The Kencana Pondok Indah Apartement BAB III Sistem Organisasi

The Kencana Pondok Indah Apartement
BAB III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek
BAB III
SISTEM ORGANISASI dan MANAJEMEN PROYEK
3.1 Struktur Organisasi
3.1.1
Organisasi dan Pihak yang Terkait
Dalam organisasi proyek pembangunan pada umumnya banyak pihak –
pihak yang terkait satu sama lain yang mempunyai tugas dan wewenang masing –
masing. Keterkaitan tersebut digambarkan dalam suatu struktur organisasi yang
terdiri dari organisasi – organisasi atau pihak-pihak yang mempunyai hak dan
kewajiban terhadap proyek yang sedang dilaksanakan. Pada pembangunan Proyek
The Kencana Pondok Indah Apartement, organisasi – organisasi yang terlibat dari
segi pembiayaan, segi pengawasan, segi perencanaan dan segi pelaksanaan adalah
sebagai berikut :
1.
Pemilik ( Owner )
Yaitu perorangan atau badan hukum ( Pemerintah / swasta ) yang
mempunyai keinginan untuk mendirikan bangunan dengan dana yang dimilikinya
baik dengan melaksanakan sendiri maupun dengan alasan tertentu tidak dapat
mengerjakan sendiri, melainkan dengan meminta atau menyampaikan keinginan
kepada perencana ahli agar dapat merencanakan dan merancang pembangunan
tersebut. Pada proyek The Kencana Pondok Indah Apartement yang bertindak
sebagai owner adalah PT. Menara Perkasa Margahayuland.
III - 1
The Kencana Pondok Indah Apartement
BAB III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek
Tugas dan wewenang dari pemberi tugas (owner), meliputi :
a.
Menyediakan dana pembangunan proyek
b.
Mengadakan pembebasan tanah.
c.
Mengusahakan izin yang diperlukan untuk pembangunan proyek konstruksi
tersebut (IMB).
d.
Mengadakan pembayaran atas pekerjaan yang telah selesai dilaksanakan
sesuai dengan kontrak.
e.
Melakukan pemilihan konsultan dan kontraktor dengan pelelangan maupun
penunjukan langsung serta mengadakan perjanjian dengan mereka
(kontrak).
f.
Menyetujui dan menolak perubahan pekerjaan (tambahan / pengurangan
pekerjaan).
g.
Memberikan keputusan dan instruksi yang berkaitan pada perubahan
pekerjaan, waktu dan biaya.
h.
Menghadiri rapat - rapat dengan pelaksana proyek untuk dapat memantau
perkembangan proyek.
2.
Pengawas
Yaitu pihak yang mengawasi pelaksanaan pembangunan proyek untuk
mengetahui apakah rencana yang direncanakan benar – benar dilaksanakan sesuai
aturan dan desain yang ada. Dalam hal ini PT. Tethagra Adyatma sebagai Project
Management.
III - 2
The Kencana Pondok Indah Apartement
3.
BAB III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek
Konsultan Perencana
Konsultan adalah perorangan atau badan hukum yang bergerak dibidang
jasa konstruksi bangunan yang memiliki kemampuan merancang, merencanakan
atau memberikan konsultasi dimana konsultasi tersebut diberikan sesuai
permintaan dan keinginan atau kebutuhan owner.
Pada proyek The Kencana Pondok Indah Apartement jasa konsultan pada bidang
struktur ditunjuk PT. Gistama Intisemesta.
Tugas dan wewenang dari konsultan perencana, meliputi :
a.
Memberikan konsultasi kepada pemberi tugas (owner) saat perencanaan
mengenai desain, kekuatan konstruksi, dan scheduling.
b.
Memberikan masukan dan usulan mengenai konstruksi pendukung
bangunan.
c.
Membuat revisi atas perencanaan sebelumnya jika ada yang tidak sesuai
dengan kondisi di lapangan.
d.
Memberikan usulan, saran dan pertimbangan kepada pemberi tugas maupun
pelaksana proyek tentang pelaksanaan pekerjaan.
e.
Menghadiri rapat - rapat teknis dan koordinasi agar bila ada perubahan perubahan bisa cepat diketahui dan diantisipasi.
4.
Kontraktor
Yaitu perseroan atau badan hukum (pemerintah / swasta ) atau pihak – pihak
yang menerima tugas untuk mewujudkan secara fisik bangunan berdasarkan
gambar kerja. Dalam pelaksanaannya kontraktor dibantu oleh pelaksana lain ( sub
III - 3
The Kencana Pondok Indah Apartement
BAB III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek
kontraktor ). Pada proyek The Kencana Pondok Indah Apartement yang bertindak
sebagai kontraktor Utama adalah PT. PP (PERSERO).
Tugas dan wewenang dari kontraktor meliputi :
a.
Menyiapkan sumber daya manusia dari tenaga ahli sampai dengan mandor mandor dan pekerja - pekerja dalam berbagai bidang pekerjaan.
b.
Mempelajari gambar kerja dengan seksama dan melaporkan kepada
pengawas setiap ada perubahan.
c.
Menyediakan alat - alat yang dipergunakan, memperbaikinya apabila rusak
dan jika pekerjaan telah selesai wajib menyingkirkan alat - alat tersebut dan
membersihkan bekas - bekasnya.
d.
Menyusun dan memperhitungkan keperluan dana untuk membiayai
pelaksanaan pekerjaan - pekerjaan.
e.
Memperhitungkan syarat dan ketentuan dalam kontrak tentang bentuk,
volume, mutu, dimensi dan lain - lainya dari bagian -bagian pekerjaan.
f.
Memilih dan menetapkan Metode Pelaksanaan Konstruksi yang akan
dipakai.
g.
Menyiapkan cash flow untuk pembiayaan pelaksanaan pekerjaan dan
rencana - rencana pendanaan (funding plan) serta sistem pengendalian
internal, baik bagi aspek keuangan maupun bagi operasional pengendalian
waktu dan mutu.
h.
Membuat laporan harian, mingguan dan bulanan.
III - 4
The Kencana Pondok Indah Apartement
BAB III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek
Struktur organisasi yang terlibat pda aktivitas diatas disusun dalam bagan struktur
organisasi dengan hubungan kerja organisasi di atas digambarkan secara umum
dalam sekema pada gambar 3.1 :
Pemilik Proyek
Kontraktor
Konsultan
Pengawas Proyek
Gambar 3.1 Hubungan Kerja Organisasi
III - 5
The Kencana Pondok Indah Apartement
BAB III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek
Struktur organisasi pada proyek ini bisa dilihat pada gambar 3.2 :
Pemilik Proyek
PT. MenaraPerkasaMargahayuland
Konsultan Perencana
PT. Gistama Intisemesta.
Kontraktor Utama
Konsultan Pengawas MK
Konsultan Arsitektur
PT. PP (PERSERO)
PT. Tethagra Adyatma
Planning and Development
Workshop
Konsultan M & E
PT.Metakom Pranata
Subkontraktor
Galian Tanah : PT. Indra Mandiri Sejahtera
Pondasi : PT. Indopora
Beton : PT. Adhimix
Lift : Jaya Kencana
Gambar 3.2. struktur organisasi proyek
III - 6
The Kencana Pondok Indah Apartement
BAB III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek
3.1.2 Tinjauan Proyek
Dalam pelaksanaan proyek pembangunan The Kencana Pondok Indah
Apartement, owner terlebih dahulu melakukan pemilihan terhadap pihak -pihak
yang terlibat dan saling bekerjasama satu dengan yang lainnya dalam rangka
pelaksanaan pembangunan proyek. Sistem pemilihan tersebut dilakukan dengan
cara pelelangan. Pada umumnya, proses pelelangan dapat dilakukan dengan
beberapa cara, antara lain :
1.
Pelelangan Umum
Pelelangan umum merupakan jenis pelelangan yang sifatnya terbuka untuk
seluruh pihak dalam mengakukan panawaran sesuai ketentuan yang berlaku.
Sistem pelelangan ini bisanya diumumkan melalui media cetak atau media
elektronika.
2.
Pelelangan Terbatas
Pelelangan terbatas merupakan jenis pelelangan yang hanya memberikan
kesempatan pada pihak - pihak tertentu yang berkualitas dan bonafit, dalam arti
telah terpilih untuk memasukkan penawaran.
3.
Penunjukan Langsung
Merupakan pelelangan dengan sistem penunjukan langsung oleh rekanan
owner, dimana penunjukan ini hanya berlaku pada satu pihak yang memenuhi
klasifikasi dan prestasi sebagai pihak yang akan melaksanakan suatu proyek yang
ditawarkan.
III - 7
The Kencana Pondok Indah Apartement
BAB III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek
Pada pelaksanaan proyek pembangunan The Kencana
Pondok Indah
Apartement, pelelangan dilakukan dengan cara pelelangan umum. Hal ini ditandai
dengan banyak pihak yang terlibat didalam pelaksanaan pembangunan proyek
tersebut, yang dimana masing - masing pihak memiliki tugas, tanggung jawab dan
wewenangnya masing - masing.
3.1.3 Tahap Kontrak
Kontrak adalah perjanjian pemborongan pekerjaan antara pihak pemberi
tugas (owner) dengan kontraktor. Kontrak ini dibuat setelah pemberi tugas
(owner) menetapkan / menunjuk pemenang pelelangan. Penetapan pemenang
pelelangan dilaksanakan dengan cara mengeluarkan surat pelulusan pekerjaan /
surat perintah kerja (gunning).
Tahap ini merupakan tahap kesepakatan antara owner dengan kontraktor.
Kesepakatan tersebut diikat oleh surat perjanjian yang diatur dalam dokumen
kontrak beserta dan bersifat menyeluruh / lumpsump. Perjanjian yang terdapat
dalam dokumen kontrak beserta dengan lampirannya merupakan satu kesatuan
yang tidak dapat dipisahkan satu dengan yang lainnya. Adapun dokumen kontrak
tersebut terdiri atas :
a.
Surat perjanjian (kontrak)
b.
Surat keputusan penunjukan pemenang lelang
c.
Surat keputusan penetapan pemenang lelang
d.
Surat penawaran
e.
Daftar kuantitas RAB harga penawaran yang disetujui Spesifikasi teknis dan
gambar-gambar
III - 8
The Kencana Pondok Indah Apartement
BAB III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek
f.
Berita acara hasil lelang
g.
Berita acara pembukaan penawaran
h.
Berita acara penjelasan
i.
Syarat - syarat umum kontrak
j.
Syarat - syarat khusus kontrak
k.
Jaminan pelaksanaan dan lain - lain yang dipersyaratkan
Ada beberapa jenis sistem kontrak yang di kenal selama ini, antara lain :
1.
Kontrak Unit Price
Yaitu semua jenis kontrak yang harga satuan pekerjaannya sudah
ditentukan. Pembayaran dilakukan berdasarkan kuantitas pekerjaan yang telah
dikerjakan.
2.
Kontrak Lump Sum Fixed
Semua pekerjaan tercantum dalam dokumen kontrak dan dilaksanakan oleh
Kontraktor dengan jumlah imbalan tetap. Tetapi jika pemilih yang menyebabkan
perubahan maka dipertimbangkan dalam pekerjaan tambah kurang.
3.
Kontrak Biaya Tambah Upah yang Dinegosiasikan (Negotiated Cost Plus
and Fee Contract)
Kontraktor menyetujui untuk melaksanakan pekerjaan dengan mendapatkan
upah yang tetap ataupun bervariasi yang telah mengandung laba dan biaya - biaya
umum perkantorannya dengan mendapatkan penggantian terhadap semua biaya
lapangan sesuai dengan biaya nyata.
4.
Kontrak Owner Builder
III - 9
The Kencana Pondok Indah Apartement
BAB III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek
Merupakan jenis kontrak yang pemiliknya sekaligus sebagai Kontraktor,
sehingga dapat mengerjakan proyeknya dengan kekuatan sendiri atau dengan
mensubkan pekerjaan tertentu pada subkontraktor.
5.
Kontrak Design and Build
Pada kontrak jenis ini owner hanya menyampaikan gagasan spesifikasi dan
luas lahan. Setelah itu Kontraktor merancang dan mengerjakannya. Pada sistem
ini perusahaan bertanggung jawab penuh baik desain ataupun konstruksinya.
Pembayarannya dilakukan pada saat proyek sudah selesai dan owner hanya
tinggal menggunakannya.
Pada pelaksanaan proyek pembangunan The Kencana Pondok Indah
Apartement sistem kontrak yang digunakan ialah sistem Lum Sump Fixed Price.
Yaitu dimana sistem kontrak diawal sudah diketahui tentang apa-apa saja yang
akan dikerjakan sehingga diketahui berapa besar anggaran yang akan digunakan
untuk biaya pembangunan proyek tersebut. Bisa saja di tengah-tengah perjalanan
proyek terjadi perubahan pekerjaan tetapi harus disetujui antara owner dengan
kontraktor tersebut.
III - 10
The Kencana Pondok Indah Apartement
BAB III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek
3.2 Manajemen Proyek
Manajemen proyek adalah salah satu cabang dalam manajemen yang secara
umum bertujuan untuk mengelola sumber daya yang ada (tenaga kerja, dana,
material, metode dan alat) pada suatu proyek pembangunan sedemikian rupa
secara efisien dan efektif sehingga diperoleh hasil yang sesuai dengan persyaratan
(specification) biaya dan waktu yang direncanakan. Manajemen proyek
mempunyai ruang lingkup yang cukup luas, karena mencakup tahapan kegiatan
awal pelaksanaan pekerjaan sampai dengan akhir pelaksanaan yang berupa hasil
pembangunan.
Pada pelaksanaan proyek pembangunan The Kencana Pondok Indah
Apartement, tahapan kegiatan tersebut dibagi menjadi empat bagian yaitu
perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pelaksanaan (actuating)
dan pengawasan (controlling).
1.
Perencanaan (Planning)
Kegiatan perencanaan meliputi perumusan persyaratan dari bangunan yang
akan dibangun, termasuk pembuatan gambar-gambar perencanaan lengkap dengan
persyaratan teknis yang diperlukan.
Kegiatan
perencanaan
diaplikasikan
dengan
menentukan
metoda
pelaksanaan yang tepat sehingga pekerjaan yang sudah direncanakan dapat
diselesaikan sesuai dengan rencana yang sudah dijadwalkan dan dianggarkan.
III - 11
The Kencana Pondok Indah Apartement
2.
BAB III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek
Pengorganisasian (organizing)
Kegiatan pengorganisasian berupa kegiatan mengatur dan menyusun
organisasi yang akan melaksanakan pembangunan, termasuk mengatur hubungan
kerja diantara unsur-unsur organisasi.
Penyusunan organisasi akan melibatkan unsur-unsur pelaksana pembangunan
yang terdiri dari : pemberi tugas (owner), konsultan (designer, supervisor) dan
pelaksana (contractor), yang masing-masing mempunyai tugas kewajiban,
tanggung jawab dan wewenang sesuai dengan peraturan/ketentuan yang telah
ditetapkan.
3.
Pelaksana (Actuating)
Kegiatan pelaksanaan meliputi kegiatan pelaksanaan pekerjaan di lapangan
dalam rangka mewujudkan bangunan yang akan dibangun. Dalam kegiatan
pelaksanaan ini hubungan kerja antara unsur-unsur pelaksana pekerjaan
pembangunan perlu diatur sehingga masing-masing unsur dapat bekerja sesuai
dengan bidangnya dan selalu tunduk serta taat kepada peraturan dan ketentuan
yang telah disepakati bersama. Penyimpangan yang terjadi akibat tindakan dari
salah satu unsur akan menimbulkan hambatan dalam pelaksanaan.
4.
Pengendalian (Controlling)
Kegiatan pengendalian dilaksanakan dengan tujuan agar hasil pelaksanaan
pekerjaan sesuai dengan persyaratan biaya dan waktu yang telah ditetapkan.
Untuk keperluan ini tugas unsur pengawas sangat penting, terutama dalam
III - 12
The Kencana Pondok Indah Apartement
BAB III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek
membimbing dan mengarahkan pelaksanaan pekerjaan. Hasil akhir dari
pelaksanaan pembangunan, pada umumnya ditentukan oleh hasil kegiatan
pengawasan.
Kegiatan pengendalian dilakukan dari bahan dasar dan proses olah data
output yang dipalikasikan dalam bentuk antara lain : pelaksanaan tes/uji terhadap
material untuk menjaga kualitas dari material yang akan digunakan tersebut,
pembuatan master schedule (daily/weekly/monthly report). ‘S’ curve actual dan
sebagainya untuk pengendalian waktu serta cost control untuk pengendalian
biaya.
III - 13