PERANCANGAN SISTEM PENGOLAHAN DATA TAMU PADA

PERANCANGAN SISTEM PENGOLAHAN DATA TAMU
PADA WISMA ARY’S HOTEL YOGYAKARTA
NASKAH PUBLIKASI
disusun oleh
Omni Praevia Caesari Aryanto
09.11.3086
kepada
SEKOLAH TINGGI MAJAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
AMIKOM YOGYAKARTA
YOGYAKARTA
2013
DESIGN OF GUEST DATA PROCESSING SYSTEM
AT WISMA ARY’S HOTEL YOGYAKARTA
PERANCANGAN SISTEM PENGOLAHAN DATA TAMU
PADA WISMA ARY’S HOTEL YOGYAKARTA
Omni Praevia Caesari Aryanto
Bambang Sudaryatno
Jurusan Teknik Informatika
STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
Today, developments in information technology advances more rapidly.
No wonder many companies are now starting to develop system administration
using information technology, one of which is a company in the field of hospitality.
Still manually processing data can slow down the performance of the employees
and service for hotel guests.
Data processing in a hotel or guest house would have to have good data
processing system and organized, which will be useful for smooth data storage
and can provide security to the data. With the data processing system to provide
convenience for guests every hotel and guesthouse owners to provide maximum
service for guests who stay.
Wisma Ary's Hotel is one of the famous homestead among the tourists in
the domestic and overseas. Its strategic location in the city center makes Wisma
Ary's Hotel in demand by tourists. To provide satisfactory service for its guests,
there needs to be some system improvements such as room rental booking
system, system check-in, check-out systems and other systems. With therefore in
this paper the author takes the title of Data Processing System Design Guest at
Wisma Ary's Hotel Yogyakarta.
Keywords: data processing, hotel, guesthouse
1. Pendahuluan
Dalam era globalisasi sekarang perkembangan di bidang teknologi informasi
semakin pesat. Tak heran kini semakin banyak perusahaan yang mulai mengembangkan
sistem administrasinya dengan menggunakan teknologi informasi dan salah satunya
adalah perusahaan di bidang perhotelan. Persaingan usaha di bidang pariwisata
khususnya perhotelan semakin ketat sehingga membuat sebagian hotel menggunakan
berbagai cara untuk menarik calon tamunya dengan salah satu caranya yaitu
meningkatkan fasilitas bagi tamu.
Pengolahan data tamu perhotelan merupakan salah satu hal yang sangat
penting dalam bisnis perhotelan. Pengolahan data tamu hotel meliputi pengolahan data
tamu, data kamar, data pemesanan, data check out serta sebagai penyimpanan data dan
laporan pengolahan data. Dengan adanya sistem pengolahan data tamu dapat
memberikan kemudahan dan keuntungan bagi para pemilik hotel untuk memberikan
pelayanan yang maksimal bagi para tamu hotel.
Wisma Ary’s Hotel merupakan salah satu hotel yang terkenal di kalangan para
turis dalam negri maupun luar negri. Lokasinya yang strategis di pusat kota Yogyakarta
membuat Wisma Ary’s Hotel banyak diminati oleh para turis. Untuk memberikan
pelayanan yang memuaskan bagi para tamunya, perlu adanya pembenahan beberapa
sistem antara lain sistem pemesanan sewa kamar, sistem check-out dan pembuatan
laporan data tamu. Dengan oleh karenanya dalam skripsi ini penulis mengambil judul
Perancangan Sistem Pengolahan Data Tamu pada Wisma Ary’s Hotel Yogyakarta.
2. Landasan Teori
2.1
Pengertian Sistem
Menurut Al Fatta, Hanif (2007:3), Terdapat beberapa definisi tentang
sistem. Definisi sistem berkembang sesuai dengan konteks di mana pengertian
sistem itu digunakan. Berikut akan diberikan definisi sistem secara umum :
1. Kumpulan dari bagian – bagian yang beerja sama untuk mencapai tujuan yang
sama.
2. Sekumpulan objek – objek yang saling berelasi dan berinteraksi seta hubungan
antar objek bias dilihat sebagai satu kesatuan yang dirancang untuk mencapai
satu tujuan.
2.1.1
Karakteristik Sistem
Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu, yaitu
mempunyai komponen-komponen (components), batas sistem (boundary),
lingkungan luar sistem (environments), penghubung (interface), masukan (input),
1
keluaran (output), pengolah (process), dan sasaran (objectives) atau tujuan
(goal). (Jogiyanto, 1990 : 4)
1. Komponen Sistem (components)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang
artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan.
2. Batas Sistem (boundary)
Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem
dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya.
3. Lingkungan Luar Sistem (environments)
Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem
yang mempengaruhi operasi sistem.
4. Penghubung Sistem (interface)
Penghubung merupakan media penghubung antara subsistem dengan
subsistem yang lainnya.
5. Masukan Sistem (input)
Masukan (input) adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem.
6. Keluaran Sistem (output)
Keluaran (output) adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan
menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan.
7. Pengolah Sistem (process)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah
masukan menjadi keluaran.
8. Sasaran Sistem (objective) atau Tujuan Sistem (goal)
Suatu sistem pasti mempunyai suatu tujuan (goal) atau sasaran (objective).
2.1.2
Klasifikasi Sistem
Menurut HM, Jogiyanto (1990:6-7), Sistem dapat diklasifikasikan dari
beberapa sudut pandangan, diantaranya adalah sebagai berikut ini :
a. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstract system) dan sistem fisik
(physical system).
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide – ide yang tidak
tampak secara fisik.
b. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah (natural system) dan sistem
buatan manusia (human made system).
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat
manusia.
2
c.
Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (deterministic system) dan sistem
tak tentu (probabilistic system).
Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat dipresiksi.
Interaksi diantara bagian-bagiannya dapat diprediksi dengan pasti, sehingga
keluaran dari sistem dapat diramalkan.
d. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup (closed system) dan sistem
terbuka (open system).
Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak
berhubungan dan tidak
terpengaruh dengan lingkungan luarnya.
2.2
Pengertian Informasi
Menurut HM, Jogiyanto (1990:8), Informasi adalah data yang diolah
menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.
2.2.1 Kualitas Informasi
Menurut HM, Jogiyanto (1990:10), Kualitas dari suatu informasi (quality of
information )tergantung dari tiga hal, yaitu informasi harus akurat (accurate), tepat
pada waktunya (timeliness) dan relevan (relevance).
2.2.2 Nilai Informasi
Menurut HM, Jogiyanto (1990:11), Nilai dari informasi (value of information)
ditentukan dari dua hal yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi
dikatakan bernilai bila
manfaatnya
lebih efektif dibanding dengan biaya
mendapatkannya.
2.3
Pengertian Sistem Informasi
Menurut Al Fatta, Hanif (2007:9), Untuk memahami pengertian sistem informasi,
harus dilihat keterkaitan antara data dan informasi sebagai entitas penting
pembentuk sistem informasi. Data merupakan nilai, keadaan atau sifat yang berdiri
sendiri lepas dari konteks apapun. Sementara informasi adalah data yang telah
diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat
dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang (Davis, 1995). Mc Leod
(1995) mengatakan bahwa informasi adalah data yang telah diproses atau data
yang memiliki arti.
2.3.1 Komponen Sistem Informasi
Menurut
HM,
Jogiyanto
(1990:12-14),
John
Burch
dan
Gary
Grudnitski
mengemukakan bahwa sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang
disebutnya dengan istilah blok bangunan (building block). Blok - blok tersebut dapat
dijelaskan sebagai berikut :
3
1. Blok Masukan
Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi.
2. Blok Model
Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik yang akan
memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data.
3. Blok Keluaran
Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang
berkualitas.
4. Blok Teknologi
Teknologi merupakan “kotak alat” (tool-box) dalam sistem informasi.
5. Blok Basis data
Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan
satu dengan yang lainnya.
6. Blok Kendali
Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan
bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur
terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.
2.4
Pengertian Sistem Informasi Manajemen
Menurut HM, Jogiyanto (1990:14), Sistem informasi manajemen merupakan
penerapan sistem informasi di dalam organisasi untuk mendukung informasiinformasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen.
2.4.1 Elemen Sistem Informasi Manajemen
Menurut Al Fatta, Hanif (2007:10), Sebuah sistem informasi manajemen
mengandung elemen-elemen sebagai berikut :
1. Perangkat keras (hardware)
Perangkat keras komponen untuk melengkapi kegiatan memasukan data,
memproses data dan keluaran data.
2. Perangkat lunak (software)
Perangkat lunak yaitu program dan instruksi yang diberikan ke komputer.
3. Data base
Data base yaitu kumpulan data dan informasi yang diorganisasikan sedimikian
rupa sehingga mudah diakses pengguna sistem informasi.
4. Prosedur
Prosedur yaitu tatacara yang meliputi strategi, kebijakan, metode dan
peraturan-peraturan dalam menggunakan sistem informasi berbasis komputer.
4
5. Petugas pengoperasian
Yaitu personel dari sistem informasi yang meliputi manajer, analis, programmer
dan operator serta bertanggungjawab terhadap perawatan sistem.
3. Analisis
3.1 Analisis Kelemahan Sistem
Dari masalah yang dihadapi pada Wisma Ary’s Hotel tentunya diperlukan suatu
solusi yang tepat yang dapat membantu bagi para pelaksana, khususnya dalam
penelitian ini adalah pihak bagian front office ( resepsionis ). Maka penulis
menggunakan metode analisis PIECES.
3.2 Analisis Kebutuhan Sistem
Untuk mempermudah dalam menganalisis kebutuhan sistem maka kebutuhan –
kebutuhan sistem dapat dibagi menjadi dua jenis yaitu :
a. Kebutuhan Fungsional ( Functional Requirement )
Kebutuhan fungsional adalah jenis kebutuhan yang berisi proses-proses apa saja
yang nantinya dilakukan oleh sistem.
b. Kebutuhan Nonfungsional ( Nonfunctional Requirement )
Kebutuhan nonfungsional adalah tipe kebutuhan yang berisi properti perilaku yang
dimiliki oleh sistem.
3.3 Analisis Biaya dan Manfaat
Sebelum sistem pengolahan data tamu pada Wisma Ary’s Hotel dibuat maka perlu
dihitung kelayakan ekonomisnya. Adapun tujuan dari analisis biaya dan manfaat ini
adalah untuk memberikan gambaran kepada pengguna apakah manfaat yang
diperoleh dari sistem baru lebih besar dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkan.
4. Implementasi dan Pembahasan
4.1 Implementasi Basidata SQL Server 2000
Database adalah kumpulan file – file atau table – table yang saling berelasi atau
berhubungan antara satu dengan yang lain. Dalam pembuatan aplikasi, penulis
sekaligus programer menggunakan database SQL Server 2000.
4.2 Pembuatan Interface
Setelah tahap pembuatan database selesai, tahap selanjutnya adalah pembuatan
interface aplikasi dengan menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0 program aplikasi
berfungsi sebagai interface antara user dengan data (database) ataupun hasil yang
5
diinginkann user (sesuai dengan tujuan pembuatan aplikasi) pada tahapan ini,
sebuah software atau aplikasi dibuat berdasarkan analisis dan DFD yang telah
dibuat.
4.3 Ujicoba Sistem
Sebelum program diterapkan, program tersebut harus bebas dari kesalahan. Oleh
karena itu program harus dites untuk menemukan kesalahan yang mungkin terjadi.
4.4 Pengetesan Sistem
Pengetesan sistem ditujukan untuk melihat bagaimana sistem baru itu berjalan
sebelum benar-benar diterapkan. Jika masih terdapat kesalahan atau kekurangan
maka sistem baru dapat di perbaiki lagi.
4.5 Manual Program
Manual program adalah sebuah instruksi atau petunjuk tentang penggunaan suatu
aplikasi. Disini manual program sangatlah penting karena sebagai petunjuk kepada
pengguna baru untuk mengoperasikan aplikasi tersebut. Ada dua bagian manual
program yang dijelaskan yaitu manual halaman antarmuka (interface) dan manual
halaman keluaran (output).
Gambar 4.1 menu utama
Gamar 4.2 check out
6
Gambar 4.3 Laporan transaksi
5. Kesimpulan dan Saran
5.1 Kesimpulan
Dari berbagai penjelasan dan pembahasan yang telah diuraikan pada
keseluruhan bab pada skripsi “Perancangan Sistem Pengolahan Data Tamu
pada Wisma Ary’s Hotel Yogyakarta” maka dapat disimpulkan berbagai hal
sebagai berikut:
1. Sistem pengolahan data tamu yang diusulkan dapat meningkatkan
pelayanan tamu saat transaksi berlangsung, menghasilkan laporan yang
lebih cepat dan lebih mudah digunakan, meningkatkan kualitas informasi
dan meningkatkan keputusan yang dihasilkan.
2. Dengan diterapkannya sistem informasi yang baru pengolahan data
menjadi lebih efektif dan efisien, karena dapat melakukan banyak
pekerjaan sekaligus dan laporan yang dihasilkan lebih akurat. Sistem yang
lama
masih
menggunakan
buku-buku
untuk
mencatat
transaksi
pemesanan dan membuat laporan sehingga kerusakan data lebih sering
terjadi dibandingkan dengan sistem yang baru yang telah memakai sistem
komputerisasi.
Dengan diterapkannya sistem informasi yang baru memberikan penghematan
waktu dalam proses pelayanan tamu di Wisma Ary’s Hotel, karena pada sistem
lama pelayanan transaksi checkin dan checkout memakan waktu kurang lebih 10
menit, sedangkan sistem yang baru dapat melakukan proses pengolahan data
dalam waktu lebih cepat.
7
5.2 Saran
Penulis menyadari dalam pembuatan sistem ini masih terdapat banyak
kekurangan yang dapat diperbaiki maupun dilengkapi oleh pengembang
selanjutnya. Maka penulis menyarankan kepada Wisma Ary’s Hotel agar dapat
memperbaiki dan memperhatikan hal-hal seperti:
1.
Untuk mendapatkan hasil yang maksimal dalam kegiatan pengolahan
data, perlu ditingkatkan ketelitian personil untuk menghindari terjadinya
kesalahan dalam sistem.
2.
Perlu pemeliharaan sistem secara rutin dan berkala, agar tidak terjadi
kemungkinan-kemungkinan yang tidak diinginkan seperti virus-virus yang
bisa merusak program.
3.
Aplikasi yang dibangun dapat dikembangkan lagi dengan interface yang
lebih baik dan menarik.
8
DAFTAR PUSTAKA
Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta:
Andi Offset.
Jogiyanto HM. 1990. Analisis Dan Desain Sistem Informasi Pendekatan
Terstruktur Teori Dan Praktik Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi Offset
Sunyoto, Andi. M.Kom. 2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan
Microsoft SQL. Yogyakarta: Andi Offset.
Utami, Ema, 2008. RDBMS Menggunakan MS SQL Server 2000. Yogyakarta:
Graha Ilmu.
9