bab 1 pendahuluan

BAB 1
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Pengetahuan mulai muncul ketika manusia pertama kali berkenalan dengan
dirinya dan alam sekitarnya. Manusia purba pada awalnya melakukan perburuan
dengan tongkat yang yang diambil dari pohon untuk bertahan hidup dari serangan
binatang buas dan berburu, lalu kemudian tongkat tersebut diruncingkan dan cara
pemakaiannya berubah dari dipukulkan menjadi ditusukkan. Ketika manusia
purba kemudian menemukan bahwa batu dapat dipahat menjadi objek segitiga
yang runcing dan kuat, maka dipasanglah batu pahatan tadi di ujung kayu senjata
mereka dan terciptalah tombak, senjata baru yang lebih efektif untuk berburu.
Proses belajar sudah ada sejak jaman dahulu. Proses itu pula yang membimbing
evolusi peradaban manusia hingga sekarang ini.
Pengetahuan yang awalnya didapatkan berdasarkan pengalaman dan
ditransfer secara lisan kemudian mulai disimpan dalam bentuk dokumen ketika
manusia menemukan tulisan dan objek yang dapat ditulisi, meski sebelumnya pun
manusia purba sudah merekam pengetahuan dalam bentuk gambar dan simbol.
Sejarah
pun
dimulai
ketika
suatu
peradaban
mengenal
tulisan
dan
mendokumentasikan aktivitas serta pengalamannya. Ketika manusia kuno sadar
akan pentingnya pengetahuan tertulis bagi peradabannya untuk bertahan,
dimulailah pemikiran tempat penyimpanan dari pengetahuan-pengetahuan tadi.
Muncul ide dasar dibuatnya suatu tempat penyimpanan pengetahuan (repository).
Dibangunlah perpustakaan pertama, tempat manusia menyimpan pengetahuannya
1 2 dan mengaksesnya apabila diperlukan. Perpustakaan kuno yang cukup tersohor di
dunia adalah The Great Library of Alexandria.
Pendefinisian pengetahuan juga sudah dimulai sejak lama, bahkan sejak
jaman Yunani. Definisi pengetahuan (knowledge) yang cukup filosofis dapat
ditemui pada tulisan Aristoteles yang berjudul Nichomacean Ethics. Pada
karyanya tersebut, Aristoteles menyebutkan ada lima (5) buah komponen
pengetahuan, yaitu:
1. Episteme: Pengetahuan faktual atau ilmiah.
2. Techne: Pengetahuan teknikal berbasis keahlian dan berorientasi aksi
(action oriented).
3. Phronesis:
Pengetahuan
berdasarkan
pengalaman
pribadi
dan
kebijaksanaan praktis.
4. Nous: Intuisi.
5. Sophia: Pengetahuan teoritis akan kebenaran universal. Lebih bersifat
filosofis.
Di dalam organisasi juga terdapat pengetahuan, baik dalam cara-cara
menjalankan organisasi yang tertuang melalui kebijakan-kebijakan, proses bisnis
bagian-bagian dalam organisasi sampai ke rekaman notulen rapat dan
dokumentasi pemecahan suatu masalah yang terjadi. Pengetahuan dalam
organisasi ini merupakan faktor penting bagi organisasi tersebut untuk melakukan
peningkatan secara internal dan bertahan dalam persaingan bisnis. Pemakaian dan
pengaturan pengetahuan dalam organisasi mirip dengan proses penggalian
kembali dan manajemen informasi di dalam ingatan manusia. (Olfman, 1998)
3 Pengetahuan yang terdapat dalam suatu organisasi, tentu saja tersusun dari
pengetahuan-pengetahuan yang telah tersimpan dalam dokumen (explicit
knowledge) dan pengetahuan-pengetahuan yang masih tersimpan di pikiran
masing-masing individu (tacit knowledge).
Pengetahuan yang terletak pada masing-masing individu akan sangat
tergantung kepada orang tersebut saja. Ketika perusahaan mengadakan pelatihan
untuk meningkatkan kemampuan dari orang tersebut, maka kemampuan yang
didapat akan bersifat subjektif pada individu tersebut. Jika suatu hari individu
tersebut sudah tidak berpihak kepada perusahaan lagi, maka perusahaan akan
kehilangan pengetahuan yang dimiliki oleh individu tersebut.
Untuk mencegah hal itu terjadi, maka dibutuhkan suatu kendali akan
pengetahuan yang didapatkan pada masing-masing individu sehingga pengetahuan
yang didapatkan tidak tergantung pada seorang individu tertentu. Salah satu jalan
yang dilakukan adalah dengan transfer knowledge, dimana seorang individu akan
membagikan pengetahuan yang dimilikinya kepada orang lain.
Akan tetapi selain transfer knowledge, akan lebih baik jika perusahaan
memiliki dokumentasi yang baik untuk mengelola pengetahuan yang ada.
Sehingga jika terjadi penambahan pada sumber daya manusia, maka mereka akan
lebih mudah dan lebih cepat beradaptasi dengan keadaan yang ada.
Pengetahuan secara tradisional ditransfer secara interpersonal maupun
didalam kelas pelatihan sedangkan di masa kini pengetahuan dapat ditransfer
melalui bantuan sistem informasi yang dipakai secara kolaboratif. Sistem tersebut
4 juga memfasilitasi dan mempermudah manajemen dari pengetahuan yang berhasil
diakuisisi.
Universitas Bina Nusantara merupakan salah satu universitas yang
berkembang sangat pesat. Namun, Universitas Bina Nusantara memiliki banyak
dosen part-time atau kontrak, sehingga pengetahuan yang ada masih sangat
tergantung sekali dengan masing-masing individu. Pelatihan atau seminar yang
diadakan untuk dosen pun akan menjadi pengetahuan yang melekat kepada
masing-masing dosen.
Jika terjadi turnover dosen maka pengetahuan yang ada pada dosen
sebelumnya akan ikut terbawa keluar. Pengetahuan-pengetahuan yang dibawa
oleh dosen yang keluar belum tentu dapat didapatkan lagi oleh dosen baru.
Meningat pengetahuan tersebut belum tersimpan dengan baik. Maka peluang
hilangnya suatu pengetahuan cukup besar.
Library and Knowledge Center (LKC) Bina Nusantara merupakan salah
satu sarana edukasi, informasi, riset yang mendukung pembelajaran. LKC ingin
menjadi pusat knowledge yang ada pada Universitas Bina Nusantara, dan
knowledge yang ada dapat diintegrasikan agar dapat digunakan lebih lanjut oleh
anggota yang membutuhkan.
1.2 Rumusan Permasalahan
Universitas Bina Nusantara membutuhkan Knowledge Management untuk
mengumpulkan, mengatur dan mendistribusikan pengetahuan yang ada pada
setiap fakultas. Setiap fakultas memiliki knowledge masing-masing yang mungkin
dibutuhkan pada fakultas lainnya. Manajemen knowledge yang terpisah-pisah dan
5 belum terintegrasi. Distribusi knowledge yang hanya terbatas dalam masingmasing fakultas saja, belum ada sistem yang memfasilitasi proses distribusi
knowledge lintas fakultas. Tetapi kurang adanya transfer knowledge pada masingmasing fakultas menyebabkan lambatnya proses penyampaian kepada fakultas
yang membutuhkan.
Oleh karena itu, knowledge akan dikumpulkan terlebih dahulu ke dalam
LKC sebagai pusat dari knowledge (knowledge center), agar mempermudah dalam
pendistribusian
kepada
Universitas. Setiap
fakultas
yang
membutuhkan
knowledge tertentu dapat mencarinya melalui knowledge management system
yang diterapkan pada LKC. Dan tentunya hal ini membutuhkan bantuan juga agar
setiap masing-masing individu menaruh knowledge mereka kepada sistem.
1.3 Tujuan dan Manfaat
Tujuan dari pengadaan knowledge management pada LKC Bina Nusantara:
1. Membangun knowledge management system yang mampu memfasilitasi
core knowledge management.
2. Menciptakan suatu proses knowledge management yang baik dan sesuai
dengan budaya dan LKC Bina Nusantara.
3. Menjadikan LKC sebagai pusat knowledge dari Bina Nusantara agar dapat
mendistribusikan knowledge yang ada pada fakultas-fakultas Universitas
Bina Nusantara
Manfaat dari pengadaan knowledge management pada LKC Bina Nusantara:
6 1. LKC dapat mengelola pengetahuan pada masing-masing individu,
sehingga tidak kehilangan pengetahuan jika terjadi perubahan pada sumber
daya manusia yang ada.
2. Pengalokasian sumber daya manusia akan lebih fleksibel dan cenderung
lebih mudah untuk dilakukan karena adanya dokumentasi pengetahuan
yang jelas.
3. Proses akuisisi, manajemen dan distribusi pengetahuan dibantu dengan
fasilitas Document Management System yang bersifat partisipatif dan
kolaboratif.
4. Setiap anggota akan lebih mudah untuk mendistribusikan knowledge
mereka kepada anggota lainnya melalui knowledge management system
yang ada.
5. Membantu serta mengoptimalkan proses pencarian dan penyebaran
pengetahuan dengan portal knowledge management yang menjadi gerbang
pencarian pengetahuan yang dapat diakses oleh hampir semua staf
universitas Bina Nusantara.
1.4 Ruang Lingkup
Pengadaan knowledge management yang akan dilakukan adalah pada LKC
Bina Nusantara. Sebatas pada penerapan knowledge management system,
menciptakan culture baru untuk pengguna agar menggunakan KMS tersebut untuk
membangun knowledge dan menjadikan perpustakaan sebagai knowledge center.
Berhubung KM terus berevolusi, dan akan terus berkembang, maka
maintenance dari culture baru tersebut adalah diluar dari ruang lingkup ini. LKC
7 akan menggerakkan fakultas-fakultas Universitas Bina Nusantara untuk secara
aktif mengumpulkan artikel-artikel.