Chapter 3: Studi Kasus : Kelompok Proses – Manajemen Proyek

Chapter 3:
Studi Kasus : Kelompok Proses
– Manajemen Proyek
IT Project Management, Third Edition
Chapter 3
1
Kelompok Proses Manajemen
Proyek
• Manajemen Proyek bisa dipandang sebagai kumpulan
proses-proses yang saling terkait/berhubungan
• Kelompok Proses Manajemen Proyek mencakup:
–
–
–
–
–
Proses Inisiasi (Initiating)
Proses Perencanaan (Planning)
Proses Pelaksanaan (Execution)
Proses Pengendalian (Controlling)
Proses Penutupan (Closing)
IT Project Management, Third Edition
Chapter 3
2
Kelompok Proses
Inisiasi
Perencanaan
Pengendalian
Pelaksanaan
Penutupan
IT Project Management, Third Edition
Chapter 3
3
Overlap Antar Kelompok Proses pada
Tahap Tertentu
IT Project Management, Third Edition
Chapter 3
4
Hubungan Area Pengetahuan dan Kelompok
Proses
PROJECT MANAGEMENT PROCESS GROUPS
KNOWLEDGE AREA
INITIATING
PLANNING
EXECUTING
Integration
Management
Membuat Piagam
Proyek
Membuat Rencana
Proyek
Scope
Inisiasi
Rencana ruanglingkup
Verifikasi RuangLingkup
Definisi RuangLingkup
Pengendalian
perubahan ruanglingkup
Definisi Aktivitas
Pengendalian
jadwal
Time
Melaksanakan
Rencana Proyek
MONITORING &
CONTROLLING
CLOSING
Mengendalikan
proyek secara
menyeluruh
Pengurutan
aktivitas
Perkiraan Lama
Aktivitas
Pembuatan Jadwal
Cost
Perencanaan
Resource
Pengendalian Biaya
Estimasi Biaya
Pengalokasian Biaya
Kualitas
Perencanaan
Kualitas
Penjaminan
Kualitas
IT Project Management, Third Edition
Pengendalian
Kualitas
Chapter 3
5
Human Resources
Perencanaan
Organisasi
Pembentukan Tim
Akuisisi Staff
Communications
Perencanaan
Komunikasi
Risks
Perencanaan
Manajemen Resiko
Distribusi Informasi
Laporan
Performansi
Penutupan secara
Administratif
Pengendalian dan
Pengawasan Resiko
Identifikasi Resiko
Analisis Resiko
Kualitatif
Analisis Resiko
Kuantitatif
Perencanaan
Tanggapan Thd
Resiko
Procurement
Perencanaan
Procurement
Permintaan
Perencanaan
Permintaan
Seleksi sumber
IT Project Management, Third Edition
Penutupan Kontrak
Chapter 3
6
Membangun Metodologi
Manajemen Proyek IT
• Sebagaimana dengan proyek yang bersifat unik,
demikian juga pendekatan kepada manajemen
proyek
• Banyak organisasi membuat metodologi
manajemen proyek mereka sendiri, terutama
untuk proyek IT
IT Project Management, Third Edition
Chapter 3
7
Studi Kasus: Manajemen Proyek
Situs Intranet di JWD
Consulting’s
• Memberikan contoh semua hal terkait dalam
Proses Inisiasi, Perencanaan, Pelaksanaan,
Pengendalian, dan Penutupan proyek executing,
controlling, and closing an IT project
• Catatan: Studi kasus ini memberikan gambaran
global mengenai manajemen proyek. Bab-bab
selanjutnya akan membahas lebih detil setiap
wilayah/area pengetahuan (knowledge area)
IT Project Management, Third Edition
Chapter 3
8
Inisiasi Proyek
• Tahap ini meliputi : mengenali dan memulai proyek
baru
• Beberapa organisasi menggunakan tahap pra-inisiasi,
sementara yang lain memasukkan pembuatan business
case sebagai bagian dalam proses inisiasi
• Tujuan utama : Memilih dan memulai proyek secara
formal
• Output pentingnya mencakup:
–
–
–
–
Menetapkan Manajer Proyek
Identifikasi Stakeholder utama
Menyelesaikan business case
Menyelesaikan piagam proyek dan mendapatkan tandatangan persetujuan
IT Project Management, Third Edition
Chapter 3
9
Piagam Proyek JWD
IT Project Management, Third Edition
Chapter 3
10
JWD’s Project Charter
IT Project Management, Third Edition
Chapter 3
11
Perencanaan Proyek
• Tujuan utama : memberikan panduan pelaksanaan
• Setiap area pengetahuan (knowledge area) mencakup
informasi perencanaan)
• Beberapa Output utamanya meliputi:
–
–
–
–
Kontrak Tim
Pernyataan Ruang-Lingkup (Scope)
Work breakdown structure (WBS)
Jadwal proyek, dalam bentuk Gantt chart dan semua
dependensi dan resources sudah dimasukkan
– Daftar resiko yang sudah diprioritaskan
IT Project Management, Third Edition
Chapter 3
12
JWD’s Project Gantt Chart
IT Project Management, Third Edition
Chapter 3
13
Daftar Resiko Yang Sudah
Diprioritaskan
IT Project Management, Third Edition
Chapter 3
14
Pelaksanaan Proyek
• Tahap ini biasanya membutuhkan waktu dan
resources palinng banyak karena Hasil Akhir
dari proyek dikerjakan/diproduksi di sini.
• Output utama : Hasil Perkerjaan
• Manajer proyek harus menggunakan keahlian
kepeminpinannya untuk mengatasi banyak
tantangan yang terjadi selama tahap pelaksanaan
ini
IT Project Management, Third Edition
Chapter 3
15
Pengendalian Proyek
• Pengendalian meliputi :
– Penghitungan progress(perkembangan)
– Mengamati adanya pergeseran dari rencana
– Melakukan langkah-langkah perbaikan
• Pengendalian dilakukan pada semua kelompok
proses yang lain dan terjadi pada semua tahapan
dalam siklus hidup proyek
• Output utama : Laporan status and
perkembangan (progress)
IT Project Management, Third Edition
Chapter 3
16
Penutupan Proyek
• Proses penutupan meliputi :
– mendapatkan persetujuan dari Stakeholder dan Customer atas
produk final yang dihasilkan
– membawa proyek secara teratur ke tahap akhir
• Walaupun proyek tidak selesai, tetap harus ditutup
untuk menjadi bahan pelajaran di masa mendatang
• Output utama : Arsip Proyek dan Pelajaran yang
diperoleh
• Kebanyakan proyek mencakup Laporan dan Presentasi
Akhir
IT Project Management, Third Edition
Chapter 3
17
Mengakhiri/Menghentikan Proyek
- Dengan Extinction (Selesai atau Gagal)
- Dengan Penambahan (Penambahan Bagian dari
suatu Organisasi)
- Dengan Integrasi (Digabungkan dengan proyek
yang lebih besar)
- Dengan Starvation (Pemotongan pendanaan,
alasan politik)
IT Project Management, Third Edition
Chapter 3
18
Follow-up Paska Proyek
• Banyak organisasi telah menyadari pentingnya
melakukan review terhadap hasil proyek
setahun atau dua tahun setelah proyek tersebut
selesai
• Banyak proyek memberikan gambaran adanya
penghematan yang potensial, oleh karena itu
sangat penting untuk me-review
perkiraan/estimasi finansial dan belajar dari
masa lalu dalam menyiapkan estimasi finansial
baru
IT Project Management, Third Edition
Chapter 3
19