap keynya. Tabel Akun NoAkun NamaPerkiraan GroupAkun 000 Kas Aktiva PosisiAkun Aktiva Lancar 002 101 Aktiva Lancar Hutang Lancar Piutang Hutang Gaji Aktiva Kewajiban Tabel Petugas Kode Petugas 00001 Nama Petugas Alena Kartika Jenis Kelamin Perempuan Alamat Telepon Jl.Sidorukun 107 085261289999 UserName Password Admin Admin Tabel Transaksi No Transaksi 10001 Tanggal Transaksi 20-07-2009 NoAkun Debet 000 10003 20-07-2009 002 10005 20-07-2009 102 Uraian Penjualan Barang & jasa Penjualan Barang & jasa secara Kredit Hutang Gaji Jumlah 100.000.000 Kode Petugas 00001 NoAkun Kredit 004 29.500.000 00001 004 12.500.000 00001 000 III.3.2.3.3 Desain Tabel Dalam perancangan database sistem informasi pengelolaan modal kerja terhadap peningkatan produktivitas perusahaan pada PT. Boyke Putra Medan data record tersimpan dalam beberapa file dengan arsitektur data sebagai berikut : 41 a. Tabel Akun Tabel Akun digunakan untuk menampung record data Akun perkiraan keseluruhan. Berikut ditampilkan rancangan struktur data kelompok perkiraan. Nama Database : db_ modalkerja Nama Tabel : TAkun Field Key : NoAkun Tabel III.2. Akun Field Name NoAkun NamaPerkiraan GroupAkun PosisiAkun Type Size Indexed Nchar Varchar Varchar Varchar 3 50 50 50 Yes - Description Nomor Akun Nama Perkiraan Group Akun Posisi Akun b. Tabel Petugas Tabel petugas digunakan untuk menampung record data petugas keseluruhan. Berikut ditampilkan rancangan struktur data petugas. Nama Database : db_modalkerja Nama Tabel : TPetugas Field Key : KodePetugas Tabel III.3. Petugas Field Name KodePetugas NamaPetugas JenisKelamin Alamat Telepon Username Password Type Varchar Varchar Varchar Varchar Varchar Varchar Varchar Size 5 30 50 50 12 20 20 Indexed Yes - Description Kode Petugas Nama Petugas Jenis Kelamin Alamat Telepon Username Password 42 c. Tabel Transaksi Tabel transaksi digunakan untuk menampung record data transaksi. Berikut ditampilkan rancangan struktur data transaksi. Nama Database : db_ modalkerja Nama Tabel : TTransaksi Field Key : NoTransaksi Foreign Key : NoAkun, NoAnggota Tabel III.4. Transaksi Field Name NoTransaksi TanggalTransaksi NoAkun Uraian Jumlah KodePetugas NoAkunKredit Type Varchar Date/time Varchar Varchar Numeric Varchar nchar Size 6 8 5 100 18,0 5 5 Indexed Yes - Description No Transaksi Masuk Tanggal Transaksi No Rekening debet Uraian perkiraan Jumlah Kode Petugas No Akun Kredit III.3.2.3.4. ERD (Entity Relationship Diagram) ERD adalah model konseptual yang mendeskripsikan hubungan antara penyimpanan (dalam DFD). ERD digunakan untuk memodelkan struktur data dan hubungan antar data. Adapun ERD yang penulis gunakan dalam sistem informasi Pengelolaan Modal Kerja adalah sebagai berikut: 43 NamaPerkiraan Alamat JenisKelamin NoAkun Telepon NamaPetugas UserName GroupAkun PosisiAkun KELOMPOK AKUN Password KodePetugas PETUGAS [1:m] Memiliki [1:m] Memasukkan NoAkunDebet Uraian Jumlah Tanggal Transaksi KodePetugas NoTransaksi NoAkunKredit [1:m] [1:m] TRANSAKSI KEUANGAN Gambar III.18. ERD III.3.2.3.5. Logika Program Activity Diagram (Diagram Alir data sekumpulan simbol – simbol atau skema yang menunjukkan atau menggambarkan rangkaian kegiatan proses atau langkah – langkah proses program dari awal sampai akhir. Inti pembuatan Activity Diagram ini adalah penggambaran urutan langkah – langkah pengerjaan dari suatu algoritma program. 1. Activity Diagram Data Login Adapun Activity Diagram form data login dapat dilihat pada gambar sebagai berikut. 44 Masukkan User Name dan Password Ya Tidak Apakah Valid ? Login Berhasil Selesai Gambar III.19. Diagram Activity Login 2. Activity Diagram Data Akun Adapun Activity Diagram form data akun dapat dilihat dibawah ini. Mulai Tampil Form Akun Ya Baru Input Data Akun Tidak Edit ? No Yes Ubah Data Hapus ? yes Yes Simpan Simpan ? No Hapus Data Batal No Gambar III.20. Diagram Activity Akun 45 3. Activity Diagram Data Petugas Adapun Activity Diagram form data petugas dapat dilihat pada gambar di bawah ini. Mulai Tampil Form petugas Ya Baru Tidak Input Data petugas Edit ? No Yes Ubah Data Hapus ? yes Yes Simpan ? No Hapus Data Simpan Batal No Gambar III.21. Diagram Activity Petugas 4. Activity Diagram Data Transaksi Adapun Activity Diagram form data transaksi dapat dilihat pada gambar di bawah ini. Mulai Tampil Form Transaksi Ya Baru Input Data Transaksi Tidak Edit ? No Yes Ubah Data Hapus ? yes Yes Simpan Simpan ? No Hapus Data Batal No Gambar III.22. Diagram Activity Transaksi 46 5. Activity Diagram Laporan Adapun Activity Diagram Laporan dapat dilihat pada gambar dibawah ini. Mulai Tampil Form Laporan Ya Laporan Akun Perkiraan Akun Laporan Perubahan Modal Kerja Tidak Ya Laporan Perbandingan Modal kerja Transaksi Ya Ya Tidak Laporan Grafik Modal kerja Jurnal Umum Ya Laporan Jurnal Umum Tidak Perubahan Modal Kerja Gambar III.23. Diagram Activity Laporan 6. Activity Diagram Data Logout Adapun Activity Diagram form data login dapat dilihat pada gambar dibawah ini : Logout Tidak Keluar Ya Selesai Gambar III.24. Diagram Activity Logout