BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Komunikasi Organisasi 2.1.1 Definisi Komunikasi Organisasi Pada dasarnya definisi dari komunikasi organisasi adalah komunikasi antarmanusia (human Communication) yang terjadi dalam konteks organisasi dimana terjadi jaringan-jaringan pesan satu sama lain. 1 Dalam arti yang lebih luas komunikasi organisasi adalah proses penciptaan dan saling menukar pesan dalam satu jaringan hubungan yang saling tergantung satu sama lain untuk mengatasi lingkungan yang tidak pasti atau yang selalu berubah-ubah. Pengertian tersebut mengandung konsepkonsep 2. Sebagai berikut: 1. Proses, Suatu organisasi adalah suatu sistem terbuka yang dinamis yang menciptakan dan saling menukar informasi diantara anggotanya. Karena gejala menciptakan dan menukar informasi ini berjalan terus menerus dan tidak ada hentinya, maka dikatakan sebagai suatu proses. 2. Pesan, yang dimaksud pesan adalah susunan simbol yang penuh arti tentang orang , obyek, kejadian yang dihasilkan oleh interaksi dengan orang lain. Dalam komunikasi organisasi kita mempelajari 1 Bungin, Burhan .2006. Sosiologi Komunikasi. Jakarta: Kencana Prenada Media Group. 2 Arni Muhammad. 2000. Komunikasi Organisasi. Jakarta: Bumi Aksara. 7 http://digilib.mercubuana.ac.id/ 8 ciptaan dan pertukaran pesan dalam seluruh organisasi.Pesan dalam organisasi dapat dilihat menurut beberapa klasifikasi yang berhubungan dengan bahasa, penerima yang dimaksud, metode difusi, dan arus tujuan dari pesan. Pengklasifikasian pesan menutut bahasa dapat dibedakan pesan verbal dan non verbal. Pesan verbal dalam organisasi misalnya; surat, memo, pidato, dan percakapan. Sedangkan pesan nonverbal dalam organisasi terutama sekali yang tidak diucapkan atau ditulis seperti; bahasa gerak tubuh, sentuhan, nada suara, ekspresi wajah, dan lain-lain. 3. Jaringan, organisasi terdiri dari satu seri orng yang tiap-tiapnya menduduki posisi atau peranan tertentu dalam organisasi. Ciptaan dan pertukaran pesan dari orang-orang ini sesamanya terjadi melewati suau set jalan kecil yang dinamakan jaringan komunikasi. Suatu jaringan komunikasi ini mungkin mencakup hanya dua orang, beberapa orang atau keseluruhan organisasi. Hakikat dan luas dari jaringan ini dipengaruhi oleh banyak factoer antara lain; hubungan peranan, arah dan arus pesan, hakikat seri dari arus pesan, dan isi dari pesan. 4. Keadaan Saling Tergantung, Konsep kunci komunikasi organisasi keempat adalah keadaan yang saling tergantung satu bagian dengan bagian lainnya. Hal ini telah menajadi sifat dari suatu organisasi yang merupakan suatu sistem terbuka. Bila suatu bagian dari organisasi mengalami http://digilib.mercubuana.ac.id/ gangguan maka akan 9 berpengaruh kepada bagian lainnya dan mungkin juga kepada seluruh sistem organisasi. Implikasinya, bila pimpinan membuat suatu keputusan dia harus memperhitungkan implikasi keputusan itu terhadap organisasinya secara menyeluruh. 5. Hubungan, Konsep kunci yang kelima dari omunikasi organisasi adalah hubungan. Karena organisasi merupakan suatu system terbuka, sistem kehidupan sosial maka untuk berfungsinya bagianbagian itu terletak pada manusia yang ada dalam organisasi. Dengan kata lain jaringan melalui mana jalannya pesan dalam suatu organisasi dihubungkan oleh manusia. Oleh karena itu hubungan manusia dalam organisasi yang memfokuskan kepada tingkah laku komunikasi dari orang yang terlibat suatu hubungan perlu dipelajari. Sikap, skill, moral dari seseorang, mempengaruhi dan dipengaruhi oleh hubungan yang bersifat organisasi. Hubungan manusia dalam organisasi berkisar mulai dari yang sederhana yaitu hubungan diantara dua orang sampai kepada hubungan yang kompleks. Jadi dalam organisasi terjadi hubungan yang sifatnya individual, kelompok, dan Hubungan organisasi. 6. Lingkungan, yang dimaksud lingkungan adalah semua totalitas secara fisik dan faktor sosial yang diperhitungkan dalam pembuatan keputusan mengenai individu dalam suatu sistem. Yang termasuk lingkungan internal adalah personal/anggota, tujuan, produk, dll. Sedangkan lingkungan eksternal adalah langganan, http://digilib.mercubuana.ac.id/ 10 saingan, teknologi, dan lain-lain. Komunikasi organisasi terutama bekenaan dengann transaksi yang terjadi dalam lingkungan internal organisasi yang terdiri dari organisasi dan kulturnya, dan antar organisasi dengan lingkungan externalnya. Yang dimaksud dengan kultur organisasi adalah pola kepercayaan dan harapan dari anggota organisasi yang menghasilkan norma-norma yang membentuk tingkah laku individu dan kelompok dalam organisasi.Organisasi sebagai suatu sistem terbuka harus berinteraksi dengan lingkungan eksternal seperti; teknologi, ekonomi, undangundang, dan factor sosial. Karena faktor lingkungan berubah-ubah, maka organisasi memerlukan informasi baru. Informasi ini harus dapat mengatasi perubahan dalam lingkungan dengan menciptakan dan pertukaran pesan baik secara internal dalam unit-unit yang relevan maupun terhadap kepentingan umum secara eksternal. 7. Ketidakpastian, adalah perbedaan informasi yang tersedia dengan informasi yang diharapkan. Komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan dalam organisasi yang kompleks. Komunikasi organisasi ialah suatu proses sosial yang mempunyai relevansi terluas di dalam memfungsikan setiap kelompok, organisasi atau masyarakat. Sedangkan untuk organisasi ialah suatu koordinasi rasional kegiatan sejumlah orang, untuk mencapai beberapa tujuan umum melalui pembagian pekerjaan dan fungsi, melalui hierarki otoritas dan tanggung jawab, serta organisasi mempunyai karakteristik tertentu yaitu http://digilib.mercubuana.ac.id/ 11 mempunyai struktur, tujuan, saling berhubungan satu bagian dengan bagian yang lain, dan tergantung kepada komunikasi manusia untuk mengkoordinasikan aktivitas dalam organisasi tersebut. Jadi bisa ditarik kesimpulan bahwa organisasi merupakan suatu kumpulan organ (system) yang saling berkaitan satu sama lain, atau saling ketergantungan, dan juga memliki kestrukturan baik formal atau informal. Dalam penelitian ini Express Group melakukan komunikasi organisasi, perusahaan ingin menyampaikan suatu pesan agar pelayanan yang dilakukan Express Group semakin prima dengan cara mendirikan divisi Traning and Development agar cita-cita perusahaan dapat disalurkan melalui Training and Development kepada para pengemudi Taksi Express. 2.1.2 Tujuan Dan Fungsi Komunikasi Organisasi 1. Tujuan Komunikasi Organisasi Tujuan komunikasi dalam organisasi adalah mutual understanding, dalam arti mencoba mencari saling sepemahaman antara anggotaanggota dalam organisasi tersebut. 2. Fungsi Komunikasi Organisasi Dalam suatu organisasi baik yang berorientasi komersial maupun sosial, komunikasi dalam organisasi atau lembaga tersebut akan melibatkan empat fungsi, yaitu 3: 3 Bungin, Burhan. 2006. Sosiologi Komunikasi. Jakarta: Kencana Prenada Media Group http://digilib.mercubuana.ac.id/ 12 1. Fungsi informatif Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi (information-processing system). Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik dan tepat waktu.Informasi yang didapat memungkinkan setiap anggota organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti informasi pada dasarnya dibutuhkan oleh semua orang yang mempunyai perbedaan kedudukan dalam suatu organisasi.Orangorang dalam tataran manajemen membutuhkan informasi untuk membuat suatu kebijakan organisasi ataupun guna mengatasi konflik yang terjadi di dalam organisasi. Sedangkan karyawan (bawahan) membutuhkan informasi tentang jaminan keamanan, jaminan sosial dan kesehatan, izin cuti dan sebagainya. 2.Fungsi Regulatif Fungsi regulatif ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi. Pada semua lembaga atau organisasi, ada dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi regulatif ini, yaitu: a. Atasan atau orang-orang yang berada dalam tataran manajemen yaitu mereka yang memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang disampaikan. Disamping itu mereka juga mempunyai kewenangan untuk http://digilib.mercubuana.ac.id/ 13 memberikan instruksi atau perintah, sehingga dalam struktur organisasi kemungkinan mereka ditempatkan pada lapis atas (position of authority) supaya perintah perintahnya dilaksanakan sebagaimana semestinya. Namun demikian, sikap bawahan untuk menjalankan perintah banyak bergantung pada: 1. Kekuatan pimpinan dalam memberi sanksi. 2. Kepercayaan bawahan terhadap atasan sebagai seorang pemimpin sekaligus sebagai pribadi. 3. Tingkat kredibilitas pesan yang diterima bawahan. b. Berkaitan dengan pesan atau message: Pesan-pesan regulatif pada dasarnya berorientasi pada kerja, Artinya, bawahan membutuhkan kepastian peraturan-peraturan tentang pekerjaan yang boleh dan tidak boleh untuk dilaksanakan. Keabsahan pimpinan dalam penyampaikan perintah. c. Berkaitan dengan pesan atau message: Pesan-pesan regulatif pada dasarnya berorientasi pada kerja, Artinya, bawahan membutuhkan kepastian peraturan-peraturan tentang pekerjaan yang boleh dan tidak boleh untuk dilaksanakan. http://digilib.mercubuana.ac.id/ 14 3.Fungsi Persuasif Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan. Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah. Sebab pekerjaan yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan menghasilkan kepedulian yang lebih besar dibanding kalau pimpinan sering memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya. 4.Fungsi Integratif Setiap organisasi berusaha menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat dilaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik. Ada dua saluran komunikasi formal seperti penerbitan khusus dalam organisasi tersebut (newsletter, buletin) dan laporan kemajuan oraganisasi; juga saluran komunikasi informal seperti perbincangan antarpribadi selama masa istirahat kerja, pertandingan olahraga ataupun kegiatan darmawisata. Pelaksanaan aktivitas ini akan menumbuhkan keinginan untuk berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan terhadap organisasi 4. Dalam kehidupan organisasional terdapat empat jenis fungsi komunikasi yaitu fungsi motivasi, fungsi ekspresi emosi, fungsi penyampaian 4 Miftah Thoha. 1996. Perilaku Organisasi. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama. http://digilib.mercubuana.ac.id/ 15 informasi dan fungsi pengawasan. Bagi suatu organisasi komunikasi juga dapat berfungsi: a. Menghubungkan semua unsur yang melakukan relasi pada semua lapisan, sehingga menimbulkan rasa kesetiakawanan, dan loyalitas antarsesama. b. Semua jajaran pimpinan dapat langsung mengetahui keadaan bidang-bidang yang dibawahi, sehingga berlangsung pengendalian operasional yang efisien. c. Meningkatkan rasa tanggung jawab semua anggota, dan melibatkan mereka pada kepentingan organisasi. Muncullah kemudian rasa keterlibatan atau sense of envolvement dan rasa ikut memiliki (melu handarbeni), serta sense of belonging atau rasa “menjadi bagian” dari suatu kelompok. d. Memunculkan saling pengertian dan saling menghargai tugas masing-masing, sehingga meningkatkan rasa kesatuan dan pemantapan esprit de corps (semangat korps). 2.1.3 Proses Komunikasi Organisasi Organisasi merupakan komposisi sejumlah orang yang menduduki posisi atau peranan tertentu. Peranan individu dalam system komunikasi ditentukan oleh hubungan struktur antara satu individu dengan individu yang lainya dalam organisasi. http://digilib.mercubuana.ac.id/ 16 Secara umum, komunikasi organisasi dapat dibedakan menjadi 2 bagian: a. Komunikasi Formal Ialah komunikasi yang telah direncanakan yang tidak dapat dipungkiri oleh organisasi, yang termasuk dalam komunikasi formal terbagi dalam 3 proses komunikasi, diantara lain: 1. Komunikasi ke bawah Komunikasi ke bawah dalam sebuah organisasi berarti bahwa informasi mengalir dari jabatan yang berotoritas lebih tinggi kepada mereka yang berotoritas lebih rendah. Biasanya kita beranggapan bahwa informasi bergerak dari manajemen kepada para pegawai; namun, dalam organisasi kebanyakan hubungan ada pada kelompok manajemen. 2. Komunikasi ke atas Komunikasi ke atas adalah komunikasi yang terjadi dari tingkat bawahan yang ditujukan ke tingkat yang lebih tinggi atau atasan. Semua pegawai dalam organisasi akan berkomunikasi ke atas, setiap bawahan akan meminta informasi ataupun memberi informasi kepada seseorang yang otoritasnya lebih tinggi dibandingkan dirinya. Setiap komunikasi yang diarahkan seseorang kepada orang lain yang otoritasnya lebih besar dalam http://digilib.mercubuana.ac.id/ 17 sebuah organisasi adalah merupakan esensi komunikasi ke atas, diantaranya: a. Penyampaian informai tentang pekerjaan pekerjaan ataupun tugas yang sudah dilaksanakan b. Penyampaian informasi tentang persoalan-persoalan pekerjaan ataupun tugas yang tidak dapat diselesaikan oleh bawahan c. Penyampaian saran-saran perbaikan dari bawahan d. Penyampaian keluhan dari bawahan tentang dirinya sendiri maupun pekerjaannya. 3. Komunikasi Horizontal (literal) Komunikasi horizontal adalah komunikasi penyampaian informasi di antara orang-orang yang memiliki otoritas yang sama dalam organisasi. Komunikasi horizontal terjadi secara mendatar, antara anggota staf dengan anggota staf lainnya, antara sesama karyawan.Berikut beberapa contoh yang dikatakan sebagai komunikasi Horizontal, diantaranya: a. Memperbaiki koordinasi tugas b. upaya pemecahan masalah c. Saling berbagi informasi d. Upaya pemecahan konflik e. Membina hubungan melalui kegiatan bersama. http://digilib.mercubuana.ac.id/ 18 2.1.4 Anatomi Organisasi a. Pendekatan manajemen Ilmiah Pendekatan manajeman ilmiah menganggap bahwa organisasi harus menggunakan metode-metode ilmiah untuk meningkatkan produktivitas. Berbagai studi pengendalian secara ilmiah akan memungkinkan manajemen mengindentifikasikan cara-cara atau alat untuk meningkatkan produktivitas dan pada akhirnya akan meningkatkan efektifitas komunikasi. b. Pendekatan Hubungan Antar manusia Pendekatan Hubungan Antar manusia menganggap kepuasan kerja akan mengakibatkan kenaikan produktivitas. Seseorang anggota yang bahagia adalah anggota yang produktif. Oleh karena itu, Fungsi manajemen adalah menjaga agar para anggota terus merasa puas. Fungsi Fungsi kepemimpinan sangat penting disini, pemimpin menciptakan norma-norma dan anggota kelompok mengikutinya, pengendalian kepemimpinan dianggap meningkatkan kepuasan dan produksi. http://digilib.mercubuana.ac.id/ cara terbaik untuk 19 2.2Public Relations 2.2.1 Definisi Public Relations Definisi pertama dari Cutlip, Center dan Broom dalam bukunya Effective Public Relations yang menyatakan bahwa: “Public Relations is the management function which evaluates public attitudes, identifies the policies and procedures of an individual or an organizational with the public interest, and plans and executes a program of action to earn public understanding and acceptance 5”. Public Relations adalah fungsi manajemen yang menilai sikap publik, mengidentifikasikan kebijaksanaan dan tata acara organisasi demi kepentingan publiknya, serta merencanakan suatu program kegiatan dan komunikasi untuk memperoleh pengertian dan dukungan publiknya. Dari definisi diatas public relations memiliki kedudukan yang strategis untuk menciptakan pengertian dan memperoleh dukungan publik melalui kegiatan-kegiatan yang dilakukan dengan cara mengidentifikasi kebijakan untuk kepentingan publik. Tujuan-tujuan lain itu biasanya adalah penanggulangan masalahmasalah komunikasi yang memerlukan perubahan tertentu, misalnya perubahan yang negatif menjadi positif. Dari definisi ini juga didapat bahwa PR dalam melaksanakan tujuannya harus berdasarkan metode manajemen 5 Rosady Ruslan, SH, MM.2006. Manajemen Public Relations & Media Komunikasi. Jakarta : Rajagrafindo Persada. http://digilib.mercubuana.ac.id/ 20 berdasarkan tujuan. Dalam mengejar tujuannya PR harus mengukur semua yang telah diperoleh melalui teknik-teknik riset tertentu. PR juga membantu organisasi untuk mengantisipasi dan merespon persepsi dan opini, merespon nilai dan gaya hidup yang baru, merespon pergeseran di antara direktorat dan di dalam lembaga legislatif, dan merespon perubahan-perubahan lain yang terjadi dalam lingkungan karena tanpa PR yang efektif, organisasi akan cenderung menjadi tidak peka terhadap perubahan yang terjadi di sekitarnya dan menjadi tidak peduli dengan lingkungannya. 6 Definisi Public Relations oleh Frank Jefkins mengemukakan bahwa Public Relations merupakan keseluruhan bentuk komunikasi yang terencana, baik itu keluar maupun kedalam, yakni antara suatu organisasi dengan publiknya dalam rangka mencapai tujuan yang spesifik atas dasar adanya saling penegertian. Aktivitas Public Relations sehari-hari adalah menyelenggaraka komunikasi timbal balik (two way traffic) antara pihak lembaga dan pihak publik yang bertujuan untuk menciptakan saling pengertian dan dukungan bagi tercapainya suatu tujuan tertentu, kebijakan, kegiatan-kegiatan demi kemajuan lembaga atau citra positif lembaga bersangkutan. 6 Scot M. Cutlip, Allen H. Center, Glen M. Broom. 2009. Effective Public Relations (Edisi 9).Prenada Media Group. http://digilib.mercubuana.ac.id/ 21 2.2.2 Internal Public Relations Publik internal humas adalah salah satu bentuk dari PR yang menitik beratkan ke dalam perusahaan itu. Istilah ke “dalam” maksudnya, publik tersebut berlaku kepada hubungan publik yang ada didalam instansi atau perusahaan. Seperti : 1. Hubungan dengan karyawan (Employe Relations). 2. Hubungan manusiawi (Human Relations). 3. Hubungan dengan buruh (Labour Relations). 4. Hubungan dengan pemegang saham (Stockholder). 2.2.3 Eksternal Public Relations Eksternal Public Relations bertugas untuk membina hubungan dengan orang – orang di luar perusahaan dan juga harus dapat menciptakan citra positif perusahaan. Publik eksternal terbagi kepada beberapa bentuk, yaitu : 1. Hubungan dengan pres (Press Relations). 2. Hubungan dengan Media 3. Hubungan dengan pelanggan (Coustemer Relations). 4. Hubungan dengan masyarakat (Community Relations). Bagi suatu perusahaan, hubungan dengan publik eksternal merupakan suatu keharusan dalam usahanya untuk : 1. Memperluas langganan. 2. Memperkenalkan produk. 3. Mencari modal dan hubungan baik. http://digilib.mercubuana.ac.id/ 22 4. Mencegah pemogokan dan mempertahankan karyawan yang cakap, efektif, dan produktif dalam kerjanya. 5. Mencegah persoalan – persoalan yang sedang dihadapi. Berdasarkan hal – hal yang telah disebutkan di atas, tugas penting humas eksternal adalah mengadakan komunikasi yang efektif, yang bersifat informatif dan persuasif yang ditujukan kepada publik di luar preusahaan atau publik eksternal 7. Perhatian yang besar terhadap kepentingan publik dan bertindak sesuai dengan kepentingan mereka akan membangkitkan simpati dan salah satu tugas PR adalah memikirkan serta memperhatikan kepentingan publiknya. Terciptanya opini public yang favorable terhadap suatu organisasi merupakan suatu awal dari kerja Public Relations, dan semua angggota organisasi harus dapat menjaga serta meningkatkan citra positif perusahaan maupun opini publik mengenai perusahaa yang sudah terbetuk dengan baik sesuai dengan yang diharapkan oleh perusahaan. Dengan sudah terbentuknya opini publik yang baik dan publik luar yang menaruh simpati pada suatu organisasi maupun perusahaan, kerjasama pun akan berjalan karena kerjasama itu sudah didasari oleh kepercayaan dan saling mendukung satu sama lainnya. 7 Abdurrahman, Oemi. 1995. Dasar-dasar Public Relation. Bandung : PT. Citra. Aditya Bakti. http://digilib.mercubuana.ac.id/ 23 2.2.4 Fungsi Public Relations Khalayak – khalayak dari Public Relations yang telah disebutkan diatas pasti mempunyai perbedaan kepentingan. Untuk itu, perlu adanya penetapan khalayak dengan strategi komunikasi tertentu yang sesuai dengan tujuan. Dengan adanya penetapan khalayak yang dilakukan Public Relations, distu pula Public Relation menjalankan fungsinya. Menurut pakar Humas Internasional, Cutlip & Center, and Canfield 8 fungsi public relations dapat dirumuskan, sebagai berikut: 1. Menunjang aktifitas utama manajemen dalam mencapai tujuan bersama (fungi melekat pada manajemen lembaga/organisasi). 2. Membina hubungan yang harmonis antara badan/organisasi dengan publiknya yang merupakan khalayak sasaran. 3. Mengidentifikasi segala sesuatu yang berkaitan dengan opini, persepsi dan tanggapan masyarakat terhadap badan/organisasi yang diwakilinya, atau sebaliknya. 4. Melayani keinginan publiknya dan memberikan sumbang saran kepada pimpinan manajmen demi tujuan dan manfaat bersama. 5. Menciptakan komunikasi dua arah timbal balik, dan mengatur arus informasi, publikasi serta pesan dari badan/organisasi ke publiknya atau sebaliknya, demi tercapainya citra positif bagi kedua belah pihak. 8 Rosady Ruslan, SH, MM.2006. Manajemen Public Relations & Media Komunikasi. Jakarta : Rajagrafindo Persada. http://digilib.mercubuana.ac.id/ 24 2.2.5 Kegiatan Public Relations Menurut H. Fayol beberapa kegiatan dan sasaran Public yang positif, Relations,adalah sebagai berikut: 1. Membangun Identitas dan Citra Perusahaan Menciptakan identitas dan citra perusahaan mendukung kegiatan komunikasi timbal balik dua arah dengan berbagai pihak. 2. Menghadapi Krisis Menangani keluhan dan menghadapi krisis yang terjadi dengan membentuk manajemen krisis dan Public Relations Recovery of image yang bertugas memperbaiki lost of image and damage. 3. Mempromosikan Apek Kemasyarakatan Mempromosikan yang menyangkut kepentingan Publik, Mendukung kegiatan kampanye sosial anti merokok, serta menghindari obat – obatan terlarang, dan sebagainya. 2.3 Kualitas Layanan 2.3.1 Definisi Layanan Salah satu cara agar penjualan jasa satu perusahaan lebih unggul dibandingkan para pesaingnya adalah dengan memberikan pelayanan yang berkualitas dan bermutu yang memenuhi tingkat kepentingan konsumen. Tingkat kepentingan konsumen terhadap jasa yang akan mereka terima dapat dibentuk berdasarkan pengalaman dan saran yang mereka peroleh. Konsumen http://digilib.mercubuana.ac.id/ 25 memilih pemberi jasa berdasarkan peringkat kepentingan. Dan setelah menikmati jasa tersebut mereka cenderung akan membandingkannya dengan yang mereka harapkan. Menurut Edy Soeryatno Soegito 9 mengemukakan bahwa: “Pelayanan (service) adalah setiap kegiatan atau manfaat yang dapat diberikan suatu pihak kepada pihak lainnya yang pada dasarnya tidak berwujud dan tidak pula berakibat pemilikan sesuatu dan produksinya dapat atau tidak dapat dikaitkan dengan suatu produk fisik.” Sedangkan Atep Adya Barata 10 mengemukakan bahwa : “Pelayanan adalah daya tarik yang besar bagi para pelanggan, sehingga korporat bisnis seringkali menggunakannya sebagai alat promosi untuk menarik minat pelanggan.” Tingkat kualitas pelayanan tidak dapat dinilai berdasarkan sudut pandang perusahan tetapi harus dipandang dari sudut pandang pelanggan. Karena itu, dalam merumuskan strategi dan program pelayanan, perusahaan harus berorientasi pada kepentingan pelanggan dengan memperhatikan komponen kualitas pelanggan. 2.3.2 Definisi Kualitas Layanan Kualitas layanan (service quality) sangat bergantung pada tiga hal, yaitu: sistem, teknologi dan manusia. Faktor manusia memegang kontribusi 9 Eddy Soeryatno Soegito. 2007. Marketing Research : Panduan Bagi Manajer, Pimpinan Perusahaan Organisasi. Jakarta : Elex Media Komputindo 10 Atep, Adya Barata. 2004. Dasar – dasar Pelayanan Prima. Jakarta : Elex MediaKomputindo. http://digilib.mercubuana.ac.id/ 26 terbesar sehingga kualitas layanan lebih sulit ditiru dibandingkan dengan kualitas produk dan harga. Salah satu faktor yang menentukan tingkat keberhasilan dan kualitas perusahaan adalah kemampuan perusahaan dalam memberikan pelayanan kepada pelanggan. Keberhasilan perusahaan dalam memberikan layanan yang bermutu kepada para pelanggannya, pencapaian pangsa pasar yang tinggi, serta peningkatan profit perusahaan tersebut sangat ditentukan oleh pendekatan yang digunakan. Konsekuensi atas pendekatan kualitas pelayanan suatu produk memiliki esensi yang penting bagi strategi perusahaan untuk mempertahankan diri dan mencapai kesuksesan dalam menghadapi persaingan. Menurut Fandy Tjiptono dan Gregorius Chandra 11 mengemukakan bahwa: “Kualitas jasa (service quality) sebagai ukuran seberapa bagus tingkat layanan yang diberikan mampu sesuai dengan ekspektasi pelanggan.” Menurut Parasuraman dalam buku Rambat Lupiyoadi 12 mengemukakan bahwa: “Kualitas layanan (service quality) adalah seberapa jauh perbedaan antara kenyataan dan harapan pelanggan atas layanan yang mereka terima/ peroleh.” Kualitas layanan harus dimulai dari kebutuhan pelanggan dan berakhir dengan kepuasan pelanggan serta persepsi terhadap kualitas jasa. Sebagai 11 Fandy Tjiptono and Gregorius. 2007. Service, Quality Satisfaction.Yogyakarta : Andi Ofset 12 Lupiyoadi, Rambat. 2001.Manajemen Pemasaran Jasa.Jakarta : Salemba Empat http://digilib.mercubuana.ac.id/ 27 pihak yang membeli dan mengkonsumsi jasa, pelanggan (dan bukan penyedia jasa) yang menilai tingkat kualitas jasa sebuah perusahaan. Express Group dalam hal ini mengadakan pelatihan untuk para pengemudi Taksi Express agar meningkatkan kualitas layanan, dan mengharapkan adanya kepuasan pelanggan dan kecil kemungkinan komplain dari pelanggan mengenai layanan Taksi Express. 2.3.3 Dimensi Kualitas Layanan Kotler dan Keller 13, menyimpulkan bahwa ada lima dimensi yang dipakai untuk mengukur kualitas pelayanan, yaitu: 1. Reliabilitas (reliability), berkaitan dengan kemampuan perusahaan untuk menyampaikan layanan yang dijanjikan secara akurat sejak pertama kali. 2. Daya tanggap (responsiveness), berkenaan dengan kesediaan dan kemampuan penyedia layanan untuk membantu para pelanggan dan merespon permintaan mereka dengan segera. 3. Jaminan (assurance), kesopanan karyawan berkenaan serta dengan kemampuan pengetahuan mereka dan dalam menumbuhkan rasa percaya diri (trust) dan keyakinan pelanggan (confidence). 13 Kotler Philip & Keller Kevin Lane. 2009. Manajemen Pemasaran, edisi ketiga belas. Jakarta : Penerbit Erlangga http://digilib.mercubuana.ac.id/ 28 4. Empati (empathy), berarti bahwa perusahaan memahami masalah para pelanggannya dan bertindak demi kepentingan pelanggan, serta memberikan perhatian personal kepada para pelanggan dan memiliki jam operasi yang nyaman. 5. Bukti fisik (tangibles), berkenaan dengan penampilan fisik fasilitas layanan, peralatan/ perlengkapan, sumber daya manusia, dan materi komunikasi perusahaan. 2.4 Efektifvitas 2.4.1 Definisi Efektivitas Efektivitas mengacu pada dua kepentingan yaitu baik secara teoritis maupun secara praktis, artinya adanya ketelitian yang bersifat komprehensif dan mendalam dari efisiensi serta kebaikan-kebaikan untuk memperoleh masukan tentang produktifitas. Efektivitas merupakan keadaan yang berpengaruh terhadap suatu hal yang berkesan, kemanjuran, keberhasilan usaha, tindakan ataupun hal yang berlakunya. Hal tersebut juga sejalan dengan pendapat yang dikemukakan Sedarmayanti dalam bukunya yang berjudul Sumber Daya Manusia danProduktivitas Kerja mengenai pengertian efektivitas yaitu: “Efektivitas merupakan suatu ukuran yang memberikan gambaran seberapa jauh target dapat dicapai. Pengertian efektivitas ini lebih berorientasi kepada keluaran sedangkan masalah penggunaan masukan kurang menjadi perhatian utama. Apabila efisiensi http://digilib.mercubuana.ac.id/ 29 dikaitkan dengan efektivitas maka walaupun terjadi peningkatan efektivitas belum tentu efisiensi meningkat”. 14 Berdasarkan pengertian diatas, bahwa sesuatu dapat berjalan sesuai dengan apa yang diharapkan dengan tepat dan berhasil, maka sesuatu itu sudah berjalan dengan efektif dan efisien, artinya informasi harus sesuai dengan kebutuhan masyarakat. Pengertian efektivitas menurut Supriyono dalam bukunya yang berjudul Sistem Pengendalian Manajemen mengatakan bahwa : ”Efektivitas merupakan hubungan antara keluaran suatu pusat tanggungjawab dengan sasaran yang mesti dicapai, semakin besar kontribusidaripada keluaran yang dihasilkan terhadap nilai pencapaian sasarantersebut, maka dapat dikatakan efektif pula unit tersebut ” 15 Dilihat dari pengertian diatas, bahwa efektivitas merupakan suatu tindakan yang mengandung pengertian mengenai terjadinya suatu efek atau akibat yang dikehendaki dan menekankan pada hasil atau efeknya dalam pencapaian tujuan. Efektivitas dapat diartikan sebagai pengukuran dalam arti tercapainya sasaran atau tujuan yang telah ditentukan sebelumnya merupakan sebuah pengukuran dimana suatu target telah tercapai sesuai dengan apa yang telah direncanakan. Efektivitas juga dapat diartikan sebagai tindakan dan kegiatan dalam mencapai tujuan yang ditetapkan sebelumnya. 14 Sedarmayanti. 2009. Sumber Daya Manusia dan Produktivitas Kerja. Bandung: CV. Mandar Maju. 15 Supriyono. 2000. Sistem Pengendalian Manajemen. Jakarta: Erlangga. http://digilib.mercubuana.ac.id/ 30 Menurut Yamit dalam bukunya Manajemen Produksi dan Operasi, efektivitas merupakan suatu ukuran yang memberikan gambaran seberapa jauh tujuan tercapai, baik secara kualitas maupun waktu, orientasinya pada keluaran yang dihasilkan” (Yamit, 2003). Berdasarkan pengertian tersebut, dapat dijelaskan bahwa efektivitas seringkali berarti kuantitas atau kualitas (keluaran) dari barang dan jasa. Efektivitas adalah ciri yang baik dalam suatu organisasi, dapat dilihat dari tingkat keberhasilan organisasi yang relatif seperti tercapainya suatu tujuan organisasi. Kegiatan yang dinilai efektif apabila output yang dihasilkan dapat memenuhi tujuan yang diharapkan. Pengertian efektivitas informasi menurut Mc Leod yang dikutip oleh Azhar Susanto dalam bukunya yang berjudul Sistem Informasi sesuai kebutuhan Manajemenmengatakan bahwa : “Efektivitas artinya informasi harus dengan pemakaidalam mendukung suatu proses bisnis, termasuk di dalamnya informasitersebut harus disajikan dalam waktu yang tepat, format yang tepat sehingga dapat dipahami, konsisten dengan format sebelumnya, isinya sesuai dengan kebutuhan saat ini dan lengkap atau sesuai dengankebutuhan dan ketentuan” 16 Peningkatan efektivitas organisasi, bukan efisiensi organisasi dinyatakan sebagai tujuan, karena pengertian bahwa secara fungsional kinerja suatu system ditentukan oleh kejituan dalam pencapaian sasaran. 16 Susanto, Azhar. 2007.Sistem Informasi Manajemen. Bandung: Lingga Jaya http://digilib.mercubuana.ac.id/ 31 Efektivitas organisasi dalam pandangan komunikasi berbeda dengan efisiensi. Untuk efektivitas komunikasi, kriteria yang digunakan dalam buku audit komunikasi dijelaskan menurut kriterianya : 1. Siapa penerima atau pemakai (receiver or user). 2. Isi pesan (content). 3. Ketepatan waktu (timing). 4. Media komunikasi (media). 5. Format (format). 6.Sumber pesan (source) Pengertian umumnya seperti yang dapat dilihat sebagai berikut (Lihat Tabel 1) 17 : Tabel 1. Efektivitas PENGERTIAN KHUSUS TENTANG KOMUNIKASI Mengerjakan hal-hal yang benar Penerima/pemakai : penerima pesan vs penerima yang dituju Mencapai tingkat di atas pesaing Isi : yang diterima/tersalur vs yang dimaksudkan Membawa hasil Ketepatan waktu : menyimpang jadwal 17 Hardjana, Andre . 2000. Audit Komunikasi Teori dan Praktek. Jakarta: Grasindo. http://digilib.mercubuana.ac.id/ sesuai jadwal vs 32 Menangani tantangan masa depan Media : saluran yang digunakan vs saluran yang dimaksud Meningkatkan laba keuntungan Format : struktur yang diterima vs yang dikirim Mengoptimalkan penggunaan sumber daya Sumber : orang yang melakukan vs yang bertanggung jawab Untuk efisiensi komunikasi, kriteria yang digunakan adalah : 1. biaya (cost). 2. waktu (time) 3. ketepatan (accuracy) 4. kejelasan pengertian (intelligibility) Komunikasi dikatakan efektif apabila orang berhasil menyampaikan apa yang dimaksudkannya berkaitan atau sesuai dengan rangsangan yang diterima oleh penerima pesan.Komunikasi yang efektif harus direncanakan dengan memperhatikan situasi, waktu, tempat dan pendengarnya. Selain itu untuk membantu supaya komunikasi kita bisa efektif ada beberapa ketentuan untuk memudahkannya. Hal tersebut merupakan persyaratan dasar dalam berkomunikasi yaitu: 1. Kemampuan mengamati dan menganalisis persoalan 2. Kemampuan menarik perhatian 3. Kemampuan mempengaruhi pendapat http://digilib.mercubuana.ac.id/ 33 4. Kemampuan menjalin hubungan dan suasana saling mempercayai 18. 2.4.2 Ukuran Efektivitas Efektivitas juga merupakan pengukuran dalam arti tercapainya sasaran atau tujuan yang telah ditentukan sebelumnya merupakan sebuah pengukurandimana suatu target telah tercapai sesuai dengan apa yang telah direncanakan. Dapat dijelaskan bahwa keterkaitan efisiensi, efektivitas, kualitas dan produksi bahwa efisiensi dapat dikatakan sebagai ukuran dalam membandingkan penggunaan masukan (input). Efektivitas ini merupakan gambaran seberapa jauh target dapat tercapai yang dapat dilihat dari kualitas yang memadai. Kualitas ini berpengaruh pada hasil yang akan dicapai. Produktivitas individu merupakan perbandingan dari efektivitas keluaran (pencapaian hasil kerja yang maksimal) dengan efisiensi salah satu masukan (tenaga kerja) yang mencakup kuantitas, kualitas dalam satuan waktu tertentu. Jadi ukuran efektivitas untuk suatu organisasi atau lembaga dapat dilihat dari beberapa kriteria berikut ini: 1. Input 2. Proses produksi 3. Hasil (output) 18 Sr. Maria Assumpta Rumati OSF. 2002. Dasar-dasar Public Relations. Jakarta: Grasindo. http://digilib.mercubuana.ac.id/ 34 4. Produktivitas Input di atas dapat dijelaskan bahwa input sebagai dasar dari sesuatu yang akan diwujudkan atau dilaksanakan berdasarkan apa yang direncanakan yang berpengaruh pada hasil dan merupakan bagian awal dari sesuatu yang akan dilaksanakan berdasarkan rencana atau ketentuan yang telah ditetapkan dan berpengaruh pada hasil akhir. Efektivitas dapat diwujudkan apabila memperlihatkan proses produksi yang mempunyai mutu atau kualitas karena dapat berpengaruh pada hasil yang akan dicapai secara keseluruhan. Proses produksi menggambarkan bagaimana proses pengembangan suatu hal yang dapat berpengaruh terhadap hasil. Proses merupakan unsur yang memiliki peran penting dalam mengolah input, agar menghasilkan output yang bermanfaat bagi masyarakat. Proses ini dapat dilakukan oleh mesin, orang ataupun komputer. Menurut pendapat Edhy Sutanta dalam bukunya yang berjudul Sistem Informasi Manajemen berpendapat bahwa proses adalah komponen sistem yang mempunyai peran utama mengolah masukan agar menghasilkan keluaran yang berguna bagi para pemakainya. 19 Hasil dari sebuah input dan proses itu adalah Output yang menurut pendapat Edhy Sutanta dalam bukunya yang berjudul Sistem InformasiManajemen bahwa hasil (output) adalah unsur-unsur yang memiliki berbagai macam bentuk keluaran yang dihasilkan oleh komponen pengolahan. Hasil (output) merupakan bentuk dari input kemudian diolah 19 Sutanta, Edhy. 2003. Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta: Graha llmu. http://digilib.mercubuana.ac.id/ 35 menjadi data sehingga memiliki berbagai macam bentuk output-nya. Hasil berupa kuantitas atau bentuk fisik dari kerja kelompok atau organisasi. Hasil yang dimaksud dapat dilihat dari perbandingan antara masukan (input) dan keluaran (output), hasil dapat dilihat dari produk yang dihasilkan dan jasa yang dihasilkan berupa pelayanan prima yang diberikan oleh instansi terkait. Produktivitas adalah suatu ukuran atas penggunaan sumber daya dalam suatu organisasi yang biasanya dinyatakan sebagai rasio dari keluaran yangdicapai dengan sumber daya yang digunakan. Produktivitas dapat dilihat dari pendidikan dianggap penting karena untukmembentuk dan mengembangkan sumber daya manusia dalam hal ini diperlukansuatu motivasi sebagai pendorong aktivitas untuk mencapai kebutuhan masyarakatdan dibutuhkan teknologi dan sarana produksi yang tepat dan maju sehingga dapatmeningkatkan produktivitas dalam memberikan informasi dan pelayanan publik. Berdasarkan dari pengertian-pengertian tersebut, bahwa efektivitas merupakan ukuran yang menunjukkan seberapa jauh program atau kegiatan untuk mencapai hasil dan manfaat yang diharapkan serta dapat meningkatkan kualitas pelayanan publik. Efektivitas merupakan fungsi dari manejemen, dimana dalam sebuah efektivitas diperlukan adanya input, proses dan output yang di sertai produktivitas. Tercapainya tujuan itu adalah efektif sebab mempunyai efek atau pengaruh yang besar terhadap kepentingan bersama. http://digilib.mercubuana.ac.id/ 36 2.5 Pelatihan 2.5.1 Definisi Pelatihan Pelatihan sebagai bagian pendidikan yang menyangkut proses belajar untuk memperoleh dan meningkatkan keterampilan di luar sistem pendidikan yang berlaku dalam waktu yang relatif singkat dengan metode yang lebih mengutamakan pada praktek daripada teori. Adapun pengertian pelatihan menurut beberapa pendapat para ahli adalah sebagai berikut : Mathis mengemukakan bahwa “Pelatihan adalah suatu proses dimana orang-orang mencapai kemampuan tertentu untuk membantu mencapai tujuan organisasi. Oleh karena itu, proses ini terikat dengan berbagai tujuan organisasi, pelatihan dapat dipandang secara sempit dan luas “ 20. Menurut Manajemen Oemar Humalik “Pelatihan yang perlu dilaksanakan merupakan terus-menerus suatu fungsi dalam rangka pembinaan ketenagaan dalam organisasi. Secara spesifik, proses latihan itu merupakan tindakan (upaya) yang dilaksanakan secara berkesinambungan, bertahap dan terpadu. Tiap proses pelatihan harus terarah untuk mencapai tujuan tertentu terkait dengan upaya pencapaian tujuan organisasi” 21. 20 Mathis, dan Jackson. 2002. Manajemen Sumber Daya Manusia, Edisi pertama, Cetakan Pertama. Yogyakarta: Salemba Empat. 21 Oemar Hamalik. 2001. Proses Belajar Mengajar. Jakarta: PT Bumi Aksara. http://digilib.mercubuana.ac.id/ 37 Pengertian pelatihan menurut Ambar T. Sulistiyani dan Rosidah bahwa “Pelatihan adalah proses sistematis pengubahan perilaku para karyawan dalam suatu arah guna meningkatkan tujuan-tujuan organisasional” 22. Dari kajian beberapa pendapat para ahli diatas dapat penulis simpulkan bahwa pelatihan adalah suatu proses pendidikan jangka pendek untuk meningkatkan pengetahuan, keahlian dan keterampilan teknis yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas dan tanggungjawabnya, sehingga karyawan dapat memberikan kontribusi yang berarti terhadap perusahaan dan demikian juga bagi perusahaan, yaitu dalam rangka memenuhi tuntutan para manajer dan departemen SDM dengan upaya pencapaian tujuan organisasi. Maka penulis simpulkan dari beberapa bahwa pelatihan merupakan kepada karyawan, pendapat pemberian pengetahuan para ahli dan keterampilan guna untuk meningkatkan kinerja karyawan , dimana karyawan dalam melakukan pekerjaan akan mengalami perubahan yang memuaskan dengan sedikit kesalahan sehingga kinerja karyawan akan terus meningkat dalam menjalankan tugas dan tanggung jawab terhadap pekerjaannya. 2.5.2 Sasaran Pelatihan Pada dasarnya setiap kegiatan yang terarah tentu harus mempunyai sasaran yang jelas, memuat hasil yang ingin dicapai dalam melaksanakan kegiatan tersebut. Demikian pula dengan program pelatihan. Hasil yang ingin 22 Ambar Teguh Sulistiyani dan Rosidah. 2003. Manajemen Sumber Daya Manusia. Yogyakarta: Graha Ilmu. http://digilib.mercubuana.ac.id/ 38 dicapai hendaknya dirumuskan dengan jelas agar langkah-langkah persiapan dan pelaksanaan pelatihan dapat diarahkan untuk mencapai sasaran yang ditentukan. Sasaran pelatihan yang dapat dirumuskan dengan jelas akan dijadikan sebagai saran yang diperlukan. Sebaliknya, sasaran yang tidak spesifik atau terlalu umum akan menyulitkan penyiapan dan pelaksanaan pelatihan sehingga dapat menjawab kebutuhan pelatihan. Tujuan atau sasaran dari pelatihan pada dasarnya dapat dikembangkan dari serangkaian pertanyaan sebagai berikut : 1. Keefektifan/validitas Pelatihan. Apakah peserta memperoleh keahlian, pengetahuan dan kemampuan selama pelatihan. 2. Keefektifan pengalihan/transfer ilmu pengetahuan. Apakah pengetahuan, keahlian atau kemampuan yang dipelajari dalam pelatihan dapat meningkatkan kinerja dalam melakukan tugas. 3. Keefektifan/validitas intraorganisasional. Apakah kinerja pekerjaan dari grup baru yang menjalani program pelatihan di perusahaan sama dapat dibandingkan dengan kinerja pekerjaan dari grup sebelumnya. 4. Keefektifan/validitas interorganisasional. Dapatkah suatu program pelatihan perusahan berhasil di perusahan lain. http://digilib.mercubuana.ac.id/ yang diterapkan di suatu 39 Dengan untuk demikian, kegiatan pelatihan pada dasarnya menghasilkan perubahan tungkah laku dilaksanakan dari orang-orang yang mengikuti pelatihan. Perubahan tingkah laku yang dimaksud disini adalah dapat berupa bertambahnya pengetahuan, keahlian, keterampilan dan perubahan sikap dan perilaku. 2.5.3 Manfaat Pelatihan 1. Manfaat untuk karyawan a) Membantu karyawan untuk membuat keputusan dan pemecahan masalah yang lebih efektif. b) Melalui pelatihan pencapaian dan pengembangan, variabel pengenalan, prestasi, pertumbuhan, tanggung jawab dan kemajuan dapat diinteralisasi dan di laksanakan. c) Membantu dan mendorong dan mencapai pengembangan diri dan rasa percaya diri. d) Membantu karyawan mengatasi stres, tekanan, frustasi, dan konflik. e) Memeberikan informasi tentang meningkatnya pengetahuan kepemimpinan, keterampilan komunikasi dan sikap. f) Membantu menghilangkan rasa takut melaksanakan tugas baru. g) Membantu pengembangan keterampilan mendengar, bicara dan menulis dengan latihan. h) Meningkatkan kepuasan kerja. http://digilib.mercubuana.ac.id/ 40 2. Manfaat untuk perusahaan a) Mengarahkan untuk meningkatkan profitabilitas atau sikap yang lebih positif terhadap orientasi profit. b) Memperbaiki pengetahuan kerja dan keahlian pada semua level perusahaan c) Membantu karyawan untuk megetahui tujuan perusahaan. d) Membantu meningkatkan efisiensi, efektivitas, produktivitas dan kualitas kerja. e) Membantu menekan biaya dalam berbagai bidang seperti produksi, Sumber Daya Manusia, dan administrasi. f) Membantu karyawan untuk menyesuaikan diri dengan perusahaan. g) Menciptakan iklim yang baik untuk pertumbuhan. h) Meningkatkan rasa tanggung jawab terhadap kompetensi dan pengetahuan perusahaan. i) Membantu menangani konflik sehingga terhindar dari stress dan tekanan kerja. 3. Manfaat dalam hubungan Sumber Daya Manusia, intra dan antar grup pelaksanaan kebijakan. a) Meningkatkan komunikasi antargrup dan individual. b) Membantu dalam orintasi bagi karyawan baru dam karyawan transfer atau promosi. http://digilib.mercubuana.ac.id/ 41 c) Memberikan informasi tentang hukum pemerintah dan kebijakan intrnasional. d) Meningkatkan keterampilan interpersonal. e) Membuat kebijakan perusahaan, aturan dan regulasi. f) Meningkatkan kualitas moral. g) Memberikan iklim yang baik untuk belajar, pertumbuhan dan koordinasi. h) Membuat perusahaan menjadi tempat yang lebih baik untuk bekerja dan hidup. 2.5.4 Kebutuhan Pelatihan Pelatihan akan berhasil jika proses mengisi kebutuhan pelatihan yang benar. Pada dasarnya kebutuhan itu adalah untuk memenuhi kekurangan pengetahuan, meningkatkan keterampilan atau sikap dengan masing-masing kadar yang bervariasi. Kebutuhan dapat digolongkan menjadi: 1. Kebutuhan memenuhi tuntutan sekarang. Kebutuhan ini biasanya dapat dikenali dari prestasi karyawannya yang tidak sesuai dengan standar hasil kerja yang dituntut pada jabatan itu. Meskipun tidak selalu penyimpangan ini dapat dipecahkan dengan pelatihan. 2. Memenuhi kebutuhan tuntutan jabatan lainnya. Pada tingkat hierarki manapun dalam perusahaan sering dilakukan rotasi jabatan. Misalnya, seorang manajer keuangan sebelum http://digilib.mercubuana.ac.id/ dipromosikan 42 menjadi general manajer tentunya perlu melewati jabatan fungsional lainnya. 3. Untuk memenuhi tuntutan perubahan. Perubahan-perubahan, baik intern (perubahan sistem, struktur organisasi) maupun ekstern (perubahan teknologi, perubahan orientasi bisnis perusahaan) sering memerlukan adanya pengetahuan baru. menghadapi perubahan-perubahan tersebut Dalam rangka dapat diantisipasi dengan adanya pelatihan yang bersifat potensial. 2.5.5 Faktor – Faktor Yang Berperan Dalam Pelatihan Menurut Veithzal Rivai 23Dalam melaksanakan pelatihan ada beberapa faktor yang berperan yaitu identifikasi kebutuhan, instruktur (pelatih), peserta, materi (bahan), metode, tujuan pelatihan dan lingkungan yang menunjang. 1. Identifikasi Kebutuhan Pelatihan. Setiap upaya yang dilakukan untuk melakukan penelitian kebutuhan pelatihan adalah dengan mengumpulkan dan menganalisis gejala-gejala dan informasi-informasi yang diharapkan dapat menunjukan adanya kekurangan dan kesenjangan pengetahuan, keterampilan dan sikap kerja karyawan yang menempati posisi jabatan tertentu dalam suatu perusahaan. Upaya untuk melakukan identifikasi pelatihan antara lain dengan cara: 23 Rivai, Veithzal. 2004. Manajemen Sumber Daya Manusia untuk Perusahaan dari Teori ke Praktik. Jakarta: PT Rajagrafindo Persada. http://digilib.mercubuana.ac.id/ 43 a. Membandingkan uraian pekerjaan/jabatan dengan pengetahuan dan keterampilan yang dimiliki karyawan atau calon karyawan. b. Menganalisis penilaian prestasi. Beberapa prestasi yang dibawah standar dianalisis dan ditentukan apakah penyimpangan yang terjadi disebabkan oleh karena kurangnya pengetahuan dan keterampilan karyawan. c. menganalisis catatan karyawan, dari catatan karyawan yang berisi tentang latar belakang pendidikan, hasil tes seleksi penerimaan, pelatihan yang pernah diikuti, promosi, demosi, rotasi, penilaian prestasi secara periode, temuan hasil pemerikasaan satuan pemeriksaan, kegagalan kerja, hasil komplain dari pelanggan, efektivitas kerja yang menurun, produktivitas kerja yang menurun, in-efisiensi dalam berbagai hal dan lain-lain. Dari catatan ini bisa ditentukan kekurangan-kekurangan yang dapat di isi melalui pelatihan, dan jika masih memiliki potensi untuk dikembangakan. d. Menganalisis laporan perusahaan lain, yaitu tentang keluhan pelanggan, keluhan karyawan, tingkat absensi, kecekatan kerja, kerusakan mesin, dan lain-lain yang dapat dipelajari dan disimpulkan adanya kekurangan-kekurangan yang bisa ditanggulangi dengan pelatihan. e. Menganalisis masalah. Masalah yang dihadapi perusahaan secara umum dipisahkan kedua masalah pokok, yaitu masalah yang menyangkut sistem dan Sumber Daya Manusia-nya, masalah yang http://digilib.mercubuana.ac.id/ 44 menyangkut Sumber Daya Manusia sering ada implikasinya dengan pelatihan. Jika perusahaan menghadapi masalah utang – piutang bisa digunakan sistem penagihan dan melatih karyawan yang menangani piutang tersebut. f. Merancang jangka panjang perusahaan. Rancangan jangka panjang ini mau tidak mau memasukan bidang Sumber Daya Manusia di dalam prosesnya. Jika dalam proses banyak sekali mengantisipasi adanya perubahan-perubahan, kesenjangan potensi pengetahuan dan keterampilan dapat dideteksi sejak awal. 2. Pelatih (instruktur) Pelatihan Pelatih (trainer) atau instruktur adalah seorang atau tim memberikan latihan atau pendidikan kepada para karyawan. Dalam hal ini seorang pimpinan atau setiap kepala bagian harus dapat bertindak sebagai pelatih atau instruktur atau pemberi perintah. Seorang pimpinan tentunya harus mampu mengatasi masalah-masalah agar tugas-tugasnya yang diberikan kepada bawahan dapat benar-benar dikerjakan. Instruktur memulai dengan melakukan evaluasi deskripsi pekerjaan untuk mengidentifikasi tugastugas yang menonjol bagi jenis pekerjaan tertentu yang diperlukan. Instruktur juga mencari sumber-sumber informasi yang lain yang mungkin berguna dalam mengarahkan mengidentifikasi karyawan membantu kebutuhan pelatihan. mereka dalam pengetahuan, kemampuan dan kebiasaan yang tepat. http://digilib.mercubuana.ac.id/ Instruktur memperoleh 45 3. Peserta Pelatihan Peserta merupakan salah satu unsur yang penting, karena program pelatihan adalah suatu kegiatan yang diberikan kepada peserta (karyawan). Sebelum ditentukan peserta yang akanmengikuti pelatihan, terlebih dahulu perlu ditetapkan syarat-syarat and jumlah peserta, misalnya usia, jenis kelamin, pengalaman kerja dan latar belakang pendidikan. 4. Materi program (bahan )Pelatihan Materi program disusun dari estimasi kebutuhan dan tujuan pelatihan. Kebutuhan disini dalam bentuk pengajaran keahlian khusus, menyajikan pengetahuan yang masih diperlukan. Apapun materinya, program harus dapat memenuhi kebutuhan organisasi dan peserta pelatihan. 5. MetodePelatihan Metode pelatihan yang dipilih hendaknya sesuai dengan jenis pelatihan yang akan diaksanakan dan dikembangakan oleh perusahaan. Dalam pelatihan beberapa teknik akan menjadikan prinsip belajar tertentu menjadi lebih efektif . Dalam melaksanakan pelatihan ini ada beberapa metode yang digunakan, antara lain metode on the job dan off the job training. http://digilib.mercubuana.ac.id/ 46 a. On The Job Training. On the job training (OT) atau disebut juga pelatihan dengan instruksi pekerjaan sebagai suatu metode pelatihan dengan cara para pekerja atau calon pekerja ditempatkan dalam kondisi pekerjaan yang riil, dibawah bimbingan dan supervise dari karyawan yang telah berpengalaman atau terlatih. Tujuan on the job training: 1) Memperoleh pengalaman langsung (bagi karyawan baru) mengenal jenis pengetahuan dan keterampilan yang dibutuhkan. 2) Mengamati secara langsung apa yan menjadi tanggung jawabnya, melihat apa yang harus dikerjakan, mampu menunjukkan apa yang dikerjakan (salah dan benar) kemudian mempu menjelasakan tentang apa yang dikerjakan. 3) Meningkatkan kemampuan dan keterampilan dengan jelas, mengamati, melihat dan mengerjakan sendiri di bawah bimbingan supervisor. 4) Meningkatkan kecepatan menyelesaikan suatu pekerjaan dengan mengulang-ulang jenis pekerjaan yang sama disertai kepercayaan diri. 5) Meningkatkan diri mulai dari tingkat dasar, terampil dan akhirnya menjadi mahir. http://digilib.mercubuana.ac.id/ 47 Dalam on the job training perlu memperhatikan prinsip-prinsip sebagai berikut: 1) Adanya pembimbing yang bertanggung jawab atas keberhasilan calon karyawan dalam melaksanakan tugasnya. 2) Tersedianya waktu yang cukup agar dapat mencapai tingkat terampil atau mahir. 3) Sikap, perilaku pegawai yang mendukung (antusias, rajin dan tekun). Manfaat on the job training: 1) Karyawan dapat segera mengtahui apa yang menjadi tugas/tanggungjawabnya. 2) Karyawan dapat relatif lebih cepat beradaptasi dengan tugas dan pekerjaanya/lingkungan kerjanya. 3) Karyawan mampu menguasai keterampilan relative lebih cepat (observasi, melihat, mengerjakan). 4) Mampu melaksanakan pekerjaan berulang-ulang (kesempatan yang ada). 5) Lebih cepat memperoleh tingkat terampil dan mahir. Ada beberapa macam metode pelatihan on the job training : 1) Instruksi. Pelatihan dengan instruksi pelatihan dengan cara ditempatkan pekerjaan sebagai suatu metode para pekerja atau calon pekerja dalam kondisi pekerjaan yang riil, di bawah http://digilib.mercubuana.ac.id/ 48 bimbngan dan supervisi dari pegawai yang telah berpengalaman atau seorang supervisor. 2) Rotasi. Untuk pelatihan silang (cross-train) bagi karyawan agar mendapatkan variasi kerja, para pengajar memindahkan para peserta pelatihan dari tempat kerja yang satu ke tempat kerja yang lainnya. 3) Magang. Magang melibatkan pembelajaran dari pekerja yang lebih berpengalaman. Ini menggunakan partisipasi tingkat tinggi dari peserta dan memiliki tingkat transfer tinggi kepada pekerjaan. 4) Pelatihan Jabatan Calon karyawan dilibatkan secara langsung dibawah seorang pemimpin (yang bertugas sebagai pelatih), calon karyawan tersebut dijadikan sebagai pembantu pimpinan atau pelatih. b. Off The Job Training Pelatihan di luar kerja (Off the job training) adalah pelatihan yang berlangsung pada waktu karyawan yang dilatih tidak melaksanakan pekerjaan rutin/biasa. Tujuan off the job training : 1) Meningkatkan pengetahuan dan keterampilan karyawan . 2) Lebih memfokuskan pada pengalaman belajar . http://digilib.mercubuana.ac.id/ 49 3) Mempunyai kesempatan untuk bertukar pengalaman dengan karyawan lainnya dari luar lingkungan unti kerjanya. 4) Mendapatkan ide-ide baru yang dapat dibawa kembali ke tempat kerjanya. 5) Memperoleh wawasan yang lebih luas. Manfaat off the job training: 1) Menghilangkan rasa jenuh, bosan dan stres yang disebabkan pekerjaan rutin. 2) Meningkatkan hubungan kemanusiaan (interrelation) dengan peserta yang datang dari berbagai departemen atau berbagai bangsa. 3) Terjadinya pertukaran budaya. 4) Meningkatkan pengetahuan dan keterampilan. Ada beberapa macam metode pelatihan off the job training : a) Ceramah Kelas dan Presentase Video Ceramah adalah pendekatan terkenal karena menawarkan sisi ekonomis dan material organisasi. Partisipasi dan umpan balik dapat meningkat dengan adanya diskusi selama ceramah. b) Pelatihan Vestibule. Agar pembelajaran beberapa perusahaan tidak mengganggu operasional rutin, menggunakan pelatihan vestibule. Wilayah atau vestibule terpisah di buat dengan peralatan http://digilib.mercubuana.ac.id/ 50 yang sama dengan yang digunakan dalam pekerjaan. Cara ini memungkinkan adanya transfer, repetisi, dan partisipasi serta material perusahaan bermakna dan umpan balik. c) Simulasi. Permainan simulasi dapat dibagi menjadi dua macam. Pertama, simulasi yang melibatkan simulator yang bersifat mekanik (mesin) yang mengandalkan aspek-aspek utama dalam suatu situasi kerja. Kedua, simulasi komputer. Metode ini sering berupa games atau permainan. Para pemain membuat suatu keputusan, dan komputer menentukan hasil yang terjadi sesuai dengan kondisi yang telah diprogramkan dalam komputer. d) Belajar Terprogram. Bahan –bahan pembelajaran terprogram adalah bentuk lain dari belajar mandiri. Biasanya terdapat program komputer atau cetakan booklet yang berisi tentang pertanyaan dan jawaban. Setelah membaca dan menjawab pertanyaan, pembaca langsung mendapatkan umpan balik kalau benar, belajar lanjut kalau salah. 6. Tujuan pelatihan. Tujuan pelatihan harus dapat memenuhi kebutuhan yang diinginkan oleh perusahaan serta dapat membentuk tingkah laku yang diharapkan serta http://digilib.mercubuana.ac.id/ 51 kondisi-kondisi bagaimana hal itu dapat dicapai. Tujuan yang dinyatakan ini kemudian menjadi standar terhadap kinerja individu dan program yang dapat diukur. 2.5.6 Evaluasi Program Pelatihan Untuk memverifikasi keberhasilan suatu program, para manajer SDM meminta agar kegiatan pelatihan dievaluasi secara sistematis, termasuk pengelola/pelaksana pelatihan. Evaluasi pelatihan merupakan suatu proses kegiatan obsevasi yang dilakukan oleh pimpinan terhadap pelaksanaan suatu program latihan dengan maksud untuk mengetahui sejauhmana manfaat pelatihan untuk menilai keberhasilan pelatihan. Menurut Hambalin yang dikutip oleh Barry Chusway 24 evaluasi pelatihan dapat dilaksanakan di berbagai tingkatan, yaitu : 1. Tingkat reaksi, yaitu meninjau reaksi peserta terhadap pelatihan, pelatih dan sebagainya terhadap proses dan isi pelatihan. 2. Tingkat Belajar, yaitu perubahan pada pengetahuan, keahlian dan sikap peserta pelatihan yang diperoleh melalui pengalaman pelatihan. 3. Tingkat tingkah laku kerja, yaitu perubahan pada tingkah laku kerja para peserta setelah pelatihan. 24 Chusway Barry. 1997. The Fas - Track BMA Series, Human Resources Management. Jakarta: PT. Elex Media Computindo Gramedia. http://digilib.mercubuana.ac.id/ 52 4. Tingkat organisasi, yaitu efek pelatihan terhadap organisasi. 5. Nilai akhir, yaitu manfaat yang didapat dari pelatihan terutama untuk organisasi , tetapi juga individu. Ada beberapa cara untuk menilai hasil akhir pelatihan yaitu : 1. Kuesioner sebelum dan sesudah pelatihan untuk mengetahui peningkatan pengetahuan, 2. Melakukan observasi terhadap peserta pelatihan pada saat mereka dalam memberikan reaksi terhadap pelatihan. 3. Menguji segala sesuatunya termasuk kemungkinan penggunaan pusat pengembangan . 4. Mewawancarai peserta pelatihan. 5. Mengukur perubahan dalam kinerja, terutama aplikasinya pada pekerjaanya dibandingkan dengan target yang sudah ditetapkan sebagai bagian dari proses manajemen kinerja. Evaluasi terhadap program pelatihan harus melalui beberapa tahapan sebagaimana terlihat pada: Posttest Pelaksanaan Pelatihan Tindak lanjut Pre-Test Gambar 2.1 Tahapan Evaluasi Program Pelatihan http://digilib.mercubuana.ac.id/ 53 2.6 Employee Relations 2.6.1 Definsi Employee Relations Menurut Cutlip dan Center 25 , pengertian publik internal atau dikenal Employee Relations, yaitu sekelompok orang bekerja (karyawan atau pegawai) di dalam suatu organisasi/lembaga/perusahaan. Karyawan atau pekerja merupakan aset yang cukup penting dalam suatu perusahaan. Nyatanya karyawan itu sendiri terkait erat dengan status atau kedudukan yang saling berbeda antara satu orang dengan yang lainnya, mempunyai perbedaan – perbedaan yang cukup mencolok. Pengertian dari publik internal, menurut Cutlip dan Center (1982), dapat juga disebut hubungan masyarakat internal atau hubungan kepegawaian yang mempunyai arti sebagai sekelompok orang – orang yang sedang bekerja di suatu organisasi atau perusahaan yang jelas baik secara fungsional, organisasi maupun bidang teknis dan jenis pekerjan (tugas) yang dihadapinya. Artinya secara fungsional, tugas dan teknis pekerjaan diatur oleh pihak manajemen perusahaan. 2.6.2 Kegiatan Employee Relations Maksud dan tujuan kegiatan komunikasi hubungan masyarakt internal yang dilaksanakan oleh Public Reltions melalui program kerja Employee Relations, antara lain sebagai berikut: 25 Ruslan, Rosadi, SH, MM.2006. Manajemen Public Relations & Media Komunikasi. Jakarta : Rajagrafindo Persada http://digilib.mercubuana.ac.id/ 54 1. Sebagai sarana komunikasi internal secara timbal balik yang dipergunakan dalam suatu organisasi/perusahaan. 2. Untuk menghilangkan kesalahpahaman atau hambatan komunikasi antara manajemen perusahaan dengan para karyawannya. 3. Sebagai sarana saluran atau alat komunikasi dalam upaya menjelaskan tentang kebijaksanaan, peraturan dan ketatakerjaan dalam sebuah organisasi/perusahaan. 4. Sebagai media komunikasi internal bagi pihak karyawan untuk menyampaikan keinginan-keinginan atau sumbang saran dan informasi serta laporan kepada pihak manajemen perusahaan (pimpinan). 2.7 Customer Relationship Management Customer Relationship Management (Manajemen Hubungan Pelanggan) merupakan proses mengeola informasi rinci tentang masing-masing pelanggan dan secara cermat mengelola semua “titik sentuhan” pelanggan demi memaksimalkan kesetian pelanggan. Titik sentuhan pelanggan adalah kesempatan apa pun dimana seorang pelanggan menghadapi merek dan produk mulai dari pengalaman aktual, komunikasi massal sampai observasi kasual. 26 CRM memungkinkan perusahaan memberikan layanan pelanggan yang unggul saat dimana melalui penggunaan yang efektif atas informasi laporan 26 Drs. Amin Widjaja Tunggal, Ak. MBA. 2008. Customer Relationship Management (Manajemen Hubungan Pelanggan) Konsep & Kasus. Jakarta: Harvarindo. http://digilib.mercubuana.ac.id/ 55 individual. Francis Buttle mengemukakan tiga pandangan utama tentang CRM, yaitu 27: a) CRM Strategis Pandangan “top down” tentang CRM sebagai strategi bisnis paling penting yang mengutamakan konsumen dan bertujuan memikat dan mempertahankan konsumen yang menguntungkan. b) CRM operasional Pandangan tentang CRM yang berfokus pada proyek – proyek otomatisasi pelayanan, otomatisasi armada penjualan, otomatisasi pemasaran. c) CRM analitis Pandangan “bottom up” tentang CRM yang berfokus pada kegiatan penggalian data konsumen untuk tujuan strategis dan taktis. CRM bukanlah database marketing tradisional. CRM memerlukan sekelompok keterampilan yang baru dan berbeda dengan paradigma direct marketing yang lama. CRM melebihi dari product selling yang kita lihat dalam internet, CRM memerlukan alat – alat baru untuk berkomunikasi dengan pelanggan. 27 Buttle Francis. 2007. Customer Relationship Management (Manajemen Hubungan Pelanggan). Jakarta: Bayumedia. http://digilib.mercubuana.ac.id/ 56 2.7.1 Manfaat Customer Relationship Management Manfaat CRM adalah sebagai berikut 28: a) Peningkatan Pendapatan Aplikasi CRM menyediakan informasi untuk meningkatkan pendapatan dan keuntungan perusahaan. Dengan aplikasi CRM, kita bisa melakukan penjualan dan pelayanan via web sehingga peluang dari penjualan secara global tanpa perlu menyediakan upaya khusus untuk mendukung penjualan dan pelayanan tersebut. Upaya pemasaran juga bisa dilakukan dengan lebih komprehensif membantu pelanggan untuk mencapai ROI yang lebih baik. Dengan informasi yang tersedia karena integrasi CRM dengan aplikasi ERP (Enterprise Resource Planning), perusahaan dapat meningkatkan siklus peluncuran produk, memberikan produk yang tepat ke pelanggan yang tepat di saat yang tepat pula. b) Mendorong Loyalitas Pelanggan Aplikasi CRM memungkinkan perusahaan untuk mendayagunakan informasi dari semua titik kontak dengan pelanggan, apakah itu via web, call center, ataupun lewat staf pemasaran dan pelayanan di lapangan. Konsistensi dan 28 Drs. Amin Widjaja Tunggal, Ak. MBA. 2008. Dasar-dasar Customer Relationship Management (CRM). Jakarta: Harvarindo. http://digilib.mercubuana.ac.id/ 57 aksepsibilitas informasi ini memungkinkan penjualan dan pelayanan yang lebih baik dengan berbagi informasi penting mengenai pelanggan itu. c) Mengurangi Biaya Dengan kemampuan swalayan dalam penjualan dan pelayanan pelanggan, ada biaya yang bisa dikurangi. Misalnya dengan memanfaatkan teknologi web. Aplikasi CRM juga memungkinkan penjualan atau pelayanan dengan biaya yang lebih murah dalam sebuah skema program pemasaran yang spesifik dan terfokus. Tertuju ke pelanggan yang tepat, pada kesempatan yang tepat dan pada waktu yang tepat pula. d) Meningkatkan Efisiensi Operasional Otomasi penjualan dan proses layanan dapat mengurangi risiko turunnya kualitas pelayanan dan mengurangi beban cash flow. Penggunaan teknologi web dan call center misalnya, akan mengurangi hambatan birokrasi dan biaya serta proses administratif yang mungkin timbul. Perusahaan dapat menyederhanakan aluran informasi dan transaksi untuk meningkatkan waktu respon terhadap pelanggan, maupun siklus pembuatan dan penjualan produk. http://digilib.mercubuana.ac.id/ 58 e) Peningkatan Time To Market Aplikasi CRM memungkinkan kita membawa produk ke pasar dengan lebih cepat dengan informasi pelanggan yang lebih baik, adanya data trend pembelian oleh pelanggan, sampai integrasi dengan aplikasi ERP untuk keperluan perencanaan yang lebih baik. Dengan kemampuan penjuaan via web, maka hmbtan waktu, geografis, sampai ketersediaan sumber data dapat dikesampingkan untuk mempercepat penjualan produk tersebut. http://digilib.mercubuana.ac.id/