SMS-Center-Sekolah

ABSENSI DAN SISTEM AKADEMIK ELEKTRONIK
PENDAHULUAN
Kemajuan teknologi informasi yang demikian pesat
serta potensi pemanfaatannya
secara luas membuka peluang bagi pengaksesan, pengelolaan dan pendayagunaan
informasi dalam volume yang besar secara cepat dan akurat.
Kemajuan tersebut salah satunya dapat di wujudkan dalam bidang pendidikan. Hal ini
dikarenakan bidang pendidikan adalah faktor penting dalam mewujudkan kesejahteran
dan kemajuan suatu bangsa. Dalam kondisi sekarang, pendidikan bukan hanya
menjadi tanggung jawab guru di sekolah semata. Orang tua harus dapat memantau
perkembangan anak setiap saat sehingga dapat terjadi komunikasi yang efektif antara
anak, sekolah dan orang tua. Dengan komunikasi yang efektif, tentunya banyak hal
yang akan didapat oleh masing-masing pihak. Sehingga pengawasan terhadapt anak
dapat berjalan sesuai dengan harapan kita sebua, tanpa mengurangi hak dari anakanak tersebut. Selain itu dengan pengawasan yang terpadu antara pihak sekolah dan
keluarga, dapat mencegah hal-hal yang tidak kita inginkan bersama.
Kita dapat menciptkan komunikasi yang efektif antara anak orang tua dan sekolah
dengan pemanfaatan teknologi informasi. Dengan teknologi SMS (Short Message
Service) misalnya. Kita telah mengenal teknologi ini sejak beberapa tahun terakhir.
Dengan biaya yang sangat murah, teknologi SMS dapat dijadikan ajang untuk saling
bertukar informasi. Bahkan beberapa operator seluler memberikan discount khusus
bahkan gratis terhadap pemakai teknologi SMS.
Dengan kolaborasi sistem yang berbasis web dan sms , diharapkan akan mampu
memberikan solusi yang terbaik dalam hal membangun komunikasi efektif antara pihak
sekolah dan keluarga dalam pengawasan anak secara baik tepat dan tentunya dengan
biaya yang sangat murah.
Absensi dan Sistem Akademik elektronik adalah salah satu contoh applikasi
yang dibuat dengan kolaborasi kedua teknologi tersebut. Dengan sistem
tersebut, setiap anak atau siswa yang sekolahnya mengunakan Absensi dan
Sistem Akademik Elektronik dapat dipantau secara bekala oleh orang tuanya
dalam hal kehadiran dan aktifitas akademinya disekolah.
TUJUAN DAN MANFAAT
Tujuan dari dibangunnya Aplikasi Absensi dan Sistem Akademik Elektronik ini adalah
dapat membangun komunikasi yang efektif antara pihak sekolah dan orang tua
(keluarga) dalam hal pemantauan kehadiran dan aktifitas akademik siswa dengan
mengunakan teknologi Short Message Service (SMS).
Dengan tujuan yang disebutkan di atas, diharapkan akan mendapatkan manfaat
sebagai berikut :
1. Secara otomatis orang tua akan menerima laporan kehadiran siswa melalui sms
dari pihak sekolah ketika anak tidak melakukan absensi pada jam sekolah yang
telah ditentukan. Sehingga orang tua adapat mengambil langkah yang kiranya
di anggap perlu.
2. Orang tua dapat memantau aktivitas akademik, dalam hal ini nilai ujian serta
nilai-nilai lainya hanya dengan mengunakan sms dengan no tujuan yang telah
di sediakan oleh pihak sekolah. Tanpa terbatas oleh waktu dan tempat dan
dengan biaya yang cukup murah.
3. Akan terjalin komunikasi dua arah yang efektif antara pihak sekolah dan
keluarga. Sehingga jika terjadi permasalahan kedua pihak dapat mengambil
langkah-langkah yang dianggap perlu. Dengan kata lain kedua belah pihak
dapat mencegah terlebih dahulu hal-hal yang bersifat negatif yang akan terjadi
pada anak tersebut.
SOLUSI YANG DIUSULKAN
Pengembangan Sistem kehadiran dan akademik elektronik siswa adalah proses
yang kompleks, oleh karenanya pengembangan tersebut harus dikelola berdasarkan
suatu roadmap yang jelas dan telah terbukti memberikan hasil yang maksimal.
Absensi elektronik siswa
Ini adalah sebuah sistem yang terpadu antara teknologi sms dan ID siswa di dalam
sekolah. Sistem kehadiran elektronik ini menggantikan buku absensi secara manual.
Dengan sistem ini kehadiran siswa dipantau dengan mengunakan barcode untuk
membaca ID dari siswa. Sehingga akan terjadi proses transaksi elektronik, yang
otomatis akan tersimpan sebagai database sekolah.
Jika sebuah ID dari seorang siswa tidak dilakukan proses verifikasi oleh barcode (tidak
melakukan absensi) pada batas akhir waktu yang telah di tentukan, maka secara
otomatis sistem akan bekerja dengan mengirimkan pesan bahwa siswa tersebut tidak
melakukan absensi kepada pihak-pihak yang berkepentingan (keluarga/orang tua
siswa)
Dalam melakukan Absensi, sisiwa harus memiliki ID khusus yang dirancang untuk
melakukan proses absensi secara elektronik. Dalam hal ini ada 2 (dua) cara untuk
membuat ID siswa, yaitu :
Pihak sekolah dapat menjadikan NIS (No Induk Siswa) sebagai ID untuk melakukan
1. Pihak sekolah dapat menjadikan NIS (No Induk Siswa) sebagai ID untuk
melakukan Absensi. Artinya NIS tersebut harus diterjemahkan menjadi kodekode tertentu yang dapat terbaca oleh mesin barcode.
2. Pihak sekolah dapat bekerja sama dengan pihak operator seluler untuk
menyedikan ID para siswa. Dengan memanfaatkan tempat/cangkang SIM Card
operator tersebut untuk menjadi ID siswa ketika melakukan proses absensi.
Sebab di dalam tempat SIM Card tersebut telah terdapat kode barcode dan
tinggal nantinya disesuaikan dengan NIS. Sehingga pihak sekolah dan operator
dalam menjalin pola kerjasama kemitraaan yang saling menguntungkan.
Sistem Akademik Elektronik
Sistem ini adalah sebuah aplikasi Akademik elektronik di suatu sekolah yang dibangun
dengan mengunakan bahasa pemograman berbasis web dan terintegrasi dengan
aplikasi SMS Center.
Dengan sistem ini semua aktifikas yang berkaitan dengan bidang akademik siswa
diterjemahkan dan dijalankan dengan proses elektronik. Mulai dari database siswa,
nilai harian, nilai ujian haarian, nilai ujian semesteran, dan lain sebagainya. Kemudian
sistem ini akan terbung dengan applikasi SMS Center sekolah. Sehingga orang tua
siswa dapat memantau perkembangan akademik anaknya hanya dengan mengunakan
SMS.
Proses Absensi dan Sistem Akademik Elektronik dapat digambarkan pada gambar.1
dan gambar.2 di bawah ini.
Gambar.1
Absensi dan Sistem Akademik Elektronik
Gambar.2
Alur Absensi dan Sistem Akademik Elektronik
Dalam membangun Sebuah Applikasi Absensi dan Sistem Akademik elektronik di suatu
sekolah ada sejumlah kriteria yang perlu diperhatikan yang akan membentuk dasar
dari proses kerja sistem tersebut . Ciri-ciri ini berevolusi dan dengan sendirinya akan
terus diperbaharui secara berkala sesuai dengan perkembangan yang terjadi. Kriteria
tersebut antara lain:
1. Fungsi, aksesibilitas, kegunaan
Applikasi dapat menyediakan informasi dan pelayanan yang diinginkan oleh pengguna.
Database Applikasi dapat diakses tanpa membedakan fasilitas dan kemampuan
peralatan akses (handphone) yang dimiliki oleh pengguna.
2. Isi yang Efektif
Applikasi ini harus bertujuan untuk bisa bermanfaat bagi pengguna, dan sesuai dengan
kebutuhan yang berbeda dari pengguna yang berbeda.
3. Kemudahan Penggunaan Sistem
Applikasi ini dapat dengan mudah digunakan oleh user end baik ketika absensi, proses
input data dan layanan SMS yang digunakan oleh para orang siswa.
4. Evaluasi Berkala
Evaluasi terhadap Applikasi baik berupa kinerja dan kemampuan upgrade data
sangatlah direkomendasikan.
5. Pelayanan yang diatur dengan baik
Pelayanan yang diberikan oleh Applikasi ini harus dari sumber yang terpercaya, aman
dan terarah.
METODELOGI PEMBANGUNAN APPLIKASI ABSENSI DAN SISTEM AKADEMIK
Pengembangan Applikasi Absensi dan Sistem Akademik diawali dengan mendefinisikan
tujuan-tujuan yang ingin dicapai sebagai persyaratan-persyaratan yang harus dipenuhi.
Bertolak dari tujuan-tujuan ini, dapat ditentukan solusi yang relevan dalam usaha
mencapai tujuan tersebut.
Desain minimal yang akan dilakuan dalam membangun sistem Absensi dan
Akademik Sekolah antara lain adalah :
1. Halaman login
Halaman ini digunakan oleh administrator aplikasi untuk memulai jalannya sebuah
applikasi Absensi dan Sistem akademik disuatu sekolah.
2. Menu Absensi siswa
Adalah sebuah halaman yang menampilkan nama dan ID siswa ketika proses Absensi
secara elektronik dilakukan. Halaman ini akan memberikan pesan khusus kepada
pengguna. Misalnya pesan keberhasilan melakukan proses absensi.
3. Form input data
Form ini digunakan untuk memasukan data siswa yang berkenaan dengan ID siswa,
Biodata siswa, nilai harian, ujian dan beberapa aktifitas akademk lainya. Form ini harus
dibuat dengan metode user friendly, sehingga administrator dapat dengan baik
menjalankan tugasnya sebagai operator input data.
4. Halaman Database
Halaman ini adalah kumpulan dari semua data yang telah di input untuk nantinya
memberikan layanan data melalui SMS.
Serta beberapa menu lainya yang dapat dibuat sesuai dengan permintaan dari pihak
sekolah sebagai pengguna.
Applikasi ini juga dilengkapi dengan fasilitas back up dan restore data. Sehingga
memberikan rasa aman kepada pengguna ketika terjadi kerusakan pada sistem
operasi.
RUANG LINGKUP PEKERJAAN
Pekerjaan yang akan dilakukan dalam proyek ini adalah membangun sebuah
Applikasi Absensi dan Sistem Akademik Elektronik di suatu sekolah.
Pembangunan applikasi tersebut akan dikaitkan dengan sistem-sistem informasi
eksisting lainnya yang berhubungan secara langsung sebagai bagian dari dukungan
teknologi Informasi di bidang pendidikan
DELIVERABLES
Hasil kerja yang akan diserahkan dalam proyek ini antara lain :
1. Software Applikasi Absensi dan Sistem Akademik Elektronik.
2. Instalasi keperangkat keras (hardware) kepada pengguna.
3. CD yang berisi file master dan source code.
4. Dokumentasi berupa panduan penggunaan.
WAKTU DAN PROSES PEMBUATAN
Pembanguanan sistem ini akan menyita waktu selama 1 (Bulan) bulan sejak
kesepakatan.
LAMPIRAN A
SCHEDULE PELAKSANAAN PEMBUATAN
PPLIKASI ABSENSI DAN SISTEM AKADEMIK ELEKTRONIK
NO
1
URAIAN
b
c
Analisis Requierment
aplikasi eksisting, tujuan aplikasi
fitur lengkap aplikasi : pelaporan, program kerja,
dll
desain aplikasi, komposisi warna, logo, dll
a
b
Desain Aplikasi dan Metode Software
Engineer
memetakan requierment ke desain aplikasi
melakukan validasi hasil desain ke client
a
Implementasi Hasil Desain
secara berkala melakukan validasi dengan client
a
2
3
4
Pengujian Hasil Implementasi
5
Dokumentasi Aplikasi
6
Penginputan Data
7
Instalasi Aplikasi dan Pengujian Akhir
I
Minggu ke
II
III
IV