BAB 2 Landasan Teori 2.1 Teori Umum 2.1.1 Pengertian Data

BAB 2
Landasan Teori
2.1
Teori Umum
2.1.1 Pengertian Data
Menurut Rainer & Cegielski (2010: 10), data adalah deskripsi
dasar dari suatu benda, kejadian, kegiatan, dan transaksi yang
direkam, diklasifikasikan, dan disimpan tetapi tidak diorganisasikan
untuk menyampaikan arti yang spesifik.
Menurut O’Brien (2006: 696), data adalah fakta-fakta atau
observasi mengenai fenomena fisik atau transaksi bisnis. Lebih khusus
lagi, data adalah ukuran objektif dari atribut (karakteristik) dari entitas
seperti orang-orang, tempat, benda atau kejadian.
Menurut Williams & Sawyer (2011: 25), data terdiri dari faktafakta dan angka-angka baku yang diolah menjadi informasi.
Berdasarkan pendapat para ahli diatas, maka dapat diambil
suatu kesimpulan bahwa data adalah ukuran objektif serta deskripsi
mengenai benda, kejadian, tempat, kegiatan dan transaksi penting
dalam sebuah organisasi yang diolah menjadi informasi.
2.1.2 Pengertian Perencanaan ( umum )
Menurut Robbins & Mary (2005: 160), Perencanaan adalah
suatu proses yang melibatkan penentuan sasaran atau tujuan
organisasi, menyusun strategi menyeluruh untuk mencapai sasaran
yang ditetapkan, termasuk alokasi sumber daya yang diperlukan,
jadwal kerja serta tindakan-tindakan lain yang diperlukan untuk
mencapai tujuan.
Menurut
Sutarno
(2004: 19),
Perencanaan merupakan
perhitungan dan penentuan tentang apa yang akan dijalankan dalam
rangka mencapai tujuan tertentu, dimana menyangkut tempat, oleh
siapa pelaku itu atau pelaksana dan bagaimana tata cara mencapai itu.
Dapat disimpulkan bahwa, perencanaan adalah sebuah proses
yang melibatkan penentuan tentang apa yang akan dijalankan untuk
mencapai tujuan atau sasaran tertentu .
9
10
2.1.3
Pengertian Sistem
Menurut McLeod & S c h e l l (2004: 11), sistem adalah
sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama
untuk mencapai tujuan. Dimana unsur-unsur dari sistem meliputi
input, transformasi, output, mekanisme pengendalian, tujuan dan
umpan balik.
Menurut Hall (2011: 6), sistem adalah sekelompok dua atau
lebih komponen yang saling berkaitan (Subsistem-subsistem yang
bersatu untuk mencapai tujuan yang sama).
Berdasarkan dari definisi-definisi di atas, dapat disimpulkan
bahwa sistem merupakan sekelompok komponen yang berkaitan dan
berhubungan satu sama lain, dan saling berinteraksi untuk mencapai
suatu tujuan dengan melalui tahapan-tahapan, yaitu input, proses, dan
output.
2.1.4
Pengertian Informasi
Menurut O'Brien (2005: 38), informasi adalah data yang
telah diubah menjadi konteks yang berarti dan berguna bagi para
pemakai akhir tertentu.
Menurut Whitten, Bentley & Dittman (2004: 23), informasi
adalah data yang telah diproses atau diorganisasi ulang menjadi bentuk
yang berarti. Informasi dibentuk dari kombinasi data y ang diharapkan
memiliki arti ke penerima.
Berdasarkan definisi-definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa
informasi merupakan sekumpulan data yang diproses dan diubah
menjadi suatu bentuk yang memiliki arti dan berguna bagi
penerimanya.
2.1.5
Pengertian Sistem Informasi
Menurut O’Brien (2003: 7) berpendapat bahwa sistem
informasi
adalah
kombinasi
dari
manusia,
perangkat
keras
(hardware), perangkat lunak (software), jaringan komunikasi, dan
sumber data yang dapat mengumpulkan dan memindahkan informasi
dalam sebuah organisasi.
11
Menurut Turban (2008: 6), sistem informasi adalah pemasok
informasi yang berguna untuk memproses data menjadi informasi dan
pengetahuan.
Berdasarkan definisi-definisi di atas, dapat disimpulkan
bahwa sistem informasi adalah komponen-komponen yang saling
berhubungan untuk menghasilkan informasi yang berguna, yang
digunakan untuk mengambil suatu keputusan.
2.1.6 Komponen Sistem Informasi
Menurut O’Brien & Marakas (2006: 26), komponen sistem
informasi terdiri dari software resources, hardware resources,
network resources, data resources, serta people resources untuk
menunjang beberapa aktivitas di dalamnya yakni input, proses
(processing), output dan didukung oleh sistem kontrol (control
system) dan penyimpanan data (storage) yang mentransformasikan
sumber daya data menjadi produk informasi. Berikut di bawah ini
ditunjukkan gambar dari information system model yang dapat
menjelaskan hubungan antar komponen – komponen dari sistem
informasi dan aktivitas – aktivitas di dalamnya :
Gambar 2.1 Komponen Sistem Informasi
12
Sumber : O’Brien & Marakas (2006: 26), Management Information
System
Komponen sistem informasi tersebut dijabarkan dalam
penjelasan di bawah ini :
-
People Resources
Merupakan salah satu bagian penting untuk mencapai operasi
yang sukses pada semua sistem informasi. People Resources
disini mencakup end users dan IS Specialists.
-
Hardware Resources
Konsep dari sumber daya perangkat keras adalah mencakup
semua peralatan fisik dan material yang digunakan dalam
pemrosesan informasi. Namun perangkat keras disini tidak hanya
berkaitan dengan mesin saja (komputer dan peralatan lain), tetapi
juga mencakup semua media data (objek berwujud dimana data
disimpan dari lampiran kertas ke disket magnetik atau optikal).
Contohnya seperti sistem komputer dan peralatan komputer.
-
Software Resources
Konsep dari sumber daya perangkat lunak adalah mencakup
semua kumpulan dari instruksi pemrosesan informasi. Konsep ini
tidak hanya kumpulan dari instruksi pengoperasian yang biasa
disebut program dimana program tersebut yang mengontrol
perangkat keras komputer, tetapi juga kumpulan dari instruksi
pemrosesan informasi yang disebut prosedur yang dibutuhkan
orang. Contohnya seperti perangkat lunak sistem, perangkat lunak
aplikasi, dan prosedur.
-
Data Resources
Data tidak hanya dikatakan sebagai bahan baku (raw material)
dalam sistem informasi. Namun, data juga berarti sebagai sumber
daya yang sangat berarti di dalam suatu organisasi. Maka, data
sudah seharusnya dilihat atau dipahami sebagai sumber daya data
yang harus dikelola secara efektif untuk menghasilkan manfaat
bagi seluruh end users di dalam suatu organisasi. Contohnya
13
seperti data konsumen, data karyawan dan database dari
inventory.
-
Network Resources
Konsep dari sumber daya jaringan adalah menekankan bahwa
teknologi komunikasi dan jaringan merupakan komponen sumber
daya dasar dari semua sistem informasi. Contohnya seperti media
komunikasi (satelit teknologi wireless, kabel fiber - optic) dan
infrastruktur jaringan (prosesor komunikasi seperti modem,
internetwork processors serta perangkat lunak kontrol komunikasi
seperti sistem operasi jaringan dan paket internet browser).
Dan berikut di bawah ini terdapat penjelasan beberapa
aktivitas dasar dari sistem informasi yang perlu ditunjang oleh 5
sumber daya diatas :
-
Input : data yang berkaitan dengan transaksi bisnis dan kejadian
lainnya yang harus diambil dan dipersiapkan untuk pemrosesan
dari aktivitas input tersebut.
-
Proses (Processing) : aktivitas pemrosesan atau proses disini
meliputi
mengkalkulasi,
membandingkan,
menyortir,
mengklasifikasikan, dan merangkum data yang didapat dari
aktivitas input dan dari aktivitas itu nantinya akan dikonversikan
menjadi informasi bagi pengguna akhir.
-
Output : aktivitas output disini mencakup mentransmisikan
informasi ke dalam beberapa bentuk untuk ditujukan ke pengguna
akhir.
-
Penyimpanan Data (storage) : merupakan aktivitas sistem
informasi dimana data dan informasi dipertahankan secara
terorganisir untuk digunakan di kemudian hari.
-
Sistem Kontrol (control system) : merupakan salah satu aktivitas
penting pada suatu sistem informasi untuk mengontrol kinerja
sistem. Dalam pengertian bahwa sebuah sistem informasi harus
menghasilkan timbal balik atau feedback dari aktivitas input,
proses, output, dan penyimpanan data yang telah dilakukan.
14
2.1.7 Pengertian Sistem Informasi Penjualan
Menurut Hollander, Eric & Cherrington (2005: 230), sistem
informasi penjualan adalah serangkaian peristiwa operasi yang
bersifat kolektif untuk menarik pelanggan, membantu pelanggan
memilih barang dan jasa yang diinginkan, dan memberikan barang
dan jasa yang telah dipilih oleh pelanggan. Selain itu, proses tersebut
harus meminimalisasi jumlah waktu antara pemilihan barang dan jasa,
serta pengumpulan uang, meminimalisasi jumlah uang yang tidak
terkumpul dari pelanggan untuk barang dan jasa yang disediakan,
menstrukturisasi kualitas barang dan harga untuk menyeimbangkan
nilai pelanggan dan keuntungan organisasi.
Menurut Husni, Tandra & Anugrah (2010: 970), sistem
informasi
penjualan
adalah
suatu
sistem
informasi
yang
mengorganisasikan serangkaian prosedur dan metode yang dirancang
untuk menghasilkan, menganalisa, menyebarkan, dan memperoleh
informasi guna mendukung pengambilan keputusan di bidang
penjualan.
2.1.8 Pengertian Proses Bisnis
Menurut Laudon & Laudon (2007: 7), proses bisnis
merupakan cara unik dimana suatu organisasi mengkoordinasi dan
mengorganisir aktivitas kerja, informasi, dan pengetahuan untuk
menghasilkan sebuah produk atau jasa.
Menurut Deni & Fauzi (2013: 133), proses bisnis adalah suatu
kumpulan pekerjaan yang saling terkait untuk menyelesaikan suatu
masalah tertentu.
Jadi dapat disimpulkan bahwa, proses bisnis adalah cara unik
yang menggambarkan kumpulan dari pekerjaan yang saling terkait
dimana suatu organisasi mengkoordinasi maupun mengorganisir
aktivitas kerja, informasi dan lain – lain untuk menyelesaikan suatu
masalah tertentu dengan menghasilkan sebuah produk atau jasa.
15
2.1.9 Pengertian Analisis Sistem
Analisis sistem adalah suatu proses dalam pengembangan
sistem yang dilakukan dengan mengidentifikasi masalah dan
penyebabnya, dengan tujuan untuk merancang suatu sistem yang baru
untuk mencapai kemajuan terbaik untuk bisnis.
Pengertian diatas didukung oleh Satzinger, Jackson, & Burd
(2012: 5) yang berpendapat bahwa analisis sistem adalah seluruh
aktivitas yang memungkinkan seseorang untuk mengerti dan
menentukan apa yang harus dikerjakan oleh sistem baru.
2.1.10 Perancangan Sistem Informasi
Menurut Satzinger, Jackson, & Burd (2012: 5), perancangan
sistem adalah selurh aktivitas yang memungkinkan seseorang untuk
menetapkan dan menjelaskan secara detail dimana sistem dapat
memenuhi kebutuhan yang ada.
Sehingga desain sistem atau perancangan sistem dapat
diartikan penggambaran serta pengaturan dari beberapa elemen yang
terpisah ke dalam kesatuan yang utuh dan membentuk suatu sistem.
2.1.11 Pengertian Implementasi
Menurut Laudon & Laudon (2007: 429), implementasi adalah
seluruh kegiatan organisasi yang dikerjakan ke arah peningkatan,
pengelolaan, dan rutinitas dari sebuah inovasi yang ada.
Menurut McLeod & Schell (2004: 144), implementasi adalah
sumber daya fisik dan konseptual yang menghasilkan suatu sistem
yang bekerja.
Berdasarkan pendapat para ahli diatas, maka dapat diambil
suatu kesimpulan bahwa implementasi merupakan seluruh kegiatan
organisasi yang menghasilkan suatu sistem dan dikerjakan untuk
tujuan peningkatan, pengelolaan, dan rutinitas dari inovasi yang ada.
2.1.12 Pendekatan Implementasi Sistem
Menurut McLeod & Schell (2004: 147), ada empat pendekatan
dasar yang dapat digunakan dalam tahap implementasi sistem, yaitu :
16
a.
Pilot adalah suatu pendekatan dimana suatu sistem percobaan
diterapkan dalam satu subset dari keseluruhan operasi suau kantor
atau daerah tertentu.
b.
Immediate adalah pendekatan yang paling sederhana, yaitu
peralihan dari sistem lama ke sistem baru dilakukan pada satu hari
tertentu. Namun, pendekatan ini hanya dapat digunakan untuk
perusahaan yang kecil, untuk meminimalis permasalahan yang
terjadi.
c.
Phased adalah pendekatan dimana sistem yang lama akan
digantikan dengan sistem yang baru secara bertahap.
d.
Parallel adalah pendekatan dimana sistem yang lama harus tetap
dipertahankan hingga sistem baru diyakini dapat menggatikan
sistem lama. Pendekatan ini baik, karena tingkat resikonya kecil,
tetapi biaya yang digunakan cukup besar karena menjalankan dua
sistem sekaligus.
2.1.13 System Requirement
Menurut Satzinger, Jackson, & Burd (2012: 42-43), system
requirement adalah semua aktivitas yang harus dijalankan atau
didukung oleh sistem yang baru dan constraint yang harus dicapai
oleh sistem yang baru. Secara umum, analisis membagi system
requirement ke dalam 2 kategori, yaitu :
•
Functional requirement adalah aktivitas-aktivitas yang harus
dilakukan oleh sistem. Functional requirement didasari pada
prosedur dan aturan yang digunakan oleh organisasi untuk
menjalankan
proses
bisnisnya.
Biasanya
functional
requirement berupa dokumentasi dan hubungannya bisa sangat
rumit.
•
Non-Functional requirement adalah karakteristik dari sistem
selain aktivitas-aktivitas yang harus dilakukan dan didukung.
17
2.1.14 Pengertian ERP
Menurut O’Brien & Marakas (2006: 258), ERP (Enterprise
Resources Planning) adalah sebuah sistem perusahaan lintas
fungsional yang didorong oleh sebuah suite atau bagian terintegrasi
dari modul perangkat lunak yang mendukung dasar dari proses bisnis
internal dalam sebuah perusahaan.
Menurut McLeod & Schell (2004: 13), ERP (Enterprise
Resources Planning) system adalah sebuah sistem berbasis komputer
yang mengijinkan adanya pengelolaan dari seluruh sumber daya
perusahaan pada sebuah organisasi secara luas.
Jadi dapat disimpulkan bahwa, ERP adalah sebuah sistem
terintegrasi dari modul perangkat lunak yang mendukung dasar proses
bisnis
internal
perusahaan
dan
memungkinkan
dilakukannya
pengelolaan atas seluruh sumber daya yang ada di perusahaan secara
luas.
2.1.15 Sejarah Umum Sistem ERP
Sistem ERP telah ada sejak tahun 1960-an, dimana pada
awalnya hanya berfokus pada sistem fabrikasi untuk mendukung
pengendalian persediaan atau yang biasa disebut inventory control.
Pada era sekarang ini, sistem ERP tersebut telah banyak
mengalami evolusi pergeseran dari pengendalian menjadi pengelolaan
terhadap sumber daya. Di bawah ini, berikut digambarkan sejarah
ERP dari waktu ke waktu dalam bentuk tabel :
Tabel 2.1 Sejarah ERP
(Sumber: Wijaya & Darudiato, 2009:15-22)
Tahun
Peristiwa
1960-an
Pada era tahun ini, sistem fabrikasi
yang berfokus pada pengendalian
persediaan (Inventory control).
1970-an
Pada era tahun 1970-an, fokusnya
18
Tahun
Peristiwa
telah bergeser pada MRP (Material
Requirement Planning), dimana
MRP disini yang menerjemahkan
jadwal utama dari suatu produk
menjadi kebutuhan berbasis time phased net, untuk perencanaan dan
pengadaan barang sebagian jadi,
komponen
maupun
bahan
bakunya.
1980-an
Pada era tahun 1980-an, dimana
MRP-II
(Material
Requirement
Planning
berkembang
dengan
mencakup
pengelolaan
operasi
produksi (shop floor) dan aktivitas
pengelolaan distribusi.
1990-an
Pada era tahun1990-an, MRP-II
dilakukan
dengan
pengembangan
mencakup
lagi
aktivitas
rekayasa, keuangan, sumber daya
manusia, lalu pengelolaan proyek
yang melingkupi hampir semua
aktivitas sistem organisasi usaha /
bisnis (Business Enterprise), yang
kemudian kita kenal sebagai ERP
(Enterprise Resources Planning).
2000-an - sekarang
Extended ERP menjadi ERP II.
Tabel sejarah ERP tersebut menjelaskan bagaimana evolusi
sistem ERP dari awal hingga akhirnya sampai pada sistem ERP yang
seperti sekarang ini kita ketahui. Penjelasan mengenai sejarah sistem
ERP itu diperkuat oleh pendapat Wijaya & Darudiato (2009:15-22).
19
2.1.16 Infrastruktur ERP
Infrastruktur merupakan hal yang utama dalam perencanan
pemakaian sistem ERP. Karena dengan adanya infrastruktur yang
kuat, dapat dikatakan bahwa suatu perusahaan tersebut telah
membangun fondasi yang kuat juga. Menurut Wijaya & Darudiato
(2009: 22-26), secara umum infrastruktur ERP yang perlu
diperhatikan adalah sebagai berikut :
People
People disini adalah orang – orang yang terlibat dalam penerapan
sistem ERP. Orang – orang yang terlibat merupakan faktor yang
sangat penting, terutama dalam hal komitmen waktu, dukungan
top management, rasa memiliki, keterlibatan, semangat dan rasa
perlawanan yang minimum (resistance). Hal ini dimulai pada saat
pemilihan
sistem
ERP,
pelaksanaan,
penyelesaian,
dan
pemeliharaan. Pada saat pelaksanaan implementasi (melakukan
implementasi), top management yang didukung oleh level
managerial dapat menjadi motor penggerak untuk mengendalikan
dan melakukan evaluasi atas jalannya pelaksanaan implementasi.
Dengan
demikian,
pihak
konsultan
tetap
peduli
untuk
berkontribusi dalam memberikan support dan memberikan
dokumentasi yang jelas.
Process
Process disini berhubungan dengan proses bisnis yang
berjalan dan proses bisnis ke depannya nanti dengan penerapan
sistem ERP. Dalam proses implementasi sistem ERP, diwajibkan
adanya control dari tiap bagian. Hal terpenting dalam proses yang
merupakan acuan utama dalam melakukan implementasi sistem
ERP adalah sebelum dilakukannya pengambilan keputusan untuk
menggunakan sistem ERP, maka perusahaan harus sudah
memiliki prosedur bisnis yang baik yang akan diterapkan dalam
implementasi sistem ERP.
20
Technology
Penerapan sistem ERP identik dengan investasi yang relatif
lebih besar, dimana penggunaan teknologi, meliputi dari
infrastruktur jaringan, hardware, dan software. Jaringan yang
dibangun adalah jaringan untuk internal (Local Area Network),
dan jaringan untuk eksternal (Wide Area Network). Untuk
hardware-nya, lebih baik jika melihat dari karakteristik software
terlebih dahulu, apakah compatible atau atau hanya bisa diinstal
pada hardware tertentu. Dan untuk database-nya, umumnya
memakai relational database, dimana arsitekturnya sudah
menggunakan client server, serta untuk beberapa sistem ERP
tertentu sudah ada yang menggunakan web based.
Gambar 2.2 Infrastruktur ERP
Sumber : Wijaya & Darudiato (2009:22-26), ERP & Solusi Bisnis
2.1.17 Arsitektur dari Infrastruktur ERP
ERP merupakan suatu aplikasi integrasi yang membutuhkan
arsitektur infrastruktur tersendiri sehingga membutuhkan investasi
atas infrastruktur server dan jaringan komunikasi yang cukup mahal.
Secara umum komponen dari infrastruktur server untuk aplikasi ERP
meliputi Database Server, Application Server dan Presentation
Server.
Database Server berfungsi untuk mengelola database tunggal dan
melayani semua akses aplikasi yang bersifat mengubah,
21
menambah, dan mengarsipkan atau menyimpan informasi yang
ada.
Application Server merupakan inti utama dari aplikasi ERP yang
berfungsi untuk mengintegrasikan semua fungsi – fungsi aplikasi
yang ada dan mengakses database serta application server juga
yang menghubungkan Presentation Server atau langsung ke akses
pemakai (User).
Presentation Server dapat disebut sebagai aplikasi user atau
sumber input pertama dari para user dan juga berlaku sebagai
output yang dibutuhkan oleh user baik dari tingkatan manajemen
bawah atau atas.
Dengan penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwa arsitektur
tersebut termasuk dalam bentuk arsitektur three-tier yang umumnya
digunakan atau diterapkan pada sistem ERP, dimana kebutuhan
investasi server dan juga tenaga TI terkait menjadi andalan utama.
Penjelasan atas arsitektur dari infrastruktur ERP tersebut diperkuat
oleh pendapat Widjaja (2012: 88).
2.1.18 Konsep ERP
Menurut Widjaja (2012: 4), konsep integrasi sistem informasi
dari ERP dapat dijelaskan bahwa sesungguhnya sistem di dalam ERP
telah memberikan suatu kontribusi dalam proses standarisasi dari
semua aplikasi yang diterapkan di berbagai lokasi atau cabang dari
perusahaan. Sehingga proses efisiensi akan tercapai secara lebih cepat
dan juga memberikan tingkat efektifitas dari sistem pelaporan menjadi
lebih baik. Kebutuhan akan online dan real time dari sistem ERP
inilah yang menuntut para user dari ERP untuk melakukan proses
pendataan ke dalam ERP secara tepat waktu. Pendataan secara tepat
waktu disinilah yang berpengaruh terhadap ketepatan waktu dan
proses real time akan informasi maupun laporan yang dihasilkan
nantinya.
ERP menggunakan database tunggal dimana semua informasi
terintegrasi di dalam satu aplikasi pada satu waktu yang sama. Dengan
22
demikian, proses perencanaan dan pengawasan dapat dilakukan secara
terpusat dan menghindari tingkat penyimpangan serta meningkatkan
konsistensi dari informasi yang dihasilkan nantinya. ERP juga
memberikan fasilitas dari sisi komunikasi dan kolaborasi di dalam
perusahaan. Fasilitas tersebut dapat memberikan dukungan kepada
perusahaan dalam mengurangi tingkat konflik yang akan terjadi atas
proses - proses bisnis yang ada.
Hal ini didukung oleh penjelasan lain menurut Wijaya &
Darudiato (2009: 26-28), yang mengatakan bahwa konsep dasar ERP
dapat diterjemahkan sebagai berikut:
1. ERP terdiri atas paket software komersil yang menjamin
integrasi yang mulus atas semua aliran informasi di
perusahaan, yang meliputi keuangan, akuntansi, sumber
daya manusia, rantai pasok, dan informasi konsumen.
2. Sistem ERP adalah paket sistem informasi yang dapat
dikonfigurasi, yang mengintegrasikan informasi dan proses
yang berbasis informasi didalam dan melintas area
fungsional di dalam sebuah organisasi.
Gambar 2.3 Konsep Sistem ERP
Sumber: Wijaya & Darudiato (2009: 27), ERP &
Solusi Bisnis
23
2.1.19 Manfaat ERP
Menurut O’Brien (2006: 262), banyak perusahaan telah
menemukan nilai bisnis utama dalam penggunaan ERP dengan
berbagai cara. Hal yang dimaksud adalah sebagai berikut :
-
Quality and Efficiency : ERP membentuk sebuah kerangka
untuk mengintegrasi dan meningkatkan proses bisnis internal
sebuah perusahaan yang menghasilkan perbaikan secara
signifikan pada kualitas dan efisiensi dari customer service,
produksi, dan distribusi.
-
Decreased Costs :
terjadinya
banyak perusahaan yang melaporkan
pengurangan
secara
signifikan
pada
biaya
pemrosesan transaksi dan perangkat keras, perangkat lunak,
serta karyawan IT support, dibandingkan dengan sistem lama
yang tidak terintegrasi yang telah digantikan oleh sistem ERP
baru.
-
Decision Support : ERP menyediakan informasi lintas
fungsional yang penting pada performa bisnis secara cepat
untuk
manager,
sehingga
secara
signifikan
dapat
meningkatkan kemampuan dalam membuat keputusan yang
lebih baik dengan tepat waktu di seluruh perusahaan bisnis.
-
Enterprise Agility : dengan pengimplementasian sistem ERP,
sistem ERP memecah banyak departemen yang sudah ada atau
lama dan pembatas fungsional atau disebut “silos” dari proses
bisnis, sistem informasi, dan sumber daya informasi. Hasil ini
nantinya akan membuat struktur organisasi, tanggung jawab
manajerial, peran kerja menjadi lebih fleksibel dan juga
membuat perusahaan lebih tangkas atau cerdas serta tenaga
kerja yang secara mudah dapat mempergunakan kesempatan
pada peluang bisnis yang baru.
2.1.20 Open-Source Software
Menurut Satzinger, Jackson, & Burd (2012: 462), open-source
software merupakan metode dalam mengembangkan, menyebarkan,
24
dan melisensi software yang menciptakan aplikasi source code secara
bebas yang tersedia untuk seluruh developer atau client yang memiliki
ketertarikan.
2.2
Teori Khusus
2.2.1 OpenERP
OpenERP didirikan oleh Fabien Pinckaers dan Els Van
Vossel. OpenERP (sebelumnya dikenal sebagai TinyERP) merupakan
aplikasi open source terkemuka yang digunakan oleh perusahaan
untuk solusi software. Menurut Ayyagari (2011: 2), bisnis model dari
OpenERP ini lebih berbasis pada layanan dibandingkan dengan biaya
lisensi, sehingga aplikasi software OpenERP ini tersedia secara gratis
untuk digunakan. Layanan
yang disediakan oleh OpenERP ini
termasuk SaaS service, Onsite Bug Fixing, dan Migration Services.
OpenERP percaya bahwa aplikasi bisnis yang baik itu tidak harus
mewah sehingga seluruh perusahaan di dunia dapat menerima alat
yang paling baik untuk mengembangkan bisnis secara profesional.
OpenERP disini bersifat open source yang berarti perusahaan
(user) yang menggunakan aplikasi ini dapat memperoleh profit dari
perkembangan perusahaan lain dan juga pengguna (user) aplikasi ini
juga akan mendapatkan jaminan bahwa perkembangan yang mereka
hadapi nantinya akan didukung oleh OpenERP melalui update
software dengan versi yang lebih baru dimana versi yang baru ini
berisi perbaikan apabila terdapat error atau bug serta penambahan
fitur-fitur baru.
Open Source disini juga mengizinkan kita untuk terlibat
langsung dengan user yang berbeda-beda karena untuk menggunakan
aplikasi ini tidak dikenakan biaya sehingga siapapun dapat
mengunduh, mencoba, dan menggunakan software ini.
OpenERP memiliki client server dan komponen server. Server
pada OpenERP berjalan secara terpisah dari client, untuk server disini
digunakan untuk menangani logika bisnis dan berkomunikasi dengan
aplikasi database, sedangkan client disini menyajikan informasi
25
kepada pengguna dan memungkinkan mereka untuk saling beroperasi
dengan server.
OpenERP dapat digunakan dengan menjalankan :
1. OpenERP Server, digunakan sebagai server.
2. OpenERP Web-Server, digunakan sebagai web
server (optional).
3. OpenERP
Client,
digunakan
untuk
aplikasi
desktop.
Dalam pengembangannya OpenERP dibangun berbasiskan
dalam bahasa pemrograman Python dan postgreSQL sebagai
databasenya, serta dipadu dengan XML dalam proses datanya.
OpenERP dapat membangun generasi baru pada aplikasi
bisnis yang bersifat lebih modular, lebih customer-friendly, dan fully
web-based. OpenERP merupakan aplikasi yang komprehensif, karena
memiliki rangkaian aplikasi yang lengkap dan terintegrasi serta
memiliki lebih dari 1000 modul. Modul-modul yang dimiliki oleh
OpenERP, antara lain :
-
Sales Management
-
CRM
-
Project Management
-
Warehouse Management
-
Manufacturing
-
Financial Management
-
Human Resources
-
Etc.
2.2.2 Object
Object adalah benda, hal yg dijadikan sasaran untuk diteliti,
diperhatikan, dsb.
Pengertian ini diperkuat oleh penjelasan menurut Satzinger,
Jackson, & Burd (2012: 241), dimana pengertian object adalah sesuatu
dalam sistem informasi yang merespon pesan dengan mengeksekusi
fungsi atau metode.
26
2.2.3 Object Oriented Analysis (OOA)
Object Oriented Analysis adalah analisis yang didasarkan pada
pendekatan berorientasi objek.
Menurut Satzinger, Jackson, & Burd (2012: 241), Objectoriented Analysis (OOA) mendefinisikan proses mengidentifikasi dan
menjelaskan usecase dan kumpulan objek (kelas) di dalam sistem
baru.
2.2.4 Object Oriented Design (OOD)
Object Oriented Design adalah perancangan atau desain sistem
yang didasarkan pada pendekatan berorientasi objek.
Menurut Satzinger, Jackson, & Burd (2012: 241), pengertian
Object-oriented Design (OOD) adalah mendefinisikan seluruh tipe
objek yang diperlukan untuk mengkomunikasikan orang dan
perangkat dalam suatu sistem, menunjukkan bagaimana objek
berinteraksi untuk menyelesaikan tugas-tugasnya dan menyaring
pengertian dari setiap tipe objek sehingga objek tersebut dapat
diimplementasikan dengan bahasa atau lingkungan spesifik.
Object Oriented Design digunakan untuk mengidentifikasi dan
menentukan seluruh objek yang harus bekerja secara bersama-sama
untuk melaksanakan setiap usecase. Pernyataan tersebut diperkuat
oleh pendapat Satzinger, Jackson, & Burd (2012: 296).
2.2.5
Unified Modeling Language (UML)
Menurut Satzinger, Jackson, & Burd (2012: 46), pengertian
Unified Modelling Language (UML) adalah sekumpulan standarisasi
dari konstruksi dan notasi model yang digambarkan oleh object
management group.
27
Gambar 2.4 Design Model with their respective input requirements
models
Sumber : Satzinger, Jackson, & Burd (2012: 297), Systems Analysis
and Design in A Changing World
Gambar 2.4 mengilustrasikan requirements models yang
digunakan langsung untuk mengembangkan design models. Modelmodel sebelah kiri yang terdiri dari domain model class diagrams,
usecase diagram, usecase descriptions dan activity diagram, system
sequence diagrams dan requirements state machine diagrams
merupakan model-model yang dikembangkan selama requirements.
Sedangkan, model-model di sebelah kanan yang terdiri dari design
28
class diagrams, interaction diagrams, design state machine diagrams,
dan package diagrams akan dikembangkan selama proses design.
Dalam hal ini, interaction diagram merupakan diagram inti dalam
proses design yang berjalan.
Informasi perancangan berasal dari dua sumber, yaitu domain
model class diagram dan interaction diagrams. Pada gambar diatas
tanda panah pada domain model class diagram mengarah ke design
class diagram yang artinya informasi yang ada pada domain model
class diagram dibutuhkan untuk melengkapi design class diagram.
Kemudian beberapa informasi pada use case diagram, activity
diagram dan use case description, serta system sequence diagram
akan dibutuhkan untuk mengembangkan interaction diagrams.
2.2.6
Activity Diagram
Menurut Satzinger, Jackson, & Burd (2012: 57-58), activity
diagram menjelaskan aktivitas yang dilakukan user (atau sistem),
orang yang melakukan aktivitas, dan alur dari aktivitas-aktivitas
tersebut secara berurutan.
Simbol dari activity diagram yaitu :
•
Swimlane heading merepresentasikan agen yang melaksanakan
aktivitas. Dikarenakan dalam suatu workflow biasanya terdapat
beberapa agen yang berbeda melaksanakan langkah-langkah yang
berbeda dalam proses workflow, simbol dari swimlane membagi
aktivitas-aktivitas dalam workflow ke dalam grup dimana
memperlihatkan agen-agen yang melaksanakan aktivitas tersebut.
•
Synchronization bar adalah komponen dari activity diagram yang
memisahkan path ke dalam beberapa concurrent path atau
menggabungkan beberapa concurrent path.
•
Activity adalah notasi berbentuk oval yang menggambarkan
aktivitas individual dalam sebuah workflow.
•
Transition
arrow
adalah
garis
merepresentasikan urutan antara aktivitas .
penghubung
yang
29
•
Decision activity adalah simbol berbentuk diamond yang
merupakan point pengambilan keputusan dimana aliran dari
sebuah proses akan mengikuti satu path atau path yang lain.
•
Strarting activity adalah point dimana suatu aktivitas dimulai
diindikasikan dengan full black dot.
•
Ending activity adalah point dimana suatu aktivitas berakhir.
Gambar 2.5 Contoh Simple Activity Diagram
Sumber : Satzinger, Jackson, & Burd (2012: 59), Systems Analysis
and Design in A Changing World
30
2.2.7
Use Case Diagram
Menurut Satzinger, Jackson, & Burd (2012: 78-81), usecase
diagram adalah model UML yang digunakan untuk menunjukkan
usecase secara grafik dan hubungannya pada setiap aktor.
Simbol dari usecase diagram yaitu :
•
Actor adalah sesuatu yang berhubungan degan sistem. Actor
tidak selalu seseorang, tapi juga bisa berupa sistem yang lain
atau peralatan yang menerima service dari sistem.
•
Usecase adalah aktivitas yang dilakukan sistem, biasanya
berupa respon dari permintaan user (pengguna).
•
Connecting line antara actor dan usecase mengindikasi bahwa
actor terlibat dengan usecase tersebut.
•
Automation
boundary
adalah
batasan
antara
bagian
terkomputerisasi dari suatu aplikasi dan user (pengguna) yang
mengoperasikan aplikasi tetapi keduanya merupakan bagian
dari sistem secara keseluruhan.
Gambar 2.6 Contoh Use Case Diagram
Sumber : Satzinger, Jackson, & Burd (2012: 82), Systems
Analysis and Design in A Changing World
31
Terdapat satu tipe relationship pada usecase diagram, yaitu:
1. <<includes>> relationship yang biasa disebut juga dengan
<<uses>> relationship adalah hubungan antara usecase dimana
salah satu usecase secara strereotype termasuk ke dalam usecase
yang lain.
Gambar 2.7 Contoh <<include>> relationship pada usecase diagram
Sumber : Satzinger, Jackson, & Burd (2012: 84), Systems Analysis
and Design in A Changing World
2.2.8 Metodologi Accelerated SAP (ASAP)
Metodologi Accelerated SAP adalah suatu metodologi standar
untuk menerapkan dan mengoptimalkan software SAP. ASAP
mendukung dalam mengimplementasikan SAP. ASAP menyediakan
alat untuk membantu dalam menyelesaikan semua tahapan proyek,
dimulai dari tahapan proyek perencanaan sampai tahapan proyek
perbaikan sistem SAP.
Menurut Jay (2008: 41), ASAP merupakan metode strategi
implementasi standar yang telah dikembangkan oleh SAP, dimana di
dalamnya terdapat informasi, tools, templates, dan akselerasi yang
berguna untuk membantu setiap anggota tim dalam melakukan
implementasi atas solusi SAP yang dibutuhkan. Metodologi ASAP
32
adalah proses-proses standar yang digunakan dalam implementasi
SAP. Metodologi ini terdiri dari 5 fase, yaitu :
1.
Project Preparation
Pada fase ini direncanakan mengenai proyek dan segala
aktivitas bagi keberhasilan pelaksanaan proyek. Banyak
diantaranya merupakan aktivitas yang berhubungan dengan
manajemen proyek, seperti mendefinisikan tujuan proyek
dengan jelas, menghubungkannya dengan tujuan perusahaan,
membuat secara detail standarisasi atas implementasi sampai
dengan memanfaatkan sumber daya yang ada. Selain itu juga
adanya proses identifikasi anggota-anggota tim yang terlibat
dan pengembangan strategi yang akan digunakan. Fase ini
membuat keputusan strategis penting untuk proyek :
•
Menentukan tujuan dan sasaran proyek,
•
Memperjelas lingkup implementasi,
•
Menentukan jadwal proyek, rencana anggaran, dan urutan
pelaksanaan, serta
•
Menetapkan organisasi proyek dan komite yang relevan
dan menetapkan sumber daya.
2.
Business Blueprint
Pada fase ini membuat dokumen blueprint menggunakan
Question & Answer database (Q&Adb) yang berlaku sebagai
dokumen persyaratan dan dokumen yang secara rinci
mengidentifikasi
kebutuhan
perusahaan
(client),
serta
menetapkan proses bisnis yang sedang berlangsung dan
struktur organisasi ditangani dalam software SAP. Dokumen
blueprint juga menyempurnakan tujuan proyek asli serta untuk
merevisi proyek secara keseluruhan sesuai dengan jadwal
implementasi. Beberapa kegiatan yang harus dilakukan adalah
:
•
Mengadakan workshop mengenai proses bisnis : tujuan
dari kegiatan ini adalah untuk meninjau efisiensi dari
33
workshop proses bisnis. Dalam hal ini menentukan siapa
yang hadir, saat proses bisnis dibahas dan topik lain yang
berlaku.
•
Melakukan persyaratan umum dari workshop : tujuan dari
kegiatan ini adalah untuk menganalisis standarisasi dan
masalah. Beberapa hal yang harus distandarisasi, yaitu
sebagai berikut :
-
Penomoran sistem untuk pencatatan data,
-
Chart of accounts,
-
Statistik,
-
Unit dan pengukuran,
-
Neraca dan analisis keuntungan, dan
-
Prosedur penanganan, aturan, dan standar untuk
transfer data antara aplikasi dan sistem.
•
Menyelesaikan
pembuatan
business
blueprint
dan
melakukan peninjauan kembali.
•
Menetapkan jadwal pelatihan end-user.
Berikut adalah beberapa jenis kebutuhan (requirements)
yang harus didentifikasikan dalam workshop proses bisnis :
1)
Kebutuhan pelaporan (Reporting Requirement)
2)
Kebutuhan antarmuka (Interface Requirement)
3)
Kebutuhan konversi (Conversion Requirement)
4)
Kebutuhan pengembangan (Enhancement Requirement)
5)
Kebutuhan pengesahan (Authorization Requirement)
Secara garis besar, tujuan pembuatan business blueprint
adalah :
-
Menyelaraskan business requirements dari client ke dalam
model bisnis yang terdapat di dalam OpenERP,
-
Mendokumentasikan proses bisnis AS-IS yang berjalan,
-
Menjabarkan proses bisnis TO-BE yang diinginkan,
34
-
Menjabarkan rancangan solusi yang didapatkan dengan
gap analysis antara proses bisnis AS-IS dan proses bisnis
TO-BE,
-
3.
Mendapatkan pengesahan atas solusi untuk sign off.
Realization
Tujuan dari tahap ini adalah untuk mengimplementasikan
semua proses yang telah dirancang sesuai kebutuhan
perusahaan berdasarkan business blueprint yang sudah dibuat
pada fase sebelumnya. Tahap ini merupakan fase sebenarnya,
dimana semua aktivitas implementasi yang utama dilakukan.
Bagian dari fase ini adalah aktivitas pengembangan integrasi
pengujian kualitas, dan perencanaan implementasi. Saat sistem
telah siap dan teruji dengan benar, maka langkah selanjutnya
adalah persiapan untuk perencanaan go live dengan melakukan
tahap user roles dan authorizations terlebih dahulu.
Tahap- tahap dalam realization meliputi :
-
Manajemen proyek,
-
Manajemen perubahan organisasi,
-
Pelatihan dalam tahap realisasi,
-
Menetapkan lingkungan produksi,
-
Mengembangkan rencana sistem uji,
-
Menetapkan kualitas lingkungan,
-
Baseline configuration,
-
Final configuration,
-
Integrasi,
-
Workflow, ABAP, konversi dan program interface, peran
pengguna dan pengarsipan.
Menurut Jithin (2007: 5), pada tahap ini kebutuhan yang
terdapat dalam Business Blueprint dikonfigurasi. Secara
khusus, ada objektif utama dalam tahap ini, yaitu :
• Konfigurasi akhir sistem, yaitu konfigurasi baseline dan
konfigurasi final dalam siklus yang berbeda
• Pengujian keseluruhan Integration Testing.
35
4.
Final Preparation
Pada tahap ini melakukan pengujian (testing) secara
keseluruhan pada program aplikasi dapat berjalan dengan baik
atau tidak, dan juga melakukan pelatihan end-user. Dalam
tahap ini, semua sistem telah berhasil diuji (unit testing,
integration testing, dan user training), segala masalah kritis
yang masih ada dan juga masalah yang tertunda diselesaikan,
adanya pelatihan untuk pengguna dilakukan, serta adanya
persiapan terakhir untuk keperluan implementasi harus
mencapai status final. Di tahap ini harus dipastikan bahwa
semua prasyarat sistem untuk go live telah dipenuhi. Kegiatankegiatan yang dilakukan dalam tahap ini, yaitu :
5.
-
Pelatihan pengguna,
-
Manajemen sistem,
-
Manual user & support,
-
Transfer data,
-
Integrasi akhir dan pengujian sistem, dan
-
Pemeriksaan kualitas tahap persiapan akhir.
Go Live & Support
Dalam tahap ini, para konsultan fungsional harus
memberikan arahan kepada ABAPER dalam memperoleh datadata yang dibutuhkan sampai pada pengunggahan data-data
penting perusahaan. Tahap ini merupakan tahap terakhir,
dimana proses sign off akan dilakukan sebagai tanda
berakhirnya sebuah proyek yang telah diimplementasikan
dengan sempurna. Tujuan utama dari fase ini adalah untuk
beralih
dari
lingkungan
project-oriented
menjadi
pengoperasian produk secara langsung, dan sepenuhnya
diberikan
support
berupa
monitoring
dan
mengoptimalisasikan performa sistem setelah dilakukannya go
live.
36
Gambar 2.8 Lima tahapan pada metodologi ASAP
Sumber : Jay (2008: 41), The Complete Reference : Essential Guide
for SAP Implementation
2.2.9 Blueprint
2.2.9.1 Pengertian Blueprint
Menurut Surendro (2009), cetak biru adalah rincian
dinamis untuk arsitektur-arsitektur yang memanfaatkan
proses dan kerangka yang terstruktur. Cetak biru tersebut
mengandung rincian bisnis, informasi dan teknologi saat ini
dan yang diusulkan perusahaan untuk masa depan.
Menurut Sari & Nugroho (2010), blueprint adalah
rancangan yang dirumuskan untuk memberikan arahan
terhadap
kegiatan
berkesinambungan,
perusahaan
sehingga
yang
setiap
dilakukan
kegiatan
secara
memiliki
kesesuaian dengan tuntutan, tantangan, dan kebutuhan di
lingkungan sekitar perusahaan.
2.2.9.2 Fungsi Business Blueprint
Menurut Jithin (2007: 4), tujuan utama dari business
blueprint adalah untuk meningkatkan pemahaman mengenai
tujuan bisnis perusahaan dan menentukan proses bisnis dan
komponen SAP mana yang dibutuhkan untuk mendukung
tujuan tersebut. Hasil dari fase ini adalah business blueprint,
yang merupakan dokumentasi yang rinci dari hasil yang
didapat selama workshop mengenai kebutuhan perusahaan.
Business blueprint mendokumentasikan kebutuhan proses
bisnis dari perusahaan. Dengan hal ini, user dapat lebih
memahami bagaimana perusahaan menjalankan bisnisnya
37
dengan sistem software SAP.
Berikut adalah langkah-langkah dalam melakukan
Business Blueprint :
•
Scope Document
Bertujuan untuk melakukan identifikasi proses bisnis
yang terdapat pada perusahaan dengan melakukan
wawancara dengan Business Process Owner (BPO)
beserta konsultan yang bertanggung jawab dalam
menjalankan proyek tersebut.
•
Proses Bisnis AS-IS
Bertujuan untuk menjelaskan proses bisnis yang berjalan
dalam perusahaan (client). Dalam hal ini, Business
Process Owner (BPO) mengumpulkan semua dokumen
yang berkaitan dengan proses bisnis perusahaan. BPO juga
diberikan training agar dapat memahami setiap transaksi
yang terjadi dan dibutuhkan dalam OpenERP. Hal ini
dilakukan agar BPO dapat membantu para konsultan dan
karyawan yang berkaitan dengan proses bisnis yang terjadi
dalam mendapatkan informasi yang detail dan lengkap
mengenai proses bisnis, sehingga dalam implementasi
tidak ada transaksi yang tertinggal. Ada cara lain untuk
mempermudah dalam menjelaskan proses bisnis, yaitu jika
BPO dapat menggunakan flowcharts.
•
Proses GAP Analysis
Pada tahap ini mencari perbedaan antara kondisi
perusahaan saat ini (AS-IS) dengan kondisi perusahaan
yang akan datang setelah implementasi dari OpenERP
(TO-BE), dimana nantinya perbedaan (gap) ini akan
dianalisa untuk mendapatkan langkah-langkah yang
diperlukan untuk mencapai kondisi TO-BE. Pada tahap ini
menghasilkan nilai seberapa besar kesenjangan antara
38
proses AS-IS dengan proses TO-BE nya. GAP Analysis ini
menjadi salah satu dasar pengambilan keputusan terkait
prioritas waktu, biaya, dan tenaga kerja yang dibutuhkan
untuk memenuhi standar pelayanan yang telah ditetapkan.
Beberapa
langkah
yang
harus
dilakukan
untuk
mencapainya, yaitu :
-
Mengidentifikasi kebutuhan dari perusahaan dengan
cara pengamatan langsung, yaitu melakukan uji coba
secara langsung terhadap openERP.
-
Melakukan wawancara atau dengan menyebarkan
kuesioner bila perlu terhadap user/karyawan yang
menggunakan OpenERP pada perusahaan.
-
Menentukan
peringkat
kebutuhan
(Rank
of
Requirement) yang bertujuan untuk mengidentifikasi
dan menentukan skala prioritas suatu kebutuhan
terhadap proses bisnis perusahaan. Berikut ini adalah
tabel peringkat kebutuhan yang terdiri atas tiga
skala, yaitu :
Tabel 2.2 Tabel Peringkat Kebutuhan (Rank of
Requirements)
Sumber : Jithin (2007: 83), ASAP Methodology for
Enterprise Portal
Peringkat
High
Penjelasan
Kebutuhan ini sangat berpengaruh
terhadap proses bisnis perusahaan,
sehingga
kebutuhan
ini
harus
terpenuhi.
Medium
Kebutuhan ini berpengaruh terhadap
proses
bisnis
perusahaan.
Jika
kebutuhan ini belum terpenuhi, maka
tidak akan mengganggu tujuan utama
perusahaan. Namun jika terpenuhi
39
Peringkat
Penjelasan
akan
memberikan
nilai
yang
signifikan.
Low
Kebutuhan ini memberikan sedikit
pengaruh
terhadap
proses
bisnis
perusahaan. Jika kebutuhan ini tidak
terpenuhi,
maka
mengganggu
sedang
terpenuhi
proses
berjalan.
akan
tidak
akan
bisnis
yang
Namun
jika
membantu
meningkatkan kinerja proses bisnis
dalam perusahaan.
•
Proses Bisnis TO-BE
Bertujuan untuk memetakan proses bisnis ke dalam
sistem, serta menentukan kondisi yang diharapkan setelah
dilakukannya implementasi OpenERP berdasarkan kondisi
AS-IS dan juga sesuai dengan tujuan yang ditentukan di
awal. Pada tahap ini dilakukannya konfigurasi terhadap
proses-proses yang belum bisa dipastikan apakah tetap
dipakai di OpenERP atau tidak, dengan dibantu oleh BPO.
Disini BPO sangat dibutuhkan untuk terlibat, karena BPO
mampu untuk memberitahukan secara jelas apa yang
menjadi kebutuhan perusahaan. Ketika pemodelan bisnis
dibuat, kita akan melihat kerenggangan atau gap antara
AS-IS dan TO-BE. Pada saat inilah harus mengambil
keputusan apakah modifikasi sistem dibutuhkan. Setelah
itu, selalu libatkan BPO dan tetap melakukan dokumentasi
dengan sebaik mungkin. Semua hasil yang terkumpul
selama workshop akan membentuk suatu business
blueprint, jadi tahap ini tidak boleh diabaikan. Dalam
business blueprint diperlukan AS-IS dan persiapan Q&A
DB (Questions & Answer Data Base), yaitu berupa
kuesioner yang akan dikirim ke client.
40
Daftar TO-BE akan dibuat berdasarkan jawaban dari client
sebagaimana prosedur dari OpenERP adalah melakukan
penyesuaian fungsi di dalam OpenERP dengan proses
bisnis client. Pada akhirnya melakukan pemetaan antara
proses-proses di AS-IS dengan proses-proses TO-BE.
•
Proses Sign Off
Pada tahap ini tim proyek telah selesai melakukan review
dokumen blueprint, lalu tim proyek akan mengadakan
pertemuan kembali untuk verifikasi akhir kelengkapan dan
keakuratan dari semua hasil yang didapatkan yang
dituangkan dalam dokumen blueprint. Setelah tim proyek
mendokumentasikan tahap Business Blueprint, mereka
juga memastikan tahap-tahap diatas sebelumnya harus
disetujui terlebih dahulu oleh perusahaan dan tim proyek
sebelum lanjut ke tahapan selanjutnya.
2.2.9.3 Pemetaan Proses Bisnis dengan Blueprint
Menurut Widjaja (2012: 67), ERP sebagai suatu
perangkat lunak tidak dapat terimplementasi dengan baik
tanpa dilakukan proses pemetaan proses bisnis yang
terdokumentasi dengan baik terlebih dahulu. Dikarenakan
pendekatan cetak biru (blueprint) dari suatu organisasi
nantinya dapat menjadi hasil akhir yang digunakan untuk
menjadi fondasi perusahaan untuk pengembangan jangka
panjang yang sesuai dengan visi dan misi perusahaan. Faktor –
faktor yang mempengaruhi dalam proses penyusunan cetak
biru dari sistem informasi di dalam organisasi adalah dari
faktor internal dan faktor eksternal organisasi. Faktor – faktor
inilah yang turut memberikan kontribusi untuk penyusunan
cetak biru tersebut. Hal tersebut dapat diungkap dalam gambar
di bawah ini :
41
Gambar 2.9 Kerangka Blueprint
Sumber : Widjaja (2012: 67), Enterprise Resource Planning
Terlihat dari gambar di atas dijelaskan bahwa menggambarkan
kerangka cetak biru dari strategi organisasi yang tercermin
dalam proses atau tahapan yang meliputi input, analisa proses
dan cetak biru (blueprint). Input disini terdiri dari 2 faktor
yang berkontribusi yakni, faktor internal dan faktor eksternal.
Lalu, masuk ke tahapan analisa proses yang didalamnya terkait
oleh banyak aspek. Dari banyaknya aspek dalam analisa
proses ini tentunya mengacu pada hal utama yakni mengacu
pada visi, misi dan Critical Success Factor (CSF) & Key
Performance Indicator (KPI) serta strategi. Selanjutnya,
semua aspek terrsebut dilingkupi oleh 2 bagian yakni, network
& partners dan shareholders. Tahap analisa proses ini juga
dipengaruhi oleh Macro Environment. Setelah itu, masuk ke
tahapan terakhir dimana tahapan ini menghasilkan blueprint.
Blueprint yang didalamnya mencakup 3 domain penting dan
perencanaan strateginya.
42
Setelah proses cetak biru ini selesai, maka dapat
menjadi landasan untuk mempersiapkan alternatif – alternatif
yang harus dipersiapkan di dalam memetakan bisnis proses
dan aplikasi yang terkait dengan kebutuhan dari setiap aktifitas
proses bisnis yang ada. Penjelasan di atas diperkuat oleh
pernyataan Widjaja (2012:67).
2.2.10 Internet Protocol (IP) Address
Menurut Towidjojo (2012: 13), IP Address adalah metode
pengalamatan pada jaringan komputer dengan memberikan sederetan
angka pada komputer (host), router atau peralatan jaringan lainnya. IP
Address bukan diberikan kepada komputer (host) atau router,
melainkan pada interface jaringan dari host / router tersebut.
Menurut Laudon & Laudon (2007: 283), IP Address adalah
empat bagian dari alamat yang dituliskan secara numerik yang
mengindikasikan lokasi dari setiap komputer di dalam internet.
Gambar 2.10 IP Address dengan representasi dalam biner
Sumber : Towidjojo (2012: 13), Konsep dan Implementasi Routing
dengan Router Mikrotik 100% Connected
2.2.11 Jaringan
Jaringan
adalah
sebuah
himpunan
komputer
yang
dihubungkan dengan kabel sehingga komputer satu dengan komputer
lainnya dapat saling berkomunikasi dan bertukar informasi.
43
Pengertian diatas diperkuat dengan pernyataan dari Laudon &
Laudon (2007: 14) yang mengatakan bahwa jaringan adalah hubungan
antara dua komputer atau lebih untuk berbagi data atau sumber daya
yang ada, seperti printer.
2.2.12 Browser
Browser adalah sebuah software atau program yang digunakan
untuk menampilkan dan melakukan interaksi dengan dokumendokumen yang disediakan oleh server.
Pengertian ini diperkuat dengan pernyataan dari Yuhefizar
(2008: 160) yang mengatakan bahwa browser adalah perangkat lunak
untuk mengakses halaman – halaman web, seperti Internet Explorer,
Mozilla Firefox, Opera, Safari, dan lain – lain. Informasi yang
disajikan
melalui
browser
dibangun
dengan
bahasa
semi
pemrograman HTML (HyperText Markup Language), dan kemudian
ditingkatkan fungsinya dengan menyisipkan kode – kode bahasa
pemrograman web, seperti PHP, ASP, JSP, dan lain – lain, sehingga
mampu menampilkan informasi yang lebih interaktif dan dinamis,
serta terhubung dengan database.
2.2.13 Server
Menurut Tuxkerèn (2012: 2), server biasanya sering kita
dengar digunakan untuk penamaan dan penyebutan sebuah server,
seperti web server, mail server, database server, dan lain-lain. Nama
tersebut adalah sebutan untuk server yang memberikan layanan.
Dilihat
berdasarkan
fungsinya,
sebuah
server
dapat
dikategorikan sebagai berikut :
•
Server Aplikasi (Application Server)
Server ini bertugas menjalankan aplikasi tertentu yang
menyediakan sumber dayanya untuk dapat diakses oleh
komputer lainnya di jaringan. Yang termasuk dalam kategori
server ini adalah server-server yang menjalankan perangkat
lunak yang dibuat khusus untuk program-program tertentu,
seperti program yang berhubungan dengan fungsi accounting,
44
penjualan, dsb. Server ini juga dalam skala kecil biasanya dapat
merangkap sebagai server data.
•
Server Data (Data Server)
Server ini berfungsi untuk menyimpan dan memberikan data
dari atau dan ke komputer yang ada dalam sebuah jaringan. Jadi
semua
data
kegiatan
yang
ada
dalam
sebuah
organisasi/perusahaan dapat ditampung oleh server jenis ini.
Bentuk datanya berupa file-file dan folder-folder seperti yang
dimiliki oleh komputer lain di jaringan, maupun data yang
dimasukkan ke dalam database.
•
Server Layanan (Service Server)
Server
ini
merupakan
sebuah
server
yang
berfungsi
menyediakan suatu layanan yang berhubungan dengan jaringan.
Server jenis inilah yang menjadi tulang punggung internet pada
sekarang ini. Karena banyak layanan internet seperti hosting,
DNS, DHCP, Apache, IIS yang dijalankan oleh server jenis ini.
Bukan hanya dalam jaringan internet saja, dalam sebuah jaringan
organisasi pun server layanan banyak digunakan, seperti untuk
kebutuhan DHCP, proxy, layanan direktori, dimana salah satu dari
layanan ini dibutuhkan olrh komputer lainnya yang ada dalam
jaringan.
2.2.14 Sales
Menurut Anoraga (2011: 181), sales adalah salah satu bagian
dari kegiatan pemasaran. Pemasaran hanya digunakan sebagai istilah
untuk kegiatan periklanan atau penjualan. Pada penjualan tidak
adanya proses penetapan produk, harga, saluran distribusi, dan
promosi oleh perusahaan. Penjualan disini diartikan adanya seseorang
atau kelompok yang ingin memperoleh dari apa yang mereka
produksi atau distribusikan untuk mendapatkan keuntungan, tanpa
melalui adanya penciptaan, penawaran, dan pertukaran produkproduk yang bernilai dengan yang lainnya.
45
Menurut Manullang (2013: 193), penjualan memiliki arti yang
berbeda dengan pemasaran. Penjualan lebih memusatkan perhatian
pada produk (product-oriented), selain itu perusahaan membuat
produk dan berusaha bagaimana cara menjualnya. Jadi, manajemen
perusahaan lebih berorientasi kepada jumlah penjualan, dan juga
perencanaan yang dilakukan berorientasi pada jangka waktu terbatas
yang diproduksikan sekarang dan dijual sekarang.
Menurut Saragih (2013: 21), sales memiliki beberapa
perkiraan,
yaitu
penjualan
berdasarkan
periode,
penjualan
berdasarkan produk atau jasa, dan penjualan berdasarkan kelompok
pelanggan. Berikut masing-masing penjelasan dari tiap-tiap perkiraan
:
(1) Penjualan berdasarkan periode, merupakan ide yang bagus apabila
penjualan ditinjau dalam fungsi waktu untuk menunjukkan
pertumbuhan yang diharapkan. Prakiraan penjualan sangat
penting dalam pengembangan rencana financial, karena jika Anda
memiliki rencana besar yang lebih optimis dan agresif biasanya
memerlukan uang yang lebih banyak dengan tujuan akhir
memperoleh profit yang besar.
(2)
Penjualan berdasarkan produk atau jasa, adalah perincian
penjualan berdasarkan produk atau jasa dapat ditampilkan
apabila ada lebih dari satu produk atau jasa yang ditawarkan.
(3)
Penjualan
berdasarkan
kelompok
pelanggan,
adalah
mengkategorikan penjualan berdasarkan kelompok pelanggan
mungkin akan membantu Anda dalam menjalankan bisnis.
Contoh : usaha catering Aneka dapat mengantisipasi 50%
volume penjualan yang berasal dari perusahaan textile yang
berbasis kontrak.
Berdasarkan definisi-definisi diatas, sales dapat dikaitkan
dengan pemasaran, namun pemasaran hanya digunakan sebagai istilah
dalam kegiatan penjualan. Penjualan lebih berpusat pada penawaran
produk kepada konsumen untuk mendapatkan keuntungan dan juga
berfokus pada 3 perkiraan, yaitu penjualan berdasarkan periode,
46
penjualan berdasarkan produk atau jasa, dan penjualan berdasarkan
kelompok pelanggan.
2.2.15 Management
2.2.15.1 Pengertian Management
Menurut Robbins & Mary (2005: 8), management
merupakan suatu proses menyelesaikan aktivitas secara
efisien dan efektif dengan dan melalui orang lain.
Menurut Manullang, M. (2013: 134), management
didefinisikan sebagai seni memperoleh hasil melalui orangorang lain. Selain itu dapat dikatakan manajemen sebagai
proses menetapkan dan memperoleh tujuan (sasaran)
melalui lima fungsi dasar dengan menggunakan sumber
daya yaitu manusia, uang, dan tanah.
Menurut Dyck & Neurbet (2009: 7), management
adalah proses perencanaan, pengorganisasian, memimpin,
dan mengendalikan sumber daya manusia dan organisasi
lainnya agar dapat secara efektif mencapai tujuan
organisasi.
Berdasarkan
definisi-definisi
di
atas,
dapat
disimpulkan bahwa management adalah suatu proses
penyelesaian yang meliputi perencanaan, pengorganisasian,
kepemimpinan, dan pengendalian sumber daya manusia
yang secara efisien dan efektif untuk memperoleh tujuan
melalui orang lain.
2.2.15.2 Fungsi Management
Dari
pengertian
management
yang
telah
disimpulkan diatas, maka disini akan dibahas mengenai
lima fungsi dari management, yaitu :
(1)
Planning
Merupakan
tugas
pertama
dari
manajemen.
Alasannya karena sebelum kita mengorganisir, kita
47
harus mempunyai suatu rencana. Planning adalah
“fungsi pertama”, karena ia meletakkan pekerjaan
dasar bagi fungsi-fungsi lain. Planning juga bersifat
untuk menetapkan tujuan, dan menggambarkan
rangkaian kegiatan yang akan dilakukan masingmasing individu, departemen, dan unit organisasi
sebagai keseluruhan. Hal-hal yang mencakup dalam
planning, yaitu penetapan tujuan yang ingin dicapai,
penetapan kualitas dan kuantitas personalia yang
dibutuhkan, dan pekerjaan-pekerjaan atau kegiatankegiatan yang akan dilakukan.
(2)
Organizing
Fungsi ini berusaha untuk menetapkan struktur
organisasi. Struktur organisasi akan menunjukkan
hubungan timbal balik dari para personalia dalam
suatu organisasi. Setiap unsur organisasi harus
memahami apa yang dikerjakan. Hal-hal yang
berhubungan
dengan
organizing
yaitu
mengumpulkan sumber daya manusia yang perlu
untuk dapat merealisasi tujuan organisasi dan juga
menetapkan hubungan-hubungan antar unsur dalam
organisasi.
(3)
Staffing
Fungsi ini berhubungan dengan pengisian pejabat
pada struktur organisasi berdasar the right man in
the right place. Dalam pelaksanaan fungsi ini
diusahakan menempatkan pegawai-pegawai kepada
jabatan-jabatan
yang
tersusun
pada
struktur
organisasi. Kepada mereka diberikan orientasi yaitu
diberikan
penjelasan
selanjutnya
melatihnya
mempunyai
kecakapan
mengenai
agar
bekerja.
perusahaan,
setiap
pegawai
Staffing
juga
berhubungan dengan penetapan gaji dan benefit
48
bagi setiap pegawai.
(4)
Directing
Dalam pelaksanaan fungsi ini manajer mengadakan
komunikasi dengan bawahan dan dengan cara
menjelaskan rencana dan tugas masing-masing,
mengarahkan
dan
mengaplikasikan
memotivasi
usaha
mereka
maksimum
untuk
dalam
pencapaian tujuan organisasi. Para manajer harus
berusaha
agar
masing-masing
bawahannya
produktif, efektif, dan efisien.
(5)
Controlling
Dengan fungsi control meyakinkan agar aktivitasaktivitas dilaksanakan sesuai dengan rencana dengan
cara
memonitor
kemajuan
dan
menyediakan
masukan. Proses pengawasan terdiri dari tiga tahap,
yaitu tahap menetapkan standar atau target, tahap
mengukur
pelaksanaan
actual
dengan
membandingkannya dengan rencana dan tahap
terakhir
mengadakan
pelaksanaan
tidak
tindakan
sesuai
perbaikan
dengan
bila
apa
yang
192),
sales
dirumuskan pada perencanaan.
2.2.16 Sales Management
2.2.16.1 Pengertian Sales Management
Menurut
Manullang,
M.
(2013:
management diartikan sebagai marketing atau pemasaran.
Secara keseluruhan marketing atau pemasaran berarti suatu
sistem kegiatan bisnis secara total yang dirancang
sedemikian rupa untuk merencanakan jenis barang yang
dijual, menetapkan harga, promosi, dan mendistribusikan
barang dan jasa yang dapat memuaskan konsumen
potensial.
Selain
itu
pemasaran
merupakan
usaha
menjuruskan dana dan daya milik perusahaan ke arah
49
pemberian kepuasan kepada para pembeli dengan maksud
agar perusahaan dapat menjual hasil produksi, memperoleh
laba dan mencapai tujuan perusahaan.
Menurut Anoraga (2011: 184), sales management
adalah
sebuah
proses
yang
merencanakan
dan
melaksanakan konsep, penetapan harga, promosi dan
distribusi gagasan barang dan jasa untuk menghasilkan
pertukaran yang memenuhi sasaran-sasaran yang sudah
ditetapkan baik menurut perorangan dan organisasi. Sales
management pada dasarnya adalah manajemen terhadap
permintaan. Ada delapan keadaan permintaan yang
berbeda, yaitu sebagai berikut :
1) Permintaan negatif
Suatu pasar berada dalam keadaan permintaan negatif
jika sebagian besar dari pasar tersebut tidak menyukai
produk dan bahkan mungkin bersedia membayar untuk
menghapus produk itu.
2) Tidak ada permintaan
Para target konsumen mungkin saja tidak tertarik atau
tidak mengacuhkan suatu produk. Sebagai contoh,
petani mungkin tidak tertarik dengan cara yang bertani
yang
baru
dengan
menggunakan
produk
yang
ditawarkan, dan tetap menerapkan cara bertani yang
lama.
Hal
ini
dapat
dikatakan
tidak
adanya
permintaan. Sedangkan tujuan utama dari manajemen
penjualan adalah menemukan cara menghubungkan
manfaat produk yang diciptakan dengan kebutuhan
seseorang.
3)
Permintaan terpendam
Sejumlah besar konsumen mungkin mempunyai
kebutuhan yang kuat yang tidak dapat dipuaskan oleh
produk
yang
telah
ada.
Sebagai
contoh,
ada
permintaan terpendam yang kuat akan rokok yang
50
tidak membahayakan kesehatan, lingkungan yang
lebih aman, dan mobil yang hemat bahan bakar.
Sesuai tujuan utama manajemen penjualan adalah
mengukur
besarnya
mengembangkan
pasar
barang
dan
potensial
jasa
ini
yang
dan
akan
memuaskan permintaan ini.
4)
Permintaan yang menurun
Setiap organisasi, cepat atau lambat akan mengalami
penurunan permintaan terhadap satu atau lebih
produksinya. Untuk dapat menjalankan manajemen
penjualannya, disini pihak penjual harus menganalisis
sebab
terjadinya
penurunan
dan
menentukan
permintaan pasar target yang baru, mengubah ciri-ciri
produk atau mengembangkan komunikasi yang lebih
efektif dengan konsumen.
5)
Permintaan yang tidak beraturan
Banyak organisasi yang menghadapi permintaan yang
berubah-ubah menurut musim, hari, ataupun jam.
Akibat dari hal ini akan timbul masalah kapasitas.
Disini pihak penjual harus menemukan cara untuk
mengubah pola waktu permintaan melalui penetapan
harga yang fleksibel, promosi, dan rangsangan lain.
6)
Permintaan penuh
Organisasi menghadapi permintaan penuh bilamana
mereka merasa puas dengan volume usahanya. Pada
saat ini penjual mempertahankan tingkat permintaan
dalam menghadapi perubahan selera konsumen, serta
meningkatnya persaingan dengan perusahaan lain.
Penjual juga harus meningkatkan mutunya dan secara
terus menerus mengukur kepuasan konsumen untuk
memastikan bahwa semuanya berjalan dengan baik.
7)
Permintaan yang berlebihan
Disini adanya organisasi yang menghadapi tingkat
51
permintaan yang lebih tinggi dari yang diperkirakan
atau melebihi dari standar penjualan yang dimiliki
suatu
organisasi.
Para
penjual
berperan
untuk
menemukan cara untuk mengurangi permintaan secara
sementara ataupun permanen. Hal ini dapat dicegah
dengan melakukan langkah-langkah seperti menaikkan
harga dengan mengurangi promosi dan pelayanan.
Pengurangan permintaan disini tidak bertujuan untuk
melenyapkan
permintaan,
melainkan
hanya
mengurangi tingkatnya saja, bisa bersifat sementara
ataupun selamanya.
8)
Permintaan yang tidak sehat
Produk-produk yang tidak sehat akan mendorong
untuk tidak digunakan. Para penjual disini akan
mengajak orang-orang yang menggemari produkproduk tidak sehat ini untuk meninggalkannya, dengan
menggunakan alat-alat seperti ancaman, peningkatan
harga setinggi mungkin, serta dengan mengurangi
ketersediaannya.
Menurut
Saragih
(2013:
47),
dalam
sales
management ini memiliki tujuan utama dari strategi
promosi penjualan produk, yaitu sebagai berikut :
a.
Meningkatkan Volume
Strategi promosi penjualan sangat bermanfaat untuk
memenuhi kebutuhan tujuan jangka pendek bisnis
perusahaan. Hal ini bermanfaat untuk menghabiskan
stok barang lama, mengurangi stok yang ada di
gudang atau untuk memenuhi stok yang ada di tingkat
pengecer
sebelum
adanya
pesaing
yang
memperkenalkan produknya. Disini perusahaan akan
berusaha semaksimal mungkin untuk meningkatkan
volume penjualan produknya.
52
b.
Meningkatkan Pembeli Coba-Coba
Strategi promosi penjualan mampu membuat pembeli
coba-coba pada perusahaan untuk datang untuk
menggunakan produk atau jasa perusahaan. Pembeli
coba-coba sering disebut juga pembeli potensial.
Mereka adalah orang yang tidak pernah menggunakan
produk atau jasa perusahaan pada sebelumnya, atau
hanya pernah menggunakan produk atau jasa sejenis
dari pesaing. Biasanya pembeli potensial tidak pernah
membeli produk dalam jumlah besar sebelum tahu
benar
mereka
benar-benar
menyukai
produk
perusahaan Anda. Namun pembeli potensial ini
meningkatkan volume penjualan perusahaan. Adapun
beberapa strategi promosi penjualan yang dapat
dilakukan kepada pembeli potensial ini, yaitu :
-
Memberikan sampel gratis atau kupon untuk
mencoba, sehingga calon pembeli dapat mencoba
produk atau jasa perusahaan Anda.
-
Memberikan manfaat tambahan, sehingga produk
atau jasa perusahaan Anda tampak superior
dibandingkan produk sejenis.
-
Memberikan manfaat finansial jangka pendek.
Bisa
dengan
cara
memberikan
angsuran
pembelian tanpa bunga, namun hal ini dengan
tetap memperhatikan situasi dan kondisi usaha
perusahaan.
2.2.16.2 Siklus Sales Management
Menurut Yunarto (2006: 6), siklus sales order
management terdiri dari enam proses dasar, yaitu:
1. Pre-sales Activity
Pre-sales merupakan aktivitas yang dilakukan paling
awal sebelum menjalankan proses penjualan. Proses
penjualan ini dapat terjadi dengan membuat sales order
53
yang ditujukkan untuk pelanggan berdasarkan purchase
order dari pelanggan.
2. Sales Order
Pada aktivitas sales order ini mencakup penjualan, baik
untuk penjualan barang maupun penjualan jasa. Sales
Order
merupakan
dokumen
yang
terdiri
dari
permintaan atau pembelian barang atau jasa dari
pelanggan.
3. Inventory Sourcing
Inventory Sourcing merupakan aktivitas yang dilakukan
untuk mengetahui ketersediaan barang atau produk
yang diinginkan oleh pelanggan.
4. Shipping
Langkah selanjutnya setelah melakukan inventory
sourcing, apabila barang atau produk yang diinginkan
tersedia, maka barang akan melalui proses shipping
untuk dikirimkan kepada pelanggan.
5. Billing
Proses billing ini juga dapat dikatakan sebagai
invoicing. Pada proses penjualan barang, secara umum
invoice akan muncul apabila barang atau produk sudah
dikirim ke pelanggan. Tapi terkadang, invoice ini dapat
muncul sebelum barang dikeluarkan apabila perusahaan
belum sepenuhnya percaya kepada pelanggan.
6. Payment
Payment yang merupakan langkah yang paling akhir
dalam menjalankan proses penjualan di dalam siklus
sales order management. Pada langkah terakhir ini,
pelanggan akan melakukan pembayaran sesuai dengan
invoice yang dikirimkan kepadanya.
54
Gambar 2.11 Siklus Sales Order Management
Sumber : Yunarto (2006: 6), Business Concepts
Implementation Series in Sales and Distribution
Management
2.2.17 Fit/Gap Analysis
2.2.17.1 Pengertian Fit/Gap Analysis
Menurut Ray (2011: 163), Gap Analysis merupakan
analisis kesenjangan antara daftar kebutuhan bisnis yang
diakibatkan oleh suatu alasan. Sehingga, dibutuhkan suatu
upaya untuk mengidentifikasi bagian mana yang ternyata
mungkin memiliki gap, karena tidak mungkin menemukan
suatu bagian yang 100% fit atau sempurna.
Menurut Bens (2005: 160), Gap Analysis memiliki
arti dimana melakukan idenifikasi langkah-langkah yang
hilang yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan. Gap
Analysis adalah alat perencanaan yang menciptakan
pandangan bersama tentang apa yang perlu dilakukan untuk
menghilangkan kesenjangan antara keadaan sekarang dan
masa depan sesuai dengan kebutuhan.
Dari pendapat diatas, dapat disimpulkan bahwa Gap
Analysis merupakan suatu perencanaan yang berisi analisis
mengenai kesenjangan yang ada dari kebutuhan bisnis
55
antara keadaan yang sekarang dengan keadaan masa depan
yang akan dilaksanakan nantinya sehingga dapat mencapai
tujuan yang diinginkan.
Dalam pengunaannya, terdapat 5 quality perspective
dan service quality menurut Hoffman & Bateson (2006:
335), yaitu :
a.
Service Gap, yaitu mengindikasikan bahwa adanya
perbedaan antara pengharapan dengan keinginan yang
diinginkan oleh user dengan keadaan yang telah
mereka terima sekarang.
b.
Knowledge Gap, yaitu mengindikasikan pengharapan
yang diinginkan oleh pelanggan dan pengharapan yang
diinginkan oleh manajemen perusahaan.
c.
Standard Gap, yaitu terjadinya ketimpangan antara
persepsi manajemen perusahaan dengan pelanggan
dengan keadaan yang telah terjadi sebenarnya di
perusahaan tersebut.
d.
Delivery
Gap,
yaitu
terjadinya
persepsi
yang
diinginkan perusahaan kepada pelanggan dengan
keadaan yang sebenarnya terjadi di perusahaan
tersebut.
e.
Communication
Gap,
yaitu
terjadinya
antara
kesenjangan pelanggan dengan komunikasi yang
dimiliki oleh perusahaan tersebut, dalam hal ini adalah
mengantarkan informasi yang akurat, tepat, dan jelas
kepada pelanggan mengenai produk atau jasa yang
ditawarkan.
2.2.17.2 Tujuan Gap Analysis
Menurut Bens (2005: 160), tujuan dari Gap Analysis
adalah untuk mendorong review realistis dari sekarang dan
membantu dalam mengidentifikasi hal-hal yang perlu
dilakukan untuk sampai pada keinginan masa depan.
56
Gap Analysis digunakan untuk mengidentifikasi gap
antara alokasi opimal dan integrasi dari input, dan tingkat
alokasi pada saat ini serta menegevaluasi kebutuhan
pengguna terhadap sistem dan melihat apakah ada fit atau
gap antara kebutuhan pengguna dengan sistem. Fit dalam
hal ini berarti kebutuhan user terpenuhi oleh sistem,
sedangkan Gap dalam hal ini berarti kebutuhan tidak
terpenuhi oleh sistem. Dengan adanya Gap Analysis, dapat
membantu perusahaan dalam menyediakan pemahaman
mengenai area-area yang dapat ditingkatkan. Selain itu, Gap
Analysis juga merupakan pembelajaran formal mengenai
apa yang dilakukan oleh bisnis dan kemana kita akan berada
pada masa yang akan datang.
Tujuan dari Fit/Gap Analysis adalah:
1.
Mengumpulkan
kebutuhan
(requirement)
dari
(customization)
yang
perusahaan.
2.
Menentukan
penyesuaian
diperlukan.
3.
Memastikan
sistem
yang
baru
akan
memenuhi
kebutuhan proses bisnis perusahaan.
4.
Memastikan bahwa proses bisnis yang dilakukan akan
menjadi best practice.
5.
Mengidentifikasi permasalahan yang membutuhkan
perubahan kebijakan di dalam perusahaan.
2.2.17.3 Langkah-langkah Fit/Gap Analysis
Langkah-langkah
yang
digunakan
dalam
melakukan
Fit/Gap Analysis adalah:
a. Ranking Requirement
Pada tahapan ini akan dipastikan bahwa proses bisnis
dapat diakomodasikan selama implementasi sistem
yang baru. Selain itu, berfungsi untuk memastikan tim
proyek untuk fokus pada area yang paling penting bagi
organisasi
agar
functionality
yang
baru
dapat
57
memberikan nilai tambah bagi perusahaan dalam
meningkatkan proses bisnis yang ada.
Tabel 2.3 Ranking requirement dalam Fit/Gap Analysis
Sumber : Bens (2005: 178), Facilitating with Ease! : core
skills for facilitators, team leaders, and members,
managers,consultants, and trainers
Ranking
H
Keterangan
High / Mission Critical requirements adalah
kebutuhan yang merupakan tugas
yang
penting, dimana diperlukan untuk operasi dan
apabila tidak ada kebutuhan ini, maka
organisasi tidak dapat berfungsi lagi. Dalam
kebutuhan ini juga termasuk apabia ada
kebutuhan laporan yang penting bagi internal
ataupun eksternal.
M
Medium/Value
Add
requirements
adalah
kebutuhan yang jika tidak ditemukan akan
secara signifikan meningkatkan proses di
dalam perusahaan. Kebutuhan ini biasanya
sering terjadi pada proses sistem bisnis yang
bukan
merupakan
tugas
penting
bagi
organisasi, tetapi apabila ditemukan akan
mempengaruhi cost benefit organisasi.
L
Low/Desirable requirement adalah kebutuhan
yang bagus untuk dimiliki dan hanya akan
menambah nilai yang tidak terlalu besar bagi
proses
bisnis
perusahaan
dan
mungkin
ditemukan melalui perbaikan sementara atau
perubahan pada proses bisnis.
58
b. Degree of Fit
Pada tahapan degree of fit ini, dapat diketahui sejauh
mana kebutuhan dapat diakomodir oleh sistem yang
baru. Kategori di dalam degree of fit terdiri dari Fit,
Gap, dan Partial Fit.
Tabel 2.4 Degree of Fit dalam Fit/Gap Analysis
Sumber : Bens (2005: 179), Facilitating with Ease! : core
skills for facilitators, team leaders, and members,
managers,consultants, and trainers
Kode
F
Keterangan
Fit adalah dimana kebutuhan sepenuhnya
dipenuhi oleh software .
G
Gap adalah dimana software tidak dapat
memenuhi
kebutuhan.
Dimana
nantinya
komentar, alternatif saran dan rekomendasi
yang dibuat akan menghasilkan masukan
yang akan digunakan untuk melakukan
customization terhadap software.
P
Partial Fit adalah dimana software memiliki
fungsional yang memenuhi kebutuhan, tetapi
tidak
sepenuhnya
software.
dapat
Perubahan
dipenuhi
sementara,
oleh
laporan
khusus atau customization, bagaimanapun
nantinya akan dibutuhkan kemudian agar
dapat memenuhi kebutuhan secara maksimal.
c. Gap Resolution
Apabila pada saat melakukan Fit/Gap Analysis
ditemukan gap, maka project team akan menentukan
alternatif
dan
merekomendasikan
solusi
untuk
mengatasi gap yang ada. Terdapat beberapa cara untuk
menyelesaikan gap, seperti dengan mengubah proses
59
bisnis yang dijalankan. Pilihan untuk Gap Resolution
diantaranya adalah:
i.
Package work-around.
Langkah awal yang dilakukan oleh project team
adalah mengidentifikasi jalan alternatif untuk
mencapai kebutuhan bisnis dengan proses yang
ada.
ii.
Membuat bisnis sesuai dengan package.
Apabila package work-around tidak mungkin
dilakukan,
maka
project
team
akan
merekomendasikan perubahan potensial pada
proses bisnis untuk disesuaikan dengan proses
dan melakukan eliminasi gap yang mungkin
akan terjadi.
iii.
Customization
Jalan terakhir yang dapat dilakukan adalah
dengan customization, pada customization ini
strategi
yang
fungsionalitas
dipilih
baru
akan
diluar
membngun
teknologi
dan
memisahkan package dibandingkan dengan
melakukan
Customization
perubahan
di
pada
dalam
package.
proyek
dapat
didefinisikan sebagai perubahan pada aplikasi
yang memerlukan campur tangan dari staff
pengembangan atau beberapa perubahan yang
dapat
berdampak
kurang
baik
untuk
kemampuan upgrade pada software yang akan
datang.
60
2.3
Kerangka Berpikir
Identifikasi Awal dari Proses Bisnis (Scope
Document)
Analisis Proses Bisnis Berjalan (AS-IS)
Identifikasi Masalah dan Solusi
Analisis User Requirement
Penetapan Langkah / Strategi Menuju TO-BE
(Gap Analysis)
Pemodelan proses bisnis yang Baru (TO-BE)
Pendokumentasian Tahapan yang dilakukan (Sign
Off)
Gambar 2.12 Kerangka Berpikir
1.
Identifikasi awal dari proses bisnis (Scope Document)
Langkah awal yang dilakukan adalah dengan melakukan identifikasi
dari proses bisnis yang ada pada perusahaan untuk mengetahui secara
garis besar alur bisnis dari perusahaan.
61
2.
Analisis Proses Bisnis Berjalan (AS-IS)
Setelah itu, dilakukan analisis pada proses bisnis yang sedang
dijalankan oleh perusahaan.
3.
Identifikasi masalah dan solusi
Dari hasil proses bisnis yang berjalan (AS-IS), maka dapat
diidentifikasikan
beberapa
masalah
yang
ditemui
pada
saat
menjalankan current system dan juga solusi yang dapat diberikan dari
OpenERP untuk mengatasi masalah tersebut.
4.
Analisis User Requirement
Setelah mengetahui bagaimana proses bisnis yang berjalan (AS-IS) di
dalam perusahaan, maka langkah selanjutnya adalah dengan
menganalisis kebutuhan pengguna.
5.
Penetapan langkah/strategi menuju TO-BE(Gap Analysis)
Langkah selanjutnya adalah dengan melakukan analisis fit/gap dimana
dengan analisis ini, dapat diketahui perbedaan kondisi perusahaan saat
ini (AS-IS) dengan kondisi perusahaan yang akan datang setelah
melakukan implementasi OpenERP (TO-BE).
6.
Pemodelan proses bisnis yang baru (TO-BE)
Setelah diketahui kebutuhan dan masalah serta solusi yang dapat
dijalankan (Fit/Gap Analysis), maka dirancang model proses bisnis
yang baru, yang nantinya akan dijalankan dengan menggunakan
OpenERP.
7.
Pendokumentasian tahapan yang dilakukan (Sign Off)
Langkah terakhir setelah mengetahui perbedaan yang ada, akan
dilakukan pertemuan dengan tim proyek untuk memverifikasi hasil
yang ada di dalam dokumen blueprint.
62